aangifte van de burger

Hoofdstuk 4

Hoofdstuk 4

Procedures op basis van de schriftelijke aangifte van de burger

Inhoudsopgave procedure 4.1 procedure 4.2 procedure 4.3 procedure 4.4 procedure 4.5 procedure 4.6 procedure 4.7 procedure 4.8

Eerste inschrijving: voornamelijk vestiging vanuit het buitenland Vervolginschrijving: hervestiging vanuit het buitenland in de gemeente waar de burger al in de GBA is ingeschreven Vervolginschrijving: hervestiging vanuit het buitenland in een andere gemeente dan die waar de burger in de GBA is ingeschreven Vervolginschrijving: intergemeentelijke adreswijziging Binnengemeentelijke adreswijziging Vertrek naar het buitenland (emigratie) Wijzigen naamgebruik Wijzigen geheimhouding

Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007

3 57 71 87 93 97 101 105

Hoofdstuk 4 pagina 1

Hoofdstuk 4



Procedure 4.1

Procedure 4.1

Eerste inschrijving: voornamelijk vestiging vanuit het buitenland

Situatieschets:

De burger doet aangifte om ingeschreven te worden in uw gemeente in verband met vestiging vanuit het buitenland. De aangifte van de burger dient binnen vijf dagen na aanvang van verblijf in Nederland schriftelijk te geschieden.

Deze procedure is ook van toepassing voor personen die in Nederland zijn geboren, maar die niet op grond van het opmaken van een geboorteakte worden ingeschreven, omdat geen van de ouders als ingezetene in de gemeentelijke basisadministratie van een gemeente is inge-



Procedure 4.1

schreven. In dat geval worden er geen immigratie gegevens opgenomen in categorie 08 Verblijfplaats. Aanwijzigingen

Voordat de burger kan worden ingeschreven, moeten eerst de volgende stappen worden doorlopen: 1. Vaststellen van de identiteit 2. Toetsen aan de criteria voor eerste inschrijving 3. Toetsen aan de uitzonderingssituaties 4. Verifiëren via de Beheervoorziening BSN (BV BSN) 5. Verifiëren van het adres Ad 1. Vaststellen van de identiteit De identiteit van de burger dient deugdelijk te worden vastgesteld. Dit geldt voor alle in te schrijven personen, zowel met de Nederlandse als met een vreemde nationaliteit. De wijze waarop de identiteit moet worden vastgesteld is niet voorgeschreven. Het college van burgemeester en wethouders heeft dus een zekere vrijheid in de wijze van vaststellen van de identiteit. Er moet een redelijke zekerheid worden verkregen dat de burger degene is voor wie hij zich uitgeeft. Het aangewezen middel om op deugdelijke wijze de identiteit vast te stellen, is een identiteitsdocument als bedoeld in de Wet op de identificatieplicht. Vreemdelingen zijn in het algemeen in het bezit van een reisdocument of een vreemdelingendocument (volgens de modellen behorende bij het Voorschrift Vreemdelingen 2000). Is er geen document aan de hand waarvan de identiteit kan worden vastgesteld en de identiteit kan ook niet op andere wijze worden vastgesteld, bijvoorbeeld door het stellen van vragen indien de persoon in Nederland is geboren of eerder in Nederland heeft ingeschreven gestaan, dan dient er een onderzoek naar de identiteit te worden gestart. Wanneer de identiteit niet kan worden vastgesteld, kan er geen inschrijving plaats vinden. Ad 2. Toetsen aan de criteria voor eerste inschrijving - Voor alle personen - ongeacht de nationaliteit - geldt dat de verwachte verblijfsduur tenminste 2/3 van een half jaar moet zijn (deze periode hoeft niet aaneengesloten te zijn). - Personen die korter in Nederland gaan verblijven, komen niet voor inschrijving in aanmerking. Het toegestane verblijfsrecht is een indicatie voor de duur van het verblijf. Voor personen met de



Procedure 4.1

Nederlandse nationaliteit kan de duur van het verblijf alleen worden getoetst door het stellen van vragen. - Vreemdelingen moeten rechtmatig in Nederland verblijven. Een vreemdeling die niet rechtmatig in Nederland verblijft mag op grond van artikel 65, zevende lid, Wet GBA geen aangifte doen. Met rechtmatig verblijf worden alle vormen bedoeld die in de Vreemdelingenwet 2000 zijn opgenomen. De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) toetst of een vreemdeling rechtmatig in Nederland verblijft en geeft daarvan een bewijs af. De vreemdeling moet zich daarom altijd eerst bij een van de regioloketten van de IND melden. De toetsing voor de inschrijving in de GBA geschiedt dan ook aan de hand van een door de IND afgegeven document. Zo’n document kan een vreemdelingendocument, een paspoort met een sticker of stempel of een verklaring van de IND zijn. Wanneer getwijfeld wordt aan de echtheid van dat document wordt met de IND contact opgenomen. - Let op: Voor personen komende vanuit de Nederlandse Antillen of Aruba geldt een extra criterium. Zij moeten een verhuisbericht overleggen van de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens in de basisadministratie (PIVA) aldaar. Indien een persoon bij de aangifte geen verhuisbericht over legt en dat ook binnen een redelijke termijn daarna niet doet, wordt aan de aangifte geen gevolg gegeven. De gemeente past dan de procedure van artikel 83 Wet GBA toe. Echter, het college van burgemeester en wethouders kan van het voorgaande afwijken als blijkt, dat hij niet ingeschreven was in de PIVA of dat zijn vertrek wel daarin is aangetekend (art. 29a Wet GBA). Zie aanvullend procedure 7.21 (Eerste inschrijving en vervolginschrijving van personen uit de Nederlandse Antillen en Aruba). Ad 3. Toetsen aan de uitzonderingssituaties Er moet gecontroleerd worden of de burger zelf niet voor inschrijving in aanmerking komt of dat hij behoort tot een categorie van personen die niet voor inschrijving in aanmerking komen. Het gaat dan om: - personen (veelal diplomaten), voor zover men niet de Nederlandse nationaliteit bezit, die in verband met hun bijzondere verblijfsrechtelijke status door de Minister van Buitenlandse Zaken aangewezen zijn. Deze aanwijzing wordt van kracht vanaf het moment dat de aanwijzing door de gemeente ontvangen is. (artikel 32 Wet GBA);



Procedure 4.1

-

-

NAVO-militairen, burgerpersoneel van de NAVO, hun echtgenoten of geregistreerde partners en inwonende minderjarige kinderen. Tot deze groep behoren niet a.) zij die de Nederlandse nationaliteit bezitten en b.) deels zij die staatloos zijn (artikel 33 Wet GBA en artikel 54 Besluit GBA); vreemdelingen, die geen toelating hebben tot Nederland én verblijven in een opvangcentrum, gedurende de eerste zes maanden van verblijf in Nederland. Tot deze categorie behoren niet degenen van wie het verblijf in Nederland aanving door geboorte en van wie in Nederland een geboorteakte werd opgemaakt. (artikel 33 Wet GBA en artikel 55 Besluit GBA)

Dit laatste betreft kinderen van asielzoekers die in Nederland worden geboren en verblijven in een opvangcentrum bij hun ouder(s) en die ouder(s) voldoen zelf niet aan de inschrijvingscriteria. Wanneer deze kinderen zelf wel voldoen aan de inschrijvingscriteria, worden zij ingeschreven op basis van aangifte van verblijf en adres door de ouder/verzorger of ambtshalve. Het brondocument is de geboorteakte. Vreemdelingen die geen toelating hebben tot Nederland en ook niet verblijven in een van de hiervoor omschreven centra voor grootschalige opvang, worden wel ingeschreven als zij aan de door de Wet GBA gestelde vereisten voor inschrijving voldoen. Zie hiervoor procedure 7.20 (Eerste inschrijving van (ex-)asielzoekers in de GBA). Ad 4. Verifiëren via de Beheervoorziening BSN (BV BSN) Vervolgens moet worden gecontroleerd of de burger al is ingeschreven in een gemeentelijke basisadministratie, of er door een andere gemeente al een inschrijvingsprocedure is gestart, of er al een burgerservicenummer is toegekend of dat er een SoFi-nummer van hem bekend is. Daartoe wordt via het netwerk een presentievraag (Bq11-bericht) gesteld aan de Beheervoorziening BSN (BV BSN). De presentievraag is ter voorkoming van het meervoudig toekennen van een burgerservicenummer aan en het dubbel inschrijven van dezelfde persoon. Na het stellen van de presentievraag moet het antwoord worden afgewacht voordat verdere stappen in verband met de inschrijving worden gezet. De presentievraag kan ook via zogenaamde webservices gesteld worden. Het antwoord komt dan langs dezelfde weg terug. Daarbij is de Hoofdstuk 4 pagina 6


Procedure 4.1

reactietijd van de BV BSN zeer kort. De procedure en de te gebruiken en te ontvangen gegevens zijn hierbij bijna gelijk aan die van de Bq11Ba11-cyclus. Voor nadere gegevens betreffende deze cyclus zie HET Berichtenboek, Bijlage III bij het LO-GBA en voor de cyclus via webservices Bijlage E ‘Beheervoorziening BSN’ bij het LO-GBA. Zie voorts de Handreiking BSN. In de presentievraag worden van de in te schrijven persoon verplicht de geslachtsnaam (rubriek 02.40), geboortedatum (rubriek 03.10) en geslachtsaanduiding (rubriek 04.10) opgenomen. Deze gegevens kunnen met een aantal andere gegevens worden aangevuld. Is een burgerservicenummer of een SoFi-nummer bekend, dan wordt dit verplicht meegezonden. Ook historische naamgegevens kunnen in de presentievraag worden opgenomen. Het gaat dan uitsluitend om de voornamen (rubriek 51.02.10), de voorvoegsels geslachtsnaam (rubriek 51.02.30) en de geslachtsnaam (rubriek 51.02.40). De BV BSN raadpleegt vervolgens de GBA, de registratie van de Belastingdienst: Beheer Van Relaties (BVR) en zodra beschikbaar het Register Niet Ingezetenen (RNI). De BV BSN beantwoordt het Bq11-bericht met één van de volgende berichten: - Ba11-bericht: één of meer personen voldoen volledig of bijna aan de ingezonden set persoonsgegevens; (zie verder hierna); - Bf11-bericht: de twee mogelijke foutredenen geven aan dat er ofwel geen persoon gevonden is dan wel dat er teveel personen gevonden zijn die geheel of bijna voldoen aan de ingezonden set persoonsgegevens.(zie verder pagina 9). Let op. Het zoeken door de BV BSN geschiedt met behulp van een zogenaamd intelligente methode. Daarbij worden namen volgens bepaalde regels zoveel mogelijk gestandaardiseerd en wordt voor de geslachtsnaam (element 02.40) tevens bij de voornamen (element 02.10) gezocht. Bevat een geboortedatum slechts een geboortejaar, wordt standaard ook op de datums 01-01 en 01-07 gezocht. Daardoor kan het antwoord gegevens van meer personen bevatten dan verwacht wordt. Zie voor een uitgebreide tekst over dit intelligent zoeken de Handreiking BSN.



Procedure 4.1

Van het Ba11-bericht zijn de ‘overeenkomst’ en de ‘status’ in de kop van het bericht van belang. 1. Overeenkomst. Bij elke in het Ba11-bericht opgenomen set gegevens behoort het gegeven ‘overeenkomst’. Daarmee wordt in een waarde van 4 cijfers de mate van overeenstemming aangegeven tussen de gegevens die naar de BV BSN gezonden zijn en de van die instantie retour ontvangen gegevens. Hoe hoger de waarde, hoe groter de mate van overeenkomst. De waarde ‘1000’ geeft aan dat er geheel overeenstemming bestaat. 2. Status. Daarnaast behoort bij elke in het Ba11-bericht opgenomen set gegevens een ‘status’ De waarde van de status bij elke set gegevens geeft de richting van de vervolgactie aan. De gemeente bepaalt onder meer aan de hand van de ‘overeenkomst’ én de ‘status’ of er een set gegevens ontvangen is die de persoon betreft over wie zij een aangifte heeft ontvangen. De status kan een van de volgende waarden hebben: C, D, F of N. Status C: persoon is ingeschreven in de gemeente ‘code’, waarbij de ‘code’ die van de gemeente van inschrijving is. Status D: persoon wordt ingeschreven in de gemeente “code”; waarbij de ‘code’ die is van de gemeente waar een inschrijvingsprocedure betreffende die persoon loopt. Status F: persoon is niet ingeschreven in de GBA maar heeft wel een SoFi-nummer. Status N: persoon is niet ingeschreven in de GBA maar heeft wel een burgerservicenummer. Een set gegevens met status ‘C’ bevat in ieder geval de rubrieken 01.01.10 A-nummer, 01.01.20 Burgerservicenummer, 01.02.40 Geslachtsnaam, 01.03.10 Geboortedatum en 01.04.10 Geslachtsaanduiding. Die gegevens zijn verder aangevuld met de overige gegevens die in de desbetreffende registratie gevonden zijn. De gemeente dient vervolgens procedure 4.2 of 4.3 uit deze handleiding uitvoeren. Een set gegevens met status ‘D’ bevat in ieder geval de rubrieken 01.02.40 Geslachtsnaam, 01.03.10 Geboortedatum en 01.04.10



Procedure 4.1

Geslachtsaanduiding. Die gegevens zijn verder aangevuld met de overige gegevens die in de desbetreffende registratie gevonden zijn. De gemeentecode bij deze status is de code van een andere gemeente. Met die gemeente moet contact worden opgenomen om na te gaan welke de werkelijke gemeente van inschrijving zou moeten zijn. Is dat de eigen gemeente, dan kan de onderhavige procedure worden voortgezet. De andere gemeente zal de inschrijvingsprocedure moeten beëindigen. In het omgekeerde geval zal de eigen inschrijvingsprocedure moeten worden beëindigd en zal de andere gemeente de inschrijvingsprocedure kunnen voortzetten. Een set gegevens met één van de statussen ‘F’ of ‘N’ bevat in ieder geval de rubrieken 01.01.20 SoFi-nummer (status ‘F’) resp. Burgerservicenummer (status ‘N’), 01.02.40 Geslachtsnaam, 01.03.10 Geboortedatum en 01.04.10 Geslachtsaanduiding. Die gegevens zijn verder aangevuld met de overige gegevens die in de desbetreffende registratie gevonden zijn. Vervolgens dient volgens de onderhavige procedure een persoonslijst te worden aangelegd. Daarbij wordt het SoFi-nummer uit het bericht met de status ‘F’ opgenomen als burgerservicenummer. Worden in een Ba11-bericht meerdere sets met gegevens getoond die betrekking kunnen hebben op de persoon in de aangifte, dan moet worden uitgezocht welke actie moet worden ondernomen. De werkelijke gemeente van (de toekomstige) inschrijving zal de onderhavige procedure moeten uitvoeren dan wel de procedure 4.2 of 4.3. De gemeente zal zo nodig contact moeten opnemen met de andere gemeente om een en ander te regelen. Worden meer sets gegevens gevonden die wijzen op een (voormalige) inschrijving in de GBA (sedert 01-10-1994), dan dient daarnaar een onderzoek plaats te vinden. Betreft het inderdaad meer geldige inschrijvingen van dezelfde persoon, dan zal eerst een van de procedures 7.8, 7.9 of 7.10 van deze handleiding gevolgd moeten worden. Ontvangt u van de Beheervoorziening BSN (BV BSN) een Bf11-bericht, dan geeft de foutreden (‘P’ of ‘G’) het vervolg van de procedure aan. De foutreden P duidt aan, dat er op basis van de toegezonden persoonsgegevens meer sets met persoonsgegevens gevonden zijn dan Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007


Procedure 4.1

er in een Ba11-bericht passen. De gemeente zal nogmaals een presentievraag moeten stellen waarbij meer of andere persoonsgegevens worden meegegeven. De foutreden G duidt aan, dat er op basis van de toegezonden persoonsgegevens geen persoon gevonden is die geheel of nagenoeg geheel aan die gegevens voldoet. Er kan dan een persoonslijst worden aangelegd. Let op. Relatie met Besluit bevolkingsboekhouding. Het volgende geldt vermoedelijk slechts voor een klein aantal gevallen. Het gaat dan om een persoon die vóór 1 oktober 1994 (het ‘Omslagmoment’) in Nederland geboren is of (volgens opgave) vóór die datum in de persoonsregisters opgenomen was en waarvoor in de GBA en het register BVR van de Belastingdienst via de presentievraag geen gegevens gevonden zijn. Voor die persoon moet er - op grond van de toen geldende voorschriften van de bevolkingsboekhouding - een PK zijn aangelegd. - Is de persoon vervolgens vóór genoemde datum naar het buitenland vertrokken, dan is dat in het voormalige schakelregister bij het Bureau Vestigingsregister aangetekend. Is dit vertrek daarin het meest recente gegeven, dan behoort er een PK in het persoonskaartenarchief aanwezig te zijn. De gemeente kan dan een kopie van die PK bij het Bureau Vestigingsregister opvragen. - Is echter een vestiging het meest recente gegeven, dan zou er een inschrijving in de GBA aanwezig moeten zijn. Omdat die via de presentievraag niet gevonden is, zal naar die inschrijving een onderzoek moeten worden ingesteld. Het schakelregister geeft bij die4 vestiging aan in welke gemeente de opneming in het bevolkingsregister gebeurd is. Van daaruit kan de keten tot in de GBA gevolgd worden. - Is geen registratie in het schakelregister opgenomen, dan zal vanaf de geboortegemeente in Nederland de (papieren) verwijsketen moeten worden aflopen tot aan de inschrijving in de GBA. Stuit men uiteindelijk niet op een PK of een inschrijving in de GBA, dan kan na het doorlopen van stap 5 Verifiëren van het adres een PL worden aangelegd. Mocht er een inschrijving in een andere gemeente gevonden worden, wordt verder procedure 4.3. gevolgd.



Procedure 4.1

N.B. Aangezien de GBA-autorisatie van het Vestigingsregister (indicatie 300001) is ingetrokken, kan met betrekking tot het voorgaande niet meer via het GBA-netwerk contact met het Bureau Vestigingsregister worden gezocht. Een kopie-PK zal niet meer spontaan worden toegezonden. De gemeente zal dit op initiatief schriftelijk bij het Bureau moeten opvragen! Het adres daarvoor: Bureau Vestigingsregister, Postbus 12620, 2500 DL Den Haag Ad 5. Verifiëren van het adres Het adres waar de burger zich vestigt, moet een adres binnen de eigen gemeente zijn. Het criterium voor inschrijving met het opgegeven adres is of de burger daadwerkelijk aan dat adres woont (zie artikel 1 Wet GBA). Niet relevant is, of de persoon daar volgens een gemeentelijk of ander voorschrift wel of niet mag wonen of met dat adres mag worden ingeschreven. Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan wonen in een recreatiewoning of een bedrijfsruimte. Zijn alle stappen doorlopen, dan wordt een persoonslijst aangelegd. Aanwijzingen

Met een eerste inschrijving start de administratieve levensloop van een persoon binnen de GBA. In principe wordt aan de hand van de overgelegde brondocumenten de actuele stand opgenomen. In sommige situaties is de opbouw vanaf de geboorte mogelijk, echter niet noodzakelijk. Bij een opbouw vanaf de geboorte moet de historie aaneengesloten zijn, m.a.w. er mogen geen gaten in de levensloop ontstaan. Categorie 01 Persoon. 1. A-nummer. Bij het aanleggen van een PL wordt in de meeste gevallen een A-nummer opgenomen uit de voorraad A-nummers van de gemeente van inschrijving. Ten aanzien van personen die onder het PK-regime als vertrokken naar het buitenland van de persoonsregisters waren afgevoerd is er de voorkeur om het A-nummer van de kopie-PK over te nemen. Zie procedure 7.21.2 (Eerste inschrijving van personen uit de Nederlandse Antillen en Aruba in de GBA) voor specifieke instructies m.b.t. het opnemen van het A-nummer uit PIVA. 2. Burgerservicenummer. Het burgerservicenummer in categorie 01 Persoon wordt bij een eerste inschrijving onmiddellijk na de inschrijving in de GBA (artikel 8, eerste lid, Wet algemene bepalingen Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007


Procedure 4.1

burgerservicenummer) toegekend en ontleend aan de voorraad nummers van de gemeente van inschrijving of overgenomen van het SoFinummer in het presentieantwoord van de BV BSN. De categorie 06 Overlijden wordt bij een eerste inschrijving niet opgenomen, omdat overleden personen niet worden ingeschreven. Categorie 09 Kind wordt niet opgenomen op de PL van de ouder wanneer op het moment van eerste inschrijving van de ouder het kind én al is overleden én geen ingeschrevene is. Uitzondering hierop betreft de gegevens over kinderen die worden ontleend aan de van het Vestigingsregister ontvangen kopie-PK. Het kan dan ook een inmiddels overleden kind betreffen. De categorieën 10 Verblijfstitel, 11 Gezagsverhouding en 14 Afnemersindicatie worden nooit op basis van aangifte door de burger aangelegd. Ook een categorie 15 Aantekening wordt bij een eerste inschrijving op de PL niet aangelegd. Mochten uit documenten gegevens met betrekking tot andere categorieën blijken, dan in de hierna volgende procedurebeschrijving zijn opgenomen, dan moet daarvoor de betreffende procedure uit hoofdstuk 5 of 6 worden uitgevoerd. Let op! 1. De gemeente is verplicht de ingeschrevene binnen vier weken na de eerste inschrijving in de GBA een volledig leesbaar overzicht van zijn persoonslijst kosteloos toe te sturen. Bij minderjarigen jonger dan 16 jaar wordt dit

overzicht aan de ouders, voogden of verzorgers toegezonden. Bij onder curatele gestelden krijgt de curator dit overzicht toegezonden 2. Indien de in te schrijven persoon na de inwerkingtreding van de Wet GBA in een andere Nederlandse gemeente is geboren dan de gemeente van eerste inschrijving, moeten er d.m.v. een Iv11-bericht ‘Verwijsgegevens’ verwijsgegevens naar de geboortegemeente worden gezonden,. Dit komt voor wanneer geen van de ouders in Nederland is ingeschreven, maar het kind wel wordt ingeschreven.

Gerelateerden


Bij iedere inschrijving dient te worden nagegaan of er gerelateerden van de betrokkene in dezelfde basisadministratie staan ingeschreven. Ook het omgekeerde geldt, namelijk dat van alle overige in de gemeente ingeschreven personen wordt nagegaan of de nieuw in te schrijven persoon op de een of andere wijze gerelateerd is.


Procedure 4.1

Wanneer eenmaal is vastgesteld dat er gerelateerden zijn, worden de ‘gerelateerdengegevens’ aangevuld. Het gaat hierbij om de gegevens uit de groepen 01 Identificatienummers en/of 03 Geboorte uit categorie 01 Persoon die nog niet bij de gerelateerde in de categorie 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap of 09 Kind voorkomen. Nadat de gerelateerdengegevens zijn aangevuld, moet worden nagegaan of de persoon die in de basisadministratie wordt opgenomen, een kind is van een of meerdere reeds opgenomen personen. Daarnaast dient te worden onderzocht of een van de reeds ingeschrevenen een kind is van de persoon waarvoor deze procedure wordt uitgevoerd. In beide situaties worden de kindgegevens toegevoegd op de actuele persoonslijst(en) van de ouder(s) indien deze nog niet voorkomen. Verwijzingen

Zie voor brondocumenten hoofdstuk 3 van deze handleiding en bijlage 5.

Zie voor personen met een diplomatieke status en personen die behoren tot de categorie NAVO-militairen, procedure 6.4 (Ministerieel besluit/NAVO-militair). Voor gerelateerden, zie procedure 7.4 (Aanvullen, actualiseren gerelateerdengegevens en toevoegen kindgegevens). Zie eveneens procedure 7.19 (Wijzigen van het burgerservicenummer), procedure 7.20 (Eerste inschrijving van (ex-)asielzoekers in de GBA), procedure 7.21 (Eerste inschrijving en vervolginschrijving van personen uit de Nederlandse Antillen en Aruba in de GBA) en procedure 7.22 (Geprivilegieerden). Zie tenslotte ook bijlage 3 (Vraag en Antwoord). In de hierna beschreven actualiseringprocedure zijn alle categorieën genoemd. Categorie 01

Persoon

Actualiseren Categorie 01 persoon

Identificatienummers 01.01.10

A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Uit het bestand van beschikbare A-nummers wordt een A-nummer aan de persoon toegekend. Wanneer een persoon onder het Besluit bevolkingsboekhouding al ingeschreven



Procedure 4.1

is geweest, is het aan te bevelen om het administratienummer te gebruiken dat vermeld staat op de bij het Bureau Vestigingsregister opgevraagde kopie-PK van betrokkene. Indien de persoon zich vestigt vanuit de Nederlandse Antillen of Aruba, dienen de instructies uit procedure 7.21.2 (Eerste inschrijving van personen uit de Nederlandse Antillen en Aruba in de GBA) m.b.t. het opnemen van het A-nummer te worden gevolgd. 01.01.20

Naam 01.02.10

01.02.20

Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Het burgerservicenummer wordt aan de persoon toegekend uit de voorraad nummers die bij de gemeente aanwezig is of overgenomen van het SoFi-nummer in het presentieantwoord van de BV BSN.

Voornamen De volledige voornamen van de persoon, gescheiden door een spatie, waarvan zo mogelijk het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Indien de naam uitsluitend uit één (voor)naam of een groep namen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Indien de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd.

01.02.30


Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden en dat voorkomt in tabel 36 Voorvoegseltabel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam.


Procedure 4.1

Indien de voorvoegsels niet voorkomen in tabel 36, wordt hier niets ingevuld maar worden de voorvoegsels opgenomen bij de geslachtsnaam. 01.02.40

Geboorte 01.03.10

Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de persoon waarvan zo mogelijk de adellijke titel en de voorvoegsels zijn afgesplitst.

Geboortedatum Dit gegeven moet worden ingevuld. Let op! Er zijn verschillende jaartellingen (o.a. de islamitische). Zorg er voor dat de geboortedatum volgens de juiste rekenregel is omgezet naar de christelijke jaartelling.

01.03.20

Geboorteplaats Dit gegeven moet worden ingevuld. Indien het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Indien het een buitenlandse ‘gemeente’ betreft, dan de spelling in het brondocument volgen. Bestaat er een gebruikelijke Nederlandse schrijfwijze, dan bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze hanteren. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Heeft de geboorte op zee of buiten een gemeente plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de geboorteplaats, zomogelijk aangevuld met lengteen breedtegraden. Is de geboorteplaats onbekend dan wordt de standaardwaarde opgenomen.

01.03.30

Geboorteland Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Bij een buitenlandse geboorteakte mag het land beredeneerd of afgeleid worden, indien het land niet expliciet in het brondocument is vermeld. Er wordt bijvoorbeeld een Duitse geboorteakte overgelegd van een persoon die is geboren in Dortmund. Het land ‘Duitsland’ staat niet in de akte vermeld, maar algemeen bekend is dat Dortmund in



Procedure 4.1

Duitsland ligt. In een Nederlandse geboorteakte wordt ook alleen de geboorteplaats genoemd en niet het geboorteland Nederland. Geslacht 01.04.10

Naamgebruik 01.61.10

Geslachtsaanduiding Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: M = man V = vrouw O = onbekend Aanduiding naamgebruik Dit gegeven moet worden ingevuld. De op te nemen waarde bij eerste inschrijving is: E = eigen geslachtsnaam. Een persoon die gehuwd of gehuwd geweest is of geregistreerd partner of geregistreerd partner geweest is kan bij eerste inschrijving schriftelijk verzoeken om de waarde ‘P’ (= geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerde partner) of de waarde ‘V’ (= geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerde partner voor eigen geslachtsnaam) of de waarde ‘N’ (= geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerde partner na eigen geslachtsnaam) op te nemen. Dit verzoek wordt eerst verwerkt nadat een persoonslijst met E=eigen geslachtsnaam is aangelegd. In verband met het feit dat de persoonslijst de administratieve levensloop van een persoon weerspiegelt, wordt het verzoek pas verwerkt nadat er een persoonslijst is aangelegd. Dat betekent dat de actualisering vermeld in procedure 4.7 (Wijzigen naamgebruik) wordt uitgevoerd.

Akte of Document Indien de gegevens ontleend worden aan een akte uit de registers van de burgerlijke stand in Nederland en er wordt een aktenummer opgenomen in groep 81 Akte, dan dient dit een GBA-aktenummer te zijn. Is het geen aktenummer volgens de GBA-aktenummering en kan het aktenummer ook niet worden omgevormd, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Zie hiervoor bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Indien u de gegevens ontleent aan een ander brondocument, vult u groep 82 Document in. Een van beide groepen moet voorkomen. Ze kunnen nooit gelijktijdig voorkomen.



Procedure 4.1

Akte 01.81.10

01.81.20

Document 01.82.10

Registergemeente akte Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente waar de akte is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gegevens blijken (de latere vermelding maakt deel uit van de akte). Invullen volgens tabel 39 Akteaanduiding en het aktenummer zonodig ‘omnummeren’. Zie bijlage 4 Aktenummers in de GBA.

Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de PL opneemt. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel.

01.82.20

Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn.

01.82.30

Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document (of de documenten) waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend.

Geldigheid 01.85.10

Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Indien er zich na de geboortedatum van de persoon geen wijzigingen meer hebben voorgedaan in de gegevens in deze categorie, wordt als ‘ingangsdatum geldigheid’ de geboortedatum van de persoon ingevuld. Heeft er zich na de geboorte een nieuw rechtsfeit voorgedaan en dat rechtsfeit is in dat of een ander brondocument vermeld, dan is de ‘ingangsdatum geldigheid’ de datum van het latere rechtsfeit. Diverse data zijn mogelijk zoals de geboortedatum, de datum huwelijk/aangaan geregistreerd partnerschap, datum naamswijziging, adoptiedatum, erkenningsdatum of indien geen ‘ingangsdatum geldigheid’ is vast te stellen, de standaardwaarde. Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007


Procedure 4.1

Opneming 01.86.10

Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Ouders De gegevens van de ouders worden in de categorieën 02 Ouder1 en 03 Ouder2 opgenomen. Door het opnemen van groep 04 Geslacht valt te onderscheiden of de ouder van het vrouwelijk geslacht (moeder) of mannelijk geslacht (vader) is. Het maakt geen verschil of de gegevens van de moeder of de vader in categorie 02 Ouder1 of categorie 03 Ouder2 worden opgenomen. Het is na adoptie mogelijk om twee ouders van gelijk geslacht te hebben. Er kan echter maar één categorie 02 Ouder1 worden opgenomen en één categorie 03 Ouder 2. Van adoptie door twee ouders van gelijk geslacht kan pas sprake zijn na een uitspraak van de rechter in Nederland. Tot de uitspraak wordt ervan uitgegaan dat de persoon een moeder en een vader heeft. Omdat bij een eerste inschrijving komende uit het buitenland de situatie van twee ouders van gelijk geslacht niet zo vaak zal voorkomen, wordt er in onderstaande beschrijving vanuit gegaan dat in categorie 02 Ouder1 de moedergegevens worden opgenomen en in categorie 03 Ouder2 de vadergegevens. Indien de situatie anders is, bepaalt de medewerker zelf welke oudergegevens in welke categorie worden opgenomen. Geadviseerd wordt binnen de gemeente zo mogelijk een vaste lijn te volgen. Categorie 02

Ouder1

Actualiseren Categorie 02 Ouder1

Moeder Er wordt in het Nederlands recht vanuit gegaan dat er bij geboorte juridisch gezien altijd een moeder is, tenzij er sprake is van een adoptie door twee ouders van gelijk geslacht. Indien vreemd recht wordt toegepast, is het mogelijk dat er juridisch gezien geen moeder is. De gegevens van de moeder kunnen (gedeeltelijk) onbekend zijn.



Procedure 4.1

Onderzoek aan de hand van het brondocument of de persoonslijst van de betreffende moeder in uw basisadministratie is opgenomen. Indien dit het geval is, moet groep 01 Identificatienummers en groep 03 Geboorte worden overgenomen van de persoonslijst van de moeder, ook als er geen geboortegegevens van de moeder op het brondocument zijn vermeld. Wanneer groep 03 Geboorte in categorie 01 Persoon op de persoonslijst van de moeder uitsluitend standaardwaarden bevat, dan wordt deze groep niet overgenomen.

A. er is een moeder Er is juridisch gezien een moeder (dit geldt ook indien het kind een vondeling is). Identificatienummers 02.01.10

02.01.20

Naam 02.02.10

02.02.20

A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Het administratienummer van de moeder ontleent u aan haar persoonslijst. Indien de moeder is ingeschreven in dezelfde gemeente als het kind, is het Anummer van de moeder altijd bekend. Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Het burgerservicenummer van de moeder wordt ontleend aan haar persoonslijst. Indien de moeder is ingeschreven in dezelfde gemeente als het kind, is het burgerservicenummer altijd bekend.

Voornamen De volledige voornamen van de moeder, gescheiden door een spatie, waarvan zo mogelijk het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Indien de naam uitsluitend uit één (voor)naam of een groep namen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Indien de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van de moeder geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er spra-



Procedure 4.1

ke is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd.

02.02.30

Voorvoegsels Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden en dat voorkomt in tabel 36 Voorvoegseltabel. Als na het afsplitsen van de voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Indien het eerste deel van de geslachtsnaam niet voorkomt in tabel 36, maakt dit onderdeel uit van de geslachtsnaam.

02.02.40

Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de moeder waarvan zo mogelijk de adellijke titel en de voorvoegsels zijn afgesplitst. Is de geslachtsnaam van de moeder onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld.

Geboorte 02.03.10

Geboortedatum Dit gegeven invullen indien het bekend is. Indien de persoonslijst van de moeder in de gemeente aanwezig is, dan wordt de geboortedatum ontleend aan haar persoonslijst. Indien de ‘geboortedatum’ onbekend is, dan moet de rubriek toch worden ingevuld (middels een standaardwaarde) indien de ‘geboorteplaats’ en/of het ‘geboorteland’ bekend zijn. Let op! Er zijn verschillende jaartellingen (o.a. de islamitische). Zorg er voor dat de geboortedatum van de moeder volgens de juiste rekenregel is omgezet naar de christelijke jaartelling.

02.03.20


Geboorteplaats Dit gegeven invullen indien het bekend is. Indien het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Indien het een buitenlandse ‘gemeente’ betreft, dan de spelling in het brondocument volgen. Bestaat er een gebruikelijke Nederlandse schrijfwijze, dan bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze hanteren. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007

Procedure 4.1

Heeft de geboorte op zee of buiten een gemeente plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de geboorteplaats, zomogelijk aangevuld met lengteen breedtegraden. Is de geboorteplaats onbekend dan wordt de standaardwaarde opgenomen. Indien de persoonslijst van de moeder in de gemeente aanwezig is, wordt de geboorteplaats ontleend aan haar persoonslijst. 02.03.30

Geboorteland Dit gegeven invullen indien het bekend is. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Indien de persoonslijst van de moeder in de gemeente aanwezig is, dan wordt het geboorteland ontleend aan haar persoonslijst. Bij een buitenlandse geboorteakte mag het land beredeneerd of afgeleid worden, indien het land niet expliciet in het brondocument is vermeld. Er wordt bijvoorbeeld een Duitse geboorteakte overgelegd vaneen persoon die is geboren in Dortmund. Het land ‘Duitsland’ staat niet in de akte vermeld, maar algemeen bekend is dat Dortmund in Duitsland ligt. In een in Nederland opgemaakte geboorteakte wordt ook alleen de geboorteplaats genoemd en niet het geboorteland Nederland. Indien het ‘geboorteland’ onbekend is, dan moet de rubriek toch worden ingevuld (middels een standaardwaarde) indien de ‘geboortedatum’ en/of ‘geboorteplaats’ bekend zijn.

Geslacht 02.04.10

Geslachtsaanduiding Dit gegeven wordt ingevuld met V (vrouwelijk) of M (mannelijk) indien het bekend is. In de hierboven beschreven procedure wordt de ‘V’ opgenomen. Indien het geslacht niet bekend is, komt de groep 04 Geslacht niet voor.

Familierechtelijke betrekking 02.62.10

Datum ingang familierechtelijke betrekking Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de familierechtelijke betrekking tussen de persoon en de moeder is ingegaan. Dit is veelal de geboortedatum. Andere data zijn eveneens mogelijk zoals adoptiedatum. Wanneer de moedergegevens onbekend zijn of de datum niet kan worden bepaald, dan wordt hier de standaardwaarde opgenomen.



Procedure 4.1

Akte of Document Indien de gegevens ontleend worden aan een akte uit de registers van de burgerlijke stand in Nederland en er wordt een aktenummer opgenomen in groep 81 Akte, dan dient dit een GBA-aktenummer te zijn. Is het geen aktenummer volgens de GBA-aktenummering en kan het aktenummer ook niet worden omgevormd, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Zie hiervoor bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Indien u de gegevens ontleent aan een ander brondocument, vult u groep 82 Document in. Een van beide groepen moet voorkomen. Ze kunnen nooit gelijktijdig voorkomen. Akte 02.81.10

02.81.20

Document 02.82.10

Registergemeente akte Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente waar de akte, waaruit de familierechtelijke betrekking blijkt, is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gegevens blijken (de latere vermelding maakt deel uit van de akte). Invullen volgens tabel 39 Akteaanduiding en het aktenummer zonodig ‘omnummeren’. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de GBA.


02.82.20


02.82.30

Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaruit de familierechtelijke betrekking blijkt.

Geldigheid 02.85.10


Ingangsdatum geldigheid


Procedure 4.1

Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. De op te nemen waarde is afhankelijk van de datum van het laatste rechtsfeit. Heeft de persoon de moeder vanaf de geboorte, dan wordt de geboortedatum ingevuld. Heeft de moeder na de geboorte een andere naam gekregen, dan wordt hier de datum van het verkrijgen van de nieuwe naam van de moeder (= nieuw rechtsfeit) ingevuld. Diverse data zijn mogelijk zoals de geboortedatum, adoptiedatum of erkenningdatum. Is de datum onbekend, dan wordt de standaardwaarde opgenomen. Opneming 02.86.10

B.


er is geen moeder

Indien uit het brondocument blijkt dat er juridisch gezien geen moeder is, dan wordt dit vastgelegd door in deze categorie uitsluitend de groepen 81 Akte of 82 Document, 85 Geldigheid en 86 Opneming op te nemen (‘lege categorie’). Hiervoor is gekozen om in de persoonslijst het onderscheid tot uitdrukking te kunnen brengen tussen de situatie dat er juridisch gezien geen moeder is en de situatie dat er wel een moeder is, maar de moedergegevens onbekend zijn. Document 02.82.10

Gemeente document Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die de gegevens ontleent. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel.

02.82.20


02.82.30

Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaruit blijkt dat er juridisch geen moeder is.

Geldigheid 02.85.10

Ingangsdatum geldigheid Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007


Procedure 4.1

Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Als datum wordt ingevuld de datum vanaf wanneer de persoon geen moeder heeft. Diverse data zijn mogelijk zoals de geboortedatum of indien onbekend de standaardwaarde. Opneming 02.86.10

Categorie 03


Ouder2

Actualiseren Categorie 03 Ouder2

Vader Uit de brondocumenten moet blijken of er juridisch gezien wel of geen vader is. Indien er juridisch gezien een vader is, kunnen de gegevens geheel of gedeeltelijk onbekend zijn. Onderzoek aan de hand van het brondocument of de persoonslijst van de betreffende vader in uw basisadministratie is opgenomen. Indien dit het geval is, moet groep 01 Identificatienummers en groep 03 Geboorte worden overgenomen van de persoonslijst van de vader, ook als er geen geboortegegevens van de vader op het brondocument zijn vermeld. Wanneer groep 03 Geboorte in categorie 01 Persoon op de persoonslijst van de vader uitsluitend standaardwaarden bevat, dan wordt deze groep niet overgenomen.

A.

er is een vader



A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Het administratienummer van de vader ontleent u aan zijn persoonslijst. Indien de vader is ingeschreven in dezelfde gemeente als het kind, is het A-nummer van de vader altijd bekend.


Procedure 4.1

03.01.20

Naam 03.02.10

03.02.20

Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Het burgerservicenummer van de vader wordt ontleend aan zijn persoonslijst. Indien de vader is ingeschreven in dezelfde gemeente als het kind, is het burgerservicenummer altijd bekend

Voornamen De volledige voornamen van de vader, gescheiden door een spatie, waarvan zo mogelijk het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Indien de naam uitsluitend uit één (voor)naam of een groep namen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Indien de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van de vader geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd.

03.02.30


03.02.40

Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de vader waarvan zo mogelijk de adellijke titel en de voorvoegsels zijn afgesplitst. Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007


Procedure 4.1

Is de geslachtsnaam van de vader onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld. Geboorte 03.03.10

Geboortedatum Dit gegeven invullen indien het bekend is. Indien de geboortedatum niet uit het brondocument blijkt, maar de persoonslijst van de vader is aanwezig in de gemeente, dan wordt de geboortedatum ontleend aan zijn persoonslijst. Indien de ‘geboortedatum’ onbekend is, dan moet de rubriek toch (middels een standaardwaarde) worden ingevuld indien de ‘geboorteplaats’ en/of het ‘geboorteland’ bekend zijn. Let op! Er zijn verschillende jaartellingen (o.a. de islamitische). Zorg er voor dat de geboortedatum van de vader volgens de juiste rekenregel is omgezet naar de christelijke jaartelling.

03.03.20

Geboorteplaats Dit gegeven invullen indien het bekend is. Indien het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Indien het een buitenlandse ‘gemeente’ betreft, dan de spelling in het brondocument volgen. Bestaat er een gebruikelijke Nederlandse schrijfwijze, dan bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze hanteren. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Heeft de geboorte op zee of buiten een gemeente plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de geboorteplaats, zomogelijk aangevuld met lengteen breedtegraden. Is de geboorteplaats onbekend dan wordt de standaardwaarde opgenomen. Indien de persoonslijst van de vader in de gemeente aanwezig is, wordt de geboorteplaats ontleend aan zijn persoonslijst.

03.03.30

Geboorteland Dit gegeven invullen indien het bekend is. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Indien de persoonslijst van de vader in de gemeente aanwezig is, dan wordt het geboorteland ontleend aan zijn persoonslijst. Bij een buitenlandse geboorteakte mag het land beredeneerd of afgeleid worden, indien het land niet expliciet in het Brondocument is ver-



Procedure 4.1

meld. Er wordt bijvoorbeeld een Duitse geboorteakte overgelegd van een persoon die is geboren in Dortmund. Het land ‘Duitsland’ staat niet in de akte vermeld, maar algemeen bekend is dat Dortmund in Duitsland ligt. In een Nederlandse geboorteakte wordt ook alleen de geboorteplaats genoemd en niet het geboorteland Nederland. Indien het ‘geboorteland’ onbekend is, dan moet de rubriek toch worden ingevuld (middels een standaardwaarde) indien de ‘geboortedatum’ en/of de ‘geboorteplaats’ bekend zijn. Geslacht 03.04.10

Geslachtsaanduiding Dit gegeven wordt ingevuld met V (vrouwelijk) of M (mannelijk) indien het bekend is. In de hierboven beschreven procedure wordt de ‘M’ opgenomen. Indien het geslacht niet bekend is, komt de groep 04 Geslacht niet voor.

Familierechtelijke betrekking 03.62.10

Datum ingang familierechtelijke betrekking Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de familierechtelijke betrekking tussen de persoon en de vader is ingegaan. Dit is veelal de geboortedatum. Andere data zijn eveneens mogelijk zoals adoptiedatum, erkenningdatum of standaardwaarde. Wanneer de vadergegevens onbekend zijn of de datum kan niet worden bepaald, dan wordt hier de standaardwaarde opgenomen.


Registergemeente akte Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente waar de akte, waaruit de familierechtelijke betrekking blijkt, is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007


Procedure 4.1

03.81.20

Document 03.82.10

Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gegevens blijken (de latere vermelding maakt deel uit van de akte). Invullen volgens tabel 39 Akteaanduiding en het aktenummer zonodig ‘omnummeren’. Zie ook Bijlage 4 Aktenummers in de GBA.


03.82.20


03.82.30


Geldigheid 03.85.10

Opneming 03.86.10


Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. De op te nemen waarde is afhankelijk van de datum van het laatste rechtsfeit. Heeft de persoon de vader vanaf de geboorte, dan wordt de geboortedatum ingevuld. Heeft de vader na de geboorte een andere naam gekregen, dan wordt hier de datum van het verkrijgen van de nieuwe naam van de vader (= nieuw rechtsfeit) ingevuld. Diverse data zijn mogelijk zoals de geboortedatum, adoptiedatum of erkenningdatum. Is de datum onbekend, dan wordt de standaardwaarde opgenomen.



Procedure 4.1

B. er is geen vader Indien uit het brondocument blijkt dat er juridisch gezien geen vader is, dan wordt dit vastgelegd door in deze categorie uitsluitend de groepen 81 Akte of 82 Document, 85 Geldigheid en 86 Opneming in te vullen. Hiervoor is gekozen om in de persoonslijst het onderscheid tot uitdrukking te kunnen brengen tussen de situatie dat er juridisch gezien geen vader is en de situatie dat er wel een vader is, maar de vadergegevens onbekend zijn. Akte of Document Indien de gegevens ontleend worden aan een akte uit de registers van de burgerlijke stand in Nederland en er wordt een aktenummer opgenomen in groep 81 Akte, dan dient dit een GBA-aktenummer te zijn. Is het geen aktenummer volgens de GBA-aktenummering en kan het aktenummer ook niet worden omgevormd, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Zie hiervoor bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Indien u de gegevens ontleent aan een ander brondocument, vult u groep 82 Document in. Een van beide groepen moet voorkomen. Ze kunnen nooit gelijktijdig voorkomen. Akte 03.81.10

03.81.20

Document 03.82.10

Registergemeente akte Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente waar de akte in de registers van de Burgerlijke Stand is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gegevens blijken (de latere vermelding maakt deel uit van de akte). Invullen volgens tabel 39 Akteaanduiding en het aktenummer zonodig ‘omnummeren’. Zie ook Bijlage 4 Aktenummers in de GBA.


03.82.20


03.82.30

Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaruit blijkt dat er juridisch gezien geen vader is. Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007


Procedure 4.1

Geldigheid 03.85.10

Opneming 03.86.10

Categorie 04

Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Als datum wordt ingevuld de datum vanaf wanneer de persoon geen vader heeft. In de meeste gevallen zal dit de geboortedatum zijn. Is de datum onbekend, dan wordt de standaardwaarde opgenomen.

Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Nationaliteit

Actualiseren categorie 04 nationaliteit

Bij eerste inschrijving zullen zich in de praktijk de volgende situaties voordoen:

A. B. C.

de in te schrijven persoon heeft één of meer nationaliteiten; de gegevens over de nationaliteit van de persoon zijn onbekend; de in te schrijven persoon is staatloos. De situaties A en B kunnen ook gelijktijdig voorkomen. De nationaliteit van een persoon wordt afgeleid van brondocumenten en/of door toepassing van de desbetreffende nationaliteitswetgeving en verdragen. Het vermoeden van het bezit van één of meerdere nationaliteiten - eventueel voorkomend naast andere nationaliteiten - wordt geregistreerd in de basisadministratie als één onbekende nationaliteit. Ingeval van bijzonder Nederlanderschap, zie procedure 6.2 (Nationaliteit) in deze handleiding. Let op! Indien gedurende enige tijd ná de inschrijving de nationaliteit nog niet kan worden vastgesteld kán een categorie 04 Nationaliteit ontbreken.



Procedure 4.1

Indien betrokkene de status van geprivilegieerde heeft dient dit bij de nationaliteit te worden aangegeven door in rubriek 04.82.30 Beschrijving document als eerste gegeven de aanduiding PROBAS op te nemen, zie procedure 7.22 (Geprivilegieerden).

A.

de in te schrijven persoon heeft één of meerdere nationaliteiten.

Let op! Voor elke nationaliteit dient u een aparte categorie 04 op te nemen.

Nationaliteit 04.05.10

Nationaliteit Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 32 Nationaliteitentabel.

Verkrijging Nederlanderschap 04.63.10

Reden verkrijging Nederlandse nationaliteit Indien de Nederlandse nationaliteit is opgenomen (waarde ‘0001’) dan moet hier de reden verkrijging van de Nederlandse nationaliteit worden opgenomen. Invullen volgens tabel 37 Reden verkrijging/verlies Nederlanderschap. Indien de reden niet bekend is wordt de standaardwaarde opgenomen. Bij vreemde nationaliteiten, komt ‘reden verkrijging Nederlandse nationaliteit’ niet voor.

Document Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen indien de nationaliteitsgegevens ontleend zijn aan, dan wel afgeleid zijn uit een document. Het is niet verplicht om groep 82 in te vullen. Indien u de groep invult, dient u alle elementen van de groep in te vullen. 04.82.10

Gemeente document Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de PL opneemt. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode.

04.82.20


04.82.30

Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend.



Procedure 4.1

Geldigheid 04.85.10

Opneming 04.86.10

B.

Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Diverse data zijn mogelijk zoals de geboortedatum, naturalisatiedatum, adoptiedatum, erkenningdatum. Is de datum onbekend, dan wordt de standaardwaarde opgenomen.


de gegevens over de nationaliteit van de persoon zijn onbekend.

Let op! Indien bij de inschrijving het vermoeden bestaat van het bezit van tenminste één op dat moment onbekende nationaliteit, of betrokkene meldt zich met de nationaliteit van een niet door Nederland erkend land, dan wordt dit door middel van één categorie 04 Nationaliteit met de nationaliteitscode ‘0000’ vastgelegd.Het verdient aanbeveling om de gegevens te onderzoeken. Dit maakt u kenbaar door na het invullen van de onderstaande gegevens de procedure 6.9 ‘Het in onderzoek stellen van gegevens’ uit te voeren.

Nationaliteit 04.05.10

Nationaliteit Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen met de standaardwaarde ‘0000’.

Document Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen indien de onbekende nationaliteitsgegevens ontleend zijn aan, dan wel afgeleid zijn uit een document. Het is niet verplicht om groep 82 in te vullen. Indien u de groep invult, dient u alle elementen van de groep in te vullen. 04.82.10


04.82.20

Datum document



Procedure 4.1

Dit gegeven moet worden ingevuld indien u gegevens betreffende het document opneemt. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn. 04.82.30

Geldigheid 04.85.10

Opneming 04.86.10

Beschrijving document Dit gegeven moet worden ingevuld indien u gegevens betreffende het document opneemt. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend.

Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Indien vaststaat vanaf wanneer de gegevens over de nationaliteit onbekend zijn, dan wordt deze datum opgenomen. Indien de datum onbekend is, wordt de standaardwaarde opgenomen.

Datum opneming gegevens Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

C. de in te schrijven persoon is staatloos Is de persoon staatloos, dan wordt dit op de persoonslijst tot uitdrukking gebracht door het opnemen van de code 0499 Staatloos uit tabel 32 Nationaliteitentabel in rubriek 05.05.10. Deze situatie komt echter in de praktijk nauwelijks voor. Nationaliteit 04.05.10

Nationaliteit Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen met de waarde ‘0499’ Staatloos.

Document Het verdient aanbeveling om deze groep in te vullen indien de staatloosheid ontleend is aan, dan wel afgeleid is uit een document. Het is niet verplicht om groep 82 in te vullen. Indien de groep wordt ingevuld, worden alle elementen van de groep ingevuld. 04.82.10




Procedure 4.1

04.82.20

Datum document Dit gegeven moet worden ingevuld indien u gegevens betreffende het document opneemt. Dit is de datum waarop de ontlening aan het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn.

04.82.30

Beschrijving document Dit gegeven moet worden ingevuld indien u gegevens betreffende het document opneemt. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend.

Geldigheid 04.85.10

Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Indien de datum onbekend is, wordt de standaardwaarde opgenomen.

Opneming 04.86.10

Categorie 05

Datum opneming gegevens Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Huwelijk/geregistreerd partnerschap

Actualiseren Categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap

Voor elk ooit gesloten huwelijk of aangegaan geregistreerd partnerschap dient u een aparte categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap op te nemen. Ook alle reeds ontbonden huwelijken/geregistreerde partnerschappen moeten opgenomen worden. Dit dient te geschieden door per huwelijk/geregistreerd partnerschap eerst de gegevens m.b.t. huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap en daarna de gegevens m.b.t. ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap op te nemen. Daardoor wordt de categorie met de gegevens m.b.t. huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap historisch (55) en de categorie met de gegevens m.b.t. ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap actueel (05). Indien de ingeschrevene na het eerste huwelijk/geregistreerd partnerschap is hertrouwd of een nieuw geregistreerd partnerschap is aangegaan, komt er naast de zojuist beschreven actuele en historische categorie een andere actuele categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap voor met gegevens m.b.t. huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap (ook indien de ingeschrevene met dezelfde persoon een tweede maal is getrouwd of een geregistreerd partnerschap is aangegaan). Hoofdstuk 4 pagina 34


Procedure 4.1

De gegevens van de echtgenoot/geregistreerde partner kunnen (gedeeltelijk) onbekend zijn. Zo kan het voorkomen, dat alleen de gegevens m.b.t. de ontbinding van het huwelijk/geregistreerd partnerschap bekend zijn. Als er een huwelijk/geregistreerd partnerschap ontbonden is, dan moet er niettemin ook een huwelijk zijn gesloten of een geregistreerd partnerschap zijn aangegaan. In dit geval wordt er een actuele categorie 05 aangelegd met de gegevens m.b.t. ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap en een historische categorie 55 met de onbekende gegevens m.b.t. huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap. Groep 06 Huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap wordt opgenomen met standaardwaarden bij de elementen 06.10 Datum huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap, 06.20 Plaats huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap en 06.30 Land huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap. Onderzoek aan de hand van het brondocument of de persoonslijst van de betreffende echtgenoot/geregistreerde partner in uw basisadministratie is opgenomen. Indien dit het geval is moeten de identificatienummers en de geboortegegevens worden aangevuld overeenkomstig deze persoonslijst.

A.

Opname van de gegevens m.b.t. huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap


05.01.20

Naam 05.02.10

A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Het administratienummer van de echtgenoot/geregistreerde partner ontleent u aan zijn of haar persoonslijst. Indien de echtgenoot/geregistreerde partner is ingeschreven in dezelfde gemeente, is het A-nummer van de echtgenoot/geregistreerde partner altijd bekend. Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Het burgerservicenummer van de echtgenoot/geregistreerde partner wordt ontleend aan zijn of haar persoonslijst. Indien de echtgenoot/geregistreerde partner is ingeschreven in dezelfde gemeente als de in te schrijven persoon, is het burgerservicenummer altijd bekend

Voornamen De volledige voornamen van de echtgenoot/geregistreerde partner, gescheiden door een spatie, waarvan zo mogelijk het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Indien de naam uitsluitend uit één (voor)naam of een groep namen beHandleiding Uitvoeringsprocedures 26112007


Procedure 4.1

staat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. 05.02.20

Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Indien de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerde partner geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Dit wordt dan ingevuld bij de geslachtsnaam. Bij twijfel kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd.

05.02.30


05.02.40

Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerde partner waarvan zo mogelijk de adellijke titel en de voorvoegsels zijn afgesplitst. Is de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerde partner onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld.

Geboorte 05.03.10


Geboortedatum Dit gegeven moet worden ingevuld. Is de geboortedatum van de echtgenoot/geregistreerde partner onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld.


Procedure 4.1

Let op! Er zijn verschillende jaartellingen (o.a. de islamitische). Zorg er voor dat de geboortedatum van de echtgenoot/geregistreerde partner volgens de juiste rekenregel is omgezet naar de christelijke jaartelling.

05.03.20

Geboorteplaats Dit gegeven moet worden ingevuld. Indien het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Indien het een buitenlandse ‘gemeente’ betreft, dan de spelling in het brondocument volgen. Bestaat er een gebruikelijke Nederlandse schrijfwijze, dan bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze hanteren. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Heeft de geboorte op zee of buiten een gemeente plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de geboorteplaats, zomogelijk aangevuld met lengteen breedtegraden. Is de geboorteplaats onbekend dan wordt de standaardwaarde opgenomen. Indien de PL van de partner in de gemeente aanwezig is, dan wordt de geboorteplaats ontleend aan diens persoonslijst.

05.03.30

Geboorteland Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Bij een buitenlandse akte mag het land beredeneerd of afgeleid worden, indien het land niet expliciet in het brondocument is vermeld. Er wordt bijvoorbeeld een Duitse akte overgelegd van een persoon die is geboren in Dortmund. Het land ‘Duitsland’ staat niet in de akte vermeld, maar algemeen bekend is dat Dortmund in Duitsland ligt. In een Nederlandse akte wordt ook alleen de geboorteplaats genoemd en niet het geboorteland Nederland. Is het geboorteland van de echtgenoot/geregistreerde partner onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld.

Geslacht 05.04.10

Geslachtsaanduiding Dit gegeven wordt ingevuld met V (vrouwelijk) of M (mannelijk) indien het bekend is. Indien het geslacht niet bekend is, komt de groep 04 Geslacht niet voor.



Procedure 4.1

Huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap 05.06.10

Datum huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Is de datum huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld. Let op! Er zijn verschillende jaartellingen (o.a. de islamitische). Zorg er voor dat de datum van de huwelijkssluiting, het aangaan van het geregistreerd partnerschap volgens de juiste rekenregel is omgezet naar de christelijke jaartelling.

05.06.20

Plaats huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Indien het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Indien het een buitenlandse ‘gemeente’ betreft, dan de spelling in het brondocument volgen. Bestaat er een gebruikelijke Nederlandse schrijfwijze, dan bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze hanteren. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Heeft huwelijk/geregistreerd partnerschap op zee of buiten een gemeente plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de plaats, mogelijk aangevuld met lengteen breedtegraden. Is de plaats onbekend dan wordt de standaardwaarde opgenomen.

05.06.30

Land huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Bij een buitenlandse akte mag het land beredeneerd of afgeleid worden, indien het land niet expliciet in het brondocument is vermeld. Er wordt bijvoorbeeld een Duitse akte overgelegd met plaats van huwelijk/partnerschap Dortmund. Het land ‘Duitsland’ staat niet in de akte vermeld, maar algemeen bekend is dat Dortmund in Duitsland ligt. In een Nederlandse akte wordt ook alleen de plaats genoemd en niet het land Nederland. Is het land van de huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld.



Procedure 4.1

Soort verbintenis 05.15.10

Soort verbintenis Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: H = huwelijk P = geregistreerd partnerschap . = onbekend

Akte of Document Indien de gegevens ontleend worden aan een akte uit de registers van de burgerlijke stand in Nederland en er wordt een aktenummer opgenomen in groep 81 Akte, dan dient dit een GBA-aktenummer te zijn. Is het geen aktenummer volgens de GBA-aktenummering en kan het aktenummer ook niet worden omgevormd, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Zie hiervoor Bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Indien u de gegevens ontleent aan een ander brondocument, vult u groep 82 Document in. Een van beide groepen moet voorkomen. Ze kunnen nooit gelijktijdig voorkomen. Akte 05.81.10

05.81.20

Document 05.82.10

05.82.20

Registergemeente akte Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente waar de akte in de registers van de Burgerlijke Stand is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gegevens blijken (de latere vermelding maakt deel uit van de akte). Invullen volgens tabel 39 Akteaanduiding en het aktenummer zonodig ‘omnummeren’. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de GBA.

Gemeente document Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de PL opneemt. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeenten. Datum document Dit is de datum waarop de ontlening uit het document heeft plaatsgevonden. Veelal zal dit de systeemdatum zijn.



Procedure 4.1

05.82.30

Geldigheid 05.85.10

Opneming 05.86.10

B.


Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Indien er zich na de datum huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap van de persoon (categorie 01) geen wijzigingen meer hebben voorgedaan in de gegevens in deze categorie, wordt hier de datum huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap ingevuld. Wanneer de datum van de huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap onbekend is, dan wordt hier de standaardwaarde opgenomen.


Opname van de gegevens m.b.t. de ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap

Indien een huwelijk/geregistreerd partnerschap ontbonden is, dan wordt een actuele categorie 05 met de gegevens m.b.t. de ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap opgenomen. De categorie met de bijbehorende gegevens m.b.t. huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap wordt door deze actualisering historisch. Voor elk ontbonden huwelijk/geregistreerd partnerschap wordt een aparte categorie 05 aangelegd. In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen gegevens uitgewerkt en niet de complete categorie. Na actualisering van categorie 05, komt de groep 06 Huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap niet meer in de actuele categorie voor. Ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap 05.07.10


Datum ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Is de datum ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld.


Procedure 4.1

Let op! Er zijn verschillende jaartellingen (o.a. de islamitische). Zorg er voor dat de datum van de ontbinding huwelijk, de beëindiging van het geregistreerd partnerschap volgens de juiste rekenregel is omgezet naar de christelijke jaartelling.

05.07.20

Plaats ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Indien het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Indien het een buitenlandse ‘gemeente’ betreft, dan de spelling in het brondocument volgen. Bestaat er een gebruikelijke Nederlandse schrijfwijze, dan bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze hanteren. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Heeft de ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap op zee of buiten een gemeente plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de geboorteplaats, mogelijk aangevuld met lengteen breedtegraden. Is de plaats van de ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde opgenomen.

05.07.30

Land ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Bij een buitenlandse akte mag het land beredeneerd of afgeleid worden, indien het land niet expliciet in het brondocument is vermeld. Er wordt bijvoorbeeld een Duitse akte overgelegd met plaats van ontbinding Dortmund. Het land ‘Duitsland’ staat niet in de akte vermeld, maar algemeen bekend is dat Dortmund in Duitsland ligt. In een Nederlandse akte wordt ook alleen de plaats genoemd en niet het land Nederland. Is het land van de ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld.

05.07.40

Reden ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 41 Reden ontbinding/nietigverklaring huwelijk/geregistreerd partnerschap. Mogelijke waarden: A =

vermissing van een persoon gevolgd door een ander



Procedure 4.1

N = O = R = S =

V = .

=

huwelijk/geregistreerd partnerschap nietigverklaring overlijden echtgenoot/geregistreerde partner rechtsvermoeden van overlijden echtgenoot/geregistreerde partner echtscheiding of huwelijksontbinding na scheiding van tafel en bed/eindigen geregistreerde partnerschap door overeenkomst of ontbinding beëindigd volgens vreemd recht én om andere redenen dan hierboven vermeld (bijvoorbeeld een verstoting) onbekend.


05.81.20

Document 05.82.10


Registergemeente akte Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente waar de akte in de registers van de Burgerlijke Stand is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gegevens blijken (de latere vermelding maakt deel uit van de akte). Invullen volgens tabel 39 Akteaanduiding en het aktenummer zonodig ‘omnummeren’. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de GBA.



Procedure 4.1

05.82.20


05.82.30


Geldigheid 05.85.10

Opneming 05.86.10

Categorie 06

Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Indien er zich na de datum ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap van de persoon (categorie 01) geen wijzigingen meer hebben voorgedaan in de gegevens in deze categorie, wordt hier de datum ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap ingevuld. Is de datum van de ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde opgenomen.

Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Overlijden

De categorie 06 Overlijden wordt bij een eerste inschrijving niet opgenomen, omdat overleden personen niet worden ingeschreven. Categorie 07

Inschrijving

Actualiseren categorie 07 Inschrijving

Opname 07.68.10

Datum eerste inschrijving GBA Dit gegeven moet worden ingevuld. In dit geval wordt hier de datum van aangifte van verblijf en adres ingevuld.



Procedure 4.1

Geheim 07.70.10

Indicatie geheim Deze rubriek moet worden ingevuld. Deze indicatie geeft aan of er wel of niet gegevens over de persoon aan bepaalde groepen mogen worden verstrekt. Hier wordt de waarde ‘0’ ingevuld tenzij de persoon schriftelijk om geheimhouding verzoekt (zie procedure 4.8 Wijzigen geheimhouding). Mogelijke waarden: 0 (= geen verstrekkingsbeperking) 7 (= geen verstrekking van welk gegeven dan ook aan geen enkele partij waarvoor is bepaald dat de burger verstrekking van zijn gegevens kan verhinderen

Categorie 08

Verblijfplaats

Actualiseren categorie 08 Verblijfplaats

Gemeente 08.09.10

08.09.20

Adreshouding 08.10.10

Gemeente van inschrijving Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente waar de persoon wordt ingeschreven. Dit is altijd uw eigen gemeentecode. Datum inschrijving Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum van aangifte van verblijf en adres ingevuld.

Functie adres Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: B = briefadres W = woonadres. Hier wordt de waarde ‘W’ ingevuld, tenzij expliciet sprake is van een briefadres. Let op! In de aangifte van het briefadres moeten de redenen voor de aangifte van het briefadres worden meegedeeld. Daarnaast moet degene bij wie het



Procedure 4.1

briefadres wordt gehouden schriftelijk instemmen (zie procedure 7.5 Verandering van een briefadres in een woonadres of andersom.

08.10.20

Gemeentedeel Dit gegeven moet worden ingevuld indien de straatnaam of de locatie in dezelfde gemeente meerdere malen voorkomt.

08.10.30

Datum aanvang adreshouding Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is in dit geval de datum waarop de persoon aangifte heeft gedaan van verblijf en adres.

Adres of Locatie Een van beide groepen moet voorkomen. Ze mogen nooit gelijktijdig voorkomen. De groep 12 Locatie mag uitsluitend worden ingevuld als de groep 11 Adres niet kan worden ingevuld. Adres 08.11.10 Straatnaam Dit gegeven moet worden ingevuld, indien u de groep adres invult. Dit is de officiële, door het gemeentebestuur vastgestelde, naam van de straat zo nodig ingekort volgens de BOCO-norm (zie verder Bijlage 1). Hier mag geen postbusnummer of een poste restante ingevuld worden. 08.11.20

Huisnummer Het huisnummer zoals aan het object is toegekend.

08.11.30

Huisletter Een letter behorend bij het huisnummer indien het aan dat nummer is toegevoegd.

08.11.40

Huisnummertoevoeging Een toevoeging aan het huisnummer voor de juiste adressering. Dit gegeven mag niet gelijktijdig voorkomen met rubriek 08.11.50.

08.11.50

Aanduiding bij huisnummer Een aanduiding die wordt gebruikt voor adressen die niet zijn voorzien van de gebruikelijke straatnaam en huisnummer. Dit gegeven mag niet gelijktijdig voorkomen met rubriek 08.11.40. Mogelijke waarden: by (= bij) to (= tegenover).



Procedure 4.1

08.11.60

Locatie 08.12.10

Postcode Invullen volgens de postcodetabel. Dit is de door TNT Post b.v. vastgestelde code behorend bij de straatnaam en het huisnummer.

Locatiebeschrijving Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van de ligging van het object, indien dit niet kan worden aangegeven in groep 11 Adres. Hier mag geen postbusnummer of een poste restante ingevuld worden.

Immigratie Deze gegevens worden opgenomen indien een persoon zich in Nederland vanuit het buitenland vestigt. Is een kind in Nederland geboren en wordt het ingeschreven op basis van aangifte van verblijf en adres en is het kind niet afkomstig uit het buitenland, dan wordt de groep 14 Immigratie niet opgenomen. 08.14.10

Land vanwaar ingeschreven Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Is het land vanwaar ingeschreven onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld.

08.14.20

Datum vestiging in Nederland Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum van aangifte van verblijf en adres ingevuld.

Adresaangifte 08.72.10

Omschrijving van degene die aangifte van verblijf en adres heeft gedaan. Dit gegeven moet worden ingevuld. Let op! De identiteit van betrokkene dient deugdelijk te worden vastgesteld. Desgevraagd dient de burger een geldig document over te leggen waaruit zijn identiteit blijkt.

Mogelijke waarden: A = ambtshalve (en aangifte door verzorger) G = gezaghouder (ouder, voogd of curator) H = hoofd instelling (gezondheidszorg) (betrokkene is niet in staat aangifte te doen of iemand te machtigen) I = ingeschrevene Hoofdstuk 4 pagina 46


Procedure 4.1

K = M = O = P = Geldigheid 08.85.10

Opneming 08.86.10

Categorie 09

meerderjarig inwonend kind voor ouder (met hetzelfde woonadres) meerderjarige gemachtigde inwonende ouder voor meerderjarig kind (met hetzelfde woonadres) echtgenoot/geregistreerd partner (met hetzelfde woonadres)

Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is in dit geval de datum van aangifte van verblijf en adres.

Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Kind

Actualiseren categorie 09 kind

Voor ieder kind dient u een aparte categorie 09 Kind op te nemen. De gegevens van de kinderen kunnen gedeeltelijk onbekend zijn. Onderzoek aan de hand van het brondocument of de persoonslijst van het betreffende kind in uw basisadministratie is opgenomen. Indien dit het geval is moeten de identificatienummers en de geboortegegevens worden aangevuld overeenkomstig deze persoonslijst. Wanneer groep 03 Geboorte op de PL van het kind in categorie 01 Persoon uitsluitend standaardwaarden bevat, dan wordt deze groep niet aangevuld. Let op! Er worden geen gegevens over kinderen opgenomen op de PL van de ouder wanneer het kind zelf op het moment van eerste inschrijving van de ouder geen ingeschrevene is én al is overleden. Gegevens over een kind dat in het buitenland verblijft en zelf niet is ingeschreven, kunnen dus wel worden opgenomen aan de hand van een overgelegd brondocument en een bewijs van in leven zijn van het kind. Indien echter het brondocument bij de aanleg van de PL de bij het Bureau Vestigingsregister ontvangen opgevraagde kopie-PK is waarop ook kinderen zijn vermeld, worden deze kindgegevens op de PL opgenomen. Ook als het gegevens betreft van een kind dat inmiddels is overleden. Gegevens van kinderen geboren op of na 1-1-1966 moeten worden opgenomen. Kinderen geboren voor 1-1-1966 mogen worden opgenomen.



Procedure 4.1


09.01.20

Naam 09.02.10

09.02.20

A-nummer Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Het administratienummer van het kind ontleent u aan zijn of haar persoonslijst. Indien het kind is ingeschreven in dezelfde gemeente als de ouder, is het A-nummer van het kind altijd bekend. Burgerservicenummer Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Het burgerservicenummer van het kind wordt ontleend aan zijn of haar persoonslijst. Indien het kind is ingeschreven in dezelfde gemeente als de in te schrijven persoon, is het burgerservicenummer altijd bekend

Voornamen De volledige voornamen van het kind, gescheiden door een spatie, waarvan zo mogelijk het predikaat is afgesplitst. Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Indien de naam uitsluitend uit één (voor)naam of een groep namen bestaat, dan wordt hier niets ingevuld, maar wordt deze bij de geslachtsnaam opgenomen. Adellijke titel/predikaat Dit gegeven moet worden ingevuld indien het bekend is. Invullen volgens tabel 38 Adellijke titel/predikaat. Indien de opgegeven titel niet voorkomt in tabel 38 (bijvoorbeeld bij buitenlandse titels) wordt niets ingevuld. Alleen wanneer de adellijke titel aan het begin van de geslachtsnaam voorkomt, wordt deze afgesplitst. Anders maakt de adellijke titel deel uit van de geslachtsnaam. Let op! Het kan voorkomen dat de geslachtsnaam van het kind geheel of gedeeltelijk overeenkomt met een omschrijving uit tabel 38, zonder dat er sprake is van een adellijke titel/predikaat. Bij twijfel, kan de Hoge Raad van Adel worden geraadpleegd.

09.02.30


Voorvoegsel Dat deel van de geslachtsnaam dat aan het begin van de geslachtsnaam staat en door een spatie van de geslachtsnaam is gescheiden en dat voorkomt in tabel 36 Voorvoegseltabel. Als na het afsplitsen van de


Procedure 4.1

voorvoegsels geen geslachtsnaam meer overblijft wordt het laatste deel van de voorvoegsels geslachtsnaam. Indien het eerste deel van de geslachtsnaam niet voorkomt in tabel 36, maakt dit onderdeel uit van de geslachtsnaam. 09.02.40

Geboorte 09.03.10

Geslachtsnaam Dit gegeven moet worden ingevuld. De geslachtsnaam van het kind waarvan zo mogelijk de adellijke titel en de voorvoegsels zijn afgesplitst.

Geboortedatum Dit gegeven invullen indien het bekend is. Indien de geboortedatum niet uit het brondocument blijkt, maar de persoonslijst van het kind is aanwezig in de gemeente, dan wordt de geboortedatum ontleend aan die persoonslijst. Indien de ‘geboortedatum’ onbekend is, dan moet de rubriek toch (middels een standaardwaarde) worden ingevuld, indien de ‘geboorteplaats’ en/of het ‘geboorteland’ bekend zijn. Let op! Er zijn verschillende jaartellingen (o.a. de islamitische). Zorg er voor dat de geboortedatum van het kind volgens de juiste rekenregel is omgezet naar de christelijke jaartelling.

09.03.20

Geboorteplaats Dit gegeven invullen indien het bekend is. Indien het een Nederlandse gemeente betreft, invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Indien het een buitenlandse ‘gemeente’ betreft, dan de spelling in het brondocument volgen. Bestaat er een gebruikelijke Nederlandse schrijfwijze, dan bij voorkeur de Nederlandse schrijfwijze hanteren. Een vaststelling binnen de gemeente van een uniforme schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen is toegestaan. Heeft de geboorte op zee of buiten een gemeente plaatsgevonden, dan wordt een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving gegeven van de geboorteplaats, zo mogelijk aangevuld met lengteen breedtegraden. Is de geboorteplaats onbekend dan wordt de standaardwaarde opgenomen.



Procedure 4.1

09.03.30

Geboorteland Dit gegeven invullen indien het bekend is. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Indien de persoonslijst van het kind aanwezig is in de gemeente, dan wordt het geboorteland ontleend aan die persoonslijst. Bij een buitenlandse geboorteakte mag het land beredeneerd of afgeleid worden, indien het land niet expliciet in het brondocument is vermeld. Er wordt bijvoorbeeld een Duitse geboorteakte overgelegd van een persoon die is geboren in Dortmund. Het land ‘Duitsland’ staat niet in de akte vermeld, maar algemeen bekend is dat Dortmund in Duitsland ligt. In een Nederlandse geboorteakte wordt ook alleen de geboorteplaats genoemd en niet het geboorteland Nederland. Indien het ‘geboorteland’ onbekend is, dan moet de rubriek toch (middels een standaardwaarde) worden ingevuld indien de ‘geboortedatum’ en/of de ‘geboorteplaats’ bekend zijn.

Akte of Document Indien de gegevens ontleend worden aan een akte uit de registers van de burgerlijke stand in Nederland en er wordt een aktenummer opgenomen in groep 81 Akte, dan dient dit een GBA-aktenummer te zijn. Is het geen aktenummer volgens de GBA-aktenummering en kan het aktenummer ook niet worden omgevormd, dan wordt groep 82 Document ingevuld. Zie hiervoor Bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Indien u de gegevens ontleent aan een ander brondocument, vult u groep 82 Document in. Een van beide groepen moet voorkomen. Ze kunnen nooit gelijktijdig voorkomen.

Akte 09.81.10

09.81.20

Document 09.82.10 Hoofdstuk 4 pagina 50

Registergemeente akte Hier moet de gemeentecode worden ingevuld van de gemeente waar de akte is opgemaakt. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de GBA. Aktenummer Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de akte waaruit de gegevens blijken (de latere vermelding maakt deel uit van de akte). Invullen volgens tabel 39 Akteaanduiding en het aktenummer zonodig ‘omnummeren’. Zie ook bijlage 4 Aktenummers in de GBA.

Gemeente document Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007

Procedure 4.1

Hier wordt de gemeentecode ingevuld van de gemeente die de gegevens op de PL opneemt. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. 09.82.20


09.82.30


Geldigheid 09.85.10

Opneming 09.86.10

Categorie 10

Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Diverse data zijn mogelijk zoals de geboortedatum, adoptiedatum of erkenningdatum. Is de datum onbekend, dan wordt de standaardwaarde opgenomen.

Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Verblijfstitel

Categorie 10 Verblijfstitel bevat gegevens over de verblijfsrechtelijke status van de ingeschrevene. Categorie 10 wordt niet op basis van aangifte door de burger opgenomen. Deze gegevens worden uitsluitend op basis van de door het ministerie van Justitie gedane mededelingen opgenomen. Zie hiervoor procedure 6.5 Verblijfstitel. Categorie 11

Gezagsverhouding

Categorie 11 Gezagsverhouding bevat gegevens over het gezag over de ingeschrevene. Categorie 11 wordt niet op basis van aangifte door de burger opgenomen. Deze gegevens worden ontleend aan de mededeling van het curatele- respectievelijk het gezagsregister. Zie hiervoor procedure 6.6 Gezagsverhouding. Categorie 12

Reisdocument Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007


Procedure 4.1

Actualiseren categorie 12 reisdocument

Bij het opnemen van een reisdocument kunnen zich de volgende situaties voordoen: 1. er wordt een (bijschrijving in een) Nederlands reisdocument getoond; 2. er is sprake van een signalering; 3. er wordt een (bijschrijving in een) buitenlands reisdocument getoond; Let op! Ook een combinatie van het bovenstaande is mogelijk.

1. registratie van (bijschrijving in) een Nederlands reisdocument Voor elk getoond Nederlands reisdocument - niet zijnde een nooddocument - dient u een aparte categorie 12 Reisdocument op te nemen, voor zover de verstrekking van het desbetreffende reisdocument niet langer dan elf jaar geleden heeft plaatsgevonden. Ook de bijschrijving in een Nederlands reisdocument wordt op identieke wijze verwerkt. Nederlands reisdocument 12.35.10

Soort Nederlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 48 Nederlands reisdocument. Ook de bijschrijving is gecodeerd in tabel 48.12.35.20 Nummer Nederlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is het nummer van het reisdocument van de houder of het nummer van het reisdocument waarin de ingeschrevene is bijgeschreven.

12.35.30

Datum uitgifte Nederlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het reisdocument is verstrekt of de datum van bijschrijving van de ingeschrevene in een reisdocument.

12.35.40

Autoriteit van afgifte Nederlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld. Aanduiding van de instantie die het reisdocument heeft verstrekt of de bijschrijving heeft verricht. Invullen volgens tabel 49 Autoriteit van afgifte Nederlands reisdocument.

12.35.50

Datum einde geldigheid Nederlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld. De datum waarop het reisdocument dat aan de houder is verstrekt of waarin de ingeschrevene is bijgeschreven zijn geldigheid verliest.



Procedure 4.1

12.35.60 12.35.70

12.35.80

Document 12.82.10

Datum inhouding dan wel vermissing Nederlands reisdocument Dit gegeven wordt niet ingevuld. Aanduiding inhouding dan wel vermissing Nederlands reisdocument Dit gegeven wordt niet ingevuld. Lengte houder Dit gegeven moet worden ingevuld. Aanduiding van de lengte in centimeters van de houder van het reisdocument. De lengte van de houder wordt overgenomen uit het brondocument. Bij een bijschrijving wordt de standaardwaarde ‘000’ ingevuld.

Gemeente waar het paspoortdossier zich bevindt Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente die het dossier van het verstrekte reisdocument/de bijschrijving beheert. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Wanneer de verstrekking of de bijschrijving door een andere Nederlandse autoriteit dan een gemeente heeft plaatsgevonden, wordt hier de standaardwaarde ‘0000’ ingevuld.

12.82.20

Datum waarop het paspoortdossier is aangelegd Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de gegevens met betrekking tot het verstrekte reisdocument/de bijschrijving aan het dossier zijn toegevoegd. Wanneer de verstrekking of de bijschrijving door een andere Nederlandse autoriteit dan een gemeente heeft plaatsgevonden, wordt hier de standaardwaarde ‘00000000’ ingevuld. Ingeval de burger een reisdocument overlegt dat is uitgegeven door een andere Nederlandse gemeente wordt hier eveneens de standaardwaarde ‘00000000’ ingevuld.

12.82.30

Beschrijving dossier waarin de aanvullende paspoortgegevens zich bevinden. Dit gegeven moet worden ingevuld. Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het dossier, waar de aanvullende reisdocumentgegevens zich bevinden. Bijvoorbeeld: ‘aanvraagformulier’ of ‘aanvraagformulier bijschrijving’.



Procedure 4.1

Wanneer de verstrekking of de bijschrijving door een andere Nederlandse autoriteit dan een gemeente heeft plaatsgevonden, wordt hier die autoriteit zo nauwkeurig mogelijk beschreven. Ingeval de burger een reisdocument overlegt dat is uitgegeven door een andere Nederlandse gemeente wordt hier de standaardwaarde ‘.’ ingevuld. Geldigheid 12.85.10

Opneming 12.86.10

Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het reisdocument is verstrekt of de datum van bijschrijving van de ingeschrevene in een reisdocument.


2. registratie van een signalering Aan de hand van de signaleringslijst van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties dient beoordeeld te worden of de desbetreffende persoon voorkomt op deze lijst. Dit geeft aan dat aan de desbetreffende persoon niet zonder meer een Nederlands reisdocument - met uitzondering van een Europese Identiteitskaart - mag worden verstrekt. Voor het opnemen van een signalering wordt een nieuwe categorie 12 opgenomen. Signalering 12.36.10

Document 12.82.10

12.82.20


Signalering verstrekking Nederlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is een aanduiding die aangeeft dat aan de ingeschrevene niet zonder meer een reisdocument mag worden verstrekt. Hier vult u de waarde ‘1’ in.

Gemeente waar het paspoortdossier zich bevindt Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen met de standaardwaarde ‘0000’. Datum waarop het paspoortdossier is aangelegd Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen met de standaardwaarde ‘00000000’.


Procedure 4.1

12.82.30

Beschrijving dossier waarin de aanvullende paspoortgegevens zich bevinden Dit gegeven moet worden ingevuld met de aanduiding: ‘signaleringslijst’.

Geldigheid 12.85.10

Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum).

Opneming 12.86.10


3. registratie van (bijschrijving in) één of meerdere buitenlandse reisdocumenten Indien meerdere buitenlandse reisdocumenten worden overgelegd dan wordt hiervoor slechts één categorie 12 opgenomen. Ook de bijschrijving in een buitenlands reisdocument wordt op deze wijze geregistreerd. Buitenlands reisdocument 12.37.10

Document 12.82.10

Aanduiding bezit buitenlands reisdocument Dit gegeven moet worden ingevuld, met de waarde ‘1’.

Gemeente waar het paspoortdossier zich bevindt Dit verplichte gegeven moet worden ingevuld met de standaardwaarde ‘0000’.

12.82.20

Datum waarop het paspoortdossier is aangelegd Dit verplichte gegeven moet worden ingevuld met de standaardwaarde ‘00000000’.

12.82.30

Beschrijving dossier waarin de aanvullende paspoortgegevens zich bevinden Dit gegeven moet worden ingevuld met de landcode(s) van het land of de landen van verstrekking van het reisdocument of -documenten. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Per reisdocument moet er een landcode worden ingevuld. Heeft een persoon dus twee buitenlandse reisdocumenten dan worden hier dus twee landcodes opgenomen. Als scheidingsteken tussen deze landcodes wordt bij voorkeur de spatie gebruikt. Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007


Procedure 4.1

Geldigheid 12.85.10

Opneming 12.86.10

Categorie 13

Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop melding werd gedaan dat de ingeschrevene beschikt over één of meerdere buitenlandse reisdocumenten. Wanneer op een later tijdstip nog meer buitenlandse reisdocumenten getoond worden, dan wordt deze rubriek gevuld met de nieuwe meldingsdatum.

Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum). Worden op een later tijdstip nog meer buitenlandse reisdocumenten overgelegd, dan wordt deze rubriek gevuld met de nieuwe datum van opneming (= systeemdatum). Kiesrecht

Categorie 13 Kiesrecht bevat gegevens over het kiesrecht en het kiesrecht Europees Parlement voor niet-Nederlandse onderdanen van de EU. Zie hiervoor procedure 6.8 Kiesrecht. Categorie 14

Afnemersindicatie

Categorie 14 Afnemersindicatie bevat gegevens over het netwerkadres van een afnemer. Categorie 14 wordt niet op basis van aangifte door de burger opgenomen. De afnemersindicatie wordt uitsluitend geplaatst op basis van het door de minister voor Grote Steden- en Integratiebeleid genomen autorisatiebesluit. Dit kan pas gebeuren nadat de persoonslijst is aangelegd. Categorie 15

Aantekening

Categorie 15 wordt na het ‘Omslagmoment’ (= 1 oktober 1994) niet meer aangelegd.



Procedure 4.2

Procedure 4.2

Vervolginschrijving: hervestiging vanuit het buitenland in de gemeente waar de burger al in de GBA is ingeschreven

Situatieschets

De ingeschrevene hervestigt zich in Nederland vanuit het buitenland. De aangifte van de ingeschrevene dient binnen vijf dagen na de datum van aankomst in Nederland schriftelijk te geschieden. De gemeente waar betrokkene zich vestigt is in deze procedure de gemeente waar zich aantoonbaar de persoonslijst van de betrokkene bevindt. Hierbij dient er rekening mee te worden gehouden, dat de gemeente van vertrek daarná met een andere gemeente kan zijn samengevoegd. In dat geval is de nieuwe gemeente de rechtsopvolger van de heringedeelde gemeente van vertrek. Zie hieromtrent Tabel 33 Gemeententabel. Uitgangspunt bij deze procedure is dat de bijhouding van de persoonslijst, na het omslagmoment (1 oktober 1994), is opgeschort met reden ‘E’ Emigratie of ‘M’ Ministerieel besluit. Nadat deze procedure is uitgevoerd, is de ingeschrevene weer ingezetene.

Indien de persoon zich hervestigt vanuit de Nederlandse Antillen of Aruba, dient na het uitvoeren van procedure 4.2 zo nodig een wijziging van het A-nummer wijziging te worden uitgevoerd. Zie procedure 7.21.3 (Vervolginschrijving: hervestiging vanuit de Nederlandse Antillen of Aruba in de gemeente waar de burger al in de GBA is ingeschreven).



Procedure 4.2

Aanwijzingen

De volgende stappen worden uitgevoerd: 1. Vaststellen van de identiteit 2. Toetsen aan de criteria voor een vervolginschrijving 3. Toetsen aan de uitzonderingssituaties 4. Verifiëren via de Beheervoorziening BSN (BV BSN) 5. Verifiëren van het adres 6. Controleren of de indicatie document aanstaat 7. Beëindigen van de opschorting en verwijderen van de indicatie document 8. Beëindigen van openstaande onderzoeken 9. Verwerken van de brondocumenten 10. Actualiseren van de gegevens in de categorie Verblijfplaats 11. Registreren van de kiesgerechtigheid Ad 1. Vaststellen van de identiteit De identiteit van de burger dient deugdelijk te worden vastgesteld. Dit geldt voor alle in te schrijven personen, zowel met de Nederlandse als met een vreemde nationaliteit. Het aangewezen middel om op deugdelijke wijze de identiteit vast te stellen, is een identiteitsdocument als bedoeld in de Wet op de identificatieplicht. De burger is verplicht een dergelijk document over te leggen wanneer het college van burgemeester en wethouders daar naar vraagt (artikel 77 Wet GBA). Is het voor de burger niet mogelijk zich te legitimeren middels een geldig legitimatiebewijs, dan kan de identiteit ook op andere wijze worden vastgesteld. De wijze waarop dan de identiteit moet worden vastgesteld is niet voorgeschreven. Dit kan bijvoorbeeld door het stellen van vragen vragen of door het overleggen van andere documenten dan een geldig legitimatiebewijs. Het college van burgemeester en wethouders heeft dus een zekere vrijheid in de wijze van vaststellen van de identiteit. Er moet (een redelijke) zekerheid worden verkregen dat de burger degene is voor wie hij zich uitgeeft. Ad 2. Toetsen aan het criterium voor vervolginschrijvings Er moet worden nagegaan of betrokkene voldoet aan het criterium van de verblijfsduur. Gevraagd moet worden hoelang de burger in Nederland zal verblijven. Voor alle personen geldt dat de verblijfsduur naar



Procedure 4.2

redelijke verwachting tenminste 2/3 van een half jaar moet zijn. Deze periode hoeft niet aaneengesloten te zijn. Voldoet de betrokkene daar niet aan, dan wordt aan de aangifte geen gevolg gegeven. Dat betekent dat de opschorting van de persoonslijst niet wordt opgeheven en dat het adres in de aangifte niet (opnieuw) in de GBA wordt opgenomen. Het voorgaande geldt ook als betrokkene de Nederlandse nationaliteit heeft. Daarbij dient de procedure van artikel 83 Wet GBA gevolgd te worden. Het criterium van de verblijfsduur is voor de onderhavige procedure van de vervolginschrijving het enige criterium. Daaraan mogen door gemeenten geen andere gemeentelijke criteria worden toegevoegd. Let op: Voor personen komende vanuit de Nederlandse Antillen of Aruba geldt een extra criterium. Zij moeten een verhuisbericht overleggen van de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens in de basisadministratie (PIVA) aldaar. Indien een persoon bij de aangifte geen verhuisbericht overlegt en dat ook binnen een redelijke termijn daarna niet doet, wordt aan de aangifte geen gevolg gegeven. (Hierop moet de gemeente de procedure van artikel 83 Wet GBA toepassen.) Het college van burgemeester en wethouders kan van het voorgaande afwijken als anderszins blijkt, dat hij niet ingeschreven was in de PIVA of dat zijn vertrek wel daarin is aangetekend (art. 29a wet GBA). Zie aanvullend procedure 7.21 (Eerste inschrijving en vervolginschrijving van personen uit de Nederlandse Antillen en Aruba). Het inschrijvingscriterium van een rechtmatig verblijf geldt alleen bij een eerste inschrijving in de GBA. Uiteraard is het voor een vreemdeling die geen ingezetene is en die, komende uit het buitenland, aangifte doet in verband met een hervestiging van belang dat hij contact heeft met de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Er wordt dan ook geadviseerd om een vreemdeling bij hervestiging daarop te wijzen. Ad 3. Toetsen aan de uitzonderingssituaties Er moet gecontroleerd worden of de burger zelf niet voor inschrijving in aanmerking komt of dat hij behoort tot een categorie van personen die niet voor inschrijving in aanmerking komen. Het gaat dan om: personen (veelal diplomaten), voor zover men niet de Nederlandse nationaliteit bezit, die in verband met hun bijzondere verblijfsrechtelijke status door de Minister van Buitenlandse Zaken aangewezen zijn. Deze aanwijzing wordt van kracht vanaf het moment



Procedure 4.2

-

-

dat de aanwijzing door de gemeente ontvangen is. (artikel 32 Wet GBA); NAVO-militairen, burgerpersoneel van de NAVO, hun echtgenoten of geregistreerde partners en inwonende minderjarige kinderen. Tot deze groep behoren niet a.) zij die de Nederlandse nationaliteit bezitten en b.) deels zij die staatloos zijn (artikel 33 Wet GBA en artikel 54 Besluit GBA); vreemdelingen, die geen toelating hebben tot Nederland én verblijven in een opvangcentrum, gedurende de eerste zes maanden van verblijf in Nederland. Tot deze categorie behoren niet degenen van wie het verblijf in Nederland aanving door geboorte en van wie in Nederland een geboorteakte werd opgemaakt. (artikel 33 Wet GBA en artikel 55 Besluit GBA)

Ad 4. Verifiëren via de Beheervoorziening BSN (BV BSN) Vervolgens moet worden gecontroleerd of de burger al is ingeschreven in een gemeentelijke basisadministratie, of er door een andere gemeente al een inschrijvingsprocedure is gestart, of er al een burgerservicenummer is toegekend of dat er een SoFi-nummer van hem bekend is. Daartoe wordt via het netwerk een presentievraag (Bq11-bericht) gesteld aan de Beheervoorziening BSN (BV BSN). De presentievraag is ter voorkoming van het meervoudig toekennen van een burgerservicenummer aan en het dubbel inschrijven van dezelfde persoon. Na het stellen van de presentievraag moet het antwoord worden afgewacht voordat verdere stappen in verband met de inschrijving worden gezet. De presentievraag kan ook via zogenaamde webservices gesteld worden. Het antwoord komt dan langs dezelfde weg terug. Daarbij is de reactietijd van de BV BSN zeer kort. De procedure en de te gebruiken en te ontvangen gegevens zijn hierbij bijna gelijk aan die van de Bq11Ba11-cyclus. Voor nadere gegevens betreffende deze cyclus zie HET Berichtenboek, Bijlage III bij het LO-GBA en voor de cyclus via webservices Bijlage E ‘Beheervoorziening BSN’ bij het LO-GBA. Zie voorts de Handreiking BSN. In de presentievraag worden van de in te schrijven persoon verplicht de geslachtsnaam (rubriek 02.40), geboortedatum (rubriek 03.10) en ge Hoofdstuk 4 pagina 60


Procedure 4.2

slachtsaanduiding (rubriek 04.10) opgenomen. Deze gegevens kunnen met een aantal andere gegevens worden aangevuld. Is een burgerservicenummer of een SoFi-nummer bekend, dan wordt dit verplicht meegezonden. Ook historische naamgegevens kunnen in de presentievraag worden opgenomen. Het gaat dan uitsluitend om de voornamen (rubriek 51.02.10), de voorvoegsels geslachtsnaam (rubriek 51.02.30) en de geslachtsnaam (rubriek 51.02.40). De BV BSN raadpleegt vervolgens de GBA, de registratie van de Belastingdienst: Beheer Van Relaties (BVR) en zodra beschikbaar het Register Niet Ingezetenen (RNI). De BV BSN beantwoordt het Bq11-bericht met één van de volgende berichten: - Ba11-bericht: één of meer personen voldoen volledig of bijna aan de ingezonden set persoonsgegevens; (zie verder hierna); - Bf11-bericht: de twee mogelijke foutredenen geven aan dat er ofwel geen persoon gevonden is dan wel dat er teveel personen gevonden zijn die geheel of bijna voldoen aan de ingezonden set persoonsgegevens.(zie verder pagina 63). Let op. Het zoeken door de BV BSN geschiedt met behulp van een zogenaamd intelligente methode. Daarbij worden namen volgens bepaalde regels zoveel mogelijk gestandaardiseerd en wordt voor de geslachtsnaam (element 02.40) tevens bij de voornamen (element 02.10) gezocht. Bevat een geboortedatum slechts een geboortejaar, wordt standaard ook op de datums 01-01 en 01-07 gezocht. Daardoor kan het antwoord gegevens van meer personen bevatten dan verwacht wordt. Zie voor een uitgebreide tekst over dit intelligent zoeken de Handreiking BSN. Van het Ba11-bericht zijn de ‘overeenkomst’ en de ‘status’ in de kop van het bericht van belang. 1. Overeenkomst. Bij elke in het Ba11-bericht opgenomen set gegevens behoort het gegeven ‘overeenkomst’. Daarmee wordt in een waarde van 4 cijfers de mate van overeenstemming aangegeven tussen de gegevens die naar de BV BSN gezonden zijn en de van die instantie retour ontvangen ge



Procedure 4.2

gevens. Hoe hoger de waarde, hoe groter de mate van overeenkomst. De waarde ‘1000’ geeft aan dat er geheel overeenstemming bestaat. 2. Status. Daarnaast behoort bij elke in het Ba11-bericht opgenomen set gegevens een ‘status’ De waarde van de status bij elke set gegevens geeft de richting van de vervolgactie aan. De gemeente bepaalt onder meer aan de hand van de ‘overeenkomst’ én de ‘status’ of er een set gegevens ontvangen is die de persoon betreft over wie een aangifte ontvangen is. De status kan een van de volgende waarden hebben: C, D, F of N. Status C: persoon is ingeschreven in de gemeente ‘code’, waarbij de ‘code’ die van de gemeente van inschrijving is. Status D: persoon wordt ingeschreven in de gemeente “code”; waarbij de ‘code’ die is van de gemeente waar een inschrijvingsprocedure betreffende die persoon loopt. Status F: persoon is niet ingeschreven in de GBA maar heeft wel een SoFi-nummer. Status N: persoon is niet ingeschreven in de GBA maar heeft wel een burgerservicenummer. Een set gegevens met status ‘C’ bevat in ieder geval de rubrieken 01.01.10 A-nummer, 01.01.20 Burgerservicenummer, 01.02.40 Geslachtsnaam, 01.03.10 Geboortedatum en 01.04.10 Geslachtsaanduiding. Die gegevens zijn verder aangevuld met de overige gegevens die in de desbetreffende registratie gevonden zijn. Indien de gemeentecode die van de eigen gemeente is wordt deze procedure vervolgd, anders wordt procedure 4.3 uit deze handleiding uitgevoerd. Een set gegevens met status ‘D’ bevat in ieder geval de rubrieken 01.02.40 Geslachtsnaam, 01.03.10 Geboortedatum en 01.04.10 Geslachtsaanduiding. Die gegevens zijn verder aangevuld met de overige gegevens die in de desbetreffende registratie gevonden zijn. De gemeentecode bij deze status is de code van een andere gemeente. Met die gemeente moet contact worden opgenomen om na te gaan welke de werkelijke gemeente van inschrijving zou moeten zijn. Is dat de eigen gemeente, dan kan de onderhavige procedure worden voortgezet. De andere gemeente zal de inschrijvingsprocedure moeten beHoofdstuk 4 pagina 62


Procedure 4.2

ëindigen. In het omgekeerde geval zal de eigen inschrijvingsprocedure moeten worden beëindigd en zal de andere gemeente de inschrijvingsprocedure kunnen voortzetten. Een set gegevens met één van de statussen ‘F’ of ‘N’ bevat in ieder geval de rubrieken 01.01.20 SoFi-nummer (status ‘F’) resp. Burgerservicenummer (status ‘N’), 01.02.40 Geslachtsnaam, 01.03.10 Geboortedatum en 01.04.10 Geslachtsaanduiding. Die gegevens zijn verder aangevuld met de overige gegevens die in de desbetreffende registratie gevonden zijn. Vervolgens wordt op basis van procedure 4. 1 van deze handleiding een persoonslijst aangelegd. Worden in een Ba11-bericht meerdere sets met gegevens getoond die betrekking kunnen hebben op de persoon in de aangifte, dan moet worden uitgezocht welke actie moet worden ondernomen. De werkelijke gemeente van (de toekomstige) inschrijving zal de onderhavige procedure moeten uitvoeren dan wel de procedure 4.1 of 4.3. Worden meer sets gegevens gevonden die wijzen op een (voormalige) inschrijving in de GBA (sedert 01-10-1994), dan dient daarnaar een onderzoek plaats te vinden. Betreft het inderdaad meer geldige inschrijvingen van dezelfde persoon, dan zal eerst een van de procedures 7.8, 7.9 of 7.10 van deze handleiding gevolgd moeten worden. Ontvangt u van de BV BSN een Bf11-bericht, dan geeft de foutreden (‘G’ of ‘P’) het vervolg van de procedure aan. De foutreden G duidt aan, dat er op basis van de toegezonden persoonsgegevens geen persoon gevonden is die geheel of nagenoeg geheel aan die gegevens voldoet. Vervolgens wordt op basis van procedure 4. 1 van deze handleiding een persoonslijst te worden aangelegd. De foutreden P duidt aan, dat er op basis van de toegezonden persoonsgegevens meer sets met persoonsgegevens gevonden zijn dan er in een Ba11-bericht passen. De gemeente zal nogmaals een presentievraag moeten stellen waarbij meer of andere persoonsgegevens worden meegegeven.



Procedure 4.2

Ad 5. Verifiëren van het adres Het adres waar de burger zich hervestigt, moet een adres binnen de gemeente van aangifte zijn. Het criterium is of de burger daadwerkelijk aan dat adres woont (zie begrip woonadres in artikel 1 Wet GBA). Niet relevant is, of de persoon daar volgens een gemeentelijk voorschrift wel of niet mag wonen of met dat adres mag worden ingeschreven. Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan wonen in een recreatiewoning of een bedrijfsruimte. Ad 6. Controleren of de indicatie document aan staat Indien de indicatie document is ingevuld, moeten de documenten erbij gezocht worden. Deze documenten moeten op de PL verwerkt worden, evenals de bij de aangifte overgelegde documenten. Ad 7. Beëindigen van de opschorting en verwijderen van de indicatie document De opschorting wordt beëindigd. Een aanwezige ‘Indicatie document’ (rubriek 08.75.10) wordt van de PL verwijderd. Ad 8. Beëindigen van openstaande onderzoeken Indien op de PL een indicatie onderzoek in een categorie openstaat, moet het onderzoek zo mogelijk worden beëindigd. Hierbij is het van belang om naar brondocumenten te vragen die van belang zijn voor het in onderzoek gestelde. Ad 9. Verwerken van de brondocumenten De tijdens de opschorting binnengekomen brondocumenten, het onderzoeksdossier en de mogelijk bij aangifte door de burger overgelegde brondocumenten moeten vervolgens op de PL verwerkt worden. Indien de persoon zich hervestigt vanuit de Nederlandse Antillen of Aruba, is het Vb01-bericht van het PIVA/GBA Vestigingsregister. tevens een brondocument waarmee de gegevens op de PL worden geactualiseerd (zie procedure 7.21.3). Afhankelijk van de nieuw ontstane situatie wordt een eventueel onderzoek beëindigd of voortgezet. Ad 10. Actualiseren van de gegevens in de categorie Verblijplaats Aan de hand van de aangifte worden de gegevens over de verblijplaats op de PL geactualiseerd.



Procedure 4.2

Ad 11. Registreren van de kiesgerechtigheid Indien een categorie 13 Kiesrecht op de PL voorkomt, waarin gegevens zijn opgenomen over de deelname van een niet-Nederlandse onderdaan van de EU aan de verkiezingen voor het Europees Parlement dan moet deze categorie conform het LO worden geactualiseerd. De kiesgerechtigdheid blijft namelijk geregistreerd zolang betrokkene als ingezetene is ingeschreven in de GBA. Betrokkene kan bij of na hervestiging in Nederland opnieuw een verzoekschrift voor deelname aan de Europese verkiezingen indienen. Wanneer het verzoekschrift bij de aanmelding wordt ingediend, dan wordt de categorie geactualiseerd. Zie procedure 6.8 Kiesrecht. Let op! De gemeente is verplicht de ingeschrevene binnen vier weken na de vervolginschrijving een volledig leesbaar overzicht van zijn persoonslijst kosteloos toe te sturen. Bij minderjarigen jonger dan 16 jaar wordt dit overzicht

aan de ouders, voogden of verzorgers toegezonden. Bij onder curatele gestelden krijgt de curator dit overzicht toegezonden

Gerelateerden

Ook bij vervolginschrijvingen dient te worden nagegaan of er gerelateerden van de betrokkene in dezelfde basisadministratie staan ingeschreven. Ook het omgekeerde geldt, namelijk dat van alle overige in de gemeente ingeschreven personen wordt nagegaan of de nieuw in te schrijven persoon op de een of andere wijze gerelateerd is. Wanneer eenmaal is vastgesteld dat er gerelateerden zijn, worden de ‘gerelateerdengegevens’ aangevuld. Het gaat hierbij om de gegevens uit de groepen 01 Identificatienummers en/of 03 Geboorte uit categorie 01 Persoon die nog niet bij de gerelateerde in de categorie 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap of 09 Kind voorkomen. Nadat de gerelateerdengegevens zijn aangevuld, moet worden nagegaan of de persoon die in de basisadministratie opgenomen wordt een kind is van een of meerdere reeds opgenomen personen. Daarnaast dient te worden onderzocht of een van de reeds ingeschrevenen een kind is van de persoon waarvoor deze procedure wordt uitgevoerd. In beide situaties worden de kindgegevens toegevoegd op de actuele persoonslijst(en) van de ouder(s) indien deze nog niet voorkomen.

Verwijzingen

Zie eveneens procedure 7.4 (Aanvullen, actualiseren gerelateerdengegevens en toevoegen kindgegevens). Zie voor personen die zich hervestigen vanuit de Nederlandse Antillen en Aruba, procedure 7.21 Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007


Procedure 4.2

(Eerste inschrijving en vervolginschrijving van personen uit de Nederlandse Antillen en Aruba in de GBA) en voor hervestiging van geprivilegieerden procedure 7.22 (Geprivilegieerden). In de hierna beschreven actualiseringprocedure zijn uitsluitend de te wijzigen categorieën genoemd. Categorie 07

Inschrijving

Actualiseren categorie 07 inschrijving

In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Opschorting 07.67.10

07.67.20

Datum opschorting bijhouding De datum waarop de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort, moet worden verwijderd. Omschrijving reden opschorting bijhouding De aanduiding van de reden waarom de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort, moet worden verwijderd.

Na de actualisering komen er in deze elementen geen gegevens meer voor. Let op! Er ontstaat door de verwijdering van de gegevens geen historie!

Categorie 08

Verblijfplaats (indicatie document)

Actualiseren categorie 08 verblijfplaats



Procedure 4.2

Na het beëindigen van de opschorting wordt, voordat de nieuwe verblijfplaatsgegevens worden geactualiseerd, de voorkomende documentindicatie van de PL verwijderd. Dit gebeurt in de categorie waarin in groep 13 de emigratiegegevens zijn opgenomen. Documentindicatie 08.75.10

Indicatie document De opgenomen ‘1’ wordt verwijderd. Indien het gegeven voorkomt, moeten de bijbehorende brondocumenten worden geraadpleegd waarna de betreffende actualiseringen moeten worden uitgevoerd.

Let op! Er ontstaat door de verwijdering geen historie.

Categorie 08

Verblijfplaats (nieuw adres)


In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Na de actualisering van de categorie komt groep 13 Emigratie niet meer in de actuele categorie voor. Adreshouding 08.10.10

Functie adres Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: B = briefadres W = woonadres. Hier wordt de waarde ‘W’ ingevuld, tenzij expliciet sprake is van een briefadres. Let op! In de aangifte van het briefadres moeten de redenen voor de aangifte van het briefadres worden meegedeeld. Daarnaast moet degene bij wie het briefadres wordt gehouden schriftelijk instemmen (zie procedure 7.5 Verandering van een briefadres in een woonadres of andersom).

08.10.20

Gemeentedeel Dit gegeven moet worden ingevuld, indien de straatnaam of de locatie in dezelfde gemeente meerdere malen voorkomt.



Procedure 4.2

08.10.30

Datum aanvang adreshouding Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de persoon aangifte heeft gedaan van verblijf en adres.

Adres of Locatie Een van beide groepen moet voorkomen. Ze mogen nooit gelijktijdig voorkomen. De groep 12 Locatie mag uitsluitend worden ingevuld als groep 11 Adres niet kan worden ingevuld. Adres 08.11.10

Straatnaam Dit gegeven moet worden ingevuld, indien u de groep adres invult. Dit is de officiële, door het gemeentebestuur vastgestelde, naam van de straat zo nodig ingekort volgens de BOCO-norm (zie verder Bijlage 1). Hier mag geen postbusnummer of een poste restante ingevuld worden.

08.11.20

Huisnummer Het huisnummer zoals het aan het object is toegekend.

08.11.30


08.11.40


08.11.50

Aanduiding bij huisnummer Een aanduiding die wordt gebruikt voor adressen die niet zijn voorzien van de gebruikelijke straatnaam en huisnummer. Dit gegeven mag niet gelijktijdig voorkomen met rubriek 08.11.40. Mogelijke waarden: by (= bij) to (= tegenover)

08.11.60


Locatie 08.12.10


Locatiebeschrijving


Procedure 4.2

Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van de ligging van het object, indien dit niet kan worden aangegeven in groep 11 Adres. Hier mag geen postbusnummer of een poste restante ingevuld worden. Immigratie 08.14.10

08.14.20


Land vanwaar ingeschreven Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Is het land vanwaar ingeschreven onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde ingevuld. Datum vestiging in Nederland Dit gegeven moet worden ingevuld. Hier wordt de datum van aangifte van verblijf en adres ingevuld.

Omschrijving van degene die aangifte van verblijf en adres heeft gedaan. Dit gegeven moet worden ingevuld. Let op! De identiteit van betrokkene dient deugdelijk te worden vastgesteld. Desgevraagd dient de burger een geldig document over te leggen waaruit zijn identiteit blijkt.

Mogelijke waarden bij hervestiging: A = ambtshalve inschrijving (en aangifte door verzorger voor minderjarig kind) G = gezaghouder (ouder, voogd of curator) H = hoofd instelling (gezondheidszorg) (betrokkene is niet in staat aangifte te doen of iemand te machtigen) I = ingeschrevene K = meerderjarig inwonend kind voor ouder (met hetzelfde woonadres) M = meerderjarige gemachtigde O = inwonende ouder voor meerderjarig kind (met hetzelfde woonadres) P = echtgenoot/geregistreerd partner (met hetzelfde woonadres). De ouder kan uitsluitend aangifte doen voor een meerderjarige kind voor zover beiden over hetzelfde (oude en/of nieuwe) woonadres beHandleiding Uitvoeringsprocedures 26112007


Procedure 4.2

schikken. Het meerderjarig kind kan eveneens uitsluitend aangifte doen voor de ouder voor zover beiden over hetzelfde (oude en/of nieuwe) woonadres beschikken. Hetzelfde geldt voor een echtgenoot/geregistreerd partner die voor de andere partner aangifte doet. Indien niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, moet er een schriftelijke machtiging worden getoond. De laatstgenoemde mogelijkheid geldt niet voor personen die een andere samenlevingsvorm hebben dan een huwelijk of een geregistreerd partnerschap. Bij hervestiging is het wel van belang om te weten of alle personen voor wie aangifte van verblijf en adres wordt gedaan, zich ook werkelijk in Nederland bevinden. Deze overtuiging kan worden verkregen door aanwezigheid van de personen of door een andere blijk van aanwezigheid in Nederland, zoals een aantekening van de VD in het paspoort. Geldigheid 08.85.10

Opneming 08.86.10



Datum van opneming Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens wordt opgenomen (= systeemdatum)


Procedure 4.3

Procedure 4.3

Vervolginschrijving: hervestiging vanuit het buitenland in een andere gemeente dan die waar de burger in de GBA is ingeschreven

Situatieschets

De ingeschrevene hervestigt zich in Nederland vanuit het buitenland. De aangifte van de ingeschrevene dient binnen vijf dagen na de datum van aankomst in Nederland schriftelijk te geschieden. De gemeente waar betrokkene zich vestigt is in deze procedure de gemeente waar zich aantoonbaar de persoonslijst van de betrokkene bevindt. Hierbij dient er rekening mee te worden gehouden, dat de vorige gemeente van inschrijving ná het vertrek kan zijn heringedeeld. In dat geval is die gemeente de rechtsopvolger van de heringedeelde gemeente van vertrek. Zie hieromtrent Tabel 33 Gemeententabel. Uitgangspunt bij deze procedure is dat de bijhouding van de persoonslijst, na het omslagmoment (1 oktober 1994), is opgeschort met reden ‘E’ (Emigratie) of reden ‘M’ (Ministerieel Besluit). Nadat de procedure is uitgevoerd, is de ingeschrevene weer ingezetene.

Indien de persoon zich hervestigt vanuit de Nederlandse Antillen of Aruba, dient na het uitvoeren van procedure 4.3 zo nodig een wijziging van het A-nummer te worden uitgevoerd. Zie procedure 7.21.4 (Vervolginschrijving: hervestiging vanuit de Nederlandse Antillen of Aruba in een andere gemeente dan die waar de burger in de GBA is ingeschreven).



Procedure 4.3

Aanwijzingen

De volgende stappen worden uitgevoerd: 1. Vaststellen van de identiteit 2. Toetsen aan het criterium voor vervolginschrijving 3. Toetsen aan de uitzonderingssituaties 4.Verifiëren via de Beheervoorziening BSN (BV BSN) 5. Verifiëren van het adres 6. Opvragen van de persoonslijst 7. Controleren of de indicatie document aanstaat 8. Beëindigen van de opschorting en verwijderen van de indicatie document 9. Opvragen van de onderzoeksdossiers 10. Beëindigen van openstaande onderzoeken 11. Verwerken van de brondocumenten 12. Actualiseren van de gegevens in de categorie Verblijfplaats 13. Registreren van de kiesgerechtigheid Ad 1. Vaststellen van de identiteit De identiteit van de burger dient deugdelijk te worden vastgesteld. Dit geldt voor alle in te schrijven personen, zowel met de Nederlandse als met een vreemde nationaliteit. Het aangewezen middel om op deugdelijke wijze de identiteit vast te stellen, is een identiteitsdocument als bedoeld in de Wet op de identificatieplicht. De burger is verplicht een dergelijk document te overleggen wanneer het college van burgemeester en wethouders daar naar vraagt (artikel 77 Wet GBA). Is het voor de burger niet mogelijk zich te legitimeren middels een geldig legitimatiebewijs, dan kan de identiteit ook op andere wijze worden vastgesteld. De wijze waarop dan de identiteit moet worden vastgesteld is niet voorgeschreven. Dit kan bijvoorbeeld door het stellen van vragen of door het overleggen van andere documenten dan een geldig legitimatiebewijs. Het college van burgemeester en wethouders heeft dus een zekere vrijheid in de wijze van vaststellen van de identiteit. Er moet (een redelijke) zekerheid worden verkregen dat de burger degene is voor wie hij zich uitgeeft. Ad 2. Toetsen aan het criterium voor vervolginschrijving Er moet worden nagegaan of betrokkene voldoet aan het criterium van de verblijfsduur. Gevraagd moet worden hoelang de burger in Nederland zal verblijven. Voor alle personen geldt dat de verblijfsduur naar



Procedure 4.3

redelijke verwachting tenminste 2/3 van een half jaar moet zijn. Deze periode hoeft niet aaneengesloten te zijn. Voldoet de betrokkene daar niet aan, dan wordt aan de aangifte geen gevolg gegeven. Dat betekent dat de opschorting van de persoonslijst niet wordt opgeheven en dat het adres in de aangifte niet (opnieuw) in de GBA wordt opgenomen. Het voorgaande geldt ook als betrokkene de Nederlandse nationaliteit heeft. Daarbij dient de procedure van artikel 83 Wet GBA gevolgd te worden. Het criterium van de verblijfsduur is voor de onderhavige procedure van de vervolginschrijving het enige criterium. Daaraan mogen door gemeenten geen andere gemeentelijke criteria worden toegevoegd. Let op! Voor personen komende vanuit de Nederlandse Antillen of Aruba geldt een extra criterium. Zij moeten een verhuisbericht overleggen van de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens in de basisadministratie (PIVA) aldaar. Indien een persoon bij de aangifte geen verhuisbericht overlegt en dat ook binnen een redelijke termijn daarna niet doet, wordt aan de aangifte geen gevolg gegeven. (Hierop moet de gemeente de procedure van artikel 83 Wet GBA toepassen.) Het college van burgemeester en wethouders kan van het voorgaande afwijken als anderszins blijkt, dat hij niet ingeschreven was in de PIVA of dat zijn vertrek wel daarin is aangetekend (art. 29a wet GBA). Zie aanvullend procedure 7.21 (Eerste inschrijving en vervolginschrijving van personen uit de Nederlandse Antillen en Aruba). Het inschrijvingscriterium van een rechtmatig verblijf geldt alleen bij een eerste inschrijving in de GBA. Uiteraard is het voor een vreemdeling die geen ingezetene is en die, komende uit het buitenland, aangifte doet in verband met een hervestiging van belang dat hij contact heeft met de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Er wordt dan ook geadviseerd om een vreemdeling bij hervestiging daarop te wijzen. Ad 3. Toetsen aan de uitzonderingssituaties Er moet gecontroleerd worden of de burger zelf niet voor inschrijving in aanmerking komt of dat hij behoort tot een categorie van personen die niet voor inschrijving in aanmerking komen. Het gaat dan om: personen (veelal diplomaten), voor zover men niet de Nederlandse nationaliteit bezit, die in verband met hun bijzondere verblijfsrechtelijke status door de Minister van Buitenlandse Zaken aangewezen zijn. Deze aanwijzing wordt van kracht vanaf het moment Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007


Procedure 4.3

-

-

dat de aanwijzing door de gemeente ontvangen is. (artikel 32 Wet GBA); NAVO-militairen, burgerpersoneel van de NAVO, hun echtgenoten of geregistreerde partners en inwonende minderjarige kinderen. Tot deze groep behoren niet a.) zij die de Nederlandse nationaliteit bezitten en b.) deels zij die staatloos zijn (artikel 33 Wet GBA en artikel 54 Besluit GBA); vreemdelingen, die geen toelating hebben tot Nederland én verblijven in een opvangcentrum, gedurende de eerste zes maanden van verblijf in Nederland. Tot deze categorie behoren niet degenen van wie het verblijf in Nederland aanving door geboorte en van wie in Nederland een geboorteakte werd opgemaakt (artikel 33 Wet GBA en artikel 55 Besluit GBA).

Ad 4. Verifiëren via de Beheervoorziening BSN (BV BSN) Vervolgens moet worden gecontroleerd of de burger al is ingeschreven in een gemeentelijke basisadministratie, of er door een andere gemeente al een inschrijvingsprocedure is gestart, of er al een burgerservicenummer is toegekend of dat er een SoFi-nummer van hem bekend is. Daartoe wordt via het netwerk een presentievraag (Bq11-bericht) gesteld aan de Beheervoorziening BSN (BV BSN). De presentievraag is ter voorkoming van het meervoudig toekennen van een burgerservicenummer aan en het dubbel inschrijven van dezelfde persoon. Na het stellen van de presentievraag moet het antwoord worden afgewacht voordat verdere stappen in verband met de inschrijving worden gezet. De presentievraag kan ook via zogenaamde webservices gesteld worden. Het antwoord komt dan langs dezelfde weg terug. Daarbij is de reactietijd van de BV BSN zeer kort. De procedure en de te gebruiken en te ontvangen gegevens zijn hierbij bijna gelijk aan die van de Bq11Ba11-cyclus. Voor nadere gegevens betreffende deze cyclus zie HET Berichtenboek, Bijlage III bij het LO-GBA en voor de cyclus via webservices Bijlage E ‘Beheervoorziening BSN’ bij het LO-GBA. Zie voorts de Handreiking BSN. In de presentievraag worden van de in te schrijven persoon verplicht de geslachtsnaam (rubriek 02.40), geboortedatum (rubriek 03.10) en ge



Procedure 4.3

slachtsaanduiding (rubriek 04.10) opgenomen. Deze gegevens kunnen met een aantal andere gegevens worden aangevuld. Is een burgerservicenummer of een SoFi-nummer bekend, dan wordt dit verplicht meegezonden. Ook historische naamgegevens kunnen in de presentievraag worden opgenomen. Het gaat dan uitsluitend om de voornamen (rubriek 51.02.10), de voorvoegsels geslachtsnaam (rubriek 51.02.30) en de geslachtsnaam (rubriek 51.02.40). De BV BSN raadpleegt vervolgens de GBA, de registratie van de Belastingdienst: Beheer Van Relaties (BVR) en zodra beschikbaar het Register Niet Ingezetenen (RNI). De BV BSN beantwoordt het Bq11-bericht met één van de volgende berichten: - Ba11-bericht: één of meer personen voldoen volledig of bijna aan de ingezonden set persoonsgegevens; (zie verder hierna); - Bf11-bericht: de twee mogelijke foutredenen geven aan dat er ofwel geen persoon gevonden is dan wel dat er teveel personen gevonden zijn die geheel of bijna voldoen aan de ingezonden set persoonsgegevens.(zie verder pagina 77). Let op. Het zoeken door de BV BSN geschiedt met behulp van een zogenaamd intelligente methode. Daarbij worden namen volgens bepaalde regels zoveel mogelijk gestandaardiseerd en wordt voor de geslachtsnaam (element 02.40) tevens bij de voornamen (element 02.10) gezocht. Bevat een geboortedatum slechts een geboortejaar, wordt standaard ook op de datums 01-01 en 01-07 gezocht. Daardoor kan het antwoord gegevens van meer personen bevatten dan verwacht wordt. Zie voor een uitgebreide tekst over dit intelligent zoeken de Handreiking BSN. Van het Ba11-bericht zijn de ‘overeenkomst’ en de ‘status’ in de kop van het bericht van belang. 1. Overeenkomst. Bij elke in het Ba11-bericht opgenomen set gegevens behoort het gegeven ‘overeenkomst’. Daarmee wordt in een waarde van 4 cijfers de mate van overeenstemming aangegeven tussen de gegevens die naar de BV BSN gezonden zijn en de van die instantie retour ontvangen ge



Procedure 4.3

gevens. Hoe hoger de waarde, hoe groter de mate van overeenkomst. De waarde ‘1000’ geeft aan dat er geheel overeenstemming bestaat. 2. Status. Daarnaast behoort bij elke in het Ba11-bericht opgenomen set gegevens een ‘status’ De waarde van de status bij elke set gegevens geeft de richting van de vervolgactie aan. De gemeente bepaalt onder meer aan de hand van de ‘overeenkomst’ én de ‘status’ of er een set gegevens ontvangen is die de persoon betreft over wie een aangifte ontvangen is. De status kan een van de volgende waarden hebben: C, D, F of N. Status C: persoon is ingeschreven in de gemeente ‘code’, waarbij de ‘code’ die van de gemeente van inschrijving is. Status D: persoon wordt ingeschreven in de gemeente “code”; waarbij de ‘code’ die is van de gemeente waar een inschrijvingsprocedure betreffende die persoon loopt. Status F: persoon is niet ingeschreven in de GBA maar heeft wel een SoFi-nummer. Status N: persoon is niet ingeschreven in de GBA maar heeft wel een burgerservicenummer. Een set gegevens met status ‘C’ bevat in ieder geval de rubrieken 01.01.10 A-nummer, 01.01.20 Burgerservicenummer, 01.02.40 Geslachtsnaam, 01.03.10 Geboortedatum en 01.04.10 Geslachtsaanduiding. Die gegevens zijn verder aangevuld met de overige gegevens die in de desbetreffende registratie gevonden zijn. Indien de gemeentecode die van de eigen gemeente is, wordt verder procedure 4.2 van deze handleiding gevolgd, anders wordt de onderhavige procedure doorlopen. Een set gegevens met status ‘D’ bevat in ieder geval de rubrieken 01.02.40 Geslachtsnaam, 01.03.10 Geboortedatum en 01.04.10 Geslachtsaanduiding. Die gegevens zijn verder aangevuld met de overige gegevens die in de desbetreffende registratie gevonden zijn. De gemeentecode bij deze status is de code van een andere gemeente. Met die gemeente moet contact worden opgenomen om na te gaan welke de werkelijke gemeente van inschrijving zou moeten zijn. Is dat de eigen gemeente, dan kan de onderhavige procedure worden voort Hoofdstuk 4 pagina 76


Procedure 4.3

gezet. De andere gemeente zal de inschrijvingsprocedure moeten beëindigen. In het omgekeerde geval zal de eigen inschrijvingsprocedure moeten worden beëindigd en zal de andere gemeente de inschrijvingsprocedure kunnen voortzetten. Een set gegevens met één van de statussen ‘F’ of ‘N’ bevat in ieder geval de rubrieken 01.01.20 SoFi-nummer (status ‘F’) resp. Burgerservicenummer (status ‘N’), 01.02.40 Geslachtsnaam, 01.03.10 Geboortedatum en 01.04.10 Geslachtsaanduiding. Die gegevens zijn verder aangevuld met de overige gegevens die in de desbetreffende registratie gevonden zijn. Vervolgens wordt op basis van procedure 4. 1 van deze handleiding een persoonslijst aangelegd. Worden in een Ba11-bericht meerdere sets met gegevens getoond die betrekking kunnen hebben op de persoon in de aangifte, dan moet worden uitgezocht welke actie moet worden ondernomen. De werkelijke gemeente van (de toekomstige) inschrijving zal de onderhavige procedure moeten vervolgen dan wel een van de procedures 4.1 of 4.2 van deze handleiding. Worden meer sets gegevens gevonden die wijzen op een (voormalige) inschrijving in de GBA (sedert 01-10-1994), dan dient daarnaar een onderzoek plaats te vinden. Betreft het inderdaad meer geldige inschrijvingen van dezelfde persoon, dan zal eerst een van de procedures 7.8, 7.9 of 7.10 van deze handleiding gevolgd moeten worden. Ontvangt u van de BV BSN een Bf11-bericht, dan geeft de foutreden (‘G’ of ‘P’) het vervolg van de procedure aan. De foutreden G duidt aan, dat er op basis van de toegezonden persoonsgegevens geen persoon gevonden is die geheel of nagenoeg geheel aan die gegevens voldoet. Vervolgens wordt op basis van procedure 4. 1 van deze handleiding een persoonslijst aangelegd. De foutreden P duidt aan, dat er op basis van de toegezonden persoonsgegevens meer sets met persoonsgegevens gevonden zijn dan er in een Ba11-bericht passen. De gemeente zal nogmaals een presentievraag moeten stellen waarbij meer of andere persoonsgegevens worden meegegeven.



Procedure 4.3

Ad 5. Verifiëren van het adres Het adres waar de burger zich hervestigt, moet een adres binnen de gemeente van aangifte zijn. Het criterium is of de burger daadwerkelijk aan dat adres woont (zie begrip woonadres in artikel 1 Wet GBA). Niet relevant is, of de persoon daar volgens een gemeentelijk voorschrift wel of niet mag wonen of met dat adres mag worden ingeschreven. Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan wonen in een recreatiewoning of een bedrijfsruimte Ad 5. Opvragen van de persoonslijst Vervolgens wordt de persoonslijst opgevraagd in de gemeente waar de persoonslijst zich bevindt. Ad 6. Controleren of de indicatie document aan staat Indien de ’Indicatie document’ (rubriek 08.75.10) is ingevuld, moeten de documenten in de vorige gemeente van inschrijving worden opgevraagd. Deze documenten moeten op de PL verwerkt worden, evenals bij de aangifte overgelegde documenten. Ad 7. Beëindigen van de opschorting en verwijderen van de indicatie document De opschorting wordt beëindigd. Een aanwezige ‘Indicatie document’ (rubriek 08.75.10) wordt van de PL verwijderd Ad. 8 Opvragen van de onderzoeksdossiers Gecontroleerd wordt of er nog een onderzoek openstaat op de PL. Wanneer dit het geval is, moet het onderzoeksdossier in de vorige gemeente van inschrijving worden opgevraagd. Ad 9. Beëindigen van openstaande onderzoeken Indien op de PL een indicatie onderzoek in een categorie openstaat, moet het onderzoek zo mogelijk worden beëindigd. Hierbij is het van belang om naar brondocumenten te vragen die van belang zijn voor het in onderzoek gestelde . Ad. 10 Verwerken van de brondocumenten De binnengekomen brondocumenten, het onderzoeksdossier en de mogelijk bij aangifte door de burger overgelegde brondocumenten moeten vervolgens op de PL verwerkt worden. Indien de persoon zich hervestigt vanuit de Nederlandse Antillen of Aruba, is het Vb01-bericht Hoofdstuk 4 pagina 78


Procedure 4.3

van het PIVA/GBA Vestigingsregister tevens een brondocument waarmee de gegevens op de PL worden geactualiseerd (zie procedure 7.21.4). Afhankelijk van de nieuw ontstane situatie wordt een eventueel onderzoek beëindigd of voortgezet. Ad 11. Actualiseren van de gegevens in de categorie Verblijplaats Aan de hand van de adresaangifte worden de gegevens van de categorie 08 Verblijfplaats op de PL geactualiseerd. Ad 12. Registreren van de kiesgerechtigheid Indien een categorie 13 Kiesrecht op de PL voorkomt, waarin gegevens zijn opgenomen over de deelname van een niet-Nederlandse onderdaan van de EU aan de verkiezingen voor het Europees Parlement dan moet deze categorie conform het LO worden geactualiseerd. De kiesgerechtigdheid blijft namelijk geregistreerd zolang betrokkene als ingezetene is ingeschreven in de GBA. Betrokkene kan bij of na hervestiging in Nederland opnieuw een verzoekschrift voor deelname aan de Europese verkiezingen indienen. Wanneer het verzoekschrift bij de aanmelding wordt ingediend, dan wordt de categorie geactualiseerd. Zie procedure 6.8 Kiesrecht. Let op! De gemeente is verplicht de ingeschrevene binnen vier weken na de vervolginschrijving een volledig leesbaar overzicht van zijn persoonslijst kosteloos toe te sturen. Bij minderjarigen jonger dan 16 jaar wordt dit overzicht

aan de ouders, voogden of verzorgers toegezonden. Bij onder curatele gestelden krijgt de curator dit overzicht toegezonden

Gerelateerden

Ook bij vervolginschrijvingen dient te worden nagegaan of er gerelateerden van de betrokkene in dezelfde basisadministratie staan ingeschreven. Ook het omgekeerde geldt, namelijk dat van alle overige in de gemeente ingeschreven personen wordt nagegaan of de nieuw in te schrijven persoon op de een of andere wijze gerelateerd is. Wanneer eenmaal is vastgesteld dat er gerelateerden zijn, worden de ‘gerelateerdengegevens’ aangevuld. Het gaat hierbij om de gegevens uit de groepen 01 Identificatienummers en/of 03 Geboorte uit categorie 01 Persoon die nog niet bij de gerelateerde in de categorie 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap of 09 Kind voorkomen.



Procedure 4.3

Nadat de gerelateerdengegevens zijn aangevuld, moet worden nagegaan of de persoon die in de basisadministratie opgenomen wordt een kind is van een of meerdere reeds opgenomen personen. Daarnaast dient te worden onderzocht of een van de reeds ingeschrevenen een kind is van de persoon waarvoor deze procedure wordt uitgevoerd. In beide situaties worden de kindgegevens toegevoegd op de actuele persoonslijst(en) van de ouder(s) indien deze nog niet voorkomen. Verwijzingen

Voor gerelateerden, zie procedure 7.4 (Aanvullen, actualiseren van gerelateerdengegevens en toevoegen kindgegevens). Zie voor personen die zich hervestigen vanuit de Nederlandse Antillen en Aruba, procedure 7.21 (Eerste inschrijving en vervolginschrijving van personen uit de Nederlandse Antillen en Aruba in de GBA) en voor hervestiging van geprivilegieerden procedure 7.22 (Geprivilegieerden).

In de hierna beschreven actualiseringprocedure zijn uitsluitend de te wijzigen categorieën genoemd. Categorie 07

Inschrijving

Actualiseren categorie 07 inschrijving


07.67.20

Datum opschorting bijhouding De datum waarop de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort, moet worden verwijderd. Omschrijving reden opschorting bijhouding De aanduiding van de reden waarom de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort, moet worden verwijderd. Na de actualisering komen er in deze elementen geen gegevens meer voor.

Let op!: Er ontstaat door de verwijdering van de gegevens geen historie!



Procedure 4.3

Categorie 08

Verblijfplaats (indicatie document)


Na het beëindigen van de opschorting wordt, voordat de nieuwe verblijfplaatsgegevens worden geactualiseerd, de voorkomende documentindicatie van de persoonslijst verwijderd. Dit gebeurt in de categorie waarin in groep 13 de emigratiegegevens zijn opgenomen. Documentindicatie 08.75.10

Indicatie document De opgenomen ‘1’ wordt verwijderd. Indien het gegeven voorkomt, moeten de bijbehorende brondocumenten worden geraadpleegd waarna de betreffende actualiseringen moeten worden uitgevoerd.

Let op! Er ontstaat door de verwijdering geen historie.

Categorie 08

Verblijfplaats (nieuw adres)


In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Na de actualisering komt groep 13 Emigratie niet meer in de actuele categorie voor. Gemeente 08.09.10

08.09.20

Gemeente van inschrijving Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente waar de persoon wordt ingeschreven. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode. Datum inschrijving



Procedure 4.3

Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de persoon aangifte heeft gedaan van verblijf en adres. Adreshouding 08.10.10

Functie adres Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: B = briefadres W = woonadres. Hier wordt de waarde ‘W’ ingevuld, tenzij sprake is van een briefadres. Let op! In de aangifte van het briefadres moeten de redenen voor de aangifte van het briefadres worden meegedeeld. Daarnaast moet degene bij wie het briefadres wordt gehouden schriftelijk instemmen (zie procedure 7.5 Verandering van een briefadres in een woonadres of andersom).

08.10.20


08.10.30

Datum aanvang adreshouding Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de persoon aangifte heeft gedaan van verblijf en adres.

Adres of Locatie Een van beide groepen moet voorkomen. Ze mogen nooit gelijktijdig voorkomen. De groep 12 Locatie mag uitsluitend worden ingevuld als de groep 11 Adres niet kan worden ingevuld. Adres 08.11.10


08.11.20


08.11.30

Huisletter



Procedure 4.3

Een letter behorend bij het huisnummer indien het aan dat nummer is toegevoegd. 08.11.40


08.11.50


08.11.60


Locatie 08.12.10

Immigratie 08.14.10

08.14.20


Locatiebeschrijving Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van de ligging van het object, indien dit niet kan worden aangegeven in groep 11 Adres. Hier mag geen postbusnummer of een poste restante ingevuld worden.

Land vanwaar ingeschreven Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landentabel. Is het land vanwaar ingeschreven onbekend, dan wordt hier de standaardwaarde opgenomen. Datum vestiging in Nederland Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de persoon aangifte heeft gedaan van verblijf en adres.

Omschrijving van degene die aangifte van verblijf en adres heeft gedaan Dit gegeven moet worden ingevuld.



Procedure 4.3

Let op! De identiteit van betrokkene dient deugdelijk te worden vastgesteld. Desgevraagd dient de burger een geldig document over te leggen waaruit zijn identiteit blijkt.

Mogelijke waarden: A = ambtshalve inschrijving (en aangifte door verzorger voor minderjarig kind) G = gezaghouder (ouder, voogd of curator) H = hoofd instelling (gezondheidszorg) (betrokkene is niet in staat aangifte te doen of iemand te machtigen) I = ingeschrevene K = meerderjarig inwonend kind voor ouder (met hetzelfde woonadres) M = meerderjarige gemachtigde O = inwonende ouder voor meerderjarig kind (met hetzelfde woonadres) P = echtgenoot/geregistreerd partner (met hetzelfde woonadres) De ouder kan uitsluitend aangifte doen voor een meerderjarig kind voor zover beiden over hetzelfde (oude en/of nieuwe) woonadres beschikken. Het meerderjarig kind kan eveneens uitsluitend aangifte doen voor de ouder voor zover beiden over hetzelfde (oude en/of nieuwe) woonadres beschikken. Hetzelfde geldt voor een echtgenoot/geregistreerd partner die voor de andere partner aangifte doet. Indien niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, moet er een schriftelijke machtiging worden getoond. De laatstgenoemde mogelijkheid geldt niet voor personen die een andere samenlevingsvorm hebben dan een huwelijk of een geregistreerd partnerschap. Bij hervestiging is het wel van belang om te weten of alle personen waarvan aangifte van verblijf en adres wordt gedaan, zich ook werkelijk in Nederland bevinden. Deze overtuiging kan worden verkregen door aanwezigheid van de personen of door een ander blijk van aanwezigheid in Nederland, zoals een aantekening van de IND in het paspoort. Geldigheid 08.85.10




Procedure 4.3

Opneming 08.86.10




Procedure 4.3



Procedure 4.4

Procedure 4.4

Vervolginschrijving: intergemeentelijke adreswijziging

Situatieschets

De ingezetene vestigt zich in uw gemeente vanuit een andere gemeente in Nederland (vorige gemeente van inschrijving). De aangifte van de ingezetene dient binnen vijf dagen na de adreswijziging schriftelijk plaats te vinden. Veel burgers maakten gebruik van het TNT-verhuisbericht, dat vrijwel steeds vóór de werkelijke datum van de verhuizing werd ontvangen. Dit verhuisbericht maakt echter geen onderdeel meer uit van het TNT-verhuispakket. Als vervanging wordt gebruik gemaakt van een digitaal formulier op en van de website van de gemeente. Indien zo’n aangifte vóór de verhuisdatum ontvangen wordt, kan dat pas worden verwerkt op de dag van de verhuizing of zo spoedig mogelijk daarna. De datum van verhuizing voor de PL is in dit geval niet de datum van aangifte, maar de datum van de verhuizing die uit de aangifte blijkt. Wordt het aangifteformulier op of ná de werkelijke verhuisdatum ontvangen, dan is de verhuisdatum voor de PL de dag van ontvangst van het formulier. U moet de persoonslijst uit de vorige gemeente van inschrijving opvragen en vervolgens actualiseren. Uiteraard dient het adres waar de persoon zich vestigt, een bestaand adres in uw gemeente te zijn (zie artikel 1 Wet GBA).

Aanwijzingen

Draag zorg voor voldoende en juiste identificerende gegevens van alle te verhuizen personen op het aangifteformulier zodat de betrokken persoonslijst(en) uniek in de gemeente van vertrek kunnen worden geïdentificeerd. Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007


Procedure 4.4

Ook bij een onjuiste of onterechte vervolginschrijving dient de verhuiscyclus geheel te worden afgewikkeld. De persoon wordt werkelijk ingeschreven in de nieuwe gemeente. Daarna moet de gemeente van vertrek de PL meteen ‘weer terug verhuizen’. De hierdoor opgenomen historie behoort gecorrigeerd te worden. Een dergelijke fout treedt bijvoorbeeld op wanneer met een correct afgeronde berichtencyclus Vervolginschrijving de verkeerde persoon is verhuisd. Wanneer schriftelijk aangifte is gedaan in de vorige gemeente van inschrijving, dient de aangifte doorgestuurd te worden naar de nieuwe woongemeente. Gecontroleerd wordt of er nog een onderzoek openstaat op de PL. Wanneer dit het geval is, wordt het onderzoeksdossier in de vorige gemeente van inschrijving opgevraagd. Afhankelijk van de nieuw ontstane situatie wordt het onderzoek beëindigd of voortgezet. Gerelateerden

Ook bij vervolginschrijvingen dient te worden nagegaan of er gerelateerden van de betrokkene in dezelfde basisadministratie staan ingeschreven. Ook het omgekeerde geldt, namelijk dat van alle overige in de gemeente ingeschreven personen wordt nagegaan of de nieuw in te schrijven persoon op de een of andere wijze gerelateerd is. Wanneer eenmaal is vastgesteld dat er gerelateerden zijn, worden de ‘gerelateerdengegevens’ aangevuld. Het gaat hierbij om de gegevens uit de groepen 01 Identificatienummers en/of 03 Geboorte uit categorie 01 Persoon die nog niet bij de gerelateerde in de categorie 02 Ouder1, 03 Ouder2, 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap of 09 Kind voorkomen. Nadat de gerelateerdengegevens zijn aangevuld, moet worden nagegaan of de persoon die zich in uw gemeente vestigt een kind is van een of meerdere reeds opgenomen personen. Daarnaast dient te worden onderzocht of een van de reeds ingeschrevenen een kind is van de persoon waarvoor deze procedure wordt uitgevoerd. In beide situaties worden de kindgegevens toegevoegd op de actuele persoonslijst(en) van de ouder(s) indien deze nog niet voorkomen.

Verwijzingen

Voor gerelateerden, zie procedure 7.4 Aanvullen, actualiseren gerelateerdengegevens en toevoegen kindgegevens.

In de hierna beschreven actualiseringsprocedure is uitsluitend de te wijzigen categorie genoemd.



Procedure 4.4

Categorie 08

Verblijfplaats


In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Indien groep 14 Immigratie reeds is opgenomen, blijven de gegevens in deze groep ongewijzigd en komen in de actuele categorie met de huidige waarden voor. Gemeente 08.09.10

Gemeente van inschrijving Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 33 Gemeententabel. Hier moet de gemeentecode ingevuld worden van de gemeente waar de persoon wordt ingeschreven. Dat is dus altijd uw eigen gemeentecode.

08.09.20

Datum inschrijving Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de persoon aangifte heeft gedaan van adreswijziging

08.10.10

Functie adres Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: B = briefadres W = woonadres. Hier wordt de waarde ‘W’ ingevuld, tenzij expliciet sprake is van een briefadres. Let op! In de aangifte van het briefadres moeten de redenen voor de aangifte van het briefadres worden meegedeeld. Daarnaast moet degene bij wie het briefadres wordt gehouden schriftelijk instemmen (zie procedure 7.5 Veranderen van een briefadres in een woonadres of andersom).

08.10.20


08.10.30

Datum aanvang adreshouding Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de persoon aangifte heeft gedaan van adreswijziging. Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007


Procedure 4.4

Adres of Locatie Een van beide groepen moet voorkomen. Ze mogen nooit gelijktijdig voorkomen. Groep 12 Locatie mag uitsluitend worden ingevuld als groep 11 Adres niet kan worden ingevuld. Adres 08.11.10


08.11.20


08.11.30


08.11.40


08.11.50


08.11.60

Locatie 08.12.10



Locatiebeschrijving Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van de ligging van het object, indien dit niet kan worden aangegeven in groep 11 Adres. Hier mag geen postbusnummer of een poste restante ingevuld worden. Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007

Procedure 4.4


Omschrijving van degene die aangifte van adreswijziging heeft gedaan Dit gegeven moet worden ingevuld. Let op! De identiteit van betrokkene dient deugdelijk te worden vastgesteld. Desgevraagd dient de burger een geldig document over te leggen waaruit zijn identiteit blijkt.

Mogelijke waarden bij vervolginschrijving: A = ambtshalve inschrijving (en aangifte door verzorger voor minderjarig kind) G = gezaghouder (ouder, voogd of curator) H = hoofd instelling (gezondheidszorg) (betrokkene is niet in staat aangifte te doen of iemand te machtigen) I = ingeschrevene K = meerderjarig inwonend kind voor ouder (met hetzelfde woonadres) M = meerderjarige gemachtigde O = inwonende ouder voor meerderjarig kind (met hetzelfde woonadres) P = echtgenoot/geregistreerd partner (met hetzelfde woonadres) Bij gebruik van een digitale verhuisaangifte moet er goed op gelet worden of alle personen die verhuizen het formulier hebben ondertekend en of dit geldt als een machtiging of als een eigen aangifte. In het eerste geval wordt een ‘M’ opgenomen en in het tweede geval een ‘I’. De ouder kan uitsluitend aangifte doen voor een meerderjarige kind voor zover beiden over hetzelfde (oude en/of nieuwe) woonadres beschikken. Het meerderjarig kind kan eveneens uitsluitend aangifte doen voor de ouder voor zover beiden over hetzelfde (oude en/of nieuwe) woonadres beschikken. Hetzelfde geldt voor een echtgenoot/geregistreerd partner die voor de andere partner aangifte doet. Indien niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, moet er een schriftelijke machtiging worden getoond. De laatstgenoemde mogelijkheid geldt niet voor personen die een andere samenlevingsvorm hebben dan een huwelijk of een geregistreerd partnerschap. Geldigheid 08.85.10

Ingangsdatum geldigheid



Procedure 4.4

Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is in dit geval de datum van aangifte van adreswijziging. Opneming 08.86.10




Procedure 4.5

Procedure 4.5

Binnengemeentelijke adreswijziging

Situatieschets

Deze procedure dient uitgevoerd te worden bij een verhuizing binnen uw eigen gemeente op aangifte van de burger. De aangifte dient binnen vijf dagen na de adreswijziging schriftelijk te geschieden. Uiteraard dient het adres waar de persoon zich vestigt, een bestaand adres in uw gemeente te zijn. Veel burgers maakten gebruik van het TNT-verhuisbericht, dat vrijwel steeds vóór de werkelijke datum van de verhuizing werd ontvangen. Dit verhuisbericht maakt echter geen onderdeel meer uit van het TNTverhuispakket. Als vervanging wordt gebruik gemaakt van een digitaal formulier op en van de website van de gemeente. Indien zo’n aangifte vóór de verhuisdatum ontvangen wordt, kan dat pas worden verwerkt op de dag van de verhuizing of zo spoedig mogelijk daarna. De datum van verhuizing voor de PL is in dit geval niet de datum van aangifte, maar de datum van de verhuizing die uit de aangifte blijkt. Wordt het aangifteformulier ná de werkelijke verhuisdatum ontvangen, dan is de verhuisdatum voor de PL de dag van ontvangst van het formulier.

In de hierna beschreven actualiseringsprocedure is uitsluitend de te wijzigen categorie genoemd. Categorie 08

Verblijfplaats



Procedure 4.5

In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Indien groep 14 Immigratie reeds is opgenomen blijven de gegevens in deze groep ongewijzigd en komen in de actuele categorie met de huidige waarde voor. Adreshouding 08.10.10

Functie adres Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: B = briefadres W = woonadres. Hier wordt de waarde ‘W’ ingevuld, tenzij expliciet sprake is van een briefadres. Let op! In de aangifte van het briefadres moeten de redenen voor de aangifte van het briefadres worden meegedeeld. Daarnaast moet degene bij wie het briefadres wordt gehouden schriftelijk instemmen (zie procedure 7.5 Verandering van een briefadres in een woonadres en andersom).

08.10.20


08.10.30

Datum aanvang adreshouding Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de persoon aangifte heeft gedaan van adreswijziging.

Adres of Locatie Een van beide groepen moet voorkomen. Ze mogen nooit gelijktijdig voorkomen. De groep 12 Locatie mag uitsluitend worden ingevuld als de groep 11 Adres niet kan worden ingevuld. Adres 08.11.10

08.11.20


Straatnaam Dit gegeven moet worden ingevuld, indien u de groep adres invult. Dit is de officiële, door het gemeentebestuur vastgestelde, naam van de straat zo nodig ingekort volgens de BOCO-norm (zie verder Bijlage 1). Hier mag geen postbusnummer of een poste restante ingevuld worden. Huisnummer Het huisnummer zoals het aan het object is toegekend.


Procedure 4.5

08.11.30


08.11.40


08.11.50


08.11.60

Locatie 08.12.10



Locatiebeschrijving Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van de ligging van het object, indien dit niet kan worden aangegeven in groep 11 Adres. Hier mag geen postbusnummer of een poste restante ingevuld worden. Omschrijving van degene die aangifte van adreswijziging heeft gedaan Dit gegeven moet worden ingevuld. Let op! De identiteit van betrokkene dient deugdelijk te worden vastgesteld. Desgevraagd dient de burger een geldig document over te leggen waaruit zijn identiteit blijkt.

Mogelijke waarden bij een binnengemeentelijke adreswijziging: A = ambtshalve inschrijving (en aangifte door verzorger voor minderjarig kind) G = gezaghouder (ouder, voogd of curator) H = hoofd instelling (gezondheidszorg) (betrokkene is niet in staat aangifte te doen of iemand te machtigen) I = ingeschrevene Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007


Procedure 4.5

K = meerderjarig inwonend kind voor ouder (met hetzelfde woonadres) M = meerderjarige gemachtigde O = inwonende ouder voor meerderjarig kind (met hetzelfde woonadres) P = echtgenoot/geregistreerd partner (met hetzelfde woonadres) Bij gebruik van een digitale verhuisaangifte moet er goed op gelet worden of alle personen die verhuizen het formulier hebben ondertekend en of dit geldt als een machtiging of als een eigen aangifte. In het eerste geval wordt een ‘M’ opgenomen en in het tweede geval een ‘I’. De ouder kan uitsluitend aangifte doen voor een meerderjarige kind voor zover beiden over hetzelfde (oude en/of nieuwe) woonadres beschikken. Het meerderjarig kind kan eveneens uitsluitend aangifte doen voor de ouder voor zover beiden over hetzelfde (oude en/of nieuwe) woonadres beschikken. Hetzelfde geldt voor een echtgenoot/geregistreerd partner die voor de andere partner aangifte doet. Indien niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, moet er een schriftelijke machtiging worden getoond. De laatstgenoemde mogelijkheid geldt niet voor personen die een andere samenlevingsvorm hebben dan een huwelijk of een geregistreerd partnerschap. Geldigheid 08.85.10

Opneming 08.86.10


Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is in dit geval de datum van aangifte van adreswijziging.



Procedure 4.6

Procedure 4.6

Vertrek naar het buitenland (emigratie)

Situatieschets

Deze procedure wordt uitgevoerd indien de ingezetene aangifte doet van vertrek naar het buitenland. Let op de verwachte verblijfsduur in het buitenland: dit moet tenminste 2/3 van een jaar zijn. Deze periode hoeft niet aaneengesloten te zijn. De aangifte dient binnen vijf dagen vóór het vertrek naar het buitenland schriftelijk te geschieden. Het land van emigratie is het door de burger opgegeven volgend land van verblijf. Het verdient aanbeveling op de schriftelijke aangifte, behalve het land van vertrek, een zo volledig mogelijk adres in het buitenland op te nemen. Het adres in het buitenland wordt zo volledig mogelijk op de PL opgenomen in groep 13 Emigratie.

Indien de persoon in de aangifte van vertrek uit Nederland meldt te gaan verblijven in de Nederlandse Antillen of Aruba, dient de gemeente van vertrek kosteloos een verhuisbericht te verstrekken aan betrokkene (artikel 48, lid 4 Wet GBA). Na verwerking van de aangifte wordt een Ag21-bericht naar het PIVA/GBA Vestigingsregister gestuurd. Aanwijzingen

De bijhouding van de persoonslijst wordt opgeschort na de emigratie. De gemeente van inschrijving behoudt echter het informatiebeheer over de betrokken persoonslijst. Akten en documenten die na de emigratie binnenkomen, moeten in een dossier worden bewaard. Bij binnenkomst van dit soort brondocumenten moet rubriek 08.75.10 Indicatie document worden geactualiseerd.



Procedure 4.6

Indien de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort, worden actualiseringen met betrekking tot rechtsfeiten die plaatsvonden vóór de opschorting, op de opgeschorte PL bijgewerkt. Let op! De burger die vanaf het tijdstip van vertrek uit Nederland naar redelijke verwachting niet langer dan 2 jaar buiten Nederland zal verblijven en die gedurende zijn verblijf buiten Nederland vaart aan boord van een schip dat in Nederland de thuishaven heeft, is niet verplicht tot het doen van aangifte van vertrek, mits de betrokkene tijdens zijn verblijf buiten Nederland beschikt over een woon- of briefadres in Nederland.

Verwijzingen

Zie voor het verwijderen van de aanduiding PROBAS in rubriek 04.82.30 Beschrijving document bij aangifte emigratie van een geprivilegieerde procedure 7.22 (Geprivilegieerden).

In de hierna beschreven actualiseringsprocedure zijn uitsluitend de te wijzigen categorieën genoemd. Categorie 07

Inschrijving

Actualiseren categorie 07 Inschrijving


Datum opschorting bijhouding De datum waarop de bijhouding van de persoonslijst daadwerkelijk is opgeschort.

07.67.20

Categorie 08

Omschrijving reden opschorting bijhouding De aanduiding van de reden waarom de bijhouding van de persoonslijst is opgeschort. Dit is in dit geval de waarde ‘E’ van emigratie. Verblijfplaats




Procedure 4.6

In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Na actualisering van de categorie 08 Verblijfplaats, komen de groepen 10 Adreshouding, 11 Adres of 12 Locatie en 14 Immigratie niet meer in de actuele categorie voor. Emigratie 08.13.10

Land waarnaar vertrokken Dit gegeven moet worden ingevuld. Invullen volgens tabel 34 Landentabel.

08.13.20

Datum vertrek uit Nederland Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop de persoon aangifte heeft gedaan van vertrek.

Adres buitenland

Algemene regels: Als een adres opgenomen wordt is element 13.40 verplicht. Wordt element 13.50 opgenomen, dan moet ook element 13.30 opgenomen worden. Element 13.30 mag op zich zonder element 13.50 voorkomen, maar element 13.50 wordt bij vertrek naar de Nederlandse Antillen door het GBA/PIVA Vestigingsregister gebruikt om te bepalen naar welk eiland de gegevens moeten worden doorgezonden. Zie voor vertrek naar de Nederlandse Antillen en Aruba onder meer Kwaliteitsbrochure 24, pag. 6 en 7.

08.13.30

Adres buitenland waarnaar vertrokken 1 Dit gegeven moet worden ingevuld met het eerste gedeelte van het adres in het buitenland, bijvoorbeeld straat en huisnummer, maar zonder land, indien de gegevens bekend zijn. Dit element moet verplicht gevuld worden als element 13.50 gevuld wordt.

08.13.40

Adres buitenland waarnaar vertrokken 2 Dit gegeven moet worden ingevuld met het tweede gedeelte van het adres in het buitenland, bijvoorbeeld de woonplaats, maar zonder land, indien de gegevens bekend zijn. Wordt een adres opgenomen, dan wordt dit element verplicht gevuld.

08.13.50

Adres buitenland waarnaar vertrokken 3 Dit gegeven moet worden ingevuld met aanvullende gegevens, bijvoorbeeld de naam van de gemeente, het district, de provincie, of het eiland (Nederlandse Antillen) maar zonder een andere landaanduiding, indien de gegevens bekend zijn. Handleiding Uitvoeringsprocedures 26112007


Procedure 4.6


Omschrijving van degene die aangifte van vertrek heeft gedaan Dit gegeven moet worden ingevuld. Let op! De identiteit van betrokkene dient deugdelijk te worden vastgesteld. Desgevraagd dient de burger een geldig document over te leggen waaruit zijn identiteit blijkt.

Mogelijke waarden bij een vertrek naar het buitenland: A = ambtshalve inschrijving (en aangifte door verzorger voor minderjarig kind) G = gezaghouder (ouder, voogd of curator) H = hoofd instelling (gezondheidszorg) (betrokkene is niet in staat aangifte te doen of iemand te machtigen) I = ingeschrevene K = meerderjarig inwonend kind voor ouder (met hetzelfde woonadres) M = meerderjarige gemachtigde O = inwonende ouder voor meerderjarig kind (met hetzelfde woonadres) P = echtgenoot/geregistreerd partner (met hetzelfde woonadres) Geldigheid 08.85.10

Opneming 08.86.10


Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is in dit geval de datum van aangifte van vertrek.



Procedure 4.7

Procedure 4.7

Wijzigen naamgebruik

Situatieschets

Op grond van artikel 80 Wet GBA kunnen personen die daartoe krachtens artikel 9, Boek 1 Burgerlijk Wetboek gerechtigd zijn schriftelijk verzoeken de aanduiding van het naamgebruik te wijzigen. Het gaat daarbij om personen die - gehuwd zijn, - gehuwd geweest zijn, - geregistreerd partner zijn of - geregistreerd partner geweest zijn. Binnen vier weken moet het college van burgemeester en wethouders aan het verzoek gevolg hebben gegeven. Zodra de gegevens met betrekking tot het naamgebruik zijn gewijzigd, wordt de ingeschrevene daarvan terstond schriftelijk op de hoogte gesteld. Wanneer men het voornemen heeft geen gevolg te geven aan het verzoek, moet de gemeente binnen vier weken na het verzoek een schriftelijke mededeling daaromtrent doen onder vermelding van de gronden. Hiermee start de procedure zoals aangegeven in artikel 83 en 86 Wet GBA. Daarnaast geldt dat een gemeente ten gevolge van een rechterlijke uitspraak de aanduiding van het naamgebruik bij een persoon moet wijzigen. Voor vreemdelingen geldt: a. Biedt het nationale recht van een betrokkene een vergelijkbare mogelijkheid, dan kan het naamgebruik volgens Nederlands internationaal privaatrecht ook bij die betrokkene op de PL worden gewijzigd. b. Biedt het nationale recht deze mogelijkheid niet of is het op dit punt onduidelijk dan wordt het naamgebruik niet gewijzigd.



Procedure 4.7

Aanwijzingen

Het naamgebruik kan na het omslagmoment uitsluitend wijzigen op schriftelijk verzoek van betrokkene dan wel na een rechterlijke uitspraak. Het wijzigen van het naamgebruik ‘naar gemeentelijk gebruik’ is dus ná 1 oktober 1994 niet meer toegestaan. Is het huwelijk of het partnerschap van een betrokkene ontbonden, dan kan het bestaande naamgebruik worden gehandhaafd, tenzij door betrokkene een verzoek tot wijziging wordt gedaan. Wordt door een van de ex-partners een nieuw huwelijk gesloten of een geregistreerd partnerschap aangegaan, ook dan blijft het naamgebruik ongewijzigd, tenzij een schriftelijk verzoek tot wijziging van het naamgebruik wordt gedaan.

Verwijzing

Zie ook bijlage 3 Vraag en Antwoord.

In de hierna beschreven actualiseringsprocedure is uitsluitend de te wijzigen categorie genoemd. Categorie 01

Persoon

Actualiseren categorie 01 persoon

In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Naamgebruik 01.61.10

Aanduiding naamgebruik Dit gegeven moet worden ingevuld. Aanduiding van het naamgebruik zoals schriftelijk wordt verzocht door een daartoe bevoegd persoon dan wel is bepaald in een gerechtelijke uitspraak. Mogelijke waarden: E = eigen geslachtsnaam P = geslachtsnaam (eerdere) echtgenoot/geregistreerde partner V = geslachtsnaam (eerdere) echtgenoot/geregistreerde partner vóór eigen geslachtsnaam N = geslachtsnaam (eerdere) echtgenoot/geregistreerde partner na eigen geslachtsnaam



Procedure 4.7

Document 01.82.10


01.82.20


01.82.30

Beschrijving document Een zo nauwkeurig mogelijke beschrijving van het document waaraan de gegevens in deze categorie zijn ontleend. Aanbevolen wordt bijvoorbeeld: ‘verzoek wijziging naamgebruik’, ‘rechterlijke uitspraak te ...’ of een tekst van gelijke strekking.

Geldigheid 01.85.10

Opneming 01.86.10

Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het schriftelijk verzoek tot naamgebruik is ontvangen. Wanneer het verzoek op of voor de datum van het huwelijk/geregistreerd partnerschap wordt ontvangen, dan is de ingangsdatum geldigheid de datum huwelijk/geregistreerd partnerschap. Wanneer het naamgebruik wijzigt na een rechterlijke uitspraak, wordt hier de datum ingevuld waarop de uitspraak in kracht van gewijsde is gegaan, of de datum zoals in de uitspraak is bepaald.




Procedure 4.7



Procedure 4.8

Procedure 4.8

Wijzigen geheimhouding

Situatieschets

De burger kan schriftelijk verzoeken om over hem opgenomen gegevens niet aan derden te verstrekken (art. 102 Wet GBA). Op de PL van betrokkene wordt dit door middel van de code 7 vastgelegd. De beperking geldt voor alle gegevens op de PL. Ook voor verwijsgegevens kan geheimhouding worden verzocht. Wijs de burger erop dat de geheimhouding alleen geldt voor verstrekkingen uit de GBA. Wil de burger geheimhouding bij andere instanties, zoals afnemers van de GBA, dan dient de burger een verzoek tot geheimhouding tot die instanties te richten. Let op! Bij een intergemeentelijke verhuizing wordt dikwijls in de nieuwe woongemeente om geheimhouding van gegevens verzocht. Dit moet dan ook in de oude gemeente gebeuren voor de verwijsgegevens! Daarvoor zorgt het opnemen van rubriek 21.70.10 in het te verzenden Iv01-bericht met verwijsgegevens.

Het verzoek tot geheimhouding van gegevens wordt ingediend bij de gemeente waar betrokkene als ingezetene is ingeschreven. Het aparte verzoek tot geheimhouding van verwijsgegevens wordt ingediend bij de gemeente waar verwijsgegevens over betrokkene in de basisadministratie zijn opgenomen. Zijn in meerdere gemeenten verwijsgegevens opgenomen, dan dient de burger het verzoek tot elk van die gemeenten te richten. Nadat de identiteit van de verzoeker deugdelijk is vastgesteld, reageert de gemeente op één van de beide volgende wijzen. 1. Binnen vier weken na het verzoek wordt aan het verzoek gevolg gegeven. De gemeente doet daarvan na verwerking terstond mededeling aan de verzoeker onder vermelding van de regels ter zake. 2. Binnen vier weken na het verzoek zendt de gemeente een schriftelijke mededeling aan de verzoeker met daarin het voornemen niet aan het verzoek te voldoen. De mededeling houdt tevens de gronden voor de weigering in. Hiermee start de procedure zoals aangegeven in artikel 105 van de Wet GBA.



Procedure 4.8

Aanwijzingen

Het verzoek wordt door de ingeschrevene zelf gedaan. Voor minderjarigen jonger dan 16 jaar wordt het verzoek gedaan door de ouders, de voogden of de verzorgers..Voor een onder curatele gestelde doet de curator het verzoek. Het verzoek is inhoudelijk niet aan voorwaarden gebonden. Let op! Het verzoek blijft van kracht totdat de burger een nieuw verzoek doet. Het verzoek is met andere woorden niet aan een bepaalde termijn gebonden.Dit is van belang indien de persoon naar een andere woongemeente vertrekt. In de nieuwe gemeente behoeft niet opnieuw een verzoek tot geheimhouding te worden gedaan.

In de hierna beschreven actualiseringsprocedure is uitsluitend de te wijzigen categorie genoemd.

Categorie 07

Inschrijving

In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Let op! Door deze actualisering ontstaat geen historie. Geheim 07.70.10

Indicatie geheim Dit gegeven moet worden ingevuld. Mogelijke waarden: 0 (= geen verstrekkingsbeperking)



Procedure 4.8

7

(= geen verstrekking van welk gegeven dan ook aan geen enkele partij waarvoor is bepaald dat de burger verstrekking van zijn gegevens kan verhinderen).

Categorie 21 Verwijsgegevens Zijn in de gemeente verwijsgegevens opgenomen, dan wordt categorie 21 Verwijzing geactualiseerd. In verband met de duidelijkheid zijn uitsluitend de te wijzigen groepen uitgewerkt en niet de complete categorie. Let op! Door deze actualisering ontstaat historie.

Geheim 21.70.10

Geldigheid 21.85.10

Opneming 21.86.10

Indicatie geheim Dit gegeven moet worden ingevuld. De thans mogelijke waarden zijn: 0 (= geen verstrekkingsbeperking) 7 (= geen verstrekking van welk gegeven dan ook aan geen enkele partij waarvoor is bepaald dat de burger verstrekking van zijn gegevens kan verhinderen).

Ingangsdatum geldigheid Dit gegeven moet worden ingevuld. Dit is de datum waarop het geheel van gegevens zijn geldigheid heeft gekregen. Dit is in dit geval de datum van het verzoek.




Procedure 4.8



aangifte van de burger

Recommend Documents