A KASZK csoportmunka rendszere Ezen leírás nem tud és nem is akar teljes körű dokumentáció lenni, mindössze az elindulásban kíván segítséget nyújtani, szükséges a felhasználók önálló és kezdeményező kész magatartása, amellyel megismerik a rendszert. Sok sikert kívánok a használathoz! Készítette: Rózsár Gábor
Ez a fájl a Creative Commons Unported licenc alapján használható fel. A licenc összefoglalása: az ilyen mű szabadon terjeszthető, és szabadon készíthet belőle bárki származékos műveket, de csak azzal a feltétellel, ha megfelelően feltünteti az eredeti szerzőt, és a származékos művét ugyanezen (vagy ennek megfelelő) licenc alatt teheti csak közzé.
Levelezés Levelek küldése-fogadása, levelek rendezése, keresés a levelek között
Alapfogalmak:
levelek mappái levelek A bal oldalon láthatóak a levelek mappái, azaz ahol a leveleket tároljuk, a jobb oldalon maguk a levelek. 1
Levelek jelzései: •
vastaggal jelzett levél=olvasatlan
•
felkiáltó jel a levél előtt=sürgős
•
gémkapocs a levél előtt=mellékletet tartalmaz
Levelező mappák: Bejövő= ide érkeznek alapesteben az új levelek Draft= itt tároljuk a piszkozatokat Junk=jelenleg nem használjuk, későbbiekben spam gyűjtő hely Sent=elküldött levelek helye Templates=sablonok Trash=kuka, azaz törlendő levelek Természetesen megváltoztathatjuk a mappák szerepeit. Hogyan? A képernyő bal szélén lévő tulajdonságok pontra kattintva előjönnek a levelezés beállításai, ott tudjuk meghatározni a mappák szerepeit. Ha esetleg az elküldött levelek nem kerülnek a sent mappába, vagy a szemét a Trash-ba, itt ellenőrizzük!
Érdemes itt körülnézni, sok hasznos beállítást tehetünk még!
2
Levelek kezelése: Levelek sorba rendezése: A megfelelő pontra kattintva leveleink tárgy, dátum, feladó vagy méret szerinti sorrendben jelennek meg!
Léptethetjük a leveleink listáját (balról jobbra haladva a négy nyílon) a lista elejére,egy oldalnyit vissza, egy oldalnyit előre, a lista végére
Az állapot pontnál választhatunk a legördülő menüből, hog milyen leveleket szeretnénk látni és csak az ennek a beállításnak megfelelő leveleket látjuk! Vigyázat, ha van még keresés is beállítva, akkor a kettő együtt számít és csak a közös eredmény látszik!
3
Keresés:
Megadhatunk bizonyos keresési feltételeket, alapesetben rendkívül egyszerűen a gyors keresés melletti mezőbe beírva. Figyeljünk rá, hogy ha a mellette lévő állapot nem „bármilyen állapot” akkor a keresés csak a meghatározott állapotú levelek között történik. (pl olvasatlan) Megadtuk keresési kifejezésnek az „fsf” szót és a keresést a gyors keresésen hagytuk, azaz akár a levél címzettjében, feladójában, tárgyában szerepel a keresett szó, azt találatként megkapjuk!
Mivel az állapoton nem változtattunk, így akár olvasott, akár olvasatlan, minden levél látszik, amely megfelel a keresési feltételnek. A kereséskor a Bejövő mappa volt kiválasztva, így a keresés a bejövő mappákban lévő levelek között történt! Az eredmény a levelek listájában látszik. Milyen egyéb keresési lehetőségek vannak?A gyors keresés melletti nyílra kattintva az alábbi lehetőségek közül választhatunk: tárgy= keresett szöveg a levél tárgyában szerepel üzenet=magában a levél szövegében szerepel feladó=a feladóban szerepel címzett= a címzettben szerepel CC= továbbított címben szerepel
4
További gombok:
Új levél levél megjelölése olvasottnak levél megjelölése olvasatlannak bejelölhetünk leveleket, hogy később könnyebben megtaláljuk levehetjük az előbbi jelölést levél törlése
5
Levél írása Kattintsunk az új levél gomba! Ekkor bejön az új levél szerkesztése ablak. Nézzük sorban a lehetőségeket!
6
Levél elküldése levél mentése a piszkozat mappába
címjegyzék, a címzett(ek) kiválasztásához csatolmány hozzáadása
nyomtatási nézet, nyomtatás InfoLog ként menthetjük a levelet
kérhetünk tértivevényt arról, hogy a címzett olvasta-e (nem kötelező visszaküldenie) megadhatjuk a levél prioritását /alacsony, normál, sürgős/ Itt látszik a feladó
Itt adhatjuk meg a címzetteket.
Itt adjuk meg a levél tárgyát!
(akár többet is) Mindig adjunk tárgyat a levélnek! ...lehetőleg olyat, ami utal a tartalmára. A címzetteknél a kis nyílra kattintva megadhatjuk hogy a címzett másolatba kapja (CC) vagy rejtett másolatba kapja (BCC) a levelet. (rejtett másolatot kapó személy címét a többi címzett nem látja!)
7
A levél szövegének szerkesztésekor a szokásos szövegszerkesztő gombok használhatóak. Figyelem! Ez csak html típusú levél írásakor látható és használható! (alapeset)
A szerkesztő ablak alján választhatunk a levelünknek aláírást. (ha a tulajdonságoknál beállítottuk)
Itt láthatjuk a mellékleteket, ha adtunk ilyet(ilyeneket a levélhez) Itt adhatjuk meg, hogy levelünk html legyen, vagy sima (plain) szöveges! A html levél sok formázási lehetőséget tartalmaz (csilli villi), de nagyobb a levél mérete és néhány levelező program nem képes rendesen kezelni. Gond esetén válasszuk a plain típusú levelet, amelyben nincsenek formázási lehetőségek, de mindenhol meg tudják nyitni.
Melléklet hozzáadása: Kattintsunk a melléklet gombra, majd az előugró ablakban a „tallózásra”!
Válasszuk ki az elküldeni kívánt fájlokat! Ismételje meg a folyamatot, míg minden szükséges fájlt hozzá nem adott a levélhez!
Utána már látszik a mellékletek pont alatt az egy vagy több hozzáadott állomány neve. 8
Levél megnyitása Amennyiben egy levél tárgyára rákattintunk (fontos, hogy a tárgyára, mert ha a feladóra kattintunk, akkor új levelet kezd ez írni a rendszer a feladónak címezve) akkor a levél elolvasható lesz. Nézzük milyen lehetőségek vannak egy megnyitott levéllel!
9
Levél szerkesztése újként (úgy tudjuk továbbküldeni, mintha mi írtuk volna) válasz a levére válasz mindenkinek (ha több címzett volt, mindenkinek) továbbítás valakinek
levél törlése nyomtatás mentés infoLog-ként mentés lemezre fejléc tartalom (részletes adatok a levél küldőjéről, útjáról)
A levél alján pedig látszódnak az esetleges mellékletek. Ha a fájl nevére kattintunk, akkor a rendszer megpróbálja megnyitni (ha van hozzá megfelelő program a gépünkön), ha a jobb szélén a floppy ikonra kattintunk, akkor viszont módunk van a melléklet mentésére.
10
Haladó tippek levelezéshez (mappák és aláírások): Létrehozhatunk további levelező mappákat: Kattintsunk a bal oldalon található „Mappák kezelése” szövegre! Erre bejön a mappák kezelése ablak.
Ide írjuk be a létrehozni kívánt mappa nevét! ...majd kattintsunk a létrehoz-ra! A bal oldalon lévő listát jelöljük be azokat a könyvtárakat, amiket a levelezésben látni szeretnénk! Ha nincs egy mappa előtt jelölés, attól a mappa és tartalma megvan, csak rejtve van, itt bármikor visszakapcsolhatjuk!
Mappa töréséhez válasszuk ki a mappa nevét a bal oldalon, majd a jobb szélen válasszuk a „töröl” gombot! (itt egyébként átnevezni és máshova mozgatni is lehet a mappákat)
11
Aláírások kezelése: Először létre kell hozni egy vagy több aláírást! Ehhez először a bal oldalon válasszuk az aláírások kezelése feliratot!
Majd a bejött ablakban kattintsunk az új aláírás ikonra!
Az új ablakban először adjunk egy nevet az aláírásnak. (ezzel a névvel fogjuk majd kiválasztani)
Majd adjuk meg az aláírás tényleges szövegét! Utána kattintsunk az elment gombra! Ezzel az aláírást létrehoztuk. Természetesen több aláírást is létrehozhatunk, a levél írásakor majd kiválaszthatjuk, hogy melyiket szeretnénk használni. Íme:
12
Címjegyzék Közös és privát címek, címjegyzék használata a levelezéshez, címlisták készítése.
Alapfogalmak: A címjegyzékben szerepel az összes KASZK-os felhasználó címe, illetve azok a címek is, amiket mi magunk vittük fel (tehát nem kell feltétlenül a csoportmunka rendszer tagjának lennie az adott címmel rendelkezőnek) A címek kereshetőek, felhasználhatóak a levelezésben, listák készíthetőek belőlük, illetve megoszthatjuk a rendszer más használóival.
1, betűk
2, kategória 3, címjegyzék
4, disztribúciós lista
6, rendezési elv
7, tételszám
5, keresőmező 8, mentés gomb
1, betűk A megfelelő betűre kattintva az adott betűvel kezdődő felhasználók neveit kapjuk. (rendezési elvtől függően kereszt vagy vezetéknév) Az utolsó betű után az „összes”-re kattintva az összes felhasználó látható. 2, kategória Ha vannak kategóriáink, akkor választhatunk közülük.
13
3, címjegyzék hozzáférések= csak a csoportmunka rendszer felhasználó láthatóak személyes= csak az általunk felvett személyes címek láthatóak összes= a fenti mindkét csoport látszik 4, disztribúciós lista Létrehozhatunk listákat a címekből, így ha a címek egy csoportjának szeretnénk levelet küldeni, akkor azokat érdemes listába rendezni és a levélíráskor már csak ezt a listát kell kiválasztani és a listában szereplő összes címre elmegy a levél. Itt lehet létező listák közül választani, vagy létrehozni egy újat. 5, keresőmező Az ide beírt keresőszónak megfelelő címek jelennek meg a listában. Figyelem ha ki van választva egy betű is, akkor az is feltételnek számít, hiszen az eleve szűkíti az összes felhasználót. (Összes esetén természetesen az összesből keres.) 6, rendezési elv Erre kattintva választhatunk mi szerint legyen a nevek rendezve például kereszt vagy vezetéknév. 7, tételszám Itt tudja kiválasztani egyszerre hány tétel jelenjen meg a listájában. 8, mentés gomb Erre kattintva kimenthetjük a címlistát CVS formátumban, amit a legtöbb programban meg tudunk nyitni. (például Open Office.org)
14
Nézzünk akkor egy példát! Az alábbi képen, csak a rendszer saját címeiből válogattunk, csak az „e” betűs nevek (keresztnév) listájából, csak azokat a neveket, amikben szerepel az „edit” keresőszó és egyszerre maximum 500 név jelenhet meg. /ez utóbbira nem volt persze szükség, hiszen csak 3 találat volt/
1,egyedi címek kijelölése 2, összes listán szereplő címek kijelölése 3, részletes adatok Műveletek a címekkel. Megnézhetjük egy cím részletes adatait (3) illetve az egyesével (1) vagy minden kijelölt címmel (2) végezhetünk különböző műveletek.
Itt választhatunk, hogy minden címre vagy csak a képernyőn látható és kijelölt címekre csináljuk az adott műveletet.
15
Választható műveletek
Lehetőségek. A lista magáért beszél, egyedül a disztribúciós listához adást fogjuk kitárgyalni a disztribúciós lista készítésénél.
Új cím hozzáadása: Adhatunk mi magunk is új tételek a címlistához, ehhez vagy a bal oldali képernyőrészen lévő „hozzáad” feliratot válasszuk vagy a jobb oldali képernyőrészen a címlista végén található „hozzáad gombot”. A hozzáad gomb hatására előjön egy új ablak, ahova felvihetjük az adott címet.
Láthatóan rengeteg adatot meg lehet adni, természetesen nem kötelező mind megadni, de ha levelezési címként szeretnénk használni, akkor az e-mail cím mezőt és a nevet illendő kitölteni. :) A „privát”, „részletek”,”hivatkozások” fülekre kattintva további lehetőségek tárulnak fel. 16
Külön felhívnám a figyelmet a bal alsó saroknál lévő „címjegyzék” felirat melletti „személyes” szövegre, azaz az általunk felvett cím privát, csak mi látjuk a többi felhasználója a rendszernek nem! Az így felvitt címeinket csak a személyes vagy az összes címlista beállítás mellet láthatjuk és a cím mellett a listában megjelenik két új ikon, az egyik a cím módosítása a másik a törlése.
Címlista felhasználása levelezéshez 1, Nagyon könnyű egy címlistában szereplő (privát vagy központi, teljesen mindegy) névnek levelet küldeni, egyszerűen kattintsunk a listában szereplő egyén e-mail címére és azonnal bejön a levelező program új levél szerkesztése pont, miközben az adott cím már a címzett helyén van! 2, Ha a levelet írtuk meg előbb, akkor sem nehéz a dolgunk, hiszen kattintsunk az új levél szerkesztése ablakban a címlistára.
Erre előjön a címlista ablak ahol továbbra is rákattintunk egyszerűen arra a címre, ahova a levelet küldeni szeretnénk. (több cím esetén ismételjük)
17
Felhívnám a figyelmet a bal felső sarokban lévő „Címzett”, „CC”, „BCC” választási lehetőségekre! Amit itt választunk oda szúrja be a címzettet, azaz sima címzettnek, másolatnak, vagy titkos másolatnak. (levelezésnél ezt kitárgyaltuk) Ezek után a címjegyzék ablak nyugodtan becsukható a kért cím a kért helyen lesz az új levél ablakban. Terjesztési lista készítése, használata (disztribúciós lista) Saját munkánk megkönnyítése érdekében létrehozhatunk címlistákat olyan címekkel amiket gyakran használunk, egy adott feladat kapcsán közös egységet alkotnak és mindenkinek rendszeresen ugyan azt kell elküldenünk. Több ilyen listánk is lehet. Létrehozása: A címjegyzékbe belépve a „disztribúciós lista” pontnál válasszuk az új listát!
Adjunk egy nevet a listának!
Keressük ki a címjegyzékből azokat a címeket, amiket szeretnénk hogy a listába belekerüljenek és a kis jelölőnégyzetbe tegyünk melléjük jelzést. (műveletek egyenkénti kijelölése, vagy ha az összes címet szeretnénk a lista tagjává tenni, akkor az összes kijelölése) Amint kijelöltünk minden címet, amit a lista tagjává szeretnénk tenni, a lap alján válasszuk a műveleteknél, hogy disztribúciós listához hozzáadás és válasszuk az adott lista nevét!
18
Innentől fogva, ha a címjegyzékben a disztribúciós listáknál kiválasztjuk az előbb létrehozott majd feltöltött listát, láthatjuk a benne vélő címeket. Terjesztési lista használata levelezéshez A listát használhatjuk úgy, hogy a címjegyzékbe lépve és a listát kiválasztva egyenként kattintva a nevekre küldjük a leveleket, de (főleg sok címnél) jóval praktikusabb, ha kihasználjuk a lista erejét. Tehát lépjünk a levélírásba, kezdjük el az új levelet írni, majd kattintsunk a címlista ikonra! Bejön a szokásos címlista ablak. (Arra figyeljünk hogy az „összes”-re legyen állítva a felhasználók megjelenítése, hiszen ha csak egy betűn állunk akkor a lista csak azon tagjai fognak címzettként megjelenni, nem mind.) Válasszuk ki a disztribúciós lista ablakban azt a listát ahova a levelet küldeni szeretnénk, mire a rendszer megkérdezi, hogy hozzáadja-e a címlistát a levélhez. Értelemszerűen válasszuk az „OK” gombot.
19
Egy előugró ablakban kiírja, hogy hány nevet adott a címzettekhez, ezt ez ablakot okézzuk le és a címlista ablakot is nyugodtan becsukhatjuk. A levelünk címzettjei között máris ott szerepelnek a lista tagja!
Természetesen ezt sokkal több címzettel is megcsinálhatjuk, lehet több különböző disztribúciós listánk is és a műveleteknél tudunk törölni is listákat. Hozzáférési jogok szabályozása címlistához (csoportos használat) Lehetőségünk van a címjegyzékünkhöz másoknak is hozzáférést biztosítani, természetesen különféle jogosultsági szintekkel. A címlistába lépve a bal oldalon a „hozzáférési jogok adása” pontra kattintva a jobb oldalon bejön az ablak, ahol rendelkezhetünk ki milyen joggal férhet hozzá a listánkhoz. A használat a felhasználók kiválasztására a megszokott vagy betűkkel vagy az összes gombbal kapunk látható listát vagy a kereséssel keresünk rá az adott felhasználókra. Vannak a rendszerben csoportok is, ezeket választva a csoport összes tagja megkapja az adott jogosultságot. (Admins=rendszergazdák /azaz én/, No group=nincs csoport /jelenleg senki/, Default=alapértelmezett /azaz az összes felhasználó, tehát mindenki/ ) Szóval minekutána kikerestük a szívünknek tetsző csoportot vagy felhasználót, felhasználókat adhatunk jogot a címjegyzék használatához. Milyeneket? Olvas=csak olvasni tudja a címeinket, azaz meg tudja nézni, használni levélíráshoz, stb. Módosít=tudja módosítani a címjegyzékben szereplő adatokat. Hozzáad=tud új címeket felvinni a címjegyzékünkbe. Töröl=törölni is tud a címjegyzékünkből. Ábra alant.
20
A jogok beállítása után kattintsunk az elment gomba és kész is! Innentől fogva azoknak a felhasználóknak a címlistájában, akiknek jogot adtunk a saját címlistánkhoz megjelenik a címlisták pont alatt a mi címlistánk is választható lehetőségként.
Kész! :)
21
Naptár a csoportmunkában A naptár használható részint saját bejegyzések készítésére, de közös események, találkozók egyszerű szervezésére, felkérhetünk másokat egy időpont és esemény elfogadására, válaszukról értesítést kapunk. Alapfogalmak: esemény hozzáadása
nézetek, sorrendben: heti, havi, tervező, lista nézet
mai napra ugrás
további nézet lehetőségek,keresés
naptár lapozása /évi, havi/ további szűkítés kategória szerint, szűrővel, adott felhasználó kiválasztásával (nagyító)
22
Esemény naptárba rögzítése: Kattintsunk az esemény hozzáadása gombra vagy a naptár adott napjának adott órájára, majd előjön a következő ablak: Töltsük ki a találkozó címét, határozzuk meg az időpontját (itt előugrik a naptár)
...de túl sok időpont esetén a szabadidő keresése gombbal a rendszerre is bízhatjuk az időpont választást. Adjunk meg helyszínt és prioritást. A fenti füleken további beállítási lehetőségeink is vannak: részletes leírás az eseményről
ha valaki más is érintett, itt tudjuk megadni ki az rendszeres eseményeknél itt tudunk megadni ismétlődést
További résztvevők megadása: Itt tudjuk kiválasztani a kívánt résztvevőket
Itt látjuk a résztvevők listáját látjuk a felhívásra adott választ résztvevők törlése
23
Természetesen a bejegyzés csak akkor lesz aktív és csak az után tudnak válaszolni a résztvevők, ha azt mentettük. (elment gomb alul) Ezek után látható lesz a saját naptárunkban az adott napnál, bármely nézetet is választjuk (természetesen nézetenként másképp jelenik meg) Fontos tudnivaló, hogy az adott esemény fölé állva az egérrel az adott eseményről részletes adatok jelennek meg! Az esemény természetesen megjelenik a partner (partnerek) naptárjában is, ahol az eseményre kattintva a (Résztvevők fülön) reagálhatnak is, hogy elfogadják-e vagy sem a találkozót. A megadott választ láthatjuk, ha az esemény fölé megyünk az egérrel, tehát visszajelzést kapunk a résztvevők reakcióiról!
Riasztások, értesítések az eseményekről Mivel nem várhatjuk el, hogy mindig mindenki előre nézegesse a naptárját, így az esemény rögzítésekor (vagy később is lehet) érdemes kiválasztani az e-mail értesítés pontot. Érdemes elgondolkodnunk az esemény létrehozásakor, hogy kérünk-e riasztást (szerintem érdemes) az esemény előtt!
Az így létrehozott riasztás a megadott időpontban e-mailben értesíti az összes vagy a megadott résztvevőket az eseményről. ...persze akár több riasztást is hozzáadhatunk egy eseményhez :)
24
Naptár megosztása: Előfordulhat, hogy meg kívánjuk egy vagy több személlyel osztani a naptárunkat, hogy mások is belenézhessenek, azokban esetleg beleírjanak. A bal oldalon válasszuk a „Tulajdonságok” pont alatt a „hozzáférési jogok” adása pontot! A megjelenő ablakban a címjegyzékben ismert módon mozoghatunk, a szükséges jogokhoz pipát adhatunk az egérrel, majd az elment-re kattintva érvényesíthetjük a változásokat!
Kijelölhetünk több felhasználót, vagy teljes csoportokat is (Default csoport az összes felhasználót jelenti). Olvas= olvashat a naptárunkban, Hozzáad=eseményt adhat a naptárunkhoz, Módosít=módosíthatja a naptárunk bejegyzéseit, Töröl=eseményt törölhet a naptárunkból, Privát=hozzáfér azokhoz az eseményekhez is, amiket a privát jelöléssel láttunk el
25
Dokumentumtár A dokumentumtárban tudunk megnézni közzétett dokumentumokat, illetve mi magunk is tudunk közzétenni új dokumentumot, szükség esetén meghatározva, hogy mely felhasználók, milyen joggal férjenek ehhez hozzá! Alapfogalmak: Lehetőségek (új mappa hozzáadása, dokumentum feltöltése, mappák törlése, mozgatása, stb.) Mappa lista Dokumentumok listája (dokumentum neve, megjegyzés, tulajdonos)
A Mappa listában láthatjuk a dokumentumtárban lévő mappákat, melyekre kattintva meglátjuk a mappa tartalmát. Amennyiben egy mappa neve előtt + jel van, úgy abba további mappák is találhatóak. A dokumentumok listájában először a dokumentum neve látható, majd egy pár szavas, mondatos leírás az adott dokumentumról, végül a dokumentum tulajdonosa, azaz aki feltöltötte a dokumentumot. Lehetőségeink a mappák létrehozására, törlésére, mozgatására, másolására, illetve dokumentumok feltöltésére is kiterjed. Amennyiben új mappát hozunk létre, akkor igyekezzünk a megfelelő helyre létrehozni, esetleg további almappákat is létrehozhatunk, egyszóval igyekezzünk logikusan felépíteni a könyvtárszerkezetünket. Ne töltsünk csak úgy fel dokumentumot a gyökér (Root Folder) könyvtárba (úgy is letörlöm :) ), hanem hozzunk létre könyvtárat és abba töltsük fel!
26
Dokumentumok megtekintése: Válasszuk ki a dokumentumlistából a megtekinteni kívánt dokumentumot! Ekkor megjelenik egy új ablak, amelyben a az adott dokumentummal kapcsolatos információk érhetőek el. Választó fülek! (Információ, összes verzió, csatolt dokumentumok, értesítések, acl)
állomány neve Ki hozta létrehozhatunk megjegyzés létrehozás dátuma kulcsszavak kereséshez utolsó frissítés hányadik verzió frissítéshez adott megjegyzés frissítés feltöltője állomány mérete dokumentum típusa lejárata
Az összes verzió fülre kattintva láthatjuk a dokumentum korábbi verzióit, feltéve ha voltak ilyenek. Feltöltéskor meghatározhatjuk ugyanis, hogy mi legyen a sorsa az esetleges korábbi verzióknak.
Ha vannak csatolt dokumentumok, akkor azt megtalálhatjuk a csatolt dokumentumok fül alatt, illetve az ACL pontban állíthatjuk a dokumentum jogosultságait, feltéve ha mi vagyunk a dokumentum tulajdonosai. Maga az egész dokumentummal kapcsolatos fülek tartalma némileg más, ha nem csak olvashatjuk a dokumentumot, hanem módosíthatjuk vagy esetleg mi vagyunk a tulajdonosok. 27
Dokumentumot megtekinteni kétféleképpen tudunk. Online a böngészőből megtekintjük
vagy letöltjük a gépünkre azt később kezdünk vele valamit
Dokumentum feltöltése: Szükség esetén először hozzunk létre könyvtárat: Válasszuk az almappa hozzáadása menüpontot, majd töltsük ki a megfelelő pontokat! Name= Könyvár neve lesz Comment= megjegyzés a könyvtárhoz Sequence=hol helyezkedjen el a könyvtárlistában (végén, első helyen, vagy bizonyos könyvtárak után)
Könyvtárat hozhatunk létre a gyökér könyvtárban (Root-Folder), itt mindenkinek joga van létrehozni, vagy valamely alkönyvtár alatt. Azonban ha olyan alkönyvtár alatt szeretnénk létrehozni könyvtárat, amelyet nem mi hoztunk létre, akkor nem biztos hogy ehhez van jogunk, ilyenkor konzultáljunk az adott könyvtár tulajdonosával!
28
Álljunk az újonnan létrehozott könyvtárba, majd válasszuk a Dokumentum hozzáadása pontot! Itt a Local fájl pontnál a tallózással válasszuk ki a feltölteni kívánt fájlt! Name pont alatt adjunk egy nevet a dokumentumnak, comment pontnál írjunk egy részletes leírást a dokumentumról, keywords pont alatt adjunk meg olyan keresőszavakat, amely jellemző a dokumentum tartalmára, „does not expire” pontot választva soha nem jár le a dokumentum érvényessége, vagy megadhatjuk a dokumentum lejárati idejét. Ha mindez kész, kattintsunk a küldésre!
Ezek után felkerül az adott dokumentum a tárba:
Dokumentum jogainak módosítása: Alapesetben a dokumentum megörökli annak a könyvtárnak a jogait, amelyben létrehoztuk. (az a könyvtár meg annak a jogait örökli, amelyben létrehoztuk) Amennyiben módosítani beállítani szeretnénk egy dokumentum jogait, úgy kattintsunk az adott dokumentumra, amikor is bejön a már dokumentum megtekintésénél megismert ablak, de most vannak apróbb változások, hiszen mi vagyunk a dokumentum tulajdonosai, sőt az ACL fül is él! Kattintsunk az ACL fülre!
ACL-t másolhatunk, ekkor az összes jogot megkapja a szülő könyvtártól (alapesetben csak olvasási jogot kap a szülőtől) vagy ürese ACL-t hozhatunk létre, ahol mi magunk adhatunk meg mindenféle hozzáférési jogosultságot. Mondjuk válasszuk ez utóbbit!
29
Ilyenkor üres minden hozzáférési jog (ACL), nekünk kell megadni azokat! Válasszuk ki, hogy adott felhasználónak akarunk-e jogot adni (felhasználó) vagy az egész csoportnak (csoport). Csoportnál a Default csoportot választva minden felhasználót jelent, azaz a csoportmunka összes felhasználóját. Az engedélyek pontban választhatunk olvasás, illetve írás olvasás közül. Minden egyes beállítás után kattintsunk a küldés gombra!
Itt látható egy példa beállítás:
Jelen beállítás azt jelenti, hogy Bethlendi Szabolcs módosíthatja a dokumentumot, a csoportmunka rendszer összes egyéb felhasználója pedig csak olvashatja azt! A piros ikszel törölni tudjuk a beállított jogosultságot, a floppy ikonnal menteni tudjuk az adott jogosultságot.
30
Dokumentumok frissítése, dokumentumok és könyvtárak törlése: A dokumentum információ fülnél saját dokumentumnál megjelenik a Dokumentum frissítése pont, ezt kell választani, ha az adott dokumentumból egy újabb változatot szeretnénk feltölteni, illetve az online megtekintés sorában egy törlés gomb is található, melyet a dokumentum törléséhez használhatunk!
Könyvtár törléséhez álljunk a megfelelő könyvtárra, majd oldalt válasszuk a mappa törlése gombot!
31
Nyomkövető (hibajegy kezelő rendszer /tracker/) Létrehozhatunk ún. hibajegyet, amely nem más mint egy leírt feladat, amiben megbízunk egy adott felhasználót, erről Ő értesítést kap, reagálhat rá, reakciója látszik, mi dönthetünk a megoldás elfogadásáról (hibajegy lezárása) vagy további intézkedések kéréséről! Így az adott feladatok nyomon követhetőek, állapotuk látszik. Feladattal a csoportmunkarendszer bármely felhasználója megbízhat bármely felhasználót. Figyelem! 2010 májusától csak ezen rendszeren keresztül lehet informatikai problémákat, fejlesztési igényeket, hibákat bejelenteni a rendszergazda részére. (telefonálgatása, jajj most gyorsan ugorjunk oda, stb megszűnik!!!) Alapfogalmak: A hibajegy kezelő rendszerbe belépve látjuk az adott feltételeknek megfelelő hibajegyeket. Választhatunk a hibajegyek típusai közül Bugs (hiba), Feature Request (fejlesztési javaslat, igény) ..és a hibajegyek állapotai közül.
...és persze azok közül, hogy ki készítette és ki lett megbízva a feladattal. Új hibajegy készítéséhez kattintsunk a „Hozzáad” gombra!
32
Új hibajegy készítése: Legelőször is ki kell választanunk, hogy hibát jelentünk be, vagy valamilyen bővítést-fejlesztést szeretnénk. Aztán válasszunk az adott témán belül kategóriát! (kategóriákról lejjebb)
Kit bízunk meg a feladattal? Mi a téma? (röviden) Mennyire sürgős? Feladat bővebb leírása. Adhatunk mellékleteket, illetve netes hivatkozásokat a „Mellékletek és hivatkozások” pontban a feladathoz. Amennyiben a hibajegy kész, úgy kattintsunk az „Elment” gombra! Ekkor a feladat megjelenik a hibajegy listában:
33
Hibajegy útja: A hibajegy állapota még nyitott, hiszen csak létrehoztuk, de semmi nem történt vele. Akit megbíztunk a feladattal, az kap róla egy e-mail értesítést, valami ilyet:
A célszemély belépve a hibajegy kezelőbe választhat, hogy elfogadja-e a hibajegyet vagy sem, illetve sok egyéb lehetőse is van a jegy állapotának beállítására:
Ha a hibajegy elfogadásra került, akkor (remélhetően) a megbízott személy nekilát a feladat megoldásához.
34
Miután elfogadta elkezdődhet a feladat megoldása, melynek haladását százalékban lehet meghatározni, illetve lehetőség van szöveges válaszra.
Természetesen ezekről a feladat megbízója kap visszajelzést, sőt reagálni is tud:
35
Íme látható, hogy a hibajegy „Történet” fülén a feladat megoldásának minden egyes lépése látszik.
A hibajegyhez bármikor csatolhatunk mellékletet, netes hivatkozást sőt akár infolog bejegyzést is belelinkelhetünk!
36
Kategóriák: Jelenleg a következő kategóriákat hoztam létre a rendszerben: Géppel kapcsolatos, hálózattal kapcsolatos, nyomtatóval vagy scannerrel kapcsolatos, programmal kapcsolatos, egyéb. Igyekezzünk mindig a megfelelő kategóriát választani!
Figyelem! Amennyiben valaki hiányol egy kategóriát, akkor azt jelezze felém (természetesen hibajeggyel, mondjuk egyéb kategóriában) és elkészítem. A rendszer nem csak felhasználórendszergazda viszonylatban működik, hanem bárki megbízhat bárkit tehát nyugodtan bármilyen kategóriát lehet igényelni!!! Hibajegy lezárása: Amennyiben a megbízó elégedett a feladat megoldásával, úgy a hibajegyet zárja le!
37
Infolog (teendők, emlékeztető, tennivalók): Emlékeztetőket készíthetünk, melyeknek állapotuk lehet, így nyomon lehet követni a dolgok haladását, kategóriákba rendezhetjük őket. E-mailből is egyszerűen készíthetünk emlékeztetőt és a bejegyzések a naptárban is megjeleníthetőek.
Alapfogalmak: Az InfoLog pontba belépve azonnal látjuk a bejegyzéseink listáját. A típusnál választhatunk, hogy mely elemek látszódjanak a listában. (e-mail, telefonhívás, feljegyzés, tennivaló) illetve a típuson belül, milyen állapotú bejegyzések. (ha nem választunk semmit, akkor az összes látszik) A listát ezen belül sorba rendezhetjük a már sok helyen megismert módon, hogy a kék linkekre kattintunk a lista tetején, pl „Kezdés dátum”, „Priorítás”, „Tárgy” stb. Az albejegyzés pont alatt készíthetünk albejegyzést, illetve a „Műveletnél” törölhetjük vagy szerkeszthetjük a bejegyzést.
38
Hogyan készíthetünk bejegyzést? Bejegyzést többféleképpen is készíthetünk, akár az InfoLog pont alatt, akár a csoportmunka rendszer különböző pontjaiból, például levelezésből. Mi most ezt a két esetet fogjuk röviden vizsgálni.
Bejegyzés levelezésből:
Amikor megnyitunk egy levelet, akkor a felső menüben kattintsunk az InfoLog ikonjára!
Ekkor bejön az InfoLog bejegyzés készítő menüje, sok adattal előre kitöltve:
39
Típusnak rögtön ott az e-mail, kapcsolatnak beírja a feladó nevét és címét, a bejegyzés tárgya megegyezik a levél tárgyával, a leírásba pedig bekerül a levél szövege. Természetesen minden adat módosítható. Ezen a ponton a „Hivatkozások” fülön tudunk fájlokat mellékelni a bejegyzéshez vagy netes hivatkozásokat adni, illetve a „Feladat delegálása” fülön tudunk a rendszer felhasználói közül valakit hozzáadni, akire az adott feladatot át akarjuk lőcsölni. (Ha a felhasználó beállította az InfoLog pontban lévő tulajdonságoknál, akkor a hozzá érkező InfoLog bejegyzésekről e-mail értesítőt is kap!) Ezek a pontok a már korábban megismertekhez hasonló elven működnek, így a részletes ismertetésük szerintem már elhagyható. Amennyiben minden rendben a bejegyzéssel kattintsunk a mentésre és készen is vagyunk! Bejegyzés InfoLog rendszerből: Az IfoLog-ba belépve vagy a bal oldalon a „Hozzáadás” pontra kattintva tudunk bejegyzést hozzáadni, vagy a jobb szélen a naptárka, telefon, jegyzetfüzet ikonokra kattintva tudunk a célnak megfelelő bejegyzést adni a rendszerhez. Íme egy példa bejegyzés: Típusa feljegyzés és egy fájlt is hozzáadtunk. Az állapot folyamatban lévő, amit azért fontos kiemelni, mert a naptárban csak azok az InfoLog feljegyzések láthatóak, amelyek folyamatban vannak és a teljesítésük kevesebb, mint 100% !
40
Íme a naptár napi nézetében látható is, hogy van még egy nem befejezett InfoLog eseményünk!
Kategóriák létrehozása: Létrehozhatunk kategóriákat is a bal oldalon lévő „Kategóriák módosítása” pontban, így az adott bejegyzéseket akár kategóriákba is sorolhatjuk.
41
Csoportmunka rendszer egyéb funkciói:
Erőforrások: Különféle erőforrásokat (eszközök, termek) tarthatunk nyílván, adhatunk kölcsön, foglalhatjuk le és szervezhetjük meg ezek beosztását. Eszközt az adminnal kell felvetetni. Ideális gyakran szükséges eszközök, termek foglalásának intézésére. Projektkezelő: Létrehozhatunk és kezelhetünk projekteket. Fájlkezelő: Feltölthetünk, tárolhatunk és letölthetünk állományokat. Például otthon feltöltünk ide valamit, majd az iskolában letöltjük innét. Wiki: Közösen szerkeszthetünk dokumentumokat, a változások nyomon követhetőek. Kilépés gomb: Mindig ezzel a gombbal lépjünk ki, sosem a böngésző ablak bezárásával!!! Kicsi nyíl lefelé: További menü elemek. Könyvjelzők: Böngészéskor a fontos oldalak címeit ide elmenthetjük és ezeket akár meg is oszthatjuk másokkal.
42
Hírszerkesztő: Híreket készíthetünk. Szavazások: Kész szavazásokban vehetünk rész, szavazások eredményeit látjuk. Új szavazást az admin vehet fel. Tudástár: Nézelődhetünk a tudástárban, illetve mi magunk is készíthetünk ide bejegyzést.
Kérdés, probléma, igénylés esetén hibajegyet tessék küldeni!! Sok sikert a a használathoz! Üdv: Rózsár Gábor (muszashi) az admin
43
Tartalomjegyzék A KASZK csoportmunka rendszere.....................................................................................................1 Levelezés.........................................................................................................................................1 Alapfogalmak:.............................................................................................................................1 Levelek jelzései: .........................................................................................................................2 Levelező mappák:.......................................................................................................................2 Levelek kezelése:........................................................................................................................3 További gombok:........................................................................................................................5 Levél írása...................................................................................................................................6 Melléklet hozzáadása:.................................................................................................................8 Levél megnyitása........................................................................................................................9 Haladó tippek levelezéshez (mappák és aláírások):..................................................................11 Címjegyzék....................................................................................................................................13 Alapfogalmak:...........................................................................................................................13 Műveletek a címekkel...............................................................................................................15 Új cím hozzáadása:...................................................................................................................16 Címlista felhasználása levelezéshez..........................................................................................17 Terjesztési lista készítése, használata (disztribúciós lista)........................................................18 Terjesztési lista használata levelezéshez...................................................................................19 Hozzáférési jogok szabályozása címlistához (csoportos használat)........................................20 Naptár a csoportmunkában............................................................................................................22 Alapfogalmak:...........................................................................................................................22 Esemény naptárba rögzítése:.....................................................................................................23 További résztvevők megadása:.................................................................................................23 Riasztások, értesítések az eseményekről...................................................................................24 Naptár megosztása:...................................................................................................................25 Dokumentumtár.............................................................................................................................26 Alapfogalmak:...........................................................................................................................26 Dokumentumok megtekintése:.................................................................................................27 Dokumentum feltöltése:............................................................................................................28 Dokumentum jogainak módosítása:..........................................................................................29 Dokumentumok frissítése, dokumentumok és könyvtárak törlése:..........................................31 Nyomkövető (hibajegy kezelő rendszer /tracker/).........................................................................32 Alapfogalmak:...........................................................................................................................32 Új hibajegy készítése:...............................................................................................................33 Hibajegy útja:............................................................................................................................34 Kategóriák:................................................................................................................................37 Hibajegy lezárása:.....................................................................................................................37 Infolog (teendők, emlékeztető, tennivalók):..................................................................................38 Alapfogalmak:...........................................................................................................................38 Hogyan készíthetünk bejegyzést?.............................................................................................39 Bejegyzés levelezésből:........................................................................................................39 Bejegyzés InfoLog rendszerből:...........................................................................................40 Kategóriák létrehozása:.............................................................................................................41 Csoportmunka rendszer egyéb funkciói:.......................................................................................42
44
