onderlinge zeevang-edam VERZEKERINGSMAATSCHAPPIJ
04. Functieprofiel Raad van Commissarissen In onderstaand profiel worden de kerntaken van de raad van commissarissen beschreven.
1. Omgevingsschets De lokale Onderlinge Zeevang -Edam is een verzekeringsmaatschappij met als kerndoelstelling het leveren van toegevoegde waarde aan de klant. Dit aspect gecombineerd met het gegeven dat klanten lid zijn van deze verzekeringsmaatschappij en vanuit die rol invloed en zeggenschap kunnen uitoefenen op het reilen en zeilen van de organisatie, maakt de Onderlinge Zeevang -Edam anders dan andere verzekeringsmaatschappijen en tussenpersonen. Het lokale ondernemerschap en het klantgericht opereren met een eigen lokale inkleuring bepalen voor een belangrijke deel haar functioneren in het werkgebied. Dit “anders” zijn komt ook tot uitdrukking in de besturing van de Onderlinge Zeevang -Edam. De Onderlinge kent twee beheercolleges: het bestuur en een raad van commissarissen. Het onderscheidend karakter van de Onderlinge Zeevang -Edam wordt door de raad van commissarissen onderschreven, actief uitgedragen en bewaakt. Het bestuur bepaalt de koers en richting van de onderlinge. De raad van commissarissen ziet er op toe dat het bestuur haar taken op een adequate manier uitvoert. Een aantal belangrijke beleidsbeslissingen behoeft de goedkeuring van de raad van commissarissen (weergegeven in een matrix bevoegdheden). De raad van commissarissen ziet erop toe dat de belangen van alle bij de onderlinge betrokken belanghebbende partijen op een evenwichtige wijze in acht worden genomen. Belangrijke belanghebbende partijen zijn met name klanten, leden, medewerkers, de lokale gemeenschap.. Het kritisch en onafhankelijk beoordelen van de zorgvuldigheid van het bestuurlijke besluitvormingsproces, waarbij de belangen van alle voornoemde partijen in acht worden genomen, is een belangrijke taak voor de raad van commissarissen. Het bieden van transparantie en het afleggen van verantwoording aan de leden en de lokale gemeenschap zijn van toenemend belang. Immers, de raad van commissarissen wordt door de leden van de onderlinge benoemd en hij wordt geacht om mede namens de leden toezicht te houden op het functioneren van de Onderlinge Zeevang-Edam. Bij het afleggen van verantwoording, beoordelen de leden of de raad van commissarissen zijn taken op een juiste manier heeft uitgevoerd. Een lid van de raad van commissarissen is slechts bevoegd zijn taak uit te oefenen na toetsing (geschiktheid) van de DNB.
31-3-2015
1
2. Kerntaken De raad van commissarissen heeft een viertal kerntaken: A. Voorstellen, beoordelen, en schorsen van bestuursleden
* *
Bij vacatures: vaststellen van het profiel van het bestuurslid. Benoemen van leden van het bestuur, na voordracht en goedkeuring van de algemene ledenvergadering, * Vaststellen van de bestuursvergoedingen en overige voorwaarden van de leden van het bestuur. * Jaarlijks beoordelen van de bestuursvoorzitter. Informeert bij de voorzitter van het bestuur naar het functioneren van de overige bestuursleden en betrekt deze informatie haar oordeel over de organisatie. * Schorsen van de leden van het bestuur en doet een ontslagvoorstel aan de algemene ledenvergadering B. Toezicht uitoefenen op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken binnen de Onderlinge Zeevang - Edam
*
* * * * *
Op basis van de uitkomsten van de drie belangrijke aspecten (klantbelang, medewerkerswaarde en financiële stabiliteit) beoordelen van de huidige performance van de onderlinge. Aan de hand hiervan de gewenste verbeterpunten op hoofdlijnen aangeven aan het bestuur. Beoordelen of deze hoofdlijnen terugkomen in het door het bestuur opgestelde beleidsplan; bewaken en beoordelen van de procedures in de beleidscyclus; beoordelen of het voorgenomen en uitgevoerde beleid past binnen het beleidsplan beoordelen van de zorgvuldigheid van het bestuurlijke besluitvormingsproces, waarbij de belangen van alle belanghebbende partijen in acht behoren te worden genomen; beoordelen van bestuursbesluiten met name op basis van consistentie en belangenafweging; formuleren van de eigen informatiebehoeften.
C. Goedkeuren van besluiten van het bestuur Het vooraf goedkeuren van de in de statuten aangegeven bestuursbesluiten , o.a.; * De vaststelling en wijziging van de voor enig jaar of reeks van jaren opgestelde beleidsplannen en beleidsuitgangspunten; * wijziging van de statuten; * ontbinding van de O.V.M; * het goedkeuren van het beleggingsbeleid; * het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking van de rechtspersoon met een andere rechtspersoon als deze samenwerking ingrijpend is; * het vaststellen van een ondernemingsplan; * de vaststelling van de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag; * het nemen van een deelneming in een vennootschap; * investeringen buiten de begroting en het ondernemingsplan boven de € 10.000,-
D. Toezien op naleving van de wet, de statuten en de in- en externe regelgeving
* Procesmatig toezien of de onderlinge voldoet aan de eisen op het gebied van solvabiliteit, liquiditeit, rentabiliteit en risico’s; * procesmatig toezien op en beoordelen van de realisatie van de interne controleprogramma’s (werkplan Compliance Officer) naar frequentie en diepte; * beoordelen van plan van aanpak dat naar aanleiding van door de Compliance Officer
31-3-2015
2
geconstateerde tekortkomingen is opgesteld. Hierbij zijn hoofdpunten van aandacht: de interne controle, de administratieve organisatie en risicoanalyse; * Erop toezien dat de voorgestelde verbeteringen in dit plan van aanpak tijdig en adequaat worden uitgevoerd.
3.
BASISVEREISTEN
Om de hiervoor geschetste kerntaken goed uit te kunnen voeren worden algemene en specifieke eisen gesteld aan de raad van commissarissen als collectief, aan individuele leden en aan de voorzitter. I.
Basisvereisten raad van commissarissen als collectief:
A. Algemeen: De raad van commissarissen: * heeft een onafhankelijke positiefkritische grondhouding ten opzichte van het bestuur; * kijkt op hoofdlijnen en vanuit een breed perspectief (vanuit verschillende gezichtspunten van de diverse belanghebbende partijen) naar zaken die van belang zijn voor de onderlinge en is in staat om een evenwichtige afweging van de diverse belangen te maken; * heeft affiniteit met verzekeringsondernemerschap, zonder zelf op de stoel van het bestuur te gaan zitten; * heeft zicht op de ontwikkelingen in de lokale gemeenschap; * voelt zich betrokken bij het wel en wee van de lokale gemeenschap; * heeft zicht op de samenhang van de uitgezette koers van de onderlinge; * onderhoudt proactief een goede verstandhouding met het bestuur teneinde ieders competentie/rol tot volle wasdom te laten komen; * is in staat om op een transparante wijze verantwoording af te leggen aan de leden en * aan overige belanghebbende partijen; * is kritisch met betrekking tot zijn eigen functioneren en evalueert jaarlijks het eigen functioneren; * kijkt bij de samenstelling van de raad van commissarissen in eerste instantie naar de benodigde kwaliteitseisen en afspiegeling van het werkgebied in verband met de herkenbaarheid vanuit de leden; B. Kennis en ervaring Ten aanzien van kennisvereisten geldt dat de raad van commissarissen als collectief moet beschikken over een brede maatschappelijke ervaring. Bij de samenstelling wordt hiermee rekening gehouden, teneinde een goede balans en voldoende complementariteit binnen het college te bewerkstelligen. Een gedegen deskundigheid van een individu op een specifiek terrein mag er overigens niet toe leiden dat deze persoon ‘eigenaar’ wordt van dat specifieke terrein: alle leden van de raad van commissarissen zijn verantwoordelijk voor de beoordeling en toetsing van alle beleidsterreinen.
31-3-2015
3
II.
Basisvereisten individuele leden van de raad van commissarissen
A. Algemeen: Het lid van de raad van commissarissen: * staat bekend als een betrouwbaar, integer en onafhankelijk persoon in de lokale gemeenschap:; * houdt zich aan de regelgeving ten aanzien van o.a. belangenverstrengeling en hoofd- en nevenfuncties; * is actief in het dagelijks leven en staat midden in de samenleving; * is bereid en in staat voldoende tijd voor de functie uit te trekken; * neemt de verantwoordelijkheid te voorzien in eigen informatiebehoefte; * heeft, in verband met digitale informatievoorziening, toegang tot internet; B.
Kennis, ervaring, houding en gedrag: * beschikt over deskundigheid en ervaring op één of meer van de volgende gebieden: Ondernemerschap, bedrijfseconomie, financiën, commercie, , audit/control, juridische zaken of personeelszaken; * heeft basale kennis op het gebied van financiële bedrijfsvoering; * is in staat zelfstandig en onafhankelijk een afgewogen oordeel te vormen over het totale beleid van de onderlinge; * is een teamspeler (is onafhankelijk maar zoekt wel verbinding met collegacommissarissen); * is niet angstig om te falen, een afwijkende mening te hebben, dóór te vragen of zijn nek uit te steken en houdt zich dus niet op de vlakte. Schroomt niet om bestaande werkwijzen ter discussie te stellen en vraagt om toelichting als zaken niet duidelijk zijn; * voelt zich thuis in de rol van commissaris; * heeft een positiefkritische houding naar het bestuur;
III.
Basisvereisten voor de voorzitter van de raad van commissarissen
De voorzitter beschikt over de vereisten zoals beschreven in “basisvereisten individuele leden van de raad van commissarissen”. Daarnaast heeft de voorzitter een aantal specifieke taken met bijbehorende vereisten ten aanzien van kennis, vaardigheden en competenties. A.
Specifieke taken van de voorzitter: * het opstellen van de agenda van de raad van commissarissen en het afstemmen hiervan met de voorzitter van het bestuur; * het leiden van de vergaderingen van de raad van commissarissen; * het er op toezien dat alle leden van de raad van commissarissen tijdig de juiste informatie ontvangen; * het voeren van functioneringsgesprekken met de leden van de raad van commissarissen; * het, eventueel samen met één of meer leden van de RVC, voeren van beoordelingsgesprekken met de voorzitter van het bestuur: de inhoud van de beoordeling wordt afgestemd binnen de voltallige raad van commissarissen; * het zorgen voor een goed samenspel tussen de leden van de raad van commissarissen; * het onderhouden van structurele en regelmatige contacten met de voorzitter van de bestuur; * het (doen) onderhouden van contacten met de leden; * het (doen) onderhouden van contacten met collega- Onderlingen (o.a. via SSO 31-3-2015
4
vergaderingen etc.); * het zorgdragen voor transparantie en verantwoording over het functioneren van het college; B.
Kennis, vaardigheden en competenties:
Om deze specifieke taken goed te kunnen uitoefenen beschikt de voorzitter over kennis en vaardigheden noodzakelijk voor het leiden van vergaderingen en het voeren van functionering- en beoordelingsgesprekken. Hij heeft goed zicht op kwaliteiten van de leden van de raad van commissarissen en de leden van de het bestuur en is in staat hen op een coachende wijze te voorzien van feedback. De vele in- en externe contacten maken dat de voorzitter over zeer goede communicatieve eigenschappen moet beschikken. Een kritische en onafhankelijke houding, maar tegelijk ook openstaand voor een dialoog met alle belanghebbende partijen, met inachtneming van ieders rol, zijn kenmerkend voor zijn opstelling. De voorzitter is een stimulerende factor in het college en in de relatie naar anderen. Hij zorgt ervoor dat de raad als een team functioneert en hij is een gezaghebbend persoon. De voorzitter is als geen ander in staat de samenhang tussen de diverse beleidsaspecten te zien en daarnaar te handelen, rekening houdend met de belangen van alle belanghebbende partijen. Hij beschikt over levenservaring en –wijsheid en heeft veel gevoel voor intermenselijke relaties. Hij geeft in de vergaderingen van de raad van commissarissen ruimte aan de overige leden, waardoor hij ervoor zorgt dat hun inbreng optimaal aan bod komt. Hij verliest hierbij de effectiviteit en efficiency niet uit het oog.
31-3-2015
5
