Az Államreform Operatív Program keretében megvalósításra kerülő „Tállya Önkormányzatának Szervezetfejlesztési pályázata” projekt vezetési tanácsadási alprojektjének alapító dokumentuma
A dokumentum története
Változat 1. verzió
Dátum (kiadás)
Módosító
Változás
2009. 03. 17.
GKIeNET Kft.
-
Tartalomjegyzék
1.
PROJEKT FŐBB AZONOSÍTÓ ADATAI ................................................................................................... 3
2.
BEVEZETÉS, JELEN DOKUMENTUM CÉLJA ........................................................................................... 3
3.
ÁLTALÁNOS PROJEKTLEÍRÁS .............................................................................................................. 3 3.1
A PROJEKT FELSŐ-SZINTŰ CÉLJAI ............................................................................................................. 3
3.2
A PROJEKT ELVÁRT EREDMÉNYEI ............................................................................................................. 3
3.3
A PROJEKT TERJEDELME (SCOPE-JA) ......................................................................................................... 4
1. DÖNTÉSI MECHANIZMUS KORSZERŰSÍTÉSE ............................................................................................. 4 2. A KÖLTSÉGVETÉS GAZDÁLKODÁS EREDMÉNYESSÉGÉNEK JAVÍTÁSA.......................................................... 4 3. PARTNERSÉG ERŐSÍTÉSE......................................................................................................................... 4 4.
A PROJEKT ELVÁRT PRODUKTUMÁNAK SZAKSZERŰ LEÍRÁSA .............................................................. 4 4.1 A PROJEKT TERMÉKEI .............................................................................................................................. 5 HORIZONTÁLIS SZEMPONTOK KEZELÉSE .............................................................................................................. 7 4.2 A PROJEKT FELSŐ SZINTŰ ÜTEMEZÉSE ........................................................................................................... 9
5.
PROJEKT SZERVEZET, FELELŐSSÉG, ERŐFORRÁSOK ........................................................................... 11
6.
KOCKÁZATELEMZÉS ........................................................................................................................ 11
7.
PROJEKTFOLYAMATOK .................................................................................................................... 12 7.1.
GÖRDÜLŐ TERVEZÉS ..................................................................................................................... 12
7.2.
ELŐREHALADÁS BELSŐ JELENTÉSE ..................................................................................................... 12
7.3.
ELŐREHALADÁS JELENTÉSE A KÖZREMŰKÖDŐ SZERVEZET FELÉ ................................................................... 12
7.4.
PROBLÉMÁK, KOCKÁZATOK, RENDKÍVÜLI ESEMÉNYEK KEZELÉSE .................................................................. 12
1. PROJEKT FŐBB AZONOSÍTÓ ADATAI PROJEKT AZONOSÍTÓ ADATOK Projekt neve:
Projektvezető neve:
„Tállya Önkormányzatának Szervezetfejlesztési pályázata”
Monostory Ágota
A projekt kezdete:
A projekt vége:
2009. 03. 24.
2009. 11. 16.
2. BEVEZETÉS, JELEN DOKUMENTUM CÉLJA 2008. év első félévében az NFÜ közzétett egy pályázati felhívást az Államreform Operatív Program (ÁROP) keretében a polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztésére vonatkozóan (a pályázat kódja: ÁROP 1A2, 3A1). 2008 júliusában Tállya Község Önkormányzata a benyújtás első körében adta be pályázatát, amit nyertesnek hirdetett meg a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség. A pályázat az alábbi feladatok végrehajtásához biztosít forrást:
Oktatás, képzés,
Vezetési tanácsadás.
Jelen dokumentum célja a vezetési tanácsadási alprojekt, illetve a hozzá kapcsolódó projektmenedzsment feladatok, célok, határidők, stb. leírása. Tállya Község Önkormányzata a vezetési tanácsadási projekt végrehajtásával beszerzési eljárás keretében a GKIeNET Kft-t bízta meg. Jelen dokumentum a GKIeNET Kft. terméke. Jelen dokumentumnak nem célja az oktatási, illetve a szoftver fejlesztési projektek leírása.
3. ÁLTALÁNOS PROJEKTLEÍRÁS 3.1 A PROJEKT FELSŐ-SZINTŰ CÉLJAI A pályázati felhívás átfogó célja a három megjelölt terület fejlesztése a jelen dokumentumban leírt, megtervezett, a pályázatban foglalt keretrendszernek megfelelő módon:
Döntési mechanizmus korszerűsítése
A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása
Partnerség erősítése
A projekt részletes célkitűzései a „3.3 A projekt terjedelme (scope-ja)” c. részben kerülnek kifejtésre.
3.2 A PROJEKT ELVÁRT EREDMÉNYEI A projekt végrehajtását követően Tállya Község Önkormányzata az alábbi eredmények megvalósulását várja el:
A hivatali működés átláthatóságának növekedése (főként a Hivatal vezetése, valamint bizonyos mértékben a képviselőtestület és az ügyfelek számára);
A hivatali működés hatékonyságának fejlesztés (a rendelkezésre erőforrások kihasználtsága legyen minél jobb);
Hivatali emberi erőforrás-fejlesztés (képzések, oktatások segítségével);
Előkészítő feladatok végrehajtása az elektronikus közigazgatás megvalósításának irányába, minél nagyobb fokú felkészülés az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program végrehajtására.
3.3 A PROJEKT TERJEDELME (SCOPE-JA) 1. Döntési mechanizmus korszerűsítése a) általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében; b) a polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében; c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); e) a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása; f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe; j) a hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése; k) szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése; l) a projekt szemlélet megerősítése. 2. A költségvetés gazdálkodás eredményességének javítása a) pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása; b) stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása; c) tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között; h) pénzügyi és költségvetés-végrehajtási ellenőrzés javítása. 3. Partnerség erősítése a)
szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére;
b) a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa; c)
partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba;
d) szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére.
4. A PROJEKT ELVÁRT PRODUKTUMÁNAK SZAKSZERŰ LEÍRÁSA A tanácsadási projekt céljainak megvalósítása a végrehajtáshoz szükséges lépések (adatfelvételi helyek, folyamatok, adatfeldolgozás menete) alapján kialakított modulrendszerben történik, ami az elvégzésre kerülő munka szempontjából előnyös. Azokat a pontokat csoportosítva egy modulba, amelyeknél ugyanazon vagy hasonló munkafázisok merülnének fel vagy az eredménytermékek pozitív szinergiákat hordoznak. A kialakított modulok a következők:
1. Döntési mechanizmus korszerűsítése
2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása
3. Partnerség erősítése
Modul1: a, f
Modul4: a, h
Modul6: a, d
Modul2: b, c, e
Modul5: b, c
Modul7: b, c
h Modul3: j, k l Az egyes modulokba rendezett célok megvalósítása együttesen, azonos termékek elkészítése által történik.
4.1 A PROJEKT TERMÉKEI Modul1 I./a, Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében I./f, A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése Cél:
Stratégiai menedzsment erősítése Az egymással összehangolása
Termék:
kapcsolatban
álló
szervezeti
egységek
(személyek)
működésének
Stratégiai menedzsment javaslatok Kompetencia kérdőív Koordinációs térkép és képzési terv
Modul2 I./b, A polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében I./c, Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) I./e, A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása Cél:
Kritikus folyamatok fejlesztése a rövidebb átfutás, jobb átláthatóság, illetve kevesebb hibázás magvalósítása érdekében
Termék:
Folyamat fejlesztési javaslati dokumentum
I./h, Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe Cél:
Szabályozott intézményi jelentési folyamat bevezetése Feladat-megosztás fejlesztési javaslatok bevezetése
Termék:
Intézményi jelentési folyamat leírás
Modul3 I./j, A hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő
mutatószámok bevezetése I./k, Szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése Cél:
Egy esetleges jövőbeni teljesítménymérés, illetve értékelési rendszer fejlesztésével kapcsolatos döntést követően a Hivatalnak kész módszertana legyen a rendszer bevezetéséhez
Termék:
Összefoglaló dokumentum a kidolgozott teljesítménymérési, értékelési koncepcióról
I./l, A projekt szemlélet megerősítése Cél:
Projektmenedzsment tudás erősítése
Termék:
Projektmenedzsment kézikönyv
Modul4 II./a, pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása II./h, pénzügyi és költségvetés-végrehajtási ellenőrzés javítása Cél:
Belső jelentési folyamatok fejlesztése Pénzügyi felelősségvállalás leszabályozása
Termék:
FEUVE dokumentum
Modul5 II./b, Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása II./c, Tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között Cél:
Költségvetés tervezés folyamatának dokumentálása, fejlesztése
Termék:
Költségvetés-tervezési folyamatfejlesztési javaslat
Modul6 III./a, Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére III./d, Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére Cél:
Honlap frissítési eljárások fejlesztése Honlap mint kommunikációs csatorna kezelés fejlesztése
Termék:
Honlap menedzsment ajánlás Honlap fejlesztési javaslati dokumentum
Modul7 III./b, A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa III./c, Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba
Cél:
Partneri (lakosság, ill. vállalkozói szféra) igények, elégedettség felmérése Stratégiai irányok meghatározása
Termék:
Partner térkép
HORIZONTÁLIS SZEMPONTOK KEZELÉSE
Nyilvánossággal kapcsolatos vállalások
A projekt során végrehajtandó akciók
A beruházás helyszínén a pályázati A kapott táblák kifüggesztése. dokumentációban megjelölt 2 db C és 2 db D típusú tábla elkészítése és elhelyezése Fotódokumentáció készítése (1 db)
Fotódokumentáció készítése.
Információs anyagok, kiadványok készítése A projekt bemutatása legalább egy médiumban. (200 db) A kedvezményezett honlapján (amennyiben A Partnerség fejlesztését célzó (III.) részcélok van ilyen) folyamatosan utalni kell az uniós megvalósításának erre ki kell terjednie. támogatásra mind szövegesen, mind pedig a logó elhelyezésével (4)
Esélyegyenlőséggel kapcsolatos vállalások
A projekt során végrehajtandó akciók
Esélyegyenlőségi terv
Már létezik
Az esélyegyenlőségi célcsoportot vagy annak A projekt során megoldandó feladat képviselőit bevonta a projekt tervezésébe Munkaidő-kedvezmény biztosítása dolgozók továbbképzéséhez
a Már létezik
GYES-en, GYED-en levő munkatársakkal való A projekt során megoldandó feladat szervezett, dokumentált kapcsolattartás
Környezeti fenntarthatósággal kapcsolatos A projekt során végrehajtandó akciók vállalások Fenntarthatósági terv elkészítése
A projekt során megoldandó feladat
Környezetvédelmi/fenntarthatósági megbízott, munkacsoport kijelölése
A projekt során megoldandó feladat
Az igénybe vett tanácsadás, képzés, emberi A projekt során megoldandó feladat erőforrás fejlesztés kiterjed a környezeti, fenntarthatósági ismeretek bővítésére
Partnerség építés a projekt-tervezés és III. pont végrehajtás során A társadalmi bizalom szintjének növekedését 0 db -> 2 db szolgáló megoldások száma Kombinált valamint anyagés 1 db -> 2 db energiatakarékos irodatechnikai készülékek beszerzése és alkalmazása Újrahasznosított papír használat bevezetése Már létezik és/vagy növelése az irodai és nyomdai munkák során A tudásmegosztás (képzések, műhelyek, Már létezik konferenciák, megbeszélések stb.) választott körülményei környezettudatosságot tükröznek Környezeti szempontokat érvényesít a A projekt során megoldandó feladat beszerzendő eszközök, termékek, alapanyagok értékelésénél/kiválasztásánál
Társadalmi fenntarthatósággal kapcsolatos A projekt során végrehajtandó akciók vállalások Célzott segítségnyújtás a fejlesztés által A projekt során megoldandó feladat érintett csoportok, személyek, szervezetek számára A társadalmi értékek szervezeti célok között
megjelenítése
Cél- és értékrend szerinti működés A projekt irányítási rendjének bemutatása
és
a A projekt során megoldandó feladat
A projekt során megoldandó feladat
döntéshozatali A projekt során megoldandó feladat
Párbeszéd és együttműködési fórumok
A projekt során megoldandó feladat
4.2 A PROJEKT FELSŐ SZINTŰ ÜTEMEZÉSE Költség (Ft)
Összesen (Ft)
bruttó összeg
bruttó összeg
722 925
722 925
625 000
625 000
833 333
833 333
I./e
M4-Területek együttműködé se folyamatleírás ok
833 333
833 333
I./f
Koordinációs tanulmány
781 250
781 250
I./h
IT – információ áramlás tanulmány
729 167
729 167
Tevékenység
Költség (Ft) Szakasz I.
bruttó összeg
Szakasz II. Szervezeti, döntési eljárások Tanulmány M1-Stratégiai menedzsment
I./a
Szervezeti, döntési eljárások Tanulmány M2Szervezetfejle sztési folyamatleírás ok
I./b
Szervezeti, döntési eljárások Tanulmány M3Ügymenetleírá sok
I./c
Szervezeti, döntési eljárások Tanulmány
I./j
Teljesítménym érés és értékelés Tállya Község Polgármester Hivatalában
750 000
750 000
I./k
Teljesítménym érés és értékelés Tállya Község Polgármester Hivatalában
750 000
750 000
II./a
Gazdálkodási felelősségválla lás tanulmány
677 083
677 083
II./b
Stratégia költségvetés tanulmány
833 333
833 333
II./c
Szakpolitika költségvetés tanulmány
671 365
671 365
II./h
Költségvetés végrehajtás tanulmány
781 250
781 250
Partnerség tanulmány
III./a
Tállya Község Polgármesteri Hivatala számára
680 000
680 000
680 000
680 000
III./c
Adatbázis, kapcsolattartá si metódusok Tállyán
911 514
911 514
III./d
IT szervezet és hálózati megoldások tanulmány
750 000
750 000
Partnerség tanulmány
III./b
Tállya Község Polgármesteri Hivatala számára Partnerség tanulmány Tállya Község Polgármesteri Hivatala számára
A beruházás helyszínén a pályázati dokumentáció ban megjelölt 2 db C és 2 db D típusú tábla elkészítése és elhelyezése Fotódokument áció készítése (1 db) Információs anyagok, kiadványok készítése (200 db)
Nyilvánosság
A kedvezményez ett honlapján
140 646
140 646
(amennyiben van ilyen) folyamatosan utalni kell az uniós támogatásra mind szövegesen, mind pedig a logó elhelyezésével (4) Összesen
4 521 514
7 628 685
12 150 199
5. PROJEKT SZERVEZET, FELELŐSSÉG, ERŐFORRÁSOK A projekt végrehajtására munkacsoportok alakultak (táblázat). A munkacsoportokba a GKIeNET Kft. és az önkormányzat által delegált munkatársak az alábbiak szerint kerültek elosztásra:
Projektvezető neve: Monostory Ágota Projekt szponzor: Tállya Község Önkormányzata Munkacsoport
Résztvevők
Hivatali kapcsolattartói munkacsoport
Monostory Ágota (körjegyző)
Tanácsadói munkacsoport
Hinkel Attila (GKIeNET Kft.), Virág András (GKIeNET Kft.)
6. KOCKÁZATELEMZÉS Azonosított kockázat
Kockázat hatása*
Kezelési mód
1. előrehozott helyhatósági választások
2
Rögzített működés
2. vezetők erőteljes igénybevétele
2
Rugalmasság mind a vezetők, mind az interjúztatók részéről
3. állami szabályozás megváltozása
2
Folyamatos nyomon követés és felkészülés
4. dolgozók túlzott kivonása a munkavégzésből
2
Jól tervezett időpontokban végrehajtott interjúk
*3: nagy, 2: közepes, 1: alacsony
Felelős
7. PROJEKTFOLYAMATOK 7.1.
GÖRDÜLŐ TERVEZÉS
A projektdefiníciós fázisban meghatározott ütemterv (4.1 pont) projektvégrehajtás során felmerülő átalakításának végrehajtása, újratervezése, illetve a feladatok készültségének folyamatos követése a Tanácsadói munkacsoport feladata.
7.2.
ELŐREHALADÁS BELSŐ JELENTÉSE
A projekt előrehaladásnak projektvezető felé való jelentése a munkacsoport-vezetők feladata, amit szóbeli státuszjelentések formájában kell megtenniük.
7.3.
ELŐREHALADÁS JELENTÉSE A KÖZREMŰKÖDŐ SZERVEZET FELÉ
A Hivatali kapcsolattartói munkacsoport feladata az előrehaladási jelentések elküldése a Közreműködő Szervezet felé.
7.4.
PROBLÉMÁK, KOCKÁZATOK, RENDKÍVÜLI ESEMÉNYEK KEZELÉSE
A munkacsoport-vezetők kötelesek valamennyi határidőkkel, minőségi, feladat-terjedelmi, illetve pénzügyi keretekkel kapcsolatos problémát, kockázatot, illetve rendkívüli eseményt a lehető legkorábban eszkalálni a Projektvezető felé.
