Afscheid. Benchmark Werkplekdiensten

24

Beeldverslag

Het IV-magazine van Defensie

in touch #2 2007 | Tekst John derksen | foto john derksen (jcg) en Jaap van Loon

“Naast de vaak lange werkdagen, mede veroorzaakt door het tijdsverschil van 10 uur met Nederland was er gelukkig ook tijd over om wat van het land te zien”. Defensiemedewerkers komen overal. Is het niet op uitzending, dan wel om werk over de grens te verrichten. Zo vertrok een aantal JCG’ers (Joint Cis Group) naar Australië om TITAAN-werkplekken te creëren. In Canberra op de Nederlandse ambassade en op diverse Australische defensielocaties in Canberra en Sydney. Jaargang 1

n

Mei 2007

Ongeveer in februari 2006 kwam het bericht dat er mogelijk een behoefte was bij de Australiërs om, wanneer ze samen met Nederlandse militairen gingen deelnemen aan de operatie in Afghanistan, mee te kunnen kijken in het TITAAN-netwerk dat Nederland daar gebruikt. De daadwerkelijke opdracht kwam pas later en in november 2006 vond de uitrol plaats. De opdracht hield in het voorbereiden en uitrollen van een aantal uitlopers van het Afghanistan TITAAN-netwerk op een aantal Australische defensielocaties en bij de Defensie attachee op de Nederlandse ambassade. Een interessante klus, ook voor de twee medewerkers van het C2SC (Command & Control Support Center), die voor instructie mee waren. Na enkele problemen te hebben overwonnen, waarbij geregeld contact werd gelegd met Nederland, is uiteindelijk een goed product afgeleverd. Een geslaagde reis, waarin we zelf ook

Afscheid Herman Hulshof

veel hebben geleerd; met name het belang van een goede voorbereiding. *TITAAN = Theatre Independent Tactical Army and Airforce Network.

Open Source Benchmark Werkplekdiensten



Editorial

Recensie

in touch #2 2007 | Tekst Martje van der Brug | foto defensie

Open Mind Open Source-software biedt grote voordelen: leveranciersonafhankelijkheid en Drs. Adriaan Blankenstein (C-BGICT)

Kwaliteit

Drs. Martin boskamp (C-BGiv)

Voor u ligt het tweede nummer van het relatiemagazine van de IV-organisaties binnen

digitale duurzame standaarden. Toch bestaat er in veel organisaties nog weerstand tegen de introductie van deze vrij verkrijgbare software. ICT-ers bij DIO, DCIVB en DTO hebben echter een open mind en gaan op onderzoek naar een

Defensie ‘In Touch’. Kwaliteit van de dienstverlening staat bij ons hoog in het vaandel.

effectieve inzet binnen Defensie.

We zoeken dan ook altijd naar mogelijkheden om deze te verbeteren. Zo onderzoeken we hoe we de medische zorg kunnen verbeteren, door aansluiting te zoeken bij het Landelijk Elektronisch Patiënten Dossier. En verbeteren we de veiligheid binnen

Leveranciersonafhankelijkheid In het verleden maakte Defensie vaak gebruik van software op de plank waar leveranciers alle rechten op behielden. Volgens René Stout, programmamanager van DIO bestaat hierbij het risico dat je afhankelijk wordt van de leverancier. “Dat kan problemen opleveren wanneer je van product wilt wisselen. Veel leveranciers gebruiken een eigen opslagformaat en interfa­cetaal. Logisch, want zo zorgen ze ervoor dat de concurrent minder goed kan integreren met hun product dan ze zelf kunnen. Maar ze maken het ons als gebruiker wel moeilijker om over te stappen.” Een belangrijk verschil tussen Open Source en Closed Source software is dat het bij Open Source mogelijk is om precies te zien wat het programma doet. Vooral vanuit beveiligingsoogpunt is dat interessant. En door te eisen dat leveranciers met open standaarden werken, maken we ons zelf minder afhankelijk van bepaalde producten. Dat vergroot onze keuzevrijheid en dus onze flexibiliteit.

Defensie door de invoering van de nieuwe Defensiepas. Dat we kritisch zijn ten aanzien van onze dienstverlening blijkt uit het feit dat we benchmark-onderzoeken laten uitvoeren. Gelukkig pakte het werkplekonderzoek goed uit. Al waren er wel verbeterpunten waar we mee aan de slag kunnen. Ook op operationeel gebied kijken wij kritisch naar onze eigen inzet. Zo ging commandant Joint Cis Group ter plaatse in Afghanistan op zoek naar verbeterpunten. Drs. Martin Boskamp (C-BGIV)

4

10

issue Patiëntendossier

8

Interview Afscheid Herman Hulshof

14

Reportage Missie in Afganistan

dialoog Nog jaren getrouwd

INHOUDSOPGAVE 03 RECENSIE / Open Mind 04 ISSUE / EPD verbetert kwaliteit zorg 07 DISCUSSIE / Nieuwe pas: meer veiligheid! 08 REPORTAGE / Operationele IV in Afghanistan 10 INTERVIEW / De stekker eruit! 13 VERSLAG / ICT-Migratie in USA 14 DIALOOG / Nog jaren getrouwd 16 KORT NIEUWS 17 COLUMN / Minder uitstoot CO2 door ICT? 18 C2SC / DTO / DIO / DCOP 22 RESULTAAT/ Voortdurend verbeteren COLOFON eindredactie

Redactie en coördinatie

Vormgeving en productie

Correspondenieadres

Suzan van der Weij

Kris Kras Design

Marcel van Agten Charles van der Mee Ron Voragen

Redactionele bijdragen

Druk

Martje van der Brug, Annemarie Teuns, Henk Sepers, Teus van der Plaat e.a.

Tromp Drukkerij B.V Rotterdam

Redactie In Touch Binckhorsthof / Kamer 5B20 Postbus 20703 / 2500 ES Den Haag MPC 58L

Motie-Vendrik In 2002 is in de Tweede Kamer de motie-Vendrik aangenomen. Deze had tot doel het stimu­leren van Open Sourcesoftware in de publieke sector. Marcel Smits, senior verwerver bij DCIVB meldt dat Defensie serieus invulling wenst te geven aan deze motie en dat dit initiatief hiervan onderdeel is. Daarbij gaat het zeker niet alleen om het vervangen van Microsoft Client Software (OS en Office). “De Open Stan­daar­den en Open Source Software-library (OSS) omvat tientallen titels die in aanmerking komen voor gebruik binnen Defensie. We gebruiken ze tot nu toe marginaal: minder dan 1% van onze huidige software is Open Source.” DCIVB wil de Open Source initiatieven opschalen. Marcel Smits denkt overigens niet dat dit direct tot grote besparingen zal leiden. “De kosten zullen voor de baten uitgaan. De tech­ni­sche en financiële voordelen zullen pas op langere termijn kunnen worden binnengehaald.” Hij betreurt het dat de Open Source-ambities in 2007 door budgettaire kwesties gematigd zijn. DCIVB hoopt dat er in 2008 meer budget voor beschikbaar komt. Grote vlucht Bij Open Source hebben alle gebruikers maximale rechten op de broncode van de software. Deze kan gemakkelijk verspreid worden via internet. De innnovatie en groei van Open Source nemen een spectaculaire vlucht nu particulieren, ondernemers én grote organisaties wereldwijd samenwerken. Partijen als Oracle, IBM, NSA en het Europees Octrooibureau werken

Proeftuin van DTO en DCIVB kan op termijn leiden tot een introductie van Open Source en Open Standaarden binnen Defensie.



actief mee aan de ontwikkeling. Olivier Sessink, senior innovatiemanager van het DTO Kenniscentrum wijst op de grote im­pact van Open Source-producten zoals MySQL, Jboss en Xen. “Door onder andere het ondersteunen van open standaarden kan deze software zeer flexibel ingezet worden. Dat levert gebruikers de unieke mogelijkheden om de IV en ICT flexibeler in te vullen.” Als nieuwkomers een bestaande markt drastisch veranderen wordt dit wel disruptive inno­vation genoemd. Deze term is beslist van toepassing op Open Source. Zo heeft het pakket Openoffice. org de ingeslapen markt hardhandig wakker geschud.

Pilotprojecten Bauke Keulen, senior adviseur bij DTO vertelt: “Beleidsmaker DIO wil leverancier­onaf­hankelijkheid en digitale duurzaamheid stimuleren. Daarom heeft Commandeur Hank Ort ons opdracht gegeven om te onderzoeken of de programma’s OpenOffice.org en Firefox een alternatief zijn voor Microsoft Office en Internet Explorer. Ik vind dat een heel interessante ontwikkeling. We hebben nu proeftuinen ingericht met ongeveer honderd ervaren gebruikers. Daarin onderzoeken we wat de impact is van deze applicaties op de bedrijfsvoering.” Tot dusverre zijn de ervaringen positief, al zullen er voor defensiebreed gebruik zeker aanpas­singen nodig zijn. Deze pilots zullen zorgvuldig worden geëvalueerd. Daarna zal worden besloten of de Open Source-software in het startmenu van MULAN kan worden geïmplementeerd. Bauke Keulen: “Het is een lang traject dat de hele IV-keten moet doorlopen. Dit is de beginfase. Maar Open Source biedt uitzicht op veel goeds voor de toekomst.”





Issue



in touch #2 2007 | Tekst Martje van der Brug | foto Marijke volkers en defensie

uitwisseling medische gegevens mogelijk

EPD verbetert kwaliteit zorg EPD gestart met regionale pilotprojecten

Binnenkort maakt het landelijk elektronisch patiëntendossier (EPD) een veilige en betrouw­bare uitwisseling van medische gegevens in Nederland mogelijk. Defensie sluit zich aan bij dit initiatief van VWS en wil de militaire medische gegevens gaan koppelen.

Uitwisseling medische gegevens In de medische zorg kunnen fouten ontstaan door verkeerde informatieoverdracht of doordat zorgverleners niet op het gewenste moment bij de juiste gegevens kunnen. Dit kan ernstige gevolgen hebben. Het EPD maakt de uitwisseling van medische gegevens tussen zorgaanbieders zoals apotheken, huisartsen, ziekenhuizen en huisartsenposten eenvoudiger. Het EPD is een virtueel dossier. Dat wil zeggen dat er niet één dossier op één centrale plek wordt opgebouwd, maar dat gegevens uit verschillende zorginformatiesystemen worden gekoppeld. Bevoegde zorgverleners kunnen een vastgestelde set van gegevens opvragen om zo een goed beeld te krijgen van het medische verleden en medicijngebruik van een patiënt. Voorlopig bevat het EPD een elektronisch medicatiedossier (EMD) met informatie over verstrekte medicijnen en een waarneemdossier huisartsen (WDH) waarmee waarnemers een samenvatting van het dossier van de vaste huisarts kunnen opvragen. Kwaliteitsverbetering Ineke Stoop, pilotcoördinator voor het EMD bij het ministerie van VWS zegt: “Het landelijke elektronische patiëntendossier is vooral bedoeld om de kwaliteit in de zorg te verbeteren. Als medische gegevens online beschikbaar zijn, verbetert de patiëntveiligheid. Nog altijd komen er in Nederland jaarlijks meer mensen om het leven door vermijdbare medicatiefouten dan door verkeersongevallen. Uit een recent Nederlands onderzoek blijkt dat als gevolg van vermijdbare medicatiefouten er in Nederland jaarlijks zo’n 19.000 mensen opgenomen worden in ziekenhuizen; 1.200 daarvan komen te overlijden.”

In november 2006 is in Twente een pilot gestart met het waarneemdossier huisartsen (WDH). Begin 2007 ging in de regio’s Rijnmond en Amsterdam ook het elektronisch medi­ca­tiedossier (EMD) als pilot van start. Na gebleken succes volgt vanaf de tweede helft van 2007 de landelijke uitrol in de overige regio's.

Informatiesystemen van zorgaanbieders die voldoen aan de eisen van een Goed Beheerd Zorgsysteem zullen, via gekwalificeerde netwerkleveranciers (Zorg Service Providers), worden aangeslo‚ ten op een landelijk schakelpunt (LSP). Deze ‘verkeers­toren , vergelijkbaar met ons Generiek Koppelvlak, verzorgt de veilige elektronische uitwisseling van patiëntinformatie. Het systeem is overigens streng beveiligd. Gebruikers krijgen uitsluitend toegang tot informatie waartoe zij zijn gemachtigd. Ineke Stoop: “Het LSP draait bij de CSC (Computer Sciences Corporation) in Bunnik en in opdracht van het Nationaal ICT-insituut voor de Zorg (NICTIZ).” Militaire patiënten Militairen gaan per definitie naar een militaire huisarts en andere zorgverleners. Daardoor bestaat er binnen Defensie al een compleet medisch dossier van elke militair. Toch heeft Defensie het voornemen om aan te haken bij het EPD. KLTZE Renée van Pamelen, clustermanager Medische Informatievoorziening en Arbosystemen van DCIVB legt uit waarom. “Een militair kan altijd onverwacht medische zorg nodig hebben en terecht komen bij een arts in de civiele wereld. Het is belangrijk dat deze dan ook kan beschikken over de noodzakelijke medische gegevens.” De koppeling van de militaire patiëntengegevens aan het LSP is geen vanzelfsprekende zaak. Renée van Pamelen erkent dat Defensie een afgesloten wereld is. “Deze aansluiting op een andere omgeving is voor ons psychologisch een belangrijke stap. De koppeling moet natuurlijk 100% veilig zijn, maar daar is DTO prima toe in staat.” Over de bescherming van de patiëntengegevens zegt Renée van

De koppeling van patiëntgegevens moet 100% veilig zijn

Issue



Pamelen: “Het EPD is zeer zwaar beveiligd. Om ervoor te zorgen dat patiëntgegevens niet op straat komen te liggen, worden hoge eisen gesteld aan de systemen (Goed Beheerde Zorgsystemen) en aan de netwerken (Zorg Service Providers). Daarbij zijn maatregelen getroffen zoals de inzet van een UZI-pas voor zorgverleners en autorisatie en logging op het Landelijk Schakelpunt. Het is dus niet zomaar mogelijk voor een zorgverlener om even uit te zoeken of een bataljon op missie bijvoorbeeld een voedselvergiftiging heeft. De personele gereedheid van Defensie blijft onder alle omstandigheden geheim.” Themadag EPD Defensie Op 2 maart jl. werd door DCIVB en DTO een themadag georganiseerd over de aansluiting van Defensie op het EPD. Het werd een uniek treffen tussen vertegenwoordigers van VWS en tachtig defensiemedewerkers met heel uiteenlopende achtergronden: de IV en ICT en de medische afdelingen. Er is intensief van gedachten gewisseld over het EPD en wat de koppeling voor Defensie zal betekenen. Deze vereist immers forse aanpassingen van bedrijfs­processen, medische systemen en ICT-beveiliging. Tijdens de themadag kregen de ICT-ers en zorgverleners veel begrip voor elkaars situatie. Renée van Pamelen: “De bereidheid bij artsen en ICT-ers is er wel degelijk. Wel jammer dat dit binnen de organisatie nog niet heeft geleid tot een concreet vervolg. HDP heeft gesteld dat aansluiting op het landelijk EPD nodig is,

Virtueel patiëntendossier onder handbereik Bevoegde zorgverleners krijgen een streng beveiligde Unieke Zorgverlener Identificatie (UZI-pas) die toegang geeft tot het systeem. Hiermee kunnen zij gegevens van hun eigen patiënten opvragen uit het EPD.

Discussie

in touch #2 2007 | Tekst Henk Sepers | foto margot van aarsen

maar dat complexiteit en kosten van projecten vaak worden onderschat. Daarom hebben DTO en DCIVB een voorstel gemaakt om te starten met de organisatorische consequenties, op het juiste ambitieniveau. Maar op dit moment houden de Hoofddirectie Personeel en de directie Militaire Gezondheidszorg zich nog stil.” Ondanks het feit dat het voornemen tot koppeling is genomen, is er nog niets van de plannen terug te zien op de IVbegroting. “Op die manier blijft het EPD voor militairen voorlopig een luchtkasteel,” stelt Renée van Pamelen.

Ook toegang tot ICT “De pas gaan we voor toegang tot gebouwen en terreinen van Defensie gebruiken en om toegang te krijgen tot onze ICTinfrastructuur. Inloggen gebeurt dan met de login-id, de nieuwe pas en pincode. De basis voor meer veiligheid en doelmatigheid is er, nu nog het daadwerkelijke gebruik.” LtKol Tom Binnekamp Programmamanager DIO

Werk aan de winkel De IV-specialisten van DTO en DCIVB willen starten. Er zijn veel zaken uit te voeren zoals de opzet van het vereiste Goed Beheerd Zorgsysteem, dat 24x7 uur beschikbaar moet zijn. Ook moet er een Unieke Zorgverlener Iden­tificatie (UZI) komen, die militaire zorgverleners toegang geeft tot het systeem. Welke zorg­verleners krijgen welke bevoegdheden? Dat moet allemaal nog worden besloten door de Hoofddirectie Personeel. DTO en DCIVB willen de discussie gaande houden en in overleg blijven over het vervolg. De vitale component van het EPD is de patiënteninformatie. Renée van Pamelen stelt nuchter: “Defensie is gewoon één van de vele zorgverleners die aanhaken bij het EPD. En het is niet anders dan in de civiele wereld: onze zorgverleners moeten de gegevens in het systeem up-to-date brengen en houden. Dat betekent dat er op uniforme manier moet worden gecommuniceerd. Daar zijn wel opleiding en begeleiding voor nodig. Maar ik ben ervan overtuigd dat de medische zorg voor militairen hierdoor zal verbeteren. Daarom moeten we nú doorpakken en snel die koppeling aan het EPD tot stand brengen!”

Defensiebreed toegangsbeleid

Pas alleen niet voldoende

“De nieuwe pas krijgt meer functionalitei-

“Met een nieuwe pas alleen wordt het niet

ten dan de huidige pas en er is een defen-

veiliger binnen Defensie. Het nieuwe stelsel

siebreed toegangsbeleid gekomen. Om

van maatregelen en eenduidige procedures

toegang te krijgen tot lokaties van Defensie

zal daar zeker een belangrijke bijdrage aan

is er straks nog maar één soort pas in

leveren. De zwakste schakel in het veilig-

omloop. Die eenduidigheid komt de veilig-

heidsproces blijven wij, de mensen zelf.”

heid zeker ten goede.” Kol Jaap de Die

LtKol Arnold J. van der Burg

Beveiligingsautoriteit

Wnd Hoofd Defensiebrede Projectorganisatie

Nieuwe pas: meer veiligheid! DIO, BGICT en BGIV werken aan een nieuw identiteitsbewijs voor defensiemedewerkers: de defensiepas. De ‘slimme’ pas is een voorloper binnen de rijksoverheid. Ook van ‘buiten’ bestaat belangstelling.



“Met de huidige pas is al een belangrijke veiligheidstandaard gerealiseerd”, zegt André van Gentevoort, projectmanager Beveiligingsprojecten. De contracten voor de oude pas lopen af, bovendien heeft Defensie behoefte aan aanvullende functionaliteiten. Met de nieuwe pas wordt daaraan ruimschoots tegemoet gekomen. “Naast de toegang tot gebouwen en terreinen verschaft de nieuwe pas ook toegang tot de ICT-omgeving”, aldus Van Gentevoort. De pas bevat daarnaast een wettelijk erkende elektronische handtekening. Daarmee maakt Defensie tevens de gewenste doelmatigheidsslag in de IV-keten. “Het is aan de eigenaren van IV-systemen om de mogelijkheden die wij creëren in hun systemen op te nemen.” Van Gentevoort onderschrijft de opmerking van Binnekamp dat het op het daadwerkelijk gebruik van de functionaliteiten van de pas aankomt. Ontwikkeling van diensten is daarom essentieel.

Verantwoordelijkheid “Iedere defensiemedewerker heeft

straks inderdaad één pas. Die eenduidigheid zal zeker de veiligheid verhogen. Alleen de kleur verschilt per doelgroep. Interne medewerkers krijgen bijvoorbeeld een andere kleur pas dan mensen die met pensioen gaan.” Belangrijk voor de beveiliging bij Defensie is niet alleen de invoering van een nieuwe pas weet Van Gentevoort. “Het is net een snelweg. Een automobilist bepaalt de veiligheid. Zo is het bij ons ook. Wij stellen een hoogwaardig product ter beschikking. Onze medewerkers bepalen het succes ervan.” Daarom loopt er ook een paralleltraject (‘Beveiliging: mijn zorg?!’)waarin mensen bewust worden gemaakt van hun medeverantwoordelijkheid in de beveiligingsketen.

UZI-pas





Reportage



in touch #2 2007 | Tekst Martje van der brug | foto defensie

kolonel Loek Smits neemt iv onder de loep

Operationele IV in Afghanistan De Joint Cis Group (JCG) is sinds de zomer van 2006 betrokken bij de opbouw van de kampen in Afghanistan. Het afgelopen jaar is gebleken dat de uitzonderlijke omstandigheden ter plaatse permanente IV-ondersteuning vereist. Dit was voor commandant kolonel Loek Smits aanleiding om zelf een werkbezoek aan het missiegebied te brengen. Een verslag van zijn ervaringen.

waardoor sommige dingen niet goed gaan.” Ook benadrukt hij de harde realiteit van de missie. “Als je uit het vliegtuig stapt, krijg je direct te horen dat je niet van het beton mag afstappen in verband met mijnen. Al ben je militair, dat voelt daar toch echt anders dan hier. Het is goed als IV-mensen dat ook ervaren. Dan kun je je veel beter verplaatsen in de mindset van de mensen die op missie zijn.” Stof als vijand Iedereen weet dat de gebruiksomstandigheden in Afghanistan sterk afwijken van die in Ne­der­land. Hoe sterk, dat kun je bijna alleen maar ter plaatse ervaren. Zo ligt er een verharde dirtstrip als landingsbaan in Tarinkowt. Als daar in het droge seizoen een vliegtuig landt, veroorzaakt dat een stofwolk van 300 meter hoogte. Dat stof kruipt overal in - ook in de apparatuur. “Natuurlijk hebben we stoffilters ingebouwd en airco’s meegebracht,” vertelt de JCG-commandant. “Maar onze filters kunnen zoveel stof helemaal niet aan.” Ook de servervoertuigen van TITAAN ondervonden problemen. “Daar is geïmproviseerd door de deur open te zetten. Dan kan de airco het stof niet door de apparatuur zuigen.” Maar desondanks was na acht maanden 30% van alle harddisks in de kampen kapot.

aan het bouwen. Ik heb met eigen ogen gezien dat hooguit 75% van de kampen klaar is. Dat maakt extra CIS-ondersteuning nodig.”

Joint Cis Groep De Joint CIS Groep (JCG) vormt met DTO de Bedrijfsgroep ICT. Hoofd­taak van JCG is het onder-

Deskundigheid ter plekke De JCG-commandant heeft door zijn reis veel meer begrip gekregen voor de bijzondere IV-behoeften in Afghanistan. “Ik voel me nu nóg meer betrokken.” Zijn belangrijkste conclusie: “We hebben te weinig onderkend dat je op IV-gebied niet alles op afstand kunt doen. Je hebt deskundigheid ter plekke nodig.” Als voorbeeld noemt hij E-welfare. “Dat heeft ongelofelijk veel kinderziektes gehad. Het sys­teem lag er steeds uit en dat is natuurlijk demoraliserend voor de manschappen. Omdat het een DTOdienst is, mocht de CIS ter plaatse daar in eerste instantie niets aan doen. Maar dat wordt door de manschappen die met thuis willen communiceren natuurlijk niet begrepen. Hetzelfde geldt voor het medische netwerk van DTO. Dat is volledig afgeschermd. Dus toen er problemen ontstonden was er niemand met beheerrechten aanwezig om er iets aan te doen. DTO heeft dat overigens perfect opgelost door de mensen van C2-ondersteunend element beperkte beheerrechten te geven. Die kunnen nu lokaal helpen als er iets mis gaat.”

steunen van de operationele informatievoorziening (OIV) van De­fen­sie. Met bijna 300 medewerkers - waarvan 80% militair - is JCG de huis­leverancier van de operationele communicatie- en informatiesystemen van de land-, lucht- en zeestrijd­krach­ten bij militaire operaties, oefeningen en commando­voerings­onder­steuning. JCG’ers worden overal ter wereld ingezet. Ze waren betrokken bij het opbouwen en draaien met de de­tach­ementen in Afghanistan. Ook werken zij aan de installatie van het systeem OMIS (Opera­ tio­neel Management Informatie Systeem van het Commando Luchtstrijd­krach­ten) voor de oefe­ ning Joint Caribbean Lion en treden daarbij op als verbindelaar in ploe­gen­dienst op Curaçao. En zij installeren uitlopers van het

Langdurige ondersteuning De specialisten van JCG zijn overal ter wereld inzetbaar. Zij worden uitsluitend voor korte perio­des uitgezonden, zodat zij beschikbaar blijven voor noodgevallen. Zo gingen zij naar Afghanis­tan om de Deployed TaskForce (DTF) te helpen bij de opbouw van TITAAN. Het was de bedoeling dat het beheer daarna vanuit Neder­land zou worden verzorgd. In de zomer van 2006 kreeg JCG echter het verzoek om langer te blijven om de Taskforce Uruzgan (TFU) te ondersteunen. In het najaar volgde nóg een verlengingsverzoek. JCG-commandant kolonel Loek Smits

Stof kruipt overal in

stelt vast dat dit niet in de haak is. “Wij gaan alleen naar een missiegebied als het écht nodig is. Perma­ nente aan­wezigheid is minder gewenst.” Op verzoek van Adriaan Blankenstein, commandant van de Bedrijfs­groep ICT, nam hij in Afghanistan niet alleen de operationele-, maar de gehele IV onder de loep. Mee op missie Smits stelt dat het voor IV-ers in Nederland heel nuttig is om eens aan den lijve te onder­vinden hoe het is om op missie te gaan. “Als je die uitzendcyclus doorloopt, begrijp je beter

What if-scenario’s Het is duidelijk dat er andere stoffilters nodig zijn. Er is echter geen eenvoudige oplossing, omdat de samenstelling van het stof in Tarinkowt heel anders is dan in Derawood, dat maar tachtig kilometer verderop ligt. Een grote uitdaging voor Smits en zijn JCG. In Afghanistan sprak hij uitvoerig met majoor Edwin Saiboo over what if-scenario’s. “In de operationele IV bouwen we natuurlijk altijd redundantie in. Maar nu gaan we ook een grotere voorraad harddisks in de kampen aanleggen.” Tijdens zijn reis zag Smits ook waarom de inzet van JCG nog steeds nodig is. “De TFU is nog volop

Betrokken

Samenwerken in de keten De commandant benadrukt het belang van een goede samenwerking in de keten. “Aan E-welfare zie je dat de kloof tussen bestuurlijke- en operationele IV niet zo groot is. Daarom vind ik dat DTO en JCG intensiever moeten samenwerken. Daar wordt de hele IVketen beter van. Samenwerken met begrip voor de verschillen, want die zullen er altijd blijven. IV vraagt nu eenmaal een heel andere insteek als er levens van afhangen.”

Samenwerken

systeem TITAAN (Theatre Inde­pen­ dent Tactical Army and Airforce Network) bij de ambassade en het militaire hoofdkwartier in Australië en vervoe­ren zij cryptosleutels naar Congo. JCG is het voort­durende aan­spreek­punt vanuit Nederland voor de operationele communicatie- en informatiesystemen in het veld en op zee.

10

Interview

11

in touch #2 2007 | Tekst martje van der brug | foto Willem jan ritman

Na 23 jaar bij Defensie gaat Herman Hulshof met pensioen. In zijn lange carrière was hij op vele manieren betrokken bij het IV-beleid. Daarom dit afscheidsgesprek, waarin hij zijn hoogst persoonlijke visie geeft op automatisering.

Directeur-generaal FinanciËn & Control Herman Hulshof neemt afscheid van Defensie

De stekker eruit! Doelmatigheid Vanuit mijn achtergrond in Finance & Control kijk ik natuurlijk anders naar automatisering dan de ICT-ers. Maar ik heb er in al die jaren wel een visie op ontwikkeld. En dat is deze: snellere en betere systemen zijn niet altijd doelmatiger. Ik zou bijna zeggen: integendeel! Kijk, een nieuw systeem is vaak wel efficiënter. Maar de opbrengst gaat vaak verloren aan de kwaliteitsverbetering. Neem de Integrale Werkplek Defensie. Door de standaardisatie zou die veel goedkoper worden. Maar toen kwamen ze bij me langs: ‘Weet u wat dit systeem ook kan? Laten we dat erbij nemen.’ Daar ga je weer! Dan schiet je zo over je budget heen.

Als ervaringsdeskundige staat Herman Hulshoff kritisch tegenover kostbare investeringen in nieuwe ICT.

Personalia

Herman Hulshof (1946) startte bij de PTT en werkte vervolgens

Stekker uit LAN2000 Mijn rol als controller is wel eens lastig. Ik moet altijd zeggen dat het niet kan, dat het niet mag, dat het niet goed is. Ik stel een budget beschikbaar. En het is altijd hetzelfde liedje: het gaat veel geld kosten. Maar, zo wordt je beloofd, op termijn gaat het geld opleveren. Uit financieel oogpunt zet ik daar mijn vraagtekens bij. Ik heb geleerd dat je in elk geval moet zorgen dat er maar één systeem in gebruik is. Dat lukt bijna nooit. Dat hebben we gezien bij Peoplesoft, toen er allerlei andere systemen naast bleven draaien. En naast de kosten van Peoplesoft werden de exploitatiekosten van die oude systemen gewoon in rekening gebracht.

bij de ministeries van Volksgezondheid en Milieuhygiëne en Economische Zaken. In 1984 stapte hij over naar Defensie waar hij in 1990 plaatsvervangend secretaris- generaal werd. Sinds 2002 is hij directeur-generaal Financiën & Control. Herman Hulshof gaat op 1 augustus met de VUT.

100% bestaat niet Laat het duidelijk zijn: het exploiteren van zes diensten met dezelfde functionaliteit is in beginsel zes keer zo duur als het exploiteren van één dienst. Zelfs al zou die nieuwe dienst niet 100% zijn wat je wilt, dan zeg ik: ‘100% bestaat niet in het leven’. Dan doe je het maar met iets minder. Vandaar dat ik een tijdje geleden geschreven heb dat ik rigoureus

12

Interview

in touch #2 2007 | Tekst Henk Sepers | foto www.baltimore.org

Verslag

“Als het gaat om bestuurlijke informatievoorziening is het betere de vijand van het goede.”

Dienstbaar aan primaire proces Automatiseerders moeten zich afvragen waarom hun projecten altijd zo uitlopen. Ik denk dat ik het weet. Vaak zijn ze zo enthousiast, dat ze vergeten dat bestuurlijke informatievoor­ziening geen doel op zich is. Het is je taak om het productieproces van Defensie te optimaliseren. Niet om automatisering zelf te optimaliseren. Vergeet nooit dat er soldaten rondlopen die getraind moeten worden. Dáár moeten we ons geld aan uitgeven! Daarom moeten we ons steeds afvragen: is 80 procent goed genoeg? Ik vind van wel. Producten- en dienstencatalogus Wat DTO levert, moet je niet overlaten aan het vrije spel der krachten. Dat moet goed bewaakt worden door de inmiddels zelfstandige DIO. Zo voorkom je meteen het spanningsveld tussen DTO en de klanten. DTO kan aan de hand van de producten- en dienstencatalogus goed uitleggen wat ze wel doen en wat niet. Als een klant daar niet tevreden mee is, dan moet DTO gewoon verwijzen naar de DIO. Die bepaalt immers als beleidsverantwoordelijke wat er in de producten- en dienstencatalogus staat. En of er een niet-standaard product geleverd kan worden. Die discussie moet je niet voeren tussen klant en leverancier. de stekker uit LAN2000 ga trekken. Dat lukt nog net voor mijn pensionering! Als MULAN straks in gebruik genomen wordt, moet de DIO het onmogelijk maken om er nog oude systemen naast te houden. DTO mag die na 1 juli niet meer leveren. Die harde hand is nodig om de voorziene opbrengsten van de hoge investeringen te waarborgen. Nee heb je Ik ben het een beetje zat dat in automatiseringsland altijd wordt beloofd dat nieuwe ontwik­kelingen grote opbrengsten zullen opleveren. Dat valt zo tegen. Want het budget wordt áltijd overschreden. Dan komen ze naar me toe en ze zeggen doodleuk: ‘We hebben wat vertraging’. Of ik even anderhalf miljoen ter beschikking wil stellen. En als ik dan kwaad word, zeggen ze: ‘Daar heb je hem weer, de financial controller begint weer te zeuren.’ Ik vind dat onbegrijpelijk. Er heerst hier een klimaat van ‘nee heb je, ja kun je krijgen’. Of het wordt toegeschreven aan overmacht. Niemand kan er ooit iets aan doen dat iets anderhalf miljoen meer kost. Dat irriteert me in hoge mate. Waar is de eigen kritische houding? Je kunt immers ook zeggen: ‘Project uitgelopen? Hoezo? Ik ga geen anderhalf miljoen vragen, ik ga het oplossen.’ Die houding mis ik.

Vertraging MULAN MULAN loopt voorspoedig. Toch lijkt er nu weer vertraging te ontstaan en daar ben ik heel boos over. De speciale veiligheidseisen die de KLU stelt en het niet op tijd klaar zijn van de initieel beloofde MULAN Confi-dienstverlening levert spanning op. Ik vind het onbestaan­baar dat een project dat al jaren loopt in deze fase geconfronteerd wordt met dit soort problemen. Dat is tekenend voor de wijze waarop automatiseringsprojecten worden gemanaged. Ik ben bijna weg, maar daar ga ik nog wel achteraan. Toekomst Als ik kijk naar de toekomst van onze ICT, dan vind ik dat je dat niet zou moeten zien als je eigen auto, waar je allemaal opties op kunt nemen. Als je je door de techniek laat mee­slepen, loop je het risico dat je te duur uit bent. Privé moet iedereen dat natuurlijk zelf weten. Maar met de ICT in je bedrijf kan dat niet. Dan moet je je elke keer kritisch afvragen: gaan we dat wel gebruiken? Kan ik het anders oplossen? Moeten we wel alles automatiseren? Daar moet Defensie zich tegen wapenen. Kijk zakelijk naar automatisering en val niet steeds voor nieuwe gadgets. Als het om ICT gaat, geldt het Oudhollandse spreekwoord: ‘het betere is de vijand van het goede’. Onze organisatie heeft mensen nodig die het management helpen om dat in te zien.

ICT-Migratie in USA Het Cluster Baltimore, een onderdeel van de Defensie Verkeers en Vervoersorganisatie, is door het DienstenCentrum IV-Beheer en de Defensie Telematica Organisatie voorzien van een nieuwe ICT-omgeving. Oude omgeving In Baltimore verzorgt DVVO onder meer de im- en export van defensiegoederen en de daarbij behorende vergunningen in de Verenigde Staten en Canada. “De oude NT4.0 omgeving was dringend toe aan een upgrade naar de huidige standaard. Omdat de ICT-gebouwbekabeling niet voldeed aan enige normering heb ik contact gezocht met DCIVB”, aldus de DTO projectleider Martijn Huisers. “Zij zijn namelijk verantwoordelijk voor het functioneel beheer van ICT-gebouwbekabeling en ondergrondse infrastructuur.” In een goede sfeer en nauwe samenwerking tussen de klant, DTO Business Unit ICT Support, de Nederlandse aannemer (ERON B.V.) en DCIVB ICT Infra regio midden kwam in een periode van twee maanden tijd de nieuwe omgeving tot stand.

Gebouwbekabeling “Door de Amerikaanse regelgeving op het gebied van aansprakelijkheid en te gebruiken materialen moest rekening worden gehouden met problemen bij de aanleg van de gebouwbekabeling”, legt Mario Lindeman (projectleider DCIVB) uit. De aanwezigheid van de beide projectleiders ter plekke heeft ervoor gezorgd dat problemen direct pragmatisch werden opgelost. Parallel aan de aanleg van de gebouwbekabeling werd door DTO gewerkt aan de inrichting van servers en pc’s. Nadat de gebouwbekabeling door aannemer ERON BV was opgeleverd werd de inrichting van de nieuwe ICT-omgeving door de Business Unit afgerond. Op 23 maart 2007 werd de compleet vernieuwde ICT-omgeving tot volle tevredenheid van de klant in gebruik genomen.

13

14

Dialoog

15

in touch #2 2007 | Tekst annemarie teuns | foto defensie

Nog jaren getrouwd

Dienst Terugkeer & Vertrek De Dienst Terugkeer & Vertrek

bij de ministeries zijn betaald met belastinggeld, dus ik vind het onze plicht om daar zuinig mee om te gaan. Dat wil zeggen: samenwerken en systemen ‘hergebruiken’ waar mogelijk. Ook al heeft de KMar in dit geval geen direct belang, we helpen elkaar gewoon.” Vertrekgesprek DT&V kon het informatiesysteem van de KMar niet één op één overnemen. “Onze procedures zijn ingewikkelder dan die bij de KMar”, vertelt directeur Maas. “Dat stelt andere eisen aan het systeem. De KMar registreert voornamelijk personen die aan de grens zijn geweigerd – achteraf dus. Wij willen ook zaken vóóraf registreren. Of het overdrachtsdossier van een vreemdeling compleet is bijvoorbeeld, en wanneer we een vertrekgesprek met die persoon hebben. Verder is het voor DT&V belangrijk dat het systeem de voortgang van het vertrekproces bewaakt.” Kookpotsessies Om het systeem van de KMar om te bouwen naar een geschikt systeem voor DT&V, werd DTO ingeschakeld. DTO host immers ook VBS. Relatiemanager Eddie Smit: “De wens van DT&V was duidelijk: binnen zeer korte tijd moest er een bruikbaar systeem draaien. Er is toen snel een groep mensen met allerlei expertises vrijgemaakt: ontwerpers, bouwers, projectleiders. In zogenoemde ‘kookpotsessies’ liepen verschillende fases van het project dwars door elkaar heen. Dat was een behoorlijke omslag voor de medewerkers: inhoudsdeskundigen moesten plotseling ook meedenken over automatisering. Want wanneer

Defensie en Justitie leggen basis voor intensieve samenwerking Om een waardig en tijdig vertrek van ongewenste vreemdelingen te bevorderen, riep het ministerie van Justitie in 2006 de Dienst Terugkeer & Vertrek (DT&V) in het leven. De nieuwe dienst had onder meer een geschikt informatiesysteem nodig. Door efficiënt samen te werken

besproken werd hoe de werkprocessen zouden moeten worden ingericht, werd meteen bedacht wat dat betekent voor het systeem.” Eén team DTO en DT&V lieten bovendien de klassieke klant-leverancierrelatie los. Smit: “Samen vormden we één team. In plaats van ieder ons eigen domein te bewaken, waren we constant op zoek naar consensus. Deze manier van werken was doorslaggevend voor het succes.” Ook Rhodia Maas is te spreken over de flexibele, constructieve werkwijze. “We kwamen nauwelijks politieke of administratieve struikelblokken tegen bij het ontwikkelen van Informatiesysteem Terugkeer en Vertrek (IS-TV). We zijn niet verzand in procedures. Deze samenwerking is een voorbeeld voor de toekomst.” Gebruiksvriendelijk De gebruikers van het nieuwe systeem, medewerkers van DT&V, zijn volgens Maas zeer positief. “We hadden ze erop voorbereid dat het systeem dat in januari ‘live’ zou gaan, nog heel basaal was. Maar het viel hen mee. Ze vinden IS-TV gebruiksvriendelijk en juist veelzijdig.” In de komende maanden verrijkt DTO het systeem met extra functionaliteiten. Maas: “Op grond van de wensen van de gebruikers en voortschrijdend inzicht zal IS-TV ook de komende jaren regelmatig aangepast worden. Kortom, DTO en wij zijn nog jaren getrouwd!”

(DT&V) is een taakorganisatie van het ministerie van Justitie. De dienst is opgericht nadat de Algemene Rekenkamer een versnippering constateerde binnen de vreemdelingenketen. Het kabinet besloot daarom in oktober 2005 dat er een aparte organisatie moest komen die de regie op de terugkeer van vreemdelingen op zich zou nemen. Vanaf 1 januari 2007 werd de dienst gefaseerd operationeel. DT&V regisseert het vertrek van vreemdelingen die geen recht hebben op verblijf in Nederland. Per jaar neemt de dienst ongeveer 20.000 vreemdelingen ‘in regie’. Als uitvoerder van het terugkeerbeleid van de regering zorgt DT&V ervoor dat het vertrek zorgvuldig, waardig en tijdig verloopt, met respect voor de vreemdeling. De dienst werkt daarbij samen met andere overheidsdiensten en maatschappelijke organisaties. Zo levert DT&V een bijdrage aan veiligheid, maatschappelijk evenwicht en een open en gastvrij Nederland.

ontwikkelden DT&V, Koninklijke Marechaussee en DTO in no time het Informatiesysteem Terugkeer & Vertrek.

Het ministerie van Justitie had haast: binnen negen maanden moest de Dienst Terugkeer & Vertrek operationeel zijn. En dus ook het ICT-systeem waarmee de dienst zou gaan werken. Algemeen directeur van DT&V Rhodia Maas stond voor een grote uitdaging. “We hadden drie keuzes: óf zelf een informatiesysteem bouwen, óf een nieuw systeem kopen, óf voortbouwen op een systeem dat ketenpartners al gebruiken. Gezien de tijdsdruk viel de eerste optie af. Een nieuw systeem kopen vonden we te duur. We kozen daarom voor het laatste: voortbouwen op een bestaand systeem.”

Zelfde behoeften Kolonel Albert Struijk van de Koninklijke Marechaussee (KMar) zat bij de oprichting van DT&V in de ‘klankbordgroep’, samen met afgevaardigden van onder meer politie en IND. “Ik stelde voor om DT&V het informatiesysteem van de KMar te laten gebruiken: het Vreemdelingen Basissysteem (VBS). Bepaalde taken in het vreemdelingenproces die DT&V nu voor haar rekening neemt, deed de KMar voorheen. Ons systeem sloot dus grotendeels aan op hun behoeften.” Maas is ervan overtuigd dat zonder de betrokkenheid van Struijk, het project nooit zo snel en goed was uitgevoerd. Voor Struijk is het de normaalste zaak van de wereld. “Alle systemen Een waardig vertrek

Maatschappelijk evenwicht

16

Kort nieuws

Hoe verder na uitstel DIV Online?

Militaire basistraining

Militaire Innovatie

De oplossingen die het project DIV Online zou gaan bieden voor de problemen die Defensie heeft op het gebied van documentaire informatie (DI) worden met het uitstellen van het project niet uitgevoerd. Defensie zal voor de meest actuele DI-problemen andere oplossingen moeten vinden en voor de lange termijn zal de DI opnieuw moeten worden gepositioneerd. De directeur Informatievoorziening en Organisatie, Cdr Hank Ort en Guus Sjouke, directeur DienstenCentrum Documentaire Informatie, hebben dit gezamenlijk opgepakt. Sjouke heeft samen met de IV-managers van de defensieonderdelen de actuele problemen in kaart gebracht. De komende periode zal gewerkt worden aan oplossingen en in de stuurgroep DI zullen de vervolgstappen worden besproken. In de volgende editie van In Touch volgt hierover nadere berichtgeving.

Nieuwe Defensie Intranet

17

in touch #2 2007 | Tekst divers | foto defensie en ronald de hommel

De Vereniging Informatici Defensie en de Vereniging Officieren Verbindingdienst organiseren dit jaar een tweetal symposia. Thema van dit tweeluik: “Militaire Innovatie”. Op 24 april vond in Bronbeek het eerste deel met als onderwerp “Omgevingsinvloeden op het militair optreden” plaats. Generaal buiten dienst Arie Oplevering van der Vlis,applicatie oud Generaal-majoor RRP der mariniers Cees Homan en Erik Jan Koedijk aan DMO namen de deelnemers aan het symposium mee langs (inter)nationale invloeden, toekomstige technologische ontwikkelingen en de trends in technologische innovatie. Mannen die volgens de vierde gastspreker en dagvoorzitter Hans Appel ‘last’ van passie hebben en hun publiek onder alle omstandigheden weten te boeien. “Wat ver weg is komt tegenwoordig steeds dichterbij”, hield militair strateeg Van der Vlis tijdens zijn verkenning van het buitenland zijn gehoor voor. Homan schetste de krijgsmacht als een betrouwbare veiligheidspartner bij overstromingen of pandemieën. Diverse externe relaties toonden het publiek de laatste snufjes op het gebied van IV-ICT ontwikkelingen. Op 25 oktober 2007 gaat in het Marine Etablissement in Amsterdam het vervolg hierop plaatsvinden met als thema: “Innovatie van het Militair optreden en ICT-trends en -toepassingen.”

Minder uitstoot CO2 door ICT?

Column Een tijd terug was ik bij de vertoning van de bekende film van Al Gore, over de wereldwijde opwarming van de aarde. Deze bijeenkomst werd georganiseerd door de Directeur Generaal Openbare Orde en Veilgheid (DGOOV) van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Genodigden waren de deelnemers van de task force Nationale Veiligheid. De zaal was gevuld met meer dan honderd beleidsmakers van de overheid en aan de over-

Burgers gaan geregeld voor een korte periode naar uitzendgebieden om daar werkzaamheden te verrichten. Om ervoor te zorgen dat zij tijdens zo’n uitzending goed verzekerd zijn op de juiste manier beschermende kleding dragen, worden zij voor de duur van de uitzending gemilitariseerd. Zij krijgen militaire kleding en uitrusting en een militaire rang, gelijkwaardig aan hun burgerschaal. Om antwoord te krijgen op vragen als: “Hoe draag ik nou die militaire kleding? Wat moet ik doen als het alarm afgaat? Hoe zijn de omgangsvormen in het uitzendgebied?” Hoe trek ik een scherfvest aan?”, volgen DTO'ers sinds kort een militaire basistraining in een heus opleidingcentrum. Op deze manier weten ze wat van hen als “tijdelijk militair” verwacht wordt.

heid gelieerde instituten zoals universiteiten en het KNMI. Het was een indrukwekkende film en hoewel een beetje politiek gekleurd, zette het velen aan het denken. In de discussie na afloop van de film werd aan de aanwezige deskundigen van onder andere Rijkswaterstaat, KNMI en Landbouw op de man af gevraagd of de feiten uit de film klopten. Het unanieme antwoord was JA, voor 90% zeker. Aan een ieder werd de opdracht meegegeven, in zijn eigen domein na te denken over overheidsmaatregelen, die de opwarming zouden kunnen voorkomen. De vraag die ik mezelf vervolgens stelde was: “Hoe kan Defensie door ICT-toepassingen bijdragen aan de vermindering van de opwarming van de aarde door minder uitstoot van CO2?“ De vraag is makkelijker gesteld, dan beantwoord. Maar na enige overpeinzingen bedacht ik dat een project als Thuis- en Telewerken door middel van Open Source software (zie ook de rubriek Recensie) wel eens een aardige bijdrage zou kunnen leveren. Het beperken van autorijden of het efficiënter

Het nieuwe Defensie Intranet bevindt zich in de afrondende fase. Van de zeven defensieonderdelen zijn inmiddels vijf volledig over. De laatste twee, het CDC en het CLSK volgen spoedig. Het intranet wordt ook geschikt gemaakt voor medewerkers in het mobiele, operationele domein. Volwaardige tool Nu het project het einde nadert is het aan de lijn om het intranet door te ontwikkelen tot een volwaardige tool, die zowel de communicatie als de bedrijfsvoering ondersteunt. Er is een Defensie Webraad opgericht om het communicatieaspect van het net te behartigen. Ook is het Defensie Intranet een vast agendapunt van de BV/IV-raad. Deze is namens de SG verantwoordelijk voor het bedrijfsvoeringondersteunende aspect van het intranet. Binnen DCIVB is een bureau ingericht om het Functioneel Beheer van het Defensie Intranet voor haar rekening te nemen, de Beheergroep Intra- & Internet (BG I&I). Verder is binnen de defensieonderdelen een redactieorganisatie opgezet voor alle content op het intranet. De gehele defensieorganisatie moet ervoor zorgen dat het Defensie Intranet een plek blijft waar we met minder zoeken veel kunnen vinden.

SPEER weer Spits Op 26 maart heeft het Departementaal Beraad (DB) ingestemd met het rapport “SPEER weer Spits” en met de aanbevolen optie “Ernstoperaties eerst”. Dit scenario is gericht op het zo snel mogelijk verkrijgen van operationeel gebruiksnut. Snelle successen dus.

rijden buiten de files levert een flinke besparing op. Voor de DTO-vestiging Maasland hebben we dat in het verleden al eens uitgewerkt ten behoeve van een te behalen Milieucertificaat. Het beperken van autokilometers was veruit het beste middel om het milieu te ontzien. Video- en Teleconferencing zijn hierbij ook voor de hand liggende toepassingen. Het gebruik van Open Sourbeter’ bestempeld worden. Deze software wordt immers overwegend door

Het Departementaal Beraad heeft het rapport goedgekeurd. Ook zijn de financiële randvoorwaarden ingevuld. Er wordt een stuurgroep opgericht van beleidsverantwoordelijken en commandanten. De beleidsverantwoordelijken gaan de migratieprojecten aansturen. De financiële randvoorwaarden zullen door CDS in overleg met DGF&C voor 2007 worden ingevuld en voor de volgende jaren worden meegenomen in de beleids- plannings- en begrotingsprocedure (BPB). In het DB is ook het project FINAD (vervanging huidige financiële systeem) besproken. Op basis van nader onderzoek wordt vastgesteld op welke wijze FINAD live zal gaan. Hierover vindt nog nadere besluitvorming plaats. Met het rapport is het nieuwe doel bekend, de middelen en randvoorwaarden beschikbaar en de strategische richting vastgesteld.

IDGO tevreden

ce software kan in vergelijking met Closed Source ook als ‘milieutechnisch hobbyisten in de thuisomgeving in de vrije tijd geproduceerd, er zijn veelal geen personen in speciale kantoren bezig met de creatie, verkoop, reclame en het onderhoud van deze software. Er worden dus weinig extra autokilometers gemaakt bij dit creatie-, verkoop- en onderhoudsproces. Derde wereldlanden kunnen gratis van deze software gebruik maken, en hoeven er dus geen geld voor te verdienen. En geld verdienen gaat bijna altijd gepaard met energieverbruik…Deze redenering is misschien wat vergezocht, maar wellicht zit er toch een kern van waarheid in. Ik daag de lezers uit andere creatieve oplossingen, die milieubesparend kunnen zijn, naar mij te mailen ([email protected]). ir. teus van der plaat, hoofd kenniscentrum dto [email protected]

Per april 2007 is het Instituut Defensie Geneeskundige Opleidingen (IDGO) over op MULAN. Bij de voorbereidingen is veel tijd gestoken om tijdens de overgang lesverstoringen tot een minimum te beperken. Nu het nieuwe platform in gebruik is genomen klinken alleen positieve geluiden. De geslaagde uitrol is te danken aan zowel de IDGO-medewerkers, als de MULAN- en DTO-medewerkers. Onvermoeibaar was hun inzet bij de omwisseling van systemen en het oplossen van opdoemende problemen, aldus een tevreden klant.

18

19

in touch #2 2007 | Tekst divers | foto defensie

De “vergeten” O

DIO, de integrale regievoerder

Dat de I van DIO staat voor Informatievoorziening is bij de meeste binnen Defensie algemeen bekend. De O van Organisatie wordt nog wel eens over het hoofd gezien. Hoewel niet bewust, is iedereen binnen Defensie in aanraking geweest met of geraakt door de O van DIO. De belangrijkste producten van de O-kant zijn het besturingsmodel Defensie en Besturen bij Defensie (BBD). Deze producten vormen de basis voor de huidige besturing, werkwijze en organisatie bij Defensie. De gecentraliseerde besturing vanuit de Bestuursstaf en het ontstaan van de operationele commando’s en de dienstencentra zijn daarin vastgelegd.

De Directie Informatievoorziening en

Kaderstellende producten De O-kant van DIO vult onder meer de rol in die de beleidsverantwoordelijke heeft richting de dienstencentra. Kaderstellende beleidsproducten als een sourcing strategie IV en uitbestedingsvoorstellen komen hier vandaan en hebben gevolgen voor alle dienstencentra in de IV-keten.

Onderdeel Bestuursstaf

Organisatie (DIO) is beleidsverantwoordelijk voor de volgende defensiebrede aspecten: n

De besturing,

n

De hieruit voortvloeiende werkwijze,

n

De hiermee samenhangende organisatie,

n

De ondersteuning daarvan met

n

En voor de documentaire

(geautomatiseerde) informatievoorziening, informatievoorziening. DIO voert ten aanzien van deze aspecten de integrale regiefunctie uit, ontwikkelt het strategische defensiebeleid, ziet toe op een goede implementatie en uitvoering van het beleid en adviseert en informeert de politieke en ambtelijke leiding.

DIO is meer dan informatievoorziening alleen.

Bestuurlijke Evaluatie In het afgelopen jaar heeft de O-kant van DIO actief bijgedragen aan de bestuurlijke evaluatie van Defensie. Hierbij was de kernvraag: “Functioneert de defensieorganisatie op basis van het nieuwe besturingsmodel en levert elk defensieonderdeel/eindverantwoordelijke zijn of haar bijdrage aan de besturing?” Het antwoord op deze vraag is:” Ja, maar het kan beter”. Ook bij het vormgeven van deze verbeteringen zit de O van DIO aan het stuur. Natuurlijk in een samenspel met de I-kant, want een betrouwbare informatievoorziening is een voorwaarde voor een betere besturing en een doelmatiger werkwijze.

Producten

Command & Control Support Centre

De belangrijkste systemen in ontwikkeling bij het C2SC zijn, het netwerk TITAAN, de netwerkinfrastructuur ontworpen voor het operationele optreden, de situational awaerenesstools; ISIS voor in staven en hoofdkwartieren, OSIRIS, het Battlefield Management System, gebouwd voor platvormen in de mobiele omgeving (voertuigen) en Xanthos voor de uitgestegen militair. Tussen deze applicaties is uitwisseling van informatie mogelijk en daarmee is de commandovoeringketen gesloten. Daarnaast heeft het C2SC applicaties ontwikkeld voor ondermeer de vuursteun, CIS management en Themis, een militair messaging systeem.

Het Command & Control Support Centre (C2SC) digitaliseert het gevechtsveld voor operationele commandanten. Geen software voor kantoorgebruik maar robuuste ICT, primair bedoeld voor de groene klant. Het C2SC is in 2001 opgericht onder de vlag van de Koninklijke Landmacht. Sinds 2005 maakt het centrum onderdeel uit van de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

ICT te velde Het C2SC streeft naar continue verbeteringen van ICT-middelen voor de commandovoeringondersteuning in het operationele domein. Om dit te bereiken worden nieuwe technologieën optimaal benut. Daarnaast stelt het centrum zich tot doel één integraal systeem

DIO is onderdeel van de Bestuursstaf en is verantwoordelijk voor een aantal belangrijke producten, waaronder het besturingsmodel Defensie, het Algemeen Organisatiebesluit

Make it work Naast het ontwikkelen van software levert het C2SC ook beleidsstudies, architectuur, experimenten en publicaties voor commandovoeringondersteuning. Geen applicatie verlaat het centrum zonder uitvoe-

te bouwen (zodat alle applicaties samenwerken) en stelt zij zeker dat het integraal beheer gewaarborgd is. Binnen het C2SC werken circa 200 professionals. De projectmatige werkzaamheden worden multidisciplinair uit-

Defensie (AOD), het Beleidskader Besturen

gevoerd. Zo werken software-ontwikkelaars

bij Defensie (BBD), de Defensie IV-architec-

en militairen met operationele kennis in teams

tuur (DIVA) en het IV-plan.

samen met als doel het leveren van maatwerk voor de gebruikers in het veld.

DIO

Een basis voor Defensie

C2SC

ICT voor de groene klant

rig getest te zijn. Bovendien levert het centrum advies en assistentie bij de implementatie van de systemen. Om goed te kunnen optreden is digitale informatie-uitwisseling met Lucht- en Zeestrijdkrachten en coalitiepartners van groot belang. Het C2SC levert een grote bijdrage om zowel in het Joint- als Combined optreden interoperabiliteit te bewerkstelligen. Achievements ISIS, TITAAN en Themis zijn binnen de KL in gebruik op bataljonsen brigadeniveau. Deze producten zijn operationeel ondermeer ingezet tijdens Task Force Fox (2002), UNMIL Liberia (2002), ISAF (2003) Stabilization Force IRAQ (2003 – 2005) Enduring Freedom (2005 – 2006) ISAF PRT RC-N (2004 – 2006), ISAF Task Force Uruzgan RC-S (2006 - 2007). In 2004 ontving Defensie de Network Centric Warfare Award voor TITAAN en in 2005 werd dezelfde prijs nogmaals in ontvangst genomen, ditmaal voor ISIS.

20

21

in touch #2 2007 | Tekst divers | foto defensie

We nemen kritiek serieus

DTO

Bijbrengen van spelregels

Certified

DCOP

Met het beheer van ruim 55.000

DienstenCentrum Ondersteuning Projectvoering

werkplekken binnen Defensie, drie

Eind 2005 is een adviesrapport opgesteld

beveiligde datacenters, vestigingen in

Klanttevredenheid

het hele land (hoofdkantoor Den Haag)

DTO wil zichzelf blijvend verbeteren. Kritiek vanuit de klantzijde en ook vanuit de eigen organisatie wordt serieus genomen en aangepakt. Onze zogenaamde afroepketen kent een aantal zwakke schakels, aldus onze klanten. Voorbeelden zijn de overbodige administratieve ballast, de onduidelijke rolverdeling tussen DCIVB en DTO en bepaalde negatieve aspecten van de bedrijfscultuur, zoals ‘eiland-denken’. Deze punten worden nu bij de kop gepakt. Omdat vele verbeterpunten onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, is besloten ze onder één aansturing en één regie uit te voeren.

ICT-partner van Defensie. Bovendien is

en Duitsland, is DTO een volwaardige DTO Oracle Certified Partner, Certified als SAP Competence Center, Microsoft Gold Partner en ISO-gecertificeerd voor haar voortbrengingsproces en voor de Service Desk Defensie.

Breed dienstenpakket

over de besturing van de bedrijfsvoering

Structureel Het uiteindelijke doel is het structureel oplossen van de problemen. Vele managers en materiedeskundigen van zowel DTO als DCIVB zijn vanaf maart 2007 volledig of gedeeltelijk vrijgemaakt om, vanuit een projectorganisatie, de nodige maatregelen uit te werken en door te voeren. Op een wijze dat de dienstverlening binnen enkele maanden weer op het vereiste kwaliteitsniveau is gebracht.

DTO, dé ICT-leverancier van Defensie levert ondersteuning op het gebied van bestuurlijke informatievoorziening en ook in het operationele veld. Het dienstenpakket is breed: van advies en projectmanagement tot de exploitatie en het beheer van informatiesystemen en ICT-infrastructuren.

Snel Om de nodige snelheid te kunnen halen wordt een tijdelijk werkorganisatie opgericht. Een virtuele organisatie, die na het doorvoeren van een verbeterde werkwijze weer zal worden opgeheven. Voor alle duidelijkheid: het doel van deze operatie is het verbeteren van de IV-/ICTdienstverlening vanuit CDC, waardoor de klanten weer tevreden worden.

Ondersteuning

binnen de IV-keten van Defensie. Dit rap-

De professionalisering van projectmanagement vertaalt zich in de ondersteuning, begeleiding en training van beleidsverantwoordelijken, projectleiders en projectmedewerkers door het DienstenCentrum Ondersteuning Projectvoering (DCOP). Het doel is om binnen Defensie op een eenduidige wijze IV-projecten te starten, aan te sturen, uit te voeren en verantwoording over af te leggen. Als methode wordt hier PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) toegepast. Een methode die moet worden gezien als de spelregels van het spel. In de huidige situatie zijn de spelregels niet altijd even duidelijk of worden ze verschillend geïnterpreteerd of toegepast. In dergelijke situaties leidt dat meestal niet tot een beheerste besturing van de projecten en dat is wat we wel willen bereiken.

van Bedrijfsvoerings- en IV-projecten

port gaf onder meer aan dat de aansturing door de beleidsverantwoordelijke dient te geschieden. Daarnaast diende het projectmanagement rond deze projecten binnen Defensie verder te worden geprofessionaliseerd. Het advies: richt een aparte eenheid op die deze professionaliseringslag moet realiseren en ervoor zorgt dat het gewenste niveau wordt vastgehouden. Het DienstenCentrum Ondersteuning Projectvoering binnen de Bedrijfsgroep InformatieVoorziening gaat als kenniscentrum rond projectmanagement en projectmanagementtools hier invulling aan geven. Luitenant-kolonel Arnold van der Burg is verantwoordelijk voor de inrichting van het DienstenCentrum Ondersteuning Projectvoering.

Spelregels De eerste taak van het DCOP is alle keyspelers de ‘spelregels’ bij te brengen. Het DCOP doet dit door zelf georganiseerde opleidingen PRINCE2 (inclusief examen) en trainingen met behulp van de Principal Toolbox. De Toolbox is een hulpmiddel om de beheersing van projecten verder te ondersteunen en het inzicht in de voortgang op het gebied van tijd, geld en op te leveren product te vergroten. Uiteraard zal er eerst een inhaalslag gedaan moeten worden want nog niet iedereen is op deze wijze geschoold of in de Toolbox opgenomen. Daarnaast heeft het DCOP onderkend dat iedere officier een keer het ‘risico’ loopt opdrachtgever of projectleider te worden van een project. Daarom worden door het DCOP nu al bij de loopbaanopleidingen van officieren op het Nederlandse Defensie Academie dergelijke opleidingen verzorgd.

Resultaat

22

in touch #2 2007 | Tekst Annemarie teuns | foto jurgen hulkens

Werkplekdienst van DTO presteert goed ten opzichte van ‘de markt’

Voortdurend verbeteren



WerkplekDiensten Defensie

DTO levert defensiemedewerkers, tegen zo laag mogelijke kosten, een (standaard) werkplek inclusief de bijbehorende en gecontracteerde dienstverlening. Deze ‘Werkplekdienst Defensie’, beschreven in het WDD-contract, kan goed worden vergeleken met diensten van commerciële partijen. Om de dienstverlening constant op een hoog niveau te houden, wil DTO weten waar ze staat ten opzichte van ‘de rest’. “We hebben daarom een benchmark laten uitvoeren”, vertelt Johan van der Harst, directeur Bedrijfsvoering van DTO. “Daarin wordt onze dienstverlening vergeleken met een peergroup, een groep concurrenten die representatief is voor ‘de markt’.”

Bovengemiddeld De werkplekdienst van DTO komt over het algemeen goed naar voren uit de benchmark. “We hebben ons verbeterd ten opzichte van de vorige benchmark in 2004”, vat Van der Harst samen. De kwaliteit van de dienstverlening van WDD is op onderdelen bovengemiddeld. Morgan Chambers vergeleek onder meer de bereikbaarheid van de Servicedesk Defensie (SDD), de snelheid waarmee storingen worden verholpen en de klantvriendelijkheid. “De SDD presteert beter dan de peergroup”, zegt Van der Harst. “Toch zijn veel eindgebruikers ontevreden. Met name de snelheid waarmee we aanvragen behandelen en onze levertijden worden matig beoordeeld. Het onderzoek wijst echter ook uit dat weinig gebruikers weten welke afspraken daarvoor gelden. Dat verklaart deels de ontevredenheid.” Van der Harst vergelijkt zijn dienst met bestellen via internet. “Je hebt zelf altijd een verwachting van de levertijd als deze niet nadrukkelijk bij de bestelling wordt aangegeven. Als de bestelling later wordt uitgeleverd, dan jij verwacht, ben je niet tevreden. Leveranciers doen hun best om daarin helder te zijn. Management van de verwachting, is hier het sleutelwoord. Daar moeten we beter in worden. Duidelijker communiceren wat de klanten kunnen verwachten.” Veiligheidseisen Defensiemedewerkers gaan vaak met gevoelige informatie om. Onze werkplekdienst onderscheidt zich daarom van zijn concurrenten onder meer door de strenge veiligheidseisen die Defensie aan de dienst stelt. “Rekening houdend met de specifieke defensie-eisen zijn we toch nog ongeveer 4% duurder dan de markt”, licht Van der Harst toe. Deels worden deze

Binnen het WDD-contract (WerkplekDiensten Defensie) biedt DTO standaard werkplekken aan medewerkers van Defensie, ook wel de Integrale Werkplek Defensie genoemd. Dit is een gestandaardiseerde dienst van harden software, netwerk, telefonie en het beheer ervan. Voordeel van uniforme werkplekken is dat medewerkers op elke willekeurige plaats kunnen inloggen. Bovendien is het beheer efficiënt.



hogere kosten veroorzaakt door het feit dat wij dubbele beheeromgevingen hebben in verband met de huidige transitie van LAN2000 naar MULAN. Na de volledige uitrol van MULAN in de loop van dit jaar kunnen we starten met het afbouwen van die kosten. Voorts zijn we van plan de kosten verder te verlagen door in samenspraak met de beveiligingsautoriteit de beveiligingskosten naar beneden te brengen. En we gaan meer processen automatiseren. Zo voeren we password-selfreset in: een systeem waarmee gebruikers zelf digitaal een nieuw password kunnen aanvragen als ze het vorige vergeten zijn. Nu moeten ze daarvoor naar de Servicedesk bellen. Als er geen menselijke handeling meer nodig is, wordt onze dienst goedkoper.”

Drie v’tjes Van der Harst en zijn collega’s waren nauwelijks verrast door de resultaten van het onderzoek. “We wisten dat we redelijk marktconform zijn. En dat we relatief veel uitgeven aan defensiespecifieke onderdelen. Wat ons wél verbaasde, is dat zo weinig mensen op de hoogte zijn van de afspraken in het contract.” Met dat laatste – en met de andere aanbevelingen van Morgan Chambers – is DTO inmiddels druk aan de slag. Om te meten of deze inspanningen vruchten afwerpen, staat alweer een volgende benchmark voor deze dienst gepland, in 2009. “Benchmarks zijn het beste middel om ons scherp te houden. DTO is ‘slechts’ een ondersteunende dienst van Defensie. Ik vind dat we het belastinggeld – want dat is het tenslotte – zo efficiënt mogelijk moeten besteden. Daarbij houd ik altijd de drie v’tjes in de gaten: voortvarend en voortdurend verbeteren.”

Johan van der Harst: ‘Benchmarks als deze houden ons scherp’

23