Samenvatting TCO door Leon Wetzel
Total Cost of Ownership Samengesteld door Leon Wetzel
Wat is TCO?
Instrument om kosten en kostenstructuren inzichtelijk te maken. Inschatting van alle relevante kosten tijdens het gebruiken van een ICT-dienst, -service of middel.
TCO kijkt verder dan de initiële aanschafprijs. Ook additionele kosten worden hierbij opgeteld! Door het vastleggen van kosten en kostenstructuren kan een organisatie besluiten tot kostenbeheersing of kostenbesparing. Kosten en kostenstructuren van ICT-diensten en ICT-middelen veranderen in de loop van de tijd. Dit heeft te maken met het feit dat een ICT-organisatie in de loop van de tijd verschillende activiteiten uitvoert om ICT-diensten goed te kunnen blijven leveren. Bij die dienstverlening zijn altijd ICTmiddelen betrokken.
De levensduur van een ICT-middel De levensduur van een ICT-middel bestaat uit vier fases: 1. 2. 3. 4.
Aanschaf / Acquisitie Implementatie / Inzet Beheer en onderhoud / Gebruik en exploitatie Vervanging / Afvoer
Voor een computer zou dat er zo uit kunnen zien: 1. 2. 3. 4.
Bestellen pc bij leverancier; Installeren software, configureren en plaatsen bij de gebruiker; Software upgraden, reparaties uitvoeren, pc verhuizen, pc vervangen bij diefstal; PC bij gebruiker ophalen, verwijderen software, pc afvoeren of pc verkopen.
Kostencategorieën Directe kosten
Kosten die eenduidig en exclusief kunnen worden toegewezen aan een ITdienst.
Indirecte kosten
Kosten die niet eenduidig zijn toe te wijzen aan een ICT-dienst of ICT-middel. Ook de kosten van falende dienstverlening! 1
Samenvatting TCO door Leon Wetzel Indirecte kosten toewijzen aan een dienst is problematisch! De oplossing is om de indirecte kosten te verdelen via toewijzingsmodellen. Directe kosten
Indirecte kosten
Installeren van software voor dienst A
Loonkosten ICT-medewerker
Opleiden van gebruikers voor dienst K
Kosten afdeling Inkoop
Loonkosten uitzendkrachten voor dienst P
Loonkosten uitzendkrachten op Servicedesk
Hardwarekosten t.b.v. dienst U
Afschrijvingskosten centrale ICT-apparatuur
Afschrijvingskosten printer t.b.v. dienst B
Herstelkosten ICT-infrastructuur na cyberaanval
TCO-bepaling
Het bepalen van de totale kosten van een ICT-dienst, -klant of configuratieitem.
Het bepalen van de TCO gebeurt binnen het ITIL-proces ‘Financial Management’. Dit proces houdt zich met drie hoofdactiviteiten bezig: -
Budgettering o Het begroten van de kosten van een ICT-dienstverlening. Aansturing van de boekhouding o Aangeven welke ICT-kosten waar en wanneer gemaakt zijn. Doorbelasten o Kosten van ICT-dienstverlening verdelen over de geleverde diensten en in rekening brengen bij de afnemende klanten.
Het bepalen van de TCO is in alle drie hoofdactiviteiten van belang, omdat:
de totale ICT-kosten de basis vormen voor de tariefstelling van een ICT-dienst; TCO inzicht geeft in welke activiteiten welke kosten veroorzaken en op basis daarvan ‘whatif”-analyses uitgevoerd kunnen worden; inzicht in de totale kosten leidt tot inzicht in welke indirecte, veelal moeilijk te budgetteren kosten een rol spelen in de dagelijkse ICT-dienstverlening. Dit leidt tot het besef dat beschikbaarheid van ICT-dienstverlening en de continuïteit van de business van de klant sterk onderling gerelateerd zijn.
De levensduur van een ICT-middel in fases 1. Aanschaf van een ICT-middel of opzetten nieuwe ICT-dienst: • • • • • • •
beleid bepalen (onder andere afschrijvingstermijn); opstellen van de business case ten behoeve van de mogelijke investering in informatietechnologie; inhuren afdeling Inkoop om de hardware en of software in te kopen; licenties inkopen; inhuren externe consultants; onderhoudscontracten en verzekeringen afsluiten; administreren.
2
Samenvatting TCO door Leon Wetzel 2. Inzet in de ICT-infrastructuur (ICT-middel)/opnemen in producten/dienstencatalogus (ICT-dienst): • • • • • • • •
specifieke hardware en of software configureren; overige ICT-infrastructuur configureren; instrueren Servicedesk; uitleveren apparatuur aan gebruikers; opleiden/instrueren gebruikers; hardware en of software testen; changemanagement uitvoeren; administreren (onder andere de CMDB en producten/dienstenportfolio bijwerken).
3. Onderhoud en beheer • • • • • • • • •
gebruikers support leveren; updates en nieuwe releases installeren; hardware en software configureren naar aanleiding van updates/nieuwe releases; licenties inkopen of afstoten; overige ICT-infrastructuur configureren; storingen in de ICT-infrastructuur verhelpen; reparaties (laten) uitvoeren; changemanagement uitvoeren; administreren (onder andere de CMDB bijwerken).
4. Vervanging/afvoer. • • • • • •
hardware en of software uit dienst nemen; licenties afstoten; uit dienst genomen hardware en software verkopen; overige ICT-infrastructuur configureren; changemanagement uitvoeren; administreren (onder andere de CMDB en producten/dienstenportfolio bijwerken).
Factoren voor kostenmanagement Een ICT-organisatie kan kosten: -
beheersen voorkomen reduceren
(preventieve werkwijze) (correctieve werkwijze)
De voorkeur is om kosten te voorkomen. Een ICT-organisatie zal dus gericht moeten zijn op het bedenken en toepassen van preventieve maatregelen. Het TCO-model van Gartner kent twee soorten factoren: Technologische factoren: •
•
platformstandaardisatie. i. Zo min mogelijk verschillende platformen beheren leidt tot eenvoudiger en eenduidiger beheer; ontwikkelen van standaard configuraties van ICT-middelen. i. Hierdoor kan eenvoudiger en eenduidiger beheer plaatsvinden; 3
Samenvatting TCO door Leon Wetzel • •
•
•
softwaredistributie automatiseren. i. Het aantal handmatige handelingen wordt hierdoor beperkt; het technisch- en systeembeheer automatiseren. i. Beheertools signaleren automatisch ongewenste situaties of nemen activiteiten van de beheerder uit handen; virusdetectie implementeren. i. Hierdoor zal er minder downtijd of vertraging in de ICT-infrastructuur voorkomen; actief “legacy” hardware en software uitfaseren. i. Nieuwe hardware en software werkt veelal efficiënter en beter dan de oude hardware en software en is veelal goedkoper.
Procesmatige factoren: •
•
•
•
•
•
•
• •
Eindgebruikers trainen i. Getrainde eindgebruikers genereren minder incidenten voor de ICTorganisatie. Er zijn minder ICT-medewerkers nodig. vergroten van vakkennis van ICT-personeel. i. Hoe meer kennis van de ICT-infrastructuur bij ICT-medewerkers, des te minder kans op fouten; een inkoopfunctie instellen. i. Een inkoopfunctie (of een afdeling Inkoop) kan scherper inkopen en kan het aantal verschillende leveranciers reduceren. Dit leidt tot kostenbesparing; een capaciteitsplanning instellen en hanteren. i. Hiermee zorgt een ICT-organisatie er voor dat uitbreiding of vervanging van hardware op tijd plaatsvindt zodat de kans op traagheid of downtijd wordt geminimaliseerd; een stabiele ICT-organisatie creëren. i. Zorg er voor dat er niet te veel personeelsverloop is. Zorg voor goed ingerichte beheerprocessen. Introduceer bijvoorbeeld ITIL in de ICTorganisatie; vergroten preventief onderhoud. i. Hiermee worden incidenten voorkomen. Bovendien worden wijzigingen in de ICT-infrastructuur planbaar en daarmee beter beheersbaar; beleid op het gebied van security implementeren. i. Hiermee worden van tevoren risico’s geïdentificeerd en kunnen bijbehorende maatregelen worden gedefinieerd. Als deze risico’s zich daadwerkelijk voordoen, dan kan beter en sneller op de te nemen maatregelen worden ingespeeld; procedures versimpelen. i. Door procedures eenvoudiger te maken wordt de kans op fouten kleiner; lifecycle management invoeren. i. Zorg er voor dat van elk ICT-middel de economische en technische levensduur bekend is, plan activiteiten en beslis wat er daarna met het ICTmiddel moet gebeuren.
Door het uitvoeren van deze activiteiten kan een organisatie kosten beter beheersen of voorkomen. Bij het nemen van correctieve maatregelen kan een organisatie sneller en effectiever te werk gaan, wat ook minder kosten met zich meebrengt. 4
Samenvatting TCO door Leon Wetzel
Soorten kosten Hardwarekosten
Kosten als gevolg van aanschaf en gebruik van hardware.
Softwarekosten
Kosten als gevolg van aanschaf en gebruik van software en licenties.
Organisatiekosten
Kosten om de IT-organisatie zelf in stand te houden: personele kosten, salarissen, reiskosten en opleidingskosten
Huisvestingskosten
Kosten van het gebruik van computerruimtes en kantoren.
Administratiekosten
Kosten m.b.t. administratie, zoals bijwerken CMBD, SLA’s en rapportages opstellen.
Doorberekende kosten
Kosten die door (externe) derden aan de IT-organisatie in rekening worden gebracht vanwege de levering van producten en diensten van die derde partijen, zoals elektriciteit, juridisch advies, inkoopadvies en consultancy.
De voordelen van TCO -
-
Investeringsbeslissingen worden beter onderbouwd. ICT-management kan beter inzicht hebben in de totale kosten, maar ook van de directe en indirecte kosten van een ICT-middel of -dienst in de tijd en kan deze kostensoorten uitwisselen. ICT-management kan ‘What-if’-analyses uitvoeren om de beste TCO te bepalen. Het besef dat niet alleen de aanschafprijs de basis is voor een investeringsbeslissing, maar dat ook additionele kosten na de aanschaf in ogenschouw moeten worden genomen. Een TCO-analyse kan kwaliteitsverbeteringen in de ICT-dienstverlening initiëren.
De nadelen van TCO -
TCO is te kostengericht; er is weinig aandacht voor de toegevoegde waarde en de opbrengsten van een ICT-middel. Het verlagen van de TCO leidt niet altijd tot het besparen van kosten. Het maken van een TCO-analyse kost veel tijd (en ook geld!). TCO gaat niet over de risico’s van investeringen. Het is altijd de vraag of alle zaken zijn te identificeren en mee te nemen in een TCOberekening. EINDE
Bron: ‘Total Cost of Ownershop’ door H.H. Stadman
5
