AGENDA Lust of last? Incl. bijeenkomsten. Organisaties kopen binnenkort geen stoelen of inrichtingen meer THREE PEAKS CHALLENGE

Focus !!! Magazine van Fier.fm over facilitaire activiteiten | jaargang 2 – nr 1 2013 2013

Haar takenpakket omvat de kantine opruimen en...

Digitale versie? Scan hier:

Incl. bijeenkomsten

AGENDA

het hele bedrijf ontruimen.

2013

DIV benchmark ook in 2013

Beheersing DIV activiteiten leidt tot kostenbesparing! THREE PEAKS CHALLENGE

Doe mee met de uitdaging van het jaar! De BHV-er heeft zonder enige twijfel de belangrijkste dubbeltaak binnen een bedrijf. Er wordt op hem of haar vertrouwd in situaties waar de ongetrainde medewerker zich misschien geen raad weet. Maar op wie kan de BHV-er zelf vertrouwen? Op Falck BHV. • • • • • •

Ga voor uw eigen veiligheid naar: www.falckbhv.nl

van

F i e r. f m o v e r

facilitaire

activiteiten

Erick Wuestman

T. 030 242 70 70 E. [email protected]

Consultancy – Opleidingen/trainingen – BHV middelen (online webshop) Detacheringsmogelijkheid van consultants Integraal veiligheidsconcept in 5 duidelijke stappen Opleiding/training op maat – standaard en/of door middel van E-learning mogelijk Landelijke dekking met verschillende eigen oefencentra Return on investment op het gebied van veiligheid

Magazine

“Organisaties kopen binnenkort geen stoelen of inrichtingen meer”

|

jaargang

2

–

nr 1

2 013

Lust of last?

Integraal accommodatiemanagement * Antwoordkaart op pagina 25

Focus! Magazine | Pagina 27

Brandveiligheid: een aanhoudende zorg


VAN DE REDACTIE Ontwikkelende netwerken

Wat ons betreft verdient het begrip ‘circulaire economie’ nu al een vermelding in het begrippenkader rondom facility management. Daarnaast moet het als ontwikkelrichting een vermelding krijgen in de Van Dale. Hier is sprake van een nieuwe trend en wij zijn fier dat wij deze in de derde editie van Focus! Magazine met u mogen delen. Een editie die bol staat van interessante ontwikkelingen in ons mooie vakgebied. Deze uitgave toont weer eens aan hoe belangrijk het hebben van en actief deelnemen aan netwerken is. Kennis halen, brengen en delen is in deze economisch spannende tijd een must voor elke facilitair medewerker. Het is om het even of dit nu gebeurt door het deelnemen aan bijeenkomsten, het volgen van trainingen of het deelnemen aan benchmarks. Fier.fm en haar partners bieden u het hele spectrum waar u uw voordeel mee kunt doen.

Wij zijn weer trots op onze glossy en wensen u met het lezen van deze derde editie veel leesplezier.

Fier.fm

------------------------------------------------------------

COLOFON

Focus! Magazine is een uitgave van Fier.fm uit Amsterdam. Heeft u opmerkingen of vragen over (de inhoud van) dit magazine? Neem dan contact met ons op via: info@fier.fm of Fier.fm, Postbus 424, 2400 AK Alphen a/d Rijn of 020-6713120. Redactieteam: Sheryl Limburg, Froukje Terpstra, Pieter Buis en Remko Oosterwijk. Medewerking van: Erick Wuestman, David van Stijn, Hairo van den Berg, Joost van Bommel, Mailprofs, William Toma, Annelotte Vos, Madelon de Graaf en Martin Jochems. Druk: Multicopy Alphen a/d Rijn. Oplage: 600 exemplaren.

Volgens een publicatie van IbMZ (Incidentbeheersing Management Zorginstellingen) van januari 2013, zijn in 2011 meer dan duizend binnenbranden geweest en zeven doden te betreuren in de gezondheidszorggebouwen. Afschuwelijk grote getallen. Sinds jaar en dag wordt aandacht gevraagd voor de veiligheid in gebouwen en niet alleen in de zorg.

Afgezien van het feit dat een calamiteit je kan overkomen, is het zorgelijk dat veel organisaties niet de juiste maatregelen treffen en bestuurders niet de verantwoordelijk nemen maatregelen af te dwingen. Als het kalf ………. Is het spreekwoord dat blijkbaar van toepassing is. IbMZ pleit al jaren voor een bestuursmethodiek brandveiligheid, een model op basis waarvan bestuurders decharge kunnen krijgen indien zij die maatregelen hebben getroffen die noodzakelijk zijn in hun situatie. In 2013 moet dit zijn beslag krijgen.

Maar het alleen voldoen aan de wettelijke eisen en zich daarachter verschuilen is waar het om mensen gaat, een zwaktebod. Deskundigen spreken over ‘een aanvaardbaar restrisico’, het risico dat men eventueel accepteert na de implementatie van alle wettelijke maatregelen. Blijkbaar ligt de grens van dit aanvaardbare risico in instellingen voor niet-zelfredzamen niet zo hoog.

Fier.fm is al jaren betrokken bij dit thema in het kader van de realisatie van de methodiek/ zelfevaluatie scan ‘Brandveiligheid in Zicht’ (BIZ). Een model voor organisaties met niet zelfredzamen op basis waarvan zij na invulling kunnen zien of men voldoet aan het wettelijk minimumniveau van brandveiligheid. Maar deze methodiek gaat verder en neemt organisaties mee in de discussie en afweging of de getroffen maatregelen in hun situatie wel voldoende zijn geweest. Ofwel, is het gestelde restrisico wel de juiste?

Uiteraard zijn aan alle maatregelen kosten verbonden en deze moeten in de lijn liggen met het aanvaardbare restrisico. In de discussies rondom de realisatie van ‘BIZ’ is dit een steeds terugkerend onderwerp geweest. Bovendien bestond veel onduidelijkheid over de kosten van brandveiligheid in organisaties. BIZ voorziet hierin via een kosten- analyse overeenkomstig de (inmiddels vervallen) NEN 2748. Een ander doel van BIZ is om facility managers/veiligheidscoördinatoren in kringen bij elkaar te brengen en kennis uit te wisselen met als doel inzicht in de kosten en kwaliteit op dit specifieke onderwerp te krijgen.

Inmiddels is het twee jaar geleden dat BIZ werd opgeleverd. Wij zijn er fier op dat wij nu betrokken zijn bij een initiatief in samenwerking met andere partijen om te onderzoeken hoe en in welke vorm de brandveiligheid in ‘alle’ gebouwen (woningen uitgezonderd) methodisch kan worden onderzocht en deze kringen tot stand te brengen.

Wij hopen u in de najaarseditie van Focus over de finale resultaten te kunnen informeren. En de wijze waarop u deel kunt nemen aan het verkleinen van het restrisico in uw organisatie. Remko Oosterwijk en Froukje Terpstra (Fier.fm)


Focus! Magazine | Pagina 26 Gewogen gemiddelde documentmanagement per inwoner

€ 17

Gewogen gemiddelde documentmanagement per medewerker

€ 2.000

€ 3.500

€ 1.950

€ 3.000

€ 1.900

€ 16

€ 2.500

€ 1.850

€ 15

€ 1.800

€ 2.000

€ 1.750

€ 1.500

€ 1.700 € 14

€ 1.550

14

DIV benchmark 2013

24

Three peaks challenge

21

Beheersing DIV activiteiten leidt tot kostenbesparing!

€ 500

€ 1.600

Agenda 2013

Alle bijeenkomsten op een rij

€ 1.000

€ 1.650

€ 13

INHOUD

Gewogen gemiddelde documentmanagement per FTE

€ -‐

Doe mee met de uitdaging van het jaar! Frappant zijn de uitkomsten van de onderstaand figuur. Het hebben van beleid voor informatie en digitalisering loont. Dat kan gerust geconcludeerd worden. De getallen spreken voor zich.

VOORUITBLIK 2013#

Het derde onderzoeksjaar mag zich nu al in een grote belangstelling verheugen. Het streven is om nog meer

provincies en gemeenten te laten aansluiten. Zoals een deelnemer stelde: de uitkomsten zijn interessant maar het halen en brengen van informatie in de bijeenkomsten is minstens zo waardevol. Het volgende onderzoeksjaar start op 4 juni 2013 met een introductiebijeenkomst bij de gemeente Apeldoorn. Mogen wij op uw deelname rekenen?

Kosten documentmanagement per medewerker versus i nformatiebeleid € 4.000 € 3.399

€ 3.500 € 3.000

€ 1.500

€ 2.759

€ 2.766

€ 2.500 € 2.573

€ 2.000

€ 2.500 € 2.000

Kosten documentmanagement per medewerkers versus digitaliseringsbeleid € 3.000

€ 1.701

€ 1.668

€ 1.500 € 1.000

€ 1.000 € 500

€ 500

€0 In ontwikkeling Vastgesteld Geen vastgesteld (n=6) informatiebeleid informatiebeleid (n=15) (n=1)

€0


Namens de stuurgroep. Martin Jochems, gemeente Apeldoorn ([email protected])" Froukje Terpstra, Fier.fm (froukje.terpstra@fier.fm) Remko Oosterwijk (remkooosterwijk@fier.fm)

In ontwikkeling (n=5) Vastgesteld Geen digitaliseringsbeleid digitaliseringsbeleid (n=15) (n=2)

22

Erick Wuestman

Lust of last?

Integraal accommodatiemanagement

EN VERDER

2 6 7 8 10  11 12 16 18 19 20 27

Colofon

Activiteiten gerelateerd werken: een toelichting op de training

Gastcolumn Hairo van den Berg

4 x 2 vragen aan onze jongste Fier.fm’ers Bijt u vast in de benchmark

Column Remko Oosterwijk

De toegevoegde waarde van facility management

Het effect van de Mailprofs Kwaliteitsaward

Wij gaan voor veilig

Gastcolumn Erick Wuestman

Cursusprogramma 2013


4



Integraal Accommodatie management

LUST of LAST ? Facility Management (FM) is in de meeste organisaties verantwoordelijk voor het beheer van kantoorhoudende panden. Steeds vaker wordt FM gevraagd ook het beheer van andere panden en objecten te verzorgen. Dit kan variëren van sport- en welzijnsaccommodaties tot gebouwen met een multifunctioneel doel. Waar FM veelal niet is betrokken bij de ontstaansgeschiedenis van deze ontwikkelingen, deze niet vanuit een heldere visie worden benaderd, zal de beheerssituatie altijd problematisch zijn en worden.

ONTSTAAN VAN HET INITIATIEF# De afgelopen twee jaar heeft een speciaal in het leven geroepen werkgroep met specialisten zich gebogen over de complexe materie van integraal accommodatiemanagement (IAM) bij gemeenten, een initiatief van Fier.fm en Yask. Gemeenten in het algemeen en facilitaire afdelingen in het bijzonder hebben nauwelijks een visie op de vraag of IAM een wenselijke oplossing is op de problemen rondom het integraal beheren en exploiteren van eigendommen. De behoefte hieraan, zo is gebleken uit de praktijkervaringen, is groot. Een werkgroep van deskundigen heeft zich gebogen over deze problematiek en zal in de loop van 2013 met een eindoordeel in de vorm van een algemeen bruikbare checklist komen. Eén van de gestelde vragen is of FM prominent IAM moet claimen. Is IAM nu een uitdaging en kan het een grote toegevoegde waarde zijn, of brengt het alleen maar problemen en moet FM er maar vanaf zien. Is het een lust of een last?

De vraag is of FM

prominent IAM

moet claimen?

EEN DEFINITIE VOOR INTEGRAAL

ACCOMODATIEMANAGEMENT# Een andere belangrijke vraag die beantwoord moest worden, is de demarcatielijn tussen vastgoed/fm/exploitatie en beheer. Maar bovenal antwoord geven op de definitie van IAM. Gekozen is voor de volgende definitie:#

‘(Gemeentelijk) integraal accommodatiemanagement is het verwerven, in stand houden, organiseren, gebruiken en ondersteunen voor de gebruikers van (gemeentelijke) accommodaties* optimaal passend binnen de (gemeentelijke) doelstellingen.’

KENMERKEN VAN IAM# Op basis van praktijkvoorbeelden bij onder andere de gemeente Barendrecht, Haarlemmermeer, Heerlen en Zaanstad is opgesomd waar gemeenten bij de integratie van IAM met de afdeling FM tegenaan lopen.

1.  Er is geen zicht op de aanwezige contracten met gebruikers; 2.  Er is geen visie. Noch van bestuur noch van beleidsafdelingen; 3.  Er worden of zijn toezeggingen gedaan aan bestaande gebruikers die het beheer lastiger maken (voorbeeld: gebruikers nemen hun eigen schoonmaakdienst mee); 4.  Er worden geen goede en heldere gebruiksafspraken gemaakt (voorbeeld: openingstijden); 5.  Daar waar er restauratieve faciliteiten zijn, wordt nauwelijks aandacht geschonken aan de specifieke wettelijke en plaatselijke voorschriften (historische afspraken omtrent opening bijvoorbeeld); 6.  Beheersregels zijn niet of nauwelijks aanwezig waardoor het maken van eenduidige afspraken bemoeilijkt wordt; *het begrip accommodatie kan per organisatie verschillend vorm en inhoud worden gegeven.

Wist u dat op het gebied van post..

Wist u dat op het gebied van archief…

…alle respondenten selecGecriteria voor de te registeren post hanteren?

…1 op de 5 van de respondenten werkzaamheden uitvoert voor derden?


…bijna 40% van de respondenten verantwoordelijk is voor het organisaGebrede gegevensbeheer?

…er gemiddeld 12 bezorgpunten zijn voor inkomende post? (variaGe 1-‐60)

…Ruim 8% van de respondenten subsGtuGe heeV verkregen voor de B-‐stukken?

…er gemiddeld 17 ophaalpunten voor uitgaande post zijn? (variaGe 1-‐80)

…ruim 33% heeV subsGtuGe heeV verkregen voor de V-‐stukken?

…er gemiddeld 11 postrondes per week zijn? (variaGe 2-‐40)

…subsGtuGe van zowel de B-‐ als de V-‐stukken bij 1 provincie verkregen is?

In een tweetal bijeenkomsten zijn de resultaten gevalideerd en is gediscussieerd over de toekomst van DIV. Hieruit blijkt dat de transitie naar digitalisering is ingezet maar nog niet in die mate dat het ‘traditioneel’ archiveren voorbij is. Dit blijkt ook uit de formatie van de DIV organisatie en daarmee ook uit de kosten. Toch kan het beeld van de resultaten uit het eerste onderzoek worden bevestigd, namelijk dat de afname van het aantal fte doorzet. En dit heeft niet alleen te maken met bezuinigingen. Het onderzoek is wederom uitgevoerd door adviseurs van Fier.fm.

BELEID EN ONTWIKKELINGEN# In het figuur op de linker pagina worden de belangrijkste resultaten weergegeven op dit onderdeel.

BELEID EN

ONTWIKKELINGEN/ PROCESSEN# Ruim 12% van het aantal medewerkers die een rol

vervullen binnen de DIV functie doet dit buiten de DIV organisatie. Hierbij dient te worden aangetekend dat dit ‘bekende’ medewerkers zijn. Medewerkers in het primaire proces die ook activiteiten uitvoeren zijn in deze berekening niet meegenomen. Wel is geconstateerd dat door de verdergaande digitalisering steeds meer taken buiten het gezichtsveld van de ‘oude’ DIV afdelingen plaatsvindt. De conclusie is gerechtvaardigd dat DIV meer en meer een faciliterende dan een uitvoerende organisatie wordt. Beheren en beheersen (regie) worden steeds dominanter. 9% van de DIV functie is ingehuurde formatie. De stuurgroep is nieuwsgierig hoe deze verhouding zich gaat ontwikkelen. Het aantal fte van de DIV functie t.o.v. de totale organisatie is 3%. In bovenstaande tabel zijn enkele ‘wist u datjes’ ten aanzien van de activiteiten post en archief weergegeven.

In het figuur boven aan de volgende pagina (pagina tien van de rapportage) geven wij de kosten per inwoner, medewerker en fte van de organisatie weer. Wij merken hierbij op dat onder document management in afwijking van de NEN 2748 niet de kosten voor reproductie zijn meegenomen. Wij hebben ons dus beperkt tot de kosten van post en archief zowel analoog als digitaal. Wij hebben mede op basis van de recente discussie over de gewenste grootte van gemeenten de ‘knip’ op 100.000 inwoners gelegd. Het valt dus op dat de ‘kleinere’ gemeenten duurder uit zijn per inwoner, maar juist veel voordeliger uitkomen per medewerker en per fte.



Beheersing DIV activiteiten leidt tot k o s t e n b e s p a r i n g !

7.  8.  9. 

Er is een aantoonbare complexiteit omdat het geheel zich afspeelt in een complexe politieke context; De rollen van de betrokken partijen (actoren genoemd) zijn onduidelijk of niet eens in beeld; De kennis over IAM is te zeer versnipperd in organisaties waarbij kennis delen niet een eerste prioriteit is;

10.  Er is geen sprake van professioneel opdrachtgeversschap; 11.  Huurders en gebruikers staan niet centraal; 12.  Er is een gebrek aan inzicht van de uit te voeren werkzaamheden (op detailniveau); 13.  De demarcatie tussen de verschillende spelers is onduidelijk.

Onlangs is het tweede onderzoek naar kosten en kwaliteit van de DIV (Documentaire Informatie Voorziening) functie bij gemeenten en provincies gepresenteerd. Na een veelbelovende start in 2011 kan de stuurgroep, onder leiding van Martin Jochems van de gemeente Apeldoorn nu terugkijken op een zeer geslaagd tweede jaar. Waren er in het eerste jaar negen deelnemers, veelal grote gemeenten, nu namen er 23 deel waaronder vier provincies. En verheugend is het aantal middelgrote en zelfs wat kleinere gemeenten. Gezien de reactie van juist de nieuwe deelnemers kan met vertrouwen vooruit gekeken worden. Met enige trots presenteren wij de belangrijkste resultaten. Het onderzoek betreft het boekjaar 2011 en brengt de werkelijke kosten (eigen personeel, ingekochte diensten en middelen en vermogenskosten) in beeld. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de NEN 2748, de Nederlandse norm voor benchmarking van facilitaire activiteiten. Deze norm is weliswaar ingetrokken en Heeft de organisatie e en vastgesteld informatiebeleid?

33%

Ja 67%

vervangen door de Europese norm, de NEN-EN 15221-7 (gepubliceerd in november 2012), maar in ieder geval het komende jaar zal nog gebruik worden gemaakt van de ‘oude’ norm. Het onderzoek, zo is met de stuurgroep afgesproken, gaat over de DIV functie waardoor Is e r e en dig.beleid voor doc.mngt. ontwikkeld?

29%

Nee

Is zaakgericht werken uitgangspunt voor de organisatie?

ook DIV activiteiten buiten de DIV organisatie in beeld worden gebracht. Het onderzoek kent naast een kostendeel ook een kwantitatief deel waarin aspecten als beleid, processen en organisatie in kaart worden gebracht.

Beschikt u over e en plan van aanpak voor i mplementatie van het digitaliseringsbeleid?

Ja 71%

Nee

Beschikt uw DIV organisatie over e en metadatamodel?

43% 57%

Ja Nee

Is uw organisatie bezig met samenwerking met anderen op het gebied van DIV?

13% Ja Nee 88%

50%

50%

39%

Ja Nee

61%

Ja Nee

De centrale vraag die de werkgroep zich heeft gesteld is: is het mogelijk een document op te stellen aan de hand waarvan organisaties die met deze materie te maken hebben of krijgen IAM beter begrijpen en beheersbaar kunnen maken?

Na ruim twee jaar en 8 vergaderingen verder, meent de werkgroep IAM zo ver te zijn dat zij, een bruikbaar document kunnen presenteren. Zij pretendeert hiermee niet compleet te zijn, maar hoopt dat betrokkenen in IAM processen, hier een toegevoegde waarde in zien en de checklist als hulpmiddel kunnen gebruiken hun positie te bepalen.

Dit document, een checklist, wordt in de komende vergaderingen verder in detail

Checklist om IAM beter te begrijpen is in de maak.

besproken en uitgewerkt en zal naar verwachting medio 2013 vastgesteld worden zodat hier in de septembereditie van Focus aandacht aan geschonken kan worden. Wij zullen het eindoordeel in editie vier van Focus Magazine (najaar) in zijn geheel plaatsen zodat de resultaten gebruikt kunnen worden door een ieder die daar behoefte aan heeft.

Remko Oosterwijk en Froukje Terpstra ( i.s.m. William Toma van Yask)



Activiteiten Gerelateerd Werken

Een toelichting op de training ‘organisatiegericht huisvesten’ De werkomgeving mag zich verheugen in een warme belangstelling. Helaas niet altijd vanwege de toegevoegde waarde maar vooral als onderwerp om kosten op te besparen. Dat het besparend werkt om slimmer om te gaan met huisvesting is waar, maar deze eenzijdige benadering doet afbreuk aan de kansen die huisvesting biedt in het beter presteren, beter samenwerken en het bewegen naar een nieuwe vorm van organiseren.

‘Het Nieuwe Werken’ (HNW) is als begrip zo ingeburgerd dat iedereen het delen van werkplekken en slim omgaan met ruimte ermee associeert. Voor Erick Wuestman,, oprichter van adviesbureau VAXA, en de trainer in deze cursus, bestaat HNW niet. Hij gebruikt bewust de term ‘Uw Nieuwe Werken’.

Als consultant rondom strategische huisvestingsvraagstukken, werkplekconcepten en organisatiecultuurverandering is Erick dagelijks betrokken bij projecten rondom huisvesting en andere manieren van werken. In deze training gaat Erick diep op deze materie in, geeft deelnemers een kijkje in de keuken van innovatieve werkplekconcepten en de wijze waarop deze worden ontwikkeld.

Leidend voor de benadering van Erick is de mens. Meubels, inrichtingen en best practices zijn voor Erick een afgeleide van de basisvraag WAAROM een organisatie kiest voor een nieuwe aanpak. Vanuit deze WAAROM volgt de HOE en pas in

9 april

17 september

die fase wordt het relevant en interessant te kijken met welke middelen deze HOE het meest effectief kan worden gefaciliteerd.Het gaat hierbij om

Trainingsdata

het uitlijnen van human resource factoren met facility management en ICT actoren. Organisatiehuisvesting dient aan te sluiten bij de organisatiekenmerken. Met name die kenmerken die verband houden met de ontwikkeldoelen voor de (middel)lange termijn.

In deze training komen items aan bod die verband houden met het analyseren van organisatiekenmerken. Uw eigen drijfveren komen aan de orde, evenals een aantal instrumenten en hulpmiddelen om vanuit deze drijfveren te komen tot een plan van aanpak en een stappenplan. De training werd vorig jaar gegeven in het innovatieve ontmoetingscentrum van het gerenoveerde kantoor van de Provincie Overijssel in Zwolle. De deelnemers hebben gedurende de dag op verschillende plekken in het gebouw activiteiten ondernomen en zo aan den lijve ondervonden welk effect inrichting en verschillende typen meubilair heeft op de prestaties. Deze ervaring maakt nadrukkelijk deel uit van de training, net als de zelfwerkzaamheid en de instructie perioden.

Deze training biedt een dynamische verdieping in de effecten van huisvesting, de ideeën er achter, instrumenten om innovatieve huisvestingsconcepten te ontwikkelen en een strategie om de implementatie van nieuwe manieren van werken te begeleiden. De deelnemers van vorig jaar waren enthousiast. Ook iets voor u?

inzetten om deze besparingen inzichtelijk te maken.

Voordelen van de Circulaire Economie op een rijtje: §  Het helpt een nieuwe economie op de been. §  Bouwers en producenten kunnen weer aan het werk. §  Vakmanschap wordt weer interessant. §  Total Cost of Ownership oriëntatie gaat zorgen voor lagere kosten. §  Durfkapitaal investeert in veilige grondstoffen. §  Grondstoffen blijven in de kringloop. §  Deelnemers ontwikkelen een duurzaam imago. §  Goede initiatieven kunnen gerealiseerd worden zonder aanschafkosten te financieren. §  Onderwijs, zorg, overheid en bedrijfsleven, iedereen is winnaar.

Deze hele nieuwe benadering vraagt om een paradigmashift. (Die exact aansluit bij wat in Spiral Dynamics termen als de transitie van Blauw-Oranje naar Groen-Geel wordt genoemd.) Circulair denken en doen gaat dus over veel meer dan grondstoffen. Het gaat over nieuwe samenwerkingsvormen, nieuwe verdienmodellen en het aantrekkelijk maken voor investeerders om in te stappen in waardevolle projecten, daar waar traditionele investeerders en ontwikkelaars vooral Nee zeggen.

FACILITAIRE EN VASTGOED

PROJECTEN U kunt als facilitair opdrachtgever of vastgoed beheerder ook de vruchten plukken van deze nieuwe mogelijkheid om waarde te creëren. Neem contact op met de Stichting Circulaire Economie of met Fier.fm en onderzoek of de

Circulaire Economie ook op uw project(en) van toepassing kan zijn en ontdek welke voordelen dit voor uw organisatie heeft.

Interesse? Op de hoogte blijven? Meedraaien binnen een van de ontwikkel cirkels? Laat het weten en meld u aan via de website van de SCE: www.circulaire-economie.info Check ook de LinkedIn groep: “Circulaire Economie” en volg de SCE op Twitter: @CirculaireEcono

Erick Wuestman



Organisaties kopen binnenkort geen stoelen of inrichtingen meer

Ze gaan alleen betalen voor het gebruik ervan!

Dat betekent dat de knop om gaat: van Bezit naar Vruchtgebruik. Producten worden diensten. Een heel nieuw economisch model ziet het daglicht, volgens de innovatieve spelregels van de Circulaire Economie. Creatieve coalities ontwerpen en bouwen uw school, kantoor of werkplekconcept. U betaalt geen aanschafprijs maar krijgt wel exact wat u nodig hebt. Terwijl u alleen betaalt voor de functionaliteit, blijft de coalitie eigenaar en haalt bij beëindiging alle producten en grondstoffen netjes op en gras erover!

CIRCULAIRE ECONOMIE De term Circulaire Economie komt steeds vaker in het nieuws. Aangewakkerd door het Europees Parlement en visionaire professionals verschijnen er artikelen in vakbladen, landelijke dagbladen en op TV. Maakindustrie en opdrachtgevers beginnen in te zien dat ze actie moeten ondernemen om voorbereid te zijn op de consequenties die dit nieuwe economische model met zich mee zal brengen. Bas Luiting en Erick Wuestman, beide early adapters op het gebied van Nieuw Werken, Innovatie en Duurzaamheid, hebben de Stichting Circulaire Economie opgericht. Deze Stichting gaat vraag en aanbod bij elkaar brengen en wordt een kennisplatform voor alle facetten in de bedrijfsvoering, productontwikkeling en vormen van aanbesteding waar de Circulaire Economie effect op heeft. De Stichting draait op thema cirkels waarin professionals de kansen, haken, ogen en andere uitdagingen bestuderen en omzetten in concrete oplossingen, zodat de projecten die zich ontwikkelen vakbekwaam, hoogwaardig,

creatief maar vooral ook effectief kunnen worden aangevlogen. Dit alles volgens de innovatieve spelregels van de Circulaire Economie.

PROJECTEN Projecten waar zij aan werken variëren van losse stoelen tot volledige inrichtingen en complete gebouwen. In een XXL versie betekent dit dat een schoolbestuur, gemeente of horeca onderneming geen gebouw meer aanschaft maar gaat betalen voor de dienst (gebruik van een gebouw en de inrichting) die een creatieve coalitie, rondom de ideeën vanuit de Stichting Circulaire Economie, heeft ontwikkeld en gerealiseerd. Uiteindelijk blijft daarbij de glasfabrikant eigenaar van het glas en de kozijnfabriek blijft eigenaar van en verantwoordelijk voor de kozijnen etc.. Zodra de functie van het gebouw voorbij is, wordt het gebouw ontmanteld. De eigenaren halen hun grondstoffen op en passen die elders opnieuw toe. De grond wordt aangeharkt, de coalitie wordt ontbonden en de locatie wordt opgeleverd in de oorspronkelijke staat. Dus zonder aantasting of het achterlaten van gebouwdelen die zullen verpauperen of

onderhoud blijven vragen. Concreet wil dit zeggen dat de coalitie het ontwerp, de complete realisatie, het onderhoud en de energiefactuur betaalt. Inclusief beleving, gastvrijheid en wellicht de hele dienstverlening. Bij een hotel of kantoor kan dat betekenen dat gastheerschap, schoonmaak en de koffie ook zijn inbegrepen.

TOTAL COST OF OWNERSHIP De klant – gebruiker wordt dus compleet ontzorgd, waarbij zij in een partnership met de coalitie gezamenlijk risicodragend participeren in de samenwerking. Of alle partijen werkelijk voor deze complete integraliteit gaan en de XXL versie wensen of een variant die wat minder allesomvattend is, dat is aan de partners en de maatwerk afspraken die daarover worden gemaakt.

Kenmerkend is echter dat er wordt gewerkt op basis van Life Cycle Cost inzichten. Door uit te gaan van Total Cost of Ownership worden de lange termijn kosten leidend in het ontwerpproces, waardoor er significante besparingen gerealiseerd worden. Fier.fm participeert in de Stichting Circulaire Economie en gaat haar benchmarkervaring

GASTCOLUMN

Extra thema bijeenkomst #liefdegaatdoorde maag volgeboekt @sodexo @WUR Volg ons op

Stand op KING congres groot succes! @fierfm

Fier.fm feliciteert….

Gemeente Zaanstad met het winnen van de DCM* award 2012 dankzij hun digitale postkamer! *document en content management

Neemt u duurzaamheid met een korreltje zout? Donderdag 31 januari publiceerde de Wereldgezondheidsorganisatie nieuwe richtlijnen voor een gezonde voeding. Eerder beval de VN-organisatie volwassenen aan 2 gram natrium te gebruiken, maar nu wordt gesproken van minder dan 2 gram. Dit om het risico van hartziekten en hersenbloedingen te verminderen. De discussie loopt al langer, maar de risico’s van te veel zoutgebruik zijn blijkbaar toch groter dan aanvankelijk werd gedacht. De gemiddelde consumptie van zout is overigens 10 gram per dag ! Rijksoverheden zijn bij de aanbesteding van hun catering gehouden aan de richtlijnen voor duurzame catering. De door het ministerie van Economische Zaken opgestelde richtlijnen houden o.a. in dat 50% van de producten die worden aangeboden duurzaam moeten zijn. Gek genoeg zijn hierin geen richtlijnen te vinden over het aanbieden van gezonde producten. Vreemd, want duurzaamheid gaat ook over mensen. Het Voedingscentrum heeft ervoor gezorgd dat voor de consument duidelijk is welke gezondere en bewuste keuzes hij kan maken. Het groene en blauwe vinkje heeft zijn uitwerking op mensen. De nieuwe richtlijnen van de Wereldgezondheidsorganisatie zullen ongetwijfeld door het voedingscentrum worden aangehouden. Meer dan ooit ligt het voor de hand om in de richtlijnen voor duurzame catering ook een verwijzing te maken naar gebruik van gezonde producten. De overheid heeft een duidelijke voorbeeldfunctie en zou hiermee voorop moeten lopen. Duurzaamheid gaat ook om de gezondheid van medewerkers op langere termijn. De rijksoverheid heeft het zelf niet voor niets over (maatschappelijk verantwoord) ondernemen met aandacht voor People, Planet, Profit.

Nu is er natuurlijk niet echt een man overboord. Het ontbreken van richtlijnen wil nog niet zeggen dat gezondheidsclaims hoeven te ontbreken in de aanbestedingsspecificaties. Slimme facility managers weten dat en nemen dat uiteraard niet met een korreltje zout!

Hairo van den Berg#

Manager Corporate Development bij Sodexo


1. Wie is Annelotte Vos?

Annelotte (22 jaar) is vierdejaars student aan de hogeschool Inholland te Diemen. Na het behalen van haar HAVO diploma is ze begonnen met de opleiding Facility Management. Naast haar studie is Annelotte te vinden op de tennisbaan, het theater, het winkelcentrum en in horecagelegenheden met vrienden en familie.

2. Wat betekent Facility Management voor

Annelotte?

Facility Management is voor Annelotte een vakgebied dat aansluit bij haar interesses; het regelen van allerlei facetten, adhoc handelen, het oplossen van problemen, het omgaan met gasten en daarbij klanttevredenheid voorop laten staan. Facility management is voor Annelotte het zoeken naar een passende aanpak.

3. Wat heeft Annelotte tot nu toe gedaan op het gebied van Facility Management?

Annelotte heeft twee keer stage gelopen in facilitaire organisaties. Vanuit haar studie gaat ze regelmatig op bezoek bij verschillende bedrijven waar ze kennis maakt met facilitaire probleemstellingen vanuit de praktijk. Daarnaast is Annelotte excellent studente bij F-mex, een organisatie die de studenten dichter bij het werkveld wil brengen. Zij doet sinds 2011 mee aan het F-mex traject en mag zich excellent studente noemen na het behalen van haar derdejaars stage bij het Nederlands Instituut voor Beeld en geluid.

4. Wat gaat

Annelotte doen bij Fier.fm?

In februari gaat Annelotte beginnen aan haar afstudeeropdracht bij Fier.fm. Haar afstudeeropdracht zal betrekking hebben op de NEN-EN 15221-7. De afstudeeropdracht zal aansluiten op de opdracht die vorig jaar is uitgevoerd door Angela. Het onderzoek waar Annelotte zich mee bezig gaat houden zal leiden tot een advies over het implementeren van de NEN-EN 15221-7 bij Fier.fm. Met frisse energie ziet ze haar afstudeerperiode tegemoet.

Annelotte is te bereiken via annelottevos@fier.fm

4 x x 2


Droomt u over een uitdaging ? Wilt u op een andere manier werken aan uw team ? Goede voornemens ?

Doe mee aan de…

THREE PEAKS CHALLENGE!

Fier.fm biedt in 2013 eenmalig de mogelijkheid om aan de Three Peaks Challenge deel te nemen. Om zo te werken aan onderlinge samenwerking en persoonlijke ontwikkeling, terwijl wordt toegewerkt naar – letterlijk – een topprestatie: een pittige bergwandeling naar de hoogste toppen van Schotland, England en Wales.

Binnen 24 uur doen we de (de Ben Nevis (1344m), Scafell Pike (978m) en de Snowdown (1085m). The Three Peaks Challenge is een fantastische uitdaging! Nu heeft u de kans om mee te doen. Schrijf u in, individueel of met een team, voor 10 april 2013.

Om van de mooie natuur te kunnen genieten en de uitdaging te kunnen halen, dient u fit te zijn of te worden. Ook is het nodig om in een goed functionerend team naar boven te lopen en door te zetten. Vandaar dat er in voorafgaande maanden aandacht is voor uw fysieke fitheid, doorzettingsvermogen en teamgeest. Dit doen we tijdens een aantal stevige wandeltochten en een weekend met teamtraining in de Ardennen. Voor de daadwerkelijke Three Peaks Challenge maken we gebruik van een professionele organisatie met ervaren gidsen en comfortabel transport. Uw veiligheid, plezier en het opdoen van ervaringen staan voorop.

Programma

Omdat ‘de weg ook het doel’ is, beslaat het programma vier maanden.

§  Kick-off bijeenkomst op 25 april te Bergen: kennis maken, programma samen vaststellen, de eerste meters maken. § 

Warming up: met een paar stevige wandeltochten en borrels in de voorafgaande maanden en een teamspirit weekend in de Ardennen op 22 en 23 juni. Tijdens dit weekend werken we aan de fysieke en samenwerkingsconditie.

§ 

Three Peaks Challenge (data onder voorbehoud): ü  29 augustus naar Edinburgh en overnachten. ü  30 augustus naar de Ben Nevis rijden en in de avond de beklimming. Na de klim per auto naar de Scafell Pike. ü  31 augustus Scafell Pike beklimmen, door naar de Snowdown. Na de beklimming naar Liverpool, daar de kroeg in en overnachten. ü  1 september Liverpool bekijken en retour naar Nederland.

Meer informatie, flyer en inschrijfformulier: www.fier.fm. Gaat u de uitdaging aan?

Fier.fm verzorgt in 2013 in samenwerking met onder andere Vaxa en Elkerlijk een aantal cursussen. Deze worden op basis van open inschrijving door het hele land gegeven en zijn desgewenst ook als maatwerk, ‘inhouse’ te organiseren. Meer informatie, data, flyers en inschrijfformulieren treft u aan op onze website www.fier.fm. Een greep uit het aanbod:

2013

Financieel management voor Facility Managers (11/04/13) Voor meer grip op de financiën, budgettering en de bijhorende begrippen. U kunt de financiële taal beter spreken, begrijpen en onderbouwde beslissingen maken. Daarnaast kunt u financiële rapportages beter lezen en er effectiever uw organisatie mee inrichten en sturen. Organisatie Gericht Huisvesten (09/04/13 en 17/09/13) In deze workshop leert u hoe u de strategische koers van uw organisatie en uw huisvesting met elkaar verbindt. Zo krijgt u onder andere inzicht in wat verschillende inrichtingscomponenten met de mens doen. En kunt u uw organisatie adviseren omtrent andere manieren van inrichten. Regie over de prestaties van medewerkers (18/04/13) Tijdens deze cursus gaat u aan de slag met de vraag wat medewerkers motiveert. Vervolgens krijgt u inzichten en handvatten aangereikt waarmee u ‘het verantwoordelijkheid willen en kunnen nemen’ kunt stimuleren bij uw eigen medewerkers. Aan de hand van praktijksituaties leert u hoe u deze inzichten kunt toepassen op de werkvloer. Meer met minder: de spanning tussen FM en de organisatie (21/05/13 en 08/10/13) FM staat onder druk: minder budget, minder mensen, minder kwaliteit van dienstverlening. Of toch niet? In deze workshop leert u hoe u gedrag en processen kunt beïnvloeden en kansen te zien in beperkende omstandigheden. Zodat u voortaan Méér met Minder doet. Benchmarken van facilitaire kosten en kwaliteit (28/03/13) Na deze cursus bent u volledig op de hoogte betreffende benchmarken, kunt u de van toepassing zijnde normen toepassen, kunt u facilitaire parameters en kosten vaststellen. U bent 'klaar' om deel te gaan nemen aan een facilitair benchmarkonderzoek. Professionaliteit in facilitaire dienstverlening (07/11/2013) Professionaliteit zit hem vaak niet in het antwoord dat u geeft, maar in de wijze waarop u dat doet. Tijdens deze cursus leert u de rol aan te nemen van facilitair professional. U leert bovendien met gerichte vaardigheden om te gaan met situaties waarin u ineens geconfronteerd wordt met een lastige vraag of met ongezouten kritiek. Effectief functioneren van een facilitair team (09/04/13) Na de cursus kent u de voorwaarden voor een goede samenwerking, weet u welke valkuilen en belemmeringen er zijn voor een goede samenwerking en heeft u inzicht in de verschillende rollen die een team succesvol kunnen maken. Tevens heeft u bepaald welk van deze rollen het beste bij u past en u verschillende samenwerkingsopdrachten uitgevoerd, waar u voor uzelf specifieke leerpunten heeft ervaren.

CURSUSPROGRAMMA

vragen aan onze jongste Fier.fm’ers



1. Wie is Madelon de Graaf?

Madelon de Graaf is 21 jaar en woont in Alphen aan den Rijn. Madelon studeert Facility Management aan de Haagse Hogeschool, en zit in het vierde leerjaar. Dit jaar gaat zij afstuderen bij Fier.fm waar ze erg veel zin in heeft. Naast haar studie werkt ze in een bloemenwinkel in Alphen. In haar vrije tijd vindt ze het leuk om gezellig wat te drinken met vrienden en daarnaast gaat ze er graag op uit.

2. Wat betekent Facility Management voor Madelon?

Binnen Facility Management spreekt vooral de adviserende rol haar erg aan, en ze zou graag na haar studie in een specialistische of adviserende rol werkzaam willen zijn. Daarnaast is het oplossen van facilitaire problemen een uitdaging die haar aanspreekt binnen facility management.

3. Op welke ervaringen betrekking hebbende

op Facility Management is Madelon fier? Madelon is trots op het feit dat zij haar propedeuse in 1 jaar heeft gehaald. Ook is zij trots op de kennis en ervaring die zij heeft opgedaan door de stages, tijdens haar studie. Zij heeft stage gelopen bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en Nationale Nederlanden. Ook heeft Madelon gewerkt op de servicedesk bij ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Tijdens de opleiding Facility Management heeft Madelon bij veel verschillende bedrijven een kijkje in de ‘keuken’ kunnen nemen. Daarnaast heeft zij bij de ANWB en KPMG projecten uitgevoerd vanuit de opleiding op het gebied van inkoop.

4. Wat gaat Madelon doen bij Fier.fm?

In februari gaat Madelon beginnen met haar afstudeeropdracht bij Fier.fm. Tijdens haar afstudeerperiode gaat zij een ‘doorbelast-tool’ ontwerpen. Met deze tool kan Fier.fm organisaties adviseren of het verstandig is om de facilitaire kosten intern door te belasten.

Madelon is te bereiken via madelondegraaf@fier.fm



Bijt u vast in de benchmark!

In de vorige Focus! heeft u kennis kunnen maken met onze benchmarkonderzoeken. Jaarlijks verzamelen meer dan 100 organisaties facilitaire (benchmark)gegevens. Fier.fm ondersteunt organisaties bij het verzamelen, analyseren en rapporteren van deze data. In dit artikel vindt u meer informatie over deze onderzoeken en de updates ten opzichte van vorig jaar. MBO Facilitaire Benchmark Benchmark Deze benchmark wordt in opdracht van MBO Diensten (Facilitaire Samenwerkingsverband ROC’s, AOC’s en Vakscholen) gehouden. Zowel grote als kleine instellingen hebben- of gaan in 2013 deelnemen aan dit onderzoek. Wist u dat in 2013…

Deze benchmark voor de vijftiende keer wordt uitgevoerd? uitgevoerd?

Net als in 2012 alle deelnemers een persoonlijke rapportage ontvangen? ontvangen?

Deze benchmark voor de tiende keer wordt uitgevoerd? uitgevoerd?

In samenwerking met specialisten het thema inkoop wordt uitgelicht?

Het onderzoek op 28 maart start met een training benchmarken?

Bijna 60 gemeenten zijn aangesloten bij dit initiatief?

Meetmethodiek Kwaliteit Facilitaire Activiteiten De MKFA is een methodiek welke zowel de kosten als kwaliteit van facilitaire organisaties benchmarkt. Het onderzoek is opgesteld in samenwerking met de Universiteit van Wageningen. Het onderzoek richt zich op alle kantoorhoudende organisaties. Wist u dat in 2013… 2013…

De mogelijkheid bestaat voor deelnemers om een individuele audit uit te voeren?

Deelnemers vaak bij elkaar ‘in de kijken? keuken’ kijken?

Er een speciale bijeenkomst voor AOC’s wordt georganiseerd?

Facilitaire Kengetallen Gemeenten De FKG is een onderzoek dat al geruime tijd wordt uitgevoerd. Het onderzoek richt zich op de facilitaire kosten en kengetallen van het stadhuis en/of stadskantoor. Wist u dat in 2013…

Deze benchmark dit jaar voor de tiende keer wordt uitgevoerd? uitgevoerd?

Dat dit op 6 maart wordt gedaan bij het Econexishuis in Zwolle?

De mogelijkheid bestaat om de module klanttevredenheid toe te voegen?

Het beleidsplan brandveiligheid Als de risico’s zijn geïdentificeerd kan het management een afweging maken wat de gevolgen zijn voor de organisatie mochten ze optreden. Of aan de juiste maatregelen is voldaan wordt enkel achteraf bij incidenten bekeken. Het betreft normen op het vlak van opleidingen, bezetting, bouwkundige brandveiligheid, inkoop, definities verminderde zelfredzaamheid, bestuurlijke borging etc.

BHV Inrichtingsplan Op basis van de geïdentificeerde (rest) risico’s en het gekozen ambitieniveau wordt de BHV organisatie bepaald. Hoeveel BHV-ers, welke opleidingen, welke middelen en hoe dient de BHV organisatie te worden ingericht. Hierbij zijn ook externe factoren zoals gevaarsetting in de omgeving en aanrijtijden van de brandweer van belang. Of wellicht een bouwkundige aanpassing om meer brandcompartimenten te creëren. Organisatorische en bouwkundige maatregelen zijn communicerende vaten. Alleen als er van beide een goed beeld is, kunnen onderbouwde keuzes worden gemaakt.

Het ontruimingsplan Dit komt voort uit de RI&E, het inrichtingsplan en het beleidsplan. In een ontruimingsplan staan o.a. de volgende zaken beschreven: organisatiegegevens, gebouwgegevens, installatiegegevens, alarmeringsprocedures, wijze van ontruimen en een taakomschrijving.

Training van de BHV Op basis van de RI&E wordt bepaald welke vaardigheden de BHV nodig heeft. Ook dient er een keuze te worden gemaakt tussen trainen op locatie en trainen op een oefencentrum. Wij zijn voorstander van een mix. Het trainingscentrum voor de meest realistische omstandigheden en de eigen locatie voor het afstemmen van de trainingen op de dagelijkse praktijk.

Ontruimingsoefeningen Het houden van oefeningen heeft mede tot doel om te beoordelen in hoeverre de BHV-organisatie in de praktijk functioneert en competent is. Evaluatie na een oefening met alle betrokkenen is noodzakelijk om te kunnen verbeteren.

Het strekt tot Joost van de aanbeveling Bommel is om ontruimings- Key oefeningen account- door een on- Manager afhankelijke Bij Falck derde partij te laten evalueren.

GASTCOLUMN Integraal als heilige graal, is sterk verhaal

Projectleiders, bestuurders en consultants hebben de mond vol over integraliteit. De samenhang der dingen is belangrijk en zou centraal moeten staan in beleid en de uitrol van projecten.

Hoe mooi, maar ik zie het in de praktijk vaak anders. Zolang we georganiseerd zijn in separate onderdelen en iedereen vooral zijn/haar eigen territorium bewaakt, blijft het behelpen.

“We doen liever kleine projecten die lukken, dan grote die mislukken” hoorde ik laatst bij een grote verzekeraar. Dan zie ik het al weer gebeuren, de integraliteit is de verliezer. En daarmee de kwaliteit en de (eind)gebruiker.

Integraliteit en resultaat gerichtheid zijn de redenen dat ik met Value Engineering ben begonnen. Alle betrokkenen om de tafel, van klant tot ontwerper. Samen uitvinden WAAROM we dit project eigenlijk écht doen, om daarna de HOE te verkennen. Ineens krijgt zo’n groep inzicht in hun gemeenschappelijk doel. Daarna is integraal samenwerken, om de HOE te realiseren, een logische en relatief eenvoudige stap. Deze integraliteit kost slechts een dag(deel) en de meerwaarde is spraakmakend.

De genoemde verzekeraar kreeg dat ook in de gaten en gaat nu zelf uitgebreid met Value Engineering aan de slag. Net als bijvoorbeeld Friesland Campina die het op al haar grote productie aanpassingen gaat toepassen. Mét de vakmensen van de werkvloer, uitdagingen in samenspraak aanvliegen. Rijkswaterstaat spaart er inmiddels miljoenen mee uit, waarbij het resultaat er alleen maar sterker door wordt.

HOE lang gaat het duren voor de FM wereld de waarde van Value Engineering gaat ontdekken?

Erick Wuestman#

Adviseur Organisatiegericht Huisvesten en Sociale Innovatie / Uw Nieuwe Werken (VAXA)


Wij gaan voor Falck en Fier.fm trekken sinds begin 2012 gezamenlijk op. Veiligheid is namelijk een belangrijk aandachtsgebied in uw facilitaire organisatie. Brandveiligheid is niet alleen een zorg voor de operationele hulpdiensten die ter plaatse komen in het geval van een calamiteit. De zorg voor brandveiligheid is een aandachtspunt voor het management en een ieder die binnen uw organisatie werkt.

veilig !

of instelling te inventariseren en te evalueren (RI&E). De werkgever is verplicht zich op het gebied van de bedrijfshulpverlening te laten bijstaan door daartoe opgeleide bedrijfshulpverleners. Eveneens is opgenomen dat de bedrijfshulpverleners over een zodanige opleiding en uitrusting dienen te beschikken, en zodanig in aantal en georganiseerd dienen te zijn, dat zij hun taken naar behoren kunnen vervullen. Hiermee wordt beoogd de directe nadelige gevolgen Zoals de VROM-inspectie het noemt moet er sprake zijn van van ongevallen, brand en andere calamiteiten voor een brandveiligheidsconcept waarin de verschillende factoren werknemers en overige aanwezige personen zoveel mogelijk te (bouwkundig, installatietechnisch en organisatorisch) een beperken. Het gaat daarbij om een snel en effectief optreden bij samenhangend geheel vormen. Dit betekent dat we met incidenten en het eventueel inschakelen van professionele brandveiligheid rekening dienen te houden met medewerkers externe hulpverleningsinstanties. en gasten die op een locatie wonen, werken en/of slapen en

de zelfredzaamheid en het gedrag van deze personen in het

geval van een calamiteit.

Het is onze ambitie om brandveiligheid meer onderdeel te

laten worden van de dagelijkse praktijk en om

bewustwording te creëren bij werknemers en uw bezoekers,

over de risico’s die er kunnen zijn. Risico’s zijn nooit geheel

te elimineren en 100% veiligheid valt niet te garanderen, maar we proberen de risico’s wel zo klein mogelijk te maken.

Daarom willen wij u in dit artikel informatie verschaffen

zodat u risicogericht aan de slag gaat.

WETTELIJKE KADERS - HET BOUWBESLUIT

Het Bouwbesluit bevat bouwtechnische voorschriften waaraan INTEGRAAL CONCEPT alle bouwwerken (bestaand en nieuw te bouwen), zoals De combinatie van bouwkundige, installatietechnische en woningen, kantoren, winkels e.d. in Nederland minimaal organisatorische is gericht op: het beperken van het risico op moeten voldoen. Deze eisen hebben betrekking op veiligheid, brand; het stabiliseren of minimaliseren van de effecten op gezondheid, bruikbaarheid, energiezuinigheid en milieu. Ieder personen, gebouwen of materieel; het zoveel mogelijk bestaand bouwwerk moet tenminste voldoen aan de waarborgen van de continuïteit van bedrijfsvoering. voorschriften voor bestaande bouw. Een nieuw te bouwen gebouw moet voldoen aan de voorschriften voor nieuwbouw. In Onderdelen fungeren als communicerende vaten. geval van een verbouwing moet in beginsel worden voldaan aan Tekortkomingen op 1 vlak kunnen worden gecompenseerd door (extra) maatregelen op een ander vlak te treffen. Waar kan het de voorschriften voor nieuwbouw, maar het is mogelijk bij het meest kostefficiënt het hoogste veiligheidsniveau behaald bevoegd gezag vrijstelling tot een lager niveau aan te vragen. worden. De volgende stappen dienen doorlopen te worden om Als een bouwkundige maatregel niet past binnen het tot een integraal concept te komen. gebouwontwerp en/of gebruik kan gebruik worden gemaakt

van een zogenaamde gelijkwaardige oplossing. Dit is een ‘maatwerkoplossing’ om invulling te geven aan het voorschrift De RI&E De Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) die jaarlijks wordt uit de bouwregelgeving. Het toepassen van een dergelijke oplossing moet altijd ter goedkeuring aan het bevoegd gezag (de geactualiseerd, is de basis waarop geanalyseerd en besloten wordt wat het huidige niveau van brandveiligheid is en welke gemeente / brandweer) worden voorgelegd. verbeteringen mogelijk zijn. De RI&E is het uitgangspunt voor

het bepalen van de bedrijfshulpverleningsorganisatie (zowel in ORGANISATORISCHE VEILIGHEID aantallen als benodigde opleidingen) omdat uit de RI&E de Uitgaande van de Arbeidsomstandighedenwet 2007 is een aanwezige risico’s en de mogelijke restrisico’s naar voren werkgever verplicht bepaalde maatregelen te treffen ten komen. De RI&E geeft eveneens aan welke verbeteringen er aanzien van de veiligheid en gezondheid van haar werknemers. bouwkundig, installatietechnisch of organisatorisch wenselijk Tevens dient de werkgever de aanwezige gevaren in zijn bedrijf dan wel noodzakelijk zijn.

Benchmark DIV Ruim twee jaar geleden is gestart met deze benchmark. Negen gemeenten namen het initiatief om het onderdeel ‘documentmanagement’ (met in het bijzonder digitalisering, post en archief) verder te onderzoeken. In 2012 hebben 23 deelnemers meegedaan. meegedaan. Wist u dat in 2013… 2013…

Deelname voor provincies ook mogelijk is?

Het onderzoek voor de derde keer zal worden uitgevoerd?

HBO Facilitaire Benchmark Deze benchmark onderzoekt de facilitaire kosten, trends en parameters van hogescholen in Nederland. Tevens is het mogelijk de klanttevredenheid van eindgebruikers hieraan te koppelen. Wist u dat in 2013…

De klanttevredenheidsmodule i.s.m. Hospitality Consultants wordt aangeboden?

COLUMN Leren, begrijpen en toepassen

De vragenlijst in samenwerking met deelnemers wordt opgesteld? opgesteld?

Dat op 4 juni alle geïnteresseerden uitgenodigd zijn voor de informatiebijeenkomst?

Op 8 maart het onderzoek van start gaat met een info- en trainingsbijeenkomst?


Het onderzoek voor de negende keer wordt uitgevoerd?

Het mogelijk is om op maat gemaakte rapportages te (laten) maken?

In 1997 werd het fundament (NEN 2748) gelegd voor de 7 klapper NEN-EN normen, welke in 2012 met de publicatie van de zevende norm werd afgerond. Als voorzitter ben ik afgetreden, toch zal mijn rol nog niet helemaal zijn uitgespeeld. Er ligt nog één schone opdracht te wachten, namelijk de vertaling van 5 van de 7 NEN-EN normen. In nauwe samenwerking met de allerbeste studenten en begeleiders van de Hanzehogeschool te Groningen en de Haagse Hogeschool te Den Haag, wordt nu gewerkt aan een programma om de NEN-EN normen 4 en 7 te vertalen.

De keuze voor het HBO-FM onderwijs is niet zo vreemd. De vertaling van normen via de geëigende kanalen (vertaalbureau) is een kostbaar en tijdrovend iets. De financiële middelen van de normcommissie zijn beperkt en het bedrijfsleven staat niet te popelen om de financiering van de vertalingen te verzorgen. Bovendien is onze ervaring met de vertaling van de eerste twee normen door een vertaalinstituut niet zo positief geweest. Het kostte veel tijd de vertaling in FM taal te krijgen.

Met de betrokkenheid van beide hogescholen voorkomen we dit probleem. De kwaliteit is gewaarborgd (taalkennis en FM inhoudelijke kennis) en de kosten blijven beperkt.

Maar hun betrokkenheid heeft ook voor de opleidingen voordelen. Onder het mottto ‘leren, begrijpen en toepassen’ van de Europese FM normen hebben beide instituten een weg ingeslagen waar FM Nederland en Europa veel baat bij zullen hebben. Ik wens hen daarbij veel succes.

Remko Oosterwijk

Voormalig voorzitter NEN 2748 en NEN-EN-15221



De toegevoegde waarde van facility m a n a g e m e n t Hoe krijg je FM op de directie-agenda? Vind als facilitaire organisatie aansluiting bij de bedrijfsstrategie en bij de primaire processen van de organisatie.

De resultaten in het onderzoeksrapport ‘Benchmark facilitaire organisaties’ van FMM en Significant, spreken boekdelen: 58% van de ondervraagde facilitiy managers heeft de vrijheid om zelf facilitair beleid te ontwikkelen en te implementeren. En, bij slechts 17% van de facilitaire organisaties geeft de directie duidelijk richting aan de gewenste ontwikkeling van de facilitaire organisatie.

Het bevestigt de geluiden die facilitair managers vaak laten horen: Facility Management dringt met moeite de bestuurskamers binnen. Dit terwijl vanuit de facilitaire dienstverlening enorme toegevoegde waarde geleverd kan worden. Facilitaire bedrijven zouden organisaties niet alleen kunnen ondersteunen bij hun processen maar ook bij het realiseren van de bedrijfs- doelstellingen. Er zijn 4 aspecten waar de facility manager toegevoegde waarde kan leveren.

E

fficiency | Het hedendaagse economische klimaat dwingt organisaties om hun bedrijfsmodel en kosten goed onder de loep te nemen. Besparingen op facilitaire diensten zijn eenvoudig door te voeren door het servicelevel van de dienstverlening naar beneden bij te stellen. Ook standaardisatie van de dienstverlening en toepassing van automatisering van processen helpen mee om de efficiency van de organisatie te vergroten. Met goede communicatie naar alle stakeholders leiden deze maatregelen bovendien niet zelden tot hogere klanttevredenheid.

Hiermee levert het facilitair bedrijf toegevoegde waarde voor de organisatie in de vorm van kostenbesparing. Overheidsorganisaties voorkomen daarmee onnodige uitgaven uit de portemonnee van de belastingbetaler. Voor het bedrijfsleven heeft dit een direct een positieve impact op het rendement van het bedrijf. Eindgebruikers kunnen rekenen op betrouwbare, eenvoudige en flexibele facilitaire dienstverlening onder het motto ‘Goed is goed genoeg’. Voor veel organisaties voldoet dit niveau van dienstverlening voor tal van processen.

Human Resources | Ook op meer zachte aspecten

kunnen facilitaire organisaties van waarde zijn. Bijvoorbeeld op HR gebied, door de introductie van nieuwe werkplekconcepten om ‘Het Nieuwe Werken’ te ondersteunen. Innovatieve werkplekconcepten kunnen niet alleen bijdragen om huisvesting efficiënter te gebruiken maar kunnen ook dienen om medewerkers aan te trekken en aan zich te binden. Hiermee wordt een directe bijdrage geleverd aan de aantrekkelijkheid van de organisatie als werkgever. Ook worden nieuwe werkplekconcepten ingezet om de communicatie en samenwerking te bevorderen en uiteindelijk de productiviteit van de medewerkers positief te beïnvloeden.

De werkgever kan het zijn personeel ook naar de zin maken met andere facilitaire diensten zoals luxe cateringvoorzieningen of koffiecorners. Op deze manier onderscheid de werkgever zich ook nog eens van zijn concurrenten.

Waterschap Brabantse Delta volgt de winnaar van vorig jaar, de Autoriteit Financiële Markten (AFM), op. Wat doet het winnen van zo’n prijs met een afdeling? Wij vroegen het de winnaar van 2011 en 2012, respectievelijk Edwin Driessen (AFM) en Jolanda Brekelmans-Nooijens (BD).

Op welke wijze hoop je dat de prijs gaat bijdragen aan de rol van je team binnen je eigen organisatie?

BD: In eerste instantie hoop ik dat de prijs een positieve stimulans geeft aan de gebruikers (500 medewerkers) die het iedere dag toch maar weer doen, het digitaal en zaakgericht werken en archiveren. Daarom hebben we hen ‘the day after’ ook getrakteerd op taart!

De rol die daarbij past voor DIV is die van opleiding, monitoring en advisering. Maar ook op tactisch en strategisch niveau schuiven we steeds vaker aan tafel bij het projecten lijnmanagement om vanuit informatiebeheer mee te denken in de optimalisatie van bedrijfsprocessen en de dienstverleningsaspecten. Daarmee komt de burger in beeld en dat is degene waarvoor we het als overheidsorganisatie uiteindelijk allemaal doen. # #

AFM: Het winnen van de prijs was vooral een bevestiging dat we op de goede weg waren en werkte ook als steuntje in de rug voor het projectteam. Het prijswinnende project ‘Orde in Zaken’, waarin onderwerpen als zaakgericht werken, recordmanagement, documentgenerator, nieuw DMS bij elkaar kwamen, onderscheidde zich doordat het voor het overgrote deel een door DIV geleid project was. Hieruit spreekt een groot vertrouwen van de organisatie in de kunde van DIV en droeg bij aan een positieve verandering van de beeldvorming van DIV!

Op welke wijze hoop je dat je klant je gaat zien?

BD: Als een professionele club die vanuit het concept van digitaal en zaakgericht werken met hen meedenkt om hun werk goed te kunnen doen. AFM: Van DIV – “dat zijn toch die postkamerhelden” – is het veranderd naar DIV: “dat zijn toch die collega’s die het beheer en de ontsluiting van onze informatie gaan verbeteren”. Het afgelopen jaar zijn we meer zichtbaar geworden, maar daardoor worden we ook meer blootgesteld aan meningen. Dus hoewel we nu veel meer deelnemen aan tactische/strategische overleggremia, merken we ook dat de belangen groter zijn geworden.

Op welke wijze ga je je team de komende

maanden onder de aandacht houden?

BD: Zoals we dat al deden, door actief mee te blijven denken op operationeel, tactisch en strategisch niveau en onze meerwaarde aantoonbaar in te brengen. AFM: “Heb je een succes? Deel het dan met iedereen!” We hebben er het afgelopen jaar voor gezorgd dat onze opdrachtgever (bestuur) voor de volle honderd procent achter onze plannen blijft staan. De ‘tone at the top’ is namelijk onmisbaar voor het succesvol afronden van het project. Ook hebben we de business actief betrokken bij het project door een programmamanager te vinden uit diezelfde business. Daarnaast hebben we een grote gebruikersgroep samengesteld die we hebben ingezet als ambassadeurs voor het project. Ook heeft de afdeling Communicatie een actieve rol gespeeld om de business (toezichthouders) te blijven betrekken bij en informeren over het project.

Hoe ziet je team/dienstverlening er over vijf jaar uit?

BD: We zitten nu in de ideeënvorming om Brabantbreed over vijf jaar met drie waterschappen al onze gebruikers (ongeveer duizend) op een eenduidige manier te kunnen ondersteunen met digitaal en zaakgericht werken en archiveren. Daar hoort dan één professioneel Brabantbreed team bij, waarin de DIV- en ICTdeskundigheid zijn geborgd en waarmee de aansluiting met de werkprocessen en dienstverlening is gelegd. AFM: De komende jaren zullen we een verdergaande professionalisering en specialisatie laten zien van team DIV en het vakgebied waarin we binnen AFM opereren. Het vakgebied zal dichter tegen het primaire proces aanzitten of zelfs zijn geïntegreerd. Team DIV zal een beheerorganisatie zijn geworden waarin alle aspecten van informatiebeheer zijn ondergebracht. Bent u na de verhalen van winnaar Autoriteit Financiële Markten en Waterschap Brabantse Delta enthousiast geworden? In 2013 gaat de strijd om de Mailprofs Kwaliteitsaward verder. Schrijf uw DIV afdeling vandaag nog in! Meer informatie en het inschrijfformulier is te vinden op www.kwaliteitsaward.nl. Dit artikel is een bewerking van het artikel dat is opgenomen in Od 12/2012. Od is een uitgave van Sdu Uitgevers te Den Haag, www.sdu.nl



OKTOBER

1 | Cursus – Value Engineering, waarde creatie binnen FM (centraal in NL) 2 | Themabijeenkomst – MKFA en hostmanship (n.t.b.) 4 | Netwerk.fm-bijeenkomst – Werkgroep Zuid (Heerlen) 8 | Cursus – Meer met minder: de spanning tussen FM en organisatie (centraal in NL) 28 | Cursus – Leiderschap voor facility managers (Nijmegen) 29 | Cursus – Leiderschap voor facility managers (Nijmegen)

NOVEMBER

1 | Jaarlijks congres (Zutphen) 7 | Cursus - Professionaliteit in facilitaire dienstverlening (Nijmegen) 14 | Netwerk.fm-bijeenkomst – Werkgroep Utrecht/ West (n.t.b.)

DECEMBER De meest geüpdatete versie van deze agenda is ook online te raadplegen, via www.netwerk.fm/agenda.html of scan de QR-code.

-----------------------------------------------------------------------

Het effect van de Mailprofs

Kwaliteitsaward

Afgelopen november vond in stadion Galgenwaard in Utrecht voor de zesde keer de uitreiking van de Mailprofs Kwaliteitsaward plaats. Dit jaar ging de DIV afdeling van Waterschap Brabantse Delta er met de prestigieuze prijs vandoor. Een video van de feestelijke uitreiking aan het DIV team is te vinden op de website van Documentwereld en via de QR code Hiernaast:

!

Uit het juryrapport: “Bij deze organisatie was sprake van een professionalisering en ontwikkeling van alle teamleden, elk naar zijn of haar vermogen. De organisatie onderscheidde zich door een innovatieve kwaliteitsmethodiek waarmee de nieuwe rolverdeling tussen de medewerkers van de organisatie en de DIV afdeling na invoering kan worden gemonitord. Zoals bij alle drie de finalisten waren ook hier de klanten bijzonder tevreden over de dienstverlening, maar wat wel heel bijzonder was: hier vonden de klanten die zeer positief over het digitale werken spraken, dat DIV eigenlijk wel wat strenger zou mogen zijn. Het tekent de goede harmonie, die de bereikte resultaten mogelijk maakte. De jury is onder de indruk van de professionele manier waarop resultaten zijn en worden bereikt.”

I

mago | Wat lastiger om te kwantificeren, maar zeker niet met minder impact op het rendement, is de bijdrage die de facilitair manager kan leveren aan het imago van een bedrijf. Diensten waarmee niet alleen medewerkers maar ook externe relaties van het bedrijf in aanraking komen, kunnen mits uitgevoerd in lijn met de kern- en merkwaarden van het bedrijf, het imago versterken. Voorbeelden van diensten waarmee gasten in aanraking komen zijn vergadercentra/ het bedrijfsrestaurant of gastenontvangst.

Ook de algehele uitstraling van een gebouw en de staat van het terrein en gebouw beïnvloeden het imago. Het vraagt in de ontwikkeling van dergelijke diensten goede afstemming met marketing & communicatie. Vaak wordt overigens ook de algehele kwaliteitsbeleving van de facilitaire diensten positief beïnvloedt door de introductie van dergelijke voorzieningen

C

ontinuïteit | Bedrijfscontinuïteit is een aspect dat bij veel organisaties nog onderschat wordt. Sommige primaire processen zijn van dien aard dat verstoring ervan tot extra kosten leidt of directe achterstand op de concurrentie. Ook hier wordt op korte en/of lange termijn het rendement aangetast. Door facilitaire processen in te richten op het voorkomen van verstoringen of het snel oplossen ervan, wordt het rendement van de organisatie als het ware verzekerd. Je kunt hierbij denken aan facilitaire dienstverlening in expeditieruimtes, of de onderhoudsprogramma’s en inzet voor productieruimtes, datacenters of laboratoria. Uitval of storingen aan installaties kunnen direct invloed hebben op de continuïteit van de primaire processen en daarmee de opbrengst van een bedrijf.

Van de facility manager van vandaag worden deze strategische bijdragen verwacht. Door de toegevoegde waarde financieel te maken en uit te werken in business cases, door de stakeholders binnen de organisatie te betrekken, wordt facility management een serieus gespreksonderwerp aan de directietafel.

Je zult dan ook zien dat de directie richting gaat geven omdat er ook daadwerkelijk iets te kiezen valt.

David van Stijn is Marketing & communicatie manager bij Sodexo Altys

----------------------------------------------------------------------- FM in SAP

Self Service Self Service Portal Regieorganisatie FMIS PDC Reserveren in Outlook

CAD-integratie

Monitoring CAD Services

www.bereikmeermetFMIS.nl




AGENDA

MEI

14 | Cursus – Value Engineering, waarde creatie binnen FM (centraal in NL) 17 | Netwerk.fm-bijeenkomst – Werkgroep Zuid (Breda) 21 | Cursus – Meer met minder: de spanning tussen FM en organisatie (centraal in NL) 31 | Netwerk.fm – Platform FM (Zoetermeer)

JUNI

FEBRUARI FEBRUARI

5 | Startbijeenkomst - MBO Facilitaire Benchmark AOC-specifiek (Ede) 15 | Netwerk.fm themabijeenkomst – Liefde gaat door de Maag (Wageningen)

MAART

2 0 1 3

5 | Startbijeenkomst - MBO Facilitaire Benchmark ROC-specifiek (Rotterdam) 6 | Startbijeenkomst – MKFA en duurzaamheid (Zwolle) 8 | Startbijeenkomst - HBO Facilitaire Benchmark (n.t.b.) 8 | Netwerk.fm-bijeenkomst – Strategisch Beraad Noord-Oost (Kampen) 11 | Netwerk.fm-bijeenkomst - Werkgroep Limburg (Kerkrade) 15 | Netwerk.fm-bijeenkomst – Werkgroep IAM (Capelle a/d IJssel) 21 | Netwerk.fm-bijeenkomst - Werkgroep Gelderland/ Flevoland (Rheden) 22 | Netwerk.fm-bijeenkomst - Werkgroep Utrecht/ West (Hillegom) 26 | Informatiebijeenkomst – Benchmarken en NEN 2748 / EN 15221 (Amsterdam) (Amsterdam) 28 | Cursus – Benchmarken van facilitaire kosten en kwaliteit (n.t.b.)

APRIL

4 | Themabijeenkomst – MKFA en contractmanagement (Eindhoven) 9 | Cursus – Organisatiegericht huisvesten (centraal in NL) 9| Cursus – Effectief functioneren van een facilitair team (Nijmegen) 11| Cursus – Financieel Management voor Facility Managers (Amsterdam) 12 | Netwerk.fm-bijeenkomst – Strategisch Beraad Provincies (Haarlem) 18 | Cursus – Regie over de prestaties van medewerkers (Nijmegen) 25 | Training – Kick-off bijeenkomst three peaks challenge (Bergen)

4 | Informatiebijeenkomst – DIV benchmark (Apeldoorn) 7 | Netwerk.fm-bijeenkomst – IAM (n.t.b.) 13 | Netwerk.fm-bijeenkomst – Werkgroep Utrecht/ West (Utrechtse Heuvelrug) 14 | Netwerk.fm-bijeenkomst – Strategisch Beraad Noord-Oost (Emmen) 22 | Training – Three Peaks Challenge (Ardennen) 23 | Training – Three Peaks Challenge (Ardennen)

JULI

2 | Rapportagebijeenkomst – MKFA (n.t.b.) 4 | Validatiebijeenkomst - FKG (n.t.b.)

AUGUSTUS

29 | Training - Three Peaks Challenge (UK) 30 | Training - Three Peaks Challenge (UK) 31 | Training - Three Peaks Challenge (UK)

SEPTEMBER

1 | Training - Three Peaks Challenge (UK) 13 | Netwerk.fm-bijeenkomst – Platform FM (n.t.b.) 17 | Cursus – Organisatiegericht huisvesten (centraal in NL) 20| Netwerk.fm-bijeenkomst – Strategisch Beraad Provincies (n.t.b.) 23| Netwerk.fm-bijeenkomst – Werkgroep Limburg (n.t.b.) 25 | Rondetafelbijeenkomst – MBO Facilitaire Benchmark (Woerden) 26| Netwerk.fm-bijeenkomst – Werkgroep Gelderland/ Flevoland (Brummen) 27 | Rondetafelbijeenkomst – HBO Facilitaire Benchmark (n.t.b.) 27| Netwerk.fm-bijeenkomst – Strategisch Beraad Noord-Oost (Borne)




AGENDA

MEI

14 | Cursus – Value Engineering, waarde creatie binnen FM (centraal in NL) 17 | Netwerk.fm-bijeenkomst – Werkgroep Zuid (Breda) 21 | Cursus – Meer met minder: de spanning tussen FM en organisatie (centraal in NL) 31 | Netwerk.fm – Platform FM (Zoetermeer)

JUNI

FEBRUARI FEBRUARI

5 | Startbijeenkomst - MBO Facilitaire Benchmark AOC-specifiek (Ede) 15 | Netwerk.fm themabijeenkomst – Liefde gaat door de Maag (Wageningen)

MAART

2 0 1 3

5 | Startbijeenkomst - MBO Facilitaire Benchmark ROC-specifiek (Rotterdam) 6 | Startbijeenkomst – MKFA en duurzaamheid (Zwolle) 8 | Startbijeenkomst - HBO Facilitaire Benchmark (n.t.b.) 8 | Netwerk.fm-bijeenkomst – Strategisch Beraad Noord-Oost (Kampen) 11 | Netwerk.fm-bijeenkomst - Werkgroep Limburg (Kerkrade) 15 | Netwerk.fm-bijeenkomst – Werkgroep IAM (Capelle a/d IJssel) 21 | Netwerk.fm-bijeenkomst - Werkgroep Gelderland/ Flevoland (Rheden) 22 | Netwerk.fm-bijeenkomst - Werkgroep Utrecht/ West (Hillegom) 26 | Informatiebijeenkomst – Benchmarken en NEN 2748 / EN 15221 (Amsterdam) (Amsterdam) 28 | Cursus – Benchmarken van facilitaire kosten en kwaliteit (n.t.b.)

APRIL

4 | Themabijeenkomst – MKFA en contractmanagement (Eindhoven) 9 | Cursus – Organisatiegericht huisvesten (centraal in NL) 9| Cursus – Effectief functioneren van een facilitair team (Nijmegen) 11| Cursus – Financieel Management voor Facility Managers (Amsterdam) 12 | Netwerk.fm-bijeenkomst – Strategisch Beraad Provincies (Haarlem) 18 | Cursus – Regie over de prestaties van medewerkers (Nijmegen) 25 | Training – Kick-off bijeenkomst three peaks challenge (Bergen)

4 | Informatiebijeenkomst – DIV benchmark (Apeldoorn) 7 | Netwerk.fm-bijeenkomst – IAM (n.t.b.) 13 | Netwerk.fm-bijeenkomst – Werkgroep Utrecht/ West (Utrechtse Heuvelrug) 14 | Netwerk.fm-bijeenkomst – Strategisch Beraad Noord-Oost (Emmen) 22 | Training – Three Peaks Challenge (Ardennen) 23 | Training – Three Peaks Challenge (Ardennen)

JULI

2 | Rapportagebijeenkomst – MKFA (n.t.b.) 4 | Validatiebijeenkomst - FKG (n.t.b.)

AUGUSTUS

29 | Training - Three Peaks Challenge (UK) 30 | Training - Three Peaks Challenge (UK) 31 | Training - Three Peaks Challenge (UK)

SEPTEMBER

1 | Training - Three Peaks Challenge (UK) 13 | Netwerk.fm-bijeenkomst – Platform FM (n.t.b.) 17 | Cursus – Organisatiegericht huisvesten (centraal in NL) 20| Netwerk.fm-bijeenkomst – Strategisch Beraad Provincies (n.t.b.) 23| Netwerk.fm-bijeenkomst – Werkgroep Limburg (n.t.b.) 25 | Rondetafelbijeenkomst – MBO Facilitaire Benchmark (Woerden) 26| Netwerk.fm-bijeenkomst – Werkgroep Gelderland/ Flevoland (Brummen) 27 | Rondetafelbijeenkomst – HBO Facilitaire Benchmark (n.t.b.) 27| Netwerk.fm-bijeenkomst – Strategisch Beraad Noord-Oost (Borne)



OKTOBER

1 | Cursus – Value Engineering, waarde creatie binnen FM (centraal in NL) 2 | Themabijeenkomst – MKFA en hostmanship (n.t.b.) 4 | Netwerk.fm-bijeenkomst – Werkgroep Zuid (Heerlen) 8 | Cursus – Meer met minder: de spanning tussen FM en organisatie (centraal in NL) 28 | Cursus – Leiderschap voor facility managers (Nijmegen) 29 | Cursus – Leiderschap voor facility managers (Nijmegen)

NOVEMBER

1 | Jaarlijks congres (Zutphen) 7 | Cursus - Professionaliteit in facilitaire dienstverlening (Nijmegen) 14 | Netwerk.fm-bijeenkomst – Werkgroep Utrecht/ West (n.t.b.)

DECEMBER De meest geüpdatete versie van deze agenda is ook online te raadplegen, via www.netwerk.fm/agenda.html of scan de QR-code.

-----------------------------------------------------------------------

Het effect van de Mailprofs

Kwaliteitsaward

Afgelopen november vond in stadion Galgenwaard in Utrecht voor de zesde keer de uitreiking van de Mailprofs Kwaliteitsaward plaats. Dit jaar ging de DIV afdeling van Waterschap Brabantse Delta er met de prestigieuze prijs vandoor. Een video van de feestelijke uitreiking aan het DIV team is te vinden op de website van Documentwereld en via de QR code Hiernaast:

!

Uit het juryrapport: “Bij deze organisatie was sprake van een professionalisering en ontwikkeling van alle teamleden, elk naar zijn of haar vermogen. De organisatie onderscheidde zich door een innovatieve kwaliteitsmethodiek waarmee de nieuwe rolverdeling tussen de medewerkers van de organisatie en de DIV afdeling na invoering kan worden gemonitord. Zoals bij alle drie de finalisten waren ook hier de klanten bijzonder tevreden over de dienstverlening, maar wat wel heel bijzonder was: hier vonden de klanten die zeer positief over het digitale werken spraken, dat DIV eigenlijk wel wat strenger zou mogen zijn. Het tekent de goede harmonie, die de bereikte resultaten mogelijk maakte. De jury is onder de indruk van de professionele manier waarop resultaten zijn en worden bereikt.”

I

mago | Wat lastiger om te kwantificeren, maar zeker niet met minder impact op het rendement, is de bijdrage die de facilitair manager kan leveren aan het imago van een bedrijf. Diensten waarmee niet alleen medewerkers maar ook externe relaties van het bedrijf in aanraking komen, kunnen mits uitgevoerd in lijn met de kern- en merkwaarden van het bedrijf, het imago versterken. Voorbeelden van diensten waarmee gasten in aanraking komen zijn vergadercentra/ het bedrijfsrestaurant of gastenontvangst.

Ook de algehele uitstraling van een gebouw en de staat van het terrein en gebouw beïnvloeden het imago. Het vraagt in de ontwikkeling van dergelijke diensten goede afstemming met marketing & communicatie. Vaak wordt overigens ook de algehele kwaliteitsbeleving van de facilitaire diensten positief beïnvloedt door de introductie van dergelijke voorzieningen

C

ontinuïteit | Bedrijfscontinuïteit is een aspect dat bij veel organisaties nog onderschat wordt. Sommige primaire processen zijn van dien aard dat verstoring ervan tot extra kosten leidt of directe achterstand op de concurrentie. Ook hier wordt op korte en/of lange termijn het rendement aangetast. Door facilitaire processen in te richten op het voorkomen van verstoringen of het snel oplossen ervan, wordt het rendement van de organisatie als het ware verzekerd. Je kunt hierbij denken aan facilitaire dienstverlening in expeditieruimtes, of de onderhoudsprogramma’s en inzet voor productieruimtes, datacenters of laboratoria. Uitval of storingen aan installaties kunnen direct invloed hebben op de continuïteit van de primaire processen en daarmee de opbrengst van een bedrijf.

Van de facility manager van vandaag worden deze strategische bijdragen verwacht. Door de toegevoegde waarde financieel te maken en uit te werken in business cases, door de stakeholders binnen de organisatie te betrekken, wordt facility management een serieus gespreksonderwerp aan de directietafel.

Je zult dan ook zien dat de directie richting gaat geven omdat er ook daadwerkelijk iets te kiezen valt.

David van Stijn is Marketing & communicatie manager bij Sodexo Altys

----------------------------------------------------------------------- FM in SAP

Self Service Self Service Portal Regieorganisatie FMIS PDC Reserveren in Outlook

CAD-integratie

Monitoring CAD Services

www.bereikmeermetFMIS.nl



De toegevoegde waarde van facility m a n a g e m e n t Hoe krijg je FM op de directie-agenda? Vind als facilitaire organisatie aansluiting bij de bedrijfsstrategie en bij de primaire processen van de organisatie.

De resultaten in het onderzoeksrapport ‘Benchmark facilitaire organisaties’ van FMM en Significant, spreken boekdelen: 58% van de ondervraagde facilitiy managers heeft de vrijheid om zelf facilitair beleid te ontwikkelen en te implementeren. En, bij slechts 17% van de facilitaire organisaties geeft de directie duidelijk richting aan de gewenste ontwikkeling van de facilitaire organisatie.

Het bevestigt de geluiden die facilitair managers vaak laten horen: Facility Management dringt met moeite de bestuurskamers binnen. Dit terwijl vanuit de facilitaire dienstverlening enorme toegevoegde waarde geleverd kan worden. Facilitaire bedrijven zouden organisaties niet alleen kunnen ondersteunen bij hun processen maar ook bij het realiseren van de bedrijfs- doelstellingen. Er zijn 4 aspecten waar de facility manager toegevoegde waarde kan leveren.

E

fficiency | Het hedendaagse economische klimaat dwingt organisaties om hun bedrijfsmodel en kosten goed onder de loep te nemen. Besparingen op facilitaire diensten zijn eenvoudig door te voeren door het servicelevel van de dienstverlening naar beneden bij te stellen. Ook standaardisatie van de dienstverlening en toepassing van automatisering van processen helpen mee om de efficiency van de organisatie te vergroten. Met goede communicatie naar alle stakeholders leiden deze maatregelen bovendien niet zelden tot hogere klanttevredenheid.

Hiermee levert het facilitair bedrijf toegevoegde waarde voor de organisatie in de vorm van kostenbesparing. Overheidsorganisaties voorkomen daarmee onnodige uitgaven uit de portemonnee van de belastingbetaler. Voor het bedrijfsleven heeft dit een direct een positieve impact op het rendement van het bedrijf. Eindgebruikers kunnen rekenen op betrouwbare, eenvoudige en flexibele facilitaire dienstverlening onder het motto ‘Goed is goed genoeg’. Voor veel organisaties voldoet dit niveau van dienstverlening voor tal van processen.

Human Resources | Ook op meer zachte aspecten

kunnen facilitaire organisaties van waarde zijn. Bijvoorbeeld op HR gebied, door de introductie van nieuwe werkplekconcepten om ‘Het Nieuwe Werken’ te ondersteunen. Innovatieve werkplekconcepten kunnen niet alleen bijdragen om huisvesting efficiënter te gebruiken maar kunnen ook dienen om medewerkers aan te trekken en aan zich te binden. Hiermee wordt een directe bijdrage geleverd aan de aantrekkelijkheid van de organisatie als werkgever. Ook worden nieuwe werkplekconcepten ingezet om de communicatie en samenwerking te bevorderen en uiteindelijk de productiviteit van de medewerkers positief te beïnvloeden.

De werkgever kan het zijn personeel ook naar de zin maken met andere facilitaire diensten zoals luxe cateringvoorzieningen of koffiecorners. Op deze manier onderscheid de werkgever zich ook nog eens van zijn concurrenten.

Waterschap Brabantse Delta volgt de winnaar van vorig jaar, de Autoriteit Financiële Markten (AFM), op. Wat doet het winnen van zo’n prijs met een afdeling? Wij vroegen het de winnaar van 2011 en 2012, respectievelijk Edwin Driessen (AFM) en Jolanda Brekelmans-Nooijens (BD).

Op welke wijze hoop je dat de prijs gaat bijdragen aan de rol van je team binnen je eigen organisatie?

BD: In eerste instantie hoop ik dat de prijs een positieve stimulans geeft aan de gebruikers (500 medewerkers) die het iedere dag toch maar weer doen, het digitaal en zaakgericht werken en archiveren. Daarom hebben we hen ‘the day after’ ook getrakteerd op taart!

De rol die daarbij past voor DIV is die van opleiding, monitoring en advisering. Maar ook op tactisch en strategisch niveau schuiven we steeds vaker aan tafel bij het projecten lijnmanagement om vanuit informatiebeheer mee te denken in de optimalisatie van bedrijfsprocessen en de dienstverleningsaspecten. Daarmee komt de burger in beeld en dat is degene waarvoor we het als overheidsorganisatie uiteindelijk allemaal doen. # #

AFM: Het winnen van de prijs was vooral een bevestiging dat we op de goede weg waren en werkte ook als steuntje in de rug voor het projectteam. Het prijswinnende project ‘Orde in Zaken’, waarin onderwerpen als zaakgericht werken, recordmanagement, documentgenerator, nieuw DMS bij elkaar kwamen, onderscheidde zich doordat het voor het overgrote deel een door DIV geleid project was. Hieruit spreekt een groot vertrouwen van de organisatie in de kunde van DIV en droeg bij aan een positieve verandering van de beeldvorming van DIV!

Op welke wijze hoop je dat je klant je gaat zien?

BD: Als een professionele club die vanuit het concept van digitaal en zaakgericht werken met hen meedenkt om hun werk goed te kunnen doen. AFM: Van DIV – “dat zijn toch die postkamerhelden” – is het veranderd naar DIV: “dat zijn toch die collega’s die het beheer en de ontsluiting van onze informatie gaan verbeteren”. Het afgelopen jaar zijn we meer zichtbaar geworden, maar daardoor worden we ook meer blootgesteld aan meningen. Dus hoewel we nu veel meer deelnemen aan tactische/strategische overleggremia, merken we ook dat de belangen groter zijn geworden.

Op welke wijze ga je je team de komende

maanden onder de aandacht houden?

BD: Zoals we dat al deden, door actief mee te blijven denken op operationeel, tactisch en strategisch niveau en onze meerwaarde aantoonbaar in te brengen. AFM: “Heb je een succes? Deel het dan met iedereen!” We hebben er het afgelopen jaar voor gezorgd dat onze opdrachtgever (bestuur) voor de volle honderd procent achter onze plannen blijft staan. De ‘tone at the top’ is namelijk onmisbaar voor het succesvol afronden van het project. Ook hebben we de business actief betrokken bij het project door een programmamanager te vinden uit diezelfde business. Daarnaast hebben we een grote gebruikersgroep samengesteld die we hebben ingezet als ambassadeurs voor het project. Ook heeft de afdeling Communicatie een actieve rol gespeeld om de business (toezichthouders) te blijven betrekken bij en informeren over het project.

Hoe ziet je team/dienstverlening er over vijf jaar uit?

BD: We zitten nu in de ideeënvorming om Brabantbreed over vijf jaar met drie waterschappen al onze gebruikers (ongeveer duizend) op een eenduidige manier te kunnen ondersteunen met digitaal en zaakgericht werken en archiveren. Daar hoort dan één professioneel Brabantbreed team bij, waarin de DIV- en ICTdeskundigheid zijn geborgd en waarmee de aansluiting met de werkprocessen en dienstverlening is gelegd. AFM: De komende jaren zullen we een verdergaande professionalisering en specialisatie laten zien van team DIV en het vakgebied waarin we binnen AFM opereren. Het vakgebied zal dichter tegen het primaire proces aanzitten of zelfs zijn geïntegreerd. Team DIV zal een beheerorganisatie zijn geworden waarin alle aspecten van informatiebeheer zijn ondergebracht. Bent u na de verhalen van winnaar Autoriteit Financiële Markten en Waterschap Brabantse Delta enthousiast geworden? In 2013 gaat de strijd om de Mailprofs Kwaliteitsaward verder. Schrijf uw DIV afdeling vandaag nog in! Meer informatie en het inschrijfformulier is te vinden op www.kwaliteitsaward.nl. Dit artikel is een bewerking van het artikel dat is opgenomen in Od 12/2012. Od is een uitgave van Sdu Uitgevers te Den Haag, www.sdu.nl


Wij gaan voor Falck en Fier.fm trekken sinds begin 2012 gezamenlijk op. Veiligheid is namelijk een belangrijk aandachtsgebied in uw facilitaire organisatie. Brandveiligheid is niet alleen een zorg voor de operationele hulpdiensten die ter plaatse komen in het geval van een calamiteit. De zorg voor brandveiligheid is een aandachtspunt voor het management en een ieder die binnen uw organisatie werkt.

veilig !

of instelling te inventariseren en te evalueren (RI&E). De werkgever is verplicht zich op het gebied van de bedrijfshulpverlening te laten bijstaan door daartoe opgeleide bedrijfshulpverleners. Eveneens is opgenomen dat de bedrijfshulpverleners over een zodanige opleiding en uitrusting dienen te beschikken, en zodanig in aantal en georganiseerd dienen te zijn, dat zij hun taken naar behoren kunnen vervullen. Hiermee wordt beoogd de directe nadelige gevolgen Zoals de VROM-inspectie het noemt moet er sprake zijn van van ongevallen, brand en andere calamiteiten voor een brandveiligheidsconcept waarin de verschillende factoren werknemers en overige aanwezige personen zoveel mogelijk te (bouwkundig, installatietechnisch en organisatorisch) een beperken. Het gaat daarbij om een snel en effectief optreden bij samenhangend geheel vormen. Dit betekent dat we met incidenten en het eventueel inschakelen van professionele brandveiligheid rekening dienen te houden met medewerkers externe hulpverleningsinstanties. en gasten die op een locatie wonen, werken en/of slapen en

de zelfredzaamheid en het gedrag van deze personen in het

geval van een calamiteit.

Het is onze ambitie om brandveiligheid meer onderdeel te

laten worden van de dagelijkse praktijk en om

bewustwording te creëren bij werknemers en uw bezoekers,

over de risico’s die er kunnen zijn. Risico’s zijn nooit geheel

te elimineren en 100% veiligheid valt niet te garanderen, maar we proberen de risico’s wel zo klein mogelijk te maken.

Daarom willen wij u in dit artikel informatie verschaffen

zodat u risicogericht aan de slag gaat.

WETTELIJKE KADERS - HET BOUWBESLUIT

Het Bouwbesluit bevat bouwtechnische voorschriften waaraan INTEGRAAL CONCEPT alle bouwwerken (bestaand en nieuw te bouwen), zoals De combinatie van bouwkundige, installatietechnische en woningen, kantoren, winkels e.d. in Nederland minimaal organisatorische is gericht op: het beperken van het risico op moeten voldoen. Deze eisen hebben betrekking op veiligheid, brand; het stabiliseren of minimaliseren van de effecten op gezondheid, bruikbaarheid, energiezuinigheid en milieu. Ieder personen, gebouwen of materieel; het zoveel mogelijk bestaand bouwwerk moet tenminste voldoen aan de waarborgen van de continuïteit van bedrijfsvoering. voorschriften voor bestaande bouw. Een nieuw te bouwen gebouw moet voldoen aan de voorschriften voor nieuwbouw. In Onderdelen fungeren als communicerende vaten. geval van een verbouwing moet in beginsel worden voldaan aan Tekortkomingen op 1 vlak kunnen worden gecompenseerd door (extra) maatregelen op een ander vlak te treffen. Waar kan het de voorschriften voor nieuwbouw, maar het is mogelijk bij het meest kostefficiënt het hoogste veiligheidsniveau behaald bevoegd gezag vrijstelling tot een lager niveau aan te vragen. worden. De volgende stappen dienen doorlopen te worden om Als een bouwkundige maatregel niet past binnen het tot een integraal concept te komen. gebouwontwerp en/of gebruik kan gebruik worden gemaakt

van een zogenaamde gelijkwaardige oplossing. Dit is een ‘maatwerkoplossing’ om invulling te geven aan het voorschrift De RI&E De Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) die jaarlijks wordt uit de bouwregelgeving. Het toepassen van een dergelijke oplossing moet altijd ter goedkeuring aan het bevoegd gezag (de geactualiseerd, is de basis waarop geanalyseerd en besloten wordt wat het huidige niveau van brandveiligheid is en welke gemeente / brandweer) worden voorgelegd. verbeteringen mogelijk zijn. De RI&E is het uitgangspunt voor

het bepalen van de bedrijfshulpverleningsorganisatie (zowel in ORGANISATORISCHE VEILIGHEID aantallen als benodigde opleidingen) omdat uit de RI&E de Uitgaande van de Arbeidsomstandighedenwet 2007 is een aanwezige risico’s en de mogelijke restrisico’s naar voren werkgever verplicht bepaalde maatregelen te treffen ten komen. De RI&E geeft eveneens aan welke verbeteringen er aanzien van de veiligheid en gezondheid van haar werknemers. bouwkundig, installatietechnisch of organisatorisch wenselijk Tevens dient de werkgever de aanwezige gevaren in zijn bedrijf dan wel noodzakelijk zijn.

Benchmark DIV Ruim twee jaar geleden is gestart met deze benchmark. Negen gemeenten namen het initiatief om het onderdeel ‘documentmanagement’ (met in het bijzonder digitalisering, post en archief) verder te onderzoeken. In 2012 hebben 23 deelnemers meegedaan. meegedaan. Wist u dat in 2013… 2013…

Deelname voor provincies ook mogelijk is?

Het onderzoek voor de derde keer zal worden uitgevoerd?

HBO Facilitaire Benchmark Deze benchmark onderzoekt de facilitaire kosten, trends en parameters van hogescholen in Nederland. Tevens is het mogelijk de klanttevredenheid van eindgebruikers hieraan te koppelen. Wist u dat in 2013…

De klanttevredenheidsmodule i.s.m. Hospitality Consultants wordt aangeboden?

COLUMN Leren, begrijpen en toepassen

De vragenlijst in samenwerking met deelnemers wordt opgesteld? opgesteld?

Dat op 4 juni alle geïnteresseerden uitgenodigd zijn voor de informatiebijeenkomst?

Op 8 maart het onderzoek van start gaat met een info- en trainingsbijeenkomst?


Het onderzoek voor de negende keer wordt uitgevoerd?

Het mogelijk is om op maat gemaakte rapportages te (laten) maken?

In 1997 werd het fundament (NEN 2748) gelegd voor de 7 klapper NEN-EN normen, welke in 2012 met de publicatie van de zevende norm werd afgerond. Als voorzitter ben ik afgetreden, toch zal mijn rol nog niet helemaal zijn uitgespeeld. Er ligt nog één schone opdracht te wachten, namelijk de vertaling van 5 van de 7 NEN-EN normen. In nauwe samenwerking met de allerbeste studenten en begeleiders van de Hanzehogeschool te Groningen en de Haagse Hogeschool te Den Haag, wordt nu gewerkt aan een programma om de NEN-EN normen 4 en 7 te vertalen.

De keuze voor het HBO-FM onderwijs is niet zo vreemd. De vertaling van normen via de geëigende kanalen (vertaalbureau) is een kostbaar en tijdrovend iets. De financiële middelen van de normcommissie zijn beperkt en het bedrijfsleven staat niet te popelen om de financiering van de vertalingen te verzorgen. Bovendien is onze ervaring met de vertaling van de eerste twee normen door een vertaalinstituut niet zo positief geweest. Het kostte veel tijd de vertaling in FM taal te krijgen.

Met de betrokkenheid van beide hogescholen voorkomen we dit probleem. De kwaliteit is gewaarborgd (taalkennis en FM inhoudelijke kennis) en de kosten blijven beperkt.

Maar hun betrokkenheid heeft ook voor de opleidingen voordelen. Onder het mottto ‘leren, begrijpen en toepassen’ van de Europese FM normen hebben beide instituten een weg ingeslagen waar FM Nederland en Europa veel baat bij zullen hebben. Ik wens hen daarbij veel succes.

Remko Oosterwijk

Voormalig voorzitter NEN 2748 en NEN-EN-15221



Bijt u vast in de benchmark!

In de vorige Focus! heeft u kennis kunnen maken met onze benchmarkonderzoeken. Jaarlijks verzamelen meer dan 100 organisaties facilitaire (benchmark)gegevens. Fier.fm ondersteunt organisaties bij het verzamelen, analyseren en rapporteren van deze data. In dit artikel vindt u meer informatie over deze onderzoeken en de updates ten opzichte van vorig jaar. MBO Facilitaire Benchmark Benchmark Deze benchmark wordt in opdracht van MBO Diensten (Facilitaire Samenwerkingsverband ROC’s, AOC’s en Vakscholen) gehouden. Zowel grote als kleine instellingen hebben- of gaan in 2013 deelnemen aan dit onderzoek. Wist u dat in 2013…

Deze benchmark voor de vijftiende keer wordt uitgevoerd? uitgevoerd?

Net als in 2012 alle deelnemers een persoonlijke rapportage ontvangen? ontvangen?

Deze benchmark voor de tiende keer wordt uitgevoerd? uitgevoerd?

In samenwerking met specialisten het thema inkoop wordt uitgelicht?

Het onderzoek op 28 maart start met een training benchmarken?

Bijna 60 gemeenten zijn aangesloten bij dit initiatief?

Meetmethodiek Kwaliteit Facilitaire Activiteiten De MKFA is een methodiek welke zowel de kosten als kwaliteit van facilitaire organisaties benchmarkt. Het onderzoek is opgesteld in samenwerking met de Universiteit van Wageningen. Het onderzoek richt zich op alle kantoorhoudende organisaties. Wist u dat in 2013… 2013…

De mogelijkheid bestaat voor deelnemers om een individuele audit uit te voeren?

Deelnemers vaak bij elkaar ‘in de kijken? keuken’ kijken?

Er een speciale bijeenkomst voor AOC’s wordt georganiseerd?

Facilitaire Kengetallen Gemeenten De FKG is een onderzoek dat al geruime tijd wordt uitgevoerd. Het onderzoek richt zich op de facilitaire kosten en kengetallen van het stadhuis en/of stadskantoor. Wist u dat in 2013…

Deze benchmark dit jaar voor de tiende keer wordt uitgevoerd? uitgevoerd?

Dat dit op 6 maart wordt gedaan bij het Econexishuis in Zwolle?

De mogelijkheid bestaat om de module klanttevredenheid toe te voegen?

Het beleidsplan brandveiligheid Als de risico’s zijn geïdentificeerd kan het management een afweging maken wat de gevolgen zijn voor de organisatie mochten ze optreden. Of aan de juiste maatregelen is voldaan wordt enkel achteraf bij incidenten bekeken. Het betreft normen op het vlak van opleidingen, bezetting, bouwkundige brandveiligheid, inkoop, definities verminderde zelfredzaamheid, bestuurlijke borging etc.

BHV Inrichtingsplan Op basis van de geïdentificeerde (rest) risico’s en het gekozen ambitieniveau wordt de BHV organisatie bepaald. Hoeveel BHV-ers, welke opleidingen, welke middelen en hoe dient de BHV organisatie te worden ingericht. Hierbij zijn ook externe factoren zoals gevaarsetting in de omgeving en aanrijtijden van de brandweer van belang. Of wellicht een bouwkundige aanpassing om meer brandcompartimenten te creëren. Organisatorische en bouwkundige maatregelen zijn communicerende vaten. Alleen als er van beide een goed beeld is, kunnen onderbouwde keuzes worden gemaakt.

Het ontruimingsplan Dit komt voort uit de RI&E, het inrichtingsplan en het beleidsplan. In een ontruimingsplan staan o.a. de volgende zaken beschreven: organisatiegegevens, gebouwgegevens, installatiegegevens, alarmeringsprocedures, wijze van ontruimen en een taakomschrijving.

Training van de BHV Op basis van de RI&E wordt bepaald welke vaardigheden de BHV nodig heeft. Ook dient er een keuze te worden gemaakt tussen trainen op locatie en trainen op een oefencentrum. Wij zijn voorstander van een mix. Het trainingscentrum voor de meest realistische omstandigheden en de eigen locatie voor het afstemmen van de trainingen op de dagelijkse praktijk.

Ontruimingsoefeningen Het houden van oefeningen heeft mede tot doel om te beoordelen in hoeverre de BHV-organisatie in de praktijk functioneert en competent is. Evaluatie na een oefening met alle betrokkenen is noodzakelijk om te kunnen verbeteren.

Het strekt tot Joost van de aanbeveling Bommel is om ontruimings- Key oefeningen account- door een on- Manager afhankelijke Bij Falck derde partij te laten evalueren.

GASTCOLUMN Integraal als heilige graal, is sterk verhaal

Projectleiders, bestuurders en consultants hebben de mond vol over integraliteit. De samenhang der dingen is belangrijk en zou centraal moeten staan in beleid en de uitrol van projecten.

Hoe mooi, maar ik zie het in de praktijk vaak anders. Zolang we georganiseerd zijn in separate onderdelen en iedereen vooral zijn/haar eigen territorium bewaakt, blijft het behelpen.

“We doen liever kleine projecten die lukken, dan grote die mislukken” hoorde ik laatst bij een grote verzekeraar. Dan zie ik het al weer gebeuren, de integraliteit is de verliezer. En daarmee de kwaliteit en de (eind)gebruiker.

Integraliteit en resultaat gerichtheid zijn de redenen dat ik met Value Engineering ben begonnen. Alle betrokkenen om de tafel, van klant tot ontwerper. Samen uitvinden WAAROM we dit project eigenlijk écht doen, om daarna de HOE te verkennen. Ineens krijgt zo’n groep inzicht in hun gemeenschappelijk doel. Daarna is integraal samenwerken, om de HOE te realiseren, een logische en relatief eenvoudige stap. Deze integraliteit kost slechts een dag(deel) en de meerwaarde is spraakmakend.

De genoemde verzekeraar kreeg dat ook in de gaten en gaat nu zelf uitgebreid met Value Engineering aan de slag. Net als bijvoorbeeld Friesland Campina die het op al haar grote productie aanpassingen gaat toepassen. Mét de vakmensen van de werkvloer, uitdagingen in samenspraak aanvliegen. Rijkswaterstaat spaart er inmiddels miljoenen mee uit, waarbij het resultaat er alleen maar sterker door wordt.

HOE lang gaat het duren voor de FM wereld de waarde van Value Engineering gaat ontdekken?

Erick Wuestman#

Adviseur Organisatiegericht Huisvesten en Sociale Innovatie / Uw Nieuwe Werken (VAXA)

Fier.fm verzorgt in 2013 in samenwerking met onder andere Vaxa en Elkerlijk een aantal cursussen. Deze worden op basis van open inschrijving door het hele land gegeven en zijn desgewenst ook als maatwerk, ‘inhouse’ te organiseren. Meer informatie, data, flyers en inschrijfformulieren treft u aan op onze website www.fier.fm. Een greep uit het aanbod:

2013

Financieel management voor Facility Managers (11/04/13) Voor meer grip op de financiën, budgettering en de bijhorende begrippen. U kunt de financiële taal beter spreken, begrijpen en onderbouwde beslissingen maken. Daarnaast kunt u financiële rapportages beter lezen en er effectiever uw organisatie mee inrichten en sturen. Organisatie Gericht Huisvesten (09/04/13 en 17/09/13) In deze workshop leert u hoe u de strategische koers van uw organisatie en uw huisvesting met elkaar verbindt. Zo krijgt u onder andere inzicht in wat verschillende inrichtingscomponenten met de mens doen. En kunt u uw organisatie adviseren omtrent andere manieren van inrichten. Regie over de prestaties van medewerkers (18/04/13) Tijdens deze cursus gaat u aan de slag met de vraag wat medewerkers motiveert. Vervolgens krijgt u inzichten en handvatten aangereikt waarmee u ‘het verantwoordelijkheid willen en kunnen nemen’ kunt stimuleren bij uw eigen medewerkers. Aan de hand van praktijksituaties leert u hoe u deze inzichten kunt toepassen op de werkvloer. Meer met minder: de spanning tussen FM en de organisatie (21/05/13 en 08/10/13) FM staat onder druk: minder budget, minder mensen, minder kwaliteit van dienstverlening. Of toch niet? In deze workshop leert u hoe u gedrag en processen kunt beïnvloeden en kansen te zien in beperkende omstandigheden. Zodat u voortaan Méér met Minder doet. Benchmarken van facilitaire kosten en kwaliteit (28/03/13) Na deze cursus bent u volledig op de hoogte betreffende benchmarken, kunt u de van toepassing zijnde normen toepassen, kunt u facilitaire parameters en kosten vaststellen. U bent 'klaar' om deel te gaan nemen aan een facilitair benchmarkonderzoek. Professionaliteit in facilitaire dienstverlening (07/11/2013) Professionaliteit zit hem vaak niet in het antwoord dat u geeft, maar in de wijze waarop u dat doet. Tijdens deze cursus leert u de rol aan te nemen van facilitair professional. U leert bovendien met gerichte vaardigheden om te gaan met situaties waarin u ineens geconfronteerd wordt met een lastige vraag of met ongezouten kritiek. Effectief functioneren van een facilitair team (09/04/13) Na de cursus kent u de voorwaarden voor een goede samenwerking, weet u welke valkuilen en belemmeringen er zijn voor een goede samenwerking en heeft u inzicht in de verschillende rollen die een team succesvol kunnen maken. Tevens heeft u bepaald welk van deze rollen het beste bij u past en u verschillende samenwerkingsopdrachten uitgevoerd, waar u voor uzelf specifieke leerpunten heeft ervaren.

CURSUSPROGRAMMA

vragen aan onze jongste Fier.fm’ers



1. Wie is Madelon de Graaf?

Madelon de Graaf is 21 jaar en woont in Alphen aan den Rijn. Madelon studeert Facility Management aan de Haagse Hogeschool, en zit in het vierde leerjaar. Dit jaar gaat zij afstuderen bij Fier.fm waar ze erg veel zin in heeft. Naast haar studie werkt ze in een bloemenwinkel in Alphen. In haar vrije tijd vindt ze het leuk om gezellig wat te drinken met vrienden en daarnaast gaat ze er graag op uit.

2. Wat betekent Facility Management voor Madelon?

Binnen Facility Management spreekt vooral de adviserende rol haar erg aan, en ze zou graag na haar studie in een specialistische of adviserende rol werkzaam willen zijn. Daarnaast is het oplossen van facilitaire problemen een uitdaging die haar aanspreekt binnen facility management.

3. Op welke ervaringen betrekking hebbende

op Facility Management is Madelon fier? Madelon is trots op het feit dat zij haar propedeuse in 1 jaar heeft gehaald. Ook is zij trots op de kennis en ervaring die zij heeft opgedaan door de stages, tijdens haar studie. Zij heeft stage gelopen bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en Nationale Nederlanden. Ook heeft Madelon gewerkt op de servicedesk bij ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Tijdens de opleiding Facility Management heeft Madelon bij veel verschillende bedrijven een kijkje in de ‘keuken’ kunnen nemen. Daarnaast heeft zij bij de ANWB en KPMG projecten uitgevoerd vanuit de opleiding op het gebied van inkoop.

4. Wat gaat Madelon doen bij Fier.fm?

In februari gaat Madelon beginnen met haar afstudeeropdracht bij Fier.fm. Tijdens haar afstudeerperiode gaat zij een ‘doorbelast-tool’ ontwerpen. Met deze tool kan Fier.fm organisaties adviseren of het verstandig is om de facilitaire kosten intern door te belasten.

Madelon is te bereiken via madelondegraaf@fier.fm


1. Wie is Annelotte Vos?

Annelotte (22 jaar) is vierdejaars student aan de hogeschool Inholland te Diemen. Na het behalen van haar HAVO diploma is ze begonnen met de opleiding Facility Management. Naast haar studie is Annelotte te vinden op de tennisbaan, het theater, het winkelcentrum en in horecagelegenheden met vrienden en familie.

2. Wat betekent Facility Management voor

Annelotte?

Facility Management is voor Annelotte een vakgebied dat aansluit bij haar interesses; het regelen van allerlei facetten, adhoc handelen, het oplossen van problemen, het omgaan met gasten en daarbij klanttevredenheid voorop laten staan. Facility management is voor Annelotte het zoeken naar een passende aanpak.

3. Wat heeft Annelotte tot nu toe gedaan op het gebied van Facility Management?

Annelotte heeft twee keer stage gelopen in facilitaire organisaties. Vanuit haar studie gaat ze regelmatig op bezoek bij verschillende bedrijven waar ze kennis maakt met facilitaire probleemstellingen vanuit de praktijk. Daarnaast is Annelotte excellent studente bij F-mex, een organisatie die de studenten dichter bij het werkveld wil brengen. Zij doet sinds 2011 mee aan het F-mex traject en mag zich excellent studente noemen na het behalen van haar derdejaars stage bij het Nederlands Instituut voor Beeld en geluid.

4. Wat gaat

Annelotte doen bij Fier.fm?

In februari gaat Annelotte beginnen aan haar afstudeeropdracht bij Fier.fm. Haar afstudeeropdracht zal betrekking hebben op de NEN-EN 15221-7. De afstudeeropdracht zal aansluiten op de opdracht die vorig jaar is uitgevoerd door Angela. Het onderzoek waar Annelotte zich mee bezig gaat houden zal leiden tot een advies over het implementeren van de NEN-EN 15221-7 bij Fier.fm. Met frisse energie ziet ze haar afstudeerperiode tegemoet.

Annelotte is te bereiken via annelottevos@fier.fm

4 x x 2


Droomt u over een uitdaging ? Wilt u op een andere manier werken aan uw team ? Goede voornemens ?

Doe mee aan de…

THREE PEAKS CHALLENGE!

Fier.fm biedt in 2013 eenmalig de mogelijkheid om aan de Three Peaks Challenge deel te nemen. Om zo te werken aan onderlinge samenwerking en persoonlijke ontwikkeling, terwijl wordt toegewerkt naar – letterlijk – een topprestatie: een pittige bergwandeling naar de hoogste toppen van Schotland, England en Wales.

Binnen 24 uur doen we de (de Ben Nevis (1344m), Scafell Pike (978m) en de Snowdown (1085m). The Three Peaks Challenge is een fantastische uitdaging! Nu heeft u de kans om mee te doen. Schrijf u in, individueel of met een team, voor 10 april 2013.

Om van de mooie natuur te kunnen genieten en de uitdaging te kunnen halen, dient u fit te zijn of te worden. Ook is het nodig om in een goed functionerend team naar boven te lopen en door te zetten. Vandaar dat er in voorafgaande maanden aandacht is voor uw fysieke fitheid, doorzettingsvermogen en teamgeest. Dit doen we tijdens een aantal stevige wandeltochten en een weekend met teamtraining in de Ardennen. Voor de daadwerkelijke Three Peaks Challenge maken we gebruik van een professionele organisatie met ervaren gidsen en comfortabel transport. Uw veiligheid, plezier en het opdoen van ervaringen staan voorop.

Programma

Omdat ‘de weg ook het doel’ is, beslaat het programma vier maanden.

§  Kick-off bijeenkomst op 25 april te Bergen: kennis maken, programma samen vaststellen, de eerste meters maken. § 

Warming up: met een paar stevige wandeltochten en borrels in de voorafgaande maanden en een teamspirit weekend in de Ardennen op 22 en 23 juni. Tijdens dit weekend werken we aan de fysieke en samenwerkingsconditie.

§ 

Three Peaks Challenge (data onder voorbehoud): ü  29 augustus naar Edinburgh en overnachten. ü  30 augustus naar de Ben Nevis rijden en in de avond de beklimming. Na de klim per auto naar de Scafell Pike. ü  31 augustus Scafell Pike beklimmen, door naar de Snowdown. Na de beklimming naar Liverpool, daar de kroeg in en overnachten. ü  1 september Liverpool bekijken en retour naar Nederland.

Meer informatie, flyer en inschrijfformulier: www.fier.fm. Gaat u de uitdaging aan?



Organisaties kopen binnenkort geen stoelen of inrichtingen meer

Ze gaan alleen betalen voor het gebruik ervan!

Dat betekent dat de knop om gaat: van Bezit naar Vruchtgebruik. Producten worden diensten. Een heel nieuw economisch model ziet het daglicht, volgens de innovatieve spelregels van de Circulaire Economie. Creatieve coalities ontwerpen en bouwen uw school, kantoor of werkplekconcept. U betaalt geen aanschafprijs maar krijgt wel exact wat u nodig hebt. Terwijl u alleen betaalt voor de functionaliteit, blijft de coalitie eigenaar en haalt bij beëindiging alle producten en grondstoffen netjes op en gras erover!

CIRCULAIRE ECONOMIE De term Circulaire Economie komt steeds vaker in het nieuws. Aangewakkerd door het Europees Parlement en visionaire professionals verschijnen er artikelen in vakbladen, landelijke dagbladen en op TV. Maakindustrie en opdrachtgevers beginnen in te zien dat ze actie moeten ondernemen om voorbereid te zijn op de consequenties die dit nieuwe economische model met zich mee zal brengen. Bas Luiting en Erick Wuestman, beide early adapters op het gebied van Nieuw Werken, Innovatie en Duurzaamheid, hebben de Stichting Circulaire Economie opgericht. Deze Stichting gaat vraag en aanbod bij elkaar brengen en wordt een kennisplatform voor alle facetten in de bedrijfsvoering, productontwikkeling en vormen van aanbesteding waar de Circulaire Economie effect op heeft. De Stichting draait op thema cirkels waarin professionals de kansen, haken, ogen en andere uitdagingen bestuderen en omzetten in concrete oplossingen, zodat de projecten die zich ontwikkelen vakbekwaam, hoogwaardig,

creatief maar vooral ook effectief kunnen worden aangevlogen. Dit alles volgens de innovatieve spelregels van de Circulaire Economie.

PROJECTEN Projecten waar zij aan werken variëren van losse stoelen tot volledige inrichtingen en complete gebouwen. In een XXL versie betekent dit dat een schoolbestuur, gemeente of horeca onderneming geen gebouw meer aanschaft maar gaat betalen voor de dienst (gebruik van een gebouw en de inrichting) die een creatieve coalitie, rondom de ideeën vanuit de Stichting Circulaire Economie, heeft ontwikkeld en gerealiseerd. Uiteindelijk blijft daarbij de glasfabrikant eigenaar van het glas en de kozijnfabriek blijft eigenaar van en verantwoordelijk voor de kozijnen etc.. Zodra de functie van het gebouw voorbij is, wordt het gebouw ontmanteld. De eigenaren halen hun grondstoffen op en passen die elders opnieuw toe. De grond wordt aangeharkt, de coalitie wordt ontbonden en de locatie wordt opgeleverd in de oorspronkelijke staat. Dus zonder aantasting of het achterlaten van gebouwdelen die zullen verpauperen of

onderhoud blijven vragen. Concreet wil dit zeggen dat de coalitie het ontwerp, de complete realisatie, het onderhoud en de energiefactuur betaalt. Inclusief beleving, gastvrijheid en wellicht de hele dienstverlening. Bij een hotel of kantoor kan dat betekenen dat gastheerschap, schoonmaak en de koffie ook zijn inbegrepen.

TOTAL COST OF OWNERSHIP De klant – gebruiker wordt dus compleet ontzorgd, waarbij zij in een partnership met de coalitie gezamenlijk risicodragend participeren in de samenwerking. Of alle partijen werkelijk voor deze complete integraliteit gaan en de XXL versie wensen of een variant die wat minder allesomvattend is, dat is aan de partners en de maatwerk afspraken die daarover worden gemaakt.

Kenmerkend is echter dat er wordt gewerkt op basis van Life Cycle Cost inzichten. Door uit te gaan van Total Cost of Ownership worden de lange termijn kosten leidend in het ontwerpproces, waardoor er significante besparingen gerealiseerd worden. Fier.fm participeert in de Stichting Circulaire Economie en gaat haar benchmarkervaring

GASTCOLUMN

Extra thema bijeenkomst #liefdegaatdoorde maag volgeboekt @sodexo @WUR Volg ons op

Stand op KING congres groot succes! @fierfm

Fier.fm feliciteert….

Gemeente Zaanstad met het winnen van de DCM* award 2012 dankzij hun digitale postkamer! *document en content management

Neemt u duurzaamheid met een korreltje zout? Donderdag 31 januari publiceerde de Wereldgezondheidsorganisatie nieuwe richtlijnen voor een gezonde voeding. Eerder beval de VN-organisatie volwassenen aan 2 gram natrium te gebruiken, maar nu wordt gesproken van minder dan 2 gram. Dit om het risico van hartziekten en hersenbloedingen te verminderen. De discussie loopt al langer, maar de risico’s van te veel zoutgebruik zijn blijkbaar toch groter dan aanvankelijk werd gedacht. De gemiddelde consumptie van zout is overigens 10 gram per dag ! Rijksoverheden zijn bij de aanbesteding van hun catering gehouden aan de richtlijnen voor duurzame catering. De door het ministerie van Economische Zaken opgestelde richtlijnen houden o.a. in dat 50% van de producten die worden aangeboden duurzaam moeten zijn. Gek genoeg zijn hierin geen richtlijnen te vinden over het aanbieden van gezonde producten. Vreemd, want duurzaamheid gaat ook over mensen. Het Voedingscentrum heeft ervoor gezorgd dat voor de consument duidelijk is welke gezondere en bewuste keuzes hij kan maken. Het groene en blauwe vinkje heeft zijn uitwerking op mensen. De nieuwe richtlijnen van de Wereldgezondheidsorganisatie zullen ongetwijfeld door het voedingscentrum worden aangehouden. Meer dan ooit ligt het voor de hand om in de richtlijnen voor duurzame catering ook een verwijzing te maken naar gebruik van gezonde producten. De overheid heeft een duidelijke voorbeeldfunctie en zou hiermee voorop moeten lopen. Duurzaamheid gaat ook om de gezondheid van medewerkers op langere termijn. De rijksoverheid heeft het zelf niet voor niets over (maatschappelijk verantwoord) ondernemen met aandacht voor People, Planet, Profit.

Nu is er natuurlijk niet echt een man overboord. Het ontbreken van richtlijnen wil nog niet zeggen dat gezondheidsclaims hoeven te ontbreken in de aanbestedingsspecificaties. Slimme facility managers weten dat en nemen dat uiteraard niet met een korreltje zout!

Hairo van den Berg#

Manager Corporate Development bij Sodexo



Activiteiten Gerelateerd Werken

Een toelichting op de training ‘organisatiegericht huisvesten’ De werkomgeving mag zich verheugen in een warme belangstelling. Helaas niet altijd vanwege de toegevoegde waarde maar vooral als onderwerp om kosten op te besparen. Dat het besparend werkt om slimmer om te gaan met huisvesting is waar, maar deze eenzijdige benadering doet afbreuk aan de kansen die huisvesting biedt in het beter presteren, beter samenwerken en het bewegen naar een nieuwe vorm van organiseren.

‘Het Nieuwe Werken’ (HNW) is als begrip zo ingeburgerd dat iedereen het delen van werkplekken en slim omgaan met ruimte ermee associeert. Voor Erick Wuestman,, oprichter van adviesbureau VAXA, en de trainer in deze cursus, bestaat HNW niet. Hij gebruikt bewust de term ‘Uw Nieuwe Werken’.

Als consultant rondom strategische huisvestingsvraagstukken, werkplekconcepten en organisatiecultuurverandering is Erick dagelijks betrokken bij projecten rondom huisvesting en andere manieren van werken. In deze training gaat Erick diep op deze materie in, geeft deelnemers een kijkje in de keuken van innovatieve werkplekconcepten en de wijze waarop deze worden ontwikkeld.

Leidend voor de benadering van Erick is de mens. Meubels, inrichtingen en best practices zijn voor Erick een afgeleide van de basisvraag WAAROM een organisatie kiest voor een nieuwe aanpak. Vanuit deze WAAROM volgt de HOE en pas in

9 april

17 september

die fase wordt het relevant en interessant te kijken met welke middelen deze HOE het meest effectief kan worden gefaciliteerd.Het gaat hierbij om

Trainingsdata

het uitlijnen van human resource factoren met facility management en ICT actoren. Organisatiehuisvesting dient aan te sluiten bij de organisatiekenmerken. Met name die kenmerken die verband houden met de ontwikkeldoelen voor de (middel)lange termijn.

In deze training komen items aan bod die verband houden met het analyseren van organisatiekenmerken. Uw eigen drijfveren komen aan de orde, evenals een aantal instrumenten en hulpmiddelen om vanuit deze drijfveren te komen tot een plan van aanpak en een stappenplan. De training werd vorig jaar gegeven in het innovatieve ontmoetingscentrum van het gerenoveerde kantoor van de Provincie Overijssel in Zwolle. De deelnemers hebben gedurende de dag op verschillende plekken in het gebouw activiteiten ondernomen en zo aan den lijve ondervonden welk effect inrichting en verschillende typen meubilair heeft op de prestaties. Deze ervaring maakt nadrukkelijk deel uit van de training, net als de zelfwerkzaamheid en de instructie perioden.

Deze training biedt een dynamische verdieping in de effecten van huisvesting, de ideeën er achter, instrumenten om innovatieve huisvestingsconcepten te ontwikkelen en een strategie om de implementatie van nieuwe manieren van werken te begeleiden. De deelnemers van vorig jaar waren enthousiast. Ook iets voor u?

inzetten om deze besparingen inzichtelijk te maken.

Voordelen van de Circulaire Economie op een rijtje: §  Het helpt een nieuwe economie op de been. §  Bouwers en producenten kunnen weer aan het werk. §  Vakmanschap wordt weer interessant. §  Total Cost of Ownership oriëntatie gaat zorgen voor lagere kosten. §  Durfkapitaal investeert in veilige grondstoffen. §  Grondstoffen blijven in de kringloop. §  Deelnemers ontwikkelen een duurzaam imago. §  Goede initiatieven kunnen gerealiseerd worden zonder aanschafkosten te financieren. §  Onderwijs, zorg, overheid en bedrijfsleven, iedereen is winnaar.

Deze hele nieuwe benadering vraagt om een paradigmashift. (Die exact aansluit bij wat in Spiral Dynamics termen als de transitie van Blauw-Oranje naar Groen-Geel wordt genoemd.) Circulair denken en doen gaat dus over veel meer dan grondstoffen. Het gaat over nieuwe samenwerkingsvormen, nieuwe verdienmodellen en het aantrekkelijk maken voor investeerders om in te stappen in waardevolle projecten, daar waar traditionele investeerders en ontwikkelaars vooral Nee zeggen.

FACILITAIRE EN VASTGOED

PROJECTEN U kunt als facilitair opdrachtgever of vastgoed beheerder ook de vruchten plukken van deze nieuwe mogelijkheid om waarde te creëren. Neem contact op met de Stichting Circulaire Economie of met Fier.fm en onderzoek of de

Circulaire Economie ook op uw project(en) van toepassing kan zijn en ontdek welke voordelen dit voor uw organisatie heeft.

Interesse? Op de hoogte blijven? Meedraaien binnen een van de ontwikkel cirkels? Laat het weten en meld u aan via de website van de SCE: www.circulaire-economie.info Check ook de LinkedIn groep: “Circulaire Economie” en volg de SCE op Twitter: @CirculaireEcono

Erick Wuestman



Beheersing DIV activiteiten leidt tot k o s t e n b e s p a r i n g !

7.  8.  9. 

Er is een aantoonbare complexiteit omdat het geheel zich afspeelt in een complexe politieke context; De rollen van de betrokken partijen (actoren genoemd) zijn onduidelijk of niet eens in beeld; De kennis over IAM is te zeer versnipperd in organisaties waarbij kennis delen niet een eerste prioriteit is;

10.  Er is geen sprake van professioneel opdrachtgeversschap; 11.  Huurders en gebruikers staan niet centraal; 12.  Er is een gebrek aan inzicht van de uit te voeren werkzaamheden (op detailniveau); 13.  De demarcatie tussen de verschillende spelers is onduidelijk.

Onlangs is het tweede onderzoek naar kosten en kwaliteit van de DIV (Documentaire Informatie Voorziening) functie bij gemeenten en provincies gepresenteerd. Na een veelbelovende start in 2011 kan de stuurgroep, onder leiding van Martin Jochems van de gemeente Apeldoorn nu terugkijken op een zeer geslaagd tweede jaar. Waren er in het eerste jaar negen deelnemers, veelal grote gemeenten, nu namen er 23 deel waaronder vier provincies. En verheugend is het aantal middelgrote en zelfs wat kleinere gemeenten. Gezien de reactie van juist de nieuwe deelnemers kan met vertrouwen vooruit gekeken worden. Met enige trots presenteren wij de belangrijkste resultaten. Het onderzoek betreft het boekjaar 2011 en brengt de werkelijke kosten (eigen personeel, ingekochte diensten en middelen en vermogenskosten) in beeld. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de NEN 2748, de Nederlandse norm voor benchmarking van facilitaire activiteiten. Deze norm is weliswaar ingetrokken en Heeft de organisatie e en vastgesteld informatiebeleid?

33%

Ja 67%

vervangen door de Europese norm, de NEN-EN 15221-7 (gepubliceerd in november 2012), maar in ieder geval het komende jaar zal nog gebruik worden gemaakt van de ‘oude’ norm. Het onderzoek, zo is met de stuurgroep afgesproken, gaat over de DIV functie waardoor Is e r e en dig.beleid voor doc.mngt. ontwikkeld?

29%

Nee

Is zaakgericht werken uitgangspunt voor de organisatie?

ook DIV activiteiten buiten de DIV organisatie in beeld worden gebracht. Het onderzoek kent naast een kostendeel ook een kwantitatief deel waarin aspecten als beleid, processen en organisatie in kaart worden gebracht.

Beschikt u over e en plan van aanpak voor i mplementatie van het digitaliseringsbeleid?

Ja 71%

Nee

Beschikt uw DIV organisatie over e en metadatamodel?

43% 57%

Ja Nee

Is uw organisatie bezig met samenwerking met anderen op het gebied van DIV?

13% Ja Nee 88%

50%

50%

39%

Ja Nee

61%

Ja Nee

De centrale vraag die de werkgroep zich heeft gesteld is: is het mogelijk een document op te stellen aan de hand waarvan organisaties die met deze materie te maken hebben of krijgen IAM beter begrijpen en beheersbaar kunnen maken?

Na ruim twee jaar en 8 vergaderingen verder, meent de werkgroep IAM zo ver te zijn dat zij, een bruikbaar document kunnen presenteren. Zij pretendeert hiermee niet compleet te zijn, maar hoopt dat betrokkenen in IAM processen, hier een toegevoegde waarde in zien en de checklist als hulpmiddel kunnen gebruiken hun positie te bepalen.

Dit document, een checklist, wordt in de komende vergaderingen verder in detail

Checklist om IAM beter te begrijpen is in de maak.

besproken en uitgewerkt en zal naar verwachting medio 2013 vastgesteld worden zodat hier in de septembereditie van Focus aandacht aan geschonken kan worden. Wij zullen het eindoordeel in editie vier van Focus Magazine (najaar) in zijn geheel plaatsen zodat de resultaten gebruikt kunnen worden door een ieder die daar behoefte aan heeft.

Remko Oosterwijk en Froukje Terpstra ( i.s.m. William Toma van Yask)



Integraal Accommodatie management

LUST of LAST ? Facility Management (FM) is in de meeste organisaties verantwoordelijk voor het beheer van kantoorhoudende panden. Steeds vaker wordt FM gevraagd ook het beheer van andere panden en objecten te verzorgen. Dit kan variëren van sport- en welzijnsaccommodaties tot gebouwen met een multifunctioneel doel. Waar FM veelal niet is betrokken bij de ontstaansgeschiedenis van deze ontwikkelingen, deze niet vanuit een heldere visie worden benaderd, zal de beheerssituatie altijd problematisch zijn en worden.

ONTSTAAN VAN HET INITIATIEF# De afgelopen twee jaar heeft een speciaal in het leven geroepen werkgroep met specialisten zich gebogen over de complexe materie van integraal accommodatiemanagement (IAM) bij gemeenten, een initiatief van Fier.fm en Yask. Gemeenten in het algemeen en facilitaire afdelingen in het bijzonder hebben nauwelijks een visie op de vraag of IAM een wenselijke oplossing is op de problemen rondom het integraal beheren en exploiteren van eigendommen. De behoefte hieraan, zo is gebleken uit de praktijkervaringen, is groot. Een werkgroep van deskundigen heeft zich gebogen over deze problematiek en zal in de loop van 2013 met een eindoordeel in de vorm van een algemeen bruikbare checklist komen. Eén van de gestelde vragen is of FM prominent IAM moet claimen. Is IAM nu een uitdaging en kan het een grote toegevoegde waarde zijn, of brengt het alleen maar problemen en moet FM er maar vanaf zien. Is het een lust of een last?

De vraag is of FM

prominent IAM

moet claimen?

EEN DEFINITIE VOOR INTEGRAAL

ACCOMODATIEMANAGEMENT# Een andere belangrijke vraag die beantwoord moest worden, is de demarcatielijn tussen vastgoed/fm/exploitatie en beheer. Maar bovenal antwoord geven op de definitie van IAM. Gekozen is voor de volgende definitie:#

‘(Gemeentelijk) integraal accommodatiemanagement is het verwerven, in stand houden, organiseren, gebruiken en ondersteunen voor de gebruikers van (gemeentelijke) accommodaties* optimaal passend binnen de (gemeentelijke) doelstellingen.’

KENMERKEN VAN IAM# Op basis van praktijkvoorbeelden bij onder andere de gemeente Barendrecht, Haarlemmermeer, Heerlen en Zaanstad is opgesomd waar gemeenten bij de integratie van IAM met de afdeling FM tegenaan lopen.

1.  Er is geen zicht op de aanwezige contracten met gebruikers; 2.  Er is geen visie. Noch van bestuur noch van beleidsafdelingen; 3.  Er worden of zijn toezeggingen gedaan aan bestaande gebruikers die het beheer lastiger maken (voorbeeld: gebruikers nemen hun eigen schoonmaakdienst mee); 4.  Er worden geen goede en heldere gebruiksafspraken gemaakt (voorbeeld: openingstijden); 5.  Daar waar er restauratieve faciliteiten zijn, wordt nauwelijks aandacht geschonken aan de specifieke wettelijke en plaatselijke voorschriften (historische afspraken omtrent opening bijvoorbeeld); 6.  Beheersregels zijn niet of nauwelijks aanwezig waardoor het maken van eenduidige afspraken bemoeilijkt wordt; *het begrip accommodatie kan per organisatie verschillend vorm en inhoud worden gegeven.

Wist u dat op het gebied van post..

Wist u dat op het gebied van archief…

…alle respondenten selecGecriteria voor de te registeren post hanteren?



…bijna 40% van de respondenten verantwoordelijk is voor het organisaGebrede gegevensbeheer?

…er gemiddeld 12 bezorgpunten zijn voor inkomende post? (variaGe 1-‐60)

…Ruim 8% van de respondenten subsGtuGe heeV verkregen voor de B-‐stukken?

…er gemiddeld 17 ophaalpunten voor uitgaande post zijn? (variaGe 1-‐80)

…ruim 33% heeV subsGtuGe heeV verkregen voor de V-‐stukken?

…er gemiddeld 11 postrondes per week zijn? (variaGe 2-‐40)

…subsGtuGe van zowel de B-‐ als de V-‐stukken bij 1 provincie verkregen is?

In een tweetal bijeenkomsten zijn de resultaten gevalideerd en is gediscussieerd over de toekomst van DIV. Hieruit blijkt dat de transitie naar digitalisering is ingezet maar nog niet in die mate dat het ‘traditioneel’ archiveren voorbij is. Dit blijkt ook uit de formatie van de DIV organisatie en daarmee ook uit de kosten. Toch kan het beeld van de resultaten uit het eerste onderzoek worden bevestigd, namelijk dat de afname van het aantal fte doorzet. En dit heeft niet alleen te maken met bezuinigingen. Het onderzoek is wederom uitgevoerd door adviseurs van Fier.fm.

BELEID EN ONTWIKKELINGEN# In het figuur op de linker pagina worden de belangrijkste resultaten weergegeven op dit onderdeel.

BELEID EN

ONTWIKKELINGEN/ PROCESSEN# Ruim 12% van het aantal medewerkers die een rol

vervullen binnen de DIV functie doet dit buiten de DIV organisatie. Hierbij dient te worden aangetekend dat dit ‘bekende’ medewerkers zijn. Medewerkers in het primaire proces die ook activiteiten uitvoeren zijn in deze berekening niet meegenomen. Wel is geconstateerd dat door de verdergaande digitalisering steeds meer taken buiten het gezichtsveld van de ‘oude’ DIV afdelingen plaatsvindt. De conclusie is gerechtvaardigd dat DIV meer en meer een faciliterende dan een uitvoerende organisatie wordt. Beheren en beheersen (regie) worden steeds dominanter. 9% van de DIV functie is ingehuurde formatie. De stuurgroep is nieuwsgierig hoe deze verhouding zich gaat ontwikkelen. Het aantal fte van de DIV functie t.o.v. de totale organisatie is 3%. In bovenstaande tabel zijn enkele ‘wist u datjes’ ten aanzien van de activiteiten post en archief weergegeven.

In het figuur boven aan de volgende pagina (pagina tien van de rapportage) geven wij de kosten per inwoner, medewerker en fte van de organisatie weer. Wij merken hierbij op dat onder document management in afwijking van de NEN 2748 niet de kosten voor reproductie zijn meegenomen. Wij hebben ons dus beperkt tot de kosten van post en archief zowel analoog als digitaal. Wij hebben mede op basis van de recente discussie over de gewenste grootte van gemeenten de ‘knip’ op 100.000 inwoners gelegd. Het valt dus op dat de ‘kleinere’ gemeenten duurder uit zijn per inwoner, maar juist veel voordeliger uitkomen per medewerker en per fte.


Focus! Magazine | Pagina 26 Gewogen gemiddelde documentmanagement per inwoner

€ 17

Gewogen gemiddelde documentmanagement per medewerker

€ 2.000

€ 3.500

€ 1.950

€ 3.000

€ 1.900

€ 16

€ 2.500

€ 1.850

€ 15

€ 1.800

€ 2.000

€ 1.750

€ 1.500

€ 1.700 € 14

€ 1.550

14

DIV benchmark 2013

24

Three peaks challenge

21

Beheersing DIV activiteiten leidt tot kostenbesparing!

€ 500

€ 1.600

Agenda 2013


€ 1.000

€ 1.650

€ 13

INHOUD

Gewogen gemiddelde documentmanagement per FTE

€ -‐

Doe mee met de uitdaging van het jaar! Frappant zijn de uitkomsten van de onderstaand figuur. Het hebben van beleid voor informatie en digitalisering loont. Dat kan gerust geconcludeerd worden. De getallen spreken voor zich.

VOORUITBLIK 2013#

Het derde onderzoeksjaar mag zich nu al in een grote belangstelling verheugen. Het streven is om nog meer

provincies en gemeenten te laten aansluiten. Zoals een deelnemer stelde: de uitkomsten zijn interessant maar het halen en brengen van informatie in de bijeenkomsten is minstens zo waardevol. Het volgende onderzoeksjaar start op 4 juni 2013 met een introductiebijeenkomst bij de gemeente Apeldoorn. Mogen wij op uw deelname rekenen?

Kosten documentmanagement per medewerker versus i nformatiebeleid € 4.000 € 3.399

€ 3.500 € 3.000

€ 1.500

€ 2.759

€ 2.766

€ 2.500 € 2.573

€ 2.000

€ 2.500 € 2.000

Kosten documentmanagement per medewerkers versus digitaliseringsbeleid € 3.000

€ 1.701

€ 1.668

€ 1.500 € 1.000

€ 1.000 € 500

€ 500

€0 In ontwikkeling Vastgesteld Geen vastgesteld (n=6) informatiebeleid informatiebeleid (n=15) (n=1)

€0


Namens de stuurgroep. Martin Jochems, gemeente Apeldoorn ([email protected])" Froukje Terpstra, Fier.fm (froukje.terpstra@fier.fm) Remko Oosterwijk (remkooosterwijk@fier.fm)

In ontwikkeling (n=5) Vastgesteld Geen digitaliseringsbeleid digitaliseringsbeleid (n=15) (n=2)

22

Erick Wuestman

Lust of last?

Integraal accommodatiemanagement

EN VERDER

2 6 7 8 10  11 12 16 18 19 20 27

Colofon

Activiteiten gerelateerd werken: een toelichting op de training

Gastcolumn Hairo van den Berg

4 x 2 vragen aan onze jongste Fier.fm’ers Bijt u vast in de benchmark

Column Remko Oosterwijk

De toegevoegde waarde van facility management

Het effect van de Mailprofs Kwaliteitsaward

Wij gaan voor veilig

Gastcolumn Erick Wuestman

Cursusprogramma 2013


4




VAN DE REDACTIE Ontwikkelende netwerken

Wat ons betreft verdient het begrip ‘circulaire economie’ nu al een vermelding in het begrippenkader rondom facility management. Daarnaast moet het als ontwikkelrichting een vermelding krijgen in de Van Dale. Hier is sprake van een nieuwe trend en wij zijn fier dat wij deze in de derde editie van Focus! Magazine met u mogen delen. Een editie die bol staat van interessante ontwikkelingen in ons mooie vakgebied. Deze uitgave toont weer eens aan hoe belangrijk het hebben van en actief deelnemen aan netwerken is. Kennis halen, brengen en delen is in deze economisch spannende tijd een must voor elke facilitair medewerker. Het is om het even of dit nu gebeurt door het deelnemen aan bijeenkomsten, het volgen van trainingen of het deelnemen aan benchmarks. Fier.fm en haar partners bieden u het hele spectrum waar u uw voordeel mee kunt doen.

Wij zijn weer trots op onze glossy en wensen u met het lezen van deze derde editie veel leesplezier.

Fier.fm

------------------------------------------------------------

COLOFON

Focus! Magazine is een uitgave van Fier.fm uit Amsterdam. Heeft u opmerkingen of vragen over (de inhoud van) dit magazine? Neem dan contact met ons op via: info@fier.fm of Fier.fm, Postbus 424, 2400 AK Alphen a/d Rijn of 020-6713120. Redactieteam: Sheryl Limburg, Froukje Terpstra, Pieter Buis en Remko Oosterwijk. Medewerking van: Erick Wuestman, David van Stijn, Hairo van den Berg, Joost van Bommel, Mailprofs, William Toma, Annelotte Vos, Madelon de Graaf en Martin Jochems. Druk: Multicopy Alphen a/d Rijn. Oplage: 600 exemplaren.

Volgens een publicatie van IbMZ (Incidentbeheersing Management Zorginstellingen) van januari 2013, zijn in 2011 meer dan duizend binnenbranden geweest en zeven doden te betreuren in de gezondheidszorggebouwen. Afschuwelijk grote getallen. Sinds jaar en dag wordt aandacht gevraagd voor de veiligheid in gebouwen en niet alleen in de zorg.

Afgezien van het feit dat een calamiteit je kan overkomen, is het zorgelijk dat veel organisaties niet de juiste maatregelen treffen en bestuurders niet de verantwoordelijk nemen maatregelen af te dwingen. Als het kalf ………. Is het spreekwoord dat blijkbaar van toepassing is. IbMZ pleit al jaren voor een bestuursmethodiek brandveiligheid, een model op basis waarvan bestuurders decharge kunnen krijgen indien zij die maatregelen hebben getroffen die noodzakelijk zijn in hun situatie. In 2013 moet dit zijn beslag krijgen.

Maar het alleen voldoen aan de wettelijke eisen en zich daarachter verschuilen is waar het om mensen gaat, een zwaktebod. Deskundigen spreken over ‘een aanvaardbaar restrisico’, het risico dat men eventueel accepteert na de implementatie van alle wettelijke maatregelen. Blijkbaar ligt de grens van dit aanvaardbare risico in instellingen voor niet-zelfredzamen niet zo hoog.

Fier.fm is al jaren betrokken bij dit thema in het kader van de realisatie van de methodiek/ zelfevaluatie scan ‘Brandveiligheid in Zicht’ (BIZ). Een model voor organisaties met niet zelfredzamen op basis waarvan zij na invulling kunnen zien of men voldoet aan het wettelijk minimumniveau van brandveiligheid. Maar deze methodiek gaat verder en neemt organisaties mee in de discussie en afweging of de getroffen maatregelen in hun situatie wel voldoende zijn geweest. Ofwel, is het gestelde restrisico wel de juiste?

Uiteraard zijn aan alle maatregelen kosten verbonden en deze moeten in de lijn liggen met het aanvaardbare restrisico. In de discussies rondom de realisatie van ‘BIZ’ is dit een steeds terugkerend onderwerp geweest. Bovendien bestond veel onduidelijkheid over de kosten van brandveiligheid in organisaties. BIZ voorziet hierin via een kosten- analyse overeenkomstig de (inmiddels vervallen) NEN 2748. Een ander doel van BIZ is om facility managers/veiligheidscoördinatoren in kringen bij elkaar te brengen en kennis uit te wisselen met als doel inzicht in de kosten en kwaliteit op dit specifieke onderwerp te krijgen.

Inmiddels is het twee jaar geleden dat BIZ werd opgeleverd. Wij zijn er fier op dat wij nu betrokken zijn bij een initiatief in samenwerking met andere partijen om te onderzoeken hoe en in welke vorm de brandveiligheid in ‘alle’ gebouwen (woningen uitgezonderd) methodisch kan worden onderzocht en deze kringen tot stand te brengen.

Wij hopen u in de najaarseditie van Focus over de finale resultaten te kunnen informeren. En de wijze waarop u deel kunt nemen aan het verkleinen van het restrisico in uw organisatie. Remko Oosterwijk en Froukje Terpstra (Fier.fm)

Focus !!! Magazine van Fier.fm over facilitaire activiteiten | jaargang 2 – nr 1 2013 2013

Haar takenpakket omvat de kantine opruimen en...

Digitale versie? Scan hier:

Incl. bijeenkomsten

AGENDA

het hele bedrijf ontruimen.

2013

DIV benchmark ook in 2013

Beheersing DIV activiteiten leidt tot kostenbesparing! THREE PEAKS CHALLENGE

Doe mee met de uitdaging van het jaar! De BHV-er heeft zonder enige twijfel de belangrijkste dubbeltaak binnen een bedrijf. Er wordt op hem of haar vertrouwd in situaties waar de ongetrainde medewerker zich misschien geen raad weet. Maar op wie kan de BHV-er zelf vertrouwen? Op Falck BHV. • • • • • •

Ga voor uw eigen veiligheid naar: www.falckbhv.nl

van

F i e r. f m o v e r

facilitaire

activiteiten

Erick Wuestman

T. 030 242 70 70 E. [email protected]

Consultancy – Opleidingen/trainingen – BHV middelen (online webshop) Detacheringsmogelijkheid van consultants Integraal veiligheidsconcept in 5 duidelijke stappen Opleiding/training op maat – standaard en/of door middel van E-learning mogelijk Landelijke dekking met verschillende eigen oefencentra Return on investment op het gebied van veiligheid

Magazine


|

jaargang

2

–

nr 1

2 013

Lust of last?

Integraal accommodatiemanagement * Antwoordkaart op pagina 25

AGENDA Lust of last? Incl. bijeenkomsten. Organisaties kopen binnenkort geen stoelen of inrichtingen meer THREE PEAKS CHALLENGE

Recommend Documents