Interne memo
Aan
Regionaal Bestuurlijk Overleg Jeugd
Betreft
Inrichting overlegtafels – bestuurlijk aanbesteden
Van
Aanjaagteam Transitie Jeugdzorg Brabant Noordoost - Werkgroep inkoop TJ
Datum
17 maart 2014
1. Inleiding In de regio Brabant Noordoost zijn meer dan 150 grote, middelgrote en kleine organisaties betrokken bij het leveren van de ondersteuning en zorg waarvoor gemeenten vanaf 2015 verantwoordelijk worden. De gemeenten hebben ervoor gekozen om de contracten voor de inkoop van zorg te organiseren via het proces van bestuurlijk aanbesteden. In dit kader gaan gemeenten en instellingen twee soorten contracten met elkaar aan: een overkoepelende basisovereenkomst met daaronder deelovereenkomsten. In de basisovereenkomst maken zij afspraken over de manier waarop communicatie en besluitvorming plaats vinden. 1 In deelovereenkomsten maken zij afspraken over de concrete doelen die we willen bereiken, de inhoudelijke randvoorwaarden, bekostiging en beschikbare middelen. Het overleg tussen gemeenten en instellingen over de deelovereenkomsten die afgesloten moeten worden vindt plaats aan (fysieke en virtuele) overlegtafels. Gemeenten hebben afgesproken om samen op te trekken bij de inkoop van gespecialiseerde jeugdzorg en het organiseren van de regionale overlegtafels voor het jaar 2015. De gemeenten Oss en Den Bosch nemen daarbij het voortouw. Deze notitie bevat een voorstel over de inrichting van de overlegtafels. We geven eerst kort aan waar de tafels voor dienen en gaan vervolgens in op de manier waarop we ze willen organiseren. 2. De overlegtafels Aan de overlegtafels maken gemeenten en instellingen (concept-) afspraken over de vormen van ondersteuning en zorg die nodig zijn voor burgers. Ook bespreken zij in hoofdlijnen hoe en tegen welke prijs deze uitgevoerd moeten worden. De details worden later in deelovereenkomsten vastgelegd. Voor het overleg met alle instellingen uit de regio worden twee platforms ingericht. Tesamen noemen we deze de overlegtafels. Deze kennen twee geledingen:
1
Deze is als bijlage bij het Functioneel Ontwerp van de Transitie Jeugdzorg geakkordeerd door alle gemeenteraden van de regio Brabant Noordoost. Voor aanvang van de eerste fysieke overlegtafel, zal de overeenkomst getekend worden door gemeenten en instellingen.
1
Interne memo
1. fysieke overlegtafeltafel met een objectieve selectie van organisaties waarvan de gemeenten het belangrijk vinden dat ze deelnemen. 2. virtuele overlegtafeltafel: publiek toegankelijke website waarop ook (gegroepeerde) burgers en de organisaties die niet deelnemen aan de fysieke overlegtafel, maar wel de basisovereenkomst hebben getekend, de opbrengsten van de fysieke overlegtafels kunnen ophalen en hun inbreng kunnen leveren. 3. Fysieke overlegtafels regio Brabant Noordoost 3.1 Algemene uitgangspunten Aan de fysieke overlegtafels nemen zowel een gepaste afvaardiging van de betrokken gemeenten als een selectie van de ruim 150 instellingen uit de regio deel. Om het overleg met zo’n grote groep belanghebbenden efficiënt in te richten, stellen we het volgende voor: 1. De overlegtafels hebben een adviserende rol. De voorstellen van de overlegtafels worden vervat in concept-deelovereenkomsten, waarover de colleges (en waar van toepassing de gemeenteraden) van de betrokken gemeenten besluiten nemen. We onderzoeken nog op welke manier in we tot efficiënte besluitvorming kunnen komen voor het jaar 2015 en welke rol het Regionaal Bestuurlijk Overleg Jeugd daarbij kan hebben. 2. We richten de agenda en vergaderplanning van het overleg zo in, dat deze aansluit bij de gemeentelijke BBC-cyclus. Zo is op de geijkte momenten in de cyclus de juiste informatie beschikbaar voor gemeenteraden. 3. De overlegtafels hebben een bekwame voorzitter en notulist. Deze worden geleverd door de centrumgemeenten. 4. De fysieke overlegtafels vinden minimaal een keer per maand plaats. De voorzitter stelt de agenda samen. Hiervoor leveren zowel gemeenten als genodigde instellingen hun agendapunten aan. Via de virtuele overlegtafels kunnen ook andere partijen agendapunten aanbieden.2 3.2 Organisatieniveau overlegtafels Tijdens het bestuurlijk overleg van 26 februari 2014 is hebben de bestuurders de gemeenten Den Bosch en Oss gevraagd om te onderzoeken op welke manier een centrumgemeente- constructie kan worden ingesteld voor de inkoop en organisatie van gespecialiseerde jeugdzorg. Het mandaat voor de inkoop en organisatie van het flexibel aanbod en het basisteam jeugd en gezin ligt bij de (individuele) gemeente of subregio. Deze afspraken hebben vooral te maken met het mandaat van besluitvorming. Voor de manier waarop gemeenten het bestuurlijk aanbesteden en de (fysieke) overlegtafels vorm geven, bestaan diverse mogelijkheden:
2
Dit punt wordt ook al genoemd in de basisovereenkomst.
2
Interne memo
1. Één regionale overlegtafel waaraan zowel gespecialiseerde jeugdzorg als flexibel aanbod wordt ingekocht. Hierbij nemen de centrumgemeenten het besluit over de gespecialiseerde zorg en de subregio’s over het flexibel aanbod. Het basisteam jeugd en gezin wordt ingekocht op subregionaal niveau. Schematisch:
Voordelen: -
transparant systeem, want al het overleg aan één tafel
-
gezamenlijke kennisdeling en – opbouw
-
minder ambtelijke drukte en minder drukte voor instellingen (want maar één tafel)
3
Interne memo
Nadelen: - zware voorbereiding vereist want veel gespreksonderwerpen en veel onderwerpen 2. Één regionale overlegtafel waaraan alleen gespecialiseerde jeugdzorg wordt ingekocht en 4 subregionale overlegtafels waaraan het flexibel aanbod en basisteam jeugd en gezin worden ingekocht. Schematisch:
Voordelen: - Meer specifieke aandacht voor de subregio Nadelen: - Grotere ambtelijke drukte: subregio’s moeten hun eigen aparte inkooporganisatie inrichten én ze willen ook aan regionale tafel aansluiten - Drukte voor instellingen (want 5 tafels) - Kennisopbouw vooral bij centrumgemeenten (want daar zwaartepunt inkoop) - Geen overleg over integraliteit (totale) systeem, want schotten tussen inkoop subregio/regio. 3. Één regionale overlegtafel waaraan gespecialiseerde jeugdzorg wordt ingekocht en twee subregionale overlegtafels waaraan het flexibel aanbod en het basisteam jeugd en gezin wordt ingekocht. De subregio komt in deze variant overeen met de AWBZ-regio’s (uitsplitsing Meierij / Brabant Noordoost-oost). Schematisch:
4
Interne memo
Regionale overlegtafel (gespecialiseerde zorg en expertpool)
subregionale overlegtafel Brabant Noordoost-Oost (basisteam en flexibel aanbod)
Subregionale overlegtafel Meijerei (basisteam en flexibel aanbod)
Voordelen: -
Overlap met subregio’s AWBZ-inkoop en daardoor gemakkelijker toewerken naar gecombineerde tafels Jeugdzorg en AWBZ uniformiteit in transities.
Nadelen: -
Schotten tussen inkoop subregio/regio.
Wij adviseren het Regionaal Bestuurlijk Overleg Jeugd om te kiezen voor een groeimodel, met voor de inkoop van jeugdzorg voor het jaar 2015 de keuze voor variant 1. We kunnen dan in 2015, zodra we meer zicht hebben op onze nieuwe inkooptaken, we meer ervaring hebben met het bestuurlijk aanbesteden én de (ambtelijke) kosten die daarmee gepaard gaan, te bekijken welke variant we kiezen voor de langere termijn. 3.3 Benodigde ambtelijke inzet aan overlegtafels De gemeenten Den Bosch en Oss organiseren de overlegtafels. Zij zorgen ervoor dat namens de gemeenten een gepaste afvaardiging aansluit. Wij stellen voor dat in ieder geval deelnemen: -
Namens iedere subregio een inhoudelijk beleidsadviseur met (overleg-) mandaat van de subregio. Deze adviseur zorgt voor overleg vooraf en terugkoppeling achteraf met de andere adviseurs uit de subregio.
-
Namens de gehele regio een voorzitter, die de agenda samenstelt, het overleg voorbereidt met de gemeenten uit de regio, partijen uitnodigt, et cetra.
-
Namens de gehele regio een administratief ondersteuner, die notuleert, de website bijhoudt, uitnodigingen verstuurt et cetera.
-
Namens de gehele regio een inkoper.
Op basis van agendapunten kunnen ook andere ambtenaren worden uitgenodigd voor deelname, bijvoorbeeld:
5
Interne memo
-
een adviseur/data-analist met kennis van bekostigingssystematiek, sturing en verantwoording
-
een jurist
-
een financieel deskundige
-
Et cetra
Nota bene: Dit betreft enkel de inzet die nodig is aan de overlegtafels. Voor de inzet die nodig is voor de gehele inkoop van de jeugdzorg in 2015 (backoffice), wordt op dit moment een begroting samengesteld die op 20 maart voor wordt gelegd aan het RBO Jeugd. 3.4 Afvaardiging instellingen Met informatie van gemeenten, zorgkantoor en provincie stellen we een actuele lijst samen met alle instellingen die in de regio een ondersteunings- of zorgaanbod verzorgen. Uit deze lijst maken we een selectie van ongeveer 20 instellingen die deelnemen aan de fysieke overlegtafels Jeugdzorg. We maken de selectie van de instellingen op basis van de volgende criteria: 1. Van de zorgaanbieders die lichte vormen van ondersteuning of zorg (incl. welzijn) verzorgen nodigen we uit: -
x organisaties die gekeken naar de omvang van de geleverde zorg het meeste leveren
-
x organisaties die gekeken naar de omvang van de geleverde zorg gemiddeld leveren
-
x organisaties die gekeken naar de omvang van de geleverde zorg weinig leveren
2. Van de zorgaanbieders die licht gespecialiseerde vormen van ondersteuning of zorg verzorgen nodigen we uit: -
x organisaties die gekeken naar de omvang van de geleverde zorg het meeste leveren
-
x organisaties die gekeken naar de omvang van de geleverde zorg gemiddeld leveren
-
x organisaties die gekeken naar de omvang van de geleverde zorg weinig leveren
3. Van zorgaanbieders die zware gespecialiseerde vormen van ondersteuning of zorg verzorgen nodigen we uit: -
x organisaties die gekeken naar de omvang van de geleverde zorg het meeste leveren
-
x organisaties die gekeken naar de omvang van de geleverde zorg gemiddeld leveren
-
x organisaties die gekeken naar de omvang van de geleverde zorg weinig leveren
Naast deze instellingen kan de voorzitter van de fysieke overlegtafels iedere vergadering ‘vrijkaarten’ vergeven aan partijen (instellingen, burgers, wmo-raden, zorgverzekeraars et cetra) om aan te sluiten op het overleg.
6
Interne memo
4. Virtuele overlegtafels De virtuele overlegtafel is een publiek toegankelijke website waarop ook de organisaties die niet deelnemen aan de overlegtafels, maar wel de basisovereenkomst hebben getekend de opbrengsten van de overlegtafels kunnen ophalen en hun inbreng kunnen leveren. Ook WMO-raden, burgers en belangenorganisaties worden expliciet uitgenodigd om deel te nemen aan deze virtuele overlegtafels. De virtuele overlegtafel zal worden gebruikt voor communicatie over de twee fysieke overlegtafels (Wmo en Jeugdzorg). Om dit mogelijk te maken voldoet de website aan de volgende hoofdeisen: 1. Via de site kunnen de drie hoofddoelen worden georganiseerd: -
Informeren van geïnteresseerden (deelnemers en niet-deelnemers aan de fysieke overlegtafels) over de voortgang van het overleg, bijvoorbeeld door de publicatie van notulen en andere relevante documenten.
-
Inbrengen door geïnteresseerden van signalen en voorstellen.
-
Reageren door geïnteresseerden op de voortgang van, uitwerking en ontwikkeling door de fysieke overlegtafel. De site nodigt geïnteresseerden ook daadwerkelijk uit voor deze hoofddoelen (bv door aantrekkelijke vormgeving, gebruikersgemak etc).
2. De site moet gemakkelijk gevonden worden door geïnteresseerden (met name instellingen en WMO-raden). De naam van het domein past daarom bij het doel van de site. De site is rechtstreeks benaderbaar en alle gemeenten verwijzen er op hun gemeentesites naar. 3. Het eigendom en beheer van het domein wordt ondergebracht bij de regionale samenwerking. Het ontvangen van de signalen die binnen komen op de site en ervoor zorgen dat de signalen op de juiste plek terecht komen hoort hier ook bij. Gezien de korte termijn waarmee we willen beginnen met de fysieke overlegtafels, zullen we voor de korte termijn informatievoorziening kiezen voor een snel realiseerbare oplossing. Voor de lange termijn zal in overleg met de instellingen een website worden gemaakt die voldoet aan de eisen die we gezamenlijk in meer detail zullen formuleren. 5. Vervolgstappen en planning Besluit inrichting overlegtafels RB
20/03
Aanjaagteam TJ
Organiseren en voorbereiden
Streefdatum eerste fysieke
Teams
eerste fysieke overlegtafels (incl.
overlegtafel jeugd april 2014
opdrachtgeverschap
Jeugd
vooroverleg met betrokken
gemeenten Oss en Den
gemeenten, selectie instellingen,
Bosch
onafhankelijk voorzitter, notulist
7
Interne memo
etc)
6. Besluit Wij adviseren het Regionaal Bestuurlijk Overleg Jeugd om: 1. In te stemmen met de notitie inrichting fysieke en virtuele overlegtafels; 2. Voor de inkoop van jeugdzorg voor het jaar 2015 te kiezen voor variant 1, waarbij gespecialiseerde zorg en flexibel aanbod gezamenlijk wordt ingekocht aan één regionale overlegtafel; Namens de subregio’s neemt één beleidsadviseur met (overleg)mandaat van de subregio deel. 3. In 2015 te onderzoeken welke variant we kiezen voor de langere termijn.
8
