AEO to the next level monitoring en audits

Nationaal Douanecongres / 11-10-2012

AEO to the next level monitoring en audits

vr 03 aug 2012, 07:00

Lloyd’s op matje voor certificering Van een onzer verslaggevers

ROTTERDAM - Lloyd’s Register moet duidelijkheid verschaffen aan de Raad voor Accreditatie ISO-certificaten Odfjell geschorst | 18:58 door Leo Roubos over de verlening van 01-10-2012 twee ISO“Uitgangspunt is dat de Douane gebruik maakt certificaten aan het in opspraak Lloyd's Register (LRQA) heeft de ISOgeraakte Rotterdamse van het werk dat het bedrijf zelf al heeft certificaten van het Rotterdamse tankopslagbedrijfgedaan. Odfjell. Als www.telegraaf.nl dit van goede kwaliteit is en met tankopslagbedrijf Odfjell geschorst. voldoende diepgang is certificaten uitgevoerd, en indien de Het gaat om de voor resultaten hebben geleidmilieu. tot aanpassingen, kwaliteit en voor Lloyd's wil zal geenminder reden geven voorwerk het schorsen de Douane aanvullend verrichten.” van de ISO-certificaten www.rijnmond.nl

1


Inleiding • Sprekers: – Bart Boersma / Customs Knowledge BV – Wil Peters / Prosperius BV

“Uitgangspunt is dat de Douane gebruik maakt van het werk dat het bedrijf zelf al heeft gedaan. Als dit van goede kwaliteit is en met voldoende diepgang is uitgevoerd, en indien de resultaten hebben geleid tot aanpassingen, zal de Douane minder aanvullend werk verrichten.”

• Duosessie, want: – AEO-monitoring: juridische inhoud “hand in hand” met de accounting- en auditpraktijk – Gezamenlijke achtergrond in douane en advieswereld

Inleiding • Customs Knowledge – – – –

Juridische kant van AEO en monitoring CDW en guidelines als basis Ongeveer 50 bedrijven gecertificeerd Contacten met douane

AEO als een proces

• Prosperius – Praktijk van IT-audits en accounting – Ontwikkeling van monitorings/auditprogrammatuur – Vanuit de IT bekijken van AEO procedures

AEO – de stand van zaken

AEO – gedachten anno 2012

• Enkele data: – In april 2008 zijn de eerste 20 pilot bedrijven AEO gecertificeerd – Nu, oktober 2012, zijn er binnen Nederland circa 1200 AEOcertificaten uitgereikt – En … begint de controlefase ten aanzien van het “AEOonderhoud” – Vereist: monitoring en audit

2


AEO – procesgedachte • True or not true? – – – –

Als ISO = procesmanagement Als AEO = douane-procesmanagement Dan ISO ≈ AEO Dan onderhoud ISO ≈ onderhoud AEO

Juridisch kader monitoring

• Wat je er ook van vindt… dit is een feit • Ofwel vereist: monitoring

Juridisch kader • Controle geen vrijblijvende kwestie, maar volgt uit: – CDW - TCDW – Algemeen Douanebesluit – Guidelines TAXUD/B2/047/2011-Rev.3 (nieuwe versie; beschikbaar sinds 17 april 2012) – Union Customs Code

Juridisch kader • CDW-TCDW – Periodieke maatregelen (monitoring) • 14 octodecies: controle door de douane • 14 novodecies: schorsing van certificaat • 14 quatervicies: verplichte informatieverstrekking

• Algemeen douanebesluit – 4:1 iedere relevante wijziging in de administratieve organisatie moet worden gemeld – Actieve meldingsplicht

Juridisch kader • Nieuwe guidelines, specifieke bepalingen inzake verplichtingen monitoring – Bepalingen omtrent interne controles en meldplicht douane – Hercertificering – Schorsing en intrekking

Juridisch kader • Eisen blijken dus uit wet en guidelines • Maar ook uit overleg met douane: – Actief onderhoud van AEO-certificaat door AEO – Douane sluit aan bij bestaande procedures (kwaliteitshandboek) – Minimaal 1 keer per jaar vastlegging wijziging douanerisico’s en maatregelen ter afdekking van risico’s – Werken de beheersingsmaatregelen echt? – Actief melden wijzigingen aan de douane

3


3 aandachtsvelden

Wat “moet” u doen?

1. Melding maken van …

1. Melding maken van … • Uit overleg met Douane: “Bedrijfsleven wil graag lijstjes. Belangrijker is echter om een zelfcontrolerende organisatie te hebben gericht op incontrol blijven.”  Denk zelf na en kijk actief naar eigen organisatie

Toch maar lijstjes (guidelines) • Hoofdgroepen: wijzigingen a) gerelateerd aan alle gegevens ten aanzien van het aanvraagformulier en de verplichte bijlagen b) gerelateerd aan de aard en de structuur van het bedrijf c) in de financiële positie ** d) wanneer sprake is van fouten bij de uitvoering van douaneformaliteiten of van kenmerkende veiligheidsincidenten (= incidentregistratie) e) wanneer wordt geconstateerd dat niet is voldaan aan de geldende criteria **

A. Aanvraagformulier • Wijzigingen ten aanzien van aanvraagformulier: – Gegevens van de aanvrager, rechtsvorm, adresgegevens, plaats hoofdactiviteiten, contactpersoon, correspondentieadres – Economische sector waarin men opereert – Lidstaat/lidstaten waar de douanegerelateerde activiteiten worden uitgeoefend, douanekantoren van grensoverschrijding – Toegekende vereenvoudigingen en faciliteiten (douanevergunningen)

4


A. Aanvraagformulier • Wijzigingen ten aanzien van aanvraagformulier: – Vestiging waar douanedocumentatie wordt bewaard – Vestiging hoofdboekhouding – Wijzigingen ten aanzien van de voornaamste eigenaren/aandeelhouders, naam adres en belang in de onderneming – Samenstelling raad van bestuur – Overtredingen inzake douanewetgeving directie- en bestuursleden – Verantwoordelijke medewerker douane

B. Aard en structuur • Wijzigingen ten aanzien van aard en structuur: – Boekhoudkundige of computersystemen – Toevoeging of afstoting van locaties of takken van het bedrijf die betrokken zijn bij de internationale supplychain – Toevoeging of afstoting van elke bedrijfsactiviteit/rol die was inbegrepen in het onderzoek bij de aanvraag – Grote wijzigingen gerelateerd aan belangrijke zakenpartners

D. Fouten douaneformaliteiten • Incidentregistratie: – Een vermis in entrepot (douane) – Een foutieve uitslag uit een douane-entrepot (douane) – Het verrichten van een onjuiste douaneaangifte (douane) – Inbraak (veiligheid)

2. Incidentregistratie • Incidenten dienen te worden geregistreerd en te worden gemeld – ook onderdeel “melden” • Belangrijk: – Organisatie waarin incidenten worden onderkend – Waarna incident bij verantwoordelijke bekend is – En vervolgens bij autoriteiten wordt gemeld

• En opvolging (corrigerend / preventief)

3. Permanent self-assessment • Uitgangspunt is dat jaarlijks moet worden vastgesteld of de scores zijn “gewijzigd”

Nodig: procedures • Van groot belang: procedures • Minimaal vereiste procedures voor AEO-status – “vloeit voort” uit guidelines: – Classificatie / Douanewaarde / Oorspong – Doen van een aangifte – Procedures in het kader van inslag, opslag, uitslag, in het vrije verkeer brengen, douanevervoer – Nieuwe klanten / nieuw goederenpakket

5


Monitoring self-assessment • Eis van douane: toets of de risico’s zijn gewijzigd en of de maatregelen/procedures nog afdoende zijn • Open norm: – Wanneer – Welke toets – Hoe (self-assessment vragen of via procedures) – In beginsel minimaal 1 keer per jaar. – Basis is naar onze mening self-assessment

Monitoring self-assessment • Norm (voor monitoringseis) is dus nog onbekend, maar stilzitten in ieder geval onvoldoende • Voorbeeld classificatie – Onvoldoende om slechts als “doorgeefluik” te fungeren. – Procedure “doen van een aangifte” – Maar ook: controle op goederencode – Afstemming met opdrachtgever – Wat bij discussie / BTI? – Melding douane bij onregelmatigheden

Toezicht op AEO door Douane • Achtergrond / stavaza

Wat gaat de Douane doen?

Toezicht op AEO door Douane • Plan Douane Nederland – Jaarlijks uit te voeren bureautoets – Minder frequente veldtoets

– 2008: eerste AEO-certificaten afgegeven – Wet vereist monitoring door bedrijf en toezicht Douane – Verwachting Douane (eerst): er kan worden aangesloten bij bestaand kwaliteitssysteem /-model van bedrijf – Ervaring Douane (nu): veel bedrijven hebben dergelijk systeem niet, doen ook weinig aan monitoring – Wijziging juridisch kader

Bureautoets • Kenmerken bureautoets: – Niet op locatie AEO – Jaarlijks uit te voeren – Op basis van database douane & monitoringsgegevens van bedrijf – Vergelijkende analyse – Komen beelden overeen

6


Bureautoets • Tip: Laat aan douane zien dat werking procedures is getoetst: – Bijvoorbeeld incidentenregister – Uitgangspunt: geïmplementeerde procedures/routines – Douane, IT, Finance, Veiligheid

• Invulling van verplichting “Actief melden” – Relevante wijzigingen – Vastleggingen van wijzigingen – Klantcoördinator als contactpersoon

Veldtoets • Kenmerken veldtoets: – Op locatie AEO – Minimaal 1 keer per vijf jaar – Als bureautoets aanleiding geeft kan dat vaker zijn! – Op basis van resultaten bureautoets: aanleiding veldtoets is bureautoets. Bureautoets is zeer belangrijk – Een summier resultaat bij de bureautoets zal leiden tot een meer uitgebreide veldtoets – Vergelijkbaar met uitgebreid certificeringsonderzoek

De te maken verbeterslag

Uitgangspunt of doelstelling? Een lerende organisatie …

De te maken verbeterslag

Conclusie  ACTIE ! • AEO onderhoudt zijn status permanent en actief: – Kwaliteitsbewaking bestaande procedures – Minimaal 1 x per jaar doorlichten of beheersmaatregelen de risico’s voldoende afdekken, niet alleen in theorie, ook in de praktijk – Onmiddellijke melding van incidenten en nemen van maatregelen – Actief melden van wijzigingen die mogelijk AEO beïnvloeden

• Documenteren & monitoren

7


www.douaneadvies.nl [email protected]

8

AEO to the next level monitoring en audits

Recommend Documents