AFSPRAKENNOTA 2014-2019 GEMEENTELIJKE ADVIESRADEN Maasmechelen Artikel 1. Doel afsprakennota In de afsprakennota wordt de relatie met het college van burgemeester en schepenen vastgelegd en worden afspraken gemaakt over wat men van elkaar mag verwachten. Op deze manier wordt er gestreefd naar een goede (samen)werking en optimale adviesverlening. Artikel 2. Toepassingsgebied: 2.1. Deze afsprakennota is van toepassing op de volgende gemeentelijk erkende adviesraden: - de cultuurraad; - de sportraad; - de jeugdraad; - de seniorenraad - de gehandicaptenraad - de GROS, gemeentelijk raad ontwikkelingssamenwerking - de milieuraad - het LOK, Lokaal Overleg Kinderopvang - overlegstructuren die in een latere fase worden erkend als gemeentelijke adviesraad Artikel 3. Advies Vragen: van gemeentebestuur aan adviesraad 3.1. Het gemeentebestuur zal de ‘vraag om advies’ steeds schriftelijk of digitaal stellen, de vraag is ondertekend door burgemeester en secretaris of de bevoegde schepen. 3.2. Het gemeentebestuur zal de ‘vraag om advies’ richten aan de voorzitter en ter info aan de begeleidende ambtenaar van de betreffende adviesraad. 3.3. Het gemeentebestuur zal de adviesraad maximaal een termijn van 45 kalenderdagen geven, te rekenen vanaf de datum van aankomst van de adviesvraag bij de adviesraad. In onderlinge afspraak tussen adviesraad en gemeentebestuur kan de termijn verlengd of ingekort worden. Slechts om uitzonderlijke redenen en omwille van gemotiveerde hoogdringendheid kan het gemeentebestuur de termijn eenzijdig inkorten. 3.4. De ‘vraag om advies’ van het gemeentebestuur bevat onder andere de volgende zaken: 1) een duidelijke omschrijving van de concrete vraag; 2) uitleg over het wettelijke en financiële kader waarmee de adviesgever moet rekening houden; 3) opgave van de uiterste datum van inlevering van het advies bij het gemeentebestuur, rekening houdend met een termijn van maximaal 45 kalenderdagen. 3.5. Indien op de adviesvraag van de gemeente de adviesraad geen advies uitbrengt binnen de afgesproken termijn mag het advies als ‘gunstig’ worden beschouwd. Artikel 4. Advies Uitbrengen: van adviesraad aan gemeentebestuur 4.1. Adviezen zijn pas geldig na ondertekening van de voorzitter van de adviesraad. 4.2. De adviesraad zal de adviezen die het uitbrengt steeds schriftelijk of digitaal overmaken. 4.3. De adviesraad zal de adviezen bezorgen aan het college van burgemeester en schepenen en dit rechtstreeks of via de begeleidende ambtenaar. 4.4. Het advies van de adviesraad bevat onder andere een duidelijke omschrijving en bijhorende argumentatie ter motivering van het advies. In de motivatie zal de adviesraad rekening houden met de reeds bekende beleidskeuzes.
Afsprakennota 2014-2019
Pagina
1 van 6
4.5. Adviesraden kunnen op eigen initiatief advies geven over onderwerpen met betrekking tot haar beleidsdomein. 4.6. Adviezen zijn niet bindend. Artikel 5. Antwoord op advies: van gemeentebestuur aan adviesraad 5.1. Het gemeentebestuur zal op het advies van de adviesraad een antwoord geven binnen een termijn van 45 kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum dat het advies toekwam. 5.2. Het gemeentebestuur zal het antwoord schriftelijk of digitaal overmaken. 5.3. Het gemeentebestuur zal het antwoord richten aan de voorzitter van de betreffende adviesraad; 5.4. Het antwoord van het gemeentebestuur (gemeenteraads- of college-uittreksel) bevat onder andere de volgende zaken: 1) datum van behandeling door het college en/of de gemeenteraad; 2) duidelijke omschrijving van de beslissing en bijhorende motivatie bij de keuze van de beslissing; 3) een duidelijke omschrijving van de verdere opvolgingsprocedure; 4) indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, zal de procedure die het dossier nog verder moet volgen en de datum van een definitief antwoord aan de adviesraad opgenomen worden. Artikel 6. Bijkomende Informatie – Uitwisseling 6.1. Wanneer de adviesraad advies wenst uit te brengen, kan zij steeds schriftelijk of digitaal informatie opvragen bij het college van burgemeester en schepenen. De vraag tot informatie kan via begeleidende ambtenaar verlopen, die hierin een intermediaire functie vervult. 6.2. De schriftelijke verzoeken om informatie vanwege de adviesraad zullen binnen de 10 werkdagen beantwoord worden door de gevraagde informatie ter beschikking te stellen, ofwel door de wettelijke bezwaren tegen de informatieverstrekking mee te delen. De eventuele inzage kan verlopen via de betrokken gemeentedienst. Artikel 7. Ondersteuning 7.1. Voor de bijeenkomsten van de adviesraad wordt, indien gewenst, een gratis lokaal van de gemeente ter beschikking gesteld. 7.2. Het gemeentebestuur zal een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid en Lichamelijke Ongevallen afsluiten voor de leden van de adviesraden. 7.3. De adviesraad ontvangt een gemeentelijke toelage van 3.200 € per jaar en verantwoordt die jaarlijks aan de hand van het sjabloon in bijlage 3. 7.4. De adviesraad vermeldt voor elke uitgave tot welke van onderstaande uitgavenposten deze behoort: a. Werkingskosten
b. Uitgaven in het kader van de adviesopdracht c. Uitgaven ter ondersteuning van projecten 7.5. De werkingskosten kunnen maximaal 1000 € per jaar bedragen 7.6. Indien de toelage in jaar x-1 niet volledig werd opgebruikt, wordt het resterende bedrag in mindering gebracht bij de uitbetaling van de toelage in jaar x. Het niet gebruikte bedrag in jaar x-1 kan ook overgedragen worden naar jaar x, mits motivering aan het college van burgemeester en schepenen via het tabblad ‘overdrachten projecten’ van het sjabloon in bijlage 3. Deze motivering bevat minimaal de naam van het project, een inhoudelijke beschrijving, een timing en een begroting.
7.7. Het college van burgemeester en schepenen zal jaarlijks de afrekening van jaar x-1
beoordelen en dienen goed te keuren alvorens de toelage van jaar x kan uitbetaald worden.
7.8. De ondersteuningopdracht van de begeleidende ambtenaar bestaat uit het onderstaande:
1) a. b. c. d. 2) a. b. c. 3) 4) a. b. c.
5)
6)
7)
Contactpersoon voor de raad binnen de gemeente. Signaleren beleidspunten waarover advies kan worden uitgebracht. Adviezen raden doorspelen aan de betrokken schepen. Opvolging advies raden + regelmatige terugkoppeling. Stimuleren / opvolgen samenwerkingsverbanden met andere gemeentelijke diensten. Administratieve ondersteuning: Uitnodiging versturen. Agenda opstellen in overleg met voorzitter. Verslag DB + AV opmaken (in overleg met voorzitter / secretaris) + versturen. Hoofdopdracht ondersteunende ambtenaar is de (Maasmechelse) adviesfunctie van de raad ondersteunen. De ondersteunende ambtenaar kan wel meegaan ter ondersteuning van adviesraad naar regionale en/of provinciale overleggen (niet ipv). Alle bijkomende activiteiten van de raden kunnen ondersteund worden op volgende manier: Contacten / afspraken met andere gemeentelijke diensten. Minimale administratieve ondersteuning (versturen uitnodigingen, …). Ondersteuning op dag van de activiteit zelf. Andere vragen / verwachtingen vanuit de raden mbt ondersteuning van ambtenaar ikv bijkomende activiteiten en werkgroepen gebeuren steeds in overleg met de dienst, afhankelijk van de dienstplanning. Controlefunctie’ gemeente / dienst: a. De gemeente / dienst bewaakt de gemeentelijke procedures (bv. financiële procedures bij aanvragen toelage, procedure bij wijzigen statuten, …). b. De gemeente / dienst oefent geen controle uit op inhoud van adviezen of op inhoudelijke werking adviesraad. De begeleidende ambtenaar handelt volgens de deontologische code dat een weerspiegeling is van de centrale waarden voor de gemeentelijke organisatie en die mee richting geeft aan het streven naar modern overheidshandelen, m.n. loyaliteit, objectiviteit, spreekrecht en spreekplicht, professionalisme, klantgerichtheid en wettelijkheid/correctheid. Tijdsinvestering: ca. gemiddeld 1/2 dag/week. Artikel 8. Samenstelling en werking van de adviesraden 8.1. De adviesraden zullen in het eerste jaar van de nieuwe legislatuur, de statuten (over zijn samenstelling en werking) ter bekrachtiging voorleggen aan de gemeenteraad; 8.2. De mandaten zijn onbezoldigd; 8.3. De statuten zullen minimaal de volgende elementen bevatten, die conform moeten zijn met de bepalingen van de geldende wetgeving en decreten ter zake: 1) regels over de aanduiding van de stemgerechtigde leden van de adviesraad; 2) regels over de aanduiding van waarnemende leden van de adviesraad; 3) regels over het vervallen van het lidmaatschap van de stemgerechtigde en waarnemende leden van de adviesraad; 4) taakomschrijving van de bestuursfuncties en van de aangesloten leden (vb. in bijlage)
Afsprakennota 2014-2019
Pagina
3 van 6
5) art. 4 van deze afsprakennota i.v.m. adviesverstrekking wordt integraal overgenomen; 6) art. 7 van deze afsprakennota i.v.m. financiële afspraken en ondersteuning wordt integraal overgenomen. Artikel 9. Openbaarheid van de werkzaamheden van de adviesraden: gemeentedecreet De verslagen en adviezen van de adviesraden liggen voor het publiek ter inzage op de betrokken gemeentediensten. Artikel 10. Overleg adviesraden: Het college van burgemeester en schepenen richt een overleg adviesraden op: 10.1. Het overleg adviesraden bestaat uit de adviesraden zoals vermeld in art. 2.1. 10.2. De samenstelling bestaat uit: 1) De voorzitter van de adviesraden; 2) De secretaris of stemgerechtigde plaatsvervanger van de adviesraden; 3) Eventueel de gemeentelijke ambtenaar die werd toegewezen aan de adviesraad; 4) Eventueel de betrokken schepenen; 5) Eventueel een deskundige in het kader van expertise rond een bepaald thema o.b.v. de agenda. 10.3. Het secretariaat wordt verzorgd door het gemeentebestuur. De gemeentesecretaris duidt hiervoor een ambtenaar aan. 10.4. Het overleg adviesraden heeft als opdracht: 1) Het overleg mogelijk maken tussen de adviesraden onderling en tussen het gemeentebestuur en de adviesraden; 2) Komen tot gemeenschappelijke uniforme afspraken en advisering (toelagen, integrale plannen, …) t.a.v. gemeenschappelijke thema’s naar het gemeentebestuur; 3) Adviesverstrekking in het wijzigen van deze afsprakennota. 10.5. Het overleg adviesraden komt samen op vraag van het gemeentebestuur. De uitnodiging en agenda gebeurt schriftelijk of digitaal en dit minstens 10 werkdagen op voorhand. 10.6. Het overleg adviesraden kan door het gemeentebestuur samengeroepen worden op vraag van minstens 2/3 van de raden zoals vernoemd in art.2.1. De aanvraag gebeurt schriftelijk met duidelijke omschrijving van agenda en is ondertekend door de voorzitters van de respectievelijke raden en is gericht aan het college van burgemeester en schepenen. De uitnodiging zal door het gemeentebestuur steeds schriftelijk of digitaal gebeuren met duidelijke omschrijving van agenda. 10.7. Bij verlet van een adviesraad, kan deze schriftelijk hun standpunt en/of advies overhandigen aan de toegewezen begeleidende ambtenaar, die dit zal voorleggen. Artikel 11. Wijziging van de afsprakennota: De afsprakennota wordt opnieuw opgemaakt in het eerste jaar van elke legislatuur en dit voor de duur gelijklopend met de beleids- en beheercyclus (BBC). Deze afsprakennota kan eventueel na onderling overleg met het gemeentebestuur op het overleg adviesraden worden gewijzigd in de loop van de legislatuur.
Bijlage 1: Functieomschrijvingen functies binnen adviesraden
1. Functieomschrijving voorzitter • • • •
• • •
Onderschrijft de bevoegdheden van de leden van de algemene vergadering, van de leden van raad van bestuur en van de leden van het dagelijks bestuur. Leidt de vergaderingen ( algemene vergadering en dagelijks bestuur). Stimuleert de creativiteit van de bestuursleden voor het formuleren van adviezen, coördineert de samenspraak met de eventuele werkgroepen. Houdt contact met de schepen, met de gemeentelijke dienst en met alle geledingen van de gemeentelijke adviesraad en andere gemeentelijke organen die voor het betrokken thema van belang kunnen zijn: dit is het verzorgen van de communicatie in het algemeen. Delegeert, in samenspraak, communicatieve aspecten naar de ondervoorzitter, secretaris of andere bestuursleden. Pleegt overleg met de ambtena(a)r(en) over de werking van de adviesraad. De voorzitter verzoekt de secretaris, op aangegeven tijdstip, de nodige briefwisseling, uitnodigingen en verslagen van de vergaderingen te verzenden, alsook afspraken te maken namens de adviesraad.
2. Functieomschrijving ondervoorzitter (indien aanwezig) • • • • •
Vervangt de voorzitter waar nodig en neemt bij diens afwezigheid zijn taken waar. Assisteert de voorzitter, in samenspraak, bij de interne en externe communicatie. Waakt, in samenwerking met de voorzitter, over de waardevolle inhoudelijke aspecten die specifiek zijn voor de adviesraad. Onderhoudt, samen met de voorzitter, de contacten met de leden, de verkozen leden van het bestuur van de adviesraad en eventuele deskundigen (indien er zijn). Heeft aandacht voor de kwaliteitszorg die de adviesraad uitstraalt en dit vertaalt zich o.a. in de opvolging van adviezen die deskundig gemotiveerd worden door het bestuur en eventueel voorbereid door een werkgroep.
3. Functieomschrijving secretaris (indien aanwezig) • • •
De secretaris is notulant van de algemene vergaderingen, de vergaderingen van het dagelijks bestuur. De secretaris draagt de inhoudelijke verantwoordelijkheid over de verslagen. De secretaris zorgt op verzoek van de voorzitter, op aangegeven tijdstip, voor de nodige briefwisseling, het verzenden van de uitnodigingen en verslagen van de vergaderingen, alsook om de nodige afspraken te maken namens de adviesraad. Op vraag van het bestuur of de commissievoorzitter zorgt de secretaris voor de nodige informatie en documentatie.
4. Functieomschrijving penningmeester (indien aanwezig) • •
Alle gelden worden als een goede huisvader beheerd door de penningmeester. Elk jaar worden de rekeningen van het verlopen jaar en de begroting van het volgende jaar voorgelegd aan de algemene vergadering.
Afsprakennota 2014-2019
Pagina
5 van 6
•
Elk jaar worden de rekeningen van het verlopen jaar en de begroting van het volgende jaar voorgelegd aan het schepencollege.
5. Functieomschrijving bestuursleden • •
De bestuursleden ijveren om zo objectief mogelijk de doelstellingen en werking van de adviesraad intern en extern te realiseren en te bewerkstelligen. De bestuursleden nemen kennis van de dossiers en agendapunten en bereiden zich voor om deel te nemen aan het dynamisch debat of gesprek dat in de bestuursvergadering wordt gevoerd.
