Renovatie Gemeentehuis Beerse

Renovatie Gemeentehuis Beerse Dat een gebouw van bouwjaar 1935 niet meer voldoet aan de huidige normen van duurzaamheid (energie, licht, administratieve modernisering, …) is niet te verwonderen. Om die reden werd in 2007 gestart met een project “Naar een kwaliteitsvolle dienstverlening in de gemeente Beerse”.

Fase 1: VVSG-studie In eerste instantie werd, onder leiding van Dhr Jan Van Alsenoy (VVSG), samen met het personeel dat deel uit maakte van de stuurgroep, een SWOT-analyse uitgevoerd waarin de bestaande structuur werd doorgelicht. Het was niet te verwonderen dat de “zwaktelijst” langer was dan de “sterkte-lijst”. Finaal resulteerde deze studie in het definiëren het begrip “kwaliteitsvolle dienstverlening” en in het formuleren van 10 principes van kwaliteitsvolle dienstverlening. Wat toen gedefinieerd werd als kwaliteitsvolle dienstverlening geldt nu nog altijd nl.: “Kwaliteitsvolle dienstverlening is het op die wijze organiseren van de diensten zodanig dat wij onze klant een geïntegreerde dienstverlening aanbieden waarbij een zo volledig mogelijk en correct antwoord wordt geboden aan de klant, en dat met een gepast service en op het juiste tijdstip.” De 10 principes die een kwaliteitsvolle dienstverlening ondersteunen werden door de stuurgroep benoemd als: -

Klantgericht en klantvriendelijk Van aanbod naar vraag: de klant centraal Van burgervraag naar lokettenconcept Communicatie voorop Van ambtelijke cultuur naar klantcultuur Meer dan de lokale dienstverlening alleen Proactief handelen Klantcontactpunten: hoeveel? Frontoffice en backoffice Kennismanagement als noodzakelijke schakel

In deze studie werd eveneens een stappenplan beschreven om finaal naar een kwaliteitsvolle dienstverlening te komen. Eén van de 8 geformuleerde stappen was o.a. het lokettenproject als concept in het gemeentehuis. Hier werd “de eerste steen” gelegd naar een renovatie van gemeentehuis. Samen met de toenmalige stuurgroep werd een “draft versie” voor renovatie opgesteld.

Belangrijk hierin waren de volgende aspecten: De dienstverlening op het gelijkvloers organiseren -

centraal het onthaal twee vleugels: één voor lokettencluster burgerzaken, één voor lokettencluster leefomgeving andere diensten op de gelijkvloers: communicatie, ... vergaderaccommodatie te onderzoeken: andere organisaties die op het gemeentehuis hun kantoor hebben... front office gescheiden van back office zittend / twee stoelen per loket/klant bijkomende loketten mogelijk extra spreekruimte

Het onthaal en de publiekshal (wachtruimte) in het hart van gebouw het centrale gedeelte van het gemeentehuis wordt ingericht als publiekshal waar klanten worden ontvangen entree aan de voorzijde en achterzijde publieksruimte als wachtruimte organiseren met nodige functies en comfort

Burgerzaken en leefomgeving als twee clusterloketten 20) Burgerzaken en leefomgeving als twee clusterloketten 20)

Burgerzaken en leefomgeving als twee clusterloketten

Daglicht in de publiekshal en circulatieruimte brengen 21) Daglicht Daglichtin inde de publiekshal en circulatieruimte 21) circulatieruimtebrengen brengen --

- -- --

lichtkoepel inin het het dak zorgt voor daglicht lichtkoepel daglicht

lichtkoepel in van het zorgt vooren daglicht openwerken van dak circulatieruimte openwerken de publiekshal en circulatieruimte(gelijkvloers, (gelijkvloers,eerste eerste openwerken van de publiekshal en circulatieruimte (gelijkvloers, eerste verdieping) verdieping) verdieping) gebruik structuren(trappen, (trappen, vloeren, gebruikvan vantransparante transparante structuren vloeren, …) gebruik van transparante structuren (trappen, vloeren, …)...)

22) De onthaalbalie als baken in de publiekshal 22) De onthaalbalie als baken in de publiekshal

22)onthaalbalie De onthaalbalie als baken in de publiekshal De als baken in de publiekshal

26

Fase 2: De Vlaamse Bouwmeester: open oproep 001722 Met deze informatie werd begin 2008 contact opgenomen met de Vlaamse Bouwmeester Dhr Peter Swinnen en hem de opdracht gegeven een dossier op te starten voor de renovatie van het gemeentehuis. Het team van de Vlaamse Bouwmeester dat het project in Beerse ging opvolgen, werd geleid door Ir. Arch. Sara Vermeulen. Geschiedenis: November 2008: gemeenteraad beslist om renovatie en herinrichting gemeentehuis te laten verlopen via een open oproep met de Vlaamse Bouwmeester. Juni 2009: uit 99 ingezonden kandidaturen werden er 5 weerhouden November 2009: gemeenteraad keurt de projectdefinitie goed die door een werkgroep (in samenspraak met MAT en College) wordt opgemaakt. In die projectfiche worden de ambities van het gemeentebestuur over het project gedefinieerd. Januari 2010: Voorstelling projectdefinitie aan de ontwerpers enerzijds en aan het personeel anderzijds. Juni 2010: de 5 architectenbureaus komen hun voorstel presenteren aan een jury o.l.v. de Vlaamse Bouwmeester. De architectengroep aNNo-architecten uit Gent kwam als eerste uit deze selectie.

Onder leiding van Hilde Huysmans werden samen met het bureau aNNo architecten verschillende projectvergaderingen gehouden (15/3, 27/04, 08/06, 07/09, 26/09 en 26/10/2011). Op deze vergaderingen werden enerzijds de technische toestand en de mogelijkheden van het gebouw besproken en anderzijds ook verschillende normen, richtlijnen en adviezen van (externe) instanties.

Een verdere timing werd opgesteld:

Eind december 2011-Januari 2012: indien van de stedenbouwkundige vergunningsaanvraag Bouwverlof 2012: aanbestedingsdossier Aanbesteding: begin 2013 In een diagnosenota van aNNo architecten (dd 7 september 2011) werden tekortkomingen van het gebouw op papier gezet. Per onderdeel werden eerst de opbouw, de staat en de eventuele schadeoorzaken geïnventariseerd. De vaststellingen berustten op visuele controle, zonder destructief onderzoek. De vaststellingen werden gesynthetiseerd in een besluit dat de basis zal vormen voor het restauratieproces van de specifieke bouwonderdelen. De architectengroep had een duidelijke visie op de meerwaarde van deze restauratie. IMAGO, UITSTRALING EN BELEVINGSWAARDE VAN HET VERNIEUWDE GEMEENTEHUIS - nieuwbouw op de begane grond (en kelder) naast het bestaande gebouw omwille van de verlangde laagdrempeligheid, flexibiliteit buiten de kantooruren, de verderzetting van de horizontaliteit (erfgoedwaarde) en het behouden van de open vista (erfgoedwaarde) - inplanting nieuwbouw aan de noordzijde omwille van de interessante relatie tot het park (openheid) en de link met de bestaande dreef - duidelijk markering van de transparante toegang dankzij inpassing nieuwbouw, versterkt in de buitenaanleg (dreef) - ‘transparantie’ van bestuur: inpassing van sterk beglaasde raadszaal op de hoek van de nieuwbouw - versterken van lichtinval: beglaasde gevels en patio met waterpartij, zenitale lichtinvallen - veruitwendigen van de vernieuwingsoperatie door architecturale uitwerking van de gevels van de nieuwbouw (glas, metselwerk, claustra) in relatie tot de massiviteit en standvastigheid van het bestaande gebouw.

Fase 3: Het voorontwerp: aNNo architecten, Gent Uit de verschillende projectvergadering van de stuurgoep met aNNo-architeten, uit verschillende inspraakmomenten met het personeel en uit verschillende bezoeken aan andere gemeenten, werden enerzijds de beschikbare ruimten “hertekend” en anderzijds voorstellen gedaan voor het intekenen van een nieuwbouw gedeelte. De bedoeling was om finaal tot een ontwerp te komen dat een grote flexibiliteit inhield. Hierdoor zou, in de toekomst indien noodzakelijk, gemakkelijk met de nu ingevulde ruimten flexibel omgesprongen kunnen worden. .

aNNo stelt drie belangrijke doelstellingen voorop:

1. de verduurzaming van het bestaande gemeentehuis waarbij de herkenbaarheid van de gevels & de structurele logica zoveel als mogelijk wordt gerespecteerd (erfgoed, kostenbeperking,…) 2. een hedendaagse tijdloze toevoeging die de vormgeving van het bestaande gebouw versterkt zonder zich op te dringen, een duidelijke onthaal & biedt, die een meerwaarde betekent voor de organisatie van het gemeentehuis en de relatie met het park versterkt. 3. een doorgedreven energetische renovatie met aanwending van hernieuwbare energiebronnen

Om deze doelstellingen te kunnen realiseren werden volgende krachtlijnen gedefinieerd: 1.

een zeer bewuste selectie van het programma voor het bestaande gebouw dat toelaat zich in te schrijven in de bestaande structuur zonder dat grote dure structurele wijzigingen in het bestaande gebouw. In de nieuwbouw komen dan ook de ruimtes die grote overspanningen vragen of bijzonder klimaat technische voorzieningen: de raadzaal & trouwzaal, de personeelsruimte met keuken, de vergaderzalen van de fracties en het archief (kelder).

2. minimale maar krachtige ingrepen in het bestaande gebouw voor een maximale optimalisatie van de flexibiliteit en leesbaarheid. Er worden enkele grote openingen gemaakt tussen de bestaande bureaus om grotere ruimtes te verkrijgen , en er worden openingen gemaakt tussen kamers en de centrale gang om licht in de gang te brengen alsook een verbeterd visueel contact tussen bezoekers en personeel mogelijk te maken (transparantie, openheid, communicatie). Op de verdieping wordt de centrale gang voorzien van daklichten om licht in de gang te brengen. Via openingen in de tussenvloer kan dit zenitale licht ook tot het gelijkvloers infiltreren (wachtzaal, balie) 3. door de uitbreiding in het verlengde van het gebouw te plaatsen en het hoogste punt af te stemmen op de bestaande kroonlijst wordt het bestaande horizontale karakter doorgetrokken in de uitbreiding. De uitbreiding heeft een hedendaagse vormgeving in metselwerk die de karakteristieke elementen van het bestaande gebouw vertaalt, waardoor het nieuwbouwvolume geen op zich staande ‘eyecatcher’ vormt, maar in dialoog gaat met het bestaande karaktervolle gebouw. 4. Het gebouw wordt integraal toegankelijk gemaakt voor ouderen, slechtzienden, jonge ouders met buggy, andersvaliden,… (o.a. aangepast sanitair, conforme deurbreedtes, aangepaste parkings, lift,..). 5. De wijze van inplanting en de vormgeving van de nieuwe aanbouw creëert een duidelijk leesbare toegang tot het gebouw voor de bezoekers. De nieuwe inkom ligt in de as van de bestaande beukendreef (voetgangers, fietsers) die wordt gekoppeld aan een nieuw te ontwerpen parkeerinfrastructuur en overdekte fietsenstalling voor de bezoekers. Aan de achterzijde van het gebouw wordt een tweede evenwaardige - toegang voorzien voor de personeelsleden, het management- en bestuursniveau met behoud van de bestaande parking. De nieuwe visie op mobiliteit ontlast ook de aanliggende wijk.

6. De renovatie & uitbreiding wordt uitgevoerd met duurzame en onderhoudsvriendelijke materialen (tegels, pleisterwerk, bakstenen). De materiaalkeuze is geïnspireerd op de streekeigenheid en de bijzonder art decoarchitectuur van het bestaande gebouw. De nieuwbouw wordt dan ook uitgewerkt met een schakering van baksteenmetselwerk (selectie van de kleurschakeringen, texturen, verbanden,...). De bakstenen wordt als huid (claustra) gedrapeerd rondom de raadszaal, zodat een boeiend lichtspel ontstaat dat democratische betekenis van de ruimte benadrukt en versterkt. De nieuwbouw wordt verder voorzien van beglaasde aluminium puien die de transparantie en openheid van het nieuwe gemeentehuis verbeelden, maar ook volop de groene parkomgeving in het gebouw opnemen; een bijzondere troef van de groene gemeente.. 7. Beperken van de energievraag. De uitbreiding voldoet uiteraard aan de lage energienorm, maar ook het bestaande gebouw wordt flink aangepakt, en integraal verduurzaam (o.a. hoog thermisch isolerende schrijnwerk, thermisch isoleren van de daken, thermische isoleren van de vloeren waarbij tevens het opstijgend vocht wordt aangepakt,…). Alle ruimtes worden verwarmd en gekoeld door middel van klimaatplafonds, die eveneens goed akoestische eigenschappen hebben. Klimaatplafonds zijn in feite te vergelijken met de meer gekende vloerverwarming. Maar ipv in de chape te plaatsen worden ze onder het plafond gehangen, en afgewerkt met aluminium lamellen of gipskartonnen afwerkingen. Het grote voordeel is echter dat men er in de zomer ook zeer energiezuinig mee kan koelen. 8. Innovatieve en ambitieuze energie-opwerking. Klimaatplafonds zijn ideaal om te combineren met warmtepomp die gekoppeld wordt op een BEO-veld. Dankzij dit systeem zijn geen andere verwarmings- of koelsystemen meer nodig. Het gebouw wordt verwarmd en gekoeld via de enorm energiezuinige klimaatplafonds die in de ruimtes worden opgehangen. De nog benodigde elektrische energie om BEO-veld en de klimaatplafonds te doen werken (circuleren van water, pompen, etc.) kan in feite uit zonnepanelen worden gehaald. Op die manier is zelfs een gebouw te realiseren dat onafhankelijk is van gas / stookolie / elektriciteit voor de verwarming en koeling.. De kempische zandgrond functioneert als een soort van thermos. Het BEO-veld (boorgat energie opslag) biedt grote troeven voor het bewaren van thermische energie (koude of warmte) gedurende langere tijd in de ondergrond. De warmtepomp trekt de warmte of koude uit de in de ondergrond opgeslagen energie om deze vervolgens via de warmtewisselaar aan het gebouw af te geven. In de zomer wordt de warmte in de ondergrond gebracht, die straks in de winter er terug wordt uitgehaald om het gebouw te verwarmen. In de winter wordt koude in de ondergrond gebracht, waarmee in de zomer wordt gekoeld. Door dit systeem vermindert de energie factuur gevoelig. Per éénheid elektrische energie die nodig is om het systeem te doen werken (voor de pompen, compressoren, etc.) worden 3 tot 5 eenheden afgegeven.

Hieronder enkele schematische voorstellingen van de herintekening van de beschikbare ruimte en van het nieuwbouw gedeelte

COPYRICHTS Ontwerpers architectuur ‐ aNNo architecten

Door het openwerken van bestaande structuren wordt een natuurlijke lichtinval gecreëerd.



De opdracht bestond er ook in dat de erfgoedwaarden van het gebouw dienden gevrijwaard te worden.


Situatie schetsen


Kelder


Gelijkvloers


1ste verdiep




Financieel dossier GEMEENTEHUIS – RENOVATIE A.

ADMINISTRATIEF DOSSIER

20.10.2008 : schepencollege : mandaat vragen aan gemeenteraad om de studieopdracht voor de renovatie van het gemeentehuis te laten verlopen via Open Oproep (via Vlaamse bouwmeester). Samenstelling jury. Toekennen van vergoeding van 4000 euro/laureaat. In begroting 2009 de nodige kredieten te voorzien voor studieopdracht. Raming totale project : 3.000.000 euro. 27.11.2008 : gemeenteraad : goedkeuring mandaat aan Vlaamse Bouwmeester voor ‘open oproep’ voor volledige studieopdracht. Raming renovatieopdracht : 1.656.000 euro. Vergoeding laureaten vastgesteld op 4.000 euro + BTW per ontwerper en 375 euro+btw voor externe deskundige. Januari 2009: publicatie via Vlaams Bouwmeester Februari 2009: eind februari afsluiting inschrijvingen: 99 kandidaten. 21.04.2009 : vergadering met Vlaams Bouwmeester over verdere aanpak dossier. Opdracht aan gemeente om de projectfiche in te vullen: Hoe zien we dit project, wat mag niet vergeten worden, inplanting in omgeving, uitbreidingsmogelijkheden ? 04.05.2009: schepencollege: samenstelling selectiecommissie en goedkeuring timing project. 29.06.2009: vergadering Brussel: voorstelling van de 10 uitgekozen projecten – hieruit worden 5 kandidaten gekozen voor opmaak voorontwerp. Beoordeling voorontwerp: 4 mei 2010. 16.11.2009 : schepencollege : goedkeuring projectdossier – voorleggen aan gemeenteraad. 26.11.2009: gemeenteraad: goedkeuring projectdossier – selectie 5 ontwerpers; 06.09.2010: schepencollege: concept A2D Architects voldoet – college wil echter ook nog met aNNp Architecten overleggen. 04.10.2010: schepencollege : verdere onderhandeling met aNNo – vastlegging knelpunten voor verdere bespreking (datum : 29 november 2010). 31.01.2011 : schepencollege : toewijzing studieopdracht aan anno Architecten, Gent

14.03.2011 : schepencollege : definitieve toewijzing van de opdracht aan aNNo Architecten uit Gent 30.05.2011 : schepencollege : goedkeuring opmaak gedetailleerd opmetingsplan gemeentehuis door Anno – 10.500 euro btw in. 12.09.11 : schepencollege: voorstel projectenteam om tot aanbesteding over te gaan in 2012. College zal ten vroegste kredieten voorzien in 2013. 17.10.2011 : schepencollege : goedkeuring timing verdere afwerking dossier : administratief in 2012. Zal infovergaderingen organiseren voor personeel en raadscommissie op 28 november. 14.11.2011 : schepencollege : goedkeuring lastvoorwaarden aanstelling veiligheidscoördinator. 19.12.2011 : schepencollege : aanstelling veiligheidscoördinator: EVEKA, Sint-Niklaas – bedrag 6.300 euro + btw = 7623 euro. 05.03.2012 : schepencollege : aanstelling bureau voor EPB-verslaggeving en opmaak EPC – EVEKA, Sint-Niklaas voor de som van 6.080 euro = BTW + 7.356,80 euro – krediet : 2012/104/723/60. 05.03.2012: schepencollege: aktename kostenraming renovatie en uitbreiding gemeentehuis. Raming: 3.814.252,17 euro exlcl btw of 4.615.245 euro incl. btw. 08.09.2014: schepencollege: stopzetting opdracht Anno architecten en goedkeuring betaling verbrekingsvergoeding van 99.689,28 euro (btw in). B.

FINANCIEEL DOSSIER

Datum

Leverancier

Omschrijving

10.08.09

Studiegroep Labyrint bvba Dries Joossens, Beerse Arcadis, Deurne

Bewegwijzering (zuil)

07.12.09 21.12.09 21.12.09 31.05.10

Arcadis, Deurne Kristoffel Bogaert, Gent

07.06.10

De SmetVermeulen, Gent A2D Architects, Tervuren

21.06.10

Bedrag Btw excl. 1.092,04 21%

Bedrag incl

Plan bestaande toestand Stabiliteitsnazicht 09/104/723/60 Staalname metselwerk Wedstrijdvergoeding Open Oproep 10/104/723/60/2009 Jurering Open Oproep 10/104/723/60

1.450,00 21%

1.754,50

4.700,00 21%

5.687,00

2.345,00 21% 4.000,00 21%

2.837,45 4.840,00

1.500,00 21%

1.815,00

Wedstrijdvergoeding Open Oproep

4.000,00 21%

4.840,00

1.321,37

21.06.10

05.07.10

12.07.10

20.12.10 11.04.11

01.08.11

24.10.11

19.12.11

13.02.12

11.04.12

18.02.13

18.02.13

28.08.14 28.08.14

01.09.14

10/104/723/60/2009 Mobilair Wedstrijdvergoeding 4.000,00 21% ontwerpbureau, open oproep Antwerpen 10/104/723/60/2009 Kbng, Den Wedstrijdvergoeding 4.000,00 21% Haag, open oproep Nederland 10/104/723/60/2009 De SmetExtra overleg – 187,50 21% Vermeulen, jurering Gent 10/104/723/60 De SmetsExtra overleg 19/11 187,50 21 Vermeulen Gent 10/10/723/60 aNNO Wedstrijdvergoeding 4.000,00 21% architecten open oproep bvba, Gent 11/104/723/60 aNNO Opmeting bestaande 3.200,00 21% architecten, toestand Gent 11/104/723/60 aNNo Opmetingsplannen 5.476,00 21% Architecten, 11/104/723/60 Gent H. Verbeke, Dieptesonderingen 770,00 21 Sint-ElooisWinkel aNNo Ereloon tot 5 % 15.600,00 21% Architecten, 12/104/723/60/2011 Gent aNNO Tot 17.5 % van ereloon 64.499,30 21 architecten, op aangepaste raming Gent 12/104/723/60/2011 aNNo Ereloon definitief 155.621,49 21% architecten, ontwerp + Gent uitvoeringsdossier 85 % - nov 2012 aNNo Voorontwerp 100 % 57.213,78 21% architecten, jan-juni 2012 Gent aNNO Verbrekingsvergoeding 82.387,84 21% architecten aNNo Afrekening vacaties 6.104,00 21% architecten, conform contract Gent Eveka bvba, EPB verslaggeving 2.432,00 21% Sint-Niklaas 424.766,45

4.840,00

4.840,00

226,88

226,88 4.840,00

3.872,00

6.625,96

931,70

18.876,00

78.044,15

188.302,00

69.228,68

99.689,29 7.385,84

2.942,72 513.967,42

Bijlage: Vergelijking Nieuwbouw vs renovatie huidig gemeentehuis.

Renovatie Gemeentehuis Beerse

Recommend Documents