2
B. OBJEKTIF UMUM • Memahami maksud konsep akauntabiliti dalam pengurusan kewangan • Memahami peranan dan tanggungjawab pengurus sekolah dalam pengurusan kewangan
• Mengetahui dan memahami perkara-perkara yang menyalahi peraturan kewangan
• Mengetahui perkara-perkara yang menyebabkan tindakan surcaj dan penalti
1. KONSEP AKAUNTABILITI • Memikul amanah • Kecekapan dan keberkesanan tindakan • Kewajiban memberi penjelasan dan keterangan. • Menanggung akibat
2. MAKSUD AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH Satu proses yang melibatkan – perancangan kewangan – pengagihan kewangan – penggunaan tenaga manusia – pengurusan wang tunai – pengurusan aset dan perkhidmatan bagi memenuhi matlamat sesebuah organisasi/ sekolah. TPKPKWS 19.1
3. PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT
Pemberi tanggungjawab Penerima tanggungjawab Bukti tanggungjawab dilaksanakan Penilaian oleh: – Bahagian Audit Sekolah – Bahagian Audit Dalam KPM – Bahagian Kewangan, KPM – Jemaah Nazir Jaminan Kualiti – Jabatan Pelajaran Negeri – Pejabat Pelajaran Daerah
4. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGETUA/GURU BESAR 4.1 Penyediaan Penyata Kewangan Peraturan-peraturan Pendidikan ( Akaun dan Audit, 2002) • Menyediakan penyata kewangan tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember setiap tahun mengikut prinsip perakaunan yang telah ditetapkan
4.2Kemukakan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah (SPK Bil 4/1988) – Mengemukakan penyata kewangan tahunan kepada Ketua PTJ untuk diserahkan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat daripada 31 Mac tahun berikutnya bagi tujuan pengauditan – Walau bagaimanapun perlu dikemukakan pada 28/29 Februari kepada Ketua PTJ atau Pejabat Audit
4.3
Pelantikan Juruaudit Dalaman
• Melantik Juruaudit Dalaman bertujuan untuk mengkaji kelemahan dalam sistem pengurusan kewangan sekolah • Juruaudit Dalaman hendaklah terdiri daripada guru yang tidak terlibat dalam urusan menandatangani cek bayaran.
4.4 Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) (PP Bil 6/2004, SPK Bil 5/1996) Melantik Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) Ahli-ahli terdiri daripada: – Pengerusi (Pengurus Sekolah) – Setiausaha (KPT/PT Kewangan) – Ahli-ahli kanan: Semua P.Kanan/Ketua Bidang/ Semua Ketua Panitia/Juruaudit Dalam/ Guru Pra Sekolah/Guru Pendidikan Khas/pegawai lain yang sesuai –
Bidang tugas JPKA: – Membantu Pengurus Sekolah mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan kewangan dan akaun mengikut peraturan yang berkuatkuasa. – Meneliti dan mengambil tindakan susulan terhadap Laporan Audit – Merancang latihan untuk kakitangan yang mengurus hal-hal kewangan – Mesyuarat hendaklah diadakan tiap-tiap bulan dan sekurang-kurangnya 2 bulan sekali
4.5
Pemeriksaan mengejut (AP 309) • Pemeriksaan mengejut secara berkala terhadap peti besi atau wang tunai, setem atau barangbarang lain yang berharga • Dijalankan tidak kurang dari sekali dalam 6 bulan • Penemuan pemeriksaan direkodkan dalam Buku Pemeriksaan Mengejut (Am 28)
4.6 Pelantikan Pemverifikasian Stok dan Pegawai Pemeriksa –
Menamakan secara bertulis sekurangkurangnya 2 orang sebagai Pemverifikasi Stok dan Pegawai Pemeriksa (pegawai tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan stor)
–
Kemukakan kepada Pegawai Pengawal melalui PPD
4.7 Penyediaan Rekod Dan Dokumen Kewangan Untuk Pengauditan • Menyedia dan mengemukakan semua rekod/ dokumen kewangan kepada Bahagian Audit Sekolah • Memberi penjelasan atau maklumat yang diperlukan • Membenar dan memberi kerjasama semasa pengauditan/pemeriksaan dijalankan
4.8 Jawapan Kepada Laporan Kuiri Audit (AP 306) • Memberi jawapan terhadap laporan atau pertanyaan audit dalam tempoh satu bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan audit
5. KESALAHAN YANG BOLEH DIKENAKAN SURCAJ • • • • •
Gagal mengutip dan menguruskan kutipan yang dipertanggungjawabkan Pembayaran wang awam dengan cara tidak teratur dan tidak sempurna Telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang awam/harta benda kerajaan Gagal menyelenggara akaun dan rekod kewangan dengan sempurna dan teratur Gagal membuat pembayaran atau telah menangguhkan pembayaran wang awam kepada yang berhak menerima
PENALTI Seksyen 18, AAK 1957, Akta Pendidikan 1996, Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002 •
Denda tidak lebih RM5,000
•
Penjara tidak lebih daripada 3 bulan atau kedua-duanya sekali
Laporan Audit Sekolah (2001-2008)
Bilangan Sekolah Menerima Sijil Audit Berguran (2001 - 2008) 10000 8126
Bilangan
8000 6000
6413
6607
8212
8230
8350
8635
6771 Bilangan sekolah Sijil Audit Berteguran
4000 2000 883
0
Bilangan sekolah
446
402
521
891
1115
715
797
2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Tahun
6. ISU PENEMUAN AUDIT Ada Laporan Khas Rekod kewangan tidak diselenggarakan Rekod kewangan tidak dikemaskinikan Pungutan tidak diserahkan ke pejabat Pungutan lewat dibank Pungutan tidak diakaun Pungutan tidak dibank Resit tidak dikeluarkan bagi pungutan (kecuali) terimaan dari JPN/KEM) Pungutan tanpa kelulusan
Mengeluarkan resit sementara Yuran murid belum diterima Sewa Kantin/Kedai Buku belum diterima Kekurangan murid/penghuni asrama antara tuntutan asal (1 Oktober) tahun lepas dan (1 Ogos) tahun semasa tidak dipulangkan Bayaran menggunakan cek tunai/buka palang (kecuali PWR) Perbelanjaan tanpa kelulusan
Pembayaran tanpa menggunakan baucar Bayaran tanpa dokumen sokongan Perolehan tidak menggunakan Pesanan Sekolah (LO) Bil lewat dijelaskan iaitu melebihi 14 hari dari tarikh bil diterima Perakuan penerimaan bekalan/perkhidmatan tidak dilengkapkan pada Pesanan Sekolah (LO) - tiada tandatangan, tarikh dan rujukan buku stok Perolehan tanpa sebut harga bagi perkhidmatan/ barangan > RM50,000 setiap jenis item setahun
Akaun Belum Bayar Peruntukan berbaki tinggi di mana baki PCG semasa >10% Kumpulan Wang Terkumpul berbaki tinggi (KWK atau KWA) Baki KWT > 30% daripada pendapatan dan baki PCG semasa/ bantuan makanan > 10% Perbelanjaan daripada peruntukan PCG mata pelajaran tidak mengikut maksud yang ditetapkan Kumpulan Wang Terkumpul berbaki defisit (KWK/KWA/KWS) Wang di bank berbaki defisit Lain perkara yang dibangkitkan seperti di BAS
7. KEPENTINGAN AKAUNTABILITI PENGURUSAN KEWANGAN i) ii) iii) iv) v)
Perancangan cekap dan berkesan Elakkan kekurangan kutipan hasil Pembaziran sumber kewangan,tenaga dan masa Elakkan rasuah dan penyelewengan Elakkan tindakan mahkamah dan surcaj
8. SEBAB-SEBAB WUJUD KELEMAHAN i)
ii) iii) iv) v) vi)
Kurang penglibatan pihak pengurusan atasan dalam hal-hal pengurusan kewangan Tiada penyeliaan dan pengawasan terhadap pegawai dan kakitangan Pegawai awam kurang mahir/latihan Kawalan dalaman lemah Peraturan/arahan tidak disimpan atau dikemaskini Sengaja melanggar arahan kerana kepentingan diri
9. KESAN TIADA AKAUNTABILITI i. ii. iii. iv. v. vi.
Mengurangkan hasil kerajaan Tunggakan hasil terus meningkat Perbelanjaan melebihi pendapatan Harta awam sukar dikesan Penyelewengan Tidak adil untuk pembayar cukai
10. CADANGAN/SYOR Ketua Jabatan perlu: Memahirkan diri Melakukan pemantauan dan penyeliaan Menanamkan nilai murni dan integriti kepada kakitangan Tindakan segera kepada laporan dan pemerhatian audit Amanah dan telus.
