7T software bouwstenen voor een heldere toekomst

7T software bouwstenen voor een heldere toekomst

E I T ERS DI

— E ANDL PCH

— SHI

7T software bouwstenen voor een heldere toekomst Beschrijving van de mogelijkheden van de 7T software, specifiek voor het gebruik door shipchandlers.

Colofon Dit document is een uitgave van: 7T software bv Eglantierbaan 59 2908 LV Capelle aan den IJssel Telefoon : (010) 486 55 19 Telefax : (010) 227 0 337 Wijzigingen voorbehouden. Vermelde merknamen zijn beschermd door de eigenaars. Deze uitgave mag in zijn geheel of gedeeltelijk worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt, mits er geen wijzigingen worden aangebracht en te allen tijde is voorzien van bronvermelding.

4 7T software

S013-735

© 7T software bv

Inhoudsopgave 7T voor shipchandlers..................................................................................................... 6 7T Algemeen................................................................................................................... 8 Relatiebeheer / CRM...................................................................................................... 10 Dossier.......................................................................................................................... 14 Documentintegratie....................................................................................................... 16 Artikelbeheer................................................................................................................. 18 Voorraadbeheer............................................................................................................. 22 Aanvragen..................................................................................................................... 24 Inkoop........................................................................................................................... 26 Verkoop......................................................................................................................... 30 Verhuur & Inhuur........................................................................................................... 36 Balie afhandeling........................................................................................................... 40 Productie & Assemblage............................................................................................... 42 Project........................................................................................................................... 44 Financiële administratie................................................................................................. 46 Douane afhandeling...................................................................................................... 48 Electronic Data Interchange.......................................................................................... 50 Internet.......................................................................................................................... 52 Dienstverlening.............................................................................................................. 54

7T software

5

7T voor shipchandlers 7T shipchandlers Leveren op tijd! Wel/geen voorraad Vast/vrij assortiment Aanvraag verwerking ISSA/IMPA Afleverplaatsen Ritplanningen Forwarders afl.

Voor u ligt de productinformatie van 7T software voor shipchandlers. Met een unieke combinatie van modules heeft 7T de administratieve problemen van de shipchandlers opgelost. In dit boekje vindt u oplossingen voor de volgende zaken: ●● Niet alleen werken met een leverdatum, maar met leverdatum en tijd ●● Werken met voorraad of zonder voorraad ●● Werken met een vast assortiment of zonder vast assortiment ●● Verwerken van aanvragen van klanten ●● Verwerken van aanvragen aan uw leverancier ●● Ritplanning van de eigen transportdienst ●● Vanuit één order afleveren op meerdere delen van het schip (Engineroom, Deck, etc.) ●● Afleveringen bij forwarders ●● Afdrukken van transport en exportdocumenten

Exportdocumenten Internet

De shipchandlers vallen als branche uiteen in twee groepen. Aan de ene kant de bedrijven die geen voorraad houden en alle opdrachten één op één doorbestellen. Aan de andere kant de shipchandlers die wel voorraad houden en dus op dit vlak meer lijken op een groothandel. Vaak hebben we bij de voorraadhoudende bedrijven te maken met douane entrepots. Beide groepen passen prima binnen het 7T pakket, alhoewel beide groepen andere delen van het pakket zullen gebruiken. Als het ergens in dit boekje belangrijk is om dit verschil aan te stippen, zal dit duidelijk worden aangegeven.

Opbouw boekje

In het volgende hoofdstuk zullen wij iets vertellen over de filosofie en het ontstaan van de software van 7T. Daarna zullen we uitleggen welke mogelijkheden de software van 7T heeft. Hiervoor hebben we het administratieve proces in logische delen gesplitst, zoals Relatiebeheer/CRM, Aanvragen, Verkoop, Inkoop, etc. Deze zullen één voor één worden behandeld. 6 7T software

Onze dealers zijn samen met ons altijd op zoek naar organisaties die net iets meer nodig hebben dan wat een regulier standaard pakket kan bieden. Samen met een klant, een branchevereniging of zelfs een groep potentiële klanten worden branchepakketten afgeleid van onze standaard modules. Op deze manier is ook het pakket voor de Shipchandlers ontstaan. Het grote voordeel van deze manier van werken is dat u altijd verzekerd bent van een pakket dat met de veranderingen in úw branche meegroeit. Kunt u zich toch niet helemaal herkennen in onze beschrijving en heeft uw bedrijf iets specifieks, dat u onderscheidt van uw concurrenten, aarzel dan niet en neem zeker contact met ons op. Wij hopen dat dit boekje u zal overtuigen van de mogelijkheden van 7T. Wij zijn altijd bereid om onze software geheel vrijblijvend aan u te demonstreren. Neem daarvoor contact met ons of één van onze dealers op.

Inkoop

Verkoop

Verhuur

Relatiebeheer

●

●

●

Dossier

●

●

●

Verkoopaanvragen

●

●

Inkoopaanvragen & offertes

●

●

●

Balieafhandeling

●

●

Projecten & werkorders

●

●

Meerdere administraties

●

● ●

Artikel-, object- & voorraadbeheer

●

●

Productie & assemblage

●

●

Serie / batch registratie

●

●

Meerdere magazijnen

●

●

●

●

●

Vervoersdocumenten (bijv. DHL) Internet modules

●

●

●

Microsoft SQL server

●

●

●

●

●

ExpoDocs Crystal Reports

●

●

●

Accountview

●

●

●

King

●

●

●

Unit 4 Multivers

●

●

●

Exact

●

●

●

Microsoft Office

●

●

●

Microsoft Outlook

●

●

●

Moduleschema De software van 7T is opgebouwd rond de drie basismodules Inkoop, verkoop en verhuur die onafhankelijk van elkaar aangeschaft kunnen worden. Hierbij zijn in ieder geval de geel gemarkeerde modules benodigd. De rood gemarkeerde uitbreidingen op de verschillende basisonderdelen kunnen optioneel aangeschaft worden. De bolletjes geven aan met welke basismodule zij gecombineerd kunnen worden. De met groen aangegeven koppelingen met externe, aparte aan te schaffen pakketten, zijn zonder kosten in de basisversies beschikbaar en kunnen naar behoefte worden aan- en uitgeschakeld.

7T software

7

7T Algemeen Techniek Modulair Client-Server Microsoft SQL Server Borland Delphi Crystal Reports

7T is flexibel van opzet en is bedoeld om ingezet te worden als administratief pakket voor verschillende branches. In dit geval gaat het om de branche van de Shipchandlers. Een team van specialisten heeft de 7T software ontwikkeld. Hierbij zijn de meest geavanceerde, in de praktijk bewezen technieken gebruikt. Omdat de techniek altijd wordt toegepast in combinatie met uitvoerige kennis van uw branche, wordt een optimale aansluiting met uw dagelijkse praktijk verkregen. Uw organisatie zal zich dan ook direct herkennen in de toepassingen van 7T en onze benadering. Door deze opzet zijn wij in staat om zonder maatwerk een oplossing op maat te bieden.

Citrix Terminal Server Faxination Integraties Microsoft Office Outlook AccountView King Exact Unit 4

Moderne technieken

De gebruikersinterface van 7T is ontwikkeld in Borland Delphi, de gebruikte database is Microsoft SQL Server en alle rapporten en bonnen zijn gemaakt in Crystal Reports. Alle business rules, dit zijn de regels hoe u wilt dat uw administratie functioneert, liggen vast in de SQL Server database en niet in de Delphi programmatuur. Hierdoor kunt u (samen met een webdesigner) gemakkelijk delen van uw pakket via het internet beschikbaar maken. Op die manier kunt u bijvoorbeeld actuele informatie opvragen vanuit uw hotel tijdens een zakenreis. Tevens kunnen geautoriseerde klanten prijzen opvragen of orders invoeren. Maar ook het direct opvragen van informatie tijdens een gesprek op locatie bij de klant of leverancier behoort tot de mogelijkheden. Hoe de gegevens ook aan de database worden aangeboden, de gestelde regels blijven gelden. Vanzelfsprekend beschikt 7T software over de benodigde koppelingen met standaard pakketten als Microsoft Word, Excel en Outlook.

8 7T software

Rapporten en bonnen

Rapporten en bonnen van 7T kunnen niet alleen worden afgedrukt, maar ook als e-mail of fax worden verstuurd. Opslaan van de rapporten in bijvoorbeeld de formaten PDF, Word of Excel is ook mogelijk. Alle bonnen die naar uw klanten of leveranciers verstuurd worden, kunnen door 7T automatisch in de taal van de contactpersoon of relatie worden gesteld.

Modulair

7T is modulair van opzet. U kunt dus uw pakket zelf samenstellen. Alle modules sluiten naadloos op elkaar aan. Zo kunt u bij een gefaseerde invoering op een later tijdstip, zonder verlies aan informatie, modules en/of gebruikerslicenties aan uw 7T pakket toevoegen.

7T software Een heldere en moderne interface zorgt voor overzicht in uw administratie. Formulieren, zoals facturen, worden direct in uw huisstijl afgedrukt, desgewenst in kleur en met uw logo’s. Deze formulieren kunnen met identieke opmaak op het scherm worden geraadpleegd of direct per email of fax worden verstuurd.

7T biedt memovelden bij essentiële gegevens, zoals relaties, contactpersonen, artikelen, etc.

7T software

9

Relatiebeheer / CRM Mogelijkheden Relaties Contactpersonen Adressen Debiteuren Leveranciers Schepen/Rederijen Werknemers Marketingplannen Mailings Activiteitenbeheer Brieven E-Mails Faxen

7T Relatie is het Customer Relation Management systeem van 7T. Met 7T Relatie beheert u alle gegevens van uw klanten, schepen, rederijen, leveranciers, prospects en werknemers centraal in één systeem. U kunt gegevens vastleggen zoals naam, bezoekadres, postadres, afwijkende aflever- en factuuradressen, bankrekeningen, telefoon- en faxnummers. Daarnaast kan een onbeperkt aantal contactpersonen worden vastgelegd met hun eigen telefoonnummers en e-mail adressen. Voor de internationale correspondentie kunt u zelfs aangeven in welke taal een bedrijf of contactpersoon moet worden aangesproken en op welke wijze de adressering moet worden opgebouwd. Relatie

In 7T Relatie hoeft u uw potentiële klanten niet direct als debiteur in te voeren. U maakt ze eerst aan als relatie. Gaat een offerte die u heeft uitgebracht door, dan maakt u de relatie debiteur (door een vinkje om te zetten bij de relatie en niet door de gegevens opnieuw in te voeren!). De offerte kan dan automatisch omgezet worden in een order. Als u een financieel pakket aan 7T heeft gekoppeld, wordt de debiteur dan ook direct in uw financieel pakket aangemaakt. Dit zelfde geldt ook voor de leveranciers. Sterker nog, als u een relatie heeft die bij u koopt, maar u koopt ook bij hem, dan komt deze slechts één keer als relatie in het systeem: met een vinkje bij de debiteur en een vinkje bij de leverancier. Zo ontstaat dus een echt centraal relatiebestand.

Debiteur

Bij de debiteur staan alle gegevens die van belang zijn voor het handelen met een klant. U moet hierbij denken aan zaken als: kredietlimiet, betalingsconditie, factuurinterval, aantal factuurduplicaten, aantal pakbonduplicaten, Intrastat/CBS gegevens, EDI-gegevens, etc. Omdat dit zeer financieel gerichte informatie is, kunt u middels ons uitgebreide rechtensysteem, alleen die medewerkers rechten geven die dit mogen inzien en/of aanpassen.

10 7T software

Leverancier

De leveranciergegevens bevatten zaken als: kwaliteitsaanduiding voor deze leverancier, uw kredietlimiet, Intrastat/CBS gegevens, etc. Ook kunt u aangeven welke merken deze leverancier in zijn assortiment heeft. Zo kunt u bij een aanvraag voor bijvoorbeeld een motoronderdeel, snel zien welke leveranciers u zouden kunnen helpen. Vanuit uw ervaringen in het verleden kunt u zelfs een prioriteit in de leveranciers aanbrengen.

Schip / Rederij / Agent

In 7T Relatie kunt u ook uw schepen, rederijen, agenten, etc. vastleggen. In overleg met u, zal bij de inrichting van het systeem de meest optimale opzet worden gecreëerd. Zo kunnen schepen gezien worden als “afleveradressen” van een rederij, maar kan er ook voor gekozen worden om de schepen als aparte debiteuren in te voeren, gekoppeld aan de rederij als hoofdvestiging. Prijsafspraken met de rederij hoeven ook in dit laatste geval niet dubbel te worden ingevoerd, want prijsafspraken met de hoofdvestiging (rederij) kunt u ook direct voor de schepen laten gelden. Deze problematiek is ongeveer te vergelijken met een filiaalstructuur van een groter bedrijf, alleen bewegen de filialen zich in dit geval van haven naar haven.

Relatiebeheer De instellingen die u per debiteur kunt maken, geven een indicatie van de uitgebreide mogelijkheden van de 7T software.

Zoeken

In een grote database met relatiegegevens is het van essentieel belang dat u snel de juiste klant en/of persoon kunt terugvinden. Daarom kunnen relaties opgezocht worden via bijvoorbeeld de naam en de relatie-, debiteur- of leveranciercode. Maar ook met bijvoorbeeld de postcode en het telefoonnummer. Gecombineerd zoeken en zoeken met trefwoorden is ook mogelijk. Het is zelfs mogelijk om een relatie op te zoeken via de naam van een contactpersoon of een adres van de relatie.

Daarnaast bestaat de mogelijkheid om te zoeken via marketingplannen. Dit principe wordt hierna uitgebreid behandeld bij het commercieel benutten van uw relatiebestand, maar kortweg kunt u het vergelijken met het aan- en uitzetten van een filter. Marketingplannen kunt u zelf aanmaken. Zo kunt u een filter maken die alleen de schepen toont of alleen de schepen van een bepaalde rederij. Een filter die alleen de agenten of alleen de rederijen toont is ook mogelijk.

Vrije velden

Op diverse plaatsen in het pakket kunt u zelf velden toevoegen. Bij het relatiebeheer kunt u vrije velden aan relaties en aan contactpersonen koppelen.

In 7T is het altijd zichtbaar door wie en wanneer de gegevens zijn aangemaakt en voor het laatst zijn gewijzigd.

7T software 11

Relatiebeheer / CRM Marketingplannen: Commercieel benutten van de relatiegegevens

Een relatiedatabase met gegevens van uw klanten en potentiële klanten is commercieel van onschatbare waarde. Het is alleen vaak moeilijk om bij acties de juiste relaties te selecteren. 7T heeft hier een uitstekende oplossing voor in de vorm van marketingplannen. Het principe van de marketingplannen is het beste uit te leggen met een voorbeeld: Stel dat u een bepaald product in uw assortiment heeft dat goed verkoopt. De fabrikant komt met nieuwe accessoires en u wilt dat aan de eerdere kopers van het product melden. U kunt natuurlijk via 7T Relatie een mailing opzetten, maar soms is het effectiever om de klanten te bellen. U start een nieuw marketingplan en laat 7T alle kopers van het product aan dit plan koppelen. In het relatiebeheer zet u het plan aan, wat werkt als een filter op het relatiebestand, waardoor u alleen de nog niet gebelde kopers van het product ziet. U kunt deze klanten nu gaan bellen. Als de klant het nieuwe product wil hebben, kunt u direct een verkooporder invoeren of een offerte maken. Als u klaar bent met de klant, verwijdert u hem uit het plan. U kunt deze marketingplannen aan- en uitzetten, zodat u, als u weer even tijd heeft, met het plan verder kunt gaan. Dit principe is voor een manager ook te gebruiken om marketingplannen klaar zetten voor uw verkopers. Uitgebreide plannen zijn zelfs in meerdere kleine plannen op te delen om zo tegelijk meerdere verkopers ermee te laten werken. Marketingplannen kunt u dus op deze manier commercieel gebruiken of als filter om gewoon te zoeken in een kleinere groep relaties. 12 7T software

Activiteiten / Afspraken historie

Gemaakte afspraken kunnen in het systeem worden vastgelegd. Op deze manier kunnen uw collega’s bij een vervolgbezoek terugvinden welke afspraken er eerder zijn gemaakt. Aan deze afspraken kunnen ook documenten, foto’s, etc. worden gekoppeld. Indien gewenst kunt u 7T na het inloggen een informatiescherm met openstaande acties laten tonen. U kunt kiezen of u hier alleen uw eigen openstaande acties wilt zien, of die van een groep werknemers of alle openstaande acties. Vanuit dit scherm kunt u direct doorschakelen naar het relatiebeheer om de openstaande acties af te handelen. Zie het hoofdstuk Dossier voor meer informatie over activiteiten.

Integratie Microsoft Office

Voor de reguliere correspondentie, zoals offertes, bestelbonnen, opdrachtbevestigingen, etc. heeft 7T natuurlijk standaard oplossingen, maar voor de incidentele correspondentie kunt u 7T koppelen aan Microsoft Word. In 7T Relatie kunt u een bestand opbouwen van standaard correspondentie, desgewenst in verschillende talen. Brieven en andere documenten zullen dan volledig automatisch op naam worden gesteld en worden voorzien van de juiste adressering. Vanuit Word kunt u de documenten dan verder bewerken, afdrukken, faxen, e-mailen, etc. Op een aantal plaatsen in 7T Relatie worden internet- en e-mailadressen getoond. Door hierop te klikken opent de internetpagina of opent een venster om een e-mail te versturen.

Activiteiten & afspraken Per relatie kunt u een uitgebreide activiteiten historie opbouwen, zodat iedereen in de organisatie op de hoogte is welke contacten er met een klant geweest zijn. Uiteraard behoort het plannen van afspraken ook tot de mogelijkheden.

Documenten afdrukken Word documenten (zoals brieven, faxvoorbladen, enveloppen, etc.), maar ook emails en etiketten kunnen direct vanuit 7T samengesteld worden, automatisch voorzien van de naam en adresgegevens van uw relatie.

7T software 13

Dossier 7T Dossier Activiteitenbeheer Workflowsjablonen Werkinstructies Relatie rollen Actielijsten Dossierdelen

Standaard is het 7T relatiebeheer voorzien van een systeem voor activiteitenregistratie. Dit kan met de module 7T Dossier uitgebreid worden tot een geïntegreerd actief dossier administratiesysteem. Met 7T Dossier kunt u afgehandelde en lopende activiteiten rubriceren en beheren zoals: afspraken, telefoon- & bezoekverslagen, brieven, offertes, e-mail berichten en (gescande) documenten. Maar 7T Dossier gaat verder door u met workflowsjablonen en werkinstructies te ondersteunen in uw dagelijkse werk. Door het bijhouden van de rollen tussen uw klanten en leveranciers onderling, is het mogelijk om op verschillende manieren te kijken naar de lijst van openstaande acties in uw organistatie. Registratie of workflow

7T Dossier kan op verschillende manieren gebruikt worden. Bijvoorbeeld als middel om alle zaken rondom een project, verkoop of verhuuropdracht te registreren, zoals u ook in een dossiermap zou doen. Maar u kunt het ook gebruiken als actief, sturend hulpmiddel die u stap voor stap door complexe aanvragen of opdrachten leidt. 7T Dossier is hiervoor gekoppeld met de overige 7T modules, zoals 7T Project.

Dossieropbouw

Een dossier bestaat uit één of meer delen. Elk dossierdeel wordt opgebouwd volgens een eerder gedefinieerd sjabloon. Hierin wordt vastgelegd welke stadia het dossierdeel zal gaan doorlopen en welke activiteiten daarbij horen. De verschillende activiteiten kunnen hierbij aan elkaar gekoppeld worden. Zo kan gedefinieerd worden dat het nabellen van een offerte bijvoorbeeld zeven dagen na het uitbrengen van een offerte moet gebeuren. Ook kan vastgelegd worden met welke gebruiker, relatiegroep, relatie en/of contactpersoon deze activiteit te maken heeft. Door uitgekiende sjablonen te definiëren kan het systeem bijvoorbeeld zo ingericht worden, dat afhankelijk van het type opdracht en het sta14 7T software

dium waarin de opdracht zit, 7T voorstelt om offertes aan te vragen bij leverancier A, B en C. Uiteraard blijft dit een voorstel en bepaalt de gebruiker uiteindelijk zelf wat voor acties worden ondernomen.

Status en actielijst

Bij elke statusovergang van het dossierdeel genereert het systeem de activiteiten die bij de nieuwe status horen. Hierbij worden datum en tijd waarop de actie plaats moet vinden gebaseerd op het moment van de statusovergang en eventueel eerder afgeronde activiteiten. Op deze manier wordt de actielijst overzichtelijk gehouden. Acties die wel verricht moeten worden, maar waaraan men nog niet kan beginnen, worden nog buiten de actielijst gehouden.

Actielijst en rollen

Bij een dossier kunnen meerdere relaties een rol spelen, zoals de klant, leveranciers, gebruikers, etc. Deze relaties kunt u zelf aan het dossier koppelen, maar kunnen ook automatisch n.a.v. het invoeren van een activiteit bij het dossier worden geplaatst. Hierbij wordt ook vastgelegd wat hun rol ten opzichte van elkaar is, dus als A leverancier is van B, weet het systeem dat B klant is van A.

Dossiers Per dossierdeel kunt u een uitgebreide registratie opbouwen van afgeronde en geplande activiteiten. Per activiteit kunnen desgewenst verschillende documenten gekoppeld worden. Ook kunnen aanvullende opmerkingen worden ingevuld, evt. door verschillende personen.

Een activiteit die gekoppeld is aan een dossier, kan hierdoor meerdere ingangen in verschillende actielijsten hebben. De activiteit is n.l. te zien bij leverancier A, maar ook bij klant B en op de actielijst van de gekoppelde medewerker. Omdat de actielijst per relatie (leverancier, klant of gebruiker) over meerdere dossiers heen gaat, is er een goed overzicht van alle lopende zaken per relatie. Bij het dossier is dan weer goed te zien welke acties er gedaan moeten worden om dat dossier verder af te handelen.

Activiteiten

Een activiteit bestaat uit een aantal zaken: ● De periode waarbinnen de activiteit moet worden afgehandeld. ● De medewerker die de activiteit in zijn actielijst moet krijgen. ● Een omschrijving van de activiteit, eventueel verdeeld over meerdere items, voorzien van datum en gebruikersinformatie.

● Het soort activiteit, waaraan eventueel een werkinstructie gekoppeld kan zijn. ● De relatie/contactpersoon die met de actie te maken heeft. ● Een datum en tijd waarop de activiteit is afgerond. ● Aan activiteiten kunnen diverse documenten gekoppeld worden.

7T Mail en faxintegratie

Het koppelen van documenten aan activiteiten kan handmatig door het aanwijzen van een bestand op uw netwerk. Het kan echter ook geheel automatisch gebeuren. Meer kunt u hierover lezen in het hoofdstuk Documentintegratie.

Gebruik

De module 7T Dossier is een prima aanvulling op de overige 7T modules, maar wordt inmiddels ook, samen met 7T Relatie, ingezet als totaaloplossing voor bijvoorbeeld financiële dienstverleners, zoals hypotheekadviseurs. 7T software 15

Documentintegratie Export naar o.a. Adobe PDF Microsoft Word Microsoft Excel Gescheiden tekst Normale tekst Archiveren van e-Mails Faxen Office documenten Gescande docum.

Alle bonnen, rapporten, formulieren en overzichten kunnen direct vanuit 7T gemaild en/of gefaxt worden. U kunt hierbij de opmaak van het e-mail bericht en het voorblad van de fax zelf vormgeven. Vanuit 7T kunnen alle bonnen en lijsten ook geëxporteerd worden naar bijvoorbeeld Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, gescheiden tekst (CSV) of normale tekst (TXT). Het is ook mogelijk om Excel-rapporten direct te koppelen aan de database van 7T. Op deze manier kunt u snel uw eigen maand- en kwartaalrapportages in Excel maken. Net als de andere delen van 7T levert ook deze functionaliteit een aanzienlijke tijdwinst op. e-Mail en/of fax versturen

Vanuit 7T kunnen eenvoudig e-mailberichten verstuurd worden. 7T maakt hierbij optimaal gebruik van de gegevens uit de database. Bij het versturen van een orderbevestiging kent 7T bijvoorbeeld de klant en de contactpersoon. Van daaruit worden zaken als het e-mail adres en het faxnummer uit 7T Relatie opgehaald. Per rapport/bon kunnen e-mail en faxvoorblad sjablonen (desgewenst in verschillende talen) worden aangelegd. Hierbij kan gebruik gemaakt

16 7T software

worden van allerlei gegevens uit 7T, zoals ordernummer, naam van de vertegenwoordiger, etc. De opdrachtbevestiging zelf wordt meestal als PDF-bijlage aan de e-mail gekoppeld. Na een goede inrichting van dit systeem, kunnen onze klanten na een eerste visuele controle van de uitvoer, met één druk op de knop hun opdrachtbevestigingen, aanvragen, offertes en bestelbonnen e-mailen, faxen of beide tegelijkertijd.

Documentenregistratie Documenten kunnen vanuit een centrale module worden gekoppeld aan relaties, contactpersonen, activiteiten en/of dossiers. 7T zorgt ervoor dat de documenten via uw database gemakkelijk teruggezocht kunnen worden.

Archiveren van e-mails

De software van 7T is gekoppeld aan Microsoft Outlook/Exchange. Als de gebruiker een e-mail wil archiveren, opent een scherm waarin 7T een relatie, contactpersoon, medewerker en/of een dossier(deel) voorstelt. De relatie, contactpersoon en medewerker worden herleid vanuit het e-mailadres van de verzender of de ontvanger. Als u 7T Dossier gebruikt en er ergens in het email bericht een codering van het dossier(deel) is opgenomen, stelt 7T ook direct het juiste dossier(deel) voor. Tijdens het archiveren, kan de gebruiker zelf deze gegevens wijzigen en/of aanvullen.

Archiveren van faxen

Er komen steeds meer faxoplossingen op de markt die het faxverkeer integreren met uw email verkeer via Exchange Server van Microsoft.

Uitgaande faxen komen in de outbox terecht en binnenkomende faxen in uw inbox. Op deze manier is het archiveren van faxen binnen 7T even simpel als het archiveren van e-mail berichten.

Archiveren van documenten

Documenten, bijvoorbeeld gescande documenten, kunnen in een map met nog niet gearchiveerde documenten op het netwerk worden gezet. Met een module, die qua interface vergelijkbaar is met het archiveren van e-mails en faxen, kunnen de gescande documenten opgepakt worden en aan een klant, contactpersoon, gebruiker en/of dossier worden gekoppeld. Op deze manier wordt het archiveren door 7T optimaal ondersteund, maar houdt de gebruiker er zelf de controle over. Het papierloze kantoor is voorlopig een utopie, maar het komt door deze mogelijkheden toch weer een stapje dichterbij. 7T software 17

Artikelbeheer Mogelijkheden Artikelen Vrije artikelen Assemblage Explosie/Receptuur Aanvullende kosten Objecten Extra artikelcodes Alternatieven Combinatieverkopen Magazijnen/locaties Documenten/foto’s

7T kent verschillende soorten artikelen. Sommige artikelen worden als totaalproduct verkocht, maar in onderdelen geleverd. Anderen hebben aanvullende kosten of moeten eerst worden geassembleerd. De basis voor het artikelbeheer is het standaard artikel. Dit is een “normaal” artikel dat voorraad kan bevatten of alleen een administratief artikel. Bij dit laatste moet u bijvoorbeeld denken aan “gewerkte uren”. Daarnaast biedt 7T diverse artikelsoorten om uw bestand zo optimaal mogelijk in te kunnen delen. Assemblage-, Explosieof Receptuur-artikel

Het is het makkelijkste om via een voorbeeld het verschil in assemblage, explosie en receptuur uit te leggen. We nemen hiervoor een EHBO-kist. De onderdelen die in de EHBO-kist horen zijn: ●● De kist zelf ●● 1 pak verbandwatten 25 g. ●● 1 pak verbandwatten 100 g. ●● 10 stuks wegwerp handschoenen ●● 1 verbandschaar Is de EHBO-kist een assemblage-artikel, dan wordt dit opgenomen in de verkooporder. Daarna moet een productie order voor deze kist aangemaakt worden. 7T maakt dan een picklijst om deze onderdelen uit het magazijn te halen. Bij een tekort aan bepaalde onderdelen komt er natuurlijk eerst een besteladvies van de onderdelen of kunt u desgewenst de samenstelling wijzigen. Tijdens de productie worden alle zaken in de kist gedaan en wordt de productie order gereed gemeld. Bij het gereedmelden kunnen zaken als uitval e.d. in de kostprijs verwerkt worden. De verkooporder kan nu geleverd worden. De verkoopprijs voor de kist hangt aan het assemblage-artikel en de kostprijs is bij de nacalculatie van de productie bepaald als de som van de kostprijzen van de onderdelen. Als de EHBO-kist een explosie-artikel is, wordt dit ook opgenomen in de verkooporder. 7T maakt dan automatisch een picklijst voor alle orderdelen. Deze onderdelen worden in een om-

18 7T software

doos verpakt en aan de klant geleverd. De klant moet ze dus zelf in de kist pakken. De klant ziet op zijn bonnen dus een bestelling en levering van de complete kist, maar krijgt alle onderdelen los. De verkoopprijs is vastgelegd bij het explosie artikel en de kostprijs wordt bepaald door het totaal aan kostprijswaarde van de onderdelen. Als de EHBO-kist een receptuur-artikel is, dan wordt het receptuur-artikel zelf niet in de order geplaatst, maar maakt 7T voor alle onderdelen automatisch orderregels aan. In het magazijn komt een picklijst voor deze orderregels (= onderdelen). De klant ziet niet meer dat hij een complete kist had besteld, maar krijgt alle onderdelen los geleverd. Er is hier geen sprake van een totale verkoop- of kostprijs, maar een levering van een aantal losse regels, die alleen maar via een receptuur-artikel zijn aangemaakt, maar die ook gewoon één voor één aangemaakt hadden kunnen worden.

Vrij artikel / tekst artikel

Een vrij artikel is een artikel dat bij verkoop direct aan een inkoop gekoppeld wordt en dus niet via de voorraad loopt. Dit kunnen artikelen zijn die u niet op voorraad houdt en die u geregeld bij verschillende leveranciers inkoopt. Door dit principe is het ook mogelijk om heel verschillende zaken via één artikelcode af te handelen. Onder dezelfde code kunt u de ene keer een koelkast en de andere keer een wekker verkopen.

Artikelbeheer De beschrijving van een artikel kan, als dat gewenst is, in 7T heel gedetailleerd zijn. In dit voorbeeldvenster worden bijvoorbeeld de verschilende eenheden en de extra kosten van het artikel beschreven.

Op deze artikelen kan nooit voorraad gehouden worden. Er ligt dus een één op één verband tussen de verkooporderregel en de bijbehorende inkooporderregel. De inkooporder, inclusief de regel, wordt dan ook automatisch door het systeem vanuit de verkooporder aangemaakt. De kostprijs van het artikel wordt overgezet naar de verkooporderregel. Er wordt dus niet gewerkt met een gemiddelde inkoopprijs.

Aanvullende kosten

Bij elk artikel kan aangegeven worden dat naast de verkoopprijs aanvullende kosten in rekening gebracht moeten worden. U gebruikt dit type artikel als u deze kosten apart op de factuur wilt vermelden. Hierbij moet gedacht worden aan zaken als de verwijderingsbijdrage, Stibat en statiegeld. Speciaal voor deze laatste groepen kan

aangegeven worden of de kosten in rekening gebracht moeten worden aan Nederlandse en/of buitenlandse klanten (gesplitst in EU/niet EU)

Terugzoeken van artikelen

In een groot bestand met artikelen is het van essentieel belang dat uw verkopers snel de juiste producten kunnen vinden. Artikelen kunnen opgezocht worden via de artikelcode die u eraan heeft toegekend, via (delen van) de omschrijving (met wildcards), de artikelcodes van de leveranciers, de artikelcodes van uw klanten en eventuele oude artikelcodes.

Elke gebruiker kan zijn persoonlijke schermkleur en -lettertype instellen.

Als u wilt kunt u bij elk artikel een onbeperkt aantal extra artikelcodes definiëren. Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor de ISSA en IMPA codes. 7T software 19

Artikelbeheer Zoekgroepen

Artikelen kunnen gerangschikt worden in hiërarchisch ingedeelde zoekgroepen. Met deze filters kan iedereen de juiste producten in uw database eenvoudig menugestuurd terugvinden. Dit is belangrijk als een gebruiker nog niet geheel wegwijs is in uw assortiment. Maar het wordt pas van essentieel belang als u besluit om gedeelten van het systeem beschikbaar te maken via internet.

Extra informatie voor de verkoper (of de klant op internet)

Per artikel kan aangegeven worden welke andere artikelen als alternatief kunnen fungeren en welke artikelen vaak in combinatie met het artikel worden geleverd. Alternatieve artikelen Alternatieven zijn van belang wanneer er bijvoorbeeld geen voorraad (bij uw leverancier) is van een gevraagd artikel. Er kan ook aangegeven worden waarom het artikel een alternatief is en wat eventueel de verschillen zijn. Zonder deze alternatieven is het afhankelijk van de assortimentskennis van de verkoper of er bij een tekort aan voorraad nog iets verkocht kan worden. Combinatie verkopen Een andere vorm van extra informatie zijn de combinatie-artikelen. U kunt aangeven dat een specifiek artikel heel vaak (vrije combinatie) of altijd (verplichte combinatie) in combinatie met het gevonden artikel wordt verkocht. Hierbij kunt u denken aan een fotocamera in combinatie met een draagtas of een printerkabel bij een printer. De verplichte combinatie lijkt op een receptuurartikel, alleen verdwijnt het hoofdartikel bij receptuur uit de order en bij een verplichte combinatie blijft het hoofdartikel staan en worden de combinatie-artikelen toegevoegd.

20 7T software

Documenten

Aan elk artikel kunt u documenten koppelen. U kunt denken aan een foto van het product, een certificaat, de specificaties in tekstvorm voor op een offerte, handleidingen of een checklist wat er precies meegeleverd moet worden (voor bijvoorbeeld verhuur).

Vrije velden

Op diverse plaatsen in het pakket kunt u zelf velden toevoegen. Bij het voorraadbeheer kunt u vrije velden aan artikelen koppelen.

Objecten

Artikelen kunnen binnen 7T verschillende statussen hebben. Een artikel kan een “gewoon” voorraad artikel zijn, het kan ook een administratief (geen voorraad) artikel zijn, maar er is ook nog een derde mogelijkheid, namelijk onderverdeeld in objecten. Als een artikel is onderverdeeld in objecten, dan is het een voorraadartikel, maar elke eenheid van het voorraadartikel heeft ook een registratie als object. Een object is een uniek identificeerbare eenheid, zoals een auto (kenteken), vorkheftruck (trucknummer), hoogwerker (objectnummer), etc. Aan een object kunt u allerlei zaken koppelen, zoals onderhoudsgegevens (datum volgende keuring of datum volgende beurt) en allerlei kenmerken (hefhoogte, zwaailicht, kenteken, etc.). Daarnaast kunnen ook zaken zoals draaiuren of kilometerstanden worden bijgehouden. Deze zaken zijn bij een verkooplevering vaak van minder belang, maar in combinatie met 7T Verhuur, kunnen dit essentiële zaken zijn.

Artikelen kopieren Bij het aanmaken van nieuwe artikelen kunt u veel tijd besparen door de basisgegevens van eerder aangemaakte artikelen te kopiëren. U kunt hierbij precies aangeven welke gegevens er wel en welke niet meegekopieerd moeten worden.

7T software 21

Voorraadbeheer Mogelijkheden Magazijnen/locaties Minimale voorraad Maximale voorraad Voorraadwaardering Serie / batch

Voorraadbeheer

Bent u een shipchandler die voorraad houdt? Dan is het goed om te weten dat er een uitgebreide voorraadregistratie in 7T aanwezig is. Het houden van voorraad kost geld, daarom is een goede en sluitende voorraadregistratie van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering. Hiervoor is 7T voorraad natuurlijk geheel geïntegreerd met de overige 7T producten, zoals 7T Inkoop, 7T Verkoop en 7T Productie. Een goede logistiek en sluitende voorraadregistratie begint bij een juiste indeling van uw artikelbestand. Eerder is hier al het nodige over verteld. Voor het minimaliseren van de voorraad, kunt u levertermijnen, minimale en maximale voorraden vastleggen. Indien gewenst zelfs per maand.

Voorraadwaardering

7T Voorraad waardeert de voorraad via een kostprijs. De kostprijs wordt bepaald via de nacalculatie van de inkoop. De kostprijs kan gebaseerd worden op: ●● de gemiddelde inkoopprijs ●● de laatste inkoopprijs (= vervangingswaarde) ●● de vaste verreken prijs (VVP) Als uitgegaan wordt van de gemiddelde of de laatste inkoopprijs, dan kan deze prijs via de nacalculatie van de inkoop (zie 7T Inkoop) verhoogd worden met aanvullende (leverings-)kosten tot de uiteindelijke kostprijs. Door deze kosten in de kostprijs op te nemen, verkleint u het verschil tussen het bruto en het netto resultaat en kunt u uw verkoopprijzen scherper bepalen. Bij een vrij artikel (zie eerder in dit hoofdstuk) is er geen sprake van voorraad. De kostprijs wordt dan vanuit de nacalculatie van de inkoop één op één doorgezet naar de verkooporder die erbij hoort.

22 7T software

Magazijnen

7T kan werken met één of meerdere magazijnen. Een magazijn kan in verschillende locaties worden ingedeeld. De voorraad kan op artikelniveau, op magazijnniveau en op locatieniveau bekeken worden. 7T heeft verder een aantal opties die acties over meerdere locaties kunnen uitvoeren. U kunt hierbij denken aan het tellen van hele paden in het magazijn. 7T Voorraad in combinatie met de Meerdere Magazijnen optie, kan werken met voorraad die is verdeeld over meerdere magazijnen. Elk magazijn heeft zijn eigen bestelniveau en voorraadrubrieken. Het is mogelijk om per magazijn te bepalen of er uit het magazijn verkocht en ingekocht mag worden. Het is zelfs mogelijk om het besteladvies voor aanvulling van de voorraad naar een ander magazijn over te hevelen. Zo kunt u bijvoorbeeld een minimale en maximale voorraad vastleggen voor een serviceauto, maar de gewenste bestellingen voor deze auto laten optellen bij het advies voor het centraal magazijn.

Artikelen informatie Vanuit alle vensters waar met artikelen wordt gewerkt, kan uitgebreide artikel informatie worden opgevraagd. Gegevens over bijvoorbeeld de huidige voorraad, in- en verkoopprijzen en openstaande en historische inkopen en verkopen, zijn hierdoor direct voorhanden.

Voor meer gebruiksgemak is 7T zeer consistent opgebouwd. De toets Ctrl+I geeft bijvoorbeeld vanuit alle schermen uitvoerige informatie over het getoonde artikel.

7T software 23

Aanvragen Mogelijkheden Invoer aanvraag Inkoop aanvragen Offertes Orders genereren Inkopen genereren Artikelen genereren

Speciaal voor de Shipchandlers heeft 7T het aanvragensysteem ontwikkeld. Prijs- en leveringsaanvragen kunnen hiermee geheel los van het artikelbestand verwerkt worden. Als u dus nog niet precies weet welk artikel u moet bestellen en leveren, kunt u toch een aanvraag invoeren, bijvoorbeeld een omschrijving van het product, het aantal en de eenheid. Vervolgens kunt u deze aanvraag helemaal afhandelen via een offerte en inkoopprijsaanvragen naar een levering en een factuur. In dit hoofdstuk zal deze functie verder uitgelegd worden. Bij een groothandel is het meestal de taak van een verkoper om een vraag van een klant te vertalen naar één of meerdere artikelen uit het eigen assortiment. Shipchandlers kunnen niet altijd terugvallen op een vast assortiment en moeten uitzoeken wat de klant precies moet hebben en waar het gekocht kan worden. Een verkoopaanvraag start met een aantal basisgegevens, zoals de gegevens van de klant, de artikelomschrijving, het aantal en de eenheid. Als extra informatie voor handen is, zoals het regelnummer van de toegestuurde aanvraag of een ISSA of IMPA code, kan dit ook vastgelegd worden. Na het ingeven van de verkoopaanvraag kunt u van (een selectie van) de regels weer een inkoopaanvraag naar één of meerdere leveranciers maken. Deze inkoopaanvragen voor prijs en levertijd kunnen op papier worden afgedrukt, worden gefaxt of via de e-mail worden verstuurd. Uitgaande van de antwoorden van uw leveranciers, selecteert u in de verkoopaanvraag bij welke leverancier u welke producten voor welke prijs gaat inkopen. U kunt desgewenst ook een

24 7T software

artikel uit uw artikelbestand kiezen dat daarbij hoort, maar dat hoeft niet. Wordt een artikel gekoppeld, dan kan 7T de standaard artikelomschrijving en de verkoopprijsafspraak opzoeken. Maar het is ook mogelijk om middels een opslag de verkoopprijs uit te rekenen, uitgaande van de inkoopprijs en eventuele korting bij de leverancier. Dit geheel resulteert uiteindelijk in een offerte voor de klant die automatisch vanuit de verkoopaanvraag wordt samengesteld. Als de offerte doorgaat, kan vanuit de verkoopaanvraag direct de verkooporder worden aangemaakt en kunnen ook de bijbehorende inkooporder(s) worden aangemaakt. Voor de aanvraagregels zonder gekoppeld artikel, gebruikt 7T een vrij artikel om deze transactie af te ronden. Na het afdrukken van een orderbevestiging voor de klant en de bestelbonnen voor de leveranciers is het “aanvraaggedeelte” afgerond en worden de inkooporders en verkooporder verder via 7T Inkoop en 7T Verkoop afgerond. Hierbij blijven de in- en verkooporders wel aan elkaar gekoppeld.

Aanvragen Bij het invoeren van aanvragen kunnen ook artikelen ingevoerd worden die nog niet in uw assortiment voorkomen. Mocht de aanvraag een order worden, dan kan op dat moment besloten worden om het artikel alleen voor deze levering te gebruiken, of vast in uw artikelbestand op te nemen.

Nieuwe artikelen, automatisch aangemaakt

Mocht een aangevraagd artikel nog niet in uw assortiment voorkomen, maar is het wel interessant om het in de toekomst vaker aan te bieden, dan kan 7T desgewenst automatisch een nieuw standaard artikel aanmaken. 7T zal daarbij gebruik maken van de artikelomschrijving, de leverancier en de in- en verkoopprijs uit de aanvraag. Het artikel staat dan direct klaar om bij volgende aanvragen gebruikt te worden.

Snel terugzoeken van aanvragen

Oude aanvragen kunnen worden opgezocht via het aanvraagnummer, de klant, de datum(range) waarop de aanvraag is gedaan, referentie en ordernummer van de klant, een artikel in de aanvraag of een (gedeelte van) de artikelomschrijving. Dit laatste is natuurlijk van groot belang als aan de aanvraag geen standaard artikel was gekoppeld. Doormiddel van het zoeken via bepaalde termen in de omschrijving, kunt u dan toch nog een eerdere aanvraag terugvinden.

7T software 25

Inkoop Mogelijkheden Inkoopadviezen Maningen Nacalculaties NOF administratie Inkoopfacturen Statistieken Prijsaanvragen Productie Inhuur Extra magazijnen Serie / Batch

7T Inkoop verzorgt de volledige administratieve afhandeling van een inkoop, vanaf de eerste prijsaanvraag bij uw leverancier, via de bestelling en de goederenontvangst tot en met de factuur. De samenwerking tussen 7T Aanvraag, 7T Inkoop, met 7T Voorraad en 7T Verkoop is hierbij van essentieel belang. Op basis van de gegevens uit 7T Voorraad, zoals de economische voorraad (huidige voorraad, rekening houdend met de nog te ontvangen en nog te verzenden goederen) en de minimale en maximale voorraad voor de gekozen maand, wordt een inkoopadvies gemaakt. U bepaalt natuurlijk zelf of u het advies volgt. Verkopen van vrije artikelen resulteren in automatisch gegenereerde inkopen. Na de bestelling zorgt 7T Inkoop voor de controle op de naleving van de afspraken door de leverancier. Hiermee dekt 7T Inkoop dus het complete inkooptraject. Inkoopadvies (voorraad artikelen)

Voor een goed inkoopsysteem, met als uitgangspunt zo minimaal mogelijke voorraden, is een goed inkoopadvies de basis. U kunt hiervoor een minimale en maximale voorraad per maand gebruiken of werken met zelf te definiëren formules. Aan de hand hiervan kan 7T Inkoop tijdig bepalen of er artikelen besteld moeten worden, voorraad verplaatst moet worden tussen magazijnen of dat er artikelen moeten worden geassembleerd. Vanzelfsprekend kunnen de inkooporders direct vanuit het inkoopadvies worden aangemaakt, wat veel invoerwerk scheelt. Het advies kan zo worden opgezet dat benodigdheden voor bijvoorbeeld serviceauto’s automatisch in het advies van het centraal magazijn worden opgenomen.

Inkoopprijzen

26 7T software

U kunt de inkoopprijzen per leverancier heel gedetailleerd vastleggen. Prijzen en kortingen kunnen tevens gestaffeld worden op aantallen. Er kan zelfs gewerkt worden met meerdere kortingen/of toeslagregels per orderregel. De prijsafspraken (eventueel voorzien van korting) blijven netjes intact, maar kunnen voorzien worden van

bijvoorbeeld extra kortingen en toeslagen zoals een kopertoeslag. Daarnaast kunnen verschillende prijzen per eenheid worden gehanteerd (stuks, doos, pallet, etc.). Om snel de juiste prijzen en levertermijnen te achterhalen kunt u inkoopaanvragen of inkoopoffertes maken. Inkoopoffertes zijn aanvragen voor prijzen en levertermijnen voor artikelen bij bepaalde leveranciers. Na ontvangst van de prijzen en de levertermijnen van uw leveranciers, kunt u eenvoudig (delen van) de inkoopofferte overzetten naar orders. U hoeft hiervoor de regels niet opnieuw in te voeren.

Bestelbonnen & Inkoopaanvragen

De bestelbonnen en inkoopoffertes worden samengesteld in de taal van uw contactpersoon. Vanuit 7T kunt u de bestelbonnen en offertes afdrukken, direct mailen of faxen. Als de leverancier de inkoop en levertermijnen heeft bevestigd, kunt u dit bij de inkooporder aangeven. De verkopers kunnen dan in hun scherm zien dat de getoonde leverdatum door de leverancier is bevestigd.

Inkooporders Bij de invoer van de te bestellen artikelen is alle voorraad en prijsinformatie direct in het scherm zichtbaar. Ook wordt de inkoophistorie van dit artikel bij de leverancier getoond. Uiteraard is ook een snelle Excel-achtige invoer van de order mogelijk.

Goederenontvangst

In het magazijn worden de ontvangsten per pakbon van de leverancier geboekt. Bij het aanmaken van het artikel in 7T Voorraad heeft u al aangegeven of de invoer van een batch-/ productiecode en/of houdbaarheidsdatum in dit stadium noodzakelijk is. Bij het invoeren van de ontvangst heeft de magazijnmedewerker inzicht in alle artikelbestellingen die open staan bij de bewuste leverancier. Als de goederen te laat binnen dreigen te komen, heeft u de mogelijkheid om een maningslijst af te drukken (of te faxen of te mailen). Deze lijst toont per leverancier de nog niet ontvangen artikelen met hun leverdatum. U kunt zelfs automatisch via de e-mail op de hoogte gehouden worden van geconfirmeerde leveringen die nog niet binnen zijn.

De goederenontvangst module is zo flexibel, dat het zelfs mogelijk is om alvast de afleverbon af te drukken, waarna op weg naar de klant de spullen bij de leverancier worden opgehaald.

Aanvullende kosten

7T heeft zeer veel mogelijkheden om kosten aan artikelen te koppelen. Er kunnen bijvoorbeeld kosten aan leverwijzen en aan artikelen gekoppeld worden. Als de gebruiker een bepaald artikel of een bepaalde leverwijze kiest, voegt 7T zelf de verwachte kosten toe. De gebruiker kan deze eventueel aanpassen of verwijderen. Op deze manier vergeet u minder snel om bepaalde voorrijkosten, transportkosten en/of verzendkosten in de kostprijs te verwerken. Bij kosten die gekoppeld kunnen worden aan artikelen, moet u denken aan de verwijderingsbijdragen of Stibat (verwijderingsbijdrage voor batterijen).

Terugzoeken van gegevens met behulp van trefwoorden is in 7T mogelijk op alle tabellen.

7T software 27

Inkoop Nacalculatie

Na de ontvangst van de goederen kunnen deze worden nagecalculeerd. Hierbij worden de ontvangen aantallen definitief gemaakt en worden de diverse inkoopkosten, zoals transportkosten, invoerrechten, bankkosten, etc., verrekend over de ontvangen goederen. U bent hierbij geheel vrij in de wijze waarop de kosten over de artikelen worden verdeeld.

Als u bij uw prijsafspraken heeft gekozen voor een margeafspraak (altijd een vaste marge tussen kostprijs en verkoopprijs) in plaats van een prijsafspraak, fluctueren de verkoopprijzen natuurlijk automatisch mee met de kostprijs. Een rigoureuze verhoging of verlaging van de kostprijs, kan u dan alsnog doen besluiten om de margepercentages aan te passen.

Als u eerder heeft aangegeven dat u op een bepaalde inkoop geen kosten verwacht en dit ook inderdaad niet het geval is, kunt u met één druk op de knop de ontvangst nacalculeren.

Nog te ontvangen facturen

Door de nacalculatie wordt de kostprijs van een artikel preciezer bepaald. Ook alle kosten rondom een inkoop zult u tenslotte terug moeten verdienen. Door deze in de kostprijs te verwerken (terwijl ook de inkoopprijs van de goederen zonder toevoeging van de kosten bewaard blijft) heeft u deze veel duidelijker in beeld.

Inkoopfacturen

En in 7T houd het nacalculatieproces de levering van de goederen niet op. U kunt de binnengekomen goederen al gewoon op verkooporders uitleveren. 7T zorgt ervoor dat de nagecalculeerde kostprijs van de artikelen later in deze leveringen wordt verwerkt.

De ontvangen inkoopfacturen worden ingeboekt in 7T Inkoop en afgevinkt tegen de openstaande nog te ontvangen facturen. De facturen en eventuele correcties (vanwege afwijkingen tussen de factuur en de nacalculatie) worden vervolgens automatisch in het financiële pakket geboekt. Het systeem houdt rekening met diverse soorten afwijkingen, zoals prijsverschillen, koersverschillen, etc.

Kostprijs & Verkoopprijzen

Inkoopstatistieken

Na het uitvoeren van de nacalculatie heeft 7T een nieuwe kostprijs voor de artikelen bepaald. U kunt een rapport van deze berekeningen afdrukken, met daarop de afwijking tussen de oude en de nieuwe kostprijs. Op basis van deze gegevens kunt u besluiten uw verkoopprijs aan te passen.

28 7T software

Vanuit de nacalculatie kan 7T Inkoop ook alle nog te ontvangen facturen bepalen, van zowel de ontvangen goederen als van de verwerkte kosten. De kostenfacturen mogen afkomstig zijn van derden. De nog te ontvangen facturenpositie kan doorgeboekt worden naar het financieel pakket.

Via de inkoopstatistieken kunt u op verschillende manieren uw managementrapportages samenstellen. Door de gegevens naar Excel te rapporteren kunt u deze verder combineren met andere gegevens tot een totaalrapportage. Ook is het mogelijk om in Excel een spreadsheet te maken, direct gebruik makend van de gegevens uit 7T.

Nacalculatie De kostprijs van de artikelen kan zeer gedetailleerd bepaald worden met de nacalculatie module. Naast de inkoopprijs kunnen de kosten voor vervoer, verzekering en bankkosten e.d. verwerkt worden in de kostprijs. Uiteraard is ook een snelle, automatische bepaling van de kostprijs mogelijk, als een uitgebreide nacalculatie niet nodig is.

7T software 29

Verkoop Mogelijkheden Orderbevestigingen Picklijsten Transportsysteem Barcodeverwerking Facturatie Aanbetalingen Gevaarlijke stoffen Statistieken Offertes Balie afhandeling Productie Serie / Batch Extra magazijnen Extra administraties

Software die de actieve verkoop van producten ondersteunt, moet uitermate goed doordacht zijn. Orders, aanvragen, offertes en prijsafspraken moeten zeer flexibel en efficiënt kunnen worden ingevoerd. Op het moment dat een klant belt, is het vaak nog niet duidelijk wat zijn wensen zijn. Wil hij: ●● De status van een eerder geplaatste order weten? ●● De prijs en/of voorraad van een artikel weten? Bij onvoldoende voorraad is hij waarschijnlijk benieuwd naar de alternatieven in prijs en beschikbaarheid. ●● Een afgesproken prijs of korting bevestigd hebben? ●● Een order plaatsen tegen een prijs die een week geleden met iemand anders is afgesproken? Dit alles kunt u bij 7T Handel vanuit één scherm. U selecteert een artikel, geeft een aantal en een prijs op en bepaalt via een druk op de knop of het een prijsafspraak, orderregel of offerteregel wordt. In overleg met de klant kunt u in een later stadium, geoffreerde artikelen automatisch omzetten naar een order. Orderinvoer

Er zijn twee methodes om orders in het systeem te zetten. Door handmatige invoer en/of via het importeren van orders. De elektronische methode wordt in het hoofdstuk Electronic Data Interchange (EDI) verder uitgelegd. Bij handmatige ingave kunt u beslissen of u de ingevoerde gegevens als orderregel, offerteregel of prijsafspraak registreert. Bij een order reserveert 7T direct de benodigde voorraad, rekeninghoudend met gekozen eenheid. U kunt de voorraad van een artikel bijvoorbeeld bijhouden in stuks, terwijl u nu besluit om een hele doos te verkopen. Als niet alle voorraad aanwezig is, zal 7T dat melden. U kunt dan besluiten om de order in delen te leveren of u kunt een alternatief artikel kiezen. Eventuele tekorten zullen via het inkoopadvies uiteindelijk worden aangevuld en na binnenkomst, door 7T zelf aan de openstaande (back)orders worden toegekend.

30 7T software

Als u een order ingeeft, kunt u gebruik maken van alle verschillende soorten artikelen (normale-, assemblage-, explosie-, receptuur- en vrije artikelen (zie Artikelbeheer). Bij het aanmaken van een order en offerte worden alle al bekende gegevens van de relatie/debiteur gebruikt. Zo hoeft u dus niet per order de valuta, taal, betalingsconditie, leveringsconditie, afleveradres, factuuradres, etc. in te geven. U kunt wel op orderniveau een aantal van deze gegevens specifiek voor deze ene order of offerte wijzigen. Als u de order heeft afgerond, kunt u een opdrachtbevestiging afdrukken, faxen of e-mailen. Voor het ingeven van orders heeft 7T verschillende opties. Er is een scherm met uitgebreide informatie over de klant en het gekozen artikel. Er is een scherm die de invoer op een Excel-achtige manier laat verlopen en via het baliescherm heeft u bijvoorbeeld weer snel inzicht in het totale artikelbedrag, BTW-bedrag en factuurbedrag.

Verkooporders Bij de invoer van artikelen is alle voorraad en prijsinformatie direct in het scherm zichtbaar. Ook wordt de verkoophistorie van dit artikel bij de debiteur getoond. Uiteraard is ook een snelle Excel-achtige invoer van de order mogelijk.

Prijzen en kortingen

De prijs van een artikel kan op verschillende manieren worden bepaald. Prijzen en kortingen zijn gestaffeld op aantallen. U kunt afwijkende prijzen hanteren voor verschillende eenheden. Koopt de klant 5 stuks dan krijgt hij een bepaalde prijs. Maar koopt hij gelijk een hele doos of een pallet, dan kunnen er hele andere netto prijzen gelden. U kunt deze prijzen en kortingen vaststellen voor alle klanten, of als specifieke afspraak met een klant of een groep klanten vastleggen.

Orderbevestigingen & Offertes

Per klant kunt u instellen of een orderbevestiging gewenst is en of de order moet wachten op de ondertekening van de bevestiging. De orderbevestigingen en offertes worden samengesteld in de taal van de contactpersoon of de relatie. Vanuit 7T kunt u de offertes en orderbevestigingen afdrukken, maar ook direct mailen en/of faxen.

Aanbetaling

Binnen 7T kunt u eenvoudig vanuit een order een aanbetalingfactuur maken, waarbij u zelf het aanbetalingbedrag of -percentage kunt bepalen. De aanbetaling wordt later bij de facturatie automatisch gecorrigeerd.

Verkoopstatistieken

Via de omzetstatistieken kunt u op verschillende manieren uw managementrapportage samenstellen. Door de gegevens naar Excel te rapporteren kunt u deze verder combineren met andere gegevens tot een totaalrapportage. Heel krachtig zijn ook de mogelijkheden om deze statistische gegevens vanuit Excel te benaderen. U kunt dan zelf een Excel bestand opbouwen, waarbij u data van uzelf (budgetten, prognoses, etc.) of van derden, kan combineren met actuele data die Excel direct uit 7T haalt.

Vanuit 7T kunnen alle formulieren en overzichten direct per email en/of per fax worden verzonden.

7T software 31

Verkoop Logistiek

Alle orders komen, afhankelijk van de gewenste leverdatum en de leveringsconditie, één of meerdere dagen voor levering automatisch in het magazijn terecht. Vanaf een centraal informatiescherm kan de verkoper de (logistieke) status van zijn orders bekijken. Kleuren maken hierbij een duidelijk onderscheid tussen orders die te laat zijn, die vandaag weg moeten maar waarvan de levertijd niet is verstreken en orders die de komende dagen geleverd gaan worden. Picklijst of planner Afhankelijk van de leveringsconditie kan van een order direct een picklijst afgedrukt worden of gaat de order eerst naar een planner. De planner kan picklijsten samennemen in ritten voor de eigen transportdienst. Heeft u geen eigen transportdienst, dan gaan de orders dus direct naar het magazijn. Meerdere afleverlocaties per bon Bij shipchandlers is het soms niet voldoende om alleen het afleveradres te vermelden. Delen van de order moeten vaak naar specifieke plaatsen op het schip geleverd worden, bijvoorbeeld de engineroom, de cabin of het deck, etc. 7T heeft hiervoor de pakbonplaatsen geïntroduceerd. Op de order kan dan per artikel een plaats van afleveren gekozen worden, waarbij ook nog een extra codering opgegeven kan worden. Hiermee kan gestuurd worden op welke plaats, welke artikelen geleverd moeten worden, maar ook bijvoorbeeld welke artikelen wel en welke niet samen in één omdoos mogen worden verpakt. Picklijst Een picklijst is een lijst met artikelen die uit het magazijn gehaald moeten worden, gesorteerd op pakbonplaats en daar binnen op locatiecode. Hierdoor loopt de orderpicker een logische route door het magazijn en weet hij vanaf de picklijst al 32 7T software

hoe de zaken ingepakt mogen worden. 7T kan werken met enkelvoudige picklijsten per order, of met verzamelpicklijsten. Als u verschillende transporteurs en/of transportmethoden gebruikt, kunt u leverwijzen groeperen en zo’n leverwijzegroep aan een bepaalde paktafel in het magazijn koppelen. Alle picklijsten voor alle leverwijzen binnen die groep komen er dan op de werkstations bij die paktafel uit. Zo kunt u afhaalopdrachten scheiden van uw eigen transportdienst en die weer scheiden van bijvoorbeeld DHL. Als u liever wilt dat alle paktafels alle picklijsten kunnen pakken, is dat natuurlijk ook mogelijk. 7T heeft ervoor gekozen de picklijsten niet direct in het magazijn af te drukken als de goederen gepakt kunnen worden, maar de magazijnmedewerker een eigen scherm te geven. Op zijn scherm ziet hij de orders die gepickt kunnen worden, waarbij de leverwijze, de leverdatum en de levertijd de prioriteit bepaalt. Op deze manier staat de order die het eerst gepickt moet worden altijd bovenaan, ook al is deze mogelijk enkele minuten ervoor ingevoerd. Leveringsinstructies & gevaarlijke stoffen Aan artikelen kan een z.g. leveringsinstructie gekoppeld worden. Deze wordt bijvoorbeeld gebruikt bij gevaarlijke stoffen. Hiervoor is een gevarenklasse en een gevarencode bij de leveringsinstructie opgenomen, die desgewenst op de picklijst en de pakbon kan worden afgedrukt. Middels de gekoppelde instructie kan het magazijn geïnstrueerd worden hoe de zaken verpakt en gestickerd moeten worden. Per leverwijze kan aangegeven worden welke leveringsinstructies zijn toegestaan. Zo kan ervoor gezorgd worden dat bepaalde transporteurs bepaalde zaken (bepaalde klassen van gevaarlijke stoffen) niet aangeboden krijgen.

7T in het magazijn U kunt kiezen of de orderpickers zelf kunnen bepalen welke picklijst ze willen gaan lopen of dat 7T dat voor hen bepaalt. In dat laatste geval wordt alleen gebruik gemaakt van de magazijnmodule, waarbij alle acties automatisch worden gestuurd d.m.v. barcodescanning.

Productie artikelen Speciaal voor artikelen die voor levering een korte bewerking nodig hebben, zoals afmeten van een bepaalde lengte kabel, is een apart productiescherm binnen 7T aanwezig.

Hierbij kunnen eventueel de gegevens over het aantal colli, het aantal pallets, het gewicht en de serie-/batchnummers van de geleverde producten ingegeven worden.

Zodra de order naar het magazijn gaat, komen de productieartikelen op dit scherm terecht. De productiemedewerker kan dan al beginnen met het klaarmaken van de goederen. Als de picklijst door een orderpicker wordt afgedrukt, worden de nog niet geproduceerde artikelen van deze picklijst automatisch rood in het scherm, zodat men weet dat er opgeschoten moet worden.

Labels / Stickers Indien gewenst kunnen adreslabels (met of zonder uw eigen gegevens) en/of collistickers (voor een specificatie van de inhoud van een colli op de buitenkant van de doos) worden afgedrukt. Bij deze collistickers zit ook de laatste controle dat regels van verschillende pakbonplaatsen niet in één doos mogen.

Pakbon Als afsluiting van het logistieke traject bevestigt de orderpicker (of degene die de spullen inpakt) de picklijst, waarna de pakbon wordt afgedrukt.

Voor bepaalde transporteurs, zoals DHL, heeft 7T de vereiste stickers in het pakket geïntegreerd. Op deze manier kunt u direct vanuit 7T deze zaken afhandelen en hoeft er niet overge7T software 33

Verkoop schakeld te worden naar externe pakketten van de transporteurs. De lijst met transporteurs die 7T kan afhandelen groeit nog steeds. Dus waarschijnlijk zitten uw transporteurs daar ook bij. De goederen zijn nu ingepakt, gelabeld, voorzien van pakbon en bijvoorbeeld proforma factuur. Zij kunnen nu verzonden of getransporteerd worden.

Invoergemak door gebruik van barcodes

Om zoeken en invoerfouten in het magazijn te voorkomen, wordt er op de diverse bonnen gewerkt met barcodes. Vanuit één centrale scanmodule herkent 7T of er een werknemerspasje, een picklijst of een pakbon wordt gescand. Deze manier van werken verhoogt de afhandelingsnelheid en voorkomt veel fouten bij het intikken van nummers. Dit scannen kan met de meest simpele, maar natuurlijk ook met een geavanceerdere barcodescanner. De volgende zaken kunnen vanuit één centrale scanmodule worden afgedrukt/afgehandeld: ●● Scan werknemerspasje: Eerste picklijst die volgens 7T moet worden afgehandeld ●● Scan picklijst of pakbon: (herafdruk) Pakbon ●● Adresetiket met of zonder afzender ●● Collisticker ●● Bewerken picklijst ●● Herafdruk picklijst ●● DHL sticker ●● Algemeen verzenddocument ●● Contantfactuur ●● Proforma factuur 34 7T software

Transportlijst Voor de eigen transportdienst kan er na de pakbon nog een transportlijst met alle adressen, pakbonnummers en aantallen colli worden afgedrukt. De klant kan op deze lijst tekenen voor ontvangst.

Informatie vanuit de logistiek naar de verkoper

Ondanks deze snelle manier van werken kan het voorkomen dat iets niet op tijd geleverd kan worden. Om dit te melden kan het picklijsten systeem automatisch een e-mail met die orders die te laat gepickt dreigen te worden, naar de verkoper sturen. De verkoper kan dan contact opnemen met de klant of op een andere manier actie ondernemen om te zorgen dat de order toch nog op tijd geleverd wordt. Dit kan bijvoorbeeld door het kiezen van een andere leverwijze of een alternatief product. Naast deze waarschuwing per e-mail kan de verkoper op elk gewenst moment via verschillende informatiemodules heel eenvoudig zijn eigen orders door het systeem heen volgen.

Facturen

Als u wilt, kunnen na het leveren, maar voor het factureren, nog aanvullende kosten aan een order worden gekoppeld. U kunt hierbij denken aan verzendkosten die pas bepaald kunnen worden als u het aantal colli, pallets en/of het gewicht weet. Omdat deze gegevens bij het afdrukken van de pakbon worden ingevoerd in het systeem en daar beschikbaar blijven, kunnen de kosten

Logistieke informatie In een centraal scherm kunnen verkopers de status van hun orders volgen. Orders die in verschillende stadia verkeren worden hierbij van elkaar gescheiden (nog niet geleverde orders en backorders bijvoorbeeld). Het is mogelijk om aan te geven dat de backorderstatus van de order gecontroleerd is, zodat niet elke keer alle backorders opnieuw gecontroleerd hoeven te worden.

eenvoudig bepaald worden, zonder dat hiervoor een fysieke kopie van de pakbon nodig is. Indien gewenst kunnen dan ook nog proforma facturen worden gemaakt.

Meerdere administraties

Als de pakbonnen klaar staan, maakt 7T de facturen geheel automatisch. Deze facturen kunnen los zijn (één levering/pakbon is één factuur), maar zij kunnen ook verzameld worden per debiteur, per afleveradres of per ordernummer van de klant. De manier van verzamelen kan per klant aangegeven worden.

U kunt werken met één centraal relatiebestand en artikelbestand. Feitelijk werkt u met één inkoopafdeling en één voorraad, waarvan meerdere handelsmaatschappijen gebruik maken.

Steeds meer bedrijven willen hun facturen (ook) via EDI (edifact-bericht) toegestuurd krijgen. Het is mogelijk om alleen een EDI-file en een afstemmingsoverzicht te sturen of een EDI-file en een papieren factuur. Als laatste stap in het facturatietraject worden de facturen als journaalpost doorgezet naar uw financieel pakket

7T is zo in te richten, dat meerdere handelsmaatschappijen in één pakket werken. Er zijn hiervoor twee oplossingen:

Een andere oplossing is het geheel splitsen van de verschillende handelschappijen. Binnen 7T kiest u de gewenste administratie en u krijgt daarna alleen de relaties, artikelen, etc. die bij de gekozen handelsmaatschappij horen.

Met één druk op de knop zijn alle inkoop en marge gegevens te verbergen in de verkoopschermen.

7T software 35

Verhuur & Inhuur Mogelijkheden Objectenbeheer Objectplanning Voorraadplanning Retour afhandeling Facturatie Werkorder Offertes Balie afhandeling Extra magazijnen Extra administraties

De kracht van 7T Verhuur en Inhuur is het gemak waarmee de gebruiker de juiste en beschikbare producten voor de klant kan vinden. De eenvoud in de planning van unieke objecten (vorkheftrucks, aggregaten, informatiezuilen, plasmaschermen, etc.) en/of bulkverhuur goederen (steigers, toiletcabines, klimmaterialen, etc.) zorgt ervoor dat u op tijd en op de juiste plaats kan leveren. Integratie

In dit boekje worden de verhuur en inhuur mogelijkheden van 7T voor de duidelijkheid los besproken van de in- en verkoop. Dit betekent echter niet dat het op zichzelfstaande modules zijn. Integendeel, de integratie met de overige 7T modules is van essentieel belang, vooral met 7T Verkoop en 7T Inkoop. U kunt hierdoor eenvoudig verhuurartikelen en verkoopartikelen op één order combineren. Bijvoorbeeld het verhuren van een professionele nietmachine en het erbij verkopen van de nietjes. Dit gaat allemaal via hetzelfde scherm in dezelfde order. Zo kunt u bijvoorbeeld ook een offerte maken waarop zowel de verkoop als de verhuur van een artikel ter vergelijking worden geoffreerd.

Alternatieven

Per order kan de gebruiker afwijken van vooraf vastgestelde combinaties van producten, om zo de wensen van de klant en de beschikbaarheid van de materialen op elkaar af te stemmen. Een rolsteiger met vastgestelde maten bestaat uit een vaste combinatie van steigerpijpen, koppelstukken, wielen, etc. (zie Artikelbeheer, explosieartikelen). De gebruiker plaatst eenvoudig een order voor een rolsteiger, maar logistiek wordt dit gezien als een levering van diverse losse onderdelen. Bij een tekort van bepaalde onderdelen (desnoods in een bepaald deel van de huurperiode) krijgt de gebruiker een melding en kan bijvoorbeeld de steiger compleet worden gemaakt met alternatieve artikelen. Er zou ook besloten kunnen worden om de ontbrekende zaken in te huren of in te kopen. 36 7T software

Objectenbeheer

Het is dus mogelijk om artikelen te verhuren. Soms is het echter onvoldoende om te weten dat een klant 6 stuks van een bepaald artikel gehuurd heeft, maar is het noodzakelijk om precies te weten welke individuele objecten dat zijn. Dat kan ingegeven zijn door de filosofie van het management, maar ook door wettelijke voorschriften. Hierbij moet bijvoorbeeld gedacht worden aan het keuren van klimmateriaal. Om dit te kunnen doen krijgt ieder object een eigen code (vergelijk dit met het kenteken van een auto). Door van één zo’n artikel een uniek object te maken, ontstaat dan direct ook de mogelijkheid om specifieke eigenschappen en de samenstelling te registreren. Door objecten onderling weer te koppelen, heeft u de mogelijkheid om duurzame onderdelen in een bepaald object als zelfstandig object te registreren en eenvoudig toe te voegen aan het te verhuren hoofdobject. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een batterij in de elektrische vorkheftruck, welke u op deze manier zelfstandig kan voorzien van specificaties en een serienummer. Bij het inleveren van de vorkheftruck kunt u snel controleren of de juiste batterij aanwezig is. Al de voor u belangrijke informatie, zoals de aanschafdatum, inkooporder, prijs, keuringgegevens en de onderhoudsinterval maakt onderdeel uit van de objectenregistratie. Op alle kenmerken van een object, zoals een zwaailicht bij een truck, de hefhoogte, vermogen, etc. kan

Objectplanning De duidelijke grafische objectplanning maakt het zoeken naar vrije objecten erg gemakkelijk. De lijst objecten die getoond wordt kan beperkt worden door selecties op verschillende objectkenmerken en/of beschikbaarheid van de objecten in een bepaalde periode. In de planning kan vrij worden in en uitgezoomd. Van een maandindeling per week tot een dagindeling per uur. Artikelplanning Er kan ook een artikelplanning getoond worden. Deze is vergelijkbaar met de objectplanning. Met kleuren wordt nu aangegeven of het gewenste aantal te verhuren artikelen in de getoonde periode beschikbaar is.

geselecteerd worden. Hierbij kan natuurlijk ook direct bekeken worden of het geselecteerde object in een bepaalde periode vrij is.

Prijzen en kortingen

Prijzen kunnen vastgesteld worden met diverse intervallen, bijvoorbeeld per dag, per week, per twee weken, per maand, inclusief of exclusief weekends, etc. Diverse combinaties zijn hierbij mogelijk. Het is ook mogelijk om aan het begin of het einde van een periode naar een ander interval te schakelen. Zo kan een klant automatisch in een weektarief worden gezet en vanaf de eerste van de volgende maand mee gaan lopen in een maandtarief.

Logistiek

De logistiek van de verhuur is geheel geïntegreerd met de logistiek van de verkoop. Alle orders komen, afhankelijk van de gewenste leverdatum en de leveringsconditie, in het picklijsten traject of het transportsysteem terecht. Als de orders via een eigen transportsysteem worden geleverd, kan een planner picklijsten samennemen in ritindelingen en zo ophaalopdrachten, wegbrengopdrachten en reguliere leveringen zo optimaal mogelijk combineren. Voor uitgebreidere informatie zie: 7T Handel Verkoop.

Voor de snelle invoer werkt 7T ook goed zonder muis: met functietoetsen zijn alle belangrijke functies direct op te roepen.

7T software 37

Verhuur & Inhuur Retour afhandeling

De praktijk leert dat niet alle verhuurde artikelen en objecten in zijn geheel retour komen. Het kan zijn dat bij de retourontvangst gewoon zaken missen, maar het kan ook zijn dat de klant bewust een deel retour stuurt, omdat hij de rest toch nog even wil houden. Zo kan iemand besluiten om van 10 meter stelling er 4 meter terug te sturen en de rest door te blijven huren. Ook is het mogelijk dat alles wel terugkomt, maar dat er schades zijn.

Facturen

In bepaalde intervallen worden de afgesproken verhuurbedragen, verkoopkosten en incomplete retouren gefactureerd. Vanuit de inhuurorders worden nog te ontvangen facturen afgesplitst. Met deze nog te ontvangen facturen kan eenvoudig de factuur van de leverancier gecontroleerd worden.

Na het binnenboeken van de retour ontvangen goederen, moet de gebruiker dus bepalen of alles in orde is en anders doorgeven wat er precies aan de hand is. Eventueel voorzien van foto’s om de schades naar een expert door te kunnen sturen.

Incomplete retouren U kunt ervoor kiezen om alle retouren (compleet of niet) administratief te laten goedkeuren. Voor incomplete retouren zijn er een aantal mogelijke oplossingen: Afboeken

U gaat er vanuit dat de niet retour ontvangen zaken niet meer terug komen en boekt de aantallen af als verlies.

Factureren

U gaat er vanuit dat de niet retour ontvangen zaken niet meer terug komen en factureert de ontbrekende zaken aan de klant. De prijs kunt u natuurlijk zelf bepalen.

Aanpassen

U wilt de order aanpassen. Een reden zou kunnen zijn dat de ontbrekende zaken tegen een andere prijs doorverhuurd worden. U kunt hierbij denken aan een rolsteiger van 6 meter, waarvan de helft van de onderdelen terugkomt. Deze order moet nu worden aangepast in een rolsteiger van 3 meter. Door deze aanpassing is voor 7T duidelijk dat de goederen al op locatie zijn en dat het restant van de goederen op locatie aan dit nieuwe artikel moet worden gekoppeld.

Openhouden Het restant wordt gewoon weer opengezet en blijft staan om blijkbaar later retour te komen.

38 7T software

Transportplanning Opdrachten kunnen met de grafische planningsmodule heel intuitief in ritten worden gepland. Door te klikken en te slepen kunnen orders in een rit worden geplaatst en kan de volgorde binnen de rit worden aangepast. Ritten kunnen worden ingedeeld naar vervoersmiddel, chauffeur en regio.

7T software 39

Balie afhandeling Mogelijkheden Kassa systeem Snelle orderinvoer Direct leveren

Voor de afhandeling van levering en verkoop aan een balie beschikt 7T over een balieorder systeem. Dit kan gebruikt worden als kassasysteem of als snelle orderinvoer methode. Het baliescherm kan ook voor de verhuur worden gebruikt. U kunt dan kiezen voor éénmalige afrekening achteraf (eventueel verrekend met de betaalde borg) of het begin van een normale interval facturatie.

Direct factureren Barcodeverwerking

40 7T software

Kassasysteem

Als de baliemodule als kassasysteem wordt gebruikt, worden de artikelen na het picken/winkelen naar de baliemodule gebracht en daar ingevoerd, desgewenst via het scannen van barcodes. Op het scherm worden de (totale) verkoopprijs, (totale)korting, BTW en het factuurbedrag duidelijk zichtbaar weergegeven. Na het invoeren kan direct een baliefactuur worden afgedrukt. Als de klant overigens op rekening wil betalen, dan kan dat ook. De factuur wordt niet direct afgedrukt, maar klaargezet voor de periodieke facturatie.

Snelle orderinvoer

Een andere vorm van gebruik is als snelle balie invoer module. Aan de balie wordt een order ingevoerd, waarbij de gebruiker direct ziet of de goederen aanwezig zijn. Bij het afsluiten van de order wordt direct een picklijst gegenereerd, waarmee de orderpicker de goederen uit het magazijn kan halen. Op de gebruikelijke manier kan nu een pakbon en eventueel een baliefactuur worden gemaakt.

Balie orders Met de speciale balie order module kunnen orders snel worden ingevoerd en afgehandeld. Hierbij kunnen artikelen ook met een barcodescanner worden ingevoerd. Afhankelijk van de betalingsconditie van de klant wordt direct een factuur voor contante betaling afgedrukt, of wordt de factuur nagezonden.

Per venster kan aangegeven worden of een gebruiker deze mag zien en of hij dan mag muteren of alleen mag raadplegen.

7T software 41

Productie & Assemblage Mogelijkheden Productieadviezen Picklijsten Opdrachtlijsten Nacalculaties

7T Productie is bedoeld voor de administratie van assemblages. Een assemblage is het uit de voorraad halen van diverse onderdelen (assemblageonderdelen) en deze, eventueel met toevoeging van kosten, samenbouwen tot een eindproduct (assemblageartikel). Dit eindproduct wordt dan weer in de voorraad opgenomen. 7T productie zorgt voor de reservering van de onderdelen, verplaatsing naar de plaats waar de assemblage gaat plaatsvinden en de financiële afwikkeling. Productieadvies

Analoog aan de inkoop kan 7T ook een productieadvies bepalen. Aan de hand van de economische voorraad (huidige voorraad, rekening houdend met de nog gereed te melden assemblages en nog te verzenden goederen van de verkoop) en de minimale en maximale voorraad, wordt een assemblageadvies gemaakt. Op dit advies staan natuurlijk alleen de assemblageartikelen (zie 7T Voorraad).

Productieorder

Aan de hand van het advies kunnen productieorders worden ingegeven. Het systeem reserveert de voorraad van de onderdelen. Indien gewenst mag de samenstelling gewijzigd worden. Dit kan noodzakelijk zijn bij een tekort aan onderdelen. De samenstelling wordt dan alleen gewijzigd voor deze productieorder. Als de samenstelling niet wordt gewijzigd en er ontbreken onderdelen, dan komen deze automatisch op de inkoopadvieslijst van 7T Inkoop en worden deze bij binnenkomst aan de productieorder toegewezen.

Picklijsten

Als alle voorraad aanwezig is en de plandatum bepaalt dat de goederen gebouwd moeten worden, dan worden de picklijsten automatisch in het magazijn afgedrukt. Deze speciale assemblage picklijsten vormen een onderdeel van het 42 7T software

gewone orderpickingsysteem (zie 7T Verkoop), zodat hier in principe geen bijzondere handelingen door magazijnmedewerkers voor nodig zijn. Als u deze picklijsten toch liever apart laat afhandelen, dan kunt u de productieorders een eigen leverwijze(groep) geven. Zo kunt u ook productieorders afscheiden van de rest.

Productie-opdracht

Als afsluiting van een picklijst voor een normale verkooplevering wordt een pakbon afgedrukt. Na het scannen van een productie-picklijst, wordt geen pakbon, maar een productieopdracht afgedrukt en kan men beginnen met het assembleren. Dit kan door uw bedrijf zelf worden uitgevoerd of worden uitbesteed.

Nacalculatie

Als alles gereed is, wordt de opdracht nagecalculeerd. Bij het bepalen van de kostprijs van deze geassembleerde producten wordt rekening gehouden met de waarde van de onderdelen, de uitval, de kosten, etc. Als afsluiting van de nacalculatie worden de onderdelen definitief afgeboekt en wordt het eindproduct opgeboekt. De methode is gelijk aan de nacalculatie van de inkoop, alleen wordt de waarde van het eindproduct nu bepaald door de som van de onderdelen en de diensten.

Productieorders Bij het inplannen van de te assembleren artikelen is altijd direct zichtbaar hoeveel artikelen er maximaal te assembleren zijn. 7T bepaalt dat op basis van de voorraad van de onderdelen. Indien gewenst kan in de order de samenstelling van het artikel voor deze opdracht gewijzigd worden.

Opmerkingen of ideeën kan elke gebruiker direct invoeren in de ideeënbus. Op deze manier worden alle ideeën centraal verzameld.

7T software 43

Project

Prognose

Eenvoudige assemblage van artikelen kan geregistreerd worden met de 7T module “Productie en assemblage”. Voor complexere trajecten, waarbij de productie of levering als project wordt beheerd, is dat echter niet voldoende. Door hier 7T Project in te zetten kunt u uitgebreide projectcalculaties maken, offertes hiervan uitbrengen, een complete kostenen urenregistratie bijhouden en uw klanten vanuit het project factureren, desgewenst in termijnen. 7T Project is volledig geïntegreerd met de in- en verkoopadministratie, zodat de logistieke afhandeling en het voorraadbeheer naadloos hierop aansluiten.

Project inkoop

Projectopbouw

7T Project Deelprojecten Calculaties Offertes

Materiaalregistratie Urenregistratie Fixed price / Regie Nacalculaties

Een project in 7T bestaat uit één of meerdere delen. Per projectdeel kunnen verschillende calculaties worden gemaakt. Vanuit een calculatie kan een offerte samengesteld worden. Als de opdracht doorgaat, wordt de bijbehorende calculatie omgezet naar een prognose. Tijdens de uitvoer van het project kan de prognose worden bijgesteld, terwijl de voorcalculatie bewaard blijft. Vanuit de vastgestelde projecttermijnen en/of de artikel- en uurboekingen kan gefactureerd worden. In de meest simpele vorm kan gewerkt worden met een project, zonder dat deze opgedeeld hoeft te worden in projectdelen of calculaties.

Projectdelen

Het opsplitsen van het project in meerdere delen kan gedaan worden om een complex project beter te kunnen overzien en te kunnen calculeren. Maar het kan ook gebruikt worden om de voorbereiding, productie en nazorg te scheiden. Per projectdeel kan worden aangegeven of en hoe er gefactureerd moet worden. Zo kan een deel van het project via fixed price gefactureerd worden en een deel op nacalculatie/regie basis.

Dossier

7T Project is geïntegreerd met 7T Dossier. Per project(deel) kan alle correspondentie, zoals email, fax, (gescande) documenten, tekeningen, etc. verzameld worden in een elektronisch dossier. Middels de actielijst is ook terug te zien wie 44 7T software

welke acties moet uitvoeren om het project een stap verder te brengen. Zie voor meer informatie de beschrijving van 7T Dossier.

Calculaties

Per projectdeel kunnen meerdere calculaties gemaakt worden. Zo kan bijvoorbeeld eenvoudig vergeleken worden of het voordeliger is om zelf te produceren of (gedeeltelijk) uit te besteden. Een calculatie wordt opgedeeld in maximaal drie groepen: materialen, uren en projectgebonden inkopen. Bij het maken van de calculatie kan gebruik gemaakt worden van de artikelen (materialen) en werknemers (uren) die eerder in 7T zijn ingebracht. Er kan een inschatting gemaakt worden van de aantallen en de kostprijzen en één van beide kan voorzien worden van opslagen in de vorm van percentages en/of een bedrag/aantal. Ook het uiteindelijke totale calculatiebedrag van alle materialen en uren, kan voorzien worden van een opslagpercentage en/of bedrag. Voor een snelle vergelijking van afwijkende calculaties is het mogelijk om calculaties te kopiëren. Van de calculaties kunnen automatisch offertes worden aangemaakt. Uiteindelijk wordt één calculatie definitief op basis waarvan het project wordt uitgevoerd.

Wat wordt gecalculeerd?

Bij het projectdeel kan worden aangegeven of er wordt gecalculeerd naar een totale kostprijs of naar een totale verkoopprijs. De opslagen die hierbij gebruikt worden kunnen gebaseerd zijn op de aantallen of de kostprijs. Als er wordt gecalculeerd naar een kostprijs dan zijn de opslagen waarschijnlijk voor onvoorziene uren en klein materiaal. Als wordt gecalculeerd naar een verkoopprijs, zit de winstmarge ook in één van de opslagen.

Prognose

Als de opdracht doorgaat, kan van de definitieve calculatie met één druk op de knop een prognose worden gemaakt. De voorcalculatie ligt nu vast en kan niet meer aangepast worden. Als het noodzakelijk is kan de prognose in aantallen of kosten nog wel worden bijgesteld.

Voorraad reserveren / inkopen

Afhankelijk van de geplande startdatum van het projectdeel, wordt bij het aanmaken van de prognose ook gelijk de benodigde voorraad gereserveerd. Uiteraard wordt dat nog niet gedaan als de startdatum nog te ver in de toekomst ligt. Dit voorkomt onnodig hoge voorraadposities. Ontbrekende voorraad wordt dan op het juiste moment gereserveerd of komt tijdig op de inkoopadvieslijst van de 7T Inkoop module. Voor de projectgebonden inkopen worden automatisch inkooporders in 7T Inkoop gemaakt. Als de goederen binnen komen, worden deze direct aan het project toegewezen.

Gewerkte uren en gebruik van materialen

Gewerkte uren en gebruikte materialen kunnen op verschillende manieren in 7T worden geregistreerd. Dit kan gedaan worden door de mensen op de werkvloer, door bijvoorbeeld het verbruik direct op een project te boeken, wanneer er iets

voor een project uit de voorraad wordt gehaald. Dit kan snel en eenvoudig door middel van barcodescanning. Ook de gewerkte uren per project kunnen zo worden ingevuld. De uren en materialen kunnen ook door bijvoorbeeld de administratie worden ingevuld. Zij hebben hiervoor de beschikking over twee modules. Met de ene module worden de uren en materialen per projectdeel ingeboekt. De andere module werkt met een sluitende urenregistratie en toont de gewerkte uren per werknemer per dag en per week. Hier wordt dus per dag gespecificeerd hoelang er aan welk project is gewerkt. Als de gegevens zijn ingevoerd, worden deze gecontroleerd en definitief gemaakt. Pas op dat moment komen de boekingen als mutaties in de nacalculatie.

Facturatie

Bij het aannemen van het project zijn bepaalde condities ten behoeve van de facturatie afgesproken. 7T ondersteunt zowel fixed price als nacalculatie/regie facturatie. Bij fixed price worden de termijnbedragen en de momenten waarop deze moeten worden gefactureerd vooraf vastgelegd. Bij nacalculatie/regie worden de termijngegevens vanuit de definitieve boekingen samengesteld. Bij de boekingen heeft men hiervoor al kunnen aangeven of bepaalde zaken wel of niet gefactureerd moeten worden en voor welk percentage. Via een overzicht kan vooraf bepaald worden wat er gefactureerd zou kunnen worden. Hierop is dan nog in te grijpen door bijvoorbeeld delen van het project tijdelijk voor facturatie te blokkeren. Deze geblokkeerde termijnen komen automatisch bij de volgende facturatierun weer mee.

7T software 45

Financiële administratie Integratie Facturen Voorraad Kostprijs verkopen Inkoop NOF/Facturen Openstaande posten Kredietinformatie Integraties AccountView King Unit 4 Exact Overige op aanvraag

7T heeft ervoor gekozen om geen eigen financieel pakket te ontwikkelen, maar om te integreren met financiële pakketten van anderen. De reden hiervoor is dat de keuze voor dit soort pakketten vaak vanuit hele andere overwegingen wordt gemaakt, dan de keuze voor een handelspakket. Zo kan bijvoorbeeld een accountant of een administratiekantoor een bepaalde voorkeur hebben voor een financieel pakket. Door 7T te integreren met het financieel pakket van uw keuze, krijgt u het beste van twee werelden. U kunt op allerlei gronden besluiten om 7T te gebruiken voor het hele handelsgedeelte en de wensen van uw financiële mensen honoreren met een door hen zelf gekozen financieel pakket. Door deze twee te integreren, is er dus geen dubbele invoer van gegevens. Dit principe kan alleen maar werken als de financiële integratie ook ver wordt doorgevoerd. De mate van integratie is hierbij afhankelijk van het gekozen financiële pakket. Overigens kan 7T ook zonder koppeling naar een financieel pakket gewoon functioneren. Integratie zonder zorgen

De koppeling naar het financieel pakket is zeer belangrijk en moet zo gedetailleerd mogelijk uitgevoerd kunnen worden. De filosofie van 7T is, dat alleen medewerkers van de financiële afdeling te maken krijgen met grootboekrekeningen, dagboeken, etc.

stratieniveau. 7T koppelt automatisch de juiste grootboekrekeningen.

Een voorbeeld hiervan is het muteren van de voorraad. De financiële afdeling maakt in 7T een aantal redenen aan waarom de voorraad gemuteerd zou kunnen worden. Aan elke reden koppelen zij een grootboekrekening, die bij de koppeling als tegenrekening op goederenrekening wordt gebruikt. De gebruiker kiest bij het muteren dus uit een tabel voor bijvoorbeeld “Breuk”, “Telling” of “Overschrijding houdbaarheid” en het systeem boekt de mutaties automatisch op de juiste grootboekrekeningen.

Verkoop/verhuurfacturen Verkoop- en verhuurfacturen met daarin de omzetten en BTW-bedragen worden overgezet. De omzet grootboekrekeningen kunnen op artikel, artikelgroep en/of administratieniveau worden vastgelegd.

Grootboekrekeningen

Grootboekrekeningen kunnen soms op meerdere plaatsen worden vastgelegd. Zo kan de grootboekrekening “Voorraad” vastgelegd worden bij het artikel, de artikelgroep of op admini46 7T software

Koppelingsmomenten

Op dit moment kent 7T de volgende financiële koppelingen:

Kostprijs verkopen De kostprijs verkopen van de gefactureerde omzet wordt overgeboekt. Voorraadcorrecties Per voorraadcorrectie moet een reden worden opgegeven. Aan deze reden is een grootboekrekening gekoppeld die bij de journaalpost van deze mutatie wordt gebruikt.

Inkoopfacturen De ontvangen inkoopfacturen worden in 7T ingegeven en daarna automatisch geboekt in uw financieel pakket. Het voordeel is dat de factuur direct op juistheid gecontroleerd kan worden. Verschillen in aantallen en prijzen worden duidelijk op het scherm weergeven.

Inkoop NOF Na de nacalculatie van de inkoop wordt de nog te ontvangen facturen positie geboekt, inclusief de nog te verwachten kosten. Zo kan de nacalculatie van een inkoop van goederen bij leverancier A resulteren in een NOF voor leverancier A en transporteur B. Inkoopfactuur De ontvangen inkoopfacturen en de BTW worden afgezet tegen de crediteuren. Hierbij wordt de nog te ontvangen facturenpositie gecorrigeerd. Afwijkingen tussen de nog te ontvangen facturen en de facturen worden op aparte rekeningen geboekt. Vergaande integratie De integratie en het zuiver houden van de vergelijking tussen handel en financieel gaat heel ver. Zo is er bijvoorbeeld een voorziening om

afrondingsverschillen op te sporen en direct correcties te boeken. Normaal gesproken is dat natuurlijk niet nodig, maar als de inkoop in 7T werkt met prijzen van 3 decimalen en uw financieel pakket staat ingesteld op 2 decimalen, dan weet 7T dat hier verschillen op zullen treden en anticipeert hierop.

Controle op kredietwaardigheid

Bij het vrijgeven van een verkooporder, kijkt het systeem in het financieel pakket naar het openstaande saldo. Dit wordt gecombineerd met de nog openstaande orders tot een totaal openstaand saldo. 7T vergelijkt dit met de kredietlimiet. Al naar gelang de instelling kan 7T dit negeren, de gebruiker waarschuwen bij problemen of de order blokkeren. De kredietinformatie van een klant is ook altijd los op te roepen.

Het papierenarchief behoort definitief tot het verleden, omdat 7T bijvoorbeeld elke factuur telkens weer exact kan reproduceren.

7T software 47

Douane afhandeling ExpoDocs Douane documenten Cert. van oorsprong EUR-certificaten CMR’s Beurtvaartadressen Wicht- & Paklijsten Declaraties Verzendinstructies Koeriersdocumenten Postdocumenten Verzekerings doc. Etc. Standaard 7T Intrastat opgave

ExpoDocs Voor de douaneafhandeling heeft 7T ervoor gekozen om samen te werken met een expert op dit vlak. Na uitvoerig onderzoek is gekozen voor integratie met het pakket ExpoDocs van Dataficiency Software & Advies BV uit Eindhoven. Door de volledige integratie van ExpoDocs met 7T brengt u uw exportadministratie met een minimum aan handelingen op orde, zonder daarbij gegevens dubbel in te voeren. Met de orders uit 7T worden in ExpoDocs automatisch alle documenten en elektronische aangifteberichten aangemaakt, zoals Sagitta, NCTS/Transit of CLIENT. Ook de planning van uw zendingen en de dossieradministratie kan ExpoDocs voor u doen. ExpoDocs neemt de order-, zending- of factuuradministratie van 7T als uitgangspunt. Van hieruit vertaalt ExpoDocs deze transactiegegevens automatisch naar de vereisten voor alle externe organisaties, zoals: Douane, Kamers van Koophandel, Transporteurs, Koeriersdiensten, Rederijen, Banken, Verzekeringsmaatschappijen etc. ExpoDocs stelt, afhankelijk van de variabele zendingvereisten, de documentenset en de documentinvulling volledig voor. ExpoDocs berekent op de achtergrond vanuit de gegevens van 7T alle vereiste waarden (gewichten, statistische waarden, aantallen colli etc.). ExpoDocs sorteert, groepeert, selecteert en filtert de gegevens op de vereiste manier. De output komt op papier

of in de vorm van EDI-, fax- of e-mail berichten, maar kan ook een bestand zijn dat u direct met Microsoft Excel of Word kunt lezen. ExpoDocs maakt de douanedocumenten, certificaten van oorsprong, EUR-certificaten, CMR’s, beurtvaartadressen, wicht- en paklijsten, (douane) facturen, verzend-instructies, declaraties, koeriers-, verzekerings- en postdocumenten, productschapsdocumenten en nog vele andere eigen documenten. Met de Sagitta- en NCTS/Transit-modules, die gecertificeerd zijn door de douane, doet u via elektronische weg rechtstreeks uw aangifte bij de douane. Door deze snelle methode weet u direct waar u aan toe bent. Bovendien hoeft u niet meer met uw goederen naar het douanekantoor. Het aanmaken van de EDI-berichten gaat net zo gemakkelijk als het afdrukken van de documenten. Na ontvangst van de retourberichten werkt ExpoDocs de status per aangifte in de dossiers bij en worden automatisch de vereiste documenten afgedrukt.

Alternatieve douane software

Als u tevreden bent over uw huidige douanepakket, dan is 7T altijd bereid om ook de koppelingsmogelijkheden met uw pakket te onderzoeken. Zo wordt nu gewerkt aan een koppeling met Softpak.

Intrastat

Als u zaken doet met landen binnen de EU, maar buiten Nederland, wordt dat niet gezien als import of export, maar als Intracommunautaire verwerving of levering. Als de totale omvang hiervan boven bepaalde grensbedragen komt, dan bent u verplicht hiervan maandelijks bij het CBS aangifte te doen op grond van het INTRASTAT-stelsel. Deze Intrastat rapportage kunt u volledig en met één druk op de knop in 7T samenstellen, zonder dat u gebruik hoeft te maken van ExpoDocs. 48 7T software

ExpoDocs: Uw exportadministratie op orde in slechts enkele stappen.

7T software 49

Electronic Data Interchange EDI Import EDI orders EDI Pakbonnen EDI Facturen Afstemmingslijsten

7T is constant bezig om de communicatie tussen u en uw klanten en uw leveranciers te vereenvoudigen. De tijd dat bestellingen overgetikt moesten worden, ligt ver achter ons. Vele jaren geleden hebben de Verenigde Naties een wereldwijde standaard afgesproken voor de communicatie tussen bedrijven onderling. Deze EDIFACT-standaard (Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport) heeft ervoor gezorgd dat bedrijven zonder al te veel overleg en aanpassingen toch onderling kunnen communiceren. 7T heeft deze mogelijkheden aangegrepen om via Edifact de bestellingen van uw klanten te kunnen inlezen en om de pakbon en factuurinformatie terug te kunnen geven. Het enige dat u eigenlijk hoeft te doen, is zorgen dat de prijzen goed zijn ingesteld en alle artikelnummers die de klant kan gebruiken om te bestellen, zijn ingevoerd. Eventuele problemen (bijvoorbeeld niet herkende artikelcodes of onhaalbare leverdata) worden door 7T netjes gerapporteerd, zodat de order eventueel eerst met de hand kan worden gecorrigeerd, voordat deze naar de logistiek wordt gestuurd.

50 7T software

Voor veel bedrijven, die werken met elektronische bestellingen, is het lastig om met backorders te werken. Als iets niet binnenkomt, willen zij het opnieuw bestellen. 7T Handel heeft hiervoor de leveringsconditie ‘één levering, geen nalevering’. Inmiddels zijn er ook ontwikkelingen in gang gezet om deze communicatie via XML te laten lopen. 7T houdt de ontwikkelingen op dit vlak nauwlettend in de gaten. Binnen de maritieme wereld wordt er meer en meer gebruik gemaakt van een XML-variant, namelijk MTML (Marine Trading Markup Language). Ook hiermee worden op dit moment proeven uitgevoerd.



Import orders EDI orders worden rechtstreeks in 7T ingelezen. Er vindt direct een controle plaats op de juistheid van de gegevens. Picklijsten Van de ingelezen orders kunnen verzamelpicklijsten worden afgedrukt, waarna de individuele picklijsten worden samengesteld. Verzamelpicklijsten hoeven niet gebruikt te worden.

 

 

Pakbonnen Pakbonnen kunnen op papier worden afgedrukt of ook via een EDI bericht direct naar de klant worden gestuurd. Deze is dan direct op de hoogte welke leveringen onderweg zijn.

Facturatie Facturen kunnen worden afgedrukt, maar dat hoeft niet. Er kan ook alleen een EDI bericht met de facturen worden samengesteld. Er wordt dan wel nog ter controle een afstemmingsoverzicht gemaakt, waarop de totalen van de EDI facturen worden vermeld.

7T software 51

Internet Internet Webshop modules Klant login Artikelzoekgroepen Artikelafbeeldingen Alternatieven art.

7T geeft u de mogelijkheid om op verschillende manieren met het internet om te gaan. Vanzelfsprekend kunt u vanuit 7T Relatie e-mails versturen en direct websites van relaties openen. U kunt echter ook veel verder gaan. Zo kunt u gegevens vanuit uw 7T pakket via het internet beschikbaar maken voor bijvoorbeeld uw relaties om de voortgang van hun orders te bekijken, of uw medewerkers die onderweg hun gegevens willen raadplegen. Maar u kunt dit uiteraard ook verder uitbouwen tot een volledige webwinkel. 7T Internet modules

Om het werken via het internet goed, snel en vooral veilig te laten verlopen, bevat 7T een set modules die gebruikt kunnen worden om met uw 7T database te kunnen communiceren. Medewerkers van 7T software, onze dealers of uw eigen webontwikkelaars, kunnen hiermee eenvoudig een website bouwen. U bepaalt daarbij welke delen van 7T u via het internet beschikbaar wilt maken. De set van internetroutines in 7T zorgt ervoor dat degene die uw website ontwikkelt geen detailkennis van de 7T database hoeft te hebben. Daarnaast vormen de routines ook een extra beveiliging van uw gegevens, omdat de gebruiker via internet nooit direct met uw database communiceert. Om de toegang tot uw gegevens via het internet goed te kunnen beheren en uw internetklanten te kunnen sturen, zijn op diverse plaatsen in 7T internet voorzieningen opgenomen.

7T Relatie

In 7T relatie kunt u aan contactpersonen van een relatie allerlei zaken te koppelen die nodig zijn voor het inloggen op uw webshop. U kunt hierbij denken aan inlognaam, wachtwoord en e-mailadres. U kunt vastleggen of de contactpersoon toegang heeft tot uw gegevens en of er een einddatum aan die toegang vast zit. Verder kunnen gegevens worden gekoppeld, waarmee deze klant via internet op een snelle manier zijn 52 7T software

orders kan ingeven. Het gaat dan bijvoorbeeld om leverwijze, betalingsconditie, aflever- en factuuradres.

7T Voorraad

Vooral bij de artikelen kunt u zaken vastleggen die voor het zaken doen via het internet van belang zijn. Via de zoekgroepen kunnen mensen die niet bekend zijn met de opbouw van uw assortiment eenvoudig artikelen opzoeken. Per artikel en taal kunt u speciale teksten vastleggen, die uw klanten aansporen om een bepaald product te kopen. Verder kunt u afbeeldingen van uw producten bij het artikel opnemen. Als een bepaald product niet op voorraad is, kan 7T alternatieven voorstellen. Ook is voorzien in combinatie mogelijkheden. Zo kunt u dus opgeven dat een bepaald artikel vaak in combinatie met andere artikelen wordt verkocht.

7T Handel

7T heeft ervoor gekozen om alle business rules (regels hoe uw bedrijf/administratie werkt) in de database vast te leggen en dus niet in de gebruikersinterface. Dit betekent dat 7T (en niet bijvoorbeeld uw webontwikkelaar) ervoor zorgt dat een order van het internet aan precies dezelfde regels moet voldoen, als een order ingevoerd door één van uw eigen verkopers. Desgewenst kunt u de internetorders op een aparte status laten binnenkomen, zodat uw verkopers de orders kunnen beoordelen en kunnen activeren.

Internet mogelijkheden Met de 7T internet hulpmiddelen kan elke webdesigner een website bouwen die geheel geïntegreerd is met de 7T database.

7T software 53

Dienstverlening Diensten Vooronderzoek

Het hele traject van het in gebruik nemen van de software van 7T kunnen wij voor u begeleiden. Alle dienstverlening die noodzakelijk is bij de invoering van het 7T pakket in uw organisatie, kan door ons of door onze dealers uitgevoerd worden.

Installatie Conversie Implementatie

Vooronderzoek Haalbaarheidsonderzoek

Contracten

Tijdens deze fase wordt onderzocht of uw eisen en wensen passen binnen het 7T pakket. Dit onderzoek wordt altijd uitgevoerd voordat u definitief voor onze software kiest. Zo komen u en wij nooit voor verrassingen te staan.

Onderhoud/support

Installatie

Opleiding Helpdesk

Maatwerk Deponering

Dit gaat om de technische installatie van 7T software, inclusief de SQL Server database op uw computer of netwerk. Samen met u wordt ervoor gezorgd dat alle gebruikers het pakket kunnen opstarten en dat alle zaken zoals het afdrukken, faxen en mailen vanuit de 7T software vlekkeloos werkt.

Gegevens conversie

Uiteraard wilt u uw gegevens uit uw oude pakket meenemen naar 7T. Vaak is dit essentieel voor een vlotte invoering van het nieuwe systeem.

54 7T software

Inrichting / Implementatie

7T software heeft meer mogelijkheden dan uw oude systeem. Om dit volledig te kunnen benutten wordt samen met u het systeem ingericht, zodat het in uw situatie optimaal werkt.

Opleiding

Het is heel belangrijk om ervoor te zorgen dat uw medewerkers goed met 7T software kunnen omgaan, voordat het systeem in gebruik wordt genomen. Wij leiden daarom uw personeel zelf op. Vanzelfsprekend zullen één of meerdere van onze consultants bij u aanwezig zijn gedurende de eerste dagen dat u met het pakket gaat werken.

Support / Helpdesk

Als u met 7T software werkt en u heeft een vraag, dan kunt u deze altijd stellen aan onze helpdesk medewerkers. Wij zijn per telefoon, fax en e-mail te bereiken.

Overeenkomsten Ook als de software in gebruik is genomen, laten wij u niet in de steek. Via onze overeenkomsten bent u verzekerd van ondersteuning en updates naar de laatste versies. Onderhoudsovereenkomst

Bij de 7T software wordt een onderhoudsovereenkomst afgesloten. Deze overeenkomst biedt u toegang tot de helpdesk van 7T voor telefonische en e-mail ondersteuning bij het gebruik van de 7T software. Als een nieuwe versie van de 7T software op de markt komt, dan wordt deze kosteloos aan u ter beschikking gesteld. U bent er dus van verzekerd dat uw software steeds wordt aangepast aan de laatste wijzigingen in de wetgeving, maar ook dat de software meegroeit met de steeds sneller gaande technologische ontwikkelingen. Daarnaast profiteert u altijd van de verbeteringen die door ons aangebracht zijn naar aanleiding van de opmerkingen van u en uw medegebruikers.

Deponeringsovereenkomst

Bij het afsluiten van een deponeringsovereenkomst worden de broncodes, database en alle documentatie overgedragen aan een erkend deponeringsbureau. In het geval van 7T software is dat Getronics Nederland B.V., afdeling Business Continuity. Bij bijzondere omstandigheden krijgt u de beschikking over de gedeponeerde zaken, zodat de continuïteit van uw eigen automatisering gewaarborgd kan blijven. Omdat 7T software gemaakt is met toonaangevende standaard programmatuur, zoals Borland Delphi en Microsoft SQL Server, kunnen veel organisaties in Nederland u hierbij ondersteuning verlenen.

Maatwerkovereenkomst

Ook als de standaard software voor u op maat is gemaakt, kunt u verzekerd zijn dat dit in de toekomst blijft aansluiten op de nieuwe versies van de 7T software. Als een nieuwe versie van de 7T software geleverd gaat worden, zullen wij uw maatwerk kosteloos overbrengen naar de nieuwe versie. Hierdoor kunt u snel verder werken met uw vertrouwde software, maar met de voordelen die de nieuwe versie u biedt.

7T software 55

uw dealer:

7T software bv Thomas Mannplaats 309 3069 NJ Rotterdam Tel. (010) 486 55 19 Fax. (010) 227 0 337 www.7Tsoftware.nl [email protected]