A KIDOLGOZOTT HATÉKONYSÁGNÖVELŐ INTÉZKEDÉSEK NYOMON KÖVETÉSÉNEK EREDMÉNYEIT BEMUTATÓ TANULMÁNY
Tevékenység: A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése, szakértői támogatás biztosítása
Nyékládháza Város Önkormányzata ÁROP-1.A.5-2013-2013-0086
Tartalomjegyzék I.
A hatékonyság nyomon követése a projekt során ...............................................................................................................3
II.
A projekt indokoltsága, célok ............................................................................................................................................3
III.
A szakmai programok bemutatása ..................................................................................................................................... 5
IV.
Konklúzió ...................................................................................................................................................................... 21
I.
A hatékonyság nyomon követése a projekt során
A Nyékládháza Város Önkormányzata által megvalósított ÁROP-1.A.5 projekt szerves része a hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos nyomon követése, ezen keresztül pedig az intézkedési területekhez kapcsolódó, és a tanácsadók által tett javaslatok bevezetésének vizsgálata, értékelése. Jelen dokumentumnak az a célja, hogy bemutassa a kialakított kontrollpontok rendszerét, összefoglalja a tanácsadók által megalkotott javaslatokat, levonja a cselekvő konzekvenciákat, ezáltal is hozzájárulva a projekt céljainak eléréséhez, a szervezetfejlesztéshez. A dokumentum szerkezete a releváns intézkedési területekhez igazodik, az azokhoz kapcsolódó javaslatokat mutatja be és az azokkal kapcsolatos észrevételeket is megosztja. A projekt megvalósítása során folyamatos egyeztetés zajlott a tanácsadókkal, valamint a projektbe bevont egyéb szereplőkkel, ezek eredményeiről pedig folyamatos tájékoztatásban részesültek a döntéshozók. Mindemellett kialakultak a fix belső egyeztetések, amelyek során minden érintett informálva lett az elért eredményekről, a további teendőkről. A projekt része volt továbbá több olyan rendezvény, amelynek célja az volt, hogy a vezetőkkel közösen áttekintésre kerüljön a projekt előrehaladása, azaz, hogy a célok elérése biztosított-e, illetve ha nem, akkor pontosan milyen akció szükséges.
II.
A projekt indokoltsága, célok
Projektünk megvalósítását az indokolta, hogy 2013. január elsejével megváltozott az önkormányzatok feladatköre, amely átalakítást tett szükségessé mind az önkormányzatok, mind a hozzájuk kapcsolódó intézmények szervezeti működésében is. A lakosság érdekeit szem előtt tartva nagyobb figyelmet szerettünk volna fordítani az ügyfélkapcsolatok színvonalának megőrzésére és fejlesztésére. A Magyary Program hatására az önkormányzatok intézményfenntartási, hatósági feladat- és hatáskörei jelentősen visszaszorultak és a polgármesteri hivatalok tevékenységének hangsúlya a településüzemeltetés, településfejlesztés, vállalkozásfejlesztés, közösségfejlesztés felé tolódott el.
Önkormányzatunk célja az volt, hogy ezekhez a változásokhoz gyorsan és hatékonyan tudjunk alkalmazkodni. Ehhez elengedhetetlen volt a tudatos tervezés, cselekvési tervek készítése és az intézkedések megvalósítása. Másik célunk a költséghatékony működés és a hosszútávon fenntartható működési modell kialakítása volt. A feladatok, folyamatok újrastrukturálásával lehetőség nyílt a költséghatékonysági szempontok vizsgálatára, a szerződéses viszonyok újragondolására, módosítására. Célunk volt tovább a projekttel, hogy az önkormányzati átalakulással járó változásokat felmérjük és megtervezzük, a munkaköröket szükség szerint átszervezzük, valamint a települési intézményekkel való együttműködéseket felülvizsgáljuk és optimalizáljuk, hogy hatékonyságunkat növelni tudjuk, költségeinket pedig lecsökkenteni. Célunk elérése érdekében workshopok és szemináriumok keretein belül helyzetelemzést végeztünk, majd a jobbító javaslatokat lehetőség szerint beépítettük, illetve be fogjuk építeni a fenntartható fejlődés jegyében.
III.
A szakmai programok bemutatása
A projekt során szem előtt tartottuk azt, hogy a szervezetfejlesztés egy komplex módon megvalósuló fejlesztés, amely során több lépcsőfokot kell végigjárni az eredmények eléréséig. A folyamat általánosan az alábbiak szerint épült fel fejlesztési területenként vagy célonként:
1. átvilágítás vagy diagnózis 2. fejlesztési terv készítése, cselekvési terv készítése 3. a cselekvési vagy fejlesztési terv végrehajtása 4. az eredmények mérése és értékelése, nyomon követés. Kötelező tevékenységek
ÁROP-1.A.2 felülvizsgálata PROBLÉMA
A korábbi lehetőséget megragadtuk, és megvalósítottunk egy sikeres pályázatot. Ám be kellett ismernünk, hogy az abban megvalósított szakmai programnak csak bizonyos elemeit vizsgáltuk felül és követtük nyomon. Komplex elemzés korábban még nem készült, illetve a megváltozott feladat ellátási rend fényében sem néztük meg, hogy melyek azok az intézkedések, amelyek továbbra is érvényben maradhatnak, és melyek azok, amelyek már anakronisztikussá váltak.
CÉLKITŰZÉS
Az volt a célunk, hogy olyan helyzetelemzés és átvilágítás valósuljon meg a korábbi ÁROP pályázatunk tartalmát illetően, amelyből egyértelműen kiderül, hogy az ott megvalósított fejlesztések körül melyek azok, amelyek életképesek, és melyek azok, amelyeket ki kell iktatnunk a rendszerünkből, vagy azért mert már nem releváns vagy azért, mert költséget tudunk vele optimalizálni.
EREDMÉNY
A hatásvizsgálat során elkészült egy olyan dokumentum, amelynek tartalmából egyértelműen kiderül, mely intézmények alkalmasak arra, hogy szervezetünket
valóban fejlessze. Ezen eredmény következtében a felesleges újítások kikerültek működésünkből, és a hasznos intézkedések pedig dedikáltan létjogosultságot nyertek. HATÁS
Olyan pályázati fejlesztés maradt meg a mindennapi munkavégzésünkben, amely valóban a szervezetünk hatékonyságát szolgálja. Továbbá módunkban állt költséget racionalizálni azáltal, hogy a felesleges intézkedéseket eltöröltük, és a jól működő fejlesztéseket pedig továbbra is alkalmazzuk sőt, az ÁROP1A5 pályázat adta lehetőségekkel ötvözzük.
MÓDSZEREK: ⊕ Elemzés és hatásvizsgálat módszerével történt a megvalósítása. ⊕ Konkrét, felhasznált módszertan: elemzési módszerek, SWOT, kimutatások a hatékonyság mérésére.
Támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata Tekintettel arra, hogy a járási törvény és az önkormányzati törvény alapjaiban PROBLÉMA változtatta meg az Önkormányzat hatáskörbe tartozó ügyek és feladatok ellátását,
azzal
kellett
szembenéznie
Önkormányzatunknak,
hogy
a
kiszervezett és kiszervezhető feladatok tekintetében felül kell vizsgálnunk korábbi szerződéses kapcsolatainkat. Nem minden egyes pontjában felelt meg és idomult a törvényi elváráshoz gyakorlatunk a külső szabályozásnak, ám ez idáig még nem került ez dokumentálásra. CÉLKITŰZÉS
Olyan szerződéses kapcsolatok és támogató infrastruktúra kialakítása volt a cél az új ellátandó feladatok fényében, amely az önkormányzatok tulajdonában lévő gazdasági társaságok működését hatékonyabbá teszi, továbbá növeli a szolgáltatás minőségét, és a jogbiztonságot.
EREDMÉNY
Egy tanulmány formájában azon koncepció került kialakításra, amely konkrét szabályok, feladatok, és elvárások listájával rögzíti a szerződéses kapcsolatok tartalmát, továbbá a támogató infrastruktúra jövőbeni működését.
JAVASLATOK
1.
Infrastrukturális területen: a város nemrég forrást nyert útfelújításra,
csapadékvíz-elvezetésre. Csapadékos időjárás esetén nagy gondot okoz a hegyről hirtelen lezúduló nagy mennyiségű víz, valamint hordalék. Amennyiben az önkormányzatnak sikerül forrást szereznie, javasolt ennek a csapadékvíz elvezető rendszernek a kiépítése. - A megvalósításra pályázati lehetőség esetén pályázunk. 2.
Turisztika: Nyékládháza Város számos potenciális lehetőséggel
rendelkezik, melyre egy megfelelő koncepció kialakításával nagyobb látogatottságú turisztikai központot lehetne kialakítani. A programok alkalmával egy komplex turisztikai fejlesztés körvonalazódott ki, melyben helyet kapnak a tóparti lehetőségek valamint a hegy adta lehetőségek is. Másik eleme a komplex turisztikai fejlesztésnek a hegy adta lehetőségek kiaknázása. - A megvalósításra pályázati lehetőség esetén pályázunk. 3.
Harmadik fejlesztési lehetőségre a kérdőív eredménye mutatott rá. A
szórakozási és szabadidős lehetőségeket a város lakosságának 73%-a nem tartja jónak. Az elmondottak alapján az ifjúságnak jelenleg nem sok lehetősége van szabad idejének értékes eltöltésére. Többen a lakosságból felvetették a táncház hagyományainak újrateremtését. Az önkormányzat célja tehát az igények felmérése, és az eredmények alapján közreműködés a programok megvalósításában. 4.
Olyan mérési rendszer kialakítását javasoljuk Nyékládháza Város
Önkormányzata számára, mellyel növelni tudják az intézményirányítás hatékonyságát. Meg kell határozni azokat a mutatókat és mérőszámokat, melyek szerepelni fognak az éves jelentésben. A monitoringhoz az is hozzátartozik, hogy esetleges változások bekövetkezésekor felülvizsgálatra kerül a modell. 5.
Az
intézményirányítás
transzparenciája
érdekében
időszakos
megbeszéléseket szükséges tartani. Ezen az intézmények vezetői elmondhatják a működés közben felvetődött problémákat, akadályokat. Erre közös erővel,
brainstorming keretében megoldási koncepciót dolgozhatnak ki. - Az intézmények vezetőinek jelenleg is adott a lehetőség a heti intézmény vezetői értekezleten. 6.
Javasolt továbbá az intézmények és az önkormányzat közötti
kommunikációt fejleszteni.
Önkormányzatunk tervezi a 3. és 4. javaslat megvalósítását is, ennek kidolgozása folyamatban van. HATÁS
Letisztult feladat ellátás az önkormányzat és a kapcsolódó szervezetek között, az önkormányzat által delegált feladatok tekintetében. Jól átlátható rendszer működtetése, és kiegyensúlyozott munkavégzés. Költségoptimalizálás, illetve hatékonyság növekedés.
MÓDSZEREK: ⊕ Elemzés: önkormányzati feladatok felmérése, rendszerezése. ⊕ Vezetői konzultáció megvalósulása, workshop formájában. ⊕ Tanácsadás igénybevételével megtörtént a koncepcionális és operatív javaslatok megfogalmazása. ⊕ Műhelymunka útján elkészült az operatív végrehajtási terv, és létrejöttek a megállapodások. ⊕ Kapcsolódó további módszertan: elemzési technikák, értékelési módszerek, kétirányú kommunikációs modellek, folyamatábrák, folyamattervezések
Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly PROBLÉMA
Minden önkormányzatnak látnia kell, hogy az elmúlt évek gazdasági környezete
nagymértékben
determinálta
költséghatékonyságukat.
Önkormányzatunkban a költségvetés hatékonyan működött tekintettel arra, hogy a bevételek és kiadások megfelelő arányt képeztek, mégis szükségünk
volt olyan átvilágításra, amely kapcsán kiderül mi az, amit hatékonyabban vagyunk képesek strukturálni. CÉLKITŰZÉS
Első és legfontosabb célunk volt a hatékonyságnövelés, továbbá olyan gazdálkodási és költségvetési egyensúly megteremtése, amely képes előre mutatni Önkormányzatunk pénzügyi sorsát rövid, közép és hosszútávon is.
EREDMÉNY
Létrejött az a dokumentum, amely tartalmazza a költségvetési tervünknek azon pontjait, amelyen keresztül további hatékonyságot tudunk elérni. Ennek fontos részei a javaslatok, amelyek előre vetítik szervezetünk számára a cselekvéseket. Továbbá olyan stratégia megalkotására került sor, amely minden érintett fél számára egyértelműen megfogalmazza az elvárásokat.
JAVASLATOK
1.
Elsődleges javaslatként azt fogalmaztuk meg, hogy a gazdálkodás
irányítási és az operatív végrehatási folyamatait különítsék el egymástól szervezetileg is. Tehát nem csak a szerződéskötést és pénzkezelést, hanem a teljes irányítási folyamatot célszerű egy kézben tartani, vagyis áthelyezni a Polgármesteri Hivatalba. 2.
Célszerű elkészíteni egy általános szerződési feltételeket tartalmazó
dokumentumot,
amelybe
az
előforduló
szerződések
mindegyikében
(többségében) megjelenő elemek és állandó szerződéses kellékek szerepelnek. Egy másik dokumentum a speciális egyedi feltételek beillesztésének mintáját tartalmazza, amit akár űrlapként is lehet használni szerződéskötéskor. 3.
Az egyik leglényegesebb lépésként egy egységes, megfelelő kapacitású
könyvelő program beszerzését vetettük fel. 4.
Az alkalmazott rendszer hibája a különálló pénztárak kezeléséből
adódó párhuzamos pénzmozgások. Felvetésünk szerint a pénztárakat egybe kell vonni fizikailag és azokat a Polgármesteri Hivatalba helyezni. 5.
Javasoljuk, hogy kerüljön megfogalmazásra egy „kötelezettségvállalási
irányelvek” dokumentum. 6.
Távolabbi, stratégia fejlesztési célként felvetettük egy olyan vezetői
információs rendszer kialakítását, amely az alkalmazandó, könyvviteli és
ügyviteli szoftverre, mint a pénzügyi adatok forrására alapul, ugyanakkor nemcsak pénzügyi adatok lesznek a bemeneti információk, hanem a gazdálkodás és a feladat ellátás minőségére vonatkozó releváns, racionális döntéshozatalhoz szükséges adatok is.
Ezek közül Önkormányzatunk az 1., 3., 4., 5. számú javaslatokat tervez megvalósítani. HATÁS
Kiegyensúlyozott, és továbbra is jól működő költségvetés, amely teljes egészében megvalósítja a fenntartható gazdálkodás, és a költségvetési egyensúlyt.
MÓDSZEREK: ⊕ Vezetői konzultációt hajtottunk végre a workshopon belül. ⊕ Tanácsadás igénybevételével megtörtént a koncepció beágyazása. ⊕ Interaktív szemináriumot szerveztünk. ⊕ Tanácsadás igénybevételével elkészült a tanácsadói dokumentum. ⊕ Kapcsolódó további módszertan: stratégiakészítési módszer, értékelési módszer, analizációs modellek, üzleti terv készítésének modellje, pénzügyi mutatók és pénzügyi monitoring számítások.
Étkeztetéssel kapcsolatos finanszírozási modell kidolgozása PROBLÉMA
Tekintettel arra, hogy az önkormányzat végzi jelenleg ezen financiális kérdéseket, így látni szerettük volna, hogy kiszervezéssel hatékonyabbá tehetnénk-e a modellt. Szükségünk volt arra, hogy felmérjük az étkeztetéssel kapcsolatos szolgáltatók, és piaci helyzet mérföldköveit. Nem kívántunk abba a hibába esni, hogy csak azért nem nyúlunk ezen modell megváltoztatásához, mert eddig is működött. Látni kívántuk a további lehetőségeket, kitörési pontokat.
CÉLKITŰZÉS
Olyan tanulmány és elemzés elvégzése volt, amely feltárja önkormányzatunk
számára az alternatívákat. Tehát a városunkban van-e olyan szolgáltató, akinek ezen feladatokat részben vagy egészben dedikálni tudjuk. Ez csak abban az esetben történhet meg, hogyha ennek következménye humánerőforrás csökkenés az önkormányzat oldalán minőségszint növekedés, és az ezáltali költségoptimalizálás. EREDMÉNY
Egy olyan új finanszírozási modell megteremtését szolgáló tanulmány jött létre, amelyből egyértelműen kiderül, hogy milyen más megoldás van azon kívül, hogy az Önkormányzat közvetlenül látja el ezen feladatát.
JAVASLATOK
1.
Konyha műszaki állapotának javítása.
2.
Felújítási terv: az épület talajvíz elleni védelmének kiépítése, a vakolat
javítása, a homlokzat szigetelése, a tető héjazat cseréje, nyílászárók cseréje, fűtési, illetve villamos hálózat felújítása, új szellőző rendszer kiépítése, technológiai berendezések cseréje, bővítése. – Ez már rendelkezésünkre álló kormányzati támogatásból 2015 évben megvalósul. 3.
Javasoljuk, hogy a Városgondnokság szervezzen meg egy egyeztető
megbeszélést az iskola vezetővel - az Önkormányzat valamely munkatársának moderálásával, - az iskolai turnus torlódások ügyében. Javasoljuk, hogy az órarend készítésénél vegyék figyelembe az étkezde kapacitását és az étkezések időigényét. – Ez ügyben jelenleg is folyamatos az egyeztetés. 4.
Javasoljuk, hogy a közétkeztetéssel kapcsolatos információk külön
almenüben jelenjenek meg a város honlapján. Javasoljuk, hogy kapjon nagyobb nyilvánosságot a városi lakosság elég nagy részét érintő közszolgáltatás. 5.
Javasoljuk, hogy az Önkormányzat és a Városgondnokság, valamint az
intézmények
vezetői
rendszeres
időközönként
tartsanak
egyeztető
megbeszéléseket. – Ez heti gyakorisággal most is így történik. 6.
Javasoljuk, hogy a nyersanyag beszerzésekhez készüljön egy
beszállítói minőségi iránymutató. 7.
Javasoljuk, hogy a 3. számú fejlesztési elem (Fenntartható gazdálkodás
és költségvetési egyensúly) javaslatai között megfogalmazott kontrolling szemléletű irányítási modell és az új könyvelési, ügyviteli szoftver bevezetésével
közvetlenül
az
Önkormányzatnál
jelenjenek
meg
az
munkatársai
és
étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátás gazdálkodási adatai. 8.
Javasoljuk,
hogy
az
Önkormányzat
pénzügyi
Városgondnokság vezetői az élelmezésvezető bevonásával dolgozzák ki ennek a számításnak a módját, határozzák meg, hogy milyen felosztás, milyen adattartalom bír releváns információval a hatékony munkavégzéshez. 9.
Javasoljuk, hogy a szoftverre alapozott kontrolling szemléletű vezetés
irányítás pénzügyi adatokon túli információkkal operáló teljes vezetés irányítási rendszer kialakításához már most határozzanak meg az érintettekkel együtt olyan kontrollpontokat és kontroll adatokat az étkeztetés kapcsán is, amelyek használatával a rendszerből már havi információkat kaphatnak az étkeztetési feladatok állásáról mind az önkormányzati vezetők, mind a feladat ellátásában részt vevők. A 6., 7., 8. és 9- számú javaslat megvalósítási tervezése folyamatban van. HATÁS
Költségoptimalizálásra alkalmas finanszírozási modell bevezetése, olyan szolgáltató bevonásával, aki az önkormányzat által ellátandó intézmények számára minőségi étkeztetési ellátást tud biztosítani. Olyan minőségszint növekedés, amely eredmények közvetlenül az ellátást igénybevevőknél is érezhető.
MÓDSZEREK: ⊕ Workshop: Önkormányzati fenntartású intézmények összesítése, helyzetelemzés témában 10 fővel, két alkalommal. ⊕ Vezetői konzultációt hajtunk végre a workshopon belül 5 fővel, 2 alkalommal. ⊕ Tanácsadás igénybevételével megtörténik az értékelés és javaslatok megfogalmazása. ⊕ Kapcsolódó további módszertan: SWOT elemzés, STEEPLE elemzés, BCG mátrix használata, koncepció alkotási módszer.
A munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése PROBLÉMA
Az új feladat ellátási rend következtében nem egy munkakör változott meg részben vagy egészben. Szervezetünknél is nagy mértékben mutatkoztak ezen átszervezésnek hatása. A tipikus jelenségek: vagy új munkaköröket kell létrehoznunk, vagy pedig a meglévő munkakör komplexszé válása további humánerőforrást követel meg. Ezen problémák azt eredményezték, hogy munkatársaink
nem
megfelelően
voltak
képesek
ellátni
bizonyos
munkaköröket, amelynek következménye (ügymenetek minősége) viszont közvetetten az állampolgároknál csapódott le. CÉLKITŰZÉS
Három neuralgikus munkakör olyan jellegű újratervezése volt a cél, hogy az megfeleljen kettős célnak. Egyrészt a megváltozott feladatok rendszerének, másrészt olyan szintű ügymenetet valósítsanak meg, amely megfelel az állampolgároknak is. Fontos volt, hogy e kettő célnak egészében a humánkapacitás gazdálkodást segítse elő, és ezáltal legyen költségoptimalizáló eredménye. A kiválasztott munkakörök: -
szociális ügyintéző,
-
pénzügyi
és
vagyongazdálkodási
feladatokat
ellátó
személy
munkaköre, EREDMÉNY
építésügyi feladatok ellátójának munkaköre.
Olyan, új munkaköri koncepciók készültek el, amelyek összhangban vannak a többi munkakörrel is, megfelelnek a törvényi szabályozásnak, továbbá maga a munkatárs is eredményesebben tudja ellátni munkáját azáltal, hogy számára is világos
a
körvonalak,
és
az,
hogy az
adott
munkakörbe milyen
munkafolyamatok tartoznak. HATÁS
Humánerőforrás kapacitásunk fejlődött azáltal, hogy letisztult munkaköröket hoztunk létre. Emellett további hatása a fejlesztésnek, hogy a munkakörök
kiegyensúlyozottsága okán a szolgáltatás színvonala is nőtt, ezáltal az állampolgárok elégedettebbek Önkormányzatunk munkájával.. MÓDSZEREK: ⊕ Reprezentatív munkaköri elemzéseket készítettünk. ⊕ A sztenderdizált munkaköri mintadokumentáció összeállítását interaktív szeminárium keretein belül valósítottuk meg. ⊕ Kapcsolódó további módszertan: átvilágítási ill. elemzési módszerek, továbbá sztenderdizálási módszerek, úgy mint: munkakör eredmény sztenderdje, munkakör folyamatterve, munkakör műszerfala, munkakör teljes sztenderdje, az adott munkakörök teljesítménysztenderdje.
A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos nyomon követése PROBLÉMA
A korábbi ÁROP pályázatunk során nem kellő robosztussággal követtük nyomon azon projektben betervezett, és megvalósított fejlesztéseket. Az ÁROP1A5 pályázatban ezt a hiányosságot kívántuk elkerülni.
CÉLKITŰZÉS
Célunk volt egy olyan nyomon követő rendszer kidolgozása, amely alkalmas arra, hogy az érintett felek lássák, hogy milyen irányba tart a fejlesztési programunk. Továbbá célunk volt, hogy ez legyen egyfajta monitoring esemény is, amely egy esetlegesen bekövetkező hibát vagy eltérés még időben egyezőségbe tud billenteni.
EREDMÉNY
Olyan személyes találkozók, illetve az ez alapján elkészülő dokumentumok létrejötte, amely már a projekt ideje alatt reprezentáns adatok igénybevételével megmutatta a fejlesztésünk részeredményeit. Ez a folyamatos, az egész projekten átívelő kontroll esemény teremtette meg a teljes transzparenciát.
HATÁS
Világos, egyértelmű fejlesztési terv és az ahhoz kapcsolódó eredmények teljes körű dokumentálása, és értékelése. Továbbá azon kultúrának megteremtése az Önkormányzatban, hogy mekkora szerepe van a folyamatos kontrollnak és nyomon követésnek, az úgynevezett előzetes biztosításnak.
MÓDSZEREK: ⊕ „Vezetői kontrollpontok beépítése a projektmegvalósítás során” címmel szemináriumot szerveztünk. ⊕ Tanácsadás igénybevételével megtörtént a javaslatok és cselekvések összesítése. ⊕ Kapcsolódó további módszertan: értékelés, analizálás, prognózis, tervkészítési módszerek
Választható tevékenységek Települési
közszolgáltatások
összehangolása
nem
önkormányzati
szolgáltatásnyújtók
bevonásával PROBLÉMA
A települési közszolgáltatásnak egyes elemei azok a szolgáltatások, amelyek eredménye közvetlenül az állampolgároknál csapódik le. Úgymond ők érzik elsőként (némely esetben szó szerint a bőrükön) hogyha nem megfelelően működik a rendszer. Nálunk ilyen problémát jelent a közvilágítás.
CÉLKITŰZÉS
Olyan koncepció kidolgozása volt a cél, amely pontosan fixálja, hogy a közvilágítás
kapcsán
a
nem
önkormányzati
szolgáltatónak
milyen
kötelezettségei vannak, illetve mekkora és milyen mértékű beleszólási, illetve tematizálási joga van az Önkormányzatnak. Olyan hatékony modellt kívántunk létrehozni, amelynek minőségszintje kifogástalan, továbbá költséghatékonyan is működik. E cél kettős volt, hiszen elsőként a lakosság elvárásainak kívántunk megfelelni, másodsorban egészben kívántuk érezni a fejlesztés eredményét. EREDMÉNY
Egy javaslati kataszter elkészült, amely bemutatja, hogy Nyékládházán a közvilágításnak mi a szolgáltatási koncepciója. Fontos, hogy ebből a
tanulmányból kiderül a szolgáltatónak jogai, kötelezettségei, továbbá az Önkormányzat jogai és kötelezettségei, illetve maga a szolgáltatásnak pontos tartalma. HATÁS
Gazdasági mutatóknak megfelelő, költséghatékonyan és minőségi szinten működő közvilágítás Nyékládházán.
MÓDSZEREK: ⊕ Önkormányzati fenntartású intézmények összesítését és helyzetelemzést végeztük. ⊕ Vezetői konzultációt hajtottunk végre műhelymunka formájában. ⊕ A tanácsadás során megtörtént az értékelés és javaslatok megfogalmazása is. ⊕ Kapcsolódó további módszertan: megállapodáskötési modellek, üzleti tervkészítési módszerek, hatásmérő módszerek.
Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, 3 kiválasztott folyamat átszervezése PROBLÉMA
Szintén a kialakult, új feladat ellátási modell következtében változtak meg olyan munkafolyamatok, amelyeknek a munkaszervezetünkben igen nagy erőforrás igénye lett. Ennek megnyilvánulása: vagy az, hogy egy adott munkafolyamatot több kollégának kellett ellátnia, holott kevesebb is elegendő lett volna, vagy egész egyszerűen a tőke és az eszközigény volt az, amely szintén növelte a szükséges erőforrások mértékét.
CÉLKITŰZÉS
Kiválasztottuk azon 3 munkafolyamatot, amely a legnagyobb erőforrásigényt támasztotta a munkavégzésünkben. Célunk volt az, hogy az irattárazás, iktatás, adózási folyamat kerüljön átvilágításra. Ezen munkafolyamatok nagyon széles körben érintik munkatársainkat, tehát célunk volt, hogy a munkaszervezet életét horizontálisan átszövő folyamatokat tervezzük át, hiszen így tudjuk a
legkönnyebben elérni a legnagyobb erőforrás csökkenést. EREDMÉNY
Létrejött a három munkafolyamat újratervezése, amely a mindennapi munkavégzés gyakorlatába is beékelődött. Tehát akit érintett a fenti három munkafolyamat, az interpretálta az átszervezés eredményét.
HATÁS
Hatékonyabban
működő
munkavégzés,
melynek
elemei:
a
gyorsabb
munkavégzés, a hiba csökkenése és a sztenderdizálás. Ennek következménye, hogy költséget vagyunk képesek csökkenteni, tehát az erőforrás (tőke, eszköz, ember) igényünk is alacsonyabb. MÓDSZEREK: ⊕ Működési folyamatrendszer átvilágítása, működési folyamattérkép készítése érdekében workshopot szerveztünk. ⊕ A sztenderdizálás átvilágítása és operatív javaslatok megfogalmazása a műhelymunka során történt meg. ⊕ Tanácsadói szolgáltatásokat véve igénybe megtörtént 3 reprezentatív folyamat újratervezése. ⊕ Kapcsolódó
további
módszertan:
sztenderdizálásimódszerek, munkafolyamat
munkafolyamatok
úgymint:
folyamatábrája,
átvilágításának
munkafolyamat
munkafolyamat
módszere,
eredménysztenderdje,
műszerfala,
munkafolyamat
teljesítménysztenderdje.
Minőségmenedzsment modell bevezetése (CAF) PROBLÉMA
Mind
a
közszektorban,
mind
az
államigazgatásban
szükség
van
minőségbiztosítási rendszer működtetésére annak érdekében, hogy mérni tudjuk a szolgáltatásaink minőségfokát. Szervezetünkben nem volt ennek beágyazott rendszere, így szükségünk volt annak előkészítésére, és majdani bevezetésére is. CÉLKITŰZÉS
Célunk olyan minőségirányítási rendszer bevezetése volt, amely képes arra,
hogy a szervezeti működésünket jó irányba tartsa és mérhetővé tegye a releváns adatokat, miszerint belső működésünk minél költséghatékonyabb legyen, működjenek az értékáramok. Továbbá célunk volt, hogy a lakosok irányába is mérni tudjuk és kontrol alatt tudjuk tartani szolgáltatásaink minőségszintjét. EREDMÉNY
Olyan tanulmány jött létre, amely tartalmazza, hogy szervezetünk hol tart most, és milyen irányba kell elmozdulnia annak érdekében, hogy a CAF bevezetése megvalósuljon. Eredmény továbbá, hogy látjuk, mik azok a lépések, amelyeket meg kell tennünk annak érdekében, hogy ne csak egy adminisztrációs rendszert működtessünk, hanem egy, a gyakorlatban hatását kifejtő minőségbiztosítási modell honosodjon meg.
HATÁS
Szervezetünk működése átláthatóbbá vált, nyomon követhetőbbek lettek az ügymenetek,
ezáltal
javult
szervezeti
működésünknek
és
a
munkavégzésünknek a hatékonysága, amely fókuszában a minőség áll. MÓDSZEREK: ⊕ Célfeladatként valósítottuk meg a tevékenységet. ⊕ A célfeladat által létrejött tanulmány az alábbi módszereket tükrözi: analizációs modellek, elemzési módszerek (SWOT), stratégia alkotási módszerek, koncepció alkotási módszerek.
Átfogó elemzés a lakosság körében PROBLÉMA
Minden önkormányzatnak szüksége van arra, hogy lakosaitól reális visszacsatolást kapjon a közszolgáltatások tekintetében. Nálunk is működik ilyen elemzés, úgynevezett ügyfélelégedettség, de az átalakulások miatt be kellett látnunk, hogy az igényfelmérő íveinket át kell strukturálnunk, tekintettel arra, hogy már anakronisztikussá váltak.
CÉLKITŰZÉS
Kettős célunk volt, tekintettel a fenti szükségletekre. Egyrészt célunk volt olyan elégedettségmérő rendszer kiépítése, amely képes olyan releváns
információk
összegyűjtésére,
hogy
abból
egy
reprezentáns
elemzés
készülhessen, és amely valóban az állampolgárok valós igényeit tükrözi a közszolgáltatással kapcsolatban. További célunk volt maga a lakosság szondázása, hogy elindítsunk egy újabb mérési szakaszt. EREDMÉNY
Elkészült egy koherens rendszerbe helyezett elégedettségmérő modellünk, melyet lakossági igényfelméréshez tudunk használni. Továbbá a lakosságunk legalább 5 %-át két alkalommal megkérdeztük a városunkban működő közszolgáltatás minőségszintjével kapcsolatban.
HATÁS
A kidolgozott elégedettségmérő alkalmas lett arra, hogy azt ne csak ennek a projektnek keretében, hanem a jövőre nézve is használni tudjuk. Emellett a lakosság visszajelzései alapján további fejlesztési programokba kezdhetünk.
MÓDSZEREK: ⊕ Célfeladatként valósítottuk meg a tevékenységet. Ennek módszeréül a kérdőíveztetést, továbbá a személyes megkeresést és elbeszélgetést választottuk.
Szoftverbeszerzés PROBLÉMA
Önkormányzatunknak nem volt olyan jellegű előre betervezett költségkerete, amelyből szoftvert tudtunk volna vásárolni. Emellett viszont láttuk olyan szoftverek
megvásárlásának
szükségét,
amelyekkel
a
hivatali
és
önkormányzati munkát nagymértékben képesek lennénk fejleszteni. CÉLKITŰZÉS
Olyan szoftver beszerzését terveztük, amely növelni tudja a működésünk hatékonyságát, és ezáltal megvalósul a költségoptimalizálás hosszútávon, továbbá csökkenti a humánerőforrás kapacitást az egyes ügymenetek tekintetében.
EREDMÉNY
Egy új szoftver, tehát egy új típusú munkavégzés lehetősége az Önkormányzatban. Közvetlen eredménye maga a szoftver lett, közvetett pedig az,
ahogyan
képes
Önkormányzatnak.
javítani
a
munkavégzési
hatékonyságát
az
HATÁS
Hosszú távú hatása az, hogy maga a munkaszervezet működését erősíti azáltal, hogy átláthatóbb, modernebb és költséghatékonyabb munkavégzés valósul meg.
MÓDSZEREK: ⊕ Szoftverbeszerzés útján szereztük be a projekt számára fontos szoftvereket.
Horizontális: esélyegyenlőség PROBLÉMA
Hiába készítettük el az Esélyegyenlőségi Tervünket, a külső környezet változása miatt voltak olyan további elvek, amelyek a terv tartalmát hivatottak mélyíteni.
Tehát
a
folyamatos
fejlesztésre
szüksége
volt
Önkormányzatunknak. CÉLKITŰZÉS
Olyan Esélyegyenlőségi Terv elkészítése volt, amely az összes elvárást tartalmazza, mind a munkáltatókkal, mind pedig a munkavállalókkal szemben.
EREDMÉNY
Az ET tartalmazza a munkáltatóval munkaviszonyban álló, hátrányos helyzetű munkavállalói csoportok helyzetének elemzését, valamint a munkáltatónak az esélyegyenlőség biztosítására vonatkozó, az adott évre megfogalmazott céljait, és az azok eléréséhez szükséges eszközöket, így különösen a képzési, munkavédelmi, valamint a munkáltatónál rendszeresített, a foglalkoztatás feltételeit érintő bármely programokat.
HATÁS
Kor elvárásainak megfelelő Esélyegyenlőségi Terv, amely képes a jövőre nézve cselekvéseken keresztül támogatni az esélyegyenlőség megvalósulását a foglalkoztatásban.
MÓDSZEREK: ⊕ Célfeladatként valósítottuk meg a tevékenységet. ⊕ Módszertana volta tanulmánykészítésnek: elemzések, esettanulmányok, analógiák használata.
Horizontális: jogszabályok felülvizsgálata
PROBLÉMA
Tekintettel arra, hogy az elmúlt egy évben folyamatosan változtak a jogszabályok, úgy hiába követtük a joggyakorlatot, szükség volt arra, hogy ennek legyen egy dedikált metódusa, melynek keretében rutinszerű felülvizsgálat valósul meg.
CÉLKITŰZÉS
Célunk volt az elmúlt év, és főként a közelmúlt jogszabályainak felülvizsgálata, továbbá a jognak megfelelő gyakorlat elmélyítése. További cél volt, hogy a lakosok is megismerjék ezen változások, őket érintő tartalmát.
EREDMÉNY
A projekt által érintett ügycsoport, illetve feladat/ szolgáltatás kereteit meghatározó jogszabályok listájának felsorolása elkészült, valamint a főbb jogi rendelkezések érthető összefoglalása megszületett felhasználói, ügyintézői útmutatók részeként. A dokumentumokat ingyenesen hozzáférhetővé tesszük a honlapon és az ügyfélszolgálaton kinyomtatva. Jogállami modell támogatása azáltal, hogy a jogszabályoknak megfelelő
HATÁS
működést szolgálja Önkormányzatunk működése. MÓDSZEREK: ⊕ Célfeladatként valósítottuk meg a tevékenységet. ⊕ A tanulmány elkészítése során az alábbi módszereket ötvözte munkatársunk: jogesettanulmányok,
analógiák,
elemzési
technikák,
értelmezési
technikák,
folyamatábrák.
IV.
Konklúzió
Nyékládháza Város Önkormányzata a projekt megvalósítása során folyamatosan nyomon követte azt, hogy valóban a célok elérését szolgálják a tevékenységek. Ennek során a vezetőkkel való egyeztetések, illetve a tanácsadókkal közös munka is megvalósult. A projekt során tett javaslatok az intézkedési területek mentén felülvizsgálatra kerültek, és azok bevezetése is elkezdődött, így még a projekt megvalósításának ideje alatt elindultak a fejlesztések, a hatékonyság növelését szolgáló lépések megtétele.
