Brussels plan voor administratieve vereenvoudiging Inleiding Administratieve lasten zijn alle administratieve formaliteiten en verplichtingen opgelegd aan burgers, ondernemingen en non-profitorganisaties, die, rechtstreeks of onrechtstreeks, verbonden zijn aan de uitvoering, naleving en/of de handhaving van een bij wet, besluit,reglement, omzendbrief of internationale verbintenis vastgesteld recht,verbod of verplichting. Administratieve vereenvoudiging dringt zich op: ook in het Brussels Gewest zijn er regels en procedures die alleen belangrijk zijn voor de administratie, maar waar de onderneming en de burger niets aan hebben. Onbegrijpelijke formulieren, voorschriften waarvan niemand meer weet waarvoor ze dienen? Daar willen wij wat aan doen. Het resultaat is een echte win-win: zowel bedrijven en burgers als de administratie varen er wel bij. Europa De Europese Raad onderstreept dat de terugdringing van de administratieve lasten een belangrijk middel is om de Europese economie te doen opleven, vooral door de impact ervan op de kleine en middelgrote ondernemingen. Op de Europese Lentetop van 2007 werd dan ook beslist dat Europa een aanzienlijke inspanning moet leveren om de administratieve lasten te verminderen. De Europese Raad besliste dat de administratieve lasten ten gevolge van EU-wetgeving in 2012 met 25% verlaagd moeten worden. Rekening houdend met de verschillende uitgangsposities en tradities verzoekt de Europese Raad de lidstaten om elk voor zich uiterlijk in 2008 binnen hun eigen bevoegdheidssfeer nationale streefcijfers met een vergelijkbaar ambitieniveau vast te stellen. Tot op heden hebben reeds 26 van de 27 lidstaten aan deze oproep gevolg gegeven (met een streefcijfer tussen 15 en 30%). België is de enige lidstaat die nog geen reductiedoelstelling heeft vastgesteld. Met dit Brussels plan voor administratieve vereenvoudiging geeft ook het Brussels Hoofdstedelijk Gewest het startsein voor een doorgedreven administratieve vereenvoudiging. België Sinds 1 oktober 2004 is voor de federale overheid de Kafka-test ingevoerd. Deze is verplicht van toepassing op alle nota's die voorgelegd worden aan de federale ministerraad. De Kafka-test werd overgenomen door het Waalse Gewest en de Franstalige Gemeenschap. Vlaanderen heeft haar eigen reguleringsimpactanalyse (RIA) – de Vlaamse Kafka, zeg maar -. Deze is sinds januari 2005 verplicht. Het Brussels regeerakkoord In het Brussels regeerakkoord wordt in verschillende hoofdstukken aandacht besteed aan de Administratieve vereenvoudiging. In Hoofdstuk 7, punt 4.2, luidt het als volgt: “Zo moet
inzake de beschikbaarheid van informatie de nadruk gelegd worden op de mogelijke procedures voor administratieve vereenvoudiging, zoals de duidelijkheid van de formulieren die aan de bevolking verstrekt worden, hulp bij het invullen van deze formulieren en de vereenvoudiging van de procedures (minder aangetekende brieven, kortere beheertermijnen...)”. Tijdens de vorige legislatuur werden al een aantal stappen ondernemen. Deze impuls moet nu, tijdens de huidige legislatuur, worden verder gezet, zowel binnen het Ministerie als binnen de huidige Instellingen van Openbaar Nut. De voordelen van administratieve vereenvoudigen: win-win - voor bedrijven en burgers: • transparant: de administratieve procedures vereenvoudigen • kostenbesparend: de kosten voor de administratieve procedures verminderen (briefwisseling, verplaatsingen, tijdsbesteding, enz...) - voor de administratie zelf: • imago: verbeteren van het imago van het openbaar ambt van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest • focus: de ambtenaren toelaten zich te concentreren op werkelijk nuttige en onontbeerlijke taken. Dit draagt bij tot de herwaardering van hun beroep. • kostenbesparend: in het licht van de huidige budgettaire context is de administratieve vereenvoudiging voor de Regering een belangrijk middel om de gewestelijke uitgaven te beperken. Drie maatregelen 1. De doelstelling: tegen eind 2012 de administratieve lasten met 25% verlagen Je kan de administratieve lasten maar verlagen als je de status quo van vandaag kent. Daarom zullen het Ministerie en de Instellingen van Openbaar Nut (ION) werken met het SKM, het standaardkostmodel. Wat is het standaardkostmodel? Het SCM of standard cost model is een algemeen toegepaste methodologie om administratieve kosten te berekenen. De sterkte van SCM is dat het zeer gedetailleerd de verschillende administratieve regels analyseert. De Kafka-test die hiervan is afgeleid stelt volgende vragen: (1) heeft het voorstel een impact op de administratieve lasten? (2) heeft het voorstel als doel of als gevolg dat de administratieve lasten verminderen of verdwijnen, en (3) welke zijn de nieuwe of bijkomende administratieve lasten en werden er maatregelen om de administratieve lasten te beperken? 2. Versterking van de besturings- en overlegorganen betreffende administratieve vereenvoudiging A. Meer bevoegdheden voor de cel Administratieve Vereenvouding van het Ministerie De cel Administratieve Vereenvoudiging zal nauw samenwerken met het Kafka-platform en
instaan voor de opmaak en follow-up van de projecten die de Regering utivoert. Daarnaast zal de cel een jaarlijks rapport opstellen dat de geboekte vooruitgang op het vlak van adminsitratieve vereenvoudiging in kaart brengt. Het eerste rapport wordt verwacht aan het einde van dit jaar. Dit zal een status quo-rapport zijn dat vervolgens jaarlijks geëvalueerd wordt. B. Het Kafka-platform herbevestigen Op 25 oktober 2007 richtte het Brussels Hoofdstedelijk Gewest het Kafka-platform op. Deze werkgroep stelt zich de volgende doelstellingen: • de doorstroming binnen het Gewest van nuttige informatie inzake administratieve vereenvoudiging vergemakkelijken • synergieën tot stand brengen • gemeenschappelijke projecten ontwikkelen • een herkenbaar meld- en contactpunt opzetten voor burgers, ondernemingen en de administratie • knowhow en goede praktijken opsporen en het delen ervan vergemakkelijken • oplossingen zoeken voor gemeenschappelijke problemen • meewerken aan gewestelijke initiatieven • op nationaal en internationaal vlak zorgen voor een betere zichtbaarheid van de activiteiten die het Brussels Hoofdstedelijk Gewest onderneemt inzake administratieve vereenvoudiging • een doorlopende sensibilisering mogelijk maken In de toekomst spitst het Platform zich toe op de invoering van de door de Regering opgestelde procedures voor administratieve vereenvoudiging. Ze zal ook belast worden met bijkomende projecten. C. Het oprichten van een permanente interkabinettenwerkgroep voor de administratieve vereenvoudiging Ook vanuit het beleid zelf de vereenvoudiging actief gemonitord. Elke Minister of Staatssecretaris stelt een medewerker van zijn kabinet aan. Dit permanent interkabinet verzekert de opvolging van de evolutie van de projecten. D. Oprichten van een interne werkgroep Administratieve Vereenvoudiging voor het ministerie en iedere ION. Deze groep rapporteert aan de persoon die voor zijn instelling in het Kafka-platform zetelt. 3. De 11 uit te voeren projecten (tegen 2012) A. Minder administratieve lasten bij Openbare Aanbestedingen Wat is Digiflow? DigiFlow is een toepassing die gebruikt wordt voor het uitwisselen van elektronische gegevens tussen openbare diensten enerzijds en authentieke bronnen – dit zijn officiële databanken - , anderzijds. Waarom Digiflow?
Het heeft als doel de administratieve lasten bij een openbare aanbesteding te verminderen: ambtenaren kunnen documenten raadplegen die verband houden met ondernemingen die zich kandidaat stelden of zich inschreven voor een openbare aanbesteding. Toegang voor alle instellingen Vandaag de dag heeft enkel het Ministerie toegang tot Digiflow, maar dit zal uitgebreid worden naar alle instellingen. Daarnaast zal onderzocht worden of Digiflow ook voor andere administratieve taken gebruikt kan worden. B. De Kafka-test: verminderen van administratieve lasten bij wetteksten Waarom een Kafka-test? Onduidelijke of moeilijk te begrijpen regelgeving en procedures zijn een bron van ergenis bij bedrijven en burgers. Daarom wil de Regering de Kafka-test evalueren die momenteel al bij andere entiteiten wordt gebruikt en een eigen Kafka-test opstellen. Wat is de Kafka-test? De Kafka-test is een test die nieuwe regelgeving test op mogelijke administratieve rompslomp en ervoor kan zorgen dat nieuwe administratieve lasten niet worden ingevoerd. Wie voert de test uit? De Cel Administratieve Vereenvoudiging van het Ministerie wordt belast bij het uitvoeren van deze test. Zie voorbeeld van de Kafkatest in de persmap. C. Ontvangstberichten: minder aangetekende zendingen Voor verschillende aanvragen van dossiers moet een aanvrager deze dossiers momenteel via een aangetekend schrijven versturen. Dit aangetekend zenden kan vervangen worden door het versturen van een ontvangstbericht. De administratie zou dan binnen een aantal dagen een ontvangstbericht moeten doorsturen. Wanneer de aanvraag elektronisch gebeurt zou de administratie dit ontvangstbewijs ook elektronisch moeten sturen. In voorkomend geval, zullen de ordonnanties gewijzigd worden om de hoeveelheid aangetekende brieven te verminderen. D. Geïntegreerde processen Iedere reeks van administratieve handelingen, van een dossierbehandeling van een subsidieaanvraag tot het binnenkomen van post, kan beschreven worden in een proces. Efficiënt vereenvoudigen kan enkel als al deze processen in kaart werden gebracht. Eens alle stappen gekend zijn, kan men schrappen en efficiënter gaan werken, waar nodig. Een voorbeeld Voor de ene directie is het toekennen van een subsidie het einde van een dossier. Maar een andere directie zal dan moeten instaan voor de betaling ervan. Vandaag de dag zijn deze ketens niet geïntegreerd. De Regering zal deze ketens bestuderen en zorgen voor het delen van informatie waar nodig. Daardoor moeten ondernemingen en burgers
dezelfde informatie niet nutteloos meerdere keren doorgeven . E. Ontwikkelen van de digitale handtekening De digitale handtekening is een noodzaak in administratieve vereenvoudiging. Hiermee kunnen aanvragen elektronisch ingediend worden, waarna ze elektronisch verwerkt worden en de aanvrager op elk moment de stand van zaken van zijn dossier zelf kan raadplegen. Het invoeren van deze digitale handtekening is bovendien een eerste stap in het invoeren van een e-loket. F. Authentieke bronnen verrijken met de gegevens in Kruispuntbank Onderneming (KBO) De doelstelling Regelmatig moet een onderneming dezelfde documenten en gegevens meerdere keren doorgeven. Dat wil de Regering tegengaan: een onderneming die één keer informatie heeft doorgegeven, moet dat geen tweede keer doen. Dit vertegenwoordigt een aanzienlijke tijdswinst voor bedrijven. Een Gewestelijke Database Ondernemingen Op federaal vlak gebruikt men authentieke bronnen zoals KBO en KSZ (Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid). De Regering wil ook op gewestelijk niveau een dergelijk platform uitbouwen. Vandaag de dag beschikt het Ministerie over een plaatselijke kopie van de KBO. Deze wil de Regering nu uitbreiden met andere gegevens van het Gewest. Men denkt hierbij aan data van het BIM, IWOIB of Actiris. De databank kan dan gegevens die nodig zijn voor een bepaalde dienstenrichtlijn, doorsturen naar de KBO. G. Modernere aanvraagformulieren Het Ministerie voerde een studie naar formulieren (aanvraag premies, subsidies, werkvergunningen, ...) uit. Deze studie resulteerde in een aantal richtlijnen tot vereenvoudiging. Deze vormen de basis voor het aanpassen van de bestaande formulieren, die dan ook digitaal getekend kunnen worden. Zo zal het formulier opgebouwd worden in een aantal logische stappen (alleen vragen die van toepassing zijn op de situatie van de onderneming). Het formulier kan ook gelinkt worden aan het CRM-systeem van de onderneming of organisatie. In de toekomst zal de Regering deze formulieren aan een authentieke bron koppelen. Zo kan het formulier ingevuld worden met een minimale invoer van data. Idem voor het koppelen van de eID aan het formulier, waardoor het mogelijk wordt de gegevens van deze kaart automatisch op te halen. Dit zou leiden tot een grote tijdswinst aan de loketten. Zie voorbeeld in de persmap. H. Nieuwe informatica-toepassingen In de toekomst moeten alle nieuwe informaticaprojecten automatisch een luik
administratieve vereenvoudiging bevatten. I. Dienstenrichtlijn De Cel Administratieve Vereenvoudiging van het Ministerie en het Kafka-platform volgen de beginselen en richtlijnen op die nodig zijn voor het implementeren van Dienstenrichtlijn 2006/123. Wat is Dienstenrichtlijn 2006/123? Richtlijn 2006/123 van het Europees Parlement en de Raad is een onderdeel van de Lissabon-strategie en streeft vier doelstellingen na om de interne dienstenmarkt te ondersteunen: − de vrijheid van vestiging en van dienstverrichting binnen de EU vergemakkelijken − diensten van afnemers van diensten versterken − de kwaliteit van de diensten verbeteren − een effectieve administratieve samenwerking tussen de lidstaten tot stand brengen. De implementatie van de Europese dienstenrichtlijn vraagt dat alle aanvragen online kunnen gebeuren en digitaal opgevolgd worden (tracing). Ook moet er een uniek (e-)loket komen. J. Gemeenten en OCMW's Men zal onderzoeken hoe de administratieve lasten waar ondernemingen die samenwerken met gemeentes en OCMW's verminderd kunnen worden. We denken hierbij aan het openstellen van Digiflow voor de gemeenten en OCMW's. Daardoor moeten de lokale overheden de gegevens nodig bij openbare aanbestedingen niet opnieuw bij de ondernemingen gaan opvragen. K. De bestaande stappen betreffende de vereenvoudiging van de steun aan ondernemingen verderzetten en uitbreiden. Dit project betreffende de Brusselse openbare instellingen zal ontwikkeld worden in nauwe samenwerking met de Raad voor Economische Coördinatie, bestaande uit alle openbare actoren die werken aan de economische ontwikkeling van het Gewest. De procedures en behandelingstermijnen voor steunmaatregelen (bv. ppleidingspremies, steun voor uitbreiding, ...) worden vereenvoudigd.
