A.1 U wilt subsidie aanvragen voor kunst of culturele activiteiten
Per 1 januari 2012 zijn de regels en voorwaarden rond aanvraag en toekenning van kunstencultuursubsidies veranderd. Algemene voorwaarden In principe kunt u subsidie aanvragen wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan: - u bent een rechtspersoon (stichting, vereniging etc.); - uw instelling beschikt over professionaliteit; - de activiteit vindt plaats in Velsen; - de activiteit mondt uit in bijvoorbeeld een tentoonstelling, publicatie of voorstelling; - uw activiteit trekt bezoekers. Op de gemeentelijke website treft u de benodigde formulieren en de bijbehorende toelichtingen aan, die u, naast uw brief waarin u uw projectplan toelicht (zie A.2), nodig heeft om een subsidieverzoek in te dienen. Dit zijn de navolgende stukken: 1. het formulier Subsidieaanvraag kunst- en cultuurprojecten (zie B); 2. het formulier Begroting bij subsidieaanvraag kunst- en cultuurprojecten (zie C.1); 3. de toelichting op bovengenoemd formulier (zie C.2); 4. het formulier Rapportage/verantwoording aanvraag subsidie kunst- en cultuurprojecten (zie D). Wordt u een subsidie, eventueel deels, toegekend, dan dient u de gemeente Velsen binnen één maand na afloop van het project de rapportage (incl. de gevraagde bijlagen) toe te sturen. Wilt u een kunst- of cultuursubsidie aanvragen, neemt u dan kennis van genoemde stukken en vul de benodigde formulieren volledig, naar waarheid en tijdig in. Foutief of onvolledig ingevulde aanvragen kunnen niet in behandeling worden genomen. De Kunstcommissie adviseert het college met betrekking tot subsidieaanvragen. Voor 2016 heeft de Kunstcommissie de vergaderdata voor de reguliere overleggen vastgesteld: 1. Donderdag 11-2-2016 2. Donderdag 7-4-2016 3. Donderdag 26-5-2016 4. Donderdag 8-9-2016 5. Donderdag 27-10-2016 6. Donderdag 24-11-2016
Subsidie en verantwoording U dient uw aanvraag altijd ten minste 3 weken voor de vergaderdatum van de Kunstcommissie in te dienen en ten minste 13 weken voor de aanvang van uw project. De mogelijkheid bestaat dat u als subsidieverzoeker wordt uitgenodigd uw aanvraag tijdens het reguliere overleg van de Kunstcommissie mondeling nader toe te lichten. Beoordeling Beoordeling van het subsidieverzoek zal o.a. plaatshebben aan de hand van de navolgende criteria: • de relevantie: is het project een toevoeging voor Velsen of niet; • de relatie tot de (bebouwde) omgeving in Velsen; • de relatie van het gevraagde bedrag en het geheel van de ingediende begroting; • de kwaliteit in relatie tot de stand van zaken in de kunst/cultuur en in relatie tot • het eigen oeuvre; • de professionaliteit van kunstenaar en/of project. Alle van toepassing zijnde formulieren en toelichtingen zijn, zoals aangegeven, te downloaden van de gemeentelijke website. Alleen deze formulieren worden, tezamen met uwbrief (het projectvoorstel), als subsidieaanvraag geaccepteerd en in behandeling genomen. Let u erop dat indien u eveneens elders subsidies en/of sponsoring aanvraagt, u hiervan melding dient te maken in uw aanvraag. Subsidie wordt geweigerd indien de ingediende stukken onjuist, onvolledig, niet ondertekend en/of onduidelijk zijn of indien de benodigde bijlagen ontbreken, waardoor er geen onderbouwde beoordeling kan plaatsvinden. Uw brief, met alle bijbehorende stukken, kan gezonden worden naar: Gemeente Velsen Afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling Postbus 465
Een subsidie aanvragen begint met een goed projectplan. Een projectplan maakt duidelijk wat u wilt. In de eerste plaats aan uzelf en degenen met wie u het project organiseert, aan de andere kant aan degene die uw plan beoordelen. Als u start met het schrijven van een plan is het goed om te bedenken dat de lezer in heldere taal een duidelijk beeld van het project wil hebben DE OPBOUW VAN UW PROJECTPLAN In het Projectplan beschrijft u in eerste instantie uw project en geeft u achtergrondinformatie over uw organisatie. Documentatie van eerdere projecten vermeldt u in het curriculum vitae. Geef in heldere, duidelijke taal uw plan op 1 A4 weer. •
Gegevens aanvrager
• Werkwijze en organisatie Geef aan welke mensen en/of organisaties/instellingen bij het project betrokken zijn. Voeg de van toepassing zijnde curricula vitae bij. Beschrijf waaruit eventuele samenwerkingsverbanden bestaan en hoe deze tot stand zijn gekomen. • Inhoud, doel, doelstelling en doelgroep van het project en samenvatting Beschrijf de inhoud, de uitgangspunten en de opzet van het project. Geef kort aan wat u wilt doen, wanneer, hoe u dat gaat organiseren en waarom u dit organiseert. Welk publiek wilt u bereiken en op welke wijze probeert u dit publiek te bereiken? • Belang voor Velsen en motivatie Geef aan op welke manier het project een bijzondere betekenis voor Velsen kan hebben. Motiveer waarom de gemeente Velsen een bijdrage aan uw project moet leveren. • Publiciteit Op welke wijze wordt publiciteit aan het project gegeven? • Financiën van het project Geef een toelichting op de door u begrote kosten en baten. Voeg altijd de gespecificeerde begroting toe aan de aanvraag. Zie formulier Projectbegroting kunst en cultuur. Geef aan welk u bedrag aan subsidie u zou willen ontvangen.
B. Subsidieaanvraag kunst- en cultuurprojecten Dit formulier kunt u, tezamen met het projectplan, de begroting en bijlagen zoals curricula vitae, aanvullende documentatie etc. zenden aan: Gemeente Velsen, Afdeling maatschappelijke ontwikkeling, Postbus 465, 1970 AL IJmuiden Alleen volledig ingevulde aanvragen worden in behandeling genomen. Hier niets invullen 1
Ontvangstdatum
Nummer
Gegevens organisatie en contactpersoon Naam organisatie Adres Postcode/woonplaats Telefoonnummer Telefoonnummer mobiel E-mailadres Website Rechtsvorm organisatie (bijvoegen: kopie inschrijving KvK) Naam contactpersoon Functie contactpersoon Nationaliteit contactpersoon Verblijfsvergunning contactpersoon (bijvoegen: kopie) Bankrekeningnummer organisatie
2
3
ten name van
Op welke basis opereert uw organisatie met professionele krachten
aantal
met vrijwilligers
aantal
Ontvangt uw organisatie overheidssubsidie? Ja, eenmalig
€
Ja, structureel
€
Zo ja, van welk instituut en voor welk bedrag
€ €
Nee
4 Subsidie Voor welke projectperiode vraagt u subsidie aan? Welk bedrag vraagt u aan?
5
Van
tot
€
Heeft u ook andere partijen/instanties om subsidie verzocht? Ja Zo ja, van welk(e) institu(u)t(en) en voor welk(e) bedrag(en)
€ €
Nee Heeft u van (een van) genoemde partij(en) een toezegging of afwijzing ontvangen? Ja, een toezegging/afwijzing. Wat was hiervoor de reden?
Bewijzen van de toezegging(en)/afwijzing(en) meezenden. Nee
6 Heeft u met uw project een bepaalde doelgroep op het oog? Zo ja, welke en waarom? Zo nee, waarom niet?
7
Opleidingsgegevens deelnemende kunstenaar(s) Indien er sprake is van deelname aan het project van meerdere kunstenaars, vormgevers, architecten etc., dient u de vragen 7 en 8 voor hen ieder afzonderlijk te beantwoorden. Heeft u een gerichte beroepsopleiding gevolgd?
Ja
Nee
Zo ja, naam en vestigingsplaats van de opleiding Datum behalen diploma of verlaten opleiding Afstudeerrichting Naam en vestigingplaats vervolgopleiding(en) Datum behalen diploma of verlaten opleiding Afstudeerrichting
8
Discipline/specialisatie aanvrager Tot welke discipline binnen de beeldende kunst rekent u uw werk?
Sinds wanneer bent u werkzaam als beeldend kunstenaar?
9
Gelijktijdige deelname aan project of manifestatie Vragen de andere deelnemers gelijktijdig subsidie aan?
Ja
Nee
10 Samenwerkingsverband Onderstaande alleen in te vullen indien u in vast verband samenwerkt met één of meerdere kunstenaars, vormgevers of architecten Met wie werkt u samen?
Sinds wanneer werkt u samen? Waaruit bestaat de samenwerking? Wat is hierin uw aandeel? Vraagt u gelijktijdig subsidie aan?
11
Presentatie Een eventuele uitnodiging hiertoe geschiedt op initiatief van de Kunstcommissie Bent u bereid uw plannen toe te lichten tijdens een regulier overleg van de Kunstcommissie? Ja Nee, omdat
Ondergetekende verklaart alle gegevens volledig en naar waarheid te hebben ingevuld en accepteert de procedure zoals beschreven op de gemeentelijke website. Naam Plaats Datum Handtekening
Wanneer uw aanvraag is ontvangen, krijgt u een ontvangstbevestiging toegestuurd. Hierop staat uw registratienummer vermeld. Uw aanvraag wordt, mits volledig ingevuld en ontvangen ten minste 3 weken voor de vergaderdatum, in het eerstvolgende reguliere overleg van de Kunstcommissie behandeld. U kunt de website van de gemeente Velsen raadplegen voor de vergaderdata van genoemde commissie.
C.1 Begroting aanvraag subsidie kunst- en cultuurprojecten 1
SPECIFICATIE KOSTEN (gerelateerd aan het project). Alle bedragen excl. BTW opgeven. Organisatie* Productie* Vergoeding/honoraria kunstenaars* Materiaal* Transport* Huur ruimtes* Huur apparatuur* Verzekering*
Publiciteit, nl.
Drukwerk* Bankrekeningnummer Overige kosten, nl.
Totale kosten van het project
2
Specificatie baten Inkomsten Provisie Verkoop Anders, nl. Eigen bijdrage, nl.
3 Gevraagde subsidies / sponsoring Aan wie/welk bedrag
à
Aan wie/welk bedrag
à
Aan wie/welk bedrag
à
Totale kosten van het project Verschil tussen kosten en baten * Zie: Toelichting bij de begroting
Opzet begroting De begroting dient onderbouwd te worden met officiële offertes (geen print-outs). U dient aan te geven hoe uw plannen gefinancierd zullen worden en hoe het totale dekkingsplan er uit ziet. In het dekkingsplan geeft u de te verwachten inkomsten uit het voorgenomen project aan, alsmede de eventuele bijdragen van derden (andere subsidies, eigen bijdragen etc.). Het subsidiebedrag dat u bij de gemeente Velsen aanvraagt, is (een deel van) het totaal van de uitgaven minus het totaal van de inkomsten. U dient de belangrijkste posten toe te lichten en te specificeren. 1. Uitgaven: huur apparatuur Voor specifieke apparatuur, die voor een project noodzakelijk is, kunnen de huurkosten op de begroting opgevoerd worden. Benadrukt wordt dat de apparatuur specifiek noodzakelijk moet zijn voor het uit te voeren plan. Indien u van mening bent dat het project geen doorgang kan vinden als de opgevoerde apparatuur niet gehuurd kan worden, dient dit expliciet te worden toegelicht. Honoraria De aanvrager kan voor zichzelf, en voor bij het project betrokken derden, die essentiële en specifieke werkzaamheden verrichten, een honorarium in de begroting opvoeren. Er kunnen echter geen honoraria aangevraagd worden voor derden die op gelijkwaardige basis binnen de samenwerkingsverband aan het project deelnemen. Indien meerdere kunstenaars voor hetzelfde project subsidie aanvragen, moet ieder van hen dit voor een (evenredig) deel van de totale begroting doen. Mits aan deze voorwaarde wordt voldaan, kunnen de aanvragers volstaan met het indienen van 1 begroting. Indien personen in dienst van de aanvrager aantoonbaar meewerken, kan hiervoor maximaal € 25,-- per uur in de begroting worden opgevoerd. In dit geval dient, voor de exacte berekening, een kopie van het betalingsbewijs te worden meegestuurd. Reguliere beroeps- en bureaukosten Reguliere beroepskosten, zoals atelierhuur, vakliteratuur en materiaalkosten die geen betrekking hebben op het project, vallen niet onder een subsidieaanvraag. Bureaukosten, zoals telefoon-, fax-, internet-, portokosten etc., kunnen eveneens niet op de begroting worden opgevoerd. De gemeente Velsen beschouwt deze kosten als reguliere beroepskosten en niet als specifieke projectkosten. Meest voorkomende posten Aanvragers van een subsidie dienen het bedrag dan zij aanvragen te onderbouwen met een begroting volgens de richtlijn. Hieronder zijn de veel voorkomende posten op een rij gezet.
1
Overzicht meest voorkomende posten m.b.t. een project: - Materiaalkosten (geen transport, verzekerings- of tentoonstellingskosten); - Reiskosten; - Honoraria voor derden die werkzaamheden uitvoeren ten behoeve van het project. Er kunnen geen honoraria aangevraagd worden voor “collega- kunstenaars”, vormgevers, architecten of bemiddelaars die eveneens aan het project deelnemen. Zij moeten zelf een aanvraag indienen en een evenredig deel van de begroting aanvragen. Overzicht meest voorkomende posten m.b.t. een kunstenaarsboek: - Materiaalkosten; - Fotografie (niet voor de aanvrager zelf); - Ontwerpkosten (niet voor de aanvrager zelf); - Drukkosten. Overzicht meest voorkomende posten m.b.t. een reguliere catalogus: - Materiaalkosten; - Fotografie (niet voor de aanvrager zelf); - Ontwerpkosten (niet voor de aanvrager zelf); - Drukkosten; - Eventuele distributiekosten. 2. Inkomsten (dekkingsplan): medefinanciers - Indien er voor hetzelfde plan elders financiering is aangevraagd, moet aangegeven worden voor welke bedragen dit geldt en bij welke andere subsidiegevers of sponsoren financiering is aangevraagd. Zo mogelijk dient er correspondentie te worden meegezonden waaruit blijkt dat bij derden deze medefinanciering is aangevraagd. - Als er bij de financiering van het plan derden betrokken zijn, moet u de totale begroting van het plan indienen en niet slechts het deel waarvoor een subsidie bij de gemeente Velsen wordt aangevraagd. Het moet dus inzichtelijk zijn in welke verhouding het bedrag staat dat bij de gemeente Velsen wordt aangevraagd. - U dient duidelijk aan te geven voor welke posten bij de gemeente Velsen een subsidie wordt aangevraagd. - Bewijzen van afspraken die u reeds gemaakt heeft met betrekking tot de realisatie van uw plannen, in de vorm van kopieën van correspondentie en/of contracten met organisatoren, musea, galeries etc., moeten met de aanvraag worden meegestuurd. - Indien er meerdere financiers bij het project betrokken zijn, kan de gemeente Velsen met betrokkenen contact opnemen over de financiering van het plan. 3. Totaal aan de gemeente Velsen gevraagde subsidie Het aan de gemeente Velsen gevraagde subsidiebedrag wordt verkregen door het totaalbedrag van het dekkingsplan af te trekken van het totaalbedrag van de uitgaven.
2
D. Rapportage/verantwoording subsidieaanvraag kunst- en cultuur In te dienen binnen een maand na afloop van het project Het betreft de rapportage van Plaats
Datum
2011
Naam organisatie
Naam aanvrager/ contactpersoon Adres Postcode/woonplaats Telefoonnummer Telefoonnummer mobiel E-mailadres Website Titel van het project
Hoogte subsidie toegekend door de gemeente Velsen
d.d.
€
Bijlagen: 1. Inhoudelijk verslag delijk verslag Geef op een halve A4 een korte evaluatie van het project. Voeg eventueel krantenartikelen of andere documentatie toe. 2. Financiële verantwoording Geef een overzicht van inkomsten en uitgaven, bij subsidiebedragen boven € 500,-- gestaafd met bewijzen, zoals nota’s, kwitanties e.d. (geen print-outs).
