A. Inleiding. Wat is TCO of Total Cost of Ownership? Berekening van Total Cost of Ownership

A. Inleiding Wat is TCO of Total Cost of Ownership ? De betekenis van “Total Cost of Ownership” kan als volgt worden weergegeven: Het (vaststellen c.q. berekenen van het) totaal van de kosten verbonden aan het bezit en gebruik van bedrijfsmiddelen c.q. auto’s. De Total Cost of Ownership (TCO) methode is een techniek die alle kosten over een bepaalde tijdsduur in beeld brengt en kan dienen als criterium bij de overwegingen omtrent het aanschaffen van activa in het algemeen. • TCO betreft naast de kosten van de aanschaf en de kosten van het ter beschikking hebben ook de kosten die samenhangen met het gebruik, het beheer en de beveiliging van de bezitting. • TCO is gebaseerd op de overtuiging dat het beslist zinniger is om ten behoeve van de aanschafbeslissing de totale kosten van bezit en gebruik in ogenschouw te nemen in plaats van enkel te focussen op de aankoopprijs van het object. • TCO is onmisbaar om verwachte kostenstijgingen mee te betrekken in het budget voor meerdere jaren.

Fleet & Business Lessons

Berekening van Total Cost of Ownership

10

Er is geen algemeen geldende formule voor TCO, maar wel is er voor nagenoeg alle bedrijfsmiddelen een houvast te vinden bij de opsomming van onderstaande kosten die te maken hebben met: • de aanschaf en ter beschikking hebben van het bedrijfsmiddel • het gebruik van het bedrijfsmiddel, onderhoud, reparatie en energiebehoeften • risico’s, onder andere van beschadiging en verlies • het beheer Voor het vaststellen van autokosten is er een belangrijke en meer gedetailleerde ondersteuning voor de TCO oefening in de vorm van (technieken voor) de leaseprijsberekeningen, zoals die door autoleasemaatschappijen worden toegepast.

TCO, Total Cost of Ownership

Bij de vaststelling van Total Cost of Ownership voor motorvoertuigen/auto’s komen aan de orde: • waardedaling/afschrijving gedurende het gebruik • financieringskosten • reparatie- en onderhoudskosten • vervanging of revisie van slijtagedelen • voorziening voor schade en verlies • voertuigbelasting c.q. “road tax” • beheer en administratiekosten • risicokosten, waaronder tijdelijke uitval • brandstofkosten, literprijs en verbruik Verder is bij TCO aandacht te geven aan aspecten die meestal niet betrokken worden bij de berekening van de maandkosten c.q. de leaseprijs, maar die wel van belang zijn: • een inschatting van tijdens de gebruiksduur te verwachten kostenstijgingen • overheidsheffingen, zowel direct als indirect het gevolg van autobezit en -gebruik. In die gevallen waar TCO wordt gehanteerd, tegelijk met de uitbesteding van de aanschaf en het beheer van de auto’s aan een leasemaatschappij, is de oefening aanzienlijk eenvoudiger omdat door operationele service leasing immers al grote mate van zekerheid wordt verkregen inzake afschrijving, rente en onderhoudskosten, terwijl meestal ook het beheer voor het merendeel is uitbesteed tegen vooraf bekende kosten.

Beperkingen van Total Cost of Ownership Een TCO analyse verlangt serieuze inspanning, waarbij kennis van zaken en ervaring van essentieel belang zijn. Alleen wanneer beschikt kan worden over veel gegevens, verspreid over meerdere jaren, zal een TCO oefening zonder hulp van buitenaf kunnen worden voltooid. Verder is het ook niet altijd eenvoudig om te bepalen of, en in welke mate, bepaalde kosten aan de voertuigen moeten worden toegerekend.


TCO is een instrument voor de lange termijn, maar niet onmiddellijk geschikt voor een directe kostenbeperking. TCO is weliswaar altijd nuttig, maar kan niet van doorslaggevend belang zijn bij de beslissing omtrent investeringen met strategische doelstellingen.

11

B. Het nut van TCO voor wagenparken Algemeen Met name voor dienstverlenende en commerciële organisaties vormen vervoerkosten in het algemeen en autokosten in het bijzonder twee van de belangrijkste bedrijfskosten, tezamen met personeelskosten en de kosten van huisvesting. Voor elk van deze kostenposten is het van groot belang dat bij het aangaan van kostenverplichtingen, niet alleen de hoogte van de direct voorziene uitgaven, maar tevens de uit de beslissing voortkomende verplichtingen voor de toekomst worden beoordeeld. Om een dergelijke beoordeling te kunnen laten plaatsvinden zal bekendheid met de bepalende factoren van eminent belang zijn en wat dat betreft is het onderwerp “autokosten” complex te noemen. In het verloop van deze behandeling van de TCO methode zal naar verwachting het inzicht in de kostenbepalende factoren toenemen.


Ongeacht de keuze “zelf doen” (investeren en beheren) of uitbesteden (serviceleasing), is het nodig om: • een onderscheid te maken tussen bezits- en gebruikskosten, resp. ook wel vaste en variabele kosten genoemd; • ook de redelijkerwijs te verwachten verandering van kosten gedurende de gehele geplande gebruiksperiode in aanmerking te nemen; • rekening te houden met overhead en externe indirecte kosten.

12

Wanneer wordt uitgegaan van een opgegeven leaseprijs zal verder nog rekening gehouden moeten worden met (verandering van) die kosten waarvoor de “lessor” geen gegarandeerde notering kan afgeven, te weten: • overheidsheffingen inzake autobezit- en gebruik; • verzekeringspremies; • invloed van inflatie op loon- en materiaalkosten; • de brandstofkosten per liter

TCO, Total Cost of Ownership Ook de fiscale gevolgen van de autokosten verdienen binnen TCO uitgebreid aandacht. Deze kunnen verschillen per bedrijf of organisatie, al dan niet BTW-plichtig en de effecten van door derden (medewerkers) betaalde vergoedingen voor het genot van het autogebruik. Onderverdeling directe kosten

kapitaalkosten periodieke kosten km kosten brandstofkosten

De toepassingen van TCO De toepassing van TCO kan vanwege één of meerdere van de navolgende aanleidingen worden overwogen: • Budgetteren van de autokosten • Keuze autosoort (brandstof en merk/ type) • Bepalen meest economische gebruiksduur • Beperking autokosten(stijging) • Vergelijking autoregelingen en -kosten per land Onderstaand zal in eerste instantie globaal op elk van deze TCO doelstellingen worden ingegaan.

Wanneer auto’s worden gehuurd (langetermijnhuur) zal de leasemaatschappij al een groot deel van de gegevens aanleveren. De aangeboden leaseprijs per maand is een belangrijk gegeven om mee van start te gaan. Inderdaad “van start gaan” want de leasemaatschappij geeft geen uitsluitsel over de bedrijfsgebonden belastingen en kan immers niet met betrekking tot alle kostencomponenten een vaste notering afgeven voor de gehele looptijd van het contract.


Budgetteren van de autokosten Telkens wanneer besloten wordt om een auto aan te schaffen, zullen de noodzaak en de baten van de aanschaf al onderzocht zijn en getoetst aan het vervoerbeleid, dat al dan niet op papier aan de betrokkenen bekend is gemaakt. Bij het budgetteren van de kosten die de aanschaf en het gebruik van de auto met zich meebrengen, zal een helder beeld van de kostenopbouw en het verloop daarvan gedurende de geplande gebruiksduur beschikbaar moeten zijn.

13


Bron : Lease Consult B.V.

Onderstaand overzicht van autokosten geeft weer op welke wijze een budget per auto in eerste aanzet er kan uitzien, met naast de direct aan de auto gerelateerde kosten ook een overzicht van de invloeden van de heffingen en (winst)belastingen. Dit overzicht wordt in deel II meer in detail behandeld, terwijl dan ook de inschatting van de kostenontwikkelingen gedurende de geplande gebruiksduur worden toegelicht.

14

Het is gebruikelijk dat een leasemaatschappij (bij operationele leasing) het risico voor de waardedaling, het rentepercentage en ook het risico voor de onderhoudskosten draagt, maar er blijven een aantal componenten over waarvan de prijsverandering per saldo wel voor rekening van de gebruiker kunnen komen. Veranderingen in verzekeringspremies, overheidsheffingen en brandstofkosten zijn de belangrijkste, maar verder kunnen ook wijzigingen in beheerkosten en auto-onderhoudskosten aan de orde komen, indien en voor zover de wijzigingen groter blijken dan vooraf te voorzien en contractueel in de leaseprijs betrokken. Om een wijziging van de leaseprijs juist te kunnen schatten is het goed om voor elk leasecontract van de leasemaatschappij een opgave te verkrijgen van de prijsnotering van elk component waarvan de hoogte tijdens de looptijd van het contract in aanmerking kan komen voor wijziging. Ingeval de auto’s niet worden geleast, maar door de gebruiker zelf worden aangeschaft en in beheer genomen, zal de budgettering beduidend meer inspanningen eisen van degene die waakt over de autokosten en /of het budget opstelt. Op basis van eigen kennis en ervaring zal dan per auto de residuwaarde moeten worden vastgesteld, zodat de afschrijvingskosten (lineair) voor de gehele geplande gebruiksperiode kunnen worden ingeschat, terwijl voor de onderhoudskosten, per gebruiksjaar (t.b.v. planning van de actuele uitgaven) dan wel voor de totale gebruiksduur de notering moet worden vastgesteld. Ook hierbij is het mogelijk te

TCO, Total Cost of Ownership leunen op de expertise van derden. De leverende dealer bijvoorbeeld die bereid en in staat zou kunnen zijn om een garantie voor de onderhoudskosten en/ of voor de restwaarde te geven. Verder spelen bij eigen aanschaf de financieringskosten een rol, wordt vanuit rekening courant de investering gedekt of wordt gekozen voor een arrangement met een financier, al dan niet de huisbankier, om zo zekerheid van een vaste rentenotering voor de gehele gebruiksperiode te verkrijgen. Leasing of zelf kopen en beheren, het maakt niet uit; geen rekening houden met de mogelijkheid van prijsveranderingen resulteert altijd in verrassingen, dus onvoorziene afwijkingen van het budget. Onderstaande grafiek geeft een beeld van de verandering van de autokosten ten opzichte van een bij aanvang gemaakte solide kostenberekening tegen het dan geldende kostprijsgegeven en rekening houdend met een algemene inflatie van 2% per jaar. Het zal niet verwonderen dat een algemene inflatie van 2% per jaar niet voor elke kostencomponent voor dezelfde veranderingen zorgt. Men moet ook in de toekomst rekening houden met de voortzetting van de lijn van de afgelopen jaren, waarbij de literprijs van brandstoffen beduidend sterker steeg dan de inflatie. Ontwikkeling autokosten (cumulatief, bij 2% / jaar)

10 % 8% 6% 4% Zonder brandstof Brandstof Totale Kosten

2% 0

1

2

3

4

5

In de volgende grafische weergave van de ontwikkeling van de autokosten, worden elk van de componenten weergegeven. De grafiek toont de onderverdeling van de totale kostenstijging gedurende een geplande gebruiksduur van vier jaren. Het betreft hier het cumulatieve verloop van het prijsniveau dat een gelijkmatig beeld oplevert, maar in de praktijk dient daarnaast ook nog rekening te worden gehouden met sprongsgewijze veranderingen, die het gevolg zijn van op een bepaald moment wijzigende notering voor overheidsheffingen, verzekeringspremies en literprijzen voor de brandstof. Onderstaand een weergave van de kostenontwikkeling bij een zich gelijkmatig voordoende algemene inflatie van 2,0 % per jaar.


Gebuiksduur in jaren

15

Onderverdeling cum. kostenwijziging naar component bij algemene inflatie van 2% per jaar

10 % 8% 6% 4% 2% 0

1

2

3

4

5

Kap kosten Periode kstn Km kosten Brandstof Indirect Totaal mnd kosten

-2 % 1e tot en met 4e gebuiksjaar

Dat de kosten die gerelateerd zijn aan de investering en het waardeverloop, oftewel de “kapitaalkosten” een dalende trend vertonen heeft te maken met het feit dat inflatie, 2% per jaar in deze grafiek, de monetaire waarde van een auto (deels) ten goede komt, omdat de nieuwprijs van vergelijkbare nieuwe auto’s samen met de inflatie zal toenemen.


Samengevat: naast een betrouwbaar beeld van de kosten van een auto op het moment van aanschaf of ingebruikname, is het voor een goede budgettering beslist ook nodig rekening te houden met de te verwachten kostenontwikkelingen, zowel voor de eigen aanschaf als bij leasing.

16


Keuze autosoort (brandstof en merk/type) Welke auto’s in aanmerking komen voor de aanschaf zal in veel gevallen bepaald worden door de opvattingen van het management omtrent de uitstraling van verschillende autosoorten en merken. Het is bijvoorbeeld denkbaar, dat de achtergrond van een onderneming ertoe leidt dat auto’s van een bepaalde nationaliteit de voorkeur verdienen of daarentegen beslist niet in aanmerking komen. Maar dat neemt niet weg dat ook dan nog een vergelijking gemaakt zal moeten worden van verschillende merken en typen. En ook daarbij is de TCO oefening van belang.

Leaseprijscalculaties, zeker wanneer deze inzage in de opbouw verschaffen, zijn voor elke wagenparkbeheerder die niet zelf over langdurige ervaring met honderden auto’s beschikt onmisbaar bij een TCO oefening voor meerdere autosoorten en –prijsklassen. Onder andere biedt dat een oplossing voor de (onterecht) veel gehoorde opmerking dat dieselauto’s eerst vanaf 30.000 km per jaar voordeliger zijn. Serieuze aanpak van dit keuzecriterium zal aantonen dat het zogenoemde “omslagpunt” sterk afwijkende uitkomsten biedt per merk en type, variërend van 8.000 tot meer dan 30.000 km.


Welke brandstofsoort de voorkeur verdient, kan meestal direct worden afgeleid uit de offertes van leasemaatschappijen die duidelijk tonen in hoeverre de hogere leaseprijs voor een bepaalde dieselauto door de lagere brandstofkosten terugverdiend kan worden en wel bij verschillende jaarkilometrages. Vervolgens is het ook hierbij nodig verder te kijken dan de kostennotering op het moment van beoordeling. Wanneer twee auto’s dezelfde totaalkosten per maand laten zien, is dat nog geen garantie dat de kosten in de volgende jaren hetzelfde blijven. Het is de opbouw van de kosten die zal resulteren in minder, gemiddeld of meer kostenverandering. Brandstofkosten en verzekeringspremies stijgen doorgaans sneller dan de gemiddelde inflatie en dus zullen auto’s met een zwaardere notering voor een of beide van deze componenten een grotere afwijking van de bij aanvang berekende kosten laten zien. Dit gegeven is een extra aansporing om de autokosten gedetailleerd te beoordelen en niet enkel af te gaan op het maandbedrag leasing inclusief brandstof.

17

Bron : Lease Consult B.V.

Bij deze vergelijking dient verder nog in aanmerking te worden genomen, dat toekomstige (procentuele) prijsstijgingen voor benzine zwaarder zullen wegen dan voor de diesel variant omdat de literprijs voor benzine hoger is dan die voor dieselbrandstof. Bij vergelijking van de autokosten voor meerdere landen is nog rekening te houden met de wijze van incasso en de effecten van milieuheffingen die per land verschillend zijn. Bepalen meest economische gebruiksduur De vraag “hoe lang willen we een auto gebruiken” zal door de berijder van de auto en de budgethouder meestal verschillend worden beantwoord. De berijder, die de auto van de werkgever ter beschikking heeft gekregen, zal eerder drie jaar als gebruiksperiode wensen, terwijl de budgethouder meer interesse zal tonen voor de gebruiksduur die de laagste kosten met zich meebrengt. Onafhankelijk in hoeverre rekening wordt gehouden met de wensen van de medewerkers/berijders van de auto’s: voor het kostenbesef is het wenselijk te weten hoe de autokosten zich (los van inflatie-invloeden) ontwikkelen naarmate de gebruiksduur langer wordt. De eerder al genoemde splitsing van kostensoorten in “vast” en “variabel” is hierbij onmisbaar.


De kapitaalkosten zijn de vaste kosten die met het toenemen van de gebruiksduur per tijdseenheid verminderen, niet alleen omdat de waardedaling bij een toename van de ouderdom van de auto tussen bijvoorbeeld 36 maanden en 39 maanden minder ingrijpend is dan voor een periode van 3 maanden van 15 tot 18 maanden, maar ook omdat de financieringskosten zullen afnemen naarmate de waarde daalt en dus al voor afschrijving is gereserveerd of (aan de financier c.q. Lessor) is betaald.

18

De variabele kosten voor onderhoud en reparatie daarentegen zullen toenemen naarmate de auto ouder wordt en meer kilometers heeft afgelegd. Het is voor de hand liggend dat deze kosten voor de kilometers tussen 120.000 en 150.000 beduidend hoger liggen dan de kosten voor de 30.000 km tussen 40.000 en 70.000. Bij het bepalen van de meest economische gebruiksduur worden de kostenontwikkelingen met elkaar vergeleken en de resultante geeft aan waar het moment van vervanging zich, op

TCO, Total Cost of Ownership economische gronden aandient, los van de componenten waarvan het verloop niet door ouderdom of kilometrage worden beïnvloed. Verloop kapitaalkosten versus km. kosten 500 450

Euro/maand

400

kapitaalkosten km kosten bij 45.000 km/jaar km kosten bij 35.000 km/jaar km kosten bij 25.000 km/jaar

350 300 250 200 150 100 50

0

10

20 30 40 Maanden bebruiksduur

50

60

Uit deze grafiek wordt duidelijk dat er ook een verschil bestaat tussen het tijdstip waarop de kilometerkosten merkbaar gaan stijgen voor de verschillende jaarkilometrages. Hoe hoger de jaarkilometrage, hoe eerder de kritische kilometerstanden worden bereikt waarbij meer en/of ingrijpender vervangingen nodig zijn. Deze grafiek geeft een realistische weergave van een bepaalde diesel-personenauto en kan dus niet van toepassing verklaard worden voor alle diesel personenauto’s, laat staan alle auto’s. Het hoofdstuk over ROB kosten (reparatie, onderhoud en banden) gaat verder op de te onderscheiden invloeden in. De volgende grafiek geeft weer hoe de som van de kapitaalkosten en de ROB kosten verlopen en hieruit kan direct worden opgemaakt waar de meest economische gebruiksduur gevonden kan worden. Zodra de lijn van gezamenlijke kosten omhoog gaat, worden de stijgende ROB kosten niet meer “goedgemaakt” door de dalende kapitaalkosten. In de grafiek wordt ook duidelijk dat de kosten boven 40 - 45 maanden de lijn die 45.000 km per jaar vertegenwoordigd gaat stijgen, terwijl de daling in kosten voor de 25.000 km lijn blijft voortduren tot het einde van de weergegeven looptijden. Verloop van som kapitaalkosten + km. kosten 600 550 450 400

dir. kosten 45.000 km/jaar dir. kosten 35.000 km/jaar dir. kosten 25.000 km/jaar

350 300 250 200 150 100 50

0

10

20

30 40 Maanden in maanden

50

60


Euro/maand

500

19

Ervaring en berekeningen zullen (blijven) bevestigen dat de meest economische gebruiksduur grote verschillen vertoont voor auto’s: • per prijsklasse • per brandstofsoort • met al dan niet goede servicereputatie Elke van deze drie gegevens heeft een invloed op het waardeverloop (afschrijving) zowel als op de ROB kosten. Het eerder behandelde aspect van kostenontwikkeling in relatie tot de inflatie tijdens de gebruiksduur is hier buiten beschouwing gelaten, de ontwikkeling van de kapitaalkosten en km. kosten is hier slechts het gevolg van (annuïtair) waardeverloop en veranderingen in technische kwaliteit van de auto. In de economie is bij het begrip “economische levensduur” verder nog van belang dat ook wordt gekeken of gebruikskosten van nieuwe vergelijkbare auto’s gunstiger zouden kunnen uitkomen dan die van de in gebruik zijnde auto. Bijvoorbeeld het beschikbaar komen van auto’s met aanzienlijk lager verbruik van brandstof zou een aanleiding kunnen vormen deze benadering te volgen. Daarbij zijn in ieder geval ook de volgende twee aspecten in aanmerking te nemen: • wanneer eerder dan verwacht een auto wordt vervangen zal dat extra kosten met zich meebrengen, omdat de eerdere lineaire kostenbenadering dan niet meer correct is; • tegenover de lagere km. afhankelijke gebruikskosten staat in de meeste gevallen een toegenomen aanschafprijs voor de nieuw aan te schaffen auto, resulterend in hogere kapitaalkosten. Kortom, bij elke wijziging van een eerder geplande gebruiksduur of -intensiteit behoort een nieuwe kostenberekening te worden gemaakt om een correcte vergelijking te kunnen realiseren. Professionele fleet management consultants en de leasemaatschappijen zijn hiertoe uitstekend geëquipeerd.


Beperking autokosten De TCO methode brengt onherroepelijk met zich mee dat het verkregen inzicht zal leiden tot kostenbesparingen, misschien niet onmiddellijk, maar wel naarmate de methode langer gevolgd wordt. Daarvoor is het goed te weten hoe de verschillende kosten zich ontwikkelen en hoe groot het aandeel van de betreffende kostensoort is in de totale kosten.

20

De wetenschap dat brandstofkosten en verzekeringspremies (periodieke kosten) samen zo’n 35% van de totale autokosten uitmaken (zie onderstaand voorbeeld) en tevens de grootste veroorzakers zijn van kostenstijgingen, zal zonder meer leiden tot meer aandacht voor afspraken met de verzekeraar, maar ook met de berijders. Hierbij is het doel de aanschaf van auto’s met (relatief) hoog brandstofverbruik te beperken, maar ook om te motiveren tot een gematigd autogebruik.

TCO, Total Cost of Ownership Verdeling autokosten

Kapitaalkosten Brandstof Periodieke kosten Indirecte kosten Km kosten

e kosten kosten n

Bij een algemene inflatie van 2,0% per jaar zal rekening gehouden moeten worden met een stijging voor brandstofkosten en verzekeringspremie samen van ongeveer 4,0%, terwijl de overige kostencomponenten samen gemiddeld niet meer dan 1,6% toenemen. Het totale kostenverloop ziet er dan uit als volgt: Kosten bij aanvang van jaar Brandstof + verzekering Overige kosten Totaal

1 35,0 65,0 100,0

2 36,4 66,0 102,4

3 37,9 67,0 104,9

4 39,4 68,2 107,6

Gerelateerd aan de bij aanvang berekende kosten van 100 zorgen brandstof en verzekering dan in vier jaar voor 4,4 toename van het prijsniveau, terwijl alle overige kosten in vier jaar tijd met 3,2 toenemen. Wanneer in het autobeleid meer aandacht wordt gegeven aan de keuze van auto’s met gunstiger brandstofverbruik, dan zal dat zeker leiden tot beperking van de kostenstijging. Maar wanneer het budget van 100 (inclusief brandstofkosten) onveranderd blijft, zal het effect van de maatregel uiterst beperkt blijven, omdat de besparing op de brandstofkosten dan benut wordt voor de keuze van een duurdere auto.

Kosten bij aanvang van jaar Brandstof + verzekering Overige kosten Totaal

1 32,0 65,0 98,0

2 33,3 66,0 100,3

3 34,6 67,0 102,6

4 36,0 68,2 105,3

Ook deze uitkomst oogt niet spectaculair, een beperking van de kosten na 4 jaar van 107,6 naar 105,3 lijkt slechts 2,3%, maar betekent wel een trendbreuk waarmee de stijging in vier jaar maar liefst 30% lager uitvalt en die naarmate de tijd vordert aan belang toeneemt.


Als bij aanpassing van het beleid in de richting van zuinigere auto’s het budget voor de auto zonder brandstof op 65 blijft, terwijl de brandstofkosten worden teruggebracht overeenkomstig de beperking voor brandstofverbruik, dan kan het resultaat er uit zien als volgt:

21

In de praktijk is al gebleken dat beperkt brandstofverbruik als criterium voor de autokeuze leidt tot de aanschaf van auto’s met minder vermogen, die niet alleen minder brandstofkosten veroorzaken, maar ook minder schaden, snelheidsovertredingen als ook lagere ROB kosten als resultaat hebben. De afspraken voor schadeverzekeringen kunnen in veel gevallen ook profiteren van het verbeterd inzicht en wel door met de verzekeraar een koppeling tussen netto schadebedrag (voor het hele wagenpark) en de premiehoogte af te spreken, ter vervanging van de “algemene” premieaanpassingen. Belangrijk is het verder dat op basis van de eigen TCO gegevens een aanpassing van budgetten plaatsvindt en niet langer volgens de landelijke algemene gegevens van kostenontwikkelingen. Daarin zijn namelijk ook de resultaten van alle niet goed bewaakte autokosten vertegenwoordigd. Onderstaande grafiek brengt nog eens in beeld, verdeeld naar componenten, hoe het kostenverloop moet worden ingeschat. De afgebeelde kolommen laten zien wat de samenstelling van de kostenwijziging per component is, als onderdeel van de totale verandering voor een middenklasse diesel personenauto, met een gunstig verbruik. Desondanks zal het merendeel van de kostenstijging toch nog voor rekening komen van de brandstofkosten. Cumulatieve verandering van de autokosten (bij algemene inflatie van 2% per jaar) 10 % 8% 6%

Indirecte kosten Brandstof Km kosten Periodieke kosten Kapitaalkosten

4% 2% 0% -2 %

1

2 3

4

5

-4 % per gebruikjaar


Als laatste punt onder deze paragraaf over de rol van TCO om kostenstijgingen te beperken kan nog worden genoemd dat ingeval van lagere jaarkilometrages dan voorzien, het verstandig is om de gebruiksduur alsnog daarop aan te passen en niet de geplande gebruiksduur in maanden te handhaven, althans voor zover de meest economische gebruiksduur nog niet is bereikt.

22

Voorbeeld, betreft personenauto Indien het jaarkilometrage vooraf op 50.000 wordt geschat dan zal veelal een gebruiksduur van 36 of 42 maanden worden voorzien. De berijder weet dat meestal en gaat er vanuit dat na drie jaar een nieuwe auto in zicht komt. Wanneer echter blijkt dat de actuele jaarkilometrage niet meer dan 40.000 km bedraagt, dan kan de auto tot 45 maanden in gebruik blijven. Het is de

TCO, Total Cost of Ownership moeite waard om dan de gebruiksduur overeenkomstig aan te passen en de berijder daaromtrent te informeren. Een kleine aanpassing van het vervoer- of autoreglement is voldoende om een dergelijke verandering naar meer economisch gebruik af te spreken met de medewerkers. Vergelijking autokosten per land Voor multinationale organisaties kan TCO een belangrijke extra functie vervullen, mits fiscale aspecten daarin worden betrokken. Voor organisaties die arbeidsvoorwaarden (ook autoregelingen) en autokosten in verschillende landen willen vergelijken kan het niet volstaan om de gegevens uit lease-offertes te vergelijken. Dit omdat in verschillende landen de verrekenbaar van BTW, maar ook de winstbelasting en heffingen ter zake van investeringen ver uiteen kunnen lopen.


Als voorbeeld de verschillen tussen België en Nederland. Bedrijven met hoofdzetel in België schrikken van de autokosten die Nederlandse budgetten laten zien, maar zullen zich erbij neer moeten leggen, omdat Nederland een zeer hoge (45,2%) belasting bij eerste registratie heft. Deze BPM (belasting personenauto’s en motorrijwielen) zorgt er niet alleen voor dat de investering in een auto aanzienlijk hoger is dan in België met sterk nadelige gevolgen voor de afschrijvingskosten, maar ook op het te verzekeren bedrag en dus de verzekeringspremie. In de omgekeerde situatie zal een Nederlandse onderneming voor haar Belgische vestiging in eerste instantie blij zijn met de Belgische investeringshoogte en het autokostenniveau, terwijl medewerkers van het Belgische bedrijf graag inspelen op het Nederlandse kostenniveau voor de eigen autokeuze om aldus een kostbaardere auto te krijgen. In beide gevallen is het nodig dat op het vlak van autokostenvergelijking verder gekeken wordt dan de offertes van leasemaatschappijen. De verrekenbaarheid van BTW, de CO2-heffing en de aftrekbaarheid voor de winstbelasting zijn aspecten die een geheel ander licht werpen op de verschillen in autokosten. Onderstaand een beknopt overzicht van de kostenverschillen inclusief de indirecte kosten van heffingen en winstbelasting voor België, Nederland en Duitsland, waaruit een en ander duidelijk wordt.

23

Van de maar liefst 200 euro hogere autokosten (per maand) in Nederland ten opzichte van België blijft, nadat de belastingen bij de vergelijking zijn betrokken, per saldo 56 euro over. De CO2-heffing in België heeft een grote invloed op de kosten, terwijl verder de beperking qua aftrekbaarheid van de autokosten voor de winstbelasting een factor van belang is. De in principe volledige verrekenbaarheid van BTW in Nederland wordt voor een belangrijk deel teniet gedaan door een forfaitaire correctie die samenhangt met de mogelijkheid van privégebruik van de auto. Deze correctie komt neer op een bedrag van 3% van de catalogusprijs (incl. belastingen) per jaar. Voor de Duitse situatie is nog aan te tekenen dat er lokale heffingen van toepassing kunnen zijn die per stad of deelstaat verschillen. Voor niet-BTW plichtige automobilisten in Duitsland geldt vanaf 2007 een toename van de autokosten door verhoging van de BTW van 16% naar 19%.


Het moge duidelijk zijn dat het voor multinationals om meerdere redenen van belang is om de TCO techniek te gebruiken voor auto’s, want voor vergelijkbaarheid van kosten volstaat het niet alleen te kijken naar leaseprijsnoteringen. De indirecte kosten dienen steeds bij de vergelijking van kosten of het opstellen van het budget betrokken te worden, aan de orde zijn dan: • verrekenbaarheid van BTW bij aanschaf • verrekenbaarheid van BTW m.b.t. de gebruikskosten • toepassing van milieuheffingen • de aftrekbaarheid van autokosten voor de winstbelasting

24


C. Consequenties van TCO Het voeren van de TCO methodiek heeft gevolgen voor het behandelen van de kosten die nader zijn onderzocht. Hierbij een kort overzicht van deze gevolgen.

Invloed op leveranciersafspraken Vanaf het moment dat gekozen is voor een bepaalde onderverdeling van de kosten, zal er volgens dezelfde lijnen met leveranciers worden gecommuniceerd. Naast beoordeling van de noteringen van het moment zal bij de afspraken met leveranciers ook of meer aandacht gegeven worden aan de stabiliteit van de prijsnoteringen. Dat kan ertoe leiden dat bij vergelijking van offertes niet voor de laagste aanbieder wordt gekozen, althans wat betreft de op dat moment laagste prijsnotering, maar voor de aanbieder die de beste prijs voor langere tijd mogelijk maakt (prijsborging). Bij elke afspraak met een leverancier voor langere tijd en/of voor herhaalopdrachten voor diensten of producten zal op basis van de TCO aanpak steeds een paragraaf worden opgenomen over de wijziging van voorwaarden. Daarbij dient aan de orde te komen: welke invloeden op het prijsniveau worden onderkend, op welke wijze worden deze gemeld, in hoeverre is de leverancier in staat en bereid verhogingen af te wenden, welk recht heeft de afnemer op gerealiseerde besparingen, wanneer gaan prijsveranderingen in en wanneer geven prijsveranderingen het recht op beëindiging van de gemaakte afspraken.

Invloed op autokeuze criteria/autoreglement In alle gevallen waar een TCO oefening voor het eerst werd uitgevoerd heeft het verkregen inzicht geleid tot heroverweging van de criteria voor autokeuze en ook andere onderwerpen die een autoreglement meestal beschrijft. De meest opvallende aspecten zijn daarbij:


Hoe in dit boekje de kostencomponenten worden gekarakteriseerd en onderverdeeld is niet zaligmakend; het is een voorbeeld van een onderverdeling die zich in de praktijk heeft bewezen.

25

I. een zorgvuldiger inschatting vooraf van het te rijden aantal kilometers per jaar, onderverdeeld naar zakelijk gebruik, woon-werkverkeer, privé-gebruik algemeen en voor vakantie; II. het beperken van de vrijheid van autokeuze voor medewerkers, vooral in de richting van zuinigere auto’s; III. het betrekken van indirecte kosten, vooral overheidsheffingen, bij de vaststelling van het budget per auto(klasse); IV. het hanteren van meer dan één budgetbedrag per autoklasse, gescheiden bedragen voor benzine en diesel en veelal ook voor meerdere jaarkilometrages; V. het betrekken van brandstofkosten in de notering voor meer of minder verreden kilometers; VI. geen toezegging meer aan medewerkers omtrent het moment van autovervanging. Een korte toelichting op deze aspecten: I. Inschatting kilometrage De eenvoudige vraag aan een medewerker die een firmwagen ter beschikking heeft, hoeveel kilometer hij of zij per jaar aflegt voor andere doeleinden dan het werken, blijkt in de praktijk niet zo eenvoudig te beantwoorden. Heel veel mensen weten dat niet echt. Van voorgaande jaren is meestal goed bekend hoeveel kilometer per jaar werd gereden in totaliteit. Het kan van belang geacht worden om het kostenbewustzijn te bevorderen door wel aandacht daarvoor te vragen en met name op het moment dat een nieuwe auto besteld gaat worden. De vraag aan een medewerker om in te schatten hoe de gebruiksverdeling (zakelijk – privé) is, zal aanzetten tot nadenken en het bewustzijn vergroten dat elke kilometer meer of minder kostengevolgen kent. In die gevallen waar het autoreglement een maximum aantal privé-kilometers vermeldt, zal dit een vast onderwerp van aandacht zijn, maar ook wanneer dat niet het geval is deze aandacht te overwegen.


Tip: Zorg dat de bestuurder beseft dat elke kilometer een prijs heeft.

26

II. Beperking brandstofkosten Het hoge aandeel in de autokosten van brandstof is een bekend gegeven en naar het zich laat aanzien is het maximum nog niet bereikt. Daar komt nog bij dat de kosten niet definitief bepaald worden bij aanschaf van de auto, maar steeds weer veranderen met wijzigingen op de wereldmarkt en als gevolg van toenemende schaarste. Bij de aanschaf kan wel een zekere mate van invloed op de brandstofkosten worden benut en wel door te kiezen voor auto’s met gunstiger verbruikscijfers dan gemiddeld per autoklasse. Het aangeven van maximum verbruik in liters per 100 km of uitstoot van CO2 per autoklasse (en brandstofsoort) en het niet toestaan van overschrijding is een gemakkelijk toepasbare maatregel die het niet nodig maakt steeds bij wijziging van de brandstof literprijs het budget te moeten herzien en toch direct leidt tot beperking van de variabele kosten, zowel bij aanvang als gedurende het gebruik.

Tip: Geef een maximum verbruik voor elk autoniveau in de car policy aan.

TCO, Total Cost of Ownership III. Bekend maken indirecte kosten Het kostenbewustzijn wordt daadwerkelijk verbeterd wanneer ook de indirecte kosten worden getoond en niet alleen de directe kosten (zoals de leaseprijs). De CO2-heffing in België is weliswaar niet zichtbaar in een notering van een leasemaatschappij, maar van grote invloed vergelijkbaar als de gevolgen van de BPM-heffing in Nederland, terwijl in beide landen ook de beperking van de BTW aftrekbaarheid zorgt voor tussen de 8 en 12% stijging boven de directe autokosten.

Tip: Toon bestuurders zowel directe als indirecte kosten gelinkt aan het voertuig.

IV. Meerdere budgetbedragen per autoklasse Het vermelden van één budgetbedrag per autocategorie gaat voorbij aan het feit dat veel kilometers rijden (zakelijk of privé, dat maakt niet uit) hogere kosten met zich meebrengen. Het is voor alle betrokkenen bijzonder nuttig om te weten dat de kosten van een en dezelfde auto bij 35.000 km per jaar hoger zijn dan bij 25.000 km per jaar. Een medewerker die veel kilometers moet afleggen voor zijn werk heeft dan ook een hoger budget nodig dan zijn collega die dezelfde auto ter beschikking heeft maar minder kilometers moet afleggen.

Tip: Gebruik per autocategorie aparte budgetbedragen voor meerdere jaarkilometrages. V. Toepassing brandstofkosten in meer/minder km kosten Over het algemeen worden de gevolgen van meer of minder afgelegde kilometers dan voorzien vertaald naar de meer en minderkosten die dat met zich meebrengt puur voor de kosten aan de auto, niet voor de brandstof. Ook hier is het verstandig een andere benadering te kiezen die bij de TCO methode aansluit. 1.000 km meer rijden betekent niet alleen iets meer waardedaling en meer slijtage (onderhoud en reparatie), maar vooral ook meer brandstof. Dus bij de beoordeling van de werkelijke kosten ten opzichte van het budget zal een notering oor meer/minder kilometers inclusief brandstof een veel betere graadmeter opleveren.

VI. Gebruiksduur van de auto In veel gevallen wordt in autoreglementen melding gemaakt van een gebruiksduur die X maanden of Y kilometers betreft en wel tot het moment dat een van deze criteria is bereikt. Dat brengt met zich mee dat een medewerker zich dan gerechtigd acht voor een nieuwe auto. Het kan echter gebeuren dat omstandigheden ertoe nopen om het gebruik te verlengen. Om te voorkomen dat er discussie over ontstaat, is het aan te raden geen definitieve toezeggingen te doen over de gebruiksduur, maar deze afhankelijk te stellen van de eigen opvattingen (voortschrijdend inzicht) omtrent het meest economische gebruik.


Tip: Meer of minder gereden kilometers heeft ook een invloed op de totale brandstofkosten.

27

Hierbij een beknopt (Nederlands) voorbeeld van een set gegevens uit een autoreglement waarbij is aangegeven hoe de indeling in categorieën is en welke de maandbudgetten zijn (exclusief brandstofkosten) zodanig dat de medewerkers weten wat het budget voor de auto is bij de voor hen van toepassing zijnde kilometrage. De als absoluut criterium opgenomen maximale verbruiksnotering zorgt voor het bewaken van de brandstofkosten.

Invloed op het autogebruik Vanaf het moment dat de fleet-owner c.q. wagenparkcoördinator zijn taken heeft aangepast aan de uitkomsten van TCO en met name kostenbeoordelingen verdeelt in “Vast en Variabel” enerzijds en “Direct en Indirect” anderzijds, zal vooral de aandacht voor de afgelegde kilometers en de daarmee samenhangende kosten sterk toenemen, die kosten zijn immers het snelste te beïnvloeden. Verhoogde aandacht voor de variabele kosten en overleg daarover, wanneer nodig, met berijders levert de beste bijdrage om de kosten van de beschikbare auto’s te bewaken. Terugkoppeling van positieve gegevens aan de berijders werkt motiverend richting brandstofverbruik en kent als neveneffecten: vermindering van kleine schades, van verkeersovertredingen en van bandenslijtage.


Verandering in rapportering

28

Het is voor de hand liggend dat bovenstaand besproken effecten van TCO ook van invloed zijn op de verslaglegging. De verschuiving van aandacht naar borging van de kosten brengt met zich mee dat steeds ook interesse zal zijn voor het vergelijken van de kosten met die van dezelfde periode een jaar eerder. En natuurlijk speelt ook daar de onderverdeling in kostensoorten een rol. Twee belangrijke aspecten zijn daarbij: - Geef voldoende aandacht aan de ontwikkeling van het aantal afgelegde kilometers (bijvoorbeeld 2e kwartaal versus 2e kwartaal vorig jaar, zowel als cumulatieve jaargegevens 1e halfjaar versus 1e halfjaar vorig jaar) - Niet alleen de kosten van de beschikbare auto’s tellen, ook de kosten van een tijdelijke auto en van vervangende auto’s en reizen per openbaar vervoer in een periode waar de gebudgetteerde auto niet beschikbaar was, dienen per kostenplaats of budgetnummer betrokken te worden.



Zo kan een verslag over het kostenverloop aangeven in hoeverre kostenafwijkingen te maken hebben met gewijzigde brandstofkosten, verzekeringspremies en overheidsheffingen en anderzijds met gegevens waar wel zelf invloed op kan worden uitgeoefend, zoals afwijkend gebruik in kilometers en afwijkend gebruik in termen van brandstofverbruik en schades.

29

A. Inleiding. Wat is TCO of Total Cost of Ownership? Berekening van Total Cost of Ownership

Recommend Documents