Aanbestedingsprocedure OV-concessie Hoeksche Waard Goeree-Overflakkee

Aanbestedingsprocedure OV-concessie Hoeksche Waard – Goeree-Overflakkee Eindrapport

Opdrachtgever Joost Weekers Bureauhoofd Openbaar Vervoer

Opdrachtnemer Eenheid Audit en Advies Onderzoekers Aad van Wijngaarden Aad Zoeteman

Definitief 10 maart 2016 Provincie Zuid-Holland

Inhoudsopgave MANAGEMENTSAMENVATTING.................................................................................................. 4 1 2 3 4 1

INLEIDING ............................................................................................................................ 6 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

2

Achtergrond en aanleiding .................................................................................................... 6 Doel van het onderzoek ........................................................................................................ 6 Onderzoeksvragen ............................................................................................................... 6 Onderzoeksverantwoording .................................................................................................. 7 Leeswijzer ............................................................................................................................. 8 WETTELIJKE EN PROVINCIALE KADERS ....................................................................... 9

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3

Inleiding ................................................................................................................................ 4 Doel onderzoek ..................................................................................................................... 4 Conclusies ............................................................................................................................ 4 Aanbevelingen ...................................................................................................................... 5

Inleiding ................................................................................................................................ 9 Normen en bepalingen ......................................................................................................... 9 Bevindingen .......................................................................................................................... 9 Conclusies .......................................................................................................................... 11 Doorkijk naar nieuwe aanbestedingsregels Aanbestedingswet 2016 ................................. 12 AFSPRAKEN MET GEMEENTEN IN HET CONCESSIEGEBIED .................................... 13

3.1 Inleiding .............................................................................................................................. 13 3.2 Bevindingen ........................................................................................................................ 13 3.3 Conclusies .......................................................................................................................... 14 4

EVALUATIES EERDERE OV-CONCESSIETRAJECTEN ................................................ 15 4.1 Inleiding .............................................................................................................................. 15 4.2 Bevindingen ........................................................................................................................ 15 4.3 Conclusies .......................................................................................................................... 16

5

INVLOED VAN KOPPELING REGULIER EN KLEINSCHALIG OV ................................. 17 5.1 Inleiding .............................................................................................................................. 17 5.2 Bevindingen ........................................................................................................................ 17 5.3 Conclusies .......................................................................................................................... 18

6

VERDERE VERBETERING VAN DE AANBESTEDINGS-PROCEDURE ........................ 19 6.1 Inleiding .............................................................................................................................. 19 6.2 Aanbevelingen .................................................................................................................... 19

2

EAA-rapport Aanbestedingsprocedure OV-concessie HWGO

Versie - Definitief

7

OVERZICHT TEN BEHOEVE VAN DE MONITORING ..................................................... 20

BIJLAGE 1 1 2

Geïnterviewde personen ..................................................................................................... 22 Geraadpleegde documentatie ............................................................................................ 22

BIJLAGE 2

3

ONDERZOEKSBRONNEN ................................................................................ 22

REFERENTIEKADER ........................................................................................ 24


Versie - Definitief

Managementsamenvatting 1

Inleiding Op 13 december 2015 heeft de concessiewijziging voor het openbaar vervoer in de regio Hoeksche Waard – Goeree-Overflakkee plaatsgevonden en zijn de bussen van Connexxion in de regio gaan rijden. Voorafgaand hieraan hebben Provinciale Staten in april 2014 het Beleidskader Openbaar Vervoer regio Hoeksche Waard / Goeree-Overflakkee (HWGO) en de Nota van uitgangspunten Europese Aanbesteding Openbaar Vervoer HWGO (NvU) vastgesteld. Medio juli 2014 is met de aanbesteding van de OV-concessie gestart. Eind maart 2015 heeft de voorlopige gunning van deze aanbesteding plaatsgevonden. Aanvankelijk is de aanbesteding in twee trajecten opgedeeld: een aanbesteding voor het regulier openbaar vervoer en een pilot voor het kleinschalig openbaar vervoer. In november 2014 is door Provinciale Staten besloten deze 'knip' tussen beide trajecten ongedaan te maken en het oproepafhankelijke kleinschalig OV weer toe te voegen aan lopende aanbesteding.

2

Doel onderzoek Het doel van het onderzoek is om het bureauhoofd Openbaar Vervoer inzicht te geven of de aanbestedingsprocedure voor de OV-concessie HWGO op toereikende wijze is opgezet, georganiseerd en uitgevoerd. Tevens wenst het bureauhoofd aanbevelingen te ontvangen, teneinde het aanbesteden van toekomstige OV-concessies - waar nodig en mogelijk - te verbeteren aan de hand van de in het onderzoek geconstateerde bevindingen en de daaruit voortvloeiende conclusies.

3

Conclusies Hieronder volgen per onderzoeksvraag de conclusies. Onderzoeksvraag 1: In welke mate is in de aanbesteding van de OV-concessie HWGO rekening gehouden met wettelijke en provinciale kaders? 1. 2.

3.

Bij de aanbesteding van de OV-concessie HWGO zijn de wettelijke regels voor een Europese aanbesteding toegepast. Bij de aanbesteding van de OV-concessie HWGO zijn de provinciale kaders op het gebied van duurzaamheid, sociale veiligheid, toegankelijkheid, bereikbaarheid meegenomen in de aanbestedingsvoorwaarden. Het te hanteren tarievenkader voor de deelnemende vervoerders aan de aanbesteding had in een vroeger stadium al gereed moeten zijn, omdat dit essentieel is voor de voorbereiding en het opstellen van financiële aanbiedingen.

Onderzoeksvraag 2: In welke mate is met de aanbesteding van de OV-concessie HWGO rekening gehouden met afspraken die met de desbetreffende gemeenten zijn gemaakt voor het concessiegebied? 1.

4

Er zijn voorafgaande aan de aanbesteding met de gemeenten geen afspraken gemaakt althans niet vastgelegd in een schriftelijk stuk danwel bestuursconvenant.


Versie - Definitief

2.

Er was aanzienlijk meer tijd voor het interactief proces benodigd geweest om scherp te stellen, wat de provincie en de gemeenten met elkaar wilden bereiken, hieraan het proces aan te passen en rekening te houden met de gemeenteraadsverkiezingen 2014 Daarbij had de besluitvorming rond het opheffen van de knip tussen de reguliere aanbesteding en de pilot kleinschalig openbaar vervoer en de gevolgen hiervan voor het interactief proces meer naar de betrokken gemeenten gecommuniceerd kunnen worden.

Onderzoeksvraag 3: In welke mate is met de aanbesteding OV-concessie HWGO rekening gehouden met de evaluaties van eerdere OV-concessietrajecten en met de signalen die de provincie heeft ontvangen bij het beheer van OV-concessies? 1.

In de aanbestedingsprocedure voor de OV-concessie HWGO zijn de evaluaties uit voorgaande concessietrajecten en signalen van het concessiebeheer voldoende meegenomen.

Onderzoeksvraag 4: In welke mate is de koppeling van een pilot met kleinschalig OV van invloed geweest op het aanbestedingsproces? 1. 2. 3. 4.

4

In de voorbereiding van de aanbesteding en PvE-fase heeft koppeling van een pilot met kleinschalig OV geleid tot vertraging van het aanbestedingstraject in de inschrijvingsfase . De begrippen en definities ten aanzien van welk vervoer kwalificeert als openbaar vervoer waren bij aanvang van het aanbestedingstraject niet duidelijk. De projectorganisatie voor de combinatie van het kleinschalig OV en het regulier OV was niet optimaal georganiseerd en kon derhalve ook niet adequaat functioneren. De pilot heeft geen negatieve invloed gehad op het uiteindelijke resultaat van de aanbesteding.

Aanbevelingen Op grond van het onderzoek naar de aanbestedingsprocedure voor de OV-concessie HWGO worden de navolgende aanbevelingen gedaan, waarmee tevens onderzoeksvraag 5 (Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan teneinde het proces van aanbesteden van OV-concessies te verbeteren?) wordt beantwoord. 1.

2. 3.

4.

5

Stel vooraf tussen de provincie en andere samenwerkende partners en vice versa de rollen, verwachtingen en verantwoordelijkheden vast in een schriftelijk document of convenant, waaraan een ieder zich ook committeert door de ondertekening. Realiseer dat een interactief aanbestedingsproces waarbij mede-overheden en doelgroepen worden betrokken veel tijd vergt en plan dit proces ruim(er) in. Zorg in het interactief proces daarbij dat het doel ervan duidelijk en helder wordt gecommuniceerd. Stel bij aanvang van het aanbestedingstraject een eenduidige begrippenlijst op. Hiermee wordt in het traject naast spraakverwarring, ook onbegrip en frustratie voorkomen. Draag zorg voor een goed georganiseerde projectorganisatie, die adequaat kan functioneren binnen het aanbestedingstraject. Wanneer daarin opnieuw een pilot zou worden geïntegreerd, benoem dan voor de overkoepelende coördinatie een interne medewerker. Indien wordt overwogen in toekomstige aanbestedingsprocedures, waarbij wettelijk gezien onderhandelingen met vervoerende organisaties zijn toegestaan, investeer dan vroegtijdig in onderhandelingsvaardigheden voor provinciale medewerkers.


Versie - Definitief

1 Inleiding 1.1

Achtergrond en aanleiding In april 2014 hebben Provinciale Staten het Beleidskader Openbaar Vervoer regio Hoeksche Waard / Goeree-Overflakkee (HWGO) en de Nota van uitgangspunten Europese Aanbesteding Openbaar Vervoer HWGO (NvU) vastgesteld. Naast de aanbesteding van de OV-concessie heeft de provincie gezamenlijk met de gemeente Goeree-Overflakkee een pilot uitgewerkt rondom het kleinschalig vervoer. Oorspronkelijk maakte deze pilot deel uit van de totale openbaar vervoer (OV) concessie en werd deze opgezet met alle gemeenten (ook de gemeenten in de Hoeksche Waard) in het concessiegebied. Medio juli 2014 is met de aanbesteding van de OV-concessie gestart. In november 2014 is door Provinciale Staten besloten de 'knip' tussen de reguliere concessie en het kleinschalig OV ongedaan te maken, waardoor het oproepafhankelijke kleinschalig OV weer is toegevoegd aan de lopende aanbesteding. Eind maart 2015 heeft de voorlopige gunning van deze aanbesteding plaatsgevonden. De aankondiging van de definitieve gunning is medio juli 2015 gepubliceerd. Op 13 december 2015 heeft de wisseling van de concessiehouder plaatsgevonden en zijn de bussen van Connexxion in het concessiegebied gaan rijden. Het onderzoek naar de Aanbestedingsprocedure OV-concessie HWGO is opgenomen in het jaarplan 2015 van de Eenheid Audit en Advies (EAA) dat jaarlijks door Gedeputeerde Staten wordt vastgesteld.

1.2

Doel van het onderzoek Het doel van het onderzoek is om de opdrachtgever inzicht te geven of de aanbestedingsprocedure op toereikende wijze is opgezet en uitgevoerd, alsmede in de wijze waarop de afdeling Mobiliteit en Milieu (M&M) de aanbesteding rond de OV-concessie HWGO heeft georganiseerd. Tevens wenst de opdrachtgever aanbevelingen te ontvangen, teneinde het aanbesteden van OVconcessies - waar nodig en mogelijk - te verbeteren aan de hand van de in het onderzoek geconstateerde bevindingen en de daaruit voortvloeiende conclusies.

1.3

Onderzoeksvragen Voor het onderzoek zijn de navolgende vijf onderzoeksvragen geformuleerd:

6

1.

In welke mate is in de aanbesteding van de OV-concessie HWGO rekening gehouden met wettelijke en provinciale kaders? Daarbij wordt getoetst op zowel de wettelijke regels voor Europese aanbesteding, als ook de provinciale kaders op het gebied van duurzaamheid, sociale veiligheid, toegankelijkheid, bereikbaarheid en tarifering.

2.

In welke mate is met de aanbesteding van de OV-concessie HWGO rekening gehouden met afspraken die met de desbetreffende gemeenten zijn gemaakt voor het concessiegebied?

3.

In welke mate is met de aanbesteding OV-concessie HWGO rekening gehouden met de evaluaties van eerdere OV-concessietrajecten en met de signalen die de provincie heeft ontvangen bij het beheer van OV-concessies?

4.

In welke mate is de koppeling van een pilot met kleinschalig OV van invloed geweest op het aanbestedingsproces?


Versie - Definitief

5.

1.4

Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan teneinde het proces van aanbesteden van OV-concessies te verbeteren?

Onderzoeksverantwoording Voor de duur van het onderzoek is door de EAA een aanbestedingsspecialist bij International Tender Services B.V. (ITS) ingehuurd om de juiste verdieping in het onderzoek te verkrijgen. ITS is één van de aanbieders van begeleiding bij aanbestedingstrajecten en van aanbestedingsadvies. De heer Van Wijngaarden heeft voorafgaande aan het onderzoek de ‘Verklaring omtrent het omgaan met informatie door externe medewerkers van de provincie ZuidHolland’ getekend. De opdrachtnemer is akkoord met de inzet van ITS in het onderhavig onderzoek. Bij het aanbestedingstraject voor de OV-concessie HWGO zijn diverse aanbestedingsadviesbureaus betrokken geweest. In het onderzoek zijn een aantal medewerkers van deze bureaus geïnterviewd (zie bijlage 1). In een tweetal interviews met medewerkers, beiden werkzaam in dezelfde dienstverlening als de interne aanbestedingsspecialist is de onderzoeksrol tijdelijk waargenomen door een onderzoeker van de EAA. De organisatie van het OV-concessiebeheer en de implementatie van de OV-concessie HWGO vallen buiten de reikwijdte van het onderzoek. De concept interviewverslagen van gesprekken met medewerkers van adviesbureaus zijn aan hen teruggelegd. Deze geïnterviewden hebben derhalve allen het concept gespreksverslag op feitelijke onjuistheden en eventuele bedrijfsgevoelige passages na kunnen lezen. De voormalig Gedeputeerde Mobiliteit heeft niet gereageerd op herhaalde verzoeken van de EAA tot medewerking aan het onderhavig onderzoek. Het onderzoek is derhalve tot stand gekomen zonder haar bestuurlijke duiding. Organisatieadviesbureau Twynstra Gudde (TG) is door de opdrachtgever verzocht het interactief proces (vóór het opheffen van de knip tussen het kleinschalig- en het regulier openbaar vervoer) te evalueren. De focus van de evaluatie ligt op de inrichting en het verloop van het interactief proces en de ervaringen die daarmee zijn opgedaan. De evaluatie is nadrukkelijk bedoeld om ervaringen op te tekenen en op basis daarvan ‘lessons learned’ te formuleren. De aanbesteding zelf (inclusief de marktconsultaties) valt buiten de scope van deze procesevaluatie. Het onderhavig onderzoek heeft een (geringe) overlap met het onderzoek van TG. De overlap ziet met name op de onderzoeksvragen twee en vier. In het onderzoek van de EAA wordt voor de beantwoording van deze vragen ten dele gesteund op het onderzoek van TG. Met één van de onderzoekers van TG heeft een verdiepend interview over het interactieve proces plaatsgevonden. In het onderzoek is op verzoek van de opdrachtgever -geen deel uitmakend van de gestelde onderzoeksvragen- ten dele vooruit gekeken naar de Aanbestedingswet 20161 en de gevolgen hiervan voor nieuwe wettelijke regels voor Europese aanbestedingen en de provinciale kaders inzake toekomstige aanbestedingen voor OV-concessies.

1

Wijziging van de Aanbestedingswet 2012 in verband met de implementatie van aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU

7


Versie - Definitief

1.5

Leeswijzer In hoofdstuk 1 worden de aanleiding het doel van het onderzoek, de onderzoeksvragen en de onderzoeksverantwoording beschreven. De hoofdstukken 2 tot en met 5 gaan in op de antwoorden op de onderzoeksvragen. In elk hoofdstuk wordt een afzonderlijke onderzoeksvraag beantwoord. Geïnteresseerden treffen in paragraaf 2.5 een doorkijk naar de te wijzigen Aanbestedingswet 2012 waarvan de inwerkingtreding is voorzien in april 2016. Hoofdstuk 6 tenslotte bevat de aanbevelingen die op basis van het onderzoek worden gedaan. Degenen die snel de kern van het onderzoek tot zich willen nemen, worden verwezen naar de managementsamenvatting aan het begin van het rapport.

8


Versie - Definitief

2 Wettelijke en provinciale kaders 2.1

Inleiding In dit hoofdstuk komt de eerste onderzoeksvraag aan de orde: In welke mate is in de aanbesteding van de OV-concessie HWGO rekening gehouden met wettelijke en provinciale kaders? Daarbij wordt getoetst op zowel de wettelijke regels voor Europese aanbesteding, als ook de provinciale kaders op het gebied van duurzaamheid, sociale veiligheid, toegankelijkheid, bereikbaarheid en tarifering.

2.2

Normen en bepalingen De aanbesteding van de OV-concessie HWGO valt onder en dient te geschieden met inachtneming van de bepalingen van de Wet personenvervoer 2000, het Besluit personenvervoer 2000 en de Europese PSO-verordening.2 De provinciale kaders zijn vorm gegeven in het Beleidskader Openbaar Vervoer regio Hoeksche Waard / Goeree-Overflakkee (2014) en de Nota van Uitgangspunten Europese Aanbesteding Openbaar Vervoer (2014), die vervolgens de basis vormen voor de onderliggende aanbestedingsstukken. In het Beleidskader staan de maatregelen die de provincie wenst te nemen om het OV én het kleinschalig vervoer in HWGO vanaf december 2015 efficiënter te organiseren en waarbij aangesloten wordt op het gemeentelijke doelgroepenvervoer. In de NvU staan de voorgestelde uitgangspunten voor de nieuwe OVconcessie HWGO.

2.3

Bevindingen Het wettelijk kader:

9

1.

Uit de aanbestedingsdocumenten en de gevoerde interviews komt het beeld naar voren, dat alle betrokkenen vanaf de aanvang van de aanbesteding met de gepubliceerde aankondiging van de opdracht op 18 juli 2014 tot en met de eindaankondiging van de gegunde opdracht op 14 juli 2015 oog hebben gehad voor de juiste toepassing van de aanbestedingsregels;

2.

Vanaf de NvU als basis voor het Bestek met hierin de aanbestedingsvoorwaarden, het Programma van Eisen, zes Nota’s van Inlichtingen3, Inschrijvingsfase (Proces verbaal van sluiting 16 feb 2015), Beoordelingsfase van de inschrijvingen aan de hand van het Beoordelingsprotocol (feb 2015) tot en met de Gunningsfase (26 maart 2016) heeft de provincie het beginsel van gelijke behandeling en het transparantiebeginsel als dragende beginselen van het aanbestedingsrecht gerespecteerd en gewaarborgd. Het beginsel van gelijke behandeling vereist dat alle inschrijvers bij het opstellen van het in hun inschrijvingen gedane voorstel dezelfde kansen krijgen. Het transparantiebeginsel heeft ten doel te waarborgen dat elk risico van favoritisme en willekeur door de provincie wordt uitgebannen. Alle voorwaarden en modaliteiten van de gunningsprocedure, waaronder de beoordelingssystematiek, zijn in het bestek

2

Verordening betreffende het openbaar personenvervoer per spoor en over de weg 370/2007/EG

3

29 augustus 2014, 16 september 2014, 24 oktober 2014, 10 november 2014, 22 januari 2015 en 4 februari 2015,


Versie - Definitief

geformuleerd op een duidelijke, precieze en ondubbelzinnige wijze, opdat inschrijvers de juiste draagwijdte kunnen begrijpen en zij deze op dezelfde manier interpreteren, en de provincie in staat is na te gaan of de inschrijvingen van de inschrijvers beantwoorden aan de criteria die op de betrokken opdracht van toepassing zijn. (zie arrest Succhi di Frutta van het Hof van Justitie (HvJEU, 29 april 2004, C-496/99) 3.

Vorenstaande waarborging is door de provincie gezekerd door middel van de externe inhuur van ervaren en deskundige organisaties op het gebied van voorbereiding en uitvoering van Europese aanbestedingsprocedures en aanbestedingsrechtelijke expertise:  APPM Management Consultants (procesbegeleiding)  Goudappel Coffeng (vervoerkundige ondersteuning)  Significant (aanbestedingsbegeleiding)  Forseti (procesregisseur kleinschalig vervoer)  Van Doorne Advocaten (juridische advisering/begeleiding OV-concessies)

4.

De door de provincie (Significant) opgestelde (concept)aanbestedingsstukken worden door Van Doorne Advocaten juridisch getoetst waaronder de wettelijke aanbestedingsvoorschriften. Daartoe behoort ook de toets op het proportionaliteitsbeginsel, een van de dragende beginselen van het aanbestedingsrecht. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die de provincie maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht. Aan de hand van de Gids Proportionaliteit4 hebben de onderzoekers van de EAA aanvullend ter verificatie de kwalitatieve eisen aan de hoedanigheid van inschrijvers zelve, alsmede de eisen met betrekking tot de inhoud van de in te dienen inschrijvingen getoetst aan het proportionaliteitsbeginsel. Deze kunnen niet als disproportioneel worden aangemerkt.

5.

10

Door wijziging in de bestuurlijke besluitvorming tijdens de reeds lopende aanbestedingsprocedure met als resultaat de opheffing van de zgn. ‘knip tussen het reguliere OV en het kleinschalig OV’ 5 is op 15 november 2014 vlak voor de sluitingsdatum van de inschrijvingen van 17 november, de rectificatie gepubliceerd. Intrinsiek is de opheffing van de genoemde knip een wezenlijk wijziging van de oorspronkelijke voorwaarden van de aanbesteding. Door de tijdig voor de oorspronkelijke sluitingsdatum gepubliceerde rectificatie, waarbij 16 februari 2016 als nieuwe sluitingsdatum is gesteld, heeft dit geen aanbestedingsrechtelijke gevolgen, dat een geheel nieuwe aanbestedingsprocedure door de provincie zou moeten worden gestart. (zie Pressetext-arrest van het Hof van Justitie (HvJ EG 19 juni 2008, C454/06).

4

Gids Proportionaliteit Januari 2013, Stcrt.2013 nr. 3075.

5

Ten aanzien van het aanbestedingstraject voor de OV-concessie HWGO is aanvankelijk besloten de aanbesteding voor het kleinschalig openbaarvervoer en het reguliere openbaarvervoer in twee separate aanbestedingen op te knippen. Deze ‘knip’ is op een later tijdstip teruggedraaid (Besluiten GS oktober 2014 en PS november 2014) .


Versie - Definitief

Tevens is in de rectificatie de sluitingstermijn voor de inschrijvingen met 3 maanden verdaagd naar 16 februari 2016, die als voldoende ruim en derhalve niet als disproportioneel kan worden aangemerkt. Als gevolg van de verruiming van de inschrijvingstermijn is de implementatieperiode met 3 maanden verkort. De provinciale kaders op het gebied van duurzaamheid, sociale veiligheid, toegankelijkheid, bereikbaarheid en tarifering: 1. Het Beleidskader openbaar vervoer regio HWGO, heeft -in relatie met de Visie Ruimte en Mobiliteit en met het Programma Mobiliteit- zijn weerslag gekregen in de NvU. Op basis van de NvU zijn met het Bestek en Programma van Eisen de nodige voorwaarden geschapen ter bevordering van duurzaamheid door middel van bijvoorbeeld langduriger inzet van bussen en energietransitie (van fossiele brandstof naar alternatieve energiebronnen: elektra/waterstof), sociale veiligheid, toegankelijkheid en bereikbaarheid.

2.4

11

2.

Het genoemde beleidskader sluit aan op het Regionaal Verkeer- en Vervoerplan (RVVP). Het RVVP geeft een visie over hoe het verkeers- en vervoersysteem in de Hoeksche Waard er in 2020-2030 uit moet zien. Voor de goede orde dient opgemerkt te worden dat in Goeree-Overflakkee ten tijde van de vaststelling van het beleidskader, mede als gevolg van de gemeentelijke herindeling, nog geen overkoepelend verkeer- en vervoerplan beschikbaar was.

3.

Het te hanteren provinciaal Tarievenkader OV 2014, voor de vervoerder is ten tijde van de reeds lopende aanbestedingsprocedure door PS op 12 november 2014 vastgesteld. Het Tarievenkader bevat het beleid van de provincie op het gebied van OV-tarieven en OVproducten voor de OV-concessies en stelt de kaders vast die GS hanteren in haar afspraken met de vervoerders. De late vaststelling van het betreffende kader tijdens de reeds lopende aanbestedingsprocedure beperkt normaliter de aan de aanbesteding deelnemende vervoerders in hun voorbereidingen om tot (bedrijfseconomische) aanbiedingen te komen. Door de Nota van Inlichtingen2 van 8 oktober 2014 (nr. 250) is dit knelpunt ondervangen met bijvoeging van het voorliggende Tarievenkader OV 2014 en de mededeling, dat de provincie voornemens is de sluitingsdatum te verlengen naar medio februari 2016. In Nota van Inlichtingen4 van 14 november 2014 (250) is bovenstaande geformaliseerd.

Conclusies 1.

Bij de aanbesteding van de OV-concessie HWGO zijn de wettelijke regels voor een Europese aanbesteding toegepast.

2.

Bij de aanbesteding van de OV-concessie HWGO zijn de provinciale kaders op het gebied van duurzaamheid, sociale veiligheid, toegankelijkheid, bereikbaarheid meegenomen in de aanbestedingsvoorwaarden.

3.

Het te hanteren tarievenkader voor de deelnemende vervoerders aan de aanbesteding had in een vroeger stadium al gereed moeten zijn, omdat dit essentieel is voor de voorbereiding en het opstellen van financiële aanbiedingen.


Versie - Definitief

2.5

Doorkijk naar nieuwe aanbestedingsregels Aanbestedingswet 2016 De huidig meest gebruikte aanbestedingsprocedure voor aanbestedingen van OV-concessies over de weg is de openbare procedure, waarbij onderhandelingen met de inschrijvers niet is toegestaan. Binnen het concessieregime van de huidige toepasselijke PSO-verordening kan overigens nu ook al een vorm van een concurrentiegerichte dialoog worden toegepast bij een aanbesteding met specifieke of complexe behoeften van de concessieverlener. Op basis van dezelfde criteria zal per 18 april 2016 in beginsel de mededingingsprocedure met onderhandeling ook toegepast mogen worden. Voor de invulling van deze procedures kan aansluiting gezocht worden bij de artt. 28 en 30 van de toekomstige Aanbestedingswet 2016. Evenwel moet ermee rekening worden gehouden, dat de transactiekosten van de deelnemende vervoerders omhoog gaan en vergt dit ook kwalitatieve (onderhandelings-)vaardigheden van een aanbestedende organisatie. In het algemeen zijn de marktpartijen hiertoe beter geëquipeerd dan overheidsinstellingen.

12


Versie - Definitief

3 Afspraken met gemeenten in het concessiegebied 3.1

Inleiding In dit hoofdstuk komt de tweede onderzoeksvraag aan de orde: In welke mate is met de aanbesteding van de OV-concessie HWGO rekening gehouden met afspraken die met de desbetreffende gemeenten zijn gemaakt voor het concessiegebied?

3.2

13

Bevindingen 1.

De rolverdeling tussen de Provincie en de gemeenten in de Hoeksche Waard en GoereeOverflakkee was niet geëxpliciteerd cq. vastgelegd: ieder vulde zijn eigen rol in.

2.

Er is met de gemeenten wel een uitgebreid interactief proces geweest om draagvlak te creëren voor de aanbesteding van het kleinschalig openbaar vervoer. Voor de precieze gang van zaken in het interactief proces wordt de lezer verwezen naar het rapport van Twynstra Gudde (27 november 2015).

3.

In het interactief proces en de voorbereiding naar de aanbesteding toe heeft de provincie niet voldoende haar doelstelling voor het interactief proces naar gemeenten gecommuniceerd. Hierdoor was het voor gemeenten onduidelijk of het interactief proces bedoeld was om in gezamenlijkheid en op basis van gelijkwaardigheid en samenwerking de aanbesteding voor het kleinschalig openbaar vervoer te ontwerpen of dat het proces meer bedoeld was om onder regie van de provincie input voor de aanbesteding op te halen. Tevens bestond er onterecht sterk het idee dat er een bezuinigingsopgave speelde. Het werkelijke doel was om onder andere de beide vervoersstromen te integreren. Er is gedurende dit proces, mede als gevolg van tijdsdruk, geen tijd genomen voor reflectie op het proces.

4.

Er is gaande weg gewerkt in twee separate projectgroepen: bij de provincie betreffende het reguliere OV-deel en bij de gemeenten betreffende het kleinschalige OV.

5.

Er waren twee redenen voor de keuze door de provincie om de innovatieve op interactie gerichte aanbesteding, weer tot een conventionele OV-aanbesteding te maken: - Het afhaken van de HW-gemeenten Deze gemeenten ondersteunden weliswaar de gedachte om gezamenlijk het kleinschalig openbaar vervoer en doelgroepenvervoer vorm te geven. Maar na de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2014 gaven de (nieuwe) bestuurders aan dat ze het te vroeg vonden om mee te doen in een gezamenlijk systeem voor kleinschalig vervoer. Bovendien bleek uit de rapportage van Forseti (15 september 2014), dat de HW-gemeenten door hun deelname afgezet tegen de bijdrage van de provincie voor kleinschalige vervoeroplossingen / doelgroepenvervoer geen financieel voordeel konden behalen. - De hoogte van de jaarlijkse exploitatiesubsidie van € 7,94 mln werd niet toereikend


Versie - Definitief

bevonden om het gewenste minimumniveau te kunnen bieden, wat dus een risico vormde voor het aanbestedingsresultaat. Na het opheffen van de knip tussen het kleinschalig openbaar vervoer en het reguliere openbaar vervoer is het interactief proces vrij plotseling tot stilstand gekomen. In de interviews wordt gesproken over een ‘radiostilte’ naar de gemeenten in de regio HWGO. Volgens geïnterviewden is deze stilstand verschillend door gemeenten ontvangen. De reacties variëren van teleurstelling tot opluchting, in de zin dat deze gemeenten verheugd waren over deze nieuwe, verfrissende, ‘level playing field’ aanpak van de provincie.

3.3

14

Conclusies 1.

Er zijn voorafgaande aan de aanbesteding met de gemeenten geen afspraken gemaakt althans niet vastgelegd in een schriftelijk stuk danwel bestuursconvenant.

2.

Er was aanzienlijk meer tijd voor het interactief proces benodigd geweest om scherp te stellen, wat de provincie en de gemeenten met elkaar wilden bereiken, hieraan het proces aan te passen en rekening te houden met de gemeenteraadsverkiezingen 2014 Daarbij had de besluitvorming rond het opheffen van de knip tussen de reguliere aanbesteding en de pilot kleinschalig openbaar vervoer en de gevolgen hiervan voor het interactief proces meer naar de betrokken gemeenten gecommuniceerd kunnen worden.


Versie - Definitief

4 Evaluaties eerdere OV-concessietrajecten 4.1

Inleiding In dit hoofdstuk komt de derde onderzoeksvraag aan de orde: In welke mate is met de aanbesteding OV-concessie HWGO rekening gehouden met de evaluaties van eerdere OV-concessietrajecten en met de signalen die de provincie heeft ontvangen bij het beheer van OV-concessies?

4.2

15

Bevindingen 1.

Op 14 november 2012 is het Eindrapport Procesevaluatie aanbesteding busconcessie Zuid-Holland Noord (ZHN) uitgebracht. Het doel van de procesevaluatie was om met name te bezien hoe het aanbestedingsproces kon worden geoptimaliseerd met in achtneming van de formele rollen van PS en GS. De evaluatie liet zien dat door het aanbestedingsteam een goed resultaat was neergezet ondanks een vertraging van 2,5 maand ten gevolge van een vertraging in het proces door provinciale verkiezingen. Tenslotte is geconcludeerd dat de wederzijdse verwachtingen tussen de provincie en de betrokken regionale overheden over de mate van betrokkenheid gedurende de aanbesteding uit elkaar lagen. De belangrijkste aanbevelingen en overgenomen door GS (12 februari 2013) waren: 1) De Nota van Uitgangspunten (NvU) door PS vast te stellen, en GS op basis hiervan het vervolgproces uitvoert (PvE, Bestek, Gunning en Implementatie). De voorbereiding van de uitwerking na de NvU is dan aan de ambtelijke organisatie. 2) Het verbeteren van de informatievoorziening aan de regio’s en het helder maken van wederzijdse verwachtingen over de betrokkenheid.

2.

Uit de interviews blijkt -mede in relatie tot de verhouding met en de majeure koerswijziging van de betrokken gedeputeerde tot opheffing van de knip - dat a) betrokkenen in de ambtelijke organisatie van provincie in het voorbereidingsproces van de aanbesteding alsmede in de uitvoering daarvan niet wisten waar ze aan toe waren; b) tussen de provincie en met name de HW-gemeenten en vice versa de rollen, verwachtingen en verantwoordelijkheden achteraf bezien niet althans onvoldoende met elkaar zijn gecommuniceerd.

3.

In de interviews is tevens aangegeven dat: a) In principe de aandachtspunten uit de laatste aanbesteding meegenomen worden naar de volgende. Zo was in de vorige aanbesteding concessie HWGO de uitvraag naar de vervoerder veel te uitgebreid, afgezet tegen de doelstelling van de concessie. Een uitgebreide informatievraag kost manuren bij de vervoerder en werkt uiteindelijk kostenverhogend. De provincie streeft ernaar om moet worden in alle concessies de informatie eenduidig op te laten leveren, zodat concessies onderling vergeleken kunnen worden. b) de ervaringen en wat er niet goed is gegaan bij o.a. de start en de uitvoering van de concessie ZHN meegenomen zijn in de aanbestedingsprocedures van volgende


Versie - Definitief

concessies. Er zijn ook lessen geleerd van de implementatie van ZHN. ZHN is ook in april/mei 2013 besproken bij de voorbereiding van de OV-concessie HWGO.

4.3

4.

De strategisch inkoper van de provincie is alleen in het voortraject betrokken geweest bij de aanbestedingsprocedure van de OV-concessies. De consultatielijst stelt advisering door Bureau Inkoop en Regie (BIR) voor OV-concessies niet verplicht.

5.

Uit de interviews is gebleken, dat wanneer binnen randvoorwaarden wel veel vrijheid richting vervoerders wordt toegelaten binnen de aanbesteding, dit gevolgen heeft voor de uitoefening van het concessiebeheer. Ook vanuit het concessiebeheer moet op de gevolgen van deze vrijheid van de vervoerder gewezen worden bij het maken van de aanbestedingsdocumenten. De provincie kiest echter voor vrijheid voor de vervoerder, omdat op deze wijze de meeste dienstregelingsuren (DRU) uit de markt komen.

Conclusies 1.

16

In de aanbestedingsprocedure voor de OV-concessie HWGO zijn de evaluaties uit voorgaande concessietrajecten en signalen van het concessiebeheer voldoende meegenomen.


Versie - Definitief

5 Invloed van koppeling regulier en kleinschalig OV 5.1

Inleiding In dit hoofdstuk komt de vierde onderzoeksvraag aan de orde: In welke mate is de koppeling van een pilot met kleinschalig OV van invloed geweest op het aanbestedingsproces?

5.2

Bevindingen De navolgende bevindingen zijn met name afkomstig uit de gevoerde interviews.

17

1.

Spanning tussen de gedeputeerde en ambtelijke organisatie bij de provincie heeft geleid tot een moeizame werkverhouding die zijn weerslag had op de voortgang van het gehele aanbestedingstraject. Omwille van de volledigheid van het beeld is getracht om de voormalig gedeputeerde om een mening te vragen, maar zij heeft hier niet op gereageerd.

2.

De aangebrachte koppeling, maar ook de latere opheffing van deze koppeling ‘opheffing van de knip’ tussen het lijngebonden openbaar vervoer en een pilot met kleinschalig OV is een bestuurlijke keuze binnen de provincie is geweest.

3.

De gemeenten werden benaderd door de provincie en waren aangenaam verrast, dat de provincie aanbood om bij te dragen in de vervoersbehoefte van de gemeenten in Hoekse Waard en voor de gemeente Goeree-Overflakkee. De provincie maakte daarvoor 20% budget zijnde € 2 mln. vrij uit de exploitatie voor het reguliere OV. In de interviews werd herhaaldelijk genoemd dat dit bedrag te groot was en niet gebaseerd was op feitelijke kengetallen. Uiteindelijk is de vervoersbehoefte gedekt op basis van de vervoerkundige analyse in de rapportage van Forseti (15 september 2014) met circa € 325.000,-.

4.

Het beeld van de gedeputeerde sloot niet aan bij het beeld van de provinciale adviseurs en het beeld van de bestuurders uit de betrokken gemeenten.

5.

De rollen en verantwoordelijkheden binnen de projectorganisatie voor de aanbesteding waren niet helder. Volgens geïnterviewden bestonden er binnen het aanbestedingsproject, twee projectteams die vrij separaat van elkaar werkten. Een projectteam hield zich bezig met het lijngebonden OV en het andere projectteam hield zich bezig met het interactief proces met de betrokken gemeenten. Er was tussen de projectteams veel discussie, maar geen synergie. Het was onduidelijk wie de samenhang bewaakte. De externe medewerker van APPM is aangetrokken als procesmanager voor het kleinschalig openbaar vervoer en het regulier openbaar vervoer. en verzorgde de mondelinge rapportages aan de bestuurder. Voorafgaande aan de rapportage over het reguliere openbaar vervoer werd de externe medewerker geïnformeerd over de stand van zaken hierin.


Versie - Definitief

5.3

6.

De twee trajecten: Reguliere OV-aanbesteding en Pilot OV hebben samen aanzienlijk veel extra tijd en geld gekost. Doordat de discussies met de gedeputeerde over de aanpak van het project, de onduidelijkheid in de relatie met de HW-gemeenten en het oorspronkelijk te lage beschikbare bedrag van bijna € 8 mln als exploitatiesubsidie aan het OV-deel voortduurde, verloor het project momentum en kon uiteindelijk niet tot een goed einde worden gebracht.

7.

De knip met de pilot heeft een substantieel gewicht gehad en de reeds lopende reguliere OV-aanbesteding belast. Ook de gemeenteraadsverkiezingen van 2014 hadden hun invloed. De verkiezingen werkten met name vertragend omdat een aantal nieuwe bestuurders zich moesten inwerken en nieuwe coalities gevormd moesten worden.

8.

Binnen de provincie is door Goudappel Coffeng en Van Doorne Advocaten nog naar het PvE gekeken, terwijl de aanbesteding al liep. Er is met name aan gewerkt om de gebezigde begrippen/definities zodanig eenduidig te maken welk vervoer nu wel of niet onder OV viel.

9.

Het opheffen van de knip heeft veel impact en frustraties opgeroepen binnen de ambtelijke organisatie en drie maanden extra tijd gekost. Hierdoor is de inschrijvingsperiode voor de vervoerders na de aanbesteding met drie maanden verlengd, terwijl de implementatie met dezelfde periode is verkort. Dit laatste heeft niet geleid tot problemen bij de provinciale organisatie en de nieuwe vervoersorganisatie.

10.

Na het opheffen van de knip bleef een pilot voor Goeree-Overflakkee over en viel de invloed op het (reguliere) aanbestedingsproces weg. Achteraf bleek in feite de pilot voor kleinschalig vervoer ook niet meer benodigd omdat de winnende vervoerder alle dunne lijnen in haar aanbieding bestreek met OV-lijnen. In Goeree-Overflakkee zijn de reizigers er op vooruit gegaan als gevolg van de opwaardering van oproepafhankelijke lijnen naar vaste lijnen.

Conclusies 1.

In de voorbereiding van de aanbesteding en PvE-fase heeft koppeling van een pilot met kleinschalig OV geleid tot vertraging van het aanbestedingstraject in de inschrijvingsfase .

18

2.

De begrippen en definities ten aanzien van welk vervoer kwalificeert als openbaar vervoer waren bij aanvang van het aanbestedingstraject niet duidelijk.

3.

De projectorganisatie voor de combinatie van het kleinschalig OV en het regulier OV was niet optimaal georganiseerd en kon derhalve ook niet adequaat functioneren.

4.

De pilot heeft geen negatieve invloed gehad op het uiteindelijke resultaat van de aanbesteding.


Versie - Definitief

6 Verdere verbetering van de aanbestedingsprocedure 6.1

Inleiding In dit hoofdstuk komt de vijfde onderzoeksvraag aan de orde: Welke aanbevelingen kunnen worden gedaan teneinde het proces van aanbesteden van OVconcessies te verbeteren?

6.2

Aanbevelingen Op grond van het onderzoek naar de aanbestedingsprocedure voor de OV-concessie HWGO worden de navolgende aanbevelingen aan de opdrachtgever gedaan:

19

1.

Stel vooraf tussen de provincie en andere samenwerkende partners en vice versa de rollen, verwachtingen en verantwoordelijkheden vast in een schriftelijk document of convenant, waaraan een ieder zich ook committeert door de ondertekening. Realiseer dat een interactief aanbestedingsproces waarbij mede-overheden en doelgroepen worden betrokken veel tijd vergt en plan dit proces ruim(er) in. Zorg in het interactief proces daarbij dat het doel ervan duidelijk en helder wordt gecommuniceerd Voor meer aanbevelingen inzake het interactief proces wordt aangesloten bij het rapport van Twynstra Gudde d.d. 27 november 2015 dat een procesevaluatie van het interactief proces bevat.

2.

Stel bij aanvang van het aanbestedingstraject een eenduidige begrippenlijst op. Hiermee wordt in het traject naast spraakverwarring, ook onbegrip en frustratie voorkomen.

3.

Draag zorg voor een goed georganiseerde projectorganisatie die adequaat kan functioneren binnen het aanbestedingstraject. Wanneer daarin opnieuw een pilot zou worden geïntegreerd, benoem dan voor de overkoepelende coördinatie een interne medewerker.

4.

Indien wordt overwogen in toekomstige aanbestedingsprocedures, waarbij wettelijk gezien onderhandelingen met vervoerende organisaties zijn toegestaan, investeer dan vroegtijdig in onderhandelingsvaardigheden voor provinciale medewerkers.


Versie - Definitief

7 Overzicht ten behoeve van de monitoring In te vullen door de opdrachtgever 1

2

Datum en

Nr.

naam van het

con-

rapport

clusie

EAA-rapport

1.

3

4

Conclusie (probleem, oorzaak, risico) Nr. aan-

5

6

7

8

Aanbeveling

Functienaam

Status *

Toelichting

beveling

eigenaar aanbeveling

Er zijn voorafgaande aan de

Stel vooraf tussen de provincie en andere samenwerkende

Bureauhoofd

Aanbestedings-

aanbesteding met de gemeenten

1a.

partners en vice versa de rollen, verwachtingen en

Openbaar

procedure OV-

geen afspraken gemaakt althans niet

verantwoordelijkheden vast in een schriftelijk document of

Vervoer

concessie

vastgelegd in een schriftelijk stuk

convenant, waaraan een ieder zich ook committeert door de

Hoeksche

danwel bestuursconvenant.

ondertekening.

Er was aanzienlijk meer tijd voor het 1b.

Realiseer dat een interactief aanbestedingsproces waarbij

Overflakkee

interactief proces benodigd geweest

mede-overheden en doelgroepen worden betrokken veel tijd

(8 maart 2016)

om scherp te stellen, wat de provincie

vergt en plan dit proces ruim(er) in. Zorg in het interactief

en de gemeenten met elkaar wilden

proces daarbij dat het doel ervan duidelijk en helder wordt

bereiken, hieraan het proces aan te

gecommuniceerd. Voor meer aanbevelingen inzake het

passen en rekening te houden met

interactief proces wordt aangesloten bij het rapport van

de gemeenteraadsverkiezingen 2014.

Twynstra Gudde d.d. 27 november 2015 dat een

Daarbij had de besluitvorming rond

procesevaluatie van het interactief proces bevat.

Waard – Goeree-

2.

het opheffen van de knip tussen de reguliere aanbesteding en de pilot kleinschalig openbaar vervoer en de gevolgen hiervan voor het interactief proces meer naar de betrokken gemeenten gecommuniceerd kunnen worden.

EAA-rapport Aanbestedingsprocedure OV-concessie HWGO 20

Versie - Definitief

In te vullen door de opdrachtgever 1

2

Datum en

Nr.

naam van het

con-

rapport

clusie 3.

3

4

Conclusie (probleem, oorzaak, risico) Nr. aan-

5

6

7

8

Aanbeveling

Functienaam

Status *

Toelichting

beveling

eigenaar aanbeveling

De begrippen en definities ten

2.

Stel bij aanvang van het aanbestedingstraject een eenduidige Bureauhoofd

aanzien van welk vervoer kwalificeert

begrippenlijst op. Hiermee wordt in het traject naast

Openbaar

als openbaar vervoer waren bij

spraakverwarring, ook onbegrip en frustratie voorkomen.

Vervoer

aanvang van het aanbestedingstraject niet duidelijk. 4.

De projectorganisatie voor de

3.

Draag zorg voor een goed georganiseerde projectorganisatie Bureauhoofd

combinatie van het kleinschalig OV

die adequaat kan functioneren binnen het aanbestedings-

Openbaar

en het regulier OV was niet optimaal

traject. Wanneer daarin opnieuw een pilot zou worden

Vervoer

georganiseerd en kon derhalve ook

geïntegreerd, benoem dan voor de overkoepelende

niet adequaat functioneren.

coördinatie een interne medewerker. Advies

Het gaat onderstaand om een advies gebaseerd op de

Bureauhoofd

nieuwe aanbestedingsregels (Aanbestedingswet 2016) en

Openbaar

niet zo zeer om een aanbeveling die direct voortvloeit uit de

Vervoer

onderzochte aanbestedingsprocedure. Indien wordt overwogen in toekomstige aanbestedingsprocedures, waarbij wettelijk gezien onderhandelingen met vervoerende organisaties zijn toegestaan, investeer dan vroegtijdig in onderhandelingsvaardigheden voor provinciale medewerkers. * NO = niet opgevolgd, NNO = nog niet opgevolgd, AO = anders opgepakt, IU = in uitvoering, V = voltooid

EAA-rapport Aanbestedingsprocedure OV-concessie HWGO 21

Versie - Definitief

Bijlage 1 Onderzoeksbronnen 1

Geïnterviewde personen Naam

Organisatieonderdeel

Intern C. Boots

Senior beleidsmedewerker - Bureau OV

W. Bos

Concessiebeheerder - Ingehuurd van Transtec Adviesbureau

M. Bus

Senior beleidsmedewerker – Bureau OV (Tarieven)

C. de Groot

Strategisch inkoper

G. van Meurs

Concessiebeheerder regio HWGO - Bureau OV -

G. van Reede – van Oudtshoorn

Jurist voor aanbesteding OV-concessie HWGO - Bureau JFA1

M. Scheerders

Projectleider aanbesteding OV-concessie HWGO - Bureau OV -

G. Smid

Directeur DRM

J. Wassens

Taakteamtrekker OV-beleid & aanbestedingen – Bureau OV

C. Weber

Voormalig Afdelingshoofd Mobiliteit en Milieu

J. Weekers

Bureauhoofd Openbaar Vervoer

Extern

2

22

H. Bouwknegt

Vervoerskundig adviseur - Goudappel Cofeng (Adviesbureau)

E. van der Kooij & B. Scholten

Strategisch adviseur / Manager & Project- en Procesmanager - APPM Management Consultancy

F. Schotanus

Senior (inkoop)adviseur/Onderzoeker - Significant (Adviesen Onderzoeksbureau)

G. Verberne

Advocaat - Van Doorne Advocaten

F. van Langevelde

Senior beleidsmedewerker OV - Provincie Zeeland

M. Blekemolen

Senior Adviseur - Twynstra Gudde

A. Fens & M. Gerritsen

Regioverantwoordelijke HWGO & Manager Tenderteam – Connexxion

Geraadpleegde documentatie 

Handreiking Verdien aan besteden, Vereniging van Nederlandse Gemeenten (2003)



Beleidskader openbaar vervoer regio Hoeksche Waard / Goeree-Overflakkee (11 maart 2014)



Nota van Uitgangspunten, Europese aanbesteding concessie Hoeksche Waard/GoereeOverflakkee 2015 (11 maart 2014)



Ontwerp concessiebeschikking inzake het verrichten van openbaar vervoer over de weg, Hoeksche Waard/Goeree-Overflakkee 2015 (25 juli 2015)


Versie - Definitief

23



Bestek, Europese aanbesteding concessie openbaar vervoer over de weg, Hoeksche Waard/Goeree-Overflakkee 2015 (2 november 2014)



Definitief Programma van Eisen, Europese aanbesteding concessie openbaar vervoer over de weg, Hoeksche Waard/Goeree-Overflakkee 2015 (3 februari 2015)



Beoordelingsprotocol, Europese aanbesteding concessie openbaar vervoer over de weg, Hoeksche Waard/Goeree-Overflakkee 2015 (19 februari 2015)



Uitkomsten pilot kleinschalig Openbaar Vervoer



Nota’s van inlichtingen (1 t/m 6)



Wet Personenvervoer 2000



Aanbestedingswet 2012



Gids Proportionaliteit


Versie - Definitief

Bijlage 2 Referentiekader Voor het opstellen van het referentiekader voor het onderhavig onderzoek is gebruikgemaakt van de ‘Handreiking Verdien aan besteden’. In de ‘Handreiking Verdien aan besteden’ van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (2003) wordt het inkoopproces in zeven fasen verdeeld. Aanbesteden is in dit proces een vorm van marktbenadering waarin opdrachtgevers, na concurrentiestelling, een opdracht gunnen en vormt in feite deel van het tactische inkoopproces. Doel van een aanbesteding is om het inkoopproces transparant, objectief en non- discriminatoir te laten verlopen en daarbij een zo optimaal mogelijke kosten-kwaliteit verhouding te waarborgen. De vier fasen in het aanbestedingsproces en vertaald naar de aanbesteding van de OVconcessie HWGO zijn: 1. 2. 3. 4.

Inventariseren – het bepalen van de behoefte in de eigen organisatie en inventariseren van het aanbod in de markt; Specificeren – het opstellen van het beleidskader en de nota van uitgangspunten alsmede het opstellen van het bestek en het programma van eisen; Selecteren – publiceren van de aanbesteding, beoordelen van de inschrijvingen en gunnen van de aanbesteding; en Contracteren – verlenen van de concessiebeschikking. Operationele inkoop

Inventariseren 1

Specificeren

Selecteren

2

3

Contracteren 4

Bestellen 5

Bewaken

Nazorg

6

7

Aanbesteden

Figuur 1 Het inkoopproces in zeven stappen

In het onderzoek van de EAA wordt gekeken naar de inrichting van de projectorganisatie voor de aanbesteding, het opstellen van het aanbestedingsbeleid en de wijze waarop signalen vanuit het beheer worden meegenomen bij het opstellen van het programma van eisen voor de aanbesteding. In het onderzoek wordt daarbij bekeken in hoeverre de leerpunten uit de evaluatie van de concessie Zuid-Holland Noord, een eerder OV-concessietraject, in de huidige OVconcessie zijn meegenomen. Hierna zijn de genoemde punten verder uitgewerkt. Inrichten van de projectorganisatie voor de aanbesteding Voor de inrichting van de projectorganisatie is het van belang dat aan een aantal voorwaarden is voldaan: Er is een sponsor/eerstverantwoordelijke op bestuurlijk niveau aanwezig Er is een vakkundig projectteam samengesteld en een projectleider benoemd Er is een concreet actieplan aanwezig waarop wordt gestuurd

24


Versie - Definitief

Beleidsuitgangspunten bij het opstellen van het aanbestedingsbeleid Voor het opstellen van het aanbestedingsbeleid gelden de navolgende beleidsuitgangspunten. Deze zijn uitputtend geformuleerd. Juridische uitgangspunten o Naleven van wet- en regelgeving o Nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie o Toepassen van een aanbestedingsreglement (bestek) Ethische en ideële uitgangspunten o Aandacht voor duurzaamheid o Maatschappelijke eisen aan aanbieders o Integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren. Economische uitgangspunten o De mate waarin concurrentie wordt gezocht o Het beleid ten aanzien van innovatief aanbesteden o De afweging tussen prijs en kwaliteit o Het omgaan met (regionale) aanbieders Organisatorische uitgangspunten o Het streven naar aanbestedingssynergie o Het hanteren van een standaard werkwijze voor het aanbestedingsproces o Het continu zoeken naar verbetermogelijkheden o Het beleggen van de eindverantwoordelijkheid voor de aanbestedingsfunctie Evaluaties van eerdere aanbestedingen Tevens van belang is dat leerpunten uit voorgaande aanbestedingen alsmede signalen vanuit het beheer worden meegenomen in nieuwe aanbestedingen. Het onderhavig onderzoek richt zich in het kader van de vooraf beoogde en/of geformuleerde doelstellingen zowel op de inhoudelijke als de procedurele aspecten van de aanbesteding tijdens de voorbereiding (inventariseren), uitvoering (specificeren), besluitvorming (selecteren en contracteren) en het uiteindelijk gerealiseerde resultaat van de aanbesteding.

25


Versie - Definitief

Aanbestedingsprocedure OV-concessie Hoeksche Waard Goeree-Overflakkee

Recommend Documents