Akauntabiliti Dalam Pengurusan Kewangan. Zainora Abdul Talib Ketua Audit Dalam 24 Jun 2016 WELCOME TO UPM

Akauntabiliti Dalam Pengurusan Kewangan Zainora Abdul Talib Ketua Audit Dalam 24 Jun 2016

WELCOME TO UPM

1

Pengurusan kewangan • Proses yang mana sesebuah organisasi perlu mematuhi tatacara dan peraturan yang ditetapkan untuk memperoleh dan seterusnya mengagihkan sumber-sumber berdasarkan kepada keutamaan-keutamaan tertentu dan menggunakan kawalan-kawalan tertentu untuk mencapai objektif berkenaan dengan cekap dan berkesan. • Melibatkan perancangan, pengagihan dan penggunaan tenaga manusia, modal, barangan dan perkhidmatan bagi memenuhi matlamat sesebuah organisasi. • Berteraskan kepada 2 prinsip utama – Legaliti – Akauntabiliti

2

Prinsip utama Pengurusan kewangan • Legaliti – Mesti mematuhi semua undang-undang dan peraturan kewangan yang berkuatkuasa

• Akauntabiliti: – Obligasi atau tanggungjawab pegawai yang diberi kuasa untuk menguruskan sumber – Pegawai perlu bertanggungjawab ke atas tanggungjawab yang diberikan dan bersedia menghadapi implikasi kewangan 3

BUDAYA KERJA CEMERLANG

MODAL INSAN

SISTEM PENGURUSAN MAKLUMAT

INOVASI ICT

KAWALAN ORGANISASI

KEPIMPINAN ORGANISASI

Framework Kecemerlangan Pengurusan Kewangan Sektor Awam KECEMERLANGAN PENGURUSAN KEWANGAN

4

Kawalan Pengurusan Kawalan UPM • Kawalan Pusat – Dikawalselia Oleh Pejabat Bursar Secara Terus • Emolumen dan elaun • Utiliti • Perubatan

• Kawalan PTJ – Diturunkan Kuasa Kepada Ketua PTJ Untuk Mengawal Selia Peruntukan Dan Tanggungjawab • Belanja Mengurus • Tabung Amanah 5

ELEMEN PENGURUSAN KEWANGAN PUSAT • 1. PENGURUSAN • 2. BAJET • 3. TERIMAAN • 4. PEROLEHAN • 5. PERBELANJAAN • 6. KUMPULAN WANG, PINJAMAN DAN DEPOSIT • 7. ASET DAN STOR • 8. KENDERAAN • 9. PELABURAN DAN PINJAMAN • 10. PENYATA KEWANGAN

PTJ • 1. PENGURUSAN • 2. BAJET • 3. PEROLEHAN DAN PERBELANJAAN • 4. TERIMAAN • 5. AKAUN AMANAH • 6. ASET • 7. STOR • 8. KENDERAAN

6

PEMERHATIAN ADALAH BERDASARKAN 1) Audit Indeks Akauntabiliti Pengurusan Kewangan Tahun 2014 & 2016. Audit Pengurusan Kewangan Pusat Alumni Audit Pengurusan Kewangan Pusat Sukan Audit Pengurusan Kewangan Fakulti Perhutanan Audit Perolehan Kontrak SH186/2013 (14001)

2) Audit Pengurusan Kewangan tahun 2015 dan 2016.

Audit Pengurusan Kewangan Bahagian Hal Ehwal Pelajar Audit Pengurusan Kewangan Fakulti Sains Komputer Audit Pengurusan Kewangan Fakulti Pengajian Alam Sekitar Audit Pengurusan Kewangan Kolej Audit Pengurusan Kewangan UPMKB Audit Pengurusan Kewangan PALAPES Audit Pengurusan Kewangan Fakulti Ekonomi & Pengurusan

7

PEMERHATIAN ADALAH BERDASARKAN Audit Perjawatan & Pengurusan Aktiviti TPU Audit Pengurusan Perolehan Audit Pengurusan Aset Penyelidikan Audit Pengurusan Perolehan Projek Kerja Audit Susulan Pemantauan Pengurusan Akaun Pelaburan

3) Audit Prestasi tahun 2015 & 2016.

Audit Pengurusan Aset Alih, Audit Pengurusan Aset Bangunan dan Kemudahan Infrastruktur Audit Pengurusan Aset ICT Audit Pengursan Penyelenggaraan Penghawa Dingin Audit Pengurusan Dana Wakaf Audit Pengurusan Perbelanjaan & Pengurusan Tanah UPMKB Audit Pengurusan Penjanaan Hasil 8

PEMERHATIAN ADALAH BERDASARKAN

4. Audit Susulan – Isu-isu yang telah dibangkitkan terdahulu tetapi belum diambil/belum selesai diambil tindakan 5. Audit Khas – berdasarkan aduan atau pemerhatian semasa pengauditan

9

PENGAUDITAN • Melihat Kepada – Pematuhan Kepada Peraturan/ Undang-undang Yang Diterima Pakai – Keberkesanan Kawalan Dalaman – Keberkesanan Dan Kecekapan Sesuatu Aktiviti/Atau Perkara Tersebut

• Berdasarkan – Sampel Yang Dipilih – Tempoh Yang Dinyatakan 10

11

TAHAP PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN PTJ BERDASARKAN AUDIT INDEKS AKAUNTABILITI TAHUN 2014 & 2016

86%

Prestasi Keseluruhan

85%

2014

2016 TAHUN 12

Perbandingan Pencapaian Mengikut Kawalan 87% PENGURUSAN KENDERAAN 88%

79% PENGURUSAN ASET DAN STOR

Kawalan

91%

PENGURUSAN AKAUN AMANAH 63%

96% KAWLAN PERBELANJAAN 78%

89% KAWALAN TERIMAAN 80%

95% KAWALAN PENGURUSAN 89% 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Axis Title

Tahun 2016

Tahun 2014 13

PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

PENGURUSAN BAJET PEROLEHAN DAN PERBELANJAAN TERIMAAN AKAUN AMANAH ASET STOR KENDERAAN 14

Pengurusan Pentadbiran • Memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan baik, sistem dan prosedur teratur, kawalan dalaman yang mencukupi serta pemantauan yang berkesan • Perkara yang dilihat:– – – – –

Carta organisasi Penurunan kuasa Perjawatan Mesyuarat Pengurusan Latihan 15

ELEMEN PENGURUSAN PENTADBIRAN BIL

1

SUBELEMEN

Keperluan

PERKARA YANG DINILAI

• Menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hieraki yang jelas dalam sesebuah • Memastikan Carta Organisasi Carta jabatan/pejabat disediakan, lengkap, dikemaskini & Organisasi • Mengenalpasti ketua yang dipamerkan (PKPA 8/1991 &Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007) bertanggungjawab dalam memberi arahan, membuat keputusan dan mengawal kerja yang ditetapkan

16


2

SUBKeperluan PERKARA YANG DINILAI ELEMEN • Kewajipan kewangan dan perakaunan bagi semua pegawai terlibat • Setiap pegawai yang terlibat dinyatakan dengan jelas. Sekiranya dalam pengurusan kewangan berlaku sesuatu diluar aturan, ketua diberikan kuasa secara organisasi mudah menentukan bertulis (hasil, perbelanjaan, pegawai yang bertanggungjawab. perolehan dan amanah) dan Penurunan • Diberi kepada pegawai yang penurunan kuasa secara bersesuaian secara bertulis Kuasa khusus diberi kepada pegawai • Rekod dan fail penurunan kuasa yang terlibat dengan kutipan disimpan dengan teratur supaya dan bayaran. (Arahan mudah dikesan/disemak dan dirujuk Perbendaharaan 11, 69, 101, dan 200.1), (Pekeliling Perkhidmatan • Surat kuasa termasuk had kuasa Bilangan 5 Tahun 2007) meluluskan perbelanjaan hendaklah jelas, lengkap dan terkini

17


SUBKEPERLUAN ELEMEN

• Pemantauan ke atas • Baki peruntukan – akaun mengurus Mesyuarat 3 dan amanah Pengurusan • Isu pembayaran/ perolehan, hasil, aset dan sebagainya

4

Latihan

PERKARA YANG DINILAI • Memastikan setiap mesyuarat pengurusan yang diadakan mempunyai agenda tetap : perancangan, kewangan, perolehan, latihan dan ISO) diadakan secara berkala

• Semua pegawai yang terlibat dengan kewangan perlu menghadiri kursus • Rekod latihan staf kewangan yang berkaitan supaya kompeten dengan tugasan yang diberikan

18

PEMERHATIAN AUDIT PENGURUSAN PENTADBIRAN Ø Carta organisasi tidak kemaskini Ø Surat penurunan kuasa tidak dikemaskini Ø Ø Ø Ø Ø

Format lama Pertukaran pegawai penyelia Perubahan portfolio Kuasa yang diturunkan terlalu umum Tiada had kuasa

Ø Staf yang terlibat dengan pengurusan kewangan dan penyelia tidak menghadiri kursus berkaitan pengurusan kewangan Ø Terdapat perbezaan pengisian perjawatan sebenar berbanding waran Ø Senarai tugas pegawai tidak lengkap dan kemaskini Ø Laporan kewangan tidak dibincangkan semasa mesyuarat pengurusan PTJ Ø Agihan tugas tidak seimbang Ø Tiada pengasingan tugas jelas disebabkan kekangan staf dan tiada pemantauan 19

ELEMEN PENGURUSAN BELANJAWAN BIL

1

SUBPERKARA YANG DINILAI ELEMEN

• Memastikan sesuatu perbelanjaan yang dibuat hendaklah mempunyai Analisa Bajet peruntukan dan tidak melebihi peruntukan yang diluluskan (Peraturan Kewangan & Perakaunan UPM)

PEMERHATIAN • Pembayaran adalah terkawal dan tidak melebihi peruntukan yang telah diluluskan dalam tahun semasa • Walau bagaimanapun terdapat bayaran pada awal tahun di dapati merupakan perkhidmatan atau bekalan yang telah dilaksanakan tanpa pesanan belian pada tahun terdahulu tetapi tidak dibuat bayaran kerana peruntukan telah tiada.

20

Pengurusan Perolehan • Memastikan perolehan dilaksanakan dengan cekap, mematuhi undang-undang dan peraturan yang ditetapkan serta mengikut amalan tadbir urus yang baik dan mematuhi prinsip perolehan, iaitu:– Akauntabiliti awam – Diuruskan dengan telus – Memberi nilai faedah yang terbaik – Dibuat dengan saingan terbuka, adil dan saksama 21

Pengurusan pembayaran • 2 aspek utama – Kawalan perakaunan – semua perbelanjaan yang dibuat dicajkan mengikut kod akaun yang ditentukan dan mengikut prinsip perakaunan akruan – Kawalan pembayaran • Diluluskan mengikut undang-undang dan peraturan kewangan

22

ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

PEMERHATIAN

• Memastikan setiap perbelanjaan adalah 1. Prosedur perbelanjaan adalah terperinci. diluluskan dan berkaitan dengan aktiviti 2. Walau bagaimanapun tidak PTJ semua PTJ menyediakan log pembayaran dengan lengkap. • Memastikan setiap perolehan yang Terdapat PTJ yang hanya dibuat mempunyai log rekod dan setiap menyediakan rekod 1 Kawalan Dalaman permohonan pembayaran disediakan perbelanjaan menggunakan PO dan tidak termasuk • Memastikan setiap dokumen perolehan perbelanjaan tanpa PO ditandatangani oleh staf yang dibenarkan (Arahan Perbendaharaan 11, 69, 3. Ada dokumen perolehan ditandatangani oleh staf yang 101, dan 200.1), (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan tidak diturunkan kuasa 5 Tahun 2007)

23

ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN BIL SUB- ELEMEN

PERKARA YANG DINILAI

PEMERHATIAN

PTJ ada menyediakan perancangan tetapi pemantauan ke atas perancangan tersebut tidak jelas • Perancangan ditumpukan kepada perolehan bekalan dan perkhidmatan • Memastikan terdapat • Perancangan tidak termasuk bayaran tanpa pesanan perancangan Perancangan belian seperti tuntutan pelbagai, perjalanan dan perbelanjaan perolehan tanpa PO disediakan • Penerimaan peruntukan melalui RMK untuk alatan pengajaran yang perlu dihabiskan dalam tempoh yang telah ditetapkan menyebabkan peralatan tidak digunakan selepas diterima kerana tidak ada keperluan •

2

24

ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN BIL


PEMERHATIAN

• Memastikan pesanan belian (PO) disediakan sebelum perolehan dibuat 1. Had kuasa PTJ untuk perolehan terus dan mengikut tatacara yang diterima adalah sehingga RM20,000. Antara pakai (Arahan Perbendaharaan 176.1(b) RM20000 hingga RM50000 adalah melalui sebut harga B. Perolehan • Perolehan yang dibuat mengikut melebihi RM50,000 adalah dibawah 3 Perolehan tatacara yang diterima pakai (Peraturan pejabat Bursar. Kewangan & Perakaunan UPM/ 1 PP) 2. Masih terdapat penemuan audit perolehan dipecah kecilkan. Contoh • Memastikan setiap perolehan tidak perolehan microskop dan lens dipecah kecil (1PP – PK 2.2/2013) diasingkan dengan alasan ianya bukan • Jumlah perolehan bagi sesuatu item perolehan yang sama tersebut tidak melebihi RM 20,000 dalam tahun yang sama

25

ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN SUBPERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN ELEMEN • Perolehan yang tidak diterima dalam tempoh dibatalkan dan kajian pasaran 1. Terdapat PO yang telah dikeluarkan adalah munasabah (Arahan melebihi tempoh 3 bulan (di pesanan Perbendaharaan 169,170) belian menyatakan tempoh sah laku PO • Kaedah perolehan – perkhidmatan – lantikan staf adalah 1 bulan) tidak dibatalkan. 3 Perolehan untuk kerja pentadbiran

BIL

• Perolehan yang diterima lewat daripada tempoh yang ditetapkan dikenakan denda.

1. Terdapat kelewatan tidak dikenakan denda atas alasan kesilapan di pihak PTJ

26


4


PEMERHATIAN

1. Kontrak telah tamat masih diteruskan bayaran menggunakan PO/TPO • Memastikan perolehan 2. Pentadbir kontrak yang dinamakan tidak secara berkontrak adalah berkemahiran dengan bekalan / perkhidmatan teratur (Arahan Perbendaharaan yang dibeli 200, 204 dan 205) 3. Terma yang dinyatakan di dalam kontrak tidak sama dengan tawaran/ sebutharga yang telah dikemukakan. Pengurusan 1. Dokumen kontrak tidak disimpan di PTJ – kontak Kontrak • Memastikan Dokumen bekalan kontrak disimpan (Arahan 2. Dokumen kontrak perkhidmatan/penyelenggaraan Perbendaharaan 205.3) tidak disimpan di Pejabat Bursar • Terma kontrak dipatuhi dan masih dalam tempoh 1. Terdapat terma di dalam kontrak tidak dipenuhi (Arahan Perbendaharaan 176, 200, 204 dan 205) (1PP – PK 4/2013)

tetapi bayaran telah dibuat. Antaranya latihan, penyelenggaraan berkala dalam tempoh yang 27 dinyatakan.


SUBPERKARA YANG DINILAI ELEMEN •

5

Pembayaran

•

• •

PEMERHATIAN

Memastikan perolehan yang diterima seperti spesifikasi dan berfungsi dengan baik 1.

Terdapat bayaran dibuat tetapi alat tidak boleh digunakan disebabkan belum berfungsi seperti yang sepatutnya atau tidak memenuhi Memastikan ujian telah dilaksanakan spesifikasi seperti latihan belum dibuat atau alat sebelum pembayaran dibuat tidak boleh guna. 2. Pengesahan pembayaran oleh staf yang tidak diturunkan kuasa Pengesahan pembayaran oleh 3. Dokumen sokongan tidak lengkap pegawai yang diberi kuasa Dokumen sokongan adalah lengkap

28



PEMERHATIAN 1.

Pembayaran mengikut kadar 1. yang diluluskan

Terdapat bayaran dibuat tetapi alat tidak boleh digunakan disebabkan belum berfungsi seperti yang sepatutnya atau tidak memenuhi spesifikasi seperti latihan belum dibuat atau alat tidak boleh guna. Pengesahan pembayaran oleh staf yang tidak diturunkan kuasa Dokumen sokongan tidak lengkap PTJ yang terima DO/invois lewat kemuka invois (PO) Lewat kemukakan tuntutan dan membuat pelarasan – tuntutan/ kad korporat Invois dikumpulkan tanpa dicop terima dan tidak dibuat bayaran terus kerana tiada peruntukan. Bayaran tidak mengikut kadar yang diluluskan, makanan, upahan, elaun dan sebagainya

Bekalan atau perkhidmatan yang 1. tidak diserahkan atau dilaksanakan ditolak daripada jumlah bayaran keseluruhan

Ada ketidakpatuhan, di mana bayaran penuh dibuat walaupun bekalan/perkhidmatan yang diterima tidak lengkap.

•

5

Dokumen sokongan adalah lengkap

Pembayaran •

Mengenalpasti tempoh pembayaran yang dibuat

2. 3. 1. 2.

(Arahan Perbendaharaan 3. 103)

29

Pengurusan Terimaan Hasil • Memastikan terimaan hasil dikendalikan mengikut undang-undang dan peraturan dan diakaunkan dengan betul dan sempurna

30

ELEMEN PENGURUSAN HASIL BIL

1

SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

Penjanaan

Perancangan penjanaan disediakan (PTJ – tidak termasuk dalam pemantauan KPI university) Senarai dan laporan hasil yang dikutip disediakan Kadar di luluskan oleh JKTK – sewaan ruang/ peralatan/jualan produk/ perkhidmatan Pemberian diskaun tidak dibenarkan kecuali yang telah diberikuasa / diluluskan Jualan kredit direkod dan dipantau

Kepatuhan (/ ) (x)

X Tidak dipatuhi dengan teratur.

31

ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN BIL

SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI • Memastikan daftar borang hasil direkodkan dan dikemaskini (Arahan Perbendaharaan 65, 66, 67 & 68.)

2

• Memastikan borang hasil dikeluarkan mengikut susunan nombor yang berturutan (Arahan Perbendaharaan 66.C) • Memastikan baki stok borang hasil di daftar bersamaan dengan baki sebenar Kawalan • Memastikan Borang hasil yang belum Dokumen Hasil digunakan disimpan di tempat yang dikunci dengan selamat (Arahan Perbendaharaan 68)

• Borang hasil yang diterima disemak dan diperakui betul tentang ketepatan nombor siri di setiap helaian pertama buku resit.

Kepatuhan (/ ) (x) X 1. Penggunaan kupon atau resit tidak rasmi (resit runcit) yang bukan dokumen terkawal. 2. Buku tunai/ resit rasmi (e-receipting) dibiarkan dibawah meja 3. Tiada pengesahan pada setiap buku tunai yang diterima

(Arahan Perbendaharaan 66.a) 32


SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI • Memastikan Dokumen hasil dikeluarkan pada hari yang sama (Arahan Perbendaharaan 60.(ii))

3

Merekod Borang Hasil • Mengenalpasti borang hasil yang hilang direkodkan dan dilaporkan dengan segera (Arahan Perbendaharaan

Kepatuhan (/ ) (x) 1. X 2. Mel / penerimaan yang dikumpulkan TB

300)

4

• Mengenalpasti hasil yang dikutip adalah mengikut kadar yang Kebenaran/kelulu dibenarkan (Arahan Perbendaharaan 87) san menerima wang • Pegawai diberi kebenaran bertulis untuk membuat kutipan(Arahan Perbendaharaan 11, 69, 101, dan 200.1)

1. X 2. Tidak mengikut kadar yang telah ditetapkan. Ada kadar yang belum mendapat kelulusan. Pegawai yang menerima kutipan tidak diberi kuasa 33

ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

5

6

Kadar kutipan

• Memastikan Kadar kutipan dibuat mengikut kadar yang diluluskan oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan (Peraturan kewangan & Perakaunan

Kepatuhan (/ ) (x) Sama seperti di atas

UPM)

• Pemberian diskaun tidak dibenarkan kecuali Ada pengecualian yang yang telah diberikuasa / diluluskan diberikan oleh Ketua PTJ • Memastikan wujudnya ciri-ciri keselamatan 1. Kekangan ruang wujud di ruang tempat membuat kutipan hasil menyebabkan ruang (cashier) (Arahan Perbendaharaan 70(b)) kutipan hasil kurang selamat. Perlu • Notis kepada orang awam untuk meminta resit Keselamatan minimakan kutipan di ada dipaparkan di tempat yang mudah dilihat semasa kutipan (Arahan Perbendaharaan 61) PTJ • Ciri-ciri keselamatan wujud bagi kutipan yang 2. Notis tidak dipamirkan dibuat secara mesin dan juga elektronik(jika 3. Password tidak unik dan ada) (Arahan Perbendaharaan 70(b)) dikongsi 34

ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x) • Akuan terimaan yang digunakan adalah akuan rasmi Pejabat Bendahari Ada yang belum didaftarkan. (resit,kupon, bil tunai,tiket, jurnal) (Peraturan Kewangan& Perakaunan UPM)

7

Perakuan Penerimaan Wang • Memastikan Resit/Bil tunai dikeluarkan segera pada masa terimaan (Arahan

Ada PTJ tidak memberi resit

Perbendaharaan 60.(ii))

35


SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI • Meminda resit adalah dilarang dan resit yang dibatalkan beserta salinannya hendaklah dikemukakan untuk diaudit (Arahan Perbendaharaan 62(a))

Pindaan dan 8 pembatalan akuan • Memastikan Resit/Bil Tunai yang dibatalkan disimpan dan dicop batal (Arahan Perbendaharaan 62(a)) terimaan • Akuan terimaan dibatalkan oleh pegawai yang diberikuasa (Arahan Perbendaharaan 62(b))

Kepatuhan (/ ) (x)

x

Teratur Tidak dinyatakan dalam surat penurunan kuasa

36


9

10

SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI • Memastikan akuan terimaan yang dikeluarkan ditandatangani, dicatatkan tarikh dan amaun. • Memastikan akuan terimaan yang dikeluarkan mempunyai salinan/karbon Kawalan keatas dokumen terimaan

Penyerahan kutipan

Kepatuhan (/ ) (x) x /

(Peraturan Kewangan & Perakaunan UPM)

• Pegawai pemungut menyimpan dan mengunci akuan terimaan yang belum digunakan dengan selamat dibawah kawalannya atau pegawai yang lebih kanan. (Arahan Perbendaharaan 126(b)) • Setiap kutipan yang dibuat diserahkan kepada kaunter Seksyen Kutipan Hasil dalam tempoh yang ditetapkan (Arahan

x

x

Perbendaharaan 78(a))

37


11


Akaun Belum Terima

• Jualan Kredit kepada pihak Luar • Jualan antara Pusat Kos

Kepatuhan (/ ) (x) 1. Terdapat jualan kepada pihak Ketiga tidak dikeluarkan invois 2. Jualan antara Pusat kos tidak dibuat pelarasan melalui jernal disebabkan baki peruntukan tidak mencukupi

38


12

SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI • Memastikan rekod hasil bulanan disediakan dan laporan terperinci hasil bulanan yang diterima dari SAGA disesuaikan dengan rekod hasil untuk menentukan segala pungutan yang diserah ke bank telah diambil kira oleh Pejabat Bendahari Penyata Bulanan • Penyata penyesuaian disediakan dengan tepat & pelarasan dibuat bagi item yang tidak dikenalpasti • Semua jualan secara kredit telah dikeluarkan invois untuk pihak luar dan pelarasan jernal bagi jualan antara PTJ(semakan melalui penyata bulanan)

PEMERHATIAN

x

x

39

ELEMEN PENGURUSAN AKAUN AMANAH BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

Kepatuhan (/ ) (x)

• Memastikan setiap pemegang amanah mempunyai surat ikatan amanah • Senarai pemegang amanah adalah terkini dan lengkap (1PP WP 10.4)

1

Akaun Amanah

• Pemegang amanah memenuhi kriteria yang ditetapkan (Arahan Perbendaharaan 165) • Memastikan setiap perbelanjaan akaun amanah diluluskan oleh pemegang amanah atau pegawal pengawal yang dilantik secara bertulis • Mesyuarat jawatankuasa akaun amanah dibuat 2 kali setahun (1PP WP 10.4) X 40

ELEMEN PENGURUSAN AKAUN AMANAH BIL

SUB- ELEMEN

PERKARA YANG DINILAI • Akaun amanah berbaki kredit (1PP WP 10.4, para 3.3.4)

Kepatuhan (/ ) (x) x

• Penyata penyesuaian akaun amanah ada disediakan (1PP WP 10.4, x para 3.3.4,(e))

2

Akaun Amanah

• Akaun amanah yang tidak aktif ditutup (1PP WP 10.4, para 3.5.1)

x

• Tindakan penutupan akaun x (ikut surat ikatan upm 6 bulan) dilaksanakan dengan teratur (1PP WP 1 pp – setahun atau telah 10.4, para 3.5.2) mencapai tujuan • Pelarasan telah dibuat ke atas caj x – lewat…dua kali setahun – yang dikenakan (Peraturan Kewangan & menyebabkan ada yang berbaki Perakaunan UPM) negatif 41

PENGURUSAN ASET • PERUNTUKAN YANG DIGUNAKAN:– MENGURUS – PEMBANGUNAN – PENYELIDIKAN / AKAUN AMANAH

• PEMILIKAN ASET – PENGGUNA YANG DIPERTANGGUNGJAWABKAN – PENGGUNA SEBENAR – PENGGUNA UMUM – PEGAWAI TIDAK BERKHIDMAT ATAU BERTUKAR 42

PENGURUSAN ASET • PENYELENGGARAAN – BERKALA – APABILA PERLU – ASET PENYELIDIKAN • SEMASA TEMPOH PENYELIDIKAN • SELEPAS TEMPOH PENYELIDIKAN

• PELUPUSAN – ROSAK DAN TIDAK EKONOMIK UNTUK DIBAIKI – TIADA KEPERLUAN – REKOD TIDAK LENGKAP 43

ELEMEN PENGURUSAN ASET BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI 1 2

(1PP KP 1.1/2013 para Pengurus Aset • Pegawai diberi surat lantikan 6)(Pekeliling Pejabat Bendahari Bil1/2008)

• Maklumat lokasi dan pengguna aset telah Penerimaan dikemaskini didalam FAMS (Pekeliling Pejabat Bendahari Bil1/2008, para 8)

Kepatuhan (/ ) (x) x x

• Cetakan daftar individu aset telah dibuat dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan / Pegawai Aset (KEW.PA-2) (Pekeliling Pejabat Bendahari Bil1/2008, para 3

Pendaftaran

11.1) = DAFTAR ASET –LAPORAN FAMS

x

• Senarai aset dilokasi disediakan dan dikemaskini (KEW.PA-7) (Pekeliling Pejabat Bendahari Bil1/2008, para 11.5)

4

Pergerakan • Daftar pergerakkan aset ada disediakan (KEW.PAaset 6) (1PP KP 2.3/2013 para 11)

x x

44

ELEMEN PENGURUSAN ASET BIL

SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI • Aset ada • Aset digunakan • Aset sama dengan rekod • Lokasi sebenar aset sama dengan rekod FAMS

5

Verifikasi Aset/Inventori

• Pengguna aset sama dengan rekod FAMS • Aset telah ditampal barkod (1PP KP 2.3/2013 para 11) • Aset ID telah ditulis pada aset (1PP KP 2.3/2013 para 11) • Aset disimpan secara selamat (1PP KP 2.4/2013 para 3) 45

Hasil Audit Pengurusan Aset Alih 1) Verifikasi Fizikal Carta 1 : Perbandingan Hasil Verifikasi bagi tahun 2009 - 2015 100%

95%

95%

90%

92%

88% 68%

Peratus

80% 60% 40% 20% 0% 2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

Tahun

Hasil verifikasi aset tahun 2015 adalah 68%, menurun berbanding dengan tahun-tahun sebelumnya di mana 2013 (88%), 2012 (92%), 2011 (90%), 2010 (95%) dan 2009 (95%)

46

ID Aset Barcode

ID dan Barcode

KEW PA 7

48

ELEMEN PELUPUSAN ASET/INVENTORI BIL

SUB- ELEMEN

PERKARA YANG DINILAI • Mengenalpasti pelupusan yang dibuat di PTJ (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 24) & (1PP KP 2.6/2013 para 2 )

1

Kuasa Melulus

• Ahli jawatankuasa pemeriksa memenuhi kriteria yang ditetapkan (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 28) • Pelupusan diluluskan mengikut kuasa tertentu (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 28)

49


2

SUB- ELEMEN

Kaedah Pelupusan

PERKARA YANG DINILAI • Tindakan pelupusan telah diambil mengikut cara yang diluluskan (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 32) • Tindakan pelupusan telah diambil mengikut tempoh yang telah ditetapkan (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 29) • Sijil Pelupusan barang-barang telah dikeluarkan oleh pegawai bertanggungjawab selepas tindakan pelupusan diambil(Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 26.2 (k)) • Mengenalpasti adakah perakuan pelupusan (PEP) bagi aset alih disediakan dengan teratur(Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 26.2 (b))

50


SUB- ELEMEN

PERKARA YANG DINILAI • Pastikan pegawai terlibat mengemaskini rekod daftar aset (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 35)

3

Kemaskini rekod • Memastikan aset alih yang dilupuskan tiada di PTJ (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 35)

51

Penyelenggaraan (aircond) BIL


Pemerhatian

1

Prosedur

Tugas dan tanggungjawab pentadbir kontrak dan pegawai pemantau jelas

Prosedur tidak jelas. Contohnya kemaskini , kaedah pemantauan, pengesahan dan pembayaran

Perancangan menyeluruh untuk aset yang perlu penyelenggaraan

Hanya untuk aset yang dibuat secara berkala

Senarai keseluruhan aircond mengikut senarai aset dalam fams

Tidak sama

Senarai aset yang dilampirkan dalam dokumen kontrak mengikut rekod FAMS

Tiada ID dan barcode/ ada yang duplicate

2

3

Perancangan

Pelaksanaan

Prosedur penyelenggaraan disediakan

52


Perkara Yang dinilai SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

PEMERHATIAN

3

Pelaksanaan/ Pelaksanaan/ senarai aset yang dilampirkan dalam pemantauan dokumen kontrak mengikut rekod FAMS pemantauan

X tiada dan ID dan Ada yangIDtiada barcode/ada adayang yang barcode/ duplicate duplicate

Rekod penyelenggaraan 3.Rekod penyelenggaraanpembekal pembekaladalah adalah lengkap

X umum Terlalu umum

Senarai semak 3.Senarai semakperkhidmatan perkhidmatandisediakan disediakan dengan lengkap oleh pegawai pemantau dan disahkan oleh pentadbir kontrak

X ada yang tiada Ada yang tiada pengesahan pengesahan

Semua aset yang didaftarkan telah diselenggarakan

Xterdapat terdapataset asetyang yang tiada/rosak dimasukkan dalam jadual penyelenggaraan – tetapi tidak dilaksanakan 53



4

Pembayaran

Dokumen pembayaran adalah lengkap

PEMERHATIAN 1. Bukti pemeriksaan penyelenggaraan tiada 2. akses ke bilik yang berkunci – penyelenggaraan tidak dibuat 3. Service report tidak disahkan • Work order tidak disediakan

Pembayaran mengikut aset yang diselenggara

tiada pengurangan bayaran bagi aset yang tidak diselenggara

54

Aset yang tidak digunakan tetapi dimasukkan dalam daftar penyelenggaraan dan dibayar

55

ELEMEN PENGURUSAN STOR BIL


1

Pegawai stor

2

Sistem

PEMERHATIAN

• Ada surat lantikan (1PP KP 1.1/2013 lampiran C para 7)

/

• Ada sistem e-stor digunakan baru digunakan – 20 PTJ

56


SUB- ELEMEN

PERKARA YANG DINILAI • Rekod adalah seragam dan mematuhi tatacara pengurusan stor (1PP KP 6.3/2013 para 2 ) • Mengetahui kedudukan stok simpanan dan bilangan fizikal stok sama dengan rekod (1PP KP 6.3/2013 para 1 )

3

Rekod dan Daftar Stok • Ada kawalan paras stok (1PP KP 6.3/2013 para 2.1.1 (i)) • Semak Daftar rekod yang dibangunkan • Kad petak ada dan diselenggara dengan baik(1PP KP 6.3/2013 para 2.1.1 (ii))

• Rekod pergerakan stok disediakan (KEW.PS-4) 57


SUB- ELEMEN

PERKARA YANG DINILAI • Tempat simpanan stok adalah baik(1PP KP 6.4/2013 para 4)

4

Keselamatan

• Susun atur adalah kemas (1PP KP 6.4/2013 para 2) • Tiada barang/stok yang rosak dan usang • Arah tanda KELUAR (EXIT) dan tanda LARANGAN MEROKOK (1PP AM 6.7/2013 para 3)

58


SUB- ELEMEN

PERKARA YANG DINILAI • Kiraan fizikal stok adalah sama dengan rekod (1PP KP 6.6/2013 para 3)

5

Verifikasi stok

• Kiraan stok dibuat secara berkala (1PP KP 6.6/2013 para 3) • Pemeriksaan oleh wakil Pejabat Bendahari (1PP KP 6.6/2013 para 5)

6

Latihan

• PYB adalah terlatih dan kompiten dalam menguruskan stor di PTJ (1PP AM 6.7/2013 para 3.6)

59

PEMERHATIAN PENGURUSAN STOR • Rekod stok tidak dikemaskini • Tiada pemeriksaan berkala oleh pegawai stor • Tiada lantikan bertulis pegawai yang menguruskan stor • Terdapat Stok usang dan tiada pergerakkan • Terdapat stok yang bergerak perlahan • Toner yang disimpan tiada printer. • Stok tidak disusun secara teratur di dalam stor 60

ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN BIL 1

SUB- ELEMEN

PERKARA YANG DINILAI • PTJ ada melantik pegawai Pegawai Pengurus pengurus kenderaan(1PP WP 4.1/2013 para 3.1.11&15) kenderaan

PEMERHATIAN

ada lantikan

61

ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN BIL

SUB- ELEMEN

PERKARA YANG DINILAI • Buku log ada disediakan (1PP WP 4.1/2013 Lampiran C para 1) • Buku log disimpan didalam kenderaan (1PP WP 4.1/2013 Lampiran C para 7)

2

Buku Log

• Buku log direkodkan dengan lengkap dan teratur(1PP WP 4.1/2013 Lampiran C para 3)

• Salinan asal buku log disimpan di Pejabat dan diperiksa oleh Pegawai bertanggungjawab sekurang-kurangnya sebulan sekali(1PP WP 4.1/2013 Lampiran C para 7.4)

3

Pengunaan kenderaan

• Kenderaan digunakan bagi tujuan rasmi sahaja(1PP WP 4.1/2013 para 6.2) 62

63

64

65


SUB- ELEMEN

PERKARA YANG DINILAI • Kenderaan jabatan mempunyai kemudahan kad inden(1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 1)

• Kemudahan kad inden yang disediakan dikeluarkan oleh syarikat yang dibenarkan sahaja(1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 1.2)

4.1

Kad Inden

• Jenis kad yang digunakan adalah dwi kad (pemandu dan kenderaan) (1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 3) • Bagi kenderaan rasmi jabatan kad kenderaan disimpan oleh pengurus kenderaan manakala kad pemandu disimpan oleh pemandu(1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 3.1.2 & 3.1.3)

• Pergerakkan kad inden direkod mengikut format yang ditetapkan(1PP WP 4.1/2013 para 7.5)

66


SUB- ELEMEN

PERKARA YANG DINILAI • Setiap resit penggunaan kad inden disimpan dengan rapi dan teratur(1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 5) • Semakan invois penggunaan bahan api disemak dengan resit asal (1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 6)

4.2

Kad Inden

• Analisis keatas penggunaan bahan api dengan penggunaan kenderaan adalah wajar

• Resit bahan api adalah sama dengan rekod di buku log(1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 6)

67



PEMERHATIAN

• Penyelenggaraan kenderaan direkodkan pada buku log dan work order (1PP WP 4.1/2013 Lampiran E para 2.2) xbuku log tiada

5

Penyelenggaraan • Penyelenggaraan dibuat adalah kenderaan munasabah(1PP WP 4.1/2013 Lampiran E para 2.2) x rekod tidak lengakap dan tiada analisis

• Penyelenggaraan dibuat secara berjadual (1PP WP 4.1/2013 Lampiran E para 2.2.1) x- tiada jadual penyelenggaraan disediakan

68


SUB- ELEMEN

PERKARA YANG DINILAI • Kenderaan rasmi jabatan diberi kemudahan kad touch n go (1PP WP 4.1/2013 para 10)

• Kad touch n go disimpan oleh pegurus kenderaan dan hanya diberi kepada pemandu apabila diperlukan sahaja(1PP WP 6

Kad touch n go termasuk Smart Tag

4.1/2013 para 11(iii))

• Penggunaan kad direkodkan mengikut format yang ditetapkan(1PP WP 4.1/2013 para 12.2) • Pemeriksaan bulanan dibuat antara rekod penggunaan kad (dokumen SPK) dan penyata yang dikeluarkan secara online 69


SUB- ELEMEN

PERKARA YANG DINILAI • Pengesahan dibuat ke atas penyata penggunaan kad inden oleh pegawai kenderaan/pegawai yang bertanggungjawab (1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 5(ii))

7

Pembayaran • Pengesahan dibuat ke atas penyata penggunaan touch & go oleh pegawai kenderaan/pegawai yang bertanggungjawab (1PP WP 4.1/2013 para 11 (vi))

70


SUB- ELEMEN

PERKARA YANG DINILAI • Pemandu mempunyai lesen memandu yang sah (1PP

8

Pemandu

WP 4.1/2013 para 16 )

• Kenderaan disimpan didalam kawasan pejabat jika tidak digunakan (1PP WP 4.1/2013 para 17) 9

Keselamatan kenderaan

• Kunci pendua kenderaan disimpan di Pejabat(1PP WP 4.1/2013 para 18.1)

71

PEMERHATIAN PENGURUSAN KENDERAAN • Pengesahan ke atas resit pembelian bahan api dan penyata smartpay tidak dibuat • Buku log kenderaan tidakdikemaskini • Penggunaan kad touch n go tidak disemak dengan penyata penggunaan kad touch n go • Log pergerakkan kad inden tidak disediakan dengan lengkap • Log pergerakkan kad touch n go tidak dikemaskini 72

PEMERHATIAN PENGURUSAN KENDERAAN • Semakan penggunaan kad touch n go tidak dibuat penyata penggunaan kad • Tiada pengesahan pada penyata smartpay sebelum pembayaran dibuat • Resit pembelian bahan api tidak difailkan secara teratur

73

Implikasi Ketidakpatuhan Pemerhatian 1 Tiada Penurunan kuasa 2 Pecah kecil Perolehan 3 Deposit Tidak diakaunkan 4 Hasil salah caj 5 Hasil tidak dikutip 6 Pembayaran ke atas perkhidmatan/ bekalan/ kerja yang tidak dibekalkan 7 Kehilangan/kerosakan/ kemusnahan

Risiko Bayaran atau terimaan tidak sah Tidak mendapat faedah terbaik dari segi nilai Salah guna dan perlu dibayar balik Penyata kewangan tidak tepat Merugikan Membayar melebihi jumlah sepatutnya Kerugian 74

Tindakan Yang Boleh Dikenakan

Tatatertib

Surcaj

75

Tanggungjawab dan Kuasa

Ketua Penyelia Pelaksana 76

Surcaj (Akta 605, 14(a)– (e)) • Tidak Atau Telah Gagal Untuk Memungut • Pembayaran Wang Yang Tidak Sepatutnya (Tidak Diluluskan Dengan Sewajarnya) • Secara Langsung Atau Tidak Langsung, Bagi Apa-apa Kekurangan • Tidak Atau Telah Gagal Untuk Menyimpan Atau Memantau Akaun Atau Rekod • Tidak Atau Telah Gagal Untuk Membuat Apaapa Pembayaran 77

Terima Kasih | Thank You

78

Akauntabiliti Dalam Pengurusan Kewangan. Zainora Abdul Talib Ketua Audit Dalam 24 Jun 2016 WELCOME TO UPM

Recommend Documents