Vereniging van Eigenaren “De Engh/Engweg” De Engh 1 t/m 16 en Engweg 5 t/m 11 oneven
p/a Postbus 129 3940 AC Doorn 0343-53 60 80 ING bank 1367278
Verslag Algemene Ledenvergadering d.d. 19 mei 2011 Aanwezig: Namens bestuur: Afwezig met kennisgeving: Namens Heuvelrug Wonen:
12 leden, inclusief het bestuur en 1 machtiging mw. F. Konsten (interim voorzitter), mw. T. Baauw, dhr. M. Los mw. T. Persoons (voorzitter) dhr. W. Lutters, mw. M. van de Griend en mw. S. Verweij (verslag).
1. Opening Mw. Konsten heet iedereen van harte welkom. Zij zit de vergadering voor omdat voorzitter mw. T. Persoons afwezig is. Haar afwezigheid heeft twee redenen; ten eerste heeft zij te maken met een kritisch ziektegeval waarbij haar aanwezigheid verplicht is en ten tweede heeft zij de langdurige zorg omtrent een familielid, waardoor zij heeft aangegeven het voorzitterschap te moeten neerleggen. Mw. Konsten vraagt instemming tot haar benoeming als interim voorzitter. Er zijn geen bezwaren. Dhr. Los leest de ingekomen brief voor namens mevrouw Persoons. Zij bedankt Heuvelrug Wonen voor de prettige samenwerking en dankt de leden voor het vertrouwen. Zij wenst iedereen alle goeds en een goede vergadering toe. Mw. Konsten stelt vervolgens de medebestuursleden mevrouw Terry Baauw en de heer Martin Los voor. Tevens stelt zij de heer Willem Lutters en de dames Marja van de Griend en Sandra Verweij namens Heuvelrug Wonen voor. Er zijn 12 leden aanwezig inclusief 1 machtiging. Dit betekent dat over agendapunt 9 geen rechtsgeldig besluit genomen kan worden. 2. Mededelingen Er zijn 3 mededelingen: I. Het bestuur denkt na over een andere vorm van verfverstrekking. Momenteel wordt de verf verstrekt door de heer Van Doorn. Hij is op leeftijd en de verstrekking loopt niet helemaal soepel door het ontbreken van structuur. Het bestuur stelt voor om een afspraak te maken met een professionele verfleverancier, Hubo op Nijendal. De kosten voor de verf worden dan uit de begroting van de vereniging gehaald. Elke eigenaar draagt de door hem gemaakte kosten. Het bestuur staat open voor ideeën om de verfverstrekking anders te organiseren. Een definitief voorstel zal aan de leden worden gemeld. Dhr. Beishuizen vraagt in hoeverre er dan een verplichting is ten aanzien van de kleur. Mw. Konsten antwoordt dat dit omschreven staat in het Huishoudelijk Reglement. II. Er hebben zich tot nu toe geen nieuwe aspirant bestuursleden gemeld. De vereniging zal zich moeten beraden om extra aspirant leden te werven voor het bestuur. Mw. Konsten roept de aanwezigen op om in geval van interesse contact op te nemen met Heuvelrug Wonen. III. Het bestuur heeft verschillende opmerkingen over de netheid van de balkons gekregen. Het gaat om o.a. het ophangen van het wasgoed. Het bestuur vraagt de bewoners om aandacht te besteden aan het uiterlijk van het pand. 3. Ingekomen stukken Er zijn vijf ingekomen stukken: I. Diverse stukken van de deurwaarder inzake een incassoprocedure voor een achterstallige betaler in het complex. II. Een bevestiging van de Kamer van Koophandel van een wijziging in de bestuurssamenstelling. III. Diverse brieven ING inzake wijziging spaarrekeningen. IV. Brief van de gemeente inzake speelplaats. Dit wordt bij punt 6 behandeld. V. Brief van familie Van de Spui op De Engh 5 inzake het snoeien van een boom door overlast van blad. Verslag VvE De Engh/Engweg d.d. 19 mei 2011
Pagina 1 van 5
Mevrouw vd Tak geeft aan dat zij een e-mail heeft gestuurd aan het bestuur, maar hierop nooit antwoord heeft ontvangen. Mw. Konsten verzoekt mevrouw vd Tak de mail te herschrijven en te mailen aan mevrouw Van de Griend van Heuvelrug Wonen. Mw. Konsten biedt excuus aan voor het uitblijven van een reactie. 4. Notulen algemene ledenvergadering 20 mei 2010 Er zijn tekstueel en inhoudelijk geen opmerkingen. Het verslag wordt vastgesteld. 5. Bestuursverslag Mw. Konsten doet kort verslag van de belangrijkste aandachtspunten van het bestuur: Administratief: - Er is een nieuwsbrief verstuurd. - Achterstallige betalingen van de eigenaren. - Hertaxatie ten behoeve van herverzekering voor opstal en aansprakelijkheid. - Schriftelijk contact met gemeente inzake behoud speelplaatsje. - Financieel jaarverslag 2010. - Begroting 2011. - Wijzigingen Huishoudelijk Reglement. Onderhoud: Verfverstrekking. Invoering proef papiercontainers. Intercom of gesloten toegang voor de portieken. Gevelrenovatie. Onderhoud van de grond onder de bomen aan de achterkant. Vegen van de schoorstenen. Voorschrift veiligheidsvoorzieningen op het dak. Dit betreft voorzieningen waaraan men zich kan zekeren als men op het dak werkzaamheden uitvoert. Dit is een Arbo-technische voorziening. Bestuur: Het bestuur is in 2010-2011 5x bij elkaar geweest. De heer Beishuizen informeert naar de frequentie van het versturen van de nieuwsbrief en geeft aan dat 1x in het jaar summier is in de wetenschap dat het bestuur 5x per jaar bijeenkomt. Het bestuur overweegt de mogelijkheid om bewoners per e-mail op de hoogte te brengen van actualiteiten en ontwikkelingen. Nieuwe bewoners krijgen bij de overdracht een informatiepakket met de laatste nieuwsbrief en de notulen van de VvE. Mw. Van Middelkoop vraagt naar de mogelijkheden om een grotere opkomst bij de ledenvergaderingen te verkrijgen. Wellicht kan een herinnering kort voor de vergadering verstuurd worden. Mw. Zilversmit betreurt het feit dat er geen beslissing inzake het huishoudelijk regelement genomen kan worden, omdat er te weinig leden aanwezig zijn. Mw. Konsten legt uit dat er een nieuwe vergadering uitgeschreven moet worden omdat er rekening gehouden moet worden met het splitsingsreglement. De heer De Kruijf oppert de suggestie te werken met aanmeldingen die van tevoren zijn ingestuurd, zodat inzicht verkregen wordt in het aantal aanwezigen. Mw. Bakker suggereert dat per portiek een afvaardiging langs de bewoners gaat met de vraag of men naar de vergadering gaat. Zo niet dan kan ter plekke een machtiging worden geregeld. Mw. Bakker is voornemens dit de volgende keer te proberen en hoopt op steun van de anderen. 6. Onderhoud Intercom Naar aanleiding van het verzoek voor een intercom heeft het bestuur de mogelijkheid onderzocht om de trappenhuizen af te sluiten en de woningen te voorzien van een intercom. De kosten per portiek bedragen € 5.000,- (= € 700,- per appartement). Het gaat om een intercom met alleen spraakverbinding. Dit voldoet niet aan het veiligheidsgevoel, omdat de bewoners ook moeten kunnen zien wie zich meldt. Een tweede offerte inclusief camera’s bedraagt € 2.500,- extra per portiek. De eventuele kosten zijn niet opgenomen in de meerjarenbegroting. Vanwege de hoge kosten die een dergelijk ingreep met zich meebrengt, heeft het bestuur geen verdere actie ondernomen. Verslag VvE De Engh/Engweg d.d. 19 mei 2011
Pagina 2 van 5
Mw. Van der Tak legt uit dat haar eerder genoemde e-mail dit punt betreft. Zij stuurt de informatie alsnog door. Mw. Van Middelkoop informeert naar de belangstelling voor een intercom. De heer De Kruijf meldt dat het appartement van zijn vriendin een intercom heeft. Zij ondervindt heel veel storing. Mw. Konsten stelt voor dit onderwerp opnieuw op te pakken als in de loop van de tijd de noodzaak tot aanschaf van een intercom vergroot is. Aanwezigen stemmen hiermee in. Tuinrenovatie De heer Lutters geeft aan dat de staat van de grond en de beplanting in de achtertuin tussen de schuren en de vaste bebouwing zodanig slecht is dat er weinig van te maken valt. De bodem is dermate slecht dat er weinig kan groeien. Hij stelt een gehele tuinrenovatie voor, waarbij de bomen behouden blijven. Het gaat om het gras en de struiken. In de begroting is een bedrag opgenomen van € 25.000,- om in 2016 de tuinrenovatie uit te voeren. Speelplaatsje Het bestuur heeft de gemeente verzocht om het speelplaatsje ter hoogte van De Engh nummer 8 te behouden. De gemeente heeft aangegeven dat op basis van het Speelruimtebeleidsplan het speelplaatsje op de nominatie staat om verwijderd te worden. Uit onderhoudgegevens van de gemeente blijkt dat het plaatsje nog geen onderhoud nodig heeft en derhalve niet direct verwijderd zal worden. Mocht het plaatsje verwijderd gaan worden dan zullen omwonenden van tevoren op de hoogte gesteld worden. 7. Jaarverslag 2010. Het jaarverslag is door Heuvelrug Wonen opgesteld. Mw. Konsten informeert of de aanwezigen vragen hebben over het jaarverslag. Mw. Bakker vraagt welk gedeelte voor de gevelrenovatie in aanmerking komt. De heer Lutters meldt dat de eerste fase afgewerkt is en de tweede fase pas in 2020 aan de beurt is. Het jaarverslag wordt vervolgens per pagina doorgenomen. Mw. Van Middelkoop vraagt naar de betekenis van dotatie. Mw. Van de Griend legt uit dat het gaat om een toevoeging aan de betreffende post. 7a. Verslag kascommissie De heer Beishuizen en mevrouw Engel hebben de administratie over 2010 gecontroleerd. Dhr. Beishuizen merkt op dat de cijfers die voor de papiercontainers zijn besteld, uit H.I. Ambacht komen. Hij vraagt of de cijfers niet dichterbij en goedkoper konden worden besteld. Mw. Konsten antwoordt dat onderzoek op internet heeft uitgewezen dat de betreffende leverancier de letters het goedkoopst kon leveren. Dhr. Beishuizen wijst op het ontbreken van een papiercontainer op nummer 9. Mw. Konsten heeft hierover herhaaldelijk en regelmatig contact met de gemeente. Zij krijgen het niet voor elkaar om een extra container te laten leveren voor nummer 9. Dit is een hiccup in het systeem van de gemeente. Dhr. Van de Vendel meldt dat hij een container over heeft. Tot slot wijst mw. Konsten op het feit dat achterna bellen in de kwestie van de ontbrekende container een extra service is vanuit de vereniging. Dhr. Beishuizen geeft dat bij controle van de stukken het opgevallen is dat er 1 structurele wanbetaler is. Hij vraagt wat het bestuur hieraan doet. Mw. Konsten legt uit dat er een juridische procedure is opgestart. Mw. Van de Griend vult hierop aan en meldt dat er trage betalers zijn en een achterstallige schuld waarop actie is ondernomen. Mw. Engel stelt dat bij het controleren van de stukken niet alle facturen aanwezig zijn. Het betreft de facturen die terugslaan op de overlappende periodes van de boekjaren. Mw. Van de Griend geeft aan dat deze facturen reeds bij de controle van het voorafgaande jaar zijn ingezien. 7b. Décharge verlening De kascommissie adviseert de leden het bestuur décharge te verlenen voor het door haar gevoerde financiële beleid. De aanwezigen nemen dit advies over. Mw. Konsten bedankt de leden van de kascommissie voor hun werkzaamheden. 7c. Benoemen leden kascommissie 2011 Mw. Engel en dhr. Beishuizen hebben twee jaar achter elkaar de financiële stukken gecontroleerd. Derhalve worden ter vergadering twee nieuwe kascommissieleden gezocht. Dhr. De Kruijf en mw. Van Middelkoop stellen zich beschikbaar.
Verslag VvE De Engh/Engweg d.d. 19 mei 2011
Pagina 3 van 5
8a. Begroting 2011 / Meerjarenonderhoudsbegroting 2012-2035 Mw. Van de Griend geeft een toelichting op de stukken. Het komende jaar zijn geen extreme uitgaven te verwachten. De lopende posten zijn verhoogd met 2 à 3 %. Mw. Van de Griend verwijst naar een samenvatting op blz. 3 en een toelichting op blz. 4. Op blz. 5 komen de posten uit de meerjaren begroting terug. Mw. Van de Griend geeft aan dat de servicekosten gelijk gehouden kunnen worden, aangezien de realisatie van 2010 positief is geweest (€ 6.000,-). De begrootte winst voor 2010 was € 2.500,-. Mw. Bakker geeft aan dat de leuningen van de blauwe balkons afgeven bij schoonmaak. Dhr. Lutters legt uit dat dit te maken heeft met de slijtage van de verf (het verkrijten van de verf). Hierdoor geeft de verf een blauwe kleur af. Mw. Van Middelkoop informeert wanneer de leuningen van het trappenhuis geschilderd worden. Deze zijn voor 2015 gepland. De meerjarenonderhoudsbegroting wordt goedgekeurd. 8b. Vaststellen servicekostenbijdrage 2011: Het bestuur stelt voor de servicekostenbijdrage 2011 niet te verhogen. De kosten blijven € 117,per maand. De aanwezigen stemmen unaniem in met dit voorstel. 9. Wijzigingen Huishoudelijk Reglement (versie 06-2006) Het bestuur heeft het Huishoudelijk Reglement grondig doorgenomen en geconstateerd dat er zaken niet goed geschreven waren. Het gaat om punten, komma’s, spaties en hoofdletters op de verkeerde plaatsen. Het bestuur stelt voor de teksten aan te passen. Aangezien er geen meerderheid van stemmen is, kan dit voorstel niet worden behandeld. Het bestuur stelt één inhoudelijke wijziging voor ten aanzien van punt C4 (verlichting). De verlichting wordt gezamenlijk en centraal geregeld. Het bestuur acht het echter niet langer verantwoord dat bewoners zelf op een trap gaan staan om de lampen te vervangen. Zij stelt voor dat bewoners bij Heuvelrug Wonen melden als een lamp vervangen moet worden. De kosten zullen uit de post onderhoud worden gehaald. De kosten bedragen € 40,- per te vervangen lamp. Het risico om aansprakelijk gesteld te kunnen worden bij mogelijke incidenten brengt hogere kosten mee. Een ander voorstel is alle lampen preventief te vervangen. Afgesproken wordt dat beide voorstellen worden uitgewerkt. Een tekstuele wijziging die vanzelf spreekt betreft de naamsverandering van Postbank in ING. Met betrekking tot punt C5 (de centrale schoorstenen) stelt het bestuur een inhoudelijke wijziging voor. Er staat dat de centrale schoorstenen jaarlijks worden geïnspecteerd voor gezamenlijk rekening. Dit is niet correct. Het voorstel is om jaarlijks te laten vervallen en toevoegen dat bewoners zelf verantwoordelijk zijn voor de rookgasafvoer van de CV. Ten aanzien van punt C8 stelt het bestuur voor ralkleur 3020 op te nemen voor uniformiteit bij nieuw aan te schaffen zonneschermen. In het splitsingreglement staat dat voor beslissingen inzake wijziging van het huishoudelijk reglement, 2/3 van het aantal stemmen aanwezig moet zijn. Aangezien dit niet het geval is, wordt een nieuwe vergadering uitgeroepen. Dit mag volgens het reglement pas over twee weken en binnen 6 weken na datum van deze vergadering. De datum is bepaald op 9 juni omdat het bestuur op die datum vergadert. De vergadering vindt plaats op de Boswijklaan bij Heuvelrug Wonen, zodat zaalhuur bespaard kan worden. Op 20 mei a.s. zal een uitnodiging verstuurd worden, inclusief een voorstel tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement en machtigingformulieren. Mw. Husken onderstreept nogmaals het treurige feit dat er een lage opkomst is. Dit komt de inspanning van het bestuur en de aanwezigen niet ten goede. Mw. Engel oppert de suggestie om bij de uitnodigingen te vermelden op welke adressen een eventuele machtiging afgegeven kan worden. 10. Rondvraag Dhr. Beishuizen wijst op het permanent plaatsen van fietsen bij de voordeur. Hij vraagt of hier iets aangedaan kan worden. Mw Husken sluit hierbij aan en stelt dat het bij haar portiek ook het geval is. Het enige wat gedaan kan worden, is de medebewoners erop aanspreken. Aan het plaatsen van de fietsen is niets te doen. Briefjes aan de fietsen hangen is wellicht een idee.
Verslag VvE De Engh/Engweg d.d. 19 mei 2011
Pagina 4 van 5
Dhr. Beishuizen vraagt of er contact is geweest met de gemeente over het parkeerprobleem. Dhr. Los verwijst naar punt 8 uit het verslag van van de vergadering van vorig jaar en leest dit punt voor. De heer De Kruijf geeft het idee dat bij IVA het probleem gemeld kan worden om een gezamenlijk oplossing te bedenken. Het bestuur vindt het een goed idee. Dhr. Beishuizen wijst op het beleid van het kinderdagverblijf om de auto’s in het straatje tegenover te parkeren. Het bestuur neemt ook contact op met het kinderdagverblijf. Dhr. De Kruijf informeert naar de regeling bij schade. Er zit een barst in de toegangsdeur van het portiek bij De Engh 7 (beide deuren). Dhr. Lutters heeft dit genoteerd. Op de vraag van dhr. De Kruijf of er ook activiteiten worden georganiseerd als een barbecue, wordt geantwoord dat dit niet het geval is. Mw. Husken vraagt of het aansluiten van een wasmachine op de hemelwaterafvoer gedoogd wordt. Dhr. Lutters antwoordt dat dit niet te adviseren is en dat in het Huishoudelijk Reglement opgenomen is dat dit niet hoort. Mw. Husken meldt dat de bomensnoeier weer is geweest. De esdoorn geeft enorm veel zaad en afval. Zij vraagt of één van de takken verwijderd kan worden. Dhr. Lutters legt uit dat de snoeier de boom in stand houdt. Aan een bomenbedrijf zou separaat om advies gevraagd moeten worden inclusief een kostenraming. Mw. Konsten meldt dat zij een schriftelijk verzoek heeft ontvangen om achter De Engh 5 eveneens naar het snoeien te laten kijken. Dhr. Lutters neemt ook deze boom in de offerteaanvraag. Mw. Husken meldt dat de bordjes ‘verboden toegang’ worden gesloopt. Zij wil een hangplek voor jongeren voorkomen. Mw. Konsten geeft aan dat het terrein openbaar is omdat er geen hekken omheen staan. Het bestuur en de vereniging kunnen geen invloed uitoefenen op het gedrag van de mensen die op het terrein komen. Reguleren is in dit geval onmogelijk. Mw. Husken vraagt om de bordjes zodanig te plaatsen dat de bordjes niet gesloopt kunnen worden. Met name het bordje bij het pad naar de dierenarts. Het punt wordt meegenomen voor de volgende vergadering. Mw. Van der Tak vraagt wat er gedaan kan worden aan de scheur in de achtergevel. Dhr. Lutters zegt toe langs te komen om dit te beoordelen. Mw. Van der Tak meldt dat de tegels in de trappenhuizen vernieuwd zijn. De tegels zijn echter erg poreus waardoor het vuil erin gaat zitten. Zij vraagt of een coating kan worden aangebracht. Dhr. Lutters legt uit dat het anti-sliptegels zijn, waarvan de bovenkant ruw is, waardoor sneller vervuiling ontstaat. Mw. Van der Tak geeft aan dat de lijsten van de bergingen schoongemaakt zijn, maar de onderkanten van de dakgoten niet. Dhr. Lutters meldt dat dit niet in de begroting zit. Het is geen functioneel aspect, maar een van cosmetische aard. Mw. Van Middelkoop informeert hoe het licht geregeld wordt. Bij het verzetten van de (winter)tijd is het ritme verstoord. Dhr. Lutters geeft aan dat de tijdverzetting een toevalligheid is en geen veroorzaker van het verstoren van het ritme. Het licht wordt geregeld door middel van een lichtvoeler. Mw. Bakker merkt op dat er nog steeds ‘cement’ aan de buitenkant van de portiekramen zit. Zij vraagt zich af of deze al zijn schoongemaakt. Dhr. Los zegt toe na te gaan of hiervoor al een factuur is ontvangen. Ter vergadering blijkt dit niet het geval. Waarschijnlijk worden de werkzaamheden in mei uitgevoerd. Dhr. Lutters deelt mee dat op het grasveld aan de Engwegzijde de houten delen zijn verdwenen. Dit is tijdelijk provisorisch met een draad opgelost. Mw. Bakker vraagt of een ballotage ingevoerd kan worden voor huurders om overlast door IVA jongeren te voorkomen. Het bestuur neemt dit punt mee in overweging. 11. Sluiting Mw. Konsten sluit de vergadering om 22.30 uur.
Verslag VvE De Engh/Engweg d.d. 19 mei 2011
Pagina 5 van 5
