Aan de slag met Exchange 2010

Aan de slag met Exchange 2010 Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010

April 2011 (versie 1.3) 1. ICT ICT-TiSEM

Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010

Inhoudsopgave Na de migratie............................................................................................................................................ 3 Outlook Web App (OWA) ....................................................................................................................... 3 Je nieuwe mailbox in Exchange............................................................................................................. 3 Gebruik van andere mailclients dan Outlook 2007 ................................................................................ 4 Aanpassen van Outlook 2007.................................................................................................................... 5 In Outlook 2007 het Novell mailaccount verwijderen............................................................................. 5 Via UvT Software je nieuwe Exchange-mailaccount toevoegen aan je Outlook-profiel ....................... 7 Je Exchange-account je default mailaccount maken .......................................................................... 10 Instellingen verzonden items controleren ............................................................................................ 10 Uw e-mail door iemand anders laten beheren ..................................................................................... 13 Beheren van een mailbox .................................................................................................................... 19 Mail verzenden als gemachtigde ......................................................................................................... 26 Aanmaken SPAM-Rule *****SPAM***** ............................................................................................... 27 Exporteren / importeren van de lokale “Personal folders” in Outlook naar Exchange ........................ 31 Fase 1 – maken van het backup.pst bestand .................................................................................. 31 Fase 2 – Importeren van het backup-bestand in de Exchange-mailbox ......................................... 33 Overzetten van mail naar de folder Sent Items ................................................................................... 35 Opnieuw instellen automatisch invoeren van signature ...................................................................... 36 “Out-Of-Office Reply” opnieuw instellen .............................................................................................. 37 Via de Autodiscover-service van Exchange Outlook aanpassen op je pc thuis ..................................... 39 Meer informatie ........................................................................................................................................ 43 Vragen en/of problemen?..................................................................................................................... 43 Bijlage 1 - Nieuwe (en veranderde) functionaliteit in Outlook 2007 met Exchange ................................ 44

Na de migratie Je nieuwe mailbox is toegankelijk via Outlook Web App. In je Inbox tref je een ‘welkomstmail’ van de

2

Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010 Exchange Administrator aan met verdere informatie en een link naar de handleiding ‘Aan de slag met Outlook Web App (OWA)’.

Maak verbinding met je Exchange-mailbox via Outlook Web App: https://email.campus.uvt.nl/owa/ Log in met campus\username en je (gewijzigde!) password.

Controleer de inhoud van je Inbox en je mailfolders.

Aanpassing Outlook 2007

Pas met behulp van de handleiding je instellingen in Outlook Web App aan. Op basis van deze migratiehandleiding kan je zelf je Exchange-account toevoegen aan je Outlook profiel en je instellingen aanpassen. Je computer moet dan wel op de universiteit zijn ingelogd op Novell. Je kan ook een afspraak maken met de helpdesk.

Verwijder je oude mailaccount via Start > Settings > Control Panel > Mail > E-mail Accounts.

Voeg je nieuwe Exchange-mailaccount aan je Outlook-profiel toe via UvT Software > Install Exchange Profile.

Log in Outlook in met campus\username en je (gewijzigde) password (3 keer).

Controleer via Tools > Account Settings of het Exchange-mailaccount als default is ingesteld, zo niet wijzig dit dan.

Controleer of verzonden berichten juist bewaard worden

Wil je een ander machtigen om je mailbox te beheren? Stel dan de juiste permissies in

Ben je gemachtigd om de mailbox van een ander te beheren? Voeg deze mailbox dan toe

Maak een SPAM Rule aan voor je Exchange-mailaccount.

Had je in Webmail en Outlook nog andere rules ingesteld? Stel deze dan opnieuw in voor je Exchange-account.

Heb je contacten, taken, kopieën van verzonden mail en mailfolders lokaal staan? Importeer deze dan in je Exchange-mailbox.

Had jij in je ‘oude’ mailbox een folder waarin automatisch de kopieën van je verzonden mail werden opgeslagen? Dan staat deze folder in je Exchange-mailbox. Verplaats de inhoud van die folder naar de Exchange-folder Sent Items.

Had je een automatische handtekening? Activeer deze dan.

Had je in Webmail een Out-Of-Office Reply? Voer deze dan opnieuw in.

Na de migratie Outlook Web App (OWA) Nadat je bericht van de helpdesk hebt gekregen dat de Inbox en mailfolders van je Novell mailbox zijn overgezet naar je nieuwe Exchange-mailbox heb je met Outlook Web App (OWA) – de webmailvariant van Outlook 2010 – toegang tot je nieuwe mailbox. De link naar OWA is: https://email.campus.uvt.nl/owa/. Je logt in met campus\*jouw username* en je universiteits-password (het password dat je ook gebruikt voor de toegang tot de Calendar, Blackboard, je verlofkaart en dat je na 22 november 2010 hebt gewijzigd in de Selfservice universiteitsaccount!). Outlook Web App biedt volledige browserondersteuning voor Internet Explorer, Firefox, Safari en Chrome. In de handleiding ‘Aan de slag met Outlook Web App (OWA) is uitgebreide informatie beschikbaar over het gebruik van deze webmail client van Microsoft. Je kan de handleiding downloaden via https://www.tilburguniversity.edu/nl/intranet/werkplek/nieuw/exchange/.

Je nieuwe mailbox in Exchange De standaard Exchange-mailbox heeft een omvang van 1 Gigabyte. 3

Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010 In je mailbox tref je de Inbox aan waarin alle mail is opgenomen die in je ‘oude’ inbox stond. s Hier staan ook de mails die gedurende de periode dat je geen toegang had tot de mailvoorziening zijn binnengekomen, waaronder de welkomstmail van de Exchange Administrator / helpdesk. In je mailbox tref je verder de standaard Exchange mailfolders aan, aan, zoals hieronder is afgebeeld. Standaard Exchange-mailbox mailbox in Outook 2007

Standaard Exchange-mailbox Exchange in de webmail-client client Outlook Web App

Informatie over de standaard Exchange-folders Exchange in OWA en Outlook: • Kopieën van de mails die jij verstuurt, worden automatisch in de folder Sent Items geplaatst. • Mail die jij verwijdert, wordt automatisch in de folder Deleted Items geplaatst. Alles Alle wat je uit deze folder verwijdert, blijft blij vervolgens nog 30 dagen bewaard in n je Exchange prullenbak. Gedurende deze periode kan je deze in OWA terughalen via de optie Recover Deleted Items. Items (in Outlook 2007 tref je deze optie aan in het Tools-menu). • OWA en Outlook hanteren eigen spamregels. spamregels. Mail die op basis daarvan als spam wordt word aangeduid zal automatisch in de folder Junk E-mail worden geplaatst. Je krijgt hiervan echter eerst een bericht, dat je moet accorderen. Aan de standaard Exchange-folders folders zijn je ‘oude’ mailfolders toegevoegd. Mocht je in je ‘oude ’mailbox folders hebben n gehad met dezelfde naam als de standaard Exchange-folders, Exchange folders, dan zijn deze bij de migratie hernoemd en voorzien van een underscore: bijvoorbeeld Sent Items Sent_ Items. Ben je met je computer op de universiteit ingelogd op Novell dan kan je nieuwe Exchange-account Exchange toegevoegd worden aan je huidige Outlook-profiel. Outlook profiel. Maak hiervoor een afspraak met je helpdesk of voer dit met behulp van deze migratiehandleiding zelfstandig uit. uit

Gebruik van andere mailclients dan Outlook 2007 Mocht je in plaats van Outlook 2007 gebruik willen maken van een andere mailclient, dan vind je hieronder de informatie die je nodig nod hebt om deze te configureren. 4

Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010 Algemene informatie Exchange E-mail server Webmail Username Password

email.campus.uvt.nl https://email.campus.uvt.nl/owa campus\UvT-username UvT-password, gewijzigd na 22 november 2010

Informatie bij gebruik van andere mailclients Protocol Encryptie Poort SMTP-server

IMAP (POP3 wordt niet ondersteund!) SSL 993 smailhost.uvt.nl of de smtp-server van je eigen provider

Aanpassen van Outlook 2007 In Outlook 2007 het Novell mailaccount verwijderen Voordat je via UvT-software je nieuwe Exchange-mailaccount toevoegt aan je Outlook-profiel moet je ‘oude’ Novell mailaccount verwijderd zijn in Outlook. Stap 1: Als Outlook open staat, sluit dan eerst het programma af . Stap 2: Klik achtereenvolgens op Start Settings Control Panel Mail.

5


Stap 3: Klik in onderstaand scherm op E-mail Accounts.

Stap 4: Selecteer je e persoonlijke E-mailaccount E (type IMAP/SMTP) en klik op Remove. Remove

6


Stap 5: Klik op Yes en het account zal automatisch worden verwijderd uit Outlook.

Via UvT Software je nieuwe Exchange xchange-mailaccount mailaccount toevoegen aan je Outlook-profiel Outlook De aanpassing van je Outlook-profiel profiel gebeurt volledig geautomatiseerd. Om te voorkomen dat je het programma start terwijl de noodzakelijke voorbereidingen niet getroffen zijn, zal ter controle een popup verschijnen. Stap 1: Klik op Start UvT-Software Software Install Exchange Profile Stap 2: Kies de gewenste taal.

7


Stap 3: Controleer in onderstaand scherm of je voldoet aan de gestelde eisen. Zo ja, vink bij elke stap de checkbox aan en klik op OK.. Zo nee, volg de aanwijzingen op.

Stap 4: Onderstaand inlog-scherm scherm verschijnt. Vul je username in voorafgegaan door campus\ en je universiteits-password. password. Outlook zal vervolgens nog twee keer vragen deze gegevens in te voeren.

8


Elke keer dat je Outlook start, zal je gevraagd worden om je password in te voeren. In combinatie met Exchange is het in Outlook 2007 niet mogelijk om op te geven dat het password onthouden wordt. Stap 5: Het Exchange-mailaccount mailaccount is nu opgenomen in je Outlook-profiel en Outlook begint nu onmiddellijk jouw Inbox, overige mailfolders en de Global Address List op de Exchange-server Exchange van de Exchange-server server naar je computer te kopiëren. Dit synchronisatieproces vraagt de eerste keer (afhankelijk van je omvang van je mailbox) enige enige tijd. Gedurende de synchronisatie kan je je werk gewoon voortzetten.

profiel staat standaard de zogenaamde cache modus aan. Deze zorgt ervoor dat een In het Outlook-profiel kopie van je mailbox en de Global Adress List op de server ook lokaal op je computer compu wordt bewaard en regelmatig bijgewerkt. Dankzij deze kopie zijn je gegevens altijd onmiddellijk beschikbaar als je offline wil werken of daartoe door een verbindingsprobleem met de Exchange-server Exchange bent gedwongen. Ook kan je mailberichten voorbereiden, deze worden dan tijdelijk in je lokale Outbox opgeslagen. Wijzigingen die je aanbrengt terwijl er geen verbinding met de Exchange-server server mogelijk is, worden automatisch gesynchroniseerd met je mailbox op de server zodra er weer verbinding is. 9

Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010 De synchronisatie nisatie is te volgen in de rechter onderhoek van het scherm. Hier verschijnt per mailfolder een status statusmelding, zoals in onderstaand voorbeeld voor de folder “Test”.

Je Exchange-account account je default mailaccount maken Als je in Outlook alleen gebruik maakt van je persoonlijke mailaccount van de universiteit dan is je nieuwe Exchange-account account automatisch het default mailaccount voor het verzenden van mail. Maak je in Outlook ook nog gebruik van andere accounts (bijvoorbeeld een functioneel mailaccount) mailac dan is dat niet het geval. Dit zal je zelf handmatig moeten instellen. Stap 1: Selecteer in het Tools-menu menu de optie Account Settings... Stap 2: Selecteer je e persoonlijke E-mailaccount E (type Exchange), klik op Set as Default en klik op OK.

Instellingen verzonden items controleren Controleer of verzonden berichten op de juiste plek bewaard worden. Stap 1: klik op Tools en daarna Options

10


Stap 2: op het tabblad Preferences klik op E-mail Options.

11


12

Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010 Stap 3: Controleer of de functie "Save copies of messages in Sent Items folder" is aangevinkt

Uw e-mail mail door iemand anders laten beheren Je kunt in Microsoft Outlook toestaan dat iemand anders namens jou emailberichten ontvangt en/of beantwoord. Als degene die de machtigingen toewijst kun je zelf het niveau van de machtiging tot uw mappen bepalen. Jij en je gemachtigde moeten dezelfde versie van Office Outlook gebruiken. Om de gemachtigden toegang in te schakelen: Stap 1: Klik op Tools en vervolgens op Options

13


Stap 2: Op het tabblad Delegates klik op Add

14


Stap 3:: Selecteer de naam van de persoon die je wilt machtigen. De namen in dit veld zijn als volgt gesorteerd: voorletters - tussenvoegsel - achternaam, als je alleen op achternaam zoekt is de kans groot dat de naam niet iet gevonden wordt. Selecteer de gewenste persoon en klik op Add. Voeg eventuele andere gemachtigden ook op deze manier toe. Wanneer alle gemachtigden toegevoegd zijn klik op OK.

15


Stap 4: Op het delegate legate Permissions scherm stel je de toegang in voor de gemachtigde. Aangezien de Calendar functionaliteit nog niet gebruikt wordt in de exchange omgeving, is het aan te raden om de permissies hier op none te zetten. Om de gemachtigde toegang tot je mailbox te geven kies je bij Inbox: voor het gewenste niveau van permissies Reviewer: heeft alleen leesrechten in de mailbox Author: kan mail lezen en mail namens jou versturen Editor: kan mail lezen, mail namens jou versturen, en de mailbox beheren (bijvoorbeeld mail verwijderen) Vink vervolgens Automatically send a message to delegate summarizing these permissions aan zodat de gemachtigde een mail ontvangt met de ontvangen permissies. permissies

16


De gemachtigde heeft nu rechten op uw mailbox. Om het mogelijk te maken voor de gemachtigde om je mailbox mailbox zichtbaar te maken in het linkervenster van Outlook 2007 in de lijst met mailboxen is een extra stap nodig. Stap 5: klik met de rechtermuisknop op de root van je mailaccount en vervolgens op Change Sharing permissions

17


Voeg de gemachtigde op dezelfde manier toe als in stap 3, d.m.v. de Add knop, en geef de gemachtigde hetzelfde permission niveau als in stap 4.

18


De gemachtigde kan nu je rootfolder zien, maar nog niet de onderliggende mappen. Geef permissies voor iedere gewenste subfolder op dezelfde manier als voor de root. Voor Reviewer en Author is toegang tot alleen de Inbox doorgaans voldoende, voor Editor permissies is het vaak ook nodig om permissies op ander subfolders te geven.

Beheren van een mailbox Als je rechten hebt om een andere mailbox dan je eigen mailbox te beheren kun je de mailbox op de volgende manier openen: Stap 1: Kilk op File,, vervolgens op Open en dan op Other User's Folder

19


Stap 2: Vul in het venster de naam in van de mailbox die u wilt openen, openen, eventueel kunt u met behulp van de knop Name een adresboek oproepen om de juiste naam op te zoeken. Gebruik in beide gevallen de volledige mailnaam van de mailbox.

Klik op OK De geselecteerde mailbox zal nu in beeld verschijnen

en van je eigen mailboxen klikt zal deze mailbox verdwijnen. wil je hem opnieuw openen Zodra je op een dan dien je de hierboven beschreven stappen opnieuw uit te voeren. 20

Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010 Wil je de mailbox in je linkervenster in het overzicht met mailboxen erbij krijgen dan dienen de volgende ende stappen uitgevoerd te worden: Stap 1: Klik op Tools,, vervolgens op Account Settings

Stap 2: Selecteer je Exchange account in het Account Settings venster, en klik op Change

21


Stap 3: Klik op More Settiings

22


Stap 4: Op het tabblad Advanced klik op Add

23


Stap 5: Geef de mailnaam op van de mailbox die u wilt toevoegen en klik op OK

De mailbox is nu toegevoegd:

24


Klik op Apply,, en vervolgens finish. De mailbox staat nu in het linkerrijtje erbij.:

25

Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010 Mail verzenden als gemachtigde Als je gemachtigd bent om namens iemand anders mail te versturen kun je dat als volgt doen: doen Stap 1: Open een new mail message en selecteer Options op de ribbon, klik nu op Show From

Boven het To veld verschijnt nu het From veld. Stap 2: Vul in het From veld ld het emailadres in van diegene die u gemachtigd heeft, en stel de mail verder gewoon op zoals je normaal gewend bent. Als je de mail verstuurd krijgen alle ontvangers een mail met als afzender de naam van de persoon die je gemachtigd heeft. Wanneer ze de mail openen krijgen ze als afzender te zien: on behalf of In dit geval verstuurt B.M.J. van Nunen (de gemachtigde) een mail uit naam van A.S.Wetzels (degene die B.M.J. van Nunen gemachtigd heeft een ee mail te versturen).

26


Aanmaken SPAM-Rule Rule *****SPAM***** Alle externe mail die geadresseerd is aan een mailadres van de universiteit wordt gefilterd op spam en voorzien van een spam-markering: markering: *****SPAM*****. Door het instellen van een spamrule kan je ervoor zorgen dat deze mail niet wordt afgeleverd in je Inbox. Stap 1: Klik op Tools en dan op Rules and Alerts

27


Stap 2: Klik op New Rule.

28

Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010 Stap 3: Nu opent zich de Rules Wizard. Wizard. Selecteer in het bovenste deel van het scherm de 2e optie Move messages with specific words in the subject to a folder. folder. In het onderste deel is meteen de beschrijving te zien van de Rule die je gaat maken. Klik hier als eerste op de blauw gekleurde link specific words.

Text Typ exact in: *****SPAM*****. Klik op Add en vervolgens op Stap 4: Nu opent zich de Search Text. OK.

29

Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010 Stap 5: Klik nu op de blauw gekleurde link specified (account), ), selecteer de folder Junk E-mail en klik vervolgens op OK.

Stap 6: In het onderste deel van onderstaand scherm zie je hoe de Rule er uit ziet. Klik op Finish.

30

Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010 Stap 7: Indien alles correct verlopen is wordt de ‘Rule’ weergegeven zoals in het onderstaande voorbeeld is te zien. Klik op Apply. Apply

Exporteren / importeren van de lokale “Personal folders” in Outlook naar Exchange Heb je contacten, taken, kopieën van verzonden mail en mailfolders lokaal staan onder Personal Folder? Dan kan je die e importeren in je Exchange-mailbox Exchange mailbox op de server. Dit verloopt in twee fases: 1. Eerst exporteer je de inhoud van je ‘Personal folders’ fo naar een backup.pst bestand. 2. Vervolgens importeer je het backup.pst bestand in je Exchange-mailbox. Exchange mailbox.

Fase 1 – maken van het backup.pst bestand Stap 1: Selecteer in het File-menu menu de optie Import and Export…

31

Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010 Stap 2: Selecteer in onderstaand scherm de optie Export to a file en klik op Next. Next

Stap 3: Selecteer in onderstaand scherm de optie Personal Folder File(.pst) en klik op Next.

Stap 4: Selecteer in onderstaand scherm de optie Personal Folders en vergeet niet de optie Include subfolders aan te vinken. Klik op Next.

32

Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010 Stap 5: Bewaar het geëxporteerde bestand op de standaard-locatie standaard locatie en onder de naam die Outlook opgeeft. (Wil je het bestand op een andere locatie op te slaan dan kan dat via de d knop Browse.) Klik op Finish.

Fase 2 – Importeren van het backup-bestand backup in de Exchange-mailbox Stap 1: Selecteer in het File-menu menu de optie Import and Export...

Stap 2: Selecteer in onderstaand scherm de optie Import from another program or file fil en klik op Next.

33


Stap 3: Selecteer in onderstaand scherm de optie Personal Folder File(.pst) en klik op Next.

Stap 4: Zoek nu het juiste backup.pst bestand op. Als je bij het exporteren de suggestie van Outlook Ou hebt opgevolgd en gekozen voor de standaard-locatie standaard en -naam dan hoef je niets te veranderen. (Heb je eventueel voor een andere locatie en naam gekozen, selecteer dan het bestand via Browse.) Klik op Next.

Stap 5: Selecteer in onderstaand scherm bij b Import items into the same folder in: je persoonlijke account. Klik op Finish. De betreffende backup is nu geïmporteerd en verwerkt in je Exchange-mailbox. Exchange . 34


Overzetten verzetten van mail naar de folder Sent Items In je Exchange-mailbox mailbox zal standaard een kopie van je verzonden mail worden opgeslagen in de folder Sent Items. Had jij in je oude mailbox ook al een folder waarin je kopieën opieën opsloeg dan zal je de inhoud daarvan misschien willen toevoegen aan deze Sent Items. Items. Als de naam van de folder in je oude mailbox ook Sent Items was, dan is deze bij de migratie hernoemd naar Sent_Items. Stap 1: Selecteer de folder waarin je de kopieën hebt opgeslagen. In onderstaand voorbeeld is dat de folder met de naam Sent_Items. Selecteer de volledige inhoud door CTRL + A tegelijk in te toetsen.

Stap 2: Klik binnen de geselecteerde berichten op de rechter muisknop en selecteer in het pulldownpulldown menu dat verschijnt de optie Move to Folder…. Folder…

35


Stap 3: Selecteer vervolgens de folder fold Sent Items en klik op OK.

Opnieuw instellen automatisch invoeren van signature Had je in Outlook ingesteld dat al je mail automatisch werd voorzien van je handtekening, dan moet je deze instelling na de migratie opnieuw activeren voor je Exchange-mailaccount. mailaccount. Let op: de handtekening die je instelt in Outlook wordt lokaal opgeslagen en is niet beschikbaar als je mail via OWA verstuurd. Wil je hier ook gebruik maken van een handtekening dan moet je die apart in OWA instellen. Stap 1: Selecteer in het Tools-menu menu de optie Options

36

Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010 Stap 2: Open het 3e tabblad genaamd Mail Format en selecteer in het onderstaande scherm (bijna onderaan) de optie Signatures.

Stap 3: De situatie gaat uit van een bestaande handtekening. Selecteer in onderstaand scherm rechts je E-mailaccount en selecteer in de pulldown-menu’s pulldown bij New messages en Replies/forwards de naam van je handtekening (in dit voorbeeld ‘LIS Service desk’).

Als je nog geen handtekening hebt gemaakt dan kan je dat doen via de knop New. Typ de tekst in en klik op Save.

“Out-Of-Office Office Reply” opnieuw instellen Bij afwezigheid kan een afzonderlijk bericht voor intern en extern gebruik worden gemaakt. De beginbegin en eindtijd waarop een bericht actief moet zijn, kan je vooraf plannen. Een OutOut-Of-Office Reply dat je in Outlook maakt, wordt opgeslagen op de server in is ook beschikbaar in OWA. 37

Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010 Stap 1: Klik op Tools en dan op Out of Office Assistant.

Stap 2: Je schakelt de Out of Office Assistant in door de radio button Send Out of Office autoauto replies te activeren.

Je krijgt nu automatisch de mogelijkheid om een start-tijd start en een eind-tijd tijd in te stellen. Als je onderscheidt wil maken tussen interne en externe personen kan je via het tabblad Outside My Organization (On) een ander bericht sturen naar personen buiten de (Exchange) organisatie. Klik op OK en de Out of Office Assistant is actief.

38

Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010 Via de Autodiscover-service service van Exchange Outlook aanpassen op je pc thuis Exchange 2010 heeft een Autodiscover-service Autodiscover service waarmee het mogelijk is om automatisch een Exchange-account account te configureren voor Outlook 2007 of Outlook 2010. Het enige wat je op hoeft te geven is je mailadres van de universiteit en je (nieuwe) password). Let op Heb je Outlook 2003 dan is het niet mogelijk om een Exchange-account Exchange account te configureren

Stap 1: Als Outlook open staat, sluit dan eerst het programma af

.

Stap 2: Klik achtereenvolgens op Start Settings Control Panel Mail.

Stap 3: Klik in onderstaand scherm op E-mail Accounts en selecteer vervolge ens New.

39


Stap 4: Geef je naam en je UvT-- mailadres op en klik op Next.

Stap 5: Het onderstaande scherm verschijnt, Outlook begint je je nieuwe account te configureren en plaatst een vink bij elke geslaagde actie. • •

Geef je username op voorafgegaan door campus\ en je universiteits-password, universiteits als Outlook vraagt om in te loggen. Selecteer zodra odra de configuratie is geslaagd de optie Manually configure server settings en klik op Next.

40


Stap 6: Selecteer in het scherm dat verschijnt de optie More Settings en klik vervolgens op het tabblad Connection.

41

Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010 Stap 7: Klik op Exchange Proxy Settings...

Stap 8: Selecteer ook de optie On slow networks, networks, connect using HTTP first, then connect using TCP/IP door deze aan te vinken en klik op OK.

Stap 9: Sluit de configuratie af door achtereenvolgens te klikken op OK, Next en Finish. Outlook kan nu worden gestart.

42


Meer informatie We hopen dat je met deze handleiding een goede start kan maken met Exchange 2010. Behalve deze migratiehandleiding zijn nog meer hulpmiddelen beschikbaar. Een overzicht daarvan is te vinden op een speciale website: www.tilburguniversity.edu/nl/intranet/werkplek/nieuw/exchange//.

Vragen en/of problemen? Mocht je na het doorlezen van deze handleiding nog vragen of problemen hebben, neem dan contact op met de IT-Servicedesk.

IT-Servicedesk

K 101, tel. (013) 466 3456, e-mail [email protected]

43

Handleiding voor eerste gebruik Exchange 2010 Bijlage 1 - Nieuwe (en veranderde) functionaliteit in Outlook 2007 met Exchange Functionaliteit

Toelichting

Omvang standaard mailbox

Is 1 GB.

Maillimiet inkomende en uitgaande mail

Is 25 MB. Dit geldt alleen als je berichten stuurt naar medewerkers die een Exchange-mailbox van de universiteit hebben. Voor mailgebruikers buiten de Exchange-omgeving gelden mogelijk lagere limieten, in zo’n geval zal je mail niet afgeleverd kunnen worden.

Limiet maximum aantal geadresseerden

Maximum is 250.

Remember password

Het is niet meer mogelijk om bij de Internet Email settings het password op te slaan. Bij het opstarten van Outlook 2007 zal steeds het UvTpassword ingetypt moeten worden. Dit zal veranderen in Outlook 2010.

Your Name / Mail address

Je display naam in Exchange bestaat uit de naam zoals die is overgenomen uit de centrale systemen van de universiteit: initialen (tussenvoegsels) en achternaam. Deze kan je niet wijzigen. Je kan alleen mail versturen uit naam van jezelf, het is niet mogelijk om als afzenderadres een mailalias in te voeren.

Folder Deleted Items

Dit is een nieuwe standaard-folder. Alle verwijderde mail (losse berichten en folders) worden automatisch in de folder Deleted Items opgeslagen en blijven hier staan totdat je deze zelf uit deze folder verwijdert.

Exchange prullenbak

Alles wat je uit de folder Deleted Items verwijdert zal gedurende 30 dagen op de Exchange-server bewaard blijven en kan gedurende die periode worden teruggehaald met behulp van de optie Recover Deleted Items… in het Tools-menu van Outlook.

Global Address List

Voor het opzoeken van e-mailadressen is behalve het LDAP-adresboek ook de Global Address List beschikbaar. Je kan zelf aangeven welk adresboek als eerste geraadpleegd moet worden.

Color categories

M.b.v. een kleurcode kan je mailberichten, maar ook Calendar- en taskonderwerpen die met elkaar te maken hebben, markeren. Zoeken op kleurcode is mogelijk, waarna een overzicht verschijnt van alle gemarkeerde onderwerpen.

Delay message delivery

Het moment waarop je mail verzonden wordt, kan je uitstellen tot een op te geven datum en tijdstip.

Email postmarks

Alle mail op de Exchange-server wordt door Outlook standaard gefilterd op spam. Zodra een mail als spam wordt aangemerkt, krijg je de vraag of het akkoord is dat de mail uit je Inbox wordt verwijderd en in de Junk Email folder wordt geplaatst.

Flag mail as task

Je kan een mailbericht markeren als een taak met een deadline, deze wordt automatisch toegevoegd aan de to-do bar, de deadline wordt ook opgenomen in de agenda.

Internal / External OOF

Bij afwezigheid kan je een afzonderlijk bericht voor intern en extern gebruik instellen. De begin- en eindtijd waarop een bericht actief moet zijn, kan vooraf worden gepland. Ook kan je met behulp van Rules opgegeven worden wat er met inkomende mail moet gebeuren tijdens je afwezigheid.

Set / Use multiple signatures

Je kan nu meerdere ondertekeningen instellingen.

Delegates

Je kan een andere gebruiker het recht geven om namens jou mail te versturen. Dit wordt vermeld in het From-veld.

Folder rights

Je kan een andere gebruiker rechten geven op onderdelen van de mailbox. Hierbij kunnen verschillende soorten rollen worden gebruikt (o.a. Reviewer, Contributor, Author, Editor en Owner).

44

Aan de slag met Exchange 2010

Recommend Documents