Algemene Informatie Naam van beleid Goedgekeurd door Datum van goedkeuring Doelpubliek Beleidsdoelstelling
Gedragscode voor leveranciers aan NSG Group Procurement Policy Steering Committee 17.06.2009 Dit beleid geldt voor alle leveranciers aan NSG Group NSG Group heeft een Gedragscode voor de groep waarin de waarden en principes van de onderneming staan uitgelegd. NSG Group Procurement heeft ook een eigen beleid en procedures op functioneel niveau, die deze gedragscode volgen, maar die specifiek ingaan op de Procurement-activiteiten. NSG Group streeft naar de beste reputatie wereldwijd voor een professionele, wettelijke en ethische bedrijfsvoering. De bedoeling van de Gedragscode voor leveranciers aan NSG Group is om ervoor te zorgen dat leveranciers op veilige, professionele, wettige en ethische wijze te werk gaan, en op een wijze die overeenkomt met hun industriële en sociale verantwoordelijkheden. Als leveranciers goederen of diensten aan NSG Group willen leveren, dienen ze zich aan deze gedragscode te houden.
Details van het beleid
De Gedragscode voor leveranciers aan NSG Group legt uit welke gedragingen, processen en procedures NSG Group van de leveranciers verwacht, als norm. Het grote aantal kwesties dat in de gedragscode aan de orde komt, is een weerspiegeling van de vele verschillende activiteiten waarin deze leveranciers betrokken zijn. Waar mogelijk beschrijft de gedragscode een eerlijke en van gezond verstand getuigende benadering van zakendoen, terwijl aan alle juridische vereisten wordt voldaan. De inhoud van de gedragscode is ook gebaseerd op de waarden en principes van NSG Group, met name wat betreft de nadruk op veiligheid, persoonlijk verantwoordelijk zijn voor onze acties en open en betrokken communicatie. Het is de verantwoordelijkheid van alle NSG Group-leveranciers om de principes van deze gedragscode op te volgen en aan deze vereisten te voldoen. Inleiding NSG Group Procurement is verantwoordelijk voor het kopen van goederen en diensten. Wij zullen de beste strategieën voor elke categorie ontwikkelen en toepassen, om zoveel mogelijk waarde van onze toevoermarkten te verkrijgen op basis van kosten, risicobeheer, duurzaamheid, innovatie en groei. De selectie van leveranciers Group Procurement hanteert een consistent en transparant proces voor de selectie van leveranciers. Op basis van onze gepubliceerde criteria, waarvan sommige algemeen gelden en andere alleen voor een bepaalde categorie, zullen we mogelijke leveranciers beoordelen op basis van capaciteit, concurrerende prijs, financieel risico, erkende normencertificeringen, ethisch, sociaal en milieuvriendelijk gedrag. We zullen ook het vermogen van de leverancier beoordelen om de benodigde producten op effectieve en efficiënte wijze en binnen de gevraagde tijdslimiet te leveren.
Wij zullen de prestatie van onze leveranciers voortdurend evalueren om voor naleving van de normen en continue verbetering te zorgen. Verwachtingen van de leveranciers Wij verwachten dat onze leveranciers bij de hele supply chain hoge normen hanteren en handhaven, maar met name voor wat betreft het volgende:
– Ethisch gedrag Alle leveranciers moeten persoonlijke verantwoordelijkheid accepteren voor professioneel, ethisch, integer en eerlijk gedrag. Bij de dagelijkse handelstransacties moeten leveranciers fair en eerlijk zijn, zonder misleiding of oneerlijkheid bij de omgang met klanten, leveranciers en anderen met wie ze samenwerken. Als onze leveranciers handel drijven met klanten, dochterondernemingen en leveranciers in het buitenland, moeten ze niet alleen de wetten van die landen respecteren, maar ook de plaatselijke tradities en culturen.
– Sociaal gedrag – aandacht voor de mens op het werk
Alle leveranciers moeten zich als minimumvereiste houden aan de arbeidsnormen van de relevante internationale arbeidsorganisaties. Dit betekent dat leveranciers ernaar moeten streven om arbeidsnormen toe te passen die de mensenrechten respecteren. Er mag geen opzettelijke discriminatie plaatsvinden bij werving, promotie, overplaatsing, ontslag en andere arbeidsgerelateerde activiteiten op basis van ras, kleur, geloof, nationaliteit, leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, religie, afkomst, handicap, vakbondslidmaatschap, politieke connectie of een andere status die door de wet beschermd is. Plaatselijke wetten met betrekking tot leeftijdsdiscriminatie moeten worden nageleefd. Agressie, pesterijen of intimidatie worden onder geen enkele omstandigheid getolereerd. Ook het onder druk zetten van of het nemen van represailles tegen degene die dergelijke intimidatie meldt, worden niet getolereerd. Dit algemene principe geldt voor al onze leveranciers. Daarnaast wordt elk specifiek geval zorgvuldig bekeken binnen het kader van de wet van elk afzonderlijk land waarin zij werkzaam zijn. De auditprocedures of beoordelingen van NSG Group voor alle leveranciers zijn ook gericht op collectieve sociale verantwoordelijkheid en controle van de arbeidsomstandigheden die moeten voldoen aan de mensenrechten. Het zorgen voor arbeidsomstandigheden die voldoen aan de mensenrechten is belangrijk zodat individuen behandeld worden zoals zij mogen verwachten. Algemeen wordt aangenomen dat dit weer leidt tot een succesvollere onderneming met personeel dat efficiënter, beter gemotiveerd en meer betrokken is. De belangrijkste normen voor deze gedragscode zijn:
Een veilige en gezonde werkomgeving door, voor zover praktisch en redelijk is, de oorzaken van ongevallen die inherent zijn aan de werkomgeving te minimaliseren Er moeten controles bestaan om de kans op blootstelling aan schadelijke materialen, machines of procedures te minimaliseren. Er wordt van de leveranciers verwacht dat ze een effectief
veiligheidsbeleid volgen en handhaven. Alle regels inzake arbeidswetgeving in elk land waarin de leverancier actief is, moeten gerespecteerd worden. Er moeten geschikte processen bestaan voor reguliere consultatie van en communicatie met medewerkers om te voldoen aan de behoeften van de onderneming en de medewerkers. De nationale wetten inzake arbeidsuren worden gerespecteerd. Van de werknemers wordt niet gevraagd om op regelmatige basis excessief veel standaarduren te werken. Werken tijdens overuren buiten deze standaarduren gebeurt, indien nodig, niet excessief, en wordt niet onredelijk vaak gevraagd. NSG Group werkt niet samen met leveranciers die dwangarbeid toepassen of ondersteunen. Kinderen jonger dan 15 jaar, of ouder indien dit in de wet is vastgelegd, worden niet in dienst genomen.
– Milieuvriendelijk gedrag Onze leveranciers moeten inzien dat zij een belangrijke rol spelen bij de reductie van de gevolgen van hun handelsactiviteiten voor het milieu. Ze moeten een rol spelen in het creëren van een welvarende en duurzame toekomst door steeds te zoeken naar de beste manier om het milieu te beschermen. Minimaal verwachten wij het volgende van alle leveranciers:
Naleving van alle geldende milieuwetten.
De aanwezigheid van een milieubeleid dat proportioneel is aan het milieurisico van hun onderneming.
Het beheer van gevaarlijk materiaal door de geldende wetten, regels en normen na te leven, alsook alle interne regels en procedures. Leveranciers moeten alle mogelijke maatregelen treffen om de vrijgave van gevaarlijk materiaal, brand, ontploffing en andere grote ongelukken te voorkomen die schade kunnen toebrengen aan gebouwen en het milieu en ernstig letsel aan hun medewerkers en de leden van de omgevende gemeenschappen.
Procedures die garanderen dat bestaande fabrieken en apparatuur functioneren op een manier die de gevolgen voor het milieu zoveel mogelijk beperkt.
Training van medewerkers en verstrekking van de nodige hulpmiddelen zodat ze zich bewust zijn van hun persoonlijke verantwoordelijkheden bij de bescherming van het milieu.
NSG Group moedigt alle leveranciers aan voor het volgende te zorgen:
Een milieuprogramma gericht op continue verbetering.
Een gecertificeerd (of equivalent) milieubeheersysteem dat de leveranciers aanmoedigt om goede milieuprocessen te hanteren en materiaal en energie voor de productie en verwerking op efficiënte wijze te gebruiken, te hergebruiken en terug te winnen.
Continue verbeteringsprocessen om de gevolgen voor het milieu te minimaliseren en producten te leveren die helpen bij het handhaven van een duurzaam milieu.
De overweging van milieufactoren tijdens de beginfase van onderzoek, ontwerp en ontwikkeling van producten en processen.
Bereid zijn om informatie te verschaffen over alle milieubeheerprocedures en de consumptie van belangrijke materialen of chemicaliën zodat NSG Group levenscyclusanalyses kan uitvoeren op eindproducten of om de informatie te verschaffen waar de klanten van NSG Group om vragen.
Volgens het Duurzaamheidbeleid zal NSG Group communiceren en op constructieve wijze samenwerken met onze leveranciers en overheden, regelende instanties, de wetenschappelijke gemeenschap en andere relevante stakeholders, zoals dat nodig wordt geacht, om de sociale en handelspraktijken te ontwikkelen en aan te moedigen waarmee vooruitgang wordt geboekt bij het gemeenschappelijke doel van duurzame ontwikkeling. Onze leveranciers moeten dezelfde normen hanteren voor hun eigen leveranciers, aannemers en onderaannemers en in staat zijn om op verzoek daar bewijs van te leveren. Supplier Risk Management Als onderdeel van het risicobeheerproces voor leveranciers, beoordeelt NSG Group alle leveranciers op financieel risico en strategisch risico. Van de leveranciers van NSG Group wordt verwacht dat ze het risico van hun eigen leveranciers via een aantoonbaar proces beheersen. Verder wordt van de leveranciers verwacht dat ze hun bedrijf op een verantwoordelijke en verstandige manier runnen, teneinde het risico van financiële mislukking te minimaliseren. De leveranciers zullen NSG Group informeren over alle kwesties en ontwikkelingen die het risiconiveau in de supply chain van NSG Group sterk verhogen. Contractmanagement De relaties met leveranciers worden contractueel vastgelegd met, indien van toepassing, onze gangbare algemene voorwaarden of een specifiek contract aangepast aan een individuele relatie. Het doel van contractmanagement is:
Het risico begrijpen en beheersen De juridische afspraken tussen NSG Group en de leveranciers verduidelijken, inclusief de rechtsbevoegdheid De optimale waarde voor de onderneming verkrijgen Ervoor zorgen dat de prestatie van de leverancier overeenkomt met de contractuele afspraken
Ontwikkeling van leveranciers
NSG Group zal de leveranciers beoordelen op basis van de verwachtingen; zowel tijdens als na het selectieproces worden enkele Key Performance Indicators (KPI’s) gehanteerd als hulpmiddel om voor continue verbetering te zorgen. Wij verwachten dat onze leveranciers niet alleen voldoen aan de verwachtingen van vandaag, maar zich ook bewust zijn en zich voorbereiden op de verwachtingen van NSG Group, zijn klanten, of overheidsreguleringen van morgen, die gericht zijn op een voortdurende verbetering van het welzijn van de mensen en het milieu waarin ze leven. NSG Group zal met zijn leveranciers samenwerken om deze initiatieven te ontwikkelen of om bestaande oplossingen te verbeteren, inclusief technische innovatie en operationele verbeteringen.
