Aanbesteding van een sportcentrum op Total Cost of Ownership
VOORSTELLEN Harry Vedder, projectleider (adviseur/eigenaar M3V) www.m3v.nl /
[email protected] initiator 1e pilot living building concept te Veenendaal
Ralph Rheiter, inkoper (inkoopmanager IBMN) www.ibmn.eu /
[email protected]
WAT KRIJGT U TE ZIEN? Unieke aanbesteding: • TCO • Eenvoud
• Snelheid • Samenwerking/vertrouwen
Uniek resultaat • Snel (2 jaar start aanbesteding – oplevering sportcentrum) • Binnen budget
• Zeer duurzaam • UITSTEKEND ONTWERP
HET RESULTAAT
ACHTERGROND • 2003 is het bestaande complex deels afgebrand • 1e opzet: multifunctioneel gebouw (incl. theater e.d.) • 2 x aanbesteed en 2 x niet tot gunning overgegaan • Medio 2011 (nieuw) raadsbesluit:
2 sporthallen Zwembad Instructiebad Horeca Dojo/multifunctionele ruimte Duurzaam (exploitatie) Gemeente blijft zelf exploitatie
SAMENSTELLING PROJECTTEAM • Externe projectleider • Medewerker RO • Communicatie • Medewerker Sport en recreatie • Medewerker Openbare ruimte
• Exploitant sportaccommodaties • Inkoper
SELECTIE EXTERN PROJECTLEIDER • 10 CV’s opgevraagd bij diverse adviesbureaus • 5 potentiële kandidaten laten presenteren • 1 partij geoffreerd en gecontracteerd • Selectie op: visie op aanbestedingsstrategieën
visie op prestatiegericht specificeren
VRAAGSTELLING (ZOMER 2011) • PvE MFC ombouwen naar vraagspecificatie sportcentrum • Proces inrichten op deadline oplevering voorjaar 2014! • Absoluut binnen beschikbaar investeringsbudget • Snel duidelijkheid over definitieve investeringskosten • Passende aanbestedingsstrategie
DOELSTELLING EN KADERS (1) 1. Zelf operationele exploitatie blijven doen 2. Maximaal exploitabel pand (duurzaam beheersbaar): - functionaliteit -
logistiek onderhoud beheer (w.o. schoonmaak) exploitatiekosten
3. Ontwerp vooral beoordelen op kwaliteit m.b.t. exploitatie
4. Aanbieding kunnen toetsen op investeringskosten en (gebouwgebonden) exploitatiekosten
DOELSTELLING EN KADERS (2) 5. Gemeente heeft kennis van exploitatie, markt (integrale)
kennis van het ontwerpen en bouwen van sportgebouwen 6. Ontwerp bij voorkeur in samenwerking uit kunnen werken (betrokkenheid opdrachtgever). 7. Aanbesteden op basis van vertrouwen / samenwerking 8. Begrijpelijk en eenvoudig: snel en weinig kosten voor
opdrachtgever EN opdrachtnemer
HET PROCES
Voorfase
Selectiefase
Selectiefase
Inkoopstrategie
Publicatie selectieleidraad op ABK
Selectie 5 partijen - minimum eisen - extra punten
HET PROCES
Inschrijffase
Inschrijffase
Inschrijffase
Presentatie aan inschrijvers uitreiken Vraagspecificatie
Mondelinge Nota van Inlichtingen
Aanbesteding, verduidelijking aanbieding door inschrijvers
HET PROCES
Inschrijffase
Inschrijffase
Inschrijffase
Kwaliteitsbeoordeling
Eindbeoordeling
Besluitvorming (gunning)
(prijzen niet bekend)
HET PROCES Voorfase
Inkoopstrategie
VOORFASE: INKOOPSTRATEGIE Uitgangspunten beschreven zoals:
1. Marktanalyse 2. Contractvorm 3. Gunnings- en selectiecriteria 4. Duurzaamheid (GPR en levensduurkosten (TCO)) 5. Vraagspecificatie
6. Vastgesteld door College 7. Planning en besluitvormingsmomenten
8. Samenstelling inkoopteam
MARKTANALYSE • Sportbouw lijkt simpel maar is specifieke deskundigheid (sportfunctionaliteit, normen, uitvoeringsdetails, etc.)
• Sportmarkt heeft veel ervaring met DB-contracten (turnkey bouw) • Sportmarkt heeft relatief weinig ervaring met DBM e.v.
PRESTATIE-EISEN & GUNNING/SELECTIECRITERIA 1. Sportfunctionele kwaliteit van het gebouw
2. Beheersbaarheid beheer en exploitatie (inzet, kosten) 3. Kunnen c.q. moeten voldoen aan (korte) planning 4. Snel zekerheid over prijs, geen meerwerk e.d. na gunning 5. Duurzaam, extra duurzaamheid alleen als rendabel 6. Bij voorkeur garantie op: • toekomstig kwalitatief presteren (sportfunctioneel, beheer, etc.) • onderhoud en onderhoudskosten • presteren duurzaamheidsmaatregelen (energie- en water)
DEFINITIE DUURZAAMHEID Prestaties duurzaamheid, extra duurzaamheid, beheer, onderhoud en exploitatie vertaald in: 1.
Basispakket Duurzaamheid: GPR=7 plus toepassing AgentschapNL minimum criteria (= 100% duurzaam)
2. Total Cost of Ownership gebouw (realisatie + instandhouding + energie- en waterverbruik) 3. Social Return => inzet leerlingwerkbedrijf
TCO-AANBESTEDING 1. Advies aan College: garanties op financieel duurzaam presteren door zowel te gunnen op TCO als te contracteren op TCO. 2. Doel TCO-aanbesteding: Maximaal innovatiekracht markt benutten om gebouw
zo toekomstgericht mogelijk te ontwerpen tegen zo laag mogelijke levensduurkosten.
WAT VERSTAAN WE HIER ONDER TCO? • TCO (Levensduurkosten gebouw) aanvangsinvestering + jaarlijkse kosten onderhoud en energie/water
• D B M O-light (F) Design, Build, Maintain, gebouwgebonden Operate, (Finance)
• Finance indien hogere aanvangsinvestering, lasten verwerken in de M
• gebouwgebonden Operate energie- en watergebruiken (schoonmaak e.d. doet gemeente)
Financiële kaders
investering
exploitatie (excl. personeel, kapitaallasten, etc.)
t=0
t=0
20 jaar e.v.
Aanbieder 1
TCOaanbieder 1
Aanbieder met laagste TCO wint de aanbesteding Gemeente garandeert daarmee voor zichzelf de laagste kosten cq. beste prijs:kwaliteit verhouding over de levensduur van de voorziening.
t=0
t=0
20 jaar e.v.
NB: Aanbieder 2
Financiering investeringen in eventuele rendabele extra maatregelen mag, maar door opdrachtnemer.
TCOaanbieder 2
Kapitaal- en rentelasten opnemen in kosten onderhoud en energie per jaar (gebruiksfase). Alleen zinvol als TCO met extra maatregelen lager uitvalt als zonder extra maatregelen (terugverdientijd korter dan contractperiode). t=0
t=0
20 jaar e.v.
GARANTIE ENERGIEKOSTEN? 1. Risico energietarieven blijft bij gemeente
2. Contracteren op gebruiken (tarieven: rekenwaarde geven) 3. Gebruiken: ontwerp- en gebruikersafhankelijk 4. Garantie op gebruik bij referentiekader gebouwgebruik = referentiegebruik 5. Aanbieder geeft verrekenformule referentiegebruik voor: • • •
openingsuren bezoekersaantallen graaduren
HET PROCES
Voorfase
Selectiefase
Inkoopstrategie
Publicatie selectieleidraad op ABK
SELECTIEFASE: PUBLICATIE
1. Aankondiging gepubliceerd begin december 2011 en
sluiting selectie medio januari 2012 2. Publicatie op Aanbestedingskalender en TED 3. Selectieleidraad kosteloos ter beschikking gesteld
HET PROCES
Voorfase
Selectiefase
Selectiefase
Inkoopstrategie
Publicatie selectieleidraad op ABK
Selectie 5 partijen - minimum eisen - extra punten
SELECTIEFASE: SELECTIE 1.
Inschrijfvereisten tweeledig: a.
Minimum eisen
b.
Puntensysteem (score boven minimum)
2.
Laagdrempelig
3.
10 aanmeldingen
4.
5 partijen geselecteerd
HET PROCES
Inschrijffase
Presentatie aan inschrijvers uitreiken Vraagspecificatie
INSCHRIJFFASE: VRAAGSPECIFICATIE Maart 2012: uitreiken vraagspecificatie en mondelinge toelichting
1. Vraag en ambitie opdrachtgever 2. Wijze van gunning (op waarde, criteria, etc.) 3. TCO-systematiek 4. Creëren wederzijds vertrouwen door realisme en open mindset
INSCHRIJFFASE: VRAAGSPECIFICATIE 1. Opbouw 2. TCO
3. Gunning 4. Overeenkomst
VRAAGSPECIFICATIE 1. Geen oplossingen, alleen kwalitatieve prestaties 2. Verwijzen naar regelgeving, normen en richtlijnen, etc. geen herhaling daaruit 3. Eenvoudig en overzichtelijk te lezen en te begrijpen 4. Eenduidig in bedoelingen (via mondelinge dialoog)
5. Uitgangspunt: beoogde aanbieders zijn deskundiger en worden volledig op die deskundigheid aangesproken 6. Alle ruimte voor aanbieders voor eigen oplossingen
VRAAGSPECIFICATIE Masterdocument: situatie, ambities opdrachtgever, verwachtingen aanbieder, beoogd resultaat
Bijlagen, o.a.: 1.
Outputspecificatie fysieke voorziening.
2.
Raadsbesluit d.d. 15 maart 2011
3.
Bestemmingsplan Kom Vianen
4.
Ontwerpkaders Sportcomplex
5.
Ontwerpkaders Buitenterrein
6.
Energiemanagement
7.
Meerjarig Onderhoud
8.
Concept Model Basis Overeenkomst
9.
De bij de Model Basis Overeenkomst behorende Annexen
VRAAGSPECIFICATIE: TCO
EXPLOITATIEKOSTEN 20 JAAR ‘MARKT’
TCO: UITGANGSPUNTEN • Energiekosten:
€
159.714,-
• Onderhoud:
€
98.549.-
• Budget opdrachtnemer:
€ 14.765.000,-
• Inflatie: • Start exploitatie:
3,00 % 1 juli 2014
• Rekenrente gemeente:
3,43 %
• TCO berekeningsperiode:
20 jaar
• Geen overige exploitatie (schoonmaak e.d.)
TCO: REKENSHEET Informatie
Bedrag
Prijspeil
Bron
Energiekosten
€
159.714
2011 Begroting/tabel raadsbesluit
Onderhoud
€
98.549
2011 Begroting/tabel raadsbesluit
Budget opdrachtnemer € 14.765.000 Inflatie
2012 Investeringskostenbegroting "AANBIEDING"
3,00% jaarlijks
Start exploitatie
Nic Meijer
1-7-2014 GEMIDDELD IVM GESPREIDE OPLEVERING
Rekenrente gemeente
Jaar Volgnummer jaar
3,43% jaarlijks
Nic Meijer
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
-3
-2
-1
0
1
2
3
4
Bouwkosten
€
14.765.000
Energie
€
159.714
€
89.880
€
179.760
€
185.152
€
190.707
€
196.428
Onderhoud
€
98.549
€
55.459
€
110.918
€
114.245
€
117.673
€
121.203
Contante waarde/jaar Bouwkosten
€
14.765.000
Energie
€
3.130.842
€
84.017
€
162.462
€
161.787
€
161.114
€
160.444
Onderhoud
€
1.931.836
€
51.842
€
100.245
€
99.828
€
99.413
€
99.000
Netto contante waarde
€
19.827.678
VRAAGSPECIFICATIE: ONDERHOUD • Technische kwaliteit: NEN 2767 ‘Conditiemeting van bouw- en installatiedelen’. • Aanvang:
Minimumeis conditiescore 1
• Handhaven:
Minimumeis conditiescore 2
(in gebruik tussen 2 en 3) • Ingreep:
Bij (dreigend) lagere score dan 3 (weer naar tenminste 2)
• Oplevering:
Gemiddeld conditiescore 2 (variatie bouwdelen tussen 1 en 3)
VRAAGSPECIFICATIE: GUNNING Gunnen op Waarde (GOW): 1. 2. 3. 4.
Door CROW opgesteld systeem Wordt gedragen door de markt Beoordeling op meerwaarde van de aanbieding Onafhankelijk systeem
Werkwijze: 1. Bepaling zgn. “6” waarde (=voldoen aan minimum eisen) 2. “6”waarde = beschikbaar TCO 20 jaar = € 20.000.000,3. Bepalen meerwaarde extra’s in aanbieding t.o.v. minimum
VRAAGSPECIFICATIE: GUNNINGCRITERIA
1.
Prijs (TCO)
2.
Uitsluiting: beneden minimum kwaliteitseisen
3.
Scores voor extra kwaliteit (meerwaarde): I.
Esthetica;
II.
Functionaliteit;
III. Flexibiliteit.
39
VRAAGSPECIFICATIE: GUNNING
Prijs
ie f
50,0% 50,0% 20.000.000 6-raming Aanneemsom € 20.000.000 mogelijke meerwaarde t.o.v. een 6 € 8.000.000
Aspect
Punten voor kwaliteitsaspecten:
maximale meerwaarde t.o.v. een cijfer 6
a. W at aa is e nb en ie u di n g itmu nt w e aa r d nde ? fic t
€
Kwaliteit
€ Architectuur Functionaliteit Flexibiliteit TOTAAL 71,4%
20 75 5 100
€ € € €
1.600.000 6.000.000 400.000 8.000.000 28,6%
28.000.000
TCO op basis van NCW
Architectuur
Functionaliteit
Flexibiliteit
A
€ 18.897.905,00 1
7,00
6,50
7,00
B
€ 19.900.000,00 2
6,00
6,50
6,00
C
€ 20.000.000,00 3
8,50
8,50
7,00
D
€ 20.315.939,00 4
6,50
7,00
8,50
Meerwaarde bij het scoren van een 10: Belang in € ==> €
INSCHRIJVER
BEREKENING meerwaarde ==>
1.600.000,00
€
6.000.000,00
Totaal extra kwaliteit €
€ 400.000,00
€
400.000,00 €
B
€
C
€
1.000.000,00 €
3.750.000,00
€
D
€
200.000,00 €
1.500.000,00
€
-
€
750.000,00
€
750.000,00 €
8.000.000,00
Totaal v/d berekende meerwaarde in €
Score in € voor extra kwaliteit
A
De laagste Evaluatieprijs wint
Evaluatie-prijs (Prijs minus meerwaarde)
rangorde
INSCHRIJVER
rangorde
Extra kwaliteit, gescoorde cijfers
€
1.250.000,00
3
€
17.647.905,00 2
€
750.000,00
4
€
19.150.000,00 4
100.000,00
€
4.850.000,00
1
€
15.150.000,00 1
250.000,00
€
1.950.000,00
2
€
18.365.939,00 3
100.000,00 -
VRAAGSPECIFICATIE: OVEREENKOMST Vraagspecificatie: 1. Overeenkomst gelet op borging uitkomsten aanbesteding
Excel sheet Inschrijfformulier
Contante waarde berekening inschrijvers GROENE CELLEN INVULLEN Informatie
Bedrag
j
Energiekosten
€
110.275 komt uit de Hulpsheet energie
a
Onderhoudskosten
€
165.000
b
Inschrijfsom
€
14.286.000
c
Rentevoet financiering
4,00%
f
Inflatie
3,00%
r
Rekenrente gemeente
3,43%
Start exploitatie
1-7-2014 GEMIDDELD IVM GESPREIDE OPLEVERING
Jaar
2011
2012
2013
-2
-1
Volgnummer jaar d €
l
Aanvullende financiering
g
Energie
h
Onderhoud
i
EXPLOITATIEKOSTEN TOTAAL
p
Contante waarden van exploitatie, per jaar
2014 0 € 3.679
100.000
€
2015 1 € 7.358
2016 2 € 7.358
2017 3 € 7.358
2018 4 € 7.358
2019 5 € 7.358
€
55.138 € 113.583 € 116.991 € 120.501 € 124.116 € 127.839
€
82.500 € 169.950 € 175.049 € 180.300 € 185.709 € 191.280
€ 141.317 € 290.891 € 299.397 € 308.159 € 317.183 € 326.477
7.647.618
Aanvullende financiering
€
Energie
€
51.541 € 102.654 € 102.227 € 101.802 € 101.379 € 100.957
Onderhoud
€
77.119 € 153.597 € 152.958 € 152.322 € 151.689 € 151.058
q
Netto Contante Waarde van de exploitatie €
5.034.458
b
Bouwkosten
€
14.286.000
€
19.320.458
m LEVENSDUURKOSTEN - TCO n
er is opgeleverd op 29-01-2014 ?
o
LEVENSDUURKOSTEN - TCO
nee €
6.650 €
6.430 €
6.216 €
6.010 €
5.811
€ 132.099 € 262.900 € 261.615 € 260.340 € 259.078 € 257.826
29-1-2014 -
3.439 €
153-
SAMENVATTING INSCHRIJFCIJFERS (INSCHRIJFFORMULIER)
Informatie
Bedrag excl. btw
a
Onderhoudskosten
€
b
Aanbieding voor Ontwerp en Uitvoeringswerkzaamheden
€
c
Rentevoet financiering (indien financiering door inschrijver van toepassing)
d
Aanvullende financiering door inschrijver (indien van toepassing)
e
Verbruiken per persoon, uur openingstijd en graaduur (worden automatisch verzameld in hulpsheet)
165.000
14.286.000 =max. €14.286.000,-
4,00%
€
100.000
Energieverbruik totaal (conform prognose bezoekers en openingstijden) verbruiken totaal water (m³) zwembad sportzalen
elektriciteit (kWh)
gas (m³)
5.000
500.000
25.000
500
250.000
10.000
Energieverbruik per bezoeker
verbruiken per bezoeker water (m³)
elektriciteit (kWh)
gas (m³)
zwembad
0,000100
0,000100
0,000100
sportzalen
0,000100
0,000100
0,000100
Energieverbruik per uur openingstijd verbruiken per uur water (m³)
elektriciteit (kWh)
gas (m³)
zwembad
0,000100
0,000100
0,000100
sportzalen
0,000100
0,000100
0,000100
Energieverbruik per graaduur verbruiken per uur water (m³)
elektriciteit (kWh)
gas (m³)
zwembad
0,000100
0,000100
0,000100
sportzalen
0,000100
0,000100
0,000100
Energieopbrengst totaal
opbrengsten totaal water (m³)
Energieopbrengst
-
elektriciteit (kWh)
gas (m³)
30.000
10.000
i
EXPLOITATIEKOSTEN TOTAAL
€
m
LEVENSDUURKOSTEN - TCO
€
7.647.618
19.320.458 =max. €20.316.077,-
HET PROCES
Inschrijffase
Inschrijffase
Presentatie aan inschrijvers uitreiken Vraagspecificatie
Mondelinge Nota van Inlichtingen
INSCHRIJFFASE: NOTA VAN INLICHTINGEN Nota van Inlichtingen (2 rondes): Doel 1: overeenstemming duidelijkheid vraagstelling
Doel 2: via dit begrip versterken vertrouwen over en weer 1. Vragen vooraf schriftelijk ontvangen 2. Schriftelijk antwoord (per inschrijver) 3. Beantwoording en vragen besproken (per inschrijver) 4. Nota opgemaakt naar alle inschrijvers
HET PROCES
Inschrijffase
Inschrijffase
Inschrijffase
Presentatie aan inschrijvers uitreiken Vraagspecificatie
Mondelinge Nota van Inlichtingen
Aanbesteding, verduidelijking aanbieding door inschrijvers
INSCHRIJFFASE: AANBESTEDING Beoordeling inschrijvingen: 1. Aanbiedingen eind augustus 2012 (prijzen niet geopend)
2. Per teamlid inlezen 3. Toelichting per inschrijver op aanbieding 4. Individueel beoordelen 5. Per sub-team beoordeling 6. Eindbeoordeling (sessie met openen prijzen)
HET PROCES
Inschrijffase
Inschrijffase
Inschrijffase
Kwaliteitsbeoordeling
Eindbeoordeling
Besluitvorming (gunning)
(prijzen niet bekend)
INSCHRIJFFASE: BESLUITVORMING Besluitvorming:
Doel Politiek draagvlak en begrip keuze “verliezers” 1. Presentatie College omtrent de gunning
2. Uitspreken voornemen tot gunning: a. Telefonisch b. (uitgebreide) Schriftelijke onderbouwing
3. Sluiten overeenkomst 4. Vergoeden inschrijfkosten
LEERMOMENTEN 1. Vraagspecificatie zo functioneel mogelijk opstellen 2. Beoordelingscriteria en gevolgen duidelijk bespreken 3. Geen beoordelaars in team die een (op hen bekende oplossingen gericht) technische voorkeur hebben 4. Looptijd overeenkomst versus duurzaamheid?
5. Tarieven energie: eigen opwekking apart vragen? 6. Conditiescore 2 bij oplevering na 20 jaar?
