MENEDZSMENT ALAPJAI Csoportmunka

MENEDZSMENT ALAPJAI Csoportmunka Dr. Gyökér Irén egyetemi docens BME Menedzsment és Vállalatgazdaságtan Tanszék 2014 ősz

2014.11.19.

1

Esettanulmány Brainstorming • = ötletek szabad áramlása • Szabályai: • • • • –

Nincs kritizálás! Lényeg a mennyiség (ami minőségbe csap át)! Nincs túl őrült ötlet! Ötletek összekapcsolása és javítása – asszociáció (Osborn, 1948)

Fogalom Csoport két vagy több ember együttese, akik között interakció jön létre, közös hiedelmekkel rendelkeznek és magukat az adott csoport tagjának tekintik.

A csoport fókuszálja a társas élet jelenségeit, a tagok közötti társas interakció feltételezi a közöttük zajló kommunikációt, egymás észlelését, személyközi kapcsolatokat, közös beállítódottságot, kialakult státuszokat és szerepeket, működési szabályokat.

Feladatmegoldás csoportban?  Feladat jellege ?  Szinergia? – A szinergia akkor jön létre, ha kettő vagy több ember egymással folytatott interakciók segítségével magasabb szintű megoldást hoz létre, mint amit az egyedi erőfeszítések lehetővé tennének.

A csoportban való részvétel indokai • • • •

Közös érdek, közös cél A csoport ereje, befolyása, presztízse A tagok személyisége, vonzereje Az interakciók lehetősége stb.

Integrálódás a csoportba Két szélsőség:  Fizet, hogy tagja legyen egy csoportnak

 Hatalmi eszközökkel kényszerítik a tagságra

A csoportok típusai A csoportokat többféle típusba sorolhatjuk:  A szervezetben elfoglalt hely szerint: menedzseri csoport / tevékenységi csoport  A létrehozás módja szerint: formális csoport / informális csoport  A belső dinamika szerint: statikus csoport / dinamikus csoport

Csoporttípusok Formális

Informális

 A szervezet munkamegosztása alapján jön létre  A csoport állandó és zárt  Tagsága meghatározott  Deklarált működési elvek

 Egyéni szükségletek, vonzalmak, érdeklődés  Változó és nyitott  Spontán módon alakul  Közös elvek, érdekek alapján állandó kommunikációban alakul a működés

Formális csoport  A szervezet (menedzsment) „felülről” hozza létre, a belső munkamegosztásnak megfelelően  A tagok száma korlátozott és a csoport zárt  A tagok közötti kommunikáció, interakció esetleges, főként a munkára korlátozódik  A tagság szabályai meghatározottak, a tagok funkciói szintén meghatározottak s nem önként vállaltak  Gyakran állandó csoportok, de léteznek „projekt-teamek” melyek egy meghatározott feladat érdekében, meghatározott ideig működnek

Informális csoport  Az egyéni érdeklődés, szükségletek, vonzalmak alapján – spontán módon - jön létre  A tagok közvetlen, személyes ismeretségben állnak

 A csoport tagjainak száma korlátozott, de a csoport nyitott  A tagok között folyamatos a kommunikációs és az interakció  A tagság közös érdekeken és értékrendszeren alapszik  A tagoknak meghatározott, önként vállalt funkciója van a csoporton belül

Csoportok a feladat típusa szerint Összegző/additív feladatok

Összekötő/konjunktív feladatok

Szétválasztó/diszjunktív feladatok

Csoportjellemzők, nagyság szerint  Két fős  Három fős  Kiscsoport  Nagycsoport -

Összetartó, konfliktuskerülő Helyettesíthetőség, konfliktuskezelés Kreatív, egyenlő részvétel biztosítása, felelősség elkenése Mennyiségi munka-megosztás, az összetartást kis csoportok adják, személytelenség

A kéttagú csoport (diád) Jellemzők: • alacsony szintű interakció, sajátos egymásra hatás (pl. testbeszéd) • az egymásrautaltság jelentős • a másik fél véleménye egyszerűen megismerhető • nincs „harmadik fél” aki vitás esetekben döntene • ezért nincs lehetőség a negatív érzések feloldására • emiatt megjelenik az óvatos véleményalkotás, • konfliktuskerülés

A háromtagú csoport (triád) Jellemzők: • fokozottabb az interakció, több az információ és a vélemény • szinte törvényszerűen megjelennek a konfliktusok, • a három résztvevő lehetőséget nyújt hatalmi harcra, koalícióra, bíráskodásra: ketten elnyomhatják a harmadikat • a csoportmunka végeztével feszültség, tartós elégedetlenség maradhat meg • fontos a tagok konfliktustűrő képessége

A kiscsoport Jellemzők: • legalább 4 legfeljebb 12-15 fős • jól alkalmazható összetett feladatok esetén • e méreteknél élnek a szemtől szembe kapcsolatok, interakciók, sok az információ és az ismeret • erőteljes az egymásra hatás, hat a csoportkohézió • 7-10 fős csoport a leghatékonyabb, itt még mindenki szóhoz juthat, elmondhatja a véleményét • fontos a tagok konfliktustűrő képessége

A csoportméret növekedésével Jellemzők: • egyre nehezebb szóhoz jutni, csökken az aktív közreműködés lehetősége, többen kívül maradnak • kevesebb a lehetőség a gátlások feloldására • csökken a csoportkohézió, mert többféle érdek jelenhet meg, nem alakul ki konszenzus • csökken a tagok elégedettsége, egyre kevésbé érzik, hogy hozzájárulnak az eredményességhez • növekszik a formalizáltság, nő a szabályzatok stb. szerepe • nőnek a koordinációs problémák • klikkek alakulhatnak ki

A csoportmunka eredményei  Termelékenység  Megelégedettség  Biztonság

 Vonzerő, megtartó képesség  Tanulás és fejlődés

A referencia csoport • Az egyén számára kiemelkedő fontossággal bír a referencia vagy más szóval az elsődleges csoport.  A referencia csoport funkciója az, hogy összehasonlítási alapot ad az egyén számára a saját viselkedése megítéléséhez, és támogatást, visszacsatolást kap bizonyos elképzeléseiről.

 A referencia csoport nagyon fontos az ember számára, mert személyisége ezzel azonosul és az ott meglévő értékek és normák erőteljesen befolyásolják az egyén viselkedését.

Az egyén és a csoport • Az egyén különböző szükségleteinek kielégítését várja a csoporttól, ez motiválja arra, hogy tagja legyen egy csoportnak.

Maslow

Maslow  Biztonsági igény: az egyedüllét bizonytalanságát csökkentheti, megszüntetheti a csoport. A csoporttag magabiztosabbnak, erősebbnek, vállalkozó szelleműnek érzi magát, jobban viselheti a környezetben jelentkező nehézségeket, fenyegetéseket.  Szociális igény:· a valahová tartozással kapcsolatos szociális igények kielégíthetők, társas kapcsolatok alakulnak ki, csökkenhet, elkerülhető az egyedüllét,  Ezen belül a hatalom iránti igény: egyedül nem élhető ki, erre kínál lehetőséget a csoport

Maslow  Megbecsülés iránti igény: az elfogadás iránt igény kielégíthető a megfelelő státusszal rendelkező csoport közbeiktatásával  Kihívás teljesítéséhez kapcsolódó igénynek: a célok elérésének, a munkamegosztás miatt egyedül csak ritkán felelhetünk meg, tehát ebben is szerepe van a csoporttagságnak

A csoporthoz tartozás előnyei az egyén számára  Biztonság, védelem  Támogatottság

 Interakciók lehetősége  Fejlődési lehetőség

 Pozitív pszichés állapot – növekvő önbecsülés, pozitív önértékelés  Növekvő egyéni hatékonyság

Hátrányok • Hátrányok, veszteségek is érhetik az egyént a csoportba lépéssel, a csoporthoz tartozással:  Feszültség, hogy meg tud-e felelni a csoport elvárásainak, rendelkezik-e azokkal a képességekkel, készségekkel, amelyek a csoport esetében követelményt jelentenek,  Ráfordítás, amely akár időben, akár energiában szükséges ahhoz, hogy a csoporttagjává váljon,  Elutasítás, vagyis a csoport nem teljesen fogadja el a tag viselkedését,  Ellentétek jelenhetnek meg, akár nyílt, akár lappangó formában.

A szervezet és a csoport • Milyen előnyök származhatnak a szervezetben?

és/vagy milyen hátrányok csoportok működéséből. A

• Előnyök:  több ismeret és információ áll rendelkezésre a csoportban, mint az egyének szintjén, érvényesül a szinergia,  többoldalú, komplex problémaközelítést tesz lehetővé a közösség,  a részvételi elv megvalósítása, a participáció a megvalósítás során többlet motivációt jelent.

A szervezet és a csoport • Hátrányok:  a felelősség bizonytalanná válhat, elkenődhet a csoportban,  megjelenik a konformitás, a másokhoz való alkalmazkodás, az egyéni vélemény elnyomásának a kényszere,  jelentkezhet az egyéni dominancia, vagyis egy-egy domináns (nagyhangú) személy rányomja a bélyegét a csoport működésére, a presztízs kérdések kerülnek előtérbe,  megjelenhet a társas lógás, vagyis a tagok a legkisebb teljesítményű társukhoz igazítják teljesítményüket, a csoport együttes teljesítménye kisebb lehet, mint a tagok egyéni teljesítményeinek összege, ez a szinergiahatással ellentétes.

A csoportkohézió kialakulása A kohézió megmutatja, hogy a tagok milyen mértékben kötődnek a csoporthoz és kívánnak tagja maradni. Kohézió: azon erők eredője, amely a csoporttagság fenntartására ösztönöz     

Térbeli, fizikai közelség Közös felfogások nézetek, értékrend Közös érdekek, célok Közös gondolkodási rendszer Specifikus szabályzók- csoportnormák - nyújtotta biztonság

A kohéziót erősítő körülmények  A beállítódások és célok azonossága  Külső fenyegetések (a közös sors megvilágítja a kölcsönös függőséget)  Csoportméret; kisméretű csoportok összetartóbbak, mert lehetőség van teljes körű interakciókra (nagy csoportok esetén a diverzitás nő, a kohézió csökken)  Csoportösztönzők növelik, az egyéni ösztönzők csökkentik a kohéziót

 Személyes preferenciákra építő feladatkiadás  Elkülönítés; izolált csoportok nagyobb összetartást mutatnak, egyedinek és különlegesnek érzik magukat

A csoportban nyújtott teljesítményt befolyásoló tényezők  Internalizáció - a közös gondolkodási rendszer

befogadása  A csoport befolyás elfogadására való nyitottság  Érdekazonosság felismerése

Csoportnormák  Normák = a működésre vonatkozó szabályok, informális követelmények (írott, íratlan)  A normák célja: • hasznos eligazítást jelent a tag számára a csoport megértéséhez és felfogásához • azonosítani tudja a helyes és helytelen magatartási formákat

A normák eredete  Direkt megfogalmazás  Nevezetes események  Csoporton belüli interakciók  Viselkedés-változás

Csoportnormák 5 jellemzője 1. Megjeleníti a csoport strukturális sajátosságait 2. Szigorúan a magatartásra vonatkozik, nem az emberek egyéni gondolataira vagy érzelmeire 3. Csak olyan magatartási elemekkel foglalkozik, amit a csoport többsége fontosnak tart 4. Általában a normák lassan változnak, de kivételes helyzetekben képesek gyorsan fejlődni

5. Nem minden tagra vonatkoznak (magasabb státuszúak kivételt képezhetnek, új belépőkre szigorú alkalmazkodási kényszer nehezedik)

A csoportnormák fajtái • Teljesítménynormák: az elvárt kimeneti érték, mennyire keményen kell dolgozni, hogyan, milyen gondossággal kell elvégezni a munkát. • Erőforrás-elosztásra vonatkozó normák: a jutalmak és a jövedelmek elosztása, a nehéz és a könnyű munkák szétosztása, a berendezések, eszközök szétosztása. • Külső megjelenés, viselkedés: öltözet, magatartás, udvariasság, hangnem, lojalitás kimutatása az intézményhez ahol dolgozunk. • Informális közösségi normák: A csoport társas kapcsolatait szabályozó íratlan szabályok, köszönés, tegeződés, munkahelyi zaklatás, italozás, ünnepségek, kirándulások.

Magas teljesítménynormák alapja  Az elégedettséget nyújtó munkafeladat  A vezetők iránti bizalom, az a hit, hogy a dolgozók jóléte fontos számukra

 A hit abban, hogy a szervezet céljai értékesek  A munkahely biztonsága nő nagyobb teljesítmény esetén  Összefüggés érzékelése a csoportteljesítmény és az elégedettséget nyújtó dolgok között

A csoportnormák erősítése vagy változtatása – vezetői ráhatás A normák erősítik a célok teljesítését:  Mutassuk meg, hogy az egyén és a szervezet céljai alapvetően megegyezők  Jutalmazzuk a norma-konform viselkedést  Mutassuk meg, hogyan járulnak hozzá a tagok a csoport eredményéhez  A követelmények megfogalmazását a tagok végezzék  Aki nem alkalmazkodik, azt kizárják

A normák ellentétben állnak a menedzseri szándékkal:  Köss szövetséget a hasonló felfogású tagokkal  Tárgyalj a célokról és a tervekről a szövetségesek bevonásával  Ne engedj a követelményekből csak a békesség kedvéért  Tarts ki a nézeted mellet a társadalmi nyomás ellenére  Nyilvánosan erősítsd az együttműködés fontosságát és jutalmazd

A konformitás • A normák elfogadását, a norma szerinti viselkedést nevezzük konformitásnak. • A csoport és a menedzser a konform viselkedést megerősíti, jutalmazza. A normák áthágóit a csoport bünteti, elutasítja, nevetségessé teszi, megszégyeníti, ki is közösítheti. • A konformitásnak, - a társas befolyásra való reagálásnak- különböző szintjei különíthetők el:

A konformitás szintjei 1. Behódolás: • Az olyan személy viselkedését jellemzi, akit mindig a jutalom elnyerése, vagy a büntetés elkerülése motiválja a cselekedeteit. Az ilyen viselkedés csak addig áll fenn, amíg a jutalom esélye vagy a büntetés veszélye fennáll. Az állapot labilis.

A konformitás szintjei 2. Azonosulás (identifikáció) a vezetővel • az egyén viselkedésében utánozni kívánja a befolyásolót, sokszor érzelmi tényezők befolyásolják e döntésének meghozatalában. Ez sem belső szükségből származó viselkedés, hanem abból a megfontolásból ered, hogy az egyén szeretne pozitív kapcsolatot kialakítani azokkal, akikkel vállalja az azonosulást.

A konformitás szintjei 3. Internalizáció: Az átvett vélemény, érték beépül az egyén értékrendszerébe és egyben függetlenedik a forrásától. A társas befolyásolásra való reagálás legmélyebben gyökereződő módja.

Szerepek a csoportban • Szerep alatt a csoportok esetében azt értjük, hogy a csoport

tagjai

milyen

viselkedést

várnak

el

egymástól. A szerep abban különbözik a normától, amely ugyancsak elvárt viselkedésmintát ír elő - hogy személyhez, kapcsolódik.

egy

adott

pozíció

betöltőjéhez

Csoportszerepek érvényesülése Szerepészlelés

Miként fogjuk fel a tőlünk elvárt szerepeket és aszerint viselkedünk-e?

Szerepelvárás

A csoport többi tagja által elvárt, és felénk elvárás a tagok által közölt, a csoport által remélt viselkedés.

A szerepelvárások számunkra nem kétértelműség Szerepegyértelműek, nem tudjuk mely viselkedésünket kétértelműség fogadják, vagy utasítják el.

Szerepazonosság

A szerep összhangban van értékeinkkel, azonosság felfogásunkkal.

Szerepkonfliktus

A szerepek olyan követelményeket támasztanak, melyeket nem fogadunk el, vagy időben ütköznek stb.

A csoportszerepek tipizálása Feladat orientált

Kapcsolat orientált

Önmagára irányuló

Kezdeményező

Harmonizáló

Blokkoló

Információgyűjtő Véleményalkotó Értékelő

Békéltető

Elismerés hajszoló

Bátorító

Domináló

Előmozdító

Visszahúzódó

A csoportszerepek betöltése • A csoport teljesítménye alapvetően a feladat- és a kapcsolatorientált szerepek betöltésén és megfelelő összehangolásán múlik, ehhez gyakran semlegesíteni vagy ellensúlyozni kell az önmagunkra irányuló szerepek betöltőit. • A legtöbb csoporttag két-három szerepet is betölthet, illetve a több szerepet eredményesen ellátók magas státust vívhatnak ki maguknak a csoporton belül. Azokban a csoportokban, ahol az önmagunkra irányuló szerepek a dominánsak, valószínűleg a teljesítmény elmarad az elvárt és elérhető teljesítménytől.

Feladatok (szerepek) megosztása

Csoportszerepek: Belbin-teszt  Elnök / koordinátor  Vállalatépítő / implementáló  Serkentő Elsődleges szerepek  Ötletgazda  Figyelő - helyzetértékelő  Erőforrás-feltáró Másodlagos szerepek  Megvalósító - finiselő  Csapatjátékos / teammunkás  +Specialista

Státusz Státusz = a hierarchiában elfoglalt hely (jellemző a felfelé törekvés) Az egyén helye a csoporton belül függ:  a szervezetben elfoglalt hely +  megszerzett tekintély, szaktudás, teljesítmény, kulturális színvonal, személyes tulajdonságok, megjelenés, viselkedés

Csoportok fejlődése  Forming  Storming  Norming

 Performing  Adjourning

Új feladat

A csoportfejlődési szakaszok jellemzői

Köszönöm a megtisztelő figyelmet! [email protected]

2014.11.19.

48