AISSR-Amsterdam Institute for Social Science Research
DRAAIBOEK SUBSIDIE AANVRAGEN
AISSR Draaiboek Subsidie Aanvragen
April 2011
Intro ................................................................................................................................... 3 Algemeen: informeer altijd je programmagroep............................................................... 3 NWO subsidie ................................................................................................................... 4 ERC subsidie..................................................................................................................... 5 EU subsidie ....................................................................................................................... 6 Aanvullende info voor coordinatoren in EU aanvragen.............................................................6
Annex 1. Overzicht Expertise............................................................................................ 9 Annex. II Op de hoogte blijven van Calls ......................................................................... 9 Annex III Overige links..................................................................................................... 9 Annex IV Opzet A en B formulieren EU voorstel............................................................10
2
AISSR Draaiboek Subsidie Aanvragen
April 2011
Intro Dit draaiboek dient om AISSR onderzoekers te ondersteunen bij het schrijven van subsidie aanvragen, specifiek voor aanvragen bij NWO, de European Research Council (ERC) en de Europese Commissie (EC).
Algemeen: informeer altijd je programmagroep 1. Voor elke subsidieaanvraag geldt: licht je programma groep in: via je programma manager en programma directeur. Stuur de volgende gegevens: a. De subsidiebron met een verwijzing naar de website of de Call als attachment. b. Onderwerp en soort voorstel dat je in wilt dienen. c. Indicatie van aan te nemen personeel of inzet eigen tijd (ivm matching behoefte=tekort op overhead). 2. De programma manager stemt met het AISSR Bureau af. 3. De Programma Directeur dient in te stemmen met matching vòòr indiening. 4. Bespreek als mogelijk de gehele aanvraag binnen je eigen programmagroep. 5. Stuur de uiteindelijke gehele aanvraag naar de programma manager. 6. Stuur de beoordeling van de aanvraag naar de programma manager. 7. AISSR Bureau (Karen Kraal) kan je ondersteunen bij communicatie rond het project als deze is gehonoreerd.
3
AISSR Draaiboek Subsidie Aanvragen
April 2011
NWO subsidie Onderzoekers kunnen aanvragen indienen binnen vaststaande programma's en in de nieuwe instrumenten TOPsubsidie voor onderzoeksgroepen en MaGW Onderzoekstalent (lwelke de MaGW vrije competitie vervangen). Persoonsgebonden subsidies stimuleren individuele onderzoekers. Andere subsidies zijn bedoeld voor samenwerking, het gebruik van grote faciliteiten, investeringen en voor publicaties en kennisverspreiding. 1. Licht je programma groep in (de programma manager en programma directeur). Doe dit minimaal 6 weken voor de sluitingsdatum van de betreffende call. Stuur de volgende gegevens: a. De subsidiebron met een verwijzing naar de website of de Call als attachment. b. Onderwerp en soort voorstel dat je in wilt dienen. c. Indicatie van aan te nemen personeel of inzet eigen tijd. 2. De programma manager licht het AISSR bureau in. De Programma Manager en het AISSR Bureau (Jose Komen) zullen samen met de indiener het vereiste budget doorspreken. Zij stemmen hierbij af met het projecten bureau, dat de formele begroting maakt, inclusief matchings behoefte. 3. De Programma Directeur dient in te stemmen met matching vòòr indiening. 4. Als dit in de Call wordt gevraagd zal de ethische commissie FMG de aanvraag beoordelen. 5. De aanvraag wordt ingediend via een account in IRIS. Bij het aanmaken van een account selecteer je jouw organisatie. Tenzij anders aangegeven in AISSR mailings zijn dit AISSR Kloveniersburgwal of AISSR Nieuwe Prinsengracht. Let op: in IRIS moeten een aantal details rond de aanvraag worden ingevuld waaronder een korte samenvatting. 6. Stuur de uiteindelijke gehele aanvraag naar de programma manager. 7. Stuur de beoordeling van de aanvraag naar de programma manager. 8. AISSR Bureau (Karen Kraal) kan je ondersteunen bij communicatie rond het project als deze is gehonoreerd.
4
AISSR Draaiboek Subsidie Aanvragen
April 2011
ERC subsidie The European Research Council (ERC) funds every year excellent research projects in any scientific discipline, aiming at broadening the scientific and technological knowledge ("frontier research"). Top researchers of any nationality and from anywhere in the world can apply, as long as their ERC project will be carried out in a public or private institution based in Europe ( EU Member State or Associated Country ). The grants are for up to 5 years. Starting Grants, for the best researchers with 2 to 12 years of experience after their PhD; Advanced Grants, for top research leaders, with at least 10 years of experience and significant research achievements 1. Licht je programma groep in ( de programma manager en programma directeur). Doe dit minimaal 6 weken voor de sluitingsdatum van de betreffende call. Stuur de volgende gegevens: a. De subsidiebron met een verwijzing naar de website of de Call als attachment. b. Onderwerp en soort voorstel dat je in wilt dienen. c. Indicatie van aan te nemen personeel of eigen tijd. 2. De programma manager licht het AISSR bureau in. De Programma Manager en het AISSR Bureau ( Jose Komen) zullen samen met de indiener het vereiste budget doorspreken. Zij stemmen hierbij af met het projecten bureau, dat de formele begroting maakt, inclusief matchings behoefte. 3. De Programma Directeur dient in te stemmen met matching vòòr indiening. 4. Indienders moeten zich eerste registreren via het online EPSS (the Electronic Proposal Submission Service) system om een login name en password te krijgen en daarmee toegang tot het EPSS system voor het voorbereiden, opladen en indienen van het voorstel. Dit moet zo vroeg mogelijk worden gedaan voor de deadline van de call. 5. Een compleet ERC voorstel heeft de volgende drie componenten: a. Administratieve formulieren (Part A). Voor deze heb je de UvA Participant Identification Code nodig die je bij het AISSR Bureau kunt krijgen. b. Voorstel zelf (Part B) c. Aanvullende documentatie: i. The host institution (applicant legal entity) must provide a binding statement that the conditions of independence set out in the supplementary agreement to the ERC Grant agreement are already fulfilled or will be provided to the applicant if the application is successful. This document needs to be originally signed, stamped and dated by the institution’s legal representative. ii. The applicant should submit scanned copies of documents proving his/her eligibility for the grant, i.e. the PhD certificate (or equivalent degree, see annex 4) clearly indicating the date of award/defence and, in case of an extension of the eligibility period beyond 12 years and/or the career stage 6. Als dit in de Call wordt gevraagd zal de ethische commissie FMG de aanvraag beoordelen. 7. Detailed Guidelines: Guide ERC Starting Grant and Guide ERC Advanced Grant 8. Stuur de uiteindelijke gehele aanvraag naar de programma manager. 9. Stuur de beoordeling van de aanvraag naar de programma manager. 10. AISSR Bureau (Karen Kraal) kan je ondersteunen bij communicatie rond het project als deze is gehonoreerd. 5
AISSR Draaiboek Subsidie Aanvragen
April 2011
EU subsidie Subsidie kan worden aangevraagd door het indienen van voorstellen op calls in het (zevende) kaderprogramma fp7 (looptijd tot 2014, gevolgd door fp8).Dit programma is vooral gericht op het stimuleren van internationaal vergelijkende en multidisciplinaire onderzoeksprojecten en samenwerkingsverbanden.
Licht je programma groep in ( de programma manager en programma directeur). Doe dit minimaal 6 weken voor de sluitingsdatum van de betreffende call. Stuur de volgende gegevens: o De subsidiebron met een verwijzing naar de website of de Call als attachment. o Onderwerp en soort voorstel dat je in wilt dienen. o Indicatie van aan te nemen personeel of inzet eigen tijd. De programma manager licht het AISSR bureau in. Word je partner in een voorstel dat door een andere instelling wordt ingediend dan zal de programma manager het budget met je doorspreken en contact opnemen met het projectenbureau. Het projectenbureau maakt de formele begroting, inclusief matchings behoefte. De coördinator van het voorstel geeft verdere instructies. Hou de programma manager wel op de hoogte van de beoordeling. Wil je (=UvA) coördinator worden in een project, loop dan de onderstaande stappen door. De Programma Directeur dient altijd in te stemmen met matching vòòr indiening.
Aanvullende info voor coordinatoren in EU aanvragen
Print het hele informatiepakket Je kunt het AISSR secretariaat vragen het hele informatie pakket te printen: Een Call fiche (een korte beschrijving van de onderzoeksthema’s, het beschikbare budget en de evaluatie criteria) Een werkprogramma met een uitgebreide beschrijving van de thema’s Een Guide for Applicants. Deze bestaat uit instructies voor het schrijven van het voorstel zelf (Part B) met gedetailleerde instructies over het aantal pagina’s, lettertype, e.d. Informatie over (zelf-)evaluatie en procedures.
Het AISSR Bureau mobiliseert expertise
AISSR Bureau (Karen Kraal) stemt met de indiener en de betrokken programma manager af en maakt een checklist en plannen over het inschakelen van Bureau Kennistransfer (BKT), het AISSR Methodslab en andere relevante expertise zoals het Audio Visueel Centrum (AVC). BKT geeft ondersteuning bij het opstellen/indienen van subsidieaanvragen. Het Methodslab kan commentaar geven ter versterking van de methodische secties en AVC kan meedenken over inzet visuele middelen om de impact van het project te vergroten. Karen organiseert bijeenkomsten in het geval er meerdere AISSR onderzoekers zijn die op een zelfde call willen indienen. In sommige programma groepen worden dergelijke bijeenkomsten ook op programma groep niveau georganiseerd.
6
AISSR Draaiboek Subsidie Aanvragen
April 2011
Schrijven van het voorstel: formulieren A + deel B
Een complete EU aanvraag bestaat uit administratieve en financiele formulieren (Part A) en het voorstel zelf (Part B). Voorstellen worden elektronisch ingediend. De programma manager regelt de toegang tot het elektronische indienings systeem (EPSS) met behulp van de zogenaamde Participant Identificate Codes (PIC) - welke automatisch organisatie gegevens genereren- en voorziet iedereen van een juist wachtwoord. 1 De programma manager kan de info online invullen en kan het verzamelen van de info coördineren De programma manager regelt toegang tot het programma Visio, nodig om in het voorstel zelf (deel B) bepaalde organisatie figuren te maken. Dit kan worden aangevraagd bij de ICT contactpersonen (AISSR secretariaat). Het voorstel zelf, deel B, kan in verschillende bijeenkomsten met peers AISSR, Bureau KennisTransfer, AVC en Methods Lab worden besproken. Het projectenbureau maakt de begroting. De coördinator en andere partners leveren de meeste info voor deel A en B aan. Formulieren A: Gegevens voor het budget (de A3-formulieren) moeten worden aangeleverd door de coördinator in afstemming met de programma manager en het projecten bureau (alleen de coördinator kan beslissingen nemen over het budget en de inzet van onderzoekers en alleen het projecten bureau kent de juiste tarieven en berekent de benodigde matching). Deze gegevens bestaan uit een opgave van de betrokken onderzoekers (RTD of Management), de omvang fte en de overige kosten. 2 De onderzoeker licht in het voorstel zelf (deel B) alle posten toe (per participant en budget item). Voorstel B. Hoofdstuk 2 Management: AISSR Bureau (Jose Komen) kan een bijdrage leveren aan de paragraaf over implementatie waarvan management en complementariteit van partners onderdelen vormen. Het gaat hier om de wettelijke, financiële en administratieve ondersteuning van het project. Het Bureau Kennistransfer adviseert over managementstructuren. Hoofdstuk 3 Impact, dissemination of results and use of knowledge: AISSR Communication Offcer Karen Kraal kan meelezen met de paragraaf over impact en disseminatie. Hoofdstuk 4 Ethics Issues: BKT kan teksten leveren voor de paragraaf over ethische kwesties. Als dit in de Call wordt gevraagd kan ook de ethische commissie FMG de aanvraag beoordelen. Wat betreft deel B (het voorstel zelf) kan de programma manager (met eventuele ondersteuning van het AISSR secretariaat) zorg dragen voor de juiste lay out van het document. Stuur de uiteindelijke gehele aanvraag naar de programma manager. Stuur de beoordeling naar de programma manager. AISSR Bureau (Karen Kraal) kan je ondersteunen bij communicatie rond het project als deze is gehonoreerd.
1.
Zoeken naar PIC code of aanvragen als partner deze nog niet heeft: http://cordis.europa.eu/fp7/pp-pic_en.html Deze gegevens zijn van belang voor het genereren van het aantal person months per participant die in de workpackages in deel B moeten worden opgevoerd.
2
7
AISSR Draaiboek Subsidie Aanvragen
April 2011
Advies
Begin tijdig met het schrijven van deel 1: Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call. Dit geeft de mogelijkheid van meet af aan de ideeën te toetsen aan de hand van de evaluatiecriteria van de call. Impact en Science tegelijk vanaf het begin bedenken. Zorg voor het juiste aantal en de juiste mix participanten en denk aan een evenwichtige verdeling over Europa (betrek partners uit Oost Europa!). Geef partners de tijd mee te denken en lezen. Met name het invullen van de budgetten kan veel tijd in beslag nemen (omdat dit via de financiële afdelingen van universiteiten/instanties gaat). Overleg tijdig, ook met de participanten, over de management structuur and procedures en het consortium als geheel (2.1. en 2.3).
8
AISSR Draaiboek Subsidie Aanvragen
April 2011
Annex 1. Overzicht Expertise
Programma Managers AISSR Bureau AISSR (en Communicatie Adviseur en Financial Manager) AISSR Methods Lab Bureau Kennis Transfer UvA (voor vragen rond de Call) Audio Visueel Centrum UvA UvA Projecten bureau (Taken van het Projectenbureau FMG)
Annex. II Op de hoogte blijven van Calls
AISSR NEWSLETTER CORDIS Website (EU CALLS) CORDIS e-mail notification service (EU CALLS) BKT Research Funding Database (ALLE CALLS) BKT Grand Updates (ALLE CALLS) Grant-up-to-date intranetsite
Annex III Overige links
Subsidiewijzer NWO IRIS online system (NWO CALLS) Informatie over ERC Calls Guide ERC Starting Grant Guide ERC Advanced Grant Online Indienings Systeem EPSS (EU CALLS) Frequently Asked Questions EPSS (EU CALLS) Informatie over de PIC (EU CALLS) What makes a well-managed project? (EU CALLS)
9
AISSR Draaiboek Subsidie Aanvragen
April 2011
Annex IV Opzet A en B formulieren EU voorstel Over het algemeen bestaan A en B uit de volgende onderdelen (maar dit kan per Call verschillen). In stap 5 wordt er daarom een specifiek stappenplan/checklist voor jouw voorstel gemaakt.
A. Legal and Financial Forms
A1: Titel , acronym, topic waarop je indient, abstract van max 2000 tekens en keywords A2: Organisatie gegevens van de coordinator en de partners A3: budgetten
B. Het voorstel zelf
Part B bestaat uit een Voorpagina en 5 onderdelen. Voorstellen worden meestal op: Scientific/technological quality (including relevance), Implementation en Impact beoordeeld. De Coverpage bevat de volledige titel, een acroniem, het financieringsschema, topics uit het werkprogramma waar je op indient, de naam van de coördinator en een lijst van de partners. Onderdeel 1. Scientific and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call (kan variëren van 20 tot xx pagina’s). Dit onderdeel kan bestaan uit: o 1.1. Concept and objectives o 1.2. Progress beyond the state-of-the-art o 1.3. Methodology and associated work plan (1 pagina voor de ‘overall’ strategy, een workpackage list, een deliverables list, een list of milestones, de workpackage descriptions (maximal 2 paginas per work package), een summary staff/person months table. Onderdeel 2 Management 2.1 Management structure and procedures (e.g. 5 pages) Actieve monitoring en projectmanagement moeten goed worden beschreven (van het verrichten van betalingen tot management van intellectueel eigendom, exploitatie van resultaten, het stimuleren van disseminatie en het gebruik van kennis). 2.2. Beschrijving per individuele participant (meestal 1 pagina per deelnemer) 2.3 Consortium als geheel Dit onderdeel bevat een beschrijving van de wijze waarop de participanten samen een consortium vormen en in staat zijn de projectdoelen te bereiken. Toon de complementariteit tussen partners aan. 2.4. Resources to be committed (2 pagina’s) De cijfers in Part B moeten consistent zijn met die in Part A. Deel 3. Impact, disseminatie van resultaten en gebruik van kennis IMPACT is niet losstaand. Science en Impact dienen bij voorkeur tegelijk beschreven te worden door onderzoeker, dus direct de impact van je onderzoek benoemen. Zoals boven ebschreven is het criterium Impact even belangrijk als Science. 4. Ethics issues en 5 Consideration of gender aspects Raadpleeg voor onderdeel 4 en 5 de richtlijnen.
10
