Notulen van de bestuursvergadering van 23 februari 2011 Aanwezig: Edward, Caroline, Wilco, Jacqueline Aanwezig op uitnodiging van het bestuur: commissie administratie; Edwin, Remy en Adriana Afwezig: Rinola (afgemeld), Ethel( afgemeld, ziek), Ruisandro (geen bericht), Herald (afgemeld vanwege studie). Voorzitter Edward opent de vergadering om 20:50 uur. Adriana maakt de notulen omdat de secretaris niet aanwezig is en de vacature van vice secretaris nog niet is ingevuld. Punt 1 De notulen van de vorige vergadering van januari kunnen niet worden besproken en goedgekeurd omdat de secretaris niet aanwezig is. Besloten wordt om in de volgende vergadering zowel de notulen van januari als februari af te handelen. Er zijn veel agendapunten en Edward stelt voor om de meest urgente punten te behandelen en als eerste Edwin/Remy/Adriana aan het woord te laten (commissie nieuw op te zetten administratie, die op uitnodiging van het bestuur aanwezig is om een overzicht van de voortgang van dit proces te geven. Tevens zal Edwin een kleine presentatie geven van het nieuw aangeschafte on-line boekhoudprogramma). Voorstel wordt aangenomen door het bestuur. Agendapunten 12,13 en 14 zullen in de volgende vergadering worden besproken. Administratie commissie Edwin zal namens de commissie behalve een update en presentatie, ook de agendapunten 4, 10 en 11 ter sprake brengen. Edwin deelt mee dat hij de hele administratie van de stichting heeft opgehaald bij Jenny, ook de oude pc. Zijn voorstel is om een externe harde schijf van 250 gb aan te schaffen om de data op te zetten. In de toekomst zullen de pdf.facturen aan de bewoners ook opgeslagen moeten worden. Er wordt besloten om er een aan te schaffen. Wilco gaat dit regelen. Remy Helaas heeft Remy een aantrekkelijker stage aanbod gekregen van een accountskantoor, waar hij nu hele dagen stage loopt. Remy’s inbreng zal door het bestuur na de presentatie worden besproken als de administatie commissie hun inbreng in de vergadering heeft afgesloten en de vergadering heeft verlaten. Besloten wordt nu dat Remy aan het bestuur zal aangeven wat hij aan kan. Hij zal dat het bestuur zo snel mogelijk laten weten. Bestuur moet beslissen wat ze dan gaan doen, eventueel een andere stagaire zoeken (die kan worden ingewerkt door Remy) of Remy op project basis aanhouden.
Op de vraag van Edwin of de stichting een door de UNA goedgekeurde stageplek is, dit wordt door Remy besproken met de heer Sofia, de stage mentor van Remy. Update: Edwin vertelt dat de administratie van 2010 is ingeboekt in Twinfield door Remy. De adminsitratie, die we van Jenny hebben gekregen is onoverzichtelijk. Edwin heeft de administratie van voorgaande jaren geimporteerd, maar alles moet per regel worden nagelopen. Er zijn namelijk verschillende eigenaren per kavel en de openstaande posten zijn niet gesplitst per eigenaar. We weten dus niet wie welk bedrag schuldig is en we hebben ook geen up to date gegevens van de huidige bewoners. Deze hebben we proberen te verzamelen door middel van de brief die in december huis aan huis is verspreid. Helaas hebben niet alle eigenaren de ingevulde bijlage ingeleverd. Van de 480 kavels zijn er ruim 100 leeg of in aanbouw, van iets meer dan 100 eigenaren hebben we gegevens gekregen. Dit betekent dat we van ongeveer 280 eigenaren nog geen gegevens hebben. Dit heeft prioriteit, van de 100 onbebouwde kavels zullen we in een later stadium moeten beslissen hoe we dit gaan aanpakken. Om een goede administratie te voeren en de juiste mensen te kunnen aanmanen, zullen we weer een poging moeten doen om van de 280 eigenaren de gegevens te krijgen. Voorstel van de commissie is om Remy of een andere stagaire een x-aantal dagen bij de bewaking te laten zitten en iedereen die de slagboom doorkomt aan te spreken. Caroline komt met het voorstel om eerst een briefje uit te delen aan iedere bewoner via de bewaking om een vooraankondiging hiervan te doen bij de bewoners om dit uit te leggen en hen om begrip te vragen dat ze binnenkort zullen worden aangesproken bij de poort. Beide voorstellen worden besproken en er wordt het volgende besloten: Er zal een vooraankondigingsbrief gemaakt die zal worden uitgedeeld door de bewaking. De brief zal worden gemaakt door Wilco (Nederlands en Engels), Remy zal de papiamentse vertaling op zich nemen. Het bestuur zal de bewakers vragen om de eigenaren bij de poort aan te spreken. De bewakers zullen een lijst op kavelnummer krijgen met de informatie van wie we al gegevens hebben, de anderen zullen de bijlage krijgen die ook al bij de brief zat en zullen worden verzocht dit ter plekke in te vullen. Hierna zal de bewaker de betreffende kavel afvinken, zodat een bewaker collega alleen naar het kavelnummer hoeft te vragen en dan snel kan controleren of de gegevens al ingevuld zijn. Over een passende vergoeding voor de bewakers moet in de volgende vergadering worden besloten. Actiepunt voor Edwin: lijst uitprinten ten behoeve van de bewakers . Presentatie: Edwin laat op de pc zien hoe Twinfield eruit ziet, laat de debiteurenlijst zien met de ontbrekende gegevens, laat zien hoe een debiteurenkaart van een eigenaar eruit ziet, de lijst met bedragen die we hebben binnengekregen en van we niet weten van wie het is, een behoorlijk betaald bedrag dat oploopt tot over de 40.000 gulden. Vertelt hoe we straks rechtstreeks de bankafschriften kunnen inboeken. Hoe we per regel straks moeten gaan
uitzoeken wie wat en voor welke maanden betaald heeft. Uit de presentatie blijkt dat we absoluut eerst gegevens van de bewoners moeten krijgen om de administratie aan de gang te krijgen. Na de presentatie heeft de administratie commissie nog de volgende vragen aan het bestuur in het kader van een eenvoudiger te onthouden website. Dit zal hopelijk de eigenaren motiveren om ook betrokken te worden en blijven bij de buurt. Punt 6,7 en 8 1. Is het bestuur genegen om een url aan te kopen voor ongeveer $25 per jaar, zodat de website naam een stuk eenvoudiger wordt. Het bestuur gaat hiermee akkoord. Aan het bestuur wordt gevraagd of er een voorkeur naam voor de website bestaat, zodat we kunnen bekijken wat er vrij is. Voorkeur bestuur is SSH.com of Sunsetheights.com 2. Is het een optie om de website op het bewakershuisje te schilderen of vermelden? Het bestuur vindt dit een goed idee en gaat akkoord. Punt 2 Voorstel brief voor nieuwe bewoners: een combinatie van welcome, gegevensverzameling en security pass uitgifte. De administratie commissie zal het voorstel emailen naar het bestuur en iedereen geeft input voor de volgende vergadering. Hierna verlaten Edwin en Remy de vergadering, Adriana blijft nog om de rest van de vergadering te notuleren. Punt 3 Heeft iemand een idee hoeveel gesplitste kavels er zijn? Tot op heden zijn we gekomen tot AE 55, AH36. Beiden zijn kadastraal gesplitst, er zal moeten worden gekeken hoe we aan die informatie kunnen komen. We verplaatsen dit onderwerp naar de volgende keer. Punt 4 Er zijn ingevulde informatie formulieren binnengekomen waarin gegevens ontbreken die wel voor ons van belang zijn, zoals eigenaar sinds en e-mail adres. Voorstel is om Remy te laten bellen. Gezien de situatie nu met Remy, biedt Caroline aan om dit op zich te nemen. Punt 5 Security passes: hoeveel pasjes mogen er gratis worden uitgegeven? Krijgen bij bijv. een kavel met eigenaar en huurder er maar maximaal 2 of 2 per persoon. Wat zijn de kosten als iemand een extra pas wil of een pas kwijt is? En welke persoon zal zich hiermee gaan bemoeien (= nu Caroline) dus welke naam mogen we op de website vermelden? Het bestuur geeft aan dat het de bedoeling is om 2 passen per kavel uit te geven, extra pasje kost Naf.25,00. Dit bedrag is hoog, omdat we willen voorkomen dat een eigenaar een pasje
koopt voor een vriend, zodat hij makkelijker binnen kan komen. Dit is niet de bedoeling van het pasjes systeem. Aan Caroline wordt gevraagd of we weten welke nummers het oude bestuur heeft uitgegeven. Dat weten we niet, Caroline houdt zelf een lijst in excel bij met de nummers en namen aan wie de pas is uitgereikt. Jacqueline stelt voor om jaarlijks een nieuwe pasjes of stickers uit te geven. Het bestuur vindt dit idee uit beveiligingsoverwegingen een goed plan. Dit betekent dat we dan meteen weten wie een sticker heeft, stickers per jaar kunnen niet zo makkelijk doorgegeven worden en zal de beveiliging beter maken. Jacqueline zal via Vista Print een prijsopgave van de kosten opvragen voor 1000 stuks. De verantwoorlijke voor de pasjes uitgifte blijft voorals nog bij Caroline en pas later zullen we e.e.a. op de website gaan plaatsen. Punt 9 Bespreking van de twee offertes van All Signs en ArtView voor een nieuw snelheidsbord. Deze offertes zijn opgevraagd naar aanleiding van de vergadering van januari. Er is een groot prijsverschil tussen de offertes. Misschien ligt het prijsverschil wel in de kwaliteit. Er wordt besloten dat Edward bij beiden langs rijdt om het materiaal te checken. Punt 15 Wilco deelt mee dat er van de vorige eigenaar van kavel xxxx, xxxxxxx, Naf. 4700,00 is binnen gekomen van verkoop van de kavel via notaris, xxxxxxx heeft nog een kavel xxxxx, ze gaat deze openstaande post van Naf. 4000,00 in 4 termijnen betalen, de eerste termijn van Naf. 1000,00 is in januari betaald. Bij de rondvraag wordt ook de positie van Remy besproken. De voorkeur van het bestuur gaat uit naar het zoeken van een andere stagaire gezien de omvang van de opdracht. Het bestuur zal vragen of Edwin en Remy hier het voortouw in willen nemen. De datum van de volgende vergadering wordt vastgelegd op woensdag 23 maart om 8:30 uur bij de penningmeester thuis. Edward sluit de vergadering om 22:15 uur
Agendapunten voor de vergadering van woensdag 23 maart 2011 1. De status/voortgang van de genomen besluiten van de vergadering van 26-1 en bespreking/goedkeuring van de notulen van 26 januari en 23 februari 2011. 2. Bankafschriften alleen digitaal laten komen? 3. Een bank benaderen om de openstaande posten te financieren; voor een bank is het zeer aantrekkelijk om tig klanten erbij te krijgen en de Stichting kan op korte termijn veel geld krijgen en van een groot gedeelte van zijn debiteuren probleem af zijn. We moeten dan natuurlijk wel een fatsoenlijk rente percentage gaan bedingen bij de bank. 4. We kunnen de bewoners dan de keuze geven; direct de volledige schuld betalen of met de bank een overeenkomst aangaan. De Stichting heeft daarna geen debiteuren probleem/risico meer. 5. Een telefoontje van een buurtbewoner die naast het huis waar het drama van de verongelukte jongen heeft afgespeeld. Hij zag daar weer kinderen spelen. 6. De volgende berichten komen binnen via de zoon van de penningmeester: er wordt veel gedrift door de bewoners van kavel AC82, er zijn 4 race auto’s op of bij hun kavel gezien die aan het driften waren. 7. Passende vergoeding voor de bewakers indien zij de bewoners gaan aanhouden bij de poort voor het verzamelen van gegevens van de eigenaren. 8. Onkruidgroei in de rooien en op de kruispunten. 9. Kadastraal gesplitse kavels: weten we hoeveel er zijn en welke het zijn?
