Adviesnotitie Huisvesting gemeentehuis

Adviesnotitie Huisvesting gemeentehuis

Gemeente Waddinxveen Afdeling Ruimte, cluster Projecten Projectwethouder Auteur Versie (datum)

: : :

C.M. Kroes R.J. van den Brink Februari 2015

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ............................................................................................................................................. 2 1.

Inleiding ................................................................................................................................................ 3

2.

Scenario’s en vergelijkingsaspecten .................................................................................................... 4

3.

Beoordeling scenario 1 – renovatie Raadhuis ...................................................................................... 6

4.

Beoordeling scenario 2 – renovatie Hema/Rabo................................................................................ 11

5.

Vergelijking scenario’s 1 en 2 ............................................................................................................. 15

6.

Conclusie ............................................................................................................................................ 20

Bijlage 1: functionele uitgangspunten renovatie ......................................................................................... 21 Bijlage 2: Businesscases scenario’s 1 en 2 ............................................................................................... 25

2

1. Inleiding 1.1 Voorgeschiedenis Nadat in het tweede kwartaal van 2013 besluitvorming omtrent de toekomst van de gemeentelijke huisvesting voor het eerst aan de orde was, is uiteindelijk op 9 oktober 2013 een definitief raadsbesluit genomen hieromtrent. De strekking van dit raadsbesluit is dat wordt gekozen voor het scenario waarin het huidige gemeentehuis, Raadhuisplein 1, wordt gerenoveerd en de Beukenhof wordt afgestoten. In datzelfde raadsbesluit is opgenomen dat voor dit scenario een taakstellend budget (inclusief risico’s) geldt van € 626.433 gemiddelde jaarlijkse structurele lasten. Opgemerkt wordt dat dit besluit (deze motie) niet is overgenomen door het College van Burgemeester en Wethouders. De uitvoering van genoemd raadsbesluit is verder ter hand genomen en er is gestart met de verdere uitwerking van het scenario renovatie. Ten behoeve daarvan is onder meer een bezettingsgraadonderzoek uitgevoerd, om inzicht te krijgen in de huidige bezettingsgraad en op grond daarvan het aantal benodigde werkplekken in beeld te brengen rekening houdende met Het Nieuwe Werken (HNW). Een en ander heeft geresulteerd in een uitgewerkt renovatieplan voor het huidige gemeentehuis. Echter, ten tijde van dit onderzoek is door de gemeente het huidige Hema/Rabo-pand aan de Kerkweg notarieel gepasseerd. Door het College van B&W is vervolgens besloten om dit pand te betrekken in het lopende onderzoek en te bezien of dit pand na renovatie in aanmerking kan komen als gemeentehuis. Een en ander is ook als zodanig opgenomen in het Coalitieakkoord 2014 – 2018, waarin is vermeld dat voor zowel het Raadhuis als het Hema/Rabo-pand een kwalitatief vergelijkbare definitieve berekening wordt gemaakt. Daarbij is opgenomen dat het College op basis van die berekening kiest voor de locatie die qua incidentele kosten en structurele lasten voor de gemeente Waddinxveen het voordeligst is, waarbij ook de belangen van het gemeentelijk vastgoed en duurzaamheid worden betrokken.

1.2 Doel adviesnota Deze adviesnota brengt alle beschikbare informatie over de twee voorliggende scenario’s samen: Scenario 1: Renovatie huidige gemeentehuis en afstoten Beukenhof en Hema/Rabo-pand Scenario 2: Renovatie Hema/Rabo-pand en afstoten Beukenhof en huidige gemeentehuis Op grond van deze samengebrachte informatie is een vergelijk gemaakt tussen beide scenario’s, hetgeen resulteert in een advies voor het te kiezen scenario. Deze adviesnota vormt de basis (en bijlage) bij de benodigde besluitvormingsstukken die aan het College van B&W en uiteindelijk de gemeenteraad worden voorgelegd.

1.3 Leeswijzer Hoofdstuk 2 bevat een inhoudelijke beschrijving van beide scenario’s alsmede een weergave van de aspecten aan de hand waarvan de vergelijking plaatsvindt. In hoofdstuk 3 is, aan de hand van deze aspecten, een beschrijving van scenario 1 opgenomen, hetgeen in hoofdstuk 4 voor scenario 2 is gedaan. Tot slot is in hoofdstuk 5 afgesloten met een beschrijving van de vergelijking op genoemde aspecten tussen beide scenario’s.

3

2. Scenario’s en vergelijkingsaspecten 2.1 Scenario’s Als gevolg van de relevante besluitvorming door College van B&W en de gemeenteraad van Waddinxveen is sprake van een tweetal scenario’s: Scenario 1: Renovatie huidige gemeentehuis en afstoten Beukenhof en Hema/Rabo-pand Scenario 2: Renovatie Hema/Rabo-pand en afstoten Beukenhof en huidige gemeentehuis Scenario 1 In scenario 1 wordt het huidige gemeentehuis gerenoveerd. Door deze renovatie wordt het gemeentehuis geschikt gemaakt voor HNW met als doel dat de komende 25 jaar is voorzien in adequate gemeentelijke huisvesting. Als gevolg van de renovatie van het gemeentehuis is de Beukenhof niet langer nodig als dependance voor de gemeente. Derhalve kan de Beukenhof worden afgestoten (verkocht/herontwikkeld), hetgeen ook voor het Hema/Rabo-pand geldt. Scenario 2 De gemeente is rond de jaarwisseling 2013/2014 eigenaar geworden van het Hema/Rabo-pand, waarvoor een passende invulling moet worden bedacht die rekening houdt met de mogelijkheden die het pand biedt alsmede de omgeving waarin het pand ligt. Daarbij is dit pand benoemd als mogelijke optie voor gemeentelijke huisvesting. Scenario 2 gaat uit van renovatie van het Hema/Rabo-pand, uitgaande van dezelfde uitgangspunten en doelstellingen als voor de renovatie van het huidige gemeentehuis in scenario 1. Renovatie van het Hema/Rabo-pand – en dus het verlaten van het huidige gemeentehuis – betekent dat, naast dat ook in dit scenario de Beukenhof niet langer nodig is, ook het huidige gemeentehuis kan worden afgestoten.

2.2 Vergelijkingsaspecten Bij de keuze voor de gemeentelijke huisvesting zijn een aantal aspecten relevant. Deze keuze wordt niet enkel bepaald door de financiële consequenties, er zijn meer aspecten die een rol vormen bij de te maken keuze. Hieronder worden de aspecten aan de hand waarvan de beide scenario’s worden vergeleken kort uitgelegd. a. Uitgangspunten / HNW Passen de functionele, ruimtelijke en technische uitgangspunten binnen het betreffende pand? De uitgangspunten waaraan het pand dient te voldoen, zijn opgenomen in bijlage 1 bij deze adviesnota. Specifiek wordt genoemd de functionele en technische kant van Het Nieuwe Werken (HNW), hetgeen een belangrijk uitgangspunt vormt voor de indeling, uitstraling en flexibilisering van het toekomstige gemeentehuis. b. Duurzaamheid / thermisch comfort Hoe duurzaam c.q. energiezuinig wordt het pand na renovatie, rekening houdende met de Trias Energetica: 1) Beperk de energievraag. 2) Gebruik duurzame energie. 3) Indien nodig, gebruik fossiele brandstoffen zo efficiënt en schoon mogelijk. Het verbeteren van het thermisch comfort is een belangrijk uitgangspunt bij het treffen van maatregelen. Duurzaamheid en energiezuinigheid dienen altijd in relatie tot het comfort voor de gebruiker te worden benaderd. Een energielabel A is dan ook geen doel op zich, want dit kan betekenen dat de maatregelen die hiervoor nodig zijn ten koste gaan van het thermisch comfort. Gezocht wordt naar een optimale mix van energiezuinigheid en comfort. c. Uitstraling Uitstraling en ligging zijn relevant. Dat betreft stedenbouw, architectuur en positionering. Wat is de uitstraling van het gebouw naar de omgeving? En wat doet de omgeving ten opzichte van het gebouw? Is de ligging passend? d. Verkeer, ontsluiting en parkeren De verkeerskundige situatie is van belang bij een pand dat bereikbaar moet zijn voor haar burgers, organisaties en marktpartijen en haar bestuurders en werknemers. Hierbij speelt mee dat op termijn het bezoek door burgers zal afnemen, doordat steeds meer publieke diensten digitaal worden aangeboden. De bereikbaarheid en parkeermogelijkheden dienen op niveau te zijn. 4

e. Financiën De structurele en incidentele lasten van de scenario’s bepalen het effect en beslag op de gemeentelijke financiën. Deze zijn in beeld gebracht in twee businesscases, die als bijlage 2 bij deze notitie zijn gevoegd. De businesscases gaan uit van de benodigde geraamde investeringen voor het gebouw (bouwkundig), installaties en meubilair, hetgeen in combinatie met de huidige en berekende kapitaalslasten en de verwachte exploitatielasten leidt tot een gemiddelde structurele last over een periode van 15 jaar. Deze periode komt overeen met gehanteerde periode voor berekening van de gemiddelde structurele last in de eerder aan de gemeenteraad gepresenteerde businesscases. De incidentele lasten in de businesscases worden gevormd door het afboeken van de boekwaarde, saldo herontwikkeling (zie ook onder i. in deze paragraaf), kosten tijdelijke huisvesting (indien aan de orde), ambtelijke kosten, investering in kunst en diverse overige kosten (waaronder advieskosten en vrijval van voorzieningen). f. Planning Om een beeld te krijgen van de doorlooptijd van de beide scenario’s is de planning relevant. g. Tijdelijke huisvesting Afhankelijk van het scenario kan – tijdens de renovatie – tijdelijke huisvesting aan de orde zijn, in relatie tot verhuisbewegingen en serviceniveau. h. Bestemmingsplan Past de voorgenomen renovatie binnen het geldende bestemmingsplan, of is een nieuw bestemmingsplan c.q. uitgebreide procedure omgevingsvergunning vereist om de renovatie mogelijk te maken? i. Herontwikkelingspotentie Om een reëel beeld van de incidentele lasten te krijgen, is per scenario onderzocht wat de herontwikkelingspotentie is van de vrijkomende locatie(s). De grondexploitaties starten op nul: het afboeken van de boekwaarde is opgenomen onder de incidentele lasten in de businesscases. Vervolgens is een inschatting gemaakt van de kosten en opbrengsten, op de wijze waarop voor gemeentelijke projecten een grondexploitatie wordt opgesteld. Het saldo van de opgestelde grondexploitaties vormt de herontwikkelingspotentie en is als opbrengst meegenomen onder de incidentele lasten in de businesscases. j. Toekomstbestendigheid / flexibiliteit Wat is de toekomstbestendigheid van het pand na renovatie? En dan niet zozeer in de verwachte levensduur: deze is voor beide panden na renovatie gelijk gesteld (afschrijvingstermijn van 25 jaar). Het betreft hoofdzakelijk de flexibiliteit en het kunnen inspelen op toekomstige ontwikkelingen op de korte, middellange en lange termijn. k. Risico’s Wat is het risicoprofiel van beide scenario’s? Dit betreft financiële risico’s, maar ook risico’s in tijd en kwaliteit.

5

3. Beoordeling scenario 1 – renovatie Raadhuis 3.1 Uitgangspunten / HNW Om inzicht te krijgen in de haalbaarheid van het nieuwe kantoorconcept en de bijbehorende technische en financiële consequenties is een schetsontwerp met verschillende varianten gemaakt. Hierbij is Het Nieuwe Werken (HNW) als uitgangspunt voor de inrichting gehanteerd. In dit schetsontwerp is gebleken dat de volgende functies goed inpasbaar zijn in het Raadhuis: 1) Diversiteit aan typen werkplekken, zoals arbowerkplekken, loungewerkplekken, stiltewerkplekken, overlegplekken/vergaderruimten etc.; 2) 98 arbowerkplekken, 1 receptiewerkplek, 4 baliewerkplekken en 13 stiltewerkplekken; 3) De loungewerkplekken hebben een capaciteit van 28 personen; 4) Er zijn diverse vergader- en overlegruimten met verschillende afmetingen en capaciteiten. De totale vergadercapaciteit bedraagt exclusief raadzaal, werkcafé en huiskamers 65 personen; 5) Een werkcafé voor informeel overleg, wachtruimte, aanlandplekken etc. met een vergadercapaciteit van ongeveer 24 personen. Daarnaast biedt het werkcafé ook andere typen werkplekken, zoals lounge- en relaxplekken; 6) Op elke verdieping een huiskamer met pantry en leestafel. De totale vergadercapaciteit van huiskamers bedraagt ongeveer 14 personen; 7) Een gecombineerde trouw-/raadzaal met een capaciteit van 28 vergaderplekken (exclusief publieksplaatsen); 8) Veel glas en open ruimten; 9) Meer contact met buiten door zichtlijnen te realiseren vanaf de kern naar buiten toe. Uit het schetsontwerp is gebleken dat alle functionele en ruimtelijke uitgangspunten inpasbaar zijn op de begane grond en eerste verdieping van het Raadhuis. Het souterrain en de tweede verdieping komen 2 hierdoor leeg te staan. Het benodigde vloeroppervlak bedraagt dan ca. 2.400 m . Om aan de technische uitgangspunten te voldoen vindt isolatie van de gehele gevel plaats en worden onder meer beglazing en kozijnen vervangen. Een illustratie van de uitstraling van het pand is weergegeven op onderstaande afbeelding. NB: dit betreft een indicatief schetsontwerp. Na de keuze voor het te renoveren pand wordt in de ontwerpfase een (architectonisch) ontwerp gemaakt.

Illustratie indicatief schetsontwerp Raadhuisplein 1

6

3.2 Duurzaamheid / thermisch comfort Bij de uitwerking van het renovatieplan is volgens de Trias Energetica onderzocht hoe duurzaam c.q. energiezuinig het pand wordt na renovatie. Daarbij is rekening gehouden met de verbetering van het thermisch comfort. Gebleken is dat energielabel A voor dit gebouw technisch haalbaar is. Dit is echter moeilijk realiseerbaar wanneer tegelijkertijd een goed thermisch comfort in het gebouw gewenst is. Voor het renoveren van het Raadhuis komt het renovatieplan uit op een energielabel B, waarbij een optimale mix van energiezuinigheid en comfort leidend is. Een beter energielabel met behoud van comfort is haalbaar, maar brengt (forse) aanvullende financiële investeringen met zich mee. Een beperking van de renovatiekosten is uiteraard mogelijk. Daadwerkelijke realisatie van kostenbeperking gaat echter te allen tijde direct ten koste van het energielabel, dat dan op niveau C of D uit zal komen, en ten koste van het thermisch comfort.

3.3 Uitstraling Uitstraling gebouw naar omgeving Het huidige Raadhuis kent een uitstraling die kenmerkend is voor de periode waarin het is gebouwd: robuust en onverzettelijk. Deze uitstraling past niet bij het beeld dat de overheid tegenwoordig wenselijk acht: openheid en toegankelijkheid. In het opgestelde schetsontwerp is als uitgangspunt gehanteerd dat meer contact ontstaat met buiten, door realisatie van zichtlijnen vanaf de kern naar buiten toe. Tevens gaat het schetsontwerp uit van een ‘facelift’ van de buitenkant van het gebouw (zoals ook onder 3.1 genoemd). Door deze aanpassingen verbetert de uitstraling van het Raadhuis naar de omgeving aanzienlijk. Uitstraling omgeving ten opzichte van het gebouw De huidige ligging is niet centraal, betreft geen zichtlocatie en de omgeving heeft hoofdzakelijk het beeld van ‘achterkanten’. Daarbij zij opgemerkt dat diverse ontwikkelingen rond het Raadhuisplein – ontwikkeling van de Roskamlocatie en de verplaatsing van de Aldi in combinatie met de geplande ‘facelift’ van dat pand – dat beeld verbeteren. In combinatie met de (tevens uitwendige) renovatie van het Raadhuis ontstaat een beter beeld in de directe omgeving van het Raadhuisplein.

3.4 Verkeer, ontsluiting en parkeren Het Raadhuis is via de Stationsstraat en Raadhuisstraat, ondanks de beperkte zichtbaarheid vanaf de uitvalswegen van Waddinxveen, redelijk goed bereikbaar. De huidige ontsluiting, functie en omvang zijn goed op elkaar afgestemd. De parkeervoorzieningen achter/rond het huidige pand en op het Raadhuisplein voldoen, zeker sinds de verplaatsing van de Aldi, (ruimschoots) voor bezoekers en personeel.

3.5 Financiën De businesscase laat over de periode 2017 – 2031 een gemiddelde structurele last zien van € 648.000,=. Daarnaast is sprake van een incidentele last van € 2.810.000,=. Ten opzichte van de huidige programmabegroting ontstaat het volgende effect:

Effect Structurele lasten begroting 2015-2018

2015

2016

2017

Dekking

2018

€ 519.610

€ 739.010

€ 727.724

Scenario 1: Raadhuis

€ -98.286

€ 139.237

€ -102.166 € -111.081

€ 685.469

Daarbij wordt opgemerkt dat voor deze businesscase als uitgangspunt is gehanteerd dat aan het souterrain geen werkzaamheden worden verricht. Op de tweede verdieping vinden uitsluitend sloopwerkzaamheden plaats, zodat deze ruimte volledig leeg komt te staan (o.a. geen plafond, vloerbedekking, technische installaties of andere voorzieningen). De buitengevel van de tweede verdieping wordt wel volledig meegenomen in de renovatie.

7

In theorie zou de tweede verdieping kunnen worden meegenomen in de renovatie, om vervolgens te bezien of deze voor verhuur in aanmerking komt. Een financiële verkenning leidt echter tot de conclusie dat wanneer deze verdieping op hetzelfde sobere en doelmatige niveau wordt gerenoveerd als de begane grond en verdieping, in combinatie met de benodigde maatregelen voor (separate) toegang en beveiliging, de investeringen leiden tot een minimaal huurniveau dat niet marktconform is. De minimaal 2 benodigde huurprijs (ca. € 140/m ) ligt dan boven de huurprijs die in deze regio wordt gehanteerd voor de 2 verhuur van kantoorruimte (€ 90 - € 130/m ). Daarbij komt dat in de regio een overschot aan kantoorruimte is, waardoor de locatie van het Raadhuis niet als optimale huurlocatie te bestempelen is. Daardoor daalt de verhuurpotentie aanzienlijk. Dit wordt dan ook niet als financieel haalbare optie gezien, zonder de businesscase verder onder druk te zetten en de structurele lasten te verhogen.

3.6 Planning Een grove opzet van de planning leidt tot een totale doorlooptijd van de renovatiewerkzaamheden van 16 maanden. Daarbij is de realisatie van tijdelijke huisvesting meegenomen. De voorbereidingswerkzaamheden (ontwerpfase) is niet in deze planning opgenomen. Zodra een besluit is genomen, wordt de planning verder in detail uitgewerkt.

3.7 Tijdelijke huisvesting In geval van renovatie van het Raadhuis is als uitgangspunt gehanteerd dat de ambtelijke organisatie tijdelijk elders wordt gehuisvest. Dit omdat de renovatiewerkzaamheden dusdanig grootschalig zijn (o.a. vervangen complete technische installatie en forse bouwkundige aanpassingen) dat het onmogelijk is dat het Raadhuis ondertussen gebruikt kan blijven worden. Derhalve is het uitgangspunt dat tijdens de werkzaamheden de ambtelijke organisatie wordt gehuisvest in de Beukenhof en het Hema/Rabo-pand, die hiervoor geschikt dienen te worden gemaakt. In de businesscase is hiervoor een incidentele kostenpost opgenomen. Deze zijn gebaseerd op een raming die hoofdzakelijk het aanbrengen/herstellen van systeemplafonds en systeemwanden (voor een raadzaal), het creëren van voldoende arbowerkplekken, het herstellen van de technische installaties en het aanbrengen van voldoende ICTvoorzieningen bevat.

3.8 Bestemmingsplan Het huidige Raadhuis past binnen het geldende bestemmingsplan en wordt in het renovatieplan niet verder uitgebreid. Derhalve blijft de renovatie passend binnen het bestemmingsplan en kan worden volstaan met een omgevingsvergunning (reguliere procedure).

3.9 Herontwikkelingspotentie Bij renovatie van het Raadhuis valt de locatie Beukenhof, het Hema/Rabo-pand en het grootste deel van de ter plaatse aanwezige parkeervoorzieningen vrij voor herontwikkeling. Een globale verkenning heeft uitgewezen dat op deze plot ruimte is voor de ontwikkeling van ca. 25 grondgebonden woningen. Hiervoor is een grondexploitatie opgesteld, waarin kosten (sloop panden, bouw- en woonrijp maken en plankosten) en opbrengsten (grondverkoop ten behoeve van 25 woningen) zijn opgenomen. De kosten en opbrengsten zijn bepaald op de wijze van de gemeentelijke grondexploitaties. Ten aanzien van de opbrengsten heeft informele afstemming plaatsgevonden met diverse partijen, waaronder een extern planeconomisch adviesbureau, een lokale makelaar en diverse marktpartijen. Het saldo van de grondexploitatie voor herontwikkeling van de locatie Beukenhof, het Hema/Rabo-pand en de parkeerplaats bedraagt op contante waarde de bandbreedte € 340.000 - € 570.000 positief. Omdat dit nog een globale verkenning betreft is een bandbreedte gehanteerd. Het gemiddelde van deze bandbreedte, zijnde € 457.000,= is als incidentele opbrengst meegenomen in de businesscase renovatie Raadhuis. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de onderliggende grondexploitatie, in lijn met de grondexploitaties voor alle gemeentelijke (her)ontwikkelingen, geheim is.

8

3.10

Toekomstbestendigheid / flexibiliteit

Korte termijn Na renovatie van de begane grond en de eerste verdieping zijn 98 arbowerkplekken gerealiseerd, daar waar conform de uitgangspunten op basis van het huidige personeelsbestand in combinatie met de 1 bezettingsgraad en de ambitie op het vlak van HNW 95 arbowerkplekken benodigd zijn . Dat betekent dat sprake is van een beperkt overschot aan werkplekken, hetgeen maakt dat sprake is van enige flexibiliteit als het gaat om de groei en krimp van de ambtelijke organisatie. Daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan groei van de organisatie door ontwikkelingen in het Sociaal Domein, maar ook aan krimp door outsourcing van onderdelen van de organisatie (zoals in het verleden waarin het cluster Vergunningen is gecentraliseerd bij de Omgevingsdienst Midden-Holland). Bij het definitief maken van het ontwerp wordt rekening gehouden met het op dat moment meest actuele personeelsbestand. Middellange termijn Mocht op termijn een grotere uitbreiding van de ambtelijke organisatie onvermijdelijk zijn, dan kan dit in de basis op drie manieren worden opgevangen: 1. Verhoging ambitie HNW in combinatie met maatregelen van de directe om de bezettingsgraad beter te spreiden over de gehele week (in plaats van op twee piekdagen, zoals nu blijkt uit het uitgevoerde bezettingsgraadonderzoek); 2. Gebruik maken van andere beschikbare ruimte (zoals flexibele werkplekken op de gemeentewerf of anderszins); 3. Uitbreiding van het aantal kantoormeters door (gedeeltelijke) renovatie en inrichting van de tweede verdieping. Laatstgenoemde mogelijkheid biedt het Raadhuis omdat deze verdieping na renovatie in principe leeg en niet ingericht is. Hiermee kan een grotere uitbreiding van de organisatie worden opgevangen. Daaraan zijn echter wel (forse) kosten verbonden, omdat de tweede verdieping in dat geval gerenoveerd dient te worden. Daarbij is een gedeeltelijke renovatie tot op zekere hoogte mogelijk, maar dient dit wel per ‘vleugel’ van het pand te gebeuren. Lange termijn Het kunnen inspelen op toekomstige ontwikkelingen betreft ook de lange(re) termijn. Mochten op termijn, om redenen die nu nog niet worden overzien, ten aanzien van huisvesting andere keuzes worden gemaakt, dan is met renovatie van het Raadhuis sprake van een incourant pand op een incourante locatie. Het pand is incourant omdat de opzet (zelfs na renovatie) niet volledig aansluit op de wensen voor een hedendaags kantoorpand en omdat het souterrain en de tweede verdieping niet zijn gerenoveerd. De locatie is als kantoorlocatie (maar ook voor de meeste andere, vergelijkbare functies) niet courant, daar deze ligt ‘weggestopt’ en wordt omgeven door hoofdzakelijk ‘achterkanten’.

3.11

Risico’s

Financiën Een renovatie brengt hoe dan ook financiële risico’s met zich mee. In het opgestelde renovatieplan met bijbehorende kostenraming is op nauwkeurige en deskundige wijze het financiële aspect in beeld gebracht. Daarbij is tevens een kostenpost ‘onvoorzien’ opgenomen. In de verdere uitwerking, na een keuze voor welk pand wordt gerenoveerd, wordt in de ontwerpfase een en ander verder uitgedetailleerd. Uit de uitgevoerde asbestinventarisatie type A is gebleken dat sprake is van een beperkt aantal asbestverdachte locaties in het pand. In combinatie met bovenstaande maakt dat voor de feitelijke renovatie van het Raadhuis het risicoprofiel gemiddeld is. Uitloop van de werkzaamheden vormen nauwelijks een financieel risico voor de tijdelijke huisvesting, die dan langer benodigd zou zijn. Dit omdat de businesscase uitgaat van tijdelijke huisvesting in eigen panden. Het risicoprofiel verandert wezenlijk negatiever wanneer gekozen wordt voor tijdelijke huisvesting in panden niet zijnde eigendom van de gemeente.

1

Overige werkplekken, zoals stiltewerkplekken en loungewerkplekken worden in dit verband buiten beschouwing gelaten 9

Tijd Evenals financiële risico’s vormt ook het aspect tijd altijd een risico bij renovatie. Door onvoorziene omstandigheden kunnen renovatiewerkzaamheden uitlopen. Daarbij komt dat een periode van enkele maanden is benodigd om de tijdelijke huisvesting geschikt en operationeel te krijgen. In dit stadium is geen sprake van signalen die leiden tot een hoog risicoprofiel ten aanzien van het tijdsaspect en derhalve is ook voor dit onderdeel sprake van een gemiddeld risicoprofiel. Kwaliteit Voor de feitelijke renovatie worden vooralsnog geen risico’s ten aanzien van het aspect kwaliteit voorzien. In het renovatieplan en het ontwerp is het gewenste kwaliteits- en serviceniveau in te passen. De tijdelijke huisvesting kent echter wel een hoog risicoprofiel als het kwaliteit betreft. Het tijdelijk geschikt maken van de Beukenhof en het Hema/Rabo-pand, naast werkplekken onder meer ook voor receptie/publieksbalie en raadzaal, heeft een groot risico op verminderde kwaliteit van de werkomgeving en servicevoorziening tot gevolg. Daarbij moet worden gedacht aan de uitstraling en geschiktheid, alsmede ICT en telefonievoorzieningen. In de uitvoering wordt uiteraard getracht om met beheersmaatregelen het risico zo veel als mogelijk te beheersen.

10

4. Beoordeling scenario 2 – renovatie Hema/Rabo 4.1 Uitgangspunten / HNW Om inzicht te krijgen in de haalbaarheid van het nieuwe kantoorconcept en de bijbehorende technische en financiële consequenties is een schetsontwerp met verschillende varianten gemaakt. Hierbij is Het Nieuwe Werken (HNW) als uitgangspunt voor de inrichting gehanteerd. In dit schetsontwerp is gebleken dat de volgende functies goed inpasbaar zijn in het Hema/Rabo-pand: 1) Diversiteit aan typen werkplekken, zoals arbowerkplekken, loungewerkplekken, stiltewerkplekken, overlegplekken/vergaderruimten etc.; 2) 97 arbowerkplekken, 12 stiltewerkplekken, 1 receptiewerkplek en 4 baliewerkplekken; 3) De loungewerkplekken hebben een capaciteit van 30 personen; 4) Er zijn diverse vergader- en overlegruimten met verschillende afmetingen en capaciteiten. De totale vergadercapaciteit bedraagt exclusief raadzaal, werkcafé en huiskamers 76 personen; 5) Een werkcafé voor informeel overleg, wachtruimte, aanlandplekken etc. met een vergadercapaciteit van ongeveer 24 personen. Daarnaast biedt het werkcafé ook andere typen werkplekken, zoals lounge- en relaxplekken; 6) Diverse huiskamers met pantry en leestafel. De vergadercapaciteit van de huiskamers samen bedraagt ongeveer 20 personen; 7) Een gecombineerde trouw-/raadzaal met een capaciteit van 28 vergaderplekken (exclusief publieksplaatsen); 8) Veel glas en open ruimten; 9) Meer contact met buiten door zichtlijnen te realiseren vanaf de kern naar buiten toe. Om alle benodigde werkplekken en algemene ruimten en voorzieningen op de begane grond en eerste 2 verdieping van het Hema/Rabo-pand onder te brengen, dient het gebouw met 440 m bruto vloeroppervlak te worden uitgebreid. Met deze uitbreiding zijn alle functionele en ruimtelijke uitgangspunten inpasbaar in het Hema/Rabo-pand. Het benodigde vloeroppervlak bedraagt dan in totaal 2 ca. 2.350 m . Om aan de technische uitgangspunten te voldoen vindt isolatie van de gehele gevel plaats en worden onder meer beglazing en kozijnen vervangen. Een illustratie van de uitstraling van het pand is weergegeven op onderstaande afbeelding. NB: dit betreft een indicatief schetsontwerp, Na de keuze voor het te renoveren pand in de ontwerpfase een (architectonisch) ontwerp gemaakt.

Illustratie indicatief schetsontwerp Hema/Rabo-pand

4.2 Duurzaamheid / thermisch comfort Bij de uitwerking van het renovatieplan is volgens de Trias Energetica onderzocht hoe duurzaam c.q. energiezuinig het pand wordt na renovatie. Daarbij is rekening gehouden met de verbetering van het thermisch comfort. Gebleken is dat energielabel A voor dit gebouw technisch haalbaar kan zijn, in combinatie met een goed thermisch comfort in het gebouw. Voor het renoveren van het Hema/Rabopand gaat het renovatieplan echter uit van een energielabel B, daar de mogelijkheden (en exacte kosten) voor label A afhankelijk zijn van de daadwerkelijke installatietechnische en bouwkundige mogelijkheden. Een en ander kan in de ontwerpfase nader worden uitgewerkt. 11

Een beperking van de renovatiekosten is ook in dit scenario uiteraard mogelijk. Daadwerkelijke realisatie van kostenbeperking gaat echter te allen tijde direct ten koste van het energielabel, dat dan op niveau C of D uit zal komen, en ten koste van het thermisch comfort.

4.3 Uitstraling Uitstraling gebouw naar omgeving De uitstraling van het Hema/Rabo-pand is functioneel en kenmerkend voor de tijd waarin het is gebouwd, waarin het tevens architectonische waarde had. Hedendaags oogt de architectuur van het pand niet uitgesproken of waardevol. Daarbij maken onderdelen van het pand een gesloten indruk. Ook voor dit pand is in het opgestelde schetsontwerp als uitgangspunt gehanteerd dat meer contact ontstaat met buiten, door realisatie van zichtlijnen vanaf de kern naar buiten toe. Tevens gaat het schetsontwerp uit van een ‘facelift’ van de buitenkant van het gebouw, waardoor de uitstraling van het pand aanzienlijk verbeterd en meer eigentijds wordt. Uitstraling omgeving ten opzichte van het gebouw De ligging van het pand is relatief centraal, aan één van de uitvalswegen van Waddinxveen, maakt onderdeel uit van het lint langs de Kerkweg-Oost en betreft een zichtlocatie. In de directe omgeving is sprake van verschillende functies, waaronder wonen, dienstverlening, kantoor en detailhandel. De locatie maakt deel uit van het ‘zichtbare’ deel van het Station tot Brug-gebied. Renovatie van dit pand en de vestiging van het gemeentehuis ter plaatse biedt een dynamische impuls aan de directe omgeving en kan als vliegwiel fungeren voor verdere doorontwikkeling en binnenstedelijke herstructurering van het lint langs de Kerkweg-Oost.

4.4 Verkeer, ontsluiting en parkeren Het Hema/Rabo-pand is goed zichtbaar vanaf de Kerkweg-Oost, één van de uitvalswegen van Waddinxveen, en via de Stationsstraat goed bereikbaar. Vertrekkend verkeer kan daarbij ook gebruik maken van de rechtstreekse aansluiting op de Kerkweg-Oost. De huidige ontsluiting, functie en omvang zijn goed op elkaar afgestemd. De naastgelegen (en recent heringerichte) parkeervoorziening voldoet ruimschoots, zeker nu na het verdwijnen van de omliggende detailhandel deze parkeerplaats nauwelijks meer een functie heeft. De capaciteit kan dus voor een groot deel tegemoetkomen aan het Hema/Rabopand.

4.5 Financiën De businesscase laat over de periode 2017 – 2031 een gemiddelde structurele last zien van € 637.000,=. Daarnaast is sprake van een incidentele last van € 2.320.000,=. Ten opzichte van de huidige programmabegroting ontstaat het volgende effect:

Effect Structurele lasten begroting 2015-2018

2015

Dekking

2016

2017

2018

€ 519.610 € 739.010 € 727.724 € 685.469

Scenario 2: Hema_Rabo

€ -163.066

€ 75.736

€ -49.905

€ -79.159

4.6 Planning Een grove opzet van de planning leidt tot een totale doorlooptijd van de renovatiewerkzaamheden van 16 maanden. Daarbij is de uitgebreide omgevingsvergunningprocedure meegenomen. De voorbereidingswerkzaamheden (ontwerpfase) is niet in deze planning opgenomen. Zodra een besluit is genomen, wordt de planning verder in detail uitgewerkt.

4.7 Tijdelijke huisvesting De renovatie van het Hema/Rabo-pand kan plaatsvinden terwijl het huidige Raadhuis en de Beukenhof in gebruik blijven. Na afronding van de renovatie kan in korte tijd de verhuizing plaatsvinden. Tijdelijke huisvesting is in dit scenario dan ook niet aan de orde. 12

4.8 Bestemmingsplan De functie van gemeentehuis is passend binnen het bestemmingsplan voor wat betreft het Rabo/Hemapand. De voorgenomen uitbreiding past echter niet. Hieraan kan medewerking worden verleend door afwijking van het bestemmingsplan middels een uitgebreide omgevingsvergunningprocedure. Daartoe is een ruimtelijke onderbouwing vereist. Aanpassing van het bestemmingsplan is ook mogelijk, maar dit betreft een zwaardere procedure terwijl dit niet noodzakelijk is.

4.9 Herontwikkelingspotentie Bij renovatie van het Hema/Rabo-pand valt de locatie Beukenhof (en het naastgelegen parkeerterreintje aan de Stationsstraat) en het Raadhuis vrij voor herontwikkeling. Een globale verkenning heeft uitgewezen dat ter plaatse van de Beukenhof ruimte is voor de ontwikkeling van ca. 10 grondgebonden woningen, passend in de opzet van de bebouwing langs de Stationsstraat. Op de locatie van het Raadhuis zou plaats zijn voor de ontwikkeling van ca. 13 grondgebonden woningen. Voor beide locaties is een grondexploitatie opgesteld, waarin kosten (sloop panden, bouw- en woonrijp maken en plankosten) en opbrengsten (grondverkoop ten behoeve van 10 + 13 woningen) zijn opgenomen. De kosten en opbrengsten zijn bepaald op de wijze van de gemeentelijke grondexploitaties. Ten aanzien van de opbrengsten heeft informele afstemming plaatsgevonden met diverse partijen, waaronder een extern planeconomisch adviesbureau, een lokale makelaar en diverse marktpartijen. Het saldo van de grondexploitatie voor herontwikkeling van de locatie Beukenhof bedraagt (rekening houdende met het gebruik en de uitbreiding van het Hema/Rabo-pand als gemeentehuis) op contante waarde de bandbreedte € 170.000 - € 290.000 positief. Het gemiddelde van deze bandbreedte bedraagt € 231.000,=. Het saldo van de grondexploitatie voor herontwikkeling van de locatie Raadhuisplein bedraagt op contante waarde de bandbreedte € 110.000 - € 180.000 positief. Het gemiddelde van deze bandbreedte bedraagt € 147.000,=. Beide gemiddeldes bij elkaar opgeteld, zijnde € 378.000,= is als incidentele opbrengst meegenomen in de businesscase renovatie Raadhuis. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de onderliggende grondexploitatie, in lijn met de grondexploitaties voor alle gemeentelijke (her)ontwikkelingen, geheim is.

4.10

Toekomstbestendigheid / flexibiliteit

Korte termijn Na renovatie van het pand zijn 97 arbowerkplekken gerealiseerd, daar waar conform de uitgangspunten op basis van het huidige personeelsbestand in combinatie met de bezettingsgraad en de ambitie op het 2 vlak van HNW 95 arbowerkplekken benodigd zijn . Dat betekent dat sprake is van een beperkt overschot aan werkplekken, hetgeen maakt dat sprake is van enige flexibiliteit als het gaat om de groei en krimp van de ambtelijke organisatie. Daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan groei van de organisatie door ontwikkelingen in het Sociaal Domein, maar ook aan krimp door outsourcing van onderdelen van de organisatie (zoals in het verleden waarin het cluster Vergunningen is gecentraliseerd bij de Omgevingsdienst Midden-Holland). Bij het definitief maken van het ontwerp wordt rekening gehouden met het op dat moment meest actuele personeelsbestand. Middellange termijn Mocht op termijn een grotere uitbreiding van de ambtelijke organisatie onvermijdelijk zijn, dan kan dit in de basis op drie manieren worden opgevangen: 1. Verhoging ambitie HNW in combinatie met maatregelen van de directe om de bezettingsgraad beter te spreiden over de gehele week (in plaats van op twee piekdagen, zoals nu conform het uitgevoerde bezettingsgraadonderzoek het geval is); 2. Gebruik maken van andere beschikbare ruimte (zoals flexibele werkplekken op de gemeentewerf of anderszins); 3. Uitbreiding van het aantal kantoormeters door uitbreiding van het pand. Een uitbreiding is inpandig niet op te lossen omdat geen sprake is van een overschot aan ruimte. Met bouwkundige uitbreiding van het pand kan een grotere uitbreiding van de organisatie worden opgevangen. Daaraan zijn echter wel (forse) kosten verbonden. De bouwkundige uitbreiding kan nauwkeurig worden afgestemd op de aanvullende ruimtevraag. 2

Overige werkplekken, zoals stiltewerkplekken en loungewerkplekken worden in dit verband buiten beschouwing gelaten 13

Lange termijn Het kunnen inspelen op toekomstige ontwikkelingen betreft ook de lange(re) termijn. Mochten op termijn, om redenen die nu nog niet worden overzien, ten aanzien van huisvesting andere keuzes worden gemaakt, dan is met renovatie van het Hema/Rabo-pand sprake van een relatief courant pand, op een relatief courante locatie. De opzet van het pand, na renovatie, past bij de wensen voor een hedendaags kantoorpand. De locatie betreft weliswaar geen toplocatie, maar is redelijk centraal en in het zicht gelegen en ligt in een zone waar sprake is van functiemenging.

4.11

Risico’s

Financiën Een renovatie brengt hoe dan ook financiële risico’s met zich mee. In het opgestelde renovatieplan met bijbehorende kostenraming is op nauwkeurige en deskundige wijze het financiële aspect in beeld gebracht. Daarbij is tevens een kostenpost ‘onvoorzien’ opgenomen. In de verdere uitwerking, na een keuze voor welk pand wordt gerenoveerd, wordt in de ontwerpfase een en ander verder uitgedetailleerd. Uit de uitgevoerde asbestinventarisaties type A en een gedeeltelijke type B (destructief onderzoek) is gebleken dat sprake is van een enkele asbestverdachte locaties in het pand. In combinatie met bovenstaande maakt dat voor de feitelijke renovatie van het Hema/Rabo-pand het risicoprofiel gemiddeld is. Tijd Evenals financiële risico’s vormt ook het aspect tijd altijd een risico bij renovatie. Door onvoorziene omstandigheden kunnen renovatiewerkzaamheden uitlopen. In dit stadium is geen sprake van signalen die leiden tot een hoog risicoprofiel ten aanzien van de uitvoering. Wel geldt dat de benodigde procedure (uitgebreide omgevingsvergunning) een planningsrisico met zich meebrengt. Deze procedure kan deels parallel lopen aan andere te doorlopen stappen, maar kent een groter risico op bezwaar/beroep dan een reguliere procedure. Derhalve vormt het tijdsaspect voor dit onderdeel een risico. In de uitvoering wordt uiteraard getracht om met beheersmaatregelen het risico zo veel als mogelijk te beheersen. Kwaliteit Voor de feitelijke renovatie worden vooralsnog geen risico’s ten aanzien van het aspect kwaliteit voorzien. In het renovatieplan en het ontwerp is het gewenste kwaliteits- en serviceniveau in te passen.

14

5. Vergelijking scenario’s 1 en 2 5.1 Uitgangspunten / HNW In beide scenario’s zijn de functionele en ruimtelijke uitgangspunten inpasbaar en kan de ambitie voor 2 HNW worden ingepast in het ontwerp. De benodigde ruimte per pand, 2.400 m voor het Raadhuis en 2 2.350 m , voor het Hema/Rabo-pand verschilt nagenoeg niet. Kijkend naar de werkplekken en overlegruimten ontstaat de volgende vergelijking: Onderdeel Arbowerkplekken Receptiewerkplek Baliewerkplekken Stiltewerkplekken Informele overlegplekken Vergader- en overlegruimten Werkontmoetingsplekken Huiskamerwerkplekken Trouw-/raadzaal (vergaderplekken excl. publieksplaatsen)

Capaciteit Raadhuis 98 1 4 13 28 65 24 14 28

Capaciteit Rabo/Hema 97 1 4 12 30 76 24 20 28

Uit bovenstaande vergelijking blijkt dat beide locaties elkaar qua capaciteit weinig ontlopen. Behalve uiterst minimale verschillen is op basis van de huidige schetsontwerpen alleen een verschil aan te wijzen bij de capaciteit van de vergader- en overlegruimten en de huiskamers, in het voordeel van het scenario 2, het Hema/Rabo-pand. Verder is praktisch gezien het Hema/Rabo-pand meer flexibel indeelbaar dan het Raadhuis, vanwege diverse bouwkundige elementen in het Raadhuis (o.a. niveauverschil begane grond, kolommen, nooduitgangen e.d.).

5.2 Duurzaamheid / thermisch comfort Energielabel A is voor beide panden technisch haalbaar. Voor scenario 1 geldt echter dat dit in combinatie met een goed thermisch comfort moeilijk realiseerbaar is (zonder forse aanvullende kosten). Voor scenario 2 geldt dat realisatie van energielabel A weliswaar mogelijk is in combinatie met een goed thermisch comfort, maar dat in de ontwerpfase moet blijken of dit installatietechnisch en bouwkundig ook daadwerkelijk mogelijk is binnen de huidige financiële raming. In de huidige renovatieplannen is voor beide scenario’s energielabel B aangehouden. Voor de onderlinge vergelijking geldt derhalve dat het gehanteerde energielabel gelijk is, maar dat scenario 2 een grotere kans biedt om in de ontwerpfase alsnog energielabel A op te nemen.

5.3 Uitstraling Uitstraling gebouw naar omgeving Beide panden kennen momenteel een gedateerde uitstraling, waarbij de architectuur van het Raadhuis meer uitgesproken is dan dat van het Rabo/Hema-pand. De beide schetsontwerpen gaan echter uit van een ‘facelift’ van het gebouw, waardoor meer contact ontstaat met buiten en de uitstraling van de panden naar de omgeving verbeterd en eigentijdser wordt. Voor de vergelijking is op dit punt tussen beide scenario’s geen wezenlijk verschil te duiden. Aandachtspunt is dat, wanneer wordt gekozen voor scenario 2, een passende oplossing wordt gevonden voor de (kunstzinnige) ramen van de huidige raadzaal. Uitstraling omgeving ten opzichte van het gebouw Ten aanzien van de uitstraling van de omgeving ten opzichte van het gebouw is sprake van een duidelijk verschil tussen beide panden. Waar het Raadhuis niet centraal en in het zicht ligt en de omgeving hoofdzakelijk het beeld heeft van ‘achterkanten’ (hetgeen door diverse ontwikkelingen verbeterd, maar niet verdwijnt), ligt het Hema/Rabo-pand meer centraal en in het zicht en is sprake van een aantrekkelijker omgeving. Dit maakt dat het Hema/Rabo-pand, gezien haar meer centrale en zichtbare ligging, een meer logische locatie is voor vestiging van het gemeentehuis.

15

Voor wat betreft het effect van de renovatie van beide panden op de omgeving geldt eveneens dat scenario 2 een licht voordeel kent. Renovatie op de locatie van het Hema/Rabo-pand biedt een meer zichtbare impuls voor het Station tot Brug-gebied dan renovatie van het Raadhuis. Wanneer het Hema/Rabo-pand niet wordt gerenoveerd en hier gewerkt gaat worden aan binnenstedelijke herontwikkeling kan deze impuls ook worden bereikt, dit zal echter meer tijd in beslag nemen. Voor wat betreft het Raadhuis geldt – wanneer sprake zou zijn van herontwikkeling – dat de meerwaarde voor de directe omgeving afhankelijk is van de uitwerking van de plannen, waarbij een uitwerking tot grondgebonden woningen in ieder geval zou leiden tot een meer passende functie en invulling dan het huidige Raadhuis. De massaliteit van het huidige Raadhuis in relatie tot haar directe omgeving is minder passend dan de omvang van het Hema/Rabo-pand tot haar omgeving.

5.4 Verkeer, ontsluiting en parkeren Voor beide scenario’s geldt dat de huidige ontsluiting, functie en omvang goed op elkaar zijn afgestemd. Beide renovatieplannen voorzien niet in negatieve wijzigingen ten opzichte van deze punten en derhalve is op deze punten geen sprake van een onderling verschil. Wel is de bereikbaarheid van het Hema/Rabopand iets beter dan dat van het Raadhuis, vanwege de meer zichtbare ligging en de (éénrichting) ontsluiting op de Kerkweg-Oost. Ten aanzien van het aspect parkeren is geen sprake van onderlinge verschillen: beide panden zijn gelegen naast een parkeervoorziening die voldoet voor bezoekers en personeel van het gemeentehuis.

5.5 Financiën Structurele lasten

Huisvesting Waddinxveen Aantal vierkante Netto contante 3 meters waarde

Structurele lasten 2017

Gemiddelde structurele last 2017-2031

Scenario 1: Raadhuis

2.376 € 11.050.000

€

830.000

€

648.000

Scenario 2: Hema_Rabo

2.342 €

€

778.000

€

637.000

10.559.000

In bovenstaande tabel zijn de structurele lasten van beide scenario’s opgenomen. Daaruit blijkt dat de gemiddelde structurele lasten over de periode 2017 – 2031 van beide scenario’s elkaar weinig ontlopen. Het scenario Hema/Rabo-pand is zeer beperkt in het voordeel met een berekende gemiddelde structurele last die € 11.000 lager ligt dan de berekende last voor scenario Raadhuis. Opgemerkt wordt dat beide berekende gemiddelde structurele lasten beperkt uitkomen boven de gemiddelde structurele last die de gemeenteraad in haar aangenomen motie van oktober 2013 heeft opgenomen, zijnde € 626.000. Uitgaande van twee jaar indexering over dit bedrag (van 2013 naar 2015), conform de gemeentelijke indexen voor actieve grondexploitaties 1,5 % kostenstijging per jaar, zou de maatstaf op prijspeil 1-1-2015 conform deze motie (afgerond) € 645.000 bedragen. Op dit bedrag en op basis van het huidige niveau van de kostenramingen (schetsontwerp) kan worden gesteld dat de overschrijding van scenario 1 zeer beperkt is en dat scenario 2 past binnen de motie van de gemeenteraad.

3

De incidentele en structurele financiële gevolgen (lasten en baten) van de renovatie van het gemeentehuis bezien over 15 jaar en teruggerekend naar één totaalbedrag op peildatum 1-1-2015. Gesimplificeerd: de totale kosten van de renovatie over 15 jaar. 16

Incidentele lasten Incidentele lasten Scenario 1: Raadhuis

2015

2016

Totaal

€

794.757

€

2.011.469

€

2.810.000

Scenario 2: Rabo_Hema

€

317.337

€

2.006.262

€

2.320.000

De incidentele lasten van beide scenario’s, weergegeven in bovenstaande tabel, kennen ten aanzien van het totaal een onderling verschil van € 490.000, in het voordeel van scenario 2. Dit wordt hoofdzakelijk veroorzaakt doordat in dit scenario geen tijdelijke huisvesting is benodigd, waardoor ten opzichte van scenario 1 een forse incidentele last wegvalt.

Effect structurele last op de begroting

Effect Structurele lasten begroting 2015-2018

2015

2016

2017

2018

Dekking

€ 519.610

€ 739.010

€ 727.724

Scenario 1: Raadhuis

€ -98.286

€ 139.237

€ -102.166 € -111.081

Scenario 2: Hema_Rabo

€ -163.066 € 75.736

€ -49.905

€ 685.469 € -79.159

In bovenstaande tabel is het effect van beide scenario’s op de programmabegroting 2015 – 2018 weergegeven. Hieruit blijkt dat scenario 1 over deze periode van vier jaar minder negatieve impact heeft op de begroting dan scenario 2. Oorzaak is dat in scenario 2 vanaf 2015 de kapitaallasten (rente en afschrijving) van het Hema/Rabo-pand worden meegenomen, dit omdat de bestemming van het pand dan bekend is. Dit betekent dat in 2015 & 2016 in scenario 2 de kapitaallasten van 3 panden worden meegenomen en in scenario 1 van twee. Dit beïnvloedt de vergelijkbaarheid in de periode 2015 – 2018. Na 2017 valt het effect op de begroting structureel positief uit naar scenario 2. 5.6 Planning De eerste grove planningen voor beide scenario’s leiden tot een vergelijkbare doorlooptijd van de renovatiewerkzaamheden: in beide gevallen 16 maanden. De extra tijd die in scenario 1 is benodigd voor het gereedmaken van de tijdelijke huisvesting, is in scenario 2 benodigd voor de uitgebreide omgevingsvergunningprocedure (voor zover deze niet parallel kan lopen met voorbereidingswerkzaamheden). Ten aanzien van de planning wordt derhalve geen wezenlijk verschil onderscheiden tussen beide scenario’s.

5.7 Tijdelijke huisvesting In geval van renovatie van het Raadhuis is als uitgangspunt gehanteerd dat de ambtelijke organisatie tijdelijk elders wordt gehuisvest. Bij renovatie van het Hema/Rabo-pand is geen tijdelijke huisvesting aan de orde. De financiële aspecten van tijdelijke huisvesting alsmede de risico’s hiervan maken onderdeel uit van de respectievelijke paragrafen 5.5 en 5.11. Daarbij geldt dat operationeel gezien het voordeel van geen tussentijdse tijdelijke huisvesting pleit voor scenario 2, renovatie van het Rabo/Hema-pand.

5.8 Bestemmingsplan Het huidige Raadhuis past binnen het geldende bestemmingsplan en wordt in het renovatieplan niet verder uitgebreid, daarom kan worden volstaan met een reguliere procedure voor verkrijging van de benodigde vergunning. De uitbreidingsplannen bij de Hema/Rabo passen niet binnen het geldende plan en daarom is hiervoor een uitgebreide procedure benodigd. Het risico hiervan is opgenomen onder paragraaf 5.11. Ten aanzien van het geldende bestemmingsplan is scenario 1, renovatie Raadhuis, in het voordeel.

17

5.9 Herontwikkelingspotentie Voor de vrijkomende locaties na renovatie van één van beide panden zijn grondexploitaties opgesteld waarvan de saldi leiden tot een (gecumuleerde) contante waarde van € 457.000,= in scenario 1 (betreft herontwikkeling Beukenhof, Hema/Rabo-pand en parkeerterrein tot 25 woningen) en € 378.000,= in scenario 2 (betreft herontwikkeling Beukenhof en Raadhuis tot 23 woningen). Hieruit blijkt dat de herontwikkeling volgend op de renovatie van het Raadhuis een hogere herontwikkelingspotentie heeft dan de herontwikkeling volgend op renovatie van het Hema/Rabo-pand. De financiële impact van deze cijfers maakt onderdeel uit van de businesscase zoals beschreven in paragraaf 5.5. Ten aanzien van de feitelijke mogelijkheden tot herontwikkeling worden geen wezenlijke verschillen verwacht. De locatie volgend uit scenario 1 is mogelijk interessanter voor marktpartijen dan die volgend uit scenario 2, maar dit verschil is in beide grondexploitaties doorvertaald in de berekende grondprijs.

5.10

Toekomstbestendigheid / flexibiliteit

Korte termijn In beide scenario’s is sprake van een beperkte marge in de huidige schetsontwerpen: scenario 1 gaat uit van 98 arbowerkplekken en scenario 2 van 97 arbowerkplekken, daar waar conform de uitgangspunten 95 arbowerkplekken benodigd zijn. Op dit punt ontlopen beide scenario’s elkaar niet, zeker wanneer rekening wordt gehouden met de overmaat die nog aanwezig is aangaande overlegruimten in scenario 2 (zie paragraaf 5.1) en de mogelijkheden die dat biedt om in de ontwerpfase tot optimalisering van het aantal werkplekken te komen. Middellange termijn In het geval wanneer op termijn sprake zou zijn van een groei van de ambtelijke organisatie waarin bovengenoemde marge onvoldoende is om deze op te vangen, bieden beide panden mogelijkheden tot verdere vergroting van het beschikbare vloeroppervlak. In scenario 1 door (gedeeltelijke) renovatie van de tweede verdieping van het Raadhuis en in scenario 2 door aanvullende uitbreiding van het pand. In beide gevallen zijn hieraan (forse) kosten verbonden. De praktische toepassing in beide gevallen laat nauwelijks verschil zien. Waar bij scenario 1 rekening moet worden gehouden met een bepaalde maat aan renovatie, kan in scenario 2 de benodigde uitbreiding nauwkeurig worden afgestemd op de actuele ruimtevraag. In geval van scenario 1 is echter al wel sprake van het casco, waarin bij scenario 2 sprake is van een aanvullende uitbreiding die impact heeft op de omliggende openbare ruimte. Lange termijn Kijkend naar de lange termijn, wanneer ten aanzien van huisvesting andere keuzes zouden worden gemaakt, heeft renovatie van het Hema/Rabo-pand de voorkeur. Dit betreft een meer courant pand en een meer courante locatie mocht de gemeente op termijn dit pand van de hand willen doen of een andere functie willen geven. Daarbij is de kans dat de gedane investeringen voor renovatie meer te gelde kunnen worden gemaakt groter bij het Rabo/Hema-pand dan bij het Raadhuis.

5.11

Risico’s

Financiën Beide renovaties kennen op basis van de momenteel beschikbare gegevens op het gebied van financiën een gemiddeld risicoprofiel. Hierin is geen onderling verschil aanwijsbaar. Tijd Ten aanzien van de renovatiewerkzaamheden voor beide scenario’s is voor beide scenario’s geen sprake van signalen die leiden tot een hoog risicoprofiel. Voor wat betreft de voorbereiding is wel sprake van een aanwijsbaar verschil. Bij scenario 2 brengt de afwijking ten opzichte van het bestemmingsplan en de daarvoor benodigde uitgebreide omgevingsvergunningprocedure een planningsrisico met zich mee. Daarom is ten aanzien van het onderdeel tijd het risicoprofiel van scenario 1 gemiddeld en van scenario 2 bovengemiddeld.

18

Kwaliteit Voor de feitelijke renovatie worden vooralsnog voor beide scenario’s geen risico’s ten aanzien van het aspect kwaliteit voorzien, omdat In het renovatieplan en het schetsontwerp het gewenste kwaliteits- en serviceniveau inpasbaar blijkt. Echter, vanwege het aspect van tijdelijke huisvesting is in scenario 1 wel sprake van een kwaliteitsrisico vanwege het risico op verminderde kwaliteit van de werkomgeving en de servicevoorziening. Dat risico doet zich niet voor in scenario 2.

19

6. Conclusie Op basis van de per scenario beschreven vergelijkingsaspecten en de daadwerkelijke vergelijking zoals opgenomen in hoofdstuk 5, kan het volgende worden geconcludeerd. In enkele gevallen is geen sprake van aanwijsbare verschillen. Dat betreft de uitstraling van gebouw naar de omgeving toe (na renovatie), de flexibiliteit voor de korte en middellange termijn en de financiële risico’s. In een aantal gevallen is sprake van beperkte onderlinge verschillen. Scenario 1 – renovatie Raadhuis scoort wat beter dan scenario 2 – renovatie Hema/Rabo-pand als het gaat om de herontwikkelingspotentie. Daarbij moet echter worden opgemerkt dat het financiële aspect onderdeel uitmaakt van de businesscase, waarover later meer. Scenario 2 scoort licht beter op de onderdelen uitgangspunten/HNW, duurzaamheid, uitstraling (voor wat betreft uitstraling omgeving naar gebouw) en verkeer/ontsluiting/parkeren. Ten aanzien van verschillende aspecten is echter wel een duidelijk aanwijsbaar verschil tussen beide scenario’s. Scenario 1 komt beter uit de vergelijking als het gaat om het geldende bestemmingsplan en het planningsrisico. Daartegenover komt scenario 2 beter naar voren als het gaat om de financiën (zowel structureel als incidenteel, ten aanzien van het structurele effect op de begroting scoort scenario 2 beter), (geen noodzaak voor) tijdelijke huisvesting, de toekomstbestendigheid / flexibiliteit op de lange termijn en het risico voor wat betreft kwaliteit en service. 4

Wanneer bovenstaande wordt vertaald in een scoringsmatrix ziet deze er als volgt uit: Onderdeel Uitgangspunten / HNW Duurzaamheid / thermisch comfort Uitstraling Gebouw naar omgeving Omgeving naar gebouw Verkeer, ontsluiting, parkeren Financiën Structureel Incidenteel Effect op begroting Planning Tijdelijke huisvesting Bestemmingsplan Herontwikkelingspotentie vrijkomende locaties Toekomstbestendigheid / flexibiliteit Korte termijn Middellange termijn Lange termijn Risico’s Financiën Tijd Kwaliteit

Scenario 1 – renovatie Raadhuis 0 0

Scenario 2 – renovatie Rabo/Hema + +

0 0 0

0 + 0

0 0 0 0 -++ +

+ ++ + 0 0 0 0

0 0 0

0 0 ++

0 0 --

0 -0

Op grond van bovenstaande wordt geconcludeerd dat scenario 2 – renovatie Hema/Rabo-pand beter scoort dan scenario 1 – renovatie Raadhuis. Op grond daarvan wordt geadviseerd te opteren voor scenario 2 en te besluiten tot renovatie van het Hema/Rabo-pand.

4

Deze matrix gaat uit van de onderlinge vergelijking, waarbij negatieve punten van een scenario met een -- worden beoordeeld, licht negatieve punten met -, neutrale punten met een 0, licht positieve punten met een + en positieve punten met ++ (allen ten opzichte van elkaar) 20

Bijlage 1: functionele uitgangspunten renovatie Functionele uitgangspunten Het gemeentehuis biedt na de renovatie voor de lange termijn een kwalitatief goede, eigentijdse en flexibele huisvesting aan de gemeentelijke organisatie en haar klanten/bezoekers. De gemeente Waddinxveen gaat bij renovatie over tot flexibilisering van het werkplekgebruik in haar organisatie. Dit betekent dat het toekomstige gemeentehuis zodanig moet worden ingericht dat Het Nieuwe Werken (HNW) kan worden geïntroduceerd. De renovatie resulteert in een gebouw dat aantrekkelijker is voor de functie van gemeentehuis en in samenhang met haar inrichting een werkomgeving biedt waarin de medewerkers hun verschillende soorten werkzaamheden optimaal kunnen uitvoeren. Tevens dient het een gebouw te zijn waarin de contacten met klanten/bezoekers gastvrij, servicegericht en veilig worden gefaciliteerd. Interactie, samenwerking en ontmoeting dienen door middel van het nieuwe kantoorconcept, bestaande uit een grote diversiteit aan werkplektypen, zoveel mogelijk te worden bevorderd. Het gemeentehuis moet ruimte bieden aan 122,21 fte en 153 medewerkers plus publieksfunctie, raadzaal en trouwzaal. De deeltijdfactor bedraagt 122,21/153 = 0,80. Wijzigingen en groei respectievelijk krimp in de organisatie moeten binnen het gerenoveerde gemeentehuis gemakkelijk kunnen worden opgevangen.

Ruimtelijke uitgangspunten Werkplekken 5 Voor 153 medewerkers (122,21 fte) dienen minimaal 95 Arbo werkplekken te worden gerealiseerd. Dat wil zeggen 0,62 werkplek per medewerker en 0,77 werkplek per fte. Voor de 9 medewerkers van de afdeling Directie/Bestuur/Griffie worden persoonsgebonden (vaste) werkplekken gerealiseerd. De werkplekken voor B&W worden voorzien van een vergaderopstelling. Alle overige werkplekken worden werkplekken die flexibel te gebruiken zijn en zijn dus nietpersoonsgebonden. Medewerkers kiezen bewust een beschikbare werkplek die past bij de taken en (type) activiteiten van het moment of gedurende een bepaalde tijdspanne (= activiteit gerelateerd werken). 6 Er worden minimaal 1 receptiewerkplek en 2 baliewerkplekken gerealiseerd.

5

Op basis van het huidige aantal werkplekken, de deeltijdfactor en de resultaten van de werkplekmetingen (het bezettings-graadonderzoek) is berekend dat het toekomstige aantal Arbowerkplekken (werkplekken waar men 8 uur aaneengesloten mag werken) ongeveer 95 bedraagt. Het toekomstige aantal werkplekken is op de volgende drie manieren benaderd: 1) Op basis van de aanbeveling uit het bezettingsgraadonderzoek. 2) De dag met de hoogste aanwezigheidspiek in combinatie met het (gewogen) gemiddelde aanwezigheidspercentage. 3) De dag met de op één na hoogste aanwezigheidspiek. Op basis van de uitkomsten van deze drie benaderingswijzen is dat voor de toekomstige situatie 95 Arbowerkplekken als uitgangspunt wordt aangehouden. 6 Eén receptiewerkplek is voldoende in de nieuwe situatie. Wanneer de huidige openingstijden van de balies worden gehandhaafd, kan de gemeente volstaan met twee balies. Op het moment dat de openingstijden worden aangepast, kan er efficiënter worden omgegaan met de balies en volstaat eventueel zelfs één balie van deze categorie. 21

Naast de 95 Arbo werkplekken worden diverse andere typen werkplekken gerealiseerd ten behoeve van het activiteit gerelateerd werken, zoals stiltewerkplekken, aanlandplekken, lounge-werkplekken, overlegplekken en dergelijke. In elk geval worden gerealiseerd: - Minimaal 12 stiltewerkplekken; - Circa 30 loungewerkplekken c.q. informele overlegplekken: deze worden gecombineerd met de eet-/werkcafés en huiskamers (zie bij “algemene ruimten”). - Overlegplekken: er worden diverse vergaderruimten gerealiseerd (voor de aantallen en capaciteiten zie bij “algemene ruimten”). Ruimten politieke omgeving (specifieke ruimten) Raadzaal: 1 zaal op de begane grond met een maximale capaciteit van 150 personen en circa 30 personen in vergaderopstelling (exclusief publieksplaatsen). De Raadzaal doet tevens dienst als trouwzaal. Multifunctionele ruimte / presentatieruimte: er dient een multifunctionele en representatieve ruimte te zijn met een vergadercapaciteit van circa 35 personen (inclusief pers en publiek) die tevens gebruikt kan worden als commissiekamer en workshopruimte. Deze ruimte moet ook gebruikt kunnen worden als de Raad zich opsplitst, dus het krijgt de voorkeur dat de Raadzaal en multifunctionele ruimte bij elkaar in de buurt liggen, maar dit is geen noodzaak. Het is belangrijk dat er een goede geluidisolatie tussen de Raadzaal en multifunctionele ruimte is, zodat de beide ruimten geen geluidsoverlast van elkaar hebben. Stoelenberging: een materialenberging bij de Raadzaal en multifunctionele ruimte voor de opslag van stoelen en dergelijke. Algemene ruimten (inclusief overlegruimten) Overleg- en vergaderruimten: er dienen diverse overlegruimten met verschillende capaciteiten gerealiseerd te worden. Minimaal de volgende ruimten worden verspreid over de verdiepingen gerealiseerd (dus geen vergadercentrum): 1 overlegruimte voor 2 personen. 3 overlegruimten voor 6 personen (waarvan 1 à 2 front office spreekkamers). 2 overlegruimten voor 8 personen. 1 overlegruimte voor 12 personen. 1 overlegruimte voor 20 personen. Hiermee bedraagt de totale vergadercapaciteit (exclusief Raadzaal, multifunctionele ruimte, 7 werkcafés en huiskamers) tenminste 68 personen. Opslagruimte: per verdieping wordt een opslagruimte gerealiseerd ten behoeve van de opslag van meubilair en dergelijke. Huiskamer: op de verdieping wordt een huiskamer met pantry en leestafel gerealiseerd ten behoeve van informeel overleg en ontmoeting. Werkcafé c.q.werkontmoetingsplekken: op de begane grond wordt een werkcafé gerealiseerd voor informeel overleg, wachtruimte, ontmoeting, aanlandplekken en dergelijke. Het werkcafé biedt onder meer overlegplekken, loungeplekken en relaxplekken. Het werkcafé doet tevens dienst als eetcafé c.q. bedrijfsrestaurant en zal derhalve worden voorzien van een uitgiftebalie.

7

Uit het bezettingsgraadonderzoek is gebleken dat de bezetting en benutting van de huidige vergaderruimten relatief laag is, namelijk: B&W kamer (1): gemiddelde bezetting 23%, gemiddelde benutting 41%. Commissiekamers (4): gemiddelde bezetting 11%, gemiddelde benutting 29%. Overlegkamers (10): gemiddelde bezetting 17%, gemiddelde benutting 43%. Workshopruimte (1): gemiddelde bezetting 18%, gemiddelde benutting 51%. Op grond van deze bevindingen zijn de uitgangspunten ten aanzien van het aantal te realiseren overlegen vergaderruimten voor de toekomstige situatie bepaald. 22

Keuken: in de nabijheid van het eet-/werkcafé op de begane grond, dat tevens dienst doet als bedrijfsrestaurant, zal een (spoel)keuken en opslagruimte worden gerealiseerd. 2 Archiefruimte: er dient een archiefruimte van ongeveer 15 m gerealiseerd te worden. In verband 2 met het plaatsen van verrijdbare kasten dient de toelaatbare vloerbelasting minimaal 10 kN/m te zijn. Douche-/kleedruimte: nabij de fietsenstalling dient op de begane grond een douche- en kleedruimte aanwezig te zijn. Kluis: bij de werkplekken achter de 2 balies op de begane grond moet een kluis van 1.500 kg geplaatst kunnen worden. Aandachtspunt hierbij is de toelaatbare vloerbelasting. Serverruimte: in het gebouw dient ruimte aanwezig te zijn voor de ICT-serverruimte. Werkkasten: per verdieping dient een werkkast aanwezig te zijn met een gootsteen met warm en koud stromend water en een mogelijkheid voor de opslag van schoonmaakartikelen. EHBO-/kolfruimte: er dient op de begane grond een EHBO-ruimte c.q. lactatieruimte in het gebouw gerealiseerd te worden. Deze ruimte kan tevens gebruikt worden als kleedruimte bij de trouwzaal. Miva-toilet: in het gebouw dient minimaal 1 toiletvoorziening voor mindervaliden aanwezig te zijn. Rookruimte: er komt geen nieuwe rookruimte in het gebouw. Er zal wel (indien geen bestaande rookruimte aanwezig is) een rookvoorziening buiten op het terrein worden gerealiseerd, bij voorkeur met een afdakje zodat de rokers bij regenachtig weer droog staan. Containerruimte: op de begane grond wordt een inpandige containerruimte inclusief laad- en losplek gerealiseerd ten behoeve van de opslag van gescheiden afval. Fietsenstalling: er dient inpandig of in de directe nabijheid van het gebouw een fietsenstalling te worden gerealiseerd.

Technische uitgangspunten Duurzaamheid en comfort Doel van het project is om te komen tot een huisvesting waarmee de ambities van de gemeente Waddinxveen ten aanzien van duurzaamheid, beperking van het energieverbruik en flexibilisering van het werkplekgebruik kunnen worden gerealiseerd. De gemeente Waddinxveen streeft naar een meer duurzame en energiezuinige huisvesting in combinatie met de implementatie van Het Nieuwe Werken (HNW) in de gemeentelijke organisatie. Duurzaamheid gaat verder dan energiezuinigheid. Het betreft ook milieuvriendelijkheid en een lange(re) levensduur van het gebouw. Voor het verbeteren van de energieprestatie van het te renoveren gebouw wordt de Trias Energetica gebruikt. Dit betekent: Beperk de energievraag. Gebruik duurzame energie. Indien nodig, gebruik fossiele brandstoffen zo efficiënt en schoon mogelijk. Na renovatie moet het gebouw duurzaam en energiezuinig zijn en tegelijkertijd thermisch comfort bieden aan de gebruiker. Een goede balans tussen deze beide aspecten is belangrijk. Het streven is dat de renovatie leidt tot een gebouw met energielabel A, A+ of A++, maar dit mag niet ten koste gaan van een goed thermisch comfort voor de gebruiker. Er dient met de renovatie minimaal een energielabel B gerealiseerd te worden. Bouwkundig De energievraag dient te worden beperkt door de gebouwschil optimaal te (na)isoleren, een en ander in relatie tot het thermisch comfort. Er zal bij de renovatie van het gemeentehuis of Hema-Rabobank gebouw veel gebruik worden gemaakt van glas en open ruimten, deels in de gevel en deels inpandig. Om meer contact met buiten te creëren worden in het ontwerp zichtlijnen gerealiseerd vanaf de kern naar buiten toe. 23

Het streven is om bij de renovatie indien financieel haalbaar zoveel mogelijk gebruik te maken van duurzame en onderhoudsarme materialen. Installaties De energievraag dient te worden beperkt door voor een optimale isolatie van het gebouw te zorgen en aan de hand hiervan een optimale klimaatinstallatie te ontwerpen. De installaties van het gebouw moeten zodanig worden aangepast dat het thermisch comfort (verwarming, ventilatie, koeling en bevochtiging) in het gebouw voor de gebruiker aanzienlijk wordt verbeterd ten opzichte van de huidige situatie en voldoet aan de hedendaagse normen.

24

Bijlage 2: Businesscases scenario’s 1 en 2 Apart Excel-bestand - GEHEIM

25