7 effecten van AFAS Software
HR-software
INHOUD
De 7 effecten van AFAS HR-software Als u nieuwe software aanschaft voor de personeels- en salarisadministratie, wilt u geen toegevingen doen. Het pakket moet flexibel zijn, gebruiksvriendelijk, betaalbaar, én het moet u helpen geld en tijd te besparen. Daarom biedt AFAS u één geïntegreerd softwarepakket dat voldoet aan al deze eisen. Sterker nog, wij bieden u zelfs meer. Ontdek in deze brochure welke 7 effecten AFAS HR-software op uw organisatie en medewerkers heeft, en laat u verrassen door de vele voordelen van het pakket. De kracht van echt geïntegreerd werken e-HR is één compleet softwarepakket, waarmee u alle administratieve handelingen probleemloos automatiseert. De keuze voor één geïntegreerde oplossing is een keuze voor efficiëntie:
één keer vastleggen van gegevens; één platform; één update; één user interface;
één opleiding; één complete managementrapportage; één leverancier.
HR Met de HR-software van AFAS automatiseert u uw personeelsafdeling waardoor tijdrovende administratieve processen voorgoed tot het verleden behoren. De efficiënte HR-software van AFAS maakt uw werk sneller, beter en eenvoudiger. U administreert minder, adviseert meer en u wordt dus een sturende en beleidsbepalende factor in uw organisatie. Gekoppeld aan uw sociaal secretariaat AFAS HR-software heeft een geïntegreerde koppeling met de grootste sociaal secretariaten in België. Relevante gegevens uit de backoffice worden hierdoor, eens bevestigd, meteen voor verwerking doorgestuurd naar het sociaal secretariaat van uw bedrijf. Met één druk op de knop beheert u zo de verloning van uw medewerkers.
Eén softwarepakket voor uw hele organisatie! 2 AFAS HR-SOFTWARE
Inhoud Meer tijd voor advies, visie en beleid Doet u waar u voor opgeleid bent?
Medewerkers zijn zelf procesonderdeel! Legt u zelf nog het verlof van uw medewerkers vast?
Administratief werk verdampt Weg met die losse Excellijsten!
Klant aan het woord Het verhaal van Neckerman, VLS group, ICO en CEI-De Meyer
Alle voordelen op een rij Redenen waarom AFAS uw organisatie verder gaat brengen
Integratie met sociaal secretariaat Hoeveel kostbare tijd bent u kwijt met de loonverwerking?
Medewerkers zijn gemotiveerd in hun job Hoe betrokken voelen uw werknemers zich bij het bedrijf?
Altijd actuele managementinformatie Hoe wordt u strategisch partner van het management?
Training en opleiding in een handomdraai Haalt u alle talenten uit uw medewerkers?
Draag bij aan een groene planeet Ziet u uw afdeling nog door de archiefkasten?
Over AFAS Software Wat kunt u van AFAS verwachten?
4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 AFAS HR-SOFTWARE 3
EFFECT
1
1
Meer tijd voor advies, visie en beleid Doet u waar u voor opgeleid bent?
Hoeveel tijd besteedt u daadwerkelijk aan advies en beleid? Dagelijks wordt u geconfronteerd met de afhandeling van administratieve zaken, zoals het verwerken van verlofaanvragen, het wijzigen van NAW-gegevens van medewerkers, het printen en versturen van salarisstroken en werkgeversverklaringen en het distribueren van het personeelshandboek. Met Employee- en Manager Self Service (ESS & MSS) van AFAS is dat verleden tijd. Personeelsadministratie in de lijn De basisgedachte achter ESS en MSS is om medewerkers en managers door middel van automatisering en digitalisering meer bij de personeelsadministratie te betrekken. Hiermee verhoogt u de betrouwbaarheid van de gegevens en de betrokkenheid van de medewerkers. Tegelijk verlaagt u de administratieve werkdruk op de HR-afdeling, neemt het papierverbruik af en het werkplezier toe!
e-HR van AFAS e-HR bestaat uit ESS & MSS. Bij AFAS noemen we e-HR: AFAS InSite. Dit is een modern en gebruiksvriendelijk intranet dat u zelf kan inrichten. Het zorgt ervoor dat uw medewerkers en managers de voor hen essentiële informatie makkelijk kunnen vinden. Daarnaast kunnen medewerkers en managers zelf acties starten en mutaties invoeren die onmiddellijk worden verwerkt in de software van AFAS.
“De HRApp software van AFAS is Pocket
gebruiksvriendelijk en transparant opgebouwd en is ook prijstechnisch een aantrekkelijke oplossing.”
AFAS Pocket is de mobiele administratie app van AFAS Software. Deze maakt het voor medewerkers mogelijk om een deel van hun administratie gemakkelijk en snel bij te houden vanaf de mobiele telefoon. Zo kunnen ze verlof aanvragen vanaf een terrasje of gewerkte uren registeren wanneer het hen uitkomst. Meer informatie op www.afaspocket.nl
Ko Koster, Hoofd Administratie en Personeelsontwikkeling Neckermann.com 4 AFAS HR-SOFTWARE
ESS Met Employee Self Service kunnen medewerkers via AFAS InSite hun volledige personeelsdossier inkijken. Daarnaast kunnen ze hun loonstroken bekijken, onkostennota’s indienen, zich inschrijven voor cursussen, een werkgeversverklaring oproepen, NAW-gegevens wijzigen, nieuwsberichten lezen en taken ontvangen. AFAS InSite laat niet alleen medewerkers hun verlof aanvragen, maar geeft ze ook inzicht in hun eigen verlof- en verzuimgegevens.
MSS Aanvullend op ESS is er MSS. Hiermee kunnen managers enerzijds het personeelsdossier van medewerkers inkijken en wijzigen, anderzijds kunnen ze hier onkostennota’s mee beoordelen, verzuim digitaal melden en verlof goedkeuren. Door middel van standaard invoersjablonen kunnen managers medewerkers bovendien in- en uitdienst melden. Daarnaast hebben ze inzicht in alle kern- en stuurgetallen van de afdeling.
AFAS HR-SOFTWARE 5
EFFECT
2
2
Medewerkers zijn zelf procesonderdeel! Legt u zelf nog het verlof van uw medewerkers vast? Vraag uw medewerkers zelf HR-mutaties vast te leggen en stel benodigde informatie voor ze beschikbaar via intranet. Zo maakt u ze onderdeel van het administratief proces. De vastlegging start hierdoor bij de bron. Daar waar de eerste mutatie of aanzet gedaan wordt, start het administratieve proces al. De rest van het proces vloeit hier automatisch uit voort. Dit betekent dat gegevens maar één keer worden vastgelegd, onmiddellijk beschikbaar zijn en dat de personeelsdienst minder administratieve lasten heeft. Geïntegreerd AFAS InSite is als frontoffice volledig geïntegreerd met de backoffice van AFAS Software. Dit betekent dat u alle informatie die voorhanden is in de backoffice, direct beschikbaar kan stellen aan alle medewerkers. Denk daarbij bijvoorbeeld aan dossiers, analyses, rapporten en documenten. Modern werkgeverschap De medewerker kan AFAS InSite 24 uur op 24 raadplegen. Het maakt dus niet uit waar je bent; met een computer, smartphone of tablet en internettoegang kun je taken afhandelen en informatie bekijken.
Gestructureerd Het succes van AFAS InSite is niet alleen gebaseerd op de integratie met de backoffice, maar ook op het gebruik van workflowmanagement. Alle uitwisseling met uw medewerkers en managers verloopt voortaan via workflows. De voortgang van iedere workflow is altijd voor alle partijen beschikbaar en het resultaat wordt automatisch vastgelegd in de backoffice. Zo maakt u uw medewerkers onderdeel van het interne proces en heeft u maar één communicatiekanaal nodig: AFAS InSite!
“Nu kunnen Pocket App we met één klik het
aantal gepresteerde uren en de kostprijs van een project achterhalen.”
AFAS Pocket is de mobiele administratie app van AFAS Software. Deze maakt het voor medewerkers mogelijk om een deel van hun administratie gemakkelijk en snel bij te houden vanaf de mobiele telefoon. Zo kunnen ze verlof aanvragen vanaf een terrasje of gewerkte uren registeren wanneer het hen uitkomst. Meer informatie op www.afaspocket.nl
Stefanie Van Eenaeme, HR-manager CEI-De Meyer 6 AFAS HR-SOFTWARE
Zelf bouwen en onderhouden AFAS InSite is gebaseerd op een contentmanagementsysteem (CMS). Ook zonder technische kennis kunt u zelf teksten aanpassen, afbeeldingen toevoegen en de menustructuur aanpassen. Op deze manier presenteert u het intranet in uw eigen huisstijl en heeft u volledige vrijheid in de te kiezen menustructuur.
Cursusmanagement Via AFAS InSite kunnen medewerkers zich inschrijven voor cursussen en opleidingen die in de backoffice aangemaakt en onderhouden worden. Inschrijvingen worden direct verwerkt in de cursusadministratie. Uw medewerkers krijgen een bevestiging per e-mail en er verschijnt automatisch een afspraak in hun Outlookagenda.
AFAS HR-SOFTWARE 7
EFFECT
3
3
Administratief werk verdampt Weg met die losse Excellijstjes!
Zou het niet handig zijn als u alle administratieve processen kan borgen in één geïntegreerd systeem en niet in allerlei losse applicaties, Excellijstje, e-mails en hoofden van individuen? Dat zorgt namelijk voor efficiëntie, inzicht en structuur op uw afdeling. Met behulp van workflows, signalen en documenten laat u overstromende e-mailboxen, rondzwervende takenlijstjes en stapels documentatie eenvoudig verdwijnen.
Procesautomatisering met workflows Een workflow (een digitale drager van taken of informatie) borgt alle processen op een standaard manier binnen uw organisatie en zorgt voor inzicht en overzicht. Niet alleen voor u, maar voor de hele organisatie. De voortgang van iedere workflow is altijd voor alle partijen inzichtelijk en het resultaat wordt automatisch vastgelegd. Standaard levert AFAS 25 specifieke workflowmodellen mee, maar u kunt ook uw eigen workflows op maat maken. Vanaf nu heeft dus nog maar één communicatiekanaal nodig: HR van AFAS!
Signalen: uw digitale knoop in de zakdoek U wilt uw tijd goed besteden en gewezen worden op zaken die niet goed gaan. Met de signalen in de HRsoftware van AFAS wordt u herinnerd aan belangrijke gebeurtenissen of acties die u niet mag vergeten. U kunt de voor u belangrijke gebeurtenissen markeren en op een zelfgekozen tijdstip een automatische herinnering laten verschijnen. Zo kunt u bijvoorbeeld twee maanden voor het einde van een contract een melding op uw scherm krijgen. U kunt ook een signaal instellen dat u bijvoorbeeld een maand na de contractbeëindiging vraagt of alle zaken goed zijn afgewerkt. Verjaardagen worden voortaan breed gevierd als iedereen hierover een signaal krijgt.
“Via AFAS InSite heb ik razendsnel een actueel beeld van hoe het met de overuren of het verzuim gesteld is.”
Yves Frenay, Global HR-Director Punch PowerTrain 8 AFAS HR-SOFTWARE
Standaard wordt de volgende uitgebreide set van signalen meegeleverd: Signalen Signalen op het ontbreken van: Einde proeftijd of contract Datum uit dienst 65-jarige leeftijd Jubilea Verjaardagen Bedrijfskeuring Einde leasecontract Einde cursus/opleiding Ziek- en herstelmeldingen Beoordelingsgesprek
Rijksregisternummer Geboortedatum Contract, Rooster & Salaris Rekeningnummer(s) Parttimepercentage en dienstverband Controle op overlap, ziekte en geboekte uren
AFAS HR-SOFTWARE 9
KLANT AAN HET WOORD
Het verhaal van onze klanten
Input van medewerkers meteen digitaal verwerken
AFAS geeft ons letterlijk ruimte
Stefanie van Eenaeme CEI-De Meyer
Ko Koster HR-manager Neckermann.com
CEI-De Meyer werkte met verschillende systemen voor de personeels- en salarisadministratie. “We besloten op zoek te gaan naar een geïntegreerde, centrale tool om de administratieve handelingen te automatiseren en uniformiseren”, zegt Stefanie Van Eenaeme, HR-manager bij CEI-De Meyer. Die zoektocht leidde CEI-De Meyer naar AFAS Software.
Neckermann.com schafte de pakketten HRM/ Payroll en CRM van AFAS aan om efficiënter te kunnen werken en de kosten te drukken. Ko Koster, Hoofd Administratie en Personeelsontwikkeling, somt de voordelen op: “AFAS biedt een efficiënt en overzichtelijk systeem. Het is gebruiksvriendelijk en transparant opgebouwd en is ook prijstechnisch een aantrekkelijke oplossing.”
Onze werfleiders geven dagelijks door hoeveel uren elke arbeider op een bepaalde werf gewerkt heeft. Vroeger gebeurde dit via fax en de HRafdeling voerde de uren bij ontvangst in het projectmanagementsysteem in. Nu noteren de werfleiders de gepresteerde uren rechtstreeks digitaal in AFAS”, legt Van Eenaeme uit. “Via de tool geven ze op hun pc in hoeveel tijd ze aan elk project spenderen. De uren worden dan ook meteen geregistreerd voor de boekhouding. Vroeger was het bijna ondenkbaar, maar nu kunnen we met één klik dagelijks het aantal gepresteerde uren en de kostprijs van een project achterhalen, zonder dat onze afdeling alles eerst zelf moet verwerken.”
Koster is gecharmeerd door AFAS. “En vooral van de analyses”, zegt hij. “Die zijn enorm krachtig en je kunt de organisatie er snel mee van informatie voorzien. Vroeger wilden mensen ook graag inzicht, maar kon dat niet. ‘Kan niet’ bestaat nu niet meer, alles kan met AFAS.” Daarnaast zijn de interne processen efficiënter geworden dankzij workflows, wat heeft geleid tot kostenreductie.
10 AFAS HR-SOFTWARE
Neckermann.com maakt gebruik van verschillende HR-cockpits. Het maken van de analyses voor deze cockpits gebeurt iedere nacht automatisch, dus heeft de organisatie daar geen omkijken naar.
De 7 effecten van HR-software
Geslaagde automatisatie dankzij gelinkte beheerstool
Eindelijk tijd voor people management
Philippe Bogaerts, HR-manager ICO
Lieve van Mechelen VLS group
ICO ging in 2011 volop aan de slag met de software van AFAS. De implementatie van de software, die ook meteen gelinkt was met het sociaal secretariaat van het bedrijf, zorgde voor een complete ommezwaai binnen onze organisatie. Philippe Bogaerts, HRmanager bij ICO voor de terminals in Antwerpen en Zeebrugge: “Voor AFAS hadden we geen geschikte beheerstool voor HR. Het was puzzelen met diverse Excelbestanden. Nu zit al onze data centraal in één systeem.
Met meerdere vestigingen in verschillende Europese landen had de VLS-Group nood aan een gecentraliseerd systeem dat een totaaloverzicht van de organisatie biedt. De HR-afdeling verloor door de datafragmentatie veel tijd bij de payrollverwerking en de rapportage van gegevens. AFAS Software bleek de enige die binnen het budget toch alle gewenste functionaliteiten kon bieden
ICO plukt de vruchten van de automatisering. Bogaerts: “We hebben nog maar de helft van onze HR-medewerkers nodig voor hetzelfde administratieve werk. Hierdoor hebben we meer middelen en tijd voor ondersteuning en begeleiding.”
European HR-director Lieve Van Mechelen: Ik ben erg gecharmeerd door de professionaliteit van AFAS Software. We werken met strakke deadlines en die leven ze perfect na. Het is een investering, maar we kunnen er efficiënter door werken.” De VLS-Group is ervan overtuigd dat ze in de toekomst kosten zal kunnen besparen.
De modulaire aanpak van AFAS valt erg in de smaak. ICO zal dan ook stap voor stap het systeem uitbreiden. “ AFAS heeft zo veel nuttige functionaliteiten, zoals selectie en rekrutering, vorming en payroll.“
Mijn favoriet is de MSS-functie, waarmee onze leidinggevenden meer bij de bedrijfsprocessen worden betrokken. Onze HR-afdeling bespaart zo veel tijd waardoor we ons meer kunnen focussen op de ondersteuning van ons management.”
AFAS HR-SOFTWARE 11
KLANT AAN HET WOORD
weer verzamelen en verwerken. Met AFAS gaat dat nagenoeg allemaal automatisch en papierloos.” Dankzij de workflows gaan er geen dossiers meer verloren en is te allen tijde geweten waar een evaluatiedossier zich bevindt.
Onze evaluatiegesprekken zijn er enorm op vooruit gegaan
Ook voor de inhoud van de evaluatie- en functioneringsgesprekken blijkt AFAS een handige tool. “Naast de managementbeoordeling laten we onze medewerkers ook zichzelf beoordelen met AFAS. De tool maakt automatisch een vergelijking van beide meningen en biedt concrete tips voor verbeterpunten aan. Als een manager de tool optimaal gebruikt, kan die hem helpen om een betere leidinggevende te zijn”, legt Poukens uit.
PALM Breweries NV heeft met AFAS haar competentiemanagement naar nieuwe hoogten getild. Voor AFAS gebeurde de evaluatie van medewerkers via standaard evaluatieformulieren. “Voor de digitalisering moesten we voor elke medewerker een evaluatiedossier voorzien, zorgen dat de leidinggevenden op tijd alle gesprekken inplanden en afnamen, en nadien alle resultaten
“De visuele mogelijkheden van het systeem zijn erg handig. Bij de evaluatiegesprekken maken onze leidinggevenden steeds de vergelijking tussen hoe zij over de vaardigheden van een medewerker denken en hoe die medewerker daar zelf over denkt. Met AFAS kunnen we dat ook eenvoudig visueel weergeven.
Bert Poukens, HR-manager, Ellen Cools, Hoofd Personeelszaken PALM Breweries NV
Alle voordelen op een rij: Eén geïntegreerd softwarepakket voor uw hele HR-administratie i nzicht, overzicht en grip op al uw HR-processen; eenmalige vastlegging: geen losse systemen meer; professionalisering van uw HR-afdeling; aanzienlijke besparing van geld, tijd en papier. Automatische koppeling met sociaal secretariaat het verloningsproces wordt slechts 1 druk op de knop; paritaire comités worden door AFAS voor u onderhouden; alle losse Excellijsten kunnen de deur uit; u bent altijd verzekerd van een correcte verloning.
12 AFAS HR-SOFTWARE
Altijd real-time inzicht in managementinformatie s turen en beleid maken op basis van de juiste informatie; cockpits en dashboards op afdelingsniveau beschikbaar; actief aan de slag met verzuimmanagement; meer dan 175 rapporten en analyses standaard beschikbaar. Het meest complete pakket tegen een betaalbare prijs goede prijs-kwaliteitverhouding: veel voor weinig; de beste standaardsoftware, maar toch met veel flexibiliteit; een gebruiksvriendelijk en zelf te onderhouden softwarepakket; zorgeloos in de cloud werken met AFAS Online.
De 7 effecten van HR-software
Het medewerkersportaal ziet er bovendien uit als een smartphone-applicatie en is in dat opzicht heel gebruiksvriendelijk. Daarnaast krijgen onze chauffeurs ook automatisch hun dagplanning via AFAS InSite bezorgd.”
Helemaal klaar voor Het Nieuwe Werken Jan Gijbels, Afgevaardigd bestuurder Taxi Hendriks Het medewerkersportaal van AFAS Software was net wat Taxi Hendriks nodig had om de stap te kunnen zetten naar Het Nieuwe Werken. Jan Gijbels, afgevaardigd bestuurder bij Taxi Hendriks: “Dankzij AFAS InSite kunnen onze medewerkers nu steeds zelf hun gegevens consulteren en aanpassen, waar en wanneer ze maar willen. Onze werknemers voelen zich zo meer betrokken bij het bedrijf.
Ook voor de directie is AFAS heel handig gebleken. “AFAS InSite geeft onze directie toegang tot meer informatie dan ooit. Door het gebruiksgemak maken we nu elke dag statistieken op, bijvoorbeeld over ziekteverzuim of boetes. Zo kunnen we korter op de bal spelen en ons bedrijf nog beter leiden”, legt Gijbels uit. “Dankzij de software van AFAS is Taxi Hendriks een moderner bedrijf geworden”, besluit Gijbels.
Meer klantverhalen?
Scan de code www.afas.be/klantverhalen
AFAS biedt u betrouwbaar en degelijk partnerschap goede ondersteuning vanuit ons Support Center; gecertificeerde koppelingen met andere softwareleveranciers; uitgebreide database aan gecertificeerde partners en experts. Meer tijd voor advies, beleid en de menselijke factor De werkzaamheden veranderen van administreren in controleren; e-HR betrekt medewerkers in het administratief proces; e-HR maakt de werkplek flexibel; modern werkgeverschap en transparantie met AFAS InSite; u wordt personeelsmanager by walking around.
AFAS HR-SOFTWARE 13
EFFECT
4
4
Integratie met sociaal secretariaat Hoeveel kostbare tijd bent u kwijt met de loonverwerking? Organisaties besteden de loonverwerking vaak uit aan een sociaal secretariaat. Ook hier optimaliseert AFAS het werk door een directe link te leggen tussen uw organisatie en uw sociaal secretariaat. Telkens wanneer u geleverde prestaties verstuurt of de afrekening van het sociaal secretariaat terugkrijgt, worden de gegevens onmiddellijk in de software verwerkt. Op die manier worden de gegevens eenvoudig opgenomen in uw dashboard zodat u steeds over de juiste managementinformatie beschikt. Het verloningsproces: één druk op de knop Salarisverwerking is in de visie van AFAS een logisch gevolg van de registratie van personeelsgegevens. Als de gegevens van medewerkers, looncomponenten en maandelijkse mutaties - zoals uren en overwerk goed zijn vastgelegd, is verlonen niet meer dan één druk op de knop. Feitelijk vindt de salariscontrole plaats in het primaire proces: het vastleggen van personeelsgegevens. De output – de verloning bij het sociaal secretariaat – is dan altijd juist!
Workflows voor een gestroomlijnde loonverwerking Als een medewerker bijvoorbeeld een verlofaanvraag indient, zet dit automatisch een workflow in gang. Na goedkeuring van de manager wordt het verlof in de HR-software verwerkt en krijgt de medewerker een positief bericht terug. Ook de NAW-gegevens die uw medewerker zelf mag aanpassen, kunnen een workflow starten. Zo zorgt de invoering van een verhuizing voor een workflow richting de salarisadministratie. Hiermee wordt direct de reiskostenvergoeding aangepast. Daarnaast kunnen ook gescande documenten, zoals onkostennota’s, digitaal worden neergelegd voor goedkeuring en zo een workflow starten.
“Het was puzzelen met diverse Excelbestanden. Nu zit al onze data centraal in één systeem.”
Philippe Bogaerts, HR-manager ICO 14 AFAS HR-SOFTWARE
Alle acties, van ziektemelding tot onkostennota’s, activeren een workflow waarin de benodigde goedkeuringen zijn verwerkt. Nadat mutaties of acties zijn goedgekeurd, worden ze via de automatische koppeling aan het sociaal secretariaat bezorgd voor verwerking. Simpel toch?
AFAS HR-SOFTWARE 15
EFFECT
5
5
Medewerkers zijn gemotiveerd in hun job Hoe betrokken voelen uw werknemers zich bij uw bedrijf? Van glijdende uren, over thuiswerken en flexibele werkplekken, naar telewerken. De werkomgeving en de verwachtingen zijn de laatste jaren drastisch veranderd. Het Nieuwe Werken wordt de uitdaging voor elk bedrijf de komende tijd. Om dat in goede banen te leiden zijn alle ogen gericht op de HR-afdeling. Het Nieuwe Werken Autonomie en verantwoordelijkheid zijn de sleutelwoorden van Het Nieuwe Werken. Medewerkers kiezen steeds meer zelf wanneer en waar ze werken. Het Nieuwe Werken brengt ook een nieuwe vorm van managen met zich mee. De focus wordt verlegd van gewerkte uren naar geleverde prestaties. Dankzij InSite kunt u als HR-professional de diverse managers in uw bedrijf helpen hun medewerkers makkelijker prestatiegericht te beoordelen. De workflows die tonen wie wat gedaan heeft of nog moet doen in combinatie met de automatische signalen (vb. bij het afwerken van een taak), geven de manager steeds de informatie die hij nodig heeft om zijn team op afstand aan te sturen.
Secundaire arbeidsvoorwaarde AFAS beschouwt het informeren en betrekken van medewerkers als een secundaire arbeidsvoorwaarde. AFAS InSite is de ideale tool om dat te verwezenlijken. Waar medewerkers zich ook bevinden: vanop hun laptop, tablet of smartphone kunnen ze inloggen op InSite en komen ze als het ware terecht in de organisatie in haar digitale vorm. InSite is namelijk volledig aan te passen aan de huisstijl van uw bedrijf en ademt zo ook steeds de juiste sfeer uit. Het is interne marketing zonder moeite. Door de automatische meldingen zoals verjaardagen, geboortes of jubilea, en bedrijfsberichten via InSite, blijven medewerkers op de hoogte van wat er zich afspeelt in elkaars leven en blijft een gevoel van collegialiteit gewaarborgd.
“Dankzij InSite kunnen onze medewerkers nu steeds zelf hun gegevens consulteren en aanpassen, waar en wanneer ze maar willen.” Jan Gijbels, Taxi Hendriks 16 AFAS HR-SOFTWARE
Motivatie door informatie De medewerkers van vandaag willen geïnformeerd en geïnspireerd worden, en gaan actief op zoek naar informatie. Ze vinden het met het internet ook normaal dat ze snel de informatie kunnen vinden waarnaar ze op zoek zijn. Met InSite kunt u hen die informatie op bedrijfsniveau aanbieden.
Via AFAS InSite plaatst u filmpjes, artikels en weetjes op een centrale plaats die iedere werknemer bereikt. Op die manier speelt u in op de behoeften van uw medewerkers en worden ze gemotiveerd in hun job.
AFAS HR-SOFTWARE 17
EFFECT
6
6
Altijd actuele managementinformatie Hoe wordt u strategisch partner van het management? Weet u precies hoe uw organisatie ervoor staat? Heeft u in één oogopslag inzicht in de voor ú belangrijke managementinformatie? U wilt dagelijks real-time inzicht hebben in belangrijke kenen stuurgetallen, zodat u op tijd kunt bijsturen? AFAS maakt deze gegevens op een eenvoudige manier inzichtelijk met cockpits die u ieder moment van de dag de actuele stand van zaken tonen. Zo bent u niet alleen trendsetter, maar kunt u ook anticiperen en informeren! Altijd inzicht met rapporten en analyses De basis voor het maken van degelijk beleid is een continu inzicht in de processen. Met de HR- software van AFAS beschikt u over 15 standaard analyses, zoals de verzuimanalyses en het bezettingsoverzicht. Daarnaast bevat de software meer dan 160 rapporten zoals een verlofkaart met jaarkalender, een medewerkersstamkaart, een werkgeversverklaring en jaaropgave. Aanvullend kunt u zelf rapporten en analyses naar wens samenstellen.
Verzuimbeleid: vinger aan de pols Met de HR-software van AFAS betekenen verzuimmeldingen geen administratieve rompslomp. Managers kunnen geautoriseerd toegang krijgen tot deze toepassing zodat gegevens bij de bron worden vastgelegd. Het verloop van het verzuim en de uitgevoerde acties, zoals telefoongesprekken, worden automatisch bijgehouden in het digitaal dossier van de medewerker. Aan de hand van deze gegevens behoudt u vanuit meerdere invalshoeken statistisch en historisch overzicht op zowel organisatie- als medewerkersniveau.
“Ik ben erg gecharmeerd door de professionaliteit van AFAS Software. We werken met strakke deadlines en die leven ze perfect na.” Lieve van Mechelen, European HR-director VLS GROUP 18 AFAS HR-SOFTWARE
Flexibele verlofregistratie Er zijn talloze wettelijke regelingen en uitzonderingen van toepassing op de verschillende soorten verlof. Naast de algemeen geldende regels, zijn er ook veel bedrijven en organisaties die hele specifieke regelingen voor hun medewerkers hebben. De flexibiliteit van de software van AFAS maakt het mogelijk ook deze regelingen in verlof in te passen.
AFAS HR-SOFTWARE 19
EFFECT
7
7
Training en opleiding in een handomdraai Haalt u alle talenten uit uw medewerkers? Uit menig onderzoek blijkt dat competentiemanagement hoog op de agenda staat van HRprofessionals. Het gaat daarbij niet alleen om kennis en vaardigheden maar ook om het gedrag van de medewerkers. Competentiemanagement van AFAS maakt dit gedrag inzichtelijk en ondersteunt u bij de ontwikkeling van uw belangrijkste resource: uw medewerkers! De Dikke “Competentie” van Dale Uit de bijna 150 meegeleverde competenties kunt u als personeelsmanager voor uw eigen organisatie een competentiewoordenboek samenstellen. De competenties zijn op 4 niveaus ingedeeld en voorzien van gedragsindicatoren, coachingsactiviteiten en ontwikkeltips. Ze zijn bovendien geclusterd en kunnen voor bepaalde branches in zogenaamde sets aangeboden worden. Uit al deze informatie kunt u de juiste competenties selecteren die bij uw organisatie passen. Hierdoor kunt u snel aan de slag! Met behulp van de enquêtegenerator kunt u ook een digitale enquête uitzetten voor de evaluatie en beoordeling van medewerkers en managers.
Werving & Selectie Met Competentiemanagement kunt u medewerkers ‘binden en boeien’. Echter, van tijd tot tijd moet ook nieuw personeel aangeworven worden. Voor de zogenaamde Vorming, Training en Opleiding (VTO) heeft AFAS Werving & Selectie ontwikkeld. In het werven en selecteren van nieuwe, goede medewerkers kruipt veel tijd, onder meer in de administratieve ondersteuning van het sollicitatieproces. Ook wilt u gegevens van kandidaten niet alleen goed kunnen registreren, maar ze later ook weer snel terug kunnen vinden om ze te kunnen matchen met een nieuwe vacature. Met Werving & Selectie beheert u de vele benodigde gegevens op een efficiënte manier en dus bespaart u heel wat tijd.
“Als een manager de tool optimaal gebruikt, kan die hem helpen om een betere leidinggevende te zijn.”
Bert Poukens, HR-manager PALM Breweries 20 AFAS HR-SOFTWARE
Cijfers AFAS België Groei aantal klanten
+27% +20% 2011
2012
+30% 2013
Gemiddelde klantwaardering
8.2
Groei omzet
+25%
+35%
+50% 2013
2012
2011
AFAS HR-SOFTWARE 21
BONUS EFFECT
Draag bij aan een groene planeet Ziet u uw afdeling nog door de archiefkasten? Eén van de clichébeelden over de personeelsdienst is dat iedereen zich dagelijks door grote hoeveelheden papier worstelt, een overvol bureau heeft en uitpuilende archiefkasten bewaakt. Wat als dit beeld niet langer voor u opgaat omdat u werkt in een papierloze omgeving? Door uw afdeling te automatiseren met de software van AFAS heeft u helemaal geen papier meer nodig. Alle informatie die u nodig heeft, is verzameld in één softwarepakket en deze digitale gegevens zijn voor iedereen beschikbaar. Digitaal dossier Alle gegevens van, en correspondentie met, uw medewerkers slaat u eenvoudig op in het digitaal dossier. Brieven in Word, verstuurde e-mails, arbeidscontracten, notities en gescande documenten, zoals een identiteitsbewijs of diploma, slaat u met een simpele handeling in dit dossier op.
Hoe MVO is uw organisatie? Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is een onderwerp dat bij veel bedrijven op de agenda staat. Maar hoe kan uw organisatie een bijdrage leveren aan de maatschappij waarin wij allen samenleven en werken? Met de software van AFAS zet u een grote stap in de goede richting! Papierloos werken is namelijk niet alleen prettig voor u, maar ook voor het milieu en voor het behoud van onze planeet.
Voordelen van digitaliseren Privacy van gegevens beter gewaarborgd met behulp van autorisatie; Gedaan met de Post-IT-cultuur; Weg met de archiefkasten; tijd voor meer ruimte op kantoor; Informatie is altijd en overal beschikbaar; Hogere effectiviteit en efficiëntie van de administratie; Verbetering van de betrouwbaarheid van gegevens door eenmalige invoering.
22 AFAS HR-SOFTWARE
Alle functionaliteiten handig opgelijst HR: Week- en werkroosters Bezettingsoverzicht Uitgebreide verzuim- en verlofregistratie In- en uitdienst wizard Signalen genereren Wagenparkbeheer Organigram Vacature databank Digitaal personeelsdossier Uitgebreide standaard managementoverzichten Budgetteringen Registratie personeelsuitleningen Opleidings- en cursusbeheer Automatische koppeling met sociaal secretariaat AFAS InSite (e-HR): Employee & Manager Self Service (ESS/MSS) Digitaal personeelsdossier Workflows en signalen In en uit dienst melden m.b.v. invoersjablonen Verlofaanvraag en verzuimmelding Personeelsgegevens aanpassen ’Wie is wie’ Cursusinschrijving Competentiemanagement: Content bij 150 gedragscompetenties op 4 niveaus Gedragsindicatoren per niveau Koppelen van competenties aan medewerker, functie, rol, werksoort en cursussoort Snel genereren van competentie- en functieprofielen Analyseren evaluaties Matching Sterkte- en zwakteanalyse Ontwikkelcockpit per medewerker (POP) Enquêtegenerator
Algemeen: Rapport- en analysegenerator Meer dan 50 standaard signaleringen Krachtige importfunctionaliteit Vrije inrichting op ieder niveau, veld en tabblad Profit Office Connector (koppeling Microsoft Office) Get en Update Connector (koppeling met andere softwarepakketten) Gebruiksgemak: Eigen boekingslay-outs Snelle invoer van gegevens Volledig met toetsenbord werken Eenduidige schermopbouw Integratie met Word en Excel Browseronafhankelijk AFAS Pocket App: Automatische urenregistratie Onkostendeclaratie op locatie Berekening van aantal kilometers door middel van GPS Verlofaanvragen insturen Digitale handtekening registratie Altijd en overal toegang tot de CRM-database Talen: Vlaams Frans Nederlands Engels
Werving en Selectie: Algemene VTO-ondersteuning Koppelen van vacature aan sollicitant en vice versa Medewerker gebaseerd op sollicitant Dossiervorming Acties op sollicitant
AFAS Pocket App
AFAS HR-SOFTWARE 23
Over AFAS Software Wie zijn wij AFAS Software is een dynamisch softwarebedrijf met meer dan 10.000 klanten en 300 medewerkers gevestigd in België, Nederland en Curaçao. AFAS maakt ERP-software voor iedere organisatie, in iedere branche en voor iedere bedrijfsgrootte. De missie van AFAS is het ontwikkelen, verkopen, implementeren en ondersteunen van één geïntegreerd, schaalbaar, administratief softwarepakket dat aansluit bij de vraag vanuit de markt. Voor meer informatie kijk op www.afas.be
AFAS Online Met AFAS Online beschikt u over de nieuwe generatie zakelijke software via internet. Nooit meer zelf software installeren, onderhouden en updaten. AFAS Online biedt transparantie voor een vast bedrag per maand per medewerker. Uitgebreide informatie op www.afas.be/online Software huren? Software huren houdt heel wat voordelen in. Zonder te investeren profiteert u toch van nieuwe software om uw klanten optimaal van dienst te zijn terwijl u tijd en geld bespaart. Uitgebreide informatie op www.afas.be/huren
Neem contact met ons op AFAS Mechelen Schaliënhoevedreef 20 B 2800 Mechelen 015 28 19 10 www.afas.be www.afaspersonal.be
[email protected]
Team AFAS Mechelen
