Notulen Algemene Ledenvergadering Onderlinge Verzekeringsmaatschappij Zeevang-Edam U.A. Datum: Locatie Aanvang
: : :
woensdag 14 mei 2014. Kantine Cultureel Centrum, De Krommert 25 te Oosthuizen. 20.00 uur
Aanwezig : 33 personen waaronder leden van het bestuur en van de Raad van Commissarissen, medewerkers, alsmede de genodigden voor het afscheid van de heer Hooijberg. Afbericht : De heren Lijnes, Den Hartog, Buijten, Leek en Dik, mevrouw Grootendorst en de VVV Edam. 1.
Opening. De voorzitter van het bestuur, de heer T.J. de Jong, opent de vergadering en heet iedereen welkom en in het bijzonder de voormalige voorzitter van de OBM Edam alsmede de genodigden (vertegenwoordigers van SSO en SOBH) voor het afscheid van de heer Hooijberg. In zijn openingswoord geeft hij aan dat de uitnodigingen voor deze ALV nu ook, voor zover mogelijk, via de webmail zijn verstuurd en dat heeft een behoorlijke besparing opgeleverd in portokosten. Voor volgend jaar is het streven om 1500 leden via de webmail te gaan informeren.
2.
Notulen algemene ledenvergadering d.d. 02 mei 2013. Tekstueel: Er zijn geen wijzigingsvoorstellen en daarmede zijn de notulen goedgekeurd en vastgesteld. Naar aanleiding van: − Mevr. Dik heeft geconstateerd dat het besluit onder 5c, betreffende de premierestitutie, niet conform het besluit is uitgevoerd. De voorzitter geeft aan dat uitvoering conform het besluit zou hebben geleid tot overleg met de fiscus en dat daarom gekozen is voor de premierestitutie op de oude, gebruikelijke wijze. − De vraag van de heer Vroom in de rondvraag betreffende het niet uitbetalen van glasschade bij opstallen. De voorzitter stelt dat het de keuze van de cliënt is om glas wel of niet te verzekeren, maar dat bij volledige afbranding de glasschade wel wordt vergoed.
3.
Mededelingen en ingekomen stukken. Behoudens de berichten van verhindering, meldt de secretaris geen ingekomen stukken en/of mededelingen.
4.
Jaarverslag 2013. Het jaarverslag is op de site van de Onderlinge geplaatst. Aan de hand van een aantal sheets, geeft de voorzitter een nadere dan wel beknopte toelichting. Aantal polissen: − Het aantal brandverzekerden met variapolissen is ten opzichte van 2012 teruggelopen met 0,21 % onder andere doordat 16 leden niet in het risicoprofiel pasten, alsmede door het overlijden van leden. Door actieve werving wordt groei verwacht. − Het aantal personen met alleen een varia-verzekering is ten opzichte van 2012 toegenomen met 3,7 %. − Het totaal aantal polissen is met 7,7 % gestegen. Pagina 1 van 5
Commissie: − De commissie voor facultatief en varia is met 13 % gestegen. Verzekerd kapitaal + premie-inkomen: − Het verzekerd kapitaal is ten opzichte van 2012 gegroeid met 2,46 % tot € 11.421.982,-. − Het premie-inkomen is ten opzichte van 2012 toegenomen met 3,6 % (+ € 17.119,-). Schadeverloop: − Ten opzichte van 2012 moet een hoger schadebeeld worden gemeld. Het schadebedrag is gestegen tot boven de € 140.000,-. Met name de posten storm en diefstal/braak hebben tot deze stijging geleid. Onder het benoemen van oorzaken, benadrukt de voorzitter nogmaals de noodzaak om schaden te beperken en in het kader daarvan te doen aan preventie. Klantbelang en zorgplicht: Klantbelang en zorgplicht zijn ingebed in de organisatie. In dit kader zijn alle processen en handelingen vastgelegd en daarbij staat transparantie voorop. Aan de hand van het compliancehandboek voert de compliance-officer viermaal per jaar een kritische controle uit over de processen en handelingen en rapporteert daaromtrent schriftelijk. 5.
Rekening en verantwoording boekjaar 2013, balans en winst-/verliesrekening. − Vaststelling winst- en verliesrekening over 2013. Evenals het jaarverslag zijn het financieel verslag, de balans en de winst- en verliesrekening op de site geplaatst. Vooruitlopende op deze algemene vergadering zijn per e-mail vragen gesteld door de heer H. Pasterkamp. Deze zijn door de penningmeester per e-mail beantwoord met daarbij de toezegging dat hij, indien gewenst, bereid is daar in klein comité een nadere toelichting op te geven. De penningmeester geeft uitleg over de jaarrekening. Hij meldt dat de cijfers met een brutobedrijfsresultaat van € 298.000,- in de pas lopen met 2012. Wel is er sprake is van fors gestegen accountantskosten welke zijn ontstaan door de eisen van De Nederlandse Bank omtrent de verslaglegging over niet alleen 2013 maar ook 2012 met als gevolg een verdubbeling van de kosten. Verder is geconstateerd dat er sprake is van een landelijke tendens met betrekking tot de stijging van de schademeldingen. Er zijn geen vragen en de vergadering gaat unaniem akkoord met het financieel verslag 2013 en stelt hiermede de winst- en verliesrekening over 2013 vast. Vervolgens geeft de penningmeester een toelichting op de kasstroom. De kasstroom geeft een inzichtelijk beeld van de geldstroom en met name van wat er liquide is toegevoegd in 2013. In 2013 bedroeg deze toevoeging € 90.630,-. Op 31 december 2013 bedroeg het banksaldo (inclusief spaarrekeningen) € 477.980,Van dit overzicht neemt de vergadering kennis. Er worden geen vragen gesteld. −
Vaststelling winstbestemming en premierestitutie 2013. Het nettoresultaat voor premiekorting bedraagt € 72.000,-, waarover een restitutie van 10 % kan worden uitgekeerd en het restant van € 21.000,- wordt toegevoegd aan het eigen vermogen. De vergadering gaat unaniem akkoord met het voorstel om het nettoresultaat na premierestitutie (10%) en belasting ad € 21.000,- toe te voegen aan het eigen vermogen.
−
Vaststelling balans per 31 december 2013. De penningmeester geeft een toelichting op de balans. Hij benadrukt dat in het kantoor een stille reserve is opgesloten. Er is sprake van een balanstotaal van € 1.193.818,- en een eigen vermogen ten bedrage van € 876.270,-. Met een eigen vermogen van € 876.270,- wordt ruimschoots voldaan aan de eis van De Nederlandse Bank. Bij de beleggingen zijn een aantal hoogrenderende beleggingen omgezet in SOMaandelen. De SOM is “onze” coöperatie waar de variaverzekeringen zijn ondergebracht. Deze aandelen zijn goed renderend met een laag risico. De vergadering gaat unaniem akkoord met de vaststelling van de balans. Pagina 2 van 5
−
Verslag Raad van Commissarissen. Gedateerd 14 mei 2014 heeft de Raad van Commissarissen haar verslag uitgebracht. Het verslag is gelijktijdig met de publicatie van de uitnodiging voor deze vergadering op de site van de Onderlinge geplaatst. De voorzitter van de RvC geeft in meer algemene bewoordingen de inhoud van dat verslag weer. Hij dankt de leden van het bestuur, de compliance officer en de medewerkers voor het vele en goede werk dat zij voor de Onderlinge en haar leden hebben verricht.
−
Goedkeuring Kapitaalbeleid Het kapitaalbeleid is door het Bestuur voorbereid en waarmee door de Raad van Commissarissen is ingestemd. Het kapitaalbeleid kent de volgende uitgangspunten: − Het legt het beleid vast omtrent de noodzakelijk geachte en gewenste solvabiliteit van de Onderlinge; − Het benoemt de mogelijkheden om extra kapitaal te genereren of risico's te verminderen; − Het geeft aan op welke wijze de monitoring van de solvabiliteit plaatsvindt; − Het verschaft een stappenplan dat in werking treedt als het nodig is om het kapitaal op niveau te brengen of te houden; − Het belegt verantwoordelijkheden en biedt transparantie aan de leden, de Raad van Commissarissen, bet bestuur en de externe toezichthouders. De omvang van de normsolvabiliteit en de overige begrippen die bij het Kapitaalbeleid een belangrijke rol spelen worden toegelicht door de penningmeester. De Onderlinge voldoet ruimschoots aan de gestelde eisen. De uitkomsten van de stresstest, dwz. rekenexercities met betrekking tot de solvabiliteit indien sprake zou zijn van een verder gaande financiële crisis, worden toegelicht. De uitkomsten hiervan tasten op korte termijn de continuïteit van de Onderlinge niet aan. De test en de resultaten zijn te zien op de site. De vergadering geeft unaniem goedkeuring aan het Kapitaalbeleid.
6.
Decharge Bestuur en Raad van Commissarissen voor gevoerd beleid 2013 Decharge aan het Bestuur voor het gevoerde beleid over 2013: − Conform het voorstel van de voorzitter van de Raad van Commissarissen besluit de vergadering unaniem het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde beleid over 2013. Decharge aan de Raad van Commissarissen voor het gevoerde beleid over 2013: − De vergadering besluit unaniem de Raad van Commissarissen decharge te verlenen voor het gevoerde beleid over 2013.
7.
Herverzekering en prognose 2014. Herverzekering: De voorzitter van het bestuur geeft vervolgens aan de hand van een sheet een toelichting op het herverzekeringscontract 2014. Samengevat komt dit op het volgende neer: 30% eigen behoud (premie en schade) 70% is herverzekerd Loss ratio 24,4 % Stop loss 130% (in 2014 maximaal ± € 156.000) commissie (41%) en winstaandeel (25%) Capaciteit per risico € 1.000.000 (daarboven co-assurantie of facultatief) Vervolgens geeft de voorzitter aan de hand van een rekenvoorbeeld aan welke effect een aanwijsbaar hoger schadebeeld heeft op de exploitatie van de maatschappij. Geconcludeerd kan worden dat de maatschappij gebaat is met een zo laag mogelijk schadebeeld, want schade en winstaandeel zijn direct gerelateerd. Prognose 2014: Pagina 3 van 5
Het bestuur heeft opnieuw gemeend een voorzichtige begroting te moeten presenteren omdat meerdere zaken ongewis zijn. Er valt niet te verwachten dat de kosten aanwijsbaar minder zullen worden, want gezien de eisen van De Nederlandse Bank dient rekening te worden gehouden met hogere accountantskosten enkosten voor cursussen en opleiding. De vergadering stemt unaniem in met deze voorgestelde prognose. 8.
Toezicht DNB. De voorzitter beschrijft de toenemende wet- en regelgeving alsmede het daarop gebaseerde toenemende toezicht gebaseerd op Solvency 2 Basic. In dit kader gaat hij in op: het vergroten van weerbaarheid toekomstbestendig bedrijfsmodel risicobeheer en cultuur kwaliteit van toezichtrapportage. Hij geeft in het kader van risicobeheer een schets van de drie pilaren waar Solvency 2 Basic op is gebaseerd, te weten: Risicokwantificering (Solvabiliteitseisen en Parallel Run) Risicomanagement (Organisatiestructuur, Risico management en Toetsing op kennis van beleidsbepalers) Risicotransparantie (Rapportages per kwartaal DNB en Transparantie naar de gemeenschap). Compliance: − In dit kader speelt compliance (het begrip waarmee wordt aangeduid dat een persoon of organisatie werkt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving), uitgevoerd door de compliance-officer, een belangrijke rol. Deze regels en processen zijn vastgelegd in compliancehandboeken. De daarin opgenomen processen en regels worden door de compliance-officer viermaal per jaar gecontroleerd. Hij rapporteert zijn bevindingen in een verslag en op grond hiervan worden de handboeken geactualiseerd. Parallel run: − Ook in 2013 is in verband met de solvabiliteitseis deelgenomen aan de zogenaamde Parallel Run. Solvency II, voor kleine(re) Onderlingen Solvency II Basic, richt zich op de kapitaalvereiste van een maatschappij ten opzichte van de risico’s die geleden worden. Het vermogen moet dus afgestemd worden op de risico’s. Vastgesteld wordt dat de minimale kapitaaleis op basis van de jaarcijfers 2012 € 318.000,- bedraagt. Deze kapitaaleis wordt jaarlijks opnieuw berekend. Met het huidige vermogen dat € 876.270,- bedraagt, voldoet de Onderlinge meer dan ruimschoots aan de kapitaaleis van De Nederlandse Bank. Het beschikken over voldoende financiële middelen geeft óók het lid of de (potentiële) klant van de maatschappij zekerheid terwijl de maatschappij met die zekerheid mede aan haar zorgplicht in het klantbelang voldoet. Interne Audit: − De interne auditfunctie heeft tot taak te beoordelen of de interne beheersmaatregelen en systemen in opzet, bestaan en in werking effectief zijn. Daarbij ziet zij onder meer op de kwaliteit en de effectiviteit van het functioneren van de governance,het risicobeheer en de beheersprocessen. De interne auditfunctie wordt uitgevoerd door de externe accountant. De voorzitter geeft aan dat maatregelen zijn genomen om te voldoen aan de eisen inzake interne audit. Publicatieplicht: − De Onderlinge is verplicht tot publicatie van vele stukken zoals: − Statuten − Organogram − Toelichting Governance Principes Verzekeraars − Bestuursstatuut − Functieprofiel Raad van Commissarissen − Functieprofiel bestuursleden − Gedragscode − Risicomanagement − Stresstest Pagina 4 van 5
− − −
Beleggingsstatuut Kapitaalbeleid Financieel jaarverslag Aan deze eis is door de Onderlinge voldaan. De vergadering neemt kennis van al deze informatie. 9.
Bestuurssamenstelling. De heer Hooijberg treedt volgens rooster af en heeft zich niet herkiesbaar gesteld. De samenstelling van het bestuur en de Raad van Commissarissen wordt hierdoor: − Bestuur heeft statutair minimaal 3 leden: Voorzitter : T. J. de Jong* Secretaris : W. Vos * Penningmeester : J.P. Dekker* − Raad van Commissarissen heeft statutair minimaal 3 leden Voorzitter : S. de Boer* Compliance-officer : W. van Voorst Lid : S. Butter * Lid : K. Beets * Reeds door De Nederlandse Bank getoetst. Deze wijziging betekent dat afscheid wordt genomen van de heer Hooijberg hetgeen zal plaatsvinden na agendapunt 10.
10.
Rondvraag. − De heer D. Dijkshoorn: Wat zijn de consequenties voor de Onderlinge van de veronderstelde klimaatverandering? De heer G. Gardenbroek (SOBH) beantwoord deze vraag met de mededeling dat de klimaatverandering met de te verwachten heftiger buien zal leiden tot een schadestijging van 5- 10 %. − Mevrouw T. Dik: Zij heeft nog oud archief en vraagt naar de wijze van opschonen. De voorzitter geeft aan dat dit oude archief vernietigd mag worden met uitzondering van de historische stukken. − De heer H. Pasterkamp: Hij komt terug op de bovengenoemde schriftelijke vragen per e-mail aan de penningmeester over de verdeelsleutel van de bedrijfskosten en wil hier graag in klein comité op terugkomen. De penningmeester zegt dit overleg toe. − Mevrouw A. Koerse heeft geen vraag maar de opmerking dat zij deze vergadering een "typische vergadering van een Onderlinge" vond, waar zij zich thuis voelde, waarvoor een compliment.
11.
Afscheid Willem Hooijberg De heer Hooijberg treedt volgens rooster af, heeft zich niet herkiesbaar gesteld en dat betekent afscheid nemen. Iedereen kent de heer Hooijberg als Willem, vandaar deze benaming in dit stuk van het verslag. De voorzitter schetst in ruime bewoordingen de geweldige rol die Willem Hooijberg sinds zijn aantreden in 1983 heeft gespeeld. In eerste instantie bij de Onderlinge Zeevang en na enkele fusies bij de Onderlinge Zeevang-Edam. Volkomen terecht heeft Willem voor deze vrijwilligersactiviteiten een koninklijke onderscheiding mogen ontvangen. De vergadering bevestigt dit met een luid applaus. Naast de bekende cadeaubon wordt aan Willem, als blijvende herinnering, het vroegere naambord van de Onderlinge Zeevang overhandigd en aan zijn partner Astrid Walker, die hem door de werkzaamheden voor de Onderlinge(n) vaak heeft moeten missen, een groot boeket. Willem Hooijberg maakt uiteraard gebruik van de mogelijkheid om een afscheidswoord te spreken en dat beslaat zoals hij zelf zegt meer dan een half A-4'tje. Zijn hele carrière komt aan de orde, maar vanzelfsprekend vooral de geweldige ontwikkeling van de Onderlinge na de fusies tot de organisatie zoals deze er nu staat, hetgeen hem met trots vervuld. Naar de Pagina 5 van 5
toekomst kijkend spreekt hij de verwachting uit dat het einde nog niet is bereikt. Hij bedankt alle betrokkenen en eindigt met de woorden gericht aan de Onderlinge Zeevang-Edam U.A.: "Het ga u en uw leden goed" 12.
Sluiting Onder dankzegging sluit de voorzitter de vergadering om 22.30 uur.
Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van de Onderlinge Zeevang-Edam U.A. dd. …………………… 2015. de secretaris,
de voorzitter,
…………………………
…………………………
Pagina 6 van 5
