Administratieve vereenvoudiging in de OCMW s

Administratieve vereenvoudiging in de OCMW’s Beschrijvend overzicht van administratieve procedures en denksporen

Marie-Thérèse CASMAN (ULG)

Jan VRANKEN (UA)

Dounia CHAOUI MEZABI (ULG)

Lize VAN DIJCK (UA)

Onderzoek in opdracht van

Inhoud InLEIDING: ................................................................................................................................................ 3 ONDERZOEKSVOORWERP: ............................................................................................................... 5 1.

opmerkelijke vaststellingen: ................................................................................................. 6 Op Europees niveau: ............................................................................................................ 6 Op federaal niveau: de POD MI ........................................................................................... 6 Op gewestniveau: Vereniging van steden en gemeenten ..................................................... 7 subsidieaanvragen en statuten. ............................................................................................. 7 Op gewestniveau: Waals Gewest ......................................................................................... 8 Op gewestniveau: Brussels Hoofdstedelijk Gewest ............................................................. 8 Op gewestniveau: Vlaamse overheid ................................................................................... 9

2.

3.

Methodologie: .................................................................................................................... 12 1.

Vragenlijst: ..................................................................................................................... 12

2.

Kwalitatieve interviews: ................................................................................................. 14 Overzicht van gegevens per bevoegdheidsniveau: ............................................................. 15

POD MI ..................................................................................................................................... 16 Vlaamse overheid: .................................................................................................................... 23 Waals Gewest: .......................................................................................................................... 45 Brussels Hoofdstedelijk Gewest .............................................................................................. 52 Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC): ....................................................... 56 Franse Gemeenschapscommissie (COCOF): ......................................................................... 60 Franstalige Gemeenschap :...................................................................................................... 61 Duitstalige Gemeenschap: ....................................................................................................... 64 Attesten: .................................................................................................................................... 68

EERSTE VASTSTELLINGEN: ...........................................................................................................70 SPOREN naar VEREENVOUDIGING: ............................................................................................72 a)

Opdrachtverklaringen en subsidieaanvragen: ........................................................ 72

b)

Beheer van elektronische informatiestromen:........................................................ 73

c)

Voorschotten op uitkeringen: ................................................................................. 73

d)

OCMW-attesten: .................................................................................................... 74

CONCLUSIES: .........................................................................................................................................75 2

INLEIDING: De OCMW’s verrichten in het kader van hun opdrachten heel wat administratieve handelingen, gaande van de invoer van cliëntgegevens tot het opstellen van subsidieaanvragen. Om het hele administratieve proces in goede banen te leiden, is een soepele, vlot toegankelijke uitwisseling van informatie onontbeerlijk. Een vereenvoudiging van deze informatieuitwisseling moet maatschappelijk werkers toelaten hun aandacht meer toe te spitsen op hun kerntaken en minder op de administratieve rompslomp die daarbij komt kijken. Het werk van de administratieve medewerkers wordt daarenboven overzichtelijker en transparanter. Dit komt eveneens de kwaliteit van de maatschappelijke dienstverlening aan de cliënt ten goede, met een begeleiding op maat en minder organisatorische beperkingen. De administratieve druk op de OCMW’s is overduidelijk (te) groot. Of het nu gaat om het administratieve beheer van cliënten (inschrijving, aanvraag maatschappelijke hulp) of de administratieve afhandeling van subsidieaanvragen ter financiering van hun opdrachten en projecten, het lijkt hoog tijd om de administratieve taken van de OCMW’s te herbekijken en te stroomlijnen, taken die geenszins relevant zijn voor de maatschappelijke opdrachten van het OCMW. Vermits de wetgeving soms ondoorzichtig is en vatbaar voor interpretatie, was het belangrijk om allereerst een kader uit te tekenen voor het inventariseren van al deze handelingen. Onze aandacht ging daarbij in het bijzonder uit naar die procedures die een overdracht van informatie

inhouden

van

het

OCMW

naar

de

overheidsinstellingen

(de

gewesten,

gemeenschappen, provincies en de POD MI op federaal niveau). Daarnaast namen we ook de attesten onder de loep die de OCMW’s aan hun cliënten verstrekken opdat zij maatschappelijke steun en bepaalde voordelen zouden kunnen genieten. Daarvoor gingen we niet alleen bij de OCMW’s, maar ook bij de overheidsinstellingen aankloppen. Onze doelstelling is tweeledig. Enerzijds moet de door ons opgemaakte inventaris worden bevestigd door de instanties die deze administratieve procedures uitwerken en toepassen. Anderzijds moet onze reflectie worden getoetst aan die van de OCMW’s, die sowieso een realistischere kijk op de zaak hebben. Dit moet ons toelaten enkele werksporen uit te stippelen met het oog op de vereenvoudiging van een aantal administratieve procedures. Om onze methodologie optimaal bij onze doelstelling te laten aansluiten, hebben we hier de gezondheidssector buiten beschouwing gelaten, evenals alle subsidies waarbij het OCMW als partner wordt gezien van een project dat door de gemeente (of een vereniging) wordt uitgevoerd. Sommige gegevens lijken hier en daar redundant. Het leek ons echter belangrijk om zo volledig mogelijk te zijn. Het takenpakket van de OCMW’s is complex en bijzonder verscheiden, 3

waarbij soms een praktische begeleiding nodig is bij de afhandeling van aanvragen tot maatschappelijke hulpverlening (buiten het OCMW om). Verschillende rapporten en studies pleiten voor een administratieve vereenvoudiging met het oog op een beter gegevensbeheer en een doeltreffende communicatie, om uiteindelijk de kwaliteit van de maatschappelijke dienstverlening verder op te krikken. In voorliggend verslag tekenen we de voornaamste krachtlijnen daarvan uit. Voor de beschrijving van onze methodologie gaan we uit van de twee methoden die we hanteerden voor het beantwoorden van onze vragen: een bevraging aan de hand van een vragenlijst en kwalitatieve interviews. Vervolgens beschrijven en analyseren we de resultaten van deze bevraging en gesprekken. Dit verslag is het resultaat van vier maanden onderzoek. Het bevat naast een zo volledig mogelijk overzicht ook concrete actiepunten. We konden tijdens onze onderzoekswerkzaamheden rekenen op het waardevolle advies en de pertinente aanbevelingen van de leden van het opvolgingscomité en van de OCMW’s en andere overheidsinstellingen. We hopen hiermee enkele opbouwende denk- en werksporen aan te reiken.

4

ONDERZOEKSVOORWERP: Administratieve vereenvoudiging is een thema dat overheidsactoren al jaren bezighoudt. Naast een kostenverlaging leidt vereenvoudiging ook tot een stroomlijning van het hele administratieve proces, waardoor de werklast van het personeel wordt verlicht. Deze

vereenvoudiging

kan

verschillende

vormen

aannemen:

automatisering

van

informatieuitwisseling, harmonisering van procedures – met een vermindering van hun aantal en frequentie –, of nog, de mogelijkheid om informatie bij de bron op te vragen. De middelen om deze doelstellingen te verwezenlijken zijn velerlei. Enerzijds worden vergaderingen ingelegd om gemeenschappelijke praktijken uit te werken en te speuren naar manieren om de betrokken actoren hierbij te betrekken. Anderzijds dragen de overheden bij tot het bevorderen, ondersteunen en ontwikkelen van goede praktijken. De OCMW’s vervullen als lokale en autonome maatschappelijke actoren een aantal opdrachten waarvoor administratieve procedures moeten worden opgezet, ofwel voor de aangifte van hun werkzaamheden, ofwel voor het aanvragen van subsidies om deze werkzaamheden te financieren. België voorziet tal van subsidiemogelijkheden voor een OCMW (op federaal, gewestelijk, gemeenschaps-, provinciaal en Europees niveau). Bij de indiening van een subsidieaanvraag moet het OCMW allerhande gegevens meedelen m.b.t. de voorwaarden op basis waarvan de subsidie al dan niet wordt toegekend. Het is dus mogelijk dat in eenzelfde jaar dezelfde gegevens aan verschillende instanties moeten worden voorgelegd. Tegelijkertijd dient het OCMW ook zijn werkzaamheden aan te geven om de terugbetaling te bekomen van de financiële tussenkomsten en maatschappelijke hulp die het aan zijn cliënten verleent. Ook voor deze terugbetalingen moet het OCMW weer een pak gegevens doorspelen. Het is dus niet ondenkbaar dat dezelfde informatieuitwisseling tijdens een standaardjaar verscheidene keren wordt herhaald, wat de werklast voor de medewerkers van het OCMW of voor de overheden alleen maar vergroot, zonder te spreken van de uitwisselingen die plaatsvinden wanneer OCMW’s een sociaal onderzoek uitvoeren bij dezelfde cliënten. De vraag die zich hier opwerpt, is hoe en met welke middelen deze administratieve last kan worden verlicht. Een van de mogelijke oplossingen is om naast de automatisering van gegevensstromen ook het aantal steeds terugkerende administratieve handelingen terug te schroeven. De uiteindelijke bedoeling is om een platform voor informatieuitwisseling uit te bouwen waar de gegevens die tussen de verschillende actoren worden uitgewisseld, kunnen worden opgevraagd zodat de OCMW’s niet steeds dezelfde informatie moeten verstrekken. 5

OPMERKELIJKE VASTSTELLINGEN: De administratieve vereenvoudiging in de OCMW’s heeft betrekking op verschillende aspecten van OCMW-opdrachten. Zo kan onder meer een vereenvoudiging van de procedures voor de inschrijving van toekomstige steuntrekkers worden beoogd. Daarnaast moet het OCMW ook dossiers samenstellen voor het aanvragen van steun en subsidies. Een vereenvoudiging van de aanvraagprocedures kan de werklast van de maatschappelijk werkers aanzienlijk verlichten en de aanvraagprocessen stroomlijnen. Een derde voorbeeld van administratieve vereenvoudiging is de vlottere overdracht van informatie, allereerst intern, daarna tussen de OCMW’s onderling en tot slot tussen het OCMW en de verschillende bevoegdheidsniveaus. Momenteel betreft de overdracht van informatie tussen de gewesten en gemeenschappen en de OCMW’s voornamelijk boekhoudkundige plannen, het HR-beheer en subsidieaanvragen. Een andere trend m.b.t. tot de overdracht van dit type inlichtingen houdt verband met het standaarddossierproject. Het standaarddossier moet zorgen voor een vlottere opvolging van een cliënt en zijn traject, waardoor het OCMW minder tijd moeten besteden aan het naspeuren van zijn of haar voorgeschiedenis en het opmaken van andere balansen op basis waarvan het sociale onderzoek zal worden uitgevoerd alvorens een beslissing wordt genomen omtrent het al dan niet toekennen van de hulp.

Op Europees niveau: De Commissie van de Europese Gemeenschappen lanceerde in 2006 het i2010-actieplan voor de elektronische overheid voor een versnelde invoering van « de elektronische overheid voor het nut van iedereen ». E-overheid wordt gezien als een noodzakelijke troef voor een Europa dat met de rest van de wereld kan concurreren. Een doeltreffende elektronische overheid wordt dé uitdaging voor een goed geolied overheidsapparaat en draagt bij tot een administratieve vereenvoudiging, alsook een aanzienlijke verlaging van de kosten voor administratie en gegevensstromen.

Op federaal niveau: de POD MI De POD Maatschappelijke Integratie voerde twee tevredenheidsenquêtes uit bij de OCMW's. Het thema ‘administratieve vereenvoudiging’ werd in beide peilingen aangekaart. In 2006 werd administratieve vereenvoudiging gezien als een hefboom voor verbetering, met name voor wat betreft de procedures voor informatieuitwisseling en de terugbetalingsprocedures (vooral voor Wet 65). De POD MI stelde in dat kader voor om op lange termijn alle 6

informaticatoepassingen te integreren en om de rapporten van de verschillende maatregelen te uniformiseren en te automatiseren via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ). Bij de enquête van 2008 gaven de OCMW’s een score van 5,2/10 voor administratieve vereenvoudiging. Dit cijfer wijst op een zekere ontevredenheid omtrent dit thema. Sindsdien werd elektronische communicatie effectief aangemoedigd en werden er nieuwe instrumenten en kanalen ontwikkeld waarmee de OCMW’s vlotter toegang krijgen tot de POD MI. Zo kwam onder meer het project m.b.t. het uniek jaarverslag uit de startblokken. Dit ‘uniek jaarverslag’, dat in de nota 2007 van de federatie van OCMW’s warm werd aanbevolen, is een unieke en gratis webtoepassing waarmee in één keer alle activiteitenverslagen kunnen worden ingevoerd die de POD MI vraagt met het oog op de toekenning van wettelijke subsidies. Dit verslag heeft momenteel betrekking op: •

De personeelskosten;De subsidie m.b.t. huurwaarborgen;Het gas- en elektriciteitsfonds;De OCMW-clusters;De verhoogde staatstoelage toegekend aan OCMW's in grootsteden.

In 2010 wil de POD MI ook een elektronisch verslag invoeren m.b.t. de subsidie die wordt toegekend voor socioculturele participatie. Het Managementplan (MP3) dat tijdens de provinciale ontmoetingsdagen in het najaar van 2009 werd voorgesteld, ziet administratieve vereenvoudiging als een springplank naar een betere klantgerichtheid.

Op gewestniveau: Vereniging van steden en gemeenten Op 17 juni 2008 zaten de Verenigingen van steden en gemeenten van de drie gewesten rond de tafel. Samen stuurden ze een brief naar de minister van Werk Joëlle Milquet, waarin ze een vereenvoudiging van de activeringsmaatregelen vragen. In juli 2009 licht de UVCW, de Vereniging van Waalse steden en gemeenten, de Gewestelijke Beleidsverklaring van het Waalse Gewest 2009-2014 door en zet meteen haar prioriteiten in de verf op het vlak van instrumenten voor administratieve vereenvoudiging: •

Meten van de impact van de administratieve last bij iedere beleidsbeslissing met het oog op een vereenvoudiging van de procedures voor alle cliënten.De formulieren met elektronische handtekening overal waar mogelijk invoeren.Er samen met de andere bevoegdheidsniveaus op toezien dat dezelfde informatieplicht niet meerdere keren wordt opgelegd.Een soortgelijk beleid inzake e-government, administratieve vereenvoudiging en modernisering op lokaal niveau aanmoedigen, waarbij het Waalse Gewest instaat voor de algemene coördinatie en begeleiding. Een administratieve vereenvoudiging op twee niveaus doorvoeren: subsidieaanvragen en statuten.

7

Op gewestniveau: Waals Gewest Het « plan d’action simplification administrative, e-gouvernement et lisibilité 2005-2009 » van het Waalse Gewest is een actieplan dat mikt op een betere administratieve dienstverlening aan burgers, ondernemingen en openbare besturen. De OCMW’s worden in het plan beschouwd als volwaardige lokale overheidsactoren. Op het niveau van de OCMW's onderscheiden we twee administratieve stromen: enerzijds verstrekt het OCMW administratieve documenten aan zijn cliënten en anderzijds moet het OCMW heel wat administratieve documenten voorleggen ter verantwoording van zijn werkzaamheden, inkomsten en uitgaven en om de opdrachten aan te geven die het OCMW-personeel uitvoert. Daartoe werd het Waalse Commissariat EASI-WAL (EAdministration & Simplification) in het leven geroepen, dat rechtstreeks onder het gezag van de Waalse regering staat. Een van de eerste acties van dit commissariaat was om ervoor te zorgen dat de OCMW’s over het nodige informaticamaterieel beschikken. (Vrije vertaling uit het Frans) « Administratieve vereenvoudiging en e-government zijn domeinen die voortdurend evolueren en iedere dag bieden zich nieuwe mogelijkheden aan die het leven van gebruikers verbeteren. We beschikken vandaag over de nodige expertise, instrumenten, methodologieën en IT-oplossingen. Het is nu aan de overheden om zich deze eigen te maken en effectief te gebruiken. Het grootschalige moderniseringsproject binnen de Waalse overheid dat door de regering werd opgestart, is een sterk signaal m.b.t. het belang dat wordt gehecht aan een vereenvoudiging van het leven van gebruikers. »1. De automatisering van procedures wordt gezien als een doeltreffend instrument voor administratieve vereenvoudiging.

Op gewestniveau: Brussels Hoofdstedelijk Gewest De opdracht van het Centrum voor Informatica voor het Brusselse Gewest (CIBG)2 omvat de ontwikkeling van diensten voor de organisatie van informatie- en communicatietechnieken (ICT) en informaticatools. Deze tools worden ter beschikking gesteld van besturen (parlementaire en regeringsinstellingen, lokale besturen, OCMW’s, vzw’s enz.). Sinds de jaren 2000 groeiden de activiteiten van dit centrum van de loutere uitvoering van financieringsplannen uit tot de ontwikkeling van IT-oplossingen voor een steeds ruimer doelpubliek. Verscheidene projecten hebben betrekking op gegevensstromen van en naar de negentien Brusselse OCMW’s: •

Het netwerk IRISNET;S.IN.CR.HO: geïnformatiseerde opvolging van de schuldvorderingen van de ziekenhuizen (behalve zorgen verstrekt aan personen die op onregelmatige wijze in het land verblijven);

1 2

Fragment van de website van het Commissariat EASI-WAL: http://easi.wallonie.be/ http://www.cibg.irisnet.be/

8

•

Sincrho-Officine: toepassing voor het beheren van de schuldvorderingen van de apothekers die erkend zijn bij de OCMW's van het Brusselse Gewest;

•

Trasu v3.0: instrument voor het beheren van de subsidies in het kader van het driejarenprogramma. De belangrijkste verbeteringen die de dienst Gesubsidieerde Werken voor ogen houdt: − Een betere dossierafhandeling,Een betere administratieve opvolging van de dossiers,Een betere financiële opvolging van de dossiers,Een betere beveiliging en archivering van dossiers.Op

gewestniveau: Vlaamse overheid

In Vlaanderen situeren de initiatieven voor administratieve vereenvoudiging zich vooral op het niveau van de digitale gegevensuitwisseling tussen enerzijds de diensten van de Vlaamse overheid, en anderzijds de OCMW’s. Deze initiatieven komen vanuit drie departementen: Binnenlands Bestuur, Welzijn en E-government. Binnenlands Bestuur Vanuit Binnenlands Bestuur zijn er vier initiatieven. Ten eerste is er de mandatenbank, die informatie (lijst, naam, geslacht, mandaten en bevoegdheden) bevat over de mandatarissen van gemeente, OCMW, provincie en district. Daarnaast bevat deze mandatenbank ook de administratieve gegevens (contactgegevens, andere functies en politiezone) van de lokale besturen. De besturen zelf hebben de verplichting om deze informatie door te geven, dit is onder andere opgenomen in de organieke decreten. Deze informatie wordt doorgegeven door middel van een webapplicatie (via de elektronische identiteitskaart of een federaal token). Deze webapplicatie is operationeel sinds 2007 en wordt in de toekomst uitgebreid met een databank personeelsgegevens. Ten tweede zijn er de budgetten en de rekeningen. Sinds boekjaar 2006 zijn de OCMW’s via regelgeving verplicht om een balans en resultatenrekening te maken, met als doel informatie over de OCMW-financiën op macroniveau te verzamelen en te ontsluiten. Hier zijn heel wat voordelen aan verbonden. Zo kan deze informatie op een gemakkelijke en goedkope manier naar allerlei belanghebbenden verspreid worden, kunnen op deze gegevens gemakkelijk analyses gemaakt worden, raken de geïnteresseerden (zoals studiebureaus en thesisstudenten) vlot aan deze gegevens en kan ABB de gegevens gebruiken ter verbetering van de kwaliteit van haar rapporteringen naar allerhande instellingen (zoals het INR, NBB). Naar aanleiding van een nieuw financieel instrumentarium (voor zowel gemeenten, OCMW als provincies) zal de digitale gegevensstroom tussen ABB en lokale besturen herbekeken worden, waarna het gemoderniseerd en uitgebreid zal worden.

9

Ten derde is er de Kruispuntbank Inburgering. Dit is een instrument om samenwerking tussen de verschillende partners die bij het inburgeringsbeleid betrokken zijn (ABB, onderwijs, VDAB, Syntra, Vlaamse OCMW’s, VMSW en de Vlaamse Gemeenschapscommissie) te ondersteunen. Het is begonnen als een cliëntvolgsysteem voor de onthaalbureaus, maar ondertussen uitgegroeid tot een databank met algemene informatie over inburgeraars en cursisten NT2. Deze kruispuntbank wordt beheerd door de onthaalbureaus en de Huizen van het Nederlands. In het systeem zitten zo’n vijfhonderdtal gegevens per inburgeraar: persoonlijke gegevens, gegevens die tot doelgroepbepaling leiden en gegevens rond de trajectbegeleiding en het resultaat ervan door de onthaalbureaus. De gegevensuitwisseling vindt momenteel plaats via fax of via mail. Vanaf juni 2010 zal de uitwisseling van OCMW naar de Kruispuntbank Inburgering ook digitaal plaatsvinden; is de persoon leefloontrekker of steuntrekker? Vanaf (vermoedelijk) eind 2010 zal er ook digitale gegevensuitwisseling zijn van de Kruispuntbank Inburgering naar de OCMW’s: is de persoon gekend bij inburgering of niet? Ten slotte is er nog de digitalisering van het toezicht. De besturen bezorgen ABB de informatie het uitoefenen van het toezicht. De informatie komt momenteel via de post, de bedoeling is dat dit weldra ook digitaal verloopt. Daarom doet men nu een onderzoek naar de beste manier waarop deze digitalisering kan verlopen. Welzijn Vanuit Departement Welzijn kunnen we twee initiatieven onderscheiden. Ten eerste is er de vereenvoudiging rond schuldbemiddeling. Om erkend te worden en te blijven moeten de OCMW’s allerlei procedures doorlopen. Daarnaast moeten ze een jaarverslag schrijven, een jaarlijkse registratie via een excelformulier en een tweejaarlijkse uitgebreide registratie via een online vragenlijst doen. Het doel hiervan is beleidsondersteunende informatie te verkrijgen. Ten tweede is er het Vesta Project Digitalisering diensten gezinszorg en aanvullende thuiszorg. Vanaf januari 2009 werd de subsidiering voor de diensten gezinszorg gedigitaliseerd. In totaal werden een 23-tal webservices ontwikkeld om de communicatie tussen de diensten en het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid te realiseren. Het gaat hierbij om gegevens over de hulpvragers, de geleverde prestaties, de tarieven, de zorgverstrekkers en het omkaderend personeel. De OCMW-diensten communiceren via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid naar e-health en het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid. Het Vlaams Agentschap zelf consuleert ter controle ook een aantal gegevens bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Mede als gevolg van het Vlaamse woonzorgdecreet wordt de ontwikkeling van een analoog luik voor de aanvullende thuiszorg of de zogenaamde logistieke diensten verwacht. De diensten vragen bovendien de ontwikkeling van een module ter consultatie van hun geglobaliseerde beleidsinformatie. Er

10

kunnen nog wel wat verbeteringen aan het systeem worden aangebracht, er wordt dan ook voor gepleit dat bij het volgende programmatieluik de gebruikers uitvoerig betrokken worden. E-government E-government ontwikkelt de leer- en ervaringsdatabank (LED). Het doel van deze centrale databank is enerzijds het opzetten van een nieuwe authentieke bron en anderzijds het realiseren van maximale gegevensdeling. In deze databank zitten volgende gegevens: formele kwalificaties via onderwijs, niet-gevalideerde gegevens opgelijst door de burgers zelf (VDAB) en ervaringsbewijzen en inburgeringsattesten. Actoren die hierin betrokken zijn, zijn het beleidsdomein Onderwijs en Vorming, de VDAB, Syntra, CORVE en andere gegevensinitiatoren. De invoer en de ontsluiting van gegevens verloopt via webservices. De centrale componenten worden in 2010 gerealiseerd, daarna moet de databank nog stap voor stap gevoed worden met informatie. Het eerste gebruik van de LED is bedoeld voor Onderwijs in het kader van de financiering van de scholen. Die is immers afhankelijk van het opleidingsniveau van de moeder. De VDAB zal zo op een vlotte manier het opleidingsniveau van de werkzoekenden kunnen consulteren. Er wordt meteen ook een mogelijkheid geboden om de burgers zelf hun getuigschriften digitaal te laten versturen naar bijvoorbeeld werkgevers. Mits machtiging van de Vlaamse Toezichtcommissie kunnen ook andere overheden de LED consulteren, waaronder bijvoorbeeld de OCMW’s.

11

METHODOLOGIE: 1.

Vragenlijst: De eerste stap bestaat erin alle administratieve procedures waarvan we de gegevens

hebben geanalyseerd zo volledig mogelijk te inventariseren. In een eerste fase stelden we een vragenlijst samen op basis van de maatschappelijke werkterreinen van de OCMW’s. Deze vijf werkterreinen zijn: leefloon en maatschappelijke hulp, gezondheid en welzijn, huisvesting, energie, werk en opleiding. De kolommen bevatten: 1. Het kernthema;Duiding van de opdrachten:bedoeling is om de verrichte handeling te kaderen. Gaat het om een wettelijke opdracht, een subsidieaanvraag of een opdracht uitgevoerd op eigen initiatief? − Opdracht van het OCMW:iedere wettelijke opdracht bepaald in de wet van 1965, van 1976 en van 2002. De tussenkomsten die het OCMW zelf bepaalt, worden in dit kader dus niet als wettelijk verplichte opdrachten beschouwd. − Subsidiëring:iedere subsidieaanvraag die door het OCMW wordt ingediend bij een instelling die tot een van de drie volgende bevoegdheidsniveaus behoort: federale overheid, gewesten of gemeenschappen. − Opdracht op eigen initiatief.iedere opdracht die een OCMW uitvoert in het kader van zijn plaatselijke autonomie, zonder dat deze opdracht bij wet is vastgelegd. 4. De gegevens verstrekt door het OCMW;Betrokken instelling of bevoegdheidsniveau; 6. Datum waarop deze informatie werd verzonden. Tijdens onze contacten met de OCMW's bleek al snel dat ieder OCMW zijn administratie anders organiseert. Een groot OCMW lijkt eerder geneigd de taken eerst te verdelen volgens de onderverdeling in wettelijke opdrachten, opdrachten op eigen initiatief en toelagen, en vervolgens op basis van de werkterreinen van het OCMW. Een klein OCMW organiseert zijn administratie weer anders en schakelt daarvoor polyvalente administratieve medewerkers en maatschappelijk werkers in. Een andere aanpassing had betrekking op kolom 5. De gegevens worden ofwel in één keer (jaarlijks), ofwel periodiek (bijv. driemaandelijks) doorgestuurd. Tot slot kan de onderverdeling van de werkterreinen in categorieën voor verwarring zorgen. Zo was er bijvoorbeeld sprake van een werkterrein « vreemdelingen ». Dit werkterrein kan betrekking hebben op zowel gezondheidszorg, huisvesting, maatschappelijke hulp als leefloonequivalenten. Een ander treffend voorbeeld is de categorie « schuldbemiddeling ». Schuldbemiddeling krijgt in ieder OCMW een andere invulling in die zin dat deze dienst zich kan 12

richten tot zowel leefloners als aanvragers die geen steuntrekkers zijn. Tegelijkertijd wordt deze dienst niet systematisch in elk OCMW aangeboden, vermits ieder OCMW vrij is om zelf een erkenning bij de bevoegde instantie aan te vragen. Een ander probleem dat we hier willen aanstippen, heeft te maken met de autonomie van de OCMW’s en hun specifieke kenmerken, die een impact hebben op de organisatie van al deze werkterreinen en waardoor aan homogeniteit wordt ingeboet. We moesten onze vragenlijst dus bijsturen op basis van de opmerkingen en organisatie van de OCMW’s zodat zij onze vragen zo volledig mogelijk konden beantwoorden. Voor de opbouw van onze vragenlijst kozen we daarom als uitgangspunt de drie administratieve procedurekaders: wettelijke opdrachten, opdrachten op eigen initiatief en subsidieaanvragen. Vermits de werkterreinen van de OCMW’s bijzonder heterogeen en verscheiden zijn, hebben we getracht de verschillende mogelijkheden in te delen bij een van deze procedurekaders, waarbij de vragenlijst evenwel voldoende flexibiliteit biedt om specifieke gevallen te behandelen. Onze vragenlijst is dus

opgebouwd

rond

drie

grote

administratieve

pijlers,

onderverdeeld

volgens

de

maatschappelijke werkterreinen van de OCMW’s (werk, huisvesting, maatschappelijke hulp enz.). De vragenlijst bestaat uit drie hoofdtabellen - één voor elk procedurekader - met verschillende werkterreinen. De respondenten werden uitgenodigd om de verschillende kolommen in te vullen. Hieronder beschrijven we kort de inhoud van iedere kolom. Eerste kolom: kader van de administratieve handeling In deze kolom worden de subcategorieën van de opdrachten van de OCMW’s vermeld. Tweede kolom: Deze kolom bepaalt de betrokken instelling en het bevoegdheidsniveau: gewest, gemeenschap, provincie, federaal - dit laatste bevoegdheidsniveau wordt vertegenwoordigd door de POD MI. Derde kolom: Overzicht van gegevens die aan de instelling worden bezorgd. Het gaat om gegevens die het OCMW voor allerhande doeleinden moet doorgeven. Bijvoorbeeld: aantal leefloners, aantal medewerkers aangeworven in het kader van de tussenkomst, INSZ-nummer enz. Vierde kolom: Naam van papieren en/of elektronische formulieren voor de betrokken procedure. Het formaat wordt bepaald in de vijfde kolom. Zesde kolom: Frequentie en tijdstip van gegevensverzending. Een exemplaar van de vragenlijst wordt in beide talen (Nederlands en Frans) in bijlage bij dit verslag gevoegd.

13

2.

Kwalitatieve interviews: De vragenlijst vormde tevens het uitgangspunt voor de kwalitatieve interviews bij de

OCMW’s. Het doel van deze gesprekken was om enerzijds te peilen naar die actiethema’s die in onze vragenlijst niet aan bod waren gekomen en om anderzijds te achterhalen welke oplossingen de OCMW’s zelf voorstellen om hun administratieve procedures te vereenvoudigen. We namen daarvoor contact op met elf OCMW’s. We gaven elk van de OCMW’s de gelegenheid om met zijn administratieve medewerkers te overleggen opdat ze onze vragen zo volledig mogelijk zouden kunnen beantwoorden. Daarna vonden gesprekken met de betrokken medewerkers plaats, die telkens ongeveer één uur duurden. Tijdens deze gesprekken werden voornamelijk de mogelijke sporen naar administratieve vereenvoudiging uitgediept. De praktische aspecten m.b.t. formulieren en gegevensverstrekking moesten worden gefinetuned met de respectieve overheidsinstellingen. We moesten inderdaad de hulp van deze instellingen inroepen om onze listings te kunnen vervolledigen gezien de OCMW’s niet systematisch alle toelagen gebruiken (dit varieert naargelang van hun grootte). Daarnaast werden de administratieve procedures door de verschillende gesprekspartners soms compleet anders geïnterpreteerd. Het leek ons bijgevolg wenselijk gegevens « bij de bron » op te vragen om de nauwkeurigheid en juistheid van onze inventaris te toetsen.

Tot slot geven we nog mee dat we onze werkwijze en route hebben bijgestuurd. Het onderzoek was aanvankelijk uitsluitend gericht op de OCMW’s, maar moest geleidelijk worden opengetrokken naar de overheidsinstellingen om zo volledig mogelijke listings te bekomen. Bovendien werd onze oorspronkelijke steekproef van OCMW’s steeds kleiner. Het opstellen van zo’n inventaris vergt immers een belangrijke organisatorische inspanning. Onze resultaten worden uiteengezet in twee delen: in het eerste deel komen de inventarissen aan bod en het tweede deel beschrijft een aantal voorstellen voor administratieve vereenvoudiging.

14

OVERZICHT VAN GEGEVENS PER BEVOEGDHEIDSNIVEAU: Deze overzichten of listings worden gebundeld per bevoegdheidsniveau, met allereerst de POD MI op federaal niveau, gevolgd door de Vlaamse overheid en het Waalse en Brusselse Gewest,

de

Gemeenschappelijke

Gemeenschapscommissie

en

Franstalige

Gemeenschapscommissie, de Franse Gemeenschap en Duitstalige Gemeenschap en tot slot de provincies. Elk van de inventarissen wordt opgesplitst op basis van: − Het type/de naam van de toelage;Na(a)m(en) van formulier(en) en gegevens die worden verstrekt;Type procedures (elektronische/papier);Datum / frequentie verzending (indien gekend);Type gegevens (collectief/individueel). De administratieve procedures worden min of meer uitvoerig beschreven naargelang van de beschikbare informatie en formulieren. Dus wanneer geen verzenddatum wordt vermeld, dan wil dat zeggen dat die datum wordt aangegeven op de formulieren in de bijlagen. Sommige procedures worden uitvoeriger beschreven omdat we de desbetreffende formulieren niet te pakken kregen. Voor de geïnteresseerde lezer wordt tevens een overzicht van de attesten die de OCMW’s verstrekken als bijlage bij dit verslag gevoegd.

15

POD MI De gegevens die aan de POD MI worden doorgegeven, worden gebundeld volgens het verzendingskanaal. Eerst worden de verplichte wettelijke opdrachten en de subsidieaanvragen toegelicht, waarvoor dezelfde formulieren worden gebruikt. Daarna worden de andere toelagen opgelijst. In het kader van voorliggend onderzoek laten we de gegevens die een OCMW ter inzage ter beschikking stelt van de POD MI buiten beschouwing. Alleen de rechtstreeks doorgestuurde gegevens worden in aanmerking genomen (we houden dus geen rekening met gegevens die in het kader van inspecties worden voorgelegd).

Terugbetalingen

Naam van formulier en gegevens verstrekt aan de instelling

Procedureformaat

Datum/

Type

in het kader van

(elektronisch/

frequentie

gegevens

wettelijke

papier)

van

opdrachten

gegevensverzending

RMI

Leefloon: Formulieren A-B-C-D: bij iedere maatschappelijke beslissing (1 of 2 x per maand) •

wettelijke gegevens van het RR;

•

gezinssituatie, burgerlijke staat, middelen;

•

categorie;

•

activeringsmaatregelen;

•

aard van de beslissing en datum waarop die in werking

elektronisch

bij iedere

individuele

maat-

gegevens

schappelijke beslissing

treedt. 16

GPMI 18- tot 25-jarigen: Formulieren RMI B-C-D: bij iedere maatschappelijke beslissing (1 of 2 x per maand) Toelage

op

grond

activeringsmaatregelen

van

artikel

(ACTIVA,

60§7, SINE,

artikel

61,

doorstroming,

invoeginterim): Formulieren B en D. Wettelijke gegevens van het RR, type contract, dienstrooster en plaats van tewerkstelling, loon. Zie gegevens RMI, maatregelcode, netto jaarloon (vermeld op de loonfiche), aantal gewerkte dagen. Partnerschappen en overeenkomsten: Formulier B voor de activeringsmaatregelen. Terugbetalingen

Equivalent leefloon:

Wet 65

Formulieren A-B-C-D-F: bij iedere maatschappelijke beslissing (1 of 2 x per maand) •

wettelijke gegevens van het RR,

•

gezinssituatie, categorie,

•

middelen, toekenningsduur,

•

aard van de beslissing en datum waarop die in werking

elektronisch

bij iedere

individuele

maat-

gegevens


treedt. Dringende medische hulp (DMH): 17

Formulieren A-B-C-D: bij iedere maatschappelijke beslissing (1 of 2 x per maand) Naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, statuut, voorlopig nationaal nummer, toekenningsduur. Toelage

op

grond

activeringsmaatregelen

van

artikel

(ACTIVA,

60§7, SINE,

artikel

61,

doorstroming,

invoeginterim): Formulieren B en D. Wettelijke gegevens van het RR, type contract, dienstrooster en plaats van tewerkstelling, loon. Zie gegevens RMI, maatregelcode, netto jaarloon (vermeld op de loonfiche), aantal gewerkte dagen. Partnerships en overeenkomsten: Formulier D1. Installatiepremie

Formulier D1. Voor SW EQ LL: •

wettelijke gegevens van het RR en gezinssituatie;

•

categorie;

•

toekenningsduur + woonplaatsadres;

•

verblijfsstatuut (SW EQ LL)

elektronisch

bij iedere

individuele

maat-

gegevens


Voor de andere begunstigden: INSZ, naam, voornaam, bedrag, toekenningsmaand. 18

Onderhouds-

Formulier B (Wet 76 inzake specifieke hulp).

elektronisch

plicht

bij iedere

individuele

maat-

gegevens

schappelijke beslissing Noodwoning

•

Een korte beschrijving van de huidige situatie in de gemeente wat de noodopvang van hulpbehoevenden betreft.

•

Een korte beschrijving van de noodwoning die men wenst te bouwen, verbouwen of inrichten, met onder meer de volgende gegevens: beschrijving en situering van de woning, doelpubliek, bewoningsvoorwaarden, huisreglement, timing voor uitvoering van de werken, projectbudget …

•

Kopie van de eigendomsakte of erfpachtovereenkomst van de woning(en)

Toelage

Informatie verstrekt aan de instelling

papier

jaarlijks

collectieve gegevens

Procedureformaat

Datum/

Type

(elektronisch/

frequentie

gegevens

papier)

van gegevensverzending

Sociaal

•

Verwarmingsfonds (vzw)

naam,

RR-gegevens

van

de

begunstigde

van

de

verwarmingstoelage, •

elektronisch

maandelijks

individuele gegevens

het bedrag van de toegekende verwarmingstoelage per levering, 19

•

het type subsidiabele brandstof,

•

de hoeveelheid subsidiabele brandstof per levering,

•

de totaalprijs van de subsidiabele brandstof vermeld op de factuur per levering,

•

het adres van levering van de subsidiabele brandstof dat moet overeenkomen met het adres waar de begunstigde zijn of haar hoofdverblijfplaats heeft,

•

het totale aantal begunstigden van de verwarmingstoelage en het totaalbedrag van alle verwarmingstoelagen die werden toegekend.

EIF (Europees Integratiefonds

Excelbestand wordt momenteel opgesteld.

ESF (Europees

ESF-toepassing met link naar Déclaration Multifonctionnelle / Multifunctionele Aangifte (DMFA) die werkt volgens het

Sociaal Fonds)

principe van de unieke gegevensinzameling voor loongegevens.

Toelage

Informatie verstrekt aan de instelling

Naam formulier: uniek verslag

Procedureformaat

Datum/

Type

(elektronisch/

frequentie

gegevens

papier)


Clusterplan

•

Naam en gegevens van OCMW-clusterpromotor;

•

Partner-OCMW’s;

elektronisch

jaarlijks

collectieve gegevens 20

•

Uitvoerige beschrijving van de afgelopen periode;

•

Partnerschappen;

•

Gegevens m.b.t. ISP en opleidingspijler;

•

Financieel verslag.

•

Gegevens OCMW (gevraagd bedrag);

Sociale en

•

Activiteitenverslag ;

culturele

•

Codering van activiteiten (datum en beschrijving van de

participatie

activiteit, aantal personen, toelagebedrag); •

Forfait personeel en samenwerking.

Gas- en

•

Type erkenning schuldbemiddeling;

elektriciteits-

•

Personeel (aantal FTE’s) + aantal dossiers voor budget- en

fonds

Huurwaarborg

sociale begeleiding.

Het totale aantal toegekende waarborgen.

•

Naam en gegevens OCMW en contactpersoon;

Verhoogde

•

Uitvoerige beschrijving van de afgelopen periode;

staatstoelagen

•

Partnerschappen;

•

Gegevens m.b.t. de opleidingspijler; 21

•

Financieel verslag.

Kosten m.b.t. het personeel;

Aantal personeelsleden, INSZ-nummer, functie, dienst, activiteiten;

Personeelskosten

Verbetering werkkwaliteit: beschrijving van initiatieven en investeringen.

22

Vlaamse overheid:

GEZONDHEID

Voorwerp De Vlaamse Zorgkas

Kanaal Geen

Procedure

subsidie

erkenning

Tijdstip

Coll. of indiv.

Aard

Gegevens

of informatie geven over de zorgverzekering, formulieren bezorgen aan klanten. I Klanten kunnen briefwisseling voor de Vlaamse Zorgkas ook afgeven aan het OCMW. Het OCMW moet dit dan doorsturen

INKOMEN Voorwerp

Kanaal

Procedure

Tijdstip

Aard

Coll. of indiv. Gegevens

Schuldbemiddeling

Departement

Welzijn, Erkenningsaanvraag

Volksgezondheid Gezin

Eenmalig, niet bepaald ste

en Aanvraag tot hernieuwing 1 van de erkenning

papier

C

keer drie jaar na papier

C

erkenning, daarna na zes jaar

Jaarverslag

Jaarlijks voor 31/03

papier of elektronisch

Basisregistratieformulier


Elektronisch naar het C Vlaams

C

Centrum

Schuldbemiddeling

23

Uitgebreide registratie

Tweejaarlijks,

tussen Online vragenlijst naar C

01/05 en 15/07

het Vlaams Centrum Schuldbemiddeling

KINDEREN

Voorwerp

Kanaal

Procedure

Tijdstip

Aard

Collectieve of individuele gegevens

Kinderdagverblijven

Kind en Gezin

Aanvraag tot principieel In akkoord

te

dienen

uitbreidingsronde

na Standaardformulier; (site elektronisch

en

C per

Kind en Gezin, voor post 2010

nog onbekend),

drie jaar geldig Verlenging aanvraag tot Één jaar geldig

Standaardformulier,

principieel akkoord (indien

per post.

C

gewenst) Aanvraag tot erkenning

Vijf jaar geldig

Standaardformulier,

C

per post Subsidieaanvraag

Vijf jaar geldig

Standaardformulier,

C

per post Hernieuwen

aanvraag Elke vijf jaar

erkenning/subsidiëring Registratie aantal kinderen Jaarlijks

Standaardformulier,

C

per post (begin Via aangiftedossier

I

24

uit voorrangsgroepen Kind

en

Gezin

Vereniging

van

en Aanvullende subsidie in Uiterlijk op 15/03

Elektronisch,

de het

standaardformulier

kader

van

C

voor werkdrukvermindering

Diensten Gezinszorg

kalenderjaar)

van

de

Vlaamse Gemeenschap Occasionele

plaatsen Aanvraag

Voor bepaalde datum

Kind en Gezin

Standaardformulier, elektronisch

en

C per

post. Aanvraag subsidies

Niet bepaald

Standaardformulier,

C

per post. Registratie

flexibele Jaarlijks

Via aangiftedossier

C

Standaardformulier,

C

opvang Urenpakketten Kind en Aanvraag urenpakketten

Voor bepaalde datum

Gezin

elektronisch

en

per

post Aanvraag subsidies

Voor bepaalde datum

Standaardformulier,

C

per post Registratie

flexibele Jaarlijks

Via aangiftedossier

I

Jaarlijks

Standaardformulier,

C

opvang Ploegplaatsen Kind en Aanvraag Gezin

elektronisch

en

per

post

25

Subsidie

Jaarlijks

Standaardformulier,

C


flexibele Jaarlijks

Via aangiftedossier

I

opvang Fonds voor Collectieve Aanvraag

Jaarlijks, voor bepaalde papier en elektronisch

uitrustingen en diensten

datum Doorgeven

C

Jaarlijks

Standaardformulier

I

subsidies Kwartaaloverzicht

Standaardformulier

C

aanwezigheidsdagen Voorschot

op

(indien gewenst)

(eerste, tweede en derde kwartaal)

VIPA

Aanvraagdossier

tot Subsidiebelofte is twee Twee exemplaren op C

goedkeuring

het jaar geldig

masterplan

van en

verkrijgen

tot

van

papier

het de

subsidiebelofte Kan gemandateerde voorziening zijn/worden, zie verder in tabel onder gemandateerde voorziening Kan lokale dienst buurtgerichte opvang zijn/worden, zie verder in tabel onder lokale dienst buurtgerichte opvang Initiatieven

voor Kind en Gezin

buitenschoolse opvang


te

dienen

uitbreidingsronde

na Standaardformulier,

C

(site per post

Kind en Gezin), drie jaar geldig Verlenging aanvraag tot Één jaar geldig

Standaardformulier,

C

26

principieel akkoord (indien

per post


Vijf jaar geldig

Standaardformulier,

C

per post Subsidieaanvraag

Vijf jaar geldig

Standaardformulier,

C

per post Hernieuwen

aanvraag Elke vijf jaar

Standaardformulier,

erkenning/subsidiëring

C

per post

Afrekening subsidie

Jaarlijks

Standaardformulier,

C

per post Extra

subsidie Jaarlijks

Standaardformulier,

C

achtergestelde gebieden

per post

Evaluatie, formulering in Zelf te bepalen

Zelf te bepalen

C


Standaardformulier,

C

de het

elektronisch

kwaliteitshandboek Kind

en

Gezin

Vereniging

van

Diensten Gezinszorg

kader

van

voor werkdrukvermindering van

de

Vlaamse Gemeenschap Occasionele

plaatsen Aanvraag

Voor bepaalde datum

Kind en Gezin


en

C per

post. Aanvraag subsidies

Niet

voor

bepaalde Standaardformulier,

C

27

datum Registratie

flexibele Jaarlijks

opvang

per post. Standaardregistratiefor

I

mulier

Urenpakketten Kind en Aanvraag

Jaarlijks

Gezin

Standaardformulier, per

post

C en

elektronisch Aanvraag subsidie

Jaarlijks

Standaardformulier,

C


flexibele Jaarlijks

opvang FCUD

Standaardregistratiefor

I

mulier

Aanvraag

Jaarlijks

papier en elektronisch

C

Doorgeven

Jaarlijks

Standaardformulier

C


Standaardformulier

C

aanwezigheidsdagen Voorschot

op

(indien gewenst)


Kan gemandateerde voorziening zijn/worden, zie verder in tabel onder gemandateerde voorziening Kan lokale dienst voor buurtgerichte opvang zijn/worden, zie verder in tabel onder lokale dienst voor buurtgerichte opvang Lokale

diensten

voor Kind en Gezin

Toestemming

Eenmalig

buurtgerichte opvang


en

C per

post Uitbreiding

Eenmalig


en

C per

28

post Registratie

Jaarlijks

Standaardregistratiefor

C

mulier Subsidiëring

Jaarlijks

Standaardformulier,

C

per post Aanvullende subsidie in Uiterlijk op 15/03

Standaardformulier,

het

elektronisch

kader

van

C

werkdrukvermindering Vlaams

Erkenning

Jaarlijks

Formulier, per post aan C

Subsidieagentschap Werk

en

Kind en Gezin

Sociale

Economie Diensten onthaalouders

voor Kind en Gezin


te

dienen

uitbreidingsronde

na Standaardformulier,

C

(site per post

Kind en Gezin), drie jaar geldig Verlenging aanvraag tot Niet bepaald, één jaar Standaardformulier, principieel akkoord (indien geldig

C

per post


Niet bepaald, vijf jaar Standaardformulier, geldig

Registratie aantal kinderen Jaarlijks uit voorrangsgroepen

C

per post (begin Via aangiftedossier

I

kalenderjaar)

29

Kind

en

Gezin

Vereniging

van

Standaardformulier;

de het

elektronisch

kader

van

C

voor werkdrukvermindering

Diensten Gezinszorg


van

de

Vlaamse Gemeenschap FCUD

Aanvraag

Jaarlijks, voor bepaalde papier en elektronisch

C

datum Doorgeven

Jaarlijks, voor bepaalde Standaardformulier

aanwezigheidsdagen

datum

Voorschot

op


(indien gewenst)

C

Standaardformulier

C

Standaardformulier,

C


Gemandateerde

Kind en Gezin

Erkenningsaanvraag

Niet bepaald

voorziening

papier en elektronisch Subsidie coördinatiefunctie Na

indiensttreding Standaardformulier, op C

Kind en Gezin

coördinator

papier

Subsidie

Na indiensttreding

Standaardformulier, op C

doelgroepwerknemer

papier

Aanvullende

Standaardformulier,

subsidie Uiterlijk op 15/03

werkdrukvermindering Inclusieve opvang van Kind en Gezin kinderen

met

een

specifieke zorgbehoefte

Globale aanvraag

C

elektronisch Goedkeuring

voor Standaardformulier, op C

onbepaalde duur, voor papier en elektronisch bepaalde

datum

30

indienen Individuele

fiche

elk Wanneer van toepassing

individu

Standaardformulier, op I papier en elektronisch

Aanvraag

financiële Wanneer van toepassing

ondersteuning individu

Standaardformulier,

I

papier

OUDEREN Voorwerp

Kanaal

Procedure

Tijdstip

Aard

Individuele

of

collectieve gegevens Diensten voor gezinszorg Vlaams en aanvullende thuiszorg

Agentschap Verplichte

Zorg en Gezondheid

melding

(ook Niet bepaald, eenmalig

zonder aanvraag erkenning) Erkenningsaanvraag

Aangetekende

brief/ C

tegen ontvangstbewijs Niet bepaald, eenmalig

Aangetekende tegen

brief/ C

ontvangstbewijs

(standaardaanvraagform ulier) Jaarverslag

Jaarlijks, uiterlijk op Elektronisch,

- informatie over werking

15/04

geen C

standaardformulier

-evaluatie kwaliteitsplanning - klachten en gevolg - evaluatie beleid -informatie over

31

gebruikersbijdrage Kwaliteitsplanning

Jaarlijks, uiterlijk op Elektronisch,

- omschrijving activiteiten

15/04

geen C

standaardformulier

- beschrijving zelfevaluatie - beschrijving beleid -beschrijving sensibiliserende activiteiten milieubewuste verplaatsingen Financieel verslag

Jaarlijks, uiterlijk op papier,

geen C

(resultatenrekening)+ lijst

1/10

standaardformulier

Telkens aanvullen

Online

ontvangen subsidies Subsidieberekening gezinszorg

applicatie C

(Vesta)

- gegevens tewerkstelling - gegevens prestaties - gegevens gebruikers Subsidieberekening thuiszorg


Elektronisch

(drie C

standaardformulieren)

-werkingsverslag -bewijsvoering tewerkstelling

begeleidend

en leidinggevend personeel

32

Werkdrukvermindering

Jaarlijks

voor

een Via VVSG

C

bepaalde datum Maatregel vervoer

Jaarlijks

voor

een Via Vereniging van de C

milieubewuste bepaalde datum

Maatregel

Diensten

voor

Gezinszorg

verplaatsingen

van

de

Vlaamse Gemeenschap Dienstencentra

Vlaams

Agentschap Zorgstrategisch plan (model Eenmalig, niet bepaald

8 exemplaren op papier, C

Zorg en Gezondheid en voorhanden)

ofwel één elektronisch

VIPA

en vier op papier Technisch-financieel plan + Eenmalig, niet bepaald

Twee

aanvraag

minimum één op papier

principieel

exemplaren, C

akkoord Aanvraag

gebruikstoelage Jaarlijks gedurende 20 Via aangetekende brief

d.m.v. allerlei documenten

jaar

Activiteiten

Aanvraag

voorafgaande Eenmalig, niet bepaald

dienstencentra

vergunning + bewijsstukken

(standaardformulier)

Erkenningsaanvraag

Aangetekende

+ Eenmalig, niet bepaald

bewijsstukken Subsidiëringsaanvraag

C

Aangetekende

brief C

brief C

(standaardformulier) Eenmalig, niet bepaald

Aangetekende

brief C

(standaardformulier) RVT/ROB

Vlaams





VIPA

en

vier

op

papier

33

(model) Technisch-financieel plan + Eenmalig, niet bepaald

Twee

aanvraag


principieel

exemplaren, C

akkoord Aanvraag


d.m.v. allerlei documenten RIZIV

C

jaar

Gegevens eindeloopbaan en Elk trimester

Elektronisch

gegevens

applicatie)

rustoordfinanciering

ondertekende

(online C + print

hiervan op papier Vlaams

Agentschap Animatiesubsidie

Zorg en Gezondheid

Uiterlijk tegen 01/04

-identificatiegegevens

van

online C

vragenlijst + gedeelte op

de voorziening -personeelsfiches

Gedeelte

papier invullen

via de website - individuele rekeningen (Verlenging) Voorafgaande Eenmalig, niet bepaald

Aangetekende

vergunning

standaardformulier

Erkenningsaanvraag (ROB)

Eenmalig, niet bepaald

brief, C

papier of elektronisch, C standaardformulier

(Verlenging) Erkenningsaanvraag (RVT-

Zes jaar geldig


ROB)

34

Verklaring brandveiligheid



Serviceflats

Vlaams





VIPA


Twee

aanvraag


principieel

exemplaren, C

akkoord Aanvraag


d.m.v. allerlei documenten Vlaams

jaar

Agentschap (Verlenging) Voorafgaande Eenmalig,

Zorg en Gezondheid

vergunning (Verlenging

C

enkel

na Aangetekende

programmatie

brief, C

standaardformulier

van) Geldt voor minimaal papier of elektronisch, C

Erkenningsaanvraag

twee en maximaal tien standaardformulier jaar

Bevak-subsidiëring

18 jaar lang

/ (Service Flats Invest C n.v.)




Dagverzorgingscentra

Vlaams





VIPA


Twee

exemplaren, C

35

aanvraag

principieel


akkoord Aanvraag



Agentschap Erkenningsaanvraag

C

jaar Eenmalig, niet bepaald

Zorg en Gezondheid


(Verlenging) Voorafgaande Eenmalig, niet bepaald Aangetekende vergunning

(enkel

brief, C

na standaardformulier

programmatie) Aanvraag

bijzondere Eenmalig, niet bepaald

erkenning


dagverzorgingscentrum Verantwoording aanwending Jaarlijks voor 15/04

(bij

subsidies

Elektronisch,

voorkeur) C

standaardformulier Jaarverslag,

financiële Moet in bezit zijn van de voorziening

C

verslag van het voorbije werkjaar

en

de

kwaliteitsplanning Verklaring brandveiligheid



Centra voor kortverblijf

Vlaams



8 exemplaren op papier, C ofwel één elektronisch

36

VIPA


Twee

aanvraag


principieel

exemplaren, C

akkoord Aanvraag



Agentschap Erkenningsaanvraag

C

jaar Eenmalig, niet bepaald

Zorg en Gezondheid


(Verlenging) Voorafgaande Eenmalig, niet bepaald Aangetekende vergunning

(enkel

brief, C


programmatie) Verantwoording aanwending Jaarlijks voor 15/04

(Bij

subsidies

Elektronisch,

voorkeur) C

standaardformulier Verklaring brandveiligheid



Centra voor herstelbedrijf

Vlaams

Agentschap (Verlenging) Voorafgaande Eenmalig, niet bepaald Aangetekende

Zorg en Gezondheid

vergunning

(enkel

brief, C


programmatie) Erkenningsaanvraag






37

Personenalarmsysteem

Vlaams

Agentschap Subsidieaanvraagformulier

Jaarlijks, voor 2010 nog niet gepubliceerd

C

Tijdstip

Individuele

Zorg en Gezondheid

TEWERKSTELLING Voorwerp

Kanaal

Procedure

Aard

of

collectieve geg. Arbeidszorgprojecten

Vlaams

(Uitbreiding van) Aanvraag Bij uitbreidingsronde

Subsidieagentschap

tot erkenning

Werk

en

Sociale Individuele fiche

Economie

Bij

elke

nieuwe Drie

aanwerving wijziging


exemplaren

C

op I

of papier, werknemer standaardformulier

of -gever Prestatiestaat

Maandelijks

(voor Één

vijftiende) Loonaangifte voorschot gewenst)

(indien Elke

op I

exemplaar

op I

papier

drie

uiterlijk

exemplaar

maanden, Een de

laatste papier

werkdag van de maand volgend

op

het

trimester Beschutte werkplaatsen

Vlaams

Erkenningsaanvraag

Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Kwartaalstaten


Rechtstreeks

contact C

met agentschap Voor het einde van de Elektronische applicatie C

38

Economie

tweede maand na het (“SBW systeem”) kwartaal Jaarverslag


Elektronisch (sjabloon)

C

Jaarrekening



C

Sociale balans



C

tewerkgestelde Jaarlijks voor 01/04


I


I

Lijst personen Toestand

voor

en

na Jaarlijks voor 01/04

tewerkstelling VIPA

Investeringssubsidies

voor Via e-mail of telefonisch

C

onroerende goederen Sociale werkplaatsen

Vlaams

(Uitbreiding van) Aanvraag Bij uitbreidingsronde

Subsidieagentschap

tot erkenning

Werk

en


Economie

Bij

elke

nieuwe Drie



exemplaren

C

op I



Maandelijks

(voor Één


(indien Elke

op I

exemplaar

op I

papier

drie

uiterlijk

exemplaar

maanden, Een de

laatste papier


op

het

39

trimester Invoegbedrijven

Vlaams

Subsidieaanvraagformulier

Subsidieagentschap

(met bijlagen)

Werk

en


Niet bepaald

Bij

Economie

papier

elke

nieuwe Drie

exemplaren

op I

of papier,


C

werknemer standaardformulier


Maandelijks

(voor Één

vijftiende) Loonaangifte

(indien Elke

voorschot gewenst)

op I

exemplaar

op I

papier

en C

papier maanden, Een

drie

uiterlijk

exemplaar

de

laatste papier


op

het

trimester Lokale diensteneconomie

Vlaams

Erkenningsaanvraagformuli

Subsidieagentschap

er

Werk Economie

en

Sociale Subsidieaanvraagformulier Individuele fiche

Bij uitbreidingsronde

Op

elektronisch Niet bepaald Bij

elke

nieuwe Drie


Op papier exemplaren

C op I



Maandelijks vijftiende)

(voor Één

exemplaar

op I

papier

40

Loonaangifte

(indien Elke

voorschot gewenst)

maanden, Een

drie

uiterlijk

exemplaar

op I

laatste papier

de


op

het

trimester Werkervaringsprojecten

Vlaams

Erkenningsaanvraagformuli

(WEP Plus)

Subsidieagentschap

er met begeleidingsplan en

Werk

en

Economie

Bij uitbreidingsronde

papier en elektronisch, C standaardformulier

Sociale statuten en samenstelling raad van beheer Individuele fiche

Bij

elke

nieuwe Drie


exemplaren

op I



Maandelijks

(voor Één


(indien Elke

op I

exemplaar

op I

papier

drie

uiterlijk

exemplaar

maanden, Een de

laatste papier


op

het

trimester Kostendossier uitgaven Dienstenchequeondernem Rijksdienst

voor Erkenning

bewijs Jaarlijks

voor papier,

01/02/2010

standaardformulier

Eenmalig

Fax

of

elektronisch, C

41

ing

standaardformulier

Arbeidsvoorziening Secretariaat

van

de Bevraging

adviescommissie erkenningen

(telling)

door Jaarlijks

Elektronisch

C

RVA - -

Dienstencheques

rijksregisternummers

tewerkgestelden - postcode tewerkgestelden - soort contract - studieniveau - prestaties

Sodexho

Aanvraag tot terugbetaling

Binnen negen maand Via beveiligd extranet

C

na uitgifte

VLAAMS GEMEENTEFONDS Voorwerp

Kanaal

Procedure

Tijdstip

Aard

Coll.

of

indiv.

Gegevens Basisfinanciering

Vlaams Gemeentefonds

Beslissing OCMW-raad


Liefst op papier

C

Procedure

Tijdstip

Aard

Individuele

WONEN Voorwerp

Kanaal

of

collectieve gegevens Energiesnoeiers

Vlaams Subsidieagentschap

Individuele fiche

Bij

elke

aanwerving

nieuwe Drie

exemplaren

op I

of papier

42

Werk

en

Sociale

wijziging

Economie

werknemer


Maandelijks

(voor Één

vijftiende) Loonaangifte

(indien Elke

voorschot gewenst)

op C

exemplaar

op C

papier maanden, Een

drie

uiterlijk

exemplaar

laatste papier

de


op

het

trimester KOMOSIE

Lidmaatschapaanvraagform

Niet bepaald

papier,

ulier

standaardformulier

Overeenkomst voor gebruik Niet bepaald

papier,

van

standaardformulier

het

merk

‘energiesnoeiers’

C

C

(niet

verplicht) Rapportagetool voor

aantal

in

excel Elk kwartaal

Elektronisch

C

geïsoleerde

daken Huurtoelage

(onderdeel Agentschap

Vlaamse huursubsidie)

Wonen Aanvraag toelage

Vlaanderen

Eenmalige

aanvraag, papier

C

maximaal negen jaar uitbetaling

Installatiepremie (onderdeel

Agentschap

Wonen Aanvraag premie

Eenmalige aanvraag

papier

C

Vlaamse Vlaanderen

43

huursubsidie Sociale huisvesting

Vlaamse

Maatschappij Aanmelden bij VMSH

Eenmalig

Elektronisch

C

Sociale Huisvesting Sociaal verhuurkantoor

Agentschap

Wonen Erkenningsaanvraagdossier

Vlaanderen

Niet

bepaald,

geldt papier en elektronisch

C

voor onbepaalde tijd Jaarverslag en boekhouding Personeelswerkingssubsidie


en Voor subsidieperiode


C

15/11, papier en elektronisch

C

telt

vijf jaar

Woonwagenterreinen

Agentschap

Verlengingsaanvraag

Verlenging voor vijf papier en elektronisch

subsidie

jaar

voor Princiepsaanvraag

Niet bepaald

(verwerving, inrichting, Binnenlands Bestuur renovatie en uitbreiding)

papier,

C

geen C

standaardformulier Subsidieaanvraagdossier en Niet bepaald

papier,

aanbestedingsdossier

standaardformulier

geen C

44

Waals Gewest:

Toelage


Procedureformaat

Datum/

Type

(elektronisch/

frequentie

gegevens

papier)


Nood/doorgangs-

Formulier bezorgd door de stad.

woning:

•

activiteitenverslag;

DGO4

•

financiële balans;

•

bewoningsstatistieken.

papier

jaarlijks


Jaarverslag DGO4 – departement huisvesting: •

bewoningsstatus;

•

toestand van de woning;

Gegevens m.b.t. de bewoners.

45

Verhuis- en

Formulier D:

huurtoelage

•

algemene inlichtingen;

(VHT)

•

redenen voor verhuizing;

DGO4

•

kader voorbehouden voor gemeentebestuur;

•

handtekeningen en verbintenis bewoners nieuwe woning.

MEBAR

Bijlage II bij MEBAR II-project.

(energie voor

−

Gegevens m.b.t. de begunstigden;

gezinnen met een

−

Ontvankelijkheid.

papier

jaarlijks


papier

jaarlijks


bescheiden inkomen): DGO4

Sociaal

Formulier Bijlage XXXIV:

Waterfonds:

−

DGO4

Inlichtingen verstrekt door de verdeler (bedragen en facturen);

−

Inlichtingen verstrekt door het OCMW: aantal begunstigden, aantal en type tussenkomsten, tevredenheidscijfer.

46

Energiesnoeier:

Beknopt jaarverslag.

DGO5

−

Aantal gezinnen waarvoor een tussenkomst werd voorzien;

−

Type hulp;

−

Vraagpunten m.b.t. de inhoud van het project.

SWDE –

Jaarlijks activiteitenverslag.

Waalse water-

−

maatschappij : DGO4

papier

jaarlijks


Aantal personen die hulp kregen en aantal aanvragen die werden ingediend;

−

Gehanteerde procedure, tevredenheidspunten,

−

Interpretatie van het gebruik van het fonds.

CLE –

Beknopt jaarverslag.

Plaatselijke

−

Gemeenteraad,

energie-

−

De Waalse energiecommissie (CWaPE).

commissie:

−

+Activiteitenverslag voor het ministerie van het WG.

DGO4

Energiefonds

Subsidieaanvraagformulier:

UREBA-toelage:

−

Naam en gegevens instelling;

DGO4

−

Contactpersoon ;

−

Voorwerp van de aanvraag en gegevens gebouwen (facturen, prijsopgaven, energieverbruik). 47

FSAS –

Formulier Bijzonder Fonds Maatschappelijke Dienstverlening:

Bijzonder fonds

−

maatschappelijke −

papier

jaarlijks


Naam van het OCMW ; Gegevens FTE maatschappelijk werkers;

dienstverlening:

−

Gegevens m.b.t. leefloon:

DGO5

−

Gezinshulp en maaltijden aan huis;

−

Aantal art60-ers en art61-ers;

−

Thuiszorgdienst en aantal verpleegkundigen;

−

Bedden erkende ROB’s en RVT’s beheerd door het centrum.

Dienst voor

Formulier DSI:

sociale insluiting

−

Aantal gewerkte uren;

(DSI):

−

Werkingskosten;

DGO5

−

Naam en werkzaamheden van de gesubsidieerde

papier

jaarlijks


werknemers; −

Collectieve en gemeenschapsactie;

−

Partnerschappen;

−

Opleidingen;

−

Jaaractiviteitenverslag;

−

Doelstellingen en inhoud van het project;

−

Collectieve en individuele evaluaties.

48

Opvangtehuizen:

Gemotiveerde aanvraag tot afwijking van de maximumtermijn

DGO5

van 275 dagen.

papier

jaarlijks


Activiteitenverslag; Rechtvaardiging van subsidies (personeel + werking); PAF begunstigden. papier

IDESS –

jaarlijks


Initiatieven tot ontwikkeling van de werkgelegenheid in de sector van

Aanvraag en/of vernieuwing erkenning.

de buurtdiensten met een maatschappelijk doel: DGO6 Schuld-

Formulier:

bemiddeling

−

personeelskosten;

DGO5

−

aantal medewerkers, taakverdeling, verplichte opleidingen;

−

tussenkomsten jurist (aantal en type);

−

activiteitenverslag, aantal dossiers (type verwerking);

−

redenen voor afsluiten dossiers; 49

−

aantal gedecentraliseerde vestigingen.

Bovendien ook een vijfjaarlijks activiteitenverslag over de afgelopen 5 jaren en vooruitzichten voor de komende 5 jaren (het eerste verslag moet in april 2012 verschijnen). APE – Tegemoetkoming ter bevordering van de tewerkstelling

Activiteitenverslag.

papier

jaarlijks

Elektronisch en

jaarlijks

DGO6


Project sociale economie DGO6 Artikel 60§7 en Subsidieaanvraagformulier: 61

− identificatiegegevens (OCMW, contactpersoon);

DGO5

− lijst van contracten;

"De dubbele

− sociologische gegevens;

elektronische

− activiteitenverslag.

handtekening zal

papier


worden ingevoerd zodra de laatste technische problemen opgelost zijn" Bron,

50

SPW.

Diensten voor gezins- en

Subsidieaanvraagformulieren.

papier

drie-

collectieve

maandelijks

gegevens

bejaardenhulp DGO5

51

Brussels Hoofdstedelijk Gewest

Toelage

Naam van formulier en gegevens verstrekt aan de

Procedureformaat

Datum/

Type

instelling

(elektronisch/

frequentie van

gegevens

papier)

gegevensverzending

2 aanvraagformulieren: Energiepremies:

•

Voorwerp van de premieaanvraag;

Tertiaire sector en

•

Gegevens aanvrager;

industrie + collectieve

•

Gegevens gebouwen;

woongelegenheden

•

Prijsopgaven en facturen;

•

Bestek voor uit te voeren werken.

•

Aanvraagdossier:

Crèches: Infrastructuur-

o grond- en inrichtingsplannen;

vernieuwing

o bijzonder bestek; o beschrijvende,

papier

jaarlijks


papier

jaarlijks


samenvattende

opmetingsstaten en uitgesplitste raming per post; o eventueel een kopie van de verplichte gewestvergunningen; o advies van ONE of KIND EN GEZIN dat 52

bevestigt dat het project voldoet aan de gemeenschapsnormen voor opening van een opvangstructuur; o formele verbintenis van de gemeente. •

eensluidend afschrift van de beraadslaging van het college van burgemeester en schepenen met aanwijzing van de begunstigde van de opdracht: een kopie van het verslag van opening van de offertes; o het volledige doorlichtingsverslag van de offertes; o de goedgekeurde offerte; eventueel het eensluidend advies van de voogdijoverheid.

Gesubsidieerde

Geen specifieke aanvraag van de aanvrager. Een algemene overeenkomst wordt ondertekend door het ministerie van

contractuelen –

het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voor de verdeling van GECO-punten.

lokale overheden

Voor nieuwe aanvragen voor GECO-banen wordt het formulier van ACTIRIS gebruikt. •

papier

jaarlijks

goed;

Beschermde goederen – instandhoudings-

Beschrijving van de staat en toestand van het

•

werken

Uitvoeringsplan

met

plaatsaanduiding

en

precieze impact van iedere categorie van werken; •

Bijzonder bestek; 53

•

Samenvattende opmetingsstaat en raming;

•

Lijst, beschrijving en raming van de werken uitgevoerd door de begunstigde;

•

Wanneer het studies betreft, opmetingsstaten, onderzoeken en inrichtingen, een definitie van hun scope, rechtvaardiging van hun noodzaak voor

opstelling

van

het

dossier

voor

stedenbouwkundige vergunningsaanvraag en het bestek;

Wijkcontract •

•

Stedenbouwkundige vergunning, indien nodig.

•

Activiteitenverslag;

•

Projectfiche;

•

Wijkcontractdocument.

Het naar behoren ingevulde aanvraagformulier of I.v. formulier;

Verhuis-, installatie-

•

jaarlijks


papier

jaarlijks


Bewijs van inkomen (de documenten die als bewijsdocument kunnen dienen, worden opgesomd

en huurtoelage – VIHT

papier

in kader V van het I.v. formulier); •

Kopie van de huurcontracten van de oude en nieuwe woning en bewijs van betaling van de huur voor de oude woning van ten minste de laatste drie maanden;

•

Samenstelling van het gezin van de aanvrager, met 54

chronologische adressenlijst - toestand max. één maand voor de indiening van de aanvraag; •

Attest van de kinderbijslag van de aanvrager.

55

Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC):

Toelage


Procedure-

Datum/

Type

formaat

frequentie

gegevens

(elektronisch/

van

papier)

gegevensverzending

Sociale coördinatie van de OCMW’s

Thuiszorgdiensten

Bijlage 1: subsidieaanvraagformulier: •

Gegevens OCMW;

•

Voorstelling van het project;

•

Instrumenten;

•

Evaluatie.

- Voorlopige erkenning: - een document dat de namen van de vertegenwoordigers van de

papier

jaarlijks


papier

jaarlijks


organiserende instantie vermeldt; - een actueel afschrift van de statuten van de organiserende instantie; - een afschrift van het verslag betreffende de brandveiligheid van de dienst; - de overeenkomsten met andere instellingen (functionele link). - effectieve personeelskosten; 56

- kosten voor voortgezette opleiding van het personeel; - werkingskosten en kosten voor materieel/uitrusting thuiszorgdiensten. Personen

met

een

•

handicap:

Een document dat de namen van de vertegenwoordigers van de organiserende instantie en van de directeur van het centrum of de dienst vermeldt, ondertekend door voormelde betrokkenen;

Centra en diensten

•

Een actueel afschrift van de statuten van het centrum of de dienst;

Verblijfscentra

•

Samenstelling van de beheersorganen, zoals bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad of een afschrift van de

Diensten

voor

hulpverlening activiteiten

bij in

beslissing van het bevoegde orgaan dat het centrum of de dienst opricht; •

het

Wanneer het een bestaand centrum of een bestaande dienst betreft: het organogram en de lijst van de tewerkgestelde personen met hun kwalificatie en de werkelijk gepresteerde arbeidsduur tijdens het

dagelijkse leven

voorgaande kwartaal; Wanneer het een centrum of dienst betreft dat/die voor de eerste keer wordt uitgebaat: het organogram en de verbintenis om te voldoen aan de personeelsnormen, op grond van het aantal gebruikers, en om per semester aan de ministers de lijst toe te zenden van de tewerkgestelde personen met hun kwalificatie en de wekelijkse arbeidsduur; •

Een plan dat de interne verbindingswegen van het centrum of de dienst en, in voorkomend geval, van zijn bijlokalen aanduidt, alsmede de bestemming van de lokalen en, in voorkomend geval, het aantal bedden in de kamers;

•

Ofwel een afschrift van de overeenkomst gesloten tussen het centrum of de dienst waarvoor de erkenning wordt aangevraagd en de instellingen waarmee een functionele binding moet worden aangegaan overeenkomstig de geldende erkenningsnormen;

•

Een afschrift van het verslag opgesteld door de Brusselse Hoofdstedelijke Dienst voor Brandweer en 57

Dringende Medische Hulp betreffende de brandveiligheid van het centrum of de dienst. Dit verslag mag niet ouder zijn dan 6 maanden op het ogenblik van de indiening van de aanvraag; •

Een bewijs van goed zedelijk gedrag van de directeur en van het personeel van het centrum of de dienst, dat niet ouder mag zijn dan drie maanden op het tijdstip van de indiening van de aanvraag;

•

Beschrijving van de door het centrum of de dienst nagestreefde doelstellingen, de aangewende middelen om die te bereiken, de taken van de personeelsleden, het profiel van de gehuisveste of opgevangen personen met vermelding van de categorie en het type handicap, hun leeftijd en aantal;

Volwassenen in moeilijkheden – centra en diensten

•

Voorlopige erkenning: administratief dossier: o een document dat de namen van de vertegenwoordigers van de organiserende instantie vermeldt o een actueel afschrift van de statuten van de organiserende instantie; o een afschrift van het verslag betreffende de brandveiligheid van het centrum of de dienst; o overeenkomsten met andere instellingen (functionele binding). o enz. (B.S. 04.02.2005)

•

Vijfjaarlijkse erkenning (naleving van normen).

Ouderen:

Specifieke vergunning tot ingebruikneming en exploitatie ;

Rusthuizen,

Erkenningsaanvraag: beschrijvend projectdossier;

woningen,

Aanvraag tot vernieuwing van de erkenning;

opvangcentra

Voorontwerpdossier: - administratieve documenten; - plannen; - technische gegevens; - gedetailleerde kostenraming van de werken; 58

- technische nota voor iedere overheidsopdracht; - afschrift van de beslissing van het VC.

Projectdossier: - beslissing van MO; - overzichtsplannen en detailplannen; - bijzonder bestek en raming.

Gunning van de overheidsopdrachten.

59

Franse Gemeenschapscommissie (COCOF):

Toelage


Procedure-

Datum/

Type

formaat

frequentie

gegevens

(elektronisch/

van

papier)

gegevensverzending

Huiswerkklassen en

Aanvraagformulier:

andere

Gegevens aanvragende instantie;

buitenschoolse

Contactpersoon;

activiteiten

Gesubsidieerd personeel, vrijwilligers enz.;

papier

jaarlijks


Budgetten aan te vullen.

60

Franstalige Gemeenschap :

Toelage


Procedure-

Datum/

Type

formaat

frequentie

gegevens

(elektronisch/

van

papier)

gegevensverzending

•

Kinderopvang:

Bijlage 4 en bijlage 7 voor projectfiches (luik 1 en 2) voor

1-Crèches

gesubsidieerde opvangplaatsen en opvang in

2-Peutertuinen

groepsverband (MACS). •

3-Gemeentelijke

papier

jaarlijks


Jaarlijkse activiteitenverslagen.

kinderopvangvoorzieningen Huiswerkscholen

•

Bijlage R voor een erkenningsaanvraag.

•

Bijlage NS voor een subsidie voor de huiswerkscholen.

•

Jaarlijks activiteitenverslag. −

papier

jaarlijks


Gegevens aanvrager (rechtsstatuut, contactpersonen, personeel);

−

Rekeningen en balansen;

−

Voorlopig budget voor de te subsidiëren activiteit en globaal budget van de vereniging; 61

−

Programma van werkzaamheden waarop de gevraagde subsidie betrekking heeft;

−

In

geval

van

erkenning,

toepassing

van

de

kwaliteitsopvangcode van ONE; −

De aangifte aan ONE voor de opvang van kinderen jonger dan twaalf jaar;

−

De vergunning van ONE voor de opvang van kinderen jonger dan zes jaar;

−

Het opvangproject zoals voorgeschreven door de kwaliteitsopvangcode van ONE;

−

Projectvoorstelling

(uren,

details,

aantal

personeelsleden met hun kwalificatie). Sportactiviteiten in

Aanvraagformulier:

de wijken

−

Gegevens organisatie;

−

Budget;

−

Projectvoorstelling:

papier

jaarlijks


− voorstelling van het animatieprogramma; −

Gedetailleerd programma en uurregeling van de activiteiten; − lijst van personen die de pedagogische omkadering van het animatieprogramma verzorgen en de getuigschriften m.b.t. hun kwalificaties; − voorziene veiligheidsmaatregelen voor de deelnemers; 62

− aanduiding van de plaats(en) waar de activiteiten zullen plaatsvinden; − promotieplan.

63

Duitstalige Gemeenschap: De negen Duitstalige gemeenten dienen hun activiteitenverslagen in bij de Duitstalige Gemeenschap, die op haar beurt een globaal activiteitenverslag opstelt met statistieken over de opdrachten en werkzaamheden van de OCMW’s. Daarbij komen verschillende thema’s aan bod: personeelsgegevens, financiële hulpmaatregelen, aantal begunstigden enz. A) PRIORITEITEN 2009 B) 1. 2. 3. 4.

ORGANISATIE, ADMINISTRATIE EN PERSONEEL De raad voor maatschappelijk welzijn 2007-2012 Het permanent bureau 2007-2012 Het bijzonder comité 2007-2012 Medewerkers voor maatschappelijke dienstverlening in 2009

C) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

DIENSTENAANBOD Administratieve hulp Materiële/financiële hulp Begeleiding, overleg, maatschappelijke oriëntering Informatie en oriëntering Maatschappelijke en beroepsinschakeling Nood- en doorgangswoningen Preventie

D) CIJFERS 2009 1. Leefloon a) Aantal leefloners, per maand a) 1. Maandelijks gemiddelde aantal leefloners a) 2. Percentage leefloners in januari 2009 b) Aantal leefloners, per jaar b) 1. Evolutie van het aantal leefloners b) 2. Aantal leefloners op jaarbasis volgens categorie b) 3. Aantal leefloners op jaarbasis volgens geslacht b) 4. Aantal leefloners op jaarbasis volgens leeftijd b) 5. Aantal leefloners op jaarbasis volgens origine

64

b) 6. Uitsluitingen werkloosheidsuitkering b) 7. Daklozen b) 8. Student-leefloners c) Aantal leefloners op jaarbasis per 31.12.2009 D) CIJFERS 2009 2. Gelijkwaardige maatschappelijke hulp a) Aantal begunstigden gelijkwaardige maatschappelijke hulp, per maand a) 1. Maandelijks gemiddelde aantal begunstigden gelijkwaardige maatschappelijke hulp a) 2. Percentage begunstigden gelijkwaardige maatschappelijke hulp in januari 2009 b) Aantal begunstigden gelijkwaardige maatschappelijke hulp, per jaar b) 1. Evolutie van het aantal begunstigden van gelijkwaardige maatschappelijke hulp b) 2. Aantal begunstigden van gelijkw. maatsch. hulp op jaarbasis volgens categorie b) 3. Aantal begunstigden van gelijkw. maatsch. hulp op jaarbasis volgens geslacht b) 4. Aantal begunstigden van gelijkw. maatsch. hulp op jaarbasis volgens leeftijd b) 5. Uitsluitingen werkloosheidsuitkering c) Gezinssamenstelling per 31.12.2009 (indien niet beschikbaar: gemiddelde voor december) 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Activeringsmaatregelen werkzoekenden Opvangstructuur asielzoekers Financiële hulp in de vorm van maatschappelijke hulp Overleg debiteuren, schuldoverlast en schuldbemiddelingsdienst Telebewakingsdienst Dienst voedselbanken

E) DEPARTEMENTEN en DIENSTEN 1. Lijst van departementen en diensten waarvoor het OCMW verantwoordelijk is 2. Departementen en diensten die samenwerken met het OCMW F) ANALYSES G) DOELSTELLINGEN VOOR 2010

65

Provincies:

Voorwerp

Kanaal

Gezinshulp

Provincie Luik en provincie

Procedure

Luxemburg Diensten voor gezinszorg en Provincie Antwerpen

Aanvraag subsidie

aanvullende thuiszorg

Provincie Limburg

Aanvraagdossier subsidie

Provincie West-Vlaanderen

Bewijsstuk van de erkende dienst voor gezinshulp Stavingsdocumenten gepresteerde

of

daarmee

gelijkgestelde uren indienen Projecten ouderenzorg

Provincie Limburg

Dagverzorgingscentra


Erkenningsaanvraag Schriftelijk subsidieaanvraagdossier Werkings-

en

evaluatieverslag Personenalarmsysteem


subsidieaanvraag Lijst opmaken personen die hierop recht hebben

Zorgbemiddeling

Provincie Limburg

Subsidieaanvraag

Arbeidszorgprojecten


Aanvraag

en

verantwoordingsstukken Provincie Vlaams Brabant

Aanvraagdossier

plus

bijhorende stukken Beschutte werkplaatsen


Gepresteerde uren personen met een handicap

Provincie Antwerpen

Aanvraagformulier Verklaring

aanwending

subsidies Provincie Vlaams-Brabant

Aanvraagdossier

plus

bijhorende stukken Sociale Economieprojecten

Provincie Antwerpen

Aanvraagformulier Exemplaar

statuten

en

66

statutenwijzigingen Provincie Vlaams-Brabant

Aanvraagdossier Statuten Huishoudelijk reglement Eindverslag

bereikte

resultaten Sociaal verhuurkantoor

Provincie Limburg

Aanvullende of vervangende subsidie Woonfonds

renteloze

leningen Provincie Antwerpen

Subsidie

voor

startend

sociaal verhuurkantoor Woonwagenterreinen Lokale

Provincie Limburg

preventieve Provincie Limburg

Aanvullende subsidie Aanvraag via formulier

gezondheidsacties Kinderdagverblijven Initiatieven

Provincie Vlaams-Brabant

Investeringstoelage

voor Provincie Vlaams-Brabant

Investeringstoelage

buitenschoolse opvang

67

Attesten: We namen eveneens de attesten onder de loep die de OCMW’s aan hun cliënten verstrekken wanneer deze laatsten een beroep doen op overheidsdiensten, op alle bevoegdheidsniveaus. Via deze attesten verstrekt het OCMW doorgaans allerhande gegevens (statuut van de betrokkene, financiële situatie) aan de betrokken instelling, waarbij de cliënt als tussenpersoon fungeert en instaat voor de overdracht van deze gegevens om zo bepaalde diensten te kunnen genieten omwille van zijn statuut van RMI-begunstigde en/of begunstigde van maatschappelijke hulp. Op het gebied van informatieoverdracht werd de afgelopen jaren duidelijk vooruitgang geboekt, waardoor de administratieve rompslomp voor de cliënt bij iedere hulpaanvraag flink werd verlicht. Deze vooruitgang is voornamelijk het gevolg van een doorgedreven digitalisering van de informatiestromen via de KSZ. We rangschikken de attesten volgens hun aard en linken ze, waar mogelijk, aan het betrokken bevoegdheidsniveau3:

Werkterrein

Attest

Bevoegdheidsniveau

Bewijs van statuut van RMI-begunstigde, Sociale huisvesting

dakloze. Bewijs van statuut van dakloze voor sociale

Gewest (Vlaanderen)

woning. Openbaar vervoer

Treinverplaatsingen

Bewijs

van

statuut

voor

aanvraag

voor

aanvraag

verminderd tarief. Bewijs

van

statuut

verminderingskaart.

Gewest (Vlaanderen)

Federaal

Verklaring statuut werkzoekende om te Werkgelegenheidssteun kunnen worden ingeschakeld in het kader Gewest en federaal van een banenplan. Bewijs Onderwijs

van

statuut

voor

vermindering

schoolkosten (inschrijvingsgeld, tussenkomst Gemeenschap sociale dienst) en aanvraag beurs en/of (Vlaanderen) studielening.

Rechtsbijstand

Bewijs van statuut voor vraag om bijstand.

Federaal (FOD Justitie)

3

Vertrekpunt voor onze rangschikking was het kwartaalverslag van Xavier Voglaire, project ‘Expert du vécu détaché à la BCSS’ (Ervaringsdeskundige gedetacheerd naar de KSZ), 01/2010.

68

Personenbelasting

Attest bij de belastingaangifte te voegen als Federaal (FOD bewijs van inkomsten. Bewijs van statuut bij de aanvraag tot

Kijk- en luistergeld

vermindering en/of vrijstelling van het kijken luistergeld te voegen.

Verhuis- en

Bewijs van statuut bij het aanvraagformulier

huurtoelage (VHT en

te voegen.

VIHT)

Financiën) (Enkel in het) Waals Gewest

Gewest (BHG en WG)

Gemeentebelastingen

Bewijs van statuut bij de aanvraag tot

Gemeente

Gewestbelastingen

vermindering en/of vrijstelling van de

Gewest

Provinciebelastingen

belasting te voegen.

Provincie

Sociaal energietarief

Bewijs om van dit tarief te kunnen genieten.

Gewest (Vlaanderen)

Beschermde klant

Bewijs om dit statuut te genieten.

Gewest (Vlaanderen)

Kinderbijslagen

Bewijs van statuut.

Federaal

Bewijs van statuut.

DAVO

Voorschotten op onderhoudsgelden Ziekenfondsen

Opleidingsoperatoren Sociaal telefoontarief

Bewijs van statuut voor aanvraag OMNIOstatuut Bewijs van statuut voor « equivalent leefloon ». Bewijs om van dit tarief te kunnen genieten.

In 2010 worden allerlei acties gepland om het aantal attesten fors terug te schroeven dankzij de opzet en het voorkeurgebruik van elektronische informatiestromen. Zo wordt onder meer een elektronische medische kaart ingevoerd voor personen die illegaal in ons land verblijven en worden er informatiestromen in gebruik genomen voor de sociale abonnementen van TEC en de MIVB. Daarnaast worden nog andere elektronische stromen voorzien, onder meer m.b.t. de vrijstelling van het kijken luistergeld in het Waalse Gewest en voor de automatische vernieuwing van het VG-netabonnement van De Lijn. Momenteel onderhandelen de OCMWsector en de subregionale tewerkstellingsdiensten over een aantal acties die ze samen op touw willen zetten in het kader van de ACTIVA-plannen voor leefloners. Er blijft echter nog een lange weg te gaan. Zo zijn er nog steeds de attesten van dakloosheid voor sociale woningen, de geboorteattesten voor kinderbijslagen en tot slot ook de thuiszorgattesten. Al deze voorbeelden en andere aspecten worden verder toegelicht in het verslag van Xavier Voglaire (KSZ, 2010). 69

EERSTE VASTSTELLINGEN: Voor we enkele sporen naar administratieve vereenvoudiging uitstippelen, lichten we aan de hand van een stroomdiagram kort de administratieve procedures toe die een OCMW moet doorlopen. In dit stroomdiagram worden twee aspecten in aanmerking genomen: de richting van de gegevensverstrekking (van/naar het OCMW) en het betrokken bevoegdheidsniveau (federaal, gewest of gemeenschap). De (blauwe/zwarte) pijlen geven aan of de gegevens door, ofwel aan het OCMW worden verstrekt en of het OCMW gegevens raadpleegt die door een van de bevoegdheidsniveaus worden doorgespeeld (toekenning van subsidies, toekenning van een bepaald statuut enz.). We stellen meteen vast dat enerzijds de informatieoverdracht zeer algemeen is (deze overdracht heeft betrekking op alle opdrachten van het OCMW) en dat anderzijds sommige OCMW’s in eenzelfde jaar dezelfde gegevens aan twee verschillende bevoegdheidsniveaus moeten verstrekken. We spitsen onze aandacht in het bijzonder toe op deze twee aspecten en belichten daarnaast ook de voorschotten op uitkeringen, die niet in onze tabellen werden opgenomen maar die niettemin een flinke administratieve druk op de OCMW’s uitoefenen. We besluiten ons verslag met een aantal tips en goede praktijken.

70

Vereenvoudigd stroomdiagram van administratieve processen: CLIËNT : federaal niveau : gewestniveau

Sociaal onderzoek

: gemeenschapsniveau

Gesubsidieerde tewerkstelling (GT)

Financiële

Recht op maatschappelijke integratie (RMI)

maatschappelijke steun equivalent aan het ART60§7

Activerings-

Leefloon

leefloon

plannen

(LL)

Geïndividualiseerd project voor maatschappelijke integratie (GPMI)

Huisvesting

Begeleiding en advies

Infostromen naar het OCMW Infostromen m.b.t. opdrachten en statuut cliënten

Energie

Steun in

Gezondheid Sociale,

natura Onderhouds gelden

Schuldoverlast

culturele en Voor-

sportieve

schotten op

participatie

uitkeringen

71 Nieuwe hulpaanvraag/herziening situatie

SPOREN NAAR VEREENVOUDIGING: Onze inventaris van de administratieve procedures die de OCMW’s doorlopen, gaf de aanzet tot enkele vaststellingen en mogelijke sporen naar vereenvoudiging. Gezien administratieve vereenvoudiging een bijzonder ruim en verscheiden werkdomein bestrijkt, konden we tijdens ons onderzoek niet alle aspecten belichten die beter kunnen, of die moeten worden afgestemd op de reële werkomstandigheden van de OCMW’s. In dit deel van ons verslag worden twee aspecten in het bijzonder verder uitgediept: enerzijds lichten we de meest opmerkelijke vaststellingen naar aanleiding van ons onderzoek toe en anderzijds stippelen we enkele interessante werksporen uit.

a) Opdrachtverklaringen en subsidieaanvragen:De opdrachtverklaring heeft betrekking op alle bevoegdheidsniveaus. Een gestructureerde aanpak is dus noodzakelijk voor een coherent beheer van de gegevens die door de OCMW’s worden verstrekt. Eén voorbeeld is het beheer van de gegevens m.b.t. artikel 60§7, die zowel naar de POD MI en naar het Waalse Gewest4 worden verstuurd en verschillend worden verwerkt: de gegevens worden individueel naar de POD MI doorgestuurd, terwijl het Waalse Gewest collectieve gegevens ontvangt. Momenteel wordt bekeken hoe deze dubbele verzendingen zo veel mogelijk kunnen worden vermeden. Bedoeling is dat alle gegevens op termijn kunnen worden opgevraagd bij de KSZ, waarbij de OCMW’s de verzamelde gegevens enkel nog moeten bevestigen. Een ander voorbeeld is schuldbemiddeling, een dienst die in heel wat OCMW’s wordt aangeboden, maar waarvan de erkenning onderworpen is aan verschillende wetgevingen, naargelang van het bevoegde gewest. Een harmonisering van de uiteenlopende praktijken zou wenselijk zijn, waarbij erop wordt toegezien dat de respectieve deelstaten hun autonomie en specifieke kenmerken behouden. Bovendien moet een betere afstemming een globale toetsing van gegevens mogelijk maken. De Duitstalige Gemeenschap stelt een jaarverslag op met statistieken over de OCMW’s (bijv. het aantal leefloners/begunstigden equivalent leefloon en het aantal schuldbemiddelingsdossiers). Deze cijfers worden opgevraagd bij de OCMW’s die voor die specifieke domeinen collectieve gegevens doorsturen. Deze gegevens worden soms – eigenlijk meestal – doorgestuurd naar andere instellingen (bijv. POD MI, Waals Gewest). Het zou derhalve mogelijk zijn deze verzendingen te vereenvoudigen dankzij een elektronische raadpleging en systematisch gebruik van deze gegevens, zonder daarvoor noodzakelijk een beroep te moeten doen op de OCMW’s. Een andere ingreep met het oog op administratieve vereenvoudiging betreft de manier waarop gegevens m.b.t. subsidies en aanvraagprocedures worden meegedeeld. Uit onze gesprekken met 4

Voor de Waalse OCMW’s.

72

de OCMW’s is gebleken dat de procedures niet systematisch en helder worden toegelicht, vandaar dat we in de eerste fase van ons onderzoek soms tegenstrijdige antwoorden optekenden. Tegelijkertijd moeten sommige OCMW’s zich tot verschillende instellingen richten om een bepaalde subsidie te verkrijgen (één instelling om een erkenning aan te vragen, één voor de financiering, één voor de formulieren en activiteitenverslagen). De OCMW’s geven aan dat ze extra mensen en middelen moeten inzetten om alle formulieren op te vragen, in te vullen en met de correcte bewijsstukken in te dienen. Ook de verzendwijze varieert. Zo worden de formulieren voor sommige subsidies online gedownload en ingediend, waarna de bewijsdocumenten met de post worden nagestuurd. Voor sommige OCMW’s brengt dit extra kosten met zich mee die niet altijd met het subsidiebedrag kunnen worden verrekend, waardoor ze uiteindelijk beslissen van de aanvraag af te zien. Eén mogelijk spoor naar vereenvoudiging betreft enerzijds het harmoniseren van de wijze van verzending van het aanvraagdossier en anderzijds een betere communicatie omtrent

de

aanvraagprocedures.

Beter

toegankelijke

aanvraagprocedures

zouden

de

administratieve druk kunnen verlichten en de discriminatie van OCMW’s met minder personeel en minder logistieke en financiële middelen uitschakelen.

b) Beheer van elektronische informatiestromen:Deze toegankelijkheid wordt alvast ontwikkeld en ondersteund door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ), die verbeterprojecten lanceert met het oog op een betere informatieuitwisseling tussen de verschillende instellingen. De KSZ bouwde een aantal netwerken uit, waarbij de verschillende socialezekerheidsinstellingen met elkaar in verbinding staan. Dit moet een zo vloeiend mogelijke gegevensuitwisseling garanderen. Een lijst van de stromen en functies die door de KSZ worden beheerd, wordt als bijlage bij dit verslag gevoegd. Dit overzicht laat toe de omvang van de betrokken gegevens beter in te schatten en verbeterpunten scherper af te lijnen.

c) Voorschotten op uitkeringen5: De voorschotten op uitkeringen werden bij opmaak van onze inventaris buiten beschouwen gelaten, maar leggen niettemin een grote administratieve druk op de OCMW’s. Zo kan het OCMW voorlopige financiële hulp verlenen aan personen die: o ofwel een sociale uitkering hebben aangevraagd, maar die nog niet hebben ontvangen;ofwel tijdelijk niet over een bron van inkomsten beschikken; ofwel een opengevallen, maar nog niet beschikbare nalatenschap genieten.

5

Uitgangspunt voor dit deel van ons verslag was de webpagina « OCMW-INFO » op http://www.ocmw-infocpas.be/index.php/fiche_FV_nl/avances_sur_allocations_sociales

73

Voorschotten worden uitgekeerd aan personen die wachten op een inkomen of een sociale uitkering waarop ze recht hebben, maar die op het ogenblik van de aanvraag nog niet beschikbaar is. Om het voorschot terug te vorderen, dient het OCMW over drie elementen te beschikken: een schuldbekentenis, een overdracht van (inkomsten)vorderingen die het OCMW de bevoegdheid verleent het bedrag van de toegekende voorschotten terug te vorderen en tot slot een brief aan de instelling waarin de toekenning van de voorschotten door het OCMW en de subrogatie voor het bedrag van de voorschotten worden vermeld. Dit laatste document is van wezenlijk belang aangezien de instelling zonder deze brief de uitkeringen rechtstreeks aan de betrokkene zal uitbetalen. Een directe communicatie met de instelling is dan de aangewezen oplossing om het werk van het OCMW te vereenvoudigen. De KSZ werkt momenteel aan de praktische uitwerking van zo’n communicatiekanaal.

d) OCMW-attesten: Hoewel het aantal attesten dankzij gemeenschappelijke informatiestromen fors is gedaald, stelden we vast dat OCMW-attesten in heel wat gevallen nog steeds nodig zijn. In een eerste fase geven ze het statuut van de leefloner/begunstigde equivalent leefloon aan om eventueel in een tweede fase een inkomstencategorie te kunnen afleiden, zodat de begunstigde uiteindelijk aanspraak kan maken op een pakket van afgeleide rechten (hogere studiebeurs, sociale tarieven, statuut van beschermde klant enz.). Eén spoor naar vereenvoudiging houdt in dat het statuut van beschermde klant en het statuut van begunstigde van sociale tarieven in één statuut worden gebundeld. Momenteel kan een beschermde klant aanspraak maken op sociale tarieven, maar het omgekeerde is niet mogelijk. Om het aantal attesten verder te verminderen moet de toegang tot de informatiestromen die op deze statuten betrekking hebben, worden versoepeld en moet deze informatie systematisch kunnen worden geraadpleegd wanneer een instelling bericht krijgt van de opening van een recht. Het is met andere woorden wenselijk dat de instellingen de beschikbare elektronische stromen kunnen raadplegen zodat ze niet langer systematisch attesten moeten aanvragen. Dit zou zowel voor de betrokken instellingen als voor de cliënt een aanzienlijke administratieve vereenvoudiging betekenen.

74

CONCLUSIES: Het inventariseren van de administratieve procedures die de OCMW's moeten doorlopen, laat toe de omvang van de administratieve druk op de OCMW’s te bepalen. Uit onze inventaris blijkt dat een doorgedreven vereenvoudiging van de uitwisseling en verstrekking van gegevens een absolute must is. We stippelden hoger enkele werksporen uit, maar maken daarbij twee kanttekeningen. Enerzijds hebben we getracht een zo volledig mogelijk overzicht te geven. Het is evenwel mogelijk dat hier en daar een detail werd weggelaten. Anderzijds hebben onze werksporen betrekking op die elementen die ons het meest relevant of opmerkelijk leken. Andere sporen zijn uiteraard mogelijk en moeten verder worden uitgediept binnen een specifiek actiekader, waarbij alle overheidsactoren samenwerken. De volgende voorbeelden van goede praktijken kunnen daartoe een eerste aanzet geven. De Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (VSGB) ontwikkelde een zoekmotor voor het opzoeken van subsidies op haar website6. De gebruiker selecteert eerst de subsidiërende overheid of begunstigde, kiest daarna het type overheid en tot slot de materie, m.a.w. het maatschappelijke domein waarvoor het OCMW subsidies wil opzoeken. Met deze opzoekingstool kan het OCMW de technische subsidiefiche raadplegen met daarin een beschrijving van de volledige procedure, juridische referenties en ook de gegevens van de contactpersonen bij de betrokken overheden. De OCMW’s krijgen meteen ook vlotter toegang tot waardevolle informatie. In Wallonië werkt de Waalse Overheidsdienst momenteel aan een gelijkaardig project. Het elektronisch ‘uniek verslag’ van de POD MI droeg bij tot een vermindering van het aantal gegevensverzendingen m.b.t. de opdrachten van de OCMW’s en van de materiële kosten verbonden aan de verzending van papieren documenten. De collectieve jaarlijkse verzending van gegevens is een doeltreffende manier om de hele administratie te vereenvoudigen, maar zou nog efficiënter zijn indien deze wordt gekoppeld aan een ruimere toegankelijkheid van deze elektronische gegevens voor de andere betrokken bevoegdheidsniveaus. Met een jaarlijkse collectieve verzending kan met andere woorden worden vermeden dat de OCMW’s dezelfde gegevens meerdere keren moeten doorsturen, op voorwaarde dat deze gegevens ook bruikbaar en toegankelijk zijn voor de andere instellingen en bevoegdheidsniveaus.

6

http://www.avcb-vsgb.be/nl/subsides.html

75

De opzet van een platform voor gegevensuitwisseling tussen deze instellingen moet het hergebruik van de elektronische gegevens mogelijk maken en hun effectieve raadpleging bevorderen. De digitalisering van deze uitwisselingen vereist niet alleen overleg, maar ook een goede beheersing van de informaticatools. De KSZ ijvert voor een betere terbeschikkingstelling van gegevens en dan vooral van die gegevens die betrekking hebben op afgeleide rechten. Het statuut van een OCMW-cliënt moet snel kunnen worden opgezocht in het kader van aanvragen voor sociale tarieven en vragen om huisvestingsbijstand of energiehulp. Er lopen momenteel enkele projecten die een verruiming van deze toegankelijkheid beogen naar andere partners, zodat ook het aantal attesten dat een OCMW aan zijn cliënten moet verstrekken fors vermindert. De KSZ doet er momenteel alles aan om de administratieve gegevensstromen m.b.t. de medische kaart en de voorschotten op uitkeringen drastisch te vereenvoudigen. Het proefproject van de KSZ betreft momenteel enkel de uitkeringen die aan personen met een handicap worden toegekend. De Duitstalige Gemeenschap lanceerde eveneens een proefproject in het OCMW van Eupen. Dit « Plonemeeting HubSessions » project werkt in op het beslissingsproces van het permanent bureau van de raad voor maatschappelijk welzijn en ontwikkelt een programma voor administratieve vereenvoudiging. Dit programma voorziet opleidingen en neemt de kosten van de deelnemende gemeenten en OCMW’s voor het gebruik van de informaticaservers voor zijn rekening (voor het eerste opstartjaar). De Duitstalige Gemeenschap trok voor dit project een budget van 72.000 € uit, waarmee de deelnemende OCMW’s informaticamaterieel kunnen aankopen (bijv. computers) en financiële steun krijgen om zo de huidige elektronische stromen verder uit te breiden. Administratieve vereenvoudiging in de OCMW’s blijft een zowel individuele als collectieve doelstelling: individueel, omdat het een lokale en autonome instelling betreft met haar eigen opdrachten en kenmerken en collectief, omdat de OCMW’s geen eilandjes zijn, maar integendeel

steeds

vaker

samenwerken

met

andere

instellingen

op

verschillende

bevoegdheidsniveaus. Administratieve vereenvoudiging houdt derhalve een vereenvoudiging in van de procedures voor zowel cliënten als sociale partners en wordt zo een doelstelling van openbaar nut. Her en der wordt er al hard aan een vereenvoudigde administratie getimmerd, terwijl elders in België momenteel vereenvoudigingsprojecten worden voorbereid. Dit verslag kan alvast een aanzet zijn en de OCMW’s en overheden op weg helpen om de haalbaarheid van hun project en de eventuele hindernissen beter in te schatten, zodat ze gerichte, rendabele acties kunnen ondernemen die de hele gemeenschap ten goede komen.

76

Tot slot geven we enkele tips en aanbevelingen mee:

Opzet van een elektronisch uitwisselingsplatform waar de instellingen de gegevens kunnen raadplegen die de OCMW’s jaarlijks doorsturen. De studie van de wenselijkheid van het uitwisselen van feitelijke, objectieve en gerichte verzameld als onderdeel van het sociale onderzoek.

Harmonisering van praktijken in de verschillende deelstaten met het oog op toetsbare gegevens op nationaal niveau. Vermindering van het aantal attesten en systematische raadpleging van bestaande, toegankelijke informatiestromen. Heldere en doeltreffende communicatie omtrent subsidieaanvraagprocedures. Opzet van werkgroepen met vertegenwoordigers van alle betrokken actoren,

die de hinderpalen voor administratieve vereenvoudiging onder de loep nemen en gezamenlijke, passende oplossingen uitwerken.

77

Administratieve vereenvoudiging in de OCMW s

Recommend Documents