Aan de Gemeenteraad. Raad. Onderwerp : Inkoop- en aanbestedingsbeleid, hoofdstuk juni Status. Besluitvormend. Punt no

Aan de Gemeenteraad

Raad

: 14 juni 2007

Status

: Besluitvormend

Punt no.

: 7

Onderwerp : Inkoop- en aanbestedingsbeleid, hoofdstuk 1

Korte toelichting Overeenkomstig hetgeen in de nota "Gewogen ambitie" is aangekondigd, heeft ons college in haar vergadering van 1 mei 2007 besloten het inkoop- en aanbestedingsbeleid "Eenduidig en transparant" vast te stellen. Het college is hiertoe bevoegd op grond van art. 160, lid 1, sub e , Gemeentewet (verrichten privaatrechtelijke rechtshandelingen). Omdat het hier gaat om de uitoefening van bevoegdheden die ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente, moet het college de raad eerst in de gelegenheid stellen zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Daarna kan het college het beleid, inclusief het reglement, definitief vaststellen.

Nadere toelichting In uw vergadering van 9 februari 2006 is de nota "Aanbestedingsbeleid voor civieltechnische werken in de gemeente Achtkarspelen"aan de orde gesteld. In de nota "Gewogen ambitie" is aangekondigd een nota inkoop- en aanbestedingsbeleid op te zullen stellen die politiek, bestuurders, ambtenaren en bedrijven helderheid geeft over de spelregels die de gemeente Achtkarspelen hanteert bij inkopen en aanbesteden. De algemene beginselen van aanbestedingsrecht en de Europese richtlijnen op dit gebied gelden als uitgangspunt voor het voorgestelde beleid. Deze beleidsnota en bijbehorend aanbestedingsreglement zijn totstandgekomen na uitgebreide bestudering van relevante literatuur, regelgeving en onderzoek op dit terrein. Ook is de laatste jurisprudentie en het in naburige gemeenten geldende aanbestedingsbeleid bij het opstellen van deze beleidsnota betrokken. Met deze nota hanteert de gemeente voortaan één regelgevend kader voor al haar aanbestedingen. Dat wil zeggen, zowel voor werken, leveringen als voor diensten en blijft het beleid niet beperkt tot slechts civieltechnische werken. Voor de aanbesteding van leveringen en diensten had de gemeente tot nu toe nog weinig tot geen regels gesteld. Duidelijk mag zijn dat deze beleidsnota en het aanbestedingsreglement geen eindstations zijn. De nieuwe landelijke Aanbestedingswet kan dwingen tot aanpassingen in het gemeentelijk aanbestedingenbeleid. Verder is te verwachten dat sprake zal zijn van innovatieve ontwikkelingen rondom bijvoorbeeld het aanbesteden op internet. Aan dit voorstel is een "Reglement van inkoop- en aanbesteding"gekoppeld. Vanzelfsprekend verschillen Beleid en Reglement qua essentie en inhoudelijk niet wezenlijk van elkaar. Het reglement moet vooral worden gezien als een intern instrument.

F:\programs\W4Y\RIS\ABOUI-RVS1101 Nota inkoop en aanbestedingsbeleid, hoofdstuk 1.doc

Raad : 14 juni 2007

Punt no.: 7

Blad: 2

Voorstel Kennisnemen van de concept-beleidsnotitie "Eenduidig en transparant", Inkoop- en aanbestedingsbeleid in Achtkarspelen en uw eventuele wensen en bedenkingen ter kennis van het college brengen. Buitenpost, 31 mei 2007 het college van burgemeester en wethouders van Achtkarspelen, secretaris,

burgemeester,

mr. E. van der Sluis

T.J. van der Zwan

Bijlagen

: "Eenduidig en transparant", Inkoop- en aanbestedingsbeleid in Achtkarspelen (alleen raadsleden) Ter inzage : Ambtenaar : A.W. de Boer Portefeuillehouder : W. van der Wal


eenduidig en transparant inkoop- en aanbestedingsbeleid in de gemeente achtkarspelen

mei 2007


eenduidig en transparant INHOUD I.

Het beleid Afgewogen aanbestedingsbeleid 1. Aanbestedingsbeleid van de gemeente 2. Doelstelling 3. Juridisch kader 4. Beleidsuitgangspunten 4.1 Juridisch verantwoord aanbesteden 4.2 Maatschappelijk verantwoord aanbesteden 4.3 Economisch verantwoord aanbesteden 4.4 Innovatief aanbesteden 5. Aanbestedingsvoorschriften 5.1 Begripsbepaling 5.2 Aanbestedingsprocedures 5.3. Administratieve rompslomp 6. Drempelbedragen 7. Bekendmaking 7.1 Publicatie 7.2 Transparantie bestekken 8. Selectie 9. Gunning 10. Uitsluiting 11. Integriteit 12. Mantelcontracten 13. Onderhoudscontracten 14. Mandaat 15. Ontwerp- en rekenvergoeding 16. Inkoopvoorwaarden 17. Inwerkingtreding 18. Verslaglegging

3 6 6 6 6 7 7 7 7 8 8 8 9 9 9 9 9 10 11 12 12 12 12 12 12 13 13 13

II.

Het reglement van inkoop- en aanbesteding

14

III.

Bijlagen 1. De startnotitie van aanbesteding 2. Tekst voor een Eigen verklaring 3. Proces-verbaal van aanbesteding 4. Gunning onder opschortende voorwaarden / afschrijvingsbrief 5. Afstandsverklaring 6. Proces-verbaal van oplevering 7. Vermindering afbreukrisico 8. Opzet aanbestedingsdossier 9. Checklist Europees aanbesteden Geraadpleegde (vak-) literatuur

-2-

eenduidig en transparant

VOORWOORD Afgewogen aanbestedingenbeleid Het gemeentebestuur van Achtkarspelen heeft in de nota ‘Gewogen Ambitie’ (september 2006) aangekondigd een nota inkoop- en aanbestedingsbeleid op te zullen stellen die politiek, bestuurders, ambtenaren en bedrijven helderheid geeft over de spelregels die de gemeente Achtkarspelen hanteert bij inkopen en aanbesteden. De Europese Richtlijn aanbestedingen (2004-18 EG) en een nieuwe landelijke Aanbestedingswet, die naar verwachting later dit jaar van kracht wordt, vragen om een daadwerkelijke verbetering van het aanbestedingsbeleid van de gemeente. Het gemeentebestuur ziet hierin ook een kans het ondernemersklimaat in de gemeente en in de regio te verbeteren voor bedrijven die willen meedingen in de aanbesteding van werken, leveringen en diensten door de gemeente. Een ondernemersklimaat waarin onderlinge concurrentie en een goede marktwerking zijn gegarandeerd en bedrijven in staat worden gesteld om beter in te spelen op de aanbesteding van opdrachten door de gemeente. De gemeente neemt de algemene beginselen van aanbestedingsrecht en de Europese richtlijnen als uitgangspunt voor haar beleid. Dat laat onverlet dat de gemeente Achtkarspelen een redelijke mate van vrijheid heeft haar beleid binnen die uitgangspunten vorm te geven. Deze beleidsnota en bijbehorend aanbestedingsreglement zijn totstandgekomen na uitgebreide bestudering van relevante literatuur, regelgeving en onderzoek op dit terrein. Ook is de laatste jurisprudentie en het in naburige gemeenten geldende aanbestedingsbeleid bij het opstellen van deze beleidsnota betrokken. Met deze nota hanteert de gemeente voortaan één regelgevend kader voor al haar aanbestedingen. Dat wil zeggen, zowel voor werken, leveringen als voor diensten. Voor de aanbesteding van leveringen en diensten had de gemeente tot nu toe nog weinig tot geen regels gesteld. Het gemeentebestuur legt in deze beleidsnota het principe neer dat alle (verschillende typen van) aanbestedingen op uniforme wijze plaatsvinden zodat de gemeente een betrouwbare aanbesteder is voor de inschrijvers op haar opdrachten. Het gemeentebestuur heeft de overtuiging dat haar op die wijze vormgegeven aanbestedingen de marktwerking zowel in het voordeel van de aanbesteder (de gemeente) als de inschrijvers (de bedrijven) kan worden bevorderd. Het gemeentebestuur heeft het voornemen samen met de drie andere gemeenten, die verenigd zijn binnen NOFA, tot een verdere professionalisering en afstemming van haar inkoop- en aanbestedingsbeleid te komen. Daarbij wordt gedacht aan een gezamenlijk vorm te geven inkoopbureau, waarnaar een onderzoek is gestart. Dit voornemen is een uitvloeisel van het NOFA-Werkplan 2007 en biedt de gemeente reële kansen tot aanzienlijke kostenbesparingen te komen. Transparantie Deze nota en het aanbestedingsreglement maken de verschillende onderdelen die de gemeente in de aanbestedingsprocedure onderscheidt voor alle gegadigden voor inschrijving transparant. Onder meer door het stellen van heldere criteria voor selectie en gunning. De beter gestroomlijnde aanbestedingsprocedure met realistische drempelbedragen voor de verschillende typen van aanbestedingsprocedures komt tegemoet aan de wensen van het bedrijfsleven. Daarmee wordt ook het risico van prijsafspraken voor een belangrijk deel weggenomen omdat beter ruimte wordt gegeven aan de onderlinge concurrentie tussen inschrijvers. Tenslotte wordt met een grotere transparantie van het aanbestedingsproces vermeden dat een te grote inkoopmacht aan de kant van de gemeente ontstaat, die een miskenning zou zijn van haar verantwoordelijke publieke taak de mogelijkheden van gegadigden niet enkel door de vormgeving van het beleid te hinderen of in hun concurrentiepositie te benadelen.

-3-

eenduidig en transparant Om diezelfde reden heeft het college er in deze nota naar gestreefd een goed evenwicht te zoeken tussen de verplichtingen en administratieve rompslomp voor inschrijvers en de aard, omvang en risico’s van het aan te besteden werk, levering of dienst. Proportionaliteit Het gemeentebestuur hecht groot belang aan het realistisch vaststellen van drempel-bedragen waarboven openbaar dient te worden aanbesteed. De transactiekosten zijn bij een openbare aanbesteding voor zowel de gemeente als aanbesteder en voor de inschrijvers fors hoger. Het gemeentebestuur heeft daarom het uitgangspunt geformuleerd dat de transactiekosten voor zowel de gemeente als de inschrijvers op een aanbesteding in verhouding moeten staan tot het aan te besteden werk of de levering of dienst. Verder wordt het uitgangspunt gehanteerd, dat ook de selectiecriteria in verhouding dienen te staan tot de aard en het volume van de opdracht om onnodige administratieve rompslomp voor bedrijven te vermijden en daarmee een gunstiger prijsvorming voor de gemeente te bevorderen. Rechtmatigheid Het gemeentebestuur wil het inzicht van de gemeenteraad in de rechtmatige besteding van publieke middelen bij aanbestedingen vergroten. Het beleidsmatige kader van deze nota is noodzakelijk om de besteding van publieke middelen te kunnen (laten) toetsen. Hieraan wordt binnen de gemeente nu deels aan tegemoet gekomen door de jaarlijkse accountantscontrole. Het gemeentebestuur neemt zich echter voor jaarlijks een verslag van alle aanbestedingen te maken en een verantwoording daarvan aan de raad te zenden. Tevens wordt er nauwgezet op toegezien dat van iedere aanbesteding een juist en volledig verslag wordt opgesteld dat zich leent voor controle en toetsing door derden, zoals de accountant of de rekenkamercommissie van de raad. Om de eenvormige en professionele naleving van deze beleidsnota te kunnen garanderen heeft het gemeentebestuur het voornemen een aanbestedingscoördinator aan te stellen die binnen de gemeentelijke organisatie geldt als kennishouder op het terrein van inkoop en aanbesteden. De aanbestedingscoördinator dient de raad in de gelegenheid te stellen haar controlerende taak te kunnen uitvoeren. Daartoe wordt een centraal toegankelijke registratie, verslaglegging en verantwoording van de gemeentelijke aanbestedingen ingericht. Maatschappelijke effecten van aanbesteden Als regel hanteert het gemeentebestuur dat haar opdrachten gegund worden aan de inschrijver met de laagste prijs. En verantwoord omgaan met publieke middelen vraagt daarom. Het gemeentebestuur zal echter niet aarzelen van dat uitgangspunt af te wijken en kiezen voor de economisch meest voordelige aanbieding, wanneer zij van oordeel is dat ook andere elementen dan de prijs in het gunningsproces een rol dienen te spelen. Zo kan een kwalitatieve uitvoering van wegwerkzaamheden in een winkelgebied, waarmee de schade voor daar gevestigde ondernemers wordt beperkt, meewegen in de beoordeling van een inschrijving. Datzelfde geldt voor inschrijvingen waarbij schadelijke effecten voor het milieu bij de uitvoering van een werk goed worden ondervangen. Ook kan gedacht worden aan offertes die ruimte bieden aan het bereiken van gemeentelijke arbeidsmarktdoelstellingen. Er treedt dan een bijkomend maatschappelijk effect op waarvan het gemeentebestuur kan oordelen dat ze dat wil meewegen bij haar gunningsbeslissing. Dit kan echter alleen wanneer dat bij de aanbesteding reeds is aangegeven zodat iedere inschrijver daar rekening mee kan houden. Tevens zal een wegingsfactor aan dergelijke gunningscriteria moeten worden toegekend. Binnen de geldende uitgangspunten en richtlijnen voor aanbesteden ziet het gemeentebestuur voldoende ruimte om bij onderhandse aanbestedingen in ieder geval altijd een bedrijf uit de gemeente of directe regio uit te nodigen. Dit met het doel het lokale bedrijfsleven en de daaraan verbonden werkgelegenheid binnen de geldende spelregels een volwaardige kans te geven op het binnenhalen van gemeentelijke opdrachten.

-4-

eenduidig en transparant Toekomst Het gemeentebestuur heeft de overtuiging dat de gemeente Achtkarspelen ook nu reeds geen slecht figuur slaat in de kring van gemeenten als het gaat om de wijze waarop zij haar inkoop en aanbestedingen vormgeeft. Met deze beleidsnota en het nieuwe aanbestedings-reglement wordt opnieuw een forse stap voorwaarts gezet. Het betreft echter geen eindsituatie. De nieuwe landelijke Aanbestedingswet kan dwingen tot aanpassingen in het gemeentelijk aanbestedingenbeleid. Verder is te verwachten dat sprake zal zijn van innovatieve ontwikkelingen rondom aanbesteden op internet. Het gemeentebestuur heeft het voornemen om al haar aanbestedingen bekend te maken op de gemeentelijke internetsite om de bekendheid van haar aanbestedingen bij mogelijk geïnteresseerde bedrijven te vergroten. Ook wil het gemeentebestuur experimenteren met het plaatsen van opdrachten op internetmarktplaatsen waar het proces van inschrijven en gunning via e-auction plaatsvindt. Dat vraagt binnen de organisatie een betere borging van kennis en regie rondom de aanbestedingspraktijk van de gemeente. Ambtenaren die frequent met inkoop dan wel aanbesteden te maken hebben zullen het komende jaren worden geschoold. De juridische en financiële risico’s die aan aanbestedingen kunnen kleven zijn naar het oordeel van het gemeentebestuur in veel gemeenten te laag ingeschat. Tenslotte zal de administratieve rompslomp voor inschrijvende bedrijven op korte termijn aanzienlijk worden beperkt door het beschikbaar stellen van een eigen verklaring (zie bijlagen) en de mogelijkheden van Egovernment die ontstaan in het kader van de door het gemeentebestuur uitgestippelde inhaalslag rondom de digitalisering van de dienstverlening.

Buitenpost, 1 mei 2007 Het college van burgemeester en wethouders

-5-


1. Aanbestedingsbeleid van de gemeente De gemeente stelt zich met het vaststellen van het aanbestedingsbeleid ten doel een integer en doelmatig aanbesteder te zijn. Integer door te handelen volgens de beginselen van aanbestedingsrecht en behoorlijk bestuur. De beginselen zijn transparantie, objectiviteit en nondiscriminatie. Doelmatigheid vereist efficiënt en effectief inzetten van publieke middelen. In het aanbestedingsbeleid legt de gemeente vast welke uitgangspunten en procedures zij hanteert en hoe de aanbestedingen organisatorisch verlopen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen inkoop en aanbesteden. Inkoop is een proces waarbij behoefte wordt geïnventariseerd en vooraf (functionele) specificaties worden opgesteld waarna een opdracht wordt gegeven. Aanbesteding is een vorm van inkoop waarbij voor een opdracht een aantal leveranciers wordt benaderd volgens vastgestelde criteria, met de bedoeling de opdracht te gunnen aan het bedrijf dat het best aan de gunningscriteria voldoet. Het is daarbij de bedoeling dat het aanbestedingsbeleid geldt voor werken, leveringen en diensten. 2. Doelstellingen De gemeente en haar diensten zijn aanbestedende diensten die een eigen verantwoordelijkheid hebben om volgens de regels aan te besteden. Wet - en regelgeving worden daarbij zorgvuldig nageleefd. Indien dit gebeurt zullen bij de bestedingen van allerhande goederen en diensten besparingen worden gerealiseerd en zal inkoop tevens moeten leiden tot betere kwaliteit. Dit kan worden bereikt door optimaal gebruik te maken van de concurrentiekracht van de markt. De gemeente moet verantwoording afleggen over de bestedingen en de financiële middelen en daarbij geldt dat de doelmatigheid van de inkopen aantoonbaar en controleerbaar moet zijn. De gemeente streeft er naar eenduidig en transparant te zijn in de benadering van de markt. Dit kan worden gerealiseerd door het formuleren van goede spelregels. De gemeente streeft ernaar bij aanbestedingen niet tot clusteren van bestekken over te gaan. Per werk, levering en dienst zal een zorgvuldige afweging gemaakt worden en wordt gekeken of er een logische samenhang bestaat tussen de geclusterde opdrachten. Wordt na afweging besloten te clusteren dan is uitgangspunt dat ook bedrijven in combinatie kunnen inschrijven. 3. Juridisch kader Bij het formuleren van een aanbestedingsbeleid gelden de volgende juridische kaders: De Europese aanbestedingsrichtlijnen Werken,Leveringen en Diensten; De Raamwet EG-voorschriften en het beslui; Overheidsaanbestedingen; dit is de implementatiewet voor de richtlijnen; Besluit Aanbestedingen Nutssectoren; Wet BIBOB, die de mogelijkheid biedt aan concrete bedrijven informatie te vragen over de integriteit van het bedrijf. Gemeenten kunnen gebruik maken van aanbestedingsreglementen, deze zijn: De Uniforme Aanbestedings Reglementen :UAR 1986, UAR 2001 en UAR-EG 1991; deze reglementen zijn niet verplicht voor lagere overheden en gelden alleen voor werken; - ARW 2004, een aanbestedingsreglement voor werken, alleen verplicht voor de vier bouwdepartementen. Dit reglement is niet verplicht voor lagere overheden. 4. Beleidsuitgangspunten Bij het opstellen van het beleid worden uitgangspunten gehanteerd, die gezamenlijk antwoord geven op de vragen over de wijze waarop het aanbestedingsbeleid wordt vastgesteld en uitgevoerd. Belangrijke uitgangspunten daarbij zijn: juridisch verantwoord aanbesteden maatschappelijk verantwoord aanbesteden

-6-

eenduidig en transparant -

economisch verantwoord aanbesteden innovatief aanbesteden

4.1 Juridisch verantwoord aanbesteden Het is van groot belang dat de weten regelgeving bij aanbestedingen wordt nageleefd. De voorgeschreven procedures moeten zorgvuldig worden nagekomen waarbij alle beginselen van aanbestedingsrecht en behoorlijk bestuur worden geëerbiedigd. Met name zal worden gelet op de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. de gemeente besteedt Europees aan bij werken, leveringen en diensten boven de drempels van de Europese richtlijnen; de te hanteren procedures en de van toepassing zijnde regeling staan omschreven onder "juridisch kader" (par. 2); de gemeente legt in het beleid vast conform welke regels en reglementen aanbestedingen worden gehouden; in de aanbestedingsreglementen staat omschreven welke termijnen van toepassing zijn en welke gegevens nodig zijn om in te schrijven' selectieen gunningscriteria betreffende aanbestedingsprocedures worden duidelijk vermeld; bij diensten en leveringen volgt de gemeente bij nationale aanbestedingen onder de drempelbedragen de procedures die in overeenstemming zijn met de algemene beginselen van behoorlijke aanbesteding; bij diensten en leveringen boven de drempelbedragen volgt de gemeente de bepalingen van de van toepassing zijnde richtlijn. 4.2 Maatschappelijk verantwoord aanbesteden Onder maatschappelijk verantwoord aanbesteden worden begrepen: het nakomen van beginselen als transparantie, objectiviteit, e.d. die moeten leiden tot democratische controle en publieke integriteit; doelmatige besteding van gelden en gelijke kansen voor iedere inschrijver. bestuurders en ambtenaren handelen volstrekt integer met toepassing van de juiste functiescheidingen en ieders eigen verantwoordelijkheden; leveranciers en aannemers moeten integer handelen; de gemeente kan andere belangen beogen dan de verhouding prijskwaliteit. Gedacht kan worden aan werkervaring of bijzondere aandacht voor milieueisen, die onder bepaalde omstandigheden als gunnings-subcriteria kunnen worden opgenomen en een rol spelen bij de weging. 4.3. Economisch verantwoord aanbesteden De gemeente stelt als uitgangspunt dat bij aanbestedingen of opdrachten er zoveel mogelijk concurrentie ontstaat, waardoor de economisch meest voordelige aanbieding of de laagste prijs wordt verkregen. Dit houdt in dat er keuzes gemaakt moeten worden uit de diverse aanbestedingsprocedures, zoals die zijn omschreven in paragraaf 5.2. De keuze voor een procedure moet worden gebaseerd op een juiste verhouding tussen de aard en omvang van de opdracht en de transactiekosten die met de procedure gemoeid zijn. 4.4 Innovatief aanbesteden Om de aanbesteding te optimaliseren kijkt de gemeente ook naar de mogelijkheden om innovatief aan te besteden. Subjectieve, creatieve en alternatieve aspecten kunnen worden ingebracht als duidelijk wordt voldaan aan tevoren aangegeven criteria. De opdrachtgever formuleert in dit geval de functionele eisen, maar de uitvoering ervan wordt overgelaten aan de uitvoerende partij. Deze manier van aanbesteden vergt extra aandacht voor de wijze waarop het bestek wordt opgesteld. Innovatief aanbesteden beoogt een effect, waarbij de inschrijver streeft naar inzet van nieuwe ontwikkelingen en technieken en zich inzet voor totaaloplossingen.

-7-

eenduidig en transparant De gemeente geeft in de aankondiging van een dergelijke aanbesteding aan of er ontwerpen rekenkosten worden vergoed. Een vergoeding kan stimuleren om innovaties aan te dragen. 5.

Aanbestedingsvoorschriften

5.1

Begripsbepaling Een werk: een product van bouw dan wel wegenbouwkundige werken dat in zijn geheel is bestemd om als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Ook het ontwerp kan deel uitmaken van een werk. Een levering: een opdracht tot levering is aankoop, leasing, huur van producten inclusief installatiewerken. Een dienst: is niet definitief omschreven en is een restbegrip voor alles wat geen werk of levering is.

5.2

Aanbestedingsprocedures Er zijn de volgende aanbestedingsprocedures

Nationaal Openbare aanbesteding Aanbesteding met voorafgaande selectie Onderhandse aanbesteding Onderhandse aanbesteding na selectie

• • • • • • • •

•

Europees Openbare procedure Niet-openbare procedure Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking Prijsvragen voor ontwerpen

Enkelvoudig onderhands: dit is geen aanbesteding maar het aangaan van een overeenkomst. De aanbesteder kan vrij kiezen met wie hij wenst te contracteren. Openbare aanbesteding: op deze aanbesteding kan iedereen inschrijven nadat deze is bekendgemaakt. Openbare procedure (Europees): op deze aanbesteding kan iedereen inschrijven nadat deze is bekendgemaakt. Aanbesteding met voorafgaande selectie: bij deze aanbesteding vindt een publicatie plaats waarna gegadigden zich kunnen aanmelden. Na selectie wordt een aantal van hen uitgenodigd een inschrijving te doen. Niet-openbare procedure (Europees): bij deze aanbesteding vindt een publicatie plaats waarna gegadigden zich kunnen aanmelden. Na selectie wordt een aantal van hen uitgenodigd een inschrijving te doen. Onderhandse aanbesteding: is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal maar ten minste twee gegadigden tot inschrijving wordt uitgenodigd. Onderhandse aanbesteding na selectie: is een aanbesteding waarbij minimaal twee gegadigden, na geselecteerd te zijn, tot inschrijving worden uitgenodigd. Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (Europees): Is een aanbestedingsprocedure die algemeen bekend wordt gemaakt , waarna iedereen zich als gegadigde kan aanmelden en waarna de aanbesteder in onderhandeling met een aantal gegadigden de contractuele voorwaarden vaststelt. Alleen toepasbaar onder bepaalde voorwaarden. Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (Europees): Is een aanbestedingsprocedure waarbij de aanbesteder in onderhandeling met een aantal zelf gekozen gegadigden de contractuele voorwaarden vaststelt. Alleen toepasbaar onder bepaalde voorwaarden.

-8-

eenduidig en transparant •

Prijsvragen voor ontwerpen (Europees): Aanbestedingsprocedure die er toe moet leiden de gemeente een plan of ontwerp te verschaffen op basis van mededinging (richtlijn diensten).

5.3. Administratieve rompslomp De administratieve rompslomp bij aanbestedingen is voor veel een onoverkomelijke drempel om in concurrentie te kunnen treden bij overheidsaanbestedingen. Het stellen van disproportionele eisen aan inschrijvende bedrijven komt veel voor en vindt veelal zijn oorzaak in een gebrek aan kennis bij de aanbesteder. Daarnaast kan nog worden gedacht aan het feit dat de aanbesteder (of diens adviseur) op zeker wil spelen. Te hoge eisen garanderen niet een betere inschrijving maar sluiten wel een relevant deel van de marktwerking uit doordat bedrijven die wel in staat zijn de opdracht goed uit te voeren niet kunnen meedingen naar de opdracht. Uit onderzoek is gebleken dat het opleggen van administratieve verplichtingen die verbonden zijn aan een Europese aanbesteding ook regelmatig werden opgelegd bij overheidsopdrachten die ver onder de drempelbedragen voor Europese aanbestedingen lagen. Daarnaast zien veel ondernemers zich gedwongen steeds opnieuw dezelfde informatie bij dezelfde aanbestedende gemeente aan te leveren. Dit administratieve lastenprobleem is eenvoudig te ondervangen door het gebruik van Eigen Verklaringen voor de te stellen eisen (zie bijlage Eigen Verklaring). Het verdient aanbeveling er op toe te zien of de gehanteerde selectiecriteria en administratieve verplichtingen bij een aanbesteding in verhouding staan tot de aard en de omvang van de aan te besteden opdracht. Gebruik de Eigen Verklaring en pas E-government oplossingen toe. 6. Drempelbedragen In het schema hierna worden de drempelbedragen (exclusief btw) weergegeven die worden gehanteerd om de keuze van de soort aanbesteding te bepalen. De drempelbedragen zijn gebaseerd op de verhouding die dient te bestaan tussen het volume van de opdracht en de daarmee gemoeide kosten. Voor Europees aanbesteden gelden de bedragen overeenkomstig de Europese richtlijnen. Deze bedragen gelden tot 31-12-2007. enkelvoudig werken diensten leveringen

tot € 150.000,-tot € 25.000,-tot € 25.000,--

onderhands met of zonder selectie tot € 500.000,tot € 50.000,-tot € 50.000,--

openbaar of niet- openbaar tot € 5.278.000,-tot € 211.000,-tot € 211.000,--

Europees boven € 5.278.000,-boven € 211.000,-boven € 211.000,--

7.

Bekendmaking Alle aanbestedingen moeten voldoen aan de volgende eisen:

7.1

Publicatie / bekendmaking van aanbestedingen Aanbestedingsprocedures die vooraf moeten worden bekendgemaakt worden gepubliceerd in een landelijk vakblad Europese aanbestedingsprocedures dienen ook in het Publicatieblad EG te worden aangekondigd. Daarnaast worden alle opdrachten via de lokale en/of regionale krant en via internet (gemeentelijke website) bekendgemaakt;

7.2

Transparantie bestekken De inhoud van het bestek wordt zo volledig mogelijk bekendgemaakt in de aankondiging. De gemeente draagt er zorg voor dat bij aanbestedingen voorliggende bestekken en overige technische bescheiden zorgvuldig worden opgemaakt. De kwaliteit van het werk wordt mede bepaald door de kwaliteit van het bestek.

-9-

eenduidig en transparant De bestekken, die zijn opgesteld volgens de regelgeving van de systemen’ Rationalisering Automatisering Wegenbouw’ (RAW) en de Standaardbestekken Utiliteitsbouw (STABU), zijn geautomatiseerde vormen van bestekbeschrijvingen. Landelijk worden deze systemen bijgehouden door de stichting CROW en de STABU. De gemeente zal een abonnement nemen op deze systemen en gebruikt deze bestekken zoveel mogelijk voor de werken. Bij opdrachten in de GWW sector zal de aanbesteding zoveel mogelijk worden gehouden met verwijzing naar de RAW- bestekken. Bij prestatiecontracten geldt de verplichting zoveel mogelijk de prestatie duidelijk en in detail te omschrijven. Wanneer er sprake is van een innovatieve aanbesteding zal het bestek daartoe zo nauwkeurig mogelijk alle functionele eisen vermelden. Deze wijze van aanbesteden vraagt extra aandacht voor de wijze waarop het bestek moet worden opgesteld. 8.

Selectie Bij elke aanbestedingsprocedure moet de opdrachtgever voor de kwalitatieve selectie van opdrachtnemers gebruik maken van objectieve en proportionele criteria. De selectiecriteria moeten voor alle geïnteresseerde opdrachtnemers gelijk zijn en op gelijke wijze worden toegepast. Proportioneel is dat de eis in redelijke relatie staat tot de aard en de omvang van de opdracht. Bij toepassing van een bestaand aanbestedingsreglement worden de criteria nader uitgewerkt en betreffen de financiële en economische draagkracht, omzeteisen en referentie-opdrachten. Uitgangspunt dient te zijn dat er wordt volstaan met het vragen naar omzetgegevens en referentieopdrachten. Wanneer opdrachten complexer zijn kunnen ook andere gegevens worden gevraagd.

De selectie van de voor uit te voeren werken uit te nodigen aannemers /leveranciers wordt verder bepaald door de volgende criteria en factoren: 1. te verwachten kwaliteit Er worden slechts aannemers/leveranciers uitgenodigd waarvan aangenomen kan worden dat ze een, overeenkomstig de wensen van de gemeente, mate van kwaliteit van het werk/diensten zullen kunnen leveren en aan de administratieve verplichtingen kunnen voldoen. 2. de aard van de werkzaamheden Afhankelijk van de aard van de werkzaamheden kan worden gekozen voor allround bedrijven dan wel voor specialisten (bijvoorbeeld op het gebied van riolering, grondwerk, asfalt, bestrating, etc.) .Bij deze keuze speelt het in principe geen rol of de uit te nodigen aannemer/leverancier eerder werken voor de gemeente heeft uitgevoerd. 3. omvang van het werk Als regel geldt dat voor grote(re) opdrachten de grote(re) bedrijven worden uitgenodigd; voor kleine(re) opdrachten zullen ook de kleine(re) bedrijven in aanmerking komen. 4. "lokale" bedrijven Er wordt minimaal één lokaal (aannemers-)bedrijf uitgenodigd dat in de gemeente of directe omgeving is gevestigd, een nevenvestiging in de gemeente / regio heeft, etc. 5. werkhonger De marktontwikkelingen worden scherp in de gaten gehouden. Het uitnodigen van een aannemer/bedrijf, die om werk verlegen zit, drukt de prijs.

- 10 -


6. eerder voor de gemeente uitgevoerde werken De ervaringen met een bedrijf op eerder voor de gemeente uitgevoerde werken/geleverde diensten kunnen worden meegewogen in de keuze. 7. verrassingselement Door de groep uit te nodigen aannemers/leveranciers te variëren, kan een “verrassingselement” worden ingebracht, waardoor de aannemers "scherp” blijven. 8. financiële basis Er moet sprake zijn van een gezonde financiële en economische draagkracht, die geverifieerd kan worden door o.a.: -

overleggen van passende bankverklaringen; balansgegevens over de laatste drie jaren; omzetgegevens over de laatste drie jaren; verklaring over de financiële en economische draagkracht

Voor startende bedrijven geldt, dat die (uiteraard) geen verklaring over de afgelopen drie jaar kunnen overleggen. Als aard en omvang van de levering, dienst of werk daartoe aanleiding geven kunnen ook startende bedrijven, die korter dan drie jaar bestaan, worden uitgenodigd, mits ze aan de overige in deze paragraaf vermelde criteria voldoen. 9. variëren van uit te nodigen aannemers / voorkeursbeleid Op basis van de genoemde criteria worden de aannemers geselecteerd, die voor onderhands aan te besteden werken kunnen worden uitgenodigd. Om te voorkomen dat er steeds dezelfde aannemers worden uitgenodigd, omdat het aantal openbare aanbestedingen gering is, ligt het niet voor de hand dat er van daaruit regelmatig aanvullingen op de lijst zullen komen. Daarom zullen, bijvoorbeeld ten behoeve van een prijsaanbieding, met in acht name van de . genoemde criteria, ook aannemers worden benaderd, die nog niet eerder werken hebben uitgevoerd voor de gemeente. 9.

Gunning Het gunningscriterium zal door de gemeente uitdrukkelijk worden vermeld in de uitnodiging of aankondiging. Bij gebruik van bestaande aanbestedingsreglementen zal het gunningscriterium voor de openbare aanbestedingen al dan niet met selectie zijn: de laagste prijs of de economisch meest voordelige aanbieding. Ook indien alternatieve aanbiedingen worden toegelaten is het gunningscriterium dat van de economisch meest voordelige aanbieding. Bij de economisch meest voordelige aanbieding zal worden aangegeven welk subcriterium van belang is. Daarbij wordt het gewicht van het subcriterium aangegeven of de subcriteria worden in afnemende mate van belang vermeld. De gunningsbeslissing moet tijdig voor aanvang van de opdracht bekend gemaakt.

-

-

Gunning van enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen moet plaatsvinden door het versturen van een gunningsbrief aan de winnende aanbieder en het tegelijkertijd versturen van afwijzingsbrieven naar de overige aanbieders. Gunning naar aanleiding van een openbare of Europese aanbesteding moet plaatsvinden onder de opschortende voorwaarde dat gedurende een termijn van 15 dagen door belanghebbenden geen gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid rechtsmiddelen aan te wenden tegen een gunningsbesluit. Tegelijk met het mededelen van de gunning onder opschortende voorwaarde aan de winnende aanbieder dienen alle overige aanbieders een afwijzingsbrief te ontvangen, met daarin vermeld:

- 11 -

eenduidig en transparant • een korte motivering van de reden van afwijzing; • de kenmerkende en relatieve voordelen van de winnende aanbieding; • de naam van de winnende aanbieder Door de overeenkomst te gunnen onder opschortende voorwaarde wordt bereikt dat de overeenkomst die tot stand komt door een mededeling aan de winnende aanbieder vooralsnog geen werking heeft en die de winnaar, in afwachting van eventuele procedures, nog geen nakoming kan vorderen. 10. Uitsluiting De gemeente kan bij aanbestedingen uitsluitingsgronden opnemen conform de bepalingen uit de richtlijnen. 11. Integriteit De gemeente kan alvorens tot gunning over te gaan een integriteitstoets doen uitvoeren. Gegevens daarover kunnen worden aangegeven in de eigen verklaring dan wel zal een integriteitstoets kunnen worden gehouden in het kader van de wet BIBOB. 12. Mantelcontracten Mantelovereenkomsten kunnen worden gebruikt bij contracten welke voor langere duur worden gesloten en waarvan de condities van tevoren worden vastgesteld. De contracten moeten Europees worden aanbesteed indien de totale waarde van het contract boven de drempel uitkomt. Mantelovereenkomsten kennen de verplichting tot afname van een vaste hoeveelheid tegen tevoren bepaalde condities. Soms kan worden bepaald dat er geen afnameverplichting bestaat doch alleen een leveringsverplichting tegen tevoren bepaalde condities. De contracten worden maximaal voor vijf jaar aangegaan zonder optie tot verlenging. 13. Onderhoudscontracten Reeds geleverde werken of goederen behoeven onderhoud. Onderhoud bij werken is veelal een dienst. De richtlijn diensten is boven de drempel van toepassing. Bij onderhoud van producten zal sprake zijn van een dienst en geldt ook dan de richtlijn diensten, voor zover er sprake is van een opdracht boven de drempel. Vaak zijn onderhoudscontracten meerjarig en dient de totale waarde van de opdracht te worden aangehouden. 14. Mandaat De gemeente draagt er intern zorg voor dat bij het inkopen van goederen of diensten of bij het doen uitvoeren van opdrachten een afdelingshoofd of projectleider verantwoordelijk is welke voldoende gemandateerd is en beslissingen neemt over het verloop van de aanbestedingsprocedure en de gunning. Indien nodig zullen bij complexere opdrachten of leveringen meerdere interne of externe adviseurs worden benoemd in een aanbestedings-team. Ten behoeve van de controle o.a. door de accountant zal van iedere aanbesteding een verslag worden gemaakt welk verslag in het aanbestedingsdossier wordt gedaan. 15. Ontwerp- en rekenvergoeding De gemeente zal geen ontwerp- of rekenvergoedingen betalen en dit uitsluiten bij toepassing van bestaande aanbestedingsreglementen, indien sprake is van een correct en volledig bestek. Bij complexere werken, leveringen of diensten zal de gemeente zich er rekenschap van geven of en zo ja, in hoeverre, een ontwerpvergoeding moet worden toegekend.

- 12 -


16. Inkoopvoorwaarden De gemeente kan naast een aanbestedingsreglement of naast het bepaalde aanbestedingsbeleid inkoopvoorwaarden hanteren voorzover deze betreffen de uitvoering van de overeenkomst. Indien de inkoopvoorwaarden bepalingen mochten bevatten over aanbesteden dan zullen deze in overeenstemming moeten zijn met het aanbestedingsreglement en het vastgestelde beleid. 17. Inwerkingtreding Het aanbestedingsbeleid treedt in werking op (nader vast te stellen datum) en zal gelden voor een periode van(nader vast te stellen periode). Bij tussentijdse wijziging van de regelgeving en met name na aanpassing van de Uniforme Aanbestedingsreglementen dan wel het in werking treden van een aanbestedingswet zal deze beleidsnotitie worden herzien dan wel ingetrokken. 18. Verslaglegging / controle door de raad / accountantscontrole Jaarlijks wordt door gemeenten voor miljarden euro’s aan werken, leveringen en diensten aanbesteed. De interne registratie van die aanbestedingen laat vaak nog veel te wensen over om een goede toets op de rechtmatigheid en doelmatigheid van die bestedingen te kunnen garanderen. De huidige accountantscontrole is nog beperkt van aard maar dat zal in het licht van de nieuwe Europese en landelijke regelgeving snel gaan veranderen. De dualistische verhouding tussen College van Burgemeester & Wethouders en de daarin versterkte controlerende taak van de Gemeenteraad vragen ook om een betere en meer diepgaande informatieverstrekking om de democratische controle over de besteding van publieke middelen te kunnen blijven garanderen en om na te gaan of het geformuleerde aanbestedingsbeleid wordt nageleefd. Daarom zal jaarlijks een verslag worden opgesteld met betrekking tot de aanbestedingen van de gemeente die zowel inhoudelijk, procedureel als financieel inzicht geeft in de aanbestedingspraktijk van de gemeente.

- 13 -


II.

REGLEMENT

Reglement inkoop en aanbesteding Achtkarspelen Artikel 1 Definities In dit besluit wordt verstaan onder: 1. Een werk: een product van bouw dan wel wegenbouwkundige werken dat in zijn geheel is bestemd om als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Ook het ontwerp kan deel uitmaken van een werk. 2. Een levering: een opdracht tot levering is aankoop, leasing, huur van producten inclusief installatiewerken. 3. Een dienst: is niet definitief omschreven. Is een restbegrip voor alles wat geen werk of levering is. En voorts: a. Aanbesteden: de uitnodiging aan twee of meer aannemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht; b. Inkoop: alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat; c. Gunning uit de hand: de gemeente kiest zelf een aannemer uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen aannemers; d. Onderhands aanbesteden: aanbesteden zonder een openbare aankondiging. Er is beperkte concurrentie tussen een aantal zelf gekozen aannemers; e. Openbaar aanbesteden: aanbesteden waarbij de gemeente op nationaal niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is vrije concurrentie tussen alle aannemers uit het land; f. Europees (openbaar) aanbesteden: aanbesteden waarbij de gemeente op Europees niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is vrije concurrentie tussen alle EU-aannemers. De Europese aanbestedingsregels zijn hier van toepassing. Artikel 2 Doelstellingen van het gemeentelijk aanbestedingsbeleid vormen: 1. Het naleven van de relevante (Europese) weten regelgeving; 2. Het realiseren van een doelmatig aanbestedingsbeleid; 3. Het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke gelden; 4. Het streven naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces van aanbestedingen; 5. Het optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit in casu het stimuleren van opdrachtnemers tot het aanbieden van de economisch voordeligste aanbieding; 6. Het waarborgen van de integriteit van het aanbestedingsproces zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau. Artikel 3 Opstellen nota inzake inkoop- en aanbestedingsbeleid 1. Het gemeentelijke aanbestedingsbeleid wordt uiteengezet in een door het college op te stellen nota. Deze nota dient gebaseerd te zijn op de uitgangspunten, geformuleerd in dit besluit; 2. Het college stelt de nota vast nadat de raad in de gelegenheid is gesteld om wensen en bedenkingen kenbaar te maken.

- 14 -

eenduidig en transparant Artikel 4 1. 2. 3. 4.

5.

inkoopfunctie1 De (inkoopfunctie) identificeert jaarlijks dienstoverstijgende inkooppakketten t.b.v. gebundelde inkoop De gebundelde inkoop vindt plaats door de (functie) De "functie"(of een andere bevoegde ambtenaar) is inkoopcoördinator op dienstniveau Ten behoeve van de identificatie van de behoefte aan dienstoverschrijdende inkoop, leveren de inkoopcoördinatoren op dienstniveau jaarlijks vóór (nader vast te stellen datum) de dienstbestedingsplannen bij de gecoördineerde inkoopfunctie aan Op basis van de afdelingsbestedingsplannen enerzijds en de kwantitatieve analyse anderzijds stelt de gecoördineerde inkoopfunctie jaarlijks een inkoopplan op. Dit plan wordt in concept aan het (nader vast te stellen) overleg of een ander bevoegd gremium aangeboden. Na toetsing op de budgettaire consequenties wordt het plan ter goedkeuring aan het gemeentelijk management aangeboden.

Artikel 5. Centrale adviesfunctie aanbesteden@ 1. De centrale adviesfunctie aanbesteden brengt zowel gevraagd als ongevraagd advies uit omtrent aanbestedingen aan de voor aanbesteding verantwoordelijke personen. 2. Bij opdrachten met een geraamde waarde -gerekend exclusief btw- onder de Europese drempel, kan de centrale adviesfunctie gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen. Van het advies kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van het hoofd van de betrokken afdeling/dienst, indien hij daartoe bevoegd is. 3. Bij opdrachten met een geraamde waarde -gerekend exclusief btw- gelijk aan of hoger dan de Europese drempel, moet de @ aanbesteden verplicht om advies worden gevraagd. De @ brengt advies uit ten aanzien van: a. het voldoen van de aanbestedingsstukken aan de Europese regels en het inkoop- en aanbestedingsbeleid; b. de wijze van aanbesteden (wordt met onder meer de geformuleerde selectieen gunningscriteria een optimaal (economisch) resultaat gewaarborgd; c. het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningsadvies. 4.

5.

6.

1

Van de adviezen van de centrale adviesfunctie @ aanbesteden betreffende opdrachten boven de genoemde grenswaarde, kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van het college van burgemeester en wethouders. Voorstellen daartoe aan het college, gaan vergezeld van een advies van de concerncontroller ( of een andere bevoegd ambtenaar). De centrale adviesfunctie@ aanbesteden houdt een registratie van aanbestedingen bij van opdrachten met een geraamde waarde boven @. Daartoe dient de projectverantwoordelijke functionaris van iedere aanbesteding van een opdracht met een geraamde waarde boven @ melding te doen aan de centrale adviesfunctie aanbesteden. Geregistreerd worden in ieder geval of het een levering, een dienst of een werk betreft, de aard en de geraamde waarde van de opdracht, welke aanbestedingsprocedure wordt gevolgd en in voorkomend geval op welke uitzonderingsgrond de keuze voor een andere aanbestedingsprocedure dan voorgeschreven is gebaseerd, voorzien van een motivering. De central adviesfunctie aanbesteden houdt een registratie bij van de ervaringen met gekozen leveranciers.

nader vast te stellen functie en functiebenaming @

- 15 -

eenduidig en transparant Artikel 6. Interne controle 1. Het hoofd van de afdeling (of een andere bevoegde ambtenaar) bewaakt dat het aanbestedingsproces binnen de kaders van dit besluit wordt uitgevoerd; 2. Het hoofd van de afdeling (of een andere bevoegde ambtenaar) toetst daartoe achteraf en steekproefsgewijs of de voorgeschreven procedurehandelingen hebben plaatsgevonden; 3. Het resultaat van de toets wordt, voorzien van motiveringen en parafen, in het aanbestedingsdossier vastgelegd. Artikel 7 Beslissingsbevoegdheden 1. De aanbesteding van dienstspecifieke opdrachten vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder, dan wel door een door deze persoon/het college aangewezen mandataris; 2. De aanbesteding van dienstoverschrijdende opdrachten vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/ het college, dan wel een door deze persoon / het college aangewezen mandataris. Artikel 8 Bepaling aanbestedingsprocedures Bij het bepalen van de aanbestedingsprocedures wordt in principe uitgegaan van de volgende regels: 1. Gunning uit de hand vindt plaats: a. bij leveringen en diensten tot een bedrag van € 25.000,-; b. bij werken tot een bedrag van € 150.000,-. 2. Onderhandse aanbesteding vindt plaats: a. bij leveringen en diensten tot een bedrag van € 50.000,-; b. bij werken van tot een bedrag van € 500.000,-. 3.

4.

Openbare aanbesteding vindt plaats: a. bij leveringen van € 50.000,-,- tot het wettelijke minimumbedrag voor Europese aanbesteding; b. bij diensten van € 50.000,- tot het wettelijke minimumbedrag voor Europese aanbesteding; c. bij werken van € 500.000,- tot het wettelijke minimumbedrag voor Europese aanbesteding; Europese aanbesteding vindt plaats: a. bij leveringen vanaf het wettelijke minimumbedrag; b. bij diensten vanaf het wettelijke minimumbedrag; c. bij werken vanaf het wettelijke minimumbedrag.

Artikel 9 Alternatieve inschrijvingen De gemeente neemt bij aanbestedingsprocedures alternatieve inschrijvingen in beschouwing, tenzij alternatieve inschrijvingen vooraf zijn uitgesloten in bestek of aankondiging. Artikel 10 Inschrijving in combinatie Op grond van reglementen en richtlijnen kunnen inschrijvers in combinatie meedoen, tenzij een combinatie is uitgesloten; het aantal deelnemers kan worden beperkt. Bij meedingen door combinaties is er per combinant een bepaalde korting op de gestelde eisen van toepassing, terwijl aan de combinatie als geheel hogere eisen mogen worden gesteld.

- 16 -

eenduidig en transparant Artikel 11 Opstellen aanbestedingsreglement Het college stelt een aanbestedingsreglement op dat de nadere eisen (ten opzichte van de Europese aanbestedingsregels) bevat waaraan een aanbestedingsprocedure moet voldoen, waaronder: 1. de in acht te nemen inschrijvingstermijn; 2. de te verstrekken gegevens; 3. de te hanteren selectieen gunningscriteria; 4. de verplichting tot motivering van de gunning. Artikel 12 Splitsen en stapelen (clusteren)van opdrachten Opdrachten mogen op geen enkele wijze worden gesplitst om zo aan de toepasselijkheid van de relevante Europese aanbestedingsregels te ontkomen. Het clusteren stapelen van opdrachten wordt nogal eens ingegeven vanuit de wens de inkoop van werken, leveringen en diensten te professionaliseren zodat daarmee kostenvoordelen voor de gemeente worden gehaald. Daar bestaat op zichzelf geen bezwaar tegen al worden zo de kansen voor lokaal en regionaal gevestigde bedrijven om overheidsopdrachten te verkrijgen feitelijk wel beperkt. Een ander nadeel is dat de inkoopmacht van de gemeente wordt onevenredig groot en kan daarmee een goede marktwerking frustreren. Artikel 13 Dooronderhandelen 1. Bij dooronderhandelen met één of meerdere inschrijvers in geval van te hoge of te lage inschrijvingen, dient altijd advies te worden gevraagd bij de centrale adviesfunctie @ aanbesteden, alvorens wordt besloten hoe met die afwijking zal worden omgegaan. Van dit advies kan niet worden afgeweken, anders dan met instemming van de budgethouder (bij dienstspecifieke opdrachten) of de algemeen directeur (dienstoverschrijdende opdrachten); 2. Bij Europese aanbestedingen is dooronderhandelen niet toegestaan.

Artikel 14 Beoordeling calculatie Beoordeling van de calculatie van de inschrijving ten opzichte van de besteksraming vindt altijd plaats. Artikel 15 Inschakelen NMa Indien er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijvers, zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, dient contact opgenomen te worden met de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa). Artikel 16 1. 2.

3.

Artikel 17

Wet BIBOB Verzoeken om een BIBOB-advies worden ingediend door tussenkomst van het hoofd van de afdeling (of een andere bevoegde ambtenaar); Ook bij niet-Europese aanbestedingen dienen de uitsluitingscriteria van de Europese aanbestedingsrichtlijnen expliciet op de desbetreffende aanbesteding van toepassing te worden verklaard; In aanbestedingsstukken dient te worden vermeld welke documenten de gegadigde dient te overleggen om aan te tonen dat de verschillende uitsluitingscriteria niet op hem van toepassing zijn. Vergoeding inschrijvingskosten De gemeente Achtkarspelen hanteert het beleid dat in beginsel geen vergoeding van inschrijvingskosten wordt toegekend.

- 17 -

eenduidig en transparant Artikel 18 Geschillenbeslechting Geschillen bij de aanbesteding zullen worden voorgelegd aan de burgerlijke rechter en niet aan de Raad van Arbitrage voor de Bouw. In de raad van Arbitrage voor de Bouw zijn namelijk wél de vertegenwoordigers uit de bouwsector (benoemd door de minister) vertegenwoordigd, maar niét de opdrachtgevers. Om wille van vermijden van schijn van belangenverstrengeling worden geschillen derhalve voorgelegd aan de burgerlijke rechter. Artikel 19 1. 2.

Aanbestedingsdossier Van elke aanbesteding zal een dossier worden bijgehouden door de voor de aanbesteding verantwoordelijke persoon; In het geval van Europese aanbestedingen dienen in het dossier ook de gegevens te worden vastgelegd die aan de Centrale Dienst In- en Uitvoer (CDIU) van de Belastingdienst dienen te worden verschaft.

Artikel 20 Checklist Europees aanbesteden Om te bepalen op welke wijze er aanbesteed dient te worden, dienen medewerkers gebruik te maken van de bij de nota als bijlage @ gevoegde "Checklist Europees aanbesteden". Artikel 21 1.

2.

Omgang met geconstateerde fouten en adviezen Het college van burgemeester en wethouders neemt kennis van de door de concerncontroller en de accountant geconstateerde fouten en zij treft, indien de kans op herhaling aanwezig is, maatregelen om de fouten te voorkomen; Het college van burgemeester en wethouders neemt kennis van de adviezen van de accountant. Indien adviezen niet of niet geheel kunnen worden opgevolgd, is het noodzakelijk dat zij hiervoor de motieven aangeeft.

Artikel 22

Evaluatie aanbestedingsbeleid Eens per 2 jaar zal het gemeentelijk aanbestedingsbeleid worden geëvalueerd.

Artikel 23

Inwerkingtreding .Het aanbestedingsbeleid treedt in werking op datum(nader vast te stellen datum). en zal gelden voor een periode van (nader vast te stellen periode) Bij tussentijdse wijziging van de regelgeving en met name na aanpassing van de Uniforme Aanbestedingsreglementen dan wel het in werking treden van een aanbestedingswet zal de beleidsnotitie worden herzien dan wel ingetrokken

Artikel 24

Gevallen waarin dit besluit niet voorziet In die gevallen, waarin dit besluit niet voorziet, zijn de nota "Inkoop- en aanbestedingsbeleid in de gemeente Achtkarspelen", inclusief het daarin onder hoofdstuk 6 opgenomen aanbestedingsreglement, alsmede de nationale en Europese weten regelgeving van toepassing.

Artikel 25

Citeertitel Dit besluit kan worden aangehaald onder de naam "Inkoop- en aanbestedingsbesluit gemeente Achtkarspelen".

- 18 -


Bijlagen 1. de startnotitie van aanbesteding 2. tekst voor een eigen verklaring 3. proces-verbaal van aanbesteding 4. gunning onder opschortende voorwaarden / afschrijvingsbrief 5. afstandsverklaring 6. proces-verbaal van oplevering 7. vermindering afbreukrisico 8. opzet aanbestedingsdossie 9. checklist Europees aanbesteden Geraadpleegde (vak-)literatuur: handreiking voor een collegebesluit inzake inkoop en aanbesteding - Min. van BiZa handreiking voor aanbestedinsgbeleid - MKB Amsterdam 2004 rechtmatigheid en (europees) aanbesteden - Ministerie van BiZa Europese regelgeving over staatssteun - Min. van BiZa actualiteiten aanbestedingsrecht - Faculteit der rechtsgeleerdheid Amsterdam Uniform Aanbestedings Reglement (UAR) 2001 Europese Richtlijn voor overheidsopdrachten Werken (93/37/EG) Aanbestedingsreglement Werken (ARW) 2004 Aanbestedingsbeleid van de gemeenten Dongeradeel, Capelle aan den IJssel, Geldermalsen, Noordenveld VNG-advies inzake toepassing van het Uniform Aanbestedingsreglement 2001 (UAR 2001) en het Uniform Aanbestedingsreglement-EG 1991 (UAR-EG 91)

- 19 -

eenduidig en transparant III.

Bijlagen

Bijlage 1

Tekst voor een Eigen Verklaring

Verklaring ten behoeve van aanbesteding project (titel project) besteknummer (nummer bestek) Ondergetekende verklaart in zijn hoedanigheid van Functie: …………………………………………… Dat a. Zijn onderneming niet is een onderneming die in staat van faillissement, vereffening, surséance van betaling of akkoord verkeert, danwel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere soortgelijke toestand verkeert ingevolge een gelijkwaardige procedure van de nationale wettelijke regeling; b. Zijn onderneming niet is een onderneming wiens faillissement is aangevraagd of tegen wie een procedure van vereffening of surséance van betaling of akkoord, danwel een andere soortgelijke procedure die in de nationale wettelijke regeling is voorzien aanhangig is gemaakt; c. Zijn onderneming niet is een onderneming die, bij een rechtelijke beslissing die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld is geweest voor een delict dat de beroepsmoraliteit van de onderneming in het gedrang brengt; d. Zijn onderneming niet is een onderneming die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken; e. Zijn onderneming niet is een onderneming die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of in het land van de aanbestedende dienst; f. Zijn onderneming niet is een onderneming die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of in het land van de aanbestedende dienst; g. Zijn onderneming niet is een onderneming die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die overeenkomstig de regelgeving ten aanzien van de criteria voor de kwalitatieve selectie kunnen worden verlangd of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.

Gegadigde gaat ermee akkoord om op eerste aanvraag door …… officiële bewijsstukken te overleggen. Naam : …………………………………………………………. Functie : ……………………………………………………….. Handtekening : ……………………………………………… .. Firmanaam : ……………………………………………………. Datum : ………………………………………………………….

- 20 -

eenduidig en transparant Bijlage 2

Startnotitie van aanbesteding

Het invullen van deze startnotitie is verplicht bij aanbestedingen met ramingen groter dan € 25.000,- bij diensten en leveringen en € 150.000,- bij werken. Genoemde bedragen zijn exclusief btw. 1. Naam behandelende afdeling en projectleider Hierin wordt aangegeven welke afdeling de aanbesteding zal uitvoeren en wie de behandelende ambtenaren/projectleider is namens de afdeling. a.

De afdeling is: ....................................................................................................................................

b.

De naam van de behandelend ambtenaar / projectleider is: ....................................................................................................................................

2. Aanleiding Hierin wordt de aanleiding van de aanbesteding beschreven, bijvoorbeeld in het kader van een nieuw project. De aanleiding is: ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ 3. Behoeftestelling In de behoeftestelling moet beschreven worden wat nodig is. In eerste instantie is dit een summier overzicht van het werk dat wordt aanbesteed. ook dienen de meest belangrijke nevenproducten en/of eventuele werkzaamheden of aanvullende diensten te worden beschreven voor zover die door de aannemer moeten worden uitgevoerd of uitbesteed. Een goed omschreven behoeftestelling maakt het mogelijk dat aannemers in het kader van de aanbesteding aangeven op welke wijze zij invulling kunnen geven aan de behoeftestelling. Dit is de basis om te komen tot aanbiedingen met een optimale verhouding tussen prijs, kwaliteit en prestatie. a. b.

c.

De naam van de aanbesteding is: ........................................................................................................................................ Het soort aanbesteding is: werk dienst levering De behoeftestelling luidt als volgt: ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................

4. Raming Hier dient de geraamde waarde van het werk vermeld te worden (excl. btw). Verder dient te worden aangegeven van welk budget de kosten van het werk gerealiseerd zullen worden. a. De raming (inclusief specificatie) bedraagt: ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ b. Het budgetnummer is: ........................................................................................................................................

- 21 -

eenduidig en transparant 5. a.

Keuze van aanbestedingsprocedure Er is gekozen voor de volgende procedure *):

procedure enkelvoudig onderhands meervoudig onderhands openbaar europees

raming werk < € 150.000,-

raming dienst of levering < € 25.000,-

> € 150.000,- - <500.000,-

€ 50.000,- € 100.000,-

> € 500.000,- - , € 5.278.00,> € 5.278.000,-

€ 100.000,- € 211.000,>€ 211.000,-

*) genoemde bedragen worden jaarlijks geïndexeerd op basis van de daartoe wettelijk gelden normen. b.

De reden om af te wijken van de standaard procedure : ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................

6. Gunningscriteria Er is gekozen voor het gunningscriterium:

laagste prijs economisch meest voordelig

Met als criteria: prijs kwaliteit service overige, te weten: ............................................................ ............................................................ ............................................................ ............................................................ ............................................................ ............................................................

7. Planning aanbesteding Er wordt een stappenplan opgesteld met daarin het tijdspad, de uit te voeren activiteiten en welk teamlid verantwoordelijk is voor een bepaalde activiteit. Globale planning aanbesteding ijkpunten start aanbestedingstraject looptijd voorbereiding aanbestedingsprocedure start aanbestedingsprocedure sluiting aanbestedingstermijn beoordeling offertes verwachte datum gunning opdracht

datum

- 22 -

verantwoordelijk ambtenaar


Bijlage 3 Proces verbaal van aanbesteding Op (datum en tijdstip) ..................................................................................................................... te Stationsstraat 18, Buitenpost, is door mij: ...................................................................................................................... handelend namens de afdeling: .............................................................................................................. Bij de gehouden aanbesteding zijn .............. inschrijvingen ingekomen, waarvan onderstaande staat is opgemaakt: nr. naam inschrijver woonplaats inschrijver inschrijvingssom bijzonderheden (excl. btw) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Aldus opgemaakt op ............................................................................ te Stationsstraat 18, Buitenpost

............................................................................................................

......................................................................................................

- 23 -

eenduidig en transparant Bijlage 4a

Gunningsbrief onder opschortende voorwaarde (Standaard tekst voor in het bestek / aanbestedingsdocument)

Nadat de beslissing is genomen aan welke aanbieder de opdracht wordt gegund, wordt daarmee een overeenkomst gesloten onder de opschortende voorwaarde dat binnen een termijn van 15 dagen door andere belanghebbenden geen rechtsmiddelen tegen de gunningsbeslissingen worden ingesteld. Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan degene met wie de overeenkomst gesloten wordt, zullen de afgewezen inschrijvers van die beslissing in kennis worden gesteld. Zij ontvangen daarover een brief met een korte motivering voor de reden van afwijzing , de verschillen ten opzichte van de uitgekozen offerte en de naam van de begunstigde. Door iedere belanghebbende kaan voorts nadere informatie worden ingewonnen bij de opdrachtgever. Iedere belanghebbende die het niet met de gunningsbeslissing eens is, kan binnen bovengenoemde termijn van 15 dagen een rechtsmiddel aanwenden (civiel of arbitraal kort geding). In belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende verzocht om de opdrachtgever tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de conceptdagvaarding. In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningsbeslissing rechtsmiddelen worden ingesteld dient de inschrijver de offerte in ieder geval gestand te doen tot na afloop van de hiervoor genoemde termijn van 15 dagen. Voorts dient hij voor het geval er rechtsmiddelen worden ingesteld de offerte in ieder geval gestand te doen tot twee weken na de uitspraak in kort geding. Standaard tekst gunningsbrief onder opschortende voorwaarde Geachte heer / mevrouw, De afgelopen periode zijn de ontvangen aanbiedingen voor de Europese aanbesteding (naam aanbesteding) grondig bestudeerd en tegen elkaar afgewogen. daarbij is uitgegaan van hetgeen de inschrijvers schriftelijk hebben aangereikt. Voor de beoordeling van de aanbiedingen is een team samengesteld waarin materiedeskundigheid en proces-/juridische deskundigheid waren vertegenwoordigd. De analyse van de verschillende aanbiedingen heeft ertoe geleid dat uw aanbieding is aangemerkt als de economisch voordeligste aanbieding. Derhalve is besloten de onderhavige opdracht te gunnen aan uw bedrijf. Zoals is aangegeven in (de aankondiging of het bestek) wordt aldus met uw bedrijf een overeenkomst aangegaan onder de opschortende voorwaarden dat binnen een periode van 15 dagen na dagtekening van deze brief geen rechtsmiddel is aangewend tegen deze gunning. Voor het geval binnen genoemde termijn van 15 dagen een rechtsmiddel wordt aangewend wordt de overeenkomst tevens aangegaan onder de opschortende voorwaarde dat de uitspraak in civiel kort geding inhoudt dat de gunning niet onrechtmatig is. Indien een rechtsmiddel wordt aangewend zal de overeenkomst aldus, zoals is aangegeven in (de aankondiging of het bestek), niet in werking treden voor dat in civiel kort geding vonnis is gewezen. Ik attendeer u op de in het bestek aangegeven consequentie dat hierdoor de gestanddoeningstermijn wordt verlengd tot 15 dagen nadat de uitspraak is gewezen. In het geval er inderdaad een rechtsmiddel wordt aangewend tegen de gunningsbeslissing, bericht ik u hieromtrent binnen 21 dagen na dagtekening van deze brief. Alle communicatie met betrekking tot en naar aanleiding van het gestelde in deze brief dient te verlopen via (naam of ondergetekende). Ten slotte spreek ik de hoop uit dat een voor beide partijen prettige samenwerking zal ontstaan. Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders, namens deze

- 24 -

eenduidig en transparant Bijlage 4b

Standaard tekst afwijzingsbrief onder opschortende voorwaarde

Geachte heer/mevrouw, De afgelopen periode zijn de ontvangen aanbiedingen voor de Europese aanbesteding (naam aanbesteding) grondig bestudeerd en tegen elkaar afgewogen. Hierbij deel ik u mee dat de opdracht die het onderwerp is van bovengenoemde aanbesteding niet aan uw bedrijf zal worden gegund. 23

Uit de ontvangen offertes is die van (naam bedrijf) geselecteerd. 4

Zoals is aangegeven in (de aankondiging of het bestek) van deze aanbestedingsprocedure wordt met voornoemd bedrijf een overeenkomst gesloten onder de opschortende voorwaarde dat er binnen 15 dagen na dagtekening van deze brief geen rechtsmiddel wordt aangewend tegen de onderhavige gunning. Voorts wordt, voor het geval binnen voornoemde termijn van 15 dagen een rechtsmiddel wordt aangewend, de overeenkomst tevens aangegaan onder de opschortende voorwaarde dat de uitspraak in civiel kort geding inhoudt dat de gunning niet onrechtmatig is. Indien een rechtsmiddel wordt aangewend zal de overeenkomst aldus, zoals is aangegeven in (de aankondiging of het bestek) , niet in werking treden voordat in een civiel kort geding vonnis is gewezen met betrekking tot de onderhavige gunning. Gelet hierop is in deze aanbestedingsprocedure van alle aanbieders vereist dat zij hun offerte gestand doen tot het moment waarop de genoemde termijn is verstreken, respectievelijk (indien wel een rechtsmiddel wordt aangewend) tot 15 dagen na de datum dat vonnis is gewezen in een civiel kort geding. Voor zover, binnen de termijn van 15 dagen na dagtekening van deze brief een rechtsmiddel is aangewend, zal ik u derhalve hieromtrent berichten binnen 21 dagen na dagtekening van deze brief. Indien u zelf een rechtsmiddel aanwendt, verzoek ik u mij dit binnen voornoemde termijn van 15 dagen mee te delen. Tegen de onderhavige gunning kan beroep bij de civiele rechter te .............................worden aangetekend. Indien u dit doet, verzoek ik u mij dit binnen een termijn van 15 dagen mee te delen, bij voorkeur door het opsturen van de conceptdagvaarding. Na expiratie van de termijn van 15 dagen zal immers de opschortende voorwaarde komen te vervallen en zal met de uitvoering van de overeenkomst worden gestart. Alle communicatie met betrekking tot en naar aanleiding van het gestelde in deze brief dient te verlopen via (naam of ondergetekende). Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders, namens deze,

2

facultatieve voorbeeldteksten te gebruiken tijdens afwijzing in selectiefase: In de selectiefase is beoordeeld of inschrijvers geschikt zijn om de gevraagde diensten te verlenen. In dit stadium scoorde uw offerte in relatie tot andere offertes onvoldoende. Zowel de (....) als de (.....) voldeden ons inziens niet aan de gestelde criteria. Derhalve is uw offerte niet in de verdere beoordeling van offertes betrokken. 3 facultatieve tekst te gebruiken tijdens afwijzing gunningsfase wanneer gunningscriterium is economisch voordeligste aanbieding: Uw offerte scoorde ten aanzien van het criterium (.....) onvoldoende/matig. Ook bood uw offerte ten opzichte van de andere inschrijvers minder (....). De prijs van uw offerte lag aanmerkelijk hoger dan de laagste aanbieding. Ten slotte scoorde uw offerte op het criterium (....) lager dan de geselecteerde offerte. 4 facultatief wanneer gunningscriterium is economisch voordeligste aanbieding: Deze organisatie heeft voldoende aangetoond over de nodige ervaring en deskundigheid te beschikken en bood verder een goede prijs/prestatieverhouding. de aanbieding van deze organisatie is dan ook aangemerkt als de economisch voordeligste aanbieding.

- 25 -


Bijlage 5

Afstandverklaring

Afstandsverklaring inzake (aanduiding werk) ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ In aanmerking nemende dat de gemeente Achtkarspelen voornemens is (naam onderneming)................................................................................................................... gevestigd te (plaatsnaam) ........................................................................................................................................ in de gelegenheid te stellen een prijsaanbieding te doen voor de uitvoering van bovengenoemd werk, verklaart dit bedrijf onder voorbehoud dat: 1. zij als enige gegadigde is uitgenodigd; 2. zij is ontslagen van alle reeds gedane prijsaanbiedingen, indien overeenstemming wordt bereikt, dat, indien tussen de gemeente Achtkarspelen en haar, ook na overlegging van de begroting, geen overeenstemming wordt bereikt over de prijsaanbieding, dit ter uitsluitende beoordeling van de gemeente Achtkarspelen, (naam onderneming) ............................................................................................................... zich volledig zal distantiëren van het onderhavige werk en zich openlijk noch bedekt zal mengen in het daarna door de gemeente Achtkarspelen met (een) andere aannemer(s) te voeren prijsoverleg, c.q. te houden aanbesteding en/of andere vormen van overleg. Daarboven doet zij afstand van enige vorm van schadevergoeding voor de door haar verrichte diensten en/of werkzaamheden, nodig voor het maken van genoemde prijsaanbieding. Aldus overeengekomen te Buitenpost op (datum) ................................................................................................................................... Namens de gemeente Achtkarspelen: .................................................

Namens de aannemer:

(naam)

.........................................

(handtekening)

(handtekening)

..................................................

...........................................

- 26 -


Proces verbaal van oplevering van werken

Proces verbaal van oplevering inzake de oplevering van (aanduiding werk) ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ overeenkomstig het bestek en bijbehorende tekeningen (aanduiding bestek) ............................................................................................................ De gereedgekomen werken, met uitzondering van onderstaande genoemde werken, in goede staat bevonden en worden opgeleverd:

........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................

Bovengenoemde werkzaamheden zullen tijdens de onderhoudstermijn van genoemd bestek worden uitgevoerd voor: (uiterste datum) ................................................................................................................ Voor de uitvoering en oplevering van dit werk is de aannemer als volgt beoordeeld: Naar volle tevredenheid Naar tevredenheid Slecht Aldus overeengekomen te Buitenpost op: (datum) ................................................................................................................. Namens de gemeente Achtkarspelen: (naam)

Namens de aannemer:

............................................................

...........................................

(handtekening)

(handtekening)

(naam)

- 27 -


Vermindering van het afbreukrisico

Om het afbreukrisico van de gemeente als opdrachtgever te verminderen dient/kan een aantal zekerheden worden toegepast bij een aanbesteding. In onderstaande tabel een overzicht van die zekerheden. enkelvoudig meervoudig openbaar europees onderhands onderhands aanbesteden aanbesteden aanbesteden aanbesteden uittreksel KvK aanbevolen aanbevolen verplicht verplicht aansprakelijkheidsverzekering aanbevolen aanbevolen verplicht verplicht non-faillissementsverklaring aanbevolen aanbevolen verplicht verplicht verklaring afdracht belasting optie optie keuze2 keuze 2 verklaring afdracht sociale optie optie keuze 2 keuze 2 premies verklaring t.a.v. strafbare optie optie verplicht verplicht feiten bankgarantie optie optie verplicht verplicht bankverklaring optie optie verplicht verplicht waarborgfonds en optie optie keuze 1 keuze 1 waarborgverzekering strategische kwetsbaarheid optie optie verplicht? verplicht afstandsverklaring optie nvt nvt nvt BIBOB-implementatie optie optie optie verplicht verder onderzoek optie optie optie optie

- 28 -


Opzet aanbestedingsdossier

Van elke aanbesteding wordt door de voor de aanbesteding verantwoordelijke persoon een dossier bijgehouden, waarin ten minste de volgende onderdelen worden opgenomen: 1. algemene administratieve gegevens; interne/externe projectopdracht van opdrachtgevende dienst (opdrachtbeschrijving, planning, financiën, e.d.); 2. behoeftestelling aanbesteding (beschrijving gewenst product, dienst of werk, inhoudelijke eisen en overige randvoorwaarden); 3. kostenraming; 4. proceduregegevens: • aanvraag is gemeld bij het desbetreffend afdelingshoofd; paraaf; • (verplichte) adviesaanvraag bij het hoofd van de afdeling ten aanzien van de onderstaande aandachtspunten is gedaan, ja/nee; paraaf ; voldoen van de aanbestedingsstukken aan de (Europese) regels en het aanbestedingsbeleid; wijze van aanbesteden (wordt met ondermeer de geformuleerde selectieen gunningscriteria een optimaal -economisch- resultaat gewaarborgd?); resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningsadvies. • bij afwijking van het advies van het hoofd van de afdeling is de toepasselijke procedure gevolgd; ja/nee; paraaf • keuze aanbestedingsprocedure; paraaf hoofd van de afdeling 5. aanbestedingsbescheiden: • programma van eisen/bestek en tekeningen; • reglement van aanbesteding (procedurevoorwaarden); • conceptovereenkomst/juridische randvoorwaarden; • te hanteren gunnings- en selectiecriteria ; bij keuze voor criterium “de economisch voordeligste aanbieding”: de toegepaste criteria en de wijze waarop deze zijn gewogen; • (voor-)aankondiging / publicatie van aanbesteding; • ontvangen aanmeldingen selectiedocumentatie; • uitslag selectie (verslag selectiecommissie en resultaat, evt. inclusief BIBOB-adviezen); • ontvangen inschrijvingen / offertes; • nota van inlichtingen; • uitslag gunning /proces verbaal van aanbesteding (verslag beoordelingscommissie en resultaat, keuze opdrachtnemer); • aankondiging van gunning (hierbij in voorkomende gevallen rekening houdend met de implicaties van het Alcatel-arrest); 6. opdrachtverstrekking: • (concept-)opdrachtbrief dan wel contract; • ontwerpgegevens (indien aanwezig); • overige gegevens. 7. vertrouwelijke gegevens (deze gegevens bevinden zich veelal in de door de inschrijvers ingediende stukken): • financiële, economische en juridische gegevens van de opdrachtnemer(s); • persoonsgebonden gegevens van directieleden, etc.; • ondernemingsgebonden gegevens (naam/handelsnaam van het bedrijf, nummer KvK, adres, rechtsvorm, etc. 8. evaluatieformulier 9. overige gegevens

- 29 -


Checklist Europees aanbesteden5

1.

bepalen aard van de opdracht werk levering dienst

2.

bepalen totale geraamde waarde van de opdracht

3.

bepalen aanbestedingsprocedure gunning uit de hand onderhands aanbesteden openbaar aanbesteden europees aanbesteden

4.

aankondiging van de opdracht vooraankondiging aankondiging

5.

keuze Europese aanbestedingsprocedure openbare procedure niet-openbare procedure gunning via onderhandelingen

6.

keuze selectieen gunningscriteria selectiecriteria gunningscriteria

7.

inbouwen termijn tussen gunning en sluiten overeenkomst Alcatel-arrest

8.

gunning opdracht publicatie gunning opstellen proces-verbaal

5

zie voor toelichting "handreiking voor een collegebesluit inzake inkoop en aanbesteding", bijlage 3

- 30 -

Aan de Gemeenteraad. Raad. Onderwerp : Inkoop- en aanbestedingsbeleid, hoofdstuk juni Status. Besluitvormend. Punt no

Recommend Documents