Inhoudsopgave Inhoudsopgave......................................................................................................................................... 1 Eerste gebruik........................................................................................................................................... 3 Controle van het computerbesturingssysteem...................................................................................... 3 Inloggen ............................................................................................................................................... 3 Instellingen voor de printer/ print set-up ............................................................................................... 3 Praktijken en therapeuten invoeren....................................................................................................... 4 Invoeren van een praktijk.................................................................................................................. 4 Invoeren van een therapeut.............................................................................................................. 4 Therapeut koppelen aan een praktijk................................................................................................ 4 Tarieven ............................................................................................................................................... 4 Behandeltarieven en commerciële tarieven ...................................................................................... 5 Behandeltarieven en commerciële tarieven per therapeut ................................................................ 5 Zorgverzekeraar contracten.................................................................................................................. 5 Polisbeheer .......................................................................................................................................... 5 Rechten beheer.................................................................................................................................... 5 Gebruikersniveaus .................................................................................................................................... 6 Therapeut............................................................................................................................................. 6 Administrator........................................................................................................................................ 6 Beheerder ............................................................................................................................................ 6 Hoofdmenu .............................................................................................................................................. 6 Relaties ................................................................................................................................................ 6 Contactenoverzicht .......................................................................................................................... 6 Bedrijven.......................................................................................................................................... 6 Praktijken ......................................................................................................................................... 7 Therapeuten..................................................................................................................................... 8 Verwijzers......................................................................................................................................... 8 Zorgverzekeraars ........................................................................................................................... 10 Afspraakgroepenbeheer................................................................................................................. 10 Patiënten ............................................................................................................................................ 11 Overzicht........................................................................................................................................ 11 Nieuw ............................................................................................................................................ 11 Wachtlijst ....................................................................................................................................... 16 Groepenbeheer.............................................................................................................................. 16 BSN Registratie.............................................................................................................................. 16 Identiteit vastleggen ....................................................................................................................... 17 Therapeutisch proces......................................................................................................................... 18 Procedures .................................................................................................................................... 18 Behandeltrajecten .......................................................................................................................... 18 Behandeloverzicht.......................................................................................................................... 19 Afsluiting ........................................................................................................................................ 19 Procedures......................................................................................................................................... 20 Vragenlijsten................................................................................................................................... 20 Het importeren van vragenlijsten die door Fysiomanager zijn gemaakt ........................................... 20 Het bewerken van een bestaande vragenlijst ................................................................................. 20 Het maken van een nieuwe vragenlijst............................................................................................ 21 Klinimetrie ...................................................................................................................................... 25 Metingen........................................................................................................................................ 25 PSK ............................................................................................................................................... 26 Invullen nieuwe PSK varianten........................................................................................................ 26 Alternatieve PSK’s ......................................................................................................................... 26 Zelf maken en aanpassen van PSK ................................................................................................ 27 Middelen ........................................................................................................................................ 28 Het toevoegen van middelen.......................................................................................................... 28 Het beheren van standaard behandelplannen ................................................................................ 28 Het beheren van standaard procedures ......................................................................................... 30 Correspondentie ................................................................................................................................ 33
1
Vrije brief ........................................................................................................................................ 33 DTF brief ........................................................................................................................................ 35 Afsluitingsbrief................................................................................................................................ 37 Beheer van correspondentie .......................................................................................................... 37 Deel sjablonen beheren.................................................................................................................. 37 Sjablonen beheren ......................................................................................................................... 39 FysioStats .......................................................................................................................................... 40 Uren & Omzet ................................................................................................................................ 40 Behandelgemiddelden ................................................................................................................... 40 Therapie-stats................................................................................................................................ 40 Overzicht machtigingen.................................................................................................................. 41 Patiëntlijst per huisarts ................................................................................................................... 41 Tarieven ............................................................................................................................................. 41 Basisinstellingen behandeltarieven ................................................................................................. 41 Periodes behandeltarieven ............................................................................................................. 41 Basisinstellingen commerciële tarieven........................................................................................... 42 Periodes commerciële tarieven ...................................................................................................... 42 Behandeltarieven per therapeut ..................................................................................................... 42 Commerciële tarieven per therapeut .............................................................................................. 43 Zorgverzekeraar contracten ........................................................................................................... 43 Standaard polisbeheer ................................................................................................................... 45 Polisbeheer .................................................................................................................................... 45 Producten ...................................................................................................................................... 46 Producten per therapeut ................................................................................................................ 47 Abonnementen .............................................................................................................................. 47 Resources...................................................................................................................................... 51 Beheer ............................................................................................................................................... 53 Algemene weekindeling.................................................................................................................. 53 Persoonlijke weekindeling............................................................................................................... 53 Gebruikersgegevens ...................................................................................................................... 53 Rechtenbeheer .............................................................................................................................. 53 Intramed import ............................................................................................................................. 54 Indicatiecode bepaling ................................................................................................................... 54 Declaratie historie........................................................................................................................... 54 Ongekoppelde declaratie historie ................................................................................................... 54 CQ-index instellingen ..................................................................................................................... 55 CQ-index wachtrij .......................................................................................................................... 55 Pakketinstellingen........................................................................................................................... 55 Administratie ...................................................................................................................................... 55 Administratie .................................................................................................................................. 55 Factuur historie .............................................................................................................................. 58 Factuur sjabloon ............................................................................................................................ 58 Automatische incasso .................................................................................................................... 58 Behandelovereenkomst sjabloon ................................................................................................... 59 Provisie staten ............................................................................................................................... 59 Twinfield......................................................................................................................................... 59 Afsluiting ........................................................................................................................................ 59 Helpdesk & Onderhoud ...................................................................................................................... 60 FAQ ............................................................................................................................................... 60 Helpdesk........................................................................................................................................ 60 Handleiding.................................................................................................................................... 60 Nieuwsberichten ............................................................................................................................ 60 Update informatie .......................................................................................................................... 60 Agenda................................................................................................................................................... 61 Agenda .............................................................................................................................................. 61 Algemene toelichting...................................................................................................................... 61 Uren blokkeren............................................................................................................................... 61 Behandelmomenten plannen ......................................................................................................... 61 Behandeltraject .............................................................................................................................. 66
2
Verwijzing....................................................................................................................................... 66 Directe Toegang ............................................................................................................................ 67 Gebruik van dezelfde MDC ............................................................................................................ 68 Procedure ...................................................................................................................................... 68 Algemeen gebruik procedure ......................................................................................................... 68 Behandelplan ................................................................................................................................. 70 Metingen en tests .......................................................................................................................... 73 Commerciële afspraak plannen ...................................................................................................... 73 Uitleg van de iconen ...................................................................................................................... 74 To do lijst............................................................................................................................................ 74 Kalender............................................................................................................................................. 75 Algemene agenda .............................................................................................................................. 75 Actiebalk/ taakbalk ............................................................................................................................. 75 Openstaande behandeltrajecten .................................................................................................... 75 Patiënt actiepunten ........................................................................................................................ 75 Commerciële actielijsten................................................................................................................. 75 Taken............................................................................................................................................. 76 Iconen rechts bovenin de agenda....................................................................................................... 76 Mail de Fysiomanager Helpdesk..................................................................................................... 76 Documenten archief....................................................................................................................... 77 Wachtlijst ....................................................................................................................................... 77 Nieuwsberichten/ update informatie............................................................................................... 77 Retourinformatie............................................................................................................................. 77 Vecozo........................................................................................................................................... 77 Berichten ....................................................................................................................................... 77 Shop....................................................................................................................................................... 77 Retourinformatie ..................................................................................................................................... 80 Berichten ................................................................................................................................................ 82 Vecozo ................................................................................................................................................... 83 Documentenarchief ................................................................................................................................ 83 Patiëntplanner......................................................................................................................................... 85
Eerste gebruik Voordat u begint met het in gebruik nemen van Fysiomanager is het verstandig om al uw computerinstellingen te controleren op juistheid. Hieronder zijn de instellingen uitgelegd om met Fysiomanager te kunnen gaan werken. Controle van het computerbesturingssysteem Fysiomanager werkt op een correcte manier samen met Internet Explorer 7 en 8. Tevens werkt Fysiomanager ook samen met Mozilla Firefox. Mozilla Firefox is een internet browser die naast Internet Explorer gebruikt kan worden. Inloggen Om in te loggen op Fysiomanager dient er op de adresbalk “pakketnaam.fysiomanager.nl” te worden gezet. De pakketnaam is de naam die door uw beheerder is gekozen en bij hem bekend is. In veel gevallen is dit de naam van de praktijk. De eerste maal kan de beheerder inloggen op Fysiomanager met het wachtwoord en gebruikersnaam die naar hem/haar zijn opgestuurd. Instellingen voor de printer/ print setset-up Fysiomanager maakt voor het uitprinten van pagina’s gebruik van het programma Adobe Reader. Dit programma is te downloaden via de volgende link: http://get.adobe.com/nl/reader/ Zodra u een printopdracht uitvoert zal de print eerst geopend worden in een .pdf bestand. Dit bestand kunt u vervolgens afdrukken en/of eventueel opslaan.
3
Praktijken en therapeuten invoeren Hieronder worden de instellingen uitgelegd om praktijken en therapeuten in te vullen en om de praktijken en therapeuten aan elkaar te koppelen. Invoeren Invoeren van een praktijk Zodra het pakket in gebruik wordt genomen, is het de bedoeling dat de beheerder eerst een praktijk gaat aanmaken. Linksboven in beeld verschijnen drie tabbladen. Er kan gekozen worden voor het tabblad “hoofdmenu”. Links in het midden van het scherm is het menu met alle mogelijke opties zichtbaar geworden. Hieruit kan “relaties” worden gekozen. De mogelijkheden die bij deze menuoptie behoren, verschijnen eronder. Er mag gekozen worden voor “praktijken”. Fysiomanager geeft nu aan dat er geen praktijken binnen het pakket aanwezig zijn. Klik op de knop “nieuw”. Er verschijnt een scherm met invulvelden. Om een fysiotherapiepraktijk aan te maken, vult u de velden in. Zodra u alle bij u bekende gegevens heeft ingevuld, klikt u op de button “toevoegen” onderaan in het scherm. De ingevoerde gegevens worden opgeslagen in het systeem en de praktijk is aangemaakt. Let op: het is belangrijk dat u hier de AGB-code van uw praktijk invult, in verband met het declareren naar de zorgverzekeraars. In de praktijkkaart is ook te zien welke zorgverzekeraars contracten er zijn en hier kan de praktijk al toegevoegd worden zonder dat u dat bij de zorgverzekeraarcontracten zelf hoeft te doen.
Invoeren van een therapeut Na het invoeren van een praktijk, dient de beheerder therapeuten aan te maken. Linksboven in beeld verschijnen drie tabbladen. Er kan gekozen worden het tabblad “hoofdmenu”. Links in het midden van het scherm is het menu met alle mogelijke opties zichtbaar geworden. Hieruit kan “relaties” worden gekozen. De mogelijkheden die bij deze menuoptie behoren, verschijnen er nu onder. Er mag gekozen worden voor “therapeuten”. Fysiomanager geeft nu aan dat er één therapeut in het pakket is aangemaakt. Dat klopt, want dit is de beheerder waar u nu mee bent ingelogd. Klik op de knop “nieuw”. Nu verschijnt een scherm met invulvelden. Om een therapeut aan te maken, vult u de velden in. Zodra u alle bij u bekende gegevens heeft ingevuld, klikt u op de button “invoeren” onder aan in het scherm. De ingevoerde gegevens worden opgeslagen in het systeem en de therapeut is aangemaakt. Let op: het is belangrijk dat u hier de zorgverlenercode van de therapeut invult, in verband met het declareren naar de zorgverzekeraar en factureren naar particulieren. In de therapeutkaart is ook te zien welke zorgverzekeraars contracten er zijn en hier kan de therapeut al toegevoegd worden. Indien u gebruik maakt van een koppeling met bv Fastguide of Abakus, dan is het mogelijk de inloggegevens daarvan in te vullen in de therapeutkaart.
Therapeut koppelen aan een praktijk Om de therapeut aan een praktijk te koppelen, gaat u naar het tabblad “praktijken”. Het overzicht van de ingevoerde praktijken komt in beeld. Op de regel waar de praktijk staat en waar de therapeut werkzaam is, kan er geklikt worden op de knop “therapeuten”. Bij het willen toevoegen van een therapeut aan een praktijk, dient de therapeut te worden geselecteerd in de uitrollijst en op de knop “wijzingen” geklikt te worden. Een therapeut kan onder meerdere praktijken geplaatst worden, omdat een therapeut ook in meerdere praktijken werkzaam kan zijn. Tarieven Zodra de hierboven beschreven stappen zijn uitgevoerd, kan er verder worden gegaan in het hoofdmenu met het tabblad “tarieven”. Dit maakt het mogelijk om de juiste tarieven aan behandeltypes te koppelen.
4
Behandeltarieven en commerciële tarieven Behandeltarieven kunnen bestaan uit behandeltypes met een Vektis code en eigen basis tarieven zonder Vektis code. Deze behandeltypes dienen in basisinstelling behandeltarieven en periodes behandeltarieven ingevoerd te worden. Hetzelfde geldt voor de commerciële tarieven, hierbij dienen basisinstellingen commerciële tarieven en periodes commerciële tarieven te worden ingevoerd. Behandeltarieven en commerciële tarieven per therapeut De behandeltarieven die de therapeut mag uitvoeren, kunnen bij behandeltarieven per therapeut geactiveerd worden. Hetzelfde geldt voor de commerciële tarieven, die geactiveerd dienen te worden bij commerciële tarieven per therapeut. Zorgverzekeraar contracten contracten Tevens is het belangrijk dat u de contracten die u heeft afgesloten met de zorgverzekeraars in Fysiomanager zet. Dit kan gedaan worden in zorgverzekeraar contracten. . Polisbeheer Een zorgverzekeraar heeft meerdere polissen. Bij elke polis horen voorwaarden waar een patiënt aan moet voldoen om in aanmerking te komen voor vergoeding uit die polis. Deze polisvoorwaarden kunnen in polisbeheer worden ingevuld. Rechten beheer Alle therapeuten staan automatisch op het niveau van een therapeut. Dit kan veranderd worden naar het niveau van een administrator. Ook kunnen er verschillende rechten aan een persoon worden gegeven.
5
Gebruikersniveaus Fysiomanager kent verschillende gebruikersniveaus. Elk niveau heeft zijn eigen mogelijkheden. De verschillende mogelijkheden zijn per niveau hieronder uitgewerkt. Therapeut Het therapeutniveau is bedoeld voor personen die uitsluitend de processen met betrekking tot het behandelproces van een patiënt nodig hebben. Een therapeut heeft beperkingen opgelegd gekregen die wel beschikbaar zijn voor het administrator- en beheerniveau. Met het rechtenbeheer kan een beheerder bepalen welke patiënten voor de therapeut te benaderen zijn. De beheerder kan bepalen welke agenda’s voor de therapeut beschikbaar zijn en kan rechten geven om diagnosebeheer te bewerken en de trainingsprotocollen. Administrator Het administratieniveau heeft uitbreidingen ten opzichte van het therapeutniveau. Het administratieniveau kan namelijk alle handelingen benaderen die betrekking hebben op het administratieve gedeelte in het pakket. Hieronder vallen onder andere FysioStats, een gedeelte van tarieven en de administratie. Tevens kan er vanuit Fysiomanager ingelogd worden bij het boekhoudpakket Twinfield. De beheerder kan via rechtenbeheer de rechten bepalen van een administrator. Beheerder Het beheerderniveau is het hoogste niveau in Fysiomanager. De beheerder kent de rechten toe per gebruiker en heeft de mogelijkheid over alle therapeut en administratie functionaliteiten. Daarbij heeft alleen een beheerder de beschikking over het beheer van actielijsten en de webshop . Dit houdt in dat de gebruikersniveaus therapeut en administrator wel met deze onderdelen kunnen werken, maar dat alleen een beheerder deze onderdelen kan aanpassen. Hoofdmenu Boven aan in het scherm staan 3 tabbladen, waaronder ook het tabblad “Hoofdmenu”. Onder het hoofdmenu staan de hoofdstukken vermeld met daaronder de paragrafen. Relaties Relaties In dit hoofdstuk kan er een overzicht worden gegeven van de contactmomenten van de aanwezige relaties. Bij relaties kunnen bedrijven ingevuld worden. Hiermee kunnen commerciële afspraken worden ingepland. De gegevens van de praktijken en therapeuten dienen in deze paragraaf te worden ingevuld. Bij verwijzers kunnen personen worden ingevuld die patiënten naar uw praktijk verwijzen. Alle zorgverzekeraars die in Nederland bestaan, worden bij zorgverzekeraars vermeld. Tot slot kunnen groepen ingevoerd worden waarvoor in de agenda een commerciële afspraak ingepland kan worden. Contactenoverzicht Met behulp van het contactenoverzicht is het mogelijk om van de aanwezige relaties in het systeem een overzicht op te vragen van alle contactmomenten in een bepaalde periode. Na het selecteren van een relatie en een periode komt er een overzicht van alle contactmomenten van deze relatie in de gekozen periode die in het systeem zijn ingevoerd. Het contactenoverzicht is opgedeeld in vier verschillende soorten contactmomenten, namelijk commerciële afspraken, behandelafspraken, acties uit actielijsten en geplande taken. Afhankelijk van de soort relatie zullen er één of meerdere soorten contactmomenten in het contactenoverzicht verschijnen. Onder het soort contact staat tussen haakjes het aantal contacten. Bedrijven Met de menuoptie “bedrijven” wordt de mogelijkheid gegeven om bedrijven in te voeren en bestaande bedrijfsgegevens te beheren. Zodra deze menuoptie gekozen is, verschijnt er in het scherm een zoekmogelijkheid. Hiermee kan er gezocht worden in het totale bestand naar een bepaald bedrijf. Wilt u een totaaloverzicht hebben, dan
6
voert u geen zoekterm, maar klikt u op “totaaloverzicht bedrijven”. Nu verschijnt het overzicht van alle ingevoerde bedrijven. Als een bedrijf in het overzicht niet meer gebruikt wordt, dan kan dit bedrijf op inactief worden gezet door een vinkje in de kolom van inactief te zetten. Hiermee is het bedrijf geselecteerd dat inactief gemaakt mag worden. Vervolgens dient er onderaan de lijst geklikt te worden op de knop “wijzigen”. U zult zien dat het bedrijf uit het overzicht verdwijnt en bij de lijst van de inactieve bedrijven komt te staan. De lijst met de inactieve bedrijven is te vinden door op de knop “lijst inactief” onderaan in het scherm te klikken. Hierna kunnen bedrijven geactiveerd of verwijderd worden. Het is echter aan te raden alleen onjuist ingevoerde bedrijven te verwijderen. Bij bedrijven waar ooit een factuur naar toe is verstuurd en waar nu geen afspraken meer mee worden gemaakt, is het advies om die bedrijven inactief te laten staan. De reden hiervoor is dat gegevens van het bedrijf later altijd terug te zoeken zijn. Door te klikken op de naam van het bedrijf, is het mogelijk om de gegevens van het bedrijf aan te passen. Heeft u de gewenste wijzigingen gemaakt, dan klikt u op de knop “wijzigen”. De gegevens worden dan opgeslagen in het systeem. Om terug te keren naar het overzicht van bedrijven klikt u op de gele knop “terug”. De functie “separaat factureren” kunt u gebruiken als u niet alle patiënten op 1 bedrijfsnota wilt. Zet u dit op ja dan maakt het systeem voor iedere patiënt een bedrijfsnota aan.. Om te bekijken welke patiënten bekend zijn in het systeem onder een bepaald bedrijf, kan er geklikt worden op de knop “patiënten” welke achter de plaatsnaam van het bedrijf staat. Deze knop “patiënten” is ook te vinden in het scherm waar de bedrijfsgegevens in staan. Tevens kunnen de patiënten inactief worden gemaakt. Ook kunnen er patiënten, zowel bestaande als nieuwe patiënten, gewijzigd en toegevoegd worden. Als laatste in de rij staat er een knop met “contactpersonen”. Hiermee kan de contactpersoon van het bedrijf ingevuld worden. De contactpersonen kunnen zonodig inactief gemaakt worden. Ook kunnen er personen gewijzigd en toegevoegd worden. Praktijken In de menuoptie “praktijken” wordt een overzicht getoond met de actieve praktijken met de bijbehorende gegevens. Door te klikken op de naam van de praktijk kunnen deze gegevens gewijzigd worden. Zodra er een aanpassing is gemaakt, kan er op de knop “wijzigen” worden geklikt. Wilt u niets wijzigen en terugkeren naar het overzicht, dan klikt u op de gele knop “terug”. Wilt u een nieuwe praktijk invoeren, dan klikt u op de knop “nieuw”. Hierna verschijnt het overzicht waarin de praktijkgegevens ingevoerd kunnen worden. De afkorting kan uit maximaal 3 tekens bestaan. Deze afkorting komt terug in een behandelmoment in de agenda. De AGB-code dient te bestaan uit 8 cijfers, de eerste twee cijfers zijn die van de beroepsgroep en de 6 cijfers die daarna volgen horen bij de praktijk. Indien de AGB-code qua tekens onjuist is ingevoerd dan komt de AGB-code in het praktijkoverzicht in een rode balk te staan. De praktijkkleur is met name praktisch wanneer therapeuten op verschillende locaties werkzaam zijn. Wijs met de muis de “ii” aan en er komt een uitleg over wat er met dat onderdeel wordt bedoeld. In de praktijkkaart is ook te zien welke zorgverzekeraars contracten er zijn en hier kan de praktijk al toegevoegd worden zonder dat u dat bij de zorgverzekeraarcontracten zelf hoeft te doen. Laat u uw facturen en/of declaraties via Famed gaan, dan dient u dat in de praktijkkaart te selecteren. U selecteert dan hier onder welke zorgverlenercode u die facturen wilt indienen voor deze praktijk. Achter de naam van de praktijk staat een blauwe knop met de tekst “fysiotherapeuten”. Door hierop te klikken wordt een overzicht getoond met de namen van therapeuten die zijn toegekend aan de betreffende praktijk. Hier heeft u de mogelijkheid om therapeuten toe te voegen door de therapeut in de uitrollijst op te zoeken, te selecteren en op de knop “wijzigen” te klikken. Bij de actieve therapeuten staat er geen vinkje bij actief. Indien een therapeut inactief gemaakt dient te worden, kan dit vinkje uitgezet worden. Tot slot
7
kunnen ook therapeuten bij de betreffende praktijk verwijderd worden. Door op de knop “wijzigen” te klikken worden de wijzigingen opgeslagen. Helemaal rechts kan inactief aangevinkt worden, hiermee wordt de praktijk naar de lijst met inactieve praktijken geplaatst. Door op de knop “lijst inactief” te klikken worden de inactieve praktijken getoond. Therapeuten In de menuoptie “therapeuten” wordt een overzicht getoond met de actieve therapeuten met de bijbehorende gegevens. Door te klikken op de naam van de therapeut kunnen deze gegevens gewijzigd worden. Zodra er een aanpassing is gemaakt, kan er op de knop “wijzigen” worden geklikt. Wilt u niets wijzigen en terugkeren naar het overzicht, dan klikt u op de gele knop “terug”. Wilt u een nieuwe therapeut invoeren, dan klikt u op de knop “nieuw”. Hierna verschijnt het overzicht waarin de therapeutgegevens ingevoerd kunnen worden. De zorgverlenerscode dient te bestaan uit 8 cijfers, de eerste twee cijfers zijn die van de beroepsgroep en de 6 cijfers die daarna volgen horen bij de therapeut. Indien de zorgverlenerscode qua tekens onjuist is ingevoerd dan komt de zorgverlenerscode in het therapeutoverzicht in een rode balk te staan. De gebruikersnaam en het wachtwoord dienen minstens 6 karakters lang te zijn en mogen geen hoofdletters of tekens bevatten. Het wachtwoord moet minimaal 1 letter en 1 cijfer bevatten. Helemaal rechts kan inactief aangevinkt worden, hiermee worden de therapeuten naar de lijst met inactieve therapeuten geplaatst. Door op de knop “lijst inactief” te klikken worden de inactieve therapeuten getoond. Inactieve therapeuten kunnen niet meer inloggen in Fysiomanager. In de therapeutkaart is ook te zien welke zorgverzekeraars contracten er zijn en hier kan de therapeut al toegevoegd worden. Optioneel is hier in te stellen wat de inlog gegevens zijn van bijvoorbeeld Abakus of Fastguide. Op die manier wordt de koppeling tot stand gebracht en kunnen gegevens uitgewisseld worden. Deze koppelingen kunt u aanvragen via: http://www.fysiomanager.nl/service/
Verwijzers Met de menuoptie “verwijzers” wordt de mogelijkheid gegeven om verwijzers in te voeren en bestaande verwijzers te beheren. Zodra deze menuoptie gekozen is, verschijnt er in het scherm een zoekmogelijkheid. Hiermee kan er in het totale bestand gezocht worden naar een bepaalde verwijzer. Wilt u een totaaloverzicht hebben, dan voert u geen zoekterm, maar klikt u op “totaaloverzicht verwijzers”. Nu verschijnt het overzicht van alle ingevoerde verwijzers. Rode velden geven aan dat er een fout bij het invullen van gegevens is gemaakt. Wilt u een nieuwe verwijzer invoeren, dan klikt u op de knop “nieuw”. Hierna verschijnt het overzicht waarin de praktijkgegevens en gegevens van de verwijzers ingevuld kunnen worden. De AGB-code dient te bestaan uit 8 cijfers, de eerste twee cijfers zijn die van de beroepsgroep en de 6 cijfers die daarna volgen horen bij de praktijk/ instelling. Indien de AGB-code niet bekend is, hoeft dit veld niet te worden ingevuld. De zorgverlenerscode van de verwijzer (VZNAGB) is wel, voor een deel, een verplicht onderdeel. Deze AGB-code dient te bestaan uit 8 cijfers, de eerste twee cijfers zijn die van de beroepsgroep (verplicht om in te vullen) en de 6 cijfers die daarna volgen horen bij de verwijzer. Indien de zorgverlenerscode qua tekens onjuist is ingevoerd dan wordt de AGB-code rood omlijnd. De AGB-code kan worden opgezocht via de webzoeker op de site van Vektis: http://agb.vektis.nl/. Indien de AGB-code onbekend is MOET u dat veld leeglaten en MOET u het veld van de specialisme code invullen. Bijvoorbeeld: HUISARTS 0100 Huisartsen, niet nader gespecificeerd
8
0101 Huisartsen, niet apotheekhoudend 0110 Huisartsen, apotheekhoudend 0120 Alternatieve huisartsen SPECIALIST 0300 Medisch specialisten, niet nader gespecificeerd 0301 Medisch specialisten, oogheelkunde 0302 Medisch specialisten, keel-, neus- en oorheelkunde 0303 Medisch specialisten, chirurgie 0304 Medisch specialisten, plastische chirurgie 0305 Medisch specialisten, orthopedie 0306 Medisch specialisten, urologie 0307 Medisch specialisten, verloskunde en gynaecologie 0308 Medisch specialisten, neurochirurgie 0309 Medisch specialisten, zenuw - en zielsziekten 0310 Medisch specialisten, dermatologie 0313 Medisch specialisten, inwendige geneeskunde 0316 Medisch specialisten, kindergeneeskunde 0318 Medisch specialisten, gastro-enterologie (maag-darm-lever-arts) 0320 Medisch specialisten, cardiologie 0322 Medisch specialisten, longziekten 0324 Medisch specialisten, reumatologie 0326 Medisch specialisten, allergologie 0327 Medisch specialisten, revalidatie 0328 Medisch specialisten, cardio-pulmonale chirurgie 0329 Medisch specialisten, psychiatrie 0330 Medisch specialisten, neurologie 0335 Medisch specialisten, geriatrie 0360 Medisch specialisten, radiologie 0361 Medisch specialisten, radiotherapie 0362 Medisch specialisten, radiologie (voorheen radiodiagnostiek) 0363 Medisch specialisten, nucleaire geneeskunde 0386 Medisch specialisten, klinische chemie 0387 Medisch specialisten, medische microbiologie 0388 Medisch specialisten, pathologische anatomie 0389 Medisch specialisten, anaesthesiologie 0390 Medisch specialisten, klinische genetica Als een verwijzer in het overzicht niet meer verwijst, dan kan deze verwijzer op inactief worden gezet door een vinkje in de kolom van inactief te zetten. Hiermee is de verwijzer geselecteerd en door deze wijziging op te slaan wordt die in de lijst van de inactieven geplaatst. De lijst met de inactieve verwijzers is te vinden door op de knop “lijst inactief” onderaan in het scherm te klikken. Hierna kunnen in de lijst met verwijzers wijzigingen gemaakt worden, bijvoorbeeld om de verwijzer weer te activeren. Let op: Denk erom dat het inactief zetten van een verwijzer gevolgen kan hebben voor uw behandeltrajecten. Daar kunnen ze nl. aan gekoppeld zijn. Zet u een verwijzer inactief dan wordt deze ook uit het behandeltraject gehaald. Daarnaast heeft het veranderen van een bestaande verwijzerkaart ook gevolgen. Dus wijzig bijvoorbeeld een bestaande verwijzer Jansen in Amsterdam niet in De Groot in Rotterdam. Jansen is misschien al gekoppeld aan een patiëntkaart en wordt dan veranderd in de Groot.
Optioneel is het mogelijk om uw brieven digitaal te verzenden vanuit Fysiomanager. Indien dit geactiveerd is, kunt u per verwijzer aanvinken of digitaal verzenden met deze arts mogelijk is. Fysiomanager kan voor u controleren welke artsen in uw artsenbestand die mogelijkheid hebben. U kunt de “elektronische brievenmodule” aanvragen via: http://www.fysiomanager.nl/service/electronische-briefmodule/
9
Zorgverzekeraars Deze menuoptie geeft een overzicht van alle zorgverzekeraars. In het overzicht is er een mogelijkheid om een zorgverzekeraar inactief te maken die bijvoorbeeld niet wordt gebruikt. Dit kan gedaan worden door te klikken op het vakje onder de kolom van inactief. De wijziging wordt definitief door op de knop “wijzigen” te klikken. Met de lijst inactief kunnen inactief gemaakte zorgverzekeraars weer actief maken. Met de knop “verbergen” wordt de lijst met inactieve zorgverzekeraars onzichtbaar gemaakt. De zorgverzekeraars worden centraal beheerd door Fysiomanager, het is hierom aan te raden niets met deze lijst te doen. Wel is het mogelijk een vestiging van de zorgverzekeraar toe te voegen. U kunt hier de algemene gegevens kwijt van de vestiging die u zelf invoert. Dit kan gedaan worden door bij het selectieveld van de vestigingen op de knop “nieuw” te klikken. Onderaan het scherm heeft u de mogelijkheid om bij een zorgverzekeraar een contactpersoon op te geven. Dit doet u door het invulgedeelte van de contactpersoon in te vullen, gevolgd door op de knop “wijzigen” te klikken. Om terug te keren naar het overzicht kan op de knop “terug” worden geklikt. Om naar een andere vestiging te gaan kan ook bovenaan in de uitrollijst een andere vestiging geselecteerd worden. De code hoort bij de zorgverzekeraar. De declaratiecode is een code waar naartoe gedeclareerd wordt. Dit hoeft dus niet altijd dezelfde code te zijn. Afspraakgroepenbeheer In het beheer van afspraakgroepen kunnen groepen worden ingevoerd waar in de agenda een afspraak voor ingepland kan worden. Bij het klikken op “groep toevoegen” kan de naam van de groep, het maximale aantal personen en het kritieke aantal personen worden ingevuld. Het maximale aantal personen kan worden ingevuld zodat er controle blijft over de grootte van de groep. Bij het plannen van de groep in de agenda komt er rechts in het behandelmoment een gekleurd blok te staan. Groen geeft aan dat er nog plaatsen vrij zijn in de groep. Oranje geeft aan dat het kritiek aantal patiënten voor de groep is bereikt. Rood geeft aan dat het maximaal aantal patiënten voor de groep is bereikt. Na het invullen van dit scherm, dient de knop “groep aanmaken/ wijziging opslaan” aangeklikt worden. Hierna komt u in afspraakgroepenbeheer. In afspraakgroepenbeheer kunnen personen (van zorgverzekeraars, bedrijven, therapeuten en bedrijven) aan de groep worden toegevoegd. Er kan een keuze worden gemaakt welk afspraaktype gebruikt wordt en of er eventueel een resource nodig is. Na het toevoegen van deze persoon komen de gegevens onderaan in het scherm te staan. Deze personen kunnen door op de knop “verwijderen” te klikken uit de groep worden gehaald. Bij het inplannen hiervan kiest u bij het “afspraak plannen” bovenaan voor “groep. U krijgt dan een keuzelijst bij de regel “groepsinstellingen”.
10
Patiënten In het hoofdstuk van de patiënten kunnen patiënten die in het systeem bekend zijn, worden opgezocht en kunnen nieuwe patiënten worden aangemaakt d.m.v. de koppeling met Vecozo. Daarnaast kunnen patiënten die bijvoorbeeld niet direct ingepland kunnen worden op de wachtlijst worden geplaatst. Ook kunnen er groepen met patiënten worden aangemaakt voor onder andere groepsbehandelingen. Overzicht Dit is de zoekfunctie voor patiënten. Er kan een keuze worden gemaakt op welke gegevens gezocht moet worden. Standaard staat deze op: Zoek patiënt op naam. Om patiënten op te zoeken, dienen minimaal 2 tekens ingevuld te worden. Bij het zoeken kan ieder onderdeel van de naam ingegeven worden. Bijvoorbeeld mevrouw Moniek van der Meer-de Vries, hier kan gezocht worden op Moniek, Meer of Vries. De volgorde waarin de gegevens worden getoond, is bij het zoeken op naam: achternaam, tussenvoegsels, voorletters, eventueel voornaam en tussen haakjes de geboortedatum. Door op de knop “totaaloverzicht patiënten” te klikken, wordt een overzicht getoond van alle patiënten in het pakket, onderverdeeld per praktijk. Eerst worden de voorletters, gevolgd door de achternaam, weergegeven. Daarachter de naam van de behandelaar en het aantal gegeven behandelingen. De patiënt kan inactief gemaakt worden door een vinkje te zetten in de kolom van inactief en op de knop “inactief maken” te klikken. Om de lijst met inactieve patiënten zichtbaar te maken, dient er geklikt te worden op de knop “lijst inactief”. Vervolgens verschijnt onderin het beeld een lijst met patiënten die momenteel inactief zijn. Het weer actief maken van een patiënt gebeurt door het aanvinken van het vakje in de kolom van actief en de knop “aanpassen” aan te klikken. Op dezelfde manier kan ook een patiënt die inactief staat worden verwijderd.
Nieuw Hier wordt de mogelijkheid geboden om nieuwe patiënten aan het systeem toe te voegen. Zodra u klikt op deze menuoptie verschijnt het invoerscherm voor Vecozo. Indien er geen Vecozo controle plaats hoeft te vinden, kan dit worden overgeslagen door op de knop “overslaan” te klikken. In dit scherm dient de geboortedatum, postcode, huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging ingevuld te worden. Door op de knop “zoeken” te klikken, worden direct van Vecozo de aanvullende patiëntgegevens en verzekeringsgegevens binnengehaald. • Indien de patiënt bekend is bij één van de bij Vecozo aangesloten zorgverzekeraars worden de patiëntgegevens en verzekeringsgegevens in een scherm ingevuld. • Indien er geen gegevens zijn gevonden dan is de patiënt niet verzekerd of verzekerd bij een verzekeraar die niet is aangesloten bij Vecozo. Het kan ook zijn dat de patiënt bijvoorbeeld onlangs is verhuisd en dat de gegevens die ingevoerd zijn niet overeenkomen met de gegevens die bij de zorgverzekeraar/ Vecozo bekend zijn. • Indien er meerdere patiënten voldoen aan de criteria, kunt u door meer gegevens in te vullen wellicht wel de juiste verzekerde vinden. U klikt dan op de knop “opnieuw zoeken”. • Als de juiste patiëntgegevens in het scherm staan kan er geklikt worden op “patiënt toevoegen”.
Patiëntgegevens opvragen via SBVSBV-z op basis van het BSN Dit is alleen mogelijk als u gekoppeld bent aan SBV-z d.m.v. een UZI certificaat. In het eerste tabblad kunt u de patiëntgegevens opzoeken op basis van het Burger Service Nummer van de patiënt. Nadat u klikt op “Zoeken” worden de persoonsgegevens en de verzekeringsgegevens getoond die bij het SBV-z en bij Vecozo bekend zijn. Om de patiënt in Fysiomanager op te slaan, klikt u op de knop “Toevoegen”.
11
12
Patiëntgegevens opvragen via SBVSBV-z op basis van zoekpaden Wanneer u het BSN van de patiënt niet weet, kunt u gebruik maken van het tweede tabblad. Op basis van de geboortedatum, postcode en het huisnummer kunt u het BSN van de patiënt opzoeken bij SBV-z. Nadat u heeft geklikt op “Zoeken” verschijnen de gegevens die bij SBV-z en Vecozo bekend zijn. Om de patiënt in Fysiomanager op te slaan, klikt u op de knop “Toevoegen”. Wanneer de ingevoerde zoekgegevens niet uniek blijken te zijn, dan heeft u de mogelijkheid om
VERPLICHTE VELDEN
aanvullende informatie in te vullen.
13
Patiëntgegevens opvragen via Vecozo Indien een patiënt niet bekend is bij SBV-z, kunt u gebruik maken van het derde tabblad om de patiëntgegevens bij Vecozo op te vragen. U heeft hierbij drie zoekopties. U dient in ieder geval de geboortedatum en het geslacht in te vullen, plus een van onderstaande zoekopties: 1. Het adres van de patiënt. 2. Het BSN. 3. Het verzekerdenummer.
14
Wijzigingen in de patiëntkaart Bij het invoeren van nieuwe patiënten dient er een WID (Wettelijk Identiteits Document) controle plaats te vinden. U kunt het documentnummer invullen in de patiëntkaart. Indien u twijfelt over de echtheid van het WID kunt u controleren of het WID in omloop is via de knop “WID controleren”. Via het SBV-z wordt dan online een controle uitgevoerd, waarvan u het resultaat direct terugziet. Als u een documentnummer ingevuld heeft dat onjuist is, dan zal Fysiomanager dit nummer automatisch weghalen.
Wanneer u zelf het BSN invoert, dan mag u geen gebruik maken van het BSN totdat het BSN geverifieerd is. Dit wordt door het systeem aangegeven met de opmerking ‘Bron: eigen invoer’. U kunt het nummer laten verifiëren door het SBV-z door op de patiëntkaart te klikken op “Patiëntgegevens controleren”. Als de patiënt gevonden wordt bij het SBV-z krijgt het BSN de status ‘Bron: SBV-z’. Bij het ontbreken van een zoekresultaat bij het SBV-z, zoekt Fysiomanager automatisch de patiëntgegevens bij Vecozo. Als het BSN geverifieerd is bij Vecozo dan is de status ‘Bron Vecozo’. Het veld “geslachtsnaam” wordt bij de zoekactie bij het SBV-z gebruikt, dus die kan gebruikt worden als zoeken op BSN geen direct resultaat geeft.
Patiëntkaart In de patiëntkaart kunnen de gegevens van de patiënt ingevuld en gewijzigd worden. In deze kaart kunnen de gegevens van Vecozo nagekeken worden door onderaan bij de Vecozo controle op “patiëntgegevens controleren” te klikken. Indien er geen wijzingen zijn wordt dit aangegeven. Indien er wel veranderingen zijn gevonden, worden de oude en de nieuwe gegevens getoond waarbij deze geaccepteerd of genegeerd kunnen worden. Bij accepteren wordt de wijziging doorgevoerd in de patiëntkaart. Bij negeren wordt deze melding nooit meer gegeven. Helemaal rechts bovenaan wordt de mogelijkheid geboden om direct naar een andere patiënt te gaan.
Bankrekeningnummer en tenaamstelling dienen ingevuld te worden als de patiënt een automatische incasso heeft getekend. Bij facturatie kan aangegeven worden hoe de behandelmomenten gedeclareerd/ gefactureerd mogen worden. Als Famed wordt gebruikt, dient hier aangegeven te worden als er van de algemene regel af wordt geweken. Er zijn snelkoppelingen gemaakt om direct naar de correspondentie (leidt naar het briefoverzicht), dossier (leidt naar het overzicht van de behandeltrajecten, losse afspraken en Fysiofiles), factuuroverzicht (leidt
15
naar een overzicht van facturen waarin deze patiënt is opgenomen, dit is alleen zichtbaar voor beheerders en administrators), huiswerk (leidt naar de huiswerkschema’s) en patiëntenoverzicht te gaan. Deze knoppen zijn rechts onderin de patiëntkaart te vinden. Wachtlijst Patiënten die zich aanmelden om behandelingen te krijgen maar waar nog geen plek bij een therapeut voor is, kunnen op de wachtlijst gezet worden. Door op de knop “toevoegen” te klikken, wordt het beginscherm gegeven. Indien een patiënt die al in het systeem staat, zich aanmeldt kan de patiënt worden opgezocht in het blok van het zoeken van patiënt. Eventueel kan er een opmerking bij worden gezet. Vervolgens dient op de knop “toevoegen” te worden geklikt. Indien een patiënt die niet in het systeem bekend is, zich aanmeldt, kan op de knop “nieuwe patiënt” geklikt worden. Het scherm om een nieuwe patiënt in te voeren komt in beeld. Zie § 5.2.2 Nieuw. Bij het inplannen van de patiënt in de agenda, kan er op het poppetje onder ‘afspraak met deze patiënt’ worden geklikt. Het behandelmoment wordt getoond om de afspraak in de agenda te maken. De datum die op het begin van de regel is neergezet, is de datum wanneer de patiënt op de wachtlijst is geplaatst. Om het telefoonnummer of de opmerking te wijzingen, dient er op de knop “wijzigen” te worden geklikt. Om de regel te verwijderen, bijvoorbeeld als de patiënt in de agenda is ingepland, kan er op de knop “verwijderen” worden geklikt. Let op: Als ingelogde therapeut haalt u iemand van de wachtlijst en zet u die in uw eigen agenda. Het is niet mogelijk iemand uit de wachtlijst te halen en die in een agenda van een collega te zetten. Groepenbeheer In groepenbeheer kunnen groepen worden aangemaakt waar patiënten in kunnen worden gezet. Bij het inplannen van de groep in de agenda kunnen patiënten uit de groep verwijderd worden of kunnen patiënten worden toegevoegd. Dit geldt dan alleen voor dat behandelmoment. Bij het klikken op “groep toevoegen” kan de naam van de groep, het maximale aantal personen en het kritieke aantal personen worden ingevuld. Het maximale aantal personen kan worden ingevuld zodat er controle blijft over de grootte van de groep. Bij het plannen van de groep in de agenda komt er rechts in het behandelmoment een gekleurd blok te staan. Groen geeft aan dat er nog plaatsen vrij zijn in de groep. Oranje geeft aan dat het kritieke aantal patiënten voor de groep is bereikt. Rood geeft aan dat het maximale aantal patiënten voor de groep is bereikt. Na het invullen van dit scherm dient de knop “groep aanmaken/ wijziging opslaan” aangeklikt worden. Hierna komt u in groepenbeheer.
In groepenbeheer kunnen patiënten aan de groep worden toegevoegd. Er kan een keuze worden gemaakt welk afspraaktype gebruikt wordt en of er eventueel een resource nodig is. Ook is het mogelijk een behandeltraject te koppelen aan de patiënt. Als de patiënt dan voor een groepsafspraak komt wordt altijd dat traject gebruikt. Het zou kunnen zijn dat een patiënt bijvoorbeeld ook nog een ander traject heeft waarbij individueel wordt behandeld. Na het toevoegen van deze persoon komen de gegevens onderaan in het scherm te staan. Deze personen kunnen door op de knop “verwijderen” te klikken uit de groep worden gehaald.
BSN Registratie
16
Hier kunt u twee overzichten bekijken. Ten eerste is er een overzicht met patiënten mogelijk waarbij nog geen BSN nummer is ingevuld. Ten tweede kunt u daar een overzicht zien van patiënten waarbij het BSN nummer handmatig (eigen invoer) is ingevuld. In beide gevallen kunt u via de knop “patiëntkaart” naar de betreffende patiënt gaan en daar de gegevens invullen en verifiëren.
Identiteit vastleggen In dit overzicht kunt u de patiënten zien waarbij de identiteit nog niet is vastgelegd. U moet vergewissen of de gegevens bij de patiënt horen, met daarbij aangegeven de identiteit gegevens. U mag bij bestaande patienten volstaan met vergewissen, maar bij nieuwe patienten moet u de identiteit vaststellen met een document type en nummer.
17
Therapeutisch proces In het therapeutisch proces staan de gegevens die horen bij de aanvang van de therapie tot aan de afsluiting van de therapie. Hieronder valt het behandeldoel, behandeltrajecten, eventueel trainingsschema’s (indien er protocollen zijn aangemaakt), het overzicht van de behandelingen, eventueel een tussenevaluatie, eindevaluatie en afsluiting. Procedures Onder de menuoptie “procedures” vindt u alle procedures van de patiënten. Tevens bestaat hier de mogelijkheid om een nieuwe procedure voor de patiënt in te starten. Heeft u een procedure hier aangemaakt, dan zal deze vervolgens aan het behandeltraject gekoppeld moeten worden. Ons advies is om een procedure aan te maken vanuit de agenda via het desbetreffende icoontje, dan wordt de procedure nl automatisch gekoppeld aan het traject van de patiënt. Dat scheel een aantal handelingen en voorkomt fouten.
Behandeltrajecten Onder de menuoptie “behandeltrajecten” vindt u alle behandeltrajecten. Tevens bestaat hier de mogelijkheid om een nieuw traject voor de patiënt in te starten of te beëindigen. Na het kiezen van de patiënt verschijnen alle behandeltrajecten voor de patiënt. Het overzicht over alle trajecten geeft informatie over het behandeltraject. Hier worden de actieve vermeld, maar de beëindigde trajecten zijn hier te bekijken. Onder het kopje “nieuw traject” krijgt u de mogelijkheid om een nieuw behandeltraject aan te maken. Door het aanmaken van een behandeltraject kunt u alle behandelingen groeperen per aandoening. U kiest eerst een naam voor de aandoening voor het behandeltraject. Geef het traject altijd een naam, weet u het niet vul dan iets in, later is de naam van het traject altijd nog aan te passen. Daarna kunt u de verwijsgegevens invullen maar in principe worden deze vanuit de patiëntkaart overgenomen . Mocht de patiënt al eerder voor deze klacht in behandeling zijn geweest bij een andere praktijk dan is dit aan te geven bij: Hoofdmenu-Beheer-Indicatiecode bepaling. Is de patiënt eerder behandeld op dezelfde diagnosecode, dan zal het systeem daar een melding van maken in het traject. U kunt dan kiezen dat het hier niet om een vervolg gaat, maar om een nieuwe situatie. Of u kiest ervoor door te gaan op een vorige diagnosecode. Het traject met dezelfde diagnosecode wordt vermeld en kan dan aangevinkt worden. Dit heeft in beide gevallen invloed op de indicatie codering. Dit heet “relatie tot voorgaande aandoening”. Mocht het zo zijn dat in het zorgverzekeraar contract is bepaald dat er een machtigingsprocedure ingesteld is, dan zult u die opties aantreffen in het behandeltraject zodra het een chronisch traject betreft. Onder machtiging kunt u aanvinken dat u de machtiging heeft verstuurd en u kunt aanvinken dat die machtiging is goedgekeurd. Pas als beide opties zijn aangevinkt is het te declareren. Agendapunten met een rode balk ervoor bevatten trajecten waarbij deze procedure nog niet is afgerond. Zodra beide opties zijn verwerkt gaat de balk in de agenda op groen. Een ieder dient dus zijn of haar agenda te controleren op rode balken. Een overzicht van de machtigingen is door de beheerder of de administrator op te vragen bij Hoofdmenu-Fysiostats-Overzicht machtigingen. Zie §5.8.5.
Binnen het traject kunt u ook aangeven hoe de zittingen die gekoppeld zijn aan dit traject moeten worden gefactureerd. Standaard staat het op “declareren aan zorgverzekeraar”, maar dit kunt u zelf aanpassen naar bijvoorbeeld particulier of aan bedrijf. Selecteert u “aan bedrijf”, dan moet in de patiëntkaart een bedrijf vermeld staan bij de desbetreffende patient. Maakt u gebruik van abonnementen, dan kunt u het abonnement in het traject koppelen. Zodra het gekoppeld is en opgeslagen, gaat de facturatie van het abonnement automatisch werken op de door u ingestelde facturatie momenten en interval.
18
Ten slotte kan er een product aan het behandeltraject worden gekoppeld. Slaat u vervolgens het behandeltraject op dan verschijnt het behandeltraject in het overzicht. Behandeloverzicht Om het behandeloverzicht van een patiënt op te vragen, kiest u voor “behandeloverzicht”. Nu verschijnt de zoekmogelijkheid om de desbetreffende patiënt te selecteren. Nadat de patiënt is geselecteerd, verschijnt het overzicht van alle behandelingen samen. Indien alleen behandelingen van 1 traject getoond dienen te worden, dan kan dit in de uitrollijst worden aangegeven. Bij behandelingen die gefactureerd of gedeclareerd zijn is het niet mogelijk gegevens te veranderen, dan kan pas als ze gecrediteerd zijn. De indicatiecodes zijn dan grijs. Er wordt weergegeven wanneer de behandeling plaats heeft gevonden, de naam van de patiënt, de naam van de therapeut en de praktijk waar behandeld is. Verder worden de behandelingen per traject weergegeven en geteld. Ook kan vanuit het behandeloverzicht de bijbehorende diagnose getoond en gewijzigd worden. Wanneer aan de behandeling een training gekoppeld is, bestaat de mogelijkheid om direct naar de gegevens van het trainingsschema te gaan. U kunt de statistieken direct opvragen of zelfs resultaten invoeren of het trainingsschema uitprinten. Bij elke behandeling worden behandeljournaal, behandelmiddelen en een toelichting weergegeven en kunnen tevens worden gewijzigd. Vanuit het behandeloverzicht heeft u ook de mogelijkheid om een tussenevaluatie te maken. Rechts bovenaan staat welk behandeltype er voor die behandeling gegeven wordt, door er op te klikken kunt u direct naar het behandelmoment plannen gaan. Afsluiting Wilt u een nog openstaand behandeltraject afsluiten, dan kunt u dit doen vanuit deze menuoptie. Hiermee kunt u de reden van afsluiting geven in het afsluitingsformulier. Na het invullen van de afsluiting klikt u op de knop “bevestigen”. Door op “brief” te klikken, wordt de mogelijkheid geboden om direct naar de afsluitingsbrief te gaan.
19
Procedures Vragenlijsten U heeft de mogelijkheid om door Fysiomanager gemaakte vragenlijsten te importeren in uw pakket, om bestaande vragenlijsten te wijzigen, maar u kunt ook zelf vragenlijsten toevoegen aan uw Fysiomanager pakket. Het importeren van vragenlijsten die door Fysiomanager zijn gemaakt Via het tabblad Directe import heeft u de mogelijkheid om vragenlijsten, die door Fysiomanager ontwikkeld zijn, te importeren in uw Fysiomanager pakket. U klikt op het tabblad, waarna u de vragenlijsten te zien krijgt die door Fysiomanager worden aangeboden.
Door op een vragenlijst te klikken, wordt deze meteen geïmporteerd. Ook bij de onderdelen Klinimetrie en Metingen onder het Hoofdmenu onderdeel Procedures, kunt u door Fysiomanager ontwikkelde klinimetrische vragenlijsten en meetinstrumenten importeren. Het bewerken van een bestaande vragenlijst Bewerken van een bestaande lijst kan maar gedeeltelijk als de lijst in gebruik is. Als een optie bewerkt moet worden die afgeschermd is, moet er een kopie van de bestaande lijst worden gemaakt en kan die kopie volledig worden bewerkt. De oude lijst kan inactief worden gemaakt
Indien u
een
bestaande vragenlijst wilt aanpassen, dan zoekt u de vragenlijst op en dubbelklikt u op de naam.
20
Aan de linkerkant van uw scherm ziet u de naam van de vragenlijst, de namen van de paragrafen en de vragen staan. U kunt een van deze items aanklikken om er een aanpassing aan te doen.
De aanpassing die u wilt doen, kunt u aan de rechterkant van het scherm doorvoeren. U kunt bijvoorbeeld de vraagstelling of de formulering (komt terug in de analyse en in de leesweergave van de procedure) aanpassen. Bij de Eigenschappen kunt u verschillende opties aanvinken, bijvoorbeeld dat de vraag verplicht ingevuld moet worden, dan de vraag getoond moet worden bij de analyse of dat de vraag terug moeten komen in een brief. Indien de vraag in het RPS model terug moet komen, dan kunt u zelf aangeven in welk veld dat moet zijn.
Het maken van een nieuwe vragenlijst U kunt een nieuwe vragenlijst aanmaken, door boven het overzicht van de bestaande vragenlijsten, op de +knop te klikken.
Rechts in uw scherm kunt u de vragenlijst (formulier) een naam geven, u kunt aangeven wie de auteur is en welke versie het betreft. Als u de gegevens heeft ingevoerd, klikt u rechts bovenin uw scherm op “Opslaan”.
21
Als de vragenlijst is opgeslagen, zal er eerst een paragraaf aangemaakt worden. Pas als dat is gebeurd, kunnen er vragen toegevoegd worden. Als u een paragraaf of een vraag wilt toevoegen, of later weer wilt verwijderen, dan kunt u gebruikmaken van de iconen die onder de naam van de vragenlijst staan.
Bij Eigenschappen kunt u meerdere opties aanvinken. Bijvoorbeeld dat de vraag verplicht ingevuld moet worden, dat de vraag terug moet komen in de samenvatting bij de analyse of dat de vraag terug moet komen in een briefsjabloon.
Bij het item RPS kunt u bepalen of de betreffende vraag in het RPS model bij de analyse terug moet komen. Standaard staat er ingesteld “Niet opnemen in RPS”. Indien u de vraag in het RPS model wilt opnemen,
22
dan kunt u zelf aangeven in welk veld dat dan moet gebeuren.
Er zijn verschillende antwoordtypes te selecteren bij een vraag. Om op een afbeelding van het menselijk lichaam aanduidingen te kunnen plaatsen, gebruikt u ‘Aanduiding of afbeelding’. Voor meerkeuzevragen gebruikt u ‘Selectie’ en voor de rode vlaggen in het DT formulier, gebruikt u ‘Vlag’. Indien dit antwoordtype niet geselecteerd is bij de rode vlaggen, dan zal er in de DTF-brief ook geen aanduiding hiervan verschijnen. Als u een meerkeuzevraag wilt maken, dan moet u na het selecteren van het antwoordtype ‘Selectie’ eerst klikken op “Opslaan”. Vervolgens kunt u aangeven welke antwoordmogelijkheden er bij de vraag horen te staan. Hier heeft u twee opties voor.
1. U maakt een standaard verzameling van antwoorden. Een dergelijke verzameling kunt u later, bij andere vragen nogmaals gebruiken. De verzameling van antwoorden maakt u eerst in het tabblad Standaard optie verzamelingen.
Door op de +knop te klikken, kunt u een nieuwe verzameling toevoegen. Bij ‘Titel’ vult u de naam in van de verzameling. Vervolgens kunt u bij ‘Optie toevoegen:’ ook een voor een de titels toevoegen van de antwoorden. Daarbij heeft u de mogelijkheid om een waarde te koppelen aan een antwoord.
Bij de weergave in het dossier wordt de waarde getoond, bij het invullen van de vragenlijst word de titel getoond. De titel en waarde mogen gelijk zijn aan elkaar. Indien u geen waarde wilt
23
koppelen, dan moet u toch iets invullen, bijvoorbeeld 0. Bij het aanmaken van klinimetrische vragenlijsten dient de waarde een getal te zijn en moet het vinkje ‘alle waarden numeriek’ aangevinkt zijn. 2. U voert een verzameling antwoorden in bij de betreffende vraag. Deze zelfde verzameling met antwoorden kunt u niet nogmaals gebruiken bij een andere vraag. U zult dan opnieuw de antwoorden moeten toevoegen bij de nieuwe vraag. Nadat u voor antwoordtype ‘Selectie’ heeft gekozen en u heeft de vraag tussentijds opgeslagen, dan kunt u aangeven of de vraag een meerkeuzevraag is. Kiest u voor ‘Nee’ dan kan er maar een antwoord aangevinkt worden.
Bij Optie verzameling heeft u de mogelijkheid om een Standaard optie verzameling te selecteren. Als u dat doet, verschijnen de antwoordmogelijkheden in beeld. Indien u een verzameling antwoorden wilt invoegen bij deze vraag, dan kiest u voor de optie ‘Gekoppeld aan deze vraag’.
Als u gekozen heeft voor de optie ‘Gekoppeld aan deze vraag’ dan kunt u zelf een titel invullen voor de verzameling van antwoorden. Onder Optie toevoegen kunt u dan een voor een de antwoorden invoeren, met daar eventueel een waarde aan gekoppeld.
24
Klinimetrie Het importeren, aanpassen en nieuw aanmaken van klinimetrische vragenlijsten werkt in de basis hetzelfde als bij de reguliere vragenlijsten. Bij de klinimetrie zijn er echter enkele antwoordtypes die niet bij de vragenlijsten staan. Bij de antwoordtypes Numerieke waarde, Selectie en Visueel analoge schaal staat tevens een tweede antwoordtype met daarachter “(Telt mee in score)”. Dit houdt in dat de waarde die gekoppeld is aan het gegeven antwoord, meegerekend wordt in de berekening van alle waarden van de antwoorden van deze klinimetrische vragenlijst. Kiest u dus voor het antwoordtype Selectie i.p.v. Selectie (Telt mee in score), dan wordt de waarde van het antwoord niet bij de andere meegeteld.
Metingen Bij het onderdeel metingen zijn de antwoordtypes met de toevoeging “(Telt mee in score)” weer verdwenen. Bij het aanpassen of aanmaken van meetinstrumenten kiest u meestal voor de antwoordtypes Numeriek of Visueel analoge schaal. Bij het antwoordtype Numeriek heeft u de mogelijkheid om aan te geven in welke eenheid het meetresultaat ingevuld kan worden. In de afbeelding rechts kunt u zien welke eenheden er geselecteerd kunnen worden. Vervolgens kunt u aangeven wat de minimum en maximum meting kan zijn. Onderin het scherm kunt u bepalen of de minimale en maximale waarde getoond moet worden bij de vraag.
25
Bij het antwoordtype Visueel analoge schaal kunt u aangeven wat de minimum en maximum score is langs de schaal. Tevens kunt u benoemen welke label (naam) u geeft aan de beide uiterste scores. Met Stap wordt bedoeld hoe groot de score veranderd als de schaal heen en weer wordt bewogen. Tenslotte bepaald u of de score bij de schaal getoond moet worden.
PSK Invullen nieuwe PSK varianten De nieuwe PSK lijsten hebben een andere opzet wat betreft invullen. U kiest eerst de activiteit, daarna stelt u de VAS in, vervolgens gaat u naar de volgende activiteit.
Alternatieve PSK’s Naast de reeds bestaande PSK, zullen er tijdens de update meerdere, alternatieve PSK’s aangeleverd worden. Deze PSK lijsten kunt u in uw Fysiomanager pakket importeren via Hoofdmenu – Procedures – PSK, tabblad Directe import.
26
Zelf maken en aanpassen van PSK Via Hoofdmenu – procedures – PSK kunt u na de update ook zelf PSK lijsten maken en / of aanpassen. Een bestaande, geïmporteerde PSK kunt u aanpassen door in het tabblad Overzicht te dubbelklikken op de naam van de PSK lijst. Een nieuwe PSK lijst maakt u door te klikken op de +knop.
Na het aanklikken van de + kunt u aan de rechterkant van het scherm onder andere een naam geven aan de PSK lijst. Nadat u deze basisinstellingen heeft ingevoerd en opgeslagen, kan er een paragraaf en vervolgens een vraag toegevoegd worden.
Wanneer u op het icoon geklikt heeft waarmee u een vraag kunt toevoegen, vult u de vraagstelling in en eventueel de formulering. Vervolgens is het mogelijk om extra Eigenschappen toe te kennen aan deze vraag. Bij Antwoordtype selecteert u ‘PSK activiteit’, waarna u rechts bovenin klikt op “Opslaan”. Onderin uw scherm verschijnt een nieuw onderdeel waar u Antwoord instellingen kunt invoeren. Om te beginnen kunt u een Activiteiten verzameling selecteren. Hier vindt u de door Fysiomanager aangemaakt activiteiten verzamelingen. Wanneer u zelf een activiteiten verzameling wilt aanmaken, dan is dat mogelijk via het tabblad Activiteiten verzamelingen.
27
Bij Weergave geeft u aan of de score bij deze vraag ingevoerd moet worden middels een Visueel Analoge Schaal (VAS) of middels een Numeric Rating Scale (NRS). U voert tenslotte de minimum en maximum waarde aan en de labels (benaming) die u wilt weergeven bij deze minimum en maximum waardes. Ook kunt u aangeven hoe groot de stap is waarmee de vraag gewaardeerd kan worden en of de score getoond moet worden bij de VAS.
Middelen Het toevoegen van middelen In het behandelplan kunt u de doelstellingen formuleren die u wilt bereiken bij uw patiënten. Daar kunt u dan ook bij aangeven welke middelen u wilt inzetten om de doelstellingen te bereiken. De middelen moeten in eerste instantie in uw Fysiomanager pakket geplaatst worden, voordat ze geselecteerd kunnen worden in een behandelplan. U kunt de middelen onderverdelen in categorieën. Een categorie kan aangemaakt worden door op de +knop te klikken.
In het scherm dat volgt, kunt u de naam van de categorie invullen. Als dat gedaan is, klikt u rechts bovenin uw scherm op de knop “Opslaan”.
Als een categorie is aangemaakt, kunt u er middelen aan toevoegen. U dubbelklikt eerst op de naam van de categorie, om vervolgens via de +knop een middel toe te voegen.
Het beheren van
standaard behandelplannen
28
Zodra er door Fysiomanager standaard behandelplannen worden aangeleverd, dan kunt u deze in het tabblad Directe import in uw Fysiomanager pakket importeren. U heeft de mogelijkheid om bestaande behandelplannen aan te passen en u kunt zelf standaard behandelplannen aanmaken. Het aanmaken van een nieuw standaard behandelplan, doet u door op de +knop te klikken.
U geeft het behandelplan eerst een naam. Daarbij kunt u eventueel ook een toelichting plaatsen.
nieuwe
U kunt vervolgens het einddoel noteren van het standaard behandelplan, met daarbij de stoornis waar de doelstelling betrekking op heeft en de beperking en participatie. Het is ook mogelijk dat u dergelijke velden leeg laat of dat er enkele opties in plaatst. Het standaard behandelplan is namelijk een uitgangspunt voor therapeuten, maar zal per patiënt aangepast moeten worden naar de specifieke situatie van die persoon. Bij het hoofddoel kunt u aangeven hoe lang het globaal gezien duurt om het einddoel te bereiken.
Onder het einddoel, de stoornis, beperking en participatie kunt u de middelen selecteren die u wilt inzetten om het einddoel te bereiken. In de zoekfunctie aan de rechterkant kunt u een (deel van een) naam van een middel intypen. Het is ook mogelijk om de cursor in de zoekbalk te plaatsen en vervolgens op uw toetsenbord op de knop “Page Down” te klikken. U krijgt dan de volledige lijst met middelen te zien. Als u een middel heeft aangeklikt, kunt u met de + het middel in het behandelplan plaatsen. Aan het einddoel kunt u verder ook begin acties en eind acties koppelen. Dit zijn de evaluatiemomenten aan het begin en aan het eind van het behandelplan. Vanuit het behandelplan kunt u bepalen welke vragenlijsten, klinimetrische vragenlijsten en / of meetinstrumenten u wilt gebruiken bij uw begin- en eindevaluatie. Hiervoor maakt u gebruik van de zoekfuncties aan de rechterkant van het scherm.
29
Naast het formuleren van een einddoel, is er ook de mogelijkheid om een of meerdere subdoelen toe te voegen. Dit doet u met de knop “Subdoel toevoegen”.
De opzet bij de subdoelen is hetzelfde als bij het einddoel. Het doel, de stoornis, de beperking en participatie kunnen ingevuld worden, met daaraan gekoppeld een tijdspad. Er kunnen middelen geselecteerd worden en u kunt weer vragenlijsten, klinimetrische vragenlijsten en meetinstrumenten koppelen aan de begin en eind acties. Deze acties kunt u zien als tussenevaluatie momenten.
Onder de subdoelen kunt u ook nog evaluatiemomenten toevoegen. Deze optie gebruikt u bijvoorbeeld als een door u geplande evaluatie niet samenvalt met het begin- of eindpunt van het behandelplan of van een subfase.
Het beheren van standaard procedures
30
In een standaard procedure kunt u de tot nu toe gemaakt vragenlijsten, klinimetrische vragenlijsten, meetinstrumenten en behandelplannen samenvoegen. Om een nieuwe procedure aan te maken, klikt u evenals bij de eerder besproken onderdelen op de +knop. U kunt dan eerst de naam noteren van de procedure. Nadat u op “Opslaan” heeft geklikt, kunt u de procedure gaan inrichten. U klikt het procedure onderdeel aan waarin u een of meerdere vragenlijsten aan toe wilt voegen.
Voor het toevoegen van een vragenlijst aan een procedure onderdeel, heeft u twee opties.
1. Via de zoekbalk aan de rechterkant van uw scherm typt u (een deel van) de naam in van de vragenlijst. U kunt ook hier gebruik maken van de knop “Page Down” op uw toetsenbord. U klikt de gevonden vragenlijst aan en met de + wordt de vragenlijst in het procedure onderdeel geplaatst.
2. Door gebruik te maken van de knop “Lijst toevoegen” krijgt u een totaallijst te zien van alle (klinimetrische) vragenlijsten en meetinstrumenten. U zoekt de lijst die u wilt toevoegen. Door op het vergrootglas te klikken, kunt u de vragenlijst eerst bekijken. Door op de + te klikken, voegt u de vragenlijst toe aan het procedure onderdeel.
31
Voor de onderdelen Voorgeschiedenis, Directe toegang, Anamnese, Onderzoek en Analyse maakt u uw keuze uit dezelfde lijst met (klinimetrische) vragenlijsten en meetinstrumenten. In het procedure onderdeel Behandelplan kunt u een keuze maken uit de tot dan toe aangemaakte standaard behandelplannen. Daarnaast is het ook mogelijk om een leeg behandelplan aan te maken en te koppelen aan de procedure. Dit doet u door naast de zoekfunctie aan de rechterkant van uw scherm op de + te klikken.
32
Correspondentie In de nieuwe correspondentie module van Fysiomanager wordt er onderscheid gemaakt tussen drie types brieven, te weten de Vrije brief, de DTF brief en de Afsluitingsbrief. Verder zijn ook het formulier voor de automatische incasso en de behandelovereenkomst onder de correspondentie ingedeeld.
Vrije brief Onder de vrije brieven vallen, naast uiteraard de vrije brief, ook de brieven voor (tussen)evaluaties en verlenging. U kunt een vrije brief vanuit de agenda maken door te klikken op het correspondentie icoon in het behandelmoment.
Nadat u op het icoon heeft geklikt, verschijnt eerst het overzicht van de tot dan toe gemaakte brieven voor de betreffende patiënt in de ingestelde periode. Standaard worden de brieven getoond die in het afgelopen jaar gemaakt zijn. Het is vanuit de agenda mogelijk om brieven te zoeken die betrekking hebben op de betrokken patiënt en / of op een gerelateerde relatie in uw Fysiomanager pakket. Deze gerelateerde relatie kunt u zelf invullen in het betreffende veld. Wanneer u de optie ‘Een van’ aangevinkt laat, dan toont Fysiomanager u brieven die betrekking hebben op een van de ingevoerde zoekitems, dus brieven van de patiënt òf van de ingevulde afzender. Vinkt u ‘Alle’ aan en klikt u daarna op “Zoeken” dan worden alleen brieven getoond die zowel betrekking hebben op de ingevulde afzender en de betrokken patiënt.
Door te klikken op het tabblad Vrije brief, kunt u een brief gaan maken.
33
Om te beginnen selecteert u het sjabloon waarmee u de brief wilt gaan maken. Indien u wilt zien hoe een dergelijke brief eruit ziet, kunt u een voorbeeld opvragen door op de betreffende knop te klikken. De afzendergegevens worden automatisch bepaald door Fysiomanager. U kunt de afzender-therapeut en/of de afzender-praktijk veranderen door op de naam te klikken. Ook de geadresseerde wordt automatisch geselecteerd. Voor een evaluatie bij een DTF traject wordt de huisarts geselecteerd, bij een evaluatie of verlenging van een verwijzing traject wordt de verwijzer geselecteerd. De patiëntnaam wordt geplaatst onder de kop Over wie (optioneel. Indien u een andere betrokkene wilt kiezen, dan kunt u weer op de naam klikken. U heeft verder de mogelijkheid om een onderwerp te formuleren. Dit is optioneel, maar kan handig zijn om de brief op een later tijdstip terug te vinden of om in een opslag te zien waar de brief betrekking op heeft. Tenslotte kunt u een of meerdere CC’s maken van de brief. Naast de brief voor de geselecteerde geadresseerde, wordt er dan een brief gegenereerd voor een tweede (en eventueel derde) betrokkene. Om bij de brief uit te komen, klikt u rechts bovenin het scherm op de knop “Verder”.
34
In de gegenereerde brief kunt u nog wijzigingen aanbrengen. Hiervoor kunt u ook gebruik maken van de iconen boven de brief. U heeft de mogelijkheid om tekst vetgedrukt of cursief te maken of om de tekst te onderstrepen. U kunt opsommingtekens of nummering plaatsen of een afbeelding of tabel invoegen. Onder de brief vindt u de ingevulde procedure gegevens in leesweergave. Indien u tekst vanuit de procedure in de brief wilt plaatsen, kan kunt u dat doen door de betreffende tekst in de leesweergave te kopiëren en te plakken in de brief. Het is daarnaast mogelijk om in de vragenlijsten aan te geven of een bepaalde vraag en antwoord standaard in de brief moet worden gezet. Om de brief definitief te maken, klikt u op de knop “Opslaan”. Daarna heeft u de keuze de brief af te drukken of, indien u gebruik maakt van de elektronische brievenmodule, de brief te verzenden. De cc kunt u afdrukken door te dubbelklikken op de naam van de geadresseerde of een vinkje te plaatsen en te klikken op het toonicoon.
DTF brief
35
Vanuit het procedure onderdeel Directe toegang kunt u de DTF brief maken voor de huisarts van de patiënt. Dit doet u door, na het invullen van de vragenlijst(en), te klikken op de knop “nieuwe brief”. Hetzelfde scherm verschijnt als bij het maken van een vrije brief. Het sjabloon staat vastgesteld op DTF
en de afzender, geadresseerde en betrokkene (patiënt) zijn automatisch geselecteerd. U kunt zelf een onderwerp noteren (optioneel) en een of meerdere personen of instanties selecteren die een carbon copy ontvangen van de brief. U klikt op de knop “Verder” om naar de brief te gaan.
In de gegenereerde brief kunt u nog wijzigingen aanbrengen. Hiervoor kunt u ook gebruik maken van de iconen boven de brief. U heeft de mogelijkheid om tekst vetgedrukt of cursief te maken of om de tekst te onderstrepen. U kunt opsommingtekens of nummering plaatsen of een afbeelding of tabel invoegen. Onder de brief vindt u de ingevulde procedure gegevens in de vorm van een leesweergave. Indien u tekst vanuit de procedure in de brief wilt plaatsen, kan kunt u dat doen door de betreffende tekst in de leesweergave te kopiëren en te plakken in de brief.
36
Om de brief definitief te maken, klikt u op de knop “Opslaan”.
Afsluitingsbrief Nadat u een behandelstop heeft gedaan, waarbij u de afsluiting heeft uitgevoerd, kunt u op dezelfde manier als hierboven een afsluitingsbrief genereren.
Beheer van correspondentie Een brief bestaat uit twee delen; een briefhoofd en een briefinhoud. In het hoofd van de brief staat de adressering, de plaatsnaam en datum en eventueel de betreft-regel. De aanhef van de geadresseerde met daarbij de tekst en informatie die u wilt overbrengen en tenslotte de afsluiting van de brief wordt in het inhoudsdeel verwerkt. Het beheren van brieven in de nieuwe correspondentie opzet in Fysiomanager bestaat uit twee verschillende onderdelen. Om te beginnen kunt u hoofd- en inhoudssjablonen wijzigen en aanmaken bij Deel sjablonen beheren. Het combineren van een hoofd- en inhoudssjabloon gebeurt bij Sjablonen beheer.
Deel sjablonen beheren beheren Een bestaand deelsjabloon kunt u wijzigen door te dubbelklikken op de naam.
U kunt een nieuw deelsjabloon aanmaken door bovenin het scherm op de +knop te klikken. Vervolgens vult u de naam in van het deelsjabloon en vinkt u aan of het om een hoofd- of een inhoudssjabloon gaat.
37
Indien u het deelsjabloon inactief wilt maken, bijvoorbeeld totdat u klaar bent met het maken van een nieuw briefsjabloon, dan kunt u dat ook instellen. Nadat u op “Opslaan” heeft geklikt, verschijnt er bovenin uw scherm een tweede tabblad, Opmaak. Als u daarop klikt, kunt u de inhoud van het deelsjabloon gaan invoeren. Een inhoudssjabloon begint meestal met de aanhef van de geadresseerde, bijvoorbeeld “Geachte heer De Jong,”. In deze zin is het woord “Geachte” niet afhankelijk van bijvoorbeeld het geslacht of de naam van de geadresseerde. Daarom kunt u dit woord direct in het deelsjabloon invullen. De overige woorden in de zin zijn variabel. De ene keer zal er “de heer” ingevuld moeten worden, de andere keer “mevrouw”. U kunt ervoor zorgen dat Fysiomanager hier de juiste aanhef invult, door een soort ‘link’ toe te voegen in het deelsjabloon. Dit doet u door boven het deelsjabloon op de + te klikken. Vervolgens zoekt u ‘Geadresseerde’ – ‘Verwijzer’ – ‘Aanhef in tekst’ op. Door dit laatste item aan te klikken, wordt de link in het deelsjabloon geplaatst en zal Fysiomanager de juiste aanhef bepalen op basis van het geslacht dat u bij de betreffende verwijzer heeft aangeduid.
Het verschil tussen ‘Aanhef in tekst’ en ‘Aanhef in adres’ is dat er in een tekst (aanhef boven een brief) “heer” komt te staan, terwijl er bij de adressering “de heer” komt te staan. Naast de aanhef is ook de achternaam van de geadresseerde (De Jong) een variabele, die middels de +knop als link in een briefsjabloon geplaatst kan worden. In dit geval kan dat via ‘Geadresseerde’ – ‘Verwijzer’ – ‘Achternaam’. De komma achter de achternaam is weer niet variabel, dus die kunt u zelf in het deelsjabloon typen.
38
Op bovenstaande manier kunt u alle variabelen als linkjes in uw brief plaatsen, zodat Fysiomanager deze variabelen automatisch invult zodra u een brief maakt. U kunt bijvoorbeeld de patiëntnaam, een Burger Service Nummer of de verwijsdiagnose vinden achter de +knop. Ook kunt u een linkje plaatsen waardoor gemarkeerde vragen vanuit de procedure in de brief terecht komen. Boven de brief heeft u allerlei knoppen waarmee u de tekst kunt aanpassen of waarmee u extra items kunt plaatsen in het deelsjabloon. Voorbeelden hiervoor zijn het vetgedrukt of cursief maken van tekst, het verplaatsen van de tekst naar rechts of het plaatsen van een pagina-einde in de brief.
Als het deelsjabloon klaar is, klikt u rechts bovenin uw scherm op “Opslaan”.
Sjablonen beheren beheren Hoofdmenu – Correspondentie – Sjablonen beheren Bij het onderdeel Sjablonen beheren, kunt u een hoofdsjabloon (adressering, plaatsnaam en datum) koppelen aan een inhoudssjabloon (aanhef, tekst en procedure informatie en afsluiting). Een nieuw briefsjabloon maakt u door op de +knop te klikken. Bovenin vult u de naam in van het briefsjabloon. Daar kunt u ook een toelichting aan toevoegen. Onder Opbouw kunt een hoofdsjabloon selecteren en nadat u een inhoudssjabloon geselecteerd heeft, klikt u op de knop “Toevoegen”. Vervolgens kunt u de marges van de brief instellen en vinkt u aan wat voor type brief het betreft. Het instellen van de marges moet worden gebruikt om een brief uit te lijnen. Dit moet niet worden gedaan met lege regels of spaties in het deelsjabloon. Nadat u op de knop “Opslaan” heeft geklikt, kunt u eventueel een voorbeeldbrief bekijken in het tabblad Preview.
39
FysioStats Fysiomanager biedt u de mogelijkheid om statistische informatie over het verloop van uw praktijk te tonen. De module is opgesplitst in vier onderdelen. In het onderdeel uren & omzet worden gegevens getoond betreffende de omzet en het aantal gewerkte uren van uw praktijk(en). In het onderdeel behandelgemiddelden kunnen behandelgemiddelden worden berekend voor gestelde criteria. In het onderdeel therapie-stats wordt berekend hoeveel patiënten er binnen het pakket zijn met de gestelde criteria en hoeveel behandelingen er hebben plaatsgevonden met deze patiënten. In het onderdeel verwijzer-stats wordt het aantal/ percentage verwijzingen per verwijzer berekend. Uren & Omzet In het onderdeel uren & omzet kunnen gegevens worden getoond betreffende de omzet, aantal gewerkte uren/ waar de uren aan worden besteed en de aantallen behandelingen/ afspraken van uw praktijk(en). Allereerst dient er een periode geselecteerd te worden en hoe dit getoond gaat worden. Daarna dient er een keuze gemaakt te worden welke gegevens u wilt zien. De gevraagde gegevens worden in een grafiek en tabel gegeven. Hieronder wordt informatie gegeven over de gevraagde keuze. Met het min-teken rechts bovenaan ieder onderdeel kan het onderdeel geminimaliseerd worden. Bij het aanklikken van de knop om te printen, worden de opengeslagen onderdelen geprint. Door op “Excel export” te klikken, wordt de tabel in een Excel bestand gezet. Behandelgemiddelden In het onderdeel behandelgemiddelden kunnen behandelgemiddelden worden berekend over een bepaalde periode. Er kan gekozen worden welke gegevens in deze tabel staan door middel van de keuze van de x- en de y-as. Deze gegevens zijn te exporteren naar een Excel overzicht. Als er bijvoorbeeld bij de X-as behandeltypen en bij de Y-as therapeut wordt gekozen, wordt voor alle therapeuten per behandeltype het behandelgemiddelde weergegeven. In de tabel staan meerdere cijfers achter elkaar, hier volgt een uitleg over de cijfers met als voorbeeld 3,0[12 / 4] (3,0)[12 / 4] 3,0 = door de gekozen therapeut zijn er gemiddeld 3 behandelingen gegeven met het gekozen behandeltype. 12 = door de gekozen therapeut zijn er in totaal 12 behandelingen geven met het gekozen behandeltype. 4 = de 12 behandelingen gaan over 4 patiënten. De cijfers die daarachter staan zijn hetzelfde als hierboven is beschreven, maar dan welke naar de zorgverzekeraar gestuurd worden. Aan de hand van deze gegevens kan berekend worden hoeveel behandelingen er particulier worden berekend. De rode kleur houdt in dat alle behandelmomenten, zowel chronisch als niet-chronisch, die vallen onder een zorgverzekeraarcontract worden getoond. De groene kleur houdt in dat alle behandelmomenten met een chronische indicatie, die vallen onder een zorgverzekeraarcontract worden getoond. De blauwe kleur houdt in dat alle behandelmomenten met een niet-chronische indicatie, die vallen onder een zorgverzekeraarcontract worden getoond. Met de knop “instellen behandelgemiddelden” kan aangegeven worden welke behandeltypes en eigen basistarieven meegerekend mogen worden. TherapieTherapie-stats In het onderdeel therapie-stats wordt berekend hoeveel behandelingen er in totaal hebben plaatsgevonden met de gestelde criteria en hoeveel patiënten er binnen het pakket zijn met de gestelde criteria. Vervolgens wordt het behandelgemiddelde weergegeven. Daaronder worden de gestelde criteria gezet. Om deze gegevens te kunnen berekenen, dient de periode ingesteld te worden. Vervolgens kan de selectie worden gespecificeerd. Zo kan aangegeven worden of de statistieken over een bepaalde praktijk of alle praktijken dienen te worden berekend. Zo ook voor een bepaalde therapeut of alle therapeuten,
40
een bepaald behandeltype of alle behandeltypen en een bepaald geslacht of beide geslachten (dus ook als het niet is aangegeven bij de patiënt). Daarnaast kan een leeftijdselectie worden aangegeven, hier dient de minimale en maximale leeftijd te worden ingevoerd. Tenslotte kan (een deel van) de diagnosecode worden aangegeven. Met de knop “bereken statistieken” worden de statistieken berekend en weergegeven. Overzicht machtigingen Hier kunt u als beheerder of administrator een lijst maken van chronische trajecten per patiënt. In dit overzicht is bijvoorbeeld te zien bij welke zorgverzekeraar het is, wie de therapeut is, of de machtigingsaanvraag verstuurd is, of deze is goedgekeurd en of het machtigingsnummer is ingevuld. Patiëntlijst per huisarts Hier kunt u als beheerder of administrator een lijst van patiënten opvragen per huisarts. In dit overzicht worden allerlei gegevens getoond. Naast de patiëntgegevens worden ook de verantwoordelijke therapeut genoemd en het behandeltraject.
Tarieven In dit hoofdstuk kunnen de particuliere en zorgverzekeraar tarieven worden ingevuld. Tevens kunnen er commerciële tarieven worden ingevuld. De polisvoorwaarden van de aanvullende verzekeringen dienen in polisbeheer en eventueel standaard polisbeheer worden ingevuld. Daarnaast kunnen ook producten (declaratie naar de zorgverzekeraar, indien de patiënt ervoor aanvullend is verzekerd) en pakket (facturatie naar de patiënt zelf) worden ingevoerd. Basisinstellingen behandeltarieven Binnen uw pakket kunt u behandeltarieven beheren, welke bestaan uit twee onderdelen: 1. Behandeltypen volgens de Vektis-standaard voor elektronische declaraties naar de zorgverzekeraar toe, mits er een zorgverzekeraar contract aanwezig is. Als er geen zorgverzekeraar contract aanwezig is dan wordt het een particuliere facturatie. Alle te declareren Vektis-codes zijn door Fysiomanager ingesteld. Zo bent u er zeker van dat u de juiste prestatiecode paramedische hulp gebruikt. 2. Eigen basis tarieven voor (vrije) behandeltypen voor particuliere facturatie. Een voorbeeld is massage of bedrijfsfysiotherapie. Alle behandeltypes die bij de Vektis bekend zijn, staan op numerieke volgorde onder elkaar vermeldt. De Vektis-codes en Vektis-omschrijving zijn vaste gegevens en kunnen niet veranderd worden. Dit is dan ook de reden dat het de kleur grijs heeft. Bij de eigen naam kunt u de omschrijving zetten die terugkomt in de verschillende onderdelen in Fysiomanager, bijvoorbeeld bij het kiezen van een behandeltype in de agenda. Bij de afkorting kan de afkorting van het behandeltype gekozen worden. Dit mogen maximaal 8 tekens bevatten. Deze afkorting komt terug in bijvoorbeeld een behandelmoment in de agenda. De tijd die bij tijd in minuten wordt gezet komt terug bij het plannen van een behandelmoment, dit behandeltype komt dan voor de gekozen minuten in de agenda te staan. Echter kan dit bij het inplannen van het behandelmoment wel gewijzigd worden. Onder groep staat een hokje welke aangevinkt kan worden. Dit hoeft in geen enkel geval aangevinkt te worden! Periodes behandeltarieven Bij de knop “toon alle periodes” is aan te geven vanaf en tot welke datum de inhoud zoals behandeltypen, prijzen er dergelijk relevant is. Er kan gekozen worden voor een ingangsdatum en een einddatum en op de knop “toevoegen” worden geklikt.
41
Bij de knop “wijzig periode” kan de ingangsdatum en de einddatum gewijzigd worden. Bij de knop “wijzig inhoud” kunnen de gegevens van de inhoud gewijzigd worden. Bij de knop “kopieer inhoud” kunnen de gegevens van de inhoud gekopieerd worden naar een andere periode. B.v. naar het volgende jaar Bij de knop “verwijder periode” wordt de hele periode met inhoudt verwijderd. Bij de inhoud van de periode dienen de behandeltypen en de eigen basis tarieven geactiveerd te worden die in de praktijk worden gegeven. Dit kan gedaan worden door op de knop “toon inactieven” te klikken. Nu wordt de lijst zichtbaar van alle behandeltypen. Onder actief kan aangevinkt worden welke u actief wilt zetten en vervolgens dient het tarief en eventueel een BTW bedrag gekozen te worden. Indien er meerdere administraties aanwezig, dient de administratie gekozen te worden. En indien resources in het pakket staan, is de mogelijk voor het kiezen van een resources. Hetzelfde geldt voor de eigen basistarieven. Let op: Bij de behandeltypen met groepsbehandelingen dient er een tarief van 15 minuten te worden aangegeven. De duur van de behandeling dient ook een veelvoud van 15 minuten te zijn. Fysiomanager berekent het tarief per behandeling op basis van de duur van de behandeling en het tarief per 15 minuten. De gemaakte wijzigingen verwerkt u door onderaan de pagina op ‘wijzigen’ te klikken. Basisinstellingen commerciële tarieven Binnen uw pakket kunt u afspraaktypen beheren, bedoeld voor (commerciële) doeleinden. U kunt dit onderdeel bijvoorbeeld gebruiken voor bedrijfsadvisering of een tilcursus. Agenda punten met commerciële afspraken worden altijd particulier gefactureerd, omdat er geen vektis omschrijving aanwezig is en het dus niet voldoet aan de prestatiecode voor paramedische hulp en kunnen daarmee niet gedeclareerd worden aan zorgverzekeraars. Bij de omschrijving kunt zetten waar het om gaat en hier ook een afkorting bij geven. Periodes commerciële tarieven Bij de knop “toon alle periodes” is aan te geven vanaf en tot welke datum de inhoud van de commerciële tarieven, prijzen er dergelijk relevant is. Er kan gekozen worden voor een ingangsdatum en een einddatum en op de knop “toevoegen” worden geklikt. Bij de knop “wijzig periode” kan de ingangsdatum en de einddatum gewijzigd worden. Bij de knop “wijzig inhoud” kunnen de gegevens van de inhoud gewijzigd worden. Bij de knop “kopieer inhoud” kunnen de gegevens van de inhoud gekopieerd worden naar een andere periode. Bij de knop “verwijder periode” wordt de hele periode met inhoudt verwijderd. Bij de inhoud van de periode dienen de commerciële tarieven geactiveerd te worden die in de praktijk worden gegeven. Dit kan gedaan worden door op de knop “toon inactieven” te klikken. Nu wordt de lijst zichtbaar van alle commerciële tarieven. Onder actief kan aangevinkt worden welke u actief wilt zetten en vervolgens dient het tarief en eventueel een BTW bedrag gekozen te worden. Het bedrag wat ingevuld wordt is het tarief per uur. Indien er meerdere administraties aanwezig, dient de administratie gekozen te worden. En indien resources in het pakket staan, is de mogelijk voor het kiezen van een resources. De gemaakte wijzigingen verwerkt u door onderaan de pagina op ‘wijzigen’ te klikken. Behandeltarieven per therapeut U kunt per therapeut behandeltypen activeren en deactiveren. Hiermee zorgt u ervoor dat een therapeut alleen behandelingen kan plannen welke de therapeut ook daadwerkelijk mag uitvoeren. Dit geldt voor de behandeltypen met een Vektis-code en de eigen basistarieven. Om dit in te stellen, selecteert u eerst de naam van een therapeut.
42
Gebruik de aankruisvakken voor het behandeltype te activeren die door die therapeut gebruikt mogen worden. U kunt een provisie bedrag voor een bepaalde periode aangeven per behandeltype door op de knop “wijzig provisie” te klikken. Bijvoorbeeld ‘20’ betekent dat de therapeut 20 euro provisie krijgt over elke behandeling uitgevoerd op basis van dit behandeltype in die bepaalde periode. De overzichten hiervoor vindt u bij het tabblad administratie – provisiestaten. Indien resources in het pakket staan, is de mogelijk voor het kiezen van een resources. Als bijvoorbeeld de gekozen therapeut, het gekozen behandeltype in een bepaalde ruimte uit dient te voeren. Commerciële tarieven per therapeut U kunt per therapeut commerciële tarieven activeren en deactiveren. Hiermee zorgt u ervoor dat een therapeut alleen commerciële afspraken kan plannen welke de therapeut ook daadwerkelijk mag uitvoeren. Om dit in te stellen, selecteer u eerst de naam van een therapeut. Gebruik de aankruisvakken voor het eigen basis tarief te activeren die door die therapeut gebruikt mogen worden. U kunt een provisiebedrag voor een bepaalde periode aangeven per eigen basis tarief door op de knop “wijzig provisie” te klikken. Bijvoorbeeld ‘20’ betekent dat de therapeut 20 euro provisie krijgt over elk agendapunt uitgevoerd op basis van dit type in die bepaalde periode. De overzichten hiervoor vindt u bij de tabblad fysiostats en administratie – provisiestaten. Indien resources in het pakket staan, is de mogelijk voor het kiezen van een resources. Als bijvoorbeeld de gekozen therapeut, het gekozen behandeltype in een bepaalde ruimte uit dient te voeren. Zorgverzekeraar contracten In dit onderdeel kunnen contracten met zorgverzekeraars worden beheerd. Behandelingen voor verzekerden waarbij geen contract met de betreffende zorgverzekeraars is, worden vanuit de basistarieven gefactureerd. Zorgverzekeraar contract aanmaken Om een contract aan te maken dient er een zorgverzekeraar geselecteerd te worden, ook dient er een naam aan het contract gegeven te worden en kan er een periode geselecteerd worden waarin het contract geldig is. Vergeet niet het contract een naam te geven, dat is handiger voor uw overzicht. Vervolgens kan het contract worden vastgelegd met de knop “toevoegen”. Het contract komt in lijst van de contracten te staan. U kunt het contract verlengen door de einddatum te wijzigen, echter de ingangsdatum is niet meer te wijzigen als deze zich in het verleden bevindt. Overlappende periodes zijn niet mogelijk. Klik op wijzigen achter het contract om eventuele wijzigingen door te voeren. Om aanvullingen/ wijzigingen in het contract aan te brengen klikt u op het icoon van het contract of klikt de contract naam aan. Bovenaan staat de naam van het contract. Het contract kan bijgewerkt worden op basis van een Digitar-bestand. Een Digitar-bestand bevat behandeltypen met het bijbehorende tarief die de gekozen zorgverzekeraar vergoed. Tevens de labels of andere zorgverzekeraars waarvoor het contract geldig is. De beschikbare Digitar-bestanden zijn te vinden in de uitrollijst en kunnen door een bestand te selecteren en op de knop “wijzigen” te klikken in het contract worden gezet. Alleen de behandeltarieven die bij “periodes behandeltarieven” aktief zijn gemaakt worden toegevoegd. Als er wordt gekozen voor een Digitar-bestand komt er in het overzicht van de aanwezige contracten in de kolom van digitar een i te staan met de informatie dat er een Digitar-bestand is gebruikt. Let op: Gebruik bij een contract van 2011 niet het digitar bestand van 2010, want dan wordt het contract in 2010 geplaatst. Bij de eerste “overige contract optie” kan aangevinkt worden of de eerste 9 behandelingen bij de zorgverzekeraar wel of niet gedeclareerd kunnen worden. Is dit wel het geval en de behandelingen vallen niet onder de aanvullende verzekering van de patiënt, dan regelt de zorgverzekeraar dit met de patiënt.
43
Bij de tweede “overige contract optie” kan aangevinkt worden of de screening van de DTF wel/ niet wordt meegeteld met betrekking tot de telling in de polisvoorwaarden. Bij de derde “overige contract optie” kunt u het debiteuren risico instellen. De zorgverzekeraar geeft aan onder welke voorwaarde ze dit overneemt. Neemt een zorgverzekeraar het risico sowieso over, dan stelt u in “BV of AV”. Maar het kan voorkomen dat de zorgverzekeraar aangeeft dat het risico alleen wordt overgenomen als iemand aanvullend bij hen verzekerd is, dan kunt u dit hier selecteren. Bij de vierde “overige contract optie” geeft u aan of er een machtigingsprocedure van kracht is bij deze zorgverzekeraar. Zodra u deze aanvinkt zullen in het behandeltraject controle vakjes komen te staan waar u de procedure kunt bijhouden. Inclusief een vakje voor het machtigingsnummer. De behandeltypes die gedeclareerd mogen worden volgens het zorgverzekeraars contract, kunnen geactiveerd worden. Indien er gebruik is gemaakt van een Digitar-bestand zijn alle behandeltypes die door de zorgverzekeraar vergoed worden al ingevuld. Het systeem kiest dan alleen de tarieven die actief zijn gezet bij “periodes behandeltarieven”. Alle behandeltypes die bij de Vektis bekend zijn, staan op numerieke volgorde onder elkaar vermeldt. De Vektis-code en Vektis-omschrijving zijn vaste gegevens en kunnen niet veranderd worden. Bij de zorgverzekeraar omschrijving kan een omschrijving worden gezet die terugkomt in de verschillende onderdelen in Fysiomanager, bijvoorbeeld bij het kiezen van een behandeltype in de agenda. Het bedrag van een behandeling dient ingevuld te worden. Let op: Bij de behandeltypen met groepsbehandelingen dient er een tarief van 15 minuten te worden aangegeven. De duur van de behandeling dient ook een veelvoud van 15 minuten te zijn. Fysiomanager berekent het tarief per behandeling op basis van de duur van de behandeling en het tarief per 15 minuten. De tijd die bij tijd in minuten wordt gezet komt terug bij het plannen van een behandelmoment, dit behandeltype komt dan voor de gekozen minuten in de agenda te staan. Echter kan dit bij het inplannen van het behandelmoment wel gewijzigd worden. De gemaakte wijzigingen verwerkt u door op ‘wijzigen’ te klikken. Onder producten kunnen de producten die bij deze zorgverzekeraar ingediend mogen worden, geselecteerd worden. De beroepsgroepcode en tarief kunnen ingevuld worden. De declaratiemethode staat standaard op “buiten polis tegoed”, dit betekent dat producten geen invloed hebben op de ingestelde polisvoorwaarden. De gemaakte wijzigingen verwerkt u door op ‘wijzigen’ te klikken. Bij declarant kiest u de persoon die het contract op naam heeft met de zorgverzekeraar. In veel gevallen zal dit de praktijkhouder zijn. Achter de naam wordt ook de AGB-code vermeld. Bij zorgverzekeraars kunnen de namen van de zorgverzekeraars worden gezet die onder hetzelfde label vallen en dezelfde voorwaarden hebben. U vindt deze in uw overeenkomst van de betreffende zorgverzekeraar. Voorbeeld: de Achmea groep. Het contract krijgt de naam Achmea en onder dit label vallen verschillende zorgverzekeraar zoals Groene Land Achmea, Zilveren Kruis Achmea, Avero Achmea etc. Achter de naam van de zorgverzekeraar staat de code die bij de zorgverzekeraar hoort. De praktijken waarvoor het contract geldig is kunnen worden geselecteerd. Die staan in het rijtje “nog te plaatsen”. Hier kunt u ze op contract zetten of juist niet. De therapeuten waarvoor het contract geldig is kunnen worden geselecteerd. Die staan in het rijtje “nog te plaatsen”. Hier kunt u ze op contract zetten of juist niet. Deze opties zijn ook uit te voeren direct vanuit de therapeut kaart of de praktijk kaart.
44
Zorgverzekeraar contract bewerken Met de knop “verwijder” wordt het zorgverzekeraar contract verwijderd. Met de knop “wijzig data” kan de periode worden aangepast waarin de gegevens van het contract geldig zijn. Met de knop “kopieer” wordt de mogelijkheid gegeven om een contract te kopiëren naar een andere periode. Eventueel kan de naam van het contract gewijzigd worden. De inhoud van het contract kan in het contract zelf worden aangepast. Standaard polisbeheer Met het standaard polisbeheer kunt u standaard regels maken welke u later kunt koppelen aan verschillende verzekeringen. Dit is handig wanneer meerdere zorgverzekeraars dezelfde polisregels hanteren. Er hoeft dan slechts eenmaal een standaardpolis aangemaakt te worden, om daarna deze te koppelen aan meerdere aanvullende verzekeringen. Wijzigingen die in een standaard polis worden gemaakt, worden direct verwerkt naar de gekoppelde polissen. Standaard polis aanmaken Om een nieuwe standaard polis aan te maken klikt u op de knop van “nieuw”. Hierbij kan er een zelf te bedenken standaard polisnaam en eventueel een poliscode worden ingevuld. Vervolgens klikt u op de knop “wijzigen” en is er een standaard polis aangemaakt. Met de knop “wijzig naam” kunnen deze gegevens veranderd worden. Vervolgens dienen er polisvoorwaarden van deze standaard polis ingevuld te worden. Het invullen wordt beschreven bij 5.9.11 Polisbeheer Met polisbeheer kunnen polisvoorwaarden aan een aanvullende verzekering worden gekoppeld. Polisvoorwaarden zijn regels waaraan behandelingen moeten voldoen om naar de zorgverzekeraar gedeclareerd te mogen worden U kunt een zoekopdracht ingeven op de naam van de zorgverzekeraar en op de naam van de aanvullende verzekering. In de gekozen zoekopdracht kan er ook weer op verschillende onderdelen gezocht worden. De meest gangbare zoekopdracht is op naam van de zorgverzekeraar of op UZOVI code. Bij het ingeven van een zoekopdracht op zorgverzekeraar worden alle aanvullende verzekeringen getoond die bij die zorgverzekeraar gebruikt worden. De naam van de aanvullende verzekering en de daarbij behorende code wordt automatisch door Vecozo verkregen. Bij de COV wordt Fysiomanager automatisch gevuld met de polissen van uw patiënten. De informatie om de regels in te stellen zijn onder andere te vinden op de internetsite van de zorgverzekeraars, op de site van fysiotherapievergoedingen.nl (lidmaatschap nodig) of op de site van zorgplanet.nl/ maatschappijen. Bij een polis de voorwaarden instellen Een gevonden polis selecteren en op de knop “bekijken” klikken. Vervolgens kan er een keuze worden gemaakt om deze aanvullende verzekering te kopiëren als standaard polis, om een standaard polis te gebruiken of om een nieuwe regel te maken. Bij het kiezen om een nieuwe regel aan te maken, vult u de polisvoorwaarden in die bij deze aanvullende verzekering horen. Deze voorwaarden gelden alleen voor deze aanvullende verzekering. Aantal en bedrag U vult hier in het aantal behandelingen waar recht op is met deze polis. Of een maximum bedrag. Vul niet alle twee in, het is of een aantal behandelingen of een bedrag. Als een polis “onbeperkt” vergoedt, dan vult u overal nullen in. Per indicatie of alle indicaties moet ingesteld worden. Dit kan per polis verschillen.
45
Groep Selecteer hier voor welke beroepsgroep de voorwaarde geldig is. Leeftijd patiënt Geef hiermee aan voor welke leeftijdsgroep (jonger dan 18 of 18 jaar en ouder) de regel geldt. Of voor alle leeftijden. Het kan voorkomen dat een polis bijvoorbeeld onbeperkt fysiotherapie vergoedt, U vult dus overal nullen in, maar dat manuele therapie maar 12 x wordt vergoed. In dat geval maakt u een nieuwe polisregel aan met 12 behandelingen voor de groep Manuele therapie. De polis bevat dan meerdere regels met verschillende vergoedingen. Vergeet na het aanbrengen van gegevens niet op “opslaan’ te klikken. Een rood uitroepteken bij een polisvoorwaarde betekent dat er vanuit deze polis 1 of meer patiënten zijn gedeclareerd. Het veranderen van de vergoedingen van deze polis gegevens kan betekenen dat er zogenaamde “ongekoppelde” zittingen ontstaan: als b.v. bij een patiënt 9 zittingen zijn vergoed vanuit een AV polis en deze polis wordt teruggebracht naar 6, dan zullen er 3 zittingen ontkoppeld worden.
Producten Een product is een overeenkomst tussen een zorgverzekeraar en de praktijk waarin afspraken zijn gemaakt betreffende een vastgesteld aantal behandeltypes, mogelijke diagnosecode, mogelijke indicatiecodes waarbij een vast bedrag gerekend wordt. Een product dient aan een patiënt gekoppeld te worden in het behandeltraject. De declaratie vindt plaats op de 15e van de maand na een volledige maand het product gebruikt te hebben. Een product kan ook voor particulieren gebruikt worden. U rekent dan het product rechtstreeks met de patiënt af, hier komt dan geen zorgverzekeraar bij kijken. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een abonnementsvorm.
Productenbeheer Om een nieuw product in te voeren dient er op de knop “nieuw product” te klikken. Vervolgens kunnen de onderdelen van het product ingevuld worden. Basisinstellingen Naam product: er kan een naam van het product ingevuld worden Type product: er dient een keuze gemaakt te worden tussen niet chronisch en chronisch Geldigheidsduur: de tijdsduur waarin het product geldig is dient aangegeven te worden Verplichte schriftelijke toestemming zorgverzekeraar: het vakje dient aangevinkt te worden als er toestemming door de zorgverzekeraar gegeven moet worden Verplichte automatisch incasso: geschiedt de betaling door middel van een automatische incasso dan dient dit vakje aangevinkt te worden Administratie: indien er meerder administraties aanwezig zijn, dient er een keuze worden gemaakt waar de declaratie naar toe gaat Zorgverzekeraar(s)/particulier Door de uitrollijst te openen kan er een zorgverzekeraar geselecteerd worden en vervolgens op de knop “toevoegen” worden geklikt om het product aan de zorgverzekeraar te koppelen. Of u kiest de optie particulier. Declaratie Prestatiecode voor declaratie: de zorgverzekeraar geeft een numerieke code aan het product welke hier ingevuld dient te worden. Bij een particulier product hoeft dit veld niet ingevuld te worden. Geldige diagnosecodes, MDC (medische diagnose code): de diagnosecodes die voor dit product in aanmerking komen, kunnen hier ingevuld worden. Als er 1 cijfer op een bepaalde plaats in de code verplicht is en de andere 3 cijfers kunnen van cijfer variëren, kan er op de variabele cijfers een x worden
46
ingevuld. Bijvoorbeeld xx5x betekend alle codes waarin op de 3e positie een 5 staat worden goedgekeurd. CSI (code soort indicatie) voor jonger dan 18 jaar: de indicatiecodes voor patiënten jonger dan 18 jaar die voor dit product in aanmerking komen, kunnen hier worden ingevoerd. Indien er meerdere indicatiecodes gebruikt mogen worden, dient er een komma tussen te staan CSI (code soort indicatie) voor 18 jaar en ouder: de indicatiecodes voor patiënten van 18 jaar en ouder die voor dit product in aanmerking komen, kunnen hier worden ingevoerd. Indien er meerdere indicatiecodes gebruikt mogen worden, dient er een komma tussen te staan Declaratie momenten Verdeling declaratie momenten: er kan een keuze worden gemaakt tussen evenredige verdeling en door het percentage zelf in te kunnen stellen Declaratie moment toevoegen (kalendermaand): er kan gekozen worden voor welke maanden er gedeclareerd gaat worden. Indien er is gekozen voor zelf in te stellen percentage kan er na de behandelmaand het percentage gekozen worden hoeveel er in die maand gedeclareerd mag worden Prestatie De behandeltypes dienen toegevoegd te worden die in het product gebruikt mogen worden. Er wordt dan de naam van de prestatie en de vektiscode getoond. Handmatig dient er een limiet over dat behandeltype gegeven te worden. Ook dient er handmatig aangegeven te worden voor hoeveel behandelmomenten dit wordt geteld in het behandelgemiddelde wat is overeengekomen tussen zorgverzekeraar en praktijk. Financieel Component inkoop toevoegen: er kunnen onderdelen om het product mogelijk te maken worden ingevuld te denken valt aan materialen/ diensten die gehuurd/ gekocht moeten worden om het product uit te kunnen voeren. Als hiervoor gekozen is, kan er een bedrag ex btw in euro’s en eventueel het BTW percentage worden ingevuld. Ook dient er aangegeven te worden of deze componenten intern of extern zijn, dit houdt in dat het component vanuit de praktijk kan worden gehaald of van buiten de praktijk moet worden gehaald. Bij omschrijving en referentie Twinfield kan worden aangegeven hoe de inkoopbetaling in Twinfield omschreven wordt. Particuliere bijdrage: dit is de bijdrage die de patiënt zelf betaald Totaalbedrag inkoop: dit is het bedrag met de kosten voor het product Totaalbedrag declaratie: dit is het bedrag wat in totaliteit berekend wordt over het product naar de zorgverzekeraar Totaalbedrag product: dit is het bedrag wat wordt berekend voor het gehele product Het ingevulde product/ wijzigingen verwerkt u door op ‘wijzigen’ te klikken. Producten per therapeut U kunt per therapeut producten activeren en deactiveren. Hiermee zorgt u ervoor dat een therapeut alleen producten kan koppelen welke de therapeut ook daadwerkelijk mag uitvoeren. Om dit in te stellen, selecteer u eerst de naam van een therapeut. Gebruik de aankruisvakken voor het product te activeren die door de therapeut gebruikt mogen worden.
Abonnementen Abonnementen is een functie waarbij een abonnement kan worden aangemaakt voor een patiënt. Na het aanmaken zal periodiek een bedrag worden gefactureerd, net zo lang totdat het abonnement wordt stopgezet. Deze functie is goed inzetbaar bij bijvoorbeeld fysiofitness groepen. Afhankelijk van de instelling in het behandeltraject kan er worden gefactureerd naar de patiënt of naar een bedrijf. Het aanmaken van een abonnement
Naam
47
U kunt een abonnement invoeren als u op de knop “Nieuw” klikt. Om te beginnen vult u een naam in voor het abonnement. De omschrijving voor facturatie zal op de factuur terugkomen die naar de patiënt gestuurd wordt. Behandeltypen voor dit abonnement te gebruiken U kunt daarna de behandeltypen selecteren die binnen het abonnement uitgevoerd mogen worden. In het voorbeeld hieronder kunt u zien dat er een Eigen basistarief (training FysioFitness 2x per week) is aangemaakt welke aan het abonnement gekoppeld is. Het is mogelijk om ieder behandeltarief te selecteren. Financieel Als u meerdere administraties heeft in uw Fysiomanager pakket, moet de administratie gekozen worden waarin de facturen geplaatst moeten worden voor de abonnementen. Tevens kunt u instellen hoe vaak er een factuur uitgedraaid moet worden en of de facturatie aan het begin of aan het eind van de interval periode moet geschieden.
48
Tarieven U heeft de mogelijkheid om voor het interval dat u heeft gekozen een tarief in te stellen.. Voer het bedrag in en selecteer het juiste BTW percentage. U kunt instellen vanaf wanneer het ingevoerde tarief geldig is. Om het tarief op te slaan binnen het abonnement, klikt u op “Toevoegen”. Het is mogelijk om een tarief te verwijderen, door op het rode kruisje te klikken onder de opgeslagen tariefinstellingen. Indien er voor meerdere tariefsperioden wordt gekozen zal het tarief dat overeenkomt met de periode van het abonnement vanzelf worden gekozen. Therapeuten De therapeuten die u verplaatst van het veld „Niet geselecteerd naar „Geselecteerd mogen het abonnement aan een patiënten koppelen in Fysiomanager. U kunt meerdere therapeuten gelijktijdig selecteren door met ingedrukte linker muisknop over de rechter kolom te slepen. Actief Wanneer u het abonnement heeft aangemaakt en u wilt er mee gaan werken, dan vinkt u aan dat u het abonnement wilt activeren. Het is ook mogelijk om het abonnement tijdelijk inactief te maken. Alleen actieve abonnementen worden getoond in het behandeltraject. Als alle instellingen van het abonnement correct zijn ingevoerd, klikt u op “Opslaan”.
49
Het abonnement koppelen aan patiënt Als de patiënt een abonnement bij uw praktijk afneemt, dan kunt u dit verwerken in het behandeltraject onder de kop Abonnementen koppelen. U kunt een nieuw traject aanmaken, u kunt een abonnement ook koppelen aan een bestaand behandeltraject. Om te beginnen selecteert u het abonnement dat de patiënt afneemt. U kiest de praktijk waar de patiënt en het abonnement aan verbonden zijn. Ten slotte voert u de startdatum en eventueel de einddatum van het abonnement in. Om de instellingen aan het traject te koppelen, klikt u op de knop “Toevoegen”.
Het is mogelijk om meerdere abonnementen te koppelen, waardoor u vooraf bijvoorbeeld een periode van korting kunt vastleggen of opschortingen af te handelen:
Het factureren van een abonnement Afhankelijk van de instelling of de facturatie voorafgaand of na de interval periode moet geschieden, verzamelt u de juiste periode in de administratie. Het abonnement staat in de Openstaande posten, onder de directe particuliere nota’s. De Openstaande post ziet er als volgt uit. Evenals andere particuliere nota’s kunt u de abonnement factuur doorzetten in de administratie, uitprinten en versturen naar de patiënt.
50
Dagelijks gebruik Voor het uitvoeren van een abonnement hoeven geen behandelmomenten te worden ingevoerd. Dit mag uiteraard wel: indien een behandelmoment onder een abonnement valt kunt u dit bij het inplannen aangeven:
In de agenda wordt dit als volgt weergegeven:
Overzicht Bij Fysiostats is de optie Overzicht abonnementen toegevoegd. U kunt hiermee per periode een overzicht verkrijgen van alle patiënten die een abonnement hebben lopen.
Resources Resources staat standaard niet aan, wilt u deze functie gebruiken dan kunt u een bericht naar de helpdesk sturen. Met de functie van de resources kunnen ruimtes, apparatuur en dergelijke gereserveerd worden. Het invoeren van een resource Stapsgewijs en aan de hand van een voorbeeld wordt het invoeren van een resources uitgelegd. In resource typebeheer maak je een type aan dat bij die resources hoort. Bijvoorbeeld: Naam type: Klein zwembad Afkorting type: zwem Beschrijving type: Zwembad met verwarmd water Opslaan met de blauwe knop “opslaan/wijzigen” In resource beheer voer je de gegevens in die betrekking hebben op die resource. Bijvoorbeeld: Naam resource: Klein zwembad Afkorting resource: zwem Administratie resource: (dit is de administratie waar de factuur naar toe gaat) Type resource: u kiest d.m.v. de uitrollijst het type dat u net in resources typebeheer heb aangemaakt. Beschrijving resource: hier vult u hetzelfde in wat u ook bij resources typebeheer bij beschrijving heb ingevuld.
51
-
-
-
-
-
Afspraaktype toevoegen: u kiest een afspraaktype dat u bij hoofdmenu – tarieven – behandeltarieven onder de eigen basistarieven heb aangemaakt. Helemaal onderaan kan er gekozen worden voor alle afspraaktypes. Er kan eventueel worden aangegeven of er voor het gebruik van de resources een factuur gemaakt wordt. Behandelingtypes: u kiest een behandelingtype dat u bij hoofdmenu – tarieven – behandeltarieven onder basis behandeltypes actief heb staan. Helemaal onderaan kan er gekozen worden voor alle behandelingtypes. Er kan eventueel worden aangegeven of er voor het gebruik van de resources een factuur voor gemaakt wordt Inactief stellen: hier kan aangegeven worden per wanneer er geen gebruik meer van de resources gemaakt kan worden. Indien het gaat om een bepaalde periode, kan er een vinkje na de begindatum worden gezet zodat er een einddatum ingevuld kan worden. Capaciteit: hier kan worden ingevuld hoeveel mensen er in de ruimte aanwezig kunnen zijn. Er kan net zoals bij inactief stellen een begin- en eventueel einddatum aan worden gegeven. Er kan bij “maximaal” worden aangegeven hoeveel mensen er maximaal in de ruimte aanwezig kunnen zijn. Bij “kritiek” kan worden ingevuld wanneer er een melding komt dat het maximale aantal bijna is bereikt. Tarief: hier kan worden aangegeven van wanneer tot wanneer dit tarief geldig is. Dit gaat op dezelfde manier als bij inactief stellen en capaciteit. Mocht u voor het gebruik van de resource een bedrag in rekening willen brengen dan kunt u het tarief invoeren met daarbij of het een bedrag eenmalig is of per uur. Beschikbaar voor praktijk: d.m.v. de uitrollijst kan aangegeven worden in welke praktijk deze resources zich bevindt. Beschikbaar voor fysiotherapeut: d.m.v. de uitrollijst kan aangegeven worden welke therapeut met de resource werkzaam kan zijn.
Na elk onderdeel dient de blauwe knop van “toevoegen” te worden aangeklikt. Na het invullen van het resource beheer dient de blauwe knop “opslaan/wijzigen” aangeklikt te worden. Let op: Het afspraaktype/ behandeltype dient in het tabblad van “tarieven” actief te zijn en aan de therapeut te zijn gekoppeld. Resources reserveren Bij het inplannen van een behandelmoment/ commerciële afspraak kan de resource gereserveerd worden. Aan de rechterkant van het behandelmoment/ commerciële afspraak staat de afkorting van de resources.
52
Beheer In het hoofdstuk beheer kunnen de weekindeling van de algemene agenda en de persoonlijke agenda ingesteld worden. De gebruikersnaam en wachtwoord kunnen in de gebruikersgegevens aangepast worden. In het rechtenbeheer kan worden aangeven welke rechten aan een therapeut worden toegekend. Voor patiënten die komen middels een verwijzing, kan in diagnose beheren vragenlijsten worden aangemaakt en worden gewijzigd. Deze vragenlijsten worden gebruikt in het diagnostisch proces. Voor een screening wordt de vragenlijst uit DTF beheren genomen. Algemene weekindeling Deze optie is alleen beschikbaar voor de gebruikersniveaus beheerder en administrator. Om de algemene weekindeling (voor alle gebruikers van het pakket) te kunnen bepalen, kiest u het tabblad van de algemene weekindeling. Er verschijnt een schematische weergave van de weekindeling. De dagen en tijden zijn te blokkeren en vrij te geven. Dit kan gedaan worden door op het sloticoon in de linker bovenhoek van de weekindeling te klikken. Er verschijnt een venster waarin een dag/ dagen gekozen kan/ kunnen worden en waar een tijdslengte, voor de blokkering/ vrijgeving, ingezet dient te worden. Een geblokkeerde tijd zal in de algemene agenda groen worden weergegeven. Een tijd waarin afspraken gepland kunnen worden, wordt blauw weergegeven.
Persoonlijke weekindeling De persoonlijke weekindeling kan alleen door de therapeut zelf worden ingevoerd. Na het aanklikken van het tabblad van de persoonlijke weekindeling verschijnt er een schematische weergave van de weekindeling. In deze weekindeling kan aangegeven worden wanneer er in welke praktijk gewerkt wordt. Daarnaast kunnen er ook dagen en tijden geblokkeerd en vrijgegeven worden. Gebruikersgegevens Hier heeft u de mogelijkheid om uw gebruikersnaam en wachtwoord aan te passen. Uw nieuwe wachtwoord moet twee maal worden ingevoerd om er zeker van te zijn dat u het juiste wachtwoord heeft ingevoerd. Om veiligheidsredenen dienen iedere drie maanden de inloggegevens gewijzigd te worden. Hiervoor is een automatische herinnering ingebouwd. De gebruikersnaam en het wachtwoord dienen minstens 6 karakters lang te zijn en mogen geen hoofdletters of tekens bevatten. Het wachtwoord moet minimaal 1 letter en 1 cijfer bevatten. Rechtenbeheer Deze optie is alleen beschikbaar voor de beheerder. In deze menuoptie zijn de rechten van alle gebruikers te beheren. Beheer/algemene agenda: houdt in dat de gebruiker toegang heeft tot de algemene agenda, agenda’s van de beheerder en van de administrator en hierin wijzigingen in aan kan brengen. Alle therapeut agenda’s: houdt in dat de gebruiker toegang heeft tot de agenda’s van alle therapeuten in alle praktijken en hierin wijzigingen in aan kan brengen. Alle patiënten kunnen plannen: houdt in dat de gebruiker alle patiënten van alle praktijken kan bekijken en inplannen. Staat deze optie niet aangevinkt, dan kan de desbetreffende therapeut alleen patiënten plannen die in de patiëntkaart de praktijk hebben staan waaraan de therapeut gekoppeld is. Procedurebeheer: houdt in dat een administrator of therapeut ook toegang kan krijgen tot het beheren van de vragenlijsten van de diagnose en DTF. Beheerder en administrator hebben deze functie standaard aan staan. Declaratiehistorie: houdt in dat een therapeut toegang kan krijgen tot de indicatiecode bepaling en de declaratiehistorie. Beheerder en administrator hebben deze functie standaard aan staan. Administratie: houdt dat iemand met het level “administrator” het recht ontzegd kan worden tot de administratie. FysioStats: houdt dat iemand met het level “administrator” het recht ontzegd kan worden tot de statistieken. Het level therapeut kan deze 2 functies nooit krijgen.
53
Daarnaast kan er een wisseling plaatsvinden om een gebruiker een therapeutniveau of een administratorniveau te geven. Indien een therapeut alleen informatie mag bekijken en hier geen wijzigingen/ aanvullingen in mag brengen, kan de gebruiker het niveau van read-only krijgen. Intramed import Deze optie is voor de beheerder beschikbaar en is alleen nodig bij de start van Fysiomanager, indien u gebruik maakt van de export. Dit onderdeel maakt het mogelijk export bestanden met patiëntgegevens (alleen de NAW = naam/ adres/ woonplaats) van Intramed te importeren in Fysiomanager. Vanuit Intramed kunnen patiëntgegevens worden geëxporteerd naar een bestand. U klikt op de knop”bladeren” om het bestand te selecteren. Met de knop “verstuur” wordt het bestand verzonden naar de beveiligde Fysiomanager server. Dergelijke bestanden met persoonsgegevens mogen niet via e-mail worden verzonden, dit is namelijk wettelijk verboden. Is het bestand verzonden, dan krijgt de Fysiomanager helpdesk hier een notificatie van. Vanuit de helpdesk wordt contact met u opgenomen om te kijken of de import akkoord is. Is dit akkoord, dan zullen de patiëntgegevens worden geïmporteerd. Zodra de import is verwerkt, wordt u als gebruiker daarvan op de hoogte gesteld door middel van een bericht in het berichtensysteem. De geïmporteerde patiënten kunt u raadplegen in hoofdmenu - patiënten - geïmporteerde patiënten en bij hoofdmenu - patiënten - overzicht - totaaloverzicht patiënten - lijst inactief. Om de gegevens van de patiënten te bewerken, dienen eerste de patiënten geactiveerd te worden via de laatste genoemde reeks van handelingen.
Indicatiecode bepaling Deze optie is standaard beschikbaar voor de beheerder en de administrator en via rechtenbeheer instelbaar voor de therapeut. Op deze pagina kunt u gegevens invoeren van behandelingen die patiënten mogelijk buiten Fysiomanager hebben gehad. Deze invoer heeft invloed op het bepalen van de indicatiecodering. Hierbij wordt bij fysiotherapie onderscheid gemaakt tussen niet-chronisch en chronisch. De bestaande diagnosecode voor de betreffende patiënt wordt getoond. Door op het + je te klikken wordt het invoerscherm geopend, waar het aantal reeds gedeclareerde behandelingen buiten Fysiomanager om ingegeven kan worden. Voor ergotherapie en dietiek kan het aantal uren buiten Fysiomanager worden ingegeven.
Declaratie historie Deze optie is standaard beschikbaar voor de beheerder en de administrator en via rechtenbeheer instelbaar voor de therapeut. Op deze pagina kunt u gegevens invoeren van behandelingen die patiënten mogelijk buiten Fysiomanager hebben gehad. Deze invoer heeft invloed op het bepalen van het tegoed dat de patiënt heeft in de hoofd en aanvullende verzekering. De bestaande diagnosecode voor de betreffende patiënt wordt getoond. Door op het + je te klikken wordt het invoerscherm geopend, waar het aantal reeds gedeclareerde behandelingen, bedrag of uren buiten Fysiomanager om ingegeven kan worden. Indien van toepassing kunnen er meerdere polissen en polisregels worden weergegeven.
Ongekoppelde declaratie historie Deze optie is beschikbaar als u het recht van “Declaratie historie” heeft.
54
Op deze pagina staat alleen informatie als er bij de polisregels de dekking wordt verminderd, terwijl er reeds aan de zorgverzekeraar is gedeclareerd. B.v.: er zijn voor een patiënt 9 zittingen gedeclareerd, met een oorspronkelijke dekking van 12. De dekking wordt teruggebracht naar 6 in polisbeheer. Hierdoor vallen er 3 reeds gedeclareerde zittingen buiten de systematiek. Deze drie zittingen worden hier getoond.
CQCQ-index instellingen instellingen CQCQ-index wachtrij Pakketinstellingen Als beheerder kunt u hier de volgende zaken instellen: Administratie: Wilt u meer posten zien als u de administratie verzamelt? Dan kunt u hier het aantal regels instellen. Dat wordt de paginalengte genoemd. Standaard staat die ingesteld op 20 regels. Standaard inhoud journaal: U kunt zelf de inhoud van het behandeljournaal instellen. WYSIWYG Editor: Indien u kiest voor het activeren van deze functie gebeurt het volgende: - In het behandeljournaal kunt u werken met kleuren, cursief, vet, etc. - Op het contactoverzicht verdwijnt de mogelijkheid om rechtstreeks journaalregels in te voeren, dit kan alleen in het journaalfunctie zelf - Deze functie voegt opmaaktekens toe. Hierdoor zal het terugzetten naar de oude situatie (na een bepaalde periode kiezen voor Nee) deze tekens zichtbaar maken in de editor. Helpdesk: Hier kunt u het standaard e-mailadres instellen dat gebruikt wordt bij mail functie naar de helpdesk. Standaard wordt het adres van de beheerder gebruikt, maar u kunt dat hier anders instellen. Documentenarchief: Hier kunt u instellen of u het documentenarchief wilt gebruiken. Meer uitleg over het gebruik hiervan vindt u in hoofdstuk 11. Controle op openstaande behandeltrajecten: Hier kunt u de controle op openstaande behandeltrajecten instellen, dat kan in dagen, weken of maanden. Meer uitleg hierover vindt u in hoofdstuk 6.5.1.
Administratie In de administratie kunnen de behandelingen en commerciële afspraken worden gedeclareerd. Eerdere declaraties en facturaties kunnen met factuurhistorie terug worden gezocht. De lay-out van de facturen, automatische incasso en behandelovereenkomst kunnen worden aangepast. Tevens kunnen de provisies worden berekend en is er de mogelijkheid om in te loggen op de Twinfield site. Administratie Binnen de menuoptie administratie is er de mogelijkheid om de financiële administratie af te handelen. Dit geldt voor zowel de declaratie naar de zorgverzekeraars als de facturatie naar particulieren/ bedrijven. Om posten te gaan bewerken dient er eerst, indien er meerdere administraties aanwezig zijn, een administratie gekozen worden. Daarna kan door middel van de uitrollijsten een periode geselecteerd worden. Hiermee worden de posten die in die periode in de agenda staan verzameld. Als er meerdere praktijken aanwezig zijn, kan er een keuze gemaakt worden voor een bepaalde praktijk of voor alle praktijken samen. Vervolgens kan er op de knop “verzamelen” worden geklikt en worden de openstaande posten zichtbaar. In het scherm worden normaal gesproken 20 posten getoond. Wilt u meer regels in beeld brengen dan kan onderaan in het scherm het aantal regels aangepast worden en op “set” worden geklikt.
55
Bij meer posten dan bij set is aangegeven, worden de posten op meerdere pagina’s gezet. De tweede pagina is in beeld te brengen door rechts onderaan het paginanummer aan te passen. Onder de naam van elk tabblad wordt tussen haakjes het aantal posten gezet dat bij de bovengenoemde selectie hoort. Er kan door middel van de uitrollijst een keuze worden gemaakt welke debiteuren worden getoond. Als er geen keuze wordt gemaakt, dan worden alle debiteurtypes getoond. Openstaande posten Dit zijn de verzamelde agenda punten, afspraken, pakketten, producten en winkelmandjes van deze periode. De debiteuren staan op alfabetische volgorde. De volgorde kan ook omgekeerd worden door het wisselen van de pijltjes achter het kopje van debiteur. Bij het klikken op de debiteur, worden de gegevens behorende bij de debiteur in beeld gebracht. De posten van het debiteurtype worden getoond waarvoor zonodig een selectie is geweest. Hierbij kan ook weer de volgorde in het tonen van de posten aangepast worden. Indien er bij een behandelmoment een opmerking ten behoeve van de administratie is gemaakt, komt er bij opmerking een tekstballon-icoon. Het bedrag van die post wordt getoond. Ook hierbij kan de volgorde worden aangepast middels de pijltjes. Helemaal onderaan in de kolom staat de som van alle bovenstaande posten. Achter de knop “bekijk” staan de regels die in die post zijn opgenomen. Het kan zijn dat u posten ziet staan waar rode uitroeptekens onder opmerkingen staan. Dit houdt in dat die post niet verwerkte machtigingen bevat. U dient dus bij die patiënt(en) de trajecten te controleren of de machtigingsprocedure volledig is ingevuld. Belangrijke verandering is dat de particuliere facturatie is opgedeeld in direct en indirect. De directe openstaande posten zijn posten waarvan zeker is dat deze ook particulier moeten zijn. Bij de indirecte posten kan FM deze (nog) niet indienen bij de zorgverzekeraar en moet de gebruiker bepalen of deze wel of niet particulier moeten worden gefactureerd. Door het vakje “verwerken” aan te vinken, staan die posten klaar om naar concept facturen doorgezet te worden. Om meerdere/ alle posten aan te vinken, kan er een icoon achter “verwerken” gekozen worden. Onderaan deze kolom dient de knop “verwerk geselecteerde onderdelen naar concept facturen” aangeklikt te worden, waarna ze in het tabblad van de concept facturen staan. Concept facturen In concept facturen kunnen wijzigingen in de facturen aangebracht worden. Bij opmerking wordt er een icoon getoond wat voor soort post deze regel is, zoals een factuur, factuur met creditregels, creditatie of baliefactuur. Achter de knop “bewerk” kan er in de factuur gewijzigd worden. Dit kan de debiteur, factuurregels, BTW, bedrag en voetregel zijn. Let op: er kan niet van een patiënt/ bedrijf naar een zorgverzekeraar gewijzigd worden. Ook kan er een opmerking voor de administratie gemaakt worden. Deze wordt niet getoond op de factuur. Met het aanvinken van het vakje bij annuleer worden de regels teruggezet naar de openstaande posten. Om de gemaakte wijzigingen door te voeren, dient er op de knop “verwerk wijzigingen en ga naar concept facturen” of “verwerk wijzigingen” geklikt te worden. In het tabblad concept facturen kunnen posten die niet gefactureerd hoeven worden, maar wel in de agenda moeten blijven staan of niet meer verwijderd kunnen worden, in foutieve facturen worden geplaatst. Dit kan door een vinkje te zetten bij “verwerken” en onderaan te klikken de knop “verwerk geselecteerde onderdelen naar foutieve facturen”. De reden dat deze knop rood is, is dat gewoonlijk geen posten naar foutieve facturen hoeven worden geplaatst. De posten die in foutieve facturen staan, kunnen bekeken worden door de knop “bekijk foutieve facturen” aan te klikken. Een foutieve factuur kan terug gezet worden naar openstaande posten. Dit doet u door bij de post op “bewerk” te klikken. De inhoud van de factuur wordt dan zichtbaar en u kant dan de regels
56
aanvinken die u wilt annuleren. Door op verwerk wijzigingen” te klikken worden deze regels terug gezet naar openstaande posten. Door regels aan te vinken en dan op de knop “verwerk geselecteerde onderdelen en ga naar definitieve facturen” te klikken, worden de geselecteerde regels doorgezet. Definitieve facturen Bij de doorzetting van concept facturen naar definitieve facturen wordt er een factuurnummer aan de regel gegeven. Dit factuurnummer is altijd numeriek en opvolgend. Wanneer er voor de eerste keer wordt gefactureerd dient er een startwaarde-factuurnummer ingesteld te worden. Het advies is om met het boekjaar gevolgd door een volgnummer te beginnen bijvoorbeeld 20090001 of 090001. Dan kunnen er 9999 facturen worden gemaakt zonder dat het boekjaarnummer veranderd. De volgorde van factuurnummering kan met de pijltjes gewijzigd worden. Bij definitieve facturen heeft u de mogelijkheid om een factuur uit te printen. Als u op “Print” klikt, wordt de factuur uitgedraaid. Verder hebben facturen bij definitieve facturen een factuurnummer gekregen. Door een factuur aan te vinken en vervolgens op “Verwerk geselecteerde onderdelen naar verwerkte facturen” te klikken, komt de factuur in een tussenscherm te staan. In dit scherm heeft u voor reguliere facturen als voor creditfacturen drie aanvink mogelijkheden.
Als u de eerste optie aanvinkt, wordt de factuur via Vecozo gedeclareerd naar de zorgverzekeraar. De tweede optie vinkt u aan wanneer u wel een declaratiebestand wilt aanmaken, maar deze niet via Vecozo wilt indienen bij de zorgverzekeraar. Deze optie wordt bijvoorbeeld gebruikt voor facturen die via een centraal netwerk ingediend worden. Tevens kunt u deze optie gebruiken wanneer u een declaratiebestand via e-mail wilt indienen bij een zorgverzekeraar. De derde optie wordt gebruikt wanneer u de factuur alleen naar het tabblad Verwerkte facturen wilt verplaatsen, zonder een declaratiebestand aan te maken. De factuur zal dan ook niet verstuurd worden naar Vecozo. Voor reguliere facturen staat het vinkje in de basisinstellingen van Fysiomanager bij de eerste optie, tenzij u bij de overige contractopties (zie paragraaf 6.4) anders heeft ingesteld. Voor creditfacturen staat de derde optie standaard aangevinkt. Wanneer u na het aanvinken klikt op “Declareer geselecteerde facturen”, dan is de factuur doorgezet naar verwerkte facturen. Wilt u een credit nota versturen via Vecozo naar de zorgverzekeraar? Dan kunt u dat hier aangeven. Standaard staat de derde opties ingesteld bij een creditnota, dit dient u dan te wijzigen naar de eerste optie. Klikt op “declareer geselecteerde facturen”, dan zal de creditnota via Vecozo verstuurd worden. Bij verwerkte facturen heeft u de mogelijkheid om een (deel van een) factuur te crediteren. Om een factuur naar Twinfield te synchroniseren, vinkt u het vierkantje achter de factuur aan en klikt op “Verwerk geselecteerde items naar Twinfield”. Wanneer het bestand bij Vecozo ingediend is, zal er retourinformatie getoond worden met betrekking tot de technische correctheid van het bestand. De informatie die op de site van Vecozo ontvangen wordt, kunt u ook in Fysiomanager terug zien bij verwerkte facturen en bij het paperclipicoon rechts boven in het scherm.
Verwerkte facturen Als de facturen van definitieve facturen naar verwerkte facturen worden doorgezet, worden de declaraties elektronisch naar Vecozo gestuurd. Vecozo stuurt de declaratie dan weer door naar de zorgverzekeraar. Dit is alleen het geval als de zorgverzekeraar bij Vecozo is aangesloten. De retourinformatie komt in de
57
kolom declaratie, hierbij wordt informatie getoond over het declaratiebestand. De posten van de zorgverzekeraars en de andere debiteuren kunnen in dit tabblad ook geprint worden. Als een declaratie geheel of gedeeltelijk gecrediteerd moet worden dan dient er op de knop “crediteren” geklikt te worden. De factuur komt dan in beeld en er kunnen regels aangevinkt worden onder de kolom verwerk. Vervolgens dient onderaan in het scherm op de knop “crediteer en ga naar openstaande posten” geklikt te worden. De gecrediteerde post komt in openstaande posten te staan om opnieuw gedeclareerd te worden (de reden van afkeuring dient eerst verwerkt te worden om tot declaratie over te gaan). De creditfactuur komt in het tabblad van definitieve facturen te staan. Twinfield Mocht er gebruik worden gemaakt van het boekhoudprogramma Twinfield, dan staat er een extra tabblad genaamd Twinfield bij. Met de doorzetting van definitieve facturen naar Twinfield worden de facturen gesynchroniseerd. Hierna zijn de posten in het boekhoudprogramma te vinden. Debiteuren worden automatisch aangemaakt als er gesynchroniseerd is. Factuur historie Bij het onderdeel factuur historie kunnen reeds gemaakte facturen worden opgevraagd. Er kan op meerdere onderdelen gezocht worden. Met de uitrollijst kan hier een keuze in worden gemaakt. In het overzicht worden de facturen weergegeven met factuurnummer, een icoon met wat voor soort type de factuur is, de debiteur, factuurdatum, totaalbedrag van de factuur en eventueel een extra opmerking. Door te klikken op het factuurnummer wordt de factuur getoond.
Factuur sjabloon Voorafgaand aan het maken van een factuur dient er een factuur sjabloon gemaakt te worden. Later kunnen deze factuur sjablonen zonodig aangepast worden. De wijzigingen hebben alleen effect op de facturen die bij de openstaande posten staan, belangrijk is dus om dit voor het factureren in te stellen. Een verandering van het sjabloon heeft geen effect op een factuur staande bij conceptfacturen of facturen die verder in de administratie staan. De marges die voor boven, onder, links en rechts aangegeven kunnen worden zijn weergegeven in millimeter (mm). Met de optie lettertype kan een lettertype gekozen worden. De optie fontsize bepaald de lettergrootte: klein, normaal of groot. De optie printen praktijkadres bepaald of de adresgegevens van de desbetreffende praktijk op een factuur dienen te verschijnen. Heeft u bijvoorbeeld eigen briefpapier waar uw praktijkadres al op staat afgedrukt, dan kunt u bij deze optie nee kiezen. De optie uitlijning geadresseerde geeft aan of het adres van de geadresseerde links of rechts op de factuur moet verschijnen. Deze optie is gecreëerd voor enveloppen met doorkijkvensters. De optie uitlijning praktijkadres bepaald of dit adres links of rechts op de factuur moet verschijnen. De optie factuurnummer geeft het huidige factuurnummer aan, dit nummer is opvolgend en kan niet gewijzigd worden. De laatste optie betreft de voetregel van de factuur, deze kan naar eigen wens aangepast worden. De klikbare variabelen “bank” en “bankrekening” vullen deze waarden in voor de desbetreffende praktijk. Deze waarden kunnen worden ingevoerd bij de praktijk gegevens, bij de velden “bankrekening” en “bank”. Automatische incasso De marges die voor boven, onder, links en rechts aangegeven kunnen worden zijn weergegeven in millimeters (mm). Met de optie lettertype kan een lettertype gekozen worden. De optie fontsize bepaald de lettergrootte: klein, normaal of groot. Bij tekstvoorwaarden kunnen voorwaarden van een overeenkomt worden ingevuld die bij de automatische incasso horen. Hierna dient in de patiëntkaart aangegeven te worden dat de patiënt met de voorwaarden akkoord gaat. In het behandeltraject kan deze overeenkomst geprint worden.
58
Behandelover Behandelovereenkomst sjabloon De marges die voor boven, onder, links en rechts aangegeven kunnen worden zijn weergegeven in millimeters (mm). Met de optie lettertype kan een lettertype gekozen worden. De optie fontsize bepaald de lettergrootte: klein, normaal of groot. Bij tekstvoorwaarden kunnen voorwaarden van een overeenkomt worden ingevuld die te maken hebben met de afspraken tussen de patiënt en de therapeut. In het behandeltraject kan deze overeenkomst geprint worden. Provisie staten Provisiestaten zijn bedoeld om financiële beloningen te laten afhangen van het aantal afspraken in de agenda van de therapeut. Om dit te doen, selecteert u een periode, praktijk en een therapeut. Ook kunt u aangeven of u de provisies over behandelafspraken, commerciële afspraken of beide wilt weergeven. Tevens kunt u aangeven of het over de gefactureerde omzet, openstaande omzet of beide wilt weergeven. “Toon regels waar geen provisie is ingesteld” kan aangevinkt worden als alle afspraken getoond dienen te worden. De mogelijkheid bestaat om deze gegevens uit te printen. Twinfield Met deze menuoptie is het mogelijk, indien u gebruik maakt van Twinfield, in te loggen op uw gekoppelde Finance Online pakket. U gebruikt hiervoor de inloggegevens welke horen bij Finance Online. Deze inloggegevens mogen niet gewijzigd worden.
Afsluiting
59
Helpdesk & Onderhoud In dit onderdeel staat informatie over Fysiomanager wat betreft vragen, bereikbaarheid en de berichten met nieuws en update informatie. FAQ FAQ betekent Frequently Asked Questions en houdt in dat de meeste gestelde vragen worden weergegeven. Helpdesk Bij “Algemeen” wordt informatie gegeven over hoe en wanneer de helpdesk bereikbaar is. Bij “Storingsnummer buiten kantooruren” is het telefoonnummer te vinden voor als er een calamiteit is. Bij “Netviewersessie” kan geklikt worden op “hier” zodat er een netviewersessie kan worden gestart. Door middel van de netviewer kan de helpdesk medewerker op een beeldscherm van u kijken of kan u op het beeldscherm van de helpdesk medewerker kijken. Bij “Twinfield” is het telefoonnummer van de helpdesk van het boekhoudprogramma Twinfield te vinden. Handleiding Hier is de handleiding van Fysiomanager te vinden. Nieuwsberichten Alle nieuwsberichten zijn hieronder te vinden. Door op de knop “gelezen” te klikken, verdwijnt deze knop uit het bericht en weet u dat u het bericht gelezen heeft. Update informatie Alle update berichten zijn hieronder te vinden. Door op de knop “gelezen” te klikken, verdwijnt deze knop uit het bericht en weet u dat u het bericht gelezen heeft.
60
Agenda De agenda is de centrale dagelijkse werkplek van de therapeut. Daarom wordt na het inloggen automatisch de agenda getoond. De agenda biedt tal van mogelijkheden, die in dit hoofdstuk worden beschreven. Agenda De agenda geeft inzicht in alle afspraken van het heden, verleden en toekomst. De agenda kan per week of per dag ingesteld worden.
Algemene toelichting Zodra het pakket wordt gestart, wordt de dagagenda op het scherm getoond. De bovenbalk van de agenda toont de datum van de dag waarop de agenda is geopend. Met “vorige – vandaag – volgende” kan op een snelle wijze gewisseld worden van enkele dagen in het verleden en in de toekomst. Daarachter is de mogelijkheid om te wisselen tussen de week- en dagagenda. De dagagenda geeft een gedetailleerd overzicht van de geselecteerde dag. Per afspraak is in één oogopslag duidelijk hoe laat en met wie is afgesproken en wat voor type de afspraak heeft. De weekagenda toont per week de ingeplande afspraken. Binnen dit overzicht kunnen een beperkt aantal mogelijkheden van de dagagenda worden gebruikt.
Uren blokkeren Via de agenda kunnen er uren geblokkeerd worden, zodat hier geen afspraken voor ingepland mogen worden. Om dit te realiseren dient er op het sloticoon geklikt te worden. Er verschijnt een venster waarin een bepaalde tijdslengte aangegeven kan worden. Vervolgens dient er op de knop “blokkeer periode” geklikt te worden. Indien een geblokkeerde periode vrij gegeven mag worden, kan de gewenste tijdlengte gekozen worden en kan er op de knop “maak periode vrij” geklikt worden. De betekenis van de kleuren in de agenda kan nagekeken worden in de i boven de uren. Behandelmomenten plannen Door op het poppetjesicoon te klikken, komt u in het scherm waarmee u de gegevens kunt invullen om een behandelmoment in te plannen. Indien de behandelend therapeut onder meerdere praktijken werkzaam is, selecteert u bovenin het scherm de praktijk waar deze afspraak gemaakt dient te worden. Naast de keuze voor de praktijklocatie, heeft u tevens de mogelijkheid om te selecteren in welke therapeut agenda de behandeling gepland moet worden. Dit is met name van belang als een bestaande behandeling naar een andere agenda verplaatst moet worden. Vervolgens kiest u de betreffende patiënt waarvoor u de afspraak wilt gaan plannen.
Rechts van de patiënt zoekfunctie worden de laatste drie gezochte patiënten getoond. Op deze manier kunt snel teruggaan naar de gegevens van één van deze drie patiënten.
U heeft een patiënt opgezocht die u wilt inplannen. In de velden die verschijnen, kunt u aangeven of het een losse afspraak betreft of een behandeling behorend tot een behandeltraject. In het geval van een
61
behandeltraject, vult u de naam (aandoening) van het traject in. Tevens geeft u aan of het om een verwijzing of DTF gaat. Indien er een trainingsschema gekoppeld is aan het traject dan is deze te selecteren in het daarvoor bestemde veld. U kiest vervolgens de datum en het tijdstip van de afspraak. Als er in het pakket gebruik wordt gemaakt van resources, dan kan in de uitrollijst een keuze worden gemaakt voor een resource die gebruikt wordt bij een behandeltype. Tenslotte hebt u de mogelijkheid om een toelichting en een opmerking t.b.v. de administratie te maken bij het behandelmoment. Klik op “Wijzigen en sluiten” of op “Wijzigen” om de behandeling op te slaan.
62
In de agenda staat nu het behandelmoment ingepland. In het veld van het behandelmoment bevinden zich iconen die, gezien de rode of grijze kleur, afgewerkt moeten worden.
Het eerste icoon geeft aan hoe de behandeling vergoed wordt. Wanneer er een P staat, betekent dit dat de behandeling particulier gefactureerd zal worden. De eerste P in een serie geeft een groen en een rood driehoekje aan. Hieraan kunt u zien dat er een veranderende situatie ontstaat en dat vanaf de huidige behandeling de particulier zelf de behandelingen moet vergoeden. De daarop volgende iconen zijn blauw en zonder driehoekjes. Een A betekent dat de behandeling wordt vergoed uit de aanvullende polis van de patient. De eerste A in een serie geeft een groen en een rood driehoekje aan. Vanaf het tweede behandelmoment is het icoon blauw. De B geeft aan dat de behandeling uit de basisverzekering vergoed wordt. Ook hierbij wordt aangegeven wanneer het de eerste B in een serie is. Het is ook mogelijk dat er een D komt te staan bij de behandeling. Dit icoon geeft aan dat de behandeling normaliter particulier gefactureerd zou worden maar dat de zorgverzekeraar het debiteurenrisico overgenomen heeft. De behandeling wordt naar de zorgverzekeraar gestuurd en deze handelt de vergoeding vervolgens met de patient af. Een uitroepteken waarschuwt u wanneer er nog gegevens ingevuld moeten worden, voordat het systeem kan bepalen hoe de behandeling vergoed wordt. U kunt hierbij denken aan het ontbreken van de Medische Diagnose Code, de polisinhoud of het niet (volledig) aanmaken en invullen van een zorgverzekeraar contract. Tevens verschijnt er een rood uitroepteken als er een lopende machtigingsprocedure is. Abonnementen Als de patiënt een abonnement bij u afneemt en alle instellingen staan goed ingevuld, dan het eerste icoon in het behandelmoment er als volgt uitzien.
zal
Producten Een correct ingevoerd en gekoppeld product (beweegprogramma) geeft het volgende icoon.
63
Via dit icoon kunt u bij de gegevens van de patiënt komen.
Achter dit icoon kunt u het behandeltraject aanmaken. Achter dit icoon kunt u de procedure doorlopen. Achtereenvolgens vindt u hier de volgende punten: a. Voorgeschiedenis b. Directe toegang c. Anamnese d. Onderzoek e. Analyse f. Behandelplan g. Metingen en tests Hier kunt u een behandeljournaal invullen en opslaan. Door op dit icoon te klikken, komt u in het scherm met het behandeloverzicht. Hier kunt u onder andere de opgeslagen behandeljournaals terugvinden. Met dit icoon kunt u het behandeltraject stopzetten. Als u op het icoon klikt, kunt u de afsluiting en de eindevaluatie invullen en opslaan. Daarna kunt u de afsluitingsbrief maken. Via dit icoon komt u bij het overzicht van alle tot nu toe opgeslagen correspondentie terecht. Als u het agendapunt wilt wijzigen, kunt u dat doen via dit icoon. Achter dit icoon kunt u tevens zien hoeveel behandelingen de patient vergoed krijgt uit de polis en hoeveel behandelingen er reeds zijn geweest binnen Fysiomanager. Met het kruis kunt u het behandelmoment uit de agenda verwijderen, mits deze nog niet is gedeclareerd.
64
Handleiding Fysiomanager
65
Handleiding Fysiomanager
Behandeltraject Bij het inplannen van een behandeling heeft u reeds een traject aangemaakt door de aandoening in te vullen. Nadat het behandelmoment in de agenda gepland is, kunt u het behandeltraject verder invullen voor de patient. Nadat u geklikt heeft op het icoon verschijnt het scherm van het behandeltraject. Bovenaan het scherm staat de aandoening die bij het inplannen van het behandelmoment ingevuld is. Eventueel kunt u deze aandoening in dit scherm invullen of wijzigen. Vervolgens kunt u kiezen voor het tabblad Verwijzing of DTF, afhankelijk welk tabblad van toepassing is op de patiënt.
Verwijzing Om te beginnen selecteert u de betreffende verwijzer in het daarvoor bestemde veld. U voert de verwijsdatum in en vervolgens kunt u de verwijsdiagnose en de consultvraag invullen. Indien er in een eerder stadium al eens een diagnose voor de patient is gesteld, kunt u deze koppelen aan het nieuwe traject. Dit doet u door de diagnose te selecteren in het veld ‘niet geselecteerd’ en vervolgens met de pijltjesknop te verplaatsen naar het veld ‘geselecteerd’. Vervolgens geeft u aan of het een ongeval betreft en eventueel kunt u zelf de kleur van het traject kiezen. In het behandeltraject kunt u nu de Medische Diagnose Codes (MDC) invoeren. In het geval van een nieuwe diagnosecode selecteert u in eerste instantie de beroepsgroep. Vervolgens kunt u zelf de MDC invullen of u selecteert een voor een de posities uit de uitrollijsten. Indien er meerdere betekenissen zijn van de betreffende diagnosecode, kunt u de juiste betekenis selecteren in het verschenen veld. Bij het punt Verantwoordelijke therapeuten, kunt u aangeven welke therapeut(en) er zorgen voor de behandeling van de patiënt. Door te dubbelklikken op de naam van een therapeut, zorgt u ervoor dat deze verplaatst wordt van het ene naar het andere veld. Tevens kunt u aangeven dat de patient een behandelovereenkomst en het formulier voor automatische incasso getekend heeft. Bij ‘Factureren aan’ geeft u aan of de behandelingen naar de zorgverzekeraar gedeclareerd moeten worden of naar de patiënt of naar een bedrijf gefactureerd moeten worden.
66
Handleiding Fysiomanager
Als de patiënt een abonnement bij uw praktijk afneemt, dan kunt u dit verwerken in het behandeltraject onder de kop Abonnementen koppelen. Om te beginnen selecteert u het abonnement dat de patiënt afneemt. U kiest de praktijk waar de patiënt en het abonnement aan verbonden zijn. Ten slotte voert u de startdatum en eventueel de einddatum van het abonnement in. Om de instellingen aan het traject te koppelen, klikt u op de knop “Toevoegen”. Indien voor de betreffende zorgverzekeraar een machtigingsprocedure geldt voor chronische indicaties, dan kunt u in het behandeltraject aangeven dat de machtigingsaanvraag verstuurd is. Als de machtiging goedgekeurd is, kunt u dit ook aangeven. Het systeem zal de behandeling pas naar de zorgverzekeraar versturen als de machtiging verkregen is. Tenslotte kunt u een product (beweegprogramma) koppelen aan het behandeltraject. Voer de startdatum in en selecteer vervolgens het betreffende product, de zorgverzekeraar en de juiste indicatiecode. Het systeem controleert vervolgens of de combinatie product – medische diagnosecode – indicatiecode juist is. Als de combinatie onjuist is, kunt u het behandeltraject niet opslaan. Klik op “Opslaan” om de ingevoerde gegevens op te slaan.
Directe Toegang Het verschil met de bovenstaande uitleg betreffende een verwijzing is dat u geen verwijzer, verwijsdatum, verwijsdiagnose en consultvraag in hoeft te vullen. In het geval van een DTF moet er in tegenstelling tot
67
Handleiding Fysiomanager
een verwijzing een screening opgesteld worden. Een nieuwe screening kan gemaakt worden door in de agenda op het DTF-icoon in het behandelmoment te klikken.
Gebruik van dezelfde MDC Voor chronische diagnosecodes die in eerdere behandeltrajecten zijn gebruikt kan worden gekozen of het nieuwe behandeltraject een vervolg is op het voorgaande (de eerste 9 behandelingen niet eerst op indicatiecode 008) of dat het een nieuwe indicatie betreft. Deze optie verschijnt alleen als er daadwerkelijk 2 gelijke diagnose codes bekend zijn bij de patiënt.
Procedure Nadat u op het icoon van de procedure heeft geklikt, kunt in het geopende scherm de procedure opzoeken die u wilt gebruiken. U typt (een deel van) de naam van de procedure om een zoekresultaat te krijgen. De mogelijke procedures verschijnen en u klikt de procedure aan die u wilt gebruiken. U kunt ook een eventueel bestaande procedure selecteren. Hierbij wordt de oude procedure gekopieerd en zijn de ingevoerde gegevens opnieuw te gebruiken. Wanneer u de procedure aangeklikt hebt, klikt u op de knop “Procedure gebruiken” om verder te gaan.
Algemeen gebruik procedure Wanneer u de gewenste procedure heeft geselecteerd, komt u in het scherm waar u uw inhoudelijke proces kun doorlopen. Hier kunt u de vragenlijsten doorlopen die in de procedure staan.
68
Handleiding Fysiomanager
Door op de blauwe balk van het procedure onderdeel te klikken, opent u het procedure onderdeel en kunt u de vragenlijsten gaan invullen. Als u op de naam van de vragenlijst klikt, krijgt u de vragen te zien. Aan de linkerkant van het scherm blijft in beeld staan met welke vragenlijst u bezig bent, terwijl u aan de rechterkant van het scherm de vragen invult. Per vraag kan aangegeven zijn dat deze verplicht in te vullen is en dat het een kwaliteitsindicator betreft.
Per procedure onderdeel wordt bijgehouden hoeveel van de kwaliteitsvragen u ingevuld heeft.
Naast de vragenlijsten die standaard in de procedure staan, kunt u ook zelf vragenlijsten en meetinstrumenten toevoegen. Dit kan op 2 manieren: 1. In de zoekfunctie typt u de naam van de vragenlijst, u selecteert de vragenlijst en klikt vervolgens op de +knop om de vragenlijst toe te voegen aan het procedure onderdeel. Dit is de snelste manier.
69
Handleiding Fysiomanager
2. Ook kan de knop “lijst toevoegen” worden gebruikt. Er verschijnt een scherm met vragenlijsten waarin gezocht kan worden. Deze lijst is te beperken o.b.v. discipline en / of richtlijn. Nadat u de vragenlijst heeft toegevoegd aan het procedure onderdeel, kunt u de naam aanklikken en
vervolgens de vragenlijst invullen.
Behandelplan Onder het procedure onderdeel Behandelplan kunt u òf naar het standaard gekoppelde behandelplan gaan òf u zoekt en selecteert zelf een bestaand behandelplan en plaatst deze met de +knop in het procedure onderdeel. Via de knop “ga naar behandelplan” kunt u uw doelstellingen en de daaraan gekoppelde middelen en acties bekijken en bewerken.
70
Handleiding Fysiomanager
In het behandelplan kunt u om te beginnen de naam van het behandelplan, de startdatum en de kleurstelling aanpassen. Vervolgens kunt u het einddoel, indien nodig, benoemen of aanpassen. Daarbij kunt u tevens de velden stoornis, beperking en participatie invullen. U heeft de mogelijkheid om middelen op praktijkniveau toe te voegen in een eigen tabel. Per middel kunt u een toelichting geven. Tevens kunt u acties plannen die u aan het begin of aan het eind van het tijdpad uitvoert. Dit kunnen acties zijn in de vorm van een meting of test, een vragenlijst klinimetrie of het vermelden van een tekstregel die zichtbaar wordt bij het verlopen van de actie.
Ook voor de verschillende subfasen kunt u de doelstellingen bewerken en/of benoemen. Aan iedere doelstelling wordt een tijdpad gekoppeld, zodat het systeem voor u bijhoudt waar in het totale traject de patiënt zich bevindt.
71
Handleiding Fysiomanager
Onderin het behandelplan kunt u evaluatiemomenten toevoegen, indien deze evaluatiemomenten niet gelijk vallen met het begin of einde van een subfase.
Om een totaaloverzicht van de planning van het behandelplan te tonen, klikt u bovenin het scherm op de knop “planning modus”.
72
Handleiding Fysiomanager
Vanuit de planning modus heeft u de mogelijkheid om het totale behandelplan of een afzonderlijke fase te verplaatsen (op te schuiven) of te verkorten, dan wel te verlengen.
Metingen en tests Wanneer u in de procedure een klinimetrische vragenlijst of een meetinstrument heeft ingevuld, kunt u de uitkomst (score) hiervan terugvinden onder het procedure onderdeel Metingen en tests. Indien er met dezelfde klinimetrische vragenlijst of met hetzelfde meetinstrument metingen zijn uitgevoerd, dan kunt u de voortgang van de resultaten terugzien in een grafiek. Ook klinimetrische lijsten uit voorgaande procedures worden getoond, indien deze gelijk zijn aan die van de huidige procedure. Bijvoorbeeld: een Rand36 afgenomen in een voorgaande procedure zal in de grafiek van de huidige procedure worden getoond. Om de grafiek op te vragen, klikt u aan de rechterkant van het scherm op het grafiekicoontje.
Commerciële afspraak plannen Niet patiëntgerelateerde afspraken plannen, geschiedt door op het blokjesicoon te klikken. De werking is hetzelfde als bij een behandelmoment plannen, alleen heeft u hier andere mogelijkheden. Zo dient er een
73
Handleiding Fysiomanager
bedrijf met contactpersoon, een zorgverzekeraar met een eventuele nevenvestiging en contactpersoon, praktijk met therapeut of een verwijzerpraktijk met verwijzer geselecteerd te worden. Daarna kan er met de uitrollijst een afspraaktype, welke geldt voor die afspraak, geselecteerd worden. De keuze van de uitrollijst staat gekoppeld met hoofdmenu – tarieven – periodes behandeltarieven. Nadat er een afspraaktype is geselecteerd verschijnt er een keuzevakje bij bedrijf, zorgverzekeraar of praktijk. Vergeet niet daar een keuze aan te klikken, omdat dat de debiteur wordt aan wie gefactureerd wordt. Vervolgens kiest u de datum en tijdslengte van de betreffende afspraak. De datum staat standaard op de dag waar de agenda op dat moment is geopend. Na een afspraaktype gekozen te hebben, wordt automatisch de bijbehorende tijd ingevuld die in het systeem staat voor dat type behandeling (hoofdmenu – tarieven – basisinstellingen commerciële tarieven). Er bestaat ook een mogelijkheid om een afspraak voor de gehele dag in te plannen. Dan kan het vakje bij ‘volledige dag’ aangevinkt worden. Daaronder bestaat de mogelijkheid om extra informatie in de toelichting te zetten. Bij ‘informatie t.b.v. administratie’ kan een opmerking worden geplaatst die in de administratie door middel van een wolkje zichtbaar wordt. Dit zal niet vermeld worden op de factuur. Tevens zal deze opmerking niet meegaan naar Twinfield, dit blijft dus binnen Fysiomanager. Tot slot klikt u op de knop “toevoegen en sluiten” en komt u terug in de agenda. Als er op “toevoegen” wordt geklikt, wordt het behandelmoment opgeslagen in de agenda maar blijft het scherm staan om wijzigingen in aan te brengen. Uitleg van de iconen Hieronder volgt een uitleg over de betekenis van de iconen in een behandelmoment. Op de bovenste rij staan: de eerste behandeling in een nieuwe fase, wordt vergoed uit de aanvullende verzekering deze behandeling wordt vergoed uit de aanvullende verzekering de eerste behandeling in een nieuwe fase, wordt vergoed uit de basisverzekering deze behandeling wordt vergoed uit de basis verzekering eerste behandeling in een nieuwe fase, wordt particulier gefactureerd deze behandeling wordt particulier gefactureerd eerste behandeling in een nieuwe fase, wordt vergoed via debiteuren risico deze behandeling is opgenomen in een product en wordt gedeclareerd naar de ZV deze behandeling is opgenomen in een product en wordt particulier gefactureerd deze behandeling is opgenomen in een abonnement deze behandeling wordt vergoed via het debiteuren risico patiënt info patiënt info, let op: geen verzekeringsgegevens bekend of onvoldoende ingevuld behandeltraject behandeltraject, let op; traject is niet volledig dus nog geen declaratie mogelijk procedure bewerken, nog niet een procedure geselecteerd reeds gekoppelde procedure bewerken reeds gekoppelde procedure lezen behandeljournaal, niet ingevuld behandeljournaal is ingevuld behandeloverzicht behandelstop correspondentie agendapunt wijzigen agendapunt verwijderen shop
To do lijst Om aan bepaalde onderwerpen herinnerd te worden, bestaat er in de agenda de mogelijkheid om notities te plaatsen. Om een to do item toe te voegen aan de lijst, kan de omschrijving in het invulveld onderaan de to do lijst worden getypt. Vervolgens klikt u op de plus of op de enter toets. Het to do item zal vervolgens in de lijst verschijnen. Zodra een to do item is afgewerkt, kan deze worden afgevinkt.
74
Handleiding Fysiomanager
Om een to do item uit de lijst te verwijderen, kan er op het kruisje dat achter een item staat worden geklikt. De to do list is gekoppeld aan de agenda van een therapeut. Kalender Om door de agenda te bladeren, is er een kalender beschikbaar. Deze staat rechtsonder in het scherm. Hierop kan worden geklikt om direct naar de betreffende dag in de agenda te gaan. Eerst dient het jaar, dan de maand en daarna de dag gekozen te worden. Met de pijltjes die voor en achter de geselecteerde maand staan, kan er respectievelijk een maand terug en vooruit worden gegaan. Zodra er een dag rood gemarkeerd is, betekent dit dat de dag volledig geblokkeerd is. Algemene agenda Vanuit de algemene agenda kunnen afspraken en notities geplaatst worden die betrekking hebben op iedere gebruiker binnen het systeem. De afspraak/ notitie wordt dan centraal in alle aanwezige agenda’s gezet. Ook kunnen vanuit de algemene agenda dagen en/of uren geblokkeerd worden. Deze blokkering wordt echter niet overgenomen in de agenda’s van de gebruikers. Ook de to-do items die in de algemene agenda worden gezet, wordt bij iedere gebruiker in de to-do lijst geplaatst. Iedere gebruiker kan voor zichzelf de items als zijnde behandeld afvinken of verwijderen. Wordt het item in de algemene agenda verwijderd, dan zal deze bij iedereen uit de agenda verdwijnen. Actiebalk/ taakbalk In deze balk wordt de naam van de ingelogde gebruiker en de praktijklocatie weergegeven. Indien er zich meerdere gebruikers in dezelfde praktijk bevinden, zullen deze namen in de uitrollijst komen te staan. Door de naam van een andere gebruiker te selecteren, kan zijn/ haar agenda worden bekeken, mits hier de rechten voor zijn gegeven in hoofdmenu – beheer – rechtenbeheer. Is de gebruiker actief bij meerdere praktijken, dan kan er bij de uitrollijst van de praktijk een selectie worden gemaakt. Het maakt niet uit welke praktijklocatie er geselecteerd wordt, omdat één gebruiker maar één agenda heeft. Verder bestaat deze balk uit vier onderdelen, te weten openstaande behandeltrajecten, patiënt actielijsten, commerciële actielijsten en taken. De beheerder kan nieuwe actielijsten aanmaken, waarna iedereen er gebruik van kan maken. Actielijsten en taken zijn aan een gebruiker gebonden, behorend bij de agenda van de gebruiker.
Openstaande behandeltrajecten Door te klikken op dit icoon worden de nog openstaande behandeltrajecten van de betreffende therapeut getoond in een nieuw scherm. Vanuit dit scherm zijn de trajecten direct af te sluiten. Per keer of meerdere tegelijk. Kiest u meerdere tegelijk, dan zal er geen eindevaluatie en afsluiting verschijnen. De trajecten worden dan gesloten, maar kunnen eventueel nog heropend worden. Dat kan dan via Hoofdmenutherapeutisch proces-behandeltrajecten. Er worden alleen trajecten getoond waarbij er binnen een bepaalde periode geen zittingen zijn verricht. De beheerder van het pakket kan bij hoofdmenu-beheerpakketinstellingen de controle op openstaande behandeltrajecten instellen, dat kan in dagen, weken of maanden. Patiënt actiepunten actiepunten Commerciële actielijsten Een commerciële actielijst is een lijst bestaande uit één of meerdere acties welke aan een relatie (zorgverzekeraar, bedrijf, praktijk in het systeem of verwijzer) kan worden gekoppeld. Als een actie dient te worden uitgevoerd, gaat bij commerciële actielijst de rode ‘A’ knipperen. Mocht u een afspraak hebben gepland waarop een actie dient te worden uitgevoerd (of al eerder had moeten worden uitgevoerd), dan zal dit tevens toonbaar gemaakt worden middels een rode ‘A’ in het behandelmoment in de agenda. Bij het klikken op de rode ‘A’ of de knop “bekijk” verschijnt een scherm waarin de openstaande acties staan. De acties zijn verdeeld in actiepunten die deze dag uitgevoerd dienen te worden en actiepunten die reeds eerder uitgevoerd hadden moeten worden. Met de knop “verwerkt” kan aangegeven worden dat de actie is uitgevoerd en kan er eventueel nog een journaal ingevuld worden.
75
Handleiding Fysiomanager
Commerciële actielijst toevoegen Met het doorlopen van de volgende stappen kan er een actielijst aan een relatie worden gekoppeld. -
Aanklikken van de knop “toevoegen” achter de commerciële actielijst. Indien er meerdere praktijken aanwezig zijn, hierin een keuze maken. Relatie kiezen. Een actielijst selecteren. De inhoud van de actielijst komt eronder te staan. Een datum selecteren wanneer de actielijst gestart dient te worden. Op de knop “toevoegen” klikken.
Commerciële actielijsten beheren Met het doorlopen van de volgende stappen kan er een actielijst toegevoegd worden. -
Aanklikken van de knop “toevoegen” achter de commerciële actielijst. Achter actielijst de knop “beheer actielijst” klikken. Er verschijnt een overzicht van de bestaande actielijsten. Onderaan de naam van de nieuwe actielijst invullen. De knop “opslaan” aanklikken. Achter de naam van de actielijst de knop “wijzigen” aanklikken. De actie invullen en aangeven na hoeveel behandelmomenten en na hoeveel dagen de actie uitgevoerd dient te worden. Op “opslaan” klikken.
Als er een actielijst gewijzigd of verwijderd dient te worden, kan dit door achter de naam van de actie op de knop “wijzigen” of “verwijderen” te klikken. Taken In de takenlijst kunnen notities aan een relatie (patiënt, zorgverzekeraar, bedrijf of praktijk in het systeem) worden gekoppeld welke op een bepaalde datum en tijdstip uitgevoerd dient te worden. Als een taak dient te worden uitgevoerd, gaat bij de takenlijst de rode ‘T’ knipperen. Bij het klikken op de rode ‘T’ of de knop “bekijk” verschijnt er een scherm waarin de openstaande acties staan. De taken zijn verdeeld in taken die deze dag uitgevoerd dienen te worden en taken die reeds eerder uitgevoerd hadden moeten worden. Met de knop “verwerkt” kan aangegeven worden dat de taak is uitgevoerd en kan er eventueel nog een journaal ingevuld worden. Taken toevoegen Met het doorlopen van de volgende stappen kan er een notitie aan een relatie worden gekoppeld. -
Aanklikken van de knop “toevoegen” achter de takenlijst. Het onderwerp van de taak invullen. Relatie kiezen. De datum en het tijdstip selecteren wanneer de taak uitgevoerd dient te worden. De notitie invoeren. Op de knop “taak maken” klikken.
Als er een taak gewijzigd dient te worden, kan dit door achter de taak de knop “wijzigen” te klikken. Iconen rechts bovenin de agenda De iconen die rechts bovenin het scherm van de agenda worden getoond, zijn snelkoppelingen met verschillende onderdelen in Fysiomanager. Het hoofdstuk/ paragraaf wordt genoemd waar de uitleg van het onderdeel is beschreven. Mail de Fysiomanager Helpdesk Deze functie is alleen beschikbaar voor beheerder en administrator.
76
Handleiding Fysiomanager
Via dit icoontje wordt er automatisch een mailbericht aangemaakt voor de helpdesk. In dit bericht dient u uw vraag zo duidelijk mogelijk te formulieren, eventueel bijgestaan door bestanden met screenshots of andere bestanden. Heeft u bijvoorbeeld een vraag over een factuur of declaratie, geef dan precies aan welke periode u selecteert, bij welk tabblad de factuur staat enz. Als afzender wordt automatisch het email adres van de beheerder geselecteerd, tenzij de beheerder via Hoofdmenu-Beheer-Pakketinstellingen dat anders instelt. Documenten archief Dit is het archief waarin u al uw digitale bestanden kunt plaatsen. Het gebruik hiervan wordt verder uitgelegd in hoofdstuk 11
Wachtlijst Hier kunt u patiënten in de wachtlijst plaatsen. Daarnaast kunt u als ingelogde therapeut iemand uit de wachtlijst in uw agenda plannen. Het gebruik hiervan wordt uitgelegd in hoofdstuk 5.2.3 Nieuwsberichten/ update informatie Als deze staat te knipperen is er een bericht van Fysiomanager. Dat kan een nieuwsbericht zijn of een update bericht. Als u het bericht als gelezen wegklikt, kunt u het later terugvinden in het hoofdmenu onder Helpdesk. Retourinformatie Als dit icoontje knippert is er retourinformatie beschikbaar. Fysiomanager controleert iedere nacht uw declaraties bij Vecozo en de informatie die daar bekend is wordt naar uw Fysiomanager pakket verzonden. Meer uitleg hierover vindt u in hoofdstuk 8. Vecozo Als dit icoontje blauw is zijn er nieuwe gegevens bekend van uw patiënten. Iedere nacht wordt uw patiëntenbestand gecontroleerd bij Vecozo. Als er veranderingen zijn dient u dat te accepteren. Het kan bijvoorbeeld zijn dat iemand naar een andere zorgverzekeraar is overgestapt, dat moet u dan wel accepteren. Op die manier worden de patiëntkaarten bijgewerkt en declareert u niet naar de verkeerde zorgverzekeraar. Berichten Dit is het interne berichtenverkeer. Dit blijft binnen uw Fysiomanager pakket, u kunt hiervandaan dus niet naar externe e-mailadressen mailen. Knippert het envelopje, dan is er een bericht voor u. Meer uitleg hierover vindt u in hoofdstuk 9. Shop In de shop kunnen producten (artikelen en diensten) worden geplaatst welke door uw praktijk worden aangeboden. Bij de verkoop van producten kan dit als bestelling in de shop worden geplaatst. Alleen de beheerder kan de shop inrichten. Alle gebruikers kunnen de artikelen wel verkopen. De verschillende categorieën worden links, als menu systeem, weergegeven. Ook is het mogelijk een categorie te kiezen door te klikken op de gewenste categorienaam. In een categorie kunnen de producten worden gezet. Hierdoor wordt het overzicht gehouden van de ingevoerde producten. Het invoeren van een product Met het volgen van de volgende stappen, kan er een product worden toegevoegd. Tussen haakjes staat een voorbeeld om het te verduidelijken. Eerst dient er een categorie aangemaakt te worden waarin het soort product onder valt. Categorie invoeren - Knop “nieuwe categorie” aanklikken. Invullen van naam (verbandartikelen) beschrijving (verbandartikelen voor in te tapen)
77
Handleiding Fysiomanager
eventueel afbeelding toevoegen - Knop “toevoegen” aanklikken. Na het toevoegen van een nieuwe categorie zal deze in het overzicht van het hoofdscherm verschijnen. Binnen een categorie kunnen eventueel ook weer subcategorieën worden gemaakt. Subcategorie invoeren - Knop “nieuwe categorie” aanklikken. Invullen van naam (bruine tape) beschrijving eventueel afbeelding toevoegen - Knop “toevoegen” aanklikken. In een categorie kunnen de producten worden geplaatst. Product invoeren - “bekijk producten” aanklikken. - Knop “nieuw product” aanklikken. - Bovenaan de naam van het product invoeren (merknaam van het product). Artikelnummer invoeren (100). Prijs exclusief btw en btw percentage invoeren. Soort ingeven (zie alinea hieronder). Product informatie invoeren. Eventueel afbeelding toevoegen. - Knop “opslaan” aanklikken. Met de knop “wijzigen” kunnen gegevens aangepast worden. Met de knop “verwijderen” kunnen producten uit de shop worden gehaald. Met het aanklikken van de knop “inactief maken”, kan het product niet meer gekozen worden, maar blijft deze wel bestaan in de shop. Soort invoeren Dit is een verzameling van keuzemogelijkheden - knop “verzamelingen bewerken” (breedte) En hier weer een onderverdeling in maken - (3 cm) - Knop “toevoegen”. - (5 cm) - Knop “toevoegen”. - (7 cm) - Knop ‘toevoegen”. Rode knop “sluiten” aanklikken (Dit zou bijvoorbeeld ook een verzameling van lengtes, S/ M/ L/ XL kunnen zijn) Zoekfunctie Met de zoekfunctie gaat u naar de zoekopdracht. Sleutelicoon Sleutelicoon Met het sleutelicoon achter de categorie kan de naam worden gewijzigd of inactief worden gemaakt. Met het sleutelicoon achter het product kunnen de ingevoerde gegevens gewijzigd worden. Kruisicoon Kruisicoon Voor het verwijderen van een categorie/ product kan er op het kruisicoon worden geklikt. Pijltjesicoon Pijltjesicoon De ‘pijliconen’ naar boven en beneden maken het mogelijk de volgorde van de categorieën/ producten te veranderen. Bij het icoon van een enkele pijl wordt de categorie/ product één plek naar boven of beneden verplaatst. Met het icoon van de dubbele pijlen wordt de categorie/ product helemaal naar boven of beneden verplaatst. Verplaatsen van een product Ook is het mogelijk een product te verplaatsen naar een andere categorie. Hiervoor dient u naar de productinformatie te gaan. Boven het blok waar de productinformatie staat, staan uitrollijsten waar het product naartoe verplaatst kan worden. Om de verplaatsing definitief te maken, dient u op “wijzigen” te klikken.
78
Handleiding Fysiomanager
De verkoop van een product. product. - Via het tabblad “webshop” of via het icoontje in het behandelmoment. - Naar het gewenste product toe gaan. - Aantal invoeren. - Eventueel soort invoeren. - Winkelwagen aanklikken. -
-
Knop “bekijk winkelwagentje” aanklikken. Eventueel kan er een opmerking voor de administratie worden toegevoegd. Keuze uit 3 mogelijkheden: 1. Baliefactuur + direct betalen = voor contante betalingen, de factuur staat in verwerkte facturen. 2. Baliefactuur + debiteur = factuur wordt uitgedraaid en staat in definitieve facturen. 3. Factuur versturen = staat in de administratie in openstaande posten zodat er nog meer bijgezet kan worden totdat er gedeclareerd wordt. Geadresseerde bepalen. Eventueel praktijk, administratie en automatische incasso wijzigen. Knop “opslaan” aanklikken.
Op het moment dat een artikel aan het winkelwagentje wordt toegevoegd kan er een keuze worden gemaakt wanneer de facturatie gaat plaatsvinden. Indien de keuze valt op de factuur op een later tijdstip maken, komt het artikel in de openstaande posten van de administratie terecht. Op dit moment wordt er aan de linker kant van de shop een blauwe balk met “openstaande bestellingen” gezet. Hiermee kunnen de artikelen bekeken worden en zonodig worden geannuleerd. Wenst u geen gebruik te maken van de webshop, dan kunt u als beheerder de webshop uitzetten. Dit kunt u doen in Hoofdmenu-Beheer-Pakketinstellingen.
79
Handleiding Fysiomanager
Retourinformatie Bij het indienen van een digitale declaratie via Vecozo naar de zorgverzekeraar, kan de zorgverzekeraar digitale informatie over de declaratie terug sturen naar Vecozo. Fysiomanager haalt deze gegevens weer op om het vervolgens in de blauwe paperclip te zetten. Dezelfde informatie komt ook in de administratie te staan. Op het moment dat de blauwe paperclip knippert betekent dit dat er nieuwe informatie is binnengekomen. Als alle informatie is verwerk zal de paperclip niet meer knipperen. Om de informatie te bekijken en te verwerken klikt u op de paperclip. Dan komt er een scherm waarin een keuze gemaakt dient te worden die betrekking heeft op de informatie die u getoond wilt krijgen. Indien er meerdere administraties in het pakket staan, dan kan er een keuze gemaakt worden in welke administratie u de informatie wilt bekijken. Indien er meerdere praktijken in Fysiomanager staan, dan kan er een keuze gemaakt worden over welke praktijk u de informatie wilt bekijken. Ook kunnen alle praktijk geselecteerd worden. Tevens dient er een keuze te worden gemaakt welke informatiestatus u wilt bekijken. De keuzen kunnen bestaan uit. - Alle - Goedgekeurde bestanden – declaratie in orde - Goedgekeurde bestanden – gegevens aangepast door zorgverzekeraar - Afgekeurde bestanden – door u te corrigeren - Overige bestanden – retourinformatie via PDF bestand ontvangen - Externe bestanden – retourinformatie via post - Openstaande declaraties – geen retourinformatie ontvangen Hierna kan er op de knop “verzamel” worden geklikt. De informatie die wordt gegeven staat gegroepeerd op de status die de zorgverzekeraar eraan heeft gegeven. In de eerste kolom wordt de naam van de zorgverzekeraar getoond, gevolgd door de datum wanneer de zorgverzekeraar de declaratie heeft ontvangen. Daarachter het factuurnummer welke Fysiomanager aan de factuur geeft en het declaratienummer welke Vecozo aan de factuur geeft. Daarna welk totaal bedrag er is gedeclareerd, welk totaal bedrag er door de zorgverzekeraar is uitbetaald, een icoon waarmee de status wordt aangegeven en eventueel of er een bestand is meegestuurd en de informatie van de zorgverzekeraar wat bij het icoon hoort. Als laatste een knop “actie” wat er met deze informatieregel gedaan kan worden. Bij de kolom “actie” staat onderaan elke groepering een knop met “alle afgehandeld”. Bij het aanklikken van deze knop verdwijnen alle informatieregels van deze groep. Als u met uw muis over een icoon beweegt geeft Fysiomanager de betekenis van het icoon. De volgende iconen zijn mogelijk: Uw declaratie is afgehandeld Uw declaratie is (deels) afgekeurd Uw declaratie is betaalbaar gesteld of volledig toegewezen Uw declaratie is akkoord ontvangen bij Vecozo Uw declaratie is in behandeling bij de zorgverzekeraar Uw declaratie is ontvangen bij de zorgverzekeraar Uw declaratie is goedgekeurd en hier is retourinformatie op ontvangen Uw declaratie is (deels) afgekeurd Uw declaratie bevat retourinformatie bestanden Afgekeurde bestanden – door u te corrigeren Bij deze bestanden dienen er gegevens gecorrigeerd te worden waarna de factuur opnieuw ingediend kan worden. Om te corrigeren klikt u op de knop “corrigeren” en komt u in een scherm terecht waar informatie staat over het behandelmoment dat is afgekeurd. Onder de naam van de patient komt het recordtype te staan,
80
Handleiding Fysiomanager
dit houdt in om welke prestatie/ behandelmoment het gaat. Daarna welke status de zorgverzekeraar aan deze prestatie heeft gegeven, hierbij de informatie dat het behandelmoment is afgekeurd. Gevolgd door het behandelmoment. Daarachter staat extra informatie over het afgekeurde behandelmoment. Als laatste kan er aangevinkt worden dat u deze regels heeft gecorrigeerd, zodat de regel verwerkt is. Op de regel eronder staat de code en de daarbij behorende reden van afkeuring. Daarna komt er een snelkoppeling waar je direct naar verschillende onderdelen in Fysiomanager kunt gaan om te corrigeren, in de meeste gevallen selecteert Fysiomanager in de uitrollijst al waar de correctie plaats moet vinden. Onderaan staat een blauwe balk met “verwerk geselecteerde onderdelen”. Deze balk klikt u aan op het moment dat u de regels heeft gecorrigeerd. De geselecteerd onderdelen die verwerkt zijn hebben geen mogelijkheid van aanvinken meer. Op deze manier komt er een overzicht met wel en niet verwerkte regels. Op het moment dat alle regels zijn verwerkt, kan er gecrediteerd worden. Dit kan gedaan worden door op de knop “declaratie crediteren” te klikken. De regels die verwerkt zijn hebben een goedkeuringsicoon gekregen en in de kolom “verwerk” kunnen de regels aangevinkt worden. Eventueel kan er nog tekst in de voetregel of bij opmerkingen worden geplaatst. Daarna dient er op de knop “crediteer” te worden geklikt en zullen de verwerkte regels gecrediteerd worden. Er is in het tabblad van de administratie bij definitieve facturen een creditfactuur gemaakt. Deze heeft een C gekregen met daarachter het nummer van de factuur. De posten die gecrediteerd zijn, zijn weer bij de openstaande posten opgenomen om bij het volgende declaratiemoment meegenomen te worden. Overige bestanden – retourinformatie via PDF-bestand ontvangen Bij deze bestanden wordt er geen digitale informatie gegeven, maar informatie op papier welke dan weer digitaal is opgestuurd. Achter de knop “PDF lezen” staan alle behandelmomenten die gedeclareerd zijn met daaronder het PDF bestand. De behandelmomenten die gecorrigeerd dienen te worden, kunnen via het hoofdmenu of agenda gecorrigeerd worden. Daarna kan er gecrediteerd worden op dezelfde manier hoe het hierboven is beschreven.
81
Handleiding Fysiomanager
Berichten Voor alle gebruikers binnen het pakket is er de beschikking over een berichtensysteem. Hiermee kunnen berichten opgesteld worden om naar één of meerdere gebruikers in het pakket te versturen. Nieuw bericht verzenden U klikt op het icoon van de gesloten envelop rechts bovenaan in de agenda of, als u al een bericht heeft verzonden, klikt u op het icoon van een “nieuw bericht” in het berichtensysteem. U selecteert de gebruiker(s) waarnaar u het bericht wilt versturen. Vervolgens vult u het onderwerp in en, indien u geen leesbevestiging wenst, verwijdert u het vinkje. Daarna kan het bericht worden gemaakt en worden verzonden door op het icoon van “verzenden” te klikken. Nieuw ontvangen bericht lezen Wanneer er een nieuw bericht is ontvangen, zal rechts bovenaan in de agenda een knipperende open envelop komen te staan. Bij het aanklikken van deze envelop komt er een lijst van berichten tevoorschijn. De nog niet gelezen berichten hebben het onderwerp in het rood staan en de gelezen berichten hebben het onderwerp in het blauw staan. Bij het aanklikken van het onderwerp van het bericht wordt het bericht getoond. De lijst met ontvangen ontvangen berichten lezen Het icoon met gesloten envelop rechts bovenaan in de agenda aanklikken. Vervolgens het icoon van “ontvangen” aanklikken. De lijst met ontvangen berichten wordt getoond. Verzonden berichten lezen Met het aanklikken van het verzonden icoon gaat u naar de berichten die eerder zijn verstuurd. Deze berichten kunnen ook verwijderd worden. Berichten archiveren Als u bij de ontvangen berichten bent, staat helemaal rechts van het ontvangen bericht een icoon van het archief. Door op dit icoon te klikken, wordt het bericht verplaatst naar het archief. Helemaal rechts bovenaan staat het icoon om naar alle berichten in het archief te gaan. In het archief kan er een keuze worden gemaakt om het bericht te verwijderen.
82
Handleiding Fysiomanager
Vecozo Vecozo staat voor veilige communicatie in de zorg. De twee belangrijkste onderdelen welke Vecozo biedt is de controle op verzekeringsrecht en het kunnen indienen van elektronische declaraties. De controle op verzekeringsrecht houdt in dat Vecozo verzekeringsgegevens van alle verzekerden in Nederland kan geven. Door naar de patiëntgegevens te gaan, kan er onderaan worden bekeken wanneer er voor de laatste keer een controle is geweest. Daarachter staat een knop “verversen” waarmee er nagegaan kan worden of de gegevens van de patiënt gelijk zijn aan de gegevens die bekend zijn bij Vecozo. Mochten er wijzigingen zijn, dan worden deze wijzigingen getoond. Deze gegevens staan ook achter de knop “wijzigingen bekijken” die te vinden is onderaan in de patiëntgegevens. Hiermee worden de wijzigingen in beeld gebracht en kunnen deze wijzigingen vervolgens worden genegeerd of geaccepteerd. Wordt er gekozen voor het negeren, dan wordt die wijziging de volgende keer niet meer gemeld. Mochten er in de toekomst andere wijzigingen komen, dan worden deze wel getoond. In het geval dat er voor accepteren wordt gekozen, wordt de wijziging overschreven over de gegevens die daarvoor bij de patiënt bekend waren. Door op het Vecozo-icoon rechts boven in de agenda te klikken, worden in een overzicht alle wijzigingen van alle patiënten getoond. Door op de knop “bekijk” te klikken, worden de wijzigingen getoond waarna deze geaccepteerd of genegeerd dienen te worden. Onderaan elk onderdeel kan er gekozen worden voor “accepteer alle zvz-gegevens. Hiermee wordt de hele lijst in één keer verwerkt. De controle op verzekeringsrecht wordt iedere nacht uitgevoerd. Het is aan te raden om deze wijzigingen dagelijks bij te houden in verband met de correcte administratieve afhandeling.
Documentenarchief Met het documenten archief is het mogelijk op verschillende plaatsten in Fysiomanager externe documenten op te slaan en te koppelen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de verwijzingen in te scannen, op te slaan en te koppelen aan het behandeltraject of aan de patiëntkaart. Aan het gebruik van het documenten archief zijn kosten voor opslag verbonden. Om kennis te maken is 1 Mb gratis. Het documentenarchief is vergelijkbaar met de harde schijf van uw eigen computer. Binnen het documentenarchief kunt u mappen maken en documenten plaatsen die dan vanaf iedere werkplek te benaderen zijn. Het algemene documentenarchief is een archief waar alle documenten in staan. Het algemene documentenarchief geeft de mogelijkheid om documentatie altijd beschikbaar te hebben. De geplaatste documenten hebben vaak betrekking op diverse onderdelen binnen Fysiomanager. Denk bijvoorbeeld aan gescande contracten van therapeuten of diverse documenten van patiënten. Binnen het documentenarchief kunnen de documenten gekoppeld worden aan diverse onderdelen van Fysiomanager. Dit hulpmiddel maakt het mogelijk documenten te groeperen per onderdeel. Koppelt u bijvoorbeeld een document uit een bepaalde map en uit een andere map aan een specifieke therapeut, dan zal het documentenarchief alleen deze documenten tonen wanneer de documenten van deze specifieke therapeut opgevraagd worden. Een onderdeel binnen Fysiomanager waaraan u documenten kunt koppelen, wordt een referentiepunt genoemd. Met dit referentiepunt is het documentenarchief in staat documenten te groeperen aan dit specifieke onderdeel. De volgende onderdelen binnen Fysiomanager bevatten een referentiepunt: -
actiejournaal commercieel actiejournaal patiënt afspraak analyse anamnese behandeldoel
83
Handleiding Fysiomanager
-
behandelmoment behandeltraject diagnosecode eindevaluatie journaal onderzoek patiëntkaart praktijk screening taakjournaal therapeut tussenevaluatie zorgverzekeraar
In het scherm waar een referentiepunt aan gekoppeld is, kunt u naar het documentenarchief gaan door op de knop “open hier het documentenarchief” te klikken. Indien er nog geen documenten gekoppeld zijn, wordt het algemene documentenarchief getoond. Als er al wel documenten gekoppeld zijn, worden deze gekoppelde mappen/ documenten getoond. Tussen het algemene documentenarchief en het gekoppelde documentenarchief kan gewisseld worden. Dit is te doen door “klik hier om alle gekoppelde bestanden te tonen” of “klik hier om door het documentenarchief te bladeren” aan te klikken. Het invoeren van een document is te doen door naar het algemene documentenarchief te gaan staan, onderaan bij document plaatsen het document op te zoeken en toe te voegen. Er kunnen mappen aangemaakt worden waarin de documenten opgeborgen worden. Dit is te doen door een nieuwe map toe te voegen. Het koppelen van een document aan een referentiepunt is te doen door op het document te gaan staan. Er verschijnt een venster waarin de koppeling met het referentiepunt te maken is. Als de aanwijzer op een document wordt geplaatst, dan verschijnt er een venster met daarin is de keus voor wie dat document zichtbaar is. Naar eigen keus kunnen administratiemedewerkers en therapeuten aangevinkt worden, zodat zij die documenten kunnen bekijken. U kunt als beheerder deze functie in- en uitschakelen via Hoofdmenu-Beheer-Pakketinstellingen. Let op: Als u het documenten archief inactief zet, maar er staat wel meer dan 1 MB data op de server, dan worden nog steeds kosten berekend.
84
Handleiding Fysiomanager
Patiëntplanner De patiëntplanner kan op aanvraag in het pakket worden gezet. Deze optie biedt de mogelijkheid om snel een moment in een agenda te vinden waarop een patiënt kan worden ingepland. In de agenda boven de kalender dient er op de knop “patiëntplanner” geklikt te worden. Er verschijnt een scherm waar de patiënt gekozen kan worden en waar gegevens ingevuld dienen te worden die bepalend zijn voor het inplannen van de patiënt. Deze gegevens bestaan uit de datum waarop de patiënt ingepland kan worden, met daarachter een tijdstip. Daaronder hoelang de afspraak duurt, het behandeltype en eventueel de voorkeur voor een praktijk en therapeut. Gevolgd door de knop “zoek”. Er verschijnt een blok met 5 tabbladen. - Direct match Er worden mogelijkheden gegeven die exact aan de voorkeur van de ingegeven gegevens voldoet. - Opties vandaag Hier worden mogelijkheden gegeven op de gevraagde dag, maar waarbij niet het exacte tijdstip wordt getoond. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een patiënt alleen op een bepaalde dag kan komen maar het tijdstip niet beschikbaar is. - Opties deze week In dit tabblad worden de mogelijkheden gegeven in de gevraagde week, maar niet op de exacte dag en het gewenste tijdstip. - Opties weekdag Hieronder worden de mogelijkheden getoond die beschikbaar zijn op de gevraagde dag, maar in een andere week. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een patiënt alleen op een bepaalde dag kan komen en het tijdstip en de gevraagde dag niet beschikbaar zijn. - Opties dit tijdstip Er worden mogelijkheden gegeven die voldoen aan het tijdstip, maar op een andere dag van de week dan de voorkeur naar uitging. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat de patiënt alleen op een bepaald tijdstip kan en de dag niet uitmaakt. Bij het klikken op “plannen” kan er een behandelmoment ingepland worden in de agenda van de therapeut.
85
