Aktivitas Langkah Deskripsi. perusahaan. dan orang). dokumen rincinya : organisasi)

1. Proses dan Aktifitas OCTAVE-s Proses S1 : Identifikasi Informasi Organisasi Aktivitas S1.1

Langkah 1

Deskripsi Menentukan ukuran kualitatif (tinggi, sedang,

Membangun

rendah) terhadap efek risiko yang akan dievaluasi

dampak dari

dalam

kriteria evaluasi

perusahaan.

S1.2

2

misi

organisasi

dan

tujuan

bisnis

Mengidentifikasi informasi yang terkait dengan

Mengidentifikasi

aset dalam organisasi ( informasi, sistem, aplikasi

aset organisasi

dan orang).

S1.3

3a

digunakan oleh organisasi.

Mengevaluasi praktek

Menentukan sejauh mana praktek yang di survei

3b

Mengevaluasi setiap area praktek keamanan yang

keamanan

menggunakan survei dari langkah 3a, contoh

organisasi

dokumen rincinya : • Apa yang saat ini organisasi lakukan dengan baik di area ini (praktek keamanan). • Apa yang saat ini tidak dilakukan dengan baik oleh organisasi di area ini (kerentanan organisasi).

L1

L2 Aktivitas

Langkah 4

Deskripsi Setelah menyelesaikan langkah 3a dan 3b, tentukan status stoplight (merah, kuning atau hijau) untuk setiap wilayah praktek keamanan. Status stoplight

harus

menunjukkan

seberapa

baik

kepercayaan terhadap kinerja organisasi di tiap area. ---

Dokumen

tindakan

terhadap

item

yang

rekomendasi

yang

diidentifikasi selama proses S1. ---

Dokumen

catatan

dan

diidentifikasi selama proses S1.

Proses S2 : Membuat Profil Ancaman Aktivitas S2.1

Langkah 5

Deskripsi Meninjau ulang informasi yang berhubungan

Memilih aset

dengan aset yang diidentifikasi pada langkah ke 2

kritis

dan pilih hingga 5 (lima) aset yang paling penting untuk organisasi. 6

Memulai kertas kerja informasi aset kritis untuk setiap aset kritis. Catat nama dari aset kritis yang sesuai dengan kertas kerja informasi aset kritis.

L3 Aktivitas

Langkah 7

Deskripsi Catat alasan dari setiap pemilihan aset kritis pada kertas kerja informasi aset kritis.

8

Catat deskripsi dari setiap aset kritis pada kertas kerja informasi aset kritis. Pertimbangkan siapa yang menggunakan aset kritis seperti halnya yang bertanggung jawab untuk itu.

9

Catat aset yang berhubungan dengan setiap aset kritis yang terdapat pada kertas kerja informasi aset kritis. Lihat kertas kerja identifikasi aset untuk menentukan aset yang terkait dengan aset kritis.

S2.2

10

Catat kebutuhan keamanan untuk setiap aset kritis

Identifikasi

yang terdapat pada kertas kerja informasi aset

kebutuhan

kritis.

keamanan untuk aset kritis

11

Untuk setiap aset kritis catat kebutuhan keamanan

yang paling penting yang terdapat pada kertas

kerja informasi aset kritis.

L4 Aktivitas S2.3

Langkah 12

Deskripsi Melengkapi semua ancaman yang sesuai dengan

Identifikasi

aset kritis. Tandai setiap cabang dalam setiap

ancaman pada

pohon dimana hal ini merupakan kemungkinan

aset kritis

ancaman yang tidak dapat diabaikan dalam aset. Setelah melengkapi langkah ini, jika mengalami kesulitan dalam menafsirkan sebuah ancaman pada setiap ancaman pohon, tinjau ulang deskripsi dan contoh ancaman dalam panduan penerjemah ancaman. 13

Catat contoh spesifik dari pelaku ancaman dalam kertas kerja profil risiko yang berlaku untuk setiap kombinasi motif pelaku.

14

Catat kekuatan motif untuk setiap ancaman yang disengaja

yang dikarenakan tindakan manusia.

Juga mencatat bagaimana kepercayaan terhadap perkiraan kekuatan atas motif pelaku. 15

Catat seberapa sering setiap ancaman telah terjadi dimasa lalu. Juga mencatat bagaimana keakuratan data yang dipercaya.

L5 Aktivitas

Langkah 16

Deskripsi Catat

area

yang

terkait

dengan setiap sumber dari ancaman

yang

sesuai.

Sebuah area yang terkait adalah

sebuah

yang

skenario

mendefinisikan

seberapa spesifik ancaman dapat mempengaruhi aset kritis. ---

Dokumen terhadap

tindakan item

yang


Dokumen rekomendasi

catatan

dan yang


L6 Proses S3: Memeriksa Perhitungan Infrastruktur yang Berhubungan dengan Aset Kritis Aktivitas S3.1

Langkah 17

Deskripsi Pilih sistem yang menarik untuk setiap aset

Memeriksa jalur

kritis (yakni sistem yang paling berkaitan

aset

dengan aset kritis). 18a

Tinjau ulang jalur yang digunakan oleh setiap aset kritis dan pilih kelas kunci dari komponen yang berkaitan dengan setiap aset kritis. Tentukan kelass komponen yang merupakan bagian dari sistem yang menarik.

18b

Menentukan kelas komponen yang bertindak sebagai komponen

akses

poin

yang

lanjut digunakan

(misalnya untuk

mengirimkan informasi dan aplikasi dari sistem yang menarik untuk orang).

L7 Aktivitas

Langkah 18c

Deskripsi Menentukan kelas komponen baik internal dan eksternal untuk jaringan organisasi, digunakan oleh orang (misalnya pengguna, penyerang) untuk mengakses sistem.

18d

Menentukan dimana informasi yang menarik dari sistem disimpan untuk tujuan back-up.

18e

Menentukan mana sistem akses informasi yang lain atau aplikasi dari sistem yang menarik dan kelas komponen mana yang dapat digunakan untuk mengakses informasi kritis atau layanan dari sistem yang menarik

S3.2

19a

Menentukan

kelas

komponen

yang

Menganalisa

berhubungan dengan satu atau lebih aset kritis

proses yang

dan yang menyediakan akses kepada aset

terkait dengan

tersebut. Tandai setiap jalur untuk setiap kelas

teknologi

yang dipilih dalam langkah 18a sampai 18 e. Tandai setiap bagian kelas atau contoh spesifik yang berhubungan jika diperlukan. 19b

Untuk setiap kelas komponen yang di dokumentasi dalam langkah 19a, tandai aset kritis mana yang terkait dengan kelas tersebut.

L8 Aktivitas

Langkah 20

Deskripsi Untuk

setiap

kelas

komponen

yang

di

dokumentasikan dalam langkah 19a, tandai orang atau kelompok yang bertanggung jawab untuk

memelihara

dan

melindungi

kelas

komponen tersebut. 21

Untuk

setiap

kelas

komponen

yang

di

dokumentasikan dalam langkah 19a, tandai sejauh mana kelas tersebut dapat bertahan terhadap bagaimana dokumen

serangan

jaringan.

kesimpulan konteks

Juga

dibuat.

tambahan

catat

Akhirnya,

berhubungan

dengan analisis infrastruktur. ---

Perbaiki tahap 1 informasi yang berdasarkan dari jalur akses dan teknologi yang terkait dengan proses. Perbaharui hal berikut jika sesuai : • Tandai setiap cabang tambahan dari pohon ancaman jika sesuai (langkah 12). Pastikan konteks dokumen yang sesuai untuk setiap cabang yang ditandai (langkah 13 – 16).

L9 Aktivitas

Langkah

Deskripsi •

Perbaiki dokumentasi area yang terkait dengan menambahkan rincian tambahan jika sesuai. Identifikasi dan dokumen kan setiap area baru yang terkait jika sesuai. (langkah 16)

• Perbaiki dokumentasi praktek keamanan dan

kerentanan

menambahkan sesuai.

organisasi

rincian

Identifikasi

dengan

tambahan

dan

jika

dokumenkan

praktek keamanan yang baru dan atau kerentanan

organisasi

jika

diperlukan

(langkah 3b). • Perbaiki status stoplight

untuk praktek

keamanan jika sesuai (langkah 4). ---

Dokumen

tindakan

terhadap

item

yang


Dokumen catatan dan rekomendasi yang diidentifikasi selama proses S3.

L10

Proses S4: Identifikasi dan Analisis Risiko Aktivitas S4.1

Langkah 22

Deskripsi Menggunakan

kriteria

evaluasi

dampak

Mengevaluasi

sebagai panduan, memberi nilai dampak

dampak ancaman

(tinggi, sedang, rendah) untuk setiap ancaman yang aktif bagi aset kritis.

S4.2

23

Menentukan ukuran kualitatif (tinggi, sedang,

Membangun

rendah) terhadap kemungkinan terjadinya

kemungkinan

ancaman yang akan dievaluasi.

kriteria evaluasi S4.3

24

Menggunakan kriteria evaluasi kemungkinan

Mengevaluasi

sebagai

panduan,

kemungkinan

kemungkinan (tinggi, sedang, rendah) untuk

ancaman

setiap ancaman yang aktif terhadap aset kritis. Dokumenkan

menetapkan

tingkat

keyakinan

nilai

dalam

memperkirakan kemungkinan. ---

Dokumen

tindakan

terhadap

item

yang


Dokumen catatan dan rekomendasi yang diidentifikasi selama proses S4.

L11 Proses S5: Mengembangkan Strategi Perlindungan dan Rencana Mitigasi Aktivitas S5.1

Langkah 25

Deskripsi Mengirim status stoplight untuk setiap area

Menggambar

praktek keamanan yang sesuai dengan area

kan strategi

kertas kerja strategi perlindungan. Untuk

perlindungan

setiap area praktek keamanan identifikasikan

saat ini

pendekatan yang dilakukan oleh organisasi saat ini yang ditujukan terhadap area tersebut.

S5.2

26

Mengirim status stoplight untuk setiap area

Memilih

praktek keamanan dari kertas kerja praktek

pendekatan

keamanan ke “ area praktek keamanan”

mitigasi

(langkah 26) untuk setiap aset kritis dari kertas kerja profil risiko. 27

Memilih pendekatan mitigasi (mengurangi, menunda, menerima) untuk setiap risiko aktif. Untuk

setiap

risiko

diputuskan

untuk

ditangani, lingkari satu atau lebih area praktek keamanan yang hendak dilakukan kegiatan mitigasi.

L12 Aktivitas S5.3

Langkah 28

Deskripsi Mengembangkan

rencana

mitigasi

untuk

Mengembang-

setiap area praktek keamanan yang dipilih

kan rencana

pada langkah 27. Setelah langkah ini selesai,

mitigasi risiko

jika mengalami kesulitan untuk mendapatkan aktivitas mitigasi yang potensial pada area praktek

keamanan,

tinjau

ulang

contoh

aktvitas mitigasi dari area tersebut di panduan aktivitas mitigasi. S5.4

29

Menentukan

apakah

rencana

Identifikasi

mempengaruhi

perubahan untuk

organisasi. Catat setiap perubahan pada kertas

strategi

kerja

perlindungan

tinjau ulang strategi perlindungan, diikuti

strategi

strategi

mitigasi

perlindungan.

perlindungan

Selanjutnya,

dengan tujuan perubahan. Tentukan apakah ada niat untuk membuat perubahan tambahan pada strategi perlindungan. Catat setiap perubahan tambahan pada kertas kerja strategi perlindungan. ---

Dokumen

tindakan

terhadap


item

yang

L13 Aktivitas S5.5

Langkah

Deskripsi

30

Menentukan apa yang dibutuhkan organisasi

Identifikasi

untuk

mengimplementasikan

langkah

evaluasi

selanjutnya

keamanan.

dan

hasil

mengembangkan

dari sikap

2. Kuisioner Langkah 1 Tipe dampak

Rendah

Sedang

Tinggi

Reputasi Reputasi

Reputasi tindakan minimal.

menjadi Reputasi telah rusak, Reputasi yang

telah

paling dan diperlukan biaya hancur atau rusak.

Dibutuhkan dan

upaya

untuk

biaya yang sedikit atau pulih. hampir tidak ada untuk memperbaikinya. Kehilangan

Kurang

dari

10% 10%

pelanggan

pengurangan pelanggan pengurangan karena reputasi jelek.

sampai

pelanggan reputasi jelek.

30% Lebih

dari

30%

pengurangan karena pelanggan reputasi jelek.

karena

L14 Tipe dampak

Rendah

Sedang

Tinggi

Finansial Biaya operasional

Meningkat dari biaya

kurang Biaya

operasional Biaya

operasional

dalam per tahun meningkat per tahun lebih dari

2%

operasional 2% sampai 15%.

15%.

setiap tahun. Kehilangan

Lebih

dari

5% 5% sampai

pendapatan

kehilangan

kehilangan

pendapatan

per pendapatan

per pendapatan

tahun.

tahun.

tahun. One-time financial One-time loss

20 % Lebih 20%

besar

dari

kehilangan per

finansial One-time financial One-time financial

loss kurang dari Rp loss 100.000.000,00

dari

Rp loss lebih besar dari

100.000.000,00 sampai

Rp 300.000.000,00 Rp

300.000.000,00 Produktivitas Jam kerja

Jam kerja karyawan Jam kerja karyawan Jam kerja karyawan meningkat

lebih meningkat

kecil dari 10% .

antara meningkat

10% dan 30% .

dari 30%.

lebih

L15 Tipe dampak

Rendah

Sedang

Tinggi

Perlindungan Hidup

Tidak ada ancaman Kehidupan signifikan

pada pelanggan

kehidupan

karyawan

pelanggan

dan terancam.

Adanya

pelanggan

atau atau karyawan yang sedang meninggal.

karyawan organisasi. Kesehatan

Kesehatan

Pemulihan

pelanggan

dn sementara

karyawan

dapat ancaman

Pemulihan

tetap

dari terhadap pelanggan terhadap atau karyawan.

ditanggulangin

pelanggan

dalam 4 hari.

karyawan.

atau

Denda Denda

Denda kurang dari Denda Rp 20.000.000,00

antara

Rp Denda lebih besar

100.000.000,00 dan dari Rp 500.000.000,00

Investigasi

Rp

500.000.000,00

Tidak

ada Pemerintah

atau Pemerintah

permintaan

dari organisasi

organisasi

pemerintahan

atau investigasi

lainnya investigasi

organisasi

meminta informasi melakukan

investigasi lain.

atau catatan.

investigasi tinggi.

atau

lainnya

profile

L16 Langkah 2 Aset dan Pertanyaan

Jawaban

Sistem Sistem – sistem apa saja yang dibutuhkan 1. Care system semua karyawan dalam perusahaan untuk 2. Data Center mendukung pekerjaan mereka? Informasi Informasi apa saja yang dibutuhkan semua 1. Informasi penggajian karyawan

dalam

perusahaan

mendukung pekerjaan mereka?

untuk 2. Informasi request user 3. Informasi polis yang akan di proses 4. Informasi klaim yang akan di survei, di proses.

Aplikasi dan pelayanan

1. SQL service database

Aplikasi dan layanan apa saja yang 2. My SQL dibutuhkan

semua

karyawan

dalam 3. Microsoft Visual Studio 2008

perusahaan untuk mendukung pekerjaan 4. Hubungan internet mereka?

5. Email 6. Antivirus 7. Website

L17 Aset dan Pertanyaan

Jawaban

Orang Siapa yang mempunyai keahlian atau 1. Manajer TI kemampuan penting dalam organisasi dan 2. Sistem Analisis susah untuk digantikan?

3. Staf TI

Keahlian dan pengetahuan Apa keahlian atau kemampuan yang mereka miliki?

1. Manajer TI merupakan senior dari staf TI, yang merupakan orang yang mempunyai

keahlian

atau

kemampuan mengatur pengelolaan TI di organisasi 2. Sistem Analisis merupakan staf yang bertanggung

jawab

dalam

pengelolaan dan menganalisis data pelanggan untuk diolah menjadi data flow dan class diagram 3. Staff

IT

merupakan

staf

yang

bertangungjawab atas sistem dan aplikasi yang digunakan

L18 Langkah 3A Praktek keamanan

Banyak

Sedikit

Tidak ada

1. Kesadaran Keamanan dan Pelatihan Para karyawan memahami peran keamanan dan tanggung

jawab

mereka,

dimana

hal

X

ini

didokumentasikan dan diverifikasi. Karyawan mempunyai keahlian yang cukup untuk

X

mendukung semua pelayanan, mekanisme, dan teknologi, termaksud operasi keamanan mereka. Hal ini didokumentasikan dan diverifikasi. Kesadaran akan keamanan , pelatihan , dan

X

pengingat periodik tersedia untuk semua personil pemahaman karyawan. Hal ini didokumentasikan dan disesuaikan secara periodik. karyawan mengikuti praktek keamanan dengan baik seperti : 1. Keamanan informasi 2. Merahasiakan informasi yang sensitive 3. Mempunyai

kemampuan

yang

cukup

dalam menggunakan TI hardware dan software 4. Menggunakan password yang baik 5. Memahami keamanan.

dan

mematuhi

kebijakan

X

L 19 Praktek keamanan

Banyak

Sedikit

2. Strategi Keamanan Strategi

bisnis

perusahaan

selalu

X

Strategi keamanan dan kebijakan termaksud

X

mempertimbangkan segi keamanan.

pertimbangan dari segi bisnis dan tujuan perusahaan. Strategi

keamanan,

tujuan

dan

sasaran

perusahaan didokumentasikan dan dikaji secara

X

rutin, diperbaharui dan dikomunikasikan dalam perusahaan. 3. Manajemen Keamanan Manajemen sumberdaya

mengalokasikan yang

cukup

dana

untuk

dan

X

aktivitas

keamanan informasi. Peran

keamanan

dan

tanggung

jawab

X

didefinisikan ke semua karyawan perusahaan. Semua

karyawan

melaksanakan

tugas

disetiap dan

tingkatan

tanggung

mereka dalam keamanan informasi.

jawab

X

Tidak ada

L20 Praktek keamanan

Banyak

Sedikit

Ada prosedur dokumentasi untuk otorisasi dan

Tidak ada X

pengawasan semua karyawan yang bekerja dalam penyediaan informasi atau penyajian informasi. Pemecatan dan penghentian praktek bagi setiap

X

karyawan yang terlibat dalam permasalahan keamanan informasi. Perusahaan

mengelola

risiko

keamanan

untuk

keamanan

X

informasi termaksud : 1. Penilaian

risiko

informasi 2. Mengambil langkah – langkah untuk mengurangi risiko keamanan informasi. Manajemen menerima dan bertindak atas laporan rutin dari informasi yang berhubungan dengan keamanan.

X

L 21 Praktek keamanan

Banyak

Sedikit

Tidak ada

4. Kebijakan Keamanaan dan Peraturan Perusahaan menyeluruh,

memiliki dan

dokumentasi

kebijakan

ditinjau

secara

X

dan

diperbaharui secara berkala X

Tersedia proses dokumentasi dari kebijakan keamanan untuk manajemen termaksud: 1. Kreasi 2. Administrasi 3. Komunikasi Perusahaan mempunyai proses dokumentasi dari evaluasi dan memastikan pemenuhan

X

dengan kebijakan keamanan informasi. Perusahaan memaksakan kebijakan keamanan mereka

X


Banyak

Sedikit

Tidak ada

5. Manajemen Keamanan dan Kolaboratif Perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur dalam melindungi informasi ketika bekerja X

dengan perusahaan lain, termaksud : 1. Melindungi informasi milik perusahaan lain 2. Memahami kebijakan keamanan dan prosedur perusahaan lain Dokumen

informasi

perusahaan

untuk

X

melindungi kebutuhan – kebutuhan dan dengan tegas memberitahukan ke semua aspek. Perusahaan mempunyai mekanisme formal

X

untuk verifikasi ke semua pihak perusahaan, outsource keamanan layanan, mekanisme, dan teknologi, agar sesuai dengan kebutuhan dan persyaratannya. Perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur untuk bekerja sama dengan perusahaan yang lain, seperti :

X


Banyak

Sedikit

Tidak ada

1. Memberikan kesadaran keamanan dan pelatihan pelayanan 2. Mengembangkan kebijakan keamanan untuk perusahaan 3. Mengembangkan contigency plan untuk organisasi. 6. Perencanaan Contingency Sebuah analisa dari operasional, aplikasi-

X

aplikasi dan data penting sudah dilaksanakan. Perusahaan

telah

melakukan

X

dokumentasi,

peninjauan kembali, dan pengujian. 1. Kontinuitas bisnis atau rencana operasi darurat 2. Rencana pemulihan bencana 3. Kemungkinan

rencana

untuk

menanggapi keadaan darurat. Kemungkinan

pemulihan

bencana,

dan

kontinuitas bisnis mempertimbangkan rencana fisik dan persyaratan elektronik dan kontrol akses.

X


Banyak

Sedikit

Tidak ada

X

Seluruh karyawan: 1. Sadar akan kemungkinan, pemulihan bencana, dan kontinuitas bisnis 2. Memahami

dan

mampu

untuk

melaksanakan tanggung jawab mereka. 7. Pengendalian Akses Fisik karyawan dari perusahaan bertanggung jawab

X

untuk kawasan ini: 1. Prosedur dan rencana fasilitas keamanan dalam menjaga lokasi, bangunan, dan apapun yang dibatasi 2.

Daerah telah didokumentasikan dan

diuji. Adanya kebijakan yang didokumentasi dan

X

prosedur untuk mengelola pelanggan Adanya kebijakan yang didokumentasi dan prosedur untuk mengendalikan akses fisik ke tempat kerja dan perangkat keras (komputer, perangkat komunikasi, dll) dan perangkat lunak media.

X


Banyak

Area kerja yang banyak menggunakan

komputer dan komponen lainnya yang

Sedikit

Tidak ada X

memungkinkan akses ke informasi yang sensitif secara fisik menjamin untuk mencegah akses yang tidak sah. Jika

karyawan

bertanggung Persyaratan

dari

jawab

pihak untuk

perusahaan

ketiga kawasan

untuk

akses

yang

X

X

ini, fisik

kontrol secara resmi kepada semua kontraktor dan penyedia layanan yang berhak untuk mengakses kontrol fisik untuk bangunan dan lokasi, tempat kerja, TI perangkat keras, perangkat lunak dan media. Perusahaan secara resmi melakukan verifikasi bahwa kontraktor dan penyedia layanan yang telah memenuhi persyaratan untuk kontrol akses fisik.


Banyak

Sedikit

Tidak ada

8. Pemantauan dan Audit Keamanan Fisik karyawan

dari

perusahaan

X

anda

bertanggung jawab untuk kawasan ini: Catatan pemeliharaan disimpan ke dokumen perbaikan dan modifikasi dari fasilitas fisik komponen. Tindakan individu atau grup, berkaitan dengan

X

semua media dikontrol secara fisik, dan dapat dipertanggung jawabkan. Audit dan pemantauan dilakukan secara fisik

X

dan diambil tindakan korektif yang diperlukan. Jika karyawan dari pihak ketiga yang

X

X

bertanggung jawab untuk kawasan ini: Persyaratan

organisasi

untuk

pemantauan

keamanan fisik secara resmi kepada semua kontraktor

dan

penyedia

layanan

yang

memantau akses fisik ke lokasi dan bangunan, tempat kerja, TI, hardware, software dan media. Perusahaan secara resmi melakukan verifikasi bahwa kontraktor dan penyedia layanan yang telah memenuhi persyaratan untuk pemantauan keamanan fisik.


Banyak

Sedikit

Tidak ada

9. Sistem dan Manajemen Jaringan Karyawan

dari

perusahaan

anda

bertanggung jawab untuk kawasan ini: Ada dokumentasi dan rencana uji keamanan X

untuk menjaga sistem dan jaringan. Sensitifitas Informasi dilindungi oleh tempat

X

penyimpanan yang aman (misalnya, back-up disimpan dalam off-site) Integritas dari perangkat lunak di-install secara

X

teratur dan diverifikasi. Seluruh sistem selalu diperbaharui dengan

X

revisi, patch, dan rekomendasi dalam laporan keamanan. Ada dokumentasi dan rencana uji data cadangan

X

untuk backup, perangkat lunak dan data. Semua karyawan memahami tanggung jawab mereka di dalam backup plans. Perubahan TI untuk hardware dan software yang

direncanakan,

didokumentasikan.

dikontrol,

dan

X

L28 Praktek keamanan 1. Karyawan

Banyak

TI

penerbitan,

mengikuti

mengubah,

dan

prosedur

Sedikit X

mengakhiri

pengguna password, account, dan hak istimewa. 2. Identifikasi

pengguna

secara

unik

diperlukan untuk semua pengguna sistem informasi, termasuk pihak ketiga pengguna. 3. Penetapan account dan penetapan password telah dihapus dari sistem. Hanya layanan yang diperlukan yang dijalankan pada sistem – yang tidak di perlukan dihapus.

X

Peralatan dan mekanisme untuk keamanan

X

sistem

dan

jaringan

administrasi

yang

digunakan, ditinjau secara rutin dan diperbarui atau diganti. Jika karyawan dari pihak ketiga yang X

bertanggung jawab untuk kawasan ini: Keamanan organisasi yang terkait dengan sistem manajemen jaringan dan manajemen jaringan dibutuhkan secara resmi kepada semua kontraktor

dan

penyedia

mengelola sistem dan jaringan.

layanan

yang

Tidak ada

L29

Praktek keamanan Organisasi

secara

Banyak resmi

Sedikit

Tidak ada

menverifikasi

kontraktor dan penyedia layanan yang telah

X

memenuhi persyaratan untuk keamanan yang berhubungan

dengan

sistem

dan

jaringan

manajemen. 10. Pemantauan dan Audit Keamanan TI Karyawan

dari

perusahaan

X

anda

bertanggung jawab untuk kawasan ini: Sistem dan pemantauan jaringan dan audit secara

rutin

digunakan

oleh

organisasi.

Aktivitas yang tidak biasa akan ditangani sesuai dengan kebijakan atau prosedur yang sesuai. Firewall dan komponen keamanan lainnya secara

berkala

diaudit

untuk

X

mematuhi

kebijakan. Jika karyawan dari pihak ketiga yang bertanggung jawab untuk kawasan ini: Persyaratan

perusahaan

untuk

pemantauan

keamanan teknologi informasi secara resmi kepada semua kontraktor dan penyedia layanan yang memantau sistem dan jaringan.

X

L30

Praktek keamanan

Banyak

Perusahaan secara resmi menverifikasi bahwa

Sedikit

Tidak ada

X

kontraktor dan penyedia layanan yang telah memenuhi

persyaratan

untuk

pemantauan

keamanan teknologi informasi. 11. Pengesahan dan Otorisasi Karyawan

dari

perusahaan

anda

X

bertanggung jawab untuk kawasan ini: Kontrol sesuai akses dan otentikasi pengguna (misalnya: jaringan)

perizinan konsisten

file

dan

dengan

konfigurasi

kebijakan

ini

digunakan untuk membatasi akses pengguna ke informasi, sistem sensitif, aplikasi dan layanan tertentu, dan koneksi jaringan. Adanya dokumentasi kebijakan dan prosedur

X

untuk mendirikan dan mengakhiri hak akses untuk informasi baik untuk individu dan kelompok. Metode atau mekanisme yang disediakan untuk memastikan bahwa sensitif informasi belum diakses, diubah, atau dihancurkan dalam bentuk yang tidak sah. Metode atau mekanisme secara berkala ditinjau dan diverifikasi.

X


Banyak

Sedikit X

Jika karyawan dari pihak ketiga yang bertanggung jawab untuk kawasan ini: Persyaratan perusahaan untuk mengendalikan akses ke sistem informasi dan komunikasi secara resmi untuk semua kontraktor dan penyedia layanan yang menyediakan layanan otentikasi dan otorisasi. Perusahaan

secara

resmi

menverifikasi

X

kontraktor dan penyedia layanan yang telah memenuhi persyaratan untuk otentikasi dan otorisasi. 12. Manajemen Kerentanan Karyawan

dari

perusahaan

anda

bertanggung jawab untuk kawasan ini: Berikut adalah dokumentasi prosedur untuk mengelola tingkat kerentanan, yaitu: 1. Kerentanan memilih alat evaluasi 2. Up to date dengan kerentanan dan jenis serangan metode

X

Tidak ada

L32 Praktek keamanan 3. Meninjau sumber informasi tentang kerentanan

pengumuman,

Banyak

Sedikit

Tidak ada

peringatan

keamanan, dan pemberitahuan 4. Mengidentifikasi

komponen

infrastruktur untuk dievaluasi 5. Menafsirkan dan menanggapi hasil 6. Mengelola

keamanan

tempat

penyimpanan dan menjaga kerentanan data. Prosedur manajemen kerentanan diikuti dan

X

ditinjau serta diupdate secara berkala. Penilaian kerentanan teknologi yang dilakukan

X

secara periodik pada dasar, dan kerentanan yang dialamatkan ketika mereka dikenal. Jika karyawan dari pihak ketiga yang bertanggung jawab untuk kawasan ini: Manajemen

kerentanan

perusahaan

dikomunikasikan secara resmi kepada semua kontraktor dan penyedia layanan teknologi yang mengelola kerentanan.

X

L33

Praktek keamanan

Banyak

Perusahaan secara resmi menverifikasi bahwa kontraktor

dan

penyedia

memenuhi

persyaratan

layanan

untuk

Sedikit

X

Tidak ada

telah

manajemen

kerentanan. 13.Enkripsi Jika karyawan dari perusahaan bertanggung

jawab di area ini:

X Keamanan sesuai kontrol yang digunakan untuk melindungi informasi sensitif

selama dalam

penyimpanan dan transmisi. Protokol enkripsi dipakai ketika mengelola

X

sistem, router dan firewall dari jauh luar

perusahaan (pihak ketiga) yang bertanggung

jawab di area ini :

Jika

karyawan

dari

Persyaratan perusahaan

pihak

di

untuk melindungi

informasi sensitif secara resmi dikomunikasikan kepada semua kontraktor dan penyedia layanan yang menyediakan teknologi enkripsi.

X


Banyak

X

Perusahaan secara resmi memverifikasi bahwa kontraktor

dan

penyedia

memenuhi

persyaratan

layanan

untuk

Sedikit

telah

menerapkan

teknologi enkripsi 14. Desain dan Arsitektur Keamanan Jika karyawan dari organisasi bertanggung

X

jawab di area ini: Sistem arsitektur dan desain baru dan sistem yang di revisi termasuk pertimbangan untuk: 1. keamanan strategi, kebijakan, dan prosedur 2. sejarah keamanan kompromi 3. hasil penilaian risiko keamanan. Perusahaan mempunyai diagram

up-to-date

yang menunjukkan keamanan arsitektur dari perusahaan dan topologi jaringan

X

Tidak ada

L35 Praktek keamanan Jika

karyawan

Banyak dari

pihak

di

luar

Sedikit

X

perusahaan(pihak ketiga) yang bertanggung jawab di area ini : Persyaratan dengan

perusahaan

yang

keamanan

berhubungan

secara

resmi

dikomunikasikan kepada semua kontraktor dan penyedia layanan yang mendesain sistem dan jaringan. Organisasi secara resmi memverifikasi bahwa kontraktor

dan

penyedia

memenuhi

persyaratan

layanan

untuk

X

telah

desain

dan

arsitektur keamanan 15. Manajemen Insiden Jika

karyawan

dari

perusahaan

anda X

bertanggung jawab di area ini: Prosedur

yang

didokumentasikan

untuk

mengidentifikasi, melaporkan, dan menanggapi dugaan pelanggaran keamanan dan insiden.

Tidak ada


Banyak

Sedikit

Tidak ada X

Prosedur insiden manajemen secara periodik dites , diverifikasi dan diupdate.

X

Ada kebijakan yang didokumentasikan dan prosedur

untuk

bekerja

dengan

lembaga

penegak hukum. Jika

karyawan

dari

pihak

di

luar

perusahaan (pihak ketiga) yang bertanggung jawab di area ini : X Persyaratan perusahaan

untuk menangani

insiden secara resmi dikomunikasikan kepada semua kontraktor dan penyedia layanan yang menyediakan pelayanan manajemen. Perusahaan secara resmi memverifikasi bahwa kontraktor

dan

penyedia

layanan

telah

memenuhi persyaratan untuk mengelola insiden.

X

L37 Langkah 3B Area

1. Kesadaran

Apa kelebihan organisasi di Apa kekurangan organisasi di dalam area ini ?

dalam area ini?

• Aplikasi yang digunakan

• Perusahaan kurang melakukan

Keamanan dan

telah build in sehingga

Pelatihan

password akan diminta untuk diganti secara berkala

pelatihan terhadapa karyawan. • Masih ada karyawan yang tidak memahami betapa pentingnya kemamanan. • Para karyawan hanya memiliki pemahamin yang sedikit terhadap peran keamanan dan tanggung jawab. • Masih adanya karyawan yang tidak merahasiakan password.

2. Strategi Keamanan

• Adanya pembatasan hak

• Pemahaman karyawan

akses berdasarkan tanggung

mengenai keamanan password

jawab dan tugas masing –

masih kurang .

masing karyawan. 3. Manajemen Keamanan

• Para karyawan telah

• Perusahaan memberikan dana

mengikuti peraturan yang

yang sedikit terhadap sektor

telah diterapkan oleh

keamanan perusahan.

perusahaan..

L38 Area

Apa kelebihan organisasi di Apa kekurangan organisasi di dalam area ini?

dalam area ini ?

• Karyawan tidak selalu

4. Kebijakan Keamanan dan

mengikuti kebijakan dan

Peraturan

prosedur dan keamanan. • Tidak adanya dokumentasi peraturan dan kebijakan perusahaan.

5. Manajemen

• Perusahaan sudah memiliki

Keamanan

kebijakan dan prosedur

Kolaboratif

untuk : b. Melindungi

• Perusahaan tidak memiliki mekanisme yang formal..

informasi

milik perusahaan lain c. Memahami

kebijakan

keamanan dan prosedur orang lain. 6. Perencanan Contingency

• Perusahaan memiliki back

• Perusahaan tidak memiliki

up data di off site (di luar

kebijakan yang formal untuk

bangunana kantor pusat)

perencanaan.

• Sistem yang digunakan dapat di install dan digunakan berkali – kali

L39 Area

Apa kelebihan organisasi di Apa kekurangan organisasi di

7. Manajemen Insiden

dalam area ini ?

dalam area ini?

• Setiap insiden yang terjadi

• Dari sisi sistem tidak adanya

selalu di record • Adanya follow up terhadap insiden yang terjadi. • Pemantauan fisik keamanan

8. Pemantauan dan

Audit

diterapkan dalam

Keamanan

perusahaan, tetapi hanya

Fisik

pemantauan informal yang

tools untuk mengevaluasi pelanggaran keamanan dan dillakukan secara manual. • Perusahaan tidak pernah di audit oleh pihak ke-tiga.

dilakukan oleh Divisi TI dan dipertanggungjawabkan oleh Divisi TI. dan • Perusahaan mengharuskan

9. Sistem manajemen

karyawan untuk mengganti

Jaringan

password secara berkala.

10. Pemantauan dan

Audit

Keamanan TI

• Adanya pemantauan jaringan, software dan firewall secara rutin

• Tidak adanya kerahasiaan password.

• Belum dilakukan audit resmi. • Tidak adanya pendokumentasian hasil.

L40 Area

Apa kelebihan organisasi di Apa kekurangan organisasi di dalam area ini ?

11. Pengesahan

dalam area ini?

• Sistem telah menyimpan id

dan Otorisasi

dan password masingmasing karyawan. • Password di update secara periodik. • Hak akses ke sistem dibatasi secara hirarki.

12. Manajemen

• Memiliki security network

Kerentanan

yang berfungsi sebagai

• Tidak didokumentasi secara formal.

pelindung pada saat terjadi kiriman dari luar 13. Enkripsi

•

Data bersaal dari luar tidak • Tidak adanya enkripsi dapat masuk ke perusahaan

terhadap penerimaan dan

karena telah di setting dari

pengirimana data.

dalam sistem.

L41 Area

14. Desain Arsitektur

Apa kelebihan organisasi di Apa kekurangan organisasi di

dan

dalam area ini ?

dalam area ini?

• Adanya Update terhadap

• Care sistem di bangun dan

infrastruktur jaringan

Keamanan

tidak adanya komunikasi mengenai keamanan dari pihak ke-tiga.


• Setiap insiden yang terjadi selalu di record • Adanya follow up terhadap insiden yang terjadi.

• Dari sisi sistem tidak adanya tools untuk mengevaluasi pelanggaran keamanan dan dillakukan secara manual.

L42 Langkah 4 Seberapa

efektif

perusahaan

Red

Yellow

mengimplementasi pelatihan di area ini ? 1. Kesadaran Keamanan dan Pelatihan

X

2. Strategi Keamanan

X

3. Manajemen Keamanan

X

4. Kebijakan Keamanan dan Peraturan

X

5. Manajemen Keamanan Kolaboratif

X

6. Perencanan Contingency

X

7. Pengendalian Akses Fisik

X

8. Pemantauan dan Audit Keamanan Fisik

X

9. Sistem dan manajemen Jaringan

X

10. Pemantauan dan Audit Keamanan TI

X

11. Pengesahan dan Otorisasi

X

12. Manajemen Kerentanan

X

13. Enkripsi

X

14. Desain dan Arsitektur Keamanan

X


X

Green

L43 Langkah 5 Pertanyaan yang dipertimbangkan : Aset akan mempunyai dampak buruk dalam perusahaan jika : •

Aset jatuh ketangan orang yang tidak berwenang?

•

Aset dimodifikasi tanpa otorisasi ?

•

Aset hilang atau rusak ?

•

Akses ke aset terputus?

Aset kritikal Care system

Catatan aplikasi utama yang berbentuk sistem ERP untuk mengelola bisnis asuransi umum, mulai

dr

quotation,

penerbitan

polis,

penagihan sampai ke masalah keuangan. PC

Personal Computer untuk mengakses data perusahaan, mengubah, mengupdate dan menambah data.

File Server

file ini berfungsi sebagai penyedia layanan untuk menyimpan dokumen dokumen yang bisa dipanggil kembali atau di share.

Data base Microsoft SQL Server

Tempat penyimpana data.

Intranet

Akses jaringan dalam perusahaan secara internal.

L44 Langkah 6

Langkah 7

Langkah 8

Aset kritikal

Alasan untuk pemilihan

Deskripsi

Apa kritikal sistemnya?

Kenapa sistem ini kritikal Siapa yang memakai sistem di perusahaan? Karena

Care system

ini?

sisitem

ini Divisi

Keuangan

merupakan aplikasi utama Accounting, yang berbentuk sistem ERP Marketing untuk

mengelola

& Divisi

,

Direktorat

bisnis Teknik.

asuransi umum, mulai dr quotation, penerbitan polis, penagihan

sampai

ke

masalah keuangan.

Langkah 9

Langkah 10

Langkah 11

Aset yang berhubungan

Kebutuhan keamanan

Kebutuhan keamanan yang paling penting

Aset

mana

berhubungan

yang Apa kebutuhan keamanan Apa kebutuhan keamanan dengan dalam sistem ini?

sistem ini?

yang paling penting dalam sistem ini?

PC

⌧

Confidentiality

Confidentiality

File Server

⌧

Integrity

Integrity

Database SQL Server

⌧

Availability

Intranet

⌧ Availability

L45 Kertas kerja profil risiko - Pelaku yang menggunakan akses jaringan Langkah22 Langkah 24 Langkah 26

Hasil

Dampak

Pengun gkapan Modifik asi Penghan curan interups i

L L

L L

L L

M L

Penying kapan Modifik asi Penghan curan interups i

H H M L

Langkah27

Operasional

Pendekat an

L L

L

M L

L M L

L H H L L

L H L

Memitigasi

Menunda

Menerima

Manajemen Insiden

Perancangan keamanan

Enskripsi

Manajemen kerentanan

Otorisasi & Otentikasi

Pemantauan TI

Manajemen jaringan

Pemantauan Fisik

Kontrol Akses Fisik

Rencana Contigency

Kolaborasi manajemen

Kebijakan Keamanan

Manajemen Keamanan

Strategi Keamanan

Kesadaran Keamanan

Tidak ada

Sedikit

Banyak

Nilai L H H L

perlindungan

Denda

Produktivitas

finansial

Reputasi Tidak sengaja Sengaja

Inside/Internal

jaringan

Care System

Kepercay Strategi aan

Motif

Aktor

Akses

Aset

Langkah 12

I----Xl--I L L I----Xl--I L M I----Xl--I L L I----Xl--I

Y Y Y R R Y

Y Y Y Y Y Y Y

X

Y Y Y R R Y

Y Y Y Y Y Y Y

X

Y Y Y R R Y

Y Y Y Y Y Y Y

X

Y Y Y R R Y

Y Y Y Y Y Y Y

X

L M I----Xl--I L L I----Xl--I L M I----Xl--I L M I----Xl--I

Y Y Y R R Y

Y Y Y Y Y Y Y

X

Y Y Y R R Y

Y Y Y Y Y Y Y

X

Y Y Y R R Y

Y Y Y Y Y Y Y

X

Y Y Y R R Y

Y Y Y Y Y Y Y

X

L L

L45

L46

H L M L H H H L L M M L

Langkah27

Memitigasi

Menunda

Menerima

Manajemen Insiden

Perancangan keamanan

Enskripsi

Manajemen kerentanan

Pendekat an Otorisasi & Otentikasi

Pemantauan TI

Manajemen jaringan

Pemantauan Fisik

Kontrol Akses Fisik

Rencana Contigency

Kolaborasi manajemen

Kebijakan Keamanan

Operasional

Manajemen Keamanan

Strategi Keamanan

Nilai L M M L

perlindungan

Denda

Produktivitas

finansial

Reputasi Outside/Eksternal

jaringan

Care System

H H H L

Kesadaran Keamanan

H H L L

M L

Tidak ada

Penying kapan Modifik asi Penghan curan interups i

H L

Sedikit

L H L L

Tidak sengaja

Pengun gkapan Modifik asi Penghan curan interups i

Kepercay Strategi aan

Banyak

Dampak

Motif

Hasil

Sengaja

Aktor

Akses

Aset

Langkah 12

Kertas kerja profil risiko - Pelaku yang menggunakan akses jaringan Langkah22 Langkah 24 Langkah 26

L M I----Xl--I L M I----Xl--I L H I----Xl--I L M I----Xl--I

Y Y Y R R Y

Y Y Y Y Y Y Y

X

Y Y Y R R Y

Y Y Y Y Y Y Y

X

Y Y Y R R Y

Y Y Y Y Y Y Y

X

Y Y Y R R Y

Y Y Y Y Y Y Y

X

L M I----Xl--I L M I----Xl--I L H I----Xl--I L M I----Xl--I

Y Y Y R R Y

Y Y Y Y Y Y Y

X

Y Y Y R R Y

Y Y Y Y Y Y Y

X

Y Y Y R R Y

Y Y Y Y Y Y Y

X

Y Y Y R R Y

Y Y Y Y Y Y Y

X

L46

L47

Penyingkapan Modifikasi Penghancuran interupsi

Penyingkapan Modifikasi Penghancuran interupsi Penyingkapan Modifikasi Penghancuran interupsi

Staf pengentri data, pengupdate data, dan pengmodiikasi data.

Staf yang merasa tidak puas

-

Konsultan Virus, Trojan

Penyingkapan Konsultan Modifikasi Penghancuran tidak senang, interupsi hacker, spies

-

-

_0_sekali dalam _1_tahun _0_sekali dalam _1_tahun _0_sekali dalam _1_tahun _1_sekali dalam _1_tahun

X X X X

-

-

X X X X

X X X X

-

-

-

-


-


tidak

X X X X

-

_0_sekali dalam _1_tahun _1_sekali dalam _1_tahun _0_sekali dalam _1_tahun _0_sekali dalam _1_tahun -

Sedikit

Banyak

Tidak ada

Sedikit

Banayak

X X X X

-

Langkah 15 Keterangan dan Keakuratan data

Keyakinan

Rendah

Medium

Langkah 14 Motif

Tinggi

Langkah 13 Treat actor

Motif sengaja

Tak sengaja

sengaja

Tak sengaja

Aktor outside

jaringan

Care System

inside

Akses

Aset

Hasil

-

-

X X X X -

-

-

L48

L48 Langkah 16 Pihak dalam yang menggunakan akses jaringan Berikan contoh

Kelalaian karyawan sewaktu mengentri data, me-

bagaimana pihak dalam

maintenance, mengupdate care system dan staf yang secara

yang bertindak secara

tidak sengaja menyebarkan virus pada saat meng-update

tidak sengaja dapat

dan mengentri data.

menggunakan akses jaringan untuk mengancam sistem ini. Berikan contoh bagaimana pihak dalam yang bertindak secara sengaja dapat menggunakan akses jaringan untuk mengancam sistem ini.

L49 Pihak luar yang menggunakan akses jaringan Berikan contoh

Konsultan yang secara tidak sengaja memodifikasi data

bagaimana pihak luar

pada saat terjadinya masalah pada care sistem dan server

yang bertindak secara

terserang virus.

tidak sengaja dapat menggunakan akses jaringan untuk mengancam sistem ini. Berikan contoh bagaimana pihak luar yang bertindak secara sengaja dapat menggunakan akses jaringan untuk mengancam sistem ini

L50 Langkah 17 System of Interest Sistem apa yang paling dekat yang berkaitan dengan aset penting? Care system Langkah 18a System of Interest Kelas komponen mana yang dibawah ini yang merupakan bagian dari system of interest? ⌧ Servers

Internal networks On-site workstations Others Langkah 18b Intermediate Access Points Kelas komponen mana yang dibawah ini yang dapat berfungsi sebagai intermediate access points? ⌧ Internal Networks

External Networks Others (list)

L51 Langkah 18c System Access by People Kelas komponen mana yang dibawah ini merupakan orang yang dapat mengakses system of interest? ⌧

On-Site Workstations

⌧

Laptops PDAs/Wireless Components

⌧

Home/External Workstations Others (list)

Langkah 18d Data Storage Locations Kelas komponen mana yang dibawah ini yang merupakan informasi dari system of interest disimpan untuk tujuan cadangan? ⌧ Storage Devices

Others (list) Langkah 18e Other Systems and Components Kelas komponen mana dibawah ini yang dapat digunakan untuk mengakses informasi penting atau aplikasi dari system of interest? ⌧

PC

⌧

Database Microsoft SQL Server

⌧

Intranet

⌧

File Server

L52 Langkah 19a

Langkah 19b

Langkah 20

Aset kritis

Tanggung jawab

Langkah 21

Kelas Proteksi

Metode pengambilan

Servers IX---I----I Server A

X X X X X

IX---I----I

X

Server B

X X X X X

IX---I----I

X

Server C

X X X X X

IX---I----I

X

Server D

X X X X X

IX---I----I

X

Server E

X X X X X

IX---I----I

X

IX---I----I

X

Manajer TI Firewall

Server F

X

X

Server G

X

X

IX---I----I

X

Server H

X

X

IX---I----I

X

Server I

I---XI----I

X

Server J

I---XI----I

X

Server K

I---XI----I

X

Antivirus

I-----I-----I

Internal networks

lainnya

Tidak formal

formal

Tidak tahu

Tidak ada

Sedikit

Banyak

Care System PC Database Server Intranet File Server

data

L53

SEMUA

X X X X X

Staf TI

I-----I-----I

Antivirus

Ix----I----I

Firewall

I-----I-----I

X

On-site workstation Divisi Finance

X X X X X

IX---I----I

X

IX---I----I

X

X X X X X

IX---I----I

X

X X X X X

IX---I----I

X

IX---I----I

X

X X X X X

IX---I----I

X

Divisi Klaim

X X X X X

IX---I----I

X

Divisi

X X X X X

IX---I----I

X

IX---I----I

X

IX---I----I

X

& Accounting

Divisi HRD &

X

X

GA Divisi Marketing Divisi EDP / TI Divisi

X X X X X

Underwritter Divisi

Staf TI Antivirus

Reasuransi

Proccessing Divisi

X

X

Management

Laptops Manajer

Manajer Antivirus

IX--I----I

X

L54 Eksternal Workstations I-----I-----I VPN Mobile

I-----I-----I I-----I-----I

Storage devices I-----I----I RAID System X X X X X

Staf TI

IX---I----I

X

SAN

X X X X X

IX---I----I

X

Tape Back

X X X X X

IX---I----I

X

up I-------I----I

Langkah 23 Frequency-Based Criteria Berpikir tentang apa yang tinggi, sedang, dan rendah yang memungkinkan terjadinya ancaman bagi aset-aset penting perusahaan anda. Tinggi Menguku

Hari

Sedang minggu

bulanan

r waktu

4x

Kurang

1X

Kurang

setahun

dari 4 X

setahun

dari 1 X

peristiwa Frekuensi 365 tahunan

Rendah

setahun 52

12

4

<4

setahun 1

<1

L55 5. Manajemen Keamanan Kolaboratif

Stoplight Status

Langkah 25

Langkah 29

R

Kolaborator dan Mitra

Seberapa formal

Akankah setiap

perusahaan dalam

kegiatan mitigasi

kebijakan dan

dapat mengubah

prosedur untuk

kebijakan dan

melindungi

prosedur untuk

informasi ketika

melindungi

bekerja dengan

informasi ketika

kolaborator dan

bekerja sama

mitra kerja?

dengan kolaborator dan mitra kerja?

L56 Perusahaan

memiliki

kumpulan Sekarang

dokumentasi yang berhubungan dengan

⌧

Berubah

kebijakan dan prosedur dalam melindungi informasi ketika bekerja sama dengan kollaborator dan mitra kerja. Perusahaan

telah

mendokumentasi

kebijakan dan prosedur untuk melindungi

Sekarang

Berubah

Sekarang

Berubah

informasi yang penting ketika berkeja sama dengan kolaborator dan mitra kerja. Perusahaan prosedur

memiliki yang

kebijakan

informal

dan

terhadap

⌧

melindungi informasi ketika bekerja sama dengan kolabolator dan mitra kerja dan tidak di dokumentasikan Kontraktor dan Sub-kontraktor

Seberapa formal

Akankah setiap

kebijakan dan

kegiatan mitigasi

prosedur

dapat mengubah

perusahaan untuk

kebijakan dan

melindungi

prosedur untuk

informasi ketika

melindungi

bekerja sama

informasi ketika

dengan kontraktor

bekerja sama

dan subkontraktor?

dengan kontraktor dan sub-kontraktor?

Perusahaan

memiliki

kumpulan

dokumentasi yang berhubungan dengan kebijakan dan prosedur dalam melindungi informasi ketika bekerja sama dengan kontraktor dan sub-kontraktor.

Sekarang

Berubah

L57

Perusahaan

telah

mendokumentasi Sekarang

kebijakan dan prosedur untuk melindungi

Berubah

informasi yang penting ketika berkeja sama dengan kontraktor dan sub-kontraktor. Perusahaan prosedur

memiliki yang

kebijakan

informal

dan Sekarang

terhadap

Berubah

melindungi informasi ketika bekerja sama dengan kontraktor dan sub-kontraktor dan tidak di dokumentasikan Penyedia Pelayanan

Seberapa formal

Akankah setiap

kebijakan dan

kegiatan mitigasi

prosedur

dapat mengubah

perusahaan untuk

kebijakan dan

melindungi

prosedur untuk

informasi ketika

melindungi

bekerja sama

informasi ketika

dengan penyedia

bekerja sama

pelayanan?

dengan penyedia pelayanan?

Perusahaan

telah

mendokumentasi Sekarang

kebijakan dan prosedur untuk melindungi informasi

ketika

bekerjasama

Berubah

dengan

penyedia pelayanan. Perusahaan

telah

mendokumentasi

kebijakan dan prosedur untuk melindungi informasi yang penting ketika berkeja sama dengan penyedia pelayanan.

⌧

Sekarang

Berubah

L58

Perusahaan prosedur

memiliki yang

kebijakan

informal

dan

terhadap

⌧

Sekarang

Berubah

melindungi informasi ketika bekerja sama dengan penyedia pelayanan dan tidak di dokumentasikan Persyaratan

Sejauh mana

Akankah setiap

perusahaan meng-

kegiatan mitigasi

komunikasikan

merubah cara

persyaratan

komunikasi

perlindungan

organisasi tehadap

informasi secara

persyaratan

resmi kepada pihak

perlindungan

ketiga?

informasi kepada pihak ke-tiga?

Perushaan mendokumentasikan persyaratan Sekarang

pelindungan informasi dan berkomunikasi

⌧

Berubah

secara eksplisit kepada pihak ke-tiga yang. Perusahaan

secara

mengkomunikasikan

informasi persyaratan

⌧

Sekarang

Berubah

perlindungan informasi kepada pihak ketiga. Perusahaan tidak melakukan komunikasi persyaratan perlindungan keamanan kepada

Sekarang

Berubah

pihak ke-tiga Verifikasi

Sejauh mana perusahaan meng-

Akankah setiap kegiatan mitigasi akan merubah

verifikasi

mekanisme

L59 persyaratan

verifikasi?

perlindungan informasi kepada pihak ketiga? Perusahaan memiliki mekanisme yang Sekarang

formal terhadap verifikasi kepada pihak ketiga

perusahaan,

pelayanan

Berubah

keamanan

outsourcing, mekanisme dan teknologi yang dibutuhkan dan dipersyaratkan. Perusahaan memiliki mekanisme yang Sekarang

informal terhadap verifikasi kepada pihak

Berubah

ke-tiga perusahaan, pelayanan keamanan outsourcing, mekanisme dan teknologi yang dibutuhkan dan dipersyaratkan Perusahaan tidak memiliki mekanisme terhadap verifikasi kepada pihak ke-tiga perusahaan,

pelayanan

⌧

Sekarang

Berubah

keamanan

outsourcing, mekanisme dan teknologi yang dibutuhkan dan dipersyaratkan Kesadaran Karyawan

Sejauh mana

Akankah setiap

perusahaan

kegiatan mitigasi

melakukan

akan merubah isi

program training

training kesadaran

kesadaran

keamanan

keamanan

termasuk informasi

termasuk informasi

tentang

tentang

manajemen

manajemen

keamanan

L60 keamanan

kolaboratif ?

kolaboratif? Perusahaan melakukan program training kesadaran keamanan termasuk informasi tentang kebijakan dan prosedur manajemen keamanan

kolabolatif.

Training

ini

Sekarang

⌧

Berubah

disediakan untuk semua karyawan 1 kali dalam 1 tahun Perusahaan melakukan program training kesadaran keamanan termasuk informasi kebiajakan

dan

prosedur

keamanan

kolaboratif.

manajemen

Training

ini

Sekarang

Berubah

Sekarang

Berubah

disediakan untuk karyawan baru sebagai bagian dari kegiatan orientasi, Perusahaan melakukan program training kesadaran

keamanan

tidak

termasuk

informasi

kebijakan

dan

prosedur

manajemen

keamanan

kolaboratif.

Karyawan secara sendiri untuk belajar mengenai

kebiajakan

dan

manajemen keamanan kolaboratif.

prosedur

L61

4. Kebijakan Keamanan dan Peraturan

Stoplight Status

Langkah 25

Langkah 29

Y

Dokumentasi Kebijakan

Sejauh mana

Bagaimana

keamanan

kegiatan mitigasi

perusahaan terkait

mengubah taraf

dengan kebijakan

keamanan yang

resmi

terkait dengan

didokumentasikan?

kebijakan yang didokumentasikan secara resmi?

L62 Perusahaan

memiliki

kumpulan Sekarang

dokumentasi yang berhubungan dengan

⌧

Berubah

kebijakan keamanan. Perusahaan telah menetapkan sebagian dari dokumen-dokumen

resmi

yang

Sekarang

Berubah

Sekarang

Berubah

berhubungan dengan kebijakan keamanan. Perusahaan keamanan yang terkait dengan kebijakan

informal

dan

tidak

⌧

didokumentasikan. Manajemen Kebijakan

Seberapa penting

Bagaimana cara

mekanisme

mengubah kegiatan

organisasi untuk

mitigasi terhadap

membuat dan

keamanan yang

memperbarui

terkait dengan

kebijakan yang

kebijakan yang

berhubungan

dibuat dan

dengan keamanan?

diperbaharui?

Perusahaan memiliki mekanisme formal untuk

membuat

dan

memperbarui

Sekarang

Berubah

keamanan yang terkait dengan kebijakan. Perusahaan memiliki mekanisme resmi untuk menciptakan keamanan yang terkait

Sekarang

Berubah

dengan kebijakan. Perusahaan

ini

memiliki

mekanisme

informal dan tidak didokumentasikan untuk membuat dan memperbarui kebijakan yang terkait dengan keamanan.

Sekarang

Berubah

L63

Pelaksanaan Kebijakan

Seberapa formal

Bagaimana cara

prosedur organisasi

mengubah kegiatan

untuk menegakkan

mitigasi terhadap

kebijakan yang

keamanan yang

terkait dengan

terkait dengan

keamanan?

kebijakan yang dijalankan?

Perusahaan

memiliki

prosedur

formal

untuk menjalankan keamanan yang terkait

Sekarang

Berubah

Sekarang

Berubah

dengan kebijakan. Menjalankan prosedur yang diikuti secara konsisten. Organisasi memiliki prosedur formal untuk menjalankan kebijakan yang terkait dengan keamanan. Menjalankan prosedur yang diikuti secara tidak konsisten. Perusahaan memiliki prosedur informal dan

tidak

didokumentasikan

untuk

⌧

Sekarang

Berubah

menjalankan kebijakan yang terkait dengan keamanan. Kesadaran Karyawan

Sejauh mana

Apakah aktivitas

kesadaran akan -

mitigasi mengubah

program pelatihan

isi dari pelatihan

keamanan

keamanan yang

mencakup

meliputi kebijakan

informasi tentang

keamanan dan

kebijakan

informasi

keamanan dan

peraturan?

peraturan?

L64

Program pelatihan kesadaran keamanan dari

perusahaan

tentang

mencakup

kebijakan

dan

Sekarang

informasi

⌧

Berubah

peraturan

perusahaan. Pelatihan ini disediakan untuk semua karyawan 1 kali dalam 1 tahun. Program pelatihan kesadaran keamanan dari

perusahaan

tentang

mencakup

kebijakan

dan

informasi

⌧

Sekarang

Berubah

⌧

Sekarang

Berubah

peraturan

perusahaan. Pelatihan ini disediakan untuk staf baru sebagai bagian dari kegiatan orientasi mereka. Program pelatihan kesadaran keamanan dari perusahaan tidak mencakup informasi tentang kebijakan dan peraturan organisasi. Anggota

staf

keamanan

mempelajari

tentang kebijakan dan peraturan mereka sendiri. Pemenuhan Kebijakan dan Peraturan Perusahaan untuk

memiliki

mematuhi

undang-undang

prosedur

kebijakan yang

formal

keamanan,

berlaku,

Sekarang

Berubah

Sekarang

Berubah

dan

persyaratan asuransi. Perusahaan untuk

memiliki

mematuhi

undang-undang

prosedur

kebijakan yang

persyaratan asuransi.

formal

keamanan,

berlaku,

dan

L65

Perusahaan memiliki prosedur informal dan tidak didokumentasikan untuk mentaati

⌧

Sekarang

Berubah

kebijakan keamanan informasi, peraturan dan undang-undang yang berlaku, dan persyaratan asuransi.

LANGKAH 28

5. Manajemen Keamanan Kolaboratif Kegiatan Mitigasi

Alasan

Penanggung

Pendukung

Jawab Kegiatan yang anda dalam

mitigasi Mengapa

mana

yang memilih

laksanakan kegiatan? praktek

keamanan di wilayah ini?

kamu Siapa yang harus Apa setiap terlibat

dalam tambahan

melaksanakan setiap Mengapa?

dukungan akan

diperlukan ketika

kegiatan? melaksanakan setiap

kegiatan

(misalnya, pendanaan, komitmen

dari

staf, sponsor)?

L66 Kegiatan Mitigasi

Alasan

Penanggung

Pendukung

Jawab Membuat

Untuk menjaga

Direkur dan mitra

Komitmen antara

dokumentasi

keamanan informasi.

kerja, karena

direktur dan mitra

kebijakan dan

mereka yang

kerja dalam

prosedur dalam

terlibat dan

menjaga

melindungi

menyusun

keamanan

informasi ketika

kebijakan serta

informasi.

bekerja sama dengan

prosedur tersebut.

collaborator dan mitra kerja. Memberikan

Agar keamanan

Manajer TI,

menyediakan

training keamanan

kolaborsai terjaga

karyawan

dana untuk

kolaborsi baik pada

dari pihak internal.

perusahaan.

training rutin

karyawan lama dan

selama 1 kali

baru .

dalam setahun.

membuat kontrak

surat Dengan

adanya Direkur dan mitra Komitmen

dimana kegiatan ini, maka kerja,

informasi itu harus pihak akan memiliki mereka dirahasiakan.

kesadaran dan ikatan terlibat kontrak, tidak

karena kedua yang pihak. dan

sehingga menyusun terjadi kebijakan tersebut.

kebocoran informasi.

dari belah

L67 4. Kebijakan Keamanan dan Peraturan Kegiatan

Alasan

Penanggung

Mitigasi

Pendukung

Jawab

Kegiatan mitigasi Mengapa kamu memilih Siapa yang harus Apa yang mana yang setiap kegiatan?

terlibat

anda

melaksanakan

laksanakan

dalam

praktek

keamanan

setiap

di

dukungan

dalam tambahan

akan

diperlukan ketika

kegiatan? melaksanakan

Mengapa?

setiap

wilayah ini?

kegiatan

(misalnya, pendanaan, komitmen

dari

staf, sponsor)? Membuat kebijakan

Karena dengan adanya Direktur dan kegiatan

peraturan tentang tingkat keamanan perusahaan

ini

maka perusahaan

kedisiplinan Para

dalam perusahaan akan dapat karena dan terjaga dengan baik.

didokumentasikan.

Komitmen

manajer

dari

dan para staf untuk Manajer mematuhi setiap peraturan

yang

harus ada, dapat juga

bertanggung jawab pemberian sanksi atas Divisinya.

atau denda bagi karyawan melanggar peraturan.

yang

L68 Kegiatan

Alasan

Penanggung

Mitigasi

Jawab

Pemberian latihan Dengan kesadaran keamanan

adanya Para

pelatihan

ini

Manajer

maka karena

pada kedatangan/masuknya

yang

mengganggu

mengepalai akan

yang

maka

masing- yang

karyawan Komitmen

dari

mempunyai para staf untuk

jelas, masing karyawan akan hak dan kewajiban mematuhi memiliki

sehingga password

kualitas staf yang dihasilkan.

Pembagian tugas Dengan adanya kegiatan Setiap wewenang ini,

staf mempengaruhi

aktivitas perusahaan.

perusahaan.

dan

, Kemampuan dari

Manajer pemberi pelatihan

anggota staf yang anggota baru tidak akan operasional baru.

Pendukung

tidak tugas

dapat di share .

dan

kesadaran untuk wewenang password.

menjaga peraturan ada,

yang dan

masing-masing,

pemberian sanksi

sehingga tidak terjadi

atau denda bagi

share

karyawan

password

yang

memungkinkan terjadinya kriminal.

melanggar tindakan

peraturan.

yang

L69 Langkah 30

Apa yang harus dilakukan manajemen Manajemen harus mengutamakan keamanan untuk mendukung pelaksanaan hasil dari informasi dalam strategi bisnis perusahaan. OCTAVE-s? Apa yang akan organisasi lakukan untuk Melakukan evaluasi dalam rapat bulanan, melacak kemajuan dan memastikan dan memeriksa laporan rutin. bahwa hasil evaluasi ini dilaksanakan? Akankah

kamu

mengembangkan Perusahaan tidak akan melakukan evaluasi

evaluasi OCTAVE-s saat ini untuk penambahan aset-aset penting, jika kegiatan menambahkan aset-aset penting?

mitigasi yang ada sekarang belum diterapkan secara menyeluruh.

Kapan

sebuah

melakukan selanjutnya?

organisasi

evaluasi

akan Perusahaan dianjurkan untuk melakukan

OCTAVE-s evaluasi OCTAVE-s setiap tahun.

L70 3. SOP

K e te r a n g a n S y m b o l :

T e r m in a to r

D ocum ent

P r o c e s s b y S y s te m

M a n u a l In p u t/ E n tr y

M a n u a l O p e r a tio n

In q u ir y D a ta

D e c is io n

O n -P a g e R e fe r e n c e

O ff- P a g e R e fe r e n c e

N

T

F ile d b y N u m b e r

F ile d b y D a te

L64

3.1.

SOP Marketing/Servicing PR O SE D U R PE N E R B ITA N Q U O TATIO N - M A R K E TIN G S O U R C E O F B IZ

M A R K E TIN G

U N D E R W R ITIN G 1

M U LAI

QS / SPPA

M EN ELITI Q S/ SPPA

3 M EN G IR IM Q S/ M EN G ISI SPPA (1)

Q S/ SPPA

M EN ELITI QS / SPPA (2a) PR O SED U R D A TA EN TR Y PO LIS – UW & RI

TD K

LEN G KAP ? (2b) PR O SED U R A K SEPTA SI & FAC U LTATIVE - UW & RI

Q S/ SPPA

YA

ENTRY D AN R ELEASE D ATA SER VIC IN G (2C )

PR O SED U R Q U O TA TIO N (A K SEP) (5)

YA

TD K AKSEP ?

PER LU R EVISI / TO LAK ?

TO LAK

PR O SED U R Q U O TA TIO N (TO LA K ) (4)

R EVISI

PRO SEDU R Q U O TA TIO N (R EVISI) (3)

PR O SED U R Q U O TATIO N - A K SEP

QU O TATIO N (6b)

Q S / SPPA

PRIN T DR AFT Q U O TATIO N (6)

D R AFT Q U O TATIO N

M EN YIAPKAN Q U O T ATIO N (6a)

Q S/ SPPA

M EM O , U I - disetujui

UN DE RW R ITING IN FO R M ATIO N

U ntuk Broker, Q uotation tidak perlu dicetak tetapi m enggunakan Q S Broker M EM BU AT M EM O

Q U O T ATIO N confirm ed/ revisi/ batal

YA REVISI ? (7)

M ERU BAH DATA Q U O TATIO N - secara m anual

Q U O TATIO N R evised

1

TDK PRO SED UR PEM BATALAN Q U O TATIO N oleh client (8)

BATAL

C O N FIR M ED / BATAL ?

CO NFIR M ED

CI

CI Q U O TATIO N – confirm ed (11)

PRO SEDU R PEN G IR IM A N D O K U M EN - M arketing

Q U O TATIO N confirm ed

PR O SED U R PENERB ITAN POLIS – UW & RI

L71

L65

P R O S E D U R P E N E R B IT A N Q U O T A T IO N - M A R K E T IN G M A R K E T IN G

U N D E R W R IT IN G QS/ SPPA U N D E R W R IT IN G IN F O R M A T IO N

P R O S E D U R Q U O TA TIO N - R E V IS I

QS/ SPPA

3

D A T A R E V IS I

YA

QS/ SPPA

N egosiasi dengan C lient (3b)

OK D IR E V IS I ?

M EM O, UI - perlu revisi (3a)

M EM BUAT MEMO

TDK

2

QS/ SPPA U N D E R W R IT IN G IN F O R M A T IO N

P R O S E D U R Q U O TA TIO N - TO LA K

2 P E N O LA K A N 1 K E C LIE N T

P E N O LA K A N K E C LIE N T

QS/ SPPA M EM O, UI - batal

N (4 e)

S E LE S A I

CANCEL Q U O T A T IO N (4c QS/ SPPA YA

M em buat S urat P enolakan (4 d)

T E R IM A ?

M EM O, UI - batal

P R O S E S C LO S E D A T A P O LIS (4a)

TDK

QS/ SPPA

K onsultasi dengan U nderw riter

M EM O, UI - batal

B erdasarkan N o . Q uotation

QS/ SPPA

P R O S E D U R P E M B A TA LA N Q U O TA TIO N O LE H C LIE N T 2

M EM BUAT M EM O (4b)

MEMO, UI - batal

CANCEL Q U O T A T IO N (8a) QS/ SPPA M EM O, UI - batal

Q S / S P P A , dll Q U O T A T IO N cancelled by client

M EM BUAT M EM O (8b)

TDK

F A C R /I ? (9 ) YA

S E LE S A I N (8c)

B erdasarkan N o. Q uotation

P R O S E S C LO S E D A T A P O LIS (10)

PR O SE D U R PEM BATALAN F A C U L T A T IV E – U W & RI

L72

L73 1. PROSEDUR PENERBITAN QUOTATION – MARKETING BAGIAN 1

Marketing

PROSES Permintaan Penutupan dari Client Sumber

bisnis

(client),

baik

direct

maupun

indirect,

mengirimkan permintaan penutupan berupa QS atau dengan mengisi SPPA kepada Bagian Marketing. 2

Marketing

Kelengkapan Data Penutupan a. Marketing meneliti kelengkapan data pada QS client/ SPPA yang diterima. b. Bila data tidak lengkap, Marketing meminta kepada client untuk melengkapinya, jika data sudah lengkap, maka QS Client/SPPA tersebut oleh bagian Marketing diberikan ke Bagian Underwriting. c. Marketing akan meng-entry-kan permintaan penutupan tersebut dalam Data Servicing dari sistem.

Underwriting

Berdasarkan data QS/SPPA yang diterima dari Bagian Marketing, Bagian Underwriting akan meneliti Data Tersebut

UW - Admin

Berdasarkan instruksi dari Bagian Underwriting, Bagian UWAdmin akan melakukan Prosedur Entry Data Polis

Underwriting

Bagian Underwriting melakukan Prosedur Akseptasi & Facultative – UW & RI

L74 Jika dari hasil Proses Akseptasi; Aksep, maka dilanjutkan dengan Prosedur Quotation-Aksep Revisi, maka dilanjutkan dengan Prosedur Quotation-Revisi Ditolak, maka dilanjutkan dengan Prosedur Quotation-Tolak 3

Underwriting

Konfirmasi Underwriting – Revisi Data Penutupan a. Apabila berdasarkan hasil review Underwriting, diperlukan revisi terhadap data penutupan maka Underwriting membuat memo yang menginformasikan bahwa data perlu direvisi kepada Marketing dengan menyerahkan kembali dokumen Underwriting Information dan QS Client/ SPPA.

Marketing

Konfirmasi Underwriting – Revisi Data Penutupan b. Berdasarkan memo Underwriting, Marketing melakukan negosiasi revisi dengan client : - Apabila client setuju untuk revisi maka data revisi disampaikan oleh client kepada Marketing, yang kemudian data tersebut akan diteliti kembali oleh Underwriting. - Apabila client tidak setuju dan membatalkan penutupan, dilanjutkan ke prosedur 8.

4

Underwriting

Konfirmasi Underwriting - Penolakan Data Penutupan a. Bila data penutupan ditolak oleh Bag. Underwriting maka Bag. Underwriting akan menginstruksikan Bag. UW – Admin untuk melakukan Proses Close Data Polis dari

L75 Sistem. b. Bag. Underwriting juga membuat Memo Pembatalan dan menyerahkan kembali dokumen Underwriting Information dan QS client/ SPPA kepada Marketing. Jika Marketing tidak

setuju

dengan

pembatalan

tersebut,

Marketing

berkonsultasi dengan Underwriting yang bersangkutan.

L76 Marketing

Konfirmasi Underwriting - Pembatalan Data Penutupan c. Marketing melakukan pencatatan penolakan pada Quotation d. Marketing membuat surat penolakan ke client e. 1 kopi surat penolakan, Underwriting Information dan datadata permintaan penutupan (QS client/ SPPA, dll) disimpan sebagai arsip berdasarkan nomor Quotation.

5

Underwriting

Konfirmasi Underwriting – Aksep Bila data penutupan diaksep, maka Bagian Underwriting membuat Memo dan menyerahkan Dokumen2 QS/SPPA kepada Bagian Marketing.

6

Marketing

Pengiriman Quotation ke Client Bila data telah diaksep maka Bag. Marketing akan mencetak Draft Quotation; a. Dari data Draft Quotation, Bag. Marketing menyiapkan Quotation ke Client b. Bag. Marketing menyerahkan Quotation ke Client.

7

Marketing

Konfirmasi Client – Revisi Bila terjadi revisi dari pihak client maka Marketing melakukan proses revisi pada data quotation yang ada (berulang ke prosedur 2). Bila Confirm dari Client, lanjut ke prosedur 11. Jika batal, lanjut ke prosedur 8.

L77 8

Marketing

Konfirmasi Client - Batal Marketing menerima Konfirmasi pembatalan dari Client a. Marketing mencatat Konfirmasi Pembatalan pada Quotation. b. Marketing membuat Memo Pembatalan untuk diberikan ke Bag. Underwriting. c. Marketing

melakukan

filing

Dokumen2

QS/SPPA/dll

berdasarkan Nomor Quotation. 9

Underwriting

Berdasarkan Memo Pembatalan dari Bag. Marketing, Bag. Underwriting akan memeriksa apakah ada penempatan Facultative. Jika ya maka dilakukan Prosedur pembatalan Facultative – UW & RI dan dilanjutkan ke prosedur 10.

10 UW – Admin

Berdasarkan instruksi dari Bag. Underwriting, Bag. UW Admin melakukan Proses Close Data Polis dari sistem.

11 Marketing

Konfirmasi Client – Pembuatan Polis Bila Client setuju dengan Quotation yang ditawarkan, maka marketing akan membuat Closing Instruction dan dengan data QS client/SPPA diberikan kepada bagian Underwriting untuk Prosedur Penerbitan Polis dan dilanjutkan dengan Prosedur Pengiriman Polis.

L78 Keterangan QS

= Quotation Slip

SPPA

= Surat Permintaan Pertanggungan Asuransi

CI

= Closing Instruction

UI

= Underwriting Information

L70

P R O S E D U R P E R P A N JA N G A N P O LIS - M A R K E T IN G M A R K E T IN G

S O U R C E O F B IZ

U N D E R W R IT IN G PR O S ED U R PER P AN JA N G A N P O LIS (P enerbitan R enew al N otice) - U W & RI

1 bulan sebelum polis expired RENEW AL N O T IC E

(1 a)

RENEW AL N O T IC E (1 )

RENEW AL N O T IC E (1)

RENEW AL N O T IC E – D iperpanjang

(1b ) M em o P erubahan / P enolakan

F ollow up ke C lient (2 )

RENEW AL N O T IC E D iperpanjang / D itolak

1

M E N E LIT I RENEW AL N O T IC E

RENEW AL N O T IC E – D iperpanjang / D itolak +C atatan 2 (2 )

PR O SED U R EN TR Y D A TA P O LIS – U W & R I

SURVEY U LA N G (5a)

tidak

YA

D iperpanjang ? (3 )

ENTRY DAN R E LE A S E D A T A S E R V IC IN G (R E N E W A L ) (3a)

YA

P R O S ED U R AK SE PTAS I PO LIS – U W & RI

RENEW AL N O T IC E – D iperpanjang (4)

1

TDK

M em o P erubahan / P enolakan

tidak

A ksep (5b) YA

ENTRY DAN R E LE A S E D A T A S E R V IC IN G (LA P S E ) (3b)

P R O S ED U R P EN G IR IM AN D O KU M E N - M arketing

P R O S ED U R PE N E R B ITA N PO LIS – UW & RI

(8) M EM BUAT M EM O (6a)

MEMO P E M B A T A LA N RENEW AL

MEMO P E M B A T A LA N RENEW AL (7)

RENEW AL N O T IC E – D itolak (6b)

TDK

F A C R /I ? (7a) YA

N S E LE S A I di m ap polis ybs (6b)

P R O S E S LA P S E D A N C LO S E D A T A P O LIS (7b)

P R O S ED U R PEM BA TALAN FAC U LTATIVE – U W & RI

L79

L80 2.

PROSEDUR PERPANJANGAN POLIS – MARKETING

BAGIAN 1

Marketing

PROSES Pengiriman RN Berdasarkan dokumen RN (2 kopi) yang diterima dari bagian Underwriting, maka Bag. Marketing: a. Mengirimkan 1 kopi RN kepada client (dalam waktu 1 bulan sebelum polis yang bersangkutan berakhir/ expired). b. Menyimpan kopi RN lainnya untuk keperluan follow up ke client.

2

Marketing

Follow up sampai dengan diterima kembali konfirmasi RN Bag. Marketing Melakukan follow up ke client sampai dengan diterima kembali konfirmasi RN dari client.

3

Marketing

Konfirmasi RN: Diperpanjang/Ditolak Berdasarkan konfirmasi dari Client maka Bag. Marketing; a. Jika Diperpanjang, Bag. Marketing akan melakukan Entry Data Servicing untuk Permintaan Perpanjangan Data Polis dan lanjut ke Prosedur 4. b. Jika Ditolak, Bag. Marketing akan melakukan Entry Data Servicing untuk Permintaan Lapse Data Polis dan lanjut ke Prosedur 6.

L81 4

Underwriting

Konfirmasi RN: Diperpanjang Dari Bag. Marketing, Bag. Underwriting menerima dan meneliti RN yang diperpanjang.

UW - Admin

Berdasarkan Instruksi dari Bag. Underwriting, Bag. UW – Admin akan melakukan Proses Entry Data Polis/

5

Underwriting

a. Jika terdapat catatan-catatan untuk Pelaksanaan Survei maka akan dilakukan proses akseptasi risiko kembali. Jika tidak memerlukan

akseptasi

kembali

dilanjutkan

ke

Prosedur

Penerbitan Polis – UW & RI dan dilanjutkan ke Prosedur 8. b. Jika dari hasil akseptasi ditolak ataupun memerlukan penjelasanpenjelasan lebih lanjut, Bag. Underwriting akan membuat Memo-memo Penolakan/Perubahan dan diberikan ke Bag. Marketing untuk tindak lanjut ke Client. Jika hasil akseptasi ok dilanjutkan ke Prosedur Penerbitan Polis – UW & RI dan dilanjutkan ke Prosedur 8. 6

Marketing

Konfirmasi RN: Ditolak Berdasarkan RN yang ditolak; a. Bagian Marketing akan membuat Memo Pembatalan Renewal ke Bagian Underwriting. b. Menyimpan RN-ditolak pada map polis yang bersangkutan.

L82 7

Underwriting

Berdasarkan Memo Pembatalan Renewal yang diterima dari Bagian Marketing a. Bag. Underwriting akan memeriksa apakah ada penempatan Facultative jika ya maka dilakukan Prosedur pembatalan facultative – UW & RI b. Bag. Underwriting akan menginstruksikan ke Bag. UW – Admin untuk melakukan proses Lapse Polis dan Close Data Renewal Polis dari Sistem.

8

Marketing

Berdasarkan dokumen-dokumen yang diterima dari Bagian Underwriting,

maka

Bag.

Marketing

Pengiriman Dokumen – Marketing.

Keterangan RN

= Renewal Notice

UW

= Underwriting

RI

= Reasuransi

CI

= Closing Instruction

UI


melakukan

Prosedur

L74

PR O S ED U R PE N G IR IM A N D O K U M EN - M AR K ETIN G SO U R C E O F BIZ

M AR K ETIN G

U N D ER W R ITIN G

M U LAI

Polis/End . Slip

Polis/End . Slip

PN /C N

PN /C N

IN Q U IR Y D ATA PO LIS (1)

D ELIVER Y AD DR ESS D AN C ETAK TAN D A TER IM A (2) Polis/End. Slip PN/C N Tanda Terim a (3)

Tanda Terim a Signed (3a)

Tanda Terim a

Tanda Terim a Signed

N (3b)

Berdasarkan N o. Polis

SELESAI

L83

L84 3. PROSEDUR PENGIRIMAN DOKUMEN– MARKETING BAGIAN 1

Marketing

PROSES Berdasarkan

dokumen-dokumen

yang

diterima

dari

bagian

Underwriting (1 Asli/kopi Polis / End Slip, 1 Asli PN+CN), maka Bag. Marketing melakukan Inquiry Data Polis. 2

Marketing

Bag. Marketing memeriksa alamat pengiriman (Delivery Address) dan mencetak Tanda Terima Dokumen.

3

Marketing

Bag. Marketing mengatur pengiriman dokumen-dokumen tersebut ke (Tertanggung/Agen/Broker/dst); a. Menerima kembali Tanda Terima yang telah di-sign b. Dokumen Tanda Terima (di-sign) dan 1 kopi Polis/End Slip disimpan sebagai arsip berdasarkan pada Nomor Polis.

Keterangan PN

= Premium Note

CN

= Commission Note

L76

3.2.

SOP Underwriting & Reinsurance

P R O S E D U R E N T R Y D A T A P O LIS – U W & R I U N D E R W R IT IN G M U LA I

Q S/ SPPA

In quiry dan E ntry D ata P o lis (1 )

S E T T IN G O K ? (2a )

PR OSES IN S U R A N C E S E T U P oleh IT (2b )

TDK

YA

P E R H IT U N G A N P R E M I & A C C U M U LA T IO N R E G IS T E R (3 )

P R IN T U I (4a)

U N D E R W R IT IN G IN F O R M A T IO N

R E V IE W O K ? (4b)

TDK

YA S E LE S A I

L85

L86 4. PROSEDUR ENTRY DATA POLIS – UW & RI BAGIAN 1

UW - ADMIN

PROSES Berdasarkan dokumen QS/SPPA, Bag. UW – Admin melakukan Inquiry Data Polis dan Entry Data Polis. (Jika Data Polis bersumber dari Data Servicing, maka dilakukan Inquiry dari Data Servicing untuk Entry Data Polis)

2

UW - ADMIN

Jika pada saat Entry Data Polis, terdapat setting yang belum lengkap (Proarsip, Risk, Interest, Deductible, Terms and Condition, dll) akan dilaksanakan proses Insurance Setup (oleh TI) dan Entry Data Polis dapat dilanjutkan.

3

UW - ADMIN

Bag. UW - ADMIN akan memeriksa hasil Perhitungan Premi dan sekaligus dari Perhitungan Premi ini akan dilakukan Booking Block Risk dari Sistem.

4

UW - ADMIN

Mencetak UI, bila masih terdapat ketidak sesuaian/kesalahan hasil dari Data Entry, Bag. UW - ADMIN akan melakukan koreksi (kembali ke prosedur 1)

Keterangan QS

= Quotation Slip

SPPA


UI


L87 PROSEDUR AKSEPTASI DAN PENEMPATAN FACULTATIVE - UW& RI

UNDERWRITING

SURVEYOR

REASURANSI

MULAI

LSR, PHOTO

MULAI

QS/SPPA/ MEMO untuk Renewal UI

QS/SPPA/ MEMO (3)

QS/ SPPA MEMO PERUBAHAN

Penelitian Data yang Akan Disurvey (3a)

INQUIRY DATA POLIS (1) QS/SPPA/ MEMO (2b-1) Meneliti Data Pertanggungan (2)

PRINT LURAA (2a-1)

Underwriting Information

RENEWAL NOTICE (3)

ENTRY DATA FACULTATIVE (5a)

REASURADUR SURVEY (3b) Facultative Placing Slip

(5b)

Facultative Placing Slip

LAPORAN SURVEY RESIKO (LSR), PHOTO

YA

LURA ? (2a)

Follow Up ke Reasuradur (5c)

TDK

SURVEY ? (2b)

LURAA

ENTRY HASIL SURVEY (3c)

YA SESUAI U/W GUIDELINES

Facultative Placing Slip confirmed/ reject (6)

TDK (2b-2) LSR, PHOTO LSR, PHOTO

Distribusi LURAA (2a-2)

QS/SPPA/ MEMO (3c)

QS/SPPA/ MEMO

CONFIRMED/ REJECT REJECT ? (6a-2) (6a)

REASURADUR LAIN ? YA (6b) (6b-1) TDK

CONFIRMED

Risk Assessment (4)

Bag. Marketing/ Underwriting sesuai Sumber Dokumen (Revisi/Batal)

AKSEP ? (4a)

TDK (4a-1)

LSR, PHOTO

EXCESS ? (4b)

TDK (4b-1)

LSR, PHOTO QS/SPPA/ MEMO Underwriting Information Facultative Placing Slip confirmed (8)

1

QS/SPPA/ MEMO Underwriting Information

LSR, PHOTO

YA (4a-2)

Bag. Marketing/ Underwriting sesuai Sumber Dokumen (Aksep)

PROSES REJECT FACULTATIVE (6b-2)

PROSES CONFIRM FACULTATIVE (6a-1)

1

QS/SPPA/ MEMO YA (4b-2)


Facultative Placing Slip confirmed/ reject

(7)

L88

5. PROSEDUR AKSEPTASI DAN PENEMPATAN FACULTATIVE – UW & RI

1

BAGIAN

PROSES

UNDERWRITING

Berdasarkan dokumen QS/ SPPA atau dokumen Memo Perubahan (Endorsement), UNDERWRITING melakukan Inquiry data Polis pada sistem.

2

UNDERWRITING

Selanjutnya UNDERWRITING meneliti data pertanggungan, antara lain: a. Apabila pertanggungan termasuk dalam kategori LURA: 1. Mencetak LURAA. 2. Mendistribusikan LURAA setelah ditandatangani. b. Apakah pertanggungan perlu disurvei (dengan berpedoman pada UW Guidelines): 1. Jika Survey perlu dilakukan maka dokumen QS/SPPA, Memo Perubahan, dan lain-lain disampaikan kepada Surveyor, dilanjutkan ke prosedur 3. 2. Jika Survei tidak perlu dilakukan maka lanjut ke prosedur 4.

L89 3

Surveyor

Berdasarkan data dari UNDERWRITING atau berdasarkan dokumen Renewal Notice dari bagian Underwriting (untuk survei penutupan perpanjangan): a. Melakukan penelitian data yang akan disurvey. b. Melakukan survei risiko dengan hasil Laporan Survei Risiko dan Foto. c. Melakukan entry hasil survei (untuk endorsement) ke dalam sistem

dan

mengembalikan

seluruh

Underwriting, dilanjutkan ke prosedur 4.

dokumen

ke

L90 4

UNDERWRITING

Melakukan Risk Assessment atas resiko: a. Apakah risiko akan diaksep: 1. Apabila tidak diaksep, maka dokumen QS/SPPA/RN dikembalikan ke Marketing atau dokumen Memo Perubahan ke Underwriting. 2. Apabila risiko dapat diaksep maka lanjut ke prosedur berikut. b. Diteliti apakah ada Excess: 1. Apabila tidak ada Excess maka Risiko diterima (diaksep), maka dokumen QS/SPPA/RN dikembalikan ke Marketing atau dokumen Memo Perubahan ke Underwriting. 2. Apabila ada Excess maka dokumen Underwriting Information,

Memo

Perubahan,

disampaikan

kepada

Bagian

penempatan facultative.

dan

Reasuransi

lain-lain untuk

L91 5

Reasuransi

Berdasarkan dokumen Underwriting Information, Memo Perubahan, dan lain-lain dari UNDERWRITING, bagian Reasuransi: a. Melakukan entry data facultative untuk Reasuradur dimana excess risiko tersebut akan ditempatkan. b. Membuat Facultative Placing Slip untuk Reasuradur dan mengirimkannya ke Reasuradur yang bersangkutan. c. Melakukan follow up ke Reasuradur untuk mendapatkan konfirmasi.

L92 6

Reasuransi

Berdasarkan konfirmasi dari Reasuradur: a. Apakah

Reasuradur

menerima/

mengkonfirmasi

penempatan tersebut: 1. Jika Reasuradur menerima (confirm) maka bagian Reasuransi melakukan proses Confirm Facultative pada sistem, lanjut ke prosedur 7. 2. Jika Reasuradur menolak maka lanjut ke prosedur berikut. b. Apakah akan menempatkan risiko ke Reasuradur lain: 1. Jika risiko akan ditempatkan ke Reasuradur lain maka kembali dilakukan entry data facultative, berulang ke prosedur 5. 2. Jika risiko tidak dapat ditempatkan ke Reasuradur lain maka bagian Reasuransi melakukan proses Reject Facultative pada sistem, lanjut ke prosedur 7. 7

Reasuransi

Mengembalikan (confirmed/

dokumen

reject),

Facultative

Underwriting

Placing

Information,

Slip Memo

Perubahan, dan lain-lain ke UNDERWRITING. 8

UNDERWRITING

Berdasarkan dokumen dari bagian Reasuransi, melakukan Risk Assessment (study akseptasi) apakah risiko diterima atau tidak, kembali ke prosedur 4.

L93 Keterangan QS

= Quotation Slip

SPPA


UI


RN

= Renewal Notice

LURAA

= Large & Unique Risk Acceptance Advice

L94 PROSEDUR PENERBITAN POLIS & SLIP FACULTATIVE - UW & RI UNDERWRITING

REASURANSI

mulai

UI, QS, SPPA, CI, Renewal Notice, dll (1)

INQUIRY DATA POLIS (1)

Q.SLIP R/I UI, QS, DLL

PROSES INFORCE & PRINT POLIS (2a) APPROVAL YA BERHASIL ? (2b)

TDK

SYSTEM ERROR ? (2b-1)

YA TDK

LIMIT APPROVAL ? (2b-2)

TDK

INCOMPLETE CESSION ? (2b-3)

YA

PROSEDUR PENEMPATAN INCOMPLETE CESSION – UW& RI

UI, QS, DLL

YA RI SLIP per Reasuradur (4 SET) POLIS, PN, CN, OD (4 SET)

SPLIT, SAMPUL POLIS (3)

Proses Tanda Tangan Polis & RI Slip (4)

(2c)

- 1 Asli + 1 Copy untuk Reasuradur (melalui bagian Reasuransi) - 1 Copy untuk Finance - RI - 1 Copy untuk File - 1 Asli Polis + PN untuk Tertanggung (melalui Marketing) - 1 Copy Polis + 1 Asli CN untuk Agen/Broker (melalui Marketing) - 1 Copy Polis + PN+CN+OD untuk Fiie - 1 Copy Polis untuk Bank (jika ada) - 1 Copy PN+CN+OD untuk Finance - Collection RI SLIP per Reasuradur (2 SET)

(5b)

POLIS, PN, CN

(5c)

PN, CN, OD

(5d)

CI, UI, QS, dll

REASURADUR

RI SLIP per Reasuradur (2 SET)

PROSEDUR PENGIRIMAN DOKUMEN Marketing

RI SLIP ditandatangani

Finance Collection N (6b)

RI SLIP POLIS, PN, CN, OD

RI SLIP

(5e)

N (5a) Berdasarkan No. Polis

SELESAI

Catatan: untuk perpanjangan, istilah POLIS = RENEWAL SLIP

Finance – R/I SELESAI

(6a)


L95 6. PROSEDUR PENERBITAN POLIS & SLIP FACULTATIVE – UW & RI BAGIAN 1

PROSES

UW - ADMIN Berdasarkan dokumen QS, SPPA, CI, Renewal Notice,dll, Bag. UW – Admin akan melakukan Inquiry Data Polis untuk Melakukan pemeriksaan kembali kelengkapan informasinya.

L96 2

UW - ADMIN

a. Selanjutnya dilakukan proses Inforce dan Print Polis. b. Bila proses Inforce tidak dapat dilakukan maka terdapat 3 kemungkinan: 1. Sistem Error: proses harus diulang. 2. Limit Approval: user yang melakukan proses Inforce Polis tidak mempunyai authority atas penerbitan polis tersebut dan membutuhkan approval dari level diatasnya (sesuai level of authority). 3. Adanya excess (incomplete cession): UW – Admin harus mengirimkan dokumen CI, dan lain-lain kepada bagian Reasuransi untuk penempatan facultative. Setelah mendapat penempatan dari bagian Reasuransi, user dapat melakukan proses Inforce Polis kembali (prosedur 2a). c. Hasil print out berupa Polis, PN, CN, OD dan RI Slip per Reasuradur (jika ada) dicetak sebanyak 4 set (termasuk asli) yang akan didistribusikan sebagai berikut: Polis, PN, CN, OD : 1. 1 asli Polis + PN untuk tertanggung (melalui bagian Marketing). 2. 1 copy Polis + 1 asli CN untuk Agen/ Broker (melalui bag. Marketing). 3. 1 Set Polis + PN + CN + OD untuk Arsip 4. 1 kopi Polis untuk Bank (Jika Ada) 5. 1 kopi PN + CN + OD untuk Finance - Collection RI Slip per Reasuradur (jika ada): 6. 1 asli + 1 kopi untuk Reasuradur (melalui Bagian Reasuransi) 7. 1 kopi untuk Bagian Finance – R/I. 8. 1 kopi untuk arsip.

L97 3

UW – Admin

Melakukan spliting, melampirkan wording polis serta memberi sampul polis. Kemudian polis yang sudah di-split, diberi sampul dan wording diberikan kepada atasan Underwriting yang berwenang untuk proses tanda tangan polis.

4

Underwriting

Melakukan verifikasi atas wording polis, kesesuaian data, dan lainlain. Apabila semua sudah benar maka UW Manager/ Head (sesuai level of authority) menandatangani Polis dan RI Slip (jika ada).

5

UW - Admin

Melakukan distribusi sebagai berikut: a. 1 set Polis, PN, CN, OD, RI Slip, serta dokumen-dokumen UI, QS, dan lain-lain disimpan (arsip) berdasarkan nomor polis dalam map polis. b. 3 set RI Slip per Reasuradur disampaikan kepada bagian Reasuransi, lanjut ke prosedur 6. c. 1 Asli Polis, 1 Copy Polis, 1 Asli PN dan 1 Asli CN ke Bagian Marketing untuk Prosedur Pengiriman Dokumen. d. 1 set PN, CN, OD disampaikan ke Bagian Finance - Collection untuk proses penagihan. e. 1 set RI Slip disampaikan ke Bagian Finance – R/I untuk proses pembayaran facultative.

6

Reasuransi

a. 3 set RI Slip yang diterima dari bagian UW – Admin, dimana 1 set disimpan sebagai arsip oleh Bagian Reinsurance department, dan 2 set dikirimkan kepada Reasuradur yang bersangkutan: 1 set untuk Reasuradur tersebut dan 1 set untuk dikembalikan ke PT. Asuransi ... setelah Slip ditandatangani. b. RI Slip yang sudah ditandatangani yang diterima dari Reasuradur disimpan (arsip) berdasarkan Nomor Slip.

L98 Keterangan UW =

Underwriting

RI =

Reasuransi/ Reinsurance

CI =

Closing Instruction

PN =

Premium Note

CN =

Commission Note

OD =

Overriding Discount Note

UI =


QS =

Quotation Slip

Untuk perpanjangan, istilah POLIS = RENEWAL SLIP

L99

PROSEDURPENEMPATANINCOMPLETECESSION– UW&RI REASURANSI

REASURADUR

UI MULAI

QS/SPPA (Untuk Polis Baru) MEMO PERUBAHAN (Untuk Endorsement)

(1) ENTRYDATA FACULTATIVE (1a)

Membuat Facultative Placing SLIP (1b)

Facultative Placing SLIP

(1b)

Facultative Placing SLIP

FollowUp ke Reasuradur (1c)

Facultative Placing SLIP/I confirmed/ reject (2)

CONFIRMED/ REJECT REJECT? (2a-2) (2a)

REASURADUR LAIN? (2b) TDK

CONFIRMED PROSES CONFIRM FACULTATIVE (2a-1)

PROSES REJECT FACULTATIVE (2b-2)

untuk Polis

untuk Endorsement

UI, QS, DLL Facultative Placing SLIPconfirmed/ reject

YA

MEMOPERUBAHAN (Endorsement) Facultative Placing SLIP - confirmed/ reject

(3) SELESAI

(2b-1)

L100 7.PROSEDUR PENEMPATAN INCOMPLETE CESSION – UW & RI

1

BAGIAN

PROSES

Reasuransi

Berdasarkan dokumen QS/ SPPA (Polis Baru) atau dokumen Underwriting Information atau Memo Perubahan (Endorsement) dari bagian Underwriting, Bagian Reasuransi: a. Melakukan entry data facultative untuk Reasuradur dimana excess risiko tersebut akan ditempatkan. b. Membuat Facultative Placing Slip untuk Reasuradur dan mengirimkannya ke Reasuradur yang bersangkutan. c. Melakukan konfirmasi.

follow

up

ke

Reasuradur

untuk

mendapatkan

L101 2

Reasuransi

Berdasarkan konfirmasi dari Reasuradur: a. Apakah Reasuradur menerima/ mengkonfirmasi penempatan tersebut: 1. Jika Reasuradur menerima (confirm) maka bagian Reasuransi melakukan proses Confirm Facultative pada sistem, lanjut ke prosedur 3. 2. Jika Reasuradur menolak maka lanjut ke prosedur berikut. b. Apakah akan menempatkan risiko ke Reasuradur lain: 1. Jika risiko akan ditempatkan ke Reasuradur lain maka kembali dilakukan entry data facultative, berulang ke prosedur 1. 2. Jika resiko tidak dapat ditempatkan ke Reasuradur lain maka bagian Reasuransi melakukan proses Reject Facultative pada sistem, lanjut ke prosedur 3.

3

Reasuransi

Mengembalikan dokumen Facultative Placing Slip (confirmed/ reject), QS/SPPA, UI, dan lain-lain kepada Bagian Underwriting (tergantung darimana permintaan penempatan itu berasal).

L102 Keterangan QS

= Quotation Slip

UI


SPPA


PROSEDURPEMBATALANFACULTATIVE– UW&RI REASURANSI

REASURADUR

untuk Quotation QUOTATIONcancelledby client

Mulai

INQUIRY DATAPOLIS (1)

(1)

untuk Renewal Memo Pembatalan Renewal

PROSES PEMBATALAN FACULTATIVE (2)

PRINT FACULTATIVE CANCELLATION SLIP (2)

FACULTATIVE CANCELLATION SLIP

(2b)

N

YA

PENEMPATAN LAINNYA? (3)

Selesai

(2a)

FACULTATIVE CANCELLATION SLIP

L103 8.PROSEDUR PEMBATALAN FACULTATIVE – UW & RI

L104

4

BAGIAN

PROSES

Reasuransi

Berdasarkan dokumen Quotation-cancelled (untuk pembatalan atas quotation) atau Memo Pembatalan Renewal dari Bagian Marketing, maka bagian Reasuransi melakukan Inquiry data polis yang bersangkutan pada sistem.

5

Reasuransi

Kemudian dilakukan proses pembatalan atas facultative yang bersangkutan dan mencetak Facultative Cancellation Slip : a. 2 kopi Slip dikirimkan ke Reasuradur sebagai pemberitahuan bahwa penempatan tersebut dibatalkan, setelah disetujui oleh Reasuradur maka 1 kopi slip tersebut dikembalikan ke PT. Asuransi .... b. 1 kopi Slip beserta dengan dokumen Quotation (cancelled) disimpan (arsip) berdasarkan Nomor Slip.

1

Reasuransi

Apabila ada penempatan ke Reasuradur lainnya, maka dilakukan kembali proses pembatalan facultative, berulang ke prosedur 2. Jika tidak ada dokumen-dokumen diserahkan kembali Bag. Marketing

L105 PROSEDUR PENERBITAN ENDORSEMENT – UW & RI MARKETING

UNDERWRITING

MULAI

Dari Source of Business

ENTRY DAN RELEASE DATA SERVICING (1a)

MEMO PEMBATALAN/ PERUBAHAN

INQUIRY DATA POLIS (2)

MEMBUAT MEMO (1b)

Review Pembatalan/ Perubahan (2)

MEMO PEMBATALAN/ PERUBAHAN

PROSEDUR AKSEPTASI DAN PENEMPATAN FACULTATIVE - UW & RI

ENTRY PERUBAHAN/ PEMBATALAN (2)

Perubahan memerlukan akseptasi UW & RI ? (3)

YA

TDK

1

MEMBUAT MEMO (3)

TDK

AKSEP ?

MEMO PERUBAHAN revisi/ batal

YA

1 REASURANSI

MEMO MEMO PERUBAHAN revisi/ batal (4)

FAC. SLIP MEMO PERUBAHAN sudah ditempatkan

PROSES INFORCE ENDORSEMENT (5a)

PROSEDUR PENEMPATAN INCOMPLETE CESSION - R/I

T APPROVAL (4b)

Informasi ke Client (4a)

YA BERHASIL ? (5b)

TDK

SYSTEM ERROR ? (5b-1)

YA TDK

LIMIT APPROVAL? (5b-2)

TDK

INCOMPLETE CESSION ? (5b-3)

YA

MEMO PERUBAHAN

YA SELESAI


(5c)

END, PN, CN, OD (4 SET)

SPLIT, SAMPUL END. (6)

Proses Tanda Tangan End. & RI Slip (7)

Memo Perubahan

- 1 Asli + 1 Copy untuk Reasuradur (melalui bagian Reasuransi) - 1 Copy untuk Finance - R/I - 1 Copy untuk File - 1 Asli End + PN untuk Tertanggung (melalui Marketing) - 1 Copy End + 1 Asli CN untuk Agen/Broker (melalui Marketing) - 1 Copy End + PN+CN+OD untuk Fiie - 1 Copy End untuk Bank (jika ada) - 1 Copy PN+CN+OD untuk Finance - Collection

Sampul untuk End. dengan premi


END, PN, CN (8c)

PN, CN, OD RI SLIP


(8b)

(8d)

PROSEDUR PENGIRIMAN DOKUMEN Marketing

Kirim ke Reasuradur (9a)

Finance Collection

RI SLIP ditandatangani Reasuradur

Finance – R/I

N

END, PN, CN, OD N (8a) pada map Polis ybs SELESAI

RI SLIP (8e)

(9b) SELESAI

L106 9.PROSEDUR PENERBITAN ENDORSEMENT – UW & RI BAGIAN

PROSES

L107 1

Marketing

Berdasarkan pada Permintaan Pembatalan/Perubahan; a. Bag. Marketing meng-entry-kan Permintaan Pembatalan/Perubahan tersebut pada Data Servicing dari Sistem. b. Bag. Marketing membuatkan Memo Pembatalan/Perubahan untuk diserahkan ke Bag. Underwriting

2

Underwriting

Berdasarkan pada dokumen Memo Pembatalan/Perubahan dari Bag. Marketing, Bag. Underwriting akan melakukan Inquiry Data polis dan melakukan review atas permintaan pembatalan/ perubahan tersebut.

UW - Admin

Berdasarkan instruksi dari Bag. Underwriting, Bag. UW – Admin akan meng-entry-kan Perubahan/Pembatalan Data Polis tersebut melalui Sistem. (Jika Permintaan Pembatalan/Perubahan dari Data Servicing maka Entry Perubahan/Pembatalan Polis dari Inquiry Endorsement/Cancellation Servicing)

Underwriting

Bag. Underwriting akan memeriksa apakah Perubahan/Pembatalan tersebut memerlukan Proses Akseptasi kembali jika ya dilakukan Prosedur Akseptasi dan Penempatan Facultative (lihat prosedur UW & RI). Dan Jika tidak lanjut ke Prosedur 5.

3

Jika hasil dari proses akseptasi adalah diterima maka lanjut ke Prosedur 5, tetapi Jika hasil dari Proses akseptasi ditolak, maka Bag. Underwriting akan membuat Memo untuk revisi atau batal dan diserahkan ke Bag. Marketing. 4

Marketing

Berdasarkan memo Underwriting: a. Marketing menginformasikan ke client mengenai penolakan atas permintaan perubahan tersebut. b. Dokumen Memo Perubahan (revisi/ batal) disimpan (arsip) berdasarkan tanggal memo.

L108 5

UW – Admin

Berdasarkan instruksi dari Bag. Underwriting; a. Bag. UW – Admin Selanjutnya melakukan proses Inforce dan Print Endorsement. b. Bila proses Inforce tidak dapat dilakukan maka terdapat 3 kemungkinan: 1. Sistem Error: proses harus diulang. 2. Limit Approval: user yang melakukan proses Inforce Endorsement tidak mempunyai authority atas penerbitan endorsement tersebut dan membutuhkan approval dari level diatasnya (sesuai level of authority). 3. Adanya excess (incomplete cession): Underwriting harus mengirimkan dokumen Memo Perubahan kepada bagian Reasuransi untuk penempatan facultative. Setelah mendapat penempatan dari bagian Reasuransi, user dapat melakukan proses Inforce Endorsement kembali (prosedur 5a). c. Hasil print out berupa Endorsement Slip, PN, CN, OD dan RI Slip per Reasuradur (jika ada) dicetak sebanyak 4 set (termasuk asli) yang akan didistribusikan sebagai berikut: Endorsement Slip, PN, CN, OD : 1. 1 asli End Slip + PN untuk tertanggung (melalui bagian Marketing). 2. 1 copy End Slip + 1 asli CN untuk Agen/ Broker (melalui bag. Marketing). 3. 1 Set End Slip + PN + CN + OD untuk Arsip 4. 1 Copy End Slip untuk Bank (Jika Ada) 5. 1 Copy PN + CN + OD untuk Finance - Collection RI Slip per Reasuradur (jika ada): 6. 1 asli + 1 copy untuk Reasuradur (melalui bagian Reasuransi) 7. 1 copy untuk bagian Finance – R/I. 8. 1 copy untuk arsip.

6

UW – Admin

Melakukan spliting serta memberi sampul endorsement (yang diberi sampul hanya Endorsement dengan premi). Kemudian endorsement yang sudah di-split dan diberi sampul diberikan kepada atasan Underwriting yang berwenang untuk proses tanda tangan.

7

Underwriting

Melakukan verifikasi atas kesesuaian data, dan lain-lain. Apabila semua sudah benar maka UW Manager/ Head (sesuai level of authority) menandatangani Endorsement dan RI Slip (jika ada).

L109 8

UW – Admin

Melakukan distribusi sebagai berikut: a. 1 set End. Slip, PN, CN, OD, RI Slip, serta dokumen-dokumen Memo Perubahan/Pembatalan dan lain-lain disimpan (arsip) berdasarkan nomor polis dalam map polis. b. 3 set RI Slip per Reasuradur disampaikan kepada bagian Reasuransi, lanjut ke prosedur 6. c. 1 Asli End. Slip, 1 Copy End. Slip, 1 Asli PN dan 1 Asli CN ke Bagian Marketing untuk Prosedur Pengiriman Dokumen. d. 1 set PN, CN, OD disampaikan ke bagian Finance - Collection untuk proses penagihan. e. 1 set RI Slip disampaikan ke Bagian Finance – R/I untuk proses pembayaran facultative.

9

Reasuransi

a. 3 set RI Slip yang diterima dari bagian UW - Admin, dimana 1 set RI slip disimpan sebagai arsip oleh Reasuransi Departement, dan 2 set dikirimkan kepada Reasuradur yang bersangkutan: 1 set untuk Reasuradur tersebut dan 1 set untuk dikembalikan ke PT. Asuransi ... setelah Slip ditandatangani. b. RI Slip yang sudah ditandatangani yang diterima dari Reasuradur disimpan (arsip) berdasarkan Nomor Slip.

Keterangan UW

= Underwriting

RI

= Reasuransi/ Reinsurance

End

= Endorsement

PN

= Premium Note

CN

= Commission Note

OD

= Overriding Discount Note

L110 PROSEDUR PERPANJANGAN POLIS (Penerbitan Renewal Notice) – UW & RI MARKETING

UNDERWRITING

MULAI

PRINT RENEWABLE LISTING (1)

setiap bulan, untuk renewable polis yg expired 3 bulan yad

RENEWABLE LISTING

Analisa & Catatan (2)

a. diperpanjang b. diperpanjang dengan adjustment c. tidak dapat diperpanjang d. subject to resurvey e. facultative

PROSES EXPIRED POLIS YANG TIDAK DIPERPANJANG (3a)

PROSES & GENERATE RENEWAL NOTICE (3b)

ENTRY CATATAN RN (3c)

PRINT RENEWAL NOTICE (4)

(5) RENEWAL NOTICE

PROSEDUR PERPANJANGAN POLIS - MARKETING

RENEWAL NOTICE

dilakukan +/- 1,5 bulan sebelum polis expired

L111 PROSEDUR PERPANJANGAN POLIS (Penerbitan Renewal Notice) – UW & RI BAGIAN 1. Underwriting

PROSES Bagian Underwriting mencetak laporan Renewable Listing setiap bulan. Renewable Listing tersebut berisikan daftar polis-polis renewable yang akan berakhir (expired) pada 3 bulan kemudian.

2. Underwriting

Kemudian Renewable Listing tersebut dianalisa dan diberi catatan sebagai berikut:

3. UW- Admin

a.

diperpanjang

b.

diperpanjang dengan adjustment

c.

tidak dapat diperpanjang

d.

subject to resurvey

e.

facultative.

Berdasarkan Analisa dan Catatan dari Bag. Underwriting, Bag. UW – Admin; a. Melakukan Inquiry Polis yang tidak diperpanjang dan melakukan proses Lapse Polis. b. Melakukan Proses dan Generate Renewal Notice c. Melakukan entry catatan Renewal Notice maupun keterangan/ informasi lainnya yang ingin ditampilkan pada lembar Renewal Notice.

L112 4. UW- Admin

Selanjutnya adalah mencetak Renewal Notice sebanyak 2 copy dan menyampaikannya kepada Bagian Marketing untuk dikirimkan ke Client. Proses pencetakan Renewal Notice ini dilakukan +/- 1,5 bulan sebelum polis expired.

Keterangan RN

= Renewal Notice

L113 PROSEDUR INWARD FACULTATIVE – UW & RI CEDING/ CEDANT

UNDERWRITING

MULAI

DATA

DATA

FAC. SLIP

FAC. SLIP

Meneliti Data (1)

PROSEDUR DATA ENTRY POLIS – UW & RI

PROSEDUR AKSEPTASI - UW & RI

FAC. SLIP (REVISI)

FAC. SLIP (REVISI)

YA

Revisi ? (3)

TDK

AKSEP ? (2)

TDK

FAC. SLIP (TOLAK)

FAC. SLIP (TOLAK)

N (4b)

YA

Berdasarkan No. Fac. Slip

PROSES CLOSE DATA POLIS (6)

FAC. SLIP (AKSEP)

R/I SLIP

FAC. SLIP (AKSEP)

R/I SLIP

PROSEDUR PENERBITAN POLIS – UW & RI (5)

SELESAI

L114 PROSEDUR INWARD FACULTATIVE – UW & RI BAGIAN

PROSES

L115 1

Reasuransi

Bag. Reasuransi menerima penawaran Inward Facultative berupa Facultative Slip dengan data2 pendukungnya dari Ceding Coy. Bag. Reasuransi akan meneliti data penutupan secara reasuransi tersebut.

UW - Admin

Berdasarkan Instruksi dari Bag. Reasuransi, Bag. UW – Admin akan melakukan Prosedur Entry Data Polis. Dilanjutkan dengan Proses Akseptasi Data Penutupan oleh Bag. Reasuransi.

Reasuransi

Berdasarkan Data yang telah di-entry, Bag. Reasuransi akan melakukan Prosedur Akseptasi.

2

Reasuransi

Jika berdasarkan hasil Akseptasi, penawaran penutupan diterima maka Bag. Reasuransi akan mengembalikan penawaran Fac. Slip (Aksep) kepada Ceding. Ceding akan mengirimkan R/I Slip dan diterima oleh Bag. Reasuransi dan selanjutnya Bag. Reasuransi dan Dilanjutkan dengan Prosedur 5.

3

Reasuransi

Jika berdasarkan hasil Akseptasi membutuhkan perubahan2 (revisi) maka Bag. Reasuransi akan mengembalikan penawaran Fac. Slip (Revisi) kepada Ceding.

4

Reasuransi

Jika berdasarkan hasil Akseptasi ditolak maka Bag. Reasuransi akan mengembalikan penawaran Fac. Slip (Tolak) kepada Ceding melakukan Arsip Fac. Slip. Dan Dilanjutkan dengan Prosedur 6.

L116 5

UW – Admin

Berdasarkan instruksi dari Bag. Reasuransi, Bag. UW – Admin akan melakukan Prosedur Penerbitan Polis (Internal).

6

UW – Admin

Berdasarkan instruksi dari Bag. Reasuransi, Bag. UW – Admin akan melakukan Proses Close Data Polis.

L117 PROSEDUR INWARD TREATY – UW & RI CEDING/ CEDANT

UNDERWRITING

MULAI

FINANCE – R/I

SOA

SOA Meneliti Data (1)

INQUIRY INWARD TREATY (2)

ENTRY SOA (2)

PRINT LAPORAN SOA (3)

2 1 LAPORAN SOA

SOA

REVIEW & SIGN (4)

TDK (4a)

OK ? YA (4b) 2 1 LAPORAN SOA

(5a)

2 LAPORAN SOA

SOA

PROSEDUR FINANCE ACCOUNTING

T (5b)

SELESAI

L118 PROSEDUR INWARD TREATY – UW & RI BAGIAN 1

Reasuransi

PROSES Cedant (Ceding Company) mengirimkan SOA Treaty per 3 bulan kepada bagian Reasuransi. Bag. Reasuransi akan meneliti Data yang diterima

L119 2

UW – Admin

Berdasarkan instruksi Bag. Reasuransi, Bag. UW – Admin melakukan Inquiry Inward Treaty dan melakukan Entry Data SOA.

3

UW – Admin

Proses selanjutnya adalah mencetak Laporan SOA sebanyak 2 copy.

4

Reasuransi

R/I Manager/ Head melakukan review dan menandatangani Laporan SOA tersebut : a. Jika masih terdapat kesalahan maka dilakukan revisi/ entry SOA kembali, berulang ke prosedur 2. b. Jika sudah benar maka dilanjutkan ke prosedur 5.

5

UW – Admin

a. 1 copy Laporan SOA disampaikan ke Bagian Finance - R/I untuk proses Finance Accounting lebih lanjut. b. 1 copy Laporan SOA dan SOA Cedant disimpan (arsip) berdasarkan tanggal SOA.

Keterangan R/I

= Reasuransi/ Reinsurance

SOA

= Statement of Account

L120 PROSEDUR PENUTUPAN UNTUK KONSORSIUM – UW & RI KONSORSIUM

SOA

BAGIAN REASURANSI

INWARD

SOA

PROSES INWARD TREATY

PROSES PENUTUPAN (Polis Pool)

SOA

OUTWARD

SOA

Penutupan untuk Konsorsium (seperti PSGBI, Konsorsium Pasar, dan lain-lain): - Untuk Produksi Masuk (Inward), Konsorsium mengirimkan SOA kepada Bagian Reasuransi PT. Asuransi ... untuk diproses Inward Treaty. - Untuk Produksi Keluar (Outward), setiap penutupan untuk polis pool ditempatkan ke Konsorsium. PT. Asuransi ... mengirimkan SOA ke Konsorsium.

L121

PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN - UW&RI UNDERWRITING

REASURANSI

HARIAN

HARIAN

BULANAN

3 BULANAN

PRINTLAPORAN PRODUKSI MASUK (DIRECT)

PRINTLAPORAN PRODUKSI MASUK& KELUAR (FACULTATIVE)

PRINT LAPORAN BORDERO, FAC., TREATY, BPPDAN, PRGBI

PRINT SOATREATY

LAPORAN PRODUKSI MASUK (DIRECT)

LAPORAN PRODUKSI MASUK& KELUAR(FAC)

LAPORAN2 BORDERO

SOA TREATY

REVIEW, DLL

REVIEW, DLL

REVIEW, DLL

REVIEW, DLL

LAPORAN PRODUKSI MASUK (DIRECT)

LAPORAN PRODUKSI MASUK& KELUAR(FAC)

LAPORAN2 BORDERO

SOA TREATY

T T

T

T

Underwriting: Setiap hari bagian Underwriting mencetak Laporan Produksi Masuk (Direct Insured/Co Leader/Co Member) untuk proses review, dan lain-lain. Setelahselesai, LaporanProduksi tersebut disimpan (file) berdasarkantanggal Laporan.

Reasuransi : 1. Setiaphari mencetak LaporanProduksi Masuk maupunKeluar (Facultative) untuk proses review, danlain-lain. 2. Setiapbulanmencetak LaporanBordero; Facultative, Treaty, sesi BPPDAN, sesi Mai-Park untuk proses review. 3. Setiap 3 bulanmencetak Statement of Account (SOA) Treaty untuk proses review, danlain-lain. Semualaporanharus disimpan (file) berdasarkantanggal laporan.

L122 3.3.

SOP Claim & Claim Reinsurance PROSEDUR PENANGANAN KLAIM TERTANGGUNG

CLAIM

MULAI

CLAIM REPORT + SUP.DOC.

PIHAK KETIGA

Meneliti Data (1)

CLAIM REPORT + SUP.DOC.

ENTRY REGISTER KLAIM (2a) INQUIRY

Claim Face Sheet Penyiapan Map Klaim (2c)

Cetak Claim Face Sheet (2b)

SURAT PENOLAKAN KLAIM

(3a-2)

PROSES PEMBATALAN KLAIM (3a-1)


TDK

Check Pertanggungan, Premi, dll

EX Gratia/ Without Prejudice ? (3a)

TDK

OK untuk Diproses ? (3) YA

YA N (3a-3)

SELESAI (3a-4)

TDK

semua dokumen disimpan dalam map Klaim ybs

PROSES KLAIM (3b)

YA

Persetujuan Pemrosesan

Periksa Kelengkapan Dokumen (4)

TDK

Follow up ke Tertanggung (4a)

LENGKAP ?

YA (4b) SUPPORTING DOCUMENT (4a)

SUPPORTING DOCUMENT

ENTRY DOCUMENT CHECK LIST (4a-1)

NLA Internal? (5)

NLA Internal

PRINT NLA Internal (5a)

CO ASURANSI TDK (5b)

YA

NLA Internal

N (4a-2) BPKB + TANDA TERIMA (4a-3)

Prosedur Penanganan Reasuransi Ya

Ada Co Asuransi? (5a-1)

Corp. Affairs

Ya ESTIMATOR/ ADJUSTER/ SURVEYOR

Lanjut (5a-2)

DATA

Lanjut

Estimator/ Adjuster/ Surveyor luar? (6)

Ada R / I ? (5b-1)

Surat DATA Penunjukkan YA

Surat Penunjukkan (6a)

(5b-2) Cetak Survey Order - Internal (6b)

Pelaksanaan Survey oleh Internal Surveyor (6c)


(7b-1)

Survey Order – Internal


PROSES PEMBATALAN KLAIM (7b-1)

OK untuk Diproses ? (7b)

(7b-1) semua dokumen disimpan dalam map Klaim ybs

ESTIMASI SURVEYOR/ ADJUSTER REPORT (Preliminary)

REVISI & ENTRY/ ADJUST ESTIMASI KLAIM (7a)

N SELESAI (7b-1)

ESTIMASI SURVEYOR/ ADJUSTER REPORT (Preliminary) (7)

TDK

YA PROSES REVISI KLAIM (7b-2)

1

L123 PROSEDUR PENANGANAN KLAIM TERTANGGUNG

CLAIM PLA Internal

CETAK PLA Internal (8a)

PIHAK KETIGA

N COASURANSI

Lanjut YA

Co Member ? (8b)

1

PLA Co

CETAK PLA Co (8b-1)

Lanjut (8b-2) R/I ? (8c)

YA

CETAK PLA RI (8c-1)

Prosedur Claim Reasuransi

Lanjut (8c-2)

(9a)

BENGKEL REKANAN ? (9)

TDK

YA

(9b)

SPK SPK

CETAK SPK (9a)

BENGKEL REKANAN

SPK

N TAGIHAN (10) TAGIHAN

TAGIHAN BENGKEL

FINAL ADJUSTER REPORT (10)

FINAL ADJUSTER REPORT

YA Negosiasi (10a)

SETUJU ? (10)

TDK

ADJUSTER

termasuk Expenses, Deductible, Salvage, dll

REVISI & ENTRY KLAIM PASTI (10b)

COASURANSI

(12a) KONFIRMASI KLAIM

(11b)

SPK KONFIRMASI KLAIM N

(11b) TDK

DLA Co

CETAK DLA Co (12a)

PROSES & REVIEW HASIL KLAIM (11)

(11a)

YA Co. Member ? (12)

Lanjut (12b) R/I ? (13)

YA

(13a)

CETAK DLA RI (13a)

(13b) Lanjut YA ENTRY ADJUSTMENT (13c)

Adjustment ?

TDK PROSES CLAIM APPROVAL (14)

APPROVAL

YA 2 DISCHARGE FORM

1

CETAK DISCHARGE FORM (16)

BERHASIL ?

TDK (14a)

SYSTEM ERROR ? (14a-1)

YA LIMIT APPROVAL? (14a-2)

TDK

YA (14b)

(16a)

CLAIM NOTE 2&3

N (16b)

CETAK CLAIM NOTE (15)

CLAIM NOTE 1

(15a) Finance - Claim

CHECK LIST (15c) semua dokumen disimpan dalam map Klaim ybs

N

DLA/ 1 CASH CALL - FINAL

2 (15b) Finance – R/I

Prosedur Claim Reasuransi

L124 PROSEDUR PENANGANAN KLAIM No

BAGIAN

PROSES

1.

Klaim

Bagian Klaim menerima dan meneliti Laporan Klaim dari Tertanggung dengan disertai dokumen pendukung, seperti copy polis, STNK, laporan kepolisian

2.

Klaim –

Berdasarkan instruksi dari Bag. Klaim, maka Bag. Klaim – Admin; a. Melakukan entry Register Klaim ke dalam sistem sesuai dengan data-data yang sudah diketahui. Estimasi klaim juga di-entry apabila sudah dapat diperkirakan jumlahnya. b. Mencetak Claim Face Sheet c. Menyiapkan dan memasukkan berkas dokumen ke dalam map klaim.

Admin

3.

Klaim

Dilakukan review apakah klaim tersebut dapat diproses lebih lanjut, Jika klaim merupakan klaim Ex Gratia / Without Prejudice maka diperlukan persetujuan lebih lanjut sebelum klaim dapat diproses. a. 1. Jika tidak valid atau permintaan klaim Ex. Gratia/Without Prejudice tidak diterima maka Bag. Klaim menginstruksikan Bag. Klaim – Admin untuk melakukan proses pembatalan klaim dan mencetak Surat Penolakan Klaim (2 copy). 2. Bag. Claim – Admin akan mengirimkan Surat Penolakan Klaim (Claim Rejecting Notice) kepada Tertanggung sebagai pemberitahuan bahwa klaim tersebut tidak dapat diproses. 3. Menyimpan 1 copy Surat Penolakan Klaim dan semua dokumen terkait dalam map klaim yang bersangkutan. 4. Selesai. b. Jika klaim valid atau disetujui pemrosesannya maka Bag. Klaim akan menginstruksikan Bag. Claim – Admin untuk melakukan pemrosesan klaim dari sistem. Pemrosesan Klaim menyatakan status Outstanding pada klaim.

4.

Klaim

Memeriksa kelengkapan dokumen: a. Jika belum lengkap maka dimintakan/ follow up ke tertanggung sampai diterimanya dokumen yang bersangkutan: 1. Dilakukan entry document check list. 2. Semua dokumen terkait disimpan dalam map klaim yang bersangkutan. 3. Untuk dokumen BPKB yang diterima, dikirimkan ke bagian Corporate Affairs beserta tanda terimanya.

L125 b. Jika sudah lengkap, lanjut ke prosedur berikut.

5.

Klaim

Diteliti apakah klaim tersebut termasuk dalam kategori NLA Internal: a. Jika ya, maka dicetak NLA Internal dan didistribusikan setelah ditandatangani. 1. Diteliti apakah klaim tersebut memiliki Reasuransi: a. Jika ya, maka akan diserahkan pada bagian Reasuransi b. Jika tidak, lanjut ke prosedur berikut. 2. Diteliti apakah klaim tersebut memiliki Co-Member : a. Jika ya, maka akan diserahkan pada bagian CoAsuransi b. Jika tidak, lanjut ke prosedur berikut. b. Jika tidak, akan dilakukan pengecekan survei

6.

Klaim

Survei Klaim a. Jika Menggunakan Jasa Eksternal, maka Bagian Klaim akan membuat Surat Penunjukkan beserta Data Pendukung diberikan kepada Estimator/Adjuster/Surveyor Luar (Eksternal) b. Jika Menggunakan Surveyor Internal, maka Bag. Klaim menginstruksikan Bag. Klaim – Admin untuk mencetak Survei Order dan diberikan ke Bag. Surveyor untuk pelaksanaan survei klaim tsb. c. Berdasarkan Survei Order yang diterima Bag. Surveyor akan melakukan Survei Claim.

7.

Klaim

Berdasarkan Laporan Estimasi dari Hasil Survei yang telah dilakukan, maka: a. Bag. Klaim menginstruksikan Bag. Klaim – Admin untuk melakukan Revisi Data klaim untuk entry/ adjustment atas nilai estimasinya. b. Direview apakah klaim tersebut dapat diproses lebih lanjut: 1. - Jika tidak valid maka dilakukan Bag. Klaim menginstruksikan Bag. Klaim – Admin untuk melakukan proses pembatalan klaim dan mencetak Surat Penolakan Klaim (2 copy). - Mengirimkan Surat Penolakan Klaim kepada Tertanggung sebagai pemberitahuan bahwa klaim tersebut

L126 tidak dapat diproses. - Menyimpan 1 copy Surat Penolakan Klaim dan semua dokumen terkait dalam map klaim yang bersangkutan. - Selesai. 2. Jika klaim valid maka Bag. Klaim menginstruksikan Bag. Klaim – Admin untuk melakukan pemrosesan klaim dari sistem untuk tindak lanjut proses penyelesaian klaim. 8.

Klaim Admin

9.

Klaim – Admin

a. Bagian Klaim – Admin akan mencetak PLA Internal b. Bag. Klaim – Admin akan memeriksa apakah terdapat Co. Member atas klaim tersebut: 1. Jika, maka Bag. Klaim – Admin mencetak PLA Co 2. Jika tidak, lanjut ke prosedur berikut. c. Bag. Klaim – Admin akan memeriksa apakah terdapat Reasuransi (claim recovery) atas klaim tersebut: 1. Jika Ya, maka akan dilanjutkan pada Prosedur Penanganan Reasuransi 2. Jika tidak, lanjut ke prosedur berikut. Apabila tertanggung memilih untuk menggunakan bengkel rekanan: a. Dicetak SPK (2 copy) yang ditujukan untuk bengkel rekanan tersebut. b. Mengirimkan 1 copy SPK ke bengkel rekanan dan menyimpan 1 copy dalam map klaim.

10. Klaim

Berdasarkan tagihan dari bengkel/ tertanggung serta Final Adjuster Report dilakukan review: a. Apabila tagihan tidak disetujui maka dilakukan negosiasi dengan tertanggung sampai dengan dicapai kesepakatan antara kedua belah pihak. b. Bag. Klaim menginstruksikan Bag. Klaim – Admin untuk melakukan Proses Revisi Data Klaim melalui sistem untuk meng-Entry-kan nilai Klaim Pasti (Final), termasuk juga Claim Expenses (adjuster fee, dan lain-lain), Deductible, dan Salvage (jika ada).

11. Klaim –

Berdasarkan instruksi dari Bag. Klaim , maka Bag. Klaim – Admin melakukan proses review Claim (tahapan PraApproval/Temporary Approval); a. Mencetak Konfirmasi Klaim sebanyak 2 copy. b. Mengirimkan 1 copy Konfirmasi kepada tertanggung sebagai persetujuan pembayaran klaim dan menyimpan 1 copy dalam map klaim.

Admin

12. Klaim –

Apabila terdapat Co. Member : a. Mencetak DLA Co untuk diserahkan pada bagian Coasuransi

L127 Admin

13. Klaim – Admin

14. Klaim – Admin

15. Klaim Admin

16. Klaim Admin

b. Jika tidak, lanjut ke prosedur berikut.

Apabila terdapat Reasuransi (Claim Recovery) : a. Jika Ya, maka akan dilanjutkan pada Prosedur Penanganan Reasuransi b. Jika tidak, lanjut ke prosedur berikut. c. Bag. Klaim Berdasarkan DLA R/I yang dikonfirmasi oleh Reasuradur, dilihat apakah ada adjustment dari Reasuradur. Berdasarkan instruksi dari Bag. Klaim, Bag. Klaim – Admin akan melakukan entry adjustment. Berdasarkan instruksi dari Bag. Klaim, maka Bag. Klaim – Admin melakukan pemrosesan persetujuan penyelesaian klaim (Claim Approval). a. Jika proses ini tidak dapat dijalankan maka terdapat 2 kemungkinan: 1. Sistem Error: proses harus diulang. 2. Limit Approval: user yang melakukan proses Claim Settle tidak mempunyai authority atas proses klaim tersebut dan membutuhkan approval dari level di atasnya (sesuai level of authority). b. Jika berhasil, Bag. Klaim akan mencantumkan rencana pembayaran klaim dan jenis pembayaran dan rekening pembayaran. Mencetak CN sebanyak 3 copy, dan mendistribusikan dokumen2 tersebut ke Finance. a. 2 copy CN (lembar 2 dan 3) dan Check List disampaikan kepada Bagian Finance - Klaim. b. 1 copy DLA/ Cash Call – Final disampaikan kepada bagian Finance – R/I c. 1 copy CN (lembar 1) dan DLA/ Cash Call – Final beserta seluruh dokumen klaim disimpan dalam map klaim yang bersangkutan. Mencetak Discharge Form sebanyak 2 copy : 1 copy Discharge Form diberikan kepada Claimant 1 copy Discharge Form disimpan dalam map klaim yang bersangkutan

L128 Keterangan PLA

= Preliminary Loss Advice

DLA

= Definite Loss Advice

SPK

= Surat Perintah Kerja

CN

= Claim Note

L120

3.4.

SOP Finance dan Accounting

L129

L130 PROSEDUR PENAGIHAN PREMI LANGSUNG – FINANCE & ACCOUNTING BAGIAN 1

PROSES

Finance -

a. Setiap pagi mencetak Laporan Produksi Finance (Per COB) untuk

Collection

produksi hari sebelumnya (khusus Polis yang sudah diterbitkan). b. Bagian Finance Collection menerima dokumen 1 Set PN, CN dan OD dari UW - ADMIN.

2

Finance -

Melakukan perbandingan antara Laporan Produksi per COB dengan

Collection

jumlah fisik Polis, PN, CN dan OD: a. Apabila datanya sudah benar dan jumlahnya sesuai lanjut ke prosedur 3. b. Apabila jumlah dokumen tidak sesuai dengan Laporan Produksi Finance, dokumen dikembalikan kebagian UW - ADMIN untuk dilengkapi.

3

4

Finance -

Dokumen PN, CN dan OD disimpan berdasarkan Nomor PN/CN/OD

Collection

per Client/ Producer.

Finance -

Berdasarkan PN, CN, dan OD dan Daftar Reminder yang ada, Bag.

Collection

Finance

–

Collection

melakukan

konfirmasi

dengan

Tertanggung/Agen/Broker mengenai tagihan Premi. Jika akan dilakukan penagihan premi dilanjutkan ke Prosedur 5, tetapi jika untuk pengiriman SOA ke Prosedur 6.

L131 5

Finance -

Penagihan

Collection

a. Bag. Finance – Collection melakukan entry data Collection beserta PN/CN/OD yang akan ditagihkan. b. Jika penagihan akan dilakukan oleh Collector dilanjutkan ke prosedur 7, jika Tertanggung/Agent/Broker akan datang langsung dilanjutkan ke prosedur 9.

6

Finance -

Pengiriman Statement Of Account (SOA)

Collection

a. Mencetak dokumen SOA sebanyak 2 lembar. b. SOA lembar 1 dikirimkan ke Agent/Broker. c. SOA lembar 2 disimpan di bagian Finance - Collection berdasarkan tanggal per Client/ Producer.

7

Finance -

Penagihan Melalui Collector

Collection

a. Bag. Finance – Collection akan mencetak Collection List 2 lembar b. Bag. Finance – Collection menyerahkan ROP (Lembar 1) dan Collection List (2 lembar) disampaikan kepada Collector. Sedangkan Collector mengembalikan Collection List Lembar-2 dibubuhi tanda tangan sebagai bukti tanda terima dokumen. Untuk selanjutnya Collector akan melaksanakan penagihan. c. Dokumen ROP (Lembar 2) dan Collection List (Lembar 2) disimpan berdasarkan tanggal per Collector.

8

Finance Collection

Mencetak ROP dan Lampirannya sebanyak 2 lembar.

L132 9

Finance -

Apabila Client akan datang langsung maka bagian Finance –

Collection

Collection akan menyimpan sementara ROP (2 lembar) sampai dengan saat pembayaran premi oleh tertanggung/Agent/Broker.

Keterangan PN/CN/OD

= Premium Note/Commission Note/Overriding Discount

SOA

= Statement Of Account

ROP

= Receipt Of Premium

L124

PROSEDUR PENERIMAAN PEMBAYARAN PREMI LANGSUNG - FINANCE & ACCOUNTING FINANCE - COLLECTION

FINANCE - CASHIER Tertanggung/ Collector/Agent/ Broker

List Of Collection 2

List Of Collection 2

Lampiran Bayar

Lampiran Bayar Receipt 2 Voucher

Receipt Of Premium

Periksa Pembayaran (1)

1

Uang/ Cheque/ Giro

Cheque / Giro ? (2)

Koreksi RV (5)

Ya

Print PostDated Cheque List (8b)

Entry PostDated Cheque/Giro (8a)

Periksa Cheque yang sudah jatuh tempo

Inquiry PostDated Cheque (8c)

Tidak Tidak (6b)

Cetak Official Receipt? (6)

Entry Transaksi RV (3)

PostDated Cheque List

(D) Kas/Bank (C) Rek.Perantara-Premi

Tidak Selesai

Cheque/Giro Jatuh Tempo ?

T

Ya (6a)

Process & Print Deposit Cheque/ Giro (8d)

List Of Collection 2 Lampiran Bayar

Offical Receipt Offical Receipt 1

Ya

2 Receipt 1 Of Premium Receipt 1 Voucher 2 Receipt Voucher

T (7b)

Print Receipt Voucher (4) Bank Statement (8f)

Print Laporan Cash/Bank (9)

Deposit Cheque List BANK

Uang/ Cheque/ Giro

(8e)

N Tertanggung/Agent/ Broker (7a)

Cash/Bank Cash/Bank 2

T

1

2

L133

L134 PROSEDUR PENERIMAAN PEMBAYARAN PREMI LANGSUNG – FINANCE & ACCOUNTING BAGIAN 1

PROSES

Finance –

Bag. Finance – Cashier memeriksa validitas pembayaran yang

Cashier

diterima dari Collector/Tertanggung/Agent/Broker/dll (untuk pembayaran melalui Collector dicocokan dengan jumlah ROP yang kembali dan yang telah diserahkan ke tertanggung)

2

3

Finance –

Jika pembayaran berbentuk Cheque/Giro dilanjutkan ke Prosedur 8,

Cashier

jika tidak dilanjutkan ke Prosedur 3.

Finance -

Entry Transaksi RV. Gunakan Voucher Type :

Cashier

RV-01-R Receipt – Premium Cash/Transfer (dr), dengan pola jurnal: (D) Bank (C) Rekening Perantara - Premi

4

Finance –

Mencetak RV sebanyak 2 lembar.

Cashier

a. RV Lembar 2 disampaikan ke Bag. Finance – Collection (bersamasama dengan ROP yang belum tertagih). b. RV lembar 1 disimpan sebagai filing.

5

Finance –

Berdasarkan Receipt Voucher yang diterima dari Bag. Cashier, Bag.

Admin

Finance – Collection melakukan Koreksi RV dimana Finance-Admin akan mengentry Collection Number untuk dicocokkan

L135 6

Finance –

Official Receipt dicetak :

Admin

a. Jika ya maka akan dicetak 2 lembar b. Jika tidak maka dilanjutkan ke filing

7

Finance –

Dari Official Receipt yang ada:

Admin

a. Official

Receipt

Lembar

1

diserahkan

ke

Agent/Broker/Tertanggung b. Official Receipt Lembar 2 disimpan sebagai arsip sesuai dengan Client/Producer 8

Finance -

Prosedur PostDated Cheque/Giro

Cashier

a. Entry PostDated Cheque b. Cetak Daftar PostDated Cheque List dan dilakukan Arsip. c. Berdasarkan List PostDated Cheque lakukan Inquiry PostDated Cheque yang akan jatuh tempo. d. Untuk Cheque/Giro yang jatuh tempo dilakukan proses dan cetak Deposit PostDated Cheque dari Sistem e. Berdasarkan Daftar Deposit Cheque, disetorkan Cheque/Giro ke Bank f. Berdasarkan Bank Statement lanjutkan dengan Prosedur 3.

9

Finance –

Mencetak Laporan Cash/Bank 2 Lembar

Cashier

a. Lembar-2 disimpan sebagai arsip sesuai dengan tanggal b. Lembar-1 diserahkan ke Bag. Accounting

L136

Keterangan RV

= Receipt Voucher

ROP

= Receipt Of Premium

L137

L138

PROSEDUR PEMBUKUAN PREMI LANGSUNG – FINANCE & ACCOUNTING

1

BAGIAN

PROSES

Accounting

Berdasarkan dokumen Overbooking List dan Laporan Cash/Bank, Bag. Accounting melakukan pengecekan jurnal. a. Jika terdapat kesalahan maka dokumen dikembalikan kepada bagian terkait untuk dikoreksi. b. Jika sudah benar maka dilakukan proses Posting to Ledger untuk jurnal Overbooking dan transaski Cash/Bank tersebut. c. Dokumen Overbooking List dan Lap. Cash/Bank disimpan di Bagian Accounting berdasarkan tanggal.

2

Accounting

Pemeriksaan Mutasi Piutang Setiap akhir bulan, mencetak Laporan Produksi Bulanan dan Pembayaran Premi.

3

Accounting

Berdasarkan dokumen-dokumen tersebut, check mutasi akun Piutang Premi. a. Apabila tidak cocok, check penyebab ketidakcocokan. b. Kemudian Laporan Produksi disimpan berdasarkan tanggal.

L139

PROSEDUR PENERIMAAN PREMI LANGSUNG MELALUI TRANSFER BANK - FINANCE & ACCOUNTING FINANCE - CASHIER

Konfirmasi dgn Bag. Collection/ Periksa Outstanding Premium (2)

Mulai

Periksa Saldo Bank (1)

Receipt Voucher

Tidak

Ya

Konfirmasi dgn pihak Bank/ Pengirim (1b)

Untuk Pembayaran Premi ?

Konfirmasi dgn bag. Terkait (1a-1)

Tidak Lihat Prosedur Terkait

Konfirmasi dgn Bag. Lainnya (1b-2)

Entry Transaksi RV (2a-1) (2a-3) Receipt Voucher Receipt Voucher

Print Receipt Voucher (2a-2)

Ya Ya

(D) Bank (C) Pembayaran Premi

(1b-1)

(D) Rek.Perantara-Premi/ Pembayaran Premi (C) Piutang Premi

(Lihat Prosedur Pembayaran Komisi) (4a-2)

1

Print Paid Analysis untuk Un-Identified Account (5a)

Setiap Bulan

Paid Analysis untuk Un-Identified Account

Review & Check (5b)

Print Overbooking List (4b)

(2a-4) T

Print Receipt Voucher (2b-2)

Receipt 2 Voucher Receipt Voucher

Print Laporan Cash/ Bank (3)

Overbooking 1 List Overbooking 2 List Receipt Voucher

1

Cash/Bank (3a)

(2b-3) 1

T

Polis Diketahui ? 2

Tidak

Ya Selesai

Cash/Bank

1 T

2

T

(4b-2) (4b-1)

3

T

(5b-2)

2

(5b-1)

(4c) (3b)

Diketahui Maksud Pembayaran ?

Entry Receipt Overbooking (4a-3)

2

2

2 Ya

1

(D) Rek.Perantara-Premi/ Pembayaran Premi (D) Hutang Komisi (C) Piutang Premi


Tidak

Entry Transaksi RV (2b-1)

Net

Gross

(D) Bank/Rek.Antar Kantor (C) Rek.Perantara-Premi/ (C) Rek.Antar Kantor

Polis Diketahui ? Tidak (1a-2)

2

Penerimaan Gross/ Net ? (4)

Selesai

Ya

2

Receipt Voucher

Inquiry Outstanding Premium

Ada Transfer Masuk ?

Ada Pemberitahuan dari Bag. Lain (Coll, Inv, R/I, dll) ? (1a)

FINANCE - COLLECTION

PROSEDUR ADMINISTRASI PREMI LANGSUNG -

PROSEDUR ADMINISTRASI PREMI LANGSUNG FINANCE & ACCOUNTIN

FINANCE & ACCOUNTIN

(2b-4) Tidak Lihat Prosedur Unidentified Receipt

L139

L140

PROSEDUR PENERIMAAN PREMI LANGSUNG MELALUI TRANSFER BANK – FINANCE & ACCOUNTING No

BAGIAN

1

Finance - Secara berkala memeriksa saldo bank: Cashier

PROSES

a. Untuk penerimaan transfer, check apakah ada pemberitahuan sebelumnya dari bagian lain, seperti dari Bagian Collection, Investment, R/I, dan lain-lain: 1. Kalau ya, lakukan konfirmasi dengan bagian terkait dan lihat prosedur terkait. 2. Kalau tidak, lanjut ke prosedur berikut. b. Lakukan konfirmasi dengan pihak bank/ pengirim: 1. Apabila penerimaan tersebut merupakan penerimaan premi, lanjut ke prosedur 2. 2. Apabila bukan untuk penerimaan premi, konfirmasi dengan bagian lainnya. Apabila tetap tidak diketahui penerimaan tersebut untuk apa, lihat Prosedur untuk Penerimaan Yang Tidak Teridentifikasi (Unidentified Receipt).

L141 2

Finance - Lakukan konfirmasi dengan Bagian Collection atau periksa Outstanding Premium pada sistem: Cashier a. Untuk penerimaan premi yang sudah diketahui polis yang akan dilunasi, lakukan Entry Transaksi RV. Gunakan Voucher Type : 1. RV-01-R Receipt – Premium Cash/Transfer (dr) untuk penerimaan di cabang yg sama, dengan pola jurnal : (D) Bank (C) Rekening Perantara – Premi RV-20-R Receipt – Inter Office/Branch (dr) untuk penerimaan uang di suatu cabang, sedangkan polis di cabang yg lain, dengan pola jurnal : (D) Bank (C) Rekening Antar Kantor RV-04-R Receipt – Inter Office/Branch Premium (dr) untuk penerimaan Rekening Antar Kantor, dengan pola jurnal : (D) Rekening Antar Kantor (C) Rekening Perantara - Premi 2. Mencetak RV sebanyak 2 lembar. 3. RV lembar 2 disampaikan kepada Bagian Collection untuk di-overbooking. 4. RV lembar 1 disampaikan kepada Bagian Accounting. b. Untuk penerimaan premi yang belum diketahui polis mana yang akan dilunasi, lakukan Entry Transaksi RV. Gunakan Voucher Type : 1. RV-02-R Receipt – Unidentified Transfer (dr), dengan pola jurnal : (D) Bank (C) Pembayaran Premi 2. Mencetak RV sebanyak 2 lembar. 3. RV lembar 1 disimpan sebagai arsip berdasarkan tanggal. 4. RV lembar 2 disampaikan kepada Bagian Collection sebagai pemberitahuan

L142

3

Finance - Mencetak Laporan Cash/Bank 2 Lembar dan menyimpannya Cashier

berdasarkan tanggal. a. Lembar-1 disimpan sebagai arsip berdasarkan tanggal. b. Lembar-2 disampaikan kepada Bagian Accounting.

L143 4

Finance - a. Berdasarkan RV yang diterima dari bagian Cashier, check Collection

penerimaan premi apakah dalam bentuk gross (diterima preminya saja) atau dalam bentuk net (premi – komisi): 1. Untuk penerimaan gross, lakukan entry overbooking, gunakan Voucher Type : OB-01-D Overbooking – Direct Insured (dr) dengan pola jurnal : (D) Rekening Perantara - Premi (C) Piutang Premi 2. Mengenai

pembayaran

komisinya,

lihat

Prosedur

Pembayaran Komisi. 3. Untuk penerimaan net, lakukan entry overbooking, gunakan Voucher Type : OB-01-D Overbooking – Direct Insured (dr) dengan pola jurnal: (D) Rekening Perantara - Premi (D) Hutang Komisi (C) Piutang Premi b. Cetak dokumen Overbooking List sebanyak 2 lembar. 1. Dokumen Overbooking List lembar 2 disimpan berdasarkan tanggal, 2. Overbooking List lembar 1 disampaikan kepada Bagian Accounting. c. RV disimpan berdasarkan tanggal.

L144

5

Finance - a. Setiap bulan, mencetak laporan Paid-Analysis untuk UnCollection

Identified Account. b. Laporan itu direview dan dicheck: 1. Apabila polis belum diketahui, proses selesai. 2. Apabila polis sudah diketahui, lanjut ke prosedur 6.

6

Finance - Lihat prosedur 4. Ganti Voucher Type yang digunakan dengan Collection

Voucher Type : OB-05-D Overbooking – Direct Insured Unidentified Transfer #1 (dr) dengan pola jurnal untuk gross premi : (D) Pembayaran Premi (C) Piutang Premi OB-05-D Overbooking – Direct Insured Unidentified Transfer #1 (dr) dengan pola jurnal untuk net premi : (D) Pembayaran Premi (D) Hutang Komisi (C) Piutang Premi

Keterangan RV =

Receipt Voucher

OB =

Overbooking Voucher

L145

PROSEDUR PEMBAYARAN KOMISI - FINANCE & ACCOUNTING FINANCE - COLLECTION

FINANCE ADMIN Memo Permintaan Pembayaran

Mulai

Setiap Hari Kamis

Print Lap. Commission Pyb (yang preminya sudah diterima) (1a)

Laporan Commission Memo 2 Pyb Permintaan Memo Pembayaran Permintaan Pembayaran

1

2

3

Overbooking List

Laporan Commission Pyb

Buat Memo Permintaan Pembayaran (1c)

ACCOUNTING

FINANCE - CASHIER

1

Cash /Bank

1

Entry Memo Payment Request (2a)

Print Memo Payment Request & Cheque/ Slip Transfer (2b)

Check & Review (1b)

Check Jurnal (5)

(1d) 1

Cheque/ Slip Transfer Memo Payment Request

Approval Payment (2c)

Tidak

OK untuk Diposting ?

Entry PV (3a)

(D) Hutang Premi (C) Bank

Payment Voucher 2 Payment (PV) Voucher

Ya

Proses Posting to Ledger (5b)

Print Payment Voucher (3b)

1

Melakukan Pembayaran

Cash/Bank Overbooking 1 List

T (3d)

(3c)

Print Laporan Cash/Bank (4a)

Kembali ke Pembuat untuk Koreksi (5a)

Bukti Setoran Bank

1

T (5c)

Cash/Bank Cash/Bank

1

(4c)

2

Memo Permintaan Pembayaran

2

1 T (4b)

L145

L146 PROSEDUR PEMBAYARAN KOMISI – FINANCE & ACCOUNTING BAGIAN 1

Finance Cashier

PROSES - a. Setiap hari mencetak Laporan Commission Payable yang preminya sudah diterima secara gross. b. Laporan Commission Payable tersebut dicheck dan review. c. Laporan Commission Payable yang telah direview kemudian dibuatkan Memo Permintaan Pembayaran. d. Lembar ke 1 Memo Permintaan Pembayaran dikirim ke bagian Finance-Collection untuk diproses pembayarannya. Jika Finance-Collection menyetujui maka dilanjutkan dengan proses pembayaran.

2

Finance Admin

- Berdasarkan lembar ke 1 Memo Permintaan Pembayaran yang diterima dari Bagian Finance-Collection, Cashier akan : a. Melakukan Entry Memo Payment Request. Gunakan Voucher Type : PV-14-P Payment – Agent/Broker Commision (cr) dengan pola jurnal: (D) Rekening Perantara Komisi (C) Bank b. Mencetak Memo Payment Request dan Cheque/ Slip Bank Transfer. c. Proses Approval untuk payment oleh Pihak Berwewenang.

L147

3

Finance Cashier

- 3.1.1

Melakukan pembayaran:

a. Melakukan Pembayaran sesuai dengan Dokumen b. Lembar 1 PV dan dokumen pendukung lainnya disimpan sebagai arsip berdasarkan tanggal c. Entry Payment Voucher dengan melakukan update Status pada Payment Request d. Mencetak PV sebanyak 2 lembar.

4

Finance Cashier

- a. Print Laporan Cash/Bank 2 lembar b. Laporan Cash/Bank, lembar ke 2 Memo Permintaan Pembayaran beserta bukti pendukung lainnya disimpan sebagai arsip berdasarkan tanggal. c. Laporan Cash/Bank lembar ke 1 disampaikan ke Bag. Accounting

5

Accounting Berdasarkan dokumen Overbooking List dan Laporan Cash/Bank, Bag. Accounting melakukan pengecekan jurnal. a. Jika terdapat kesalahan maka dokumen dikembalikan kepada bagian terkait untuk dikoreksi. b. Jika sudah benar maka dilakukan proses Posting to Ledger untuk jurnal Overbooking dan transaski Cash/Bank tersebut. c. Dokumen Overbooking List dan Lap. Cash/Bank disimpan di Bagian Accounting berdasarkan tanggal.

Keterangan PV

= Payment Voucher

L148

PROSEDUR PEMBATALAN POLIS (UNPAID PREMIUM) - FINANCE & ACCOUNTING

2

ACCOUNTING

1

Laporan 1 Compensation

Inquiry Laporan Outstanding Premium (7)

Masih O/S ?

Ya

Konfirmasi dgn Bagian Admin Collection (7a)

Tidak

Laporan 1 Compensation

T (7b)

L148

L149 PROSEDUR PEMBATALAN POLIS (UNPAID PREMIUM) – FINANCE & ACCOUNTING

1

BAGIAN

PROSES

Finance -

Setiap hari melakukan pengecekan polis-polis yang akan ditagih berdasarkan Laporan Outstanding Premium di sistem, atau berdasarkan Daftar Reminder WPC dari Bagian Finance - R/I (dari Prosedur Control WPC Premi Outward Facultative). a. Apabila belum pernah dilakukan penagihan, lihat Prosedur Penagihan. b. Apabila merupakan: Penagihan Kedua, lanjut ke prosedur 2. Penagihan Ketiga, lanjut ke prosedur 3. Telah dilakukan 3x penagihan dan belum juga lunas, lanjut ke prosedur 4.

Collection

2

Finance Collection

3

Finance Collection

4

Finance Collection

Untuk Penagihan Kedua: a. Apabila dilunasi, proses selesai. b. Apabila tidak dilunasi, cetak Surat Reminder Pertama (I) sebanyak 2 lembar: 1. Lembar 1 diberikan kepada pihak ketiga (tertanggung/ agen/ broker) sebagai penagihan. 2. Lembar 2 disimpan di bagian Collection berdasarkan tanggal per Client/ Producer. Untuk Penagihan Ketiga: a. Apabila dilunasi, proses selesai. b. Apabila tidak dilunasi, cetak Surat Reminder Kedua (II) sebanyak 2 lembar: 1. Lembar 1 diberikan kepada pihak ketiga (tertanggung/ agen/ broker) sebagai penagihan. 2. Lembar 2 disimpan di Bagian Collection berdasarkan tanggal per Client/ Producer. Apabila setelah penagihan ketiga (berdasarkan Surat Reminder Kedua), premi belum juga dilunasi (dan sudah jatuh tempo) maka dicetak Daftar Pembatalan Polis (per 2 minggu) sebanyak 3 lembar: a. Lembar 1 disampaikan kepada Pimpinan Cabang/ KPO sebagai pemberitahuan. b. Lembar 2 disampaikan kepada Bagian Produksi (Underwriting) sebagai dasar pembuatan Endorsement Pembatalan. c. Lembar 3 disimpan berdasarkan tanggal.

L150

5

Finance Collection

6

Finance Collection

7

Accounting

Endorsement Pembatalan (Cancellation) a. Dari Bagian Produksi (Underwriting) diterima dokumen PN/CN/OD untuk Endorsement Pembatalan. b. Lakukan perbandingan antara PN/CN/OD dengan Daftar Pembatalan Polis. 1. Jika tidak sama (ada PN/CN/OD yang belum dibuatkan), lakukan follow up ke bagian Underwriting. 2. Jika sama, lanjut ke prosedur berikut. a. Lakukan Entry Debit Compensation. b. Lakukan Proses Debit Compensation. c. Cetak Laporan Compensation sebanyak 2 lembar: 1. Lembar 1 disampaikan kepada Bagian Accounting. 2. Lembar 2 disimpan berdasarkan tanggal. Berdasarkan Laporan Compensation yang diterima dari Bagian Finance - Collection (prosedur 6c-1), lakukan inquiry Laporan Outstanding Premium di sistem: a. Jika polis yang bersangkutan masih outstanding, lakukan konfirmasi dengan Bagian Finance - Collection. b. Pada akhirnya, Laporan Compensation disimpan di bagian Accounting berdasarkan tanggal.

Keterangan PN/CN/OD =

Premium Note/Commission Note/Overriding Discount

WPC

Warranty Payment Clause

=

L151

PROSEDUR UNTUK PENERIMAAN YANG TIDAK TERIDENTIFIKASI

( UNIDENTIFIED RECEIPT ) - FINANCE & ACCOUNTING

FINANCE - CASHIER


Unidentified Receipt

Receipt Voucher

2

Entry Transaksi RV (1a)

Print Receipt Voucher (1b)

(D) Bank (C) Hutang Lain-lain

Entry Receipt Overbooking (4a-1) Paid Analysis Suspend Account

Print Laporan Cash/ Bank (2)

Cash/Bank (2a)

Print Overbooking List (4b)

1 2


Selesai

Tidak (3b-1)

Penerimaan Premi ?

(D) Hutang Lain-lain (C) Piutang Premi

(Lihat Prosedur Pembayaran Komisi) (4a-2)

Review & Check (3b)

2

T

Print Paid Analysis Suspend Account (3a)

(1c)

Receipt 2 Voucher Receipt 1 Voucher

Cash/Bank

(D) Hutang Lain-lain (D) Hutang Komisi (C) Piutang Premi

Gross Setiap Bulan


Net

Penerimaan Gross/ Net ? (4)

Ya (3b-2)

Overbooking 1 List Overbooking 2 List Paid Analysis Suspend Account Receipt Voucher

(4b-2)

2

FINANCE & ACCOUNTIN

3 T

(4b-1)

T


(4c) FINANCE & ACCOUNTIN

L151

L152 PROSEDUR UNTUK PENERIMAAN YANG TIDAK TERIDENTIFIKASI (UNIDENTIFIED RECEIPT) – FINANCE & ACCOUNTING

1

BAGIAN

PROSES

Finance -

Untuk setiap penerimaan yang tidak diketahui untuk apa (unidentified

Cashier

receipt): a. Entry Transaksi RV. Gunakan Voucher Type : RV-02-R Receipt - Unidentified Transfer (dr) dengan pola jurnal: (D) Bank (C) Hutang Lain-lain (Suspend Account) b. Mencetak RV sebanyak 2 lembar. c. RV lembar 2 disampaikan kepada Bagian Collection sebagai pemberitahuan.

2

Finance -

Mencetak Laporan Cash/Bank 2 Lembar dan menyimpannya

Collection

berdasarkan tanggal. a. Lembar-1 disimpan sebagai arsip berdasarkan tanggal. b. Lembar-2 disampaikan kepada Bagian Accounting.

3

Finance -

a. Setiap bulan, mencetak laporan Paid Analysis untuk Suspend

Collection

Account. b. Laporan itu direview dan dicheck: 1. Apabila bukan untuk penerimaan premi, proses selesai. 2. Apabila untuk penerimaan premi, lanjut ke prosedur 4.

L153

4

Finance Collection

a. Check penerimaan premi apakah dalam bentuk gross (diterima preminya saja) atau dalam bentuk net (premi – komisi): 1. Untuk penerimaan gross, lakukan entry overbooking. Gunakan Voucher Type : OB-06-D Overbooking – Direct Insured Unidentified Transfer #2 (dr) dengan pola jurnal: (D) Hutang Lain-lain (Suspend Account) (C) Piutang Premi 2. Mengenai

pembayaran

komisinya,

lihat

Prosedur

Pembayaran Komisi. 3. Untuk penerimaan net, lakukan entry overbooking. Gunakan Voucher Type : OB-06-D Overbooking – Direct Insured Unidentified Transfer #2 (dr) dengan pola jurnal: (D) Hutang Lain-lain (Suspend Account) (D) Hutang Komisi (C) Piutang Premi b. Cetak dokumen Overbooking List sebanyak 2 lembar. 1. Dokumen Overbooking List lembar 2 disimpan berdasarkan tanggal. Demikian pula dengan laporan Outstanding Suspend Account. 2. Overbooking List lembar 1 disampaikan kepada bagian Accounting. b. RV disimpan berdasarkan tanggal.

L154 Keterangan RV

OB

= Receipt Voucher

= Overbooking Voucher

PROSEDURUNTUKPENERIMAANUNDERPAID/ OVERPAID- ACCOUNTING ACCOUNTING

SetiapBulan

DalamBatasan Nilai Tertentu (immaterial)

Inquiry Laporan Underpaid/ Overpaid (1a)

Proses Compensation/ Overpaid (1b)

(D/C) BebanLain2 (D/C) Piutang/Hutang (D/C) SuspendAccount (D/C) PendapatanLain2

PostingtoLedger (1c)

Print Laporan Compensation/ Overpaid (2)

Laporan Underpaid/ Overpaid

T

(2)

L155

PROSEDUR UNTUK PENERIMAAN UNDERPAID/ OVERPAID – ACCOUNTING BAGIAN

1

Accounting

PROSES

a. Setiap

bulan

melakukan

inquiry

Laporan

Underpaid

(Piutang/Hutang)/ Overpaid (RV/PV). Laporan Underpaid adalah daftar Piutang/Hutang yang masih kurang bayar dalam suatu batasan nilai tertentu (immaterial). Laporan Overpaid adalah daftar RV/PV yang masih memiliki jumlah yang belum teralokasi (UnAllocated) dalam suatu batasan nilai tertentu (immaterial). b. Lakukan proses Underpaid dengan melakukan Compensation terhadap Piutang/Hutang tersebut, proses Overpaid dengan melakukan Overpaid terhadap RV/PV tersebut. c. Lakukan Posting to Ledger, dengan pola jurnal: Piutang/Hutang (D/C) Beban Lain-lain (D/C) Piutang/Hutang

RV/PV (D/C) Suspend-Account (D/C) Pendapatan Lain-Lain 2

Accounting

Mencetak Laporan Compensation/ Overpaid per bulan dan menyimpannya berdasarkan tanggal.

L156

PROSEDUR PEMERIKSAAN DAN PEMBAYARAN KLAIM LANGSUNG - FINANCE & ACCOUNTING FINANCE HUTANG PIUTANG - CLAIM

FINANCE - CASHIER

ACCOUNTING Setiap akhir bulan

1

Claim Claim Note

(11a)

3

(1)

Entry Memo Payment Request (5a)

Doc. CheckList Claim Note

Cash/Bank

Print Laporan Settled Claim (13a)

1

2

Claim Note

3

Print Laporan Produksi Claim (2a)

Claim Note

Cheque/Slip Transfer Memo Payment Request

Print Memo Payment Request & Cheque/Slip Transfer (5b)

2 Bandingkan antara Lap.Produksi Claim dgn Claim Note

Laporan Produksi Claim

T

Laporan Produksi Claim

(2c)

(2b)

Approval Payment

Tidak (4a)

OK untuk diproses ? Ya

(4b)

Print Laporan Claim Paid (13b)

Check Jurnal

(11b)

Kembali ke Pembuat untuk Koreksi

(12b) Ok untuk Diposting ?

(6)

Review CheckList,dll (3)

Laporan Settled Claim

Entry Transaksi PV (7a)

(D) Piutang Klaim (C) Bank

Payment 2 Voucher Payment (PV)Voucher Claim (PV) Note

3

Laporan Claim Paid

Ya Check Mutasi Akun . Hutang Klaim

Process Posting to Ledger (12a)

Print Payment Voucher (7b)

1

Tidak

(14)

Ok ? Melakukan Pembayaran

T

Ya

Tidak

(8) Check Penyebab Ketidak cocokan

(9) Print Laporan Cash/ Bank (10a)

Bukti Setoran Bank

Cash/Bank Cash/Bank

Laporan Claim Paid

(14a)

Laporan Settled Claim

1 2

T (14b)

1

(10b)

T

Selesai (10c)

L156

L157 PROSEDUR PEMERIKSAAN DAN PEMBAYARAN KLAIM LANGSUNG – FINANCE & ACCOUNTING BAGIAN

PROSES

1

Finance Hutang Piutang – Klaim

Menerima dokumen CN sebanyak 2 lembar beserta Document Check List dari Bagian Klaim .

2


a. Mencetak Laporan Settled Claim b. Bandingkan antara Laporan Settled Claim dengan CN yang sudah diterima secara fisik oleh Bagian Klaim c. Laporan Settled Claim dan CN disimpan sebagai arsip bagian Finance Klaim berdasarkan tanggal

3


2.1.1

4


a. Jika terdapat data – data yang tidak sesuai & tidak disetujui, dikembalikan ke Bagian Klaim. b. Bag. Finance – Klaim menyerahkan Claim Note Lembar 3 ke Finance – Cashier.

5

Finance - Cashier

a. Entry Memo Payment Request berdasarkan Claim Note Lembar 3 dari Bagian Finance – Klaim. Gunakan Voucher Type : PV-15-P Payment – Direct Insured Claim (cr) dengan pola jurnal: (D) Rekening Perantara Klaim (C) Bank b. Mencetak Memo Payment Request dan Cheque/ Slip Transfer.

6

Finance - Cashier

2.1.2

7

Finance - Cashier

a. Entry Payment Voucher dengan melakukan update Status pada Payment Request b. Print PV terdiri 2 lembar.

8

Finance - Cashier

Melakukan pembayaran.

9

Finance - Cashier

a. Lembar ke 1 PV dan CN Lembar 3 beserta bukti pendukung lainnya (seperti bukti setoran bank) disimpan sebagai arsip berdasarkan tanggal.

10

Finance - Cashier

a. Mencetak Laporan Cash/Bank 2 lembar b. Laporan Cash/Bank lembar 1 diserahkan Accounting.

Lakukan Review terhadap Check List untuk proses selanjutnya.

Meminta Approval Payment dari bagian yang berwenang untuk Memo Payment Request dan Cheque/ Slip Transfer tersebut.

ke

Bag.

L158

c. Laporan Cash/Bank lembar 2 disimpan sebagai arsip berdasarkan tanggal. 11

Accounting

a. Menerima Daftar Cash/Bank lembar ke 1 dari Finance Cashier b. Berdasarkan Dokumen yang ada, periksa jurnal dari transaksi – transaksi tersebut.

12

Accounting

a. Lakukan Proses Posting to Ledger jika jurnalnya sudah sesuai. b. Kembalikan kepada bagian yang membuat, jika jurnal yang ada tidak sesuai.

13

Accounting

Pemeriksaan Mutasi Hutang Klaim a. Setiap akhir bulan, mencetak Laporan Settled Claim. b. Setiap akhir bulan, mencetak Laporan Claim Paid.

14 Accounting

Berdasarkan Laporan – Laporan tersebut, Check mutasi Akun Hutang Klaim. a. Apabila tidak cocok, check penyebab ketidakcocokan. b. Kemudian Laporan Settled Claim dan Laporan Claim Paid disimpan berdasarkan tanggal.

Keterangan CN =

Claim Note

PV =

Payment Voucher

L159 PROSEDUR PEMERIKSAAN DAN PEMBAYARAN/ PENERIMAAN REASURANSI – FINANCE & ACCOUNTING FINANCE – R/I

FINANCE - CASHIER

1

UW/ RI/ Claim

Inward Treaty

Outward Treaty

Inward Fac.

Outward Fac.

Bordero Premi SOA Inward

Bordero Claim CN / DN

DLA Treaty

DLA Facultative

RIP SOA Outward Treaty Bordero Premi

Meneliti Dokumen (1)

Bordero Claim DLA Treaty RIP

Setiap Akhir Bulan

Ya

Create CN/DN (2a)

List of SOA Inward

Tidak

Treaty ?

Inward Facultative Premium Bordero Outward Facultative Premium Bordero

Inward Facultative Claim Bordero CN / DN Outward Facultative Claim Bordero DLA Facultative

SOA Inward

Inward Treaty

Outward Treaty

Print List of SOA Inward (2b-1)

Print SOA Outward Treaty (2b-2)

2

In & Out Fac. (Premi)

Print Laporan Produksi R/I (In & Out) (2b-3)

2

List of SOA Inward

2 Inward Facultative Premium Bordero 2 Outward Facultative Premium Bordero

SOA Outward Treaty

Bandingkan antara Lap. Produksi, dll dgn Dokumen dari Tehnik (3)

Sama ?

Tidak (3a)

In & Out Fac. (Claim)

Print List of Settled Claim R/I (In & Out) (2b-4)

Konfirmasi Penerimaan/ Pembayaran dgn Reasuradur/ Ceding (4)

2 Inward Facultative Claim Bordero

1

2 Outward Facultative Claim Bordero

1

Ya

List of 2 Inward 2 SOA Inward Facultative SOA 2 Claim Bordero Outward Treaty Outward 2 Facultative Inward 2 Claim Bordero Facultative Premium Bordero Outward 2 Facultative T Premium Bordero (3b-1)

SOA Outward Treaty Bordero Premi Bordero Claim DLA Treaty RIP List of SOA Inward

Inward Facultative Premium Bordero Outward Facultative Premium Bordero

Inward Facultative Claim Bordero (3b-2) CN/DN Outward Facultative Claim Bordero DLAFacultative

SOA Inward

Hutang Piutang R/I per Reasuradur/ Ceding

L149

L160

L161 PROSEDUR PEMERIKSAAN DAN PEMBAYARAN/ PENERIMAAN REASURANSI – FINANCE & ACCOUNTING

1

BAGIAN

PROSES

Finance –

Bag. Finance – R/I meneliti data, Berdasarkan dokumen-dokumen

R/I

Reasuransi yang diterima dari Bagian Underwriting/ Reasuransi/ Klaim, seperti: - Untuk Inward Treaty: SOA Inward - Untuk Outward Treaty: Bordero Premi, Bordero Klaim, DLA Treaty, RIP - Untuk Inward Facultative: CN, DN - Untuk Outward Facultative: DLA Facultative

2

Finance – R/I

a. Untuk Treaty (Inward & Outward), lakukan proses pembuatan DN/ CN Treaty yang dilakukan setiap akhir bulan. b. Mencetak Laporan/ Summary: 1. Untuk Inward Treaty: cetak List of SOA Inward. 2. Untuk Outward Treaty: cetak SOA Outward Treaty. 3. Untuk Premi Facultative (Inward & Outward): Inward & Outward Facultative Premium Bordero 4. Untuk Claim Facultative (Inward & Outward): Inward & Outward Facultative Claim Bordero Masing-masing sebanyak 2 lembar.

L162 3

Finance –

Bandingkan antara Laporan Produksi, dan lain-lain (prosedur 2b)

R/I

dengan Dokumen dari Tehnik (prosedur 1): a. Jika terdapat perbedaan, lakukan konfirmasi/ follow up ke bagian terkait (Underwriting/ Reasuransi/ Klaim). b. Jika sudah cocok: 1. Simpan lembar 2 dokumen List of SOA Inward, SOA Outward,

Inward/Outward

Facultative

Premium/Klaim

Bordero berdasarkan tanggal. 2. Laporan lembar 1 dan dokumen-dokumen dari tehnik disampaikan kepada Bagian Finance – R/I. 4

Finance -

Berdasarkan dokumen Reasuransi melalui Inquiry Hutang Piutang

Cashier

R/I pada sistem, lakukan konfirmasi penerimaan/ pembayaran dengan pihak Reasuradur/ Ceding. -

Untuk Penerimaan, lanjut ke prosedur 5.

-

Untuk Pembayaran, lanjut ke prosedur 6.

L163 5

Finance -

Penerimaan

Cashier

a. Cetak Surat Penagihan dan SOA sebanyak 2 lembar: 1. Lembar 1 dikirimkan kepada pihak Reasuradur/ Ceding. 2. Lembar 2 disimpan berdasarkan tanggal per Reasuradur/ Ceding. b. Apabila tagihan tidak diterima dalam suatu jangka waktu tertentu, lakukan konfirmasi dengan pihak Reasuradur/ Ceding. c. Apabila tagihan diterima, lakukan Entry Transaksi RV. Gunakan Voucher Type : RV-03-R Receipt – R/I Facultative & Treaty (dr)

6

Finance –

Pembayaran

Cashier

a. Untuk pembayaran premi Outward Facultative, lakukan Inquiry penerimaan premi tertanggung: 1. Jika premi tertanggung sudah lunas, lanjut ke prosedur 6b. 2. Jika premi tertanggung belum lunas, lihat Prosedur Control WPC Premi Outward Facultative. b. Buat schedule pembayaran.

L164 7

Finance –

Apabila pembayaran akan dilakukan:

Cashier

a. Melakukan Entry Memo Payment Request. b. Mencetak Memo Payment Request dan Cheque/ Slip Bank Transfer. c. Proses Approval untuk payment. d. Melakukan Entry PV. e. Mencetak PV sebanyak 2 lembar.

8

Finance –

8.1.1

Melakukan pembayaran:

Cashier

8.1.2 a.

Lembar 1 PV dan dokumen pendukung lainnya

disampaikan kepada Bagian Accounting. 8.1.3 b.

Lembar 2 PV disampaikan kepada pihak Reasuradur/

Ceding sebagai bukti pembayaran.

L165 9

Accounting

Berdasarkan dokumen RV beserta lampiran (prosedur 5d-2) atau dokumen PV beserta lampiran (prosedur 8a) yang diterima dari Bagian Finance, Accounting melakukan pengecekan jurnal yang dientry oleh Bagian Finance: a. Jika terdapat kesalahan maka dokumen dikembalikan kepada Bagian Finance untuk dikoreksi. b. Jika sudah benar maka dilakukan proses Posting to Ledger untuk jurnal RV dan PV tersebut. c. Dokumen RV dan lampiran disimpan di Bagian Accounting berdasarkan tanggal. d. Dokumen PV dan lampiran disimpan di Bagian Accounting berdasarkan tanggal.

Keterangan R/I

= Reinsurance

SOA


CN

= Claim Note

DLA

= Definite Loss Advice

DN/ CN = Debit/ Credit Note RV

= Receipt Voucher

PV

= Payment Voucher

WPC

= Warranty Payment Clause

L166 PROSEDUR CONTROL WPC PREMI OUTWARD FACULTATIVE - FINANCE & ACCOUNTING FINANCE – R/I


Mulai

Setiap Minggu

Inquiry Outstanding Facultative – UnPaid Premium (1)

Buat Daftar Reminder WPC (2)

Daftar 2 Reminder1WPC Daftar Reminder WPC

Daftar 2 Reminder WPC

(2b)

(2a)

T

PROSES COLLECTION (lihat Prosedur Penagihan)/ PROSES PEMBATALAN (lihat Prosedur Pembatalan Polis) (3)

Setiap Minggu

Inquiry Status dari Daftar Reminder WPC (4)

Masih O/S ?

Tidak Lihat Prosedur Pembayaran R/I (4b)

Ya

Konfirmasi/ Follow up ke bagian Collection (4a)

L167 PROSEDUR CONTROL WPC PREMI OUTWARD FACULTATIVE – FINANCE & ACCOUNTING BAGIAN

PROSES

Finance -

Setiap minggu melakukan inquiry untuk polis-polis yang premi tertanggungnya belum lunas tetapi WPC R/I-nya akan jatuh tempo dalam minggu yang akan datang. (Outstanding Facultative Premium – UnPaid Premium)

1

R/I 2

Finance R/I

3

Finance -

Membuat daftar Reminder WPC sebanyak 2 lembar. Daftar Reminder WPC berisikan polis-polis sesuai dengan prosedur 1. a. Lembar 1 disimpan sebagai arsip berdasarkan tanggal. b. Lembar 2 disampaikan kepada Bagian Finance - Collection untuk segera diproses (penagihan atau pembatalan). Berdasarkan Daftar Reminder WPC yang diperoleh dari Bagian Finance - R/I maka dilakukan penagihan atau pembatalan polis.

Collection 4

Finance R/I

Setiap minggu melakukan inquiry status dari Daftar Reminder WPC yang telah dikirim ke Collection (prosedur 2b): a. Apabila piutang premi masih outstanding maka lakukan konfirmasi/ follow up ke Bagian Finance - Collection. b. Apabila sudah lunas, lihat Prosedur Pemeriksaan dan Pembayaran/ Penerimaan Reasuransi.

Keterangan WPC

= Warranty Payment Clause

R/I

= Reinsurance

L157

PROSEDUR PENGIRIMAN SOA OUTWARD TREATY – FINANCE & ACCOUNTING FINANCE – R/I

Mulai

Per 3 Bulan

Print SOA Outward Treaty (1)

SOA 1 Outward Treaty SOA 2 Outward Treaty

T

(1a)

Per Reasuradur (1b)

Reasuradur

Diterima Konfirmasi ? (2)

Tidak (2a)

Ya

Finance R/I Proses Pembayaran (lihat Prosedur Pembayaran R/I) (2b)

L168

L169

PROSEDUR PENGIRIMAN SOA OUTWARD TREATY – FINANCE & ACCOUNTING BAGIAN 1

PROSES

Finance - Mencetak SOA Outward Treaty per 3 bulan sebanyak 2 lembar: R/I

a. Lembar 1 dikirimkan ke pihak Reasuradur. b. Lembar 2 disimpan sementara per Reasuradur berdasarkan tanggal.

2

Finance - Setelah jangka waktu tertentu: R/I

a. Jika belum diterima konfirmasi dari Reasuradur, lakukan follow up ke pihak Reasuradur. b. Jika diterima konfirmasi, SOA Outward Treaty lembar 2 disampaikan kepada Bagian Finance R/I untuk proses pembayaran (lihat Prosedur Pemeriksaan dan Pembayaran/ Penerimaan Reasuransi).

Keterangan SOA


R/I

= Reinsurance

L170

PROSEDUR PEMERIKSAAN DAN PEMBAYARAN PPH KOMISI - FINANCE & ACCOUNTING ACCOUNTING - TAX

FINANCE - CASHIER

DAFTAR BUKTI POTONG PPh 21 & 23

MULAI

PRINT LAPORAN ACCRUED TAX 21 & 23 (1)

LAPORAN ACCRUED TAX 23

Buat Surat Setoran Pajak (SSP) PPh 21 & 23 (6a)

TDK (3a-1) KOMISI SUDAH DIBAYAR ?

YA

YA

PPh 23 ?

1

(3a-2) TDK (PPh 21)

REVIEW (2)

BROKER ?

Inquiry Pembayaran Komisi (3a)

TDK (Agent)

Termasuk proses rekalkulasi progressive tax per pembayaran

ENTRY WITHHOLDING TAX (PPh 21) (3b)

PROSES POSTING TO LEDGER (3c)

(D) Hut.Komisi - PPh 21 (C) Hutang Pajak - 21

YA

1

2

PRINT BUKTI POTONG PPh 21 (3d)

ENTRY WITHHOLDING TAX (PPh 23) (4a)

PROSES POSTING TO LEDGER (4b)

PRINT BUKTI POTONG PPh 23 (4c)

PRINT DAFTAR BUKTI POTONG PPh 23 (4d)

BUKTI POTONG PPh 21 & 23

Setiap awal bulan berikutnya

SELESAI

LAPORAN ACCRUED TAX 21

1

2

SSP PPh 21 & 23 Buat Surat Pemberita huan (SPT) Masa PPh 21 & 23 (6b)

SPT MASA PPh 21 & 23

Tanda Tangan SSP, SPT, Daftar BP, BP (6c)

Print Memo Payment Request & Cheque/ Slip Transfer (7b)

ENTRY MEMO PAYMENT REQUEST (7a)

CHEQUE/ SLIP TRANSFER MEMO PAYMENT REQUEST

APPROVAL PAYMENT (7c)

PRINT DAFTAR BUKTI POTONG PPh 21 (3e) (D) Hut. Komisi - PPh 23 (C) Hutang Pajak -23 DAFTAR BUKTI POTONG PPh 21

BUKTI POTONG PPh 21

BUKTI POTONG PPh 23

(D) Hutang Pajak (C) Bank

ENTRY PAYMENT VOUCHER (7d)

PRINT PAYMENT VOUCHER (7e)

Check antara Bukti Potong & Daftarnya (5)

PAYMENT VOUCHER

DAFTAR BUKTI POTONG PPh 23

1 COCOK ?

YA (5b)

SSP PPh 21 & 23 SPT MASA PPh 21 & 23

TDK (5a)

2

Penyetoran Ke Bank (paling lambat tgl 10) (8)

1

3


5 BUKTI POTONG PPh 21 & 23

SSP PPh 21 & 23

2

L171

PROSEDUR PEMERIKSAAN DAN PEMBAYARAN PPH KOMISI - FINANCE & ACCOUNTING ACCOUNTING - TAX

FINANCE - CASHIER

2

3 BUKTI POTONG PPh 21 & 23 2 DAFTAR BUKTI POTONG PPh 21 & 23

Pelaporan ke Kantor Pajak (9)

Paling lambat tgl 20

2

1

PAYMENT VOUCHER

SPT MASA PPh 21 & 23 1 SSP PPh 21 & 23

1

5 SSP PPh 21 & 23

3 BUKTI POTONG PPh 21 & 23

BUKTI PENERIMAAN SURAT (KPP)

1 SSP PPh 21 & 23

T (11)

2

AGEN/ BROKER

Berdasarkan Bulan


(10b)

2 SPT MASA PPh 21 & 23 (10a)

5 SSP PPh 21 & 23 PAYMENT VOUCHER

CHECK JURNAL

(12)

Tidak

OK untuk Diposting ?

Ya

PROSES POSTING TO LEDGER

(12b)

5 SSP PPh 21 & 23 PAYMENT VOUCHER

N Berdasarkan No. PV (12c)

SELESAI

Kembali ke Pembuat untuk Koreksi (12a)

BUKTI PENERIMAAN SURAT (KPP)

(10c)

L172 PROSEDUR PEMERIKSAAN DAN PEMBAYARAN PPH KOMISI – FINANCE & ACCOUNTING

L173

1

BAGIAN

PROSES

Accounting

Setiap awal bulan mencetak Laporan Accrued Tax pasal 21 dan 23 per akhir bulan sebelumnya.

- Tax 2

Accounting - Tax

3

Accounting - Tax

4

Accounting - Tax

Laporan Accrued Tax 21 dan 23 tersebut direview: - Untuk Agen lanjut ke prosedur 3. - Untuk Broker lanjut ke prosedur 4. a. Berdasarkan Laporan Accrued Tax, melakukan inquiry pembayaran komisi untuk Agen: 1. Jika komisi belum dibayar, proses selesai. 2. Jika komisi sudah dibayar: − Untuk PPh 21 (Agen Perorangan) lanjut ke prosedur 3b. − Untuk PPh 23 (Agen Badan) lanjut ke prosedur 4. b. Melakukan entry withholding tax untuk PPh 21. Gunakan Voucher Type : TX-01-C Witholding Tax – PPh 21 Agent dan proses rekalkulasi pajak progresif per pembayaran komisi. c. Melakukan proses Posting to Ledger. Jurnal yang diposting: (D) Hutang Komisi – PPh 21 (C) Hutang Pajak pasal 21 d. Mencetak Bukti Potong PPh 21 per agen per pembayaran komisi (masing-masing 3 lembar). e. Mencetak Daftar Bukti Potong PPh 21 (2 lembar). Lanjut ke Prosedur 5. a. Berdasarkan Laporan Accrued Tax 23, melakukan entry withholding tax untuk PPh 23. Gunakan Voucher Type : TX-02-C Witholding Tax – PPh 23 Broker, atau TX-03-C Witholding Tax – PPh 23 Agent b. Melakukan proses Posting to Ledger. Jurnal yang diposting: (D) Hutang Komisi – PPh 23 (C) Hutang Pajak pasal 23 Broker/Agent c. Mencetak Bukti Potong PPh 23 per agen/ broker (masing-masing 3 lembar). d. Mencetak Daftar Bukti Potong PPh 23 (2 lembar). Lanjut ke Prosedur 5.

L174

5

Accounting - Tax

6

Finance Cashier

7

Finance Cashier

8

Finance Cashier

9

Accounting - Tax

Membandingkan antara Daftar Bukti Potong dan masing-masing Bukti Potong: a. Apabila tidak sama, maka dicetak Bukti Potong yang belum ada. b. Apabila sudah sama, seluruh dokumen Bukti Potong dan Daftar Bukti Potong disampaikan ke Bagian Finance-Cashier. Berdasarkan Daftar Bukti Potong dan Bukti Potong yang diterima dari Accounting: a. Membuat SSP PPh 21 dan 23 (masing-masing 5 lembar). b. Membuat SPT Masa PPh 21 dan 23 (masing-masing 2 lembar). c. Menandatangani SSP, SPT Masa, Daftar Bukti Potong dan Bukti Potong sesuai wewenang yang ada. a. Melakukan Entry Memo Payment Request. Gunakan Voucher Type : PV-17-P Payment – Tax (cr) dengan pola jurnal: (D) Hutang Pajak (C) Bank b. Mencetak Memo Payment Request dan Cheque/ Slip Bank Transfer. c. Proses Approval payment. d. Entry Payment Voucher dengan melakukan update Status pada Payment Request e. Mencetak PV sebanyak 2 lembar. Melakukan pembayaran SSP ke Bank (paling lambat tanggal 10). Pihak Bank akan menandatangani dan memberikan cap pada lembar SSP. Lembar 2 dan 4 SSP untuk pihak Bank. Melaporkan pajak yang sudah dibayarkan ke KPP (paling lambat tanggal 20) dengan membawa dokumen: a. SSP (lembar 1, 3 dan 5) b. SPT Masa (lembar 1 dan 2) c. Daftar Bukti Potong (lembar 1 dan 2) d. Bukti Potong (lembar 1, 2 dan 3) yang sudah di-spliting lembar untuk KPP dan untuk Mitra KPP akan memberikan slip Bukti Penerimaan Surat yang diisi, ditanda tangan dan dicap tanggal dan nama petugas penerima, dan mengambil dokumen yang diperuntukkan untuk KPP.

L175

10

Accounting - Tax

11

Accounting - Tax

12

Accounting - Tax

a. Bukti Penerimaan Surat (dari KPP), SSP lembar 1, SPT Masa lembar 2, Daftar Bukti Potong lembar 2, Bukti Potong lembar 3 disampaikan ke Bagian Accounting. b. Bukti Potong lembar 1 disampaikan kepada Agen/ Broker. c. Dokumen PV, SSP lembar 5 dan dokumen pendukung lainnya (seperti Bukti Setoran Bank) disampaikan kepada Bagian Accounting. Dokumen SSP, SPT, Bukti Potong dan Daftarnya yang diterima dari Bagian Cashier (dari prosedur 10a) disimpan di Bagian AccountingTax berdasarkan tanggal (bulan). Berdasarkan dokumen PV beserta lampiran yang diterima dari Bagian Cashier (prosedur 10c), Accounting melakukan pengecekan jurnal yang di-entry oleh bagian Cashier: a. Jika terdapat kesalahan maka dokumen dikembalikan kepada Bagian Cashier untuk dikoreksi. b. Jika sudah benar maka dilakukan proses Posting to Ledger untuk jurnal PV tersebut. c. PV beserta seluruh dokumen pendukungnya disimpan di Bagian Accounting berdasarkan nomor PV.

Keterangan PPh

= Pajak Penghasilan

SSP

= Surat Setoran Pajak

SPT Masa

= Surat Pemberitahuan Masa

PV

= Payment Voucher

KPP

= Kantor Pelayanan Pajak

L176

PROSEDUR BEBAN O PERASIO NAL - G /A, FINANCE & ACCO UNTING GENERAL ADM INISTRATION - G/A

FINANCE - CASHIER

ACCOUNTING 1

M em o Perm intaan Pem bayaran

M ulai

(4b)

Buat M em o Perm intaan Pem bayaran (1a)

CHEQUE/ SLIP TRANSFER M EM O PAYM ENT REQUEST

APPROVAL PAYM ENT (2c)

(1b) M em o 2 Perm intaan Mem o Pem bayaran Perm intaan Pem bayaran

T

1

1

Print M em o Paym ent Request & Cheque/ Slip Transfer (2b)

ENTRY M EM O PAYM ENT REQUEST (2a)

(2)

M em o Perm Paym entintaan 1 Pem bayaran Voucher (PV)

Beban - Beban

Beban - Beban 1

2 (4a)

1

Check Jurnal (4c)

OK untuk Diposting ? ENTRY PAYM ENT VOUCHER (2d)

Tidak

Kem bali ke Pem buat untuk Koreksi (5b)

Ya

Proses Posting to Ledger (5a)

Print Paym ent Voucher (2e)

(1c) Paym ent Voucher Paym ent (PV) Voucher (PV)

Beban - Beban

1 2

Paym ent Voucher

2

1

(3a)

T (3b)

T (5c)

L176

L177

PROSEDUR BEBAN OPERASIONAL—G/A, FINANCE & ACCOUNTING BAGIAN 1

G/A

PROSES a. Berdasarkan beban – beban yang harus dibayar, dibuat Memo Permintaan Pembayaran terdiri dari 2 lembar. b. Lembar ke 1 disampaikan ke Bagian Finance – Cashier c. Lembar ke 2 disimpan sebagai arsip berdasarkan tanggal.

2

Finance - Cashier a. Melakukan Entry Memo Payment Request b. Mencetak Memo Payment Request dan Cheque/ Slip Bank Transfer. c. Proses Approval payment. d. Entry Payment Voucher dengan melakukan update Status pada Payment Request e. Mencetak PV sebanyak 2 lembar.

3

Finance - Cashier a. Lembar ke 1 PV

beserta dokumen pendukungnya

disampaikan ke Bagian Accounting. b. Lembar ke 2 PV yang telah diparaf oleh penerima pembayaran disimpan sebagai arsip sebagai arsip berdasarkan tanggal. 4

Accounting

a. Menerima PV lembar ke 1

beserta dokumen pendukung

lainnya dari Bagian Cashier (dari prosedur 3a). b. Berdasarkan Dokumen yang ada, periksa jurnal dari transaksi – transaksi tersebut.

L178

5

a. Lakukan Proses Posting to Ledger jika jurnalnya sudah

Accounting

sesuai. b. Kembalikan kepada bagian yang membuat, jika jurnal yang ada tidak sesuai. c. Selanjutnya PV lembar ke 1 dan dokumen pendukungnya disimpan sebagai arsip Bagian Accounting berdasarkan tanggal.

Keterangan PV =

Payment Voucher

L179

PRO SEDUR PENERBITAN LAPO RAN KEUANG AN - FINANCE & ACCOUNTING

M ulai

Process Posting to Ledger

Print Journal & General Ledger

(1)

(2a)

Laporan Journal Laporan General Ledger

M em eriksa Lap. Jurnal dgn Lap . General Ledger

Sesuai ?

Ya

(2b)

1

Periksa Jurnal dgn Lap.General Ledger yg lain (2d)

Tidak

Process Daily Posting

(2c)

T

(3)

Laporan Trial Balance

Print Trial Balance

M em eriksa Lap. General Ledger dgn Lap. Trial Balance

(4a)

2

Process Monthly Closing

Sesuai ?

(4d)

(4b) (4c)

Laporan 1 Balance Sheet Laporan 2 Balance Sheet Laporan Profit & Loss Laporan

(6a)

Selesai

1

Profit & Loss Laporan Operating Laporan Expenses Operating Expenses

2

Periksa Lap . General Ledger dgn Lap . Trial Balance yg lain (4e)

Ya

(5) Print Balance Sheet - Profit & Loss - Operating Expenses

Undo Daily Posting

Tidak

M em eriksa Lap.Trial Balance & Balance Sheet - Profit & Loss

T

1

Sesuai ?

Tidak

Undo Process (6d)

Periksa Lap . Trial Balance dgn BL,PL,OE yang lain (6e)

(6b)

Ya 2

2 1 M anajem en (6c)

Laporan 1 Balance Sheet2 Laporan Balance Sheet Laporan 1 Profit & Loss 2 Laporan Profit & Loss

T

(7a)

(7b)

T

L179

L180 PROSEDUR PENERBITAN LAPORAN KEUANGAN– FINANCE & ACCOUNTING BAGIAN

PROSES

1

Accounting

Melakukan proses Posting to Ledger

2

Accounting

a. Mencetak Laporan – Laporan Jurnal & General Ledger b. Memeriksa silang antara Laporan Jurnal dengan Laporan General Ledger c. Jika sesuai, Laporan Jurnal & General Ledger disimpan sebagai arsip Bagian Accounting berdasarkan tanggal d. Jika tidak sesuai, periksa Laporan Jurnal dengan Laporan General Ledger versi yang lain.

3

Accounting

Melakukan proses Daily Posting

4

Accounting

a. Mencetak Laporan Trial Balance b. Memeriksa silang antara Laporan General Ledger dengan Laporan Trial Balance c. Jika sesuai, Laporan Trial Balance disimpan sebagai arsip bagian Accounting berdasarkan tanggal d. Jika tidak sesuai, lakukan proses ‘Undo Daily Posting’ e. Periksa Laporan General Ledger dengan Laporan Trial Balance versi yang lain.

L181

5

Accounting

Melakukan proses Montly Closing (diberikan waktu 5 hari kerja untuk proses check/koreksi kesalahan sebelum laporannya diprint)

6

Accounting

a. Mencetak Laporan Balance Sheet & Profit Loss serta Laporan Operating Expenses untuk periode yang telah diproses Montly Closing b. Memeriksa silang antara Laporan Trial Balance dengan Laporan Balance Sheet, Profit & Loss, Operating Expenses c. Jika sesuai, menyerahkan Laporan Balance Sheet, Profit & Loss, Laporan

Operating

Expenses

serta

Laporan

–

Laporan

pendukung lainnya ke pihak manajemen d. Jika tidak sesuai, lakukan proses ‘Undo Process’ e. Periksa Laporan Trial Balance dengan Laporan Balance Sheet, Profit & Loss, Operating Expenses versi yang lain 7

Accounting

a. Copy Laporan Operating Expenses disimpan sebagai arsip bagian Accounting berdasarkan tanggal b. Copy Laporan Balance Sheet, Profit & Loss disimpan sebagai arsip Bagian Accounting berdasarkan tanggal

L182 4. System Care Screen Shoots a.

Menu Utama

b. Login Screen

L183

c.

General Parameter

L184 d.

Branch List

L185 e.

Query Menu (Underwriting)

L186 f.

Finance Screen

Aktivitas Langkah Deskripsi. perusahaan. dan orang). dokumen rincinya : organisasi)

Recommend Documents