Subsidie aanvragen via BEA

Subsidie aanvragen via BEA 1. Wie/wat is BEA? BEA (Budget voor Economisch Advies) is een subsidiemaatregel gericht naar kleine en middelgrote ondernemingen. De Vlaamse overheid geeft 35% steun aan ondernemingen die willen investeren in opleiding, advies, kennis en mentorschap. Deze maatregel komt in de plaats van de opgeheven maatregelen opleidings- en adviescheques en werd uitgebreid met de pijler mentorschap voor talentvolle ondernemers en kennis. Deze subsidie kan enkel aangevraagd worden via het internet (www.beaweb.be) aangezien de aanvraag, verwerking, toekenning en beheer van de subsidie volledig gebeurt via een elektronische ondernemerschapsportefeuille.

2. Wie komt in aanmerking voor BEA? Voorwaarden waaraan men moet voldoen: -

klein of middelgrote onderneming vestiging in het Vlaamse Gewest aanvaardbare activiteit (zie Besluit van de Vlaamse Regering onder rubriek wettelijk kader) voldoen aan de regelgeving in het Vlaamse Gewest deel uitmaken van private sector (< 25% in handen van administratieve overheid) dienstverleners aanvaardbare juridische vorm; VZW's komen niet in aanmerking

3. Hoe subsidie aanvragen via BEA? 3.1 Overeenkomst/inschrijving afsluiten met BCI Vóór u uw subsidie kunt aanvragen via BEA, dient u eerst te beschikken over een overeenkomst voor ‘Advies’ of een inschrijving voor ‘Maatwerk opleidingen’ bij Buro Center Informatics (= erkend dienstverlener). 3.2 Toegang tot BEA Opgelet! Vanaf 1 april 2008, geldt een nieuwe registratieprocedure voor het gebruik van BEA. Dan moet de persoon die gemachtigd is door de onderneming om een dossier in te dienen, zich registreren met zijn persoonlijk federaal token of elektronische identiteitskaart.
Meer info: http://ewbl-publicatie.vlaanderen.be/Uploads/nieuwe_reg.pdf

1

Surf naar www.beaweb.be en klik op ‘BEA voor KMO’s’. Zo krijgt u toegang tot de BEA applicatie.

Vul hier uw login ID en uw paswoord in. Zo krijgt u toegang tot de BEA applicatie.

Indien u nog niet beschikt over een login, kunt u dit aanvragen door u te registreren. Hou er rekening mee dat uw login en paswoord per post naar de maatschappelijke zetel van de onderneming wordt opgestuurd!

U dient eerst te beschikken over een login en een paswoord. Dit is hetzelfde login en paswoord dat gebruikt kan worden om adviescheques, groeipremie of ecologiepremie aan te vragen. Het klantnummer en de pincode van opleidingscheques kunt u niet gebruiken om in te loggen. Heeft u nog geen login en paswoord, dan dient u zich eerst te registreren.

2

3.2.1 Hoe registreren?

a) Kies voor één van de drie opties: - optie 1 is bestemd voor ondernemingen die beschikken over een ondernemingsnummer (ook oude btwnummer, voor meer informatie over het ondernemingsnummer http://www.mineco.fgov.be/enterprises/crossroads_bank/Faq_nl.htm) - optie 2 is bestemd voor ondernemingen zonder ondernemingsnummer maar met een RSZ-nummer (dit is zeer zeldzaam) - optie 3 is bestemd voor ondernemingen zonder een ondernemingsnummer- of RSZ-nummer (bv. sommige vrije beroepen zonder tewerkstelling) b) Als gekozen wordt voor optie 1 en 2 dan wordt uw onderneming opgezocht in de centrale referentiedatabank van de administratie en de beschikbare gegevens worden getoond. Er kunnen zich dan een aantal situaties voordoen: -

De centrale referentiedatabank beschikt over correcte adresgegevens -> Vul de ontbrekende gegevens verder in en klik op registreer. De applicatie genereert een login en een paswoord voor uw onderneming. Die gegevens worden per brief opgestuurd naar de maatschappelijke zetel van uw onderneming. Voor een buitenlandse onderneming wordt de brief naar het contactadres in België gestuurd.

-

De centrale referentiedatabank beschikt niet over correcte adresgegevens -> Stop de registratieprocedure en stuur de correcte adresgegevens naar: het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Afdeling Economisch Ondersteuningsbeleid Cel Inkom Markiesstraat 1 1000 Brussel met vermelding van “Betreft: Correcte adresgegevens voor INKOM” gevolgd door het ondernemings- of RSZ-nummer en uw e-mailadres. Voeg bij uw brief één van volgende stavingstukken waaruit het correcte adres blijkt: - kopie van de inschrijving bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) (of latere wijzigingen) - kopie van de inschrijving in het handelsregister (of latere wijzigingen) - kopie van de oprichtingsakte van uw vennootschap (of latere wijzigingen)

3

Na verificatie zal de administratie de nodige correcties uitvoeren en u hiervan per e-mail op de hoogte stellen. Vervolgens kan u zich registreren via deze website. -

De centrale referentiedatabank kan uw onderneming niet identificeren aan de hand van uw ondernemings- of RSZ-nummer omdat uw onderneming recentelijk is opgericht -> Vul alle registratiegegevens zelf in en meldt dit schriftelijk aan het adres hierboven vermeld, met vermelding van “Betreft: Identificatiegegevens voor INKOM” gevolgd door het ondernemingsof RSZ-nummer. Stuur één van de volgende documenten mee die het bestaan van uw onderneming staaft: - kopie van de inschrijving bij de Kruispuntbank van Ondernemingen - kopie van de inschrijving in het handelsregister - kopie van de oprichtingsakte van uw vennootschap. Na verificatie zal de administratie uw onderneming aan de centrale referentiedatabank toevoegen. Vervolgens genereert de applicatie een login en een paswoord voor uw onderneming. Die worden dan per brief opgestuurd naar de maatschappelijke zetel van uw onderneming. Voor een buitenlandse onderneming wordt de brief naar het contactadres in België gestuurd.

-

Uw onderneming beschikt niet over ondernemings- of een RSZ-nummer (vierde optie) Dit is bijvoorbeeld het geval voor sommige vrije beroepen zonder werkenden. -> Vul alle gevraagde gegevens in en klik op registreer. De applicatie genereert een login en een paswoord die per brief worden opgestuurd naar de maatschappelijke zetel van uw onderneming. Voor een buitenlandse onderneming wordt de brief naar het contactadres in België gestuurd.

3.3 Subsidieaanvraag indienen via BEAweb De subsidieaanvraag moet ingediend worden binnen 14 kalenderdagen nadat de overeenkomst is gesloten of de inschrijving is gebeurd én vóórdat de dienst wordt aangevat. Na deze termijn kan u geen aanspraak meer maken op een subsidie voor deze overeenkomst of inschrijving.

U krijgt een overzicht van uw portefeuille. Klik hier om een nieuwe aanvraag voor BEA in te dienen.

4

Stap 1

Vul hier de activiteitencode van uw onderneming in (NACE code van 5 cijfers)

Kent u de activiteitencode van uw onderneming niet? Klik op deze lijst en zoek uw NACE code op.

Klik op ‘ga verder’

Indien uw activiteit in aanmerking komt voor BEA, kunt u verder naar stap 2

De volgende handelingen zijn mogelijk binnen deze stap: • Door op ‘lijst NACE codes’ te klikken krijgt u een lijst met de NACE codes in een pdf-file. Hierin kan u dan de NACE code van de onderneming zoeken. Dit is de volledige lijst, dus niet enkel de aanvaardbare NACE Codes. De aanvaardbare NACE-codes kan u opzoeken via: http://ewbl-publicatie.vlaanderen.be/Uploads/MB_20061024_NACECODES_LIJST,0.pdf • In het invulveld geeft u uw NACE Code in, deze moet juist 5 cijfers zijn en moet bestaan (dus in de lijst van NACE codes staan). • Met de knop ‘Ga verder’ verstuurt u uw ingegeven NACE code die de applicatie dan gaat controleren. - Als de NACE code langer of korter is dan 5 cijfers krijgt u de melding: Uw NACE code is niet geldig. De code moet uit 5 cijfers bestaan. - Als de NACE code niet bestaat, krijgt u de melding: Deze NACE-code bestaat niet. Kijk in de lijst van NACE codes voor een correcte code. - Als de NACE code niet in aanmerking komt voor de maatregel dan krijgt u volgende melding: De door u ingevulde NACE code komt niet in aanmerking voor deze maatregel Bij een juist ingegeven NACE code zal de applicatie dan naar stap 2 van de aanvraagprocedure gaan. • Met de knop ‘Ga terug’ gaat u terug naar het overzicht van uw portefeuille.

5

Stap 2

Duid hier de pijler aan waarvoor u een project wilt indienen: een project voor advies, opleiding, kennisoverdracht of mentorschap

Klik op ‘ga verder’

In stap 2 van de aanvraag moet de ondernemer de pijler selecteren waarvoor hij een nieuw project wil indienen (Advies of Opleiding). Door op ‘Verder’ te klikken zal u doorverwezen worden naar de volgende stap afhankelijk van de gekozen pijler. Stap 3

Vul het erkenningsnummer van uw dienstverlener in bv. DV.A12345

Klik op ‘ga verder’

Het erkenningsnummer staat vermeld in de overeenkomst die u hebt afgesloten met de dienstverlener of op de inschrijving. Het nummer kunt u ook opzoeken via ‘zoek het erkenningsnummer’

Geef het erkenningsnummer van BCI in - erkenningsnummer voor advies: DV.A104540 - erkenningsnummer voor opleiding: DV.O104541 Volgende acties zijn nog mogelijk op dit scherm: - Door op ‘Ga verder’ te klikken, zal u opnieuw doorverwezen worden naar de volgende stap. - Met de knop ‘Ga terug’ gaat u terug naar het overzicht van uw portefeuille. 6

-

‘Zoek het erkenningsnummer van uw dienstverlener’ geeft het zoekscherm voor de erkende dienstverleners. De pijler wordt meegenomen naar de zoekfunctie. Hier kan u aan de hand van een aantal criteria (naam, erkenningsnummer, pijler en locatie) Buro Center Informatics opzoeken. Het criterium pijler is een verplicht veld.

Na het ingeven van dienstverlener BCI en het aanklikken van de knop ‘Ga verder’ komt u in onderstaand scherm, waarop de gegevens worden getoond van uw dienstverlener (zal Buro Center Informatics zijn).

Volgende acties zijn nog mogelijk op dit scherm: - Ga terug: Terug naar vorige scherm om andere dienstverlener te kiezen. - Door op ‘Ga verder’ te klikken, gaat u naar het volgende scherm om het detail van de overeenkomst in te vullen. Stap 4 Bij Stap 4 overeenkomst/inschrijving vult u de detailgegevens in van uw overeenkomst met BCI. De term ‘overeenkomst’ wordt gebruikt in de pijler advies. De term ‘inschrijving’ wordt gebruikt in de pijler opleiding. Volgende acties zijn mogelijk op dit scherm: - De knop ‘Ga terug’ brengt u terug naar het vorige scherm. - Met de knop ‘Ga verder’ kan u de ingevulde gegevens bevestigen.

7

Klik op ‘ga verder’

Vul de gegevens van de overeenkomst in: de datum van de overeenkomst of de inschrijving, het bedrag (excl. BTW!) en de beschrijving van het project.

OPGELET: Datums zijn steeds van de vorm DD/MM/JJJJ, dus 12 januari 2007 is dan 12/01/2007 Bedragen zijn decimale getallen met twee decimalen, altijd positief. Wanneer deze regels niet gerespecteerd worden, krijgt u een foutmelding over de foutief ingegeven informatie. Datum inschrijving is de datum waarop u aan BCI schriftelijk heeft bekend gemaakt dat u een bepaalde opleiding wil volgen. Datum overeenkomst is de datum waarop u en BCI het contract ondertekend hebben. Titel project is een beschrijving die aan het project kan worden meegegeven zodat BCI bij het valideren van de subsidieaanvraag weet over welke opleiding of overeenkomst advies het gaat. Na het bevestigen van de details van de overeenkomst krijgt u in stap 5: projectbedrag de mogelijkheid om het projectbedrag in te geven. Stap 5 Op basis van de ingevulde projectgegevens, de wettelijke vastgelegde beperkingen en de door u eerder ingediende projecten, verschijnt het maximum projectbedrag in het invulveld. U kan dit nog wijzigen (niet verhogen) indien gewenst. OPGELET: U mag enkel subsidie aanvragen voor de in aanmerking komende kosten!! U moet de niet in aanmerking komende kosten dus nog aftrekken van het maximum toegelaten projectbedrag. Het minimum projectbedrag waarvoor u een subdsidie kan aanvragen is 100 euro.

8

Klik hier om de berekening van het maximum projectbedrag te controleren.

Het systeem toont het projectbedrag dat u maximaal kunt aanvragen, rekening houdend met de wettelijke beperkingen. Alle niet in aanmerking komende kosten moet u zelf aftrekken van dit bedrag. U moet dan een lager bedrag aanvragen door het opgegeven bedrag te overtypen.

Volgende acties zijn nog mogelijk: - Ga terug: om terug te gaan naar vorige scherm - Ga verder: om verder te gaan met het invullen van de projectgegevens - Detailberekening van het maximum: om naar een detailberekening van de bedragen met een uitleg over de invarianten te gaan. In het volgende scherm kan u dan een detail zien van de wijze waarop de berekening van uw maximum projectbedrag door de applicatie gedaan is.

U ziet hier de berekening van het maximum project bedrag door het systeem. U kunt maximaal het kleinste bedrag aanvragen.

Klik op ‘ga terug’ om uw aanvraag verder te zetten.

Door op de knop ‘Ga terug’ te klikken keert u weer terug naar het scherm projectbedrag. Op dit scherm moet u dan op ‘Ga verder’ klikken om verder te gaan naar het onderstaande scherm stap 6: Overzicht.

9

Klik op ‘ga verder’

Stap 6 In het scherm overzicht krijgt u nog een overzichtspagina van het ingegeven project.

Dit scherm geeft het overzicht van uw aanvraag. Bevestig indien u akkoord bent of ga terug indien er verkeerde gegevens staan.

Klik op ‘bevestig’

Op dit scherm zijn opnieuw de volgende acties mogelijk: - Ga terug om terug te gaan naar het vorige scherm - Bevestig om de projectgegevens te bevestigen. Alle invarianten (wettelijk vastgelegde parameters) worden nogmaals gecontroleerd, naar bevestiging van projectaanvraag – indien deze nog steeds onveranderd zijn, krijgt u de bevestiging van uw projectaanvraag of een weigering van uw projectaanvraag als uit de controle blijkt dat de invarianten tijdens het plaatsen van de aanvraag zijn gewijzigd. Als de aanvraag geweigerd werd omdat de vastgestelde voorwaarden van de maatregel gewijzigd werden gedurende de aanvraag, krijgt u op het verkregen scherm de mogelijkheid om:

10

1. Met de knop ‘Terug naar overzicht’ terug te gaan naar het overzicht van uw portefeuille 2. Met de knop ‘Nieuwe berekening’ kan u terug gaan naar het scherm van stap 4 waar u opnieuw een project kan indienen onder andere voorwaarden

Stap 7

Dit is de bevestiging van uw aanvraag. Nadat uw dienstverlener uw gegevens bevestigd heeft, wordt uw aanvraag pas definitief.

Op het bevestigingsscherm krijgt u de bevestiging van uw aanvraag, maar ook de volgende stappen die mogelijk zijn binnen de aanvraagprocedure. Met de knop ‘Terug naar overzicht’ kan u terugkeren naar het overzichtsscherm van uw portefeuille. Vanaf nu kunnen de prestaties starten. Houd er wel rekening mee dat uw subsidieaanvraag geweigerd kan worden. Eens de prestaties gestart zijn, kunt u geen nieuwe aanvraag indienen. 3.4 Bevestiging project door Buro Center Informatics BCI ontvangt een e-mailbericht omtrent uw subsidieaanvraag en moet deze binnen de 14 kalenderdagen bevestigen. Indien BCI de subsidieaanvraag weigert, dan wordt uw aanvraag volledig geannuleerd. Indien BCI de subsidieaanvraag bevestigt, dan gaat u naar stap 3.5 Storting.

11

Uw dienstverlener krijgt dit bericht in zijn mailbox. Uw dienstverlener moet uw aanvraag tijdig valideren zoniet wordt uw aanvraag geannuleerd. Geachte xxxx, xxxxxxxxxxxxxx duidde u aan als dienstverlener voor een nieuwe projectaanvraag met nummer 2007BEA000622. Gelieve deze aanvraag te valideren voor 29/01/2007 op onze website of via deze link. Indien deze link niet werkt, kunt u de url kopiëren. Dit doet u door met de rechtermuisknop op de link te klikken. Deze kunt u daarna plakken in de adresbalk van uw internetbrowser. Indien u niet tijdig reageert, zal de projectaanvraag automatisch geannuleerd worden.

Met vriendelijke groeten, Cel BEA Entiteit Economisch Ondersteuningsbeleid Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap http://www.beaweb.be

3.5 Storting Wanneer BCI tijdig uw aanvraag heeft bevestigd, dan verschijnt de status ‘Bevestigd’ bij uw subsidieaanvraag op de website.

Klik op ‘detail’ om een overzicht te krijgen van uw aanvraag en om geld te storten aan BCI.

In het overzicht van uw portefeuille ziet u de status van uw aanvraag. Deze aanvraag werd tijdig bevestigd door BCI. Dit betekent dat de aanvraag werd goedgekeurd.

Klik op ‘Detail’ om uw eigen aandeel van de investering te storten aan Sodexho. Let op! U moet uw eigen aandeel storten binnen de 14 kalenderdagen na bevestiging door BCI. Wat gebeurt er indien u niet tijdig uw aandeel gestort heeft of geen correcte mededeling gebruikt heeft? Binnen de 14 kalenderdagen nadat BCI uw project heeft goedgekeurd moet uw aandeel op het rekeningnummer van de emittent staan. Om een correcte storting te maken moet u de gestructureerde mededeling gebruiken. In het geval van een te late storting zal uw projectaanvraag van rechtswege geannuleerd worden. Gelieve er rekening mee te houden dat een overschrijving enkele dagen in beslag kan nemen. Gelieve ook rekening te houden met weekends. Indien u een verkeerde mededeling gebruikt zal de storting niet gelinkt kunnen worden aan uw project. Indien dit niet tijdig wordt opgemerkt en bijgevolg de 14 kalenderdagen, waarbinnen een correcte storting moet toekomen, verstreken zijn dan wordt de projectaanvraag van rechtswege geannuleerd.

12

Klik op ‘storten’ om de gegevens te kennen die u moet vermelden bij de overschrijving van uw aandeel van 65% aan de financiële dienstverlener.

Dit is het detail van uw project. Hier ziet u welk bedrag al in uw portefeuille gestort is en welke betalingen u al heeft uitgevoerd naar BCI.

Klik op ‘ga terug’ om naar het overzicht van uw portefeuille te gaan. De eerste schijf (projectbedrag <3.000 euro) moet onmiddellijk gestort worden in uw portefeuille. Deze eerste storting moet binnen de 14 dagen na bevestiging door BCI, op de rekening van de financiële beheerder van de overheid staan. Zoniet vervalt uw aanvraag. Nadien kunt u storten wanneer u het geld nodig hebt om over te schrijven naar BCI. In dit overzicht ziet u hoeveel het minimum en het maximum bedrag is dat u mag storten. Het gaat hier steeds over uw eigen aandeel van 65%. De Vlaamse overheid stort hier 35% bij.

Wat gebeurt er indien u teveel gereserveerd heeft? De reservatie gebeurt op basis van een overeenkomst/contract met BCI. Het teveel gestorte bedrag kan niet worden terugbetaald. Wanneer geeft u via de BEA-portefeuille de opdracht tot het betalen van BCI? Aan de hand van de ontvangen facturen kan u via de BEA-portefeuille BCI betalen. Merk op dat het 14 dagen kan duren voor het geld op het rekeningnummer van BCI staat. Welke gegevens moet een factuur bevatten? 1° de totaalprijs van de dienst, met opsplitsing naar de in aanmerking en niet in aanmerking komende kosten, exclusief BTW; 2° het erkenningsnummer van BCI.

13

Wat is de uiterste datum van betaling aan BCI? Alle aanvragen moeten vóór het einde van de cyclus betaald zijn. Bij het afsluiten van de tweejaarlijkse cyclus vervallen alle openstaande bedragen. Bv. een portefeuille die geopend wordt in februari 2007 bevindt zich in de cyclus 2007-2008 en is actief tot eind december 2008. Een aanvraag geplaatst op 5 december 2008 in deze cyclus moet betaald zijn uiterlijk eind 2008!

Klik op ‘betalen’ om geld te storten aan BCI.

Zodra er geld beschikbaar is in uw portefeuille, kunt u een betaling doen aan BCI.

Klik op ‘betaal’.

Dit is een overschrijvingsformulier voor de betaling van BCI. Vul alle gegevens correct in. U kunt geld overschrijven voor zover er voldoende budget gestort is in uw portefeuille.

14

Kijk alles nog eens na. Bent u akkoord? Klik dan op ‘ja’. De financiële beheerder zal het bedrag storten op de rekening van BCI.

3.6 Dienstverlening BCI beoordelen

Klik op ‘detail’.

U kunt steeds terugkeren naar uw projectoverzicht. Hier ziet u elke status. Van hieruit kunt u de stortingsgegevens bekijken, opdracht geven tot betalen en BCI beoordelen.

15

Klik op ‘beoordelen’ om de kwaliteit van de dienstverlening te beoordelen binnen dit project.

Klik op ‘bevestig’.

Hier kunt u de gekregen dienstverlening beoordelen. Maak er gebruik van!

4. Algemene informatie U kan hiervoor terecht bij de Vlaamse Infolijn op het gratis nummer 1700 of bij de BEA-klantendienst: Klantendienst BEA Sodexho-Pass Belgium NV Charles Lemairestraat 1 1160 Brussel Telefoon: 02/5475565 Fax: 02/5475471 E-mail: [email protected]

16