Gedragscode voor Leveranciers van Microsoft Microsoft streeft ernaar meer te zijn dan alleen maar een goed bedrijf. Microsoft streeft ernaar een uitstekend bedrijf te zijn. Om dit doel te bereiken, staan we pal achter onze missie om mensen en bedrijven van over de hele wereld te helpen een zo hoog mogelijk niveau van productiviteit en succes te realiseren. Bij het verwezenlijken van onze missie gaat het niet alleen maar om het maken van innovatieve technologie. Het gaat er ook om wie we zijn, als bedrijf en als individuen, hoe we ons bedrijf intern beheren, en hoe we omgaan met klanten, partners, overheden, gemeenschappen en toeleveranciers. In de Standards of Business Conduct (www.microsoft.com/mscorp/legal/buscond) heeft Microsoft normen gesteld binnen het bedrijf voor een ethische bedrijfsvoering en naleving van reguleringen. Deze normen gelden voor alle werknemers, directieleden en functionarissen van Microsoft. Evenzo verwacht Microsoft van haar toeleveranciers dat ze zich aansluiten bij deze toewijding tot integriteit door zich te houden aan en hun werknemers te instrueren met betrekking tot de Gedragscode voor Leveranciers van Microsoft.
NALEVING VAN DE GEDRAGSCODE VOOR LEVERANCIERS Leveranciers en hun werknemers, vertegenwoordigers en opdrachtnemers (gezamenlijk aangeduid als “Leveranciers”) moeten zich houden aan deze Gedragscode voor Leveranciers wanneer ze zaken doen met of in naam van Microsoft. Leveranciers moeten onmiddellijk contact opnemen met hun contactpersoon van Microsoft (of een lid van het management van Microsoft) als zich een situatie voordoet waarin de Leverancier ertoe wordt gebracht te handelen in strijd met deze Gedragscode. Hoewel van Leveranciers van Microsoft wordt verwacht dat zij zelf hun naleving van deze Gedragscode controleren en aantonen, behoudt Microsoft zich het recht voor Leveranciers te controleren of de faciliteiten van Leveranciers te inspecteren om de naleving ervan te bevestigen. Microsoft kan de onmiddellijke verwijdering verlangen van vertegenwoordigers of personeel van een Leverancier die zich gedraagt op een wijze die onwettig is, of in strijd is met deze Gedragscode of Microsoft-beleid. Naleving van deze Gedragscode, en het bijwonen van trainingen met betrekking tot deze Gedragscode die mogelijk door Microsoft worden aangeboden, is vereist in aanvulling op eventuele andere verplichtingen in overeenkomsten die de Leverancier mogelijk heeft afgesloten met Microsoft.
NALEVING VAN WETTELIJKE EN REGULATIEVE VOORSCHRIFTEN Alle Leveranciers van Microsoft moeten zich tijdens het zakendoen met of in naam van Microsoft volledige houden aan de toepasselijke wetten en voorschriften, en moeten, zonder beperking:
Handel: zich houden aan alle handelsvoorschriften en alle toepasselijke wetten en voorschriften betreffende exporteren, herexporteren en importeren.
Antitrust: zich bij het zakendoen volledig houden aan antitrustwetten en wetten betreffende eerlijke concurrentie die van kracht zijn in de rechtsgebieden waar ze zakendoen.
Boycots: niet deelnemen aan internationale boycots die niet zijn bekrachtigd door de regering van Verenigde Staten (V.S.) of het toepasselijk recht.
Anticorruptie: zich niet inlaten met omkopings- of smeergeldpraktijken, van welke aard dan ook, noch in de omgang met overheidsfunctionarissen, noch met personen in de particuliere sector. Microsoft zet
Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014)
1
zich in voor naleving van de gedragsnormen die zijn uiteengezet in de Foreign Corrupt Practices Act (“FCPA”) van de Verenigde Staten en de wetgeving ter bestrijding van corruptie en witwaspraktijken in de landen waarin Microsoft actief is. Leveranciers moeten zich houden aan alle toepasselijke wetten voor corruptiebestrijding en het bestrijden van witwaspraktijken, met inbegrip van de FCPA, evenals wetten betreffende lobbyen, geschenken, betalingen aan overheidsfunctionarissen, bijdragen aan politieke campagnes en andere verwante voorschriften. Leveranciers mogen niet direct of indirect iets van waarde (met inbegrip van reizen, geschenken, horecakosten en liefdadigheidsgiften) aanbieden aan een functionaris of medewerker van een overheid, overheidsinstelling, politieke partij, publieke internationale organisatie, of een kandidaat voor een politieke functie, teneinde (i) op ongepaste wijze een daad of beslissing van de functionaris, medewerker of kandidaat te beïnvloeden ten faveure van de zakelijke belangen van Microsoft, in welke zin dan ook, of (ii) anderszins het zakelijk belang van Microsoft in welke zin dan ook op ongepaste wijze te bevorderen. Als vertegenwoordigers van Microsoft moeten Leveranciers zich in alle opzichten houden aan het anticorruptiebeleid voor vertegenwoordigers van Microsoft, te vinden op http://www.microsoft.com/enus/Legal/Compliance/anticorruption/Default.aspx#DwTR.
ZAKELIJKE PRAKTIJKEN EN ETHIEK Leveranciers van Microsoft moeten hun zakelijke interactie en activiteiten met integriteit uitvoeren en moeten, zonder beperking:
Bedrijfsadministratie: alle zakelijke gegevens waarheidsgetrouw en nauwkeurig registeren en rapporteren en alle toepasselijke wetten met betrekking tot de volledigheid en nauwkeurigheid van hun administratie naleven. Zich volledig houden aan alle wettelijke en regulatieve vereisten voor het maken, bewaren en vernietigen van de zakelijke administratie. Eerlijk, direct en waarheidsgetrouw zijn in besprekingen met vertegenwoordigers van regulatieve instellingen en overheidsfunctionarissen.
Pers: niet in naam van Microsoft de pers te woord staan, tenzij de Leverancier uitdrukkelijk hiertoe schriftelijke toestemming heeft verkregen van Microsoft.
Geschenken: geschenken aan Microsoft-werknemers vermijden, omdat zelfs een goedbedoeld geschenk in bepaalde omstandigheden zou kunnen worden beschouwd als een poging tot omkoping, of aanleiding zou kunnen geven tot belangenverstrengeling. Bied niet iets van waarde aan om een voordeel of voorrecht voor de gever te verkrijgen of te behouden, en biedt niet iets aan dat het oordeel van een werknemer van Microsoft zou kunnen beïnvloeden of vertroebelen, of verplichtingen zou kunnen scheppen voor de werknemer van Microsoft. Als u een geschenk, etentje of vermaak aan een werknemer van Microsoft wilt aanbieden, doe dat dan altijd met een goed beoordelingsvermogen, met discretie en met mate. Een geschenk van een Leverancier moet zijn toegestaan op grond van het beleid van de business unit en het land van de werknemer van Microsoft, aangezien het beleid van de business unit of het regionale beleid van Microsoft geschenken mogelijk geheel verbiedt of een maximale geschenkwaarde voorschrijft die per business unit of regio kan verschillen. Geschenken, etentjes en vermaak moeten voldoen aan het toepasselijke recht, mogen het toepasselijke beleid van de gever en/of de ontvanger niet schenden, en moeten in overeenstemming zijn met plaatselijke gebruiken en handelswijzen. Leveranciers mogen geen geschenken geven, van welke waarde dan ook, aan leden of vertegenwoordigers van de Global Procurement Group (GPG).
Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014)
2
Belangenverstrengeling: (de schijn van) ongepaste praktijken of belangenverstrengeling vermijden. Leveranciers mogen niet rechtstreeks zakendoen met een werknemer van Microsoft waarvan de echtgeno(o)t(e), levenspartner of een ander gezins- of familielid een aanzienlijk financieel belang heeft in de Leverancier. Ook is het niet toegestaan tijdens de onderhandelingen over een overeenkomst met de Leverancier of tijdens het vervullen van de verplichtingen van de Leverancier rechtstreeks zaken te doen met de echtgeno(o)t(e), levenspartner of ander gezins- of familielid van de Leverancier in dienst van Microsoft.
Handelen met voorkennis: handelen met voorkennis vermijden door geen waardepapieren van Microsoft of een ander bedrijf te kopen of te verkopen wanneer u in het bezit bent van informatie over Microsoft of een ander bedrijf waartoe het beleggerspubliek geen toegang heeft en die de beslissing van een belegger tot kopen of verkopen van de waardepapieren zou kunnen beïnvloeden.
ARBEIDSRECHT EN MENSENRECHTEN Microsoft verwacht van haar Leveranciers dat deze haar toewijding tot mensenrechten en gelijke behandeling op de werkvloer onderschrijven. Alle Leveranciers van Microsoft moeten zich als werkgever volledige houden aan alle toepasselijke wetten en voorschriften, en moeten, zonder beperking:
de toewijding van Microsoft tot een personeelsbestand en werkomstandigheden vrij van pesterijen en onwettige discriminatie ondersteunen. Hoewel we erkennen en respecteren dat er culturele verschillen zijn, verlangen we van onze Leveranciers dat zij zich niet schuldig maken aan discriminatie bij het aannemen, salariëren, opleiden, promoveren, ontslaan en/of pensioneren van werknemers op grond van ras, huidskleur, geslacht, nationaliteit, geloof, leeftijd, handicap, geslachtsidentiteit of -expressie, huwelijkse staat, zwangerschap, seksuele oriëntatie, politieke gelieerdheid, vakbondslidmaatschap of status als oorlogsveteraan.
uitsluitend vrijwillige werkkrachten gebruiken. Het gebruik van dwangarbeid, hetzij in de vorm van contractarbeid, gedwongen tewerkstelling of gevangeniswerk door Leveranciers van Microsoft is verboden. Ook verboden is ondersteuning van elke vorm van mensenhandel, onvrijwillige arbeid door bedreiging, geweld, chantage of andere vormen van dwang.
niet van hun werknemers eisen dat deze een “borg” of hun identiteitspapieren (door de overheid verstrekte identiteitskaart, paspoort of werkvergunning) aan hun werkgever overhandigen. Werknemers moeten de vrijheid hebben zonder onwettige sancties hun dienstverband te beëindigen in overeenstemming met plaatselijke en landelijke wetten of voorschriften.
alle plaatselijke en landelijke wetten of voorschriften betreffende minimumleeftijd voor deelname aan het arbeidsproces naleven en geen gebruik maken van kinderarbeid. Leveranciers mogen niemand in dienst nemen onder de leeftijd van 15 jaar, onder de leeftijd waarvoor leerplicht geldt, of onder de wettelijke minimum leeftijd voor arbeid—welke hiervan de hoogste is. Microsoft ondersteunt uitsluitend de ontwikkeling van legitieme stageprogramma’s die zijn opgezet om jonge mensen te helpen bij hun opleiding en doet geen zaken met bedrijven die dergelijke systemen misbruiken. Werknemers onder 18 jaar mogen geen gevaarlijke werkzaamheden uitvoeren en kunnen worden uitgesloten van nachtwerk, waarbij rekening wordt gehouden met hun educatieve behoeften.
Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014)
3
zich niet schuldig maken aan fysieke discipline of geweldpleging. Fysieke geweldpleging of discipline, dreigen met fysieke geweldpleging, seksueel geweld en andere pesterijen, en verbaal geweld en andere vormen van intimidatie zijn verboden.
het toepasselijke wettelijk minimumloon betalen en zorgen voor menswaardige werkomstandigheden. Alle werknemers moet duidelijke informatie op papier worden verstrekt betreffende de arbeidsvoorwaarden en de salariëring alvorens ze in dienst treden, en waar nodig tijdens hun dienstverband. Inhoudingen op het salaris als disciplinaire maatregel zijn niet toegestaan. Inhoudingen op het salaris die niet zijn voorgeschreven door nationale of plaatselijke wetten zijn alleen toegestaan met de uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van de betrokken werknemer. Alle disciplinaire maatregelen moeten worden vastgelegd. Salarissen en bonussen die worden betaald voor een standaard werkweek moeten ten minste voldoen aan de plaatselijke en landelijke wettelijke normen.
niet van werknemers verlangen dat zij langer werken dan het maximum aantal uren per dag dat is vastgelegd in plaatselijke en landelijke wetten of voorschriften. Leveranciers moeten erop toezien dat overuren vrijwillig worden gemaakt en worden betaald in overeenstemming met plaatselijke en landelijke wetten en voorschriften. Een werkweek mag niet meer bedragen dan 60 uur per week, met inbegrip van overuren, met uitzondering van overuren en uitzonderlijke omstandigheden. Werknemers moeten ten minste een dag per zevendaagse week vrij hebben.
een werknemersadministratie bijhouden die voldoet aan plaatselijke en landelijke wetten of voorschriften, en tijdig, in de vorm van een loonstrook of vergelijkbaar document, de basis waarop de werknemer zal worden betaald verstrekken.
het recht van werknemers respecteren om zich te organiseren en collectief te onderhandelen, in overeenstemming met wettelijke vereisten. Zoals eerder opgemerkt, verlangen we van Leveranciers dat ze zich niet schuldig maken aan discriminatie bij het aannemen, salariëren, opleiden, promoveren, ontslaan en/of pensioneren van werknemers op grond van hun vakbondslidmaatschap.
GEZONDHEID EN VEILIGHEID Van Leveranciers van Microsoft wordt verwacht dat zij gedegen praktijken voor het beheer van gezondheid en veiligheid implementeren in alle aspecten van het bedrijf. Ze moeten, zonder beperking:
een veilige en gezonde werkomgeving bieden en alle wetten, voorschriften en praktijken op het gebied van gezondheid en veiligheid volledig naleven, met inbegrip van wetten en voorschriften op het gebied van beroepsveiligheid, het treffen van maatregelen voor noodsituaties, ziekte en letsel veroorzaakt op het werk, industriële hygiëne, lichamelijk zwaar werk, beveiliging van machines, sanitaire voorzieningen, voeding en huisvesting. Er moeten adequate stappen worden ondernomen om de oorzaken van gevaren die inherent zijn aan de werkomgeving zoveel mogelijk in te perken.
het gebruik, het bezit, en de verspreiding of verkoop van illegale drugs op percelen die het eigendom zijn van Microsoft of door Microsoft worden geleased verbieden.
Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014)
4
MILIEUVOORSCHRIFTEN EN MILIEUBESCHERMING Microsoft erkent haar sociale verantwoordelijkheid voor de bescherming van het milieu en verwacht van haar Leveranciers dat ze deze toewijding delen door stappen te nemen in antwoord op de uitdagingen die worden gesteld door klimatologische veranderingen en zich sterk te maken voor de bescherming van het milieu. In het kader hiervan moeten Leveranciers van Microsoft, zonder beperking:
zich houden aan alle toepasselijke milieuwetten en -voorschriften betreffende gevaarlijke stoffen, uitstoot van gassen, afvoer van afval en afvalwater, met inbegrip van de fabricage, het transport, de opslag, de afvoer van dergelijke stoffen, en de uitstoot ervan in het milieu.
zich inspannen om alle soorten van verspilling zoveel mogelijk te verminderen of te elimineren, met inbegrip van verspilling van water en energie, door passende besparende maatregelen te nemen in hun faciliteiten, door afstemming van hun onderhouds- en productieprocessen, en door recycling, hergebruik en het gebruik van vervangende materialen.
alle benodigde milieuvergunningen en -registraties verkrijgen, onderhouden en zo nodig verlengen, en zich houden aan de operationele en rapportagevereisten die aan deze vergunningen zijn verbonden.
indien van toepassing, bepalen welke chemische stoffen en andere materialen die worden geproduceerd een bedreiging vormen voor het milieu en deze op passende wijze beheren om ervoor te zorgen dat ze op een veilige wijze worden verwerkt, verplaatst, opgeslagen, gebruikt, gerecycled of hergebruikt en afgevoerd.
zich houden aan alle toepasselijke wetten, voorschriften en eisen van de klant met betrekking tot het verbod of beperkingen op het gebruik van bepaalde stoffen, met inbegrip van etikettering voor recycling en afvalverwerking.
BESCHERMING VAN BEDRIJFSMIDDELEN EN INTELLECTUELE EIGENDOMMEN Bescherming van intellectuele eigendomsrechten is van levensbelang voor elk bedrijf. Microsoft is afhankelijk van intellectuele eigendommen als informatie, processen en technologie. Alle leveranciers van Microsoft moeten, zonder beperking:
de intellectuele eigendomsrechten van alle partijen respecteren en beschermen door uitsluitend gebruik te maken van informatietechnologie en software die op legitieme wijze is verkregen en in licentie genomen. software, hardware en inhoud uitsluitend gebruiken in overeenstemming met de gebruiksvoorwaarden in de corresponderende licentie.
de fysieke en intellectuele bedrijfsmiddelen van Microsoft beschermen en op verantwoordelijke wijze gebruiken. Hiertoe behoren intellectuele eigendommen, materiële eigendommen, benodigdheden, verbruiksartikelen en apparatuur, indien van Microsoft toestemming is verkregen voor het gebruik van deze bedrijfsmiddelen.
door Microsoft verstrekte informatietechnologie en systemen (met inbegrip van e-mail) uitsluitend gebruiken voor zakelijke doeleinden die door Microsoft zijn geautoriseerd. Microsoft verbiedt Leveranciers uitdrukkelijk door Microsoft verstrekte technologie en systemen te gebruiken voor
Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014)
5
(i) het maken, raadplegen, opslaan, afdrukken, opvragen of verzenden van materiaal dat intimiderend, irriterend, bedreigend, gewelddadig, seksueel expliciet of anderszins aanstootgevend of ongepast is, of (ii) het verzenden van valse, vernederende of kwaadaardige correspondentie.
alle vereisten en procedures van Microsoft naleven voor het beschermen van wachtwoorden, vertrouwelijkheid, beveiliging en privacy die als voorwaarde zijn verbonden aan de levering van goederen of diensten aan Microsoft of het verkrijgen van toegang tot het interne bedrijfsnetwerk, de systemen en de gebouwen van Microsoft. Alle gegevens die zijn opgeslagen of worden verzonden op apparatuur die het eigendom is van Microsoft of door Microsoft wordt geleased, moeten als vertrouwelijk worden beschouwd en zijn het eigendom van Microsoft. Microsoft behoudt zich het recht voor alle gebruik van het bedrijfsnetwerk en alle systemen (met inbegrip van e-mail) te bewaken en toegang te verkrijgen tot alle gegevens die zijn opgeslagen op of worden verzonden via het netwerk van Microsoft.
zich houden aan de intellectuele eigendomsrechten van Microsoft en anderen, met inbegrip van, doch niet beperkt tot, auteursrecht, octrooien, handelsmerken en handelsgeheimen, en de overdracht van technologie en kennis beheren op een wijze die het intellectueel eigendomsrecht beschermt.
VERDACHT GEDRAG MELDEN Als u een melding wilt doen van verdacht gedrag of een mogelijk overtreding van de Gedragscode voor Leveranciers, raden we u aan contact op te nemen met uw primaire contactpersoon van Microsoft om de kwestie op te lossen. Als dat niet mogelijk of niet gepast is, kunt u op een van de volgende manieren contact opnemen met Microsoft:
Telefoon: Microsoft Business Conduct Line: 1-877-320-MSFT (6738). Als u belt van buiten de Verenigde staten, kunt u een collect call voeren met de Business Conduct Line door te bellen naar de afdeling Bellen Buitenland van uw telefoonbedrijf en te vragen om een collect call naar 1-704-540-0139.
E-mail: als u als Leverancier toegang hebt tot het intranet van Microsoft, kunt u een e-mail sturen naar de Director of Compliance op het e-mailadres voor Business Conduct and Compliance:
[email protected].
Post: u kunt een brief sturen naar de Director of Compliance, Microsoft Corporation, Legal and Corporate Affairs, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA.
Fax: u kunt een fax sturen naar de Director of Compliance op nummer 1-425-705-2985.
Microsoft zal de geheimhouding zoveel mogelijk beschermen en zal geen enkele vorm van vergelding of wraak tolereren tegen een persoon die te goeder trouw om advies heeft gevraagd of verdacht gedrag of een mogelijk schending van de Gedragscode voor Leveranciers heeft gemeld.
Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014)
6
