A Fővárosi Biztonsági Iroda Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA
BUDAPEST, 2011. DECEMBER 15.
Jóváhagyva az Ügyvezető 5/2011. számú határozatával, a Felügyelő Bizottság 19/2011.(12.15.) sz. alatti egyetértő határozatával
Tartalomjegyzék Bevezetés ................................................................................................................................... 3 I. Általános rendelkezések ....................................................................................................... 4 1. Társaság alapadatai ......................................................................................................... 4 2. Társaság működésének tartama ..................................................................................... 4 3. Társaság tevékenységi köre ............................................................................................. 4 4. Társaság alapítójának (a továbbiakban: Alapító) neve és székhelye .......................... 4 5. Társaság könyvvezetése és üzleti tervezése .................................................................... 5 6. Társaság jogállása ............................................................................................................ 5 7. Társaság törzstőkéje ........................................................................................................ 5 8. Alapítói jogok gyakorlásának rendje ............................................................................. 5 9. Társaság feladata.............................................................................................................. 6 II. A Társaság működési és irányítási rendje ........................................................................ 8 1. Társaság szervezeti felépítése, főbb szervei, és munkaszervezete ................................ 8 1.1. Társaság szervei ......................................................................................................... 8 1.1.1. Taggyűlés – Alapítói határozat ......................................................................... 8 1.1.2. Ügyvezető ............................................................................................................ 8 1.1.3. Felügyelőbizottság .............................................................................................. 9 1.1.4. Könyvvizsgáló ..................................................................................................... 9 1.2. Társaság munkaszervezete ..................................................................................... 10 1.3. Társaság munkarendje ........................................................................................... 10 1.4. Társaság szervezeti struktúrája és külső kapcsolatrendszere............................. 10 1.5. Társaságon belüli szakmai együttműködés, függelmi viszonyok ........................ 10 1.5.1. Társasági belső kapcsolattartás ...................................................................... 10 1.5.2. Együttműködési kapcsolatok a Társaságon belül ......................................... 11 1.6. Belső kapcsolattartás eszközei ................................................................................ 11 1.7. Társaság szabályozási rendszere............................................................................ 11 1.8. Általános működési előírások ................................................................................. 13 1.8.1. Munkavállalók társasági jogállása, jogaik és kötelezettségeik..................... 13 1.8.2. Munkavállalók jogai ........................................................................................ 13 1.8.3. Munkavállalók kötelezettségei ........................................................................ 13 1.8.4. Munkakörök átadása ....................................................................................... 14 1.8.5. Helyettesítés ...................................................................................................... 15 1.8.6. Munkáltatói jogok gyakorlása ........................................................................ 15 1.8.7. Felelősségre vonás (rendkívüli felmondás) és kártérítési jogkör ................. 15 1.8.8. Képviseleti, aláírási jogkör .............................................................................. 16 1.8.9. Bankszámla feletti rendelkezés ....................................................................... 16 III Záró rendelkezések ........................................................................................................... 17 Mellékletek .............................................................................................................................. 18 1. számú melléklet: Társaság szervezeti ábrája ............................................................... 18 2. számú melléklet: A Társaság alkalmazottainak munkaköri leírása ......................... 19 3. számú melléklet: A szervezeti egységek létszáma ........................................................ 19 4. számú melléklet A szervezeti egységek feladatai ......................................................... 35
2
Bevezetés A Fővárosi Biztonság Iroda Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság. (a továbbiakban: Társaság) jelen Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SZMSZ) a gazdasági társaságokról 2006. évi IV. törvény (a továbbiakban: Gt.), valamint a cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról szóló 2006. évi V. törvény (Ctv.) alapján készült, azon szándéktól vezetve, hogy meghatározza a Társaság tevékenységi körét, szervezetét és működési rendjét. Figyelembe veszi a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) rendelkezéseit, valamint a Társaság munkavállalóinak foglalkoztatásával kapcsolatos jogszabályi rendelkezéseket, továbbá a Társaság működését jellemző – a Társaság speciális feladatköréből következő – sajátos belső és külső kapcsolatrendszert. Az SZMSZ betartása, rendelkezéseinek érvényesítése a Társaság Ügyvezetőjének, vezető beosztású munkavállalóinak és alkalmazottainak elsőrendű kötelessége. Az SZMSZ nem helyettesítheti a Társaság egészére vagy bármely szervezeti egységére/munkavállalójára vonatkozó jogszabályokat, szabványokat és hatósági előírásokat, amelyet ismerete és alkalmazása éppúgy kötelező, mint a jelen SZMSZ-ben előírtaké. Az SZMSZ rendelkezései semmilyen tekintetben nem állhatnak ellentétben a mindenkor hatályos jogszabályokkal és a Társaság Alapító okiratának rendelkezéseivel, amelyek esetleges ellentmondás esetén alkalmazási elsőbbséget élveznek. Az SZMSZ-t alkalmazni kell azokra a tevékenységfajtákra és munkafeladatokra, amelyek a Társaság egészének, valamint szervezeti egységeinek/munkavállalóinak tevékenységi körével - közvetlenül vagy közvetve - összefüggnek. Az SZMSZ hatálya kiterjed a Társaság minden szervezeti egységére, és ezen belül a Társasággal munkaviszonyban álló minden munkavállalójára. Az egyes munkavállalók konkrét feladatait a munkaszerződés mellékletét képező részletes munkaköri leírásuk tartalmazza. Jelen SZMSZ és annak mindenkori módosítása az Alapító Okirat 9.3. pont 16. alpontja alapján a Felügyelőbizottság előzetes egyetértése alapján az Ügyvezető jóváhagyásával lép hatályba. A módosítás egységes szerkezetbe foglalás útján történik.
3
I. Általános rendelkezések 1. Társaság alapadatai 1.1. A Társaság cégneve: Fővárosi Biztonsági Iroda Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság A Társaság rövidített neve: Fővárosi Biztonsági Iroda Közhasznú Nonprofit Kft. A Társaság cégneve angol nyelven: Budapest Municipality Security Office Public Service Non-Profit Limited Liability Company A Társaság rövidített neve angol nyelven: Budapest Municipality Security Office Public Service Non-Profit Ltd. 1.2. A Társaság székhelye: H-1054 Budapest, Akadémia utca 1. Társaság alapító okiratának kelte (eredeti): 2010. november 2. Cégjegyzék száma: Cg. 01-09-950518 Adószáma: 23048830-2-41
2. Társaság működésének tartama Társaság határozatlan időre alakult. 3. Társaság tevékenységi köre A Társaság tevékenységi köre a TEÁOR 08 statisztikai nomenklatúra szerint: Főtevékenység: 84.24 Közbiztonság, közrend (közhasznú tevékenység) Egyéb tevékenységi körök: 80.10 Személybiztonsági tevékenység (közhasznú tevékenység) 80.20 Biztonsági rendszer szolgáltatás (közhasznú tevékenység) 4. Társaság alapítójának (a továbbiakban: Alapító) neve és székhelye Budapest Főváros Önkormányzata, székhelye: 1052 Budapest, Városház u. 9-11.
4
5. Társaság könyvvezetése és üzleti tervezése A Társaság könyveit a magyar számviteli szabályok alapján, kettős könyvelés szerint vezeti. A Társaság üzleti évei megegyeznek a naptári évekkel. A Társaság évente a számviteli törvény szerinti tartalommal éves beszámolót készít, valamint elkészíti az Alapító által előírt negyedéves és féléves beszámolókat. A Társaság üzleti tervezésének alapja az Alapító által jóváhagyott hosszú távú üzleti terv. A Társaság évente üzleti előtervet (tárgyévet megelőző év december 31. napjáig) és üzleti tervet (tárgyév május 31-ig történő jóváhagyást biztosító előkészítő munkával) készít. Az üzleti (elő)terveket és pénzügyi beszámolókat a pénzügyi vezető – az ügyvezetővel egyeztetve – készíti elő, és az ügyvezető terjeszti a Felügyelőbizottság, majd az Alapító elé. 6. Társaság jogállása A Társaság, mint jogi személy saját cégneve – Fővárosi Biztonsági Iroda Közhasznú Nonprofit Kft. – alatt jogokat szerezhet, és kötelezettségeket vállalhat, így különösen tulajdont szerezhet, szerződést köthet, pert indíthat és perelhető. A Társaság gazdasági jogalanyként való működése során szerződéses kapcsolatba kerül harmadik személyekkel. A szerződésekből keletkező jogok és kötelezettségek a Társaságot illetik meg, illetve terhelik. A Társaság szerződéseit tevékenységi körében önállóan, saját belátása és akarat-elhatározása szerint (figyelemmel a jogszabályok által megkövetelt jóváhagyási rendre is), szabadon köti a Társaság céljainak megvalósítása érdekében. A Társaság által kötött szerződések jogosítottja, illetve kötelezettje a Társaság. A Társaság perbeli cselekményeit jogi meghatalmazottja útján végzi. Saját nevében áll perben a Társaság akkor is, ha a Társaság Alapítója áll perben a Társasággal szemben. A Társaság önálló adó-, munkajogi és társadalombiztosítási jogalanyisággal is rendelkezik. 7. Társaság törzstőkéje A Társaság törzstőkéje (jegyzett tőkéje) 10.000.000. Ft, azaz tízmillió forint összeg, amely alapításkor teljes egészében az Alapító által megfizetésre került. 8. Alapítói jogok gyakorlásának rendje A Társaság legfőbb szervének hatáskörébe tartozó (Alapítói) jogok gyakorlása a Fővárosi Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 55/2010. (XII. 09.) Főv. Kgy. rendelet, valamint a Fővárosi Önkormányzat vagyonáról, a vagyontárgyak feletti tulajdonosi jogok gyakorlásáról szóló 75/2007. (XII. 28.) Kgy. rendelet szerint történik.
5
9. Társaság feladata Társaság feladatai különösen: a) vállalatbiztonság területen az önkormányzati egyszemélyes társaságok és az önkormányzati alapítású intézmények tekintetében a biztonságvédelmi menedzsment feladatok megfelelőségének vizsgálata. Ennek keretében e cégek és intézmények: - biztonságpolitikájának és biztonságvédelmi tevékenységével - vagyonvédelmi és információtechnológiai biztonság védelmével - üzletbiztonsági tevékenység felügyeletével - krízis-kezelési felkészültségének monitorozásával kapcsolatos tanácsadás b) a közterületek állapotának városüzemeltetési szempontú folyamatos figyelemmel kísérése. Ennek keretében a városgondnok a körzetében figyelemmel kíséri a közterületi rend és rendezettség állapotát, tapasztalatairól infokommunikációs eszköz felhasználásával tájékoztatja a Városüzemeltetési Diszpécser Központot, továbbá folyamatos kapcsolatot tart a körzetében működő társasházi közös képviselőkkel, lakóközösségi tisztviselőkkel, kereskedelmi és szolgáltató egységek dolgozóival. A Társaság feladatait a vonatkozó jogszabályok, az Alapító Okirat, jelen SZMSZ és az ügyvezetés ügyrendje tartalmazza, illetve a Társaság tevékenységét az Alapító határozatainak és mindenkor érvényes szerződéseinek keretei között végzi. 10. A Társaság közhasznú szervezetként való működésére vonatkozó szabályok 10.1. A közhasznú szervezetekről szóló 1997. évi CLVI. törvény (továbbiakban: Kszt.) 4.§ (1) bekezdése értelmében a Társaság: a) közhasznú tevékenysége: bűnmegelőzés (a Társaság bűnmegelőzésre irányuló közhasznú tevékenysége az önkormányzati vagyon sérelmére elkövethető esetleges jövőbeli bűncselekmények megelőzését jelenti.), b) biztosítja a szolgáltatásokhoz való szabad hozzáférést, a kívülállók részéről való igénybevételt nem zárja ki, c) vállalkozási tevékenységet csak közhasznú céljainak megvalósítása érdekében, azokat nem veszélyeztetve végez, d) gazdálkodása során elért eredményét nem osztja fel, azt közhasznú tevékenységére fordítja, e) közvetlen politikai tevékenységet nem folytat, szervezete pártoktól független és azoknak anyagi támogatást nem nyújt, f) a cél szerinti tevékenységéből, illetve vállalkozási tevékenységéből származó bevételeit és ráfordításait elkülönítetten tartja nyilván. 10.2. Az Ügyvezető köteles olyan nyilvántartást vezetni, amelyből a Kszt szerinti vezető szerv döntésének tartalma, időpontja és hatálya, illetve a döntést támogatók és ellenzők számaránya (ha lehetséges személye) megállapítható. 10.3. A Kszt. szerinti vezető szerv döntéseit a Társaság az érintettekkel nyilvánosság útján közli a www.budapest.hu honlapon. 10.4. A Társaság mint közhasznú szervezet működésével kapcsolatosan keletkezett iratokba való betekintést az Ügyvezetőnél kell írásban kérelmezni. Az Ügyvezető vagy az általa
6
kijelölt személy a Társaság székhelyén biztosítja a fenti iratokba való betekintés lehetőségét a bejelentéstől számított 5 munkanapon belül. 10.5. A Társaság mint közhasznú szervezet működése, szolgáltatásai igénybevételének módja, beszámolói nyilvánosak. Ezeket a Társaság a www.budapest.hu honlapon teszi közzé. 10.6 A Társaság, mint közhasznú szervezet vezető tisztségviselőinek összeférhetetlenségére a közhasznú szervezetekről szóló 1997. évi CLVI. törvény 8-9.§-ai irányadóak. A 14. § (4) bekezdése értelmében a Társaság a felelős személyt, a támogatót, az önkéntest, valamint e személyek hozzátartozóját - a bárki által megkötés nélkül igénybe vehető szolgáltatások, illetve a társadalmi szervezet által tagjának a tagsági jogviszony alapján nyújtott, létesítő okiratnak megfelelő juttatások kivételével - cél szerinti juttatásban nem részesítheti. 10.7 A Társaság az éves beszámoló jóváhagyásával egyidejűleg köteles a Kszt. 19§-ában meghatározott közhasznúsági jelentést készíteni, melynek elfogadása az Alapító kizárólagos hatáskörébe tartozik. A Társaság a közhasznúsági jelentését a tárgyévet követő évben, legkésőbb június 30-áig a www.budapest.hu honlapon teszi közzé. A közhasznúsági jelentésnek tartalmaznia kell: a) a számviteli beszámolót; b) a költségvetési támogatás felhasználását; c) a vagyon felhasználásával kapcsolatos kimutatást; d) a cél szerinti juttatások kimutatását; e) a központi költségvetési szervtől, az elkülönített állami pénzalaptól, a helyi önkormányzattól, a települési önkormányzatok társulásától és mindezek szerveitől kapott támogatás mértékét; f) a közhasznú szervezet vezető tisztségviselőinek nyújtott juttatások értékét, illetve összegét; g) a közhasznú tevékenységről szóló rövid tartalmi beszámolót A Társaság éves közhasznúsági jelentésébe bárki betekinthet, illetőleg abból saját költségére másolatot készíthet.
7
II. A Társaság működési és irányítási rendje 1. Társaság szervezeti felépítése, főbb szervei, és munkaszervezete 1.1. Társaság szervei 1.1.1. Taggyűlés – Alapítói határozat A Társaság egyszemélyes korlátolt felelősségű társaság, így a Társaságnál taggyűlés nem működik. A taggyűlés hatáskörébe tartozó kérdésekben az Alapító (mint egyedüli tag) dönt, döntéseiről (határozatairól) az Ügyvezetőt írásban köteles tájékoztatni. Az Alapító döntéseit az Ügyvezető köteles Határozatok Könyvében nyilvántartani. A Határozatok Könyvének vezetéséről az Ügyvezető gondoskodik. A Határozatok Könyvében a Felügyelőbizottság határozatait is nyilván kell tartani (Gt. 146.§ (3) bekezdés). 1.1.2. Ügyvezető A Társaság ügyeinek intézését és a Társaság képviseletét – a Társaság munkaszervezetének közreműködésével – Ügyvezető látja el. Ügyvezetésnek minősül a Társaság irányításával összefüggésben szükséges mindazon döntések meghozatala, amelyek a Gt. vagy az Alapító Okirat alapján nem tartoznak a taggyűlés vagy más társasági szervnek a hatáskörébe. Ügyvezető a Társaságot önállóan képviseli, és önálló cégjegyzési joggal rendelkezik. Ügyvezető a Társasággal társasági jogi megbízási szerződéses kapcsolatban, vagy munkaviszonyban áll, díjazásáról az Alapító dönt. Társaságot harmadik személlyel és a hatósággal szemben Ügyvezető képviseli. Ügyvezető a Társaság vezető tisztségviselője. Társaság cégjegyzése akként történik, hogy Ügyvezető a Társaság iratain a Társaság cégneve alatt saját névaláírását - hiteles cégaláírási nyilatkozatnak megfelelően önállóan írja alá. Feladatai: Ügyvezető biztosítja a cég működési és elhelyezési feltételeit, a funkcionális feladatok (pl. könyvelés, beszerzések, stb.) ellátását, gondoskodik az Alapítóval való kapcsolattartásról, a pénzügyi tervezés, beszámolás és finanszírozás feladatairól, a cég képviseletéről. Ennek megfelelően, ha jogszabály egyes feladatot a gazdasági társaság vezető tisztségviselőjére ró, akkor azt Ügyvezetőnek kell teljesítenie. Ügyvezető felelős a Fővárosi Biztonsági Iroda, illetve annak szervezeti egységei tevékenységével kapcsolatos ügyek viteléért. A Fővárosi Biztonsági Iroda által kötött szerződésekben a Társaság részéről minden esetben Ügyvezető a kapcsolattartó és a (jog)nyilatkozat tételére jogosult.
8
Ügyvezető jogosult általános cégvezetői feladatokat – jogokat és kötelezettségeket – általa kijelölt munkatársa (pl.: pénzügyi vezető) részére kötelezettségként írásban átadni, és ezt az érintett munkaszerződésében rögzíteni. Pénzügyi kihatású kötelezettségvállalás a kizárólag az üzleti terv szerinti forrás terhére lehetséges. Ezt szerződéskötéskor, illetve megrendelés kiadásakor a pénzügyi vezető igazolja. 1.1.3. Felügyelőbizottság A Felügyelőbizottság ellenőrzi a Társaság ügyvezetését. A Felügyelő-bizottságnak jogában áll az Ügyvezetőtől, illetve a Társaság munkavállalóitól felvilágosítást kérni, illetve a Társaság könyveit és iratait - ha szükséges, szakértők bevonásával megvizsgálhatja. A Felügyelőbizottság által kért felvilágosítást a Felügyelőbizottság elnökének címezve írásban, a Felügyelőbizottság által megszabott határidőn belül kell teljesíteni. A felvilágosítás megadására - a halaszthatatlan ügyeket kivéve - legalább 8 nap határidőt kell biztosítani. A gazdasági társaságokról szóló 2006. évi IV. törvény 168. § (1) bekezdésében foglalt rendelkezést azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy a döntéshozatalt megelőzően az Alapító köteles a Felügyelő Bizottság, valamint az Ügyvezető véleményének megismerése érdekében írásos véleményüket beszerezni. A Felügyelő Bizottság, valamint az Ügyvezető köteles az Alapító írásos megkeresésére 8 napon belül írásban válaszolni. Ha az ügy halaszthatatlan volta megkívánja, a Felügyelő Bizottság, valamint az Ügyvezető a lehető legrövidebb időn belül, írásban (posta, fax vagy e-mail útján) válaszol. Az írásos vélemények nyilvánosak. A Felügyelőbizottság testületként jár el. A Felügyelőbizottság tagjai személyesen kötelesek eljárni, képviseletnek helye nincs. A Felügyelőbizottság tagját e minőségében a Társaság tagja, illetve munkáltatója nem utasíthatja. A Felügyelőbizottság üléseit az elnök hívja össze és vezeti. Az ülés összehívását - az ok és a cél megjelölésével - a Felügyelőbizottság bármely tagja írásban kérheti az elnöktől, aki a kérelem kézhezvételétől számított nyolc napon belül köteles intézkedni a Felügyelőbizottság ülésének harminc napon belüli időpontra történő összehívásáról. Ha az elnök a kérelemnek nem tesz eleget, a tag maga jogosult az ülés összehívására. A Felügyelőbizottság egyebekben az ügyrendjét maga állapítja meg, amelyet az Alapító hagy jóvá. 1.1.4. Könyvvizsgáló A Könyvvizsgáló feladata, hogy gondoskodjon a számviteli törvényben meghatározott könyvvizsgálat elvégzéséről, és ennek során mindenekelőtt annak megállapításáról, hogy a Társaság számviteli törvény szerinti beszámolója megfelel-e a jogszabályoknak, továbbá megbízható és valós képet ad-e a Társaság vagyoni és pénzügyi helyzetéről, működésének eredményéről. A Könyvvizsgáló nem nyújthat Társaság részére olyan szolgáltatást, amely a közérdekvédelmi feladata tárgyilagos és független módon történő ellátását veszélyeztetheti.
9
A Könyvvizsgáló véleményének meghallgatása nélkül a számviteli törvény szerinti beszámolóról a Társaság legfőbb szerve (Alapító) nem hozhat döntést. A Könyvvizsgáló a gazdasági társaság legfőbb szerve (Alapító) elé terjesztett minden lényeges üzleti jelentést köteles megvizsgálni abból a szempontból, hogy az valós adatokat tartalmaz-e, illetve megfelel-e a jogszabályi előírásoknak. A Könyvvizsgáló feladatának teljesítése érdekében a Társaság könyveibe betekinthet, a vezető tisztségviselőktől, illetve a Társaság munkavállalóitól felvilágosítást kérhet, a Társaság bankszámláit, ügyfélszámláit, könyvvezetését, szerződéseit megvizsgálhatja. 1.2. Társaság munkaszervezete Társaság munkaszervezetének szervezeti ábrája jelen SZMSZ 1. számú melléklete. A Társaság alkalmazottainak munkaköri leírása a jelen SZMSZ 2. számú melléklete. Az alkalmazottak munkaköri leírását Ügyvezető köteles elkészíteni. 1.3. Társaság munkarendje Társaságnál a munkaidő hétfőtől a csütörtöki munkanapig reggel 8.00 órától délután 16 óra 30 percig, pénteken reggel 8.00 órától délután 14.00 óráig tart. Ebédidő 30 perc, amely kivehető 12.00 óra és 14.00 óra között. Ügyvezető kötetlen időbeosztásban látja el feladatát megbízási jogviszony keretében. 1.4. Társaság szervezeti struktúrája és külső kapcsolatrendszere Társaság tulajdonosi és munkaszervezetének struktúráját, belső kapcsolatrendszerét, szakmai és függelmi viszonyait az SZMSZ 1. számú mellékletét képező szervezeti ábra tartalmazza. A Társaság külső kapcsolatrendszerét az ügyvezetés ügyrendje szabályozza. 1.5. Társaságon belüli szakmai együttműködés, függelmi viszonyok 1.5.1. Társasági belső kapcsolattartás A munkaszervezeten belüli kapcsolatrendszer célja, hogy az információk és vezetői döntések a legrövidebb úton jussanak el a végrehajtás szintjére, ahonnan a visszacsatolás folyamatos. A szervezet kialakítása, a szervezeti felépítés és a munkakörök kialakítása olyan módon történt, hogy az irányítási rendszer mind a függelmi, mind a szakmai kapcsolatokon keresztül egyaránt hatékonyan érvényesüljön. Társaság funkcionális (általános feladatok végrehajtását szolgáló) tevékenységét szolgáló munkavállalók és a főtevékenységet biztosító munkavállalók SZMSZ 1. számú mellékletét képező szervezeti ábrának megfelelően az Ügyvezetőnek való alárendeltségben működnek. 10
1.5.2. Együttműködési kapcsolatok a Társaságon belül A szakmai és függelmi irányítási kapcsolatokat a Társaságon belül két alapvető elv rendezi: • •
a rutinszerű szakmai kapcsolatok esetén az utasítási, ellenőrzési vezetői feladatok érvényesülését a függelmi kapcsolati rendszer biztosítja, a nem rutin jellegű (eseti) szakmai irányítás körébe tartozó feladatok végrehajtását a szakmai kapcsolati rendszer biztosítja a függelmi kapcsolati rendszer támogatásával.
A Társaság munkavállalóinak feladataik ellátása során célirányos, közvetlen munkakapcsolat kialakítására kell törekedniük. Ha két vagy több munkavállaló feladatkörét érintő valamely szakmai kérdésben vagy feladat megoldásában az érintett munkavállalók személyes tárgyalás útján nem jutnak megállapodásra, kötelesek szakmai irányítást végző vezetőhöz, majd - ha ez szükségessé válik - a munkáltatói jogokat gyakorló Ügyvezetőhöz fordulni. A szabályzatok és irányelvek, valamint a Társasági feladatok végrehajtásához szükséges együttműködés keretében az egyes munkavállalók egymást a Társaság belső információs rendszerében meghatározott módon (pl. memorandum, elektronikus levél, stb.) tartoznak informálni, tehát egymással tájékoztatási kapcsolatban állnak. 1.6. Belső kapcsolattartás eszközei A Társaság munkavállalói az együttműködés során a személyes érintkezés, belső feljegyzések (memorandumok), e-mail útján és a belső telefonhálózatot felhasználva járnak el. A Társaság hivatalos nyelve és munkanyelve a magyar. Az Ügyvezető jelöli meg a Társaság minden munkavállalója számára elérhető közös számítógépes meghajtókat, adatbázisokat, dokumentumokat. 1.7. Társaság szabályozási rendszere A szabályzatok a gazdálkodás, irányítás rendszeresen, tevékenységeinek szervezett végrehajtási rendjét rögzítik.
folytonosan
ismétlődő
A kidolgozott szabályzattervezetet Társaságon belül véleményeztetni lehet. A vélemények egyeztetése után az esetleg megmaradt vitás kérdésekben az Ügyvezető dönt. A Szervezeti és Működési Szabályzatot, és ügyvezetés ügyrendjét az Alapító, a többi szabályzatot - szükség szerint a Felügyelőbizottság véleményének ismeretében – az Ügyvezető hagyja jóvá. A szabályzatok hatályba helyezéséről Ügyvezető intézkedik. Feladatainak ellátásához szükséges szabályzatgyűjteménnyel minden munkavállalónak rendelkeznie kell.
11
A szabályzatok nyilvántartásáról és kezeléséről az irodavezető gondoskodik, ennek keretében köteles: • • •
dokumentációs tárat kialakítani a korábban megjelent és kiadásra kerülő szabályzatok irattározásához, megőrzéséhez, a már hatályon kívül helyezett szabályzatokat feltűnően megjelölni (pl.: „Hatályon kívül helyezve”), az elhelyezett szabályzatokról nyilvántartást folyamatosan vezetni.
A szabályzatokon az időközbeni változásokat keresztül kell vezetni. Ennek során meg kell győződni arról, hogy • • •
az érintett dolgozók értik-e feladataikat, tisztában vannak-e munkájuk céljával, jelentőségével, a munkavégzés az előírásoknak megfelel-e, illetve ha nem tartják be pontosan az előírást, ennek mi az oka, a szabályzat, illetve az új szervezési intézkedés a tervezet szerint biztosítja-e a kitűzött célok és eredmények elérését (ellenkező esetben vizsgálni kell a sikertelenség okát, szükség esetén újabb, célszerűbb szabályozásra kell javaslatot tenni).
A munkavégzés intézkednie kell.
megállapított
hiányosságainak
megszüntetésére
Ügyvezetőnek
Társaság által végzett tevékenységekre az alábbi szabályzatok kerültek kidolgozásra: •
Közbeszerzési Szabályzat
•
Számviteli Politika és Számlarend
•
Számlakeret (számlatükör)
•
Leltározási Szabályzat (Eszközök, Források)
•
Értékelési Szabályzat (Eszközök, Források)
•
Iratkezelési Szabályzat
•
Pénzkezelési Szabályzat
•
Tűzvédelmi Szabályzat
•
Munkahelyi kockázatelemzés
•
Egyéni Védőeszközök, Juttatások Belső Rendje
•
Belső Szabályzat a nemdohányzók Védelmében
•
Munkavédelmi Szabályzat
12
1.8. Általános működési előírások 1.8.1. Munkavállalók társasági jogállása, jogaik és kötelezettségeik Munkavállalók azok, akik bármilyen formában, határozott vagy határozatlan időre a Társaságnál munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló jogviszonyban állnak. A munkavállalók jogállását a Munka Törvénykönyve és más munkaviszonyra vonatkozó szabályok rendelkezései, valamint az ezek alapján kötött munkaszerződés határozza meg. 1.8.2. Munkavállalók jogai Társaság munkavállalóinak joga van • • • •
megismerni a Társaság célkitűzéseit, különös tekintettel a saját szervezeti egységének teendőire, részt venni ezek kialakításában, észrevételeket, javaslatokat tenni, megismerni saját feladatát, hatáskörét, felelősségét és a tevékenységi jegyzékét, munkájával és személyével kapcsolatban kialakult értékeléseket megismerni, és ezekről véleményt nyilvánítani, igényelni, hogy számára biztosítva legyenek a munkavégzés feltételei és eszközei.
1.8.3. Munkavállalók kötelezettségei Társaság valamennyi munkavállalójának kötelessége a saját munkaterületén • • • • • • • • •
a Társaság célkitűzéseinek megismerése és érdekeinek képviselete, érvényesítése, a Társaság eredményes, hatékony működését és előrehaladását szaktudásával és minden erejével elősegíteni, SZMSZ-ben, illetve a munkaköri leírás alapján a részére megállapított feladatokat ellátni, ennek akadálya esetén azt haladéktalanul a feladatot meghatározónak jelezni, a munkarendet és munkafegyelmet betartani, a Társaság tulajdonát óvni, megőrizni és gyarapítani, a munkájára vonatkozó jogszabályokat, hatósági és belső szabályozásokat betartani, valamint a vezetője által adott utasításokat végrehajtani, a biztonságtechnikai, környezetvédelmi előírásokat és tűzrendészeti szabályokat betartani, feletteseit, munkatársait, beosztottait feladataik teljesítésében segíteni, üzleti titkot megőrizni,
13
• • • • • • •
• • •
a baleset vagy anyagi kár megelőzése (megszüntetése) érdekében intézkedni vagy az erre illetékesek figyelmét felhívni, munkahelyen az előírt időpontban munkára képes állapotban megjelenni, munkaidejét beosztásának megfelelő, hatékony munkavégzéssel tölteni, a felettese által kiadott munkát haladéktalanul megkezdeni, a vonatkozó jogszabályoknak és utasításoknak megfelelően határidőre végrehajtani és tevékenységéről felettesének beszámolni, nem szabad a dolgozóknak más szerveknél tartott értekezleteken állást foglalniuk, ha arra felhatalmazást nem kaptak, más szerveknél megtartott értekezletről a megbízott dolgozó a kiküldő felettes részére minden esetben jelentést tartozik tenni, Társaság ügyfeleivel és dolgozótársaival szemben udvarias, előzékeny és figyelmes magatartást tanúsítani, öltözködésben és viselkedésében a Társaság követelményeinek megfelelni, az előírt szakmai oktatáson, továbbképzéseken rendszeresen részt venni, munkája ellátásához szükséges és előírt képesítést megszerezni, önképzésére figyelmet fordítani, a rendelkezésére bocsátott munkaeszközöket, felszereléseket gondosan megőrizni, az anyagokat pedig takarékosan kezelni, a Társaság gazdálkodásához szükséges eszközöket és anyagokat kizárólag csak a Társaság érdekében használni, illetve hasznosítani, a jogtalan használattal a Társaságnak okozott kárt a munkajog szabályai szerint megtéríteni.
1.8.4. Munkakörök átadása A munkakör átadását és átvételét a felmondás, munkaviszony megszüntetése vagy más változást követő 8 napon belül (munkaviszony megszűnése esetén legkésőbb az utolsó munkában töltött napon) kell lefolytatni, és jegyzőkönyvben rögzíteni. A munkakör átadás-átvételt rögzítő jegyzőkönyvet a dolgozó közvetlen felettese vagy az általa kijelölt személy kapja. A jegyzőkönyv tartalmazza: • • • • • • • • • •
a munkakörátadás okát, a szervezeti egység és munkakör megnevezését, az átadó és átvevő nevét, a felmentő és a kinevező irat keltét és számát, az átadás-átvétel megkezdésének és befejezésének dátumát, az átadott-átvett szervezeti egység, illetve munkakör átadáskor fennálló állapotát jellemző legfontosabb, leglényegesebb adatokat, a folyamatban lévő és tervezett feladatokat, kötelezettségeket, szükséges intézkedéseket, dokumentációkat, iratokat, az átadás-átvételben résztvevők névsorát, az átadó nyilatkozatát, mely szerint a munkakörrel kapcsolatos minden lényeges ügyben tájékoztatást adott, a szervezeti egység rendelkezésére bocsátott eszközök leltár szerinti átadására vonatkozó jegyzőkönyvet, az átadó, az átvevő és a résztvevők aláírását. 14
A jegyzőkönyvet 3 példányban kell elkészíteni: • • •
1 pld. az átadó példánya, 1.pld. az átvevő példánya, 1 pld. az irattár példánya.
1.8.5. Helyettesítés Ügyvezető távollétében történő helyettesítés rendje: Ha az Ügyvezető feladatainak ellátásában akadályoztatva van, akkor a Társaság általános feladataival kapcsolatos helyettesítést az üzletbiztonsági és gazdaságvédelmi referens munkakör betöltője látja el. A helyettesítés nem vonatkozik a cégjegyzésre és az alapvető munkáltatói jogokra. Az Ügyvezető helyettesítése a Társaság munkaszervezetének vezetésére, és nem a cégjogi képviseletére vonatkozik. Vezetői munkakörként illetve a további munkavállalók helyettesítése a munkagyakorlatnak megfelelően (munkaköri leírásukban foglaltak szerint) ügyvezetői döntés alapján történik. Ügyvezető és a helyettesítésre kijelölt személy egyidejű távolléte, illetve akadályoztatása esetén őket az Ügyvezető által írásban megbízott munkavállaló (munkavállalók) helyettesíti(k). A helyettesítésre vonatkozó feladatokat, hatáskört és felelősséget és a helyettesítés időtartamát a megbízásnak tartalmaznia kell. 1.8.6. Munkáltatói jogok gyakorlása A munkáltatói jogok gyakorlása a munkavállalók munkaviszonyával kapcsolatos valamennyi kérdésben való döntés jogát jelenti. Ide tartozik a munkaviszony létesítése, módosítása, megszüntetése, a bér és egyéb anyagi ösztönzés megállapítása, a munka minősítése, felelősségre vonás és anyagi felelősség alkalmazása. A munkáltatói jogokat és kötelezettségeket a Társaság alkalmazottaival szemben az Ügyvezető gyakorolja, illetve teljesíti. 1.8.7. Felelősségre vonás (rendkívüli felmondás) és kártérítési jogkör A Társaság Ügyvezetője felett az Alapító, a többi alkalmazott felett a munkáltatói jogokat gyakorló Ügyvezető gyakorolja a felelősségre vonási, illetve kártérítési jogkört. Ezen ügyekben a jogkövetkezmények alkalmazásánál Gt. és a Munka Törvénykönyvének rendelkezései az irányadók.
15
1.8.8. Képviseleti, aláírási jogkör A Társaság nevében aláírásra az Ügyvezető önállóan jogosult. Az Ügyvezető az ügyek meghatározott csoportjaira nézve - Alapító előzetes döntése alapján - a Társaság munkavállalóit képviseleti joggal ruházhatja fel, akik együttes aláírásukkal képviselik a Társaságot. Az Alapító által jóváhagyott ügyvezetői rendelkezéseknek megfelelően történik a cégjegyzésre jogosult alkalmazott személyek megnevezése, akiknek aláírási címpéldányt/aláírás mintát kell készíteni, és a változást a cégbíróságnak be kell jelenteni. A képviselet, illetve aláírási jog megvonását ugyancsak írásba kell foglalni, és bejelenteni a cégbíróságnak. Az aláírási jog gyakorlására való eseti felhatalmazást az Ügyvezetőnek feladatkörében és írásban kell megadnia, aminek a felhatalmazott adatain kívül tartalmaznia kell a felhatalmazás kezdő időpontját, esetleges korlátozását. 1.8.9. Bankszámla feletti rendelkezés Társaság bankszámlája feletti rendelkezéshez a Társaság számláját kezelő bankhoz bejelentett, Ügyvezető, illetve az általa a számla feletti aláírási joggal felruházott két munkavállaló együttes aláírása szükséges. Az Ügyvezető korlátlanul jogosult a Társaság bankszámlája felett rendelkezni.
16
III Záró rendelkezések 4.1. Ügyvezető évente, illetve szükség szerint felülvizsgálja a Szervezeti és Működési Szabályzatot és azt a megfelelő eljárás keretében jóváhagyásra előterjeszti. 4.2. Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat a Felügyelő Bizottság 19/2011.(12.15.) számú előzetes egyetértését követően az Ügyvezető 5/2011. sz. határozata hagyta jóvá. és 2011. december 15. napján lép hatályba. 4.3. A Szervezeti és Működési Szabályzat visszavonásig érvényes. 4.4. A Szervezeti és Működési Szabályzatot és annak alapján kiadott belső szabályzókat, valamint a munkaköri leírásokat a Társaság valamennyi dolgozója köteles megismerni.
Budapest, 2011.december 15.
............................................................ Dr. Pető György ügyvezető
17
