effecten van AFAS HRM-software

meer kleur (7 rood, achtergrondkleur)

De

effecten van AFAS HRM-software

AFAS HRM/Payroll

De kracht van echt geïntegreerd werken Als u nieuwe software aanschaft voor de personeel- en salarisadministratie, wilt u geen concessies doen. Het pakket moet flexibel zijn, gebruiksvriendelijk, betaalbaar en het moet u helpen geld en tijd te besparen. Daarom biedt AFAS u één geïntegreerd softwarepakket wat voldoet aan al deze eisen. Sterker nog, wij bieden u meer dan dat. Lees in deze brochure over de 7 effecten van AFAS HRM/Payroll software op uw organisatie en medewerkers en verras uzelf over de vele voordelen die het pakket biedt. HRM/Payroll is één compleet softwarepakket, waarmee u alle administratieve handelingen probleemloos automatiseert. De keuze voor één geïntegreerde oplossing is een keuze voor efficiëntie: • • • • • • •

één keer vastleggen van gegevens, één platform, één update, één user interface, één opleiding, managementrapportages op bedrijfsniveau, één leverancier.

HRM

Automatiseer uw personeelsafdeling en laat tijdrovende administratieve processen verdampen met de software van AFAS. De efficiënte HRM/Payroll software van AFAS maakt uw werk sneller, beter en eenvoudiger. U administreert minder, adviseert meer en wordt dus een sturende en beleidsbepalende factor in uw organisatie.

Payroll

Salarisverwerking is in onze visie een logisch gevolg van de registratie van personeelsgegevens. Als de gegevens van medewerkers, de looncomponenten en de maandelijkse mutaties goed zijn vastgelegd, is verlonen niet meer dan één druk op de knop.

Over AFAS Software AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met meer dan 300 enthousiaste medewerkers. Als Nederlandse familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, de maatschappij en het milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000 organisaties in Nederland, België, Luxemburg en op de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. AFAS levert haar softwareproducten rechtstreeks aan de klant en weet daardoor wat er in de markt leeft. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van het succes en deze principes stellen AFAS in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 2 AFAS HRM-SOFTWARE

AFAS Online Met AFAS Online beschikt u over de nieuwe generatie zakelijke software via internet. Nooit meer zelf software installeren, onderhouden en updaten. AFAS Online biedt transparantie voor een vast bedrag per medewerker, per maand. Uitgebreide informatie op www.afasonline.nl

Huren of kopen? Het huren van software heeft veel voordelen. Zonder investeren profiteert u toch van nieuwe software om uw klanten optimaal van dienst te zijn en te besparen op tijd en geld. Uitgebreide informatie op www.afas.nl/huren



Startscherm AFAS HRM/Payroll

Inhoudsopgave Pagina 2

Over AFAS Software Meer tijd voor advies, visie en beleid

Effect

1

Pagina 4 Pagina 5

De klant aan het woord: Leaf Holland B.V.

Effect

2

Pagina 6

Medewerkers zijn onderdeel van het administratieve proces

Pagina 7

De klant aan het woord: Gemeente Almere

Effect

3

Pagina 8

Administratief werk verdampt

Pagina 9

De klant aan het woord: Werkgeversinstituut (WGI)

Effect

4

Pagina 10

Payroll wordt slechts 1 druk op de knop

Pagina 11

De klant aan het woord: Hoogvliet Supermarkten

Effect

5

Pagina 12

Altijd verzekerd van een goede loonstrook

Pagina 13

De klant aan het woord: Albert Schweitzer Ziekenhuis

Effect

6

Pagina 14

Altijd actuele managementinformatie

Pagina 15

De klant aan het woord: Neckermann

7

Pagina 16

Uw organisatie draagt bij aan een groene planeet

Pagina 17

De klant aan het woord: Ahoy

Pagina 18

Eenvoudig medewerkers werven, selecteren, binden en boeien

Pagina 19

Alle voordelen op een rij

Pagina 20

Alle functionaliteiten op een rij

Effect

BONUS

AFAS HRM-SOFTWARE 3

1

Meer tijd voor advies, visie en beleid

Hoeveel tijd besteedt u daadwerkelijk aan advies en beleid? Dagelijks wordt u geconfronteerd met de afhandeling van administratieve zaken, zoals het verwerken van verlofaanvragen, het wijzigen van naw-gegevens van medewerkers, het printen en versturen van salarisstroken en werkgeversverklaringen en het distribueren van het personeelshandboek. Met Employee- en Manager Self Service (ESS & MSS) van AFAS is dat verleden tijd. P&O-administratie in de lijn De basisgedachte achter ESS en MSS is medewerkers en managers door middel van automatisering en digitalisering meer bij de P&Oadministratie te betrekken. Hiermee verhoogt u de betrouwbaarheid van de gegevens en de betrokkenheid van de medewerkers. Daarnaast verlaagt u de administratieve werkdruk op de HR-afdeling, neemt het papierverbruik af en het werkplezier toe!

Doet u waar u voor opgeleid bent?

E-HRM van AFAS ESS en MSS samengevat is: e-HRM. Bij AFAS noemen we e-HRM, AFAS InSite. Dit is een modern, gebruiksvriendelijk, zelf in te richten intranet, dat ervoor zorgt dat uw medewerkers en managers de voor hen essentiële informatie makkelijk kunnen vinden. Daarnaast kunnen medewerkers en managers zelf acties starten en mutaties invoeren die direct worden verwerkt in de software van AFAS.

AFAS Insite, e-HRM van de toekomst, levert u een tijdsbesparing op van 50%.

4 AFAS HRM-SOFTWARE

Favoriete functionaliteit ‘Ik zet in op AFAS InSite. Deze functionaliteit gaat het werk van de medewerkers en dat van mijzelf vergemakkelijken. Met AFAS InSite kunnen medewerkers eenvoudig gebruikmaken van ESS en MSS. Daarmee kunnen ze zelf aan informatie komen en eigen gegevens muteren. Dit gaat de P&O afdeling veel tijd besparen. Eigenlijk levert HRM/Payroll een en al toegevoegde waarde’, vindt Van Bijsterveld. ‘Het is aan alle kanten win-win.’

‘Er gaat een wereld voor je open’ Stap voor stap Leaf is druk bezig met het implementeren van HRM/Payroll en AFAS InSite. Valkuil bij de implementatie is, hoe vreemd dat ook klinkt, juist het enthousiasme van de medewerkers voor AFAS, zegt Freek Van Bijsterveld, Payroll & Pensionmanager bij Leaf. ‘Er gaat een wereld voor ze open. Ik moet mijn collega’s af en toe ESS Met Employee Self Service kunnen medewerkers via AFAS InSite hun volledige personeelsdossier inzien. Daarnaast kunnen zij hun loonstroken bekijken, declaraties indienen, inschrijven voor cursussen, een werkgeversverklaring oproepen, naw-gegevens wijzigen, nieuwsberichten lezen en taken ontvangen. Naast het aanvragen van verlof krijgen medewerkers met AFAS InSite ook inzicht in eigen verlof- en verzuimgegevens.

afremmen’, zegt hij. ‘Je wilt in het begin heel veel zaken tegelijk oppakken, maar mijn ervaring is dat een versnelde uitrol de kwaliteit niet ten goede komt. Juist door het stap voor stap te doen, maken we gestaag progressie.’ Opleveren Werken met AFAS maakt een groot verschil binnen Leaf. ‘We brengen dankzij een overzichtelijk systeem, met veel gebruiksgemak, professionalisering op het HR-vlak teweeg. We kunnen snel onze weg vinden in het systeem en dat levert ook snel resultaat op. We kunnen ons meer als businesspartners in de

MSS Met Manager Self Service kunnen afdelingshoofden, aanvullend op ESS, geautoriseerd het personeelsdossier van medewerkers inzien en wijzigen, declaraties beoordelen, verzuim digitaal melden en verlof goedkeuren. Door middel van standaard invoersjablonen kunnen managers medewerkers in- en uitdienst melden. Daarnaast hebben ze inzicht in alle ken- en stuurgetallen van de afdeling.

organisatie opstellen. Onze leidinggevenden en medewerkers willen wij graag ontwikkelen, daarvoor biedt AFAS tools ter ondersteuning zoals ziekteverzuim, digitale declaraties en cursussen en opleidingen’, zegt Van Bijsterveld. ‘Onze rapportages worden professioneler en ik verwacht kosten te besparen.

Leaf Holland, onderdeel van Leaf International, heeft een leidende positie binnen de

Kijk voor meer informatie over AFAS InSite op www.afas.nl/insite

zoetwarenmarkt. De onderneming met ongeveer vijfhonderd medewerkers heeft vestigingen in Nederland, België en Duitsland. Leaf produceert A-merken als Red Band, Venco, Sportlife, Xylifresh en Läkerol. De afdeling P&O bestaat uit 18 FTE.

AFAS HRM-SOFTWARE 5

2

Medewerkers zijn onderdeel van het administratieve proces Vraag uw medewerkers zelf HR-mutaties vast te leggen en stel benodigde informatie voor ze beschikbaar via intranet. Zo maakt u ze onderdeel van het administratieve proces. De vastlegging start hierdoor bij de bron. Daar waar de eerste mutatie of aanzet gedaan wordt, start het administratieve proces. De rest van het proces komt hier automatisch uit voort. Dit betekent dat gegevens maar één keer worden vastgelegd, onmiddellijk volgbaar zijn en de P&O-afdeling ontlast

Legt u zelf nog het verlof van uw medewerkers vast?

Geïntegreerd E-HRM van AFAS, genaamd AFAS InSite is als frontoffice volledig geïntegreerd met de backoffice van AFAS Software. Dit betekent dat u alle informatie die voorhanden is in de backoffice, direct beschikbaar kan stellen aan alle medewerkers. Denk daarbij bijvoorbeeld aan dossiers, analyses, rapportages en documenten.

Gestructureerd Het succes van AFAS InSite is niet alleen gebaseerd op de integratie met de backoffice, maar ook op het gebruik van workflowmanagement. Alle uitwisseling met uw medewerkers en managers loopt voortaan via workflows. De voortgang van iedere workflow is altijd voor alle partijen inzichtelijk en het resultaat wordt

AFAS InSite, altijd en overal beschikbaar.

6 AFAS HRM-SOFTWARE

Favoriete functionaliteit ‘Er zit heel veel in het systeem’, zegt Teamleider Backoffice Monica van den Ende. ‘Wij hebben het afgelopen jaar bijvoorbeeld ‘Cursusmanagement’ ingericht. Medewerkers schrijven zich via intranet rechtstreeks in voor cursussen. Met de cursusmodule krijgen medewerkers automatisch mailings en notificaties over hun opleiding. Dat werkt efficiënt en het levert een besparing op. ‘Ik heb alleen nog maar positieve klanken over de cursusmodule gehoord’, zegt Van den Ende. ‘Het is een verademing.’

‘We worden steeds digitaler’ De gemeente Almere werkt sinds januari 2010 met HRM/Payroll van AFAS. ‘We wilden efficiënter gaan werken, werkzaamheden in de lijn leggen en besparen automatisch vastgelegd in de backoffice. Zo maakt u medewerkers onderdeel van het interne proces en heeft u maar één communicatiekanaal nodig: AFAS InSite!

op mankracht’, zegt Teamleider Backoffice, Monica van den Ende. Digitaliseren past bij dit tijdperk van Het Nieuwe Werken. AFAS scoorde vooral op flexibiliteit, gebruiksgemak en de mogelijkheden van e-HRM, AFAS InSite. Met InSite komen er mogelijkheden die goed bij ons passen, zoals de workflows waarmee we beter

Modern werkgeverschap De medewerker kan AFAS InSite 24 uur per dag, 7 dagen per weken benaderen. Het maakt dus niet uit waar je bent; met een computer, smartphone of iPad en internettoegang kan je taken afhandelen en informatie bekijken. Zelf bouwen en onderhouden AFAS InSite is gebaseerd op een contentmanagementsysteem (CMS). Zonder technische kennis kunt u zelf teksten aanpassen, plaatjes toevoegen en de menustructuur aanpassen. Op deze manier presenteert u het intranet in uw eigen huisstijl en heeft u volledige vrijheid in de te kiezen menu-structuur. Cursusmanagement Via AFAS InSite kunnen medewerkers zich inschrijven voor cursussen en opleidingen die in de backoffice aangemaakt en onderhouden worden. Inschrijvingen worden direct verwerkt in de cursusadministratie. Uw medewerkers krijgen een bevestiging per e-mail toegestuurd en er verschijnt automatisch een afspraak in hun Outlook-agenda.

kunnen sturen. We worden dan digitaler en zaken worden nog inzichtelijker. Het enthousiasme voor InSite is groot bij ons.’ Advies Advies aan andere gemeenten die overwegen met AFAS te gaan werken heeft Van den Ende wel. ‘AFAS is een pakket met veel mogelijkheden. Denk daarom goed na over de processen die je wilt automatiseren en zorg voor deskundigheid’, zegt zij. ‘Wat ik in AFAS enorm waardeer is dat ze niet direct met de vinger naar de klant wijzen, maar dat ze proberen te helpen met oplossen. En heel belangrijk: ze beginnen niet meteen over geld. Het is geven en nemen, dat beseft AFAS goed. Ze timmeren hard aan de weg in overheidsland, wat mij betreft gaat dat zo door.

Almere is de jongste stad van Nederland. In 35 jaar tijd is Almere uitgegroeid tot een stad met bijna 190.000 inwoners. Daarmee is Almere hard op weg om de vijfde stad van Nederland te worden. Bij de gemeente Almere werken bijna 2.100 medewerkers. De personeels- en salarisadministratie bestaat uit 15 FTE.

AFAS HRM-SOFTWARE

7

3

Administratief werk verdampt

Zou het niet handig zijn als u alle administratieve processen kan borgen in één systeem en niet in allerlei losse Excel-lijstjes en hoofden van individuen? Dat zorgt namelijk voor efficiëntie, inzicht en structuur op uw afdeling. Met behulp van workflows (gedigitaliseerde processen voor informatie en taken) laat u overstromende e-mailboxen en rondzwervende takenlijstjes eenvoudig verdwijnen.

Weg met alle losse Excellijstjes!

Procesautomatisering met workflows Een workflow borgt alle processen op een standaardmanier binnen uw organisatie en zorgt voor inzicht en overzicht. Niet alleen voor u, maar voor de hele organisatie. Op elk willekeurig moment kunt u de status van het proces volgen, analyseren en rapporteren. Standaard levert AFAS 25 specifieke workflowmodellen mee. Uiteraard kunt u ook uw eigen workflows samenstellen en de door AFAS meegeleverde workflows

op maat maken. Het werken met workflows is van enorme toegevoegde waarde voor de ISO-certificering van uw organisatie. Signalen: uw digitale knoop in de zakdoek U wilt uw tijd goed besteden en geattendeerd worden op zaken die niet goed gaan. Met de signalen in HRM/ Payroll wordt u herinnerd aan belangrijke gebeurtenissen of acties die u niet moet vergeten. U kunt de voor u

Automatisch signaal: De gedigitaliseerde post-it

8 AFAS HRM-SOFTWARE

Favoriete functionaliteit ‘De grote verdienste van AFAS zijn de workflows. Zij dragen bij aan de totaalautomatisering van onze administratieve afdelingen. Wij doen alles met workflows, waaraan signalen gekoppeld zijn. Deze gedigitaliseerde taken zorgen voor efficiëntie. Ook kan ik zien wat de stand van zaken is van de workflows bij alle medewerkers. Zo krijg ik snel inzicht, kan ik direct zien of we moeten ingrijpen en ook kan ik opdrachtgevers vlot van informatie voorzien.’

belangrijke signalen activeren en op een door u gewenst tijdstip automatisch laten genereren. Zo kunt u bijvoorbeeld twee maanden voor het einde van een contract een melding op uw scherm krijgen. U kunt ook een signaal instellen dat u een maand na de contractbeëindiging vraagt of alle zaken goed zijn afgewerkt. Verjaardagen worden voortaan breed gevierd als iedereen hierover een signaal krijgt. Standaard wordt een uitgebreide set signalen meegeleverd: • Einde proeftijd of contract • Datum uit dienst • 65-jarige leeftijd • Jubilea • Verjaardagen • Bedrijfskeuring • Einde leasecontract • Einde cursus/opleiding • Ziek- en hersteldmeldingen • Beoordelingsgesprek • Wet Verbetering Poortwachter Signalen op het ontbreken van: • Sofi-nummer • Geboortedatum • Contract, Rooster & Salaris • Rekeningnummer(s) • Parttimepercentage en dienstverband • Controle op ziek en toch normale uren geboekt

‘Losse Excel-sheets hebben we niet meer nodig’ Het Werkgeversinstituut (WGI) werkt sinds 2008 met de complete software van AFAS, bestaande uit HRM/Payroll, CRM, Financieel, Logistiek en Projecten. ‘We zochten een compleet systeem omdat we voortdurend integratieproblemen hadden. We wilden bovendien een goedkoper, gebruiksvriendelijk systeem met meer mogelijkheden’, zegt directeur Paul de Werd. Kwaliteit ‘We kunnen ontzettend veel met het systeem. We hebben één programma en als je de structuur snapt kun je in alle modules werken zonder gezoek. Voorheen wist ik niet hoe het financiële systeem werkte want ik had er niets mee te maken. Nu kan ik gewoon zelfstandig zoeken naar wat ik nodig heb. Ik heb veel meer overzicht en alles gaat sneller. We hebben ook alles gedigitaliseerd met workflowmanagement, dat werkt veel efficiënter en met een hogere kwaliteit.’ Blije medewerkers Geweldig vindt De Werd dat er veel minder mensen nodig zijn op de administratie sinds het WGI met AFAS werkt. ‘Losse Excel-sheets hebben we niet meer nodig. We hebben echt geautomatiseerd en dat levert ook echt een besparing op. Voor medewerkers is het bovendien prettig te werken met een up-to-date systeem waarin steeds nieuwe dingen mogelijk zijn; werken met een verouderd systeem zorgt niet voor blije mensen.’

Het Werkgeversinstituut (WGI) is de grootste detacheringsorganisatie voor de nonprofit sector. Het WGI verzorgt het werkgeverschap voor ca. 1500 werknemers door het invullen van payrolling en HR-diensten. Bij het bureau, dat gevestigd is in Rotterdam, werken 18 mensen.

AFAS HRM-SOFTWARE 9

4

Payroll wordt slechts 1 druk op de knop

Salarisverwerking is in onze visie een logisch gevolg van de registratie van personeelsgegevens. Als de gegevens van medewerkers, looncomponenten en maandelijkse mutaties - zoals uren en overwerk - goed zijn vastgelegd, is verlonen niet meer dan één druk op de knop. Feitelijk vindt de salariscontrole plaats in het primaire proces: het vastleggen van personeelsgegevens. De output – de (digitale) loonstrook – is dan altijd juist! Tijdens het verlonen worden journaalposten, loonstroken, betaalbestanden, pensioenbestanden en de loonaangifte automatisch aangemaakt.

Hoeveel kostbare tijd bent u kwijt aan de salarisadministratie?

Digitale loonstrook Na de verwerking en accordering van de salarissen in AFAS Payroll worden de loonstroken digitaal verstuurd naar het e-mailadres van de medewerker. De loonstrook wordt ook automatisch in het dossier van de medewerker geplaatst zodat alle medewerkers via AFAS InSite hun loonstrook altijd kunnen bekijken. Voor u blijven in de salarisverwerkingscockpit alle loonberekeningen bewaard, waardoor inzicht en controle achteraf altijd mogelijk is.

HRM/Payroll: volledige integratie De onderdelen HRM en Payroll zijn volledig met elkaar geïntegreerd. Alle stamgegevens die u van een medewerker vastlegt in HRM, vormen de basis voor de verloning. De enige toevoeging die AFAS Payroll op dat niveau toevoegt zijn de cao’s, regelingen en (variabele) looncomponenten. Payroll is het secundaire proces geworden, het logische gevolg van de vastlegging van gegevens en gestandaardiseerde berekening.

De digitale loonstrook beschikbaar in AFAS InSite

10 AFAS HRM-SOFTWARE

Favoriete functionaliteit ‘Van de mogelijkheid om papierloos te kunnen werken, ben ik het meest gecharmeerd. Dat we een loonstrook per e-mail sturen, is een enorme verbetering. Vroeger verstuurde wij maandelijks vijfduizend loonstroken per koerier. Daar zijn we nu helemaal van af. We hebben medewerkers geen keuzemogelijkheid geboden. Alleen de mensen die geen pc hebben, krijgen een loonstrook per post. Dat is een uitstervende categorie.’

Loonaangifte: samenwerken met de belastingdienst Heeft u inzicht in uw loonaangifte? In AFAS Payroll kunt u doorzoomen tot op medewerkerniveau! Uniek is dat de retourberichten van de Belastingdienst meteen worden verwerkt in de getoonde status van de loonaangifte. Daarnaast worden terugwerkende kracht berekeningen (TWK’s) automatisch afgehandeld.

‘De OPB-visie van AFAS spreekt ons heel erg aan’ In 2011 ging supermarktketen Hoogvliet werken met HRM/Payroll van AFAS. Daarvoor had de keten een in-service contract bij een grote salarisverwerker, maar de prijs van de dienstverlening werd de keten te gortig. De keuze voor AFAS werd vooral gebaseerd op buikgevoel. ‘Wij hadden een klik met AFAS, het is een familiebedrijf net als wij’, zegt Eldert Zekveld, Manager van de Personeels- en Salarisadministratie. Er heerst een no nonsens cultuur, ze bouwen geen luchtkastelen. Ze leveren gewoon een standaardpakket, niks geen uitzonderingen. Ze zijn bezig met hoe je als bedrijf kunt verbeteren. Hun OPBvisie spreekt ons heel erg aan.’ Kosten en tijd besparen Hoogvliet bevindt zich in een vechtmarkt. ‘We vechten met elkaar om de klant en we zijn daarom alert op onze kostenstructuur. Dat we nu voor bijna de helft van de kosten klaar zijn met de salarisverwerking en ook nog besparen door efficiënter te werken, verraste me eerlijk gezegd wel.’ De tijd die overblijft gaan we anders invullen. We groeien elk jaar, maar doen de administratie met hetzelfde aantal mensen doordat we slimmer werken’, aldus de PSA Manager.

De supermarktketen Hoogvliet heeft meer dan 60 filialen in Zuid-Holland, Noord-Holland, Utrecht en Gelderland. De organisatie telt in totaal ca. 5.500 medewerkers. Op de afdeling PSA werken in totaal 4,5 FTE.

AFAS HRM-SOFTWARE 11

5

Altijd verzekerd van een goede loonstrook

De payroll-software leidt u stapsgewijs naar een juiste verloning. Het unieke salarisverwerkingsplan helpt u daarbij. Hierin legt u per werkgever, per jaar vast wanneer de periodieke verloningen moeten plaatsvinden. Daarnaast noteert u hier de geplande tijdstippen van betaling en journalisering. U heeft op ieder moment inzicht in de status van de salarisverwerking en u wordt tijdig herinnerd aan de verschillende acties met behulp van signalen.

Ligt u wakker van de salarisadministratie?

Cao-ondersteuning De onderdelen HRM en Payroll zijn volledig met elkaar geïntegreerd. In AFAS Payroll worden ruim 165 cao’s kant-en-klaar meegeleverd als AFAS Cao. In een AFAS Cao zijn alle wettelijke en cao voorgeschreven regelingen uit een bepaalde bedrijfstak in verschillende looncomponenten uitgewerkt. De cao’s worden door AFAS onderhouden en, wanneer nodig, aangepast. Wijzigingen krijgt u via een update uitgeleverd en zo werkt u altijd met de meest actuele versie, voorzien van de huidige wettelijke regelgeving.

Mutaties in de toekomst vastleggen Gegevens en acties kunnen voorzien worden van een ingangs- en einddatum. Zo kunt u Terugwerkende Kracht Mutaties (TWK’s) tijdsafhankelijk vastleggen, zodat u van te voren bepaalt in welke periode de wijzigingen verwerkt moeten worden. Bovendien kunt u mutaties in bijvoorbeeld het salaris of een bijtelling al voor de toekomst vastleggen.

Altijd een goede loonstrook door tussentijdse controle

12 AFAS HRM-SOFTWARE

Favoriete functionaliteit AFAS ondersteunt 165 cao’s, die kant en klaar in het pakket zitten. Wijzigingen in wetten en cao’s houdt AFAS voor de klant bij, die heeft daar geen omkijken naar. En daarover is Matijs Dekker erg tevreden. ‘Voor ons was die cao-functionaliteit bij de pakketselectie echt een must’, zegt hij. ‘Cao’s en wetgeving wijzigen frequent, maar daar maken wij ons niet druk om, dat doet AFAS voor ons.’

‘AFAS overtreft onze verwachtingen!’ Kosten- en journaalpostanalyse Met deze functies krijgt u nauwkeurig in één oogopslag inzicht in de loonkosten. Fouten kunt u zo snel traceren. Journaalposten naar diverse financiële systemen worden standaard meegeleverd. Standenregister Hiermee vergelijkt u heel eenvoudig de waarde van de loonberekeningen van verschillende periodes. Uit dit overzicht haalt u de verschillen in waarde tussen bijvoorbeeld de huidige en voorafgaande periode of dezelfde periode in het voorafgaande jaar.

Het Albert Schweitzer ziekenhuis in Dordrecht werkt sinds januari 2012 met de module HRM/Payroll van AFAS. Inmiddels is het ziekenhuis, na een soepel verlopen implementatietraject, enthousiast gebruiker. ‘De implementatie was ontzettend hard werken, maar uiteindelijk zijn we zonder veel problemen live gegaan’, zegt Dekker. En meteen met resultaat. ‘Ik ben erg gecharmeerd geraakt van AFAS. Het HRM/Payroll-proces loopt nu veel soepeler’, zegt hij. ‘De processen zijn efficiënter. We kunnen nu bijna alle processen in één systeem automatiseren. Dit levert veel tijdwinst op en een verhoging van de kwaliteit. Daarnaast vind ik het een groot voordeel dat we straks, naast het roostersysteem, geen andere applicaties meer nodig hebben. Als alles goed ingericht is verwacht ik dat we echt op fte’s kunnen besparen. Enthousiaste medewerkers Dekkers medewerkers zijn vooral erg enthousiast over de functionaliteit Kosten- en journaalposten, die in één oogopslag inzicht geven in de loonkosten. ‘Medewerkers van bijvoorbeeld de Financiële – of Salarisadministratie komen wel eens getallen tegen die niet meteen te plaatsen zijn. Met deze analyse in AFAS kunnen zij binnen een paar seconden zien uit welke samengestelde bedragen dit ene bedrag bestaat. Vroeger kostte het opsporen van zoiets weleens een dag, nu hoeven ze alleen maar even door te klikken en weten ze hoe het zit. Dat bespaart echt tijd. Dit is een groot winstpunt en geeft medewerkers veel vertrouwen in de cijfers.’

Het Albert Schweitzer ziekenhuis (ASz) in Dordrecht is met vier locaties en twee buitenpoli’s de zorgpartner van inwoners van de regio Zuid-Holland-Zuid. Het verzorgingsgebied van het ASz bestaat uit ca. 600.000 personen. Het ASz verloont ca. 4000 medewerkers. Op PSA werkt ongeveer 34 FTE.

AFAS HRM-SOFTWARE 13

6

Altijd actuele managementinformatie

Weet u precies hoe uw organisatie ervoor staat? Heeft u in één oogopslag inzicht in de voor ú belangrijke managementinformatie? U wilt dagelijks real-time inzicht hebben in belangrijke ken- en stuurgetallen, zodat u op tijd kunt bijsturen. AFAS maakt deze gegevens op een eenvoudige manier inzichtelijk met cockpits die u ieder moment van de dag de actuele stand van zaken tonen. Zo bent u niet alleen trendsetter, maar kunt u ook anticiperen en informeren!

Hoe wordt u sparringpartner van het MT?

Altijd inzicht met rapporten en analyses De basis voor het maken van gedegen beleid is een continu inzicht in de processen. Met de HRM/Payroll software van AFAS beschikt u over 15 standaard analyses, zoals de verzuimanalyses en het bezettingsoverzicht . Daarnaast bevat de software meer dan 160 rapportages zoals een verlofkaart met jaarkalender, een medewerkersstamkaart, een werkgeversverklaring en jaaropgave. Aanvullend kunt u zelf rapportages en analyses naar wens samenstellen.

AFAS verzuimcockpit: Verzuimbeleid op basis van real-time gegevens

14 AFAS HRM-SOFTWARE

Favoriete functionaliteit Neckermann.com maakt gebruik van verschillende HR-cockpits, zoals bijvoorbeeld de verzuimcockpit. Het maken van deze analyses gebeurt iedere nacht automatisch, dus heeft de organisatie daar geen omkijken naar. Elke leidinggevende treft ’s ochtends bij het opstarten de actuele gegevens van zijn afdeling aan. Hij of zij weet dus precies hoe het ervoor staat en waar er ingegrepen moet worden. ‘De analyses geven afdelingen inzicht en overzicht’, aldus Ko Koster.

‘Kan niet’ bestaat niet meer’ Verzuimbeleid: vinger aan de pols Met de HRM/Payroll software van AFAS betekenen verzuimmeldingen geen administratieve rompslomp. Managers kunnen geautoriseerd toegang krijgen tot deze functionaliteit, zodat gegevens bij de bron worden vastgelegd. Het verloop van het verzuim en de uitgevoerde acties, zoals telefoongesprekken, worden automatisch bijgehouden in het digitale dossier van de medewerker. Aan de hand van deze gegevens genereert u vanuit meerdere invalshoeken diverse statistische en historische overzichten op organisatie- en medewerkersniveau. Flexibele verlofregistratie Er zijn talloze wettelijke regelingen en uitzonderingen van toepassing op de verschillende soorten verlof. Naast de algemeen geldende regels, zijn er ook veel bedrijven en organisaties die hele specifieke regelingen voor hun medewerkers hebben. De flexibiliteit van de HRM/Payroll software van AFAS maakt het mogelijk ook deze regelingen in verlof in te passen.

Neckermann.com verkoopt via internet kleding, elektro, huishoudelijke apparatuur en verzekeringen. Om de opbrengt te verhogen en de kosten te drukken wilde het bedrijf efficiënter gaan werken. Daarom schafte neckermann. com de pakketten HRM/Payroll en CRM van AFAS aan. Ko Koster, Hoofd Administratie en Personeelsontwikkeling somt de voordelen op: ‘Een efficiënt en overzichtelijk systeem. Transparant en inzichtelijk, duidelijk opgebouwd, geen wazig geheel. En prijstechnisch is het een aantrekkelijke oplossing. Daarnaast gingen we voor gebruiksgemak.’ Gecharmeerd Koster is gecharmeerd van AFAS. ‘En vooral van de analyses’, zegt hij. ‘Die zijn enorm krachtig en je kunt de organisatie er snel mee van informatie voorzien. Vroeger wilden mensen ook graag inzicht, maar kon dat niet. ‘Kan niet’ bestaat nu niet meer, alles kan met AFAS.’ Daarnaast zijn de interne processen efficiënter geworden, wat leidt tot kostenreductie; de afdeling kan met minder mensen toe. ‘Daarmee besparen we ongeveer e70.000,- op jaarbasis. Bovendien hebben we de dienstverlening naar een hoger peil kunnen brengen.’

Neckermann.com is één van de grootste e-commercebedrijven in Europa. Neckermann.com is al meer dan veertig jaar actief in Nederland. Iedere maand vinden 1,9 miljoen Nederlanders hun weg naar de website. Er werken in totaal rond de 550 medewerkers.

AFAS HRM-SOFTWARE 15

7

Uw organisatie draagt bij aan een groene planeet

Een van de clichébeelden over de P&O-afdeling is dat iedereen zich dagelijks door grote hoeveelheden papier worstelt, een overvol bureau heeft en uitpuilende archiefkasten bewaakt. Wat als dit beeld niet langer voor u opgaat, omdat u werkt in een papierloze omgeving? Door uw afdeling te automatiseren met de software van AFAS heeft u helemaal geen papier meer nodig. Alle informatie die u nodig heeft is verzameld in één softwarepakket en deze digitale data is voor iedereen beschikbaar.

Hoeveel vierkante meter van uw afdeling is bezet met archiefkasten?

Digitaal dossier Alle gegevens van uw medewerkers en correspondentie met, slaat u eenvoudig op in het digitale dossier. Brieven in Word, verstuurde e-mails, arbeidscontracten, notities

en ingescande documenten, zoals een identiteitsbewijs of diploma, slaat u met een simpele handeling in het dossier op.

Altijd een compleet digitaal dossier

16 AFAS HRM-SOFTWARE

Favoriete functionaliteit Het onderdeel van HRM/Payroll dat veruit favoriet is bij Janine Naaktgeboren, is HR-management. Daarmee valt snel informatie te genereren. ‘Ik kan in korte tijd de benodigde data uit het systeem halen wanneer managers op zoek zijn naar bepaalde informatie. Bijvoorbeeld om een presentatie van te maken met tabellen en grafieken. Of om als bestand te uploaden in de internetapplicatie van derden. Wanneer verzekeraars loonopgaven nodig hebben, werkt dat bijvoorbeeld uitstekend.’

‘Alles is hier geborgd in AFAS en niet in hoofden van individuen’ De HRM/Payroll-applicatie van AFAS is bij Ahoy tot volle tevredenheid in gebruik. Het systeem zorgt voor ruimte in het werk én voor ruimte op kantoor; exit archiefkasten. ‘We bewaren één doosje papier per jaar.’

De voordelen van digitaliseren • Verbetering van betrouwbaarheid gegevens door eenmalige invoering • Privacy van gegevens beter gewaarborgd met behulp van autorisatie • Gele briefjescultuur verleden tijd • Weg met de archiefkasten, ruimte op kantoor • Informatie is altijd en overal beschikbaar • Het verhoogt de effectiviteit en efficiency van de administratie Hoe MVO is uw organisatie? Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is een onderwerp dat bij veel bedrijven op de agenda staat. Maar hoe kan uw organisatie een bijdrage leveren aan de maatschappij waarin wij allen samenleven en werken? Met de software van AFAS zet u een grote stap in de goede richting! Papierloos werken is namelijk niet alleen voor u prettig, maar ook voor het milieu en het behoud van groen op onze planeet.

Fan van AFAS Janine Naaktgeboren, HR-manager: ‘HRM/Payroll vind ik een gebruiksvriendelijk pakket met een goede prijs-kwaliteitverhouding dat de efficiency bevordert en waarmee ik HR-processen kan borgen’, stelt zij. ‘Ik ben fan van het systeem en ook van het bedrijf. Bij automatiseerders denk je toch niet snel aan een fris, modern bedrijf met inspirerende ideeën. ‘AFAS geeft ons letterlijk ruimte’ ‘Met de komst van AFAS hebben we zelf de regie terug over het salarisverwerkingsproces. We hebben minder lijstjes, minder papier en twee grote kluiskasten minder. AFAS geeft ons letterlijk ruimte. Het verschil met de oude en de nieuwe werkwijze bij Ahoy is dat alles strak geregeld is, zegt Janine Naaktgeboren. ‘Alles is hier geborgd in het systeem en niet in hoofden van individuen die zelfgemaakte Excellijstjes bijhouden. Vroeger moesten we op vijf plaatsen naw-gegevens vastleggen, dat gebeurt nu rechtstreeks vanuit het HRsysteem. Dat zorgt voor veel gebruiksgemak en ruimte in de werkzaamheden.’

Ahoy, eigendom van de gemeente Rotterdam, organiseert per jaar circa 120 evenementen en beurzen. Ahoy telt op jaarbasis 1,7 miljoen bezoekers die gezamenlijk zorgen voor een economische spin-off voor de stad Rotterdam van 400 miljoen euro. Bij Ahoy werken bijna driehonderd medewerkers. Op PSA werkt ongeveer 4,5 FTE.

AFAS HRM-SOFTWARE 17

BONUS

Haalt u uit uw medewerkers wat erin zit?

Eenvoudig medewerkers werven, selecteren, binden en boeien Competentiemanagement Competentiemanagement staat hoog op de agenda van HR-professionals, blijkt uit menig onderzoek. Het gaat daarbij niet alleen om kennis en vaardigheden, maar ook om het gedrag van de medewerkers. Competentiemanagement van AFAS maakt dit gedrag inzichtelijk en ondersteunt u bij de ontwikkeling van uw belangrijkste resource: uw medewerkers! De Dikke “Competentie” van Dale Uit de bijna 150 meegeleverde competenties kunt u als P&O-manager voor uw eigen organisatie een competentiewoordenboek samenstellen. De competenties zijn op 4 niveaus ingedeeld en voorzien van gedragsindicatoren, coachingsactiviteiten en ontwikkeltips. Ze zijn bovendien geclusterd en kunnen voor bepaalde branches in zogenaamde sets aangeboden worden. Uit al deze informatie kunt u de juiste competenties selecteren die bij uw organisatie

passen. Hierdoor kunt u snel aan de slag! Met behulp van de enquêtegenerator kunt u een digitale enquête uitzetten voor de evaluatie en beoordeling van medewerkers en managers. Werving & Selectie Met Competentiemanagement kunt u medewerkers ‘binden en boeien’. Echter, van tijd tot tijd moet ook nieuw personeel geworven worden. Daarvoor heeft AFAS Werving & Selectie ontwikkeld. In het werven en selecteren van nieuwe, goede medewerkers kan veel tijd gaan zitten, onder meer in de administratieve ondersteuning van het sollicitatieproces. Ook wilt u kandidaatgegevens niet alleen goed kunnen registreren, maar ze later ook weer terug kunnen vinden om ze te kunnen matchen met een nieuwe vacature. Met Werving & Selectie kunt u veel tijd besparen door een efficiënt beheer van de vele benodigde gegevens.

Managen van de benodigde competenties

18 AFAS HRM-SOFTWARE

AFAS HRM/Payroll-software: Wat zijn de voordelen voor u? Eén geïntegreerd softwarepakket voor uw hele personeels- en salarisadministratie • Inzicht, overzicht en grip op al uw HR-processen • Eenmalige vastlegging: geen losse systemen meer • Professionalisering van uw HR-afdeling • Een aanzienlijke besparing van geld, tijd en papier Meer tijd voor advies, beleid en de menselijke factor • De werkzaamheden veranderen van administreren in controleren • E-HRM betrekt medewerkers in het administratief proces en maakt de werkplek flexibel • Modern werkgeverschap en transparantie met AFAS InSite • U wordt P&O by walking around

AFAS Software biedt u gemak, controle en rust!

Inzicht, overzicht en grip op al uw payroll-processen • Het verloningsproces wordt slechts 1 druk op de knop • Cao’s worden door AFAS voor u onderhouden • Alle losse Excel-lijstjes kunnen de deur uit • U bent altijd verzekerd van een correcte verloning Altijd real-time inzicht in managementinformatie • Sturen en beleid maken op basis van de juiste informatie • Cockpits en dashboards op afdelingsniveau beschikbaar • U kunt actief aan de slag met verzuimmanagement • Meer dan 175 rapporten en analyses standaard beschikbaar De meest complete pakket tegen een betaalbare prijs • Goede prijs-kwaliteitverhouding: veel voor weinig • De beste standaardsoftware, maar toch met veel flexibiliteit • Een gebruiksvriendelijk en zelf te onderhouden softwarepakket • Zorgeloos in de cloud werken met AFAS Online AFAS biedt u betrouwbaar en degelijk partnerschap • Goede ondersteuning vanuit ons Support Center • Gecertificeerde koppelingen met andere gecertificeerde softwareleveranciers • Een uitgebreide database aan gecertificeerde partners en experts • Volledige integratie met overige softwareproducten van AFAS zoals Financieel, CRM, Projecten- en Uren/declaraties, Logistiek en Fiscaal

AFAS HRM-SOFTWARE 19

HRM-software van AFAS:

Alle functionaliteiten op een rij

HRM: • Week- en werkroosters • Bezettingsoverzicht • Uitgebreide verzuim- en verlofregistratie • In en uit dienst wizard • Signalen genereren (o.a. Poortwachter) • Wagenparkbeheer gekoppeld aan Payroll • Organigram • Vacaturebank • Digitaal personeelsdossier • Uitgebreide standaard management- overzichten • Budgetteringen • Registratie personeelsleningen • Opleidings- en cursusbeheer InSite (e-HRM): • Employee & Manager Self Service (ESS/MSS) • Digitaal personeelsdossier • Workflows en signalen • In en uit dienst melden m.b.v. invoersjablonen • Verlofaanvraag en verzuimmelding • Personeelsgegevens muteren • Smoelenboek (Wie is wie) • Wie is wie memoryspel • Cursusinschrijving Payroll: • Meer dan 165 standaard meegeleverde cao’s • Mailen en in dossier opslaan van loonstroken en jaaropgaven • Loonschalen • Automatische periodieke schaalverhogingen • Boeken loonmutaties

• Kosten- en journaalpostanalyse • Standenregister • Loonmutatieoverzicht per periode • Terugwerkende kracht berekening (TWK) • Vrij inrichtbare lay-out van de loonstrook • Aanmaken betaalbestand • Loonaangifte en journaliseren • Onbeperkt proefberekeningen maken • Digitale Arbo-melding • Digitale bestanden verschillende pensioenfondsen • Standaard koppelingen voor data- uitwisseling met externe instanties Competentiemanagement: • Content bij 150 gedragscompetenties op 4 niveaus • Gedragsindicatoren per niveau • Koppelen van competenties aan medewerker, functie, rol, werksoort en cursussoort. • Snel genereren van competentie/ functieprofielen • Analyseren evaluaties • Matching • Sterkte- en zwakteanalyse • Ontwikkelcockpit per medewerker (POP) • Enquêtegenerator Werving en Selectie: • Koppelen vacature aan sollicitant en vice versa • Medewerker gebaseerd op sollicitant • Dossiervorming • Acties op sollicitant

Algemeen: • Rapport- en analysegenerator • Meer dan 50 standaard signaleringen • Krachtige importfunctionaliteit • Vrije inrichting op ieder niveau, veld en tabblad • Profit Office Connector (koppeling met Microsoft Office) • Get en Update Connector (koppeling met andere softwarepaketten) Gebruiksgemak: • Eigen boekingslay-outs • Snelle invoer van gegevens • Volledig met toetsenbord werken • Eenduidige schermopbouw • Integratie met Word en Excel • Browseronafhankelijk AFAS Pocket App • Automatische urenregistratie • Onkostendeclaratie op locatie • Berekening kilometers door middel van GPS • Verlofaanvragen insturen • Ziekmelden • Loonstrook raadplegen • Digitale handtekening registratie • Altijd en overal toegang tot de CRM-database Talen: • Nederlands • Engels • Vlaams • Frans

AFAS Software BV Philipsstraat 9 Postbus 310 3830 AJ Leusden Tel: 033 - 43 43 883 [email protected]