ACCEPETEREN RESERVERING

E-mail Templates In i-Reserve is het mogelijk gestandaardiseerde e-mails te verzenden. Het verzenden van dergelijke mails kan volledig worden geautomatiseerd: u maakt dan gebruik van zogenaamde automatische overgangen. Hoe u dergelijke overgangen in gebruik neemt en naar wens instelt, kunt u lezen in de tutorial “Automatische Overgangen instellen”. Gestandaardiseerde e-mails worden gemaakt op basis van een template. In een template maakt u gebruik van dynamische velden (variabelen). Dit zijn velden waarvan de inhoud uit de achterliggende database wordt gehaald, bijvoorbeeld de door de klant opgegeven achternaam. Een overzicht en omschrijving van variabelen die u in i-Reserve kunt gebruiken vindt u in de tutorial “Template Variabelen - een overzicht”. In deze tutorial E-mail Templates wordt duidelijk gemaakt hoe u gestandaardiseerde mails kunt koppelen aan een statusovergang zodat betreffende mail automatisch verzonden wordt nadat de statuswijziging heeft plaatsgevonden. Een statuswijziging is het veranderen van de status van een reservering ( overgang van status oud naar status nieuw). Een statuswijziging vindt automatisch plaats na een zekere actie: het klikken op de button ACCEPETEREN RESERVERING in het detailscherm van een reservering is bijvoorbeeld een actie die de status van de reservering wijzigt van 10-NIEUW in 20-OPEN. Het versturen van een standaard e-mail (losstaand van statusovergangen)komt eveneens aan bod in deze paragraaf. In de paragraaf daarna leest u hoe u e-mail templates kan maken c.q. kan bewerken.

E-mail koppelen aan een statusovergang Let op: wanneer in deze paragraaf over een object gesproken wordt, kunt u voor het woord object ook het woord arrangement lezen. Met andere woorden: in deze paragraaf wordt voor het koppelen van een e-mail aan een statusovergang uitgegaan van een object. Voor het koppelen van een e-mail aan een statusovergang voor een bepaald arrangement volgt u feitelijk dezelfde stappen!

Klik in het MENU OBJECTEN op BEHEER OBJECTEN / BEHEER ARRANGEMENTEN , zie schermprint.

© Teqa Automatisering

Pagina 1

U ziet alle gedefinieerde objecten/arrangementen in een (grid) overzicht:

Klik in de kolom E-mail op het envelopje van het object/arrangement waarvoor u de instellingen met betrekking tot het verzenden van gestandaardiseerde mails na een statusovergang wilt bewerken. Het scherm Status email wijzigen verschijnt:

In het bovenste deel van het scherm Status email wijzigen zet u het automatisch verzenden op Actief (1). U vult het mailadres in wat als afzender op een automatisch verstuurde e-mail moet © Teqa Automatisering

Pagina 2

verschijnen (2). Het veld voor BCC (3) is optioneel, het kan zinvol zijn hier een e-mailadres opgeven. Dit adres wordt gebruikt in combinatie met de kolom ‘kopie naar BCC’ in het onderste deel van het scherm. Indien u op één of meer statusovergang regels het betreffende vakje aanvinkt, wordt behalve een mail naar de klant (standaardinstelling!) ook de mail behorend bij de statusovergang op de aangegeven regel naar het opgegeven BCC adres gestuurd. Op deze manier kunt u via de mail volgen welke e-mails door het systeem zijn verzonden. Het middelste deel van het scherm Status email wijzigen (4)geeft u de mogelijkheid een door u opgegeven statusovergang toe te voegen. De volgende statussen zijn beschikbaar:           

10 = Nieuw 20 = Open 21 = Open, 1e aanmaning 2x = Open, xe aanmaning 30 = Open, betaald 31 = Open, lopend 32 = Open, contract 40 = Gewijzigd door gebruiker 70 = Geannuleerd door gebruiker 80 = Afgewezen 90 = Gesloten

Om een statusovergang toe te voegen voert u de volgende stappen uit: 1. Selecteer bij status overgang oud de status die de reservering voor de overgang heeft 2. Selecteer bij status overgang nieuw de status die de reservering moet krijgen na de overgang 3. Klik op de BUTTON TOEVOEGEN om de ingestelde statusovergang toe te voegen in het onderste deel van het scherm Status email wijzigen In het onderste deel van het scherm Status email wijzigen (5) ziet u welke overgangen reeds aanwezig zijn. Standaard stelt het systeem een aantal overgangen in met daaraan gekoppeld de bijbehorende e-mail templates. Deze standaardinstelling is in de schermprint onderaan op pagina 2 aangegeven. U kunt deze standaardinstelling ten allen tijde oproepen door op de BUTTON VOEG STANDAARD WAARDES IN te klikken. Toelichting tabel Reeds Aanwezige Overgang De tabel bevat 7 kolommen die in onderstaande tabel worden toegelicht. Iedere rij (regel) in de tabel bevat een gedefinieerde statusovergang en geeft aan wat de oude status is, wat de nieuwe status wordt, aan wie de mail wordt verzonden en op basis van welke template deze mail is samengesteld.

Kolom

Toelichting

Status overgang oud Status overgang nieuw Naar klant Kopie naar BCC Specificeer e-mail (optioneel) Template

status die de reservering voor de overgang heeft status die de reservering na de overgang heeft Indien aangevinkt: mail wordt verzonden naar de klant Indien aangevinkt: mail wordt verzonden naar de klant Indien ingevuld: mail wordt verzonden naar opgegeven mailadres Keuze uit de beschikbare templates op basis waarvan de te versturen mail moet worden samengesteld. U kunt kiezen tussen templates in de categorie Standaard E-mails of


Pagina 3

templates in de categorie Object E-mails / Arrangement E-mails, zie schermprint onder deze tabel. Templates van de categorie Standaard E-mails zijn templates die standaard voor alle objecten/arrangementen gebruikt kunnen worden en dus niet object of arrangement afhankelijk zijn. Verwijder deze regel (verwijder deze statusovergang)

Actie

Toelichting reserveringstraject Volgens de standaard instellingen in i-Reserve doorloopt een reservering het volgende traject: 1. Een reservering wordt gemaakt en komt binnen in i-Reserve. In het systeem krijgt een nieuw binnengekomen reservering standaard status 10– Nieuw toegewezen. Volgens de standaard ingestelde statusovergang wordt er bij het toewijzen van status 10 een mail op basis van de template booking_made verzonden. Let op: het is mogelijk de standaard status toewijzing (10) voor een nieuw binnengekomen reservering te wijzigen. Via het MENU CONFIGURATIE, R ES ERVERINGSINSTELLINGEN komt u op een scherm waar reserveringsinstellingen aangepast kunnen worden. Onderaan dit scherm ziet u de volgende velden waar u een andere status kan koppelen aan een nieuw binnengekomen reservering:

Wanneer u een nieuw binnengekomen reservering bijvoorbeeld de status 20-Open wilt toewijzen, dan dient u dat hier in te stellen en vervolgens in het scherm Status e-mail wijzigen(zie schermprint op


Pagina 4

pagina 2) de statusovergangen overeenkomstig aan te passen. Hanteert u de standaardinstelling van i-Reserve voor nieuw binnengekomen reserveringen, dan kunt u de 2e regel in de tabel Reeds Aanwezige Overgang verwijderen door op het kruis in de kolom Actie te klikken:

2. Via het MENU RESERVERINGEN , OVERZICHT , komt u op het overzichtsscherm van de reserveringen. Klik op een reserveringsnummer met status Nieuw. In het detailscherm van de reservering kunt u een nieuw binnengekomen reservering bekijken en middels de buttons onderin het scherm kunt een actie uitvoeren waarmee u de status van een reservering wijzigt:

Actie Accepteren reservering Annuleer reservering Afwijzen reservering

Statuswijziging (oud  nieuw) 10  20 10  70 10  80

Mail verstuurd op basis van template booking_accepted booking_cancelled booking_rejected

3. Nadat u op één van de actie buttons hebt geklikt en daarmee de status van een reservering hebt gewijzigd, ziet dat het detailscherm van de reservering is gewijzigd: de actie buttons zijn verdwenen, er zijn een aantal buttons bij gekomen, het is nu mogelijk handmatig bepaalde velden van deze reservering aan te passen, u kunt een standaard e-mail versturen (losstaand van statusovergangen) en u kunt desgewenst een status handmatig wijzigen. Zie schermprint op de volgende pagina!


Pagina 5

In de categorie Reserveringen vindt u een tutorial die alle velden en mogelijkheden van het detailscherm van een reservering behandelt, voor nu willen we volstaan met het toelichten van de drie mogelijkheden die in het kader van deze tutorial van belang zijn: zie punt 4 + 5 + 6 hiernavolgend. 4. Klik op de BUTTON TOON STATUS om onder de button rij een overzicht te tonen van het traject dat de reservering heeft doorlopen: u ziet welke statusovergangen hebben plaats gevonden, de mails die zijn verstuurd en op welke template de mail is gebaseerd (standaard staat voor templates van de categorie Standaard E-mails), aan welk e-mailadres deze zijn verzonden en de datum/tijdstip van de statusovergang. Zie onderstaande schermprint:

5. U kunt handmatig een status aan een reservering toewijzen door in het selectieveld achter status de gewenste status te selecteren en vervolgens op de BUTTON WIJZIGINGEN OPSLAAN te klikken:


Pagina 6

Op deze manier kunt u bijvoorbeeld een reservering die geaccepteerd is en dus status 20 heeft, alsnog annuleren (status wordt 70) of afwijzen (status wordt 80). Wanneer u kijkt in het scherm Status email wijzigen naar de reeds aanwezige overgangen (zie onderste schermprint op pagina 2), ziet u dat voor de statuswijzigingen 2070 en 2080 overgangen zijn ingesteld met daarbij behorende templates. Dat betekent dus dat wanneer u voor een reservering de huidige status 20 wijzigt in 70 of 80 er automatisch een mail wordt verstuurd om de klant op de hoogte te brengen van de annulering of afwijzing. Op dezelfde manier kunt u bijvoorbeeld een reservering die inmiddels plaats heeft gevonden ‘sluiten’ door status 90 toe te wijzen. In onderstaand voorbeeld (BUTTON TOON STATUS )is een geaccepteerde reservering alsnog geannuleerd en vervolgens gesloten. U kunt zien dat er bij het sluiten van een reservering geen mail is verzonden:

6. Vanuit het detailscherm van een reservering is het mogelijk een standaard e-mail te versturen. Een standaard e-mail is een gestandaardiseerde e-mail gebaseerd op een bestaande template (standaard in het systeem aanwezig of door u aangemaakt). Wanneer u een standaard e-mail verstuurd wordt, verandert er niets aan de status van een reservering! Let op: de term standaard e-mail betekent hier dus iets anders dan de term Standaard E-mails die we gebruiken voor onderscheid van templates behorend bij een object ( categorie Object E-mails), templates behorend bij een arrangement (categorie Arrangement E-mails) of templates die standaard voor alle objecten/arrangementen gebruikt kunnen worden en dus niet object of arrangement afhankelijk zijn (categorie Standaard E-mails)! Voorbeeld: stel u krijgt een telefoontje van een klant dat hij/zij de aangekondigde e-mail met betaling gegevens (booking_accepted) nog steeds niet heeft ontvangen. U opent het scherm met de reserveringsdetails van deze reservering, u constateert dat de mail wel degelijk is verstuurd (groene arcering in onderstaande schermprint!) maar kennelijk is er bij de ontvangst iets misgelopen.

Om een standaard e-mail te versturen selecteert u in het veld achter ‘Verstuur een standaard e-mail’ de gewenste template en klikt u op de BUTTON VERSTUUR! Wanneer u vervolgens klikt op de button TOON STATUS ziet u in het overzichtje dat het verzenden van deze standaard mail is uitgevoerd en dat er geen statuswijziging heeft plaatsgevonden (rode arcering in onderstaande schermprint):


Pagina 7

E-mail template maken of bewerken In i-Reserve kun je feitelijk drie soorten templates maken/bewerken waarop gestandaardiseerde mails kunnen worden gebaseerd. De volgende categorieën worden gebruikt om de soorten van elkaar te onderscheiden: 

 

Standaard E-mails Templates die standaard voor alle objecten/arrangementen gebruikt kunnen worden en dus niet object of arrangement afhankelijk zijn. Object E-mails Templates die bij één specifiek object horen en niet beschikbaar zijn voor andere objecten. Arrangement E-mails Templates die bij één specifiek arrangement horen en niet beschikbaar zijn voor andere arrangementen.

Een template toevoegen, wijzigen of verwijderen gebeurt voor alle drie de categorieën vanuit het scherm Wijzigen E-mail Templates, de stappen die u in dit scherm moet uitvoeren zijn voor alle email templates in principe gelijk. Hieronder wordt eerst beschreven hoe u in het scherm Wijzigen E-mail Templates komt voor de categorie Standaard E-mails, vervolgens voor de categorieën Object E-mails en Arrangement E-mails. In het scherm aangekomen kunt u alleen de templates van betreffende categorie bewerken! Vervolgens wordt uitgelegd hoe u een template kan toevoegen en hoe u een bestaande of nieuw toegevoegde template kan bewerken. Deze uitleg gaat uit van een template behorend tot de categorie Object E-mails. Voor de andere twee categorieën volgt u dezelfde stappen. Eventuele afwijkingen worden middels schermprints of een beschrijving duidelijk aangegeven. Het scherm Wijzigen E-mail Templates voor Standaard E-mails oproepen: Klik in het menu CONFIGURATIE op E-MAIL INSTELLINGEN , zie schermprint.


Pagina 8

Het scherm E-mail instellingen opent:

Klik op de button Bewerk standaard templates om het scherm Wijzigen E-mail Templates te openen. Lees verder op pagina 10, direct na de bovenste schermprint! Het scherm Wijzigen E-mail Templates voor Object / Arrangement E-mails oproepen: Klik in het MENU OBJECTEN op BEHEER OBJECTEN / BEHEER ARRANGEMENTEN , zie schermprint.

U ziet alle gedefinieerde objecten/arrangementen in een (grid) overzicht:

Klik in de kolom E-mail op het envelopje van het object/arrangement waarvan u voor een bepaalde statusovergang een e-mail template wilt maken of bewerken. Het scherm Status email wijzigen verschijnt, klik hierin op de BUTTON BEWERK TEMPLATES :


Pagina 9

Het scherm Wijzigen e-mail templates verschijnt. U kunt hier e-mail templates wijzigen, verwijderen en toevoegen. Het scherm bestaat feitelijk uit drie delen: 

In het bovenste deel geeft u aan welke template u wilt bewerken (1) en in welke taal (2). U kunt hier desgewenst ook een nieuwe template maken (3). Verder kunt u in dit deel zien voor welk object/arrangement deze template wijzigingen worden uitgevoerd (4), in geval het een template van de categorie Standaard E-mails betreft staat er geen object- of arrangementnaam maar staat er Standaard E-mails.



Het middelste deel bevat de editor (1), een preview mogelijkheid van de mail zoals die verzonden wordt (2) en de buttons waarmee u de wijzigingen opslaat, een template kan verwijderen etc (3). Zie schermprint op de volgende pagina:


Pagina 10



Het onderste deel bevat een legenda van generieke velden. Dit zijn de variabelen die dynamisch worden vervangen als de email verstuurd wordt. Deze dienen met de accolades te worden opgenomen in de tekst van de template en zullen door de echte waarde worden vervangen door i-Reserve. Het meest recente overzicht en daarbij horende omschrijving van variabelen die u in i-Reserve kunt gebruiken vindt u in de tutorial Template Variabelen - een overzicht!

Nieuwe template toevoegen Een nieuwe template maakt u door in het bovenste deel de gewenste naam in het tekstvak (1) te typen en op de BUTTON TOEVOEGEN te klikken.

De naam van de template verschijnt nu in het lijstje waar u de template kiest die u wilt maken/bewerken. De schermprint op de volgende pagina toont een voorbeeld van zo’n lijstje voor de categorie Object E-mails.


Pagina 11

Bestaande of nieuw toegevoegde template bewerken Selecteer de nieuw toegevoegde template en klik op de BUTTON SELECTEER TEMPLATE . Omdat ons voorbeeld een nieuwe template is, is het editor gedeelte nog leeg:

Het maken van een tekst in de editor lijkt op het maken van tekst in MS Word: u kunt tekst opmaken, opsomlijsten maken, een tabel invoegen, een hyperlink invoegen, etc. Het is eveneens mogelijk een afbeelding toe te voegen, zie hiervoor het stappenplan “Afbeelding toevoegen in de editor” op pagina 14. Wanneer u met de muis op een icoontje gaat staan, verschijnt een toelichting over betreffende functie:

Tip: voor het juist toepassen van de dynamische velden (variabelen) is het raadzaam de tutorial “Template Variabelen - een overzicht” bij de hand te hebben! © Teqa Automatisering

Pagina 12

Type het onderwerp en vervolgens de inhoud van de mail. Klik op de BUTTON WIJZIGINGEN OPSLAAN . Vul vervolgens een bestaand reserveringsnummer in en klik op de BUTTON TOON PREVIEW . Onderstaande schermprints tonen u respectievelijk een voorbeeld van de gemaakte template en een voorbeeld van het resultaat (preview functie!):


Pagina 13

Let op: de gebruikte variabelen zijn allen basis variabelen en kunt u direct in de editor zelf gebruiken. Voor het gebruik van de geavanceerde variabelen Details, Deelnemers, Opties en Extra Vragen moet u een start- en eindcode in de achterliggende html code toevoegen. Meer info in: “Template Variabelen - een overzicht”.

Indien de e-mail template gereed is, klikt u op de BUTTON TERUG om terug te keren naar het scherm Status e-mail wijzigen. Hier kunt u naar wens de nieuw gemaakte template aan een bestaande of nieuw toe te voegen statusovergang koppelen zoals uitgelegd in de eerste paragraaf van deze tutorial. Let wel: u bent niet verplicht een template aan een statusovergang te koppelen, de template kan ook gemaakt zijn om incidenteel een standaard e-mail te versturen zoals uitgelegd onder punt 6 op pagina 7. Afbeelding toevoegen in de editor U kunt via de editor één of meerdere afbeeldingen aan een template toevoegen. Volg daarvoor de volgende stappen: 1. Upload de afbeelding naar uw eigen site en noteer de url van de afbeelding (bijvoorbeeld http://www.uwsite.nl/images/afbeelding.gif) 2. In de editor zet u de cursor op de plaats waar u de afbeelding wilt invoegen en klikt u op de button AFBEELDING INVOEGEN , zie schermprint:

3. Het scherm Afbeelding invoegen/bewerken opent:


Pagina 14

4. Vul de velden in zoals in onderstaande tabel uitgelegd:

Veld

Voorbeeld

Afbeelding

http://demo.i-reserve.nl/images/ireserve.jpg

Beschrijving

Logo i-Reserve

Uitlijning

Afmetingen

Basislijn Boven Midden Onder Bovenkant tekst Absoluut midden Absoluut onder Links Rechts 163 x 57

Rand

2

Verticale marge

5

Horizontale marge

5

Uitleg De url van de afbeelding die u wilt toevoegen. Optioneel. De tekst die verschijnt wanneer u met de muiswijzer op de afbeelding gaat staan. De uitlijning van de afbeelding. Hier moet u gewoon de verschillende opties uitproberen tot u het gewenste resultaat heeft!

Het formaat van de afbeelding in pixels. Dit veld wordt automatisch ingevuld indien de door u opgegeven url in het veld Afbeelding correct is. Default = blanco De waarde die u hier opgeeft staat voor de dikte in pixels van een rand om de afbeelding in pixels. Default = blanco De waarde die u hier opgeeft in pixels staat voor de verticale afstand tussen de afbeelding en de tekst Default = blanco De waarde die u hier opgeeft in pixels staat voor de horizontale afstand tussen de afbeelding en de tekst

5. Klik op de BUTTON TOEPASSEN . Onderstaande schermprint laat zien dat de afbeelding direct in de editor wordt getoond:

6. Indien u iets wilt wijzigen met betrekking tot de instellingen van de afbeelding, klikt u één maal op de afbeelding, u ziet dat deze nu geselecteerd is: © Teqa Automatisering

Pagina 15

7. Klik vervolgens op de button AFBEELDING INVOEGEN . Het scherm Afbeelding invoegen/bewerken opent (zie stap 3). Voer de wijzigingen door en klik op TOEPASSEN . 8. In dien de template met de afbeelding(en) naar wens is, klikt u op de BUTTON WIJZIGINGEN OPSLAAN om de wijzigingen in de template op te slaan:


Pagina 16

ACCEPETEREN RESERVERING

Recommend Documents