Agenda. Voorstelling Canon. Stappenplan start-to-digitize. Voorbeeld plan van aanpak. Praktijkvoorbeeld. Tervuren management

Agenda • Voorstelling Canon • Stappenplan start-to-digitize

• Voorbeeld plan van aanpak • Praktijkvoorbeeld • Tervuren – email management

SHOP IT 2016 – Hedwig & Peter

Canon’s mogelijkheden

CAPTEER

Inkomende info

Uitgaande info

Openbaar bestuur

VERWERK

SHOP IT 2016 Peter & Hedwig

OPLEVEREN

Canon’s mogelijkheden

CAPTEER

OPLEVEREN

Intelligent Data Capture

Inkomende info

Variabel Data Control

Printers – Elk formaat

Uitgaande info

Automatische verdeling

Document Scanner

Cross Media

Openbaar bestuur

Multi Functional Device

Fax

Fax

Mobile & Secure Print

Digital Camera

Transactioneel VDP

VERWERK Analytics

Cloud

Digitaal werkproces

File Compressie

PDF Editing

Publiceer & Compositie

Document opslag

Collaboratie & Deel

Document Conversie SHOP IT 2016 Peter & Hedwig

Mobility

Social

Canon oplossingen // start-to-digitize

FRONT OFFICE

MID OFFICE

•Document creatie, verwerking en delivery •E-formulieren via website of E-loket

•Voorstudie (diensten) •Scanning (diensten) •Archiveren (diensten) •Post registratie •E-mail management •Facturatie verwerking •Dossier opvolging


13/05/2016

4

Scannen Centrale ontvangst via postkamer

Classifieer

Doelstelling: « verwerking »

Herkennen

Decentrale ontvangst (Bijv OCMW en Gemeente) Doelstelling: « verwerking op eenzelfde uniforme manier »

5

Valideren

Routeren

Archiveren


Voorbereiden

Separatie

Metadata

Bestands creatie

Integriteit authenticiteit

Scannen

Documenttype toewijzen Classifieer

• Manueel door selectie • Semi automatisch dmv barcode • Automatisch

Herkennen

Valideren

Routeren

Archiveren


Stap 1

Stap 2

Stap 3

Automatisch patronen herkennen

Woorden combinatie

Herkennen & valideren

(4 eyes)

6

Scannen

Typering ( classificatie) Correspondentie

Classifieer

Herkennen

Valideren

Routeren

Archiveren


• Document type • Afzender • Referentie •…

Factuur • Factuur nr • Leverancier • Factuur datum •…

Andere •…

Het toewijzen van metadata, tags, keywoorden of indexaties; •

Op een vaste locatie uitlezen (Barcode, formulieren, …)

•

Van een variabele locatie uitlezen (Barcode, key-woorden, …)

•

Manueel toekennen

•

Ophalen vanuit externe applicaties / database

7

Scannen

Classifieer

100% correcte metadata ! • •

Automatische validatie Manuele validatie

Herkennen

Valideren

Routeren

Archiveren


Automatisch

•Validatie conform formaat / structuur •Mathematische validatie •Validatie tov applicatie •Kruis referentie

Manueel

•Via validatie applicatie •Automatische validatieregels blijven van toepassing •Kan gefaseerd •Multi user

8

Scannen

Typeren

Herkennen 9

Valideren

Routeren

Archiveren


Scannen

Typeren

Herkennen

Valideren

Routeren

Archiveren


Verwerking

Archivering

• Post verwerking • Facturatie verwerking • Dossier opvolging • E-formulieren

• Werk documenten • Personeel dossiers • Email management •…

10

Voorbeeld plan van aanpak • Bouwsteen Document beheer • • • • •

Opbouw proof of concept Training basisfunctionaliteiten Workshop DMS Opmaak Project initiatie document GO / NO GO 11

• Bouwsteen Document Capture • Workshop Document Capture • Opmaak Project initiatie document • GO / NO GO • Evaluatie oplevering DMS & Document Capture • Acceptance, Uitrol & training SHOP IT 2016 Peter & Hedwig

Praktijk voorbeeld • Gemeentebestuur Tervuren • E- mail management • Next steps

SHOP IT 2016 Hedwig & Peter

Situering Reeds in 2006 gestart met documanagement 5/03/2007 - 18/04/2007 Oplijsten van basisattributen en dienstattributen uitbreiding naar de overige diensten. 18/04/2007 Overleg met ICMS Werkwijze: kunnen kan bijkomende inkomende en buitengaande informatie teruggevonden worden via eerder opgelijste attributen? 31/01/2007 Oprichting projectgroep 6/03/2007 Overleg met ICMS

23/04/2007 Validatie attributen door gemeentesecretaris in overleg met MAT

1/05/2007 Implementatie met ICMS

24/04/2007 - 31/05/2007 Implementatie voor sleuteldiensten

28/06/2007 Bijsturing met ICMS

13

1/03/2007

1/04/2007

1/05/2007

1/06/2007

1/07/2007

1/08/2007

1/09/2007

1/02/2007

Werkwijze: oplijsten inkomende en buitengaande informatie


1/11/2007

1/12/2007 31/12/2007

1/07/2007 - 31/08/2007 Vakantieperiode

3/02/2007 - 5/03/2007 18/04/2007 - 24/04/2007 Oplijsten van Definitief vastleggen van attributen Basisattributen en dienstattributen met sleuteldiensten (sec, web, infra, ro, …)

1/10/2007

1/06/2007 - 2/10/2007 Implementatie voor overige diensten

Situering Het liep niet van een leien dakje…

14



15



16


Situering Te ambitieus… Te weinig body in het achterliggende bedrijf... Misrekening in arbeidstijd Te vroeg...


17


18


Situering Daarom vanaf dan: Zeer terughoudend… Voorzichtig… Low profile… Permanent de markt opvolgend…


19

Een nieuwe start… Therefore

20


Een nieuwe start… Low profile test van Therefore: Mailarchief -

Regel in outlook365 op alle inkomende en uitgaande verkeer om een copie te sturen naar afzonderlijke mailbox.

21

-

Deze mailbox ‘trekken’ we binnen in Therefore.

-

Bedoeling:

-

een oplossing te hebben, aanpak van Canon te kunnen evalueren, Product te kunnen evalueren

Een nieuwe start… Oplossing werkt zonder meer….


-

Secretariaat kan ‘googelen’ in dienstmails. Zeer uitgebreide mogelijkheden, alle velden afzonderlijk configureerbaar.

-

Nog onbenutte mogelijkheden zoals verwijderen van zeer oude mails,

-

Triggers enz. ...

22

Een nieuwe start…

23


Een nieuwe start…

24


We zijn terug op goede weg… Besluit We blijven investeren in dit programma.

Op een wijze die momenteel past in onze organisatie. Bescheiden, realistisch… Later dit jaar voornamelijk inzetten in de vernieuwing van onze website, Om de vele formulieren te automatiseren die er op de vinden zijn. Zo onder andere ‘fuifaanvraag’, ‘inname openbaar domein’…


25

Bedankt voor uw aandacht! • Voor meer informatie, contacteer : • Hedwig Daineffe • Peter De Hondt M: + 32 487 577 707 [email protected]

Agenda. Voorstelling Canon. Stappenplan start-to-digitize. Voorbeeld plan van aanpak. Praktijkvoorbeeld. Tervuren management

Recommend Documents