6-10-2010
Administratieve controles, CNI’ss en flitscontroles CNI en flitscontroles Houd de regie!
G.H.A.M. Koevoets LL.B.
Fiscale monitor 2 november 2009 ‐ Brief van Ministerie van Financiën aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten‐Generaal Fiscale monitor Jaarlijks houdt de Belastingdienst een Fiscale Monitor Deze Monitor wordt gehouden bij grootschalige representatieve Deze Monitor wordt gehouden bij grootschalige, representatieve steekproeven van particuliere belastingbetalers, ondernemers, toeslaggerechtigden, douaneklanten en fiscaal intermediairs. In de monitor worden opvattingen en (subjectieve) ervaringen van respondenten onderzocht.
Fiscale monitor De controledichtheid Naar eigen zeggen is bij ongeveer tweederde van de ondernemers en 95% douaneklanten ooit wel eens een controle van de bedrijfsadministratie uitgevoerd. Over de afgelopen 12 maanden zegt rond een kwart van de ondernemers een dergelijke controle te zegt rond een kwart van de ondernemers een dergelijke controle te hebben gehad en is volgens krap tweederde van de douaneklanten een zending fysiek gecontroleerd. Overigens vond het merendeel van de ondernemers en douaneklanten de controles zorgvuldig en deskundig uitgevoerd.
1
6-10-2010
“soorten soorten controles controles”
Controle definitie van controle Controle: het toetsen van de werkelijkheid aan normen
Soorten controles a. b. c. d. e. f. g. h.
Fysieke controle/ Monsterneming Flitscontrole Controle bescheiden “CNI” ‐ Controle na de invoer Administratieve controle vergunning g g Initieel onderzoek tbv vergunningafgifte VGEM‐controle AGD‐controle
2
6-10-2010
Gewenst of ongewenst? controle wel of niet gewenst ongewenst: ‐ ik heb het misschien niet goed gedaan ‐ verstoord bedrijfsactiviteiten
gewenst: ‐ zit ik op de goede weg? ‐ kan ik jaren afsluiten?
Wettelijke basis controles Communautair Douanewetboek (CDW) I.
Controle van de aangifte, bescheiden en goederen (art. 68 CDW )
II.
CNI (art. 78 CDW)
III.
Initieel onderzoek (divers)
Administratieve controle wordt niet echt vermeld, vloeit voort uit verjaringstermijn en aanpak controlestrategie en vergunningvoorwaarden.
Controle aangifte verificatie van de aangifte I.
Administratief afdoen (geen controle)
II.
Globale controle (ook niet echt controle)
III.
Verificatie aan de hand van de bescheiden
IV.
Fysieke controle/Monsterneming
3
6-10-2010
Fysieke controles Drie vormen van fysieke controle: 1. onderzoek zonder monstername 2 monstername ten behoeve van grondige controle 2. ten behoeve van grondige controle 3. monstername ten behoeve van een laboratoriumanalyse
Rechten en plichten fysieke controles Rechten & plichten:
Plicht: 1. Medewerking verlenen aan onderzoek en monsterneming ( (Artikel 69 CDW en artikel 241 + 243 TCDW) op eigen ) p g kosten
Recht: 1. Aanwezig te zijn bij onderzoek of monstername (dus men moet worden geïnformeerd) 2. Recht op bezwaar tegen monsterneming (artikel 8:2 ADW) 3. Recht op aanvullend onderzoek
“CNI”Controle CNI Controle na de invoer na de invoer
4
6-10-2010
CNI a. Insteek van de douane b. Wie controleert en stuurt aan c. Levensloop van de controle d. Voorbereiding door het bedrijf e. Daadwerkelijke controle f. Afronding controle en vervolg
Insteek van de douane a. Waarom CNI? I.
Strategie: aangiften niet specifiek controleren, maar later (kelderproces). CNI ook wel een “administratieve controle in het verlengde van de verificatie”
II.
Ook specifieke signalen van Europese Commissie, OLAF, andere klanten
b. Welk belang: I.
Bijna altijd financieel belang (classificatie, waarde, oorsprong)
II.
Niet‐fiscaal belang (VGEM) vaak niet meer relevant
Wie stuurt aan en controleert a. Wie stuurt aan I.
Landelijk kantoor/ kennisgroepen
II.
door middel van een specifieke controleopdracht
b. Wie controleert I.
Speciaal “controleteam” opgeleid voor CNI
II.
Medewerkers op divers niveau
III.
Niet gespecialiseerd in inhoudelijke materie (generalist)
IV.
Vaak verlengstuk van opdrachtgever – ofwel vormt niet per definitie eigen mening
5
6-10-2010
Levensloop van de controle a. Signaal / controleopdracht (incl. voorbereiding controle) b. Verzoek afspraak voor bedrijfsbezoek en controle c.
Voorbereiding door het bedrijf
d. Daadwerkelijk onderzoek e. Afronding controle en resultaten
Signaal/controleopdracht a. signalen en risicoanalyses leiden tot controleopdracht b. voorbereiding controle door opstellen behandelplan c.
maken afspraak met aangever
d. schriftelijk aankondigen controle en bedrijfsbezoek
Aankondiging bedrijfsbezoek en controle Onlangs bent u door mij benaderd in verband met een administratieve controle die wij bij uw bedrijf zullen instellen. Gaarne wil ik onze afspraak schriftelijk bevestigen. Het onderzoek zal aanvangen op ~datum~ om ~tijdstip~. De controle zal betrekking hebben op een aantal aangiften gedaan in de jaren 01‐01‐2009 tot en met 31‐12‐2009 en zal gericht zijn op de juistheid van de afdracht van de rechten bij invoer. Voor een vlotte start van de controle is het noodzakelijk dat u de volgende gegevens op de dag van het onderzoek beschikbaar heeft: ∙ eigen exemplaar van de aangiften met de daarop betrekking hebbende bescheiden; ∙ (kopie)vergunningen en certificaten, welke op de invoer betrekking hebben; ∙ rekeningschema van de administratie; ∙ organigram met vermelding van de afdelingen van uw bedrijf; i t ldi d fd li b d ijf ∙ de jaarstukken met kolommenbalans, grootboek, subadministraties, specificaties van de journaalposten, kladadministratie en dergelijke; ∙ crediteurenadministratie; ∙ facturen en bankbescheiden; ∙ transportbescheiden; ∙ contract of inkooporders; ∙ opslagkosten in haven van aankomst; ∙ eventuele monsters; ∙ eventuele handelscatalogus; Als u het wenselijk vindt dat uw accountant of belastingadviseur bij de controle of het begin daarvan aanwezig is, dan wordt u verzocht daarvoor de nodige maatregelen te treffen. Mocht onverhoopt blijken, dat de gemaakte afspraak niet kan worden nagekomen, verzoek ik u dit tijdig kenbaar te maken via bovengenoemd doorkiesnummer.
dan
6
6-10-2010
Aankondiging bedrijfsbezoek en controle Wat staat er nu precies in? I.
Datum onderzoek: schikt het echt, is alles geregeld?
II.
Tijdsduur: kort? lang?
III.
Doel van het onderzoek: specifieke aanduiding / periode/ aangiften?
IV. Beschikken over gedeeltelijke of volledige administratie Is precies duidelijk wat wordt gevraagd? V.
Bijstand: is dit wenselijk in dit stadium?
Voorbereiding door het bedrijf Waarom voor deze aangiften? I. II.
Overallcontrole of specifieke aangiften / kwestie bij specifieke kwestie, probeer er achter te komen wat aanleiding / probleem kan zijn
Waarom bij mij? I.
II.
Is het logisch dat ze bij uw bedrijf komen: wanneer is de douane‐expediteur subject van de controle en wanneer de importeur? Is de opdrachtgever / importeur ook bericht?
Klaarleggen bescheiden Klaarleggen alle gevraagde bescheiden I.
volledigheid (alle aangiften, documenten, bescheiden, instructies, e.d.)
II.
importeur: indien geen aangiften voorhanden zijn deze opvragen bij douane‐expediteur douane‐expediteur: instructie opdrachtgever en opdracht directe vertegenwoordiging Volmacht directe vertegenwoordiging: vaak blijkt de volmacht toch niet getekend aanwezig te zijn: alsnog “regelen”
7
6-10-2010
Specifieke reden onderzoek? specifieke reden onderzoek: I.
Bijvoorbeeld classificatie: wijzigingen in goederencodes, douanerechten, antidumpingheffing, BTI’s, jurisprudentie
II.
Bijvoorbeeld douanewaarde: documentatie en opdracht van de importeur, facturen, welke elementen bewust niet of wel meegenomen, verbondenheid
III.
Bijvoorbeeld oorsprong: geldigheid (datum) van oorsprongsdocument, afgevende instantie, mededelingen oorsprongsfraude
Specifieke reden onderzoek? waar wordt op gelet?: I.
Juistheid van indeling: positieve controle – ofwel, mocht dat wat is verantwoord wel verantwoord worden?
II.
Juistheid en volledigheid douanewaarde: positief en negatief! Negatief vanwege de vraag of alles wat verantwoord had moeten Negatief vanwege de vraag of alles wat verantwoord had moeten worden wel is verantwoord
III.
Juistheid oorsprong: positieve controle
Daadwerkelijke controle Bedrijfsbezoek: bedenk van tevoren: I.
Waar je de controle‐ambtenaren ontvangt
II. Wat je ze laat zien III. Met wie je ze laat praten (instrueer medewerkers)
8
6-10-2010
Daadwerkelijke controle Bij aanvang van de controle vragen naar de aanleiding en inhoud controle: I.
Vraag naar de achtergrond van de controle en de aanleiding, waarom juist controle bij dit bedrijf? j j j
II.
Wat wil men precies controleren en hoe?
III.
Wat is de verwachte duur, wie is nodig vanuit het bedrijf, eventueel nadere afspraken maken
Daadwerkelijke controle Inhoudelijke controle: I.
Leg bescheiden en documentatie klaar
II. Maak kopieën van stukken en dossiers waarvan je verwacht dat de douane deze wil hebben III. Andere stukken: indien de douane verzoekt om kopieën: maak deze zelf en registreer wat je meegeeft IV. Houd de regie! V. Wees niet impulsief en denk na voordat je informatie geeft. Weet je het zelf of heb je het van “horen zeggen”. Hoe komt iets over? VI. Langere controle: evalueer elke dag
Daadwerkelijke controle
Plicht van de gecontroleerde: 1. Medewerking verlenen (artikel 14 CDW) 2. Bewaarplicht van de administratie van 7 jaar 3 Informatieplicht 3. I f i li h ((artikel ik l 14 CDW)
9
6-10-2010
Afronding controle en vervolg
a) Na het onderzoek zal de douane de resultaten kenbaar maken b) Concept‐controlerapport l en eindgesprek d k c) Bespreking resultaten: bijvoorbeeld aankondiging UTB/ Proces‐verbaal d) Definitief controlerapport
“Administratieve Administratieve controle controle”
Behandelplan administratieve controle Wederom: I.
Aanleiding en doelstelling
II. Wie controleert en rol van medewerkers III. Langere doorlooptermijn: duidelijkere afspraken
10
6-10-2010
Aanleiding en doelstelling Waarom administratieve controle? I.
Meestal controle vergunningvoorwaarden Bijvoorbeeld domproc plaatsing, domproc Bijvoorbeeld domproc plaatsing domproc invoer, eindcontrole invoer eindcontrole
II.
Vaststellen of aan de vergunningvoorwaarden kan worden voldaan (initieel onderzoek)
Levensloop van de controle a. Voorbereiding controle door douane b. Verzoek afspraak voor bedrijfsbezoek en controle c Voorbereiding door het bedrijf c. Voorbereiding door het bedrijf d. Daadwerkelijk onderzoek e. Afronding controle en resultaten
Voorbereiding controle door Douane Wie controleert I.
Voornamelijk F‐ en I‐medewerkers
, of –auditor II. Accountants, EDP‐auditmedewerker
11
6-10-2010
Voorbereiding controle door Douane Voorbereiding I.
Controleprogramma
g g / II. Digitaal overzicht van alle aangiften/ auditfile III. Aansluitingen binnen aangiften IV. Websites / branchegegevens / signalen van binnen en buiten de Douane
Voorbereiding door het bedrijf a. Zie eerder aangegeven bij CNI b. Maar aanvullend: belangrijk om zelf ook aansluiting te zoeken binnen voorraadverloop, financiële administratie, e.d. c. Voorbeeld: Aangifte T1 binnenkomend – inslag douane‐entrepot ‐ gebruikelijke behandeling – uitslag T1 – aangifte geannuleerd – inslag douane‐entrepot niet meer opgevoerd
d. Bekijk ook eerdere rapporten en resultaten
Voorbereiding door het bedrijf Bestuderen / review dossiers en andere bescheiden I.
Volledigheid (alle aangiften, documenten, instructies, e.d.)
II II.
Enkele lijncontroles: van instructie inkoper tot en met betaling Enkele lijncontroles: van instructie inkoper tot en met betaling afnemer
III.
Bespreek daarnaast ook intern de aangekondigde controle met relevante medewerkers
12
6-10-2010
Daadwerkelijke controle a.
etaleer kennis, kunde en bereidheid tot medewerking
b.
geef een uitgebreide rondleiding, benadruk douaneprocessen en wijze waarop deze integraal binnen bedrijf zijn doorgevoerd
c.
verstrek foldermateriaal, jaarverslag, promotiemateriaal
d.
besteed aandacht aan (beïnvloeden) controleaanpak I. Controle 3 jaar of controle 1 maand II. Integrale controle of meer steekproefsgewijs III. Systeemgericht of gegevensgericht
e. Eerste dag: introduceer betrokken medewerkers
Afronding controle a. Douane maakt afspraak voor (eind)bespreking van de controle b. Vraag voorafgaand aan (eind)bespreking exemplaar concept controlerapport c. Geen gesprek voordat exemplaar goed is bestudeerd door betrokken medewerkers d. Verzamel reacties op controlerapport en vergelijk ook met eerdere rapporten e. Bereid een reactie grondig voor
Afronding controle f.
Laat één persoon het woord voeren bij eindgesprek
g.
Als professioneel – juridisch advies nodig is: schakel jurist – adviseur op tijd in: douane vind het (meestal) prettig om met professional te praten
h.
Reageer niet met stellingen die u niet hard kunt maken
i.
Maak een voorbehoud wanneer specifieke punten nog niet zijn onderzocht (bijvoorbeeld douane‐expediteur moet nog antwoord geven, specifieke documenten moeten nog worden onderzocht)
13
6-10-2010
Vaste opbouw controlerapport • • • • • • • • •
Controleopdracht Bedrijfsactiviteiten Administratieve systemen Administratieve organisatie en interne beheersing Bevindingen Correcties Recapitulatie Boete Standpunt belastingplichtige (bij eindrapport)
Resultaten controle a. Financiële gevolgen: UTB of teruggaaf
b. Proces‐verbaal – verhoor
c. Nadere afspraken
d. Aanpassing vergunning of intrekken vergunning
Proces‐verbaal a. Indien douane meent dat er sprake is van een strafbaar feit (dat is al snel het geval) dan zal proces‐verbaal worden afgenomen (verhoor) of een afspraak daartoe worden gemaakt.
b. Bereid dit verhoor goed voor, houdt het liever neutraal of geef geen inhoudelijke reactie inhoudelijke reactie.
c. Indien u daadwerkelijk goede argumenten heeft: meld deze (maar toets ze eerst).
d. Let op: douane gaat vrij snel naar grove schuld / opzet.
14
6-10-2010
UTB we zijn nog niet klaar a. Ook al heeft de douane inhoudelijk gelijk, dat wil nog niet altijd zeggen dat ze kan navorderen I.
Vertrouwensbeginsel (reeds eerder gecontroleerde aangiften, ook HR 25.09.09) 1. Fysieke controle 2. Controle van de bescheiden
II. Verjaring III. Bent u wel de schuldenaar
Einde Administratieve controle, CNI en flitscontroles Houd de regie! G.H.A.M. Koevoets LL.B.
15
