Persoonlijke Effectiviteit Presentatie VASMO-conferentie 18 april 2008 Erik Klerks Trainer/adviseur Odyssee
Persoonlijk Effectiviteit Workshop inhoud: Kennismaking met methodes om uw ORwerk op een efficiëntere en effectievere manier uit te voeren met behulp van digitale hulpmiddelen. Uitwisseling met uw collega’s om te horen hoe zij het doen.
1
Persoonlijke Effectiviteit
• Wanneer ben je als secretaris effectief? • Waar gaat de meeste tijd inzitten? • Is het wel eens onderwerp van gesprek in de OR geweest?
Persoonlijk Effectiviteit
Werkgewoonte Werksysteem Werkplanning
Grotendeels op basis van Kerry Gleeson; Het persoonlijk effectiviteitsprogramma
2
Persoonlijke Effectiviteit
• De essentie van het programma is: • • •
Doe het nu Organiseer het nu Plan het nu
Persoonlijke Effectiviteit Doe het nu: Doe het in één keer. Zet zaken uit je hoofd. Los problemen op als ze nog klein zijn. Verminder storingen. Werk toekomst gericht.
3
Persoonlijke Effectiviteit Organiseer het nu Je werkruimte. Behandelplannen en groeidocumenten. Korte en lange termijn archief. E-mail organiseren.
Persoonlijke Effectiviteit Plan het nu Dag – week – maand – jaarplanning. Agenda beheer. Actielijst.
4
Persoonlijke Effectiviteit organiseer het nu
Het bureau / kantoor •
Je bureau is gestructureerd met : - een postvak in - een postvak uit - in afwachting - vuilnis - archief kort (< 1 jaar) - archief lang (> 1 jaar)
•
Tijdens het werk is het bureaublad alleen bezet met zaken die met het onderwerp te maken hebben
•
Na iedere werkdag is het bureau opgeruimd
Persoonlijke Effectiviteit organiseer het nu
De computer •
Maak directorymappen voor klussen / onderwerpen
•
Gooi de map nadien weer weg, of stop die in je lange-termijnarchief
•
Investeer in je persoonlijke werkstructuur. Dit is een natuurlijk onderdeel van het professionele werk
5
Persoonlijke Effectiviteit organiseer het nu
E mail verkeer Bouw zelf aan je E mail mappen, als ware het een fysieke postbus: • • • •
In (in afwachting van) Uit Vuilnis Archief - korte termijn - lange termijn
Persoonlijke Effectiviteit organiseer het nu
E mail Het openen van mail is altijd werken aan de mail! • Doe het nu • Beslis het nu • Plan het nu
6
Persoonlijke Effectiviteit organiseer het nu
E mail 1. Maximaal aantal berichten in de postbussen ‘Postbus In’ bevat maximaal 15 berichten Maximum aantal verzonden - en verwijderde berichten (bv. 200 stuks of drie maanden) 2. Na de werkdag is de ‘In-box’ leeg 3. Eén bericht per e-mailboodschap 4. Zet geluid van inkomende berichten uit PS ontwerp met je collega’s een e-mail code en stel die geregeld bij!
Persoonlijke Effectiviteit organiseer het nu
Telefoon/GSM • • • • • • • • •
Stel een tijdgrens aan het gesprek Weet waarvoor je belt Socializen mag (als de ander het ook leuk vindt) Een face-to-facegesprek is te prefereren Telefoon uit in vergadering en tijdens een gesprek Voicemail verstaanbaar inspreken Antwoord eenduidig op voicemailbericht Leeg de berichten "In"-box elke week Luister je voicemail dagelijks af Verwerk gemaakte afspraken dagelijks in je week- of dagplanning NU
7
Persoonlijke Effectiviteit organiseer het nu
De computer Maak directorymappen voor klussen / onderwerpen. Gooi de map nadien weer weg, of stop die in je lange-termijnarchief. Investeer in je persoonlijke werkstructuur. Dit is een natuurlijk onderdeel van het professionele werk.
Persoonlijke Effectiviteit plan het nu Behandelvoorstel waarin opgenomen planning Groeidocument
8
Behandelvoorstel - startpunt van groeidocument bevat van DB - onderwerp + korte weergave doel van het stuk - status van het document - van wie komt het - wie heeft het gemaakt - wie is aanspreekbaar op inhoud - wie zijn erbij betrokken (vaststellen achterban) - opdracht voor 1 of meer commissies - behandelplanning in OR/OV - relatie met interne en/of externe beleidsontwikkelingen aangeven - historie
Groeidocument Wordt gevuld met: - behandelvoorstel - rapportage commissie - verslagbespreking OR en OV - evt. correspondentie achterban
Afgerond met OR advies of reacties
9
Persoonlijke Effectiviteit plan het nu
Verdeel je werk naar belangrijkheid Het besliskwadrant als methode
Persoonlijke Effectiviteit plan het nu
URGENT
NIET URGENT
BELANGRIJK
Crises bij OR of organisatie Grote problemen Deadlines van - projecten, - vergaderingen, - spoedklussen.
Voorbereiding Preventie Waardenbepaling Planning Relaties bouwen en onderhouden Ontspanning
NIET BELANGRIJK
Time Management Matrix
Onnodige interrupties Onnodige verslagen Onbelangrijke mail, meetings, telefoontjes, Minder belangrijke zaken van anderen Reageren op alle e-mail
Klagen Sommige telefoontjes Tijdverspillers Fun mail Vluchtklussen
10
Persoonlijke Effectiviteit Plan het nu Dagplan Plan voldoende in tijd voor onvoorzien werk. Beantwoord e-mail 2 of 3x per dag. Zet de (geluids-) signalering van in komende e-mail uit. Werk in grotere tijdsblokken. Zoeken op internet kost heel veel tijd, bedwing je nieuwsgierigheid, beperk je tot je favoriete pagina’s. Plan tijd in om evt. achterstand weg te werken.
Persoonlijke Effectiviteit Plan het nu
Zorg dat je een weekplan de hele week in één oogopslag kunt zien. Plan ook planning in. Jaarplan
11
Persoonlijke Effectiviteit Jouw top 3 van tips die je deze middag gehoord hebt om effectiever te kunnen gaan werken 1. ………………………………………………….. 2. ………………………………………………….. 3. ………………………………………………….
Van wie zou je nu nog wat willen weten? vraag het nu!
12
