Tartalomjegyzék TARTALOMJEGYZÉK ........................................................................................................1 1. BEVEZETÉS......................................................................................................................3 2. MÓDSZERTAN ÉS ESZKÖZRENDSZER ......................................................................5 3. ALAPFOGALMAK ...........................................................................................................6 3.1. AZ ADATTÓL AZ INFORMÁCIÓS RENDSZERIG ............................................................6 3.2. SZÁMVITELI INFORMÁCIÓS RENDSZER ...................................................................11 3.2.1. Pénzügyi számvitel ......................................................................................12 3.2.2. Vezetıi számvitel ........................................................................................13 3.2.3. A pénzügyi és a vezetıi számvitel összevetése ...........................................15 4. VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI RENDSZEREK ...................................................................17 4.1. AZ ERP RENDSZEREK JELLEMZİI ..........................................................................18 4.2. AZ INTEGRÁLT VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI RENDSZER KIALAKULÁSA...........................21 4.3. A VÁLLALATI TELJESÍTMÉNY NÖVELÉSE AZ ERP-VEL ...........................................23 4.3.1. Érvek az ERP bevezetése mellett ................................................................24 4.3.2. A rendszer illeszkedése a vállalati folyamatokba........................................26 4.3.3. Rejtett költségek ..........................................................................................27 4.4. ERP RENDSZEREK HAZAI PIACA .............................................................................29 4.4.1. InfoSys.........................................................................................................31 4.4.2. Abas Business Software ..............................................................................31 4.4.3. Infor: COM ..................................................................................................32 4.4.4. Navision Standard .......................................................................................34 4.4.5. Axapta..........................................................................................................35 4.4.6. PénzÜgyes ...................................................................................................35 4.4.7. IScala ...........................................................................................................36 4.4.8. SAP Business One és mySAP All – in – One .............................................37 4.4.9. Speciális alkalmazások ................................................................................38 5. A VENTIFILT ZRT. ÉS SZÁMÍTÓGÉPES RENDSZERE ...........................................39 5.1. A VÁLLALAT TEVÉKENYSÉGE, TERMÉKEI ..............................................................40 5.2. AZ INTEGRÁLT SZÁMÍTÓGÉPES RENDSZER BEVEZETÉSÉNEK ELİZMÉNYEI .............41
1
5.3. AZ ABAS BUSINESS SOFTWARE ÉS A VENTIFILT ZRT. ............................................44 5.3.1. Az abas Business Software..........................................................................44 5.3.2. A szoftver bevezetése: a TEAM .................................................................47 5.3.3. Képzés és éles alkalmazás ...........................................................................51 5.3.4. Jelentések, kimutatások ...............................................................................53 5.4. KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK A RENDSZER TOVÁBBFEJLESZTÉSÉRE ..............60 5.4.1. Bevezetési költségek és megtérülés.............................................................61 5.4.2. Értékelés ......................................................................................................62 5.4.3. Továbbfejlesztési lehetıségek .....................................................................63 6. ÖSSZEGZÉS ....................................................................................................................67 IRODALOMJEGYZÉK .......................................................................................................68 EGYÉB FORRÁS ................................................................................................................71 MELLÉKLETEK .................................................................................................................72 1. számú melléklet .....................................................................................................73 2. számú melléklet .....................................................................................................74 3. számú melléklet .....................................................................................................75 4. számú melléklet .....................................................................................................76 5. számú melléklet .....................................................................................................79 6. számú melléklet .....................................................................................................80 7. számú melléklet .....................................................................................................85 8. számú melléklet .....................................................................................................86 9. számú melléklet .....................................................................................................87 10. számú melléklet .....................................................................................................89 11. számú melléklet .....................................................................................................90 12. számú melléklet .....................................................................................................97
2
1. Bevezetés Napjainkban a vezetés, az irányítás minden szintje információt igényel. Talán már kicsit közhellyé vált a kifejezés, hogy információs forradalmat élünk, de ez az 1990-es évek hatalmas fejlıdése után még ma is helytálló. Olyan mérető fejlesztések történnek, hogy nem is sejthetı, hol a határ. Lord Raleigh szavaival élve: „Az információ drága: csak a hiánya kerül többe.” Mára az információnak nagyobb lett az értéke, mint valaha. Adatok szükségesek a tevékenység megszervezéséhez, kialakításához, koordinálásához, ellenırzéséhez, továbbá az eredmények számbavételéhez és a döntések meghozatalához is. Dobay Péter [1997] szerint az információ hatékony kezelése ma hatalmat ad. Hatalmat jelent az adatok megszerzése, hatalom az információk megfelelı helyre történı eljuttatása, hatalom a szükséges tudással rendelkezı emberek alkalmazása – egyaránt igaz ez a modern politikai életben, a hadviselésben, az ipari fejlesztésben, az egyéni életben, az üzlet miért lenne kivétel? Az emberiség felhalmozott információs kincseit nem ok nélkül győjtötték térképeken, tárgyakon, könyvekben uralkodók, egyházak, hadvezérek, majd késıbb üzletemberek. Ma se szeri, se száma a könyveknek folyóiratoknak, rádióállomásoknak, s az Interneten is számos adatbázist kínálnak. A 2000-es év egyik legnagyobb sikere a Mátrix volt. Ez a film jóval többet jelent egy sci-fi-nél: egy olyan világot mutat be, amely az utolsó két évtizedben elkezdıdött és még korántsem befejezıdött technikai, kulturális, gazdasági és társadalmi forradalom terméke. „Egy olyan világot, melyet az információ végeláthatatlan hömpölygése jellemez; egy olyan világot, ahol az ember már nem képes egyedül még átlátni sem a rázúduló ismeretek tömegét, nemhogy megérteni, befogadni, felhasználni azokat, s ezért aztán az információkat számára kezelı, feldolgozó, értelmezı szervezeteket hoz létre, melyekben aztán maga is csak egy csavarrá, alkatrésszé válik.” [Szervezési és vezetési ismeretek, 2002, 82. o.] Amilyen fontossá vált az információ, sajnos hirtelen olyan sok is lett belıle. Így aki nem rendelkezik a megfelelı idıben a megfelelı hírjelleggel bíró adattal, az egy-egy rossz döntés következtében könnyen tönkre mehet. Az ügyfelekkel szembeni maximális flexibilitást is csak naprakész információk birtokában, azonnali reagálási képességgel tudjuk elérni. Csak így tudunk lépést tartani a versenytársainkkal, illetve megelızni ıket. A probléma jelentıségét az is mutatja, hogy kisebb-nagyobb információs rendszerek hibás, nem hatékony mőködése produkálhat rossz eredményeket vállalatoknál, államigazgatásban: Csernobil tragédiája is információmenedzselési problémaként alakult ki.
3
A vállalatoknak tehát olyan rendszereket kellett és kell kiépíteniük, melyekkel ezen követelményeknek eleget tudnak tenni. Olyan rendszereket, melyek segítségével könnyen szelektálhatnak a rájuk zúduló információtömeg közül. Ezeket az információkat elsısorban a számvitel nyújtja. A külsı és a belsı felhasználók más-más típusú döntéseket hoznak, ami tovább növeli a komplexitást és a bonyolultságot. Releváns mennyiségő és minıségő információ megfelelı helyre történı eljuttatása, tekintetbe véve a feldolgozandó adatmennyiséget és a technika adott színvonalát, csakis számítógépes támogatással képzelhetı el. Ezáltal nemcsak felgyorsul, hanem le is egyszerősödik az információk feldolgozása. A fentieken kívül diplomamunkám tárgyát szakirányom határozta meg. Ennek tanulmányozása segíti a gyakorlati ismeretek szerzését, amelyek az egyetem öt éve alatt elsajátított elméleti tudás alkalmazásához a késıbbiekben elengedhetetlenül szükségesek és fontosak lesznek. Számvitel-pénzügy szakirányosként a hajdúnánási Ventifilt Zártkörően Mőködı
Részvénytársaság
integrált
vállalatirányítási
rendszerének
vizsgálatára,
bemutatására, továbbfejlesztési javaslatok megfogalmazására vállalkozom. Ezáltal nemcsak az adott szervezet könyvelési gyakorlatát ismerem meg, hanem a tanulmányaim során megismert, korszerő módszerek gyakorlatban való alkalmazására is lehetıségem nyílik. Ez a jövı szakmai kihívásainak egyike.
4
2. Módszertan és eszközrendszer Munkám elsı lépéseként megismerkedtem a témához kapcsolódó szakirodalommal, a pénzügyi és vezetıi számvitel szakértıinek véleményével, tapasztalataival. Az információs és vállalatirányítási
rendszerekkel
szemben
felmerülı
elvárásokat,
az
integrált
vállalatirányítással kapcsolatos részletesebb ismeretek egyedi feldolgozását teszem meg. Dolgozatom elméleti megalapozását követıen a Ventifilt Részvénytársaság általános tulajdonságait mutatom be. Ezen belül külön hangsúlyt fektetek a szervezet kialakulására, fejlıdésére, tevékenységi körére, nemzetközi kapcsolataira, valamint a cég által elıállított termékek és az általa igénybevett szolgáltatások sajátosságaira. Ezek a jellemzık ugyanis azok az alapvetı tényezık, amelyek meghatározták, illetve mindmáig befolyásolják a cég információs igényét és a rendszer kialakításához és továbbfejlesztéséhez vezetı utat. A vállalat általános bemutatása után, a szervezet információs és vállalatirányítási rendszerének tanulmányozásával folytatom dolgozatom. Külsı konzulensem – a cég vezérigazgatója – sok segítséggel, hasznos ötlettel, tapasztalattal szolgált. İ vezette be és ma is fejleszti az általa irányított cég integrált számítógépes rendszerét. Az informatikai modullal nem most találkoztam elıször; rendelkeztem már ismeretekkel, hiszen korábbi számviteli témájú dolgozataim során is ezeket a témákat dolgoztam fel. A rendszer azóta sokat változott. A fejlesztés érdekében, a fokozódó verseny körülményei között az információk gyors, idıbeni rendelkezésre állása alapkövetelmény. A cél pedig az adatok, információk egyszerő feldolgozása. Célkitőzésem annak vizsgálata, hogy mennyire elégíti ki a vállalat irányítási rendszere a vezetık igényeit, és a vele szemben támasztott követelményeknek eleget tesz-e. Amennyiben arra a következtetésre jutok, hogy a rendszer még mindig hiányosságokkal rendelkezik, azaz további fejlesztésekre szorul, az általam talált gyenge pontok megerısítésére javaslatot teszek. Lényeges, hogy a gyakorlatba átültethetı megoldásokkal segítsem a vállalat vezetését.
5
3. Alapfogalmak
Témaválasztásom
problémaköre
igen
összetett,
és
megértése
széleskörő
tájékozottságot igényel a számvitel, pénzügyek, menedzsment, vállalat-gazdaságtan és az informatika területén. Ezért elengedhetetlennek tartom bizonyos alapfogalmak definiálását.
3.1. Az adattól az információs rendszerig Elsı lépésként az adat és az információ közötti különbség rávilágítására vállalkozom, melyet az általam megismert és feldolgozott szakirodalom alapján teszek. Több szerzı szerint az adatok véletlenszerő tények, melyek az információrendszer inputjait képezik, rögzítést és feldolgozást igényelnek. „Az adat értelmezhetı, de nem értelmezett ismeret.” [Halassy, 1996, 46. o.] Információvá rendszerezés és elemzés eredményeképp
válnak.
Ezt
a
folyamatot
adatfeldolgozásnak
vagy
információfeldolgozásnak nevezik. Ennek során lesz a fogadó számára hasznosíthatóan átalakított, feldolgozott adat rendszerezett, tartalommal rendelkezı információ. Tehát az információ értelmezett adat. [Halassy, 1996] Katonáné [1997] után megjegyzendı, hogy az információ általában adat formájában jelenik meg, de csak akkor kezelhetı valóban információként, ha annak értéke is van. „Mi az, amit az információ mint közgazdasági értéket adhat a vállalatvezetı kezébe?” [Dobay Péter, 1997, 130. o.] •
nagyobb hatékonyság (gyorsabb munkavégzés révén),
•
nagyobb hatásosság (olyan dolgok megoldása, amit eddig nem vártak tılünk),
•
megfelelıség magasabb szintje (gyorsabb válaszidı).
6
Az információnak több követelménynek kell megfelelnie, hogy hasznosnak nevezhessük. Ezek Dobay Péter [1997] nyomán a következık:
o Az információ minıségi követelményei:
pontosság – azt az azonosítót kapjuk, amit válaszként kapnunk kell;
precizitás – a kapott információ kellı mértékő részletezettsége;
relevancia – a feltett kérdésre válaszoltunk;
teljesség – mennyire fedi le a válasz a feltett kérdést;
kor – az adat keletkezésétıl az átadásig eltelt idı;
idıtőrés – az az idıhatár, amíg az információ az adott célra biztonsággal felhasználható;
forrás – személy, szervezet, akitıl az információ származik. Az információrendszerek többsége belsı adatforrásokkal dolgozik, s kis figyelmet fordít arra, hogy honnan szerzi és mennyiért a külsıket. A külsıket és a belsıket is ugyanúgy alá kell vetni minıségi vizsgálatnak, hogy tudjuk, mire adjuk ki a pénzünket.
o Az információ elérhetıségi követelményei: hozzáférhetıség – az a mérték, amivel jellemezhetı az információ megléte s a kérdezı számára történı elérhetısége; hozzáférhetıségi korlátozások – feltételek, amelyek az információ egyes részleteinek hozzáférhetıségét korlátozzák. o Az információ bemutatási követelményei: tömörítés, összegzettség - tömörítés foka: a bemenı és átadott adatmennyiség hányadosa; kiviteli formátum –az információ elrendezése, megjelenítése a felhasználói felületen.
Az információk jelentik az információs rendszer alapkövét, mely fogalom tisztázása elıtt meg kell ismerkednünk magával a rendszer definíciójával. Tehát a rendszer valamilyen szempontból összetartozó, egymással kölcsönhatásban álló elemek összefüggı együttese, amelyek együttmőködnek egy adott cél elérése érdekében, és a környezet számára egységes egészként jelennek meg. Rendszerek az élı szervezetek, a város tömegközlekedése, távközlése. A rendszer elemei lehetnek élı szervezetek, emberek, gépek, szoftver, s persze más rendszerek. Ez utóbbi esetben alrendszerrıl beszélünk. [Dobay, 1997; Irányítás és informatika, 2000] 7
Tovább szőkítvén a fogalmat beszélnünk kell a gazdasági rendszerrıl is, amely valamilyen gazdasági cél elérése érdekében létrehozott és mőködtetett rendszer. Személyek és technikai eszközök szervezett csoportja. Képes célok kitőzésére, és a célkitőzésben meghatározott feladatok végrehajtására. [Irányítás és informatika, 2000; Bács, 2004] Az információs rendszer feladata, hogy a vezetıi munka különbözı szintjeit összekössék, lehetıvé tegyék a kommunikációt a menedzsment különbözı szintjei között. Lucey [1989]1 szerint: „… egy olyan rendszerrıl van szó, amely külsı és belsı forrásokból képes adatokat konvertálni információkká; képes kommunikálni, azaz: közvetíteni ezeket az információkat a különbözı szintő menedzserekhez és minden olyan funkcionális döntési ponthoz, ahol idıhöz kötött, hatásos, felelıs döntéseket kell hozniuk – tervezési, irányítási és ellenırzési célra. ” Tehát az információs rendszer fı feladatai az információ győjtése, tárolása, csoportosítása, közlése. Az információs rendszer nem azonos a számítógépes adatfeldolgozással. Olyan emberekbıl, dokumentumokból, gépekbıl álló egységet jelent, melynek minden eleme egyformán fontos és egyaránt hatással van a többi elem mőködésére. [Szervezési és vezetési ismeretek, 2002] Egy általánosabb és elterjedtebb megfogalmazás szerint az információs rendszer lehetıséget nyújt adatok győjtésére, tárolására, visszakeresésére, strukturálására, szőrésére, összefoglalására és kommunikációra az adatokkal. Ezt az 1. ábra szemlélteti.
1
Lucey, T.: Management Information System. DP Publications Ltd., London, 1989. Idézi: Dobay [1997, 32. o.]
8
1. ábra: A gazdasági szervezetek információs rendszere Forrás: Dr. Sediviné, 2001, 86. o.
A gazdasági2 információs rendszer az alábbi tényezıkre bontható: [Irányítás és informatika, 2000] o A gazdálkodó szervezet gazdasági tevékenységeit, tranzakcióit leíró adatok összegyőjtése, rögzítése, ellenırzése, számítógépes feldolgozásra alkalmassá tétele, továbbítása. o Az adatoknak az informatikai szempontok szerint optimalizált, biztonságos, hatékonyan és gyorsan elérhetı módon történı tárolása. o Az adatoknak céltudatos, meghatározott algoritmusok szerinti feldolgozása. o Elıre definiált, illetve ad hoc igényeknek megfelelı kimenı információk elıállítás célszerő formában. o Az információk továbbítása, a felhasználókhoz történı eljuttatása.
2
E megkülönböztetés a gazdasági életben mőködı információs rendszerre utal.
9
Az információs rendszer több mint adatfeldolgozó rendszer. Az információs rendszer segítségével nagyobb hatékonysággal végezzük el azokat a feladatokat, amiket eddig vagy drágábban, lassabban csináltunk, vagy egyáltalán nem tudtuk végrehajtani. Azonban ezek a rendszerek sokba kerülnek: nemcsak a beruházásért, hanem a fenntartásért, az üzemeltetésért, az új emberi eljárásokért, a fejlesztésért is fizetni kell. Mit ér tehát az információ, mit termel az információs rendszer? [Dobay, 1997] • Minıség: az információ idıben éri el a megfelelı helyet, releváns, pontos választ ad, elérhetı. • A menedzser hasznosítani tudja az adattömeget. • Mi kapjuk meg, nem más. • Az információs rendszerek általában kemény, formalizált, mérhetı adatok alapján adnak információkat, de a mai rendszereknek módot kell adniuk puha, nem mérhetı, minıségi információk beszerzésére és kezelésére is. • Az információs rendszer védi a szellemi tulajdont, korlátozza az elérést, visszaveri a külsı támadásokat, s ezzel növeli az információs vagyon értékét. • Pénzbe kerül az is, hogy ne kapjunk információt. Az információs rendszerek típusai a teljesség igénye nélkül a következık: vezetıi információs rendszer, számviteli információs rendszer, végrehajtó információs rendszer, szakértıi rendszer, végsı felhasználói rendszer. Megjegyzendı, hogy ezek mindegyike nem különíthetı el élesen egymástól; a vonatkozó szakirodalmakban is gyakran összemosódik a közöttük levı határvonal. A szervezetek, azaz információs rendszerük által kezelt és feldolgozott információ mennyisége folyamatosan növekszik. De ez az információtömeg könnyen a hatékonyság és a gyors döntéshozatal gátjává válhat, ha nem áll rendelkezésre alkalmas informatikai eszköz. Az adatok mélyreható elemzése, a felmerülı kérdések azonnali kezelése és a vezetıi jelentések elkészítése új alkalmazások elkészítését teszi szükségessé e felhasználói kör számára. Mivel fontos annak biztosítása is, hogy a vállalat különbözı részlegeibıl érkezı riportok ugyanazokból az adatokból építkezzenek, egy integrált megoldásra van szükség. Ennek tudatában fejlesztették ki a ma már igen elterjedt ERP (Enterprise Resource Planning) rendszereket.
10
Az ERP, azaz az integrált vállalatirányítási rendszerek célja, hogy a vállalat mőködésének, információs folyamatainak minél nagyobb részét, ideális esetben teljes egészét egy nagy integrált rendszerbe szervezzék. Az integrált szó arra utal, hogy a vállalat legkülönbözıbb tevékenységeihez tartozó funkciók egy rendszeren belül megtalálhatóak. Egy üzleti esemény lejátszódásakor az ezzel kapcsolatos információ a vállalati adatbázis minden érintett pontjára azonnal eljut. Ez megakadályozza az adatok többszöri és felesleges tárolását.[Tóth-Rozsnyai, 2003] De errıl a késıbbiekben bıvebben is szó esik. Dolgozatomban az integrált vállalatirányítási rendszert tekintem átfogó egészként, halmazként, amely magában foglalja az elıbbiekben ismertetett információs rendszereket, mint részhalmazokat. Továbbá az általam használt fogalmak tisztázása érdekében lényegesnek tartom azt is megfogalmazni a szakértık által képviselt eltérı vélemények fényében, hogy az én álláspontom szerint a vezetıi információs rendszer a számviteli információs rendszer részét képezi. Ugyanis a számviteli információkat a vezetıi és pénzügyi számvitel szolgáltatja, míg a vezetık a döntéshozatalukhoz elsısorban a vezetıi számvitel adatait alkalmazzák. Ezáltal a vezetıi és döntéstámogatási rendszer között sem feltétlenül szükséges különbséget tenni, mint ahogy azt sokan megteszik.
3.2. Számviteli információs rendszer A számviteli információs rendszer a vállalat tevékenységébıl és tranzakcióiból nyert adatok
összegyőjtésével,
rendszerezésével,
feldolgozásával
segíti
a
mindennapos
tevékenységet. Elsıdleges használói azok, akik a tranzakciókat lebonyolítják, valamint azok, akik a rendszerbıl szerzett információkat döntéshozatalhoz hasznosítják. Ezeket az információkat a menedzsment minden szintjén tudják alkalmazni a vállalat tevékenységének tervezésére, figyelemmel kísérésére és ellenırzésére. [Cushing – Romney, 1994] A számviteli információk szükségesek egyrészt a piac szereplıinek, a külsı felhasználóknak, akiket elsısorban a vállalkozás pénzügyi, vagyoni, jövedelmi helyzete érdekel, másrészt pedig a vezetıi döntésekhez, ellenırzéshez a vállalkozáson belül, azaz a belsı felhasználóknak, akik információ iránti igényüket szükségleteiknek megfelelıen alakítják ki. Számviteli rendszerünkön belül mind a piac követelménye alapján, mind a nemzetközi gyakorlathoz alkalmazkodva, elkülönült egymástól a pénzügyi és vezetıi számvitel, a külsı és belsı felhasználók igényeinek megfelelıen.
11
3.2.1. Pénzügyi számvitel
A számvitelrıl szóló 2000. évi C. törvény szerint: „A piacgazdaság mőködéséhez nélkülözhetetlen, hogy a piac szereplıi számára hozzáférhetıen, döntéseik megalapozása érdekében mind a vállalkozók, mind a nem nyereségorientált szervezetek, valamint az egyéb gazdálkodást folytató szervezetek vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetérıl és azok alakulásáról objektív információk álljanak rendelkezésre.” A pénzügyi számvitel ennek alapján a beszámolási kötelezettséget, a valós vagyoni, jövedelmi, pénzügyi helyzetrıl készített éves (egyszerősített éves) beszámolót helyezi elıtérbe, azaz a végtermékre, a beszámolóra fekteti a hangsúlyt. Elszámolás orientált, elveit, tartalmát, nyilvántartási, vezetési rendszerét törvény szabályozza. A gazdálkodó szervezetet egy egységben szemléli, a vállalkozás egész tevékenységére összpontosít. Piacgazdasági viszonyok között a pénzügyi számvitelnek a piac szereplıi részére kell hasznos, szükséges, megbízható információkat szolgáltatnia. Kik is ık és milyen információigényük van? Sztanó Imre és Vörös Miklós [2001] csoportosítása alapján a következık: o Tulajdonosok: Azok a természetes és jogi személyek, akik vagyonukat, illetve vagyonuk egy részét azzal a céllal fektetik be egy vállalkozásba, hogy az ott realizált jövedelembıl osztalék formájában részesedjenek. İket az érdekli, hogy befektetési döntésük helyes volt-e, az elért jövedelmen milyen arányban osztozkodnak ık maguk, a hitelezık és az állam, befektetésük milyen mértékben változott, illetıleg hogy a vállalkozás vagyoni helyzete stabil-e. o Hitelezık: Azok a személyek és szervezetek (különösképpen hitelintézetek), amelyek pénzeszközöket kölcsönöznek a vállalkozásnak. İk kamatjövedelmet akarnak realizálni. Olyan információkra kíváncsiak, amelyekbıl következtetni tudnak a vállalkozás fizetıképességére, jövedelemtermelı képességére, hiszen ık elsısorban abban érdekeltek, hogy kölcsönadott pénzüket kamatokkal együtt, az elıre rögzített idıpontban visszakapják. o Jövıbeni potenciális befektetık: Azok a piaci szereplık tartoznak e körbe, akik tıkéjüket még nem fektették be, de keresik a legnagyobb hozadékkal kecsegtetı lehetıséget. Információ igényük tulajdonképpen a tulajdonosok és a hitelezık igényeivel azonos, hiszen szabad tıkéjüket saját elhatározásuk alapján véglegesen (mint tulajdonosok) vagy idılegesen (mint hitelezık) vihetik be egy vállalkozásba.
12
o Üzleti partnerek: A gazdasági élet azon szereplıi, akikkel a vállalkozás nap mint nap üzleti kapcsolatban áll. Vagyis a vállalkozás vevıi és szállítói. İket a vállalkozás pénzügyi helyzete és várható fejlıdése érdekli, hiszen ezek alapján képet kaphatnak a kapcsolat biztonságáról, tartósságáról, mert ettıl saját mőködésük is nagymértékben függhet. Többek között ezért van szükség a számvitelre, hogy a gazdaság szereplıi a reális döntésekhez és biztonságos mőködéshez szükséges információkhoz törvényes keretek között jussanak hozzá. A felsorolt piaci szereplık információigényét csak intézményesen lehet biztosítani. Természetes, hogy más információkat szeretne magáról a tulajdonos, a menedzser nyilvánosságra hozni, mint amit a hitelezık, befektetık, üzleti partnerek igénylenek. Ezt az érdekellentétet hivatott feloldani a Számviteli törvény azzal, hogy az információszolgáltatási kötelezettségre egységes, általános normákat ír elı. A fent felsorolt személyeken és szervezeteken kívül a pénzügyi számviteli információk külsı felhasználói közé soroljuk még a hatóságokat. E körbe azon intézmények tartoznak, amelyeknek adót, járulékokat vagy illetéket köteles fizetni a vállalkozás. Ilyenek az államigazgatási szervezetek, a társadalombiztosítási és a helyi önkormányzatok. A gazdaság ezen szereplıinek a vállalkozás köteles adatokat szolgáltatni adó és más fizetési kötelezettségeirıl, az esetek többségében bevallást, elszámolást készíteni, melyek helyességét, valódiságát a fenti szervek csak úgy tudják ellenırizni, ha a gazdálkodó szervezet egységes szabályok szerint vezeti nyilvántartásait.
3.2.2. Vezetıi számvitel
A vállalkozások vezetéséhez, irányításához, a vezetıi döntésekhez a menedzsment minden szintjén információk szükségesek. A vállalkozások tevékenységének tervezéséhez, szervezéséhez, ellenırzéséhez, a tevékenység eredményességének és a termelésnek a méréséhez is nélkülözhetetlen a megfelelı információbázis kialakítása. A vezetıi számvitel fogalma Kondorosiné [2004, 112. o.] szerint így definiálható: „Olyan rendszer-személetben kialakított szervezési, tervezési, elszámolási, értékelési és információszolgáltatási rendszer, amely a pénzügyileg realizált vállalkozási eredmény, valamint a teljesítmény maximalizálása érdekében divíziónként elszámolja, megfigyeli a költségeket, a teljesítményt, adatokat szolgáltat a termelési tényezık hatékonyságának vizsgálatához, a tevékenység tervezéséhez, ellenırzéséhez, érékeléséhez, elısegíti az aktív alkalmazkodást a környezeti kihívásokhoz, a belsı érdekeltségi rendszer segítségével.” 13
A vezetıi számvitel vezetésérıl a vállalkozó dönt, törvény errıl nem rendelkezik, csupán lehetıvé teszi, hogy a gazdálkodó a 6-7. számlaosztályokat vezetıi információk biztosítására használja fel. Az említett számlaosztályokat a vállalkozó szabadon alkalmazhatja. Így lehetısége nyílik arra, hogy kialakítson egy hatékony költségelszámolást és önköltségszámítási rendszert. A vállalkozáson belüli önelszámoló egységekrıl is megbízható információkat biztosít a menedzserek, divízióvezetık részére. „Tekintettel arra, hogy a belsı tervezést, irányítást és ellenırzést elısegítı információk körét nem korlátozzák a külsı jelentési követelmények, a vezetıi számvitelben a pénzügyi számvitel adatainál kevésbé objektív és kevésbé alátámasztható adatok is felhasználhatók.” [Kaplan-Atkinson, 2003, 1. o.) Szerepét tekintve a vezetıi számvitel Weetman [1997, 22. o.] nyomán a következıket töltheti be: o Figyelemirányítás: Olyan kérdések megválaszolására való képességet jelent, mint „ki intézkedjen?”, „kinek a felelıssége?”, „kinek gratuláljunk?”. A menedzsment a vezetı könyvelıtıl várja el, hogy figyelmüket ráirányítsa a kivételesen fontos pontokra. Ennek egyik módja azon költségek kiemelése, melyek eltávolodtak a tervezettıl. A vezetıi számviteli információkat olyan módon kell elıadni, hogy utalni kell a vezetıség szintjére is. o Az eredmény számbavétele: Magában foglalja olyan kérdések megválaszolásának képességét, hogy „mennyi?”. Ez gondos nyilvántartást és a számviteli feljegyzések állandó figyelemmel kísérését igényli. A hangsúly a teljességen és a korrektségen van. o Problémamegoldás: Ezen a téren olyan kérdések jelenhetnek meg, mint „miért ment jól ez a terv?”, „miért nem sikerült?”, „melyik a legjobb?”. Azok az emberek, akik meghoztak egy döntést, gyakran nehezen ismerik be, hogy tévedtek. Lehet, hogy továbbra is jelentıs hibákat követnek el, hacsak valaki rá nem mutat arra. Ahol a választási lehetıségeket számba veszik, ott ez olyan embereket érint, akik mindegyikének különbözı okai lehetnek egy-egy alternatívának a többihez képesti elınyben részesítésére. A vezetıi számvitel szerepet játszik a megoldandó probléma megértésében.
14
Kiknek szolgáltat elsısorban információt a vezetıi számvitel? A válasz Sztanó Imre és Vörös József [2001] megfogalmazása alapján: o A vállalkozás vezetıi: A gazdálkodó szerv vezetıinek tájékoztatása a számvitel elsırendő, kiemelt feladata. A számviteli törvény csak a vezetıi számvitellel kapcsolatos követelményeket szabályozza azáltal, hogy elıírja a különbözı belsı szabályzatok készítési kötelezettségét. A vezetésnek információkra van szüksége a gazdálkodás eredményességének megítéléséhez, értékeléséhez, azaz a belsı ellenırzéshez. Továbbá megalapozott, jó döntéseket is csak releváns információk birtokában tud hozni. o Munkavállalók: Tájékoztatásuk nem támaszt különösebb igényt a számviteli információrendszerrel
szemben,
azt
a
vállalkozás
keretein
belül
indokolt
megszervezni. A dolgozókat elsısorban az érdekli, hogy nem fenyegeti-e ıket a munkanélküliség veszélye, tehát a vállalkozás stabilitása, jövıbeni zavartalan mőködése.
3.2.3 A pénzügyi és a vezetıi számvitel összevetése
A vezetıi számvitel az üzleti döntések megalapozásának igénye alapján fejlıdött ki, ugyanis az üzleti döntések információigénye nem korlátozódik pénzügyi információkra. Az információknak gyorsan, és nem utólagosan kell rendelkezésre állniuk a döntéshozók számára. A gyorsaság, az elızetesség, a pénzügyi és nem pénzügyi információk együttes rendelkezésre állása fontosabb a döntéshozóknak, mint a pénzügyi számvitel által utólag biztosított pontosság és megbízhatóság. Ha a vállalatok késlekednek egy döntés meghozatalával, könnyen vevıket veszthetnek. Az üzleti tervezés, a költségek meghatározása és folyamatos kontrollja, a teljesítmények különbözı szinteken, mutatókon keresztül történı értékelési rendszere versenyelınyöket biztosító része lehet a vállalat mőködésének. Ennek eszköze pedig a vezetıi számvitel, amely segítséget ad az információs rendszerek tervezéséhez és mőködtetéséhez. Mindez azt jelentené, hogy a pénzügyi számvitel kevésbé fontossá vált volna? A válasz határozottan nem, a pénzügyi számvitel létjogosultságát senki sem kérdıjelezi meg. Sıt, az a kisebb vállalkozások egy részénél még mindig képes kielégíteni a vezetıi információs igényeket is a külsı tájékoztatás mellett. [Kaplan-Atkinson, 2003]
15
Végül táblázatos formában összefoglalom a pénzügyi és vezetıi számvitel lényegét, közöttük levı különbségeket:
Pénzügyi számvitel Elveit,
tartalmát,
nyilvántartási,
Vezetıi számvitel vezetési Vezetésérıl a vállalkozó dönt, törvény errıl nem
rendszerét törvény szabályozza. Végterméke
az
éves
(egyszerősített
rendelkezik. éves) Tartalmára, kialakításának elveire nincs törvényi
beszámoló, melynek elkészítését szintén törvény szabályozás, szabályozza.
azokat
a
vállalkozás
saját
hatáskörben alakítja ki és szabályozza számviteli politikája keretében.
Elsısorban a külsı felhasználók részére készül.
Elsısorban
a
belsı
felhasználóknak
ad
információt. A vállalkozás egész tevékenységére összpontosít.
A
vállalkozás
szervezeteire,
termékeire
összpontosít. Döntıen értékadatokat tartalmaz.
Értékadatok mellett mennyiségi adatokkal is foglalkozik.
Elsısorban tényadatokat közöl.
A tényadatok mellett tervadatokat is alkalmaz.
1. táblázat: Pénzügyi és vezetıi számvitel összehasonlítása Forrás: Kondorosiné [2002, 8-9. o.], Bartók [1997, 10. o.]
A jelen kor keretei között már nem elegendıek csupán a vezetıi és pénzügyi számvitel végtermékei, az általuk szolgáltatott információk. Ezeket valamilyen rendszerbe kell foglalni, hogy áttekinthetıbbek legyenek, és a szervezetek célelérését kielégítıbben tudják biztosítani. A következıkben rátérek a kor követelményeinek megfelelı helytállás lehetséges eszközére: a vállalatirányítási rendszer jellemzıinek taglalására.
16
4. Vállalatirányítási rendszerek
A globalizáció keretei között megnövekedett az információ szerepe és jelentısége. Ha egy vállalkozás életben akar maradni korunk egyre élesedı versenyében, akkor az idıszerőség és relevancia kritériumok szigorú figyelembevételével kell megszervezniük információs rendszerüket. Ezen keresztül a vállalat irányítását. A késın érkezı vagy a fölösleges információk lassítják a döntéshozatalt, ami a piaci részesedés elvesztéséhez, végsı soron csıdhöz vezethet. A probléma feloldására a hazai gazdaság meghatározó szereplıi, a nagyvállalatok túlnyomórészben bevezettek valamilyen vállalatirányítási rendszert. Egyre több kis- és középvállalkozás is felismeri, hogy a hagyományos vállalati mőködéssel nincs remény az európai szintő versenyképességre. Ma több mint száz ERP rendszert gyártó cég van jelen a magyar piacon, akik megoldást kínálnak a vállalatok korszerő, piaci követelményeknek megfelelı vállalatirányításának megszervezéséhez. Ezt az új megoldást azonban nemcsak az üzleti szféra alkalmazza, hanem a non-profit, kormányzati, nem kormányzati szervezetek is kezdik felismerni a rendszer számukra nyújtható elınyeit. Az ERP rendszer jellemzıit, bevezetése mellett és ellen szóló érveket a CIO Magazine honlapján található The ABC’s of ERP [2004] címő angol nyelvő cikkre támaszkodva dolgoztam föl. Természetesen más forrásokat is igénybe vettem, melyeket külön jelöltem a következı alfejezetekben.
17
4.1. Az ERP rendszerek jellemzıi A vállalatok új területeit kapcsolták be az informatikába, s létrejöttek a manapság is fejlıdı és terjedı ERP rendszerek. Az elsı alkalmazások az MRP II.3–k továbbfejlesztéseként és kiterjesztéseként alakultak ki, innen származott a rövidítés is: ERP, azaz Enterprise Resource Planning, vagyis vállalati erıforrás-tervezés. Ez az elnevezés arra utal, hogy e rendszerek legfontosabb feladata a vállalkozások folyamatos mőködéséhez szükséges technikai, pénzügyi humán erıforrások folyamatos tervezése. Bár még ma is a régi rövidítéssel (ERP) utalunk ezekre a vállalati rendszerekre, az elmúlt évek innovációi miatt már inkább tekinthetıek integrált vállalatirányítási alkalmazásoknak (IEA: Integrated Enterprise Application). [http://www.standard-team.hu/prg/cikk.php?id=488] A vállalatirányítási szoftverrendszerek fejlıdése lehetıvé tette, hogy minden vállalati tranzakció egy adatbázisba fusson be, amely egy megfelelı, egységes rendszer segítségével érhetı el. Ha például egy teherautónyi alapanyagot a vállalat bármelyik részén kipakolnak, az egységes vállalati adattá válik. E tranzakció a vállalat könyvelésében azonnal megjelenik. Nincs késés, ami hatalmas elınyt jelent a vállalatok számára. Az ERP rendszerek kialakulásával a menedzsment óriási információs bázishoz jutott, folyamatosan bıvülı funkcionalitásukkal ezek a rendszerek jelentik ma a vállalatok informatikai támogatásának alapját. Az integrált vállalatirányítási rendszer vállalatirányítási eszközök egész szervezetre kiterjedı készlete, amely egyensúlyt teremt a kereslet és a szállítás között. Lehetıséget teremt a vevık és szállítók teljes ellátási láncba kapcsolására. Elısegíti a döntéshozatali folyamatokat is az eddigiekben bevált módszerek alkalmazásával. Integrációt biztosít az értékesítések, a marketing, a gyártás, az üzemeltetés, a logisztika, a vásárlás, a finanszírozás, az új termékek fejlesztése, a humán erıforrás számára. Ezáltal lehetıvé teszi, hogy az alkalmazottak magasabb színvonalon végezhessék munkájukat alacsonyabb költségek és árukészlet mellett. [Wallace – Kremzar, 2006] A modulokból felépülı programcsomag bevezetése elsısorban rendet visz a cég életébe. Segítségével a döntéshozók minden pillanatban tisztán láthatják vállalkozásuk pozícióját. Szükség esetén bármikor be tudnak avatkozni. Az ERP bevezetése racionalizálja a mőködést, idımegtakarítást eredményez, és növeli a hatékonyságot. Ha az alkalmazottak kevesebb idıt töltenek papírmunkával, több marad más feladatokra.
3
Manufacturing Resource Planning=gyártási erıforrás-tervezés
18
Csak vegyünk egy olyan vállalatot, ahol minden részlegnek megvan a saját számítógépes rendszere. Ebben az esetben egy megrendelés papírra rögzítve kezdi meg „utazását” az osztályok között. A megrendelés minden részlegen megáll, minden részlegen rögzítik az adatokat. Így rendkívül megnı a késések, elveszett rendelések száma. Mindeközben valójában senki sem tudja, hogy egy adott idıpontban mi a rendelés valódi státusza: a pénzügyi osztály nem nézheti meg a raktár számítógépes rendszerében, hogy a kívánt cikket elküldték-e vagy sem. Az ERP egy modulokra osztott szoftver programmal küzdi le a nehézségeket. A pénzüggyel, a gyártással vagy a raktározással foglalkozó osztályoknak továbbra is saját szoftverük lesz. Azonban ezek a szoftverek már nem különállóan mőködnek, hanem összekapcsolódnak: a pénzügyi szakemberek is láthatják a raktárosok által rögzített információkat. A legtöbb integrált megoldást kínáló szállító elég rugalmas ahhoz, hogy elsı lépésként csak a legszükségesebb modulokat bocsássa a vállalat rendelkezésére. Hiszen az egész csomag bevezetése nem kis feladat, és olcsónak sem nevezhetı. E rendszerek feladata elsısorban a vállalatnál felmerülı tranzakciók kezelése, a vezetık számára információ nyújtása. Az ERP megoldások évek óta sikeresek a következı célkitőzéseikben [http://www.standard-team.hu/prg/cikk.php?id=488]: •
a vállalati tevékenység realizálásához és menedzseléséhez hatékony támogatást nyújtanak,
•
ezáltal csökkentik a szervezet mőködési költségeit,
•
és javítják a belsı integrációt, az információáramlást, együttmőködést,
•
így jobb döntések és magasabb színvonalú szervezeti teljesítmény érhetı el,
•
ami tükrözıdik a vevıkör elégedettségében és a vállalat eredményességében.
19
Az integrált vállalatirányítási rendszerek legfontosabb jellemzıi még egyszer, röviden: •
Integráltság: egy gazdasági esemény rögzítésekor elegendı az adatokat egyszer bevinni. Ezt az adatot fel tudja használni a rendszer a vállalat bármely területén. Egy rendszer van, amely átfogja a vállalat egészét.
•
Moduláris felépítés: a szoftvercsomagok modulokra különíthetık, melyek önállóan is képesek mőködni. Így lehetıség nyílik a rendszer fokozatos bevezetésére.
•
Rugalmasság: az egyedi felhasználói igényeket és a szakmaspecifikus követelményeket a rendszer paramétereinek megfelelı beállításával lehet kielégíteni.
•
Kapcsolódó szolgáltatások: szervezési és információtechnológiai tanácsadás, projekttervezés és megvalósítás, betanítás segíti a rendszerek bevezetését.
•
Felhasználóbarát
kezelési
mód:
a
rendszerek
programjait
egységes
menüfelépítés és áttekinthetı képernyı – kialakítás jellemzi. •
Nemzetköziség: a rendszerek többnyelvőek. Minden országban bevezethetık a nemzeti sajátosságok figyelembe vételével.
20
4.2. Az integrált vállalatirányítási rendszer kialakulása Thomas F. Wallace és Michael H. Kremzar [2006] nyomán négy lépésre osztható az ERP kialakulása, mely a következı ábra segítségével követhetı.
2. ábra: Az ERP evolúciója Forrás: Wallace-Kremzar, 2006, 18. o.
Elsı lépés: Anyag-igény tervezés, azaz MRP4. A beszerzendı szükségletek meghatározásához felhasználja az irányadó ütemezést (Mit fogunk gyártani?), az anyagszükségletet, a rendelkezésre álló készletek nyilvántartását. A technika a végtermék szükségletébıl indult ki, mely a gyártásütemezés (Master Production Schedule- MPS) része, és amely specifikált termék struktúrán (anyagjegyzék – Bill of Material) keresztül a mindenkori árukészletet figyelembe véve a vevıi- és gyártási rendelések részletes ütemezését valósítja meg.
4
Material Resource Planning=anyagigény-tervezés
21
3. ábra: MRP I. Bill of Material Forrás: Kárpáti, 2004.
Második lépés: Zárt láncú MRP. Az anyagigény-tervezés többre képes, mint csupán jelezni, hogy újabb megrendelésre van szükség. Arra is figyelmeztet, ha az anyag érkezésének várható idıpontja nem esik egybe a tényleges szükségesség idıpontjával. A zárt láncú MRP számos olyan funkciót foglal magában, amelyek túlmutatnak az anyagigény-tervezésen. Olyan eszközöket tartalmaz, amelyek mind a tervezésben, mind a végrehajtásban segítséget nyújtanak. Gondoskodik a végrehajtási mőveletek tervezés felé mutató visszacsatolásáról. Így a terveket szükség szerint módosítani lehet. Ez a technológia figyelembe veszi a szervezet más forrásait, valamint a szervezet egy bizonyos termékre vonatkozó kapacitását. Harmadik lépés: Gyártási erıforrás-tervezés, azaz MRP II. A zárt láncú MRP továbbfejlesztéseként olyan új elemeket tartalmaz, melyek segítségével a termelés összehangolható a kereslettel és a szállítással. Az üzemi tervet pénzeszközzé tudja alakítani, valamint „mi lenne ha…?” típusú szimulációs kérdéseket is feltesz. A gyártó vállalat valamennyi erıforrásának hatékony tervezési módszere. Az MRP II. a részrendszerekbıl származó outputokat már integrálja a pénzügyi riportokkal is. Negyedik lépés: Integrált vállalatirányítási rendszer, azaz ERP. „Az ERP ugyanazokon az alapokon nyugszik, mint az MRP II. Azonban számos, szélesebb körben alkalmazható vállalatirányítási eljárás elvégzésére alkalmas, valamint hatékonyabb a több részbıl álló vállalatok kezelésében… magában foglalja az MRP II. képességeit is.” [Wallace – Kremzar, 2006, 21. o.]
22
2000 1990 1980 1970 1960
Raktározás Rendelés
+
Gyártás ütemezés
+
Pénzügy
MRP
Raktározás menedzsment Gyártási
MRP MRP II ERP
Valamennyi + belsı erıforrás
+
Teljes ellátási lánc Folyamatok
ERP/SCM + e-ERP, CRM,...
MRP II erıforrás tervezés
ERP Belsı SCM
Teljesen integrált megoldás ERP/SCM
ERP
ERP II 2. generáció
5. ábra: Az integrált rendszerek evolúciója Forrás: Kelemenné, 2003, 121. o.
Azonban az ERP ennél jóval hatékonyabb, ugyanis forrástervezı eszközök egyetlen csoportját alkalmazza az egész vállalatra. Lehetıvé teszi az adatok integrálását, és kiterjeszti a forrástervezést a vevık és a szállítók teljes ellátási láncára.
4.3. A vállalati teljesítmény növelése az ERP-vel Az integrált rendszerek használata komoly elınyökkel jár az egyes szervezetek számára a „hagyományos”, nem integrált, elszigetelt megoldásokkal szemben: e szervezetek sokkal több információhoz jutnak hozzá, méghozzá sokkal egyszerőbben. A vevıszolgálatos alkalmazott bejegyzi a rendszerbe az ügyfél megrendelését. Ezzel az összes szükséges, tranzakció végrehajtásával kapcsolatos információ a rendelkezésére áll: a vevı hitelminısítése és múltja a pénzügyi modulból, a vállalat készletszintje a raktár modulból és a szállítások ütemezése a logisztika modulból. Minden részleg ugyanolyan információkkal rendelkezik, és frissíteni is tudják azokat. Miután egy osztály elvégzi a megrendeléssel kapcsolatos feladatokat, az ERP rendszer automatikusan a következı szintre irányítja azt. Továbbá bármikor megállapíthatjuk, hogy a megrendelés teljesítése hol tart; egyszerően csak be kell lépni a rendszerbe, és le kell nyomozni. Így az egész folyamat sokkal gyorsabb, mint azelıtt, és a vevık igényeit is hamarabb, kevesebb hibával képes a vállalat kielégíteni. 23
Ezt a hatékonyságot az ERP más üzleti fıfolyamatban is alkalmazza, mint például pénzügyi jelentések vagy alkalmazotti juttatások. Lehet hogy a hagyományos folyamatok nem voltak hatékonyak, de egyszerően végre lehetett hajtani azokat: minden részleg elvégezte a saját feladatát. Ha valami tévedés történt falaikon kívül, akkor mindig valaki más volt a hibás. Integrált vállalatirányítási rendszer alkalmazása esetén a felelısség már nem hárítható át. A vevıszolgálati alkalmazottak többé már nem egyszerő gépírók, akik felviszik az ügyfél nevét a számítógépre. Olyan döntéseket kell hozniuk, amit eddig nem: Vajon idıben fog fizetni a vevı? Idıben tudunk szállítani? Már a raktárban dolgozóknak sem a fejükben kell tartaniuk a készletekkel kapcsolatos információkat, hanem on-line szükséges kezelni azokat, hogy a vállalat többi részlege is egyszerően hozzáférhessen. Az emberek nem szeretik a változást. Azonban az ERP bevezetésével módosítaniuk kell munkafolyamataikat. Ha egy vállalati ilyen rendszert akar használni, hogy a rendelésfelvétel, termék-elıállítás, szállítás, számlázás módját hatékonyabbá tegye és fejlessze, akkor elıször is tudatában kell lenni a szoftver által képviselt értéknek. Munkamódszerek és üzleti folyamatok rendszerhez igazítása nélkül bevezetett ERP könnyen lelassíthatja a vállalat tevékenységét. „Az eszközök megszerzése önmagában még nem tesz bennünket jártassá a kezelésükben, így versenyelınyhöz sem juttathatnak bennünket. A versenyelınyhöz az eszközök megfelelı és szinte teljes készletére szükség van.” [Wallace – Kremzar, 2006, 25. o.]
4.3.1. Érvek az ERP bevezetése mellett
Az integrált vállalatirányítási rendszerek installálását támogató érveket több szerzı megfogalmazta. Koch [2004] ABC’s of ERP címő angol nyelvő cikkét alapul véve ezek a következık: •
Integrálja a pénzügyi információkat: Amikor egy felsı vezetı meg akarja vizsgálni vállalatának teljesítményét, jelentések különbözı variációval találkozik. Ezek a pénzügyi, értékesítési és más részlegektıl származhatnak, melyek mindegyikének megvan a saját verziója arról, hogy ık mennyiben járulnak hozzá a vállalat jövedelméhez. Az ERP azonban egyetlen variációt közöl, melyet megkérdıjelezni sem lehet, hiszen mindenki ugyanazt a rendszert használja.
24
•
Integrálja a vevıi megrendelésekkel kapcsolatos információkat: A rendelés felvételétıl kezdve a teljesítésen keresztül egészen a számla kiküldéséig egyetlen rendszerbe rögzítik az adatokat. Így a vállalat sokkal könnyebben nyomon tudja követni a megrendelést, egyszerőbben képes kezelni a termelést, raktározást és szállítást.
•
Standardizálja és felgyorsítja a termelési folyamatokat: Termelı vállalatok – különösen azok, melyek összeolvadással, felvásárlással jöttek létre – gyakran azzal szembesülnek, hogy több olyan üzleti egységük is van, melyek ugyanazt gyártják más – más módon, és különbözı számítógépes programot alkalmaznak. Az ERP rendszerek standard lehetıségeket kínálnak a termelési folyamatok egyes lépéseinek automatizálására. Egyetlen, integrált számítógépes rendszer használatával nı a termelékenység, csökkennek a költségek és a gyártási idı.
•
Csökkenti a készletet: Az ERP gördülékenyebbé teszi a gyártás és a vásárlói igények kielégítésének folyamatát. Ez csökkenti a nyersanyag készletet, elısegíti a pontosabb szállítást, lefaragva ezáltal a késztermékek raktáron levı mennyiségét is.
•
Standardizálja az alkalmazottakkal kapcsolatos információkat: Sokféle üzleti egységgel rendelkezı cégeknél gyakori, hogy nem egységes a munkaidı, eltérı juttatások és szolgáltatások illetik meg az embereket. Az ERP ezeket is egységessé teszi. Azonban sok vállalat elfeledkezik arról, hogy egy integrált szoftver nem más, mint egy tipikus vállalkozás tevékenységének általános leképezése. Míg más programcsomagok átfogóak, addig a legtöbb ERP rendszert megszámlálható fizikai javakat termelı vállalatoknak fejlesztették ki. Így az olaj-, vegyipari vállalatok folyamatosan azért harcolnak az ERP gyártókkal, hogy az ı igényeiknek megfelelıen módosítsák a programcsomagokat.
25
4.3.2. A rendszer illeszkedése a vállalati folyamatokba
A bevezetés megkezdése elıtt nehéz kiszámítani, hogy a vállalat által megvásárolt standard szoftver vajon illeszkedik-e az üzletmenetbe vagy sem. A legtöbben azt az érvet hozzák fel az integrált vállalatirányítási rendszerek ellen, hogy valamelyik fontos üzleti folyamatukat a szoftver nem támogatja. Ekkor két lehetıség van:
1. Az adott üzleti folyamatot igazítják a szoftverhez. Ez jól bevált, régóta alkalmazott, versenyelınyt nyújtó módszereket változtat meg. Továbbá átszervezi a kulcsemberek szerepét és felelısségét is. 2. A szoftvert módosítják a szóban forgó üzleti folyamatnak megfelelıen. Ez a lehetıség lelassítja a bevezetést, növeli a potenciális problémaforrásokat, megnehezíti a gyártó helyzetét, mivel a szoftvert lényegében újra kell írni.
Wallace és Kremzar már idézett mőve szerint a rendszer sikeres mőködéséhez nem elegendı, ha csak telepítjük a vállalatirányítási szoftvert; jobb vállalatirányítási módszereket kell bevezetni. Tehát szerintük a szoftverhez kell igazítani a folyamatokat, annak megfelelıen kell újjászervezni a vállalat irányítását. Sok vállalatvezetı úgy gondolja, hogy szoftverváltással már nagy eredményeket érhetnek el. Valójában a vállalatirányítási rendszer csupán nagyobb mennyiségő információt tud gyorsabban és alacsonyabb szintekre lejuttatni. Ha az egyes munkafolyamatok nem változnak, akkor rossz információ áramlik veszélyes gyorsasággal a vállalaton belül.
26
4.3.3. Rejtett költségek
Koch [2004] angol nyelvő cikkében részletesen kitér arra is, hogy az ERP rendszer bevezetése több olyan költséget indukál, melyekkel nem számolnak a rendszerbevezetési tervekben. Ezek az úgynevezett rejtett költségek: •
Képzés: Tapasztalt rendszerszervezık szerint leginkább a képzési költségeket becsülik alul. A betanítási költségek azért olyan magasak, mert az alkalmazottaknak új folyamatok egész sorozatát kell elsajátítaniuk. Ráadásul az oktatás kiszervezése is újabb nehézségeket vet föl, mivel a képzést irányító vállalatok általános szoftverhasználati ismeretekkel szolgálnak. A cég sajátos üzletmenetéhez szükséges speciális alkalmazásra azonban nem tudják felkészíteni a munkavállalókat. Ennek kezelésére
minden
vállalatnak
saját
tanmenetet
kell
készítenie.
Mind a pénzügyi szakemberek mind a raktárban dolgozók ugyanazt a rendszert használják, ugyanabba a rendszerbe visznek be adatokat. A pontosabb munkavégzés érdekében minden alkalmazottnak széleskörő képpel kell rendelkeznie kollégáik feladatairól és azok végrehajtási módjáról. •
Integráció és tesztelés: Az ERP csomagok és más vállalati szoftverek közötti kapcsolatok tesztelése a másik olyan terület, ahol a költségeket alulbecslik. Tipikus termelı vállalatok különféle kiegészítı alkalmazásokat szerezhetnek be számítógépes rendszerükhöz, mint például e – kereskedelem és ellátó lánc, vagy vonalkódozás. Költséghatékonyabb, ha ezeket a kiegészítı modulokat a vállalat elıre integráltan be tudja szerezni az eredeti gyártótól. Ha az integrációt, azaz a meglévı rendszerbe való beillesztést a cégnek magának kell elvégeznie, akkor a képzéshez hasonlóan tervet kell készítenie. A tesztelést valós vásárlói rendelésen ajánlott végrehajtani olyan munkaerı részvételével, amely ténylegesen végezni fogja ezt a feladatot.
•
Testre szabás: Ez a költség akkor merül fel, amikor a szoftver nem tudja kezelni a cég valamely üzleti folyamatát, és a vezetés úgy dönt, hogy a rendszert igazítják a munka menetéhez. Ez azért veszélyes, mert az integráltság miatt a testre szabás a programcsomag összes moduljára hatással lehet. Újabb modulok vásárlásával pedig a rendszer munkafolyamatokhoz való igazítása kezdıdhet elölrıl. A testre szabási és karbantartási munka elvégzésére külön személyzetet kell szerzıdtetni, mert a gyártók általában ezt már nem vállalják.
27
•
Adatmigráció: Rendkívül költséges a partnerek, termékek és más tényezık régi rendszerben szereplı adatait átvinni egy újba. Néhányan elismerik, hogy a korábbi szoftverben szereplı legtöbb információt alig használják. A vállalatok többsége azonban tagadja ezt egészen addig, amíg azokat át nem kell transzformálni az ERP igényeinek megfelelıen. Következésképp a vállalkozások többsége alulértékeli az átalakítás költségeit.
•
Adat elemzés: Elemzés céljából gyakran egyesíteni kell a vállalatirányítási rendszerbıl és egy külsı forrásból származó adatokat. A felhasználók többek között az adatraktározás költségeit is beleveszik a rendszer költségvetésébe. Egy nagyvállalati adattár naprakészen tartása azonban bonyolult. Az ERP rendszerek sem jelzik, hogy mely információk változnak meg egyik napról a másikra.
•
Tanácsadók: A tanácsadói költségek elszabadulásának elkerülése érdekében az oktatást végzı vállalatokkal kötött szerzıdésbe bele kell foglalni a képzési célokat. Ilyen lehet például az, hogy adott számú betanított munkavállalónak kell sikeresen megírnia valamilyen speciális tesztet.
•
A legjobbak helyettesítése: Az integrált vállalatirányítási rendszerek sikere nagyrészt emberi tényezın múlik. A szoftver túl bonyolult és az üzletmenetben végbemenı változások túl drasztikusak ahhoz, hogy a vállalat bárkire rábízza azt. Így a bevezetés feladatát a legjobbak kapják meg. İket azonban a projekt lefutásával helyettesíteni kell, mivel hasznos tapasztalataikkal jobban fizetı állás után néznek. Akik hagyják kiváló alkalmazottaikat elmenni, és nem ajánlanak nekik jobb lehetıségeket, azok majd kétszer annyit fizetnek ugyanannak a személynek, aki ekkor már külsı tanácsadóként tér vissza.
•
A bevezetést végzı csapat: Sok cég úgy kezeli ERP szoftverük bevezetését, mint bármely más szoftverét. Ha már egyszer beültették a rendszert, a végrehajtó team tagjait visszaküldik régi pozíciójukba. Azonban az ERP rendszerek bevezetıi túl értékesek. Többet tudnak a szoftverrıl, mint bárki más a cégnél. Tehát a vállalatok nem engedhetik meg maguknak, hogy a team tagjait nélkülözzék.
•
Az úgynevezett bevezetés utáni munkálatok is ugyanolyan fontosak. Csak ezeket általában kihagyják a költségvetésbıl, ami azt eredményezi, hogy a vállalatoknak jóval a rendszer elınyeinek megmutatkozása elıtt hiteleket kell fölvennie.
•
Várakozás a megtérülésre: A legtöbb vezetı azt várja, hogy a bevezetést követıen azonnal láthatóvá válnak az új szoftver értékei. Ehhez azonban idı kell.
28
•
Depresszió: ERP–vel rendelkezı vállalatoknál gyakran teljesítménycsökkenés következik be a szoftver bevezetését követıen. A probléma fı oka, hogy minden máshogy néz ki és mőködik, mint a régi rendszerben. „A megbízható Fordot helyettesítik
a
nagy
teljesítményő
Ferrarival.”
[http://www.projectperfect.com.au/info_erp_imp.php] Új módszereket kell elsajátítani rövid idı alatt. De ha az emberek már nem végezhetik feladataikat a megszokott módon, és még nem sajátították el teljesen az új technikát, pánikba esnek. Az alkalmazkodni képtelen munkások elhagyják a vállalatot vagy elbocsátják ıket. Így a vállalatoknak új munkaerı után kell nézni, ami tovább növeli az ERP költségeit.
4.4. ERP rendszerek hazai piaca Az ERP piac kínálata bıséges: több mint száz integrált ügyviteli és vállalatirányítási rendszert szállító cég van jelen a hazai piacon, és közülük egyre többen tekintik célcsoportnak a kis- és középvállalatokat (kkv). A magyar piacon, a kis és közepes gyártó vállalatoknál az ERP rendszerek használata ugyanolyan kulcskérdés a sikerhez, mint más irányítási rendszerek megléte. Ma már a kkv-k vezetıinek is érdemes elgondolkodniuk azon, hogy ık is versenyképesebbek lehetnek a komplex, integrált informatikai rendszerek használatával. Magyarországon még sok vállalat elıtt ott a feladat, hogy egy modern szoftver bevezetésével javítsa kilátásait: egy jelenben végrehajtott beruházással növelje a vállalkozás jövıbeli értékét. A rendszerek közötti választás azonban sokszor nehéz.
29
A következı táblázat néhány, a hazai piacon jelen lévı, elsısorban közepes mérető vállalkozásoknak szánt ERP rendszert mutat, a teljesség igénye nélkül.
ERP rendszerek kis
Microsoft Navision Microsoft Axapta SAP Business One mySAP All in One Mago.net Octopus IFS Applications Progen - Nagy Machinátor Progen - sERPa Exact Globe Team Glöckner
X
Ajánlott vállalati méret közepes nagy X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X X
2. táblázat: Néhány – elsısorban közepes mérető vállalkozásnak kínált - ERP rendszer Forrás: Sziray-Gaul-Erdıs, 2006, 116. o.
A Piac és Profit üzleti magazin 2004. októberi számában az azt megelızı hónapban rendezett konferenciáról ad rövid áttekintést. Itt kis- és középvállalatoknak szóló integrált vállalatirányítási rendszerek hazai piacának szereplıi vonultak fel. Ebben a cikkben, illetve a Figyelı 2005. szeptemberi számában említett szoftvereket alapul véve térek ki néhány megoldás rövid ismertetésére. Azért a kis- és középvállalkozásoknak kifejlesztett szoftverekre helyezem a hangsúlyt, mert dolgozatom gyakorlati részében egy középkategóriájú cég integrált vállalatirányítási rendszerét mutatom be.
30
4.4.1. InfoSys Ez a saját fejlesztéső vállalatirányítási rendszer a tíz százalékos piaci részesedéső magyar Megatrend 2000 Rt. vezérterméke. Versenyképességének egyik tényezıje, hogy az alap modulcsomag különbözı ágazatok speciális területeivel egészíthetı ki. A másik tényezı az innováció: a vállalat az elmúlt tíz évben négymilliárd forintot fordított fejlesztésekre. Az integrált megvalósítás lehetıvé teszi, hogy diszkrét tevékenységi területek helyett az egész rendszert átszelı munkafolyamatokra kerüljön a hangsúly. Az Infosys munkafolyamatai fejlesztési munka nélkül testre szabhatók. 10 fı, és további 100 almodulból áll. A fıbb modulok a vállalati gazdálkodás fıbb területeit fedik le, míg az almodulok tartalmazzák az ágazat-, illetve szakmaspecifikus funkciókat. Az
Infosys
a
korszerő
technológiai
alapoknak
köszönhetıen
ezer
fölötti
munkaállomással rendelkezı rendszereket is képes kiszolgálni. Ideális több telephellyel (hazai és külföldi) rendelkezı vállalkozások számára. Jelenleg 170 hazai közép- és nagyvállalat bízza a termékre gazdálkodásának sikerét. [www.megatrend.hu] Miben más az Infosys? A választ a gyártó honlapján találjuk meg: „Az Infosys képes befogadni az adott vállalatnál kialakított üzleti logikát. Ezt lebontja utasításokra, amelyek a rugalmas felhasználói szintő paraméterezési lehetıségekkel a társaság ténylegesen mőködı ügyviteli utasításainak - számviteli politika, számlarend, leltározási-, pénzkezelési-, utalványozási szabályzat, önköltség számítási szabályzat, szervezeti és mőködési szabályzat megfelelıen tartalommal feltölthetı.”
4.4.2. Abas Business Software A német fejlesztéső szoftver mintegy 50 modulból épül fel. Az ügyfél megkapja a gyártótól azokat a fejlesztıeszközöket, amellyel maga is elvégezheti a testre szabásokat. Az abas Business Software egy rugalmas, könnyen alkalmazható és idıtálló teljes üzleti megoldás a középmérető vállalkozások részére. Két részbıl áll [www.abas.hu]: o abas ERP-bıl (egy rugalmas standard szoftver, a vállalat belsı folyamatainak optimalizálásához); o abas eB-bıl - az integrált eBusiness modulból (több internetes alkalmazás lehetıségét teremti meg).
31
Az abas Business Software letisztult struktúrával és intelligens végrehajtási stratégiával rendelkezik. Ennek köszönhetıen a szoftver könnyen és simán illeszthetı a meglévı vállalati struktúrához. A különleges követelményeknek is minimális idı ráfordítással megfelelıvé tehetı. A standard szoftverbe mindig újabb technológiák, funkciók kerülnek beépítésre. Így az abas felhasználók mindig napra készek. A német szoftver bemutatására dolgozatom késıbbi fejezeteiben részletesebben kitérek: az általam vizsgált szervezet integrált vállalatirányítási rendszere az abas Business Software.
4.4.3. Infor:COM Az infor:COM kifejezetten a közepes mérető vállalatokra kidolgozott szoftver, az összes üzleti folyamatot hatékonyan támogatni tudja. Nyitott rendszer-architektúra jellemzi, könnyen testre szabható, így mindegyik mőködı megoldás saját arculattal rendelkezik. A rendszer stabil, igen jó a rendelkezésre állási mutatója, egyszerően kezelhetı és könnyen bıvíthetı. Az infor:COM moduláris, skálázható. Bevezetése történhet lépésenként, a késıbbi vállalati változások gyorsan lekövethetıek. Harmonizálja a teljes vállalati logisztikát, és hálóba szervezve irányítja azt. Radikális mértékben csökkentheti a ráfordításokat, és egyszerőbbé teszi a feladatok elvégzését. A gyártás szempontjából fontos valamennyi forrást szimultán vizsgálja és tervezi be. Ilyen módon elkerülhetı a szők keresztmetszet és a kapacitás-felesleg kialakulása. Gyorsan és hatékonyan mőködik.
6. ábra: Az infor:COM felhasználók megoszlása vállalati méret alapján Forrás: www.corvex.hu
32
Az infor:COM folyamatorientált szemléletével úgy szabadítja fel a drága idıt az értékteremtı tevékenységre, hogy közben meghagyja a beavatkozás lehetıségét, a tapasztalatok, a helyi tudás felhasználhatóságát. Az infor:COM szerves részét képezi az infor:finance_HU, a magyar specialitásoknak 100%-ig megfelelı, a legmodernebb könyvelési technikát alkalmazó, kontrolling moduljával teljes áttekintést nyújtó ügyviteli rendszer, amely fıkönyv, folyószámla, pénztár, befektetett eszköz, cash-flow, banki terminálok, kalkulációs modulokból épül fel. Az infor:COM a különbözı ágazatok eltérı igényeit elıkonfigurált és ágazatspecifikus, de az ERP funkciókkal teljesen integrált megoldásokkal szolgálja ki (infor:AUTOMOTIVE az autóipari beszállítóknak, infor:PLASTICS a mőanyagfeldolgozóknak).
7. ábra: Jelenlegi infor:COM felhasználók iparági megoszlása Forrás: www.corvex.hu
A minıségirányítási rendszer mőködtetésének, nyilvántartásainak és bizonylatainak elıállításában is komoly szerepet kaphat az infor:COM, elkerülhetık a párhuzamos mőködtetés többletfeladatai és -költségei.
33
A kiegészítı modulok segítenek a további elvárásoknak megfelelni. Az infor:MIS (Management Information System) és az infor:REPORTS a vállalatvezetıség és a kontrolling számára valamennyi üzemgazdasági adatot és információt biztosítja a pontos adatok strukturált lekérdezhetıségével. Az infor:VARIANTS a variánsos gyártók folyamatainak teljes támogatásával szolgálja az ügyfeleket. Az infor:WORKFLOW a folyamatszervezést, a rendszer hibátlan mőködtetését támogatja, az infor:e-BUSINESS segítségével pedig az internetes értékesítés és beszerzés történhet meg közvetlenül, de megfelelı biztonsággal az ERP rendszerben. [http://www.corvex.hu/cms/infor%3ACOM/%C1ltal%E1nos+jellemz%26%23337%3Bk]
4.4.4. Navision Standard A Microsoft üzleti megoldásokat szállító ágazata, a Microsoft Business Solutions, a kis- és középvállalatoknak a ma már több mint 30 ezer felhasználóval rendelkezı Navisiont kínálja. A Microsoft Office-szal integráltan használható. A nagyobb ERP rendszerekhez hasonlóan az üzleti folyamatok hatékony kezelésében és a vezetıi döntések jobb megalapozásában, a versenyképesség javításában segíti a cégeket. Ez egy elıre konfigurált csomag, amely a bevezetés folyamatát hivatott leegyszerősíteni, pár hónapra lerövidíteni. A megoldás ugyanakkor bármikor tovább bıvíthetı, testre szabható. Alapállásban a Navision Standard négy alrendszerbıl, a pénzügyi-számviteli, a disztribúciót támogató, a termelésirányító és az ügyfélkapcsolat-kezelı szoftvermodulból épül fel. Az ERP rendszer alapját képezı általános modulokon túl a Navision olyan speciális megoldásokkal egészíthetı ki, mint az élelmiszer-ipari nyomkövetés, az ingatlangazdálkodás, a pénzügyi tervezés és kontrolling. [http://www.microsoft.com/hun/kozepvallalat/standardERP.mspx]
34
4.4.5. Axapta A Microsoft Business Solutions másik ERP rendszere az Axapta. Funkciói felölelik a termelést, a disztribúciót, a projekt- és a pénzügyi menedzsmentet, az ügyfélkapcsolat- és emberierıforrás-kezelést és az üzleti elemzést. Tehát a rendszer lefedi és integrálja a vállalat teljes üzleti folyamatot. Így ideális rendszere a komplex folyamatokkal rendelkezı kereskedelmi, gyártó, illetve szolgáltató vállalatoknak. Az Axapta webes hozzáférést is lehetıvé tesz. Ezáltal nemcsak a döntéshozók jutnak a szükséges információkhoz, hanem például az üzletkötık is megtekinthetik saját teljesítményértékeléseiket. Az ellátási lánc tagjai között hatékony kommunikációt valósít meg. A szoftver egyediségét a gyártó abban látja, hogy nem a cég mőködését kell a rendszerhez igazítani. Az Axaptát lehet a vállalat mőködési folyamatainak megfelelıen átalakítani, testre szabni. Elınyének tartják még, hogy nem igényel sok erıforrást, speciális szaktudást és nagyfokú számítógépes ismeretet. [http://www.xapt.hu/vallalatiranyitas.asp]
4.4.6. PénzÜgyes
Az PénzÜgyes fantázianevő gazdálkodási rendszer az Oracle Corporation nevéhez főzıdik. Honlapján olvasható ismertetı szerint a korábban kizárólag elsıszámú adatbázisszállító
cégként
ismert
vállalat
termékkínálatát
vállalatirányítási,
döntéstámogató,
ügyfélkapcsolat-kezelı (más ERP rendszerekben ezek együtt találhatók meg) és különbözı webes szoftverekkel bıvítette. Sikerét a folyamatos újító tevékenységnek köszönheti. Az internetes alkalmazások elterjesztésében is úttörı szerepet vállalt. Napjainkban is arra törekszik, hogy a nemzetközi üzleti élet szereplıi számára leegyszerősítse a mindennapos feladatok elvégzését. Az Oracle termékeinek hátterében a globalizáció, az egyszerősítés, a szabványosítás, az automatizálás és az innováció húzódik meg. Az Oracle szoftvereinek ereje - az internetes technológiának köszönhetıen - a költséghatékonyságában rejlik: az Oracle képes az összes üzleti folyamatot egy globális és állandó online elérést biztosító hálózat köré szervezni. Így minden információ egy helyen található. Rendszerezésükkel, elemzésükkel megalapozottabb döntések születnek. Emellett ha a hálón mindenki elérhetı, a cég alacsonyabb költségekkel szélesebb piacon tevékenykedhet. [http://www.oracle.com/global/hu/corporate/about.html]
35
A Piac és Profit 2004. október havi számában az Oracle kis- és középvállalatoknak kifejlesztett rendszerét mutatják be. A 10-50 felhasználó telepítését lehetıvé tevı, teljes körő vállalatirányítási és döntéstámogató rendszer elıre konfigurált, iparág-specifikus változatokban is megvásárolható. Ennek köszönhetıen akár húsz nap alatt bevezethetı. A PénzÜgyes az Oracle nagyvállalati irányítási rendszerére épül. Tehát a technológia azonos: webalapú biztonságos hozzáférés, beépített üzleti intelligencia.
4.4.7. IScala A Scala Business Solutions által kifejlesztett alkalmazás a moduláris felépítésnek és a paraméterezhetıségnek köszönhetıen teljesen testre szabható rendszer. Az iScala önmagában teljesen integrált és nyitottsága miatt más rendszerekhez is könnyedén integrálható. A rendszer skálázható: mindenkor a vállalat igényeire szabható, képes annak méretéhez, növekedési üteméhez igazodni. Bevezetés után nincs szükség oktatásra, ugyanis a telepítés során a cég által kijelölt kulcsfelhasználók az alkalmazás gyakorlati oldalát is elsajátítják. A Scala 2002 májusában vezette be a piacra az iScalaR ERP szoftvert, amely kifejezetten
a
vállalatok
közötti
online
kommunikációt
támogatja.
Az
ügyfelek
megkezdhették a valódi online együttmőködés kialakítását leányvállalataikkal, vásárlóikkal, partnereikkel és
szállítóikkal. Ez valójában
a legfejlettebb üzleti kommunikáció
alapfeltételének megteremtését jelentette. Külön jelentıséggel bír, hogy mindez a kis- és közepes vállalatok számára is elérhetıvé vált. A felhasználók dolgát tovább könnyíti, hogy az iScala és a Microsoft Office között nagyfokú az integráció. Az adatok a megszokott irodai alkalmazásokon keresztül is közvetlenül elérhetık. [http://www.piksys.hu/termekek/scala/scala.htm]
36
4.4.8. SAP Business One és mySAP All – in – One Az SAP az üzleti megoldások vezetı nemzetközi szállítója. A kis- és középvállalatok szükségleteit kielégítı megoldásoktól kezdve a globális szervezetek mőködésének megfelelı alkalmazásokat kínál. Az innovációt és a változások követését támogató SAP a Piac és Profit magazin 2004. október havi számában közölt írás alapján piacvezetı ERP gyártó. Ugyanezt támasztja alá a vállalat honlapján olvasható – a Gartner piackutató és elemzı cég által végzett felmérésre hivatkozó – cikk is. [http://www.sap.com/hungary/company/press/press.epx?pressid=6538&query=Az%20SAP% 20világszinten%20piacvezetı] A Business One a kevés alkalmazottat foglalkoztató, több, szigetszerő megoldással rendelkezı cégeknek válhat a hasznára. Ez az integrált vállalatirányítási rendszer pár hét alatt bevezethetı. Az SAP Business One könnyen használható, mert a megszokott Windows környezet konvencióihoz alkalmazkodik. Így a felhasználó számára használata egyszerő. Alkalmazása és karbantartása egyaránt könnyő, nagy teljesítményő, bıvíthetı, igen megbízható. Segítségével késıbb, ahogy a cég és a gazdasági környezet változik, újabb, összetettebb megoldások is könnyen kialakíthatók. Könnyen integrálható más rendszerekkel. [http://www.sap.com/hungary/solutions/kkv/businessone/featuresfunctions/index.epx] A mySAP All – in - One szintén az SAP által a kis- és középvállalatok számára kínált termék. Olyan cégeknek ajánlott, melyeknek van már integrált informatikai rendszere, amit továbbfejlesztenének.
Elıre konfigurált funkcióinak
köszönhetıen
a felhasználók
biztosabban kezelik a különbözı pénzügyi, ellátási lánc- és ügyfélkapcsolat-kezelési és más alapvetı üzleti folyamatokat. Ez fokozza a hatékonyságot. [http://www.sap.com/hungary/solutions/kkv/allinone/businessbenefits/index.epx]
37
4.4.9. Speciális alkalmazások Fıként gyártó és kereskedı cégek hasznosíthatják a proALPHA Software Kft. integrált megoldását. A termelés, a logisztika és a pénzügy-számvitel területeit fedi le teljesen. Az alapfunkciókon túl több speciális alkalmazás is van a csomagban: a workflow automatizáció5, a dokumentumkezelés6 vagy a CAD7 integráció. A proALPHA beépített vezetıi és menedzsmentinformációs rendszerrel valamint a legtöbb nemzetközi fejlesztéső ERP rendszerhez hasonlóan, bér- és munkaügyi modullal is rendelkezik. Bármely elterjedt operációs rendszeren fut. Az internetes megoldásokat is támogatja. [Nagy, Piac és Profit, 2004] Gosztonyi Szilvia, a Pentatrade Kft. termékmenedzsere szerint a vállalatirányítási rendszerek nem helyeznek nagy hangsúlyt a controllingra. Emiatt is népszerő a cége által forgalmazott Corporate Planner. Ez egy komplex controlling eszköz. Vállalati mérettıl függetlenül alkalmazható. A szoftver három funkciócsoportot foglal magában: a tervezést, az elemzést
és
az
információszolgáltatást.
Utóbbinak
köszönhetıen
az
alkalmazás
összekapcsolható például az SAP, a Navision és az abas rendszerekkel. A jelentések, az elemzés, a tervezés és a szimulációk eredményei a legismertebb irodai alkalmazásokba, valamint PDF-fájlokba, Excelbe, Wordbe, HTML és XML formátumokba exportálhatók. A Corporate Planner mellett szóló érv, hogy használatához nincs szükség speciális informatikai ismeretekre, gyorsan implementálható, és rövid idı alatt megtérül.
5
Segíti a vállalati ügyvitel végrehajtását és ellenırzését. Intelligensen támogatja a felhasználót üzleti folyamatainak lebonyolításában. 6 Tervrajzok, ajánlatok, szerzıdések, beérkezı számlák tárolását, kezelését végzi. 7 Computer-aided design: számítógépes támogatottsággal rendelkezı eszközök alkalmazása, mely segíti a mőszaki szakemberek tervezı tevékenységét
38
5. A Ventifilt ZRt. és számítógépes rendszere A Ventifilt Légtechnikai Zártkörően Mőködı Részvénytársaság az Észak-alföldi Régióban fekvı Hajdúnánáson található, mint a város legnagyobb ipari vállalata. A cég Magyarország piacvezetı - becslések szerint 80%-os részesedéssel rendelkezı - ipari légtechnikai és környezetvédelmi berendezéseket elıállító gyára. Fı profilja ipari ventillátorok, légtisztító berendezések tervezése, gyártása, egyedi tervezéső komplex légtechnikai rendszerek, környezetvédelmi berendezések kivitelezése és szerelése.
Vevıköre stabil. Évek óta visszatérı vásárlói vannak, ami elsısorban széleskörő szolgáltatásainak, kiváló minıségő termékeinek köszönhetı. A cég megrendelıi fıként az iparban - úgymint energetikai iparban, dohányiparban, élelmiszeriparban, építıanyag-iparban, faiparban, fémiparban, mezıgazdaságban és vegyiparban mőködı üzemekbıl, gyárakból kerülnek ki.
A cég 1960-ban alakult – az állam vidéki iparosítási program részeként – egy budapesti vállalat gyáregységeként. 1961-tól a Szellızı Mővek II. számú (hajdúnánási) gyáregységeként tevékenykedett. Az 1986. január 1-tıl Ventifilt Légtechnikai Berendezések Gyára néven önálló cégként mőködött tovább. A privatizációs folyamat lezárultával, 1998-tól a cég részvénytársasági formát öltött.
39
5.1. A vállalat tevékenysége, termékei A vállalat tevékenysége igen széleskörő. Környezetvédelmi és ipari rendeltetéső légtechnikai berendezésekkel, rendszerek és rendszerelemek tervezésével, gyártásával, forgalmazásával és helyszíni létesítésével, környezetvédelemmel, háttéripari szolgáltatásokkal foglalkozik. Az ipari varroda különféle szőrıberendezésekhez tartozó textilszőrık gyártásával egészíti ki a fenti tevékenységet. A cég termékei megtalálhatók a magyar gazdaság minden ágában és a világ számos pontján. Ma már bevételének több mint 60%-a exportból származik. Szakmai múlt és felkészültség alapján a cég képes idegen dokumentáció alapján megvalósuló termékek gyártására, kooperációs munkára is.
A termékkínálatában több mint 600-féle termék szerepel:
mintegy
250-féle
standard
ventillátor,
speciális célventillátorok (pl.: erımővi ventillátorok), nedves és száraz leválasztók (ciklonok, ciklontelepek, zsákos és tömlıs szőrık), de ezen kívül különleges kialakítású gépek, célberendezések gyártására is vállalkoznak. A szolgáltatásaik közé tartoznak a helyszíni lég- és portechnikai mérések, szaktanácsadás, helyszíni szerelés, beüzemelés, a környezetvédelmi elıírásoknak megfelelı pótlólagos zaj-és rezgésszigetelés. A szerteágazó tevékenységbıl kitőnik, hogy ilyen széleskörő termeléshez és szolgáltatáshoz megfelelı felkészültségre és szervezettségre van szükség. Az Autodesk Inventor3D modellezı tervezırendszerrel dolgozó tervezıiroda, a 240 fıs szakembergárda teszi lehetıvé a magas színvonalú, rövid átfutási idejő gyártást, a speciális vevıi igények teljesítését, valamint egyedi, kis és közepes sorozatú termékek elıállítását. Jellemzı az egyedi megrendelés, így ez komoly bizonytalansági tényezı. Nehezen tervezhetı hosszabb, akárcsak több hónapra elıre rendelésállomány, kapacitás-lekötés. A Ventifilt folyamatosan bıvíti, korszerősíti gyártási kapacitását, melyet a fejlıdı technológia mellett a növekvı minıségi követelmények tesznek szükségessé. A termékeket egyediségük miatt tipizálni is nehéz, tekintettel arra, hogy technológiai, környezetvédelmi vagy esetleg mindkét célnak meg kell felelniük A vállalat tevékenységeinek rendszerét az egyedi gyártás követelményeihez kell igazítani, amely egyszerre követeli meg a vezetıi szintő átláthatóságot, a decentralizált döntéshozatalt, a flexibilitást, ugyanakkor a pénzügyi és kontrolling területek központosított adatkezelését. 40
5.2. Az integrált számítógépes rendszer bevezetésének elızményei A Ventifilt Részvénytársaság a rendszerváltást követıen rendkívül nehéz éveket élt át a keleti piacok összeomlása miatt. Akkoriban a bevétel több mint 50%-át a keleti szektor exportja adta. Kiemelkedı szerepe volt a Szovjetuniónak, ahová az akkori árakon százmilliós nagyságrendben szállított a cég légtechnikai berendezéseket. A cég szervezete a piaci és belsı kihívások hatására többször módosult. A vállalat termékstruktúrája a piaci kényszerek miatt átalakult. A sorozatnagyságok lecsökkentek. A standard, ventillátort és porleválasztót alkotó termékcsaládok folyamatosan háttérbe kerültek. A hagyományos termékek kereslete ma is visszaszorulóban van, ezért a Ventifilt piaci stratégiája módosult. A cég a légtechnikai piacból az egyedi tervezéső és gyártású, komplex légtechnikai rendszerek közepes árfekvéső piaci szegmensét célozta meg. A gyártási profil megváltozását nem követte a szervezet és vállalatirányítás megfelelı átalakítása. Ezzel együtt a kért határidık egyre rövidebbek lettek, a termékek átfutási ideje pedig egyre hosszabb. A dokumentáció az ajánlat kéréssel indulva szinte az egész vállalatot bejárta, miközben a konkrét cél, a vevıi igények minél pontosabb kielégítése, figyelmen kívül maradt. A döntési és felelısségi szintek nem voltak pontosan elhatárolva, a szervezet szétszabdalt lett. 2003-ra az ország piaca teljesen nyitottá vált, ami a multinacionális cégek megjelenését eredményezte a részvénytársaság által megcélzott szegmensben is. Tovább nıtt a versenytársak fenyegetése. A nagy szériájú, tömegtermeléssel gyártott ventillátorok piacán az olasz, angol és német óriáscégek exportját támogatták. Így azok kiszorították a magyar piacról a magyar termékeket. A vevık összetétele megváltozott: az egyedi igényő végfelhasználók kerültek elıtérbe. A cég kereskedelmi részlege elvállalt teljesíthetetlen vagy többletköltséggel járó mőszaki megoldásokat, míg a tervezık kereskedelmi tevékenységet is végeztek. A mőszaki részleg fejlesztési feladatai háttérbe szorultak. A pénzügynek pedig kisegítı jelleget tulajdonítottak, holott egy szervezet folyamatos mőködésében alapvetı szerepe van.
41
2003 nyarán a cég vezetése változtatás mellett foglalt állást. Az új piaci kihívásoknak új módszerek kellenek. Optimalizálni kell a vállalat technikai és humánerıforrásait, ugyanis akkori informatikai rendszere nem tette lehetıvé az megváltozott elvárásoknak való megfelelést. Korábban számítógépes szigetrendszerekkel rendelkeztek. A mőszaki feladatokat, a bérszámfejtést, TB könyvelését más-más programokon végezték. A „szigetek” között nem volt összeköttetés. Hiányzott a megfelelı információáramlás a cégen belül. Az egyes részlegek átfedték egymás munkáját, nem voltak pontosan elhatárolt munkakörök, amibıl gyakran konfliktusok adódtak. Ezáltal tovább nehezítve a termék termelésben való elırejutását, és a vevı kiszolgálását. A vezetés integrált vállalatirányítási rendszer bevezetését határozta el, mellyel szemben megfogalmazódott elvárásokat a 3. táblázat tartalmazza. A kialakított szempontokat, a szakirodalmat és iparági tapasztalatokat felhasználva a cég 2002 novemberében több lehetséges szállítót felkeresett: BaAN, Forrás SQL, Infor:Corvex, WinDirect, abas Business Software. A Ventifilt által támasztott követelmények alapján végül két német szoftver került versenybe: az Infor:Com (forgalmazó:Infor:Corvex Rt., Budapest) és az abas Business Software (forgalmazó: InterJNet Kft, Jászberény).
42
Elvárás
1
Teljes integráltsággal kell rendelkeznie, teljesen kiváltva a jelenlegi szigetrendszereket. 2 Tartalmazza az alábbi funkciókat: o Értékesítés o Beszerzés o Logisztika o Anyaggazdálkodás o Anyagértékelés o o o o o o o o
3 4 5 6 7 8 9 10
11 12 13
14 15 16
Sarzskezelés Pénzügy/számvitel Költségkönyvelés Tárgyi eszköz nyilvántartás Kommunikációs modulok Adatbányászat Dokumentum managament Controlling Tartalmazzon termelésirányítási, gyártás-tervezési rendszert, amely alkalmas egyedi és kis sorozatú gyártási rendszer irányítására. Legyen magyar, tanulmányozható referencia. Teljes mélységben magyar nyelvő legyen. Valamennyi területen segítse a vállalati folyamatok szervezettebb megvalósulását, Nyújtson biztonságos adatvédelmet, hierarchizált és rögzített adathozzáférést, mőködése szoftveroldalról legyen hibátlan, hardver oldalról a jelenleginél jobb. Hosszútávú szoftverkövetés és karbantartás Legyen CAD/CAM tervezıi rendszer integrálási lehıség. Alkalmas legyen nyílt forráskódú Linux operációs rendszeren futtatásra, illetve legyen lehetıség nyílt forráskódú irodai szoftver alkalmazására (adatexport). Biztosítson a jelenleginél lényegesen több, gyorsabb információkat, tegye lehetıvé az un. adatbányászást /OLAP/, segítve a piacszervezési és logisztikai munkát. Segítse a vezetıi számvitel és controlling alkalmazását. Csökkentse, illetve szüntesse meg az adatbevitelek ismétlését, listás fıkönyvi feladásokat, csökkentse az adatbeviteli idıt, létszámigényt, tegye lehetıvé a hibák gyors észlelését és javítását, Tegye lehetıvé minıségbiztosítási rendszer mőködtetését, információ igényét integrálja Tegye lehetıvé fokozatosan a vállalati adminisztráció, email, Internet, integrálást, belsı hálózati levelezést Új modul megvételével legyen alkalmas az E-kereskedelem késıbbi bevezetésére, on-line raktári partner kapcsolatokra és lehívásokra.
Szoftver abas Business Infor:Com Software FıkönyPénzügy X részben integrált X X X X X
X X X X X X X
X X X X X kiegészítı program X X X részben X részben X
X
X
X X
X X
X
X
X
X
X X
X X Csak MS Windows Server/Kliens
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
részben
X
X
3. táblázat: Elvárások és a versenyben maradt szoftverek összehasonlítása Forrás: Ventifilt ZRt., Jegyzıkönyvek az abas Business Software bevezetéséért felelıs TEAM üléseirıl
43
A táblázat megmutatja, hogy a két versenyben maradt szoftver hogyan teljesíti a Ventifilt által megfogalmazott igényeket. Látható, hogy az abas jobban illeszkedik a vállalat követelményeihez. A döntéshez további segítséget nyújtott a Konradin Kiadó 1999 óta minden évben elvégzett felmérése, amely az ERP rendszerek alkalmazását és azokkal való megelégedettséget vizsgálja. E tanulmány szerint az abas kapta 2002-ben és 2003-ban is a legjobb osztályzatokat. Vezetı szerepét a 2005-ös vizsgálatok alapján is megırizte. (1-5. számú melléklet) A fenti információkkal együtt a végsı választást az árajánlat alapján tették meg az abas Business Software javára 2003 áprilisában.
5.3. Az abas Business Software és a Ventifilt Zrt. A Ventifilt ZRt. környezete megváltozott. A rendszerváltás, az új versenytársak betörése arra késztették a vállalatot, hogy alkalmazkodjon, ha fent akar maradni a globalizálódó világban. Elıször is szükséges az információk naponta duzzadó áramát rendszerezni, tárolni, megfelelıen áramoltatni. A megoldást a részvénytársaság egy integrált számítógépes rendszer bevezetésében látta. Egy német fejlesztéső szoftver mellett döntöttek, melyet 2003-ban vezettek be.
5.3.1. Az abas Business Software
Az abas Business Software egy közepes mérető vállalat számára alkalmas összetételt ajánl. Az abas Business Software modern technológiai kombinációkon és több éves tapasztalatokon alapszik. Ez egy teljes megoldás, amely elég rugalmas ahhoz, hogy kövesse az új piaci követelményeket a megjelenés pillanatában. Ez a szoftver megoldás optimalizálhatja az üzleti folyamatokat – a beszerzéstıl és az értékesítéstıl egészen a gyártásig (abas ERP), az eladási rendszerig (abas Trade) és a pénzügyi könyvelésig.
44
abas Business Software Adatátvitel
Vevı
Vállal. törzsek
Cikkek
Archívum
FAX
Szövegfeldolg.
Ajánlat
Kapacitások
Info-System
CAD
Szállító
Megrendelés
Kalkuláció
Doku.man.
Megr. javaslat
Diszpozíció
Gyártási.jav.
Figyelmeztetésd
Megrendelés
Raktár
Üzemi megb.
Munkalapok
Fizetések
Bevételezés
Szállítólevél
Visszajelentés
Munkaidı
Elektron. Bank
Számla ellen.
Számla
Controlling
Könyvelés
Pénz.telj.
Felszólítások
Tárgyi eszköz.
Költség.könyv.
Anyagértékelés
Gyártás/Raktár
Bérszámfejtés
8. ábra: Az abas Business Software felépítése Forrás: Ventifilt ZRt., abas Termékismertetı
Az abas Business Software mindig testre szabottan találkozik a vállalat-specifikus követelményekkel, és rendkívül rugalmas egyéb változásokkal kapcsolatban is, legyenek azok belsık vagy külsık. Néhány módosítás változatlan marad egy „upgrade” után is. Az abas Business Software elısegíti a vállalkozás mindennapi üzleti folyamatait hatékony jellemzık és funkciók rendjének biztosításával. A következı alapfunkciók részei a szolgáltatások széles skálájának az abas ERP-ben: •
adatbázis,
•
törzsadatok kezelése,
•
kommunikációs komponensek,
•
szövegszerkesztı / szabad szövegek kezelése,
•
mőszaki paraméterek jegyzéke, tartalék sablon, szelekciós sablon,
•
rendszerkezelés,
•
listák és kiértékelések.
45
Ezek az alapfunkciók az abas Business Software lelkét képezik. Minden más funkció ezeken alapszik. A következı
magfunkciókat tartalmazza az
abas Business
Software [abas
Termékismertetı]:
-
Beszerzés. (Ajánlatok, megrendelési javaslat, megrendelés, a termékek átvétele, a számlaigazolás.)
-
Diszpozíció. (Anyagszükséglet tervezése, futtatása.)
-
Anyaggazdálkodás / MRP. (Raktárkezelés, sorozatképzés, csomagolás kezelés, széria szám kezelés, leltározás, anyag hozzárendelés, anyagértékelés.)
-
Gyártás. (Gyártási javaslatok, gyártási megbízások, kapacitás tervezés, visszajelentések, vevıi megrendelési gyártási lista, kézi gyártási bejegyzések.)
-
Könyvelés. (Kalkuláció, költségkönyvelés, pénzügyi könyvelés, tárgyi eszköz könyvelés, controlling. )
-
Értékesítés. (Ajánlatkérés, vevıi megbízás kezelés, termékek kiadása, szállítás, számlázás.)
-
Variált funkciók. (Dolgozói jelenlét és munkaidı feljegyzés valamint Intrastat a nemzetközi statisztikához.)
A kezelı felületek variációit használhatja a vállalat, hogy kommunikálhasson más szoftver világgal is. Összekapcsolható más informatikai megoldásokkal: az abas képes a dolgozói jelenlét és munkaidı feljegyzésére, adat raktározásra, és az adatok archiválására is. Valamint magában foglalja a CRM8 és DMS9 funkciókat is. A szoftverrıl részletesebb ismertetı a 6. számú mellékletben található.
8
Customer Relationship Management: ügyfélkapcsolatok kezelését szolgáló funkció, amelyet korábban az ERP rendszerektıl külön kezeltek, de ma már ez a kettı nehezen szétválasztható. 9 Dealer Management System: Márkakaereskedıi Információs Rendszer
46
5.3.2. A szoftver bevezetése: a TEAM
Dolgozatom elsıdleges célja nem a rendszer installálásának bemutatása, hanem az, hogy megvizsgáljam: az abas Business Software mennyire váltotta be a hozzá főzött reményeket. Így nem taglalom a részletes bevezetési folyamatot. Azonban a jobb megértés és a következetesség érdekében ezt is áttekintem nagyvonalakban. Bıgel György és Forgács András szerint az informatikai projektek esetén a sikernek számos operatív vezetési és szervezési feltétele van: szakszerő projektmenedzsment, a közremőködık felkészültsége és elkötelezettsége, az érdekek egyeztetése, a menet közben felmerülı problémák gyors megoldása, a felhasználók alapos felkészítése, a partnerek közötti bizalom, hosszú távú partnerség, konfliktusok feloldása. A Ventifilt ZRt. ezen tényezıket maradéktalanul figyelembe vette. A bevezetési projekt indítására 2003 júniusában került sor. Az InteJNet Kft.-vel kötött megállapodás alapján a bevezetés támogatása kiterjedt a vállalati üzleti folyamatok elemzésére is, amely a rendszer adaptálásán és testre szabásán túl a szervezeti átalakítás lehetséges irányait is kijelölte. A feladatok megkezdésével egyidejőleg vállalaton belül megjelent a sok cég integrált rendszerének
bukását
okozó
szervezeti
ellenállás:
az
új
rendszerrel
kapcsolatos
bizonytalanság, fıleg az adminisztratív területeken belül a létszámleépítéstıl való félelem. „A szervezeti változást célzó erıfeszítések gyakran ellenállásba ütköznek. Az ellenállás okai két tényezıre vezethetık vissza: - egyéni eredető okokra, - szervezeti eredető okokra.
A menedzserek alapvetı feladata a változásokkal szembeni ellenállás felmérése és megfelelı módszerekkel - és stratégiákkal - történı legyızése.„ [Polónyi, 2001, 229. o.] A cég vezetése olyan bevezetési módszertan mellett döntött, amely fokozottan támaszkodott a külsı tanácsadó cégre. Az ellenállás kivédése érdekében egy új szervezeti kultúra megalapozásával indították el a változásokat. A 4. táblázatban látható módszerek közül a részvétel és bevonás stratégiát választották.
47
Módszer Képzés és kommunikáció
Mikor célszerő használni Információhiány, pontatlan infók, vagy elemzés.
Részvétel és bevonás
Ha a kezdeményezıknek nincs elegendı információjuk a változás megtervezéséhez, és mások elegendı hatalommal rendelkeznek az ellenálláshoz.
Segítségnyújtás, támogatás
Amikor az emberek nehezen alkalmazkodnak az új szituációhoz.
Tárgyalás és megegyezés
Amikor egy olyan egyént vagy csoportot érint hátrányosan a változás, amely jelentékeny erıt képvisel a változással szemben. Amikor más módszerek nem használhatók, vagy túl drágák.
Manipuláció és kooptáció
Elınyök Ha egyszer sikerül meggyızni az embereket, akkor segítenek a változás bevezetésében. A résztvevı emberek elkötelezettek a változás ügyének. Minden információt, amely rendelkezésükre áll, felhasználnak a folyamat megtervezéséhez. Ez a módszer a leghatékonyabb az alkalmazkodási problémák megoldására. Néha a legkönnyebb módszer a nagymértékő ellenállás elkerülése. Viszonylag olcsó és gyors módszer a változással szembeni ellenállás leküzdésére.
Hátrányok Sok idıbe kerül, ha nagy a változásban érintettek száma. Sok idıbe kerül, ha a résztvevık nem megfelelıen tervezik meg a változást.
Lehet idırabló, drága és ugyanakkor sikertelen.
Sok esetben drága lehet, ha egy idı után mindenki mindenrıl tárgyalni akar. Ha az emberek érzik, hogy manipulálják ıket, késıbb komoly problémát okozhat.
4. táblázat: A változással szembeni ellenállás leküzdésére szolgáló módszerek Forrás: Bencsik, 1998, 35. o.
Elıször is a cég 2003. július 3-án létrehozott egy TEAM-et a szoftver bevezetési projektjének kidolgozására, végrehajtására. Tagjai: •
Projektvezetı (aki közvetlenül a vezérigazgatónak tartozott felelısséggel).
•
Bevezetı – tanácsadó cég projektvezetıje.
•
A TEAM kulcsemberei minden szakmai területrıl a legképzettebb és a saját munkaterületükön túl összvállalati ismeretekkel rendelkezı vezetık, illetve kiemelt munkatársak voltak.
A TEAM üléseit hetente tartották. Itt szabadon tehettek javaslatokat a felmerült problémák megoldására. A közös munka során az egyes szakterületek képviselıi sokkal elkötelezettebbé váltak. A heti ülések mellett folyamatosan konzultálak a bevezetı – tanácsadó céggel, és szükség esetén soron kívüli megbeszéléseket is tartottak.
48
A TEAM alapvetı feladatai a mintegy másfél éves fennállásuk alatt a következık voltak: •
vállalati igények meghatározása,
•
folyamatos egyeztetés az InterJNet kft-vel,
•
a rendszer által megfogalmazott követelmények értelmezése, szervezeti alkalmazhatóságának vizsgálata, javaslata a bevezetés módjára,
•
a team tagoknak – szakterületeiken belül - teljes körő szoftverismeret megszerzése,
•
a team tagoknak a teljes rendszerrıl átfogó, általános szoftverismeret megszerzése,
•
a kollégák betanításában napi közremőködés,
•
a bevezetés elıkészítéséhez szükséges felmérés elkészítése,
•
folyamatos konzultáció a bevezetési folyamatban közvetlenül érintett munkatársakkal.
A szoftver bevezetése nemcsak az eszközök megszerzését, bevezetését jelentette: egyidejőleg alakították a belsı üzleti folyamatokat a rendszerhez, és testre szabták a szoftvert a vállalat sajátos igényeinek megfelelıen. A
projektet
nagymértékben
segítette,
hogy
a
szoftver
forgalmazójának
közremőködésével a Ventifilt ZRt. csapata több olyan cégnél is látogatást tett, ahol már mőködtették az abas Business Software-t. Láttak sikeres bevezetést, ugyanakkor bukott projektek tapasztalatait is fel tudták használni munkájukban. A pozitív és negatív példák bemutatása azért is állt az InterJnet Kft. érdekében, hiszen sok esetben nem a vendor10 hibájából bukott meg a rendszer, hanem a szervezeti menedzselés nem volt helyénvaló. A cég még ma is figyelemmel kíséri néhány abast alkalmazó vállalat munkáját. A Ventifilt sikerét az is mutatja, hogy esetükben 2004 óta nem volt szükség munkaszervezési változásokra több más szervezettel ellentétben. Tehát a 2004-ben kiválasztott és bevezetett módszerek ma is az igényeknek és az elvárásoknak megfelelıen mőködnek. A TEAM munkája során azt a következtetést vonta le, hogy a rendszer bevezetésekor mőködı szervezeti rendszer sok keresztezı felelısségi ponttal rendelkezik. Ez magyarázatot adott az akkori rendszerben gyakran fellépı konfliktusokra. A 9. ábrából látható, hogy például a vevıvel szinte minden egység kapcsolatban állt, amely sok ellentmondást, félreértést okozott. A tervek akadoztak, mivel a funkciók mindig összekeveredtek. 10
szállító, forgalmazó, itt az InterJnet Kft.
49
VENTIFILT Légtechnikai Részvénytársaság Mőködési folyamat – lefedettség ABAS ERP Dokumentum management
VEZÉRIGAZGATÓ
8. Hum ánpoltika, Igazgatás Titkárság Személyügy, munkaerıgazdálkodás Oktatás, képzés, tanmőhely Foglalkozás-egészségügy Vagyonvédelem, Igazgatás, adminisztráció, irattár
MŐSZAKI IGAZGATÓ GAZDASÁGI IGAZGATÓ
Pénzügy/Számvitel
7. Szám viteli és Pénzügyi Osztály Pénzügyi gazdálkodás Ki- és beáramló pénzforgalomő Hitelügyletek Szállítói kötelezettségek Vevı követelések Adatrögzítés Könyvelés Költségmérés. Gazdasági elemzés Mérleg, eredménykimutatás Munkabérek elszámolása Társaadalombiztosítási kötelezettségek Adóels zámolás
Szállító Értékesítés Ajánlat Beszerzés
9. Munkavédelem, Tőzvédelelm, Biztonságtechnika
2. Mőszaki Iroda
Mőszaki ajánlat, specifikáció Gyártmánytervezés, szerkesztés Gyártmány fejlesztés Gyártás tervezés, fejlesztés Gyártóeszköz tervezés Kisérlet-kutatás Üzembe helyezés Mérések Fe jlesztı mőhely Gyártóeszköz és kisérleti gyártás
CAD - integráci ó 3. Termelési Iroda
1. Kereskedelmi Iroda Értékesítés – eladás Belföldi piac Export piac Marketing Szállítás szervezés Fuvarozás Vámügyek Árubeszerzés Import Készletezés Anyag-árugazdálkodás Ki-be irányuló forgalom
VEVİ
Tárgyi eszköz
DISZPOZICIÓ
Gyártás, elıkészítés, ütemezés Mőhelyprogramozás Üzemek közötti koordináció Helyszíni szereleés koordináció Kooperáció Bérmunka. Szolgáltatás, önálló vállalkozás
GYÁRTÁS 4. Termelı Üzemek
Logisztika Anyaggazdálkodás Leltározás Sarzskezelés
Ipari varroda
Elıgyártó üzem
Forgácsoló üzem
Festı Csomagoló komplettirozó
Önálló vállalkozás G Y Á R T Á S I F O L Y A M A TO K
5. Minıség Ellenırzés
CONTROLLING 6. Üzemfenntartás
Beérkezı és kimenı áru kontrollja Minıség tanúsítás Üzembe helyezés Reklamáció vizsgálat Garancia
Állagmegóvás Üzemzavar elhárítás Megelızı karbantartás Technikai szint fejlesztése Önálló vállalkozás, gyártás Környezetvédelem
Kommunikációs modulok – eBank – Internet - Berenc-integráció (bér)
9. ábra: abas-Ventifilt folyamat lefedés Forrás: Ventifilt ZRt., Tanulmány az abas Business Software bevezetésével kapcsolatos tapasztalatokról
50
Mindennek az lett a következménye, hogy az innovációs folyamatok lelassultak, fejlesztések elmaradtak. A napi feladatok ellenırizhetetlenné váltak, miközben a vevık egyre gyorsabb ajánlati reakció-idıt vártak el. Az osztályok közötti információáramlás, döntési jogkörök, feladatfelosztás pontos definiálásának hiánya az egyszerő problémákat is megbonyolította. Folyamatos konfliktusok voltak a mőszaki és kereskedelmi munkatársak között, amit a szakmai tapasztalat alapján megválasztott vezetık nem tudtak kezelni. Mintegy megoldásként a TEAM javaslatára a szervezeti folyamatokat egyirányúsították. Így a részlegek tevékenységei közötti átfedéseket kiküszöbölték. A munkaszervezési változtatás legfontosabb új eleme az egységes Vállalkozási Iroda létrehozása volt. A központi (vállalkozási) tevékenység üzleti folyamatát a 7. számú melléklet mutatja be. Az informatikai vezetınek igen jó esélyei vannak a vezérigazgató szék megszerzésére: ha minden tevékenység, minden folyamat, minden funkció informatikával itatódik át, ha a vállalati stratégia elsısorban informatikai stratégia, ha az ügyvitelt automatizáljuk, akkor ki lehetne jobb jelölt a legmagasabb székbe az informatikai vezetınél? [Bıgel-Forgács, 2001] Ez a karrier nem tipikus, azonban a vizsgált szervezet esetén mégis bekövetkezett: az abas installálási projektjének vezetıje ma a Ventifilt ZRt. vezérigazgatója: a szervezeti ábrán tanácsadóból lépett elı a cég élére. (8. számú melléklet)
5.3.3. Képzés és éles alkalmazás Korábban említettem, hogy sok cég nem számol a rejtett költségekkel: ott próbálnak költséget lefaragni, ahol tudnak. Az egyik ilyen terület a képzés. Azonban az alkalmazottak elkötelezetté válásához, és a bevezetés, mőködés sikeréhez elengedhetetlen, hogy költsön a cég a munkatársak oktatására. A Ventifilt ZRt. biztosította a képzéshez szükséges erıforrásokat. Továbbá helyesnek bizonyult az a döntés is, hogy a team tagjai teljes felhatalmazást kapjanak. Ezáltal a projektet sokkal inkább magukénak érezték, és motiváltak lettek a sikeres megvalósításban. Az intenzív oktatáson a team tagjai, mint kulcsfelhasználók vettek részt. Az oktatás egyben a testre szabás színtere is volt. A team összetétele és felhatalmazása biztosította, hogy vitás kérdésben a team döntsön, és döntése szerint vagy az abas került módosításra, vagy a Ventifilt érintett folyamata. Tehát a szervezetet és a szoftvert kölcsönösen adaptálták egymáshoz.
51
A projekt sikerének kulcsát a projektvezetı szerint a csapatmunka jelentette, amely kiegészült a nyitott felsı vezetés demokratikus szemléletével, értékek mentén történı gondolkodásával. Az anyagi motiváció mellett nagyon fontos volt az erkölcsi motiváció, a kihívásnak való megfelelés, a közösen kialakított változásokban a közös felelısség. Mindenkinek érdeke volt az eredményes végrehajtás. A vállalati magatartásban nem tudatosan, de kialakult a változás-menedzselés folyamata. Az oktatás során a rendszer teljes folyamatát átvették. Modulról modulra haladtak, azok egymáshoz való kapcsolódásai mentén. Az így felmerülı kérdéseket, problémákat egy közös dokumentumban rögzítették, melyek megvitatására kéthetente került sor az InterJnet Kft. közremőködésével. A tapasztalat az volt, hogy az abas rendkívül rugalmas a módosításokat és új igényeket illetıen: új mezıket tudtak bevezetni, új eljárásokat programoztak a rendszerbe. Az éles bevezetést megelızıen összeállítottak egy olyan jegyzéket, mely prioritási rendben tartalmazta a módosítási igényeket. A rendszer aktualizálására 2003 decemberében került sor. A vendor elvégezte a mőködtetéshez szükséges egyszeri beállításokat: vállalati alapadatok, standard kontírozások és szállítói törzsadatok betöltése. Ezt követıen felmerült problémákat sikeresen menedzselték. Kezdeti nehézséget jelentett például annak eldöntése, hogy bizonyos mezık kitöltése kötelezı legyen vagy sem. Ha egy partner megrendelt egy egyedi terméket, a rendelés rögzítése és rendszerbeli feldolgozása során meg kellett adni a fizetési feltételeket. Azonban sok vevı esetén ez még a megrendelés felvételekor nem tisztázódott tény. Tehát át kellett gondolni, hogy mely adatok kötelezıek, és melyek válnak idıben kötelezıvé. Az elıbb említett példában az a releváns, ha a fizetési feltétel mezı kitöltése számlázáskor válik kötelezıvé. További akadályokat jelentett azon folyamatok kezelése, melyek papírmentesen kapcsolódnak egymáshoz, és a korábbi rendszer idején azok dokumentumok szervezetek közötti „vándorlásával” történtek meg. Ma már elmondható, hogy a cég kiiktatta a fölösleges „papírgyártást”. Csak azokat a jelentéseket, kimutatásokat nyomtatják ki, melyek a törvényi elıírásoknak való megfelelést lehetıvé teszik, és a vezetıi döntések meghozatalához szükségesek.
52
5.3.4. Jelentések, kimutatások
A Ventifilt ZRt. a vezetıi igényekhez, döntések támogatásához szükséges információkat, kimutatásokat, jelentéseket az Infosystem modul segítségével állítja elı. Az abas ezen modulja grafikus kiértékelı programokat tartalmaz, ami az összes többi modulhoz kapcsolódóan elıre beállított sémák szerint győjt ki adatokat, és elemzi azokat.
10. ábra: Grafikus kiértékelés az abasban: 2007. elsı negyedévi forgalmi adatok Forrás: Ventifilt ZRt., Az abas Business Software tesztrendszere
53
A vendor szállít elıre kialakított értékeléseket, mint például forgalmi statisztikákat, egyenlegközlıt, tervezett felhasználás, bevétek és kiadások, gépek felhasználása és tervezése, kapacitás áttekintését. A szoftver nyitottságának köszönhetıen: könnyő megalkotni a saját testre szabott elemzéseket, lekérdezéseket is. A felhasználó eldöntheti, hogy mely adatokat akarja szerepeltetni vállalatának értékeléseiben. Így a cég gyorsan tud reagálni a piaci környezet változásaira. Ha új információigények merülnek föl, kialakíthatnak egy olyan programot, amely a releváns információkat tartalmazza. Az Infosystem modul 1000-et is meghaladó listát képes kiadni. A rendszer nyitottságát kihasználva a Ventifilt több mint 20 saját fejlesztéső infosytemet (5. táblázat) hozott létre, és meglévıket alakított át a helyi igényeknek megfelelıen. A rendszer által kínált 1000-féle infosystem-bıl a vállalat természetesen csak azokat alkalmazza, amelyeket hasznosítani tud az üzletmenet során. Ezekrıl egy lista az 9. számú mellékletben található táblázatos formában.
54
Hivatkozási szám 100489 100553 100554 100562 100470 100491 100560 100535 100558 100566 100565 100498 100471 100564 100445 100532 100501 100500 100502 100556 100493 100477 100479 100559 100494 100495 100499
Keresıszó AJANLAT ANYAGLISTA ANYLIST2 BESZAMLA CIKKLISTA DOKU ELEMEZ ELFEKVO FKONYVHAVI GYARTASBAN HASZNALAT KALK KESZLET KISZAMLA LBUVF LKUVF MCIKKEK MEGREND MVEVO NAPILISTA RAKTARBA RAKTNAPL RGP02 RKESZLET RNAPLEGYSZ SKESZLET UTO
Rövid-név Ajánlatok / Értékesítés Anyagkivételezési lista Megbízás / ÜMb Gyártási lista faszerkezet Bejövö számlák kifizetése Cikkek lista (GP) Dokumentumok közöti keresés Megrendelések elemzése / Értékesítés Elfekvö cikkek FİKÖNYVI SZÁMLÁK HAVI BONTÁSBAN Gyártásban lévö termékek Abas licensz foglalás Kalkuláció KÉSZLET megadott határnapra Kimenö számlák kifizetése Könyvelési adatok Vevık egyszerő forgali listája Megrendelések cikkekre csoportositva / Értékesítés Megrendelések / Értékesítés Megrendelések vevöre csoportositva / Értékesítés Napi jelentés az ügyletekröl Sajátgyártás raktárba vétele Raktári mozgások naplója teljesítés dátumra Raktárnapló RGP02 Raktár készlet Raktárnapló Egyszerősített Megjelenéssel Sajátgyártás cikk készlete Utókalkuláció
5. táblázat: Saját elıállítású kiértékelı programok Forrás: Ventifilt ZRt., abas Business Software Infosystem modul
A jelenlegi vezérigazgató fél évvel ezelıtt elengedhetetlennek látta egyfajta napi jelentés bevezetését. A rendszer új igényekhez való alkalmazkodóképességét mi sem bizonyítja jobban, hogy kifejezetten erre a vezetıi kérésre fejlesztették ki a 100556-os hivatkozási számú, Napilista elnevezéső infosystemet, melyet minden nap kinyomtatva a vezérigazgató asztalára tesznek.
55
A jelentés elsı oldala a tárgyév január 1. és az adott nap közötti pénzforgalom alakulását mutatja be:
1. Adott idıszakra vonatkozó ajánlatok értékösszege forintban. 2. Adott idıszakban beérkezı megrendelések értékösszege forintban. •
Adott idıszakban teljesített megrendelések értékösszege forintban, melyek értelemszerően tartalmazhatnak elızı évben megrendelt tételeket.
•
Adott
idıszakban
megrendelt,
de
következı
évi
teljesítéső
megrendelések értékösszege forintban. 3. Adott idıszakban kiállított szállítólevelek értékösszege forintban, melyek befejezıdött gyártáshoz és teljesített szállításokhoz kapcsolódnak. 4. Adott idıszakban beérkezı számlák értékösszege forintban. 5. Adott idıszakban igénybe vett szolgáltatások, anyagbeszerzési (azaz kimenı) számlák értékösszege forintban. 6. Adott idıszaki forgalom egyenlege forintban, azaz a kimenı és bejövı számlák értékének egyenlege. Számviteli tartalma ennek a sornak lényegében nincs, mégis a vezetı számára iránymutatással szolgál, hogy a cég pénzáramlása hogyan alakul. 7. Az utolsó pár sorban pedig a vásárolt cikkek, kész- és félkész termékek értékét láthatjuk forintban.
56
11. ábra: Napi jelentés az ügyletekrıl Forrás: Ventifilt ZRt., Az abas Business Software tesztrendszere
A következı lapon ugyanazok a sorok találhatók, mint az elsın. Annyi különbséggel, hogy ott csak az adott napra vonatkozó értékek tőnnek föl. A naponta elkészített jelentésbıl a vezetı azt is megtudja, hogyan alakul a nyitott (gyártás alatt lévı), és lezárt (legyártott) megrendelések értéke devizanemenként és forintban. Figyelemmel kísérhetı az is, hogyan oszlanak meg a beérkezı megrendelések a külföldi és a hazai partnerek között. Láthatjuk az árbevételt fıkönyvi számlánkénti megbontásban, valamint a befejezett, de nem feltétlenül kiszállított gyártás értékösszegét havi megbontásban. Az említett adatokat diagramos megjelenítésben is kérhetjük.
57
12. ábra: Napi jelentés az ügyeltekrıl: Megrendelés értéke Forrás: Ventifilt ZRt., Az abas Business Software tesztrendszere
A bemutatott jelentésen túl a 100491-es hivatkozási számú, Dokumentumok közötti keresés elnevezéső infosystem-et használják minden nap. Ez a funkció lehetıvé teszi a dokumentumok (ajánlatok, megrendelések, visszaigazolások, üzleti levelek, szerzıdések, rajzok stb.) egyértelmő azonosítását és visszakereshetıségét, a kimenı levelek egységes fejléc-kezelését (10. számú melléklet), a központi tárolást és az abasban tárolt ügyletekhez való kapcsolást.
58
13. ábra: Dokumentumok közötti keresés Forrás: Ventifilt ZRt., Az abas Business Software tesztrendszere
A napi rendszerességgel lekért jelentések mellett a vállalat havonta megvizsgálja az ajánlatok állását különbözı szőrıfeltételek mentén, valamint a megrendelések és az értékesítés alakulását. Továbbá a tényleges költségek vizsgálatához utókalkulációt is készítenek (11. számú melléklet). A rendszeres lekérdezéseken kívül természetesen a vállalat több alkalmankénti elemzést, vizsgálatot is elvégez (12. számú melléklet).
59
5.4. Következtetések, javaslatok a rendszer továbbfejlesztésére Az integrált rendszert olyan stratégiai elem, amely egyaránt hozzájárul a vállalatok szervezeti hatékonyságához, valamint piaci versenyképességének növeléséhez. A megfelelı rendszer használata lehetıvé teszi a vállalatok számára operatív rendszereik ellenırzését, az állandóan változó versenykörnyezettel való lépéstartást. Az integrált vállalatirányítási rendszer alapjaiban változtatja meg a vállalat mőködését: az igazi döntés nem a szoftver kiválasztása, hanem annak a vállalása, hogy átvizsgálják, optimalizálják a vállalati folyamatokat. Az informatikai eszközök alkalmazásával a menedzsment hatékonyabban tudja kézben tartani a cég vezetését, hiszen olyan adatok állnak rendelkezésükre, melyek megszerzése korábban elképzelhetetlen volt. A kínált elınyöknek természetesen megvan a maga ára is.
60
5.4.1. Bevezetési költségek és megtérülés
A 6. táblázat tartalmazza az InterJnet Kft. által forgalmazott abas Business Software bevezetési költségeit. Az üzleti titok megsértésének elkerülése végett a számok abszolút értékben nem valósak, az arányok igen.
SZOFTVER Termék/Szolgáltatás Darab Ár Rendszer ABAS licensz 16 1 389 150 22 226 400 Egyéb telepítés 1 630 000 630 000 CS online view 1 472 500 472 500 Reflexion 1 268 800 268 800 Linux operációs rendszer 16 0 0 Összesen 23 597 700 Tanácsadás 54 168 000 9 072 000 Összesen 32 669 700 SZERVER
1 800 000
Beruházás összesen KARBANTARTÁS Upgrade ABAS
12
267 540
34 469 700 3 210 480
6. táblázat: Az abas Business Software bevezetési költségei a Ventifilt ZRt. 2003-2005. évi éves beszámolói alapján
Az ERP rendszer installálásakor célkitőzésként nem fogalmazódott meg a költségmegtakarítás; az integráltságot és az egységes alkalmazást tekintették elsıdleges szempontnak. Így megtérülési idıt sem számoltak. Tartalmi és minıségi fejlesztésre volt szüksége a szervezetnek. Azonban az integrált vállalatirányítási rendszer elınyei behozzák a ráfordítást. Fontos tényezı, hogy a szoftver anyagkezelési oldala dinamikus foglalási rendszert tartalmaz: adott alapanyag nem egy konkrét termékhez vagy termékcsoporthoz van lefoglalva megrendeléskor, hanem a nyilvántartott termelési program alapján a tényleges gyártási idıszakra biztosítja az adott anyagok készletét.
61
A rendszer tehát ahhoz nyújt támogatást, hogy minden alapanyagot „just in time”11 rendelhessenek meg a megadott vagy optimalizált mennyiségben. Az átlagos készletszintet így a bevezetés második évétıl sikerült lecsökkenteni. Ez 400 millió forintos alapanyagforgalomnál évi 3-4 millió forint megtakarítást eredményez a vállalatnak. Az abas segítségével csökkent a készletfinanszírozás költsége, a beszerzett áruk forgási ideje, azaz növekedett a forgási sebesség. Korábban az adott termelési projekt elıtt hónapokkal, felületes becslések és „megszokás” alapján rendelték meg a nyersanyagot. Most a projekt indítását megelızıen csupán egy-két héttel történik a beszerzés. A rendszer folyamatos optimalizációjával és adaptációjával, a gyártási modul fejlesztésével,
a
technológiai
feltételek
figyelembe
vételével
tehát
konkrét
anyagmegtakarításokat is meg lehet célozni. Az abas képes arra, hogy a tervezési és elıkészítési folyamatokat is integrálja, ami lehetıvé teszi a felhasznált alapanyagok körének csökkentését és egységesítését. Ezáltal a beszerzési volumeneket anyagféleségenként növelhették, és lehetıvé vált, hogy a vállalat jobb beszerzési árpozíciót érjen el. Jellemzı, hogy költségmegtakarítást eredményezett az is, hogy az abas „kényszeríti” a beszerzıt, hogy elıbb az elfekvı készletet12 vegye figyelembe. Majd csak annak felhasználása után enged az abas új beszerzést indítani. Az integrált vállalatirányítási rendszerre való áttéréskor nem volt cél a rendszer beruházási értelemben vett megtérülése. Azonban látható, hogy maga a beruházás hat-hét év alatt képes behozni a rá áldozott költségeket.
5.4.2. Értékelés
Az elızı részbıl is kitőnik, hogy a Ventifilt ZRt. által alkalmazott ERP rendszer megfelel a vezetés által megfogalmazott követelményeknek, mellyel a megváltozott körülményekhez való alkalmazkodást kívánták elérni. Sikerült olyan megoldást kiválasztani, bevezetni, amely - némi módosítást követıen - illeszkedik a szervezet üzleti folyamataira. Alapvetı elvárásként fogalmazódott meg a projekt indításakor, hogy a korábbi szigetrendszereket egy integrált, egységes megoldás váltsa fel. Ennek az abas minden szempontból megfelel. Megszőnt a többszörös adatbevitel, a fölösleges idıráfordítás. Minden szervezeti egység azonnal láthatja a számára releváns információkat, és azokért nem kell „átsétálni” a vállalat más területeire. 11 12
éppen megfelelı idıben olyan készletek, melyek legalább 12 hónapja nem kerültek felhasználásra
62
A vezetés és a tulajdonosok szempontjából talán a legjelentısebb a pénzügyi, vezetıi számvitel és a controlling új távlatokba helyezése. Releváns, megbízható információk gyorsan, megfelelı idıben állnak a menedzsment rendelkezésére. Már pár hónapos alkalmazás után olyan nagy mennyiségő, és rendszerezettségő adatot szolgáltatott a rendszer, melyet korábban hosszadalmas módon, bizonytalan kimenetellel sem biztos, hogy elı tudtak állítani. Lehetıvé vált a gyors reagálás a mindig változó körülményekre. Az adatok olyan struktúrában kerültek tárolásra már a bevezetést követıen, hogy azokat a menedzsment még ma is fel tudja használni. Az új rendszer lehetıvé tette a vállalat hatékonyabb mőködését. A piacszervezési és logisztikai munkát új dimenziókba helyezte, a munkaszervezés idıigényét lecsökkentette; az aktív, közvetlen piaci kapcsolattartás került elıtérbe. A bevezetés elsı napjától kezdve a teljes logisztikai folyamat az integrált rendszer segítségével történik. A megrendelést beérkezéskor azonnal rögzítik. A termelés tervezése, kiszállítás ütemezése automatikus. Továbbá a rendszer a meghatározott szállítók kondícióinak figyelembe vételével napi javaslatot tesz az anyagmegrendelések indítására. A leigazolt szállítólevelek visszaérkezését követıen pedig számla kerül generálásra. A beszállítói és elıállítási költségek naprakész figyelésével a vállalat alkalmazkodása és versenyképessége tovább javítható a globalizálódó világban. Érezhetı, hogy a korábban sok konfliktust okozó, zavaros hatás-, felelısségi körök letisztultak. Minden munkatárs tudja a saját feladatát, mely teljes egészében megfelel a munkaköri leírásban foglaltaknak. Az abas Business Software használatával egy új, pontos feladat- és elvárás rendszer alakult ki. A személyes teljesítmények objektíven mérhetıvé váltak.
5.4.3. Továbbfejlesztési lehetıségek
A Ventifilt ZRt.-nél 2003-ban bevezetett integrált rendszert a kezdetek óta folyamatosan fejlesztik. Ez a folyamat még ma is tart, hiszen szükség is van rá. Az állandóan változó
piaci,
kormányzati
feltételek
újabb
költségcsökkentéseket,
gazdaságosabb
megoldásokat követelnek meg a vállalattól, ha az nem akar a „dinoszauruszok” sorsára jutni. A
részvénytársaság
bemutatásából
kiderült,
hogy
elsısorban
egyedi
megrendeléseknek tesznek eleget. Azonban az egyedi gyártásból olyan ügyviteli helyzetek adódnak, melyekkel azelıtt sosem találkoztak, és az abas sem tudja kezelni a standard eljárásaival. 63
Abban az esetben, ha például a cégnek 18 gépet kell legyártania, de 6 különbözı határidıre. Ezt a megrendelést az anyagrendelés már ismertetett megoldása miatt egységesen kell kezelni. A feladatcsoport azonban szétválasztást is igényel a határidık sokfélesége miatt. Tehát itt nem tud érvényesülni a mérhetıség és az összehasonlíthatóság. A szempontok sokszor ellentmondanak egymásnak. Ilyen esetekben a projektet a megrendelés felvételétıl a gyártáson át a kiszállítással és a számlakibocsátással bezárólag „keresztül kell erıltetni” a rendszeren. Az ilyen különleges szituációk rendszeressé válása esetén az integrált rendszert kell továbbfejleszteni, hogy akadályok nélkül, gördülékenyen tudja ezeket is kezelni. A projekt eseti jellege esetén nem feltétlenül szükséges módosítani a szoftver mőködését. A kettı közötti választás mindig emberi mérlegelés kérdése. Újabb kritikaként fogalmazható meg az is, hogy a részvénytársaság megállt az abas Business Software 2004-es verziójánál. Ennek az oka, hogy installáláskor egyedi anyagértékelési rendszert vezettek be, és ebbıl adódóan a szoftver több részét is adaptálták ehhez a módosításhoz. Nem mernek verziót léptetni, mert akkor a változtatásokat újra végig kellene vinni a rendszeren. A 2006-os verzió már magában foglalja ugyan ezt az egyedi értékelési rendszert, ugyanis a vendor kifejlesztésekor ezt megvásárolta a Ventifilttıl. Ezzel együtt még mindig túl nagy költséggel járna az újabb testre szabás - egy modul kicserélésével a többit sem lehet változatlanul hagyni. A részvénytársaság bemutatásából kiderült, hogy forgalmának több mint 50%-a külföldre irányul. Értékesítenek Romániába (RO), Ausztriába (A), Brazíliába (BR), Németországba (D), Franciaországba (F) és Nagy-Britanniába (GB). Ez a korábbiakhoz képest az exportrészesedés növekedését jelenti, s egyidejőleg újabb problémákat indukál.
64
VENTIFILT ZRT.
2006. évi forgalom országonkénti megoszlása RO 0,01%
A 10,91%
HU 37,54%
BR 0,71% D 8,36%
F 13,13%
GB 29,34%
14. ábra: 2006. évi forgalom országonkénti megoszlása Forrás: Ventifilt ZRt., abas Business Software Infosystem modul
Valójában nem önmagában az export növekedése okoz fejtörést, hanem abban a termékszerkezet egyidejő változása is. Korábban több nagymérető, bonyolult, önmagában is nagymérető részegységekbıl álló gyártmányokat termeltek. Ebbıl következett, hogy rendkívül hosszúak voltak az átfutási idık. A márciusban ajánlatot kérı vevık, áprilisban elküldték a megrendelést, a gyártás pedig májustól novemberig tartott. A részegységek kiszállítása már megkezdıdött októberben. Az utolsó részegység december közepén érte el rendeltetési helyét, és a számlát ekkor állították ki. A pénz majd csak következı év januárjában érkezett be a Ventifilthez. A naturális termékfolyam (gyártás, vevıi helyszíni átvétel, kiszállítás) során az adminisztrációs tételek nehezen egyeztethetıek a szerzıdéses feltételek szerinti ügyintézéssel. A szállítóleveleket az abas a késztermék tételekhez köti, miközben egy késztermék tétel elıfordulhat, hogy 6 db tényleges kamionnal fut ki. A hat kamionra nem lehet 1/6 db terméket berögzíteni, mert az nem értelmezhetı. A vállalat korábbi döntése szerint a készletmozgás könyvelése szállítólevélhez kötött, nem a számlához, így nehéz a szinkront megteremteni rendelési tétel, azok szállítólevelei és számlázás között. Fıleg akkor, amikor a számlázás is a szerzıdés szerint nem tételhez, hanem mérföldkövekhez kötött százalékos módszer. Az abas képes a számlához kötni a készletmozgást, akkor viszont a hagyományos ügyvitel a probléma, ahol a készletértékelés (átlagáras módszer) mindig a szállítólevelekhez kapcsolt mozgások alapján történik.
65
A probléma az, hogy nem lehet egy adott projekthez kötni a számlázás és készletértékelés beállítását. Ez megoldható az abas adaptációjával, de a céget is kényszerítheti ügyviteli eljárásának fejlesztésére. Jelenleg ezt a problémát „virtuális”, a készletmozgás körén kívül esı kiegészítı tételekkel oldják meg, ami viszont zavaró azon a bizonylatkörön, amit a vevı is megkap. Szintén a nagyobb termékek gyártásából adódik, hogy vannak olyan technológiai mőveletek, amelyeket nem tudnak „házon belül” végrehajtani. Ilyen például. a speciális hıkezelés, tőzihorganyzás, 3 méternél nagyobb géptestek többtengelyes gépi forgácsolása. Ezeket alvállalkozókkal végeztetik egyedi szerzıdések, illetve megrendelések alapján. Ezek a külsı funkciók önmagukban is több napos, hetes átfutási idıt jelentenek, amelyet a gyártásprogramozásnál egyre körültekintıbben kell kezelni. Megoldandó ezen információk korrekt, abason belüli kezelése, amely lehetıvé teszi a beszállítói ügyletek összeköttetését a vevıi projekttel, a vonatkozó dokumentumok hozzákapcsolását, és az utókalkulációs rendszerben a releváns költségek projektszintő automatikus hozzárendelését. Az ilyen ügyletek jelenleg csak a beérkezı számla szintjén vannak jelen az abasban. Havi zárást követıen jelennek meg az utókalkulációban. A gyártásközi kalkuláció, információ elemzés jelentısége felértékelıdött a korábban már leírt hosszú átfutási idejő projektek esetén. Tehát a rendszer ilyen irányú fejlesztése szükséges. A fent leírtak jelentıs követelményt támasztanak az alkalmazottak felé is, mert más, új gondolkodási módot igényel a sok egyedi döntés elıkészítése. Ennek érdekében komolyan felmerül egyes szervezeti funkciók és döntési pontok felülvizsgálata is (export-belföld eltérı ügyvitele). A dokumentációs rendszer – amely már eleve a Ventifilt ZRt. fejlesztése – alapvetıen a vevıi információs rendszer teljességére épül. Ebbe be kell vonni a Varroda és Szolgáltatás üzletágakat, amelyek technikai problémák, illetve szigetszerő mőködésük miatt nem részei az integrált rendszernek. Ugyanakkor létre kell hozni a beszerzési ügyletekhez kapcsolódó dokumentumok kezelését is. Eltérı szinten kell megoldani az árubeszerzés, illetve az alvállalkozói, a beszállítói és kooperációs gyártó körbe tartozó kezelést. Utóbbiakat a vevıi projekthez kell kapcsolni, így az elemzéseket átfogóan lehet majd - a vevıkkel kapcsolatos teljes VENTIFILT funkciók tekintetében – elkészíteni. A fentiek megvalósításával a vezetés a cégszintő adatok elérése mellett mindenkor képes
lesz
bármely
projekt
azonnali,
gyártásközi
elemzésére,
ellenırzésére,
a
termelésirányítás számára pedig áttekinthetıbb beszállítói információkat szolgáltat majd.
66
6. Összegzés Dolgozatomban bemutattam az integrált vállalatirányítási rendszerek fejlıdését, azok vállalatok által hasznosítható elınyeit. Nem létezik teljesen tökéletes ember, így természetesen az ember alkotta megoldások sem lehetnek hibátlanok. Következésképp az ERP rendszereknek vannak hátrányaik. Alapvetı az információáramlás felgyorsulása, melyet az élni és nyereségesen mőködni akaró vállalatoknak kezelnie kell: releváns információknak kell megfelelı helyre, megfelelı idıben eljutnia ahhoz, hogy napjaink erıs versenyében fent tudjanak maradni. Egy vállalat hatékonysága, mőködıképessége szempontjából döntı fontosságú, hogy a benne lezajló folyamatok zökkenımentesek legyenek, a munkatársak tényleges feladataikra koncentráljanak, és ne vegyen el idıt a rutin feladatok elvégzése. Számos cég az integráltságban látja a megoldást. ERP rendszert bevezetı vállalatok hasznos erıforrásokat takarítanak meg a folyamatok lerövidülésével. Nem kell több száz oldalakat átböngészni ahhoz, hogy olyan jelentést tegyünk a vezetı asztalára, amelyet fel tud használni döntéseihez. Csak nézzük az általam példaként feldolgozott középvállalat esetét, ahol a vezérigazgatót napi jelentés formájában informálják. Az említett néhány oldalt 1-2 perc alatt kinyomtatható. Az alkalmazottaknak sem kell bejárni az egész vállalatot, ha egy termék státuszát meg akarják tudni; elég csak belépni a rendszerbe, ahol nyomon követhetik a termék mozgását, és adott idıpontbeli állapotát. A világ folyamatosan változik. Így a rendszer bevezetése és alkalmazása önmagában még nem jelent túlélést. A Ventifilt ZRt.-nél bevezetett abas Business Software folyamatos fejlesztéseket igényel, mivel mindig újabb és újabb szituációk jelennek meg, melyeket kezelni kell. Továbbra is figyelemmel kell kísérni, és követni kell a változásokat.
67
Irodalomjegyzék
1. Bács Zoltán – Várallyai László: Ügyviteli ismeretek. Campus Kiadó, Debrecen, 2004. 2. Bartók Nagy András: Vezetıi számvitel. SALDO Pénzügyi Tanácsadó és Informatikai Rt., Budapest, 1997. 3. Bencsik Andrea: Változások menedzselése, szervezetfejlesztés. Veszprémi Egyetemi Kiadó, Veszprém, 1998. 4. Bıgel György - Forgács András: Vége az ERP világnak? Kontrolling, 2001. október. Letöltve:
www.kfki.com/letoltes.php?file=/hu/kfkilato/dokumentumok/erp_forgacs-
bogel_0110.pdf 5. Bıgel György - F. Ható Katalin - Keresztes József - Salamonné Huszty Anna Zárda Sarolta: Szervezési és vezetési ismeretek. Számalk Kiadó, Budapest, 2002. 6. Dobay Péter: Vállalati információmenedzsment. Nemzeti Tankönyvkiadó, Budapest, 1997. 7. Halassy Béla: Az információs rendszerek alapfogalma = Basic concepts on information systems. Számítástechnikai – Alkalmazási Vállalat, Budapest, 1982. 8. Halassy Béla: Ember – információ – rendszer avagy Mit kell tudni az információs rendszerekrıl? IDG magyarországi Lapkiadó Kft., Budapest, 1996. 9. Kaplan, Robert S.: Vezetıi üzleti gazdaságtan: haladó vezetı számvitel. Panem Business Kft., Budapest, 2003. 10. Kárpáti Tibor: Enterprise Resource Planning Systems. Oktatási segédanyag. DEKTK, Debrecen, 2004. 11. Kelemenné Ternai Katalin: Az ERP rendszerek metamorfózisa. BKÁE Budapest, 2003.
68
12. Dr. Kiss Pálné - Kálmán Endre - Dr. Roóz József - Sütı Gergely - Szertaridisz Hrisztosz: Irányítás és Informatika. Perfekt Rt. Budapest, 2000. 13. Koch, Christopher: The ABC’s of ERP. CIO Magazine, 2004. Letöltve: http://www.cio.com/research/erp/edit/erpbasics.html 14. Kondorosi Ferencné Dr. Ph.D.: A vezetıi számvitel és elemzés alapjai. RÉGIÓ Oktatási Központ Kft., Debrecen, 2002. 15. Kondorosi Ferencné Dr. Ph.D.: Kiegészítés és példatár a vezetıi számvitel és elemzés alapjaihoz. „CONTROLL 2003” KFT, Debrecen, 2004. 16. Lucey, T.: Management Information Systems. DP Publicatinos Ltd., London, 1989. Idézi: Dobay Péter: Vállalati információmenedzsment. Nemzeti Tankönyvkiadó, Budapest, 1997 17. Nagy Tivadar: ERP - megoldások. Elsı kézbıl tájékozódhattak a kis- és középvállalatok a Piac és Profit rendezvényén az integrált vállalatirányításban rejlı lehetıségekrıl. Piac&Profit, 2004. (8. évf.) 10. sz. 54-55. old. 18. Polónyi István: Emberi erıforrás fejlesztés és humánmenedzsment. Oktatási segédanyag. DE-KTK, Debrecen, 2001. 19. Russel-Jones, Neil: Változásmenedzsment. Üzleti zsebkönyv. Manager Könyvkiadó és Könyvkereskedı Kft., Budapest, 2005. 20. Dr. Sediviné Balassa Ildikó: Szervezési Ismeretek. Talentum Kft., Budapest, 2001. 21. Dr. Sziray József – Gaul Géza – Erdıs Ferenc: Vállalati információs rendszerek II. UNIVERSITAS-GYİR Kht., Gyır, 2006. 22. Tóth Tünde - Rozsnyai Gábor: Integrált vállalat és termelésirányítási szoftverek. Gábor Dénes Fıiskola, Budapest, 2003. 23. Thomas F. Wallace – Michael H. Kremzar: ERP – vállalatirányítási rendszerek, HVG Kiadói RT., Budapest, 2006.
69
INTERNETES FORRÁSOK
2006. szeptember 10-én letöltött oldalak: http://www.cio.com/research/erp/edit/erpbasics.html http://www.microsoft.com/hun/kozepvallalat/standardERP.mspx http://www.standard-team.hu/prg/cikk.php?id=488 http://www.projectperfect.com.au/info_erp_imp.php) http://www.fisyco.com/hungary/kompetenciak/ http://www.piacesprofit.hu/?r=5063 http://www.networkmagazineindia.com/200310/coverstory01.shtml 2006. október 8-án letöltött oldalak: http://ujszamado.webgeneral.hu/index.php?page=/index_sarga.nml&subpage=/hu/nagys zamrendszer/vir.nml www.megatrend.hu http://www.sap.com/hungary/company/press/press.epx?pressid=6538&query=Az%20S AP%20világszinten%20piacvezetı www.abas.hu www.kfki.com/letoltes.php?file=/hu/kfkilato/dokumentumok/erp_forgacsbogel_0110.pdf 2006. október 9-én letöltött oldalak: http://www.xapt.hu/vallalatiranyitas.asp http://www.oracle.com/global/hu/corporate/about.html http://www.piksys.hu/termekek/scala/scala.htm http://www.sap.com/hungary/company/index.epx http://www.sap.com/hungary/solutions/kkv/businessone/featuresfunctions/index.epx http://www.sap.com/hungary/solutions/kkv/allinone/businessbenefits/index.epx http://www.piac-profit.hu/?r=11200 http://www.corvex.hu/cms/infor%3ACOM/%C1ltal%E1nos+jellemz%26%23337%3Bk 2007.02.18-án letöltött oldalak: http://www.abas.hu/20050809-hir_erp-also.htm 2007.02.22-én letöltött oldalak: http://www.corvex.hu/cms/infor%3ACOM/Kiknek+aj%E1nljuk http://www.abas.hu/abas_kicsi.pdf
70
EGYÉB FORRÁS 2003. évi Éves Beszámoló 2004. évi Éves beszámoló 2005. évi Éves Beszámoló Abas Business Software Infosystem modul Abas Termékismertetı Az abas Business Software tesztrendszere
Jegyzıkönyvek az abas Business Software bevezetéséért felelıs TEAM üléseirıl Tanulmány az abas Business Software bevezetésével kapcsolatos tapasztalatokról Vállalati interjúk
71
MELLÉKLETEK
72
1. számú melléklet A Konradin Kiadó németországi ERP rendszerek piacán 2002-ben végzett tanulmányának eredménye, mely az alkalmazott megoldással való teljes megelégedettséget mutatja.
Forrás: http://www.abas.hu/abas_kicsi.pdf
18 rendszert osztályoztak 1-6 közötti skálán (1=nagyon jó; 6=elégtelen). A legjobb osztályzatokat az abas Business Software kapta.
73
2. számú melléklet A Konradin Kiadó németországi ERP rendszerek piacán 2003-ban végzett tanulmányának eredménye, mely az alkalmazott megoldással való teljes megelégedettséget mutatja.
Forrás: http://www.abas.hu/abas_kicsi.pdf
15 rendszert osztályoztak 1-6 közötti skálán (1=nagyon jó; 6=elégtelen). A legjobb osztályzatokat az abas Business Software kapta.
74
3. számú melléklet A Konradin Kiadó németországi ERP rendszerek piacán 2005-ben végzett tanulmányának eredménye, mely az alkalmazott megoldással való teljes megelégedettséget mutatja
Forrás: http://www.abas.hu/abas_kicsi.pdf
18 rendszert osztályoztak 1-6 közötti skálán (1=nagyon jó; 6=elégtelen). A legjobb osztályzatokat az abas Business Software kapta.
75
4. számú melléklet
A Konradin Kiadó 2005. évi tanulmányának eredménye, mely alapján teljesítıképesség, stabilitás, nyitottság, testre szabhatóság, „felhasználó barátság” szerint rangsorolták a németországi ERP rendszereket. Az abas Business Software kapta a legjobb osztályzatokat.
a) Vizsgálati eredmények az ERP rendszerek teljesítıképessége szempontjából
76
b) Vizsgálati eredmények az ERP rendszerek stabilitása szempontjából
c) Vizsgálati eredmények az ERP rendszerek nyitottsága szempontjából
77
d) Vizsgálati eredmények az ERP rendszerek testre szabhatósága szempontjából
e) Vizsgálati eredmények szempontjából
az
ERP
rendszerek
felhasználó
barátsága
Forrás: http://www.abas.hu/abas_kicsi.pdf 78
5. számú melléklet Egy ERP rendszer bevezetése rendkívül összetett. A bevezetési fázis elhúzódhat, problémák adódhatnak, nem várt költségek merülhetnek föl. Az abas Business Software a Konradin Kiadó 2005. évi tanulmánya szerint a bevezetési idı terén végzett vizsgálatokban is kedvezı eredményt mutat.
A standard ERP rendszereknél átlagosan 9.9 hónapos bevezetési idıre van szükség.
Az abas Business Software esetén ez az idı átlagosan 7.7 hónap. A vállalatok közel 50%ánál azonban 6 hónapon belül bevezethetınek bizonyult. Forrás: http://www.abas.hu/abas_kicsi.pdf 79
6. számú melléklet
Az abas Business Software rövid ismertetése
Az Integrált abas Business Software Vállalatirányítási Rendszer (ERP) támogatja az üzleti folyamatokat a termelésben (PPS), a kereskedelemben, a szolgáltatásban (MRP), a számvitelben, a pénzügyi könyvelésben. Jellemzı tulajdonságok: Rövid bevezetési fázis Könnyen átlátható Egyszerően kezelhetı Folyamatos szoftverkövetés Az Internet a rendszerbe integrált Euro kezelésére képes OLAP adatbázis integráció Nemzetközi Hardverfüggetlen Valamennyi üzleti szféra részére megfelelı Futtatható UNIX, Linux, és Windows NT alatt Rugalmas Hajlékonyságának, többrétegő felépítésének, és a flexibilis felhasználói kezelıfelületének köszönhetıen, az abas Business Software könnyedén és gyorsan integrálható a meglévı hardver és szoftver környezetbe. Az abas Business Software szélsıségesen rugalmas. A szoftver mindig igazodik a vállalkozás új követelményeihez, növekedéséhez. Az új funkciók könnyedén épülnek be. A munkaállomásoknál a speciális kívánalmak kivitelezhetık szabadon definiálható mezıkkel, nyomógombokkal, vagy például egy külsı program integrálásával, amely megmutatja a kiválasztott termékhez kapcsolt rajzot.
80
Az alábbi területek egyedileg tervezhetık a flexibilis felhasználói felület segítségével: párbeszédes funkciók és menük, listák és értékelések, mőszaki paraméterek és tartaléksablonok, dokumentumok és annak formái, képernyıs és a felhasználó-definiált szövegek, a bemeneti és lekérdezhetı adatbázis, adat export és import, kiegészítı adat mezık és táblák, futtatható és integrálható belsı programok, eseményvezérelt funkciók, Mobil kommunikáció Notebook, mobiltelefon és az abas Business Software, kiváló kombinációja a mobil kommunikációnak. Mobil rendelésfelvétel a területi dolgozóktól idıt és fáradtságot takarít meg éjjel, nappal. Az abas Business Software csökkenti a papírmunkát a hivatalokban, plusz archiválja
az
adatokat.
Valamennyi
társaság
bizonylatai,
számlái,
megrendelései
elektronikusan iktatásra kerülnek. A felhasználó pillanatok alatt hozzáférhet a szükséges dokumentumokhoz. Adatszolgáltatás a partnereknek, vevıknek éjjel, nappal. Nyitott más rendszerek felé Archiváló rendszerek, OLAP adatbázisok, CAD, BDE, EDI, Internet. Minden szoftver profi és egyedi a maga saját területén. Az abas Business Software ezekkel a programokkal integrálva, elvisz a behálózott EDP világba. Ez a korlátlan kommunikáció rugalmasabbá teszi a vállalatokat, a hálózatot pedig hatékonyabbá. A modern adminisztráció OLAP adatbázisokat és pivottáblákat használ. OLAP adatbázisok, és pivottáblák integrációja lehetıvé teszi, hogy óriási mennyiségő adatban kutakodjunk gyorsan és rugalmasan. Egyedi feltételeknek megfelelıen csoportosíthatjuk, rendezhetjük és analizálhatjuk az adatokat, a végeredményt mégis hatásosan és könnyen értelmezhetı formában jeleníthetjük meg. Az abas Business Software VDA és EDI modul rendelkezésére áll a vevınek, szállítónak. Így gördülékeny és megbízható elektronikus kommunikációt biztosít, például CAD adatcseréhez, vagy számla elektronikus átviteléhez a pénzügyi könyvelésbıl.
81
Alkalmazói réteg/ abas- EKS Kernelmodulok A modulok és funkciók folyamatosan fejlıdnek, bıvülnek. Az abas Business Software vevı mindig rendelkezik egy szabvány szoftver elınyével, amely rugalmasan támogatja a speciális üzleti követelményeket. Az abas Business Software kernelmodulokkal a vevınek megvan az összes modul az alapfunkciókhoz, amely számára szükséges. A szabvány verzió magában foglalja az alábbi funkciókat és modulokat: Értékesítés / rendelések Beszerzés / rendelések Anyag-, Készletgazdálkodás / MRP Diszpozíciók Szerkeszthetı darabjegyzék Gyártás / PPC Személyi- / rendelési idınyilvántartás Kalkulációk Pénzügyi, számviteli könyvelés Költségszámítás Központi adatbázis menedzsment Jellemzık és tartalék mezık Felhasználó által definiálható változók és kulcsok Szövegfeldolgozás / szabadszöveg rendszer Irodai kommunikáció / postázási rendszer Rendszermenedzsment Parancsnaplózás Kiegészítı adatbankok Corridor Controlling Info System Dokumentum menedzsment Rendszer
82
A nagy üzlet az Interneten A dolgozók, akik a vevıkkel foglalkoznak, beléphetnek az ERP szoftverbe Interneten keresztül is, úgy használva az abas Business Software-t. Ez azt jelenti, hogy azonnal bevihetnek naprakész termék adatokat (árakat, szállítási határidıket). Az abasból még a vevık, szállítók honlapjára is beléphetnek online rendelés vagy e-mail küldés céljából. Grafikus és karakteres felület egyszerre használható Az abas Business Software fut mind grafikus mind karakteres felületen. Mialatt dolgozunk a programmal, átkapcsolhatunk grafikus ablakról karakteres ablakra. Ez a párhuzamos lehetıség kielégíti a felhasználók kívánságait: az egyik használó az egeret preferálja ott, ahol egy másik a billentyőzeten keresztüli adatbevitelt szereti használni. Rugalmas felhasználói kezelıfelület A testre szabás a rugalmas kezelıfelületen keresztül végrehajtható. A „Rugalmas kezelıfelület” az „Egyedi felhasználói kezelıfelületbıl”, A „Rugalmas standard felhasználói kezelıfelületbıl” és az „abas eszközökbıl” áll. Flexibilis standard felhasználói felület Funkciók széles skáláját tartalmazza, melyeket gyakran használnak z üzleti életben: listákat, formanyomtatványokat, maszkokat, menüket, elemzéseket, melyek módosítás nélkül használhatók. A felhasználó kiválasztja, amelyikre éppen szüksége van. Egyedi felhasználói felület Itt a funkciók, adatok, elemzések, dialógusok nagyon vállalat specifikusak, és ezért nincsenek benne a szabvány szoftverben. Az egyedi adaptációk könnyedén integrálhatók a rendszerbe. Az abas Business Software Tools a vállalati speciális igények megvalósítására használható. Abas Business Software Tools Az eszközkészlet objektumorientált és könnyen kezelhetı. A szabvány és az egyedi felhasználó interfész ezen eszközkészlet segítségével készült, mint lista, menü és képernyı generátor. Formátum generátor Használhatjuk a formátum generátort, hogy még professzionálisabb, félreérthetetlen legyen az elrendezés a következıkben: ajánlatok, szállítólevelek, gyártási megbízások vagy a vevıknek megírt levelek. Használni tudjuk a formátum generátort az abas ERP adatok, szöveg modulok vagy képek Microsoft Word-be történı áthelyezéséhez.
83
Az abas ERP moduljai és funkciói: 1.Vállalati törzsadatok 2. Értékesítési modul 3. Beszerzési modul 4. Anyaggazdálkodás 5. Leltár modul 6. Diszpozíció modul 7. Gyártás 8. Raktár kezelés 9. Anyagértékelési modul 10. Tárgyi eszköz nyilvántartás 11. Pénzügyi könyvelési modul 12. Corridor Controlling modul 13. InfoSystem modul 14. Listák kiértékelések modul (kb 500 lista) 15. Szövegkezelı modul 16. Workflow menedzsment 17. Dokumentum menedzsment modul 18. Adatmentı archiváló modul 19. Batch modul 20. Egyéb modulok 21. eBusiness modul 22 Interface-ek
Forrás: Ventifilt ZR., Abas Termékismertetı, Az abas Business Software tesztrendszere
84
7. számú melléklet
Vállalkozási Iroda - értékesítési folyamat Vállalkozási Iroda
VEVİ
Mőszaki Iroda
Vevı által támasztott követelmények megállapítása
Ajánlat kérés
- Dokumentáció átvétele Vállalkozási Irodától - dokumentáció ellenırzése
Kell tervezés?
N
I
VEVİ
Megrendelés
Volt ajánlat?
Projekt/ értékesítés felelıs kijelölése
N
Ellenırzés, ha kell, pontosítás
I Szerzıdés/ viszzaigazolás jóváhagyása
ÁTADÁS
N
I
I
Rendben?
Termék jellege
Egyedi VF tervezéssel
Idegen dokumentáció alapján
Tervezés, szükség szerint helyszíni felméréssel
Technológiai feldolgozás
Kell egyeztetés?
Technológiai utasítások elkészítése
N Egyedi nem VF tervezéssel
Szolgáltatás
Gyártási dokumentáció elkészítése
Mőveleti utasítások elkészítése
Kell helyszíni felmérés? Egyeztetés Mőszaki Irodával vagy a tervezıvel
Helyszíni felmérés
Gyártási dokumentáció jóváhagyása
N
Ajánlat ?
I Szerszámigény?
N I
Árajánlat elkészítése
Anyag norma
- Dokumentáció átadása TECHNOLÓGIÁRA
- értékesítési kondíciók - mőszaki tartalom -minıségi követelmények - teljesítési feltételek garanciális feltételek - határidık: teljesítés, üzembe helyezés, fizetés - egyeztetés Mőszaki Irodával, Termelési Irodával
Idı norma Szerszám tervezés, beszerzés
Árajánlat ellenorzése, aláírási jog meghatározása
Árajánlat abas-ban, Továbbítás vevınek
Gyártási tasak elkészítése
LOGISZTIKA
Megrendelés rögzítése Szerzıdés / rendelés-visszaigazolás elkészítése VF szállít(tat) szállítmányozás ügyintézése N
Szállítás lebonyolítása
Helszíni szerelés? I
- értékesítési kondíciók - mőszaki tartalom -minıségi követelmények - teljesítési és garanciális feltételek - határidık: teljesítés, üzembe helyezés, fizetés - egyeztetés Mőszaki Irodával, Termelési Irodával KUTATÓLAP
Anyag biztosítás
Vevı szálít(tat) I
N Megrendelés?
Kiadás elıkészítése
I
Készleten van?
Szerszám gyártás
szerzıdés ellenorzése, aláírási jog meghatározása
Termék gyártás
N
Helyszíni szerelés
Szerzıdés abas-ban, Továbbítás vevınek Jóváhagyott szerzıdés/ rendelésvisszaigazolás rögzítése, ellenırzése
MEO
Gyártási tasak ellenırzése
Elızetes anyag egyeztetés
MEO Üzemi megbízás
85
Készletre vétel
Page 1
8. számú melléklet
VENTIFILT Légtechnikai Részvénytársaság SZERVEZETI FELÉPÍTÉS
Vezérigazgató
Gazdasági igazgató
Muszaki igazgató
Rendszergazda
Humánpolitikai vezeto
Tanácsadó
Múszaki Iroda
Gazdasági Iroda
bér és TB ügyintézo
pénzügy
szerkesztés
Vállalkozási Iroda
technológia
Szerszám Mőhely
Értékesítés marketing
Vállalkozás
Kőlsı szerelés
üzletkötok
készáru ügyintézés
Termelési Iroda
Üzemfenntartás
Logisztika
Munkavédelem
Minoségbiztosítás
munkásellátás
MEO szervezet
titkárno
TMK
gk. vezeto portaszolgálat
anyaggazdálkodás
Beruházás Üzemek
számvitel
raktár értékesítési ügyintézık Varroda
controling
Elıgyártó
Lakatos-szerelı
Forgácsoló
Festı csomagoló komplettirozó
86
9. számú melléklet A Ventifilt ZRt. által alkalmazott infosystem-ek
Hivatkozási szám 100467 100391 100392 100417 100489 100393 100522 100553 100554 100534 100523 100490 100454 100418 100468 100562 100430 100431 100469 100432 100470 100491 100560 100535 100425 100492 100558 100437 100566 100565 100498 100530 100531 100509 100471 100564 100472 100419 100442 100444 100445 100450 100510 100473 100446 100457
Keresıszó ABEST ABGLIST ABPLAN AFO AJANLAT ALSP ANO ANYAGLISTA ANYLIST2 ANYMUVSSTL AUO BABGP BABNEU2 BEO BESTAND BESZAMLA BILANZ BILANZNACH BSTATUS BUJ CIKKLISTA DOKU ELEMEZ ELFEKVO EVKETTE FEDEZET FKONYVHAVI GUV GYARTASBAN HASZNALAT KALK KBAUM KBLATT KDINFO KESZLET KISZAMLA LAHI LBEVOR LBU LBUUMS LBUVF LFEVOR LFINFO LJ LKO LKOAKO
Rövid-név Árucikk készlet Kiadási lista / Eszközök Értékcsökkenés elörejelzés / Eszközök Ajánlatkérési oblogó / Beszerzés Ajánlatok / Értékesítés Tárgyieszköz tükör / Eszközök Ajánlati obligó / Értékesítés Anyagkivételezési lista Megbízás / ÜMb Gyártási lista faszerkezet Cikk anyag/müvelet lista Megbizási obligó / Értékesítés Fedezet kimutatás munkaszámokra Üzemi elszámolási ív (ÜZI) Megrendelési oblogó / Beszerzés Készlet-infó Bejövö számlák kifizetése Mérleg Számla kimutatás mérleg Beszerzési státusz Könyvelési napló Cikkek lista (GP) Dokumentumok közöti keresés Megrendelések elemzése / Értékesítés Elfekvö cikkek Ügyletlánc Beszerzés/értékesités Fedezet számítása munkaszámonként FİKÖNYVI SZÁMLÁK HAVI BONTÁSBAN Eredmény kimutatás Gyártásban lévö termékek Abas licensz foglalás Kalkuláció Kalkulációsfa Kalkulációslap Vevö infó központ KÉSZLET megadott határnapra Kimenö számlák kifizetése Raktár hierarchia Megrendelési javaslatok / Beszerzés Könyvelési adatok Forgalmak könyvelési kimutatása Könyvelési adatok Gyártási javaslatok Szállitó infó központ Raktári nyilvántartás Fkv számlák Ktgnemek és fkvszámlák
Tipus
SAJÁT
SAJÁT SAJÁT
SAJÁT
SAJÁT SAJÁT SAJÁT SAJÁT
SAJÁT SAJÁT SAJÁT SAJÁT
SAJÁT SAJÁT
SAJÁT
87
Hivatkozási szám 100458 100511 100532 100512 100485 100540 100447 100474 100460 100461 100486 100501 100500 100502 100395 100556 100487 100475 100493 100477 100526 100497 100503 100421 100527 100422 100528 100479 100559 100494 100495 100516 100496 100449 100481 100482 100499 100518 100519 100480 100394
Keresıszó LKOKOA LKU LKUVF LLI LOP LOPAPAR LSS LUMLVOR LVKSBKS LVKTBKT LZ MCIKKEK MEGREND MVEVO MYLART NAPILISTA OPZPLAN PLANKARTE RAKTARBA RAKTNAPL RAL RALB RALJO RAUOE RAUOV REOE REOV RGP02 RKESZLET RNAPLEGYSZ SKESZLET SSTL SSTLGP STBUJ SYSLOG SYSLOGANA UTO VERWEND VERWENDB VSTATUS ZUGLIST
Rövid-név Fkv számlák költségnemekkel Vevık Vevık egyszerő forgali listája Szállitók Nyitott tételek Nyitott tételek Összegek és egyenlegek Átraktározási javaslat Győjtı költséghelyek Győjtı költségviselı Fizetések Megrendelések cikkekre csoportositva / Értékesítés Megrendelések / Értékesítés Megrendelések vevöre csoportositva / Értékesítés Árucikk Napi jelentés az ügyletekröl Fizetésiterv Tervlap Sajátgyártás raktárba vétele Raktári mozgások naplója teljesítés dátumra Kimenö számlák listája Bejövı számlák listája Kimenö számlák listája Keretmegbizási obligó / Beszerzés Keretmegbizási obligó / Értékesítés Számla obligó / Beszerzés Számla obligó / Értékesítés Raktárnapló RGP02 Raktár készlet Raktárnapló Egyszerősített Megjelenéssel Sajátgyártás cikk készlete Szerkezeti darabjegyzék Szerkezeti darabjegyzék Módosított Excelhez Statisztikai könyvelésinapló Rendszerhasználat Rendszerhasználati analizis Utókalkuláció Felhasználási útmutató Felhasználási útmutató Felhasználási állapot Bevétlista / Eszközök
Tipus
SAJÁT
SAJÁT SAJÁT SAJÁT SAJÁT
SAJÁT SAJÁT
SAJÁT SAJÁT SAJÁT SAJÁT
SAJÁT
Forrás: Ventifilt ZRt., abas Business Software Infosystem modul
88
10. számú melléklet
A Ventifilt ZRt. levél iktatási folyamata
Levél iktatása Word megnyitása a céges fejlécet tartalmazó sablonnal
Iktatás indítása
Fejléc kitöltése az iktatási adatokkal
File server
ABAS
A mentett file csatolása
A csatolt file hiv.számának lekérése
Mentés (file név generálással)
hiv.szám beírása a fejlécbe
Mentés
Levél megírása
Forrás: Ventifilt ZRt., Tanulmány az abas Business Software bevezetésével kapcsolatos tapasztalatokról
89
11. számú melléklet
Havi rendszeres jelentések 100489 – AJÁNLAT Ajánlatok lekérdezése különbözı szőrıfeltételekkel
90
100500 – MEGRENDELÉS
91
92
100498 – KALKULÁCIÓ
93
94
95
100501 – MCIKKEK Megrendelés cikkekre csoportosítva
Forrás: Ventifilt ZRt., Az abas Business Software tesztrendszere
96
12. számú melléklet 100535 – ELFEKVO
Elfekvı cikkek
97
100393 – ALSP
Tárgyi eszköz tükör/Eszközök
Forrás: Ventifilt ZRt., Az abas Business Software tesztrendszere 98
99
