Actieve informatievoorzieningc aan van beh. ambtenaar portefeuillehouder datum kenmerk onderwerp
: : : : : : : :
INT15-27149
de gemeenteraad college van burgemeester en wethouders G. van Middelkoop A.R. Peppelman 3 juni 2015 Z69336/INT15-27149 Verslag archiefbeheer 2014 gemeente Bronckhorst en gemeenschappelijke regeling IJsselgraaf. n.a.v. vragenlijst kritische prestatie indicatoren (KPI) t.b.v. generiek interbestuurlijk toezicht
Inleiding Met ingang van 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering Generiek Toezicht (RGT) van kracht geworden. Dat betekent een aanzienlijke verandering van het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering door gemeenten van onder andere de Archiefwet 1995. Het specifieke toezicht door de provincie is vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archieven. Het toezicht vooraf is vervangen door een meer terughoudend toezicht achteraf. Dit wordt horizontale verantwoording genoemd: het college van burgemeester en wethouders legt verantwoording af aan de gemeenteraad over het zorg over en het beheer van archieven volgens de Archiefwet. De provincies maken gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van het (verticale) toezicht. Om gemeenten bij deze horizontale verantwoording te ondersteunen heeft de VNG een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) ontwikkeld. Deze vormen een archiefkader in de vorm van een vragenlijst waarmee in tien categorieën kan worden getoetst op alle aspecten van het archief- en informatiebeheer. Deze KPI’s zijn niet vrijblijvend, maar verplicht. Ze zijn immers afgeleid van van de geldende artikelen in de Archiefwet- en regelgeving. KPI-vragenlijst en verslag Op 18 februari hebben wij van de provinciale toezichthouder archieven het verzoek gekregen de vragenlijst Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) archiefzorg en archiefbeheer over 2014 in te vullen en aan hem toe te sturen. Omdat de gemeente Bronckhorst het informatie- en archiefbeheer verzorgt voor de gemeenschappelijke regeling (GR) IJsselgraaf gelden de antwoorden van het vragenformulier ook voor de GR IJsselgraaf. Op basis van de antwoorden zal de provincie een oordeel vormen over de kwaliteit van het archiefbeheer van onze gemeente en de GR IJsselgraaf (verticale verantwoording). In afwijking van de vermelde uiterlijke termijn van inzending is met de provinciaal
Pagina 1 van 3
toezichthouder archieven afgesproken dat de informatie uiterlijk eind juni zal worden aangeleverd. De ingevulde vragenlijst dient tevens als basis voor het periodieke verslag dat de archiefinspecteur in naam van de gemeentearchivaris van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL) toezendt aan het college dat dit verslag voorlegt aan de gemeenteraad (horizontale verantwoording). Voor de GR IJsselgraaf geldt dat het verslag wordt voorgelegd aan het Algemeen en het Dagelijks Bestuur. Dit KPI-verslag is op 21 mei aan ons toegezonden door het ECAL die ook de informatie heeft aangeleverd voor de reeds naar het ECAL overgebrachte archieven. De informatie over de niet-overgebrachte archieven is aangeleverd door het cluster Documentaire informatievoorziening van de gemeente Bronckhorst. Het ECAL verzoekt ons om een reactie op het verslag en wil graag geïnformeerd worden over de verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag en het ingevulde vragenformulier aan de provinciaal toezichthouder. Het verslag schetst voor tien categorieën (Kritische Prestatie Indicatoren) een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer van onze gemeente en de GR IJsselgraaf en de mate waarin wordt voldaan aan de vereisten van de Archiefwet- en regelgeving waarbij per catgegorie een conclusie wordt getrokken en aanbevelingen worden gedaan. De volgende tien categorieën zijn getoetst: 1. Lokale regelgeving 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots. 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid 10. Middelen en mensen Aanbevelingen en reactie De belangrijkste verbeter- en aandachtspunten die uit het verslag naar voren komen zijn: Ad 1: Actualisering Archiefverordening en Besluit informatiebeheer/vastleggen afspraken archiefbeheer door gemeente Bronckhorst voor GR IJsselgraaf. Ad 2: Verder uitwerken en inrichten van een kwaliteitssysteem. Ad 3: Vaststellen handboek vervanging (analoge archiefbescheiden door digitale) . Ad 4: Toetsen beleid digitaal archiefbeheer aan een checklist. Ad 5: Inhalen achterstand opstellen lijsten van te vernietigen documenten. Ad 6: Inhalen achterstand overbrenging te bewaren archieven naar het ECAL. Ad 9: Vaststellen calamiteitenplan archiefruimte. In een aparte bijlage is de tekst van het KPI-verslag opgenomen en wordt per categorie na de aanbeveling (in vette letters) door ons per categorie een reactie gegeven welke maatregelen worden of reeds zijn genomen.
Pagina 2 van 3
Beoogd effect Voldoen aan eisen van Archiefwet- en regelgeving en uitvoering van Archiefwet 1995 door archiefhuishouding goed op orde te hebben. Argumenten 1. Verticale informatievoorziening ten behoeve van de provinciale interbestuurlijk toezichthouder archieven. 2. Afleggen van horizontale verantwoording van het college aan de gemeenteraad over de kwaliteit van de informatiehuishouding. 3. Algemene informatievoorziening richting de burger via de website Waarstaatjegemeente.nl. Waarstaatjegemeente.nl Op de website Waarstaatjegemeente.nl zullen tien van de belangrijkste indicatoren met betrekking tot de Archiefwet overgenomen worden op basis van de KPI-vragenlijst. Deze website, die nog in ontwikkeling is, is bedoeld is voor bestuurders, externe toezichthouders en burgers en bevat informatie over diverse lokale onderwerpen met betrekking tot een twintigtal wetten, zodat gemeenten met elkaar kunnen worden vergeleken. Uitvoering De voorgestelde maatregelen n.a.v. de aanbevelingen van het KPI-verslag zullen, naast de bestaande afspraken die al zijn gemaakt over de overbrenging van de te bewaren archieven, in 2015 en 2016 worden uitgevoerd. Evaluatie Er wordt voorlopig eenmaal per jaar een archief KPI-verslag opgesteld zodat periodiek kan worden bezien wat de resterende verbeterpunten zijn. Bijlagen -
Brief en verslag ECAL op basis van de KPI-vragen Verslag met reactie m.b.t. te nemen/getroffen maatregelen
Pagina 3 van 3
/“Et !`
ma
.W
C3
“
M'-
fr*
if)
---“-¿*'2
L
.
IN15-100402
er
,M
.„_„_„.,_1_._«..„
*L wel 'auem:rr\r'›\ë p
-""“*“”“`”““'
1
College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Bronckhorst Elderinkweg 2 7255 KA HENGELO (Gld)
Doetinchem
: 21 mei 2015
Ons kenmerk
: 2015-U-0073/HB/HV
Onderwerp
: KPI-verslag
Bijlage
:1
archiefinspectie
gemeente Bronckhorst en GR Usselgraaf
Geacht college,
het Archief KPI~verslag toe van 2014 voor de Hierbij stuur ik u als gemeentearchivaris gemeente Bronckhorst, die tevens dient als verslag voor de Gemeenschappelijke Regeling Usselgraaf. GR Usselgraaf ontvangt dezelfde rapportage, gericht aan het DB van Usselgraaf. Conform artikel 12 van de Archiefverordening van de gemeente Bronckhorst brengt de gemeentearchivaris verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van Burgemeester en Wethouders. Het college dient hieromtrent af te leggen aan de gemeenteraad volgens artikel 8 op zijn beurt verantwoording van bovengenoemde verordening. Het verslag is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). Deze KPl's zijn door de VNG in het kader van de Wet Revitalisering generiek toezicht (Wet Rgt), die 1 2012 in werking trad. Omdat de externe toezichthouder (de provincie) bij de invoering Wet Rgt op grotere afstand is komen te staan van de gemeente, zijn de KPI's als model vastgesteld om de horizontale verantwoording te versterken.
opgesteld oktober van de kaders
Voor GR Usselgraaf geldt dat de Gedeputeerde Staten van Provincie Gelderland 10 februari 2015 een brief vastgesteld heeft over het toezicht op Gemeenschappelijke Regelingen. Van de Gemeenschappelijke Regelingen werd verwacht het KPI-formulier ingevuld Werd. In de KPI's worden tien indicatoren benoemd op grond waarvan de kwaliteit van de van een organisatie kan worden geanalyseerd. In 2014 en 2015 is deze informatiehuishouding vragenlijst besproken met de afdeling documentaire informatievoorziening van gemeente Bronckhorst, en na 10 februari ook met Charles van Dijk voor de GR Usselgraaf. Het KPIformulier dient u zelf aan te leveren bij provincie Gelderland.
historisch onderzoek j
| erfgoededucatie I acquisitie | publicaties 1 streektaal 1 bibliotheek I archiefinspectie archiefbeheer Usselkacle 13 7001 AN Doetinchem
Postbus 686 7000 AR Doetinchem
t.
0314
e.
[email protected]
i.
www.ecal.nu
-
'78 '70 78
IN15-100402
lijst vormt de basis voor het verslag, zowel voor gemeente Bronckhorst als voor GR Usselgraaf. GR Usselgraaf is een kleine gemeenschappelijke regeling. De GR bevat geen en Wel is onderling afgesproken dat Bronckhorst het informatiearchiefparagraaf. van documenten De dat ook. In praktijk gebeurt de IJsselgraaf. voor archiefbeheer verzorgt als niet aparte aangemerkt maar Usselgraaf zijn opgenomenin het DMS van Bronckhorst, zorgdrager.
De ingevulde
Bronckhorst geldt ook voor GR Usselgraaf. Uitzonderingen Het aangeboden KPI-formulier ~ en geeneigen Besluit GR Usselgraaf heeft geeneigen archiefverordening
zijn
Informatiebeheer. GR Usselgraaf heeft geeneigen aanwijzing van archiefruimte, archiefbewaarplaats, gemeentearchivaris. GR Usselgraaf heeft geeneigen DIV-taak, met bijbehorende processen, systemen en middelen. Dit wordt door de gemeente Bronckhorst gedaan.
0
~
Het verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer uw gemeente/ GR en de mate waarin de gemeente/GR voldoet aan de vereisten van de Archiefwet- en regelgeving. Het verslag is opgebouwd naar de tien KPl's.
Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag, en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag en het formulier aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Met vriendelijke =*'=°"É“ï”WMW ,
dM`_ W
,
groet,
2 ,_
W,
WVHM 47
,ff
ll '
J,
Femia Siero, gemeentearchivaris
7
:Q
in
IN15-100402
erjifrgff bij mier
zo1s«u»oc›7s/i-is/nv
inleiding
Het voorliggende KPI-verslag gemeente Bronckhorst is gebaseerd op de Kritische Prestatie indicatoren (KPl's) voor de gemeentelijke archieftaken zoals die zijn opgesteld door de VNG (ledenbrief 'Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen' van 21 juli 2011). De archief-KPl's omvatten tien hoofdvragen die bij het beantwoorden daarvan een beeld vormen van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. Het KPl-verslag gemeente Bronckhorst is ook het KPI-verslag voor de GR lJsselgraaf. lJsselgraaf is een kleine gemeenschappelijke regeling. Gemeente Bronckhorst voert ook het informatie- en archiefbeheer uit voor lJsselgraaf. Wanneer relevant wordt specifiek ingegaan op GR lJsselgraaf.
Het verslag beschrijft per KPI-categorie de stand van zaken binnen de gemeente Bronckhorst. Per categorie wordt in een korte conclusie de vraag beantwoord in hoeverre de gemeente aan de archiefvvettelijke eis voldoet. De aanbevelingen worden apart benoemd. De KPl-vragenlijst is ingevuld door Gerrit van Middelkoop (coördinator DIV gemeente Bronckhorst, tevens voor lJsselgraaf), Femia Siero (gemeentearchivaris Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers [Erfgoedcentrum]) en Hans Berende (archiefinspecteur Erfgoedcentrum). Iedere KPI-categorie bestaat uit een hoofdvraag en deelvragen, de wettelijke grondslag van de KPIvraag, een oordeel of al dan niet voldaan wordt aan de wettelijke eis en of er eventueel sprake is van taakverwaarlozing op grond waarvan de provinciale toezichthouder kan besluiten in te grijpen. Ook bevat het een toelichting en actiepunten. Deze KPI-vragenlijst (zie bijlage) vormt de basis van het -
KPI-verslag.
Lokale regelgeving 1. Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Archiefverordening en Besluit lnformatiebeheer De gemeente beschikt over een door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening (22 mei 2008) en een door B&W vastgesteld Besluit lnformatiebeheer (15 april 2008). Deze zijn op 5-8-2008 toegezonden aan de archiefinspectie provincie Gelderland. Archiefverordening en Besluit lnformatiebeheer zijn aan actualisatie toe. Er wordt gewacht op de modellen van
BRAIN. Voor lJsselgraaf geldt dat er geen aparte regelgeving is vastgesteld. De regelgeving van gemeente Bronckhorst wordt gevolgd. Wijziging overheidstaken De laatste 5 jaren heeft overdracht van taken plaatsgevonden.Verklaringen van overdracht van archiefbescheiden zijn opgesteld en in kopievorm zijn archiefbescheiden (personeelsdossiers)ter beschikking gesteld aan de desbetreffende organisaties. Gemeenschappelijke regelingen De gemeente beschikt over een dossier “Register deelname gemeenschappelijke regelingen” (Z67868), dat functioneert als een register. Bij andere samenwerkingsvormen waarbij uitvoering van taken op afstand worden gezet in overheidsstichtingen, NV's en publiek-private samenwerkingsverbanden is het eveneens van belang om bepalingen ten aanzien van het archiefbeheer op te nemen. ln dit kader zijn de volgende samenwerkingsverbanden te noemen waar geen voorzieningen omtrent de zorg voor archiefbescheiden zijn getroffen. Dat geldt bijvoorbeeld voor lJsselgraaf. Het is mogelijk dat meerdere samenwerkingsverbanden zijn aangegaan. Ten tijde van de beantwoording van de KPI-vragen was dat verder niet bekend.
r
Conclusie De gemeentelijke regelingen voldoen ten dele aan de wettelijke eisen. De Archiefverordening en het Besluit lnformatiebeheer zijn verouderd.
J
1
IN15-100402
Bijlage bij brief 2015-~U~0()73/iiß/HV
Er is aandacht nodig voor het (alsnog) treffen van regelingen ten aanzien van de zorg voor en het beheer van archief. Aanbevelingen Actualiseer Archiefverordening en Besluit informatiebeheer. Gebruik daarbij de beschikbaar komende modellen van BRAiN. Het nalaten van een actuele archief\/erordening is een vorm van taakverwaarlozing. Blijf aandacht houden voor zorg en beheer van archief bij samenwerkingen en bij uitbesteding van dergelijke taken door het treffen van overeenkomsten/ regelingen. Zorg dat de afspraken over verantwoordelijkheden informatie- en archiefbeheer lJsselgraaf vastgelegd en vastgesteld worden.
interne kwaliteitszorg en toezicht 2. Werkt de gemeente structureel aan de kwa/iteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? De gemeente werkt op diverse onderdelen aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding. Er is een informatiebeveiligingsbeleid (september 2014) vastgesteld, gebaserd op NEN-ISO 27001 en NEN-ISO 27002. Er is een dynamisch postboek dat continue bijgewerkt wordt. ln 2011 is er onderzoek geweest naar het postproces waar aanbevelingen gedaan zijn, zoals maken, vastleggen en bewaken van strakke afspraken over de afhandeling van post en het beraden over een intensievere kwaliteitsbewaking in Decos. Er is ook een plan van aanpak uit 2008 om de kwaliteit van de DlV te verbeteren. Hier wordt naartoe gewerkt. Bovendien is er regelmatig overleg. De gemeente beschikt echter niet over een kwaliteitssysteem met toetsbare eisen zoals is geformuleerd in art. 16 van Archiefregeling als zodanig. Er is niet volledig zicht op waar de kwaliteit voldoet of niet voldoet, en een gecontroleerde toewerking naar verbetering van
kwaliteit in het geheel. De door de gemeente benoemde gemeentearchivaris brengt in het algemeen en dagelijks bestuur jaarlijks verslag uit over het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en over het beheer van de archiefbewaarplaats. Het verslag wordt tevens aan de betrokken wethouder verstuurd.
Conclusie Bij de gemeente ontbreekt een volledig archiefwettelijk voorgeschreven toetsbaar kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer. Er zijn elementen die voldoende lijken. Er zijn beperkt toetsbare eisen geformuleerd. Aanbevelingen Zorg voor overzicht in welke mate wel en niet voldaan wordt aan de eisen van een kwaliteitssysteem. Leg dit vast en werk het verder uit, inclusief toetsbare eisen, zodat een kwaliteitssysteem ingevuld wordt. Formuleer ook toetsbare eisen. Het nalaten/ ontbreken van een kwaliteitssysteem met toetsbare eisen is een vorm van taakverwaarlozing.
3. 1
1
il
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid
archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Bij de gemeente Bronckhorst is in de praktijk sprake van een hybride situatie. Er is geen sprake van vervanging, Dit handboek is in voorbereiding; hierover is regelmatig overleg met de archiefinspectie van het Erfgoedcentrum. Gemeente Bronckhorst voert ook informatie- en archiefbeheertaken voor GR lJsselgraaf uit. De documenten van en voor lJsselgraaf worden opgenomen in Decos. Daarbij is niet aangegeven dat lJsselgraaf de zorgdrager is. Het risico is dat er vermenging is van dossiers, maar ook van vernietiging.
2
IN15-100402
Bijlage bij brief: 2015- U~«(l()7š}/l~il2›/l~l\/
Metadata Er is geen vastgesteld en geïmplementeerd metadataschema als zodanig. ln het kader van het Handboek vervanging wordt hier naartoe gewerkt.
Materialen Er wordt over het algemeen gebruik gemaakt van duurzame materialen om archiefbescheidente bewaren en te beheren. Erfgoedcentrum Bij het Erfgoedcentrum worden metagegevens van overgebrachte archieven in het archiefbeheerssysteem MaisF|exls (MF) geborgd per archief en voor de gehele collectie archieven.
Conclusie Er is geen sprake van vervanging van archiefbeschelden. De papieren originelen zijn leidend. Er is geen vastgesteld metadataschemaals zodanig. lJsselgraaf wordt niet als aparte zorgdrager gezien bij de archivering van documenten. Aanbevelingen Er is geen sprake van vervanging van archiefbescheiden. De papieren originelen zijn leidend. Ga over tot het opstellen en vaststellen van een Handboek vervanging archiefbescheiden, om volledig digitaal te gaan werken. Stel een metadataschema vast. Maak duidelijk dat lJsselgraaf een aparte zorgdrager is. Laat dat terugkomen in de overbrenging en vernietiging.
Digitale archiefbescheiden 4. Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? De gemeente heeft geen vastgesteld totaalbeleid ten aanzien het beheer van digitale archiefbescheiden. Wel is er beleid op het gebied van informatiebeveiliging en er zijn plannen en procedures voor digitaal werken. Gemeente werkt niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal informatiebeheer. Dit is nodig om digitaal te kunnen werken. Gemeente Bronckhorst zorgt voor archivering van haar website. Ook heeft Bronckhorst de
archiveringsmodule social media aangeschaft.
Conclusie Er wordt niet systematisch gewerkt aan digitaal informatiebeheer. Het is niet duidelijk of de gemeente voldoet aan de specifieke wettelijke voorschriften, wat kan blijken uit een toetsing op basis van RODlN. i
Aanbevelingen Stel beleid op ten aanzien van het vormen en beheren van digitale archiefbescheiden. Bij het nalaten /ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. Toets ven/olgens het beleid en de uitvoering aan de hand van RODlN.
1
.1
Vernietiging en ven/reemding van archiefbescheiden 5. Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneerhet bezit van bescheiden niet meer van belang is voor de bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente hanteert de geldende selectielijst voor archiefbescheiden en de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken voor het selecteren en vernietigen van
archiefbescheiden. Behandelaars worden niet automatisch geraadpleegd dan wel op de hoogte gebracht van het voornemen archiefbescheiden te vernietigen, maar alleen bij twijfel. Daarmee is er enig risico dat archiefbescheidenworden vernietigd, die nog noodzakelijk zijn voor de taakuitvoering dan wel om bijzondere redenen voor bewaring in aanmerking komen. -
-
3
i
ï
IN15-100402
Bijlage bij bršef 2015-U--00733/HB/HV
ln de verklaring van vernietiging is de categorie op grond waarvan vernietiging plaatsvindt niet opgenomen. Er is nog geen sprake van vervanging bij de gemeente Bronckhorst. Er wordt aan een handboek gewerkt. Er is een achterstand in vernietiging. Dossiers die in of na 2008 vernietigd kunnen worden, zijn nog niet vernietigd. Er is wel een conceptlijst van in 2008 te vernietigen stukken. Deze is nog niet vastgesteld mede vanwege hoge werkdruk bij het Ecal. lJsseigraaf is niet als aparte zorgdrager opgenomen is in Decos. Het risico is dat de te bewaren stukken van lJsslegraaf in een vernietigingsronde als te vernietigen stukken van gemeente Bronckhorst worden gezien. Zie ook onder punt 3. Conclusie De gemeente selecteert en bewaart volgens de geldende Vernietigingslijst en Selectielijst voor de gemeente Bronckhorst. Aandachtspunten zijn dat behandelaars niet standaard worden geraadpleegd en er een achterstand in vernietiging is. Voor lJsseigraaf: zie onder punt 3. Aanbevelingen Optimaliseer de procedure voor vernietiging. Zorg daarna voor de vernietiging van stukken die tussen 2008 en 2015 vernietigd kunnen worden. Voor lJsseigraaf: zie onder punt 3.
Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats 6. Brengt de gemeente het principe van de Archiefvi/et 1995 'te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk?
l
Er is een achterstand in overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats: 93 m1 milieuvergunningen en 421 overig over te dragen archieven. Er is een overzicht en er wordt toegewerkt naar een terugbrenging van de achterstand en hierover zijn afspraken gemaakt tussen gemeente Bronckhorst en ECAL. Het college heeft geen machtiging tot opschorting van overbrenging van deze bestanden aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten. Ook is er een achterstand in de overbrenging van de registers van de Burgerlijke Stand. Voor lJsseigraaf: zie onder punt 3.
Conclusie Er is een aanzienlijke achterstand in de overbrenging van archiefbescheiden. Voor de milieuvergunningen en persoonskaarten kan aangehaald worden dat deze een uitzondering kunnen vormen op de wettelijke regel van overbrenging van 20 jaar. Dat geldt niet voor de overige archieven (secretarie en registers van de Burgerlijke Stand). Voor lJsseigraaf: zie onder punt 3.
l
i
Aanbevelingen Bewerk de archiefbestanden die volgens de wettelijke termijn van 20 jaar voor overbrenging in aanmerking komen en zorg voor overbrenging of ander: vraag en machtiging tot opschorting aan bij Gedeputeerde Staten. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. Zorg voor overbrenging van de registers van de Burgerlijke Stand, rekening houdend met de wettelijke overbrengingstermijnen. Voor lJsseigraaf: zie onder punt 3.
Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots 7. Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De gemeente Bronckhorst heeft haar beheer omtrent de te bewaren archiefbescheiden belegd bij het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers. De archiefbewaarplaats bevindt zich in Doetinchem. GS heeft de archiefbewaarplaats in juli 2012 goedgekeurd. De klimatologische 4
ii
«i i
IN15-100402
Bijšage bij b:'iel“2()15~-U-0073/i-iB/H\/
omstandigheden worden voortdurend in de gaten gehouden middels een gebouwbeheersysteem. ln de regel vindt tweewekelijks een controlemoment plaats.
Er is een archiefruimte bij de gemeente Bronckhorst. De archiefruimte is gebouwd bij de bouw van het nieuwe gemeentehuis in 2010. Daarbij zijn de eisen voor een archiefruimte meegegeven. Er is niet formeel vastgesteld dat de ruimte aan de eisen voor archiefruimten voldoet. De gemeente beschikt nog niet over een e-depot voor de bewaring van haar digitale archiefbescheiden. Het Erfgoedcentrum onderzoekt momenteel de mogelijkheden om een edepot in te richten of aansluiting te zoeken bij andere partijen.
Conclusie Er is geen archiefruimte waarvan formeel vastgesteld is dat deze aan de eisen voldoet. De archiefbewaarplaats van het Erfgoedcentrum daarentegen voldoet volledig aan de eisen. Voor de digitale archiefbescheiden zal men in de nabije toekomst gebruik maken van een edepot-achtige voorziening. Aanbevelingen Onderzoek of de archiefruimte voldoet aan de eisen. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van de http://lopai.nl/pdf/\Nerkwijze-procedure-bouwcommissie-2013.pdf
Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisenvan de Archiefwet 1995? 8.
Na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats stelt de zorgdrager de verklaring van overbrenging op waarin desgewenst beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen. Archiefbescheiden die hierop betrekking hebben, staan vermeld in de verklaring. Echter de beperkingscriteria zijn in het verleden niet opgenomen en er vond geen besluitvorming in het college plaats. Regels omtrent een afwijzing van raadpleging of gebruik van archiefbescheiden zijn opgenomen in de huisregels van het Erfgoedcentrum. Het Erfgoedcentrum hanteert het KwaliteitshandvestDienstverlening van Brain. Conclusie Het college is als zorgdrager in het verleden onvoldoende betrokken geweest bij de besluitvorming omtrent openbaarheidsbeperkingen. Aanbevelingen Stel voortaan het besluit tot beperking van de openbaarheid op de juiste gronden op. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden?
9.
Er is een Regionaal Crlsisplan Noord- en Oost-Gelderland 2012-2015. Hierin is geen specifieke aandacht voor archiefbescheiden in archiefruimten. De gemeente heeft een conceptplan voor de archiefruimte. Bij het Erfgoedcentrum is een calamiteitenplan 2014 en een gecombineerd BHV-CHVplan (Bedrijfshulpverlenings-en collectiehulpverleningsplan) voor de archiefbewaarplaats aanwezig. Bij calamiteiten zullen de archieven uit de archiefbewaarplaats verplaatst worden naar de archiefbewaarplaatsen in de regio, te weten bij de collega-archiefdiensten van Waterschap Rijn en lJssel, Regionaal Archief Zutphen en Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg.
5 \
IN15-100402
tšijitigê bij brief
2015-Li-~0073/l-šß/llv
Conclusie Er wordt gewerkt aan plannen voor het behouden van analoge archiefbescheiden binnen de gemeentelijke organisatie in de vorm van een calamiteitenplan. Dit is in concept klaar en moet nog vastgesteld worden.
Aanbevelingen Stel plannen en procedures op en vast ten aanzien van het behoud van de archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden en laat ze onderdeel uitmaken van de heersende plannen binnen de gemeentelijk organisatie.
10. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven, ge/et op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hien/oor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?
De gemeente heeft exclusief de manager die ook leiding geeft aan andere clusters 8,7 fte voor DIV-medewerkers, waan/an twee medewerkers in opleiding zijn voor een WA-diploma. Ook andere medewerkers dan DIV zijn binnen de gemeentelijke organisatie betrokken bij de informatievoorziening en archiefvverkzaamheden. Zij zijn allen goed op de hoogte van interne richtlijnen om een goed informatiebeheer te kunnen verwezenlijken. Voor het uitvoeren van taken op het gebied van zorg en beheer van archiefbescheiden van de gemeente is 442.557,euro in de begroting opgenomen. Men is van mening dat het kwaliteitsniveau van de medewerkers DIV voldoende is om alle wettelijke taken naar behoren uit te voeren. Met name sinds de herindeling in 2005 zijn achterstanden ontstaan. Er is in totaal 514 m1 aan achterstand in fysieke archiefbewerking. Er is een planning om de achterstanden uiterlijk eind 2018 weggewerkt te hebben. Deze planning is afgesproken tussen gemeente Bronckhorst en Ecal.
ln maart 2005 zijn er vanuit de Provinciale toezichthouder diverse aanmerkingen geweest. Deze zijn niet meer van toepassing.
'l
»
Ook het Erfgoedcentrum kampt met achterstanden in het bewerken van archieven van de gemeente Bronckhorst. Er is 86 m1 archief (opname juli 2013) materieel te verzorgen van archieven m.b.t. de gemeente Bronckhorst en voorlopers. De omvang van archieven die nog niet voldoende zijn ontsloten en daarmee beschikbaar zijn voor het publiek bedraagt 40,5 m1 (opname 31 december 2014). Het erfgoedcentrum is voortdurend bezig om haar achterstanden weg te werken.
Conclusie Vooral sinds de herindeling heeft de gemeente een achterstand opgelopen in de informatieen archiefhuishouding. Dat brengt grote risico's met zich mee op het gebied van verantwoording afleggen, juiste informatie beschikbaar stellen en transparant zijn. Er is een planning om de achterstanden in te halen. Daarbij moet wel rekening gehouden worden dat er voldoende tijd beschikbaar is voor het verbeteren van de huidige situatie en de overstap te maken naar volledig digitaal werken. Aanbevelingen Voer de planning om achterstanden op analoog archiefgebied weg te werken uit.
j
2
~i
”š 2
6
Bijlage B en w-advies Verslag Archief KPI’s over 2014 met reactie gemeente Bronckhorst m.b.t. de te nemen maatregelen Inleiding Het voorliggende KPI-verslag gemeente Bronckhorst is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) voor de gemeentelijke archieftaken zoals die zijn opgesteld door de VNG (ledenbrief ‘Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen’ van 21 juli 2011). De archief-KPI’s omvatten tien hoofdvragen die bij het beantwoorden daarvan een beeld vormen van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. Het KPI-verslag gemeente Bronckhorst is ook het KPI-verslag voor de GR IJsselgraaf. IJsselgraaf is een kleine gemeenschappelijke regeling. Gemeente Bronckhorst voert ook het informatie- en archiefbeheer uit voor IJsselgraaf. Wanneer relevant wordt specifiek ingegaan op GR IJsselgraaf. Het verslag beschrijft per KPI-categorie de stand van zaken binnen de gemeente Bronckhorst. Per categorie wordt in een korte conclusie de vraag beantwoord in hoeverre de gemeente aan de archiefwettelijke eis voldoet. De aanbevelingen worden apart benoemd. De KPI-vragenlijst is ingevuld door Gerrit van Middelkoop (coördinator DIV - gemeente Bronckhorst, tevens voor IJsselgraaf), Femia Siero (gemeentearchivaris Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers [Erfgoedcentrum]) en Hans Berende (archiefinspecteur Erfgoedcentrum). Iedere KPI-categorie bestaat uit een hoofdvraag en deelvragen, de wettelijke grondslag van de KPIvraag, een oordeel of al dan niet voldaan wordt aan de wettelijke eis en of er eventueel sprake is van taakverwaarlozing op grond waarvan de provinciale toezichthouder kan besluiten in te grijpen. Ook bevat het een toelichting en actiepunten. Deze KPI-vragenlijst (zie bijlage) vormt de basis van het KPI-verslag.
1. Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer De gemeente beschikt over een door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening (22 mei 2008) en een door B&W vastgesteld Besluit Informatiebeheer (15 april 2008). Deze zijn op 5-8-2008 toegezonden aan de archiefinspectie provincie Gelderland. Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer zijn aan actualisatie toe. Er wordt gewacht op de modellen van BRAIN. Voor IJsselgraaf geldt dat er geen aparte regelgeving is vastgesteld. De regelgeving van gemeente Bronckhorst wordt gevolgd. Wijziging overheidstaken De laatste 5 jaren heeft overdracht van taken plaatsgevonden. Verklaringen van overdracht van archiefbescheiden zijn opgesteld en in kopievorm zijn archiefbescheiden (personeelsdossiers) ter beschikking gesteld aan de desbetreffende organisaties. Gemeenschappelijke regelingen De gemeente beschikt over een dossier “Register deelname gemeenschappelijke regelingen” (Z67868), dat functioneert als een register. Bij andere samenwerkingsvormen waarbij uitvoering van taken op afstand worden gezet in overheidsstichtingen, NV’s en publiek-private samenwerkingsverbanden is het eveneens van belang om bepalingen ten aanzien van het archiefbeheer op te nemen. In dit kader zijn de volgende samenwerkingsverbanden te noemen waar geen voorzieningen omtrent de zorg voor archiefbescheiden zijn getroffen. Dat geldt bijvoorbeeld voor IJsselgraaf.
1
Bijlage B en w-advies Het is mogelijk dat meerdere samenwerkingsverbanden zijn aangegaan. Ten tijde van de beantwoording van de KPI-vragen was dat verder niet bekend. Conclusie De gemeentelijke regelingen voldoen ten dele aan de wettelijke eisen. De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn verouderd. Er is aandacht nodig voor het (alsnog) treffen van regelingen ten aanzien van de zorg voor en het beheer van archief. Aanbevelingen Actualiseer Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer. Gebruik daarbij de beschikbaar komende modellen van BRAIN. Het nalaten van een actuele archiefverordening is een vorm van taakverwaarlozing. Blijf aandacht houden voor zorg en beheer van archief bij samenwerkingen en bij uitbesteding van dergelijke taken door het treffen van overeenkomsten/ regelingen. Zorg dat de afspraken over verantwoordelijkheden informatie- en archiefbeheer IJsselgraaf vastgelegd en vastgesteld worden. Reactie gemeente Bronckhorst m.b.t. te nemen maatregelen: - Wanneer de modellen binnenkort beschikbaar komen worden de archiefverordening en het Besluit informatiebeheer aangepast aan de huidige situatie. - Met IJsselgraaf worden afspraken gemaakt en vastgelegd m.b.t. het archiefbeheer door de gemeente Bronckhorst 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? De gemeente werkt op diverse onderdelen aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding. Er is een informatiebeveiligingsbeleid (september 2014) vastgesteld, gebaserd op NEN-ISO 27001 en NEN-ISO 27002. Er is een dynamisch postboek dat continue bijgewerkt wordt. In 2011 is er onderzoek geweest naar het postproces waar aanbevelingen gedaan zijn, zoals maken, vastleggen en bewaken van strakke afspraken over de afhandeling van post en het beraden over een intensievere kwaliteitsbewaking in Decos. Er is ook een plan van aanpak uit 2008 om de kwaliteit van de DIV te verbeteren. Hier wordt naartoe gewerkt. Bovendien is er regelmatig overleg. De gemeente beschikt echter niet over een kwaliteitssysteem met toetsbare eisen zoals is geformuleerd in art. 16 van Archiefregeling als zodanig. Er is niet volledig zicht op waar de kwaliteit voldoet of niet voldoet, en een gecontroleerde toewerking naar verbetering van kwaliteit in het geheel. De door de gemeente benoemde gemeentearchivaris brengt in het algemeen en dagelijks bestuur jaarlijks verslag uit over het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en over het beheer van de archiefbewaarplaats. Het verslag wordt tevens aan de betrokken wethouder verstuurd. Conclusie Bij de gemeente ontbreekt een volledig archiefwettelijk voorgeschreven toetsbaar kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer. Er zijn elementen die voldoende lijken. Er zijn beperkt toetsbare eisen geformuleerd. Aanbevelingen Zorg voor overzicht in welke mate wel en niet voldaan wordt aan de eisen van een kwaliteitssysteem. Leg dit vast en werk het verder uit, inclusief toetsbare eisen, zodat een kwaliteitssysteem ingevuld wordt. Formuleer ook toetsbare eisen. Het nalaten / ontbreken van een kwaliteitssysteem met toetsbare eisen is een vorm van taakverwaarlozing. Reactie gemeente Bronckhorst m.b.t. te nemen maatregelen: Bij het begrip kwaliteitssysteem gaat het dus niet zozeer om het systeem zelf, maar om het organiseren van een permanente cyclus van het stellen van kwaliteitseisen, en
2
Bijlage B en w-advies deze vervolgens toepassen, evalueren en verbeteren. Er zijn verschillende manieren om een kwaliteitssysteem (waar we overigens momenteel op onderdelen wel aan voldoen) vorm te geven: we kunnen een bestaand systeem toegepassen (zoals het INK-model) of zelf een systeem ontwikkelen. Verder wordt momenteel door de organisatie Archief 2020 (een samenwerkingsverband van het Nationaal Archief en ministerie van OCW) gewerkt aan een handreiking voor een kwaliteitssysteem waar we gebruik van willen maken. Met de Coördinator en de Controller Informatiebeveiliging van de clusters Informatisering en automatisering en Planning en Control worden afspraken gemaakt over de definitieve implementatie van deze handreiking. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Bij de gemeente Bronckhorst is in de praktijk sprake van een hybride situatie. Er is geen sprake van vervanging, Dit handboek is in voorbereiding; hierover is regelmatig overleg met de archiefinspectie van het Erfgoedcentrum. Gemeente Bronckhorst voert ook informatie- en archiefbeheertaken voor GR IJsselgraaf uit. De documenten van en voor IJsselgraaf worden opgenomen in Decos. Daarbij is niet aangegeven dat IJsselgraaf de zorgdrager is. Het risico is dat er vermenging is van dossiers, maar ook van vernietiging. Metadata Er is geen vastgesteld en geïmplementeerd metadataschema als zodanig. In het kader van het Handboek vervanging wordt hier naartoe gewerkt. Materialen Er wordt over het algemeen gebruik gemaakt van duurzame materialen om archiefbescheiden te bewaren en te beheren. Erfgoedcentrum Bij het Erfgoedcentrum worden metagegevens van overgebrachte archieven in het archiefbeheerssysteem MaisFlexis (MF) geborgd per archief en voor de gehele collectie archieven. Conclusie Er is geen sprake van vervanging van archiefbescheiden. De papieren originelen zijn leidend. Er is geen vastgesteld metadataschema als zodanig. IJsselgraaf wordt niet als aparte zorgdrager gezien bij de archivering van documenten. Aanbevelingen Er is geen sprake van vervanging van archiefbescheiden. De papieren originelen zijn leidend. Ga over tot het opstellen en vaststellen van een Handboek vervanging archiefbescheiden, om volledig digitaal te gaan werken. Stel een metadataschema vast. Maak duidelijk dat IJsselgraaf een aparte zorgdrager is. Laat dat terugkomen in de overbrenging en vernietiging. Reactie gemeente Bronckhorst m.b.t. te nemen maatregelen: -In overleg met het ECAL wordt momenteel gewerkt aan het handboek vervanging archiefbescheiden zodat, na vaststelling hiervan door het college (streven is 4e kwartaal 2015), de digitale documenten als origineel mogen worden beschouwd zodra de papieren exemplaren gedigitaliseerd zijn. - Er zal een metadataschema worden opgesteld als bijlage van het handboek vervanging archiefbescheiden. -Bij de registratie, vernietiging en overbrenging van archiefstukken van IJsselgraaf zullen deze worden aangemerkt als een afzonderlijk archief van een aparte zorgdrager. 4.
Digitale archiefbescheiden
3
Bijlage B en w-advies Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? De gemeente heeft geen vastgesteld totaalbeleid ten aanzien het beheer van digitale archiefbescheiden. Wel is er beleid op het gebied van informatiebeveiliging en er zijn plannen en procedures voor digitaal werken. Gemeente werkt niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. Dit is nodig om digitaal te kunnen werken. Gemeente Bronckhorst zorgt voor archivering van haar website. Ook heeft Bronckhorst de archiveringsmodule social media aangeschaft. Conclusie Er wordt niet systematisch gewerkt aan digitaal informatiebeheer. Het is niet duidelijk of de gemeente voldoet aan de specifieke wettelijke voorschriften, wat kan blijken uit een toetsing op basis van RODIN. Aanbevelingen Stel beleid op ten aanzien van het vormen en beheren van digitale archiefbescheiden. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. Toets vervolgens het beleid en de uitvoering aan de hand van RODIN. Reactie gemeente Bronckhorst m.b.t. te nemen maatregelen: De Rodin-lijst (Referentiekader Opbouw Informatiebeheer) is een checklist/vragenlijst die een handvat biedt voor inrichting, gebruik en beoordeling van een digitale beheeromgeving, waarin digitale archieven duurzaam en toegankelijk worden beheerd. Deze omgeving bevat het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software. In samenwerking met de Coördinator en de Controller Informatiebeveiliging van de clusters Informatisering en automatisering en Planning en control zal de bovengenoemde Rodin-lijst worden ingevuld en getoetst. 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor de bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente hanteert de geldende selectielijst voor archiefbescheiden en de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken voor het selecteren en vernietigen van archiefbescheiden. Behandelaars worden niet automatisch geraadpleegd dan wel op de hoogte gebracht van het voornemen archiefbescheiden te vernietigen, maar alleen bij twijfel. Daarmee is er enig risico dat archiefbescheiden worden vernietigd, die nog noodzakelijk zijn voor de taakuitvoering dan wel – om bijzondere redenen – voor bewaring in aanmerking komen. In de verklaring van vernietiging is de categorie op grond waarvan vernietiging plaatsvindt niet opgenomen. Er is nog geen sprake van vervanging bij de gemeente Bronckhorst. Er wordt aan een handboek gewerkt. Er is een achterstand in vernietiging. Dossiers die in of na 2008 vernietigd kunnen worden, zijn nog niet vernietigd. Er is wel een conceptlijst van in 2008 te vernietigen stukken. Deze is nog niet vastgesteld mede vanwege hoge werkdruk bij het Ecal. IJsselgraaf is niet als aparte zorgdrager opgenomen is in Decos. Het risico is dat de te bewaren stukken van IJsselgraaf in een vernietigingsronde als te vernietigen stukken van gemeente Bronckhorst worden gezien. Zie ook onder punt 3. Conclusie De gemeente selecteert en bewaart volgens de geldende Vernietigingslijst en Selectielijst voor de gemeente Bronckhorst. Aandachtspunten zijn dat behandelaars niet standaard worden geraadpleegd en er een achterstand in vernietiging is. Voor IJsselgraaf: zie onder punt 3.
4
Bijlage B en w-advies Aanbevelingen Optimaliseer de procedure voor vernietiging. Zorg daarna voor de vernietiging van stukken die tussen 2008 en 2015 vernietigd kunnen worden. Voor IJsselgraaf: zie onder punt 3. Reactie gemeente Bronckhorst m.b.t. te nemen maatregelen: - Procedure vernietigingslijsten: deze zullen voortaan eerst voorgelegd worden aan de coördinatoren van de desbetreffende clusters met het verzoek om te bekijken of het noodzakelijk is dat bepaalde archiefstukken om bijzondere redenen toch nog bewaard moeten worden. - Achterstand vernietigingslijsten: de voorbereiding, samenstelling en verwerking en goedkeuring van deze lijsten is een tijdrovend proces dat de afgelopen jaren zowel bij Bronckhorst als bij het ECAL vertraging heeft ondervonden. De verwerking hiervan is inmiddels weer opgepakt. - IJsselgraaf: zie ook de reactie bij vraag 3 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 1995 ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Er is een achterstand in overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats: 93 m1 milieuvergunningen en 421 overig over te dragen archieven. Er is een overzicht en er wordt toegewerkt naar een terugbrenging van de achterstand en hierover zijn afspraken gemaakt tussen gemeente Bronckhorst en ECAL. Het college heeft geen machtiging tot opschorting van overbrenging van deze bestanden aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten. Ook is er een achterstand in de overbrenging van de registers van de Burgerlijke Stand. Voor IJsselgraaf: zie onder punt 3. Conclusie Er is een aanzienlijke achterstand in de overbrenging van archiefbescheiden. Voor de milieuvergunningen en persoonskaarten kan aangehaald worden dat deze een uitzondering kunnen vormen op de wettelijke regel van overbrenging van 20 jaar. Dat geldt niet voor de overige archieven (secretarie en registers van de Burgerlijke Stand). Voor IJsselgraaf: zie onder punt 3. Aanbevelingen Bewerk de archiefbestanden die volgens de wettelijke termijn van 20 jaar voor overbrenging in aanmerking komen en zorg voor overbrenging of anders: vraag en machtiging tot opschorting aan bij Gedeputeerde Staten. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. Zorg voor overbrenging van de registers van de Burgerlijke Stand, rekening houdend met de wettelijke overbrengingstermijnen. Voor IJsselgraaf: zie onder punt 3. Reactie gemeente Bronckhorst m.b.t. te nemen maatregelen: -Er zijn afspraken gemaakt met het ECAL om uiterlijk eind 2018 de genoemde archieven overgebracht te hebben. - Er wordt een machtiging tot opschorting van overbrenging (tot uiterlijk eind 2018) aangevraagd voor de over te brengen archieven. - De registers van de Burgerlijke Stand die hiervoor in aanmerking komen zullen binnenkort worden overgebracht. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?
5
Bijlage B en w-advies De gemeente Bronckhorst heeft haar beheer omtrent de te bewaren archiefbescheiden belegd bij het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers. De archiefbewaarplaats bevindt zich in Doetinchem. GS heeft de archiefbewaarplaats in juli 2012 goedgekeurd. De klimatologische omstandigheden worden voortdurend in de gaten gehouden middels een gebouwbeheersysteem. In de regel vindt tweewekelijks een controlemoment plaats. Er is een archiefruimte bij de gemeente Bronckhorst. De archiefruimte is gebouwd bij de bouw van het nieuwe gemeentehuis in 2010. Daarbij zijn de eisen voor een archiefruimte meegegeven. Er is niet formeel vastgesteld dat de ruimte aan de eisen voor archiefruimten voldoet. De gemeente beschikt nog niet over een e-depot voor de bewaring van haar digitale archiefbescheiden. Het Erfgoedcentrum onderzoekt momenteel de mogelijkheden om een edepot in te richten of aansluiting te zoeken bij andere partijen. Conclusie Er is geen archiefruimte waarvan formeel vastgesteld is dat deze aan de eisen voldoet. De archiefbewaarplaats van het Erfgoedcentrum daarentegen voldoet volledig aan de eisen. Voor de digitale archiefbescheiden zal men in de nabije toekomst gebruik maken van een edepot-achtige voorziening. Aanbevelingen Onderzoek of de archiefruimte voldoet aan de eisen. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van de http://lopai.nl/pdf/Werkwijze-procedure-bouwcommissie-2013.pdf Reactie gemeente Bronckhorst m.b.t. te nemen maatregelen: Inmiddels is in overleg met onze medewerker gebouwenbeheer een checklist hiervoor ingevuld en verzonden naar de archiefinspectie. Deze checklist is op grond van de Archiefregeling opgesteld voor het toetsen van archiefruimten en dient als inspectieinstrument maar kan ook door zorgdragers worden gebruikt om zelf na te gaan in hoeverre hun archiefruimte voldoet en welke aanpassingen er gedaan moeten worden. De lijst moet nog worden besproken met het ECAL maar op basis van de antwoorden op de vragen lijkt de conclusie gerechtvaardigd dat de ruimte voldoet aan de gestelde eisen. 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet 1995? Na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats stelt de zorgdrager de verklaring van overbrenging op waarin desgewenst beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen. Archiefbescheiden die hierop betrekking hebben, staan vermeld in de verklaring. Echter de beperkingscriteria zijn in het verleden niet opgenomen en er vond geen besluitvorming in het college plaats. Regels omtrent een afwijzing van raadpleging of gebruik van archiefbescheiden zijn opgenomen in de huisregels van het Erfgoedcentrum. Het Erfgoedcentrum hanteert het Kwaliteitshandvest Dienstverlening van Brain. Conclusie Het college is als zorgdrager in het verleden onvoldoende betrokken geweest bij de besluitvorming omtrent openbaarheidsbeperkingen. Aanbevelingen Stel voortaan het besluit tot beperking van de openbaarheid op de juiste gronden op. Bij het nalaten / ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. Reactie gemeente Bronckhorst m.b.t. te nemen maatregelen: Inmiddels worden voor de over te brengen archieven de eventuele uitzonderingen op de openbaarheid voorgelegd aan het college. Dit geldt bijvoorbeeld voor personeelsdossiers in verband met privacy.
6
Bijlage B en w-advies
9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? Er is een Regionaal Crisisplan Noord- en Oost-Gelderland 2012-2015. Hierin is geen specifieke aandacht voor archiefbescheiden in archiefruimten. De gemeente heeft een conceptplan voor de archiefruimte. Bij het Erfgoedcentrum is een calamiteitenplan 2014 en een gecombineerd BHV-CHVplan (Bedrijfshulpverlenings- en collectiehulpverleningsplan) voor de archiefbewaarplaats aanwezig. Bij calamiteiten zullen de archieven uit de archiefbewaarplaats verplaatst worden naar de archiefbewaarplaatsen in de regio, te weten bij de collega-archiefdiensten van Waterschap Rijn en IJssel, Regionaal Archief Zutphen en Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg. Conclusie Er wordt gewerkt aan plannen voor het behouden van analoge archiefbescheiden binnen de gemeentelijke organisatie in de vorm van een calamiteitenplan. Dit is in concept klaar en moet nog vastgesteld worden. Aanbevelingen Stel plannen en procedures op en vast ten aanzien van het behoud van de archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden en laat ze onderdeel uitmaken van de heersende plannen binnen de gemeentelijk organisatie. Reactie gemeente Bronckhorst m.b.t. te nemen maatregelen: Er is inmiddels een concept-calamiteitenplan archiefruimte gemeente Bronckhorst opgesteld. Hierin wordt beschreven hoe te handelen in geval van calamiteiten in de archiefruimte, zoals brand en waterschade. Dit plan wordt zal met het ECAL besproken worden en daarna vastgesteld. 10. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? De gemeente heeft exclusief de manager die ook leiding geeft aan andere clusters 8,7 fte voor DIV-medewerkers, waarvan twee medewerkers in opleiding zijn voor een VVA-diploma. Ook andere medewerkers dan DIV zijn binnen de gemeentelijke organisatie betrokken bij de informatievoorziening en archiefwerkzaamheden. Zij zijn allen goed op de hoogte van interne richtlijnen om een goed informatiebeheer te kunnen verwezenlijken. Voor het uitvoeren van taken op het gebied van zorg en beheer van archiefbescheiden van de gemeente is 442.557,euro in de begroting opgenomen. Men is van mening dat het kwaliteitsniveau van de medewerkers DIV voldoende is om alle wettelijke taken naar behoren uit te voeren. Met name sinds de herindeling in 2005 zijn achterstanden ontstaan. Er is in totaal 514 m1 aan achterstand in fysieke archiefbewerking. Er is een planning om de achterstanden uiterlijk eind 2018 weggewerkt te hebben. Deze planning is afgesproken tussen gemeente Bronckhorst en Ecal. In maart 2005 zijn er vanuit de Provinciale toezichthouder diverse aanmerkingen geweest. Deze zijn niet meer van toepassing.
7
Bijlage B en w-advies Ook het Erfgoedcentrum kampt met achterstanden in het bewerken van archieven van de gemeente Bronckhorst. Er is 86 m1 archief (opname juli 2013) materieel te verzorgen van archieven m.b.t. de gemeente Bronckhorst en voorlopers. De omvang van archieven die nog niet voldoende zijn ontsloten en daarmee beschikbaar zijn voor het publiek bedraagt 40,5 m1 (opname 31 december 2014). Het erfgoedcentrum is voortdurend bezig om haar achterstanden weg te werken. Conclusie Vooral sinds de herindeling heeft de gemeente een achterstand opgelopen in de informatieen archiefhuishouding. Dat brengt grote risico’s met zich mee op het gebied van verantwoording afleggen, juiste informatie beschikbaar stellen en transparant zijn. Er is een planning om de achterstanden in te halen. Daarbij moet wel rekening gehouden worden dat er voldoende tijd beschikbaar is voor het verbeteren van de huidige situatie en de overstap te maken naar volledig digitaal werken. Aanbevelingen Voer de planning om achterstanden op analoog archiefgebied weg te werken uit. Reactie gemeente Bronckhorst m.b.t. te nemen maatregelen: Zie reactie bij vraag 6.
8