ADMINISTRASI PENGGAJIAN PEGAWAI DI PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM ( PDAM ) KOTA SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

ADMINISTRASI PENGGAJIAN PEGAWAI DI PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM ( PDAM ) KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokation Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

Oleh :

MELYA KUSUMA WERDANI D1510052

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2013 commit to user


digilib.uns.ac.id

PERSETUJUAN

ADMINISTRASI PENGGAJIAN PEGAWAI DI PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM ( PDAM ) SURAKARTA

Disusun Oleh : MELYA KUSUMA WERDANI D1510052

Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing,

Drs. Ali, M. Si NIP 19540830 198503 1 002 commit to user

ii


digilib.uns.ac.id

PENGESAHAN Tugas Akhir dengan judul ADMINISTRASI PENGGAJIAN PEGAWAI DI PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM ( PDAM ) SURAKARTA Disusun Oleh : Melya Kusuma Werdani D1510052 Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pada Hari

: Senin

Tanggal

: 22 Juli 2013

Tim Penguji

Nama

Tanda tangan

1. Penguji 1

Dra. Retno Suryawati

...................................

2. Penguji 2

Drs. Ali, M.Si

...................................

Mengetahui Dekan,

Ketua Program

Prof. Drs. H. Pawito Ph.D

Drs. Sudarto,M.Si NIP.

19540805198503 1 002

NIP.19550202198503 1 006 commit to user

iii


digilib.uns.ac.id

PERNYATAAN

Nama : MELYA KUSUMA WERDANI NIM : D1510052 Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ADMINISTRASI PENGGAJIAN PEGAWAI DI PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM (PDAM) SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Juni 2013 Yang membuat pernyataan,

Melya Kusuma Werdani

commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

MOTTO

PENDIDIKAN MERUPAKAN PERLENGKAPAN PALING BAIK UNTUK HARI TUA ( ARISTOTELES )

TUGAS KITA BUKANLAH UNTUK BERHASIL. TUGAS KITA ADALAH UNTUK MENCOBA, KARENA DIDALAM MENCOBA ITULAH KITA MENEMUKAN DAN BELAJAR MEMBANGUN KESEMPATAN UNTUK BERHASIL ( MARIO TEGUH )

KEMENANGAN YANG SEINDAH-INDAHNYA DAN SESUKARSUKARNYA YANG BOLEH DIREBUT OLEH MANUSIA IALAH MENUNDUKKAN DIRI SENDIRI ( IBU KARTINI )

KETERGESAAN DALAM SETIAP USAHA MEMBAWA KEGAGALAN ( HERODOTUS )

commit to user

v


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Penulis mempersembahkan karya tulis ini kepada orang-orang yang berperan dalam proses pembuatan karya ini sampai selesai. Yaitu : 1. Kedua orang tuaku tercinta yang selalu memberikan kasih sayang dan doa untuk kelancaranku 2. Kakakku

tersayang

yang

selalu

memberikan semangat dan motivasi 3. Sahabat-sahabatku

yang

bersama dan saling membantu 4. Seluruh teman-teman MA10

commit to user

vi

berjuang


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb. Alhamdulillahi Rabbil „alamin. Segala puji bagi Allah Yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, atas ridho dan petunjuk-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan tugas akhir yang berjudul “ADMINISTRASI PENGGAJIAN PEGAWAI DI PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM ( PDAM ) SURAKARTA”. Penulisan tugas akhir ini merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi guna memperoleh sebutan vokation ahli madya ( A.Md. ) dalam bidang Manajemen Administrasi . Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menyadari bahwa sejak awal sampai selesainya penulisan tugas akhir ini tidak lepas dari bantuan, dorongan, dan bimbingan berbagai pihak. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada : 1. Drs. Ali, M.Si selaku pembimbing tugas akhir, yang telah memberikan pengarahan dalam menyelesaikan tulisan ini 2. Drs. Is Hadri Utomo selaku Pembimbing Akademik, yang telah membimbing penulis selama menempuh studi 3. Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Jurusan Manajemen Administrasi yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk menyusun tugas akhir ini. 4. Prof. Drs. H. Pawito Ph.D selaku Dekan FISIP, yang telah memberikan legalitas permohonan ijin guna menyelesaikan tugas akhir ini 5. Segenap Dosen Jurusan Manajemen Administrasi FISIP UNS yang telah mencurahkan ilmunya sehingga insyaallah penulis dapat menyelesaikan studi dengan baik 6. Bapak Suharno dan semua staf personalia serta seluruh pegawai Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta yang telah membantu dan memberikan keterangan kepada penulis mengenai hal-hal yang bersangkutan denga penulisan tugas akhir ini 7. Seluruh Mahasiswa Manajemen Administrasi Angkatan 2010 yang telah commit to user menjadi teman dan sahabat yang baik bagi penulis selama ini

vii


digilib.uns.ac.id

8. Seluruh pihak yang telah membantu dan menyelesaikan tugas akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Maka dari itu saran dan kritik yang bersifat membangun sangat diharapkan demi sempurnanya tugas akhir ini. Harapan penulis semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi penulis khusunya dan bagi pembaca pada umumnya serta pihak-pihak yang berkepentingan dalam penyusunan tugas akhir ini. Wassalamualaikum Wr. Wb.

Surakarta, Juli 2013

Melya Kusuma Werdani commit to user

viii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL........................................................................................

i

PERSETUJUAN ...........................................................................................

ii

PENGESAHAN

...........................................................................................

iii

PERNYATAAN

...........................................................................................

iv

MOTTO

...........................................................................................

v

PERSEMBAHAN ...........................................................................................

vi

KATA PENGANTAR .....................................................................................

vii

DAFTAR ISI

...........................................................................................

ix

DAFTAR TABEL ...........................................................................................

xi

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................

xii

ABSTRAK

xiii

BAB I

BAB II

BAB III

........................................................................................... PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ...................................................

1

B. Rumusan Masalah ............................................................

5

C. Tujuan Penelitian ...............................................................

5

D. Manfaat Penelitian .............................................................

5

LANDASAN TEORI A. Pengertian Administrasi ....................................................

7

B. Administrasi Kantor ..........................................................

10

C. Kesekretarisan Dalam Administrasi ..................................

12

D. Pengertian Gaji ..................................................................

15

E. Penilaian Dalam Penggajian dan Kenaikan Gaji ...............

17

METODE PENGAMATAN A. Lokasi pengamatan ............................................................

23

B. Jenis pengamatan ..............................................................

23

C. Sumber data .......................................................................

23

D. Teknik analisis data ...........................................................

25

E. Teknik Pengumpulan Data ................................................ to user F. Validitas Data commit ....................................................................

27

ix

28


BAB IV

digilib.uns.ac.id

DESKRIPSI PERUSAHAAN A. Sejarah Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta .........................................................

29

B. Keadaan Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta ..........................................................

30

C. Visi dan Misi Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta ..........................................................

30

D. Bagan Organisasi Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta ............................................................

31

E. Struktur Organisasi Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta .............................

32

F. Tugas-tugas Organ Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta ......................................... BAB V

BAB VI

34

HASIL PENGAMATAN A. Kebijakan Gaji PDAM Surakarta ......................................

44

B. Administrasi Penggajian....................................................

45

1.

Pengajuan Gaji ........................................................

45

2.

Verifikasi..................................................................

48

3.

Bagian Pelaporan / Keuangan ..................................

49

4.

Pencairan Gaji ..........................................................

49

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ........................................................................

57

B. Saran ..................................................................................

58

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user

x


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1

Status Pegawai Berdasarkan Jenjang Pendidikan Bulan : Januari 2013 ...................................................................

Tabel 1.2

2

Status Pegawai Berdasarkan Jenjang Kepangkatan Bulan : Januari 2013 ...................................................................

commit to user

xi

3


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1

Model Analisi Interaktif ............................................................

27

Gambar 4.1

Bagan Organisasi.......................................................................

31

Gambar 5.1

Flowchart Pemberian Gaji Pegawai ..........................................

53

commit to user

xii


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK Melya Kusuma Werdani. D1510052. Administrasi Penggajian Pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta. Tugas Akhir. Program Studi Manajemen Administrasi. Program Diploma III. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Universitas Sebelas Maret Surakarta. 56 halaman Gaji merupakan sesuatu yang sangat penting bagi kelangsungan hidup manusia, karena dengan gaji manusia dapat membeli kebutuhan yang dibutuhkan untuk bertahan hidup. Pengertian dari gaji itu sendiri adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima oleh seseorang tenaga kerja atas pekerjaan yang telah dilakukannya. Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta adalah perusahaan yang berbentuk Badan Usaha Milik Negara (BUMN), pemberian gaji pegawai Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta mengacu pada kebijakan gaji Pegawai Negeri Sipil (PNS). Penggajian membutuhkan proses untuk sampai kepada pegawai, maka dari itu dibutuhkan administrasi dalam penggajian pegawai. Dalam suatu perusahaan administrasi merupakan hal penting dan tidak dapat dipisahkan dari proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh perusahaan tersebut. Karena di dalam administrasi terkandung unsur kerjasama, adanya sekelompok manusia, dan adanya tujuan yang akan dicapai. Pengamatan ini dilakukan di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta untuk mengetahui kebijakan gaji di PDAM Surakarta dan administrasi penggajian yang merupakan proses pelaksanaan pencairan gaji sampai kepada pegawai serta ketepatan dalam proses pelaksanaannya. Jenis pengamatan ini adalah deskriptif kualitatif yaitu pendiskripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya. Sumber data diperoleh dari narasumber (informan), dokumen dan arsip, peristiwa serta penarikan sample. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, dan mengkaji dokumen atau arsip. Validitas Data menggunakan teknik triangulasi yang merupakan cara yang paling umum digunakan bagi peningkatan validitas dalam penelitian kualitatif. Administrasi penggajian di PDAM Surakarta harus melalui beberapa tahapan, yaitu pengajuan gaji di bagian kepegawaian, verifikasi, bagian pelaporan dan bagian kas atau pencairan gaji. Pada pengajuan gaji di bagian kepegawaian, terdapat berkas-berkas yang harus disiapkan yaitu daftar penerimaan penghasilan, kuitansi pengeluaran dan surat setoran pajak. Selain itu juga dilengkapi dengan beberapa lampiran yaitu Surat Keputusan Mutasi, Surat Keputusan Kenaikan Pangkat, Surat Keputusan PNS, Akte nikah bagi pegawai yang sudah berkeluarga, Surat Keputusan berkala dan Surat Keterangan Perubahan Keluarga. Gaji pokok pegawai PDAM selalu diterima tepat waktu pada tanggal 1 setiap bulannya. Kenaikan gaji di PDAM ada 3 macam yaitu kenaikan gaji berkala, kenaikan gaji golongan dan kenaikan gaji jabatan. Untuk Kenaikan gaji tersebut, dalam proses pengadministrasiannya sudah baik dan selalu tepat waktu. Berkas pengajuan kenaikan gaji dilampirkan dalam berkas pengajuan gaji bulanan yang dibuat dari bagian kepegawaian, verifikasi, pelaporan dan bagian kas. Pegawai yang naik pangkat harus memenuhi beberapa syarat yaitu lolos dalam Daftar Penilaian commit to user Pelaksanaan Pekerjaan.

xiii


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT Melya Kusuma Werdani. D1510052. Employee Remuneration Administration at the Regional Water Company (RWC) Surakarta. Final Project. Program Study Management Administration. Program Diploma III. Social and Political Sciences Faculty. Sebelas Maret University Surakarta. 56 Pages

Salary is something that is essential for human survival, as with humans salary can buy necessities that needed to survive. Understanding of the salary itself is in the form of cash remuneration received by an individual labor for the work he has done. Regional Water Company (RWC) Surakarta is a company in the form of State-Owned Enterprises (SOEs), the provision of employee salaries Regional Water Company (RWC) refers to the salary policy of Civil Servants (CS). Payroll requires to process up to the employee, and therefore needed in the administration of employee payroll. In the administration of a company is essential and cannot be separated from the process of achieving the goals set previously by the company. Because of in the administrative contained the elements co-operation, a group of humans, and the objectives to be achieved. These observations were conducted at the Regional Water Company (RWC) Surakarta to know the salary policy in RWC Surakarta and payroll administration which is the process of implementation of disbursement of wages until the employee as well as the accuracy of the implementation process. This type of observation is a qualitative descriptive detailed and in-depth portrait of the condition of what actually happened according to what it is in the field study. Sources of data obtained from sources (informants), documents and archives, events and sample withdrawal. Data collection techniques were used interviews, observation, and review documents or archives. The validity of data using triangulation technique which is the most common way used to increase validity in qualitative research. Payroll administration in RWC Surakarta must go through several stages, namely filing salaries in the civil service, verification, reporting and part cash part or salary disbursement. On submission of salary in the civil service, there are files that have prepared the list of receipts of income, expenditure and receipts tax collection letter. It is also equipped with several attachments that mutations Decree, Decree of promotion, civil decree, marriage certificate for employees who are married, and periodic Decree Certificate of Family Change. Basic salary of RWC employees is always received on time on the 1st of each month. Salary increases in RWC there are 3 kinds periodic salary increases, salary increases and salary increases job class. To increase the salary, in the process of its administration has been good and always on time. Submission file in the file attached salary increase filing made monthly salaries of the civil service, verification, reporting and part cash. Promoted employees must meet several requirements that qualify the Implementation Assessment Work List. commit to user

xiv


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Manusia adalah makhluk yang konsumtif, membutuhkan pakaian dan makanan serta fasilitas lain untuk dapat bertahan hidup. Dalam upaya pemenuhan kebutuhan tersebut manusia membutuhkan uang. Uang tidak dapat diperoleh dengan cara yang mudah, manusia harus berusaha untuk mendapatkannya. Sebagai makhluk ciptahan Tuhan yang paling sempurna, manusia mempunyai akal pikiran yang dapat dimanfaatkan untuk usaha mendapatkan uang. Oleh karena itu manusia harus bekerja, dengan bekerja manusia akan mendapatkan gaji sebagai imbal balik dari pekerjaan yang telah dilakukan. Gaji merupakan sesuatu yang harus diberikan baik dari sebuah instansi swasta atau dari pemerintah, karena gaji adalah hak yang harus diterima oleh para pegawai atas imbal balik dari pekerjaan yang sudah dilakukan. Agar pembagian gaji pegawai berjalan dengan cepat, tepat dan akurat maka diperlukan suatu administrasi dalam penggajian pegawai. Dalam suatu perusahaan administrasi merupakan hal penting dan tidak dapat dipisahkan dari proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh perusahaan tersebut. Karena di dalam administrasi terkandung unsur kerjasama, adanya sekelompok manusia, dan adanya tujuan yang akan dicapai. Begitu juga di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta terdapat sekelompok orang yang terbagi dalam beberapa bidang kerja, salah satunya adalah bidang kepegawaian yang mengelola pembagian gaji pegawai, surat menyurat dan absensi pegawai. Dalam bidang kepegawaian terdapat 5 orang pegawai yang mempunyai tugas berbeda-beda tetapi masih dalam satu kesatuan, yaitu kepala Sub Bagian Kepegawaian dan 4 orang staf. Salah satu tugas staf kepegawaian adalah menyusun jumlah pegawai yang ada di perusahaan tersebut. Penyusunan jumlah pegawai dilakukan setiap bulan, karena untuk memantau pegawai yang masih aktif commit to user bekerja atau pegawai yang sudah pensiun serta pegawai yang dimutasi.

1

2 digilib.uns.ac.id


Tabel 1.1 Status Pegawai Berdasarkan Jenjang Pendidikan Bulan : Januari 2013 Bidang

SD

SMP SMA D3

S1

S2

Tenaga

Tenaga Harian

Honorer Harian

Tetap

0

0

0

0

1

2

0

0

0

0

0

0

1

1

0

0

0

0

Umum

5

8

87

13

61

2

3

0

7

Teknik

11

14

94

9

25

4

7

0

10

0

0

0

1

6

1

0

0

0

0

0

9

4

7

1

0

0

0

0

0

1

1

1

2

0

0

0

0

0

0

3

11

0

0

0

0

16

22

191

32

113

12

10

0

17

Direksi Staf Ahli Perusahaan

Inspektorat Perusahaan Sekretariat Perusahaan Litbang Perusahaan Unit-Unit Jumlah Pegawai

Sumber : Kantor Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta Pegawai Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta berasal dari berbagai latar belakang pendidikan dari lulusan Sekolah Dasar (SD), Sekolah Menengah Pertama (SMP), Sekolah Menengah Atas (SMA), Strata 1 (S1), dan Strata 2 (S2). Selain itu juga terdapat tenaga honorer, tenaga harian dan harian tetap. Dari tabel diatas menunjukkan bahwa mayoritas pegawai Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta adalah lulusan S1, dan pendidikan commit to user Tertinggi adalah S2 sedangkan pendidikan terendah adalah lulusan SD. Gaji yang

3 digilib.uns.ac.id


diperoleh pegawai sesuai dengan golongannya saat itu, sedangkan besar gaji untuk tenaga honorer sesuai dengan Upah Minimum Regional (UMR). UMR untuk kota Surakarta sebesar Rp. 915.900,00. Untuk tenaga harian dan harian tetap gaji diperoleh setiap bulan. Tabel 1.2 Status Pegawai Berdasarkan Jenjang Kepangkatan Bulan : Januari 2013 Uraian

Golongan

Jumlah Pegawai

Staf Utama Madya

D3

0

Staf Madya I

D2

1

Staf Madya

D1

0

Staf I

C4

8

Staf

C3

30

Staf Muda I

C2

25

Staf Muda

C1

77

Pelaksana I

B4

71

Pelaksana

B3

35

Pelaksana Muda I

B2

37

Pelaksana Muda

B1

80

Pegawai Dasar I

A4

10

Pegawai Dasar

A3

5

Pegawai Dasar Muda I

A2

6

Pegawai Dasar Muda

A1

1

Harian Tetap

-

17

Tenaga Harian

-

0

Tenaga Honorer

-

10

Jumlah

413

Sumber : Kantor Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta commit to user


4 digilib.uns.ac.id

Golongan dalam laporan kepegawaian tersebut yang mempengaruhi besar gaji yang diterima oleh pegawai. Golongan yang paling rendah adalah golongan A.1 dan golongan yang tertinggi adalah golongan D.5. Golongan juga dapat menentukan jabatan pegawai tersebut. Gaji yang diterima oleh pegawai Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta tersebut berbeda-beda menurut golongan, masa kerja dan pangkat. Ketiga faktor tersebut saling berhubungan dalam penetapan gaji. Golongan ditetapkan dari pendidikan terakhir pegawai tersebut, seiring dengan masa kerja pegawai tersebut yang semakin bertambah maka pegawai tersebut akan dapat kenaikan golongan yang disertai dengan kenaikan gaji menurut golongannya. Faktor ketiga adalah pangkat, pangkat atau jabatan akan dapat naik atau bisa saja tetap. Kenaikan pangkat tersebut tergantung dari prestasi kerja pegawai tersebut. Jika prestasi kerja seorang pegawai baik, maka ia akan mendapatkan promosi kenaikan jabatan. Setelah pangkat atau jabatan pegawai naik maka otomatis gaji yang diperoleh juga akan naik. Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta adalah perusahaan Badan Usaha Milik Negara. Pemberian Gaji pegawai pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta selalu berjalan dengan teratur, karena gaji yang diterima oleh pegawai Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta sama dengan gaji Pegawai Negeri Sipil. Kebijakan penggajian Pegawai Negeri Sipil tergantung pada pemerintah pusat. Sekarang ini sistem penggajian Pegawai Negeri Sipil mengarah pada sistem skala gabungan, skala gabungan adalah perpaduan antara sistem skala tunggal dan sistem skala ganda, yaitu gaji pokok bagi Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat sama ditetapkan sama, disamping itu diberikan tunjangan bagi Pegawai Negeri Sipil yang berdasarkan penelitian melaksanakan beban tugas yang lebih besar dan memikul tanggung jawab yang lebih berat dibandingkan dengan yang lain. Kebijakan penggajian tersebut diatur dengan Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977. Dengan melihat perincian gaji pegawai Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta yang mengacu pada kebijakan gaji yang diterima oleh Pegawai Negeri Sipil dan karena terdapat faktor – faktor yang mempengaruhi besarnya gaji yang diterima oleh pegawai commit to user tersebut, maka penulis tertarik Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta

5 digilib.uns.ac.id


untuk mengadakan penelitian tentang “Administrasi Penggajian Pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta”.

B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan penulis di atas, maka penulis dapat merumuskan masalah yaitu : “Bagaimana Administrasi Penggajian Pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta?”

C. Tujuan Pengamatan Suatu kegiatan pengamatan harus mempunyai tujuan sebagai arah dari suatu pengamatan. Tujuan dari suatu pengamatan merupakan jawaban dari permasalahan yang diangkat dalam pengamatan. Dalam pengamatan ini terdapat tujuan dari ppengamatan, yaitu untuk mengetahui Bagaimana Administrasi Penggajian Pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan Pengamatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat baik untuk penulis, instansi dan bagi masyarakat. Manfaat yang diharapkan dari pengamatan ini adalah : 1. Bagi Penulis Dengan adanya pengamatan ini, diharapkan penulis dapat memahami lebih mendalam tentang bagaimana administrasi penggajian pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta, serta memahami sistem-sistem yang ada di dalamnya. 2. Bagi Instansi Untuk memberikan masukan dalam meningkatkan kinerjanya dan upaya untuk

mengatasi

faktor-faktor

yang dapat

menghambat jalannya

administrasi penggajian pegawai. Hasil commit to userdari kegiatan ini diharapkan dapat

6 digilib.uns.ac.id


digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk meningkatkan sistem administrasi penggajian pegawai. 3. Bagi Masyarakat Hasil dari pengamatan ini diharapkan dapat dijadikan bahan referensi untuk pengamatan sejenis yang lebih mendalam.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II LANDASAN TEORI A. Pengertian Administrasi Dalam sejarah menunjukkan bahwa bangsa Romawi telah melahirkan ilmu administrasi yang dibudayakan oleh bangsa Eropa Barat ( Eropa Kontinental ). Administrasi yang diterapkan di Indonesia adalah hasil adopsi bangsa Belanda yang menjadi salah satu bangsa Eropa Barat. Dari segi etimologis, administrasi berasal dari bahasa Yunani yaitu administrare yang berarti melayani, membantu.

Sedangkan

dalam

bahasa

Inggris,

menggunakan

istilah

administration yang sebenarnya dari kata Ad ( intensif ) dan ministrare ( to serve ) yang diartikan melayani dengan baik. Administrasi sendiri dilihat dari 2 sudut pandang,yakni administrasi dalam arti luas dan administrasi dalam arti sempit ( Irra Chrisyanti Dewi. 2011 : 2-3 ) Secara luas, administrasi merupakan proses kerjasama beberapa individu dengan cara yang efisien dalam mencapai tujuan sebelumnya. Berdasarkan hal tersebut, administrasi dipandang dari 3 sudut pengertian ( Ira Chrisyanti Dewi. 2011 : 3 ) yakni : a.

Sudut proses Administrasi merupakan proses kegiatan pemikiran, penentuan tujuan, sampai pelaksanaan kerja hingga akhirnya tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai

b.

Sudut fungsi Administrasi merupakan kegiatan yang dilakukan sekelompok individu maupun individu itu sendiri sesuai dengan fungsi yang telah dilimpahkan untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya misalnya : kegiatan perencanaan,

Pengorganisasian,

sebagainya. c.

penggerakan,

commit to user

Sudut institusional 7

pengawasan,

dan

8 digilib.uns.ac.id


Administrasi

merupakan

personil-personil

baik

individu

maupun

sekelompok individu yang menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan yang

ditentukan

sebelumnya.

Personil-personil

yang

ada

pada

institusional, antara lain : a) Administrator b) Manajer c) Staff/Asisten d) Worker Secara sempit, administrasi berasal dari kata administratie ( bahasa belanda ) yang artinya sebagai pekerjaan tulis menulis atau ketatausahaan / kesekretarisan. Pekerjaan ini berkaitan dengan kegiatan menerima, mencatat, menghimpun,

mengolah,

menggandakan,

mengirim,

menyimpan,

dan

sebagainya ( Irra Chrisyanti Dewi. 2011 : 3 ). Menurut Paul Mabieu & The Liang Gie dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 : 3 ) administrasi adalah kegiatan pencatatan tertulis. Menurut Tjeng Bing Tie dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 : 3 ) administrasi adalah pencatatan dan pemberian bahan-bahan yang diperlukan untuk pelaksanaan pimpinan. Menurut Van der Schroeff dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 : 3 ) administrasi adalah seluruh himpunan catatan-catatan mengenai perusahaan untuk keperluan

pimpinan

dan

penyelenggaraan

perusahaan.

Menurut

Poerwadarminta dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 : 4 ) administrasi adalah penyelenggaraan urusan tulis menulis dalam perusahaan. Menurut Miftah Thoha dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 : 4 ) administrasi adalah pekerjaan kertas / paper work atau pekerjaan tulis menulis. Menurut Soedjadi dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 : 4 ) administrasi adalah pekerjaan kesekretarisan dan ketatausahaan / secretarial and clerical work. Menurut Dephankam dalam Irra Chrisyanti Dewi ( 2011 : 4 ) administrasi adalah tata usaha / clerical work. Menurut Durotul Yatimah ( 2009 : 25 ) tata usaha adalah pekerjaan kertas dan tulis-menulis, meliputi kegiatan mencatat, commit to user

9 digilib.uns.ac.id


menghimpun,

mengolah,

menggandakan,

mengirim,

dan

menyimpan

keterangan yang diperlukan perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan. Pada intinya tata usaha adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan yang berwujud pada enam pola perbuatan ( The Liang Gie. 2009 : 25 ) yaitu : 1.

Menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang semula belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan

2.

Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan keterangan-keterangan yang diperlukan dengan pelbagai peralatan tulis sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini, termasuk pula materi keterangan-keterangan dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya pencatatan pada pita rekaman

3.

Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan berbagai keterangan dengan maksud agar keterangan disajikan dalam bentuk yang lebih berguna

4.

Mengganda, yaitu kegiatan yang memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan

5.

Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain

6.

Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman

Kedudukan dan tugas pegawai tata usaha ( Durotul Yatimah. 2009 : 39 ) adalah : a. Melaksanakan penanganan informasi untuk suatu unit organisasi b. Ruang lingkup tugasnya terbatas pada salah satu kegiatan kantor c. Kedudukannya tidak langsung bertanggung jawab pada pimpinan tingkat atas atau menengah commit userdan insidental d. Lebih banyak melaksanakan tugastorutin

10 digilib.uns.ac.id


B. Administrasi Kantor

Menurut William H. Leffingwell dan Edwin M. Robinson dalam Durotul Yatimah ( 2009 : 22-23 ) pekerjaan kantor meliputi : 1.

Receiving, dispatching, and shipping orders ( menerima, mengolah, dan mengirimkan pesan )

2.

Billing ( menagih )

3.

Correspondence, dictation, typing ( surat-menyurat, mendikte, mengetik )

4.

Filling ( menyimpan file / warkat )

5.

Passing credit and collecting outstanding accounts ( menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum diselesaikan )

6.

Handling, distributing, and dispacthing mail ( mengurus, membagi, dan mengirimkan surat )

7.

Duplicating and addressing work ( pekerjaan memperbanyak warkat dan memberi alamat )

8.

Miscellaneous, such as telephone, receiving visitors, messenger service ( bermacam-macam

pekerjaan,

seperti

menelepon,

menerima

tamu,

melayani pesan ) 9.

Special tasks ( tugas-tugas khusus )

10. Making record, nothing down desired data ( membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan ) Menurut Charman dalam Badri Munir Sukoco ( 2007 : 82 ) manajemen arsip adalah proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan. Lebih lanjut, Bank Dunia dalam Badri Munir Sukoco ( 2007 : 82 ) menjelaskan bahwa tujuan pengelolaan dokumen yang terintegrasi adalah : 1.

Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaannya commit to user


2.


Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat Menurut Santen dalam Badri Munir Sukoco ( 2007 : 87 )Arsip juga

disimpan karena nilai khusus berikut yang disingkat dengan nama ALFRED : 1.

Administrative Value Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai administrasinya dibutuhkan oleh perusahaan. Misalnya, data penjualan dari seluruh wilayah diperlukan oleh manajemen untuk menentukan strategi pemasaran yang tepat bagi produk atau perusahaan secara keseluruhan

2.

Legal Value Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai fiskal yang terkandung di dalamnya. Misalnya, data keuangan yang disimpan oleh departemen treasury sebuah bank akan berguna ketika dilakukan penyidikan tentang dugaan tindakan money laundering yang dilakukan oleh institusinya

3.

Fiscal Value Keberadaan nilai arsip dipertahankan karena nilai fiskal yang terkandung di dalamnya. Misalnya, data laporan penjualan yang dilakukan perusahaan selama tahun fiskal akan menentukan jumlah pajak yang harus dibayar, dan sewaktu-waktu arsip tersebut dapat diperiksa oleh petugas pajak bila diperlukan

4.

Research Value Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai riset yang terkandung di dalamnya.Misalnya, data kependudukan yang dimiliki oleh Badan Pusat Statistik akan diperlukan oleh perusahaan yang akan meluncurkan produk baru untuk melakukan riset pasar, yaitu seberapa besar target market yang akan mereka tuju

5.

Educational Value Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai pendidikan yang terkandung commit to user of Nations ( judul aslinya adalah di dalamnya. Misalnya buku The Wealth



An Inquiry into the Nature and Causes of the Wealth of Nation, yang diterbitkan pertama kalinya pada tahun 1776 oleh Methuen and Co.,Ltd ) yang ditulis oleh Adam Smith hingga saat ini disimpan oleh perpustakaan Oxford, karena di dalamnya terdapat dasar-dasar ilmu ekonomi modern den menjadi rujukan bagi mahasiswa ekonomi untuk mempelajari ilmu ekonomi 6.

Documentary Value Keberadaan

arsip

dipertahankan

karena

nilai

dokumentasi

yang

terkandung di dalamnya. Misalnya, foto proklamasi kemerdekaan Republik Indonesia sampai saat ini disimpan oleh Badan Arsip Naional sebagai bukti perjalanan kehidupan bangsa Indonesia C. Kesekretariatan Dalam Administrasi Salah satu divisi atau posisi yang selalu terdapat dalam organisasi yang berkaitan dengan administrasi adalah sekretaris dan kesekretarisan. Seiring dengan perkembangan zaman, peran sekretaris tidak lagi hanya sebagai pelaksana administrasi, namun semakin berkembang dan memiliki posisi yang sangat penting dalam menunjang keberhasilan seorang pimpinan dalam tugas administrasi maupun manajerial ( Badri Munir Sukoco. 2007 : 24 ). Menurut Sutarto dalam kamus Webster ( 2007 : 25 ) sekretaris adalah seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan tugas-tugas administrasi lainnya, juga pegawai yang mengepalai bermacammacam pekerjaan, atau pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan. Menurut Fowler dalam Badri Munir Sukoco ( 2007 : 25 ) sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu korespondensi, tugas administrasi, mendapatkan informasi dan menyimpan rahasia, atau pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau organisasi untuk berkorespondensi

dan

memelihara

warkat

organisasinya. commit to user

yang

berkaitan

dengan



Beberapa tugas sekretaris organisasi yang berhubungan dengan rangkaian kegiatan penataan

terhadap pekerjaan pokok atau aktivitas penunjang

administrasi umum ( Durotul Yatimah. 2009 : 45 – 48 ) adalah : 1.

Membantu pimpinan dalam memimpin dan menjalankan wewenang organisasi dalam bidang administrasi

2.

Membantu melaksanakan fungsi manajemen tertinggi dalam melakukan segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap terhadap pekerjaan pokok agar pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan lancar

3.

Menyiapkan bahan-bahan dan perumusan-perumusan mengenai haluan induk, peraturan, keputusan, dan instruksi yang akan diharapkan oleh pimpinan

4.

Melakukan pengolahan dan penelaahan terhadap haluan induk yang telah ditetapkan untuk dilaksanakan

5.

Mengumpulkan, mengolah dan mengajukan berbagai masalah informasi, atau saran kepada pimpinan untuk dijadikan bahan dalam membuat keputusan atau melakukan tindakan

6.

Melakukan penelitian serta pencatatan rencana kerja dan hasil kerja yang telah dicapai oleh organisasi

7.

Menandatangani surat ke luar atas nama pimpinan

8.

Memberikan disposisi surat masuk kepada tiap-tiap pejabat pembantunya sepanjang tidak perlu disampaikan kepada pimpinan

9.

Menghadiri rapat yang diselenggarakan oleh organisasinya

10. Memimpin rapat sekretaris 11. Menyampaikan laporan secara berkala atau sewaktu-waktu diperlukan 12. Mewakili pimpinan apabila yang bersangkutan sedang berhalangan 13. Menyelenggarakan tata kepegawaian yang meliputi : a.

Menelaah berbagai peraturan kepegawaian

b.

Menyusun informasi, yaitu : 1) Mempelajari pembagian tugas para pejabat 2) Menghitung volume kerja berbagai commit to user satuan organisasi



3) Mempelajari

kemungkinan

tambahan

aktivitas

tiap

satuan

organisasi 4) Menentukan berbagai jabatan yang diperlukan untuk melakukan tambahan aktivitas 5) Menentukan jumlah jabatan yang diperlukan c.

Mengusulkan pengangkatan menjadi pegawai negeri

d.

Mengajukan permintaan Kartu Pegawai Negeri Sipil

e.

Mengajukan permintaan Kartu Tabungan Asuransi Pegawai Negeri Sipil

f.

Mengajukan Kartu Tanda Pengenal Asuransi Kesehatan

g.

Mengajukan permintaan kenaikan gaji berkala

h.

Mengajukan usul kenaikan pangkat

i.

Membantu pelaksanaan penilaian pegawai

j.

Meminta bantuan penggantian biaya pengobatan

k.

Mengurus keperluan pegawai dan keluarganya

l.

Melayani permintaan cuti sakit

m. Mengurus ujian dinas n.

Mengurus penataran pegawai

o.

Meningkatkan kesejahteraan pegawai

p.

Meningkatkan kesehatan pegawai

q.

Menyiapkan pemberian penghargaan kepada pegawai

r.

Mengurus pemberian hukuman jabatan

s.

Melayani permintaan pemberhentian pegawai dengan permohonan berhenti

t.

Melayani permintaan berhenti pegawai karena pensiun

u.

Mengurus pemberhentian pegawai karena meninggal dunia

v.

Memelihara arsip pegawai

14. Menyelenggarakan tata keuangan 15. Menyelenggarakan tata perbekalan 16. Menyelenggarakan tata warkat yang meliputi : commit to user a. Memproses surat masuk



b. Memproses surat keluar c. Menyusun konsep surat d. Menyimpan dan memelihara surat e. Mengetik surat f. Menggandakan surat g. Mengatur pengantaran surat h. Melayani peminjaman surat i. Menyusun arsip 17. Menyelenggarakan penyempurnaan organisasi dan tata kerja 18. Memikul tanggung jawab terakhir atas tercapainya tujuan penunjang dengan sebaik-baiknya 19. Melakukan aktivitas-aktivitas lain atas perintah atasan

Dari tulisan yang ditulis oleh penulis dapat disimpulkan pengertian administrasi adalah kegiatan kesekretarisan dan tata usaha dalam pekerjaan kantor yang meliputi kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan. D. Pengertian Gaji Menurut Rivai dalam Kadarisman ( 2012 : 316 ) gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima karyawan / pegawai sebagai konsekuensi dari statusnya sebagai seorang pegawai yang memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan perusahaan / organisasi. Atau dapat juga dikatakan sebagai bayaran tetap yang diterima seseorang karena kedudukannyadalam perusahaan / organisasi. Menurut Kadarisman ( 2012 : 316 ) gaji pegawai merupakan salah satu jenis balas jasa yang diberikan kepada seorang pegawai secara periodik ( biasanya sekali sebulan ). Menurut Wungu dan Brotoharsojo dalam Kadarisman ( 2012 : 318 ) gaji ( salary ) adalah komponen imbalan jasa atau penghasilan yang pemberiannya didasarkan kepada berat ringannya tugas jabatan jabatan yang diduduki oleh pegawai. Menurut Wungu dan Brotoharsojo dalam Kadarisman ( commit to userpenghasilan utama yang langsung 2012 : 318-319 ) gaji merupakan komponen



berkaitan dengan jabatan atau direct compensation dan dalam penentuan berat ringannya tugas jabatan di lingkungan perusahaan memerlukan kajian mendalam melalui kegiatan penilaian jabatan ( job evaluation ). Menurut Hariandja dalam Kadarisman ( 2012 : 316-317 ) gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima pegawai sebagai konsekuensi dari kedudukannya sebagai seorang pegawai yang memberikan sumbangan dalam kedudukannya di sebuah di sebuah organisasi. Dapat juga dikatakan sebagai bayaran tetap yang diterima seseorang dari keanggotaannyadalam sebuah organisasi. Menurut Hariandja dalam Kadarisman ( 2012 : 317 ) struktur gaji ( salary structure ) adalah hubungan gaji dalam pengelompokkan tertentu. Penyusunan struktur gaji melibatkan suatu perbandingan pekerjaan-pekerjaan di dalam suatu organisasi. Beberapa organisasi semata-mata pada survei gaji guna membuat keputusan-keputusan struktur gaji. Menurut Simamora dalam Kadarisman ( 2012 : 321 ) sistem gaji dua tingkat ( two tier with system ) adalah sistem gaji yang membayar lebih murah karyawan-karyawan yang baru diangkat dibandingkan dengan karyawankaryawan sekarang yang melakukan pekerjaan-pekerjaan yang serupa. Karena tekanan-tekanan ekonomi selama kurun waktu 1980-an, beberapa perusahaan menegosiasikan penyelesaian-penyelesaian gaji dua tingkat dengan serikatserikat pekerja mereka. Menurut Dessler dalam Kadarisman ( 2012 : 322 ) sistem pembayaran dapat dibedakan berdasarkan waktu kinerja, yaitu pembayaran yang dilakukan atas dasar lamanya bekerja, contohnya per jam, hari, minggu, bulan dan sebagainya, dan pembayaran berdasarkan hasil kinerja, yaitu pembayaran gaji yang didasarkan kepada hasil akhir pada proses kinerja. Contohnya jumlah produksi. Menurut Amstrong dan Murlis dalam Kadarisman ( 2012 : 324 ) gaji merupakan bayaran pokok yang diterima oleh seseorang. Menurut Hasibuan dalam Kadarisman ( 2012 : 324 ) gaji adalah balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti, commit towalaupun user maksudnya gaji akan tetap dibayarkan pekerja tersebut tidak masuk



kerja. Menurut Kadarisman ( 2012 : 325 ) gaji adalah bayaran yang konsisten ari satu periode ke periode lain dengan tidak memandang jumlah jam kerja. Menurut Sikula dalam Kadarisman ( 2012 : 325 ) gaji adalah kompensasi tetap yang diberikan pemangku jabatan, pimpinan, atau posisi klerek atas dasar yang teratur seperti tahunan, caturwulan, bulanan, atau mingguan ). Menurut Syuhadhak dalam Kadarisman ( 2012 : 327 ) gaji ( salary ) adalah untuk membayar kepada para pegawai yang dibayarkan secara bulanan. Menurut Mondy dan Noe dalam Kadarisman ( 2002 : 77 ) gaji adalah imbalan finansial yang dibayarkan kepada karyawan secara teratur, seperti tahunan, caturwulan, bulanan atau mingguan. Menurut Harder dalam Kadarisman ( 2002 : 77 ) gaji merupakan jenis penghargaan yang paling penting dalam organisasi. Menurut Undang-Undang Nomor 8 tentang pokok-pokok kepegawaian ( 2012 : 327 ) gaji merupakan balas jasa atau penghargaan atas hasil kerja seseorang. Menurut Zaydam dalam Kadarisman ( 2012 : 328 ) gaji adalah salah satu jenis balas jasa yang diberikan kepada salah seorang karyawan secara periodik ( biasanya sekali sebulan ). Menurut Zaydam dalam Kadarisman ( 2012 : 328 ) karyawan menerima gaji demikian biasanya sudah menjadi karyawan atau pegawai tetap yang telah lulus dari masa percobaan. Contoh penerima gaji yaitu pegawai negeri, pegawai BUMN, pegawai swasta, anggota TNI, anggora POLRI yang menerima gaji sekali sebulan, dibayarkan ( biasanya ) setelah bekerja selama satu bulan berjalan. Misalnya gaji yang diterima bulan Desember merupakan hasil kerja yang telah dilaksanakan pada bulan November dan seterusnya.

E. Penilaian Dalam Penggajian dan Kenaikan Gaji Menurut Winardi ( 1990 : 158 ) Pegawai menerima tingkat pembayaran gaji maksimum, minimum atau tingkat menengah, tergantung dari evaluasi hasil pekerjaan pegawai yang bersangkutan. Penilaian ( rating ) atau evaluasi ini dinamakan : penilaian hasil pekerjaan ( performance rating ) kadang-kadang dinamakan penilaian kecakapan pegawai ( employee rating ) atau penilaian commit to user prestasi ( merit rating )



Ada empat macam jenis rencana-rencana merit rating ( Winardi. 1990 : yaitu : 1. Perbandingan antara pegawai ( employee comparison ) Metode ini merupakan metode pengurutan ( ranking ) yang bersifat elementer, dimana dilakukan sesuatu perbandingan hasil pekerjaan relatif para pegawai ( dari hasil pekerjaan yang paling memuaskan hingga yang paling tidak memuaskan ) 2. Pekerjaan dibandingkan dengan pekerjaan lain ( man-to-man ) Di sini

pegawai

yang bersangkutan dinilaikan dengan jalan

membandingkannya dengan pegawai lain yang dianggap menunjukkan rating tertinggi 3. Daftar-daftar isian ( check lists ) Check lists terdiri dari sejumlah pernyataan atau pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan hasil pekerjaan pegawai yang bersangkutan 4. Tabel-tabel ( charts ) Gaji merupakan komponen penghasilan utama yang langsung berkaitan dengan jabatan ( direct compensation ) dan dalam penentuan berat ringannya tugas jabatan di lingkup perusahaan / organisasi memerlukan kajian mendalam melalui kegiatan penilaian jabatan ( job evaluation ). Penilaian jabatan ( job evaluation ) merupakan metode pembobotan berat ringannya suatu jabatan dibandingkan terhadap jabatan-jabatan lainnya di lingkup organisasi / perusahaan yang sama. Hasil penilaian jabatan adalah berupa nilai jabatan ( job value ) dan kelas jabatan ( job classes ), yang merupakan cerminan dari upaya sistematis perusahaan atau organisasi untuk mendapatkan keadilan internal dalam pemberian penghasilan pegawai serta dapat menjadi dasar penetapan jenjang karier jabatan pada saat data nilai jabatan tersebut dimatriks dengan data keluarga jabatan ( Kadarisman. 2012 : 334 ). Dalam evaluasi pekerjaan, setiap pekerjaan dalam organisasi diteliti dan kemudian diberi harga menurut bentuk-bentuk ( Kadarisman. 2012 : 335 ) : commit to user



1) Kepentingan relatif dari sebuah pekerjaan 2) Pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan 3) Kesulitan dari suatu pekerjaan Pemberian gaji pegawai negeri didasarkan pada syarat-syarat ( Kadarisman. 2012 : 339 ) : 1) Karyawan yang mempunyai pangkat sama mendapat gaji pokok yang sama 2) Diberikan tunjangan khusus kepada karyawan yang memikul tanggung jawab yang berat; mencapai prestasi yang tinggi; dan sifat pekerjaan memerlukan pemusatan pemikiran dan pengerahan tenaga Terdapat beberapa komponen yang mempengaruhi besar kecilnya gaji yang diterima oleh seorang karyawan ( Kadarisman. 2012 : 339 ) : 1) Pangkat atau golongan karyawan yang bersangkutan 2) Masa kerja karyawan 3) Susunan keluarga 4) Jabatan karyawan yang disandangnya yang semakin tinggi, maka semakin banyak masing-masing komponen tersebut, akan semakin besar pula gaji yang diterima seorang karyawan Menurut Thomson dalam Kadarisman ( 2012 : 333 ) menjelaskan sebagai berikut : “Kompensasi dasar yang diterima oleh karyawan, biasanya sebagai gaji atau upah, disebut gaji pokok. Banyak organisasi menggunakan dua kategori gaji pokok, harian atau tetap, yang diidentifikasi berdasarkan cara pemberian gaji tersebut dan sifat dari pekerjaannya. Gaji harian adalah sarana yang paling umum untuk pembayaran gaji yang berdasarkan waktu, karyawan yang diberikan bayaran secara harian disebut menerima upah, yaitu pembayarannyadihitung secara langsung sesuai dengan jumlah waktu kerja. Dengan gaji tetap akan memberikan status yang lebih tinggi untuk karyawan dibandingkan dengan upah harian. Beberapa organisasi telah menjadi commit to user untuk karyawan pabrik dan pendekatan gaji tetap secara keseluruhan



klerikal mereka, untuk menciptakan rasa loyalitas dan komitmen terhadap organisasi yang lebih besar. Akan tetapi, mereka tetap harus membayar lembur untuk karyawan tertentu dalam pekerjaan yang ditentukan sesuai ketentuan. “ Tujuan pemberian gaji ( Rivai dalam Kadarisman. 2012 : 340-341 ) adalah : 1) Ikatan kerja sama Dengan pemberian gaji terjalinlah ikatan kerja sama formal antara pemilik atau pengusaha dengan pegawai. Pegawai harus mengerjakan tugastugasnya dengan baik, sedangkan pengusaha / pemilik wajib membayar gaji sesuai dengan perjanjian yang disepakati. 2) Kepuasan kerja Dengan gaji, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan fisik, status sosial, dan egoistiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja dari jabatannya. 3) Pengadaan efektif Jika program gaji ditetapkan cukup besar, pengadaan pegawai yang qualified untuk perusahaan / organisasi akan lebih mudah. 4) Motivasi Jika gaji yang diberikan cukup besar, manajer / pimpinan akan mudah memotivasi para pegawainya. 5) Stabilitas karyawan Dengan program gaji atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi yang kompetitif, maka stabilitas pegawai lebih terjamin karena turnover relatif kecil. 6) Disiplin Dengan pemberian gaji yang cukup besar, maka disiplin pegawai semakin baik. Mereka akan menyadari serta menaati peraturan-peraturan yang berlaku. 7) Pengaruh serikat buruh Dengan program gaji yang baik, pengaruh serikat buruh dapat dihindarkan dan pegawai akan berkonsentrasi pekerjaannya. commitpada to user



8) Pengaruh asosiasi usaha sejenis / Kadin Dengan program gaji atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi yang kompetitif, maka stabilitas pegawai lebih terjamin karena turnover relatif kecil dan perpindahan ke perusahaan / organisasi sejenis dapat dihindarkan. 9) Pengaruh pemerintah Jika program gaji sesuai dengan undang-undang yang berlaku, maka intervensi pemerintah dapat dihindarkan. Program pemberian gaji memerhatikan ketentuan yang berlaku. Prisnsip adil dan layak harus mendapat perhatian dengan sebaik-baiknya supaya gaji yang akan diberikan merangsang gairah dan kepuasan kerja pegawai ( Rivai dalam Kadarisman. 2012 : 341 ) : 1) Asas adil Besarnya gaji yang yang dibayar kepada setiap pegawai harus disesuaikan dengan prestasi kerja, jenis pekerjaan, risiko pekerjaan, tanggung jawab, jabatan pekerja, dan memenuhi persyaratan internal konsistensi. Jadi, adil bukan berarti setiap pegawai menerima gaji yang sama besarnya. Dengan asas adil akan tercipta suasana kerja sama yang baik, semangat kerja, disiplin, loyalitas, dan stabilisasi pegawai akan lebih baik. 2) Asas layak dan wajar Gaji yang diterima pegawai dapat memenuhi kebutuhannya pada tingkat normatif yang ideal. Tolok ukur layak adalah relatif, penetapan besarnya gaji didasarkan atas batas sesuai ketentuan yang berlaku. Hal ini penting supaya semangat kerja dari pegawai yang qualified tidak berhenti dan lain-lain. Kenaikan gaji dimaksudkan sebagai kenaikan gaji dasar yang diberikan kepada seorang karyawan apabila yang bersangkutan naik pangkat, dan telah mencapai masa kerja minimal 2 tahun dengan persyaratan Daftar Pelaksanaan commit to user



Penilaian Pekerjaan ( DP-3 ) minimal cukup ( 61 tahun ke atas ). Kenaikan gaji berdasarkan masa kerja ini disebut kenaikan gaji berkala ( Kadarisman. 2012 : 438 ). Yang menyebabkan tertundanya kenaikan gaji berkala bagi karyawan ( Kadarisman. 2012 : 348-349 ) adalah : 1) Belum memenuhi syarat masa kerja dan DP-3, ditunda paling lama 1 tahun; 2) Bila sehabis satu tahun penundaan, masih belum memenuhi syarat, dapat ditunda lagi tiap-tiap kali paling lama 1 tahun dengan ketentuan jumlah penundaan tidak lebih dari satu tahun; 3) Setelah masa penundaan 3 tahun dinyatakan tidak cakap, maka kedudukan karyawan yang bersangkutan ditetapkan oleh Direksi; 4) Masa penundaan tetap dihitung sebagai masa kerja untuk kenaikan gaji berkala berikutnya

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III METODE PENGAMATAN A. Lokasi Pengamatan Pengamatan ini mengambil lokasi di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta yang merupakan Badan Usaha Milik Negara yang beralamat di Jl. LU. Adi Sucipto No. 143. Penulis memilih lokasi PDAM tersebut karena PDAM merupakan Badan Usaha Milik Negara yang aturannya mengacu kepada kebijakan pemerintah seperti Pegawai Negeri Sipil. Dalam pengamatan ini penulis akan mengamati tentang Administrasi Penggajian Pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta.

B. Jenis Pengamatan Jenis pengamatan ini merupakan pengamatan deskriptif kualitatif yaitu penelitian yang studi kasusnya mengarah pada pendeskripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan ( H. B Sutopo, 2002 : 111 ). Penggunaan penelitian ini dimaksudkan untuk mengambarkan secara lengkap bagaimana administrasi penggajian pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta Adapun metode pendekatan yang digunakan oleh penulis adalah metode pendekatan yuridis sosiologis yaitu berusaha untuk menjelaskan permasalahan membandingkan

yang dan

diteliti

dalam

praktek

meninjau menurut

di

lapangan dengan

ketentuan

secara umum dan

menjelaskan realitas empirik di masyarakat C. Penentuan Sample dan Sumber Data Data tidak akan bisa diperoleh tanpa adanya sumber data. Dari pemahaman mengenai masalahnya, peneliti akan bisa menentukan jenis data commit to user atau informasi yang paling inti dan diperlukan untuk digali pemahaman

23



mengenai peta sumber data dalam penelitian ini sangat penting artinya untuk bisa menghasilkan data yang lengkap, benar dan sahih, sehingga penelitiannya akan menghasilkan pemahaman dengan simpulan yang tepat ( H.B. Sutopo : 2002 : 49-50 ). Sumber data yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Nara sumber (Informan) Menurut H.B. Sutopo ( 2002 : 50-51 ), dalam penelitian kualitatif posisi sumber data manusia( narasumber ) sangat penting perannya sebagai individu yang memiliki informasinya. Manusia sebagai sumber data perlu dipahami bahwa mereka terdiri dari beragam individu yang juga memiliki beragam posisi. Adanya posisi yang beragam tersebut mengakibatkan adanya perbedaan macam akses dan kelengkapan mengenai berbagai informasi yang bisa diperoleh dan dimiliknya. Mereka bisa terdiri dari pelaku aktifitas, pengamat, orang yang secara langsung mengelola atau merencanakan sesuatu, kelompok sasaran program atau kegiatan, atau bahkan sekedar sebagai penerima informasi secara tak langsung. 2. Dokumen dan arsip Menurut H.B. Sutopo ( 2002 : 54 ), dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang berkaitan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Merupakan rekaman tertulis ( tetapi juga berupa gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan suatu aktifitas atau peristiwa tertentu). Termasuk dalam bentuk catatan rekaman yang lebih bersifat formal dan terencana yang biasa disebut arsip. Dalam pengamatan ini diperoleh dari surat, arsip, laporan dan dokumen yang berhubungan dengan administrasi penggajian pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta. 3. Peristiwa / kejadian ( Observasi) Menurut H.B. Sutopo ( 2002 : 51-52 ), data atau informasi juga dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas, atau perilaku sebagai sumber data yang berkaitan dengan sasaran penelitiannya. Dari pengamatan dari commit to mengetahui user peristiwa atau aktifitas, peneliti bisa proses bagaimana sesuatu



terjadi secara lebih pasti karena menyaksikan sendiri secara langsung. Peristiwa sebagai sumber data memang sangat beragam, dari berbagai peristiwa, baik yang terjadi secara sengaja ataupun tidak, aktivitas rutin yang berulang atau yang hanya satu kali terjadi, aktivitas yang formal maupun yang tidak formal, dan juga yang tertutup ataupun yang terbuka untuk bisa damati oleh siapa saja. 4. Penarikan Sampel Menurut H.B. Sutopo ( 2002 : 54-56 ), dalam penelitian kualitatif, cupilkan yang diambil lebih bersifat selektif. Peneliti mendasarkan pada landasan

kaitan

teori

yang

digunakan,

keinginintahuan

pribadi,

karakteristik empiris yang dihadapai, dan sebagainya. Cuplikan tidak digunakan dalam usaha untuk melakukan generalisasi statistik atau sekedar mewakili populasinya, tetapi lebih mengarah pada generalisasi teoritis. Sumber data digunakan disini tidak sebagai yang mewakili populasinya tetapi lebih cenderung mewakili informasinya. Karena pengambilan cuplikan didasarkan atas pertimbangan tertentu, maka pengertiannya sejajar dengan jenis teknis cuplikan yang dikeal sebagai purposive sampling, dengan kecenderungan peneliti untuk memilih informan yang dianggap mengetahuiinformasi dan masalahnya secara mendalam dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap. Narasumber yang memberikan informasi dalam pengumpulan data ini yaitu : a) Staf Sub Bag Kepegawaian b) Ka Sub Bag Kepegawaian

D. Teknik Analisis Data Dalam teknik Analisis data penulis menggunakan model analisis interaktif, yaitu data yang dikumpulkan akan dianalisa melalui tiga tahap yaitu pengumpulan data, mereduksi data, menyajikan data dan menarik kesimpilan. Dalam model ini dilakukan suatu proses siklus antar tahap-tahap, sehingga commit to user data yang terkumpul akan berhubungan dengan satu sama lain dan benar-



benar data yang mendukung penyusunan laporan penelitian ( H.B Sutopo, 2002:91-93) 1. Reduksi data Merupakan

proses

seleksi,

pemfokusan,

penyederhanaan,

dan

abstraksidata dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang pelaksanaan penelitian. Bahkan prosesnya diawali sebelum pelaksanaan pengumpulan data. Artinya, reduksi data sudah berlangsung sejak penelitian mengambil keputusan. Reduksi data dilakukan dengan membuat ringkasan dari catatan data yang diperoleh di lapangan.Dalam menyusun ringkasan tersebut peneliti juga membuat coding, memusatkan tema, menentukan batas-batas permasalahan, dan juga menulis memo.Proses reduksi ini berlangsung terus sampai laporan akhir penelitian selesai disusun. 2. Sajian data Merupakan deskripsi mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan dan kmenjawab setiap permasalahan yanga ada. Sajian data ini merupakan narasi yang disusun dengan pertimbangan permasalahannya dengan menggunakan logika penelitiannya. Sajian data selain dalam bentuk narasi kalimat, juga dapat meliputi berbagai jenis matriks, gambar/ skema, jaringan kerja kaitan kegiatan, dan juga tabel sebagai pendukung narasinya. Semuanya itu dirancang guna merakit informasi secara teratur supaya mudah dilihat dan dapat lebih dimengerti dalam bentuk yang lebih kompak. 3. Penarikan kesimpulan atau verifikasi Dalam mengumpulkan data, seorang penganalisis kualitatif mulai mencari arti benda-benda, mencatat keteraturan, pola-pola, penjelasan, konfigurasikonfigurasi yang mungkin, alur longgar, tetap terbuka, tetapi kesimpulan sudah disediakan, mula-mula belum meningkat menjadi lebih rinci dan mengakar dengan pokok. Kesimpulan-kesimpulan juga diverifikasi selama to user penelitian berlangsung. commit Verifikasi itu mungkin sesingkat pemikiran



kembali yang melintas dalam pikiran penganalisis selama ia menulis, suatu tinjauan

ulang

pada

catatan-catatan

lapangan

atau

mungkin

menjadi seksama dan makan tenaga dengan peninjauan kembali. Pengumpulan Data

Reduksi Data

Sajian Data

PenarikanSimpulan/V erifikasi

Gambar 3. 1 Model Analisis Interaktif Sumber: Sumber H.B. Sutopo (2002: 96)

E. Teknik Pengumpulan Data Kecermatan dalam memilih dan menyusun serta mengumpulkan data sangat berpengaruh kepada obyektifitas hasil penelitian. Penulis dalam usaha memperoleh data menggunakan wawancara, teknik observasi dan mengkaji dokumen atau arsip (H.B. Sutopo, 2002:58-70) a) Wawancara atau interview Yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan tanya jawab secara lisan dan langsung terhadap informan sehingga memperoleh penjelasan dan keterangan yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Informan userKepegawaian. dalam peneliian ini adalah commit Staf SubtoBag



b) Observasi yaitu pengumpulan data secara langsung dari objek penelitian melalui pengamatan, dicatat dan direduksi kemudian disajikan secara sistematis untuk menggambarkan obyek yang diteliti. Alasan penulis melakukan observasi adalah untuk menyajikan gambaran realistik untuk menjawab pertanyaan, untuk membantu mengerti perilaku manusia dan untuk evaluasi yaitu melakukan umpan balik terhadap pengukuran tersebut c) Mengkaji dokumen atau arsip yaitu teknik pengumpulan data dengan mempelajari dokumen-dokumen, arsip-arsip, peraturan-peraturan, laporan dan literature lainnya

F. Validitas Data Dalam penelitian ini cara menguji

validitas data akan menggunakan

teknik triangulasi . Yang dimaksud dengan triangulasi ( H.B. Sutopo : 2002 : 78 ) adalah cara yang paling umum digunakan bagi peningkatan validitas dalam penelitian kualitatif. Dalam teknik triangulasi, yaitu (1) triangulasi data

(data

triangulation),

(2)

triangulasi

peneliti

(investigator

triangulation),triangulasi metodologi (methodological triangulation), dan (4) triangulasi teoritis (theoritical triangulation). Triangulasi ini merupakan teknik yang didasari pola pikir fenomenologi yang bersifat multiperspektif. Artinya untuk menarik simpulan yang mantap diperlukan tidak hanya satu cara pandang. Disini tekanannya pada perbedaan sumber data, bukan pada teknik narasumber(manusia) yang berbeda-beda posisinya dengan teknik wawancara mendalam, sehingga informasi dari narasumber yang satu bisa dibandingkan dengan informasi dari narasumber lain dapat pula dilakukan dengan menggali informasi dari satu narasumber tertentu, dari kondisi lokasinya, dari aktifitas yang menggambarkan perilaku orang atau warga masyarakat atau dari sumber yang berupa catatan atau arsip dan dokumen yang memuat catatan yang berkaitan data yang dimaksudkan peneliti. commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV DESKRIPSI PERUSAHAAN A. Sejarah Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta Air Minum Surakarta terbangun tahun 1929 oleh Paku Buwono X pada saat thedakan pada tahun 1925. Pelaksanaan pembangunan diserahkan kepada NV Hoogdruk Water Leiding Hoofplaats Surakarta en Omstreken. Pada zaman penduduk Jepang, berubah nama menjadi SOLO SUIDO SYO lalu diambil alih oleh Pemerintah Republik Indonesia sesudah Proklamasi 17 Agustus 1945. Pada tanggal 9 April 1960 pengelolaan dialihkan kepada Dinas Penghasilan Daerah Kotamadya Dati II Surakarta, berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 3 tahun 1977 tanggal 21 Mei 1977 status dari Seksi Air Minum pada Dinas Pendapatan Daerah ditingkatkan menjadi Perusahaan Daerah Air Minum Kodya Dati II Surakarta. Tanggal 16 Januari 2004 telah ditetapkan Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 1 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Nomor 3 tahun 1977. Kapasitas pelayanan air minum di Surakarta yang pada tahun 2008 sebesar 890,50 l/det, untuk melayani 54.387 sambungan rumah atau 57,26 % dari total penduduk kota Surakarta, berasal dari air baku mata air Cokrotulung sebesar 387 l/det, dari 26 buah sumur dalam dengan kapasitas sebesar 418,19 i/det dan dari IPA Jurug 85,31 l/det, ( kap. Terpasang 100 l/det ). Kapasitas Reservoir yang ada sebesar 9.640 m3, hanya mampu melayani pada jam puncak 3,03 jam dari standard 4,8 jam atau 20 %. Sehingga pada jam-jam puncak, kawasan Selatan pelayanan dan sebagian kawasan Utara, tekanan airnya sangat rendah. Bahkan beberapa kawasan tidak dapat menerima air.

commit to user

29



B. Keadaan Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta Dalam perencanaan air bersih Kota Surakarta, daerah pengembangan merupakan kesatuan wilayah yamg mencakup seluruh aspek sistem penyediaan air bersih. Wilayah ini meliputi seluruh wilayah pelayanan existing maupun rencana pengembangannya. Secara geografis daerah Surakarta terletak pada 110 o 45‟ 15” BT - 110 o 45‟ 35” BT dan 7 o 36‟ 00” LS - 7 o 56‟ 00” LS. Wilayah kota Surakarta terdiri dari 5 wilayah Kecamatan, 51 wilayah Kelurahan. Luas wilayah Surakarta berkisar 44,04 km2 atau 4.404,06 Ha. Wilayah kota Surakarta secara umum memiliki topografi yang relatif datar antara 80-100 meter diatas permukaan laut, hanya bagian Utara Surakarta memiliki elevasi pada kisaran 80-130 meter diatas permukaan laut. Penduduk di Kota Surakarta lebih bersifat pemukiman dan jasa. Jumlah penduduk pada tahun 2010 adalah 580.824 dengan pertumbuhan rata-rata dalam kurun lima tahun berkisar 0,651% per tahun.

C. Visi dan Misi Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta Visi Menjadi salah satu PDAM yang terbaik di bidang pelayanan air minum dan air limbah melalui pengelolaan berwawasan lingkungan Misi 1) Memberikan layanan air minum dan air limbah kepada masyarakat secara berkesinambungan dengan mengutamakan kepuasan pelanggan 2) Meningkatkan kontribusi perusahaan pada Pendapatan Asli Daerah ( PAD ) 3) Meningkatkan Profesionalisme Sumber Daya Manusia

commit to user



D. Bagan Organisasi

Direktur Utama

Direktur Umum

Direktur Teknik

Bidang Langganan

Bidang Produksi

Bidang Keuangan

Bidang Distribusi

Bidang Aset

Bidang Limbah Cair

Inspektorat Perusahaan Sekretariat Perusahaan Penelitian & Pengembangan Perusahaan

Gambar 4.1 Bagan Organisasi Sumber : Kantor Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta commit to user



E. Struktur Organisasi Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta  Organisasi Pelaksana Perusahaan Organisasi

Pelaksana

Perusahaan

merupakan

organisasi

pelaksana operasional perusahaan yang dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Umum atau Direktur Teknik. 1.

Direktur Umum membawahi : o

o

o

2.

Bidang Langganan terdiri dari : 

Seksi Hubungan Langganan



Seksi Data Langganan



Seksi Rekening Langganan

Bidang Keuangan terdiri dari : 

Seksi Anggaran



Seksi Pembukuan



Seksi Kas

Bidang Aset terdiri dari : 

Seksi Perawatan Aset



Seksi Pengendalian Aset



Seksi Kolam Renang Tirtomoyo

Direktur Teknik membawahi : o

o

o

Bidang Produksi terdiri dari : 

Seksi Perencanaan Produksi



Seksi Instalasi Produksi



Seksi Sumber Air

Bidang Distribusi terdiri dari : 

Seksi Perencanaan Distribusi



Seksi Instalasi Distribusi



Seksi Meter Air

Bidang Limbah Cair terdiri dari : commit to user  Seksi Perencanaan Limbah Cair





Seksi Instalasi Limbah Cair



Seksi Pengolahan Limbah Cair

 Sekretariat Perusahaan Sekretariat Perusahaan merupakan unsur staf yang dipimpin oleh seorang Sekretaris Perusahaan yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Sekretariat Perusahaan terdiri dari : a. Sub Bagian Administrasi b. Sub Bagian Rumah Tangga c. Sub Bagian Kepegawaian  Organisasi Teknis Perusahaan Organisasi Teknis Perusahaan merupakan organisasi teknis operasional perusahaan yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Organisasi Teknis Perusahaan terdiri dari : a. Inspektorat Perusahaan terdiri dari : Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan Inspektorat Perusahaan Bidang Teknik b. Penelitian dan Pengembangan Perusahaan terdiri dari : Penelitian

dan

Pengembangan

Perusahaan

Bidang

Administrasi dan Keuangan Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Teknik c. Unit terdiri dari : Unit Hukum, Kelembagaan dan Kerjasama Unit Teknologi Sistem Informasi commit to user Unit Laboratorium



 Staf Ahli Perusahaan Staf Ahli Perusahaan merupakan unsur perbantuan perusahaan yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Staf Ahli Perusahaan terdiri dari : 1. Staf Ahli Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan 2. Staf Ahli Perusahaan Bidang Teknik

F. Tugas-Tugas Organ PDAM 1. Uraian tugas pelaksanaan pekerjaan Direksi Direksi pada Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta terdiri dari Direktur Umum dan Direktur Teknik. Direksi mempunyai tugas-tugas yaitu : a) Menyusun perencanaan, melakukan koordinasi dan pengawasan seluruh kegiatan operasional PDAM b) Membina pegawai c) Mengurus dan mengelola kekayaan PDAM d) Menyelenggarakan administrasi umum dan keuangan e) Menyusun Rencana Strategis Bisnis lima tahunan yang disahkan oleh Kepala Daerah melalui usul Dewan Pengawas f)

Menyusun dan menyampaikan Rencana Bisnis dan Anggaran Tahunan dari Rencana Strategis Bisnis kepada Kepala Daerah melalui Dewan Pengawas

g) Menyusun dan menyampaikan laporan seluruh kegiatan PDAM 2. Uraian tugas pelaksanaan pekerjaan Dewan Pengawas a) Melaksanakan

pengawasan,

pengendalian

dan

pembinaan

terhadap pengurus dan pengelolaan PDAM b) Memberikan pertimbangan dan saran kepada Kepala Daerah diminta atau tidak diminta guna perbaikan dan pengembangan PDAM antara lain pengangkatan Direksi, program kerja yang diajukan oleh Direksi, rencana perubahan status kekayaan commit to dan userikatan hukum dengan pihak lain, PDAM, rencana pinjaman



serta menerima, memeriksa dan atau menandatangani Laporan Triwulan dan Laporan Tahunan c) Memeriksa dan menyampaikan Rencana Strategis Bisnis dan Rencana Bisnis dan Anggaran Tahunan PDAM yang dibuat Direksi kepada Daerah untuk mendapatkan pengesahan.

3. Uraian tugas Bidang Langganan a) Melaksanakan administrasi Bidang Langganan b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang Langganan c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi Hubungan Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening Langganan d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi Hubungan Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening Langganan e) Mengawasi

dan

mengevaluasi

kegiatan

Seksi

Hubungan

Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening Langganan f)

Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain

4. Uraian tugas Bidang Keuangan a) Melaksanakan administrasi Bidang Keuangan b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang Keuangan c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi Anggaran, Seksi Pembukuan dan Seksi Kas d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi Anggaran, Seksi Pembukuan dan Seksi Kas e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Anggaran, Seksi commit Pembukuan dan Seksi Kasto user


f)



5. Uraian tugas Bidang Aset a) Melaksanakan administrasi Bidang Aset b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang Aset c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi Perawatan Aset, Seksi Pengendalian Aset dan Seksi Kolam Renang Tirtomoyo d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi Perawatan Aset, Seksi Pengendalian Aset dan Seksi Kolam Renang Tirtomoyo e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perawatan Aset, Seksi Pengendalian Aset dan Seksi Kolam Renang Tirtomoyo; f)


6. Uraian tugas Bidang Produksi a) Melaksanakan administrasi Bidang Produksi b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang Produksi c) Melaksanakan pembinaan organisasi Seksi Perencanaan Produksi, Seksi Instalasi Produksi dan Seksi Sumber Air d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi Perencanaan Produksi, Seksi Instalasi Produksi dan Seksi Sumber Air e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perencanaan Produksi, Seksi Instalasi Produksi dan Seksi Sumber Air f)


7. Uraian tugas Bidang Distribusi commit to Bidang user Distribusi a) Melaksanakan administrasi



b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang Distribusi c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi Perencanaan Distribusi, Seksi Instalasi Distribusi dan Seksi Meter Air; d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi Perencanaan Distribusi, Seksi Instalasi Distribusi dan Seksi Meter Air e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perencanaan Distribusi, Seksi Instalasi Distribusi dan Seksi Meter Air f)


8. Uraian tugas Bidang Limbah Cair a) Melaksanakan administrasi Bidang Limbah Cair b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang Limbah Cair c) Melaksanakan pembinaan organisasi Seksi Perencanaan Limbah Cair, Seksi (nstalasi Limbah Cair dan Seksi Pengolahan Limbah Cair d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi Perencanaan Limbah Cair, Seksi Instalasi Limbah Cair dan Seksi Pengoiahan Limbah Cair e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perencanaan Limbah Cair, Seksi Instalasi Limbah Cair dan Seksi Pengolahan Limbah Cair f)


9. Uraian tugas Sekretariat Perusahaan a) Melaksanakan administrasi Sekretariat Perusahaan b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Sekretariat Perusahaan commit to user



c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Sub Bagian Administrasi, Sub Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian Kepegawaian d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Sub Bagian Administrasi, Sub Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian Kepegawaian e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Sub Bagian Administrasi, Sub Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian Kepegawaian f)


10. Uraian tugas Sub Bagian Kepegawaian a) Melaksanakan administrasi Sub Bagian Kepegawaian b) Menyusun program dan rencana kerja Sub Bagian Kepegawaian c) Melaksanakan administrasi data pegawai d) Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan penyuluhan pegawai e) Melaksanakan proses mutasi pegawai f)

Melaksanakan pemberian penghargaan dan tanda jasa pegawai yang berprestasi dan pensiun

g) Menyusun, mengevaluasi dan menganalisa daftar penilaian pegawai h) Melaksanakan proses penggajian pegawai i)

Melaksanakan proses pengangkatan dan pemberhentian pegawai

j)

Mengajukan usulan kenaikan gaji dan pangkat pegawai

k) Melaksanakan penerapan disiplin pegawai l)

Melaksanakan pemberian kesejahteraan pegawai

m) Melaksanakan pemantauan dan pengecekan pegawai n) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain Uraian

tugas

pelaksanaan

pekerjaan

pegawai

Bidang

KepegawaianBidang kepegawaian Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta terdapat 5 pegawai yang bekerja di sana, diantaranya adalah : commit to user



1) Drs. Suharno selaku Ka Sub Bag Kepegawaian a. Melaksanakan administrasi Sub Bagian Kepegawaian b. Menyusun program kerja dan rencana kerja Sub Bagian Kepegawaian c. Melaksanakan data administrasi pegawai d. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan penyuluhan pegawai e. Melaksanakan proses mutasi f. Melaksanakan proses pemberian penghargaan dan tanda jasa pegawai yang berprestasi dan pensiun g. Menyusun, mengevaluasi dan menganalisa daftar penilaian pegawai h. Melaksanakan proses penggajian pegawai i. Melaksanakan

proses

pengangkatan

dan

pemberhentian

pegawai j. Mengusulkan kenaikan gaji berkala, gaji ke-13 dan pangkat pegawai k. Melaksanakan penerapan disiplin pegawai l. Melaksanakan pemberian kesejahteraan dan pengembangan pegawai m. Melaksanakan pemantauan dan pengecekan terhadap absensi pegawai 2) Lilis Purnomowati, A.Md selaku Staf Sub Bag Kepegawaian a. Mengerjakan proses administrasi penghitungan tentang :  Penggajian Pegawai  Tunjangan Humas Pegawai  Tunjangan Disiplin Kerja Pegawai  Tunjangan Hari Raya ( THR )  Tunjangan pendidikan / Gaji ke-13  Tunjangan Hari Natal dan Tahun Baru  Uang Piket Hari Raya dan Hari Natal commit to user  Jasa Produksi



 Iuran YKKP  Iuran Wajib pegawai  Iuran Jamsostek  Penghargaan Pensiun Pegawai b. Mengerjakan Surat Keputusan Direksi tentang :  Pengangkatan Pegawai  Mutasi Pegawai  Kenaikan Pangkat Pegawai  Kenaikan Gaji Berkala Pegawai  Sanksi Pegawai  Pensiun Pegawai  Perubahan Tunjangan Pegawai  Kontrak Askes c. Membuat usulan tentang :  Anggaran Biaya Kepegawaian  Program Kerja Sub Bag Kepegawaian  Program Pengembangan Pegawai d. Melakukan evaluasi jumlah tanggungan pegawai & Pajak Penghasilan Pegawai e. Menyusun laporan bulanan Sub Bagian Kepegawaian yang meliputi :  Jumlah Pegawai  Perubahan Komposisi Pegawai Berdasarkan : - Pangkat dan golongan - Jenjang Pendidikan - Masa Kerja - Jabatan f. Membuat laporan tentang :  Update Data Pegawai  Rasio Biaya Pegawai terhadap Penerimaan / Pendapatan commit to user  Diklat pegawai



 Jumlah Pensiun Pegawai g. Melaksanakan administrasi Askes pegawai meliputi :  Menyiapkan Kontrak Kerjasama & Polis Asuransi  Menyiapkan Data Laporan Kepesertaan  Pembayaran Premi  Pembayaran Tagihan Biaya Perawatan RS  Membuat Laporan Rekapitulasi Klaim h. Mengerjakan administrasi surat menyurat yang berhubungan dengan pegawai meliputi :  Undangan  Surat

Tugas

/

Surat

Edaran

/

Pengumuman

/

Pemberitahuan / Rekomendasi / Surat Keterangan  Surat ke Dapenma & Inkopam  Surat ke Asuransi Bumida  Surat ke Jamsostek  Surat ke Pemkot dan Dinas, dll 3) Catur Widoyo, A.Md selaku Staf Sub Bag Kepegawaian a. Pengelolaan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan ( DP3 ) Pegawai b. Mengerjakan perhitungan iuran :  Iuran Jamsostek  Klaim Jamsostek  Iuran pajak pegawai c. Melaksanakan administrasi bantuan / sumbangan pegawai antara lain :  Sumbangan Kelahiran  Sumbangan Perkawinan  Sumbangan Kematian  Pralenan d. Melaksanakan administrasi tentang : commit to user  Cuti Pegawai



 Pembuatan Slip Gaji Pegawai e. Melaksanakan pengelolaan arsip tentang :  Data Pegawai  SK Direksi tentang Kenaikan Pangkat / Berkala  SK Direksi tentang Pengangkatan Pegawai  SK Direksi tentang Mutasi & Sanksi Sanksi Pegawai  SK Direksi tentang Tunjangan Pegawai  Gaji Pegawai, Tunjangan, Sumbangan / Bantuan  Iuran Jamsostek  Pralenan  DP3  Lamaran f. Mengantarkan SK Direksi tentang Tunjangan, Pengangkatan, Mutasi, Penghargaan dan Sanksi Pegawai g. Melakukan Evaluasi data ID Card Pegawai 4) Herman Tri Wibowo selaku Staf Sub Bag Kepegawaian a. Mengelola absensi pegawai : b. Melaksanakan pekerjaan pemeliharaan program Sub Bag Kepegawaian c. Melaksanakan administrasi tentang : d. Menyiapkan data untuk penghitungan Tunjangan Disiplin Kerja Pegawai e. Mengerjakan administrasi surat menyurat yang berhubungan dengan pegawai meliputi : f. Mengantarkan SK Direksi tentang Tunjangan, Pengangkatan, Mutasi, Penghargaan dan Sanksi Pegawai 11. Inspektorat Perusahaan mempunyai tugas sebagai berikut : a) Melaksanakan administrasi Inspektorat Perusahaan b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Inspektorat Perusahaan commit to user



c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan fata laksana Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan dan Inspektorat Perusahaan Bidang Teknik d) Melaksanakan penyusunan pedoman

dan

petunjuk teknis

Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan dan Inspektorat Perusahaan Bidang Teknik e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan dan inspektorat Perusahaan Bidang Teknik f)


12. Uraian tugas Penelitian dan Pengembangan Perusahaan a) Melaksanakan

administrasi

Penelitian

dan

Pengembangan

Perusahaan b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Penelitian dan Pengembangan Perusahaan c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan dan Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Teknik d) Melaksanakan penyusunan pedoman

dan

petunjuk teknis

Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan dan Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Teknik e) Mengawasi

dan

mengevaluasi

kegiatan

Penelitian

dan

Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan dan Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Teknik f)


commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB V HASIL PENGAMATAN

A. Kebijakan Gaji PDAM Surakarta PDAM adalah perusahaan yang berbentuk BUMN yaitu Badan Usaha Milik Negara yang artinya adalah perusahaan yang diatur dengan kebijakan pemerintah, maka administrasi penggajian yang diterapkan di PDAM mengikuti aturan Pegawai Negeri Sipil yang berdasarkan kebijakan pemerintah. Dalam penggajian, kebijakan pemerintah untuk Pegawai Negeri Sipil sekarang ini mengarah pada sistem skala gabungan. Sistem skala gabungan adalah perpaduan antara sistem skala tunggal dan sistem skala ganda. Sistem skala tunggal adalah sistem penggajian yang memberikan gaji yang sama kepada pegawai yang berpangkat sama dengan tidak atau kurang memperhatikan sifat pekerjaan yang dilakukan dan beratnya tanggung jawab yang dipikul dalam melaksanakan pekerjaan itu dan yang dimaksud dengan sistem skala ganda adalah sistem penggajian yang menentukan besarnya gaji bukan saja didasarkan pada pangkat tetapi juga didasarkan pada sifat pekerjaan yang dilakukan, prestasi kerja yang dicapai, dan beratnya tanggung jawab yang dipikul dalam melaksanakan pekerjaan itu. Jadi, sistem skala gabungan adalah gaji pokok bagi para Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat sama ditetapkan sama, disamping itu diberikan tunjangan bagi Pegawai Negeri Sipil yang berdasarkan penilaian melaksanakan beban tugas yang lebih besar dan memikul tanggung jawab yang lebih berat dibandingkan dengan yang lain. Dalam pembahasan ini, penulis akan membahas tentang Administrasi Penggajian Pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta. Administrasi penggajian melibatkan beberapa faktor-faktor yang saling mempengaruhi dalam suatu organisasi Berikut ini adalah penguraiannya : commit to user

44



H. Administrasi Penggajian Berdasarkan hasil pengamatan yang sudah penulis lakukan, yang dimaksud dengan administrasi penggajian adalah proses pelaksanaan pencairan gaji sampai kepada pegawai. Proses pencairan gaji tersebut harus melewati beberapa tahapan diantaranya adalah bagian pengajuan gaji di bagian kepegawaian, bagian verifikasi, bagian pelaporan dan bagian kas (pencairan gaji). 1. Pengajuan Gaji Dalam pengajuan gaji dari bagian kepegawaian, bagian kepegawaian mempunyai tugas untuk menyiapkan berkas-berkas yang berhubungan dengan

gaji,

yaitu

menyiapkan

daftar

penerimaan

penghasilan,

menyiapkan kuitansi pengeluaran, dan menyiapkan surat setoran pajak rangkap 3. Disini, daftar penerimaan penghasilan yang dimaksud adalah daftar jumlah seluruh pegawai PDAM yang akan menerima gaji. Maka dari itu bagian kepegawaian bertugas untuk memilah-milah pegawai yang masih aktif bekerja dan pegawai yang sudah pensiun serta pegawai yang dimutasi setiap bulannya. Keseluruhan pegawai PDAM Surakarta berjumlah 413 pegawai. Pegawai yang masuk dalam daftar penerimaan penghasilan adalah pegawai yang lolos DP3 dan tidak sedang terkena sanksi. Pada bulan januari 2013 terdapat 156 orang pegawai yang mengalami perubahan status pegawai, yaitu 69 orang mengalami kenaikan gaji berkala, 64 orang mengalami kenaikan pangkat reguler, 20 orang mengalami kenaikan pangkat pindah golongan dan 3 orang termasuk dalam pengangkatan pegawai tetap. Dalam Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan ( DP3 ) terdapat unsur-unsur dari pegawai PDAM yang dinilai, yaitu meliputi : 1) Kesetiaan commit to user



Yang dimaksud dengan kesetiaan disini adalah kesetiaan, ketaatan dan pengabdian kepada Pancasila, Undang-Undang Dasar 1945, Negara dan Pemerintah 2) Prestasi Kerja Prestasi kerja adalah hasil kerja yang dicapai oleh pegawai PDAM dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya 3) Tanggung Jawab Adalah kesanggupan seorang pegawai menyelesaikan pekerjaan yang diserahkan kepadanya dengan sebaik-baiknya 4) Ketaatan Kesanggupan seorang pegawai untuk mentaati segala peraturan perundang-undangan dan peraturan kedinasan yang berlaku dan mentaati perintah kedinasan 5) Kejujuran Ketulusan hati seorang pegawai dalam melaksanakan tugas dan kemampuan untuk tidak menyalahgunakan wewenang yang diberikan kepadanya 6) Kerjasama Kemampuan seorang pegawai untuk bekerjasama dengan orang lain dalam menyelesaikan suatu tugas yang ditentukan 7) Prakarsa Kemampuan seorang pegawai untuk mengambil keputusan, langkahlangkah atau melaksanakan suatu tindakan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas pokok tanpa menunggu perintah atasan 8) Kepemimpinan Kemampuan seorang pegawai untuk meyankinkan orang lain sehingga dapat dikerahkan secara maksimal untuk melaksanakan tugas pokok. Setelah daftar penerimaan penghasilan disiapkan, tahap selanjutnya adalah menyiapkan kuitansi pengeluaran. Kuitansi pengeluaran dibuat oleh staf bagian kepegawaian, pembuatan kuitansi tersebut digunakan untuk to user melengkapi berkas-berkascommit pengajuan gaji yang berisi besarnya nilai gaji



yang diperintahkan untuk dicairkan selanjutnya akan diserahkan ke bagian verifikasi. Dalam menyiapkan kuitansi pengeluaran tersebut, staf di bagian kepegawaian tidak mengalami hambatan yang berarti. Setelah itu, bagian kepegawaian menyiapkan surat setoran pajak rangkap 3. Surat setoran pajak diperoleh dari kantor pajak. Jadi,

pihak PDAM hanya tinggal

mengisi form dari kantor pajak tersebut untuk melengkapi berkas pengajuan gaji. Surat setoran pajak tersebut dibuat rangkap 3 untuk PDAM, untuk kantor pajak dan untuk pemberi tahuan kepada pegawai yang terkena pajak. Dalam proses pengisian surat setoran pajak tersebut tidak ada hambatan yang berarti dalam pelaksanaannya. Proses persiapan pengajuan gaji pada bagian kepegawaian Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta selalu dilaksanakan tepat waktu yaitu dilakukan antara tanggal 18 sampai dengan 20. Setelah semua berkas-berkas yang disebutkan diatas lengkap, berkas-berkas tersebut segera diserahkan pada bagian verifikasi. Selama ini berkas-berkas pengajuan gaji yang dibuat oleh bagian kepegawaian sudah disusun dengan benar dan sesuai dengan ketentuan. Akan tetapi, sebagai seorang manusia kita wajar melakukan kesalahan-kesalahan. Walaupun semua staf di bagian kepegawaian sudah bekerja dengan teliti masih ada kekeliruan pada penghitungan tunjangan yang dikembalikan lagi dari bagian verifikasi. Penghitungan tunjangan tersebut salah karena adanya kesalahan dalam perhitungan pph. Kesalahan tersebut hanya terjadi sekali, sebelum itu tidak pernah terjadi pengembalian berkas-berkas pengajuan gaji karena ada kesalahan. Dalam proses pengajuan gaji, selain berkas-berkas yang disebutkan diatas juga dilampirkan beberapa komponen penggajian untuk keterangan status masing-masing pegawai. Komponen-komponen tersebut adalah : 1) SK Mutasi Jika seorang pegawai dimutasi ke bagian lain otomatis mempengarihi proses pemberian gaji pada bagian kepegawaian. Bagian kepegawaian commit todalam user berkas penggajian. harus merubah daftar karyawan



2) Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Surat Keputusan Kenaikan Pangkat akan mempengaruhi atau merubah gaji yang diterima oleh pegawai yang mengalami kenaikan pangkat. Maka Surat Keputusan Kenaikan Pangkat harus dicantumkan dalam berkas pembayaran gaji pegawai. 3) Surat Keputusa PNS Surat keputusan PNS harus dicantumkan dalam berkas pembayaran gaji pegawai, karena surat tersebut yang akan menentukan besar gaji yang diterima pegawai tersebut. Jika pegawai tersebut sudah menjadi PNS maka gaji yang diberikan sesuai dengan golongan, tetapi jika pegawai tersebut belum menjadi PNS maka Surat Keputusan PNS tidak ada dan gaji yang diberikan sesuai dengan Upah Minimum Regional ( UMR ) daerah. 4) Akte nikah bagi pegawai yang sudah berkeluarga Akte nikah digunakan untuk menentukan tunjangan-tunjangan yang akan diberikan kepada pegawai tersebut. 5) Surat Keterangan Keluarga Surat

keterangan

keluarga

digunakan

untuk

mengecek

status

perkawinan pegawai. 6) Surat Keputusan Berkala Surat Keputusan Berkala digunakan untuk menentukan kenaikan gaji berkala. Kenaikan gaji berkala di PDAM dilakukan setiap 2 tahun 7) Surat Keterangan Perubahan Keluarga Surat keterangan perubahan keluarga digunakan untuk mengecek jumlah keluarga yang berkurang dan bertambah. Setelah berkas-berkas termasuk komponen penggajian tersebut sudah benar maka segera diserahkan ke bagian verifikasi. 2. Verifikasi Pada bagian verifikasi, staf bagian verifikasi bertugas untuk mengecek ulang atau meneliti kembali berkas-berkas yang masuk dari bagian commit totersebut user sudah benar maka diberikan kepegawaian, jika berkas-berkas



kode perkiraan ( jika berkas-berkas tersebut ada yang belum tepat, maka dikembalikan lagi pada bidang kepegawaian untuk dibenarkan ). Setelah diberikan kode perkiraan, berkas-berkas tersebut dikembalikan pada bidang kepegawaian untuk dimintakan tanda tangan dari Ka Sub Bag Kepegawaian, Ka Bag Keuangan, Direktur Umum dan Direktur Utama. Proses verifikasi selalu dilakukan tepat waktu yaitu pada hari dimana berkas-berkas pengajuan gaji diterima dari bagian kepegawaian, antara tanggal 18 sampai dengan tanggal 20. Setelah itu berkas-berkas di serahkan ke bagian pelaporan atau bagian keuangan untuk dibuatkan voucher. 3. Bagian Pelaporan / Keuangan Setelah berkas-berkas masuk di bagian pelaporan atau bagian keuangan, maka staf keuangan membuat voucher yang berdasarkan atas berkasberkas yang diterima dari bagian verifikasi untuk pengajuan pembayaran dan mengajukan voucher tersebut ke bagian khas. Pembuatan voucher dilakukan antara tanggal 20 sampai dengan tanggal 22, dalam pembuatan voucher tersebut tidak ada hambatan yang berarti, pelaksanaanya selalu tepat waktu. Setelah pembuatan voucher selesai, maka voucher tersebut diserahkan ke bagian kas atau bagian pencairan gaji. 4. Pencairan Gaji Setelah menerima voucher dari bagian pelaporan atau bagian keuangan maka bagian kas bertugas untuk mencairkan voucher tersebut dan membayarkan gaji pegawai. Pada bagian kas, proses pelaksanaan pencairan gaji dan pembayaran gaji pada pegawai selalu tepat waktu. 3 hari atau 4 hari sebelum hari pembayaran gaji pada pegawai, gaji sudah siap di bagian kas. Penerimaan gaji pegawai di PDAM juga selalu tepat waktu yaitu pada tanggal 1 setiap bulannya. Gaji pokok pegawai PDAM berdasarkan atas skala gaji yang diatur oleh pemerintah. Skala gaji tersebut diperuntukkan bagi pegawai tetap, untuk tenaga honorer, tenaga harian dan harian tetap gaji yang diperoleh menurut Upah Minimum Regional to user (UMR), UMR untuk kotacommit Surakarta sebesar Rp.915.900,00. Gaji pokok



pegawai tetap PDAM setiap tahun mengalami kenaikanna kecuali tahun 2013 ini, khusus untuk gaji Direksi tidak memakai skala gaji yaitu :  Gaji Direktur Utama :

2,5 x penghasilan tertinggi pegawai

 Direksi : a) Direktur Umum

90% dari gaji pokok direktur utama

b) Direktur Teknik c) Yang membedakan besarnya gaji yang diterima oleh pegawai PDAM adalah menurut golongan, pangkat, dan masa kerja. Selain mendapatkan gaji pokok, pegawai PDAM juga mendapatkan macammacam tunjangan dari perusahaan. Tunjangan-tunjangan yang diberikan oleh PDAM kepada pegawai sudah sesuai dengan aturan dan proses pemberiannya selalu tepat waktu. Tunjangan-tunjangan yang diberikan tersebut meliputi : 1) Tunjangan istri/bersuami Tunjangan istri/bersuami diberikan paling tinggi 10% dari gaji pokok 2) Tunjangan anak 1 anak = 5% dari gaji pokok 2 anak = 10% dari gaji pokok (Anak memperoleh tunjangan sampai usia 21 tahun, kecuali anak tersebut masih melanjutkan sekolah dengan catatan menunjukkan Surat Keterangan Masih Kuliah) 3) Tunjangan Umum dan Tunjangan Jabatan Tunjangan Umum : untuk staff Tunjangan Jabatan : Unsur Pimpinan 4) Tunjangan Beras 5) Tunjangan Kesehatan Tunjangan

kesehatan

diberikan

PDAM

kepada

pegawai

beserta

keluarganya yang menjadi tanggungan. Tujangan kesehatan meliputi pengobatandan / atau perawatan di rumah sakit, klinik dan lain-lain yang pelaksanaannya ditetapkan dengan Keputusan Direksi commit to user 6) Tunjangan Air



7) Tunjangan Hari Raya 8) Tunjangan Humas Diberikan secara rapel pada tengah bulan tergantung SK 9) Tunjangan Disiplin Kerja 10) Tunjangan Lembur 11) Tunjangan pendidikan

Gaji tersebut dapat naik tergantung dari keputusan direksi yang berpedoman pada Peraturan Pemerintah. Kenaikan gaji yang diterima pegawai PDAM terdapat 3 macam yaitu kenaikan gaji berkala yang dilakukan setiap 2 tahun, kenaikan gaji golongan setiap 4 tahun dan kenaikan gaji jabatan. Untuk kenaikan gaji berkala dilakukan tepat waktu, kenaikan gaji tersebut dilakukan pada bulan Juli dan bulan Januari dan untuk kenaikan gaji golongan dilakukan setiap 4 tahun sekali yang sudah merupakan keputusan dari direksi yang mana setiap 4 tahun pegawai PDAM mengalami kenaikan golongan yang berpengaruh pada perubahan gaji serta untuk kenaikan gaji jabatan diperuntukkan bagi pegawai yang mengalami kenaikan pangkat atau jabatan. Dalam kenaikan gaji golongan terdapat beberapa pegawai yang mengalami penundaan pangkat, penundaan pangkat tersebut terjadi karena pegawai tersebut kurang memenuhi syarat nilai Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan ( DP3 ) yang merupakan syarat dari kenaikan gaji. Selain memenuhi nilai Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan ( DP3 ) syarat untuk kenaikan gaji adalah absensi kehadiran pegawai. Penundaan pangkat juga dapat terjadi karena pegawai tersebut sedang terkena sanksi akibat kesalahan pegawai tersebut yang merugikan perusahaan. Sanksi-sanksi tersebut dapat berupa : 1) Teguran lisan 2) Teguran tertulis 3) Penundaan kenaikan gaji berkala 4) Penundaan kenaikan pangkat commit to user 5) Penurunan pangkat



6) Pembebasan jabatan 7) Pemberhentian sementara Pemberhentian sementara paling lama 6 bulan atau adanya putusan pengadilan yang berkekuatan hukum tetap atas dugaan tindak pidana yang dilakukan. Pegawai PDAM diberhentikan sementara apabila diduga telah melakukan larangan . Hal-hal yang dilarang oleh PDAM adalah : - Melakukan kegiatan yang merugikan PDAM, Daerah dan / atau Negara - Menggunakan kedudukannya untuk memberikan keuntungan bagi diri sendiri dan/atau orang lain yang merugikan PDAM - Mencemarkan nama baik PDAM, Daerah dan/atau Negara 8) Pemberhentian dengan hormat Alasan pemberhentian pegawai dengan hormat karena : - Meninggal dunia - Permintaan sendiri - Tidak dapat melaksanakan tugas - Tidak sehat yang dibuktikan dengan surat keterangan dokter - Telah mencapai usia pensiun - reorganisasi 9) Pemberhentian dengan tidak hormat - Melanggar sumpah pegawai atau sumpah jabatan - Dihukum berdasarkan putusan pengadilan dalam perkara pidana yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap - Merugikan keuangan PDAM Di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta, selama ini kasus penundaan pangkan jarang terjadi. Penundaan pangkat di PDAM maksimal dilakukan 3 kali. Jika ada pegawai PDAM yang mengalami penundaan pangkat akibat dari hal-hal yang disebutkan diatas, maka pegawai tersebut terkena penundaan pangkat selama 6 bulan, setelah itu pegawai tersebut dinilai kembali apakah sudah memenuhi nilai batas minimal dari nilai pelaksanaan pekerjaan, jika sudah pegawai tersebut dapat naik pangkat yang juga diikuti dengan kenaikan commit gaji. to user



Gambar 5.1 flowchart Pemberian Gaji Pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta Sumber : Kantor Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta

1 Bagian Kepegawaian

2 Bagian Verifikasi

Menyusun

Mengecek

DPG

DPG

KW

KW

SSP

SSP

Dimintakan tandatangan dari Ka Sub Bag Kepegawaian, Ka Sub Bag Keuangan, Direktur Umum dan Direktur Utama

Memberikan KP

commit to user



3

Bagian Pelaporan

3

Bagian Khas

DPG Mencairkan gaji

KW SSP KP

Membuatkan Voucher untuk pencairan gaji

Menandatangani Slip gaji

Penyerahan amplop gaji

Keterangan : DPG : Daftar Penerimaan Penghasilan KW : Kwitansi SSP : Surat Setoran Pajak KP : Kode Perkiraan

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan landasan teori dan hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis, yang dimaksud dengan administrasi adalah kegiatan kesekretarisan dan tata usaha dalam pekerjaan kantor yang meliputi kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan. Dalam kegiatan kesekretarisan terdapat peran sekretaris yang menjalankan tugas kesekretarisan, salah satu tugas sekretaris adalah menyelenggarakan tata kepegawaian. Penyelenggaraan tata kepegawaian di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta dilakukan oleh bagian kepegawaian, salah satu tugas tersebut adalah mengajukan permintaan gaji berkala. Gaji adalah imbalan yang diberikan kepada pegawai atau tenaga kerja oleh pihak pemberi pekerjaan sebagai balas jasa atas kinerja yang dilakukan oleh pegawai atau tenaga kerja tersebut. Kesimpulan yang diperoleh penulis dalam administrasi penggajian pegawai di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta adalah : 1. Kebijakan gaji pegawai di PDAM Surakarta diatur dengan kebijakan pemerintah yaitu mengarah pada sistem skala gabungan, yang artinya adalah gaji pokok bagi para Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat sama ditetapkan sama, disamping itu diberikan tunjangan bagi Pegawai Negeri Sipil yang berdasarkan penilaian melaksanakan beban tugas yang lebih besar dan memikul tanggung jawab yang lebih berat dibandingkan dengan yang lain. 2. a) Proses pencairan gaji di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta harus melalui beberapa tahapan, yaitu melalui tahapan di bagian kepegawaian, bagian verifikasi, bagian pelaporan dan bagian kas atau pencairan gaji. Untuk proses pengajuan gaji selalu dilaksanakan commit to user tepat waktu

55



b) Kesalahan perhitungan tunjangan pernah dilakukan dari bagian kepegawaian yang mengakibatkan dikembalikannya berkas-berkas pengajuan gaji dari bagian verifikasi. Kesalahan terjadi karena adanya kesalahan dalam perhitungan pph. 3. Gaji pokok pegawai PDAM selalu diterima tepat waktu yaitu pada tanggal 1 setiap bulannya. Kenaikan gaji di PDAM ada 3 macam yaitu kenaikan gaji berkala, kenaikan gaji golongan dan kenaikan gaji jabatan. Untuk Kenaikan gaji tersebut, dalam proses pengadministrasiannya sudah baik dan selalu tepat waktu. Berkas pengajuan kenaikan gaji dilampirkan dalam berkas pengajuan gaji bulanan yang dibuat dari bagian kepegawaian, verifikasi, pelaporan dan bagian kas. Pegawai yang naik pangkat harus memenuhi beberapa syarat yaitu lolos dalam Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3), absensi kehadiran dan tidak sedang terkena sanksi. 4. Tunjangan-tunjangan yang diperoleh oleh pegawai PDAM Surakarta adalah tunjangan istri/bersuami, tunjangan anak, tunjangan umum dan tunjangan jabatan, tunjangan beras, tunjangan kesehatan, tunjangan air, tunjangan hari raya, tunjangan humas, tunjangan disiplin kerja, tunjangan lembur dan tunjangan pendidikan. Tunjangan-tunjangan tersebut diberikan kepada pegawai sudah sesuai dengan aturan dan proses pemberiannya selalu tepat waktu. B. Saran Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis, administrasi penggajian di Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta sudah cukup baik, meskipun ada beberapa kesalahan yang masih dilakukan pegawai Perusahaan Daerah Air Minum ( PDAM ) Surakarta khusunya bagi staf kepegawaian yang pernah melakukan kesalahan dalam perhitungan pph dalam pembuatan tunjangan. Akan tetapi, hal tersebut dapat dijadikan pembelajaran dalam pembuatan tunjangan atau pengajuan gaji bulan-bulan berikutnya. Jadi, pembuatan pengajuan gaji butuh ketelitian yang lebih. commit to user



DAFTAR PUSTAKA

Badri Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya : Erlangga Durotul Yatimah.2009. Kesekretarisan Modern & Administrasi Perkantoran. Bandung : CV Pustaka Setia Mutiara S. Panggabean. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Ghalia Indonesia Irra Chrisyanti Dewi. 2011. Pengantar Ilmu Administrasi. Jakarta : PT Prestasi Pustakaraya Winardi. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung : Mandar Maju M. Kadarisman. 2012. Manajemen Kompensasi. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada HB. Sutopo. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta : Uns Pers http://www.pdamsolo.or.id/

(http://www.jamsostek.co.id/content/i.php?mid=3&id=17, diakses tanggal 25 Maret 2013 Jam 08.39 wib ) (http://www.jamsostek.co.id/content/i.php?mid=3&id=18, diakses tanggal 25 Maret 2013 Jam 08.52 wib) (http://www.jamsostek.co.id/content/i.php?mid=3&id=15, diakses tanggal 25 Maret 2013 Jam 08.58 wib )

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user

ADMINISTRASI PENGGAJIAN PEGAWAI DI PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM ( PDAM ) KOTA SURAKARTA

Recommend Documents