Backorders: deellevering, nalevering en reservering Als eerste beschrijven we de mogelijkheden van SnelStart!Backorder. Vervolgens komen de aanpassingen in vensters aan bod. Als laatste treft u stappenplannen aan voor deellevering, nalevering en reservering. Mogelijkheden van SnelStart!Backorder Hiermee kunt u een order opsplitsen in een order met reeds te leveren artikelen en een backorder met de nog na te leveren artikelen. Deze module maakt het ook mogelijk artikelen te reserveren. SnelStart!Backorder is een uitbreidingsmodule, beschikbaar vanaf SnelStart!Nota 3. Deelleveringen Bij deelleveringen mag de order opgesplitst worden: •
er wordt er een factuur, pakbon of afhaalbon gemaakt maken voor de artikelen die wel uitgeleverd kunnen worden – deze staan op voorraad; o
•
de oorspronkelijke order krijgt dan volgnummer 0 (na een punt); bijvoorbeeld ‘321.0’.
er wordt automatisch een backorder gemaakt voor het aantal nog na te leveren artikelen. o
de backorder krijgt de toevoeging 1 of hoger (na een punt); bijvoorbeeld ordernummer ‘321.1’ De backorder wordt als order opgeslagen in de submap Backorders van de map Orders.
Reserveringen Zowel in het verkoopvenster als via Programma, Voorraadreserveren kan voorraad gereserveerd worden. Dit kan alléén als er voldoende vrije voorraad is. Als u artikelen reserveert, gaat die reservering af van de vrije voorraad: deze gereserveerde artikelen zijn dus niet meer beschikbaar voor andere orders. Aanpassingen in de verschillende vensters In Programma, Verkopen: •
het kader/tabblad Backorder is specifiek voor backorder;
•
de orderregels krijgen extra velden:
In Onderhoud, Verkoopsjablonen Wijzig de opmaak van de factuur en orderformulieren, zodat ook de backorder-gegevens op de factuur en orderformulieren komen te staan. U vindt de velden met backorder-gegevens in het gereedschapsvenster bij de regelvelden.
Tip! In de het voorbeeldbedrijf vindt u opmaken voor backorders die u naar uw eigen administratie kunt kopiëren en dan naar wens kunt aanpassen.
Harkebuurt 3, Postbus 302, 1794 ZG OOSTEREND Tel. (0222) 36 30 60 Fax (0222) 36 30 67 Email
[email protected] Internet www.snelstart.nl KvK Alkmaar 370 54131 BTW NL 0084.00.933.B.01 Versie 1.0
Pag 2
Voorbeeld 1 - voor het aanmaken van een deellevering Tip! Ga naar Administratie en kies daar voor Kopiëren geopende administratie. Noem deze Testadministratie. U kunt nu zonder consequenties alles uitproberen. Voorbeeldsituatie: Van artikelcode 100 is de vrije voorraad 30 stuks en van artikelcode 103 is de vrije voorraad 10 stuks. U verkoopt 12 stuks van beide artikelen; deellevering is toegestaan. Stap 1 Ga naar Programma, Verkopen en maak een nieuwe order aan. Stap 2 Vink in kader Backorder de optie Deellevering toestaan aan.
Stap 3 Ga naar de eerste orderregel en voer de bestelling met voldoende voorraad in: •
bij Artikelcode de code 100
•
bij Aantal zet u 12 Bij Vrije voorraad staat 30; dit is dus hoger dan het benodigde aantal o
Dus: bij Afleveren komt 12 te staan.
o
De nieuwe vrije voorraad wordt 18 (30-12);
Stap 4 Ga naar de volgende orderregel en voer de bestelling in waarvan onvoldoende voorraad aanwezig is: •
Voer bij Artikelcode de code 103 in;
•
bij Aantal zet u 12; Bij Vrije voorraad staat 10; dit is dus lager dan het benodigde aantal. o
Dus: bij Afleveren komt 10 te staan (dit is de Vrije voorraad).
o
Nieuwe vrije voorraad wordt 0;
Resultaat van de zojuist ingevoerde orderregels
Stap 5 Klik nu op één van de volgende knoppen: Factuur, Contantbon, Pakbon of Afhaalbon: •
de betreffende order wordt afgedrukt Deze order krijgt een volgnummer 0: bijvoorbeeld 3000.0
•
er wordt automatisch een backorder gemaakt voor de nog te leveren artikelen. Deze order krijgt een volgnummer 1 of hoger: bijvoorbeeld 3000.1 U kunt hem terugvinden in de submap Backorders van de map Orders.
•
SnelStart geeft de melding "Er vindt een deellevering plaats".
Harkebuurt 3, Postbus 302, 1794 ZG OOSTEREND Tel verkoop. (0222) 36 30 61 Fax (0222) 36 30 67 Email
[email protected] Internet www.snelstart.nl KvK Alkmaar 370 54131 BTW NL 0084.00.933.B.01
Pag 3
Vervolg voorbeeld 1, nu voor het aanmaken van de nalevering De bestelde artikelen zijn ontvangen en de voorraadmutatie is verwerkt via Programma, Voorraadregistratie (Bij gebruik van SnelStart!Inkoop gaat dit via het venster Inkopen). Stap 1 Ga naar Programma, Verkopen
Stap 2 Selecteer in het veld Klanten de betreffende klant
Stap 3 Ga in het kader Sjablonen (linksboven) naar de map Orders en open de de submap Backorders
Stap 4 U kunt nu kiezen: •
de factuur direct afdrukken, automatisch worden de nog te leveren aantallen toegekend.
•
dubbelklikken op de betreffende backorder zodat u in de order komt: o
Is het nog te leveren aantal artikelen niet gereserveerd, dan krijgt u eerst de vraag of de beschikbare voorraad toegekend moet worden.
o
U kunt ook zelf de orderregel(s) aanpassen en zelf bepalen hoeveel u wilt leveren of reserveren.
o
U kunt eventueel alsnog met de knop Voorraad toekennen de nog te leveren aantallen in alle orderregels bij Afleveren laten zetten;
•
Merk op dat er twee extra velden zijn: Totaal aantal en Totaal geleverd.
•
Kon u bij deze backorder slechts een gedeelte leveren, dan wordt er nog een nieuwe backorder gemaakt.
Harkebuurt 3, Postbus 302, 1794 ZG OOSTEREND Tel verkoop. (0222) 36 30 61 Fax (0222) 36 30 67 Email
[email protected] Internet www.snelstart.nl KvK Alkmaar 370 54131 BTW NL 0084.00.933.B.01
Pag 4
Voorbeeld 2 - Zonder deellevering Voorbeeldsituatie: Van artikel 103 is de vrije voorraad bijvoorbeeld 48 stuks en van artikel 104 is de vrije voorraad 2 stuks. U verkoopt 24 stuks van beide artikelen, maar zonder deellevering. Stap 1 Ga naar Programma, Verkopen en maak een nieuwe order aan. Stap 2 Vink in kader Backorder de optie Deellevering toestaan uit.
Stap 3 Ga naar de eerste orderregel en voer de bestelling met voldoende voorraad in: •
bij Artikelcode de code 103
•
bij Aantal zet u 24 Bij Vrije voorraad staat 48; dit is dus hoger dan het benodigde aantal o
Dus: bij Afleveren komt 24 te staan.
o
De nieuwe vrije voorraad wordt 24 (48-24);
Stap 4 Ga naar de volgende orderregel en voer de bestelling in waarvan onvoldoende voorraad aanwezig is: •
Voer bij Artikelcode de code 104 in;
•
bij Aantal zet u 24; Bij Vrije voorraad staat 2; dit is dus lager dan het benodigde aantal. o
Dus: bij Afleveren komt 2 te staan (dit is de Vrije voorraad).
o
Nieuwe vrije voorraad wordt 0;
Stap 5 Klik nu op één van de volgende knoppen: Factuur, Contantbon, Pakbon of Afhaalbon: •
U krijgt van SnelStart de volgende melding:
•
U kunt nu géén factuur, contantbon, pakbon of afhaalbon maken, want er is een artikel dat niet geleverd kan worden en deellevering is niet toegestaan. Bij Afleveren komt 0 te staan
Harkebuurt 3, Postbus 302, 1794 ZG OOSTEREND Tel verkoop. (0222) 36 30 61 Fax (0222) 36 30 67 Email
[email protected] Internet www.snelstart.nl KvK Alkmaar 370 54131 BTW NL 0084.00.933.B.01
Pag 5
•
Sla de order op: u krijgt dan van SnelStart de volgende vraag:
•
Uw keuze heeft de volgende consequenties: o
Bij Ja wordt het aantal uit Afleveren bij Reserveren opgeteld; daarna wordt de order opgeslagen.
o
Bij Nee wordt Afleveren 0 en wordt er niets bij Reserveren opgeteld. Hiermee worden die artikelen dus weer bij de Vrije voorraad geteld en kunnen ze aan andere orders toegekend worden. De order wordt opgeslagen.
o
Bij Annuleren keert u terug in het verkoopvenster en kunt u nog eens bekijken wat u wilt.
Stap 6 Zodra de voorraad is bijgevuld kunt u alsnog de order uitleveren.
Harkebuurt 3, Postbus 302, 1794 ZG OOSTEREND Tel verkoop. (0222) 36 30 61 Fax (0222) 36 30 67 Email
[email protected] Internet www.snelstart.nl KvK Alkmaar 370 54131 BTW NL 0084.00.933.B.01
