Kaba Város Önkormányzata. Pályázati intézkedési terület: A kidolgozott hatékonyságnövelő javaslatok bevezetése, nyomon követése

Kaba Város Önkormányzata

Pályázati intézkedési terület: A kidolgozott hatékonyságnövelő javaslatok bevezetése, nyomon követése

Dokumentum: Tanácsadói dokumentum

ÁROP-1.A.5-2013-2013-0052

Bevezetés

Kaba Város Önkormányzata a 2014.-es évben szervezetfejlesztési projektet valósított meg, mely projekt keretében számos területen került sor rendezvényekre és tanácsadásra. A megvalósult programok kivétel nélkül a hatékonyság növelését tűzték ki célul.

A szervezetfejlesztési folyamat az alábbi pillérekre épült:

Rendezvények

Tanácsadás

Implementálás

Nyomonkövetés

A rendezvényeken az Önkormányzat dolgozói és a kapcsolódó intézmények vezetői, érintett személyei vettek részt, a helyzetelemzés az általuk biztosított inputok, információk, meglátások alapján készültek el.

A rendezvényeken külső előadók, tanácsadók voltak a moderátorok, így a tanácsadói dokumentumok és az ezekben foglalt javaslatok erre építkezve születtek meg. Minden fejlesztési területen születtek javaslatok, intézkedési és cselekvési célkitűzések vagy tervek, amelyek rövid-, közép- és hosszú távú megvalósítása az Önkormányzat számára a nyomon követési időszakban a rövid távú implementálással megkezdődött.

A projekt során nagy hangsúlyt fektetett az Önkormányzat a komplex, összehangolt fejlesztésre, valamint arra, hogy minden programba a megfelelő érintett személyek és szereplők legyenek bevonva, akik érdemben hozzá tudnak tenni a szervezetfejlesztési program sikeréhez.

A projektben megvalósított tevékenységek

A projekt során az alábbi tevékenységek kerültek megvalósításra: Kötelező tevékenységek: 1. Támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata 2. Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly 3. Étkeztetéssel kapcsolatos finanszírozási modell kidolgozása 4. A munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése 5. A kidolgozott hatékonyságnövelő folyamatos nyomon követése

intézkedések

megvalósításának

Választható tevékenységek: 1. Funkcionális tevékenységek térségi szinten: szennyvíztársulási elemzés, szennyvíztisztító és csatornahálózat kiépítése (célfeladat) 2. Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, 3 kiválasztott folyamat átszervezése 3. Átfogó elemzés a lakosság körében (célfeladat) 4. Szoftverbeszerzés

A tevékenységek során született javaslatok

FEJLESZTÉSI TERÜLET: ÉTKEZTETÉS Kommunikáció – kérdőív A kommunikáció ideális esetben kétirányú folyamat. Nemcsak az információ közlése, átadása fontos, hanem az információszerzés is. A széleskörű fogyasztói visszajelzések megszerzése, megismerése a folyamatok javítását szolgálják. Az étkeztetés a lakosság széles spektrumát érinti, ezért meghatározó tényező a lakossági elégedettség kialakulásában. A műhelymunkák során a tanácsadó és a résztvevők megfogalmazták azt a javaslatot, miszerint készüljön kérdőív (kérdőívek), amelyekkel az étkeztetésben részesülő fogyasztók véleményét célzottan megismerheti az Önkormányzat vezetése és az étkeztetésben érintett intézmények, szervezetek. Kommunikáció – tervkészítés Javasoljuk, hogy készüljön egy átfogó terv az étkeztetéssel kapcsolatos önkormányzati kommunikációra. Nem szükséges bonyolult, nagy erőforrás igényű tervet készíteni, ám minden csatornát érdemes figyelembe venni, amelyen a lakosság, az érintettek elérhetők. Szolgáltatás – diétás étkeztetés A szeptembertől érvényes, közétkeztetésre vonatkozó rendelet és az erősödő igény miatt érdemes és szükséges megfontolni és megvizsgálni a diétás étkeztetés nyújtásának lehetőségét. Szolgáltatás – nyersanyag beszerzés A START, illetve közmunka program keretében termelt, termelendő zöldség és gyümölcs termelése eddig dömping jellegű volt. Javasoljuk, hogy megfelelő ütemezést vezessen be Kaba Város Önkormányzata, amellyel kiegyensúlyozottabb, egyenletesebb nyersanyag-ellátást tudnak biztosítani a konyháknak. Finanszírozás – konyhafejlesztés Javasoljuk, hogy a rövid és középtávú stratégiai tervezés során Kaba Város Önkormányzata a konyha és étkezde bérleti díjának visszaforgatását az infrastruktúra fejlesztésére tervszerűen hajtsa végre. Jó gyakorlatként vettük

figyelembe a visszaforgatás tényét. Ebből a jó gyakorlatból kiindulva a stratégiai tervezés részeként hosszabb távra (3-4 évre) érdemes meghatározni a lehetséges fejlesztési irányokat és ehhez a bérleti díjat, mint forrást hozzárendelni. Ily módon tudatosan irányítható a főzőkonyha fejlesztése. Javasoljuk, hogy tudatos monitorozást végezve keresse meg az önkormányzat azt a pályázati lehetőséget, amely a konyhát és étkezdét magába foglaló épület energetikai fejlesztéshez nyújthat pénzforrásokat. A források megfelelő felhasználásával nemcsak az energiahatékonyság javulhat, de a finanszírozás is fenntarthatóbb lehet. Kockázat csökkentés - Bölcsőde Javasoljuk, hogy a Bölcsőde működésében jelzett kockázatok csökkentésének lehetőségét az érintettek bevonásával vizsgálják meg. Lehetőségként a személyre szabott feladatok strukturáltabb elosztását, valamint megfelelő, szakképzett szakács alkalmazásában a Munkaügyi Központ segítségének igénybe vételét érdemes figyelembe venni. Cselekvési terv A fentebb leírt javaslatok közül többet érdemes minél előbb gyakorlatba ültetni, hogy hatásuk megjelenjen egyrészt a költségvetési számokban, másrészt a lakossági elégedettségben. A következőkben egy cselekvési terv kidolgozásához adunk támpontokat. Kommunikáció – kérdőív A fogyasztók véleményének megismeréséhez az egyik célravezető eszköz a kérdőíves megkérdezés. Az étkeztetésben érintett területek mindegyikére ki lehet dolgozni egy-egy kérdőívet. A kérdőívek lehetséges kivitelezésének módszertani lépéseit a projekt utolsó műhelymunka alkalma során az érintettek egy részével egyeztettük, áttekintettük. Időzítés: A kérdőíves megkérdezést célszerű az iskola/óvodakezdés utáni második, harmadik hétre időzíteni. Kérdés témák: A kérdéseket az alábbi témák köré érdemes csoportosítani: • •

tájékoztatás (kommunikáció) mennyiség

•

•

•

minőség o összetétel o íz eljuttatás a fogyasztóhoz o hely o tálalás o kiszolgálás o ételhordós szállítás térítési díjfizetés módja

A kérdőívet minden, különböző étkeztetési formában részt vevő célcsoport számára célszerű elkészíteni. (Iskoláskorúak két csoportja, óvodáskorúak, szociális étkeztetésben részt vevők két csoportja.) Az óvodai étkeztetésnél a szülők megkérdezése szükséges, ám a válaszok általában nem jól értékelhetőek a korcsoport sajátosságai miatt. Ezért az óvodáskorúak szüleinek megkérdezéséhez más megközelítés alkalmazandó. A kérdések a fenti témakörökben étkezésekre bontva csoportosítandók. Nem célszerű 7-8 kérdésnél többet feltenni, mert a sok kérdés csökkenti a kitöltési arányt. Lehetőleg kettőnél több választási lehetőséget érdemes megadni, mert az segíti a relevánsabb válaszok adását. Legtöbbször csak kiválasztásos válaszadással érdemes tervezni, mert a szöveges válaszok a kiértékelést nagyban megnehezítik. Az alábbiakban egy lehetséges kérdőív struktúrát és kérdéseket vázolunk fel, amely felhasználásával kialakíthatók a végleges formájú és tartalmú kérdőívek. Az itt vázolt javaslatok a szociális (A) és iskolai (B) étkeztetésre vonatkoznak.

Tájékoztatás: A. B. A. B.

Honnan szerez tudomást a menüről? Honnan szerez tudomást a menüről? Milyen információt fogadna szívesen az ételekről, az étkeztetésről? Milyen információt fogadna szívesen az ételekről, az étkeztetésről?

Mennyiség: A. Mi a véleménye az étel mennyiségéről? B. Mi a véleménye az étel mennyiségéről?

A. Igényelne-e többszöri étkezést? B. Igényelne-e többszöri étkezést? (azoknak, akik csak egyszer étkeznek) Minőség: A. B. A. B.

Általában mennyire Általában mennyire Milyen gyakran van Milyen gyakran van

ízlik az étel? ízlik az étel? olyan étel az étlapon, amely nem ízlik? olyan étel az étlapon, amely nem ízlik?

Eljuttatás a fogyasztóhoz: A. Időben érkezik-e az étel (ételhordós kiszállítás)? B. Megfelelő a turnus időpontja? A. Megfelelő az étkeztetés helye? (A „nem helyben megadásával) B. Mennyire megfelelőek az étkeztetés körülményei? A. Mennyire megfelelő a kiszolgálás/tálalás minősége? B. Mennyire megfelelő a kiszolgálás/tálalás minősége?

étkezik”

opció

Térítési díjfizetés módja: A. B. A. B. A. B.

Mennyire Mennyire Mennyire Mennyire Mennyire Mennyire

felel felel felel felel felel felel

meg meg meg meg meg meg

a a a a a a

díjfizetés díjfizetés díjfizetés díjfizetés díjfizetés díjfizetés

rendszere? rendszere? helye? helye? időpontja/időtartama? időpontja/időtartama?

Kommunikáció – tervkészítés Az interneten, az egyes intézmények honlapján nem egységesen, szétszórtan jelennek meg az információk, tájékoztatások az étkeztetéssel kapcsolatban. Javasolt az Önkormányzat honlapján létrehozni egy menüpontot, például „Közétkeztetés” címmel. Ezen menüpont alatt pedig aktuális, rendszeresen frissített adattartalommal, csoportosítva javasoljuk megjeleníteni az információkat, híreket, adatokat. Érdemes egy rendszeresen

tervet kidolgozni jelenjenek meg

arra, hogy az elérhető helyi médiában információk, hírek, tájékoztatások a

közétkeztetéssel kapcsolatban. A pletykák, felértékelésének elkerülésére ez jó módszer lehet.

negatív

esetek

túlzott

Az iskoláskorúak körében tapasztalható ételpocsékolás csökkentésének egyik módja a tudatos kommunikáció. Javasoljuk egy olyan „kampány” kidolgozását, amely például a következő szlogenre épít: „Az étel nincs ingyen! Akkor sem, ha nem fizetünk érte. Valaki megdolgozott minden falatért, amit megeszel!” Grafikákkal kiegészítve, az ilyen, vagy hasonló szlogent, szlogeneket plakátokon el lehet helyezni az iskolában, az étkezdében. Fel lehet használni a nyugta hátoldalát is: lehetséges például bélyegzővel rábélyegezni egy rövid szlogent, amely a szülők felé is eljuttathatja az üzenetet. A díjtáblázatokban (weblapokon, kifüggesztett táblázatokon) zárójelesen fel lehet tüntetni az étel valódi árát. A nyugtán is lehet jelezni, hogy a megfizetett összeg nem az étel valódi ára. A műhelymunkák során mindenki egyetértett azzal, hogy célszerű minél jobban tudatossá tenni a fogyasztókban, hogy az ételek előállítása is pénzbe kerül. Ez része a pénzügyi kultúrának is, amely sajnos sok területen alacsony szinten áll Magyarországon. Szolgáltatás – diétás étkeztetés Egyre nagyobb jelentőséget kap a diétás étkezést igénylő fogyasztók megfelelő ellátása. Ezt tükrözi a szeptemberben hatályba lépő rendelet is. Javasoljuk egy előzetes felmérés elvégzését arra vonatkozóan, hogy Kaba Városában és a közeli településeken mennyi személyt érint a diétás étkezés. Ezt az információt a megfelelő szakszolgálatoktól, szociális gondozást végzőktől lehet megkérni. A felmérés eredménye alapján elvégezhető egy kalkuláció a diétás főzőkonyha üzemeltetésének indokoltságára. Mivel ez a felmérés és kalkuláció több időt igényel, úgy ítéljük meg, hogy egy éven belül lehet olyan eredményre számítani, amely komoly döntést alapozhat meg.

FEJLESZTÉSI TERÜLET: FENNTARTHATÓ GAZDÁLKODÁS ÉS KÖLTSÉGVETÉSI EGYENSÚLY A rövid- és középtávú (3-5 éves) célokhoz kapcsolódó akcióterv A A feladat A szükséges cselekvési Határidő és felelős pontos erőforrások terv által meghatározása megnevezése elérendő cél A meglevő, intézményi keretek között működő alapítványok Alapítványi legyenek aktivitás és aktívabbak, ismertség ezáltal az növelése Önkormányzat fenntartásában álló intézmények Az számára alapítványi pótlólagos célok felül- befizetéseket, vizsgálata bevételeket és támogatást egyaránt képesek generálni. Támogatók megnyerése

• Intézményi vezetők és alapítványi vezetők munkaideje • Testületi tagok munkaideje • Kuratórium munkaideje • Kb. heti 2 -2 óra munkaidő • irodaszer, telefon költség • Egyéb költség nem merül fel

Lehetséges kockázatok és veszélyek

• alapítványi vezetők • Kockázatként • kuratórium merül fel, • testületi bizottság hogy tagja előfordulhat, • Képviselőtestület hogy az • Polgármesteri aktivitás Hivatal által ellenére sem delegált tag sikerül bevételt generálni.

Határidő: 2014. hó

szeptember

• A kuratórium egyet nem értése a kitűzött célokkal és tervvel. •A támogatások csak elvben valósulnak meg.

A A feladat A szükséges cselekvési Határidő és felelős pontos erőforrások terv által meghatározása megnevezése elérendő cél

Könyvtár létesítése

Kaba város lakói • Pályázati • Kulturális számára új lehetőségek szakértők felülvizsgálata könyvtár és a intézményi és hozzá kapcsolódó szükséges a Polgármesteri Hivatal szinten szolgáltatások lehetséges kialakítása. fejlesztési • Kuratóriumi tagok források • Pályázati szakértők feltárására. • Az Esettanulmány esettanulmán Határidő: készítése a yra fordított lehetőségekről. 2014. december 31. idő kb. 120 munkaóra.

Lehetséges kockázatok és veszélyek • Kockázatot jelent a pályázati forrás hiánya. •A lakosság csekély érdeklődése. • Megfelelő helyszín hiánya. • Szakmai tudás hiánya.

A A feladat A szükséges cselekvési Határidő és felelős pontos erőforrások terv által meghatározása megnevezése elérendő cél

Főzőkonyha építése és bérbe adása rendezvény ek megrendez éséhez.

A közétkeztetési • Szakértői feladatok konzultációk hatékonyabb szükségesek. ellátására •A alkalmas hatástanulmá főzőkonyha ny létesítéséről elkészítéséhez készüljön kb. 150 hatástanulmány. munkaórával szükséges számolni. A hatástanulmány A felsorolt térjen ki a erőforrások a várható hatástanulmány költségekre, elkészítését bevételekre, teszik lehetővé, fenntartási és a főzőkonyha egyéb létesítése költségekre, természetesen valamint a további jogszabályi erőforrásokat előírásokra. igényel.

Lehetséges kockázatok és veszélyek

• étkeztetési • Kockázatként szakértők merül fel a • építési szakértők főzőkonyha • hatósági létesítését engedélyezésben lehetővé tevő szakértők pályázati • főzőkonyhai forrás hiánya. tapasztalattal rendelkező • A főzőkonyha tanácsadó a • pályázati szakértő hatástanulmá / finanszírozási ny szerint szakértő nem térül • beruházási meg – az szakértő erre vonatkozó megfelelő kockázatkezel ési válasz, hogy a Határidő: 2014. főzőkonyha december 31. létesítését visszautasító döntés születik. •A hatástanulmá ny eredményéve l szemben a testület másképp dönt. •A konyha megépül, de nem hoz plusz bevételt. •A konyha nem tud a közétkeztetés

A A feladat A szükséges Határidő és felelős cselekvési pontos erőforrások terv által meghatározása megnevezése elérendő cél

Lehetséges kockázatok és veszélyek

Rövid táv Hatástanulmány • Szakértői • Szociális • Pályázati és üzleti terv konzultációk. munkások forrás hiánya. készítése egy • A • Idősgondozásban hatástanulmá részt vevők, • A Önkormányzati szociális ny tulajdonú orvosok és ápolók idősek elkészítéséhez szociális és szakvéleménye. otthona a kb. bentlakásos 250 • Finanszírozási hatástanulmá idősek otthona szakértő munkaóra ny szerint Szociális szakvéleménye. szükséges. nem térül bentlakásos létesítéséről. • Építész meg. idősek szakvéleménye. otthona / • Üzemeltetési szociális és Különös •A szakértők tekintettel a piaci piaci hatástanulmá szakvéleménye. értékesíthetőségr alapokon ny • Pályázati szakértők e, a fizetőképes eredményéve bevonása. keresletre. l szemben a testület Határidő: másképp dönt. 2014. december 31.

Gyógyfürdő szolgáltatás ainak kibővítése

Üzleti terv • Az üzleti terv • Finanszírozási és • A készítése a készítéséhez üzleti szakértők. szolgáltatáso gyógyfürdő szükséges kra várt szolgáltatásainak gazdasági • Turisztikai fizetőképes bővítéséről. szakértők szakértők. kereslet munkaideje, elmarad. kb. 100 • Kereskedelmi munkaóra. kamara bevonása. • Nem A fizetőképes megfelelő a kereslet

A A feladat A szükséges Határidő és felelős cselekvési pontos erőforrások terv által meghatározása megnevezése elérendő cél

Lehetséges kockázatok és veszélyek

Rövid táv felmérése.

• Vállalkozókkal • Vállalkozók szolgáltatáso való bevonása. k színvonala. Pl.: masszázsok, egyeztetés, pedikűr, kb. 30 • Pályázati szakértők • A vállalkozók kozmetika, munkaóra. (a medencék és nem szépségszalon fürdőkívánnak stb. • Turisztikai szolgáltatások együttműköd szolgáltatások szakértők bővítéséhez.) ni. iránt. bevonása, kb. 50 munkaóra. •A pályázati forrás nem áll Különböző rendelkezésre Határidő: vásárlói igények . kielégítése: 2014. december 31.

• Idősek számára csendes és elkülönített pihenő, gyógytorna, gyógy masszázs. • Családok számára gyermekjátszó, animátor, külön medencék. • Éttermi szolgáltatások bővítése. Művelődési

Újfajta munkaerő • Finanszírozási

• Művelődési

és • Nem

tártunk

A A feladat A szükséges Határidő és felelős cselekvési pontos erőforrások terv által meghatározása megnevezése elérendő cél

Lehetséges kockázatok és veszélyek

Rövid táv Ház új működtetés i formája a költségek csökkentés ére

bevonásával folyhat a munka a művelődési házban, pl.: önkéntesek, közfoglalkoztatott ak, diákok. •

és szociális oktatási szakértők területen dolgozók • Pénzügyi munkaideje, szakértők. jogi szakértő.

fel jelentős, releváns kockázatot.

• Pályázati szakértők A lehetőségek megvizsgálás ához kb. 20 munkaóra Határidő: szükséges. 2014. hó

szeptember

Kerüljön • Hatástanulmá • Pályázati és • A megvizsgálásra ny és üzleti finanszírozási szolgáltatást annak terv szakértők nem veszik lehetősége, hogy készítése, igénybe. Művelődési a művelődési ház költségelemzé • Oktatási és Ház új megújulhasson. s. művelődési • A szolgáltatás szolgáltatás szakemberek színvonala okkal való • Kb. 20 nem bővítése a Új szolgáltatások, munkaóra. megfelelő. bevételek pl. diákok növelésére Határidő: számára közösségi tér 2014. szeptember kialakítása. hó

Bölcsődei szolgáltatás bővítése

A szabad • Bölcsődei, bölcsődei gyermekvédel helyekre mi szakértők. gyermek-

• Polgármesteri • Nem tártunk Hivatal részéről fel jelentős, gazdasági releváns szakértő, kockázatot.

A A feladat A szükséges Határidő és felelős cselekvési pontos erőforrások terv által meghatározása megnevezése elérendő cél

Lehetséges kockázatok és veszélyek

Rövid táv megőrzési, játszóházi szolgáltatás bevezetése.

Árszint és szolgáltatás tartalmának meghatározása.

• Finanszírozási és gazdasági szakértők.

bölcsődevezető.

• Kb. 20 Határidő: munkaóra. 2014. szeptember a hó

1. A turisztikai fejlesztések irányának meghatározásához stratégiai városfejlesztési program megalkotása válik szükségessé. A jövőképalkotás folyamatában két külön, ám egymást kiegészítő irány kristályosodott ki, melyet a stratégiai turisztikai fejlesztési terv készítése során érdemes figyelembe venni. Ezek a falusi, vidéki és aktív turizmus, mely Kaba város vidéki, szeretetteljes vendégvárását és vendégszeretetét tükrözi. Ennek elképzelt megvalósulási területe Kaba külvárosa, a kertes, sok zöldterülettel rendelkező házak. A falusi turizmus jelleg erősítésével a szálláshelyek számának növekedésével számolnak, mely az idegenforgalmi adóbevételek növekedését illetve a helyi fogyasztás növekedése által a vállalkozások által fizetett adóbevételek növekedését vetíti előre. A városias, kulturális és szabadidős szolgáltatásokban bővelkedő turisztikai programok inkább a városias Kaba részeként képzelhetők el. Fontos, hogy a két terület, a városias és falusiak turizmus egymást kiegészítsék.

Falusi turizmus

• Nyugodt, csendels, természetközeli • A madárvédelmi terület (korábbi cukorgyári tavak bevonása) • Aktív turisztika: kerékpárút, túrázás

Városias turizmus

• Kulturális programok • Kaba történeti kiállítás • Fesztiválok, helyi termékek vásárlási lehetősége •Gyógyfürdő tág szolgáltatásái háttérrel

A turisztikai stratégiai fejlesztési terv projektgazdája Kaba Város Önkormányzata. Őt támogatják a helyi vállalkozók és civil szervezetek, valamint szakértői testületek, például a Hajdú-Bihar megyei Turisztikai Hivatal. A stratégiai tervben ki kell térni a pályázati lehetőségekre valamint az egyéb lehetséges finanszírozási megoldásokra, valamint meg kell vizsgálni minden, önkormányzati és hivatali tevékenységet, mely a turisztikai fejlesztést támogathatja. A stratégiai terv elkészülésének határideje, tekintettel annak hosszú távú és átfogó jellegére 2015. június 30. A stratégiai terv elkészülése után a tanácsadó javasolja, hogy újabb projekt keretén belül kerüljön kidolgozásra a stratégiai terv operatív cselekvési terve, amelynek része a konkrét feladatok meghatározása.

2. Kaba város ipari fejlődésének fellendítésére készüljön stratégiai terv. Az ipari fejlődés fellendítését támogató stratégiai terv alapuljon a helyi vállalkozások igényeire, valamint a város ipari hagyományaira, jól működő iparágaira. A hatástanulmány illetve stratégiai terv térjen ki a mezőgazdasági

termékek feldolgozásának lehetőségeire, például a környékbeli kukoricatermelés melléktermékéből, a kukorica-csutából előállított édesítőszer, az eritrit gyártására. Az ipari fejlődés fellendítését támogató stratégiai terv elkészítésének projektgazdája Kaba Város Önkormányzata. Támogatói pályázati és vidékfejlesztési szakértők, valamint a helyi vállalkozók, ipari termelők, kamarák résztvevői és aktív tagjai. A következő ábra a tudás összegzéséből adódó szinergiákat mutatja be szemléletesen. Az elméleti, jogi, pénzügyi és gyakorlati aspektusok együttes figyelembe vétele a stratégiai tervet reálissá, megvalósíthatóvá és általánosan elfogadottá teszi, mely nagyban elősegíti a stratégia sikeres operatív cselekvési tervre történő lebontását, majd az egyes részfeladatok megvalósítását.

Vállalkozások

Multinacionális cégek

Termelők, kereskedők

Társadalmi összefogás, közérdek

Pályázati lehetőségek

Városvezetői támogatás

Önkormányzati és Polgármesteri Hivatali szándék

Stratégiai gazdaságfejlesztés

Közösen elért stratégiai cél

3. A mezőgazdasági termelés fellendítése A helyi mezőgazdasági termelés fellendítésére gyakorlatilag az ipari termelés fellendítésére vonatkozó feladatok és stratégiai elemek vonatkoznak. Kiemelendő, hogy a mezőgazdasági termelésben érdemes a környezeti fenntarthatóság és a bio- valamint öko-gazdálkodás szemléletét alkalmazni. E tekintetben megfelelő szakértők bevonása válhat szükségessé. E ponton ki kell térni arra, hogy az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal felelőssége e téren a városban meglevő tudás, szakértelem összefogása és egy irányba állítása.

A különféle tapasztalatok, tudás

Szinergia

A városban élő vállalkozók, civilek, szakemberek és szakértők tudásának összegzése

A társadalmi összefogás megteremtése

A társadalmi, közös érdekért vállalt tudásátadás értékének belátása és az összefogás szükségességének megismertetése olyan városvezetési feladat, mely jövőbe mutat, s összefogást hirdet. A

jelen szervezetfejlesztési folyamat igen jó példát szolgáltat arra, hogy megfelelő elhatározással és nyitott szemléletmóddal, a kreatív és újfajta megközelítés alkalmazásával – mások véleményének meghallgatásával és elfogadásával – olyan eredmények születhetnek, melyek hatékonysága és minősége meghaladja a csupán saját forrásokból származó tudás alkalmazásával elérhető eredmények szintjét.

A tudásmegosztás

Más önkormányzatok, városok szakértői - akiktől tanulni is lehet

Második szint: Kaba Város vezetése, szakértői csoportjai Legfőbb célcsoport: Kaba Város lakossága, vállalkozói, kereskedői, termelői, civil szervezetei

Az ÁROP pályázati anyagban Kaba Város Önkormányzata megfogalmazza, hogy annak érdekében, hogy az alapos döntéselőkészítést és megvitatást követő döntések és intézkedések jobb társadalmi és közösségi elfogadottságnak örvendhessenek, szükséges a

döntések hátterének és céljainak megismertetése. Így a tudásmegosztás elsődleges célcsoportja maga Kaba város teljes lakossága. A második – de korántsem másodlagos szint – a város vállalkozóiból álló csoport. Itt nem kívánunk különbséget tenni kis-, közép- és nagyvállalkozások között, hiszen az eltérő tudásukra, tapasztalatukra szükség van a társadalmi összefogás eléréséhez. A városvezetés szakértői valamint a városban élő egyéb szakértők célcsoportként való meghatározása a stratégiai tervezésbe történő bevonás első lépése. A bevonás módja lehet meghallgatás, közösségi fórum, illetve véleménycsere. A Kaba Önkormányzata által vállalt tudásmegosztás harmadik szintje a más városok önkormányzatainak szakértőiből álló csoporttal történő információ-, tapasztalat- és tudásmegosztás.

FEJLESZTÉSI TERÜLET: MUNKAKÖRI ILLESZKEDÉS FELÜLVIZSGÁLATA, MUNKAKÖRÖK FELÜLVIZSGÁLATA

1. Munkaköri leírások frissítése a javasolt felépítés szerint. 2. A munkaköri szabályzat frissítése a javaslatokkal kiegészítve. 3. A munkakörök kiegészítése követelményprofilokkal.

FEJLESZTÉSI TERÜLET: SZAKMAI ÉS TÁMOGATÓ FOLYAMATOK FELÜLVIZSGÁLATA

Jelenlegi, helyi civil szervezeteknek nyújtott támogatások átvilágítása

Kaba esetén a település mérete és a civil szervezetek száma magyarázza, hogy a támogatás rendje – bár igyekszik megfelelni minden országos szabályzásnak – mégis egy sok éve kialakult rendszerben, többnyire informális-jellegű keretek között zajlik, a kötelező, minimális adminisztráció elvégzésével.

JELENLEGI GYAKORLAT Folyamat elindítása: Kérvény civil oldalról

MEGJEGYZÉS

Az önkormányzati stratégiával összhangban és a civilekkel folytatott párbeszéd alapján

Támogatási szerződés Cél meghatározása a helyi feladatok jobb koordinációját teszi lehetővé.

MEGVALÓSÍTÁS (ezt nem ellenőrzik!!!)

A megvalósítás folyamatát szakmai szempontból is javasoljuk ellenőrizni és monitoringozni.

JAVASOLT MÓDOSÍTÁS Folyamat elindítása: Pályázati kiírás Önkormányzat oldaláról A pályázatokban az önkormányzat határozza meg a támogatási célt, ezért tervezhetőbb és átfogó

Monitoring-rendszer kidolgozása

Támogatási szerződés

Az elvárásokat sztenderd rendszerben kell megfogalmazni.

Cél meghatározása

Feltételrendszer: •

pénzügy köti a szerződést,

Aki nem tud elszámolni, az nem kaphat újra támogatást (ez jelenleg is így működik.).

Kiszámíthatóság Átláthatóság Disszemináció biztosítása

Együttműködés a civilekkel a megvalósításban.

MEGVALÓSÍTÁS (ezt nem ellenőrzik!!!)

Elszámolás

A megvalósult pályázatokról részletes, fényképes beszámoló jelenjen meg a kaba.hu honlapon.

Ellenőrzést belső ellenőr végzi: ellenőrzés során a civilek és az önkormányzat munkáját is felülvizsgálja.

Monitoring-rendszer alkalmazása a teljes folyamaton.

Javaslat

A helyi civil szerveződések minden jóléti államban valódi önkormányzati programok komplex megvalósítására. A sokoldalú „eszközként” tekintenek az egyesületekre, erőforrásként, melyek képesek olcsó és rugalmas

lehetőséget jelentenek helyi önkormányzatok alapítványokra, plusz feladat-végrehajtóként

működni, helyi problémára innovatív és hatékony válaszokat adni, melyekre a közigazgatás merevebb keretei és szűkebb lehetőségei miatt nem képes.

Javasolnánk, hogy a Kabai Önkormányzat is sokkal nagyobb lehetőséget lásson a területén és a környéken működő civil szféra szerveződéseiben, melynek tagjai és csoportos formációi kevés pénzből is aktívan képesek lehetnek lokális igényekre és problémákra reagálni.

Jelenleg a Kabai Önkormányzat az általa ismert és nyilvántartott civil szervezetek számára a sokéves „szokásjog” alapján oszt ki támogatásokat. A folyamat nagyjából mindig hasonló, de kialakulása nem volt tervezett és átgondolt, ezért mégsem mondható, hogy megfelel bármiféle elvi követelménynek, vagy valamilyen módon sztenderdizálva lenne:

A jelenlegi folyamat az, hogy az éves önkormányzati költségvetés tervezése előtti időszakban beadják a civilek a támogatási igényt (ennek befogadása és maga a támogatás is önként vállalt önkormányzati feladat), vagy egyedi esetekben kérhetnek év közben is pénzügyi támogatást. (Indok lehet pl.: Kaba népszerűsítése, sportesemény.)

A helyi civilszervezetek támogatói kérelmet, vagy problémájuk esetén gyors segítségre egyfajta méltányossági támogatási igényt nyújtanak be az önkormányzathoz (például hirtelen adódó, átmeneti likviditási probléma esetén). A közgyűlés dönt a támogatásról.

Ez egy helyi gyakorlat során kialakult, protokoll nélküli helyzet, amely bizonyos szempontból működőképes, de nem felel meg bizonyos kívánalmaknak, mint például a kiszámítható, átlátható, esélyegyenlőséget biztosító és tervezhető támogatási rendszernek. Javasoljuk továbbá szétválasztani a civil szervezeteknek nyújtott működési támogatásokat és a konkrét projektekre, önkormányzat által meghatározott feladatokra megnyerhető és kiosztott támogatásokat, mert e kettőnek mind a költségtípusai, mind az ebből következő ellenőrzése is különböző.

Mindkét támogatást, azaz a működési támogatásokat és a konkrét projektekre, önkormányzat által meghatározott feladatokra megnyerhető és kiosztott támogatásokhoz csak pályázati úton, súlyozott pontozásos értékeléssel lehessen hozzájutni. Így a későbbi monitoringot is meghatározza majd adott pályázat a szervezet által megírt szövege. Kivételt képezhet bizonyos sürgős önkormányzati program megvalósításához kapcsolódó támogatás, illetve a civil szervezet nagyon megalapozott, külön kérelme alapján az Önkormányzat testülete által jóváhagyott kisösszegű támogatás. Szóba jöhet még természeti támogatás is, mikor például az Önkormányzat saját nem pénzügyi forrásaiból juttat a civilek fenntartása, munkájának végzése érdekében segítséget, ilyen lehet például az üres ingatlanok piaci ár alatti bérleti díjért, vagy ingyenesen történő rendelkezésre bocsátása. Ennek a lehetőségnek egy továbbfejlesztett változata lehet egy civil inkubátorház, mely akár járási hatókörben a környékbeli települések civiljeit is összefoghatja, közös lehetőségeket nyújtva számukra. Érdemes lenne a célcsoportot irányítottan kiterjeszteni a fiatalok felé (a felmérés szerint jelenleg az idősebb korosztály bevonása szignifikánsan sikeresebb a civil szféra aktív életébe). Ez Kaba megtartó-, és vonzerejét is növelheti a családok, fiatalok számára. Ha a Kabai Önkormányzat – mint kezdeményező – a non-profit szervezeteket jobban bevonja a programjai szervezésébe (pl.: helyi civil kerekasztal létrehozása), esetleg a döntéshozás folyamatába is, amikor ez releváns lehet (helyi stratégiák kidolgozása, kulturális, sport, szociális, életmódbeli kérdések stb…), akkor aktívabb részvételt biztosíthat. Ez kihat a lakosság tudatos, lokálpatrióta viselkedésére, javítja a környezethez és a közügyekhez való attitűdjüket és egyben az elégedettségüket is az önkormányzat munkájával kapcsolatban.

Jelenleg Kabán civil koncepció nincs, azonban van Partnerségi Együttműködési Szabályzat, ami a Településrendezési Terv készítéséhez jött létre, és szabályozza, hogy hogyan vonják be a lakosságot, vállalkozásokat, civileket a TRT készítés folyamatába. Ezen felül egy kis kapcsolódás van a Szociális Szolgáltatástervezési Koncepcióban, azon belül is a szociálpolitikai kerekasztal egyik tagja a Nyugdíjas Egyesület (mint civil szervezet) képviselője.

Javasoljuk, hogy rendezzenek „Partnerségről szóló” rendezvényt, amelyen átbeszélik, hogy meddig és milyen civil szervezeteket enged beleszólni a döntéshozatalba a Hivatal. Például: szemétgyűjtést bizonyos civil szervezetekkel – partnerség keretén belül. Ezek esetében fontos kiemelni, hogy véleményformálási lehetőséget is biztosítsunk a civilek számára, amely tovább erősíti a partnerségi kapcsolatot. Érdemes lehet civil referenseket is kijelölni, ezáltal mélyíteni a partnerséget. Nem elhanyagolható szempont az sem, hogy forrást tud allokálni az önkormányzat azzal, hogy a civil szervezeteket bevonjuk az önkormányzati rendezvényekbe. Ennek továbbgondolásaként érdemes megfontolni, hogy bizonyos feladatokat kiszervezzenek a civilek, önkéntesek számára.

Továbbá javasoljuk szabályozni az ÁH rendszeren kívülre juttatott támogatások folyamatát egy támogatási szabályzattal – hogyan történik egy támogatási szerződés benyújtása – ezzel transzparenssé teszi, hogy milyen módon – hozadék: közpénzek felhasználásának transzparenciáját, javítja a pénzügyi nyilvántartásokat.

A kompetenciák feltérképezését javasoljuk a Hivatalnál, amelynek eredményétől függővé tesszük, hogy mely területek esetén van szüksége a Hivatalnak külső szakértő bevonására, és mely területeken oldható ez meg belső forrásból, annak érdekében, hogy a működés gördülékeny és hatékony legyen. Így ennek függvényében érdemes megfontolni a külső szakértők létjogosultságát.

Összességében javasolt egy nagy volumenű civil koncepció kidolgozása, amelybe valamennyi bejegyzett civil szervezetet be kell vonjanak, annak érdekében, hogy hatékonyan és jól működjön.

A nyitottabb, aktívabb kapcsolatrendszer a jövőben új lehetőségeket jelenthet közös pályázatok megírására és megvalósítására, az önkormányzati feladatok további kiszervezésére, a szervezetek erőforrásainak hatékony kihasználása válik lehetővé jó együttműködések esetén, így a civil szervezetekben tevékenykedő, elhivatott szakértők bevonására is, hogy támogassák tudásukkal az Önkormányzat munkáját.

Második folyamat: iratkezelés, kommunikáció, iktatás

JAVASLAT

Jelenleg alszámos iktatás működik, adott ügyiratot a főszám fog össze, így a teljes ügy iratanyaga egyben is visszakereshető. Az így nyilvántartott visszakereshető.

ügyeknek

a

felelőse/ügygazdája

JAVASLAT MUNKAFOLYAMAT EGYSZERŰSÍTÉSÉRE

is

könnyebben

Jelenleg a Hivatalnál van iktatóprogram, ez az e-iktat, ez a hálózaton keresztül elérhető minden munkatárs számára, külön felhasználói névvel és jelszóval tudnak belépni a rendszerbe. Egy-egy iktatás alkalmával az ügyintéző számot és alszámot ad az iktatandó anyagnak. Egy főszámhoz kapcsolódó kimenő alszámokat az ügyintéző ad, de ha újabb bejövő irat van egy adott tárgyhoz, főszámhoz, az is alszámot kap, azt viszont az iktató munkatárs iktatja. Egy-egy pályázatoknál nem ritka, hogy 8090 db alszám is van, ennek körülbelül felét az ügyintéző adja, mert kimenő irat, fele meg bejövő, azt az iktatós iktatja. Javasoljuk, hogy a Kabai Önkormányzatnál az iktatási rendszer a beérkeztetés pillanatától egy kézben összpontosuljon, aki ért az iktatási programhoz is és az irattárazást is megoldja. Ha jó, szakmailag képzett és precíz iratkezelőt sikerül találni, akkor átláthatóvá válnak és leegyszerűsödnek a munkafolyamatok, jóval kevesebb a hibalehetőség egy beérkező küldeménynél, biztonságosabbá válik az ügyszám szerinti azonosítás is. Így megszűnnek a redundanciák, minden esetben kijelölhető az ügytípus szerinti ügyfelelős. Kimenő levelek, gyakori ügyek iratainak standardizálása Már létezik az iktatásnál az egynél többször már felmerült és a jövőben is előfordulható ügyekhez iratminta szerkesztése, amelyet a jegyző jogi szempontból előzetesen megvizsgál, esetleg az ügyintéző számára támogatásként használati utasítást, irányító megjegyzéseket ad hozzá.

Javasoljuk, hogy történjen meg (v.ö. ábra) a kimenő levelek és a gyakran felmerülő ügyek iratainak standardizálása (minta íratok, blanketták, formanyomtatványok, standardizált ügyleírások), amely egyrészt a hibaforrások számát nagymértékben csökkenti, a jogszerűséget az előzetes jogi átvizsgálás biztosítja, másrészt a kész szövegeket már nem kell újra megfogalmazni, ezzel a munkafolyamatot is gyorsítja.

A postakönyv jelenleg manuális. A bejövő postát a Jegyző Úr bontja, amennyiben Ő nincs bent, helyette az aljegyző. Olyan esetekben, amikor egyikük sincs bent, akkor az igazgatási osztály vezetője. Így ez esetben javasoljuk a postakönyv digitális előállítását, a napi posta feladása ugyanis jelenleg sok időt visz igénybe.

Biztonságos és visszakereshető irattározás Jelenleg Kabán az egységes irattározás 1 még nem megoldott. Az ügyviteli folyamat alapszabálya, hogy az elintézett ügyek iratait, a kezelésükhöz szükséges segédletekkel együtt, szabályozott eljárás során kellene elhelyezni egy száraz, biztonságos, erre a célra berendezett irattárba. A hagyományos papíralapú irattárba helyezés az irattározás, ennek a folyamatnak az elektronikus megfelelője, ha az iratot a kapcsolatait leíró metaadataival együtt - a papíralapú szabályozás betartásával - mentem át egy másik adathordozóra, ez elektronikus archiválás. A fogalom megkülönböztetés a papíralapú, illetve iratkép formátumú irattározástól, és megkülönböztetés a biztonsági célú számítógépes mentéstől egyaránt.

Az iktatóprogramban van digitálisan eltárolt „címlista”, az gyakorlatilag kiterjed minden partnerre, akitől bejövő irat érkezik, vagy akinek mi küldünk kimenő iratot. A gyors informatikai fejlődés megkívánja, hogy időről-időre ellenőrizzük rendszereinket, így javasoljuk az iktató program felülvizsgálatát, ezáltal megnézzük, hogy a funkciók hatékonyan és jól működnek-e. A rendelkezésre álló címlistával javasoljuk, hogy rendszeresen foglalkozzanak a hivatalnál, ugyanis ez egy nagy értéket jelent. Cél, hogy folyamatosan bővüljön és frissüljön a címlista. Fontos, hogy valakinek a munkakörébe kerüljön bele, hogy felelős a címlista frissítéséért. Javasoljuk, hogy pdf-ben töltsék fel a rendszerbe a nyilvántartást, azaz így kerüljön digitalizálásra, így rendelkezésre áll mindenki számára, továbbá minimalizálni tudjuk az adatvesztést is. Minél több minden megvan digitálisan, annál kevesebb papír alapú anyag tárolásáról kell gondoskodni.

Javaslat digitális fejlesztésre: Az elektronikus iratok feldolgozása gyorsabb, tárolása költség- és helykímélő, rendszerezése és kereshetősége is jóval egyszerűbb. Érdemes lenne a helyi lakosság számára – például a Teleház bevonásával – ingyenes képzést szervezni, mely során a közigazgatásban használatos számítógépes alkalmazásokat

készségszinten elsajátíthatják. Annak ellenére, hogy nincs minden ügyfélnek otthon internet elérése, a számítógépes ügyintézés lehetősége egy plusz szolgáltatás, amellyel fejlődő világunkban egyre több ügyfél szeretne élni és nekik a lehetőséget jó, ha megteremtjük. Összegzés és egységesítési javaslat A rögzítések egységes és következetes metodikája lerövidíti az ügyintézési időt, gyorsítja és egyszerűsíti mindenkinek a munkáját. Valamint az is fontos, hogy tudjanak keresni - régebbi ügyek kapcsán – az irattárban és az adatbázisban is. A Kabai Önkormányzat jelenleg úgynevezett vegyes iratkezelési rendszert használ 2, mely helyett javasoljuk – a kisméretű szervezetre való tekintettel a centralizáltabb iratkezelési szisztéma felé való elmozdulást, amely azt jelenti, hogy az ügyintézési szakaszon kívül az iratanyaggal kapcsolatos minden teendő egyetlen helyen történjen meg, így a postai küldemények átvétele, felbontása, iktatása, majd ezután történhet az ügyintézők munkája, majd az ügyek befejezésével az iratok selejtezése és irattározása is.

Az iktatás fentiek alapján történő standardizálása és a Működési folyamatokban leírt és javasolt szabályozás után érdemes a Kabai Polgármesteri Hivatalban dolgozó minden érintett számára egy oktatást tartani az iratok kezelésének teljes vertikumáról, hogy ne csak a rendszer, hanem annak használata is legyen egységes, mindenki számára ismert, a folyamatokat mindenki ugyanúgy átlássa és „egy nyelvet beszéljenek” az érkeztetés, iktatás, irattározás stb… kapcsán. Az elektronikus iktatási rendszer használatának mindenki által történő elsajátítása a teljes rendszer problémamentes működtetésének feltétele.

Javaslatok A döntés-előkészítés felgyorsítását semmiképpen nem lehet a szabályzások által kötelező lépések kihagyásával felgyorsítani, viszont a folyamat sztandardizálásával (ld. folyamatábra) egyszerűsíthető és időben is – párhuzamos folyamatok elindításával – lerövidíthető. Érdemes a nem ad hoc jellegű döntések előkészítését már a közép- és rövidtávú tervek keretén belül

elindítani, így a folyamat ugyan nem rövidül le, de az időbeosztás szempontjából korábban válik előkészített döntéssé. A fenti két javaslat: a sztenderdizált döntéselőkészítő folyamat és az előzetes tervezés biztosíthatja, hogy az érintettek időben megkapják a tervezeteket és a kapcsolódó anyagokat.

A helyi érintettek minél szélesebb körű bevonása biztosítja a döntés előtti ügyek sokoldalú és alapos vizsgálatát és egyúttal ingyenes, - vagy még jobb, ha honorált, de olcsó - lehetőség bizonyos területek szakértőinek bevonására is a szakmai vizsgálat során. A bevonás módszerével humánerőforrás és gazdaságosság szempontjából is komoly megtakarításokat lehet elérni, miközben a helyi lakosság elégedettségét is növeli az, ha megkérdezik helyi közügyekben a véleményüket.

Az éves önkormányzati költségvetési keretbe, amennyiben lehetőség van rá, mindenképpen javaslunk tervezni előzetesen szakértői díjakat. Ezek a díjak biztosítják a döntések alapos tartalmi, szakmai előkészítését, felülvizsgálatát és a későbbiekben, a megvalósítás során rengeteg kellemetlenségtől kímélhetik meg az Önkormányzatot. A belső ellenőr feladatkörébe javasoljuk felvenni az Önkormányzat által hozott döntések, szabályozások megvalósulásának, végrehajtásának évenkénti ellenőrzését. Az egyes Önkormányzati döntésekhez feladat és felelősség-mátrix hozzárendelését javasoljuk, ezáltal átlátható, visszakereshető és ellenőrizhető a szabályozás megvalósítása. Egy kompetencia mátrix minta látható itt, azonban ezt az Önkormányzatnak szükséges saját igényeire szabni, hiszen pl.: -

Helyi kisebbségi önkormányzati testület Kabán nincs, ezt érdemes kivenni

-

Ügyrendi bizottsági önkormányzati testület nincs, viszont van Pénzügyi, Gazdasági és Ügyrendi Bizottság

A szakterületek mentén a bizottságok és az adott ügyosztályok között érdemes negyedévenként koordinálni egy egyeztető megbeszélést. Így kiderülhetnek az önkormányzati döntések gyakorlati következményei, megismerhetik egymás álláspontját és segíthetik egymás munkáját is. Esetleg a napi hivatali munkából következő javaslatok bekerülhetnek a döntéshozó testület elé.

FEJLESZTÉSI TERÜLET: TÁMOGATÓ INFRASTRUKTÚRA ÉS SZERZŐDÉSES KAPCSOLATOK FELÜLVIZSGÁLATA

Javaslat a támogatási rendszer fejlesztésére A költségvetési tervezés megkönnyítése érdekében célszerűnek ítéljük, ha a képviselő-testület a költségvetési koncepcióban rögzíti a civilek részére támogatásként megítélhető előirányzat legnagyobb mértékét és meghatározza azon alapelveket, melyek irányt adnak a támogatások felosztásához. A támogatotti kör elszámolási kötelezettségére vonatkozóan javasolt konkrétabb részletszabályok lefektetése annak érdekében, hogy a kontroll-folyamatok automatizált módon működhessenek és az adatszolgáltatás folyamatos legyen a támogatási összeg felhasználását követően, azaz ne kérésre továbbítsák elszámolásaikat a támogatottak. Ezen szabályok be nem tartása valamilyen szankciót vonhat maga után (pl.: a következő évi támogatásban nem részesíthető, az elszámolási kötelezettség teljesítéséig a folyósítás felfüggesztésre kerül, stb.). Javasoljuk továbbá a hivatal szervezetrendszerén belül valamely – első sorban a Pénzügyi Osztály szervezeti egységen belül foglalkoztatott - munkatárs konkrét munkaköri kötelessége körében rögzíteni az önkormányzati támogatások igénylésével -, előterjesztések összeállításával -, a támogatási szerződések előkészítésével és megkötésével kapcsolatos tevékenységeket.

Javaslat a lakásbérleti rendszer fejlesztésére Az önkormányzati helyiségek lakásrendeletben meghatározott módon történő hasznosításának szabályozási tartalma teljes mértékben összhangban áll az önkormányzat feladat-ellátási struktúrájával. A kérdés az, hogy a részletes szabályozás mellett, milyen kontroll-folyamat keretein belül történik a tulajdonosi érdekeket képviselő bérbeadói tevékenység ellenőrzése. Kérdés továbbá, hogy az ellenőrzés többek között kiterjed-e a nyilvántartási kötelezettségre, a végrehajtási tevékenységre, a szerződéskötési folyamatokra.

Célszerűnek tartjuk, hogy az e tárgykörben megjelenő önkormányzati vagyon hasznosításának kontroll-folyamatát vizsgálják felül és szükség esetén alakítsák át úgy, hogy érvényesüljenek a rendszerben azon automatizmusok, melyek

testületi, polgármesteri, hivatali beavatkozás nélküli is transzparenssé teszik a rendszer működését és a tulajdonos részére a folyamat bármely pontján lehetőséget biztosítanak az aktív beavatkozásra. Ez hozzájárulhat ahhoz, hogy ne csak kontrolling-rendszer működjön a Kabai Önkormányzatnál a megvalósítások visszacsatolására vonatkozóan, hanem monitoring-rendszer is. Célszerű megfontolni azt a nem elhanyagolható körülményt sem, hogy a középtávú (max. 5 év) bérleti időre való tekintettel nem célszerű-e már a szerződéskötés pillanatában azonnal végrehajtható közokiratban biztosítani a szerződésszegés esetére a bérlő kiköltöztetésére vonatkozó kötelezettségvállalást, illetve az esetleges rongálások, vagy nem szerződésszerű lakás visszaadás esetére a (egy-két havi) kaució intézményének bevezetését.

Általánosan a szerződéses kapcsolatok kezeléséhez, nyilvántartásához javasoljuk, hogy a jelenlegi nyilvántartási rendszert vizsgálják felül abból a szempontból, hogy az önkormányzatnál több helyen is fellelhető azonban többnyire azonos adattartalmú szerződés-nyilvántartási rendszer elektronikus formában hogyan tehető egységessé akként, hogy a jogszabályban meghatározott közzétételi kötelezettség is teljesíthető legyen különösebb energiaráfordítás nélkül. Ennek egyik lehetséges formája egy központi szerződésnyilvántartási felület, mely akár a gazdálkodási szoftver fejlesztésével, akár egyszerűbb excel nyilvántartással biztosítható. A hatékonyabb belső kontroll érdekében javasoljuk továbbá, hogy a szerződéskötési tevékenység különüljön el a nyilvántartási tevékenységtől annak érdekében, hogy a folyamat minden szakaszában érvényesülhessen a kontroll.

Javaslatok: intézményirányítás A résztvevők az intézményirányítás hatékonyabbá tétele kapcsán konszenzuson alapuló javaslataikat az alábbi területek vonatkozásában fogalmazták meg: 1. Intézményi struktúra átalakítása 2. A belső kommunikáció fejlesztése 3. Az egyes, egymásra épülő munkaköri tevékenységek összehangolása A következőkben részletesen kifejtjük a megfogalmazott javaslatokat. Intézményi struktúra átalakítása Már az intézményrendszer értékelése kapcsán kiderült, hogy a kizárólagosan önkormányzati tulajdonban lévő nonprofit gazdasági társaság tevékenységével

összefüggésben számos ponton jelentős többlet teher nehezedik az önkormányzati vezetés vállára, mely első sorban a gazdasági társaság gazdálkodásával és annak kontrolljával, illetve az általa ellátott önkormányzati feladatok monitoringjával hozható összefüggésbe. Tekintettel arra, hogy a cég bevételei nagyobb mértékben az önkormányzat éves költségvetéséből, kisebb mértékben pedig a helyiséggazdálkodásból származnak javasoljuk megvizsgálni annak lehetőségét, hogy milyen kockázattal és költségvonzattal járna az, ha a gazdasági társaság által ellátott tevékenységet beszerveznék az önkormányzati feladatok alá, közvetlenül a polgármester munkáltatói jogköre és közvetlen irányítása alá. A másik javasolt intézkedés a védőnői szolgálat beszervezése az egyébként is szociális, család- és gyermekvédelmi feladatokat ellátó társulási fenntartásban működő Támasz Szociális Alapszolgáltatási Központ keretei közé, amivel intézményesített keretek közé kerülhetnének a védőnők és tehermentesíthető lenne a polgármester. A belső kommunikáció, visszacsatolási folyamatok fejlesztése Okok a fejlesztésre:

Következmények (Milyen veszteség éri a szervezetet a belső kommunikáció nem megfelelő működése miatt?): Fejlesztési javaslat

−

A kiadott feladatok végrehajtásáról nem megfelelő mennyiségű és minőségű információ jut vissza az önkormányzat és a hivatal vezetéséhez

−

Az ügyfelek gyakran közvetlenül fordulnak a polgármesterhez, jegyzőhöz, aki ezután delegálják a feladatot az ügyintézőkre

−

Nincs egységes eljárásrend a belső tájékoztatás tartalmi, formai, személyi követelményeivel kapcsolatosan

−

Nincs meghatározva, hogy az információ, mely csatornákon keresztül áramoljon

−

Energia igényes ellenőrzési rendszer fenntartása

−

Információs veszteség

−

Belső konfliktusok

−

Elkallódhatnak feladatok

−

Egységes szabályzatot kell kialakítani a belső

(Hogyan oldható meg a probléma?):

A fejlesztésben rejlő lehetőségek:

A fejlesztés megvalósításának ütemezése:

kommunikációs rend működtetésére, melyben legalább az alábbi szempontokra kell kitérni: -

milyen módon, milyen eszközök útján keresztül történik az információ áramoltatás

-

mely témakörök azok, melyekről minden körülmények között tájékoztatást kell adni (pl.: testületi döntések végrehajtása, kiemelten kezelt ügyek részcselekményei, pénzügyi kihatással járó ügyek stb.)

-

kik azok a személyek, akiket tájékoztatni kell, illetve ki az, aki a tájékoztatót készíti,

-

a tájékoztató minimális tartalmi követelményeinek meghatározása (pl.: előzmény rövid összefoglalása: döntésre hivatkozás, utasításra hivatkozás stb., az adott ügyben tett intézkedés, annak indoka, jogszabályi háttér stb.)

−

Kiemelt üggyé nyilvánítás folyamatának rögzítése

−

Az információ feldolgozásának, visszacsatolási folyamatának meghatározása (pl.: olvasási visszaigazolás küldése stb.)

−

A kiosztott feladatok határidejének és felelőseinek rögzítése egységes, bárki számára hozzáférhető belső felületen

−

Javul a hatékonyság

−

Gyorsabb, hatékonyabb információáramlás

−

Egyszerűbb ellenőrzés

−

A félreértések kiküszöbölése a rendszerből

−

Csökken a hibázás lehetősége

−

Csökken a stressz

−

A belső kommunikációs rend kialakítása rövidtávú célkitűzés

−

A

belső

kommunikációs

felület

kialakítása

Felelősök:

(szoftver fejlesztés) középtávú intézkedés Jegyző, intézményvezetők, rendszergazda és az intézkedés megvalósításába bevont egyéb személyek

Az egyes, egymásra épülő munkaköri tevékenységek összehangolása Okok a fejlesztésre:

Következmények (Milyen veszteség éri a szervezetet a belső együttműködés nem megfelelő működése miatt?): Fejlesztési javaslat (Hogyan oldható meg a probléma?):

−

Bizonyos hivatali főfolyamatok részfolyamataihoz kapcsolódó tevékenységek más szervezeti egységeken belül, eltérő munkakörben foglalkoztatott ügyintéző munkaköri kötelezettségei között jelennek meg

−

Előfordul, hogy a tevékenységek egymásra épülése azonban a gyakorlatban nem láncolatként jelenik meg, hanem a befejező részfolyamat tevékenységei közé beépül egy olyan időigényes kontroll tevékenység, melyre az adott ügyintézőnek nincs hatásköre, azonban e nélkül a kontroll nélkül a teljes folyamat eredménytelenné, adott esetben jogszabálysértővé válhat, hordozva a folyamatos hibázás lehetőségét

−

A hibás határozatok korrekciója miatt alkalmanként a kiadmányozó oldalán is indokolatlan többletmunka jelenik meg

−

A munkatársak közötti feszültségek keletkezhetnek

−

A pontatlanul ellátott részfolyamatok értékelése nem történik meg

−

Indokolatlan többletmunka az egyik ügyintéző feladatkörében

−

Belső konfliktusok

−

Ügyintézői felelősségvállalás csorbul

−

A nem megfelelő teljesítmény rejtve marad

−

Fel kell térképezni azokat a főfolyamatokat, melyek részfolyamatai és az azokhoz köthető tevékenységek több munkakörhöz kapcsolódnak

együttműködésben

A fejlesztésben rejlő lehetőségek:

A fejlesztés

−

Egyenként elemezni és értékelni kell azokat főfolyamatokat, melyekben jelen vannak a felvetett problémák

−

A folyamatokban megjelenő, egymásra épülő tevékenységeket munkakörönként el kell különíteni és meg kell határozni az egyes tevékenységek ellátásáért felelős munkatársak körét

−

Rögzíteni kell a folyamatokhoz kapcsolódó belső adatszolgáltatás tartalmi követelményeit és az átadás módját, felelőseit

−

Meg kell vizsgálni a folyamatok működtetéséhez használt informatikai eszközök alkalmasságát az egyes szervezeti egységek információs igényeihez igazodóan

−

Ki kell alakítani az esetlegesen észlelt hibák jelzésének rendszerét, a szolgálati utat

−

Ki kell alakítani a hibásan előállított aktusok teljesítményértékelés során reálisan alkalmazható szempontrendszerét és mérőszámait

−

Nő az ügyintézői felelősségtudat

−

A munkatársakban tudatosul és megismerik egymás munkakörének fontosságát és az együttműködési kötelezettség lényegét

−

Gyorsabb, hatékonyabb feladatellátás

−

Informatikai eszközök hatékonyabb, teljes körű kihasználása

−

Objektív, valós tényeken teljesítményértéklési rendszer

−

Csökken a hibázás lehetősége

−

Csökken a stressz

−

Javul a munkatársak közötti együttműködés

−

A főfolyamatok feltérképezése és a tevékenységek

alapuló

megvalósításának ütemezése: Felelősök:

elkülönítése és tudatosítása, az informatikai eszközök adottságainak feltérképezése rövidtávú célkitűzés Jegyző, szervezeti egységek vezetői, rendszergazda és az intézkedés megvalósításába bevont egyéb személyek

A bevezetésre kerülő javaslatok ütemterve I. Kötelező tevékenységek:

1. Támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata 1.a) Javaslat a támogatási rendszer fejlesztésére

Végrehajtás tervezett ideje: 2015. 01-06. hó és azt követően folyamatos aktualizálás A támogatotti kör elszámolási részletszabályok lefektetése.

kötelezettségére

vonatkozó

konkrét

A hivatal szervezetrendszerén belül valamely – első sorban a Pénzügyi Osztály szervezeti egységen belül foglalkoztatott - munkatárs konkrét munkaköri kötelessége körében rögzíteni az önkormányzati támogatások igénylésével -, előterjesztések összeállításával -, a támogatási szerződések előkészítésével és megkötésével kapcsolatos tevékenységeket.

1.b) Javaslatok: intézményirányítás

Végrehajtás tervezett ideje: 2015. 01-12. hó és azt követően folyamatos aktualizálás

Intézményi struktúra átalakítása Ennek keretében meg kell vizsgálni annak lehetőségét, hogy milyen kockázattal és költségvonzattal járna az, ha a gazdasági társaság által ellátott tevékenységet beszerveznék az önkormányzati feladatok alá, közvetlenül a polgármester munkáltatói jogköre és közvetlen irányítása alá. A másik javasolt intézkedés a védőnői szolgálat beszervezése az egyébként is szociális, család- és gyermekvédelmi feladatokat ellátó társulási fenntartásban működő Támasz Szociális Alapszolgáltatási Központ keretei közé, amivel intézményesített keretek közé kerülhetnének a védőnők.

2. Étkeztetéssel kapcsolatos finanszírozási modell kidolgozása Végrehajtás tervezett ideje: 2015. 01-10. hó

Az étkeztetésben részesülő fogyasztók véleményét célzottan megismerheti az Önkormányzat vezetése és az étkeztetésben érintett intézmények, szervezetek kérdőíves adatfelvétellel. Nagyobb súlyt kell fektetni és átfogó tervet célszerű készíteni az étkeztetéssel kapcsolatos önkormányzati kommunikációról. Szükséges megfontolni lehetőségét.

és

megvizsgálni

a

diétás

étkeztetés

nyújtásának

A rövid és középtávú stratégiai tervezés során Kaba Város Önkormányzata a konyha és étkezde bérleti díjának visszaforgatását az infrastruktúra fejlesztésére tervszerűen hajtsa végre. Folyamatosan keresse az önkormányzat azt a pályázati lehetőséget, amely keretében megvalósulhat a konyha és étkezde épület energetikai és technológiai fejlesztése.

3. A munkatársak munkaköri és szervezeti illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése Végrehajtás tervezett folyamatosan

ideje:

2014.

11-2015.

06.

hó

besorolásának, és

azt

1.

Munkaköri leírások frissítése a javasolt felépítés szerint.

2.

A munkaköri szabályzat frissítése a javaslatokkal kiegészítve.

3.

A munkakörök kiegészítése követelményprofilokkal

követően

5. A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos nyomon követése

Végrehajtás tervezett ideje: A pályázat megvalósítási szakaszában folyamatosan

II. Választott tevékenységeink:

1. Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, 3 kiválasztott folyamat átszervezése Végrehajtás tervezett folyamatosan

ideje:

2014.

11-2015.

06.

hó

és

azt

követően

1. helyi civil szervezeteknek nyújtott támogatások Célszerű szétválasztani a civil szervezeteknek nyújtott működési támogatásokat és a konkrét projektekre, önkormányzat által meghatározott feladatokra megnyerhető és kiosztott támogatásokat. Szabályozni kell az államháztartási rendszeren kívülre juttatott támogatások folyamatát – elnyerés, folyamata; támogatás folyósítása; a megnyert támogatással – egy támogatási szabályzattal.

2. Iktatás Szükséges a munkafolyamat részletesebb szabályozása.

2. Átfogó elemzés a lakosság körében Végrehajtás tervezett ideje: 2014. 01-2014. 12. hó Megvalósításra került.

3. Szoftverek: DIGIRAT: jegyzőkönyvező szoftver és CGR Integrált önkormányzati pénzügyi-számviteli rendszer Végrehajtás tervezett ideje: 2014. 03-2014. 09. hó Megvalósításra került.

4. Horizontális: esélyegyenlőség Végrehajtás tervezett ideje: 2014. 11. és azt követően folyamatosan A dokumentum elkészült az alkalmazása folyamatos.

5. Horizontális: fenntarthatóság, jogszabályok egyszerűsítése Végrehajtás tervezett ideje: 2014. 11. és azt követően folyamatosan A dokumentum elkészült az alkalmazása folyamatos.

Hosszú távú fejlesztési célok a javaslatok alapján

Kaba Város Önkormányzata számára a hosszútávon fenntartható fejlődés, a belső fejlesztések megvalósítása és az Önkormányzat működési hatékonyságának növelése kiemelten fontos cél.

A projekt során született javaslatok és fejlesztési célok közül erőforrás és kapacitás hiánya miatt számos javaslat rövidtávon nem kerül megvalósításra, azonban fontosnak tartjuk ezek jövőbeni mérlegelését, további elemzések elvégzését és kapcsolódó fejlesztési célok meghatározását.

Hosszú távú célunk az, hogy az Önkormányzatban érintett releváns vezetők és munkatársak képesek legyenek önálló belső projekteket is végig vinni, ehhez a megvalósult szervezetfejlesztési jó kiindulási alapot, mintát, gyakorlatot szolgáltat.

Az Önkormányzat elkötelezett a fejlesztések általi hatékonyságnövelés mellett, így szándékunk szerint a jövőben további belső fejlesztéseket viszünk véghez, a bevezetett fejlesztéseket nyomon követjük.