Aan de slag met Exchange 2010 Migratiehandleiding voor Novell NetMail gebruikers

Aan de slag met Exchange 2010 Migratiehandleiding voor Novell NetMail gebruikers

Deze handleiding is gemaakt door Library and IT Services, in het kader van het project De Nieuwe Werkplek. Maart 2011 (versie 1.3)

Inhoudsopgave Aan de slag met Exchange 2010 ................................................................................................................ 2 Vóór de migratie.......................................................................................................................................... 3 Password wijzigen ................................................................................................................................... 3 Opschonen van je mailbox ...................................................................................................................... 3 Purgen van mailberichten in Outlook ....................................................................................................... 4 Controle van je mailbox en mailfolders .................................................................................................... 4 Folder rules, out-of-office reply en personal address book informatie overnemen ................................. 4

Na de migratie............................................................................................................................................. 6 Inloggen op Outlook Web App (OWA) ..................................................................................................... 6 Je nieuwe mailbox in Exchange .............................................................................................................. 7

Aanpassen van Outlook 2007..................................................................................................................... 8 In Outlook 2007 het Novell mailaccount verwijderen ............................................................................... 8 Via UvT Software je nieuwe Exchange-mailaccount toevoegen aan je Outlook-profiel .......................... 9 Je Exchange-account je default mailaccount maken ............................................................................ 11 Aanmaken SPAM-Rule *****SPAM***** ................................................................................................ 12 Exporteren / importeren van de lokale “Personal Folders” in Outlook naar Exchange ......................... 15 Fase 1 – maken van het backup.pst bestand .............................................................................. 16 Fase 2 – Importeren van het backup-bestand in de Exchange-mailbox ..................................... 18 Overzetten van mail naar de folder Sent Items ..................................................................................... 20 Opnieuw instellen automatisch invoeren van signature ........................................................................ 21 “Out-Of-Office Reply” opnieuw instellen ................................................................................................ 22

Meer informatie ......................................................................................................................................... 23 Vragen en/of problemen? ...................................................................................................................... 23

Bijlage 1 – Stappenplan voor de migratie van je mailbox ........................................................................ 24 Bijlage 2 – Nieuwe (en veranderde) functionaliteit in Outlook 2007 met Exchange ................................ 25 Bijlage 3 – Je Exchange-account instellen in Outlook op je pc thuis ....................................................... 26 Bijlage 4 – Gebruik van andere mailclients dan Outlook 2007 ................................................................ 29 Tips ........................................................................................................................................................ 29

1

Aan de slag met Exchange 2010 De universiteit gaat over naar de Exchange 2010 mailomgeving van Microsoft. Deze overgang zal in fases verlopen. Gedurende de eerste fase zal van elke medewerker de inhoud van de persoonlijke mailbox geautomatiseerd worden overgezet van de „oude‟ mailservers naar een nieuwe Exchangemailbox op de Exchange-servers. Deze grootschalige geautomatiseerde „verhuizing‟ van mailboxen zal groepsgewijs (per afdeling) worden uitgevoerd. Medewerkers van wie de mailbox wordt overgezet, hebben tijdelijk geen beschikking over de mailvoorziening van de universiteit. Een succesvol verloop van de migratie vereist namelijk dat de toegang tot zowel je huidige als je nieuwe mailbox wordt dichtgezet. De helpdesk zal je per mail informeren over de precieze datum waarop jouw mailbox zal worden overgezet en het verwachte tijdsbestek waarin je geen gebruik kan maken van de mailomgeving. Als je Exchange-mailbox eerder toegankelijk is, zal de helpdesk je hierover informeren. Dat geldt uiteraard ook als zich een probleem mocht voordoen en je langer dan verwacht geen gebruik kan maken van de mailvoorziening. De beheerders van de mailservers en de medewerkers van de helpdesk zullen er alles aan doen om de verhuizing van je mailbox naar de nieuwe Exchange-omgeving goed te laten verlopen. Maar ook jij draagt hieraan bij. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je mailbox op het moment van de migratie in een goede conditie is. Na de migratie kan je met Outlook Web App (OWA) – de webmailvariant van Outlook 2010 – gebruik maken van je Exchange-mailbox via https://email.campus.uvt.nl/owa/ Outlook Web App biedt volledige browserondersteuning voor Internet Explorer, Firefox, Safari en Chrome. Je logt in met campus\username en het password dat je ook gebruikt voor de toegang tot het medewerkersportal op de universiteits-website, de Calendar, Blackboard en je verlofkaart. Let op: de toegang tot je Exchange-mailbox vereist dat je het password na 22 november 2010 hebt gewijzigd in de „Selfservice universiteitsaccount‟! In deze migratiehandleiding vind je uitgebreide toelichting op de handelingen die jij voor en na de geautomatiseerde migratie zelf kan uitvoeren. Een kort overzicht van alle acties geeft het stappenplan, dat in deze handleiding als bijlage is opgenomen. Heb je hulp nodig bij de migratie? Neem dan contact op met de helpdesk. Misschien heb je behalve een persoonlijke mailbox ook een functionele mailbox, die je deelt met een collega. Deze mailbox wordt voorlopig nog niet gemigreerd naar de Exchange-omgeving. Zodra dit aan de orde is krijg je hierover apart bericht van de helpdesk. Exchange biedt ook agendafunctionaliteit. Het is de bedoeling dat deze de huidige Oracle Calendar gaat vervangen op het moment dat alle medewerkers gemigreerd zijn naar Exchange. Tot dat moment vragen we je dringend om nog geen gebruik te maken van de agenda in Outlook of OWA.

2

Aan de slag met Exchange 2010

Vóór de migratie Password wijzigen Met je username en universiteits-password (het password waarmee je toegang krijgt tot bijvoorbeeld de Calendar, Blackboard en je verlofkaart) heb je toegang tot je Exchange mailbox. Voorwaarde is wel dat je jouw universiteits-password na 22 november 2010 hebt gewijzigd via de Selfservice universiteitsaccount. Het gewijzigde universiteits-password is onmiddellijk van toepassing voor alle applicaties en services van de universiteit, die in combinatie met je username (evt. je ANR) van het universiteits-password gebruik maken. Het gewijzigde password is ook van toepassing voor het inloggen op je computerwerkplek van de universiteit. Stap 1: Sluit al je openstaande programma‟s. Stap 2: Ga via de link http://www.tilburguniversity.edu/nl/password/ naar de Selfservice universiteitsaccount en stel als eerste je password-herstel service in. Mocht je het password ooit vergeten dan ben je in staat om het opnieuw online in te stellen. Stap 3: Stel in onderstaand scherm een nieuwe universiteits-password in. Het password moet voldoen aan een aantal criteria. Klik voor informatie hierover op het pictogram.

Let op Een aantal applicaties maakt géén gebruik van de username/password combinatie van de universiteit. Voor deze applicaties worden afzonderlijke passwords uitgegeven, die niet automatisch meeveranderen als je het universiteits-password wijzigt. Voorbeelden hiervan zijn: Planon, SAP, Business Objects, TopDesk en xFlow.

Opschonen van je mailbox Zorg dat je mailbox op het moment van de migratie in goede conditie is. Ruim je huidige mailbox eens goed op zodat er niets verhuisd hoeft te worden wat je na de migratie toch niet meer nodig hebt. Dit zorgt alleen maar voor langere migratietrajecten. Heb je een folder waar (automatisch) ongewenste mail in geplaatst wordt? Maak deze dan leeg of verwijder deze folder in zijn geheel. In je Exchange-mailbox krijg je standaard een folder Junk E-mail. Vergeet niet alle mail te verwijderen die je in je Inbox en mailfolders hebt gemarkeerd voor verwijdering. Laat je dit na dan verschijnen deze mails opnieuw als ongelezen in je nieuwe Inbox.

3


Purgen van mailberichten in Outlook Alle berichten die je in je huidige mailbox gemarkeerd hebt als “delete” kan je in één keer definitief verwijderen. Stap 1: Start Outlook 2007, open je huidige Novell-mailbox en selecteer je Inbox. Stap 2: Selecteer in het Edit-menu de optie Purge en vervolgens Purge Marked Items in “ (tussen de twee quotes staat de naam van je mailbox.)

“

Stap3: Klik op Yes om de actie te bevestigen.

Controle van je mailbox en mailfolders Controleer in Webmail of je hier eventueel mailfolders aantreft die in Outlook (of in een ander mailprogramma) niet worden getoond. Dergelijke folders kunnen bij de migratie van je mailbox een probleem opleveren. Verwijder in zo‟n geval de mailfolder of verplaats de inhoud naar een mailfolder die je in Webmail nieuw aanmaakt. Controleer in Webmail of je mailfolders hebt waarvan de naam diakrieten en/of speciale tekens bevat. Ook deze folders kunnen bij de migratie een probleem opleveren. Hernoem dergelijke folders om problemen te vermijden!

Folder rules, out-of-office reply en personal address book informatie overnemen Rules die in Webmail zijn ingesteld (bijvoorbeeld de *****SPAM***** Rule), je out-of-office reply en de gegevens in je personal address book kunnen niet overgezet worden naar de nieuwe Exchangeomgeving en moeten na de migratie opnieuw worden aangemaakt. Ook rules die je in Outlook hebt ingesteld voor je „oude‟ mailaccount op Novell , zullen opnieuw aangemaakt moeten worden. Stap 1: Open je Webmail via de link die voor jou van toepassing is. Medewerkers Diensten

https://drcmail.uvt.nl:1011 4


Medewerkers FEB Medewerkers FGW (oude mailserver) Medewerkers FGW (nieuwe mailserver) Medewerkers FKT Medewerkers FRW Medewerkers FSW en IVA

https://lyramail.uvt.nl:1011 https://drcmail.uvt.nl:1011 https://lyramail.uvt.nl:1011 http://webmail.fkt.uvt.nl https://atommail.uvt.nl http://www.tilburguniversity.edu/spits

Stap 2: Klik op Options en selecteer het tabblad Rules. Stap 3: Maak met behulp van de toets(combinatie) Print Screen een schermafderuk van de afgebeelde rules en klik op Close.

Stap 4: Open Word en neem de zojuist gemaakte schermafdruk op in het document met behulp van de toetscombinatie Ctrl + V of Paste. Stap 5: Klik in Webmail op Options, selecteer het tabblad Mailbox Management en maak een kopie van je Out-of-office reply met Ctrl + C. Voeg deze toe aan het Word-document toe met CTRL + V. Stap 6: Klik in Webmail op het adresboek, selecteer met CTRL + A alle adressen, maak een kopie met Ctrl + C en voeg deze toe aan het Word-document. Stap 7: Open Outlook, selecteer in het Tools-menu de optie Rules and Alerts… en maak met behulp van de toets(combinatie) Print Screen een schermafdruk en voeg deze toe aan het Word-document. Stap 8: Sla het Word-document op,

5


Na de migratie Inloggen op Outlook Web App (OWA) Nadat je Inbox en mailfolders zijn overgezet naar je nieuwe Exchange-mailbox heb je met Outlook Web App (OWA) – de webmailvariant van Outlook 2010 – toegang tot je nieuwe mailbox. Stap 1: Ga naar de website: https://email.campus.uvt.nl/owa en log in. Selecteer een beveiligingsoptie, klik op show explanation wanneer je niet zeker weet welke optie je moet selecteren. Vul bij Domain\username campus\*jouw username* en bij Password je nieuwe universiteitspassword in (zie:Password wijzigen ). Klik op Log On.

Stap 2: Als je voor de eerste keer inlogt op OWA zal onderstaand scherm automatisch verschijnen. Selecteer de gewenste taal en klik op OK.

Let op Je taalkeuze heeft gevolgen voor de naamgeving van de standaard Exchange mailfolders in Outlook. Kies je Nederlands, dan zal zowel in OWA als in Outlook de naam van je Inbox bijvoorbeeld veranderen in Ontvangen berichten. Dit kan je achteraf in OWA aanpassen. Outlook Web App biedt volledige browserondersteuning voor Internet Explorer, Firefox, Safari en Chrome. 6


In de handleiding „Aan de slag met Outlook Web App (OWA) is uitgebreide informatie beschikbaar over het gebruik van deze webmail client van Microsoft. Je kan de handleiding downloaden via https://www.tilburguniversity.edu/nieuwewerkplek/exchange/hulpmiddelen/.

Je nieuwe mailbox in Exchange De standaard Exchange-mailbox heeft een omvang van 1 Gigabyte. In je mailbox tref je de Inbox aan waarin alle mail is opgenomen die in je „oude‟ inbox stond. Hier staan ook de mails die gedurende de periode dat je geen toegang had tot de mailvoorziening zijn binnengekomen, waaronder de welkomstmail van de Exchange Administrator / helpdesk. Als tijdens de migratie is geconstateerd dat je mailbox corrupte statusinformatie bevatte dan is alle statusinformatie verwijderd en zal je mail weer gemarkeerd staan als ongelezen. Dit is helaas onvermijdelijk, want zonder deze actie is was de migratie van je mailbox niet mogelijk. In je mailbox tref je verder de standaard Exchange mailfolders aan, zoals hieronder is afgebeeld. Standaard Exchange-mailbox in de webmail-client Outlook Web App

Standaard Exchange-mailbox in Outook 2007

Informatie over de standaard Exchange-folders in OWA en Outlook: Kopieën van de mails die jij verstuurt, worden automatisch in de folder Sent Items geplaatst. Mail die jij verwijdert, wordt automatisch in de folder Deleted Items geplaatst. Alles wat je uit deze folder verwijdert, blijft vervolgens nog 30 dagen bewaard in je Exchange prullenbak. Gedurende deze periode kan je deze in OWA terughalen via de optie Recover Deleted Items. (in Outlook 2007 tref je deze optie aan in het Tools-menu). OWA en Outlook hanteren eigen spamregels. Mail die op basis daarvan als spam wordt aangeduid zal automatisch in de folder Junk E-mail worden geplaatst. Je krijgt hiervan echter eerst een bericht, dat je moet accorderen. Aan de standaard Exchange-folders zijn je „oude‟ mailfolders toegevoegd. Mocht je in je „oude ‟mailbox folders hebben gehad met dezelfde naam als de standaard Exchange-folders, dan zijn deze bij de migratie hernoemd en voorzien van een underscore: bijvoorbeeld Sent Items  Sent_ Items. Ben je met je computer op de universiteit ingelogd op Novell dan kan je nieuwe Exchange-account toegevoegd worden aan je huidige Outlook-profiel. Maak hiervoor een afspraak met je helpdesk of voer dit met behulp van deze migratiehandleiding zelfstandig uit. 7


Aanpassen van Outlook 2007 In Outlook 2007 het Novell mailaccount verwijderen Voordat je via UvT-software je nieuwe Exchange-mailaccount toevoegt aan je Outlook-profiel moet je „oude‟ Novell mailaccount verwijderd zijn in Outlook. Stap 1: Als Outlook open staat, sluit dan eerst het programma af

.

Stap 2: Klik achtereenvolgens op Start  Settings  Control Panel  Mail.

Stap 3: Klik in onderstaand scherm op E-mail Accounts.

8


Stap 4: Selecteer je persoonlijke E-mailaccount (type IMAP/SMTP) en klik op Remove.

Stap 5: Klik op Yes en het account zal automatisch worden verwijderd uit Outlook.

Via UvT Software je nieuwe Exchange-mailaccount toevoegen aan je Outlook-profiel De aanpassing van je Outlook-profiel gebeurt volledig geautomatiseerd. Om te voorkomen dat je het programma start terwijl de noodzakelijke voorbereidingen niet getroffen zijn, zal ter controle een informatiescherm verschijnen. Stap 1: Klik op Start  UvT-Software  Install Exchange Profile Stap 2: Kies de gewenste taal van het informatiescherm.

9


Stap 3: Controleer in onderstaand scherm of je voldoet aan de gestelde eisen. Zo ja, vink bij elke stap de checkbox aan en klik op OK. Zo nee, volg de aanwijzingen op.

Stap 4: Onderstaand inlog-scherm verschijnt. Vul je username in voorafgegaan door campus\ en je universiteits-password. Outlook zal vervolgens nog een keer vragen deze gegevens in te voeren.

Let op Elke keer dat je Outlook start, zal je gevraagd worden om je password in te voeren. In combinatie met Exchange is het in Outlook 2007 namelijk niet mogelijk om op te geven dat het password onthouden wordt.

10


Stap 5: Het Exchange-mailaccount is nu opgenomen in je Outlook-profiel en Outlook begint nu onmiddellijk jouw Inbox, overige mailfolders en de Global Address List op de Exchange-server van de Exchange-server naar je computer te kopiëren. Dit synchronisatieproces vraagt de eerste keer (afhankelijk van je omvang van je mailbox) enige tijd. Gedurende de synchronisatie kan je jouw werk gewoon voortzetten. De synchronisatie is klaar zodra rechtsonder in het scherm de melding All folders are up to date verschijnt.

Let op In het Outlook-profiel staat standaard de zogenaamde cache modus aan. Deze zorgt ervoor dat een kopie van je mailbox en de Global Adress List op de server ook lokaal op je computer wordt bewaard en regelmatig bijgewerkt. Dankzij deze kopie zijn je gegevens altijd onmiddellijk beschikbaar als je offline wil werken of daartoe door een verbindingsprobleem met de Exchange-server bent gedwongen. Ook kan je mailberichten voorbereiden, deze worden dan tijdelijk in je lokale Outbox opgeslagen. Wijzigingen die je aanbrengt terwijl er geen verbinding met de Exchange-server mogelijk is, worden automatisch gesynchroniseerd met je mailbox op de server zodra er weer verbinding is. De synchronisatie is te volgen in de rechter onderhoek van het scherm. Hier verschijnt per mailfolder een status statusmelding, zoals in onderstaand voorbeeld voor de folder “Test”.

Je Exchange-account je default mailaccount maken Als je in Outlook alleen gebruik maakt van je persoonlijke mailaccount van de universiteit dan is je nieuwe Exchange-account automatisch het default mailaccount voor het verzenden van mail. Maak je in Outlook ook nog gebruik van andere accounts (bijvoorbeeld een functioneel mailaccount) dan is dat niet het geval. Dit zal je zelf handmatig moeten instellen. Stap 1: Selecteer in het Tools-menu de optie Account Settings... 11


Stap 2: Selecteer je persoonlijke E-mailaccount (type Exchange), klik op Set as Default en klik op OK.

Aanmaken SPAM-Rule *****SPAM***** Alle externe mail die geadresseerd is aan een mailadres van de universiteit wordt gefilterd op spam en voorzien van een spam-markering: *****SPAM*****. Door het instellen van een spamrule kan je ervoor zorgen dat deze mail niet wordt afgeleverd in je Inbox. Stap 1: Klik op Tools en dan op Rules and Alerts

12


Stap 2: Klik op New Rule.

Stap 3: De Rules Wizard verschijnt. Selecteer in het bovenste deel van het scherm de 2e optie Move messages with specific words in the subject to a folder. In het onderste deel is meteen de beschrijving te zien van de Rule die je gaat maken. Klik hier als eerste op de blauw gekleurde link specific words.

13


Stap 4: Het Search Text scherm verschijnt. Typ exact in: *****SPAM*****. Klik op Add en vervolgens op OK.

Stap 5: Klik nu op de blauw gekleurde link specified (account), selecteer de folder Junk E-mail en klik vervolgens op OK.

14


Stap 6: In het onderste deel van onderstaand scherm zie je hoe de Rule er uit ziet. Klik op Finish.

Stap 7: Als alles correct verlopen is wordt de „Rule‟ weergegeven zoals in het onderstaande voorbeeld is te zien. Klik op Apply.

Exporteren / importeren van de lokale “Personal Folders” in Outlook naar Exchange Heb je contacten, taken, kopieën van verzonden mail en mailfolders lokaal staan onder Personal Folders? Dan kan je die importeren in je Exchange-mailbox op de server. Let op: Voorwaarde is wel dat de omvang van je Personal Folders niet groter is dan de vrije ruimte die beschikbaar is in je nieuwe Exchange-mailbox. De omvang van je Personal Folders en je Exchange-mailbox kan je via onderstaande stappen kontroleren: 15


Klik met de rechter muisknop op Personal Folders. Selecteer in het menu de optie Properties for “Personal Folders”… Klik op de knop Folder Size… in het scherm dat verschijnt wordt de omvang van je Personal Folders inclusief de subfolder weergegeven in KB (vuistregel 1000 KB = 1MB). Herhaal bovenstaande stappen voor je Exchange-mailbox. De limiet van je mailbox is 1 GB (ca. 1000 MB), maar we adviseren je om hier ruim onder te blijven!

Het overzetten van je Personal folders verloopt in twee fases: 1. Eerst exporteer je de inhoud van je „Personal folders‟ naar een backup.pst bestand. 2. Vervolgens importeer je het backup.pst bestand in je Exchange-mailbox.

Fase 1 – maken van het backup.pst bestand Stap 1: Selecteer in het File-menu de optie Import and Export…

16


Stap 2: Selecteer in onderstaand scherm de optie Export to a file en klik op Next.

Stap 3: Selecteer in onderstaand scherm de optie Personal Folder File(.pst) en klik op Next.

Stap 4: Selecteer in onderstaand scherm de optie Personal Folders en vergeet niet de optie Include subfolders aan te vinken. Klik op Next.

17


Stap 5: Bewaar het geëxporteerde bestand op de standaard-locatie en onder de naam die Outlook opgeeft. (Wil je het bestand op een andere locatie op te slaan dan kan dat via de knop Browse.) Klik op Finish.

Fase 2 – Importeren van het backup-bestand in de Exchange-mailbox Stap 1: Selecteer in het File-menu de optie Import and Export...

Stap 2: Selecteer in onderstaand scherm de optie Import from another program or file en klik op Next.

18


Stap 3: Selecteer in onderstaand scherm de optie Personal Folder File(.pst) en klik op Next.

Stap 4: Zoek nu het juiste backup.pst bestand op. Als je bij het exporteren de suggestie van Outlook hebt opgevolgd en gekozen voor de standaard-locatie en -naam dan hoef je niets te veranderen. (Heb je eventueel voor een andere locatie en naam gekozen, selecteer dan het bestand via Browse.) Klik op Next.

Stap 5: Selecteer in onderstaand scherm bij Import items into the same folder in: je persoonlijke account. Klik op Finish. De betreffende backup is nu geïmporteerd en verwerkt in je Exchange-mailbox.

19


Overzetten van mail naar de folder Sent Items In je Exchange-mailbox zal standaard een kopie van je verzonden mail worden opgeslagen in de folder Sent Items. Had jij in je oude mailbox ook al een folder waarin je kopieën opsloeg dan zal je de inhoud daarvan misschien willen toevoegen aan deze Sent Items. Als de naam van de folder in je oude mailbox ook Sent Items was, dan is deze bij de migratie hernoemd naar Sent_Items. Stap 1: Selecteer de folder waarin je de kopieën hebt opgeslagen. In onderstaand voorbeeld is dat de folder met de naam Sent_Items. Selecteer de volledige inhoud door CTRL + A tegelijk in te toetsen.

Stap 2: Klik binnen de geselecteerde berichten op de rechter muisknop en selecteer in het pulldownmenu dat verschijnt de optie Move to Folder….

Stap 3: Selecteer vervolgens de folder Sent Items en klik op OK.

20


Opnieuw instellen automatisch invoeren van signature Had je in Outlook ingesteld dat al je mail automatisch werd voorzien van je handtekening, dan moet je deze instelling na de migratie opnieuw activeren voor je Exchange-mailaccount. Let op: de handtekening die je instelt in Outlook wordt lokaal opgeslagen en is niet beschikbaar als je mail via OWA verstuurd. Wil je hier ook gebruik maken van een handtekening dan moet je die apart in OWA instellen. Stap 1: Selecteer in het Tools-menu de optie Options

Stap 2: Open het 3e tabblad genaamd Mail Format en selecteer in het onderstaande scherm (bijna onderaan) de optie Signatures.

21


Stap 3: De situatie gaat uit van een bestaande handtekening. Selecteer in onderstaand scherm rechts je E-mailaccount en selecteer in de pulldown-menu‟s bij New messages en Replies/forwards de naam van je handtekening (in dit voorbeeld „LIS Service desk‟).

Als je nog geen handtekening hebt gemaakt dan kan je dat doen via de knop New. Typ de tekst in en klik op Save.

“Out-Of-Office Reply” opnieuw instellen Bij afwezigheid kan een afzonderlijk bericht voor intern en extern gebruik worden gemaakt. De beginen eindtijd waarop een bericht actief moet zijn, kan je vooraf plannen. Een Out-Of-Office Reply dat je in Outlook maakt, wordt opgeslagen op de server in is ook beschikbaar in OWA. Stap 1: Klik op Tools en dan op Out of Office Assistant.

Stap 2: Je schakelt de Out of Office Assistant in door de radio button Send Out of Office autoreplies te activeren.

22


Je krijgt nu automatisch de mogelijkheid om een start-tijd en een eind-tijd in te stellen. Als je onderscheidt wil maken tussen interne en externe personen kan je via het tabblad Outside My Organization (On) een ander bericht sturen naar personen buiten de (Exchange) organisatie. Klik op OK en de Out of Office Assistant is actief.

Meer informatie We hopen dat je met deze handleiding een goede start kan maken met Exchange 2010. Behalve deze migratiehandleiding zijn nog meer hulpmiddelen beschikbaar. Een overzicht daarvan is te vinden op een speciale website: https://www.tilburguniversity.edu/nieuwewerkplek/exchange/.

Vragen en/of problemen? Mocht je na het doorlezen van deze handleiding nog vragen of problemen hebben, neem dan contact op met je helpdesk. Automatiseringsunit Dante-faculteiten (voor FGW en FKT locatie Tilburg)

Y 313, tel. (013) 466 3135, e-mail [email protected]

I&A (voor FRW)

M 218, tel. (013) 466 2292, e-mail [email protected]

IT Servicedesk (voor FEB)

K 101, tel. (013) 466 3456, e-mail [email protected]

SpITS (voor FSW)

P 403, tel. (013) 466 2424, e-mail [email protected]

ICT Helpdesk (voor TiasNimbas)

T 11, tel. (013) 466 8666, e-mail [email protected]

LIS Service Desk (voor de diensten)

Library niveau 1, tel. (013) 466 3111, e-mail [email protected]

23


Bijlage 1 – Stappenplan voor de migratie van je mailbox Voor de migratie

Je ontvangt een mail van de helpdesk met informatie over de migratiedatum en de periode waarin je geen toegang hebt tot de mailvoorziening van de universiteit. Voer voor de migratiedatum onderstaande acties uit.



Wijzig op www.tilburguniversity.edu/nl/password/ je universiteits-password (het password waarmee je toegang krijgt tot bijvoorbeeld de Calendar, Blackboard en je verlofkaart).



Ruim overbodige mail in je inbox en mailfolders op en voer een „purge‟ uit op al je mailfolders, zodat alle gemarkeerde mail definitief is verwijderd uit je mailbox.



Controleer in Webmail of je mailfolders overeenkomen met die in Outlook, hernoem alle folders waarvan de naam speciale tekens en diakrieten bevat



Neem de in Webmail opgeslagen informatie voor filterregels, out-of-office reply en personal address book over evenals je filterregels in Outlook, deze informatie wordt namelijk niet overgezet.



Geef aan de helpdesk een alternatief telefoonnummer of mailadres door als je geïnformeerd wil worden over de beschikbaarheid van je Exchange-mailbox maar niet via je interne nummer op de universiteit bereikbaar bent.



Voer vlak voor de migratie nog een laatste purge uit en sluit Outlook af.

Tijdens de migratie

Je toegang tot de mailvoorziening is dichtgezet aan het begin van het migratietijdvak. Jouw mailbox en die van je collega’s worden overgezet naar de Exchange-omgeving. De helpdesk zal je telefonisch informeren wanneer je nieuwe mailbox beschikbaar is.

Wacht het telefoontje van de helpdesk af. Was je telefonisch (tijdelijk) niet bereikbaar, neem dan na afloop van het tijdvak zelf contact op met de helpdesk. Je nieuwe mailbox is toegankelijk via Outlook Web App. In je Inbox tref je een Na de migratie ‘welkomstmail’ van de Exchange Administrator aan met verdere informatie en een link naar de handleiding ‘Aan de slag met Outlook Web App (OWA)’.





Maak verbinding met je Exchange-mailbox via Outlook Web App: https://email.campus.uvt.nl/owa/ Log in met campus\username en je (gewijzigde!) password.

 

Controleer de inhoud van je Inbox en je mailfolders. Pas met behulp van de handleiding je instellingen in Outlook Web App aan.

Aanpassing Outlook 2007

Op basis van deze migratiehandleiding kan je zelf je Exchange-account toevoegen aan je Outlook profiel en je instellingen aanpassen. Je computer moet dan wel op de universiteit zijn ingelogd op Novell. Je kan ook een afspraak maken met de helpdesk.



Verwijder je oude mailaccount via Start > Settings > Control Panel > Mail > E-mail Accounts.



Voeg je nieuwe Exchange-mailaccount aan je Outlook-profiel toe via Start > UvT Software > Install Exchange Profile.



Log in Outlook in met campus\username en je (gewijzigde) password (3 keer).



Controleer via Tools > Account Settings of het Exchange-mailaccount als default is ingesteld, zo niet wijzig dit dan.

 

Maak een SPAM Rule aan voor je Exchange-mailaccount. Voer tenslotte onderstaande acties uit, voor zover die voor jou van toepassing zijn:

    

Had je in Webmail en Outlook nog andere rules ingesteld? Stel deze dan opnieuw in voor je Exchange-account. Heb je contacten, taken, kopieën van verzonden mail en mailfolders lokaal staan? Importeer deze dan in je Exchange-mailbox. Had jij in je ‘oude’ mailbox een folder waarin automatisch de kopieën van je verzonden mail werden opgeslagen? Dan staat deze folder in je Exchange-mailbox. Verplaats de inhoud van die folder naar de Exchange-folder Sent Items. Had je een automatische handtekening? Activeer deze dan. Had je in Webmail een Out-Of-Office Reply? Voer deze dan opnieuw in.

24


Bijlage 2 – Nieuwe (en veranderde) functionaliteit in Outlook 2007 met Exchange Functionaliteit

Toelichting

Omvang standaard mailbox

Is 1 GB.

Maillimiet inkomende en uitgaande mail

Is 25 MB. Dit geldt alleen als je berichten stuurt naar medewerkers die een Exchange-mailbox van de universiteit hebben. Voor mailgebruikers buiten de Exchange-omgeving gelden mogelijk lagere limieten, in zo‟n geval zal je mail niet afgeleverd kunnen worden.

Limiet maximum aantal geadresseerden

Maximum is 250.

Remember password

Het is niet meer mogelijk om bij de Internet Email settings het password op te slaan. Bij het opstarten van Outlook 2007 zal steeds het UvTpassword ingetypt moeten worden. Dit zal veranderen in Outlook 2010.

Your Name / Mail address

Je display naam in Exchange bestaat uit de naam zoals die is overgenomen uit de centrale systemen van de universiteit: initialen (tussenvoegsels) en achternaam. Deze kan je niet wijzigen. Je kan alleen mail versturen uit naam van jezelf, het is niet mogelijk om als afzenderadres een mailalias in te voeren.

Folder Deleted Items

Dit is een nieuwe standaard-folder. Alle verwijderde mail (losse berichten en folders) worden automatisch in de folder Deleted Items opgeslagen en blijven hier staan totdat je deze zelf uit deze folder verwijdert.

Exchange prullenbak

Alles wat je uit de folder Deleted Items verwijdert zal gedurende 30 dagen op de Exchange-server bewaard blijven en kan gedurende die periode worden teruggehaald met behulp van de optie Recover Deleted Items… in het Tools-menu van Outlook.

Global Address List

Voor het opzoeken van e-mailadressen is behalve het LDAP-adresboek ook de Global Address List beschikbaar. Je kan zelf aangeven welk adresboek als eerste geraadpleegd moet worden.

Color categories

M.b.v. een kleurcode kan je mailberichten, maar ook Calendar- en taskonderwerpen die met elkaar te maken hebben, markeren. Zoeken op kleurcode is mogelijk, waarna een overzicht verschijnt van alle gemarkeerde onderwerpen.

Delay message delivery

Het moment waarop je mail verzonden wordt, kan je uitstellen tot een op te geven datum en tijdstip.

Email postmarks

Alle mail op de Exchange-server wordt door Outlook standaard gefilterd op spam. Zodra een mail als spam wordt aangemerkt, krijg je de vraag of het akkoord is dat de mail uit je Inbox wordt verwijderd en in de Junk Email folder wordt geplaatst.

Flag mail as task

Je kan een mailbericht markeren als een taak met een deadline, deze wordt automatisch toegevoegd aan de to-do bar, de deadline wordt ook opgenomen in de agenda.

Internal / External OOF

Bij afwezigheid kan je een afzonderlijk bericht voor intern en extern gebruik instellen. De beginen eindtijd waarop een bericht actief moet zijn, kan vooraf worden gepland. Ook kan je met behulp van Rules opgegeven worden wat er met inkomende mail moet gebeuren tijdens je afwezigheid.

Set / Use multiple signatures

Je kan nu meerdere ondertekeningen instellingen.

Delegates

Je kan een andere gebruiker het recht geven om namens jou mail te versturen. Dit wordt vermeld in het From-veld.

Folder rights

Je kan een andere gebruiker rechten geven op onderdelen van de mailbox. Hierbij kunnen verschillende soorten rollen worden gebruikt (o.a. Reviewer, Contributor, Author, Editor en Owner).

25


Bijlage 3 – Je Exchange-account instellen in Outlook op je pc thuis Exchange 2010 heeft een Autodiscover-service waarmee het mogelijk is om automatisch een Exchange-account te configureren voor Outlook 2007 of Outlook 2010. Het enige wat je op hoeft te geven is je mailadres van de universiteit en je (nieuwe) password). Let op Heb je Outlook 2003 dan is het niet mogelijk om een Exchange-account te configureren

Stap 1: Als Outlook open staat, sluit dan eerst het programma af

.

Stap 2: Klik achtereenvolgens op Start  Settings  Control Panel  Mail.

Stap 3: Klik in onderstaand scherm op E-mail Accounts.

26


Stap 4: Geef je naam en je UvT- mailadres op en klik op Next.

Stap 5: Het onderstaande scherm verschijnt, Outlook begint je nieuwe account te configureren en plaatst een vink bij elke geslaagde actie. Geef je username op voorafgegaan door campus\ en je universiteits-password, als Outlook vraagt om in te loggen. Selecteer zodra de configuratie is geslaagd de optie Manually configure server settings en klik op Finish.

Stap 6: Selecteer in het scherm dat verschijnt de optie More Settings en klik vervolgens op het tabblad Connection.

27


Stap 7: Klik op Exchange Proxy Settings...

Stap 8: Selecteer ook de optie On slow networks, connect using HTTP first, then connect using TCP/IP door deze aan te vinken en klik op OK.

Stap 9: Sluit de configuratie af door achtereenvolgens te klikken op OK, Next en Finish. Outlook kan nu worden gestart.

28


Bijlage 4 – Gebruik van andere mailclients dan Outlook 2007 / 2010 Mocht je in plaats van Outlook 2007/2010 gebruik willen maken van een andere mailclient, dan vind je hieronder de informatie die je nodig hebt om deze te configureren. Algemene informatie Exchange E-mail server Webmail Username Password

email.campus.uvt.nl https://email.campus.uvt.nl/owa campus\UvT-username UvT-password, gewijzigd na 22 november 2010

Informatie bij gebruik van andere mailclients Protocol Encryptie Poort SMTP-server

IMAP (POP3 wordt niet ondersteund!) SSL 993 smailhost.uvt.nl of de smtp-server van je eigen provider

Tips 1. Laat de mailclient een nieuw account aanmaken en pas niet de instellingen aan van een reeds bestaand account! 2. Bij gebruik van Thunderbird kan het voorkomen dat na de migratie van je „oude‟ mailbox alleen de standaard Exchange-folders worden getoond en niet al je overige mailfolders. Klik met de rechter muisknop op je Exchange-account. Selecteer in het menu de optie Subscribe. Vink de folders aan die je beschikbaar wil hebben en klik op Subscribe. 3. De standaard manier waarop attachments worden gedownload in Thunderbird leidt bij een IMAP-account op een Exchange-server met name bij grotere attachments tot problemen: het binnenhalen kost veel tijd, attachments worden maar gedeeltelijk binnengehaald en/of kunnen niet worden geopend. Dit probleem is als volgt op te lossen: a. Open de Config Editor via Preferences > Advanced > Config Editor… b. Bij mail.server.default.fetch_by_chunks is de parameter standaard ingesteld op TRUE. c. Verander deze waarde in FALSE door er dubbel op te klikken. d. Sluit vervolgens de Config Editor. e. Download de oude mail opnieuw om de attachment te herstellen. 4. Als je voor de aflevering van je inkomende mail gebruik maakt van een andere mailserver moet je er rekening mee houden dat in je Exchange-mailbox altijd mail zal worden afgeleverd. De mail tussen Exchange-gebruikers onderling wordt namelijk zonder tussenkomst van MAILHOST direct door de Exchange-server afgehandeld. Alleen mail geadresseerd aan personen die niet over een Exchange-mailbox beschikken zal de Exchange-omgeving verlaten. Check dus regelmatig je Exchange-mailbox op nieuwe mail of stel een forward in.

29

Aan de slag met Exchange 2010 Migratiehandleiding voor Novell NetMail gebruikers

Recommend Documents