Tartalomjegyzék 1. Az abas-ról
8
2. Megoldások az Ön üzletága számára
10
2.1 abas ERP kereskedelmi és szolgáltató vállalatoknak
10
2.1.1 CRM 2.1.1.1 »CRM« BI standard jelentések 2.1.1.2 Az összes értékesítési projekt áttekintése
12 13 14
2.1.2 Értékesítés 2.1.2.1 »Értékesítés« abas Business Apps 2.1.2.2 Értékesítés központ 2.1.2.3 »Értékesítés« BI standard jelentések 2.1.2.4 Ajánlat 2.1.2.5 Vevői megrendelés 2.1.2.6 Keretmegrendelés 2.1.2.7 Szállítás 2.1.2.8 Számlázás 2.1.2.9 Jutalék elszámolás 2.1.2.10 Kiegészítő funkciók 2.1.2.11 ATLAS – vám és export lebonyolítás
15 16 17 17 18 19 20 20 22 23 23 24
2.1.3 Beszerzés 2.1.3.1 »Beszerzés« abas Business Apps 2.1.3.2 Beszerzés központ 2.1.3.3 »Beszerzés« BI standard jelentések 2.1.3.4 Ajánlatkérés 2.1.3.5 Megrendelési javaslatok 2.1.3.6 Megrendelések 2.1.3.7 Keretmegrendelés 2.1.3.8 Árubeérkezés 2.1.3.9 Számlaellenőrzés 2.1.3.10 Szállítások 2.1.3.11 Átraktározási javaslatok 2.1.3.12 Szállításlehívás kezelés 2.1.3.13 Szállítási felszólítások és szállítási emlékeztetők 2.1.3.14 Kiegészítő funkciók 2.1.3.15 Számla beszerzéshez és értékesítéshez
24 25 26 27 27 28 28 29 29 30 31 31 31 31 31 31
2.1.4 Árképzések beszerzéshez és értékesítéshez
32
2.1.5 Intrastat kereskedelmi statisztika
33
2.1.6 Anyaggazdálkodás 2.1.6.1 Raktárkezelés 2.1.6.2 Felhasználási sorrend eljárás 2.1.6.3 Leltározás 2.1.6.4 Sarzs/sorozatszám kezelés 2.1.6.5 Sarzskövetés
33 34 34 35 36 36
3
2.1.7 Diszpozíció
37
2.1.8 Eladás tervezés
39
2.1.9 Szerviz lebonyolítás 2.1.9.1 »Szerviz áttekintés« abas Business App
41 41
2.1.10 Kalkuláció 2.1.10.1 Előkalkuláció 2.1.10.2 Utókalkuláció 2.1.10.3 Utókalkuláció és értékelés
43 44 45 45
2.1.11 Anyagköltség könyvelés 2.1.11.1 Költségkönyvelési javaslat 2.1.11.2 Könyvelés beszerzési szállítólevélnél 2.1.11.3 Költségátvezetés 2.1.11.4 Szállítói szállítás 2.1.11.5 Kiértékelések 2.1.11.6 Mennyiség újraértékelés
46 47 47 47 47 47 48
2.1.12 Pénzügyi könyvelés 2.1.12.1 Számlatükör 2.1.12.2 Adók 2.1.12.3 Több könyvelési kör 2.1.12.4 Pénzügyi könyvelések 2.1.12.5 Ismétlődő könyvelések 2.1.12.6 Pénztárkönyv 2.1.12.7 Fizetési forgalom 2.1.12.8 Fizetési felszólítások 2.1.12.9 Likviditás tervezés 2.1.12.10 Hónapzárás 2.1.12.11 Standard listák és kiértékelések 2.1.12.12 Alapelvek az adathozzáféréshez és a digitális dokumentációk ellenőrizhetőségéhez (GDPdU)
49 49 49 50 51 51 52 52 56 57 59 59
2.1.13 Költségszámítás 2.1.13.1 Költségnem-számítás 2.1.13.2 Költséghely-számítás BAB űrlap 2.1.13.3 Költségszámítási egység 2.1.13.4 Vonatkoztatási nagyság 2.1.13.5 Számítási szabály 2.1.13.6 Költséghely átvezetés 2.1.13.7 Vállalaton belüli teljesítmény elszámolás 2.1.13.8 Statisztikai könyvelési napló 2.1.13.9 Költségszámítás zárás 2.1.13.10 Kiértékelések
61 61 62 63 63 63 63 64 65 65 65
2.1.14 Konszernelszámolás 2.1.14.1 Bevezetés 2.1.14.2 Konszernstruktúra 2.1.14.3 Pénzügyi adatok adatcseréje
67 67 67 68
2.1.15 Számviteli kiértékelések 2.1.15.1 Számlatartományok és számlatartomány nyomtatvány
69 69
60
2.1.16 Projekt költségszámítás
70
2.1.17 Tárgyi eszköz könyvelés 2.1.17.1 Tárgyi eszköz 2.1.17.2 Tárgyi eszköz kategória 2.1.17.3 ÉCS leírások 2.1.17.4 Kiértékelések
71 71 72 72 73
2.1.18 Corridor Controlling
75
2.1.19 EDI
76
2.1.20 A rendszer felépítése és alkotórészei 2.1.20.1 Adatbázis 2.1.20.1.1 Keresés az abas-ban 2.1.20.1.2 Felhasználói kezelőfelület 2.1.20.2 Törzsadatok 2.1.20.2.1 Vevőtörzs 2.1.20.2.2 Érdeklődőtörzs 2.1.20.2.3 Szállítótörzs 2.1.20.2.4 Cikktörzs 2.1.20.2.5 Dolgozótörzs 2.1.20.2.6 Vállalati törzsadatok 2.1.20.2.7 Régiók / országok / gazdasági térségek 2.1.20.2.8 Bankok és bankkapcsolatok 2.1.20.2.9 Naptárak 2.1.20.3 Műszaki paraméterek jegyzéke és szelekciós sablon 2.1.20.4 Infosystemek 2.1.20.5 Akció nyomógomb 2.1.20.6 Online súgó 2.1.20.7 Cím ellenőrzés zárlatlistákkal szemben 2.1.20.8 Nyomtatás
78 78 79 79 80 81 82 82 83 85 86 86 87 87 87 88 88 89 89 89
2.2 Pluginok
91
2.2.1 abas Mobile* 2.2.1.1 Mobile Sales 2.2.1.2 Mobile Service 2.2.1.3 Mobile Purchase
91 91 91 91
2.2.2 abas Scan* 2.2.2.1 abas Shop Floor 2.2.2.2 abas Warehouse
92 92 92
2.2.3 abas BI – Business Intelligence 2.2.3.1 »Értékesítés« BI standard jelentések 2.2.3.2 »Beszerzés« BI standard jelentések 2.2.3.3 »CRM« BI standard jelentések 2.2.3.4 »Anyaggazdálkodás« BI standard jelentések 2.2.3.5 »EDI« BI standard jelentések
93 93 93 93 94 94
2.2.4 abas DMS – Dokumentum menedzsment rendszer*
95
2.2.5 abas PM – Projektmenedzsment*
95
2.2.6 abas szerviz tervező*
96
3. abas Tools
97
5
4. Interfészek
98
4.1 DDE – Dynamic Data Exchange
98
4.2 ODBC – Open Database Connectivity
98
4.3 SQL interfész
99
4.4 EDP – ERP adathozzáférési protokoll
99
4.5 abas Java objektumok
101
4.6 Webshop interfészek
101
4.7 PDM/PLM integráció*
101
5. Kapcsolat
102
7
1. Az abas-ról Az abas világszerte a rejtett bajnokok partnere – olyan középvállalatoké, melyek a szegmensükben a piacvezetőkhöz tartoznak. Ezek a vállalatok megértették, hogy a technológia és az innováció mellett elsősorban az emberek azok, akik egy vállalatot sikerre visznek. Az abas-nak ugyanez a filozófiája. Az ERP szoftverünknek az egyes dolgozók know-how-jával való kombinációja képessé teszi a felhasználóinkat világszerte arra, hogy megtartsák a versenyelőnyüket, és hogy gyorsabban tudjanak igazodni a folyamatosan változó piaci adottságokhoz. Ma kb. 3300 vállalat használja az abas szoftverét. Hogy a felhasználóinkat világszerte pontos megoldásokkal és kompetens ellátással tudják támogatni, 29 országban 65 telephelyen több mint 1000 szakértő szenteli magát ennek a célnak. Az abas-t 1980-ban Karlsruhéban alapították. Ezzel az SAP és a Microsoft mellett a legnagyobb múltú vállalatirányítási szoftvert kínáló cégek egyikének számítunk. Ahogy a felhasználóink nagy része, mi is a számos rejtett bajnokhoz tartozunk országunkban és büszkén képviseljük a „Made in Germany” minőségi pecsétet. A karlsruhei székhelyen 360 dolgozóval fejlesztjük a szoftvert, amely a nemzetközi összehasonlító tanulmányokban ismételten a legmagasabb vevői elégedettséggel került kitüntetésre.
abas ERP: A teljes csomag Az abas ERP a vállalatirányítási szoftverünk komplett csomagját jelenti. Ez egyfelől tartalmazza az ERP magfunkciókat, amiket abas Essentials-nak nevezünk. Hogy a mai gyakorlati követelményeknek eleget tegyünk, ezekhez a legfontosabb kereskedelmi alkalmazásokhoz gyakorlati jelentőségű pluginokat adunk. Ennél olyan kiegészítő termékekről van szó, amiket egy ERP teljes megoldásnak ma magával kell hoznia: pl. Business Intelligence, dokumentumkezelő rendszer vagy mobil appok az útközbeni ERP használathoz. Ezenkívül az abas ERP-hez számos certifikált partnervállalat üzletág- és funkció-specifikus bővítéseket kínál Önnek. Ezeknek a speciális alkalmazásoknak a száma folyamatosan nő.
9
2. Megoldások az Ön üzletága számára Egy ERP projekt sikere szempontjából döntő jelentőségű a tapasztalat. Ezért fontos, hogy egy tapasztalt partnert tudjon az oldalán, amely érti az igényeit és ismeri az üzletágának a sajátosságait. Az abas az abas partnerhálózat több mint 3300 ERP projektjéből származó tapasztalatainak és az abas ERP lehetőségeinek a kombinációjával felbecsülhetetlen értéket nyújt Önnek. 35 év tapasztalatával a legkülönbözőbb üzletágakban és az ebből származó bevált gyakorlatokkal az abas ismeri a speciális üzletági igényeket, és ezzel a tudással és megoldásokkal áll a középvállalatok mellé.
2.1 abas ERP kereskedelmi és szolgáltató vállalatoknak A kereskedelmi és szolgáltató vállalatoknak folyamatosan felvilágosítást kell tudniuk adni az árakról, árucikkekről és azok készletéről. Az Ön sikere az időzítéstől, az ártól, a minőségtől, valamint a szállítási folyamat gyors lebonyolításától függ. Amire szüksége van, az a folyamatos információáramlás. Ezért válassza az abas ERP-t:
Kívánt szállítási határidők meghatározása Szerepalapú beszerzési áttekintés A szállítástervezés interaktív szabályozása Az áru-, adat- és pénzáramlás teljes ellenőrzése EDI-n keresztül Automatikus könyvelés pénzügyi könyvelésben és raktárkönyvelésben
Portfólió kereskedelmi vállalatoknak A kereskedelmi vállalatok sikere elsősorban az időzítésen, a megfelelő áron és a kiváló minőségen nyugszik. Az abas ERP átfogó vállalatirányítási megoldásként támogatja a vállalata összes üzleti területét, mint pl. beszerzés, értékesítés, raktár/logisztika, pénzügyi könyvelés, költségszámítás és tárgyi eszköz könyvelés. Ezenkívül rendelkezésre áll egy nagyon széles körű eCommerce integráció.
11
abas Essentials Az abas Essentials az abas ERP magfunkcióit jelenti, amik hatékonyan támogatják Önt az erőforrásainak a tervezésénél és kezelésénél, valamint az üzleti folyamatainak az optimális szabályozásánál.
2.1.1 CRM A lényeges információk az érdeklődőkhöz és vevőkhöz az abas ERP-ben rendelkezésre bocsátásra kerülnek. Ezek képezik az úgynevezett értékesítési lehetőségeket. Az értékesítési projekt értékelése szerint az értékesítési megbízottja megadhatja azt a valószínűséget, amivel létrejön egy vevői megrendelés. Értékesítési tevékenységeken keresztül a lehetőségeket tovább pontosíthatja és gyűjtheti. Ha már pontos ismeretekkel rendelkezik a kívánt árucikkekről és mennyiségekről, akkor életbe lép az árképzés az abas Essentials részeként. Egy értékesítési lehetőségen alapulóan automatikusan ajánlatok generálhatók.
»Feladat áttekintés« abas Business App Mik a mai feladataim? Milyen státussal rendelkeznek az általam kezdeményezett feladatok? A Feladat áttekintés segítségével egyszerűen válthat a »Feladataim« és az »Általam készített feladatok« nézetek között, és így egyszerűen felismerheti pl. a prioritásokat, valamint az aktuális feladat státust, és megfelelően szabályozhatja a tevékenységeit.
2.1.1.1 »CRM« BI standard jelentések A CRM BI standard jelentéseivel megítélheti az értékesítési tevékenységeit és így szilárd alapot teremthet a meghozandó döntésekhez. Részletes információk találhatók az »abas BI - Business Intelligence« című fejezetben.
13
2.1.1.2 Az összes értékesítési projekt áttekintése Az »Értékesítési csatorna« infosystemen keresztül komplett áttekintést kap az összes értékesítési projektjéről. Ezek valószínűség, dátum vagy illetékesség szerint szortírozhatók és megjeleníthetők grafikusan. Innen egy ajánlat vagy vevői megrendelés generálható. Továbbvezethet feladatokat dolgozóknak, tevékenység feljegyzéseket rögzíthet a vevőkhöz és érdeklődőkhöz, valamint meghatározott kritériumok szerint osztályozhatja azokat. Egy opcionális dokumentumkezeléssel archiválásra kerül az üzleti levelezése. Így biztosított a gyors hozzáférés az összes információhoz a vevőire és érdeklődőire vonatkozóan.
2.1.2 Értékesítés A teljes értékesítési folyamat általános és kényelmes lebonyolításához az abas felhasználók számára egy integrált értékesítés szabályozás áll rendelkezésre, ami a folyamatokat az ajánlatkészítéstől kezdve a vevői megrendelések kezelésén keresztül egészen a szállítólevelek és számlák rögzítéséig támogatja. Rugalmas és gyors Az abas-ban gyorsan konfigurálhatók új mandantok. Az egyes mandantok gyakran ugyanazzal az adatbázissal rendelkeznek, azonban üzleti terület vagy telephely szerint speciálisan testre vannak szabva. Így például több országban való értékesítés esetén különböző kezelőnyelveken kerülnek működtetésre. Az értékesítésben a mandant-specifikus mezőkitöltések javasolt értékekkel vannak beállítva, lehetséges idegen pénznemben számlázni. A tetszőleges hosszú szövegelemek felvitele éppúgy lehetséges, mint a vevő- és termék-specifikus rabattok és lépcsős árak figyelembevétele.
Vevők, cikkek és vállalati törzsadatok használhatók az ajánlatok, vevői megrendelések és számlák létrehozásához. Itt érvényesülnek egy integrált rendszer előnyei, mivel a szoftver közvetlen kapcsolatokkal rendelkezik az anyaggazdálkodás, diszpozíció, kalkuláció és pénzügyi könyvelés összes funkciójához. Dupla és háromszoros adatbevitel nem szükséges. Ez lehetővé teszi Önnek, hogy csökkentse a hibákat és jelentős időt takarítson meg. Mit nyer vele?
Áttekinthetőség az üzleti kapcsolatainál Mindig aktuális forgalmak az árucikkekhez vagy vevőkhöz Már nincsenek biztonsági készletek. Likviditás és optimális raktárkészlet nagyfokú szállítási megbízhatóságnál Gyors számlalekérdezés Sokkal jövedelmezőbb
15
2.1.2.1 »Értékesítés« abas Business Apps Az értékesítésben a következő abas Business App-ek állnak a rendelkezésére: »Vevő akta« abas Business App A »Vevő akta« abas Business App-pel megjeleníthető az összes fontos folyamat egy vevőhöz vagy érdeklődőhöz. »Értékesítés áttekintés« abas Business App Az »Értékesítés áttekintés« abas Business App-pel az értékesítésben keletkező összes feladat központilag menedzselhető. Szerepalapú áttekintést kap az összes hozzárendelt folyamatról az ajánlattól kezdve a számláig. Elemezheti például a folyamatait egy meghatározott időszakra vonatkozóan és kattintással különböző alkalmazásokba válthat, hogy további műveleteket hajtson végre, mint pl. egy szállítólevél vagy számla készítése.
»Árucikk akta« abas Business App Az »Árucikk akta« abas Business App az abas ERP különböző moduljaiból összegyűjti az összes fontos információt egy árucikkhez és ezeket grafikusan előkészítve mindössze egy nézetben bocsátja rendelkezésre. Részletes információk találhatók az abas Business Apps-re vonatkozóan a »Törzsadatok« című fejezetben.
2.1.2.2 Értékesítés központ Az »Értékesítés központ« infosystemben egy központi párbeszédablak szabályozza az összes értékesítési folyamatot. Innen szerkeszthetők, megtekinthetők és elkészíthetők értékesítési ügyletek az ajánlattól kezdve egészen a számláig. Aktuális vagy már archivált értékesítési ügyleteket különböző kritériumok szerint szelektálhat, rögzíthet, adhat át vagy szerkeszthet. Infosystemek hozzákapcsolásán keresztül, mint például »Tervlap«, »Beszerzési státus« vagy »Raktárkészletek«, gombnyomással bocsáthat rendelkezésre célzott információkat. Az »Értékesítés központ« interaktívan szabályozza a komplett szállítástervezést is.
2.1.2.3 »Értékesítés« BI standard jelentések Ahogy a beszerzésben, úgy az értékesítésben is rendelkezésére állnak különböző BI jelentések. Részletes információk találhatók az »abas BI – Business Intelligence« című fejezetben és külön termékleírásban.
17
2.1.2.4 Ajánlat Az ERP rendszerben rögzített adatokból kevés ráfordítással ajánlatok készíthetők. Köszönhetően az időszakos átvizsgálásnak az ajánlatokat időrendi sorrendben be tudjuk kérni. A listák és kiértékelési táblák áttekintést adnak az aktuális, ill. már befejezett ajánlatokról. A befejezett ajánlatok az eredeti állapotban az ajánlat archívumban kerülnek archiválásra. A hozzáférés szükség esetén lehetséges.
Alternatív tételek A lehetőség, ajánlat, web megrendelés, ajánlatkérés, szerviz ajánlat, értékesítési megrendelés, beszerzési megrendelés és szerviz megrendelés beszerzési és értékesítési ügyletekben a normál tételek mellett rögzíthet alternatív tételeket, hogy dokumentálja egy vevővel szemben a lehetséges opciókat. Az alternatív tételek a nyomtatásba is átvételre kerülnek és ott külön kimutathatók. Az ajánlat áttekintése
Bejövő ajánlatkérések rögzítése Az ajánlatok készítése és megváltoztatása az ajánlat maszkon keresztül Ajánlatok másolása az aktuális vagy archivált ajánlatokból Mandant-specifikus mezőbeállítások javasolt értékekkel Ismételt előterjesztési idők és dátumok használata az ajánlatokon Tetszőleges hosszúságú szöveg az ajánlat fejlécen Tetszőleges hosszúságú szöveg minden egyes ajánlati pozícióhoz Alternatív tétel Határidőre való igény megadása Ajánlatok nyomtatása a vevőnél/érdeklődőnél rögzített levelezési nyelven Nyomtatás nyomtatvány-generátoron keresztül Archivált ajánlatokat ki tudjuk nyomtatni, amennyiszer akarjuk Ajánlati árak és értékek bevitele különböző pénznemekben Ajánlatok ellenőrzése az »Ajánlati obligó« listákkal Ajánlat átadása vevői megrendeléshez Ajánlat archívum az összes kész ajánlathoz az eredeti állapotban A szerkeszthető darabjegyzék a set árucikkekhez lehetővé tesz ajánlatra vonatkozó módosításokat a set árucikkek összeállításán
2.1.2.5 Vevői megrendelés A vevői megrendelések kezelése sok vállalatnál egyedi követelményeknek megfelelően kerül megvalósításra. Az abas ERP itt rendkívüli rugalmasságával támogatja a vállalatot. Komplex vevőstruktúrák egyszerűen leképezhetők a rendszerben. A vevő megrendelési adatainak interneten, ill. EDI-n keresztüli átadása vagy az árak vevőre vonatkozó meghatározása szintén le van képezve a rendszerben. Vevői megrendelések kezelése Hasonlóan, mint az ajánlatok szerkesztésénél, a vevői megrendelések készítése és módosítása egy speciális maszkban történik. Az ajánlat adatoknak egy vevői megrendeléshez való közvetlen hozzárendelésén keresztül lényegesen gyorsabbá válik a vevői megrendelés elkészítése. Ezenkívül keretmegrendeléseket is kezelhet a rendszerben speciális termékekhez, szállításokhoz, rabattokhoz és lépcsős árakhoz.
A vevői megrendelések áttekintése
Vevői megrendelések készítése és módosítása a vevői megrendelés maszkon keresztül Lehetséges egy vevői megrendelés módosítása és egyidejűleg a megrendelési obligó generálása Megrendelés készítése az ajánlati adatok átvétele által Mandant-specifikus mezőbeállítások javasolt értékekkel Anyag- és határidő tervezés Ismételt előterjesztési idők és dátumok használata a vevői megrendelésen Vevői törzsadatok átvétele a vevői megrendelésbe változtatási lehetőséggel: kondíciók, szállítási előírások, idegen pénznem, árak, rabattok Keretmegrendelések kezelése Költségviselők hozzárendelése Tetszőleges hosszúságú szöveg a megrendelés fejlécben Tetszőleges hosszúságú szöveg minden egyes megrendelési pozícióhoz A megrendelések ellenőrzése a »Megrendelési obligó«-val A megrendelési pozíciókhoz tartozó megrendelési státus lekérdezése, gyártott vagy beszerzett termékeknél Opcionális keretmegrendelés szerkesztés a gépjármű beszállító iparnak VDA irányelvek szerint Kijelölés beszerzési/értékesítési pozíciókban: nem szállítani / nem számlázni Web megrendelés A szerkeszthető darabjegyzék a set árucikkekhez lehetővé tesz ajánlatra vonatkozó módosításokat a set árucikkek összeállításán
19
2.1.2.6 Keretmegrendelés Az abas ERP-ben kezelésre kerülnek vevőre vonatkozó keretmegrendelések. Ezek alapjául árucikkek értékesítési mennyiségéről való megállapodások szolgálnak meghatározott kondíciókkal. A keretmegállapodások a vevői megrendelésektől függetlenül kerülnek kezelésre. Az úgynevezett keretmegrendelési obligót képezik. A keretmegrendelésekben folyamatosan vezetésre kerülnek a már leszállított mennyiségek, a lehívott mennyiségek és a maradék készletek árucikkenként. A vevővel megkötött szerződések ellenőrzése így bármikor lehetséges. A keretmegrendelés áttekintése
Keretmegrendelések, szerződések kezelése Keretmegrendelések rögzítése A keretmegrendelések, mennyiségek és érvényességi idő ellenőrzése Folyamatos nyilvántartás a keretmegrendelésben Obligó a keretmegrendelésekből
2.1.2.7 Szállítás A szállítás hatékony feldolgozását és lebonyolítását az abas az összes szükséges munkalépés kombinációján keresztül éri el. Az abas szállítás lebonyolítása funkciókat bocsát rendelkezésre a szállítástervezéshez, a csomagolóeszköz kezeléshez, a komissiózáshoz, valamint a vám és export lebonyolításhoz. A szállítható vevői megrendelések aktuális és áttekinthető párbeszéd információi, ezek feldolgozási státusa, valamint a szállítási feltételekhez való hozzáférés gondoskodik arról, hogy szállítói részlege a legjobban legyen informálva. Szállítástervezés A szállítástervezés kombinálja a szállítási lépéseket Egy hatékony szállítástervezés garantálja a lehető leggyorsabb szállítást a vevőhöz. Az abas szállítástervezése ezt azáltal éri el, hogy a logisztikai folyamatokat egy nagyobb áttekinthetőségen és egy jobb szállítási környezet megteremtésén keresztül összhangba hozza. Ezenkívül költséget és időt is meg lehet takarítani a raktározási idő csökkentésén keresztül. A szállítástervezéssel feldolgozhatók teljes szállítások, részszállítások, megmaradó szállítások és gyűjtőszállítások. Vevői megrendelés tételek felosztása a szállítástervezésben A szállításlehívásokat a szállítástervezésben több részszállításra oszthatja fel. Ezáltal lehetséges a részszállításokat több sarzsra felosztani. Ennél azok a szabályok érvényesek, hogy a szállítási mennyiségnek a raktárból való kikönyvelésénél először a meglévő anyag-hozzárendelések kerülnek figyelembevételre és csak a maradék mennyiség kerül kikönyvelésre a tételben megnevezett sarzsból.
Komissiólista Az abas segítségével összeállítható a raktárban egy komissiólista egy szállításhoz. A rakománylista ennél meghatározza, hogy hogyan van az áru csomagolva, és hogy hogyan kell azt a logisztikai szolgáltatónak átadni. Áttekintést ad az aktuális készletekről a készleteknek a szoftverben integrált megjelenítése. Ha rövid lejáratú módosítások vannak, akkor ezek még a szállítólevelek elkészítése után is figyelembevételre kerülhetnek. A szállítási mennyiségnek a szállítólevélben való módosításakor a csomagolások száma automatikusan aktualizálódik. A nem szükséges csomagolóeszközök törlésre kerülnek. Rendelkezésre állás ellenőrzés Az abas-szal ellenőrizheti a minimum készletre és szükségletre vonatkozó árucikkek rendelkezésre állását. A megrendelések mellett az ERP rendszer foglalásokat is figyelembe vesz. A szoftverben beállíthatja azt az időszakot, amiben egy foglalás kötelező. A bővített rendelkezésre állás ellenőrzés az értékesítésben lehetővé tesz egy gyors felvilágosítást a szállíthatóságra vonatkozóan a vevői megrendelés rögzítésnél és kronológiai sorrendben megjeleníti a rendelkezésre álló (rész-)mennyiségeket. Konszignációs raktár Az abas ERP támogatja a konszignációs raktárak kezelését. A raktárakat közvetlenül elláthatja áruval. A spedíciókon keresztüli lebonyolítás az abas-ban éppúgy lehetséges, mint a készletvezetés, a minimum készletek ellenőrzése és a kivételezések elszámolása a vevővel. Csomagolóeszköz kezelés és tárolóeszköz menedzsment Az anyag szállításához csomagolóeszközök szükségesek. Különösen az egyéni fogyasztási cikkeket termelő ipar vagy az autóipari beszállítás területén kell az anyagot a csomagolóeszközzel a vevők által megadott csomagolási útmutatásoknak megfelelően csomagolni és speciális információkkal ellátni.
Az abas-ban újra felhasználható csomagolóeszközöket (göngyöleg) is kezelhet, pl. dobozokat, raklapokat stb. A csomagolóeszköz útmutatások egy adatbázisban kerülnek rögzítésre. Az egyes mozgások rögzítésre kerülnek, úgyhogy az aktuális készletek bármikor kimutathatók.
21
A szállítás lebonyolítás áttekintése
Szállítási értesítés Szállítási javaslat lista Szállítási obligó lekérdezése és elemzése Szállítási tételek szelekciója és csoportosítása különböző kritériumok szerint Teljes szállítások, részszállítások, megmaradó szállítások, gyűjtőszállítások Visszáruk Rendelkezésre állás ellenőrzés Szállítólevelek és spedíciós megbízások készítése Szállítástervezés Gyűjtő szállítólevelek és gyűjtő spedíciós megbízások készítése Szállítási tervek betöltése és elmentése Már elkészített szállítólevelek utólagos módosítása Automatikus könyvelés a raktárban Átraktározások más raktárakba A szükséges csomagolóeszközök automatikusa meghatározása csomagolási útmutatás szerint Csomagolóeszköz plauzibilitás vizsgálat A csomagolási útmutatások módosítása A szükséges papírok nyomtatása Komissiós listák Szállítási papírok, mint például: - Szállítólevelek - Spedíciós megbízások - Csomagmatricák - Fuvarlevelek - Szállítási címkék - Árukísérő lap - Árucímke vonalkóddal bezárólag
2.1.2.8 Számlázás Az abas a számlázásnál is rendkívül rugalmasan képezi le az összes vállalat-specifikus folyamatot. Így lehetséges az előlegek kezelése, készpénzes értékesítések véghez vitele, valamint egyszeri, rész- és gyűjtőszámlák készítése. Jóváírások és stornózások is végrehajthatók a rendszerben. Költségviselők és bevételszámlák kerülnek hozzárendelésre az abas által. A pénzügyi könyvelésbe és raktárkönyvelésbe való automatikus könyvelésen keresztül létrejön egy kapcsolat más funkciókkal. Részletes információk a fizetési felszólítások témával kapcsolatban a »Pénzügyi könyvelés« című fejezetben találhatók.
A számlázás áttekintése
Készpénzes értékesítések (raktárban való könyveléssel és a pénzügyi könyvelésben való könyveléssel a pénztárszámlára) Egyszeri és részszámlák Gyűjtőszámlák, proforma számlák Jóváírások és stornózások Számlázás idegen pénznemben Mindenféle mellékköltség figyelembevétele Rabattok, lépcsős árak stb. Bizonylati dátum, könyvelési dátum és valutadátum Költségviselők hozzárendelése Automatikus bevétel kontírozások Előlegek kezelése (előlegfizetés kérése, végszámla) Automatikus könyvelés a pénzügyi könyvelésben és a raktárkönyvelésben Részletes lekérdezés Számlaobligó Kimenő számlák listája Ügynökök és jutalékok hozzárendelése tételszinten
2.1.2.9 Jutalék elszámolás Mivel a vállalatok jutalékmodelljei különböznek, az abas lehetőséget nyújt vállalat-specifikus elszámolási eljárások rögzítésére. A szabályok a kiszámításhoz egy jutalék adatobjektumban kerülnek kezelésre. Itt meghatározhatja például, hogy mely alapjutalékot kapja egy ügynök, vagy hogy bizonyos cikkekhez, ill. termékcsoportokhoz eltérő jutaléktételek érvényesek-e. Ily módon egyszerűen és rugalmasan tarthatja karban a vállalat-specifikus jutalék megállapodásokat. A jutalék elszámolás áttekintése
Jutalék meghatározás definiált szabályok és képletek szerint Jutalék kondíciók ügynökökhöz / árucikkekhez / termékcsoportokhoz / mennyiségi lépcsőkhöz Tetszőleges kombinációk lehetségesek, pl.: kondíciók ügynökökhöz és árucikkekhez Elszámolási nyomtatvány egyedi kialakítási lehetősége
2.1.2.10 Kiegészítő funkciók Az »Ügylet történet« funkcióval egyszerűbben követhetők az ajánlatok, vevői megrendelések, szállítólevelek és számlák közötti összefüggések. Így az értékesítésben gyorsan meg tudja válaszolni az olyan kérdéseket, mint pl. „Melyik vevői megrendeléshez tartozik a szállítólevél pozíció?” vagy „Melyik ajánlatból származott a megrendelési pozíció?”. A lezárt értékesítési ügyletek eredeti formában egy archívumban kerülnek kezelésre, amihez közvetlenül hozzá lehet férni. Az archívumban pl. kinyomtathat egy ügyletet nyomtatványként vagy azt másolási mintaként használhatja egy új ügylethez. Statisztikai kiértékelések is készíthetők archivált értékesítési ügyletekről.
23
A »Spedíciós megbízás« ERP funkció áttekintést ad azokról a cikkekről, amik spedícióval kerüljenek szállításra. Több szállítólevél összefoglalható egyetlen egy spedíciós megbízáshoz, amiből aztán egy spedíciós megbízási papír generálható. Ha a szállítólevélben megadásra kerül a spedíciós megbízás, akkor ezek ezáltal össze vannak kapcsolva egymással. 2.1.2.11 ATLAS – vám és export lebonyolítás Az ATLAS a német vámigazgatás IT eljárása a vámeljárás automatizálásához és meggyorsításához. Ezzel a vámeljárás írásos dokumentumai elektronikus üzenetekkel kerülnek helyettesítésre EDIFACT formátumban. Az abas ERP az ATLAS-szal az exportnyilatkozat egyszerűsített eljárását támogatja. Az ehhez szükséges adatok karbantartása az ERP rendszerben történik. Az adatok egy infosystemben összegyűjthetők és kívánságra kiegészíthetők vagy korrigálhatók, és az EDI üzenetekhez hasonlóan rendelkezésre bocsáthatók az átadáshoz. Az EDIFACT üzenetekké való konvertálás, az elektronikus adatátadás az illetékes vámhivatalnak és az exportnyilatkozatok archiválása különböző szolgáltatók certifikált export és szállítás lebonyolítási szoftverén keresztül történik, ami az üzenetek konvertálására és a vámhivatalnak való átadására szolgál és nem része az ERP szoftvernek.
2.1.3 Beszerzés Az abas ERP beszerzése magába foglalja az ajánlatkérést, a megrendelési javaslatokat és megrendeléseket, az árubeérkezések rögzítését, valamint a számlaellenőrzést. A megrendelések a beszerzés központi elemét képezik, keretszerződések is feldolgozhatók.
A beszerzésben a következő funkciók állnak rendelkezésre:
Ajánlatkérés Beszerzési megrendelési javaslatok Beszerzési megrendelések Keretmegrendelések Árubeérkezés Számlaellenőrzés Szállítások Átraktározási javaslatok Szállításlehívás kezelés Szállítási felszólítások és szállítási emlékeztetők Kiegészítő funkciók - Irattár, archívum - Standard listák - Standard kiértékelések
2.1.3.1 »Beszerzés« abas Business Apps A beszerzés modulban a következő abas Business App-ek állnak a rendelkezésére: »Szállító akta« abas Business App A »Szállító akta« abas Business App-pel gyorsan meg tudja ítélni egy szállító aktuális helyzetét és ezen alapulóan tud döntéseket hozni, mivel az összes szükséges információ egy áttekintésben van megjelenítve. Innen lehetséges a közvetlen hozzáférés a szállítóhoz tartozó aktuális ügyletekhez, beszerzési javaslatokhoz és tevékenységekhez is. Feljegyzések és archivált dokumentumok a dokumentum menedzsment rendszerből ugyancsak megjelenítésre kerülnek a szállító aktában.
25
»Árucikk akta« abas Business App Az »Árucikk akta« abas Business App az abas ERP különböző moduljaiból összegyűjti az összes fontos információt egy árucikkhez és grafikusan előkészítve mindössze egy nézetben bocsátja rendelkezésre ezeket. Részletes információk találhatók a »Törzsadatok« című fejezetben.
»Beszerzés áttekintés« abas Business App A »Beszerzés áttekintés« abas Business App egy nézetben jeleníti meg az összes lényeges információt a beszerző számára. Az ügyintéző egy szerepalapú áttekintésben nyomon követheti a hozzá rendelt összes folyamatot. A folyamatait egy meghatározott időszakra vonatkozóan elemezheti és kattintással különböző alkalmazásokba válthat, hogy további műveleteket hajtson végre. Ide tartozik pl. a megrendelési folyamatok feldolgozása.
2.1.3.2 Beszerzés központ A »Beszerzés központ« infosystemben egy központi párbeszédablak szabályozza az összes beszerzési folyamatot. Innen szerkeszthetők, megtekinthetők és elkészíthetők beszerzési ügyletek az ajánlattól kezdve egészen a számláig. Aktuális vagy már archivált beszerzési ügyleteket különböző kritériumok szerint szelektálhat, rögzíthet, adhat át vagy szerkeszthet. Infosystemek hozzákapcsolásán keresztül, mint például »Beszerzési ügyletek«, »Tervlap«, »Beszerzési státus« vagy »Raktárkészletek«, gombnyomással bocsáthat rendelkezésre célzott információkat.
2.1.3.3 »Beszerzés« BI standard jelentések Az abas ERP-ben különböző BI jelentések állnak a rendelkezésére. A »Beszerzés Top 10 megrendelés« a 10 leggyakrabban megrendelt árucikket jeleníti meg érték és mennyiség szerint.
Részletes információk találhatók az »abas BI - Business Intelligence« című fejezetben és külön termékleírásban.
2.1.3.4 Ajánlatkérés Az ajánlatkérések a szállítókhoz az abas beszerzés moduljának a hozzá tartozó képernyőmaszkjában kényelmesen elkészíthetők és EDI-n keresztül elektronikusan átadhatók. A szállítók kiválasztása után a rendszer ajánlatkéréseket generál, amikhez később hozzárendelésre kerülnek a beérkezett ajánlatok. Egy az ERP rendszerben végrehajtott ajánlat összehasonlításnál szembeállításra kerülnek árak, szállítási idők és kondíciók. Ez jó alapot képez a biztos vételi döntések meghozatalához. Ha választás esett egy ajánlattevőre, akkor az ajánlatkérési ügyletből automatikusan generálható egy megrendelés. Az összes ajánlatkérés automatikusan elmentésre kerül egy ajánlatkérés archívumban. Az archívum adatokból ezután látható, hogy egy ajánlatkérés megrendeléshez vezetett-e vagy sem. Az ajánlatkérés áttekintése
Egyszeri ajánlatkérések Többszöri ajánlatkérések Ajánlatkérések ellenőrzése Ajánlatkérések összehasonlítása Ajánlatkérések archiválása részletes információk rögzítésének a lehetőségével Ajánlatkérés átalakítása megrendeléssé Keresés az ajánlatkérés archívumban szabadon definiálható kritériumok szerint
27
2.1.3.5 Megrendelési javaslatok A beszerzés lelke a megrendelések kezelése. A diszpozícióban a minimum készletek el nem érése esetén megrendelési javaslatok generálódnak. Ezek a megrendelési javaslatok ezután beszerzési megrendelésekbe mennek át. Ahogy az értékesítésben, úgy a beszerzésben is feldolgozhatók keretmegrendelések szállítókkal. Ezek meghatározott árucikkekre vonatkoznak, és többek között definiált lehívott mennyiségeket, lépcsős árakat és rabattokat tartalmaznak. Meghatározott lehívott mennyiségek definícióján keresztül egy rögzített időszakon belül kényelmesen megrendelhetők az árucikkek. A megrendelések kezelése kapcsolódik a pénzügyi könyveléshez és a költségszámításhoz az egyes beszerzési megrendelési tételekhez kapcsolódó költséghelyeken, költségviselőkön és kontírozáson keresztül. A megrendelési javaslatok létrehozhatók manuálisan vagy közvetlenül a párbeszédben tetszőleges kritériumok, például szállítók, árucikkek, diszpó felelősök, raktárcsoportok vagy határidők szerint szelektálhatók és szortírozhatók. A párbeszédes feldolgozásban módosíthatók mennyiségek, árak és határidők. A rendszer által javasolt fő szállító is kicserélhető egy másik szállítóval a megrendelési javaslatban. A megrendelési javaslatok jóváhagyásra kerülnek, és utána automatikusan megrendelésekké alakulnak. Ajánlatkérések beszerzési javaslatokból A megrendelési javaslatokból átadáson keresztül megrendelések készíthetők. A megrendelést gyakran megelőzi egy vagy több ajánlatkérés a szállítóknak. Az abas ERP-vel felvihet egy vagy több ajánlatkérést egy megrendelési javaslathoz és ezeket egy kiírásban kezelheti. Ott automatikusan további szállítói ajánlatkérések készíthetők és hasonlíthatók össze egymással (pl. árak és határidők szerint). Ha végrehajtotta a kiválasztását, akkor a kiírásból közvetlenül is elindíthatja a megrendelést és a kiírást archiválhatja az összes ajánlatkéréssel. A megrendelési javaslatok áttekintése
A megrendelési javaslatok meghatározása a külső beszerzéshez a tervezés számításon keresztül A cikktörzsben beállított diszpozíciós eljárások figyelembevétele: - Minimum készletre vonatkozó diszpozíció - Szükségletre vonatkozó diszpozíció - Vevői megrendelésre vonatkozó diszpozíció A megrendelési javaslatok feldolgozása meghatározott kritériumok szerint A jóváhagyott megrendelési javaslatok átvétele megrendelésekbe Szállítási határidőre való igény megadása Megrendelési javaslatokhoz ajánlatkérések felvitele és kezelése
2.1.3.6 Megrendelések Az abas megrendelés kezelésében megrendelések rögzíthetők közvetlenül, vagy generálhatók egy ajánlatkérés átvételéből vagy a rendszer által készített megrendelési javaslatokból. Megrendelhetők mind olyan cikkek, amik a rendszerben vannak, mind úgynevezett egyszeri cikkek, amik nem állnak rendelkezésre törzsadatként, és amiknek a leírása a megrendelési pozícióhoz kerül hozzárendelésre. Minden egyes megrendelési pozíció kiegészíthető tetszőleges hosszú szövegekkel. Ábrákkal való összekapcsolások ugyancsak lehetségesek.
A megrendelések áttekintése
Ajánlatkérések átvétele megrendelésekbe Meghatározott és jóváhagyott megrendelési javaslatok átvétele megrendelésekbe Megrendelések rögzítése Alternatív tételek Megrendelések kezelése ügyintézők, cikkcsoportok és saját kritériumok szerint Készlet- és ráfordításszámlák kontírozásának meghatározása Költségviselők és költséghelyek hozzárendelése Tetszőleges hosszú szövegek megrendelés tételhez Idegen nyelvek használata Szolgáltatások és egyszeri árucikkek megrendelése Külső gyártási folyamatok megrendelése Archívum az összes beszerzési ügylethez: - Ajánlatkérések, megrendelések, keretszerződések, árubeérkezések, bejövő számlák tetszőleges keresési és analizálási lehetőségekkel - Szállítási figyelmeztetések (fax, levél, vagy e-mail útján) - Áruelosztások megjelölése és figyelembevétele
2.1.3.7 Keretmegrendelés Egy meghatározott időszakon belüli árucikk beszerzési megállapodások képezik az alapot a szállítóra vonatkozó keretmegrendelések vagy vételi szerződések kezeléséhez. A keretmegállapodások a megrendelésektől függetlenül kerülnek kezelésre. Az úgynevezett keretmegrendelési obligót képezik. A keretmegrendelésekben folyamatosan vezetésre kerülnek a már leszállított mennyiségek, a lehívott mennyiségek és a maradék készletek árucikkenként. A szállítói szerződések ellenőrzése így bármikor lehetséges. A keretmegrendelés áttekintése
Keretmegrendelések (szerződések) kezelése Lehívott megrendelések rögzítése Folyamatos nyilvántartás Keretmegrendelések készletvezetése A keretmegrendelés dokumentációja
2.1.3.8 Árubeérkezés Az abas az árubeérkezésben figyelembe vesz teljes, rész-, többlet- és nem teljes szállításokat. Gyűjtőszállítólevelek készítése is lehetséges. A cikk beérkezése után végbemegy egy automatikus hozzárendelés a standard bevét raktárhoz. Bevét könyvelés egy minőségellenőrző vagy konszignációs raktárba ugyancsak lehetséges. Panasz esetén a visszaszállítás azonnal elintézhető. A minőségellenőrzés történhet közvetlenül az árubeérkezésnél, vagy az anyagi bevét rögzítése után egy későbbi időpontban. Külső QS megoldások is csatlakoztathatók.
29
Az árubeérkezés áttekintése
Teljes-, rész-, többlet- és nem teljes szállítások Megrendelés kiegyenlítés nem teljes szállításoknál lehetséges Gyűjtő-szállítólevelek rögzítése Bevét raktár vagy bevét raktárhely hozzárendelése Beérkezett mennyiségek rögzítése különböző mennyiségi egységekben Bevét könyvelések minőségellenőrző raktárba Bevét könyvelések konszignációs raktárba Panasz esetén visszaszállítások szállítókhoz Minőségellenőrzés
2.1.3.9 Számlaellenőrzés Az árubeérkezés és a számlaellenőrzés kapcsolódik a pénzügyi könyveléshez, a költségszámításhoz és a raktározáshoz. Az abas ERP automatikusan könyvel a raktárakban és a pénzügyi könyvelésben, rögzíti az összes mellékköltséget, kiszámítja az adóelőleget és végrehajtja a naplózást. Külső dokumentumkezelés Az ERP rendszerben rögzített és ellenőrzött bejövő számlák beszkennelhetők dokumentumként és összeköthetők adatobjektummal. Így a rendszer minden pontjáról hozzáférhet az eredeti dokumentumhoz. További információk ezzel a témával kapcsolatban az »abas DMS – Dokumentum menedzsment rendszer« című fejezetben találhatók.
A számlaellenőrzés áttekintése
Készpénzes beszerzés Bejövő számla rögzítése szállítólevelekhez és megrendelésekhez való hozzáféréssel Szállított mennyiség és számlák ellenőrzése Kondíciók ellenőrzése Összes mellékköltség rögzítése automatikus kontírozással Rabattok, lépcsős árak figyelembevétele A javasolt kontírozások felülírhatók Költséghely/költségviselő utólagos hozzárendelése Adóelőleg kiszámítása Automatikus könyvelés a raktárban Megterhelések a szállítóhoz A szállító jóváírásainak rögzítése Könyvelés a pénzügyi könyvelésben és anyaggazdálkodásban Átlagárképzés Számlaobligó Bejövő számlák jegyzéke
2.1.3.10 Alvállalkozói szállítások Az alvállalkozói szállítások érték szerint a beérkező számla könyvelésével kerülnek leképezésre. A szállítás szolgáltatási költségei az alvállalkozói teljesítés egy főkönyvi számlájára könyvelhetők. Egy további könyvelés a beszerzett árucikk értékét készletnövekedésként az árucikk készletszámláján könyveli.
plusz
a
megrendelt
árucikk
anyagértékét
2.1.3.11 Átraktározási javaslatok Ha árucikkeket akar átraktározni egyik raktárból a másikba és ki akarja értékelni az átraktározási javaslatait, akkor a beszerzésben és a diszpozícióban az abas Essentials részeként az »Átraktározási javaslatok« funkció áll a rendelkezésére. Eldöntheti, hogy egy táblázat mely tételei kerüljenek átvezetésre és melyek maradjanak az addigi helyen, valamint a maszk fejrészében meghatározhatja a kritériumokat, amik szerint szelektálás történjen. Egy táblázati sorra való dupla kattintással megjeleníthetők részletek egy átraktározási javaslathoz. 2.1.3.12 Szállításlehívás kezelés Az abas lehívási megrendeléseket készít és küld EDI-vel a szállítónak. Ennél a megrendelési javaslatok a diszpozícióból áttekinthetően kerülnek megjelenítésre és egyszerűen átalakíthatók szállításlehívás megrendelésekké. 2.1.3.13 Szállítási felszólítások és szállítási emlékeztetők A szállítási felszólítások a »Szállítási felszólítások / Szállítási emlékeztetők« infosystemben gyűjthetők össze. Így egy definiált határidőhöz összefoglalható az összes szállító nyitott szállításokkal. Továbbá egy rugalmas határidőhöz is megjeleníthető az összes szállító hátralévő szállításokkal. A nem végbement szállításokhoz az ERP rendszer kívánságra automatikusan felszólításokat generál. 2.1.3.14 Kiegészítő funkciók Az összes beszerzési ügylet (ajánlatkérések, keretmegrendelések, szállítólevelek, számlák) az archívumban eredeti formában kerül kezelésre. Az archívumhoz közvetlen hozzáférés lehetséges (pl. másolási minta egy új ügylethez vagy statisztikai kiértékelésekhez). A kiegészítő funkciók az alábbi komponenseket foglalják magukba:
Irattár, archívum Standard listák és kiértékelések
2.1.3.15 Számla beszerzéshez és értékesítéshez Fizetési jegy Az abas ERP támogatja a fizetési jeggyel (ESR) való belföldi fizetési forgalmat Svájcban. Az abas a beszerzésben és értékesítésben leegyszerűsíti a számlák készítését és az árképzést. Az értékesítési és beszerzési számlákban rögzíthetők a Kódolási sor, Fizetési hivatkozás, Résztvevőszám és Ellenőrző számjegy mezők egy fizetési jegyből. A számla könyvelésekor ezek az adatok átvételre kerülnek a számlakönyvelésbe és a nyitott tételekbe.
31
Előlegek és végszámlák Az abas támogatja Önt a teljesített előlegek felszámításánál végszámlákban.
A rendszer plauzibilitás ellenőrzéseket hajt végre arra vonatkozóan, hogy a már létező előlegszámlák felszámíthatók-e a végszámlára. Az előlegeknél már kifizetett forgalmi adó kimutatható. Ennél figyelembevételre kerülnek a különböző adótételek a kiállított számlákban az egyes előlegekhez.
2.1.4 Árképzések beszerzéshez és értékesítéshez Rendszerint egy piacorientált árképzés szolgál a nyereség maximalizálására. Ennél ez legtöbbször a fogyasztók magatartásához és a konkurens vállalatok áraihoz igazodik. Az ERP szoftver aktívan támogatja Önt az árképzésnél a beszerzésben és értékesítésben, valamint az ár és rabatt javaslatok meghatározásánál az ajánlatokban, vevői megrendelésekben vagy szállítói megrendelésekben. Ezenkívül az árképzés funkcióval saját árakat határozhat meg és rögzíthet kívánságra a törzsadat rekordokban. Az árak, anyagpótlékok és rabattok meghatározásánál először átkutatásra kerülnek a nyitott és az aktuális szituációnak megfelelő keretmegrendelések. Ha nem volt található keretmegrendelés, akkor a keresés kiterjed az árképzési adatbázisra, amiben kondíciók rögzíthetők és frissíthetők egyes vevőkhöz/szállítókhoz vagy vevő/szállítócsoportokhoz, egyes árucikkekhez vagy cikkcsoportokhoz mennyiségtől és határidőtől függően. Ha még mindig nem található ár, akkor az a cikktörzsekből kerül átvételre. Árképzés választható módon végrehajtható egyes beszerzési és értékesítési tételekhez vagy árucikkek egy előzőleg meghatározott csoportjához. Ezenkívül lehetőség van átalányárak meghatározására. A kiindulási dátum az árképzéshez egy értékesítési/beszerzési megrendelési tételre vonatkozó, szabadon módosítható kondíciódátum. Külön rögzíthetők és kimutathatók bruttó vagy nettó árak (adók nélkül). Az »Árak / rabattok« infosystem a dolgozó számára gombnyomásra információkat bocsát rendelkezésre. Így minden egyes vevő a lehető legrövidebb időn belül egy egyedi ajánlatot kap, ami biztos kalkuláción alapul. ABC analízis Az ABC analízis segítségével a termékválasztékának az árucikkeinek osztályozását hajthatja végre. Az értékelési alap a készletmennyiség és az érték viszonya. Az alapfeltevés az, hogy a tömegáruk kedvezően és könnyen beszerezhetők, mialatt a magas értékű áruk viszonylag nehezen beszerezhetők és drágák. Az adatok raktárcsoport-specifikusan kerülnek kiértékelésre. Csak a raktári kivétek kerülnek elemzésre a raktári nyilvántartásból. Az ABC cikkek százalékos felosztása tortadiagramban, az értékek pedig a mindenkori A, B és C cikkekhez egy sávdiagramban kerülnek kiadásra. Az árucikkek elemzése 3 lépésben történik:
Rangbesorolás Rendezés és értékelés halmozott összeadással és százalékos résszel Osztály felosztás A, B, C árukra
A kritériumok az elemzéshez a jelentésben meghatározhatók. Nem történik előzetes kitöltés.
Az osztály felosztás standardszerűen a következő: A = 75%, B = 20%, C = 5%. Kiválaszthatja, hogy mely árat szeretné bevonni a kiértékeléshez, továbbá hogy csak azok az árucikkek kerüljenek-e kiértékelésre, melyek egy Ön által definiált árat tartalmaznak az árucikkben. Továbbá az is meghatározható, hogy az árucikk kivétek az összes raktárcsoportból vagy csak egy meghatározott raktárcsoportból kerüljenek-e elemzésre.
2.1.5 Intrastat kereskedelmi statisztika Az Intrastat kereskedelmi statisztika lehetővé teszi a 3330/91-es EU-rendelet 8-as cikkelye szerint előírt havi tájékoztatást az EU államokban és harmadik országokban való áruforgalomról a Központi Statisztikai Hivatalnak. Az abas generálja az adatokat az Intrastat jelentésekhez azáltal, hogy visszanyúl az alapfunkciókra, törzsadatokra, valamint a beszerzési és értékesítési ügyletekre. Ennél az ehhez szükséges Intrastat kulcsok táblázatokban vannak integrálva és a törzsadatok tartalmazzák az összes szükséges alapértéket. Ennek alapján aztán az Intrastat kereskedelmi statisztika elkészíti a havonta előírt jelentéseket. Az adatok az Intrastathoz egy értékesítési, ill. beszerzési számla minden egyes sorában rögzíthetők. A mezők az árucikk, vevők vagy szállítók törzséből, ill. a megfelelő fejrész változókból kerülnek kitöltésre.
2.1.6 Anyaggazdálkodás Az abas tervezi, kezeli és szabályozza az összes anyagmozgást a szállítók, vevők és a raktárak között. Az ERP rendszer segíti Önt az anyagáramlás optimális koordinációjában, és így gondoskodik a gyorsabb raktári forgalomról, a lehető legjobb raktárkészletekről, a megnövekedett likviditásról és a magas szintű szállítási készségről. »Anyaggazdálkodás« BI standard jelentés Az anyaggazdálkodás BI jelentések a raktárkészletek vagy raktárértékek alakulását jelenítik meg egy éven belül, valamint az elmúlt 4 év raktári mutatóinak az alakulását.
Részletes információk találhatók az »abas BI – Business Intelligence« című fejezetben és külön termékleírásban.
33
2.1.6.1 Raktárkezelés Az abas anyaggazdálkodásában lehetősége van arra, hogy a »Raktárkezelés« modulban tetszőleges számú raktárt vagy raktárhelyet vigyen fel. Ennél minden egyes raktárhely egyértelműen hozzá van rendelve egy raktárhoz. Különböző raktártípusok is leképezhetők. Be- és kiraktározási stratégiák szükség szerint megvalósíthatók. Lehetséges különböző árucikkeket tárolni egy raktárhelyen. Az abas információkkal szolgál a raktárhelyen lévő összes készletről. Az árucikkek manuálisan is könyvelhetők. Ezenkívül készletkorrekciók és árucikk készletek újraértékelései is könnyen végrehajthatók. A raktárkezelésben kezelésre kerülnek sarzsok, szériaszámok és árucikkenként több különböző kiszerelési egység. A kivétek könyvelésénél az abas ERP negatív készleteket is engedélyez. Raktárcsoportok A diszpozíció az összes készletet egy raktárcsoporton belül egyenértékűnek tekinti. A készlet különböző raktárhelyekre való felosztása ennél nem játszik szerepet, csak a raktárcsoport készletösszege számít. A raktárkezelés áttekintése
Különböző diszpozíciós körök (pl. autonóm üzemi raktár, telephelyek raktára saját diszpozícióval, pótalkatrész raktár) Tetszőleges számú raktár és raktárhely egyértelmű hozzárendeléssel Kiszerelés kezelés Tervezett / nem tervezett be- és kivétek Kaotikus raktárhely-kezelés vagy állandó raktárhely-hozzárendelés Minimum készletek kezelése Sorozatképzés sorozatnagyságokon és sorozatképzési időszakokon keresztül Raktárértékelés raktárak és árucikk csoportok szerint ABC analízis Készletkorrekciók Átraktározások / átkönyvelés Raktári törzsadatok raktáranként és raktárhelyenként Nem diszpó-releváns raktárak megjelölése Konszignációs raktár vevőknél és szállítóknál Közvetlen raktárkönyvelések
2.1.6.2 Felhasználási sorrend eljárás A felhasználási sorrend eljárás empirikus adatok alapján feltételez egy bizonyos sorrendet, amiben a cikkek a raktárkészletből felhasználásra vagy eladásra kerülnek. Ha a cikktörzsben megad egy felhasználási sorrend eljárást (FIFO, LIFO), akkor ez befolyásolja a kivételezett cikkek értékelését. Ha rögzítve van egy felhasználási sorrend eljárás egy árucikkhez, akkor az árucikk minden egyes bevétje (bevét mennyiség, bevét dátum, ill. lejárati dátum és bekerülési ár) külön feljegyzésre kerül. Az árucikk kivétjénél a definiált felhasználási sorrend szerint kikönyvelés történik a raktárkészletből, a keletkező költségek meghatározásra és az anyagköltség könyvelésbe és az utókalkulációba beállításra kerülnek.
2.1.6.3 Leltározás Az abas-ban tetszés szerint végrehajthat fordulónapi vagy folyamatos leltározást. A »Leltár központ« segítségével szabályozza a teljes leltározási folyamatot. Kezdve a leltárívek készítésével és nyomtatásával gyűjtőnyomtatási lehetőséggel, a leltárnyitáson és a számolt mennyiség rögzítésén keresztül egészen a különbözeti listák kiadásáig és a többszintű leltárzárásig az összes lépés központilag szabályozható. A lezárt leltárívek automatikusan archiválásra kerülnek és lehetővé tesznek egy hiánytalan leltárkimutatást. A kimutatás most a »Leltár központ«-ból történik.
A leltározás áttekintése
Fordulónapi vagy folyamatos leltározás Az egyes lebonyolítási folyamatok központi szabályozása Hiánytalan leltárkimutatás Leltározási javaslat listák tetszőleges szelekciós kritériumok szerint A leltárértékelési eljárás kiválasztása, pl. - Értékelés átlagáron - Értékelés standard elszámolási áron - Értékelés utolsó bekerülési áron Leértékelési faktorok A leltárkülönbözetek meghatározása és kiegyenlítése
35
2.1.6.4 Sarzs/sorozatszám kezelés A sarzskezelés az abas Essentials részeként lefed minden fontos területet a logisztikai lánc mentén. Ha a sarzsokat kifogástalanul vissza szeretné követni, akkor dokumentálnia kell az összes információt a sarzs mozgásokról és az ezzel összefüggő értékelési és készítési folyamatokról a raktármozgási naplóban. A sarzseredet és sarzsfelhasználás így pontosan meghatározásra kerül. Az abas sarzskezelése minőségi követelményeket is támogat az ISO szerint. A sarzs/sorozatszám kezelés lehetővé teszi, hogy rögzíteni, kezelni és követni lehessen egy árucikk minden egyes példányát. Így garanciális esetekben minden egyes árucikk egyértelműen azonosítható. A vevői megrendelésre vonatkozó bevétek sarzskezelés nélkül is hozzárendelhetők egy meghatározott vevői megrendeléshez. Ezáltal a bevétek egzakt értékelése mellett a kivétek egzakt értékelése is lehetséges. A raktárkészletek is egyértelműen hozzárendelhetők egy felhasználóhoz.
2.1.6.5 Sarzskövetés A »Sarzskövetés« infosystem raktárnapló könyveléseket értékel ki sarzsok részvételével. Az infosystem kivéteket, ill. bevéteket jelenít meg egy fa-struktúrában, ami paramétereken keresztül kerül szabályozásra.
A sarzskezelés áttekintése
A szállítási lánc összes releváns területe le van fedve Sarzs mozgások visszakövetése Központi sarzs információk a raktármozgási naplóban Sarzseredet/sarzsfelhasználás Sarzskövetés Minőségi követelmények támogatása az ISO szerint
2.1.7 Diszpozíció Az anyagkapacitások diszponálása egy ERP rendszer fő feladatai közé tartozik. A megrendelések időben történő teljesülése gyakran a vevői elégedettség és így a vállalat tartós sikerének az alapja. A diszpozíció a beszerzéshez beszerzési javaslatokat készít. Egy szükséglet egy másik raktárcsoportból való átraktározáson keresztül is fedezhető. A diszpozíció ellenőrzi a megadott szállítási határidők betartását és eltérés esetén meghatározza a lehető legkorábbi szállítási befejező határidőket. Így a központi szerepet tölti be az ERP rendszerben. A diszpozíciószámítás vevői megrendelési tételeket, aktuális beszerzési megrendeléseket, valamint a készleteket vizsgálja. Figyelembevételre kerülnek egyedi beállítások is, például a minimum készletek, a beszerzési idők, a sorozatnagyságok, a sorozatképzési határidők vagy a diszpozíciós eljárások, valamint a szállítók és vevők átvételi napjai és a minimum és maximum beszerzési mennyiségek meghatározása. Az is ellenőrzésre kerül, hogy egy definiált időkereten belül a tervezett raktári kivétek az aktuális raktárkészleten plusz a tervezett raktári bevételeken keresztül le vannak-e fedve. Hiány esetén beszerzési mód szerint megrendelési javaslatok kerülnek létrehozásra a beszerzendő árucikkekhez.
37
A következő diszpómódok különböztethetők meg:
Változatra vonatkozó diszpozíció Vevői megrendelésre vonatkozó diszpozíció Szükségletre vonatkozó diszpozíció Minimum készletre vonatkozó diszpozíció Maradék mennyiségre vonatkozó diszpozíció Nincs diszpozíció
Az ERP szoftver diszpozíciója a net change elv (változás számítás) szerint kerül futtatásra. Ez azt jelenti, hogy egy diszpófuttatásnál nem a teljes értékesítési és beszerzési megrendelési állomány kerül újonnan betervezésre, hanem csak azok a módosítások kerülnek rögzítésre az anyag- és határidővázban, melyek az utolsó diszpószámítás óta kerültek végrehajtásra. Ezenkívül egy felhasználó fixálhat folyamatokat. A fixált folyamatokat a változás számításon belül a diszpozíció már nem módosítja. Átraktározási javaslatok, ill. megrendelések különböző raktárak között, valamint azok visszajelentései ugyancsak elkészíthetők az abas diszpozícióban. Árucikkek hozzárendelése diszpozíciós csoportokhoz Egy diszpozíciós csoporthoz való hozzárendelésen keresztül kizárhatók árucikkek a permanens diszpozícióból. Az árucikkek diszpozíciója ekkor explicit lehíváson keresztül történik. Beszerzési javaslatok szelektív átadása (jóváhagyása) Meghatározott javaslatok azonnali átadása mellett a beszerzési javaslatok kétszintű átadása is lehetséges. Egy központi diszpozíció például kijelölhet javaslatokat az átadáshoz és a beszerzési javaslatokat továbbadhatja megrendelésre. Bruttó szükséglet meghatározás A beszerzendő árucikkek szükséglet számítása részletesen modellezésre kerül. Rögzítheti a selejtet és a veszteséget a beszerzési folyamatban. Az összes adat felhasználásra kerül az előkalkuláció (az ár meghatározáshoz) és a diszpozíció (a bruttó szükségletek meghatározásához) által. Diszpozíciós jelentés Egy felhasználó nem mindig úgy cselekszik, ahogy azt a diszpozíció javasolja neki. Ezáltal a diszpozíció szemszögéből problémás helyek jöhetnek létre. Különböző objektumokban a diszpozíciónak ezek a problémás helyei egy hibatípussal kerülnek elmentésre. A hibatípusokhoz tartoznak többek között a hiányzó mennyiségek és a többletek. A »Diszpozíciós jelentés« infosystem a diszpozíció ezen problémás helyeit jeleníti meg. Különböző hibatípusok szelektálhatók. A diszpóprotokollon keresztül megjeleníthető – permanens diszpozíciónál is – a diszpozíció összes aktuális problémás helye, mivel ezek csak egy protokollban kerülnek megjelenítésre.
Figyelembe vett adatok a diszpófuttatásban Diszpó-releváns adatok/folyamatok
Értékesítési megrendelések Aktuális beszerzési megrendelések Beszerzési megrendelési javaslatok Átraktározási javaslatok Raktárkészlet
Diszpó-releváns paraméterek/beállítások
Minimum készlet Sorozatnagyságok Sorozatképzés megadott időintervallumokra vonatkozóan Beszerzési idők és átmeneti idők
A diszpozíció áttekintése
Határidő és mennyiség szerinti diszpozíció Vevői megrendelés tételre vonatkozó diszpozíció Visszafelé, előre ütemezés Árucikkek hozzárendelése diszpozíciós csoportokhoz Határidő fixálások Kritikus határidők megállapítása Bruttó szükséglet számítás Sorozatnagyság és minimum készlet számítás
2.1.8 Eladás tervezés Az eladás tervezés az összes lényeges erőforrás egész vállalatra kiterjedő előrejelzésének az alapját képezi. A mennyiségek különböző meghatározása az eladás tervezésben:
Egyes árucikkek vagy cikkcsoportok Raktárcsoport szerint differenciálva Egyes vevőkhöz vagy vevőcsoportokhoz differenciálva Rugalmas tervezési időszakok: nap, hét, hónap, negyedév és év vagy szabadon választható időszakok
A terv adatok történeti adatok alapján prognózis eljárások segítségével kiszámíthatók, importálhatók vagy manuálisan rögzíthetők. Egy eladás terv ár alapján a forgalom tervezés meghatározza egy árucikk vagy egy egész cikkcsoport tervezett forgalmát is. Tervezési ciklus Rendszerint egy tervezés évenként / gazdasági évenként kerül végrehajtásra. A rövid távú módosítások vagy (szezonális) ingadozások figyelembevételéhez egy már végbement tervezés bizonyos időintervallumok szerint aktualizálható, konkretizálható és átdolgozható.
39
Kiértékelések
Cél-tény összehasonlítás eladáshoz és forgalomhoz A tervezési hierarchiák megjelenítése Az abas ERP egy termékhez tervezési információkat határoz meg. Ennél a diszpozíció a terv adatok alapján javasolja egy árucikk mennyiségét, ami egy definiált intervallumban beszerzésre kerüljön. A meglévő kiszállítások és fix vevői megrendelések a tervezésnél elszámolásra kerülnek.
2.1.9 Szerviz Az abas szerviz moduljával szerviz szolgáltatások kezelhetők egy értékesített termékre vonatkozóan. Így pl. az olyan információk, mint a már végrehajtott javítások, a tervezett karbantartási munkálatok stb. lehívásra rendelkezésre állnak. Az összes tevékenység egy szerviz feldolgozásra vonatkozóan infosystemeken keresztül lekérdezhető. A kereskedelmi területen az összes végrehajtott munka rögzítésre és elszámolásra kerül. 2.1.9.1 »Szerviz áttekintés« abas Business App A »Szerviz áttekintés« abas Business App-pel áttekintéssel rendelkezik az összes karbantartási és javítási folyamatról és bármikor gyorsan felvilágosítást tud adni. Egy szervizszám gyors áttekintést ad egy meghatározott szerviz folyamatról. Egy vevőre vonatkozó nézet is lehetséges, ami megjeleníti az összes aktuális szerviz folyamatot. A szerviz munkatárs bármikor beavatkozhat és kattintással különböző alkalmazásokba válthat, hogy további műveleteket hajtson végre. Ide tartozik pl. a szerviz megbízások tervezése, a javítás lebonyolítás és a számlázás kiváltása.
41
Szerviz bejelentés Ha bekövetkezik egy szerviz eset, akkor általában a szerviz bejelentés az első kapcsolat a vevőhöz. Az üzemzavarok, ill. a váratlan, kellemetlen események anélkül kerülnek rögzítésre és kezelésre, hogy rendelkezésre állna egy szerviz megrendelés. A szerviz bejelentés egy költségvetés vagy egy szerviz megrendelés alapja lehet. Egy szerviz bejelentésnél két különböző opció áll rendelkezésre: 1. opció A szerviz esetnél egy harmadik fél termékéről van szó, amit a vállalat értékesít, de nem maga gyártja azt. Ekkor a termék továbbítható közvetlenül a gyártónak, amely aztán végrehajtja a megfelelő szervizt. 2. opció A szerviz a vevőnél a helyszínen kerül végrehajtásra. 1. Szerviz megrendelés A szerviz megrendelésben egy meghatározott időszakra olyan megbízások írhatók le, amik a vevőnél a helyszínen kerülnek végrehajtásra. A szerviz megrendelések automatikusan befolynak a szerviz foglalásba és hozzárendelhetők egy technikushoz. 2. Szerviz foglalások Egy technikushoz, egy meghatározott szolgáltatáshoz vagy egy meghatározott időszakhoz kiadható az összes meglévő határidő foglalás egy táblázat formájában. 3. Megbízás tervezés (technikus) A különböző távolléti okok mellett a szerviz technikusok ajánlati és / vagy megrendelési határidőket használnak a szerviz foglalásokban a megbízás tervezéshez. Az olyan információk, mint pl. a képesítés, a képesítés szintje, a szerviz megbízás típusa vagy a szerviz eszközök szintén befolynak egy ilyen megbízás tervezésbe, és így a szerviz megbízások optimális tervezésére szolgálnak. 4. Visszajelentések szerviz megbízásokhoz A szerviz megbízás visszajelentéssel a szerviz munkatársak számára egy kényelmes eszköz áll rendelkezésre a megbízásaiknak a dokumentálásához. Hivatkozva a szerviz megrendelésre könyvelhetők idők és anyagkivétek. Minden egyes visszajelentés egy saját azonosítóval kerül ellátásra, ebből aktuálisan (az aláíráshoz a vevőnél) vagy utólag egy dátumra vonatkozó tevékenység jelentések készíthetők. Szerviz szolgáltatás A szerviz szolgáltatás mögött a tulajdonképpen leírandó szolgáltatás mögött egy szolgáltatás darabjegyzék definiálásának a funkciós lehetősége is rejlik. Egy ilyen összeállításon keresztül egy folyamathoz egy illető szerviz szolgáltatás használatánál automatikusan hozzáadásra kerül az összes hozzá tartozó árucikk sorként. Mindegy, hogy a szerviz bejelentésnél mely szerviz folyamat mellett döntünk, az a folyamat közben módosítható. További információk találhatók a Pluginok - »abas szerviz tervező« című fejezetben.
A szerviz lebonyolítás áttekintése
Szerviz bejelentések, áttekintés és nyomon követhetőség Szerviz megrendelés (megbízás a vevőnél) Szerviz foglalások A szerviz technikus tervezése Visszajelentések szerviz megbízásokhoz Szerviz jelentések készítése Szerviz szolgáltatás szolgáltatás darabjegyzékkel abas szerviz tervező
2.1.10 Kalkuláció Az üzemi eredmény egzakt értékeléséhez az abas egy termékre és vevői megrendelésre vonatkozó kalkulációt kínál. A termékekhez az ERP rendszerben tetszőleges számú előkalkuláció készíthető, amik aztán összes is hasonlíthatók. A vevői megrendeléseknek végrehajtható az elő- és utókalkulációja, itt is lehetséges az összehasonlítás. Az összes kalkuláció közvetlenül is összehasonlítható egymással. A kalkulációs eredmények táblázatában a raktáregységenkénti költségek mellett a teljes set árucikk költségei is megadásra kerülnek. Az abas különböző kalkulációs sémákat tartalmaz. Ezek a sémák hozzászabhatók a mindenkori követelményekhez. Az előkalkuláció minden egyes futtatásakor ezenkívül kiszámításra kerül a beszerzési határidő és a bruttó súly kilogrammban raktáregységenként.
43
A kalkuláció áttekintése
Tetszőleges számú kalkulációs lap Kalkulációs áttekintés Az utolsó előkalkuláció hibaprotokollja Szállítói szállítások értékelése átlagáron Kalkulációs lapok archiválása Általános költségek gépköltségekre
2.1.10.1 Előkalkuláció Az előkalkulációk ismert cikktörzs adatstruktúrák alapján számíthatók ki. Egy előkalkuláció egyes értékei manuálisan is megadhatók, anélkül, hogy a rendszer meglévő struktúrákra nyúlna vissza. Az abas-szal arra is lehetősége van, hogy az előkalkulációkat egy meghatározott dátumra datálja. Ennél az ezen dátumkor érvényes árképzések kerülnek figyelembevételre. A termékek előkalkulációja végrehajtható minden egyes raktárcsoporthoz speciálisan. Kifejező adatok alapján ekkor meghozható a döntés a kedvező költségű változat mellett. Kívánságra egyedi kalkulációs lapok is létrehozhatók. Az előkalkulációk archiválásra kerülnek. Ezáltal egy termék költségalakulása pontosan követhető. Az ajánlatokban és vevői megrendelésekben való előkalkulációnál a meghatározott értékek, mint pl. az ár és a szállítási idő, opcionális átvehetők az ajánlat vagy vevői megrendelés tételbe. A kalkulációs eredmények, amik egy egyedi előkalkulációs folyamatból származnak, szerkeszthetők. A kalkulációs eredményekben lehet módosítani, törölni és beszúrni. Minden egyes módosítás közvetlenül kihat a teljes kalkulációra, úgyhogy az ilyen „Mi lenne ha?” „tervezési játékok” következményei azonnal láthatók. Az előkalkuláció áttekintése
Árucikkek előkalkulációja Ajánlatok előkalkulációja Vevői megrendelések előkalkulációja Felhasználási komponensek választható értékelései: - Beszerzési ár - Átlagár - Utolsó bekerülési ár - Terv (elszámolási) ár - Bázisár Előkalkuláció rész- és teljes költségekre vonatkozóan Súlykalkulációk Határidő kalkuláció, szállítási idő Mennyiségi rabattlépcsők figyelembevétele Kalkulációs eredmények szerkesztése Az előkalkuláció a bekerülési árak kiszámításához ugyanazokat az árképzési eljárásokat használja, mint a beszerzésben
2.1.10.2 Utókalkuláció A vevői megrendelések az abas-ban utókalkulálhatók. Az utókalkulációk gyűjtött formában vagy részletesen is megjeleníthetők. Az utókalkuláció során a beszerzések minden típusa utókalkulálásra kerül, mind a vevői megrendelésre vonatkozó beszerzések, mind a raktári beszerzések. Az archivált folyamatok is utókalkulálhatók. A még nem keletkezett költségek a vevői megrendelés előkalkulációból meghatározhatók. Az utókalkuláció egy költséggyűjtőn keresztül történik. A költséggyűjtőben beilleszthetünk pótköltségeket, amik az utókalkulációban először ismeretlenek. Így pl. itt beírhatók olyan utazási vagy szállítási költségek, melyekről tudja, hogy létrejönnek anélkül, hogy már rendelkezésre állna egy bizonylat ehhez. Ezek a költségek aztán különleges költségként kerülnek felvételre az utókalkulációba. Egy számlában és egy pénzügyi könyvelésben a költségek egy költségfelosztón keresztül feloszthatók több pozícióra vagy foglalásra. 2.1.10.3 Utókalkuláció és értékelés Ha az értékelés aktív, akkor az összes kalkuláció és értékelés releváns folyamat folyamatra vonatkozóan, oknak megfelelően és árra pontosan különböző értékelési eljárások alapján értékelésre, valamint központilag az értékelés adatbázisban dokumentálásra és elmentésre kerül. Az utókalkuláció ekkor hozzáfér az értékelés adatbázishoz. Az összes érték, ami a költséggyűjtőbe befolyik, értékelés objektumokból származik. Kivételt képeznek azok az értékek, amik manuálisan kerültek beírásra az utókalkulációba. A raktári kivéthez számos értékelési mód áll rendelkezésre, amik konfigurálhatók (A bevét ára, LIFO és FIFO). Mivel az értékáramlás lánc az utókalkulációba végtelenül nyitva marad, utólagos, additív költségek vagy elkésett bizonylatok (fuvarszámlák stb.) is áthelyezhetők az okozó folyamatok utókalkulációiba. Ez még akkor is lehetséges, ha a vevői megrendelés, ami az illető költségeket megkapja, már lezárásra került. Az »Utóértékelés« funkción keresztül végbemegy egy automatikus utókalkuláció, ha az anyagokhoz, amik az utókalkulációba befolytak, értékaktualizálás adódott. Az utókalkuláció áttekintése
Termékek utókalkulációja Vevői megrendelésre vonatkozó beszerzések és raktári beszerzések utókalkulációja Vevői megrendelések utókalkulációja Archivált folyamatok utókalkulációja Utókalkuláció szerkeszthető költséggyűjtőn keresztül Számlákban és pénzügyi könyvelésekben a költségek költségfelosztón keresztül feloszthatók Átlagár aktualizálás Választható értékelési eljárás Kalkuláció rész- és teljes költségek alapján Összehasonlítás az előkalkulációval Időszakra vonatkozó kalkuláció cikkenként átlagértékek meghatározásához
45
2.1.11 Anyagköltség könyvelés Az anyagköltség könyvelés meghatározza az anyagfelhasználást be- és kivéteken keresztül a raktárban és a készletek és anyagmozgások rögzítésére és értékelésére szolgál. Az »Értékelés« funkcióval összekötve ennél leképezésre kerül az anyag- és értékáramlás. Az értékelés gondoskodik arról, hogy az összes értékelés releváns folyamathoz létrehozásra kerüljenek értékelés objektumok. Ezek az értékelés objektumok képezik az alapot a költségkönyveléshez az anyagköltség könyvelésen keresztül. A folyamatok értékeléséhez különböző értékelési eljárások állnak rendelkezésre. Egy értékelési eljárás egy bevét értékelési módból, valamint egy kivét értékelési módból tevődik össze. Értékelési módok árucikkekhez Raktári bevét: Ügylet ár Terv ár Nulla értékelés Raktári kivét: A bevét ára LIFO FIFO Átlagár Raktárcsoport átlagár Cikkcsoport és termékcsoport Az árucikk kontírozásai az árucikk cikk- és termékcsoportjában vannak rögzítve. Egy cikk- vagy termékcsoport mindig árucikkek egy csoportjához kerül hozzárendelésre. Egy értékelés végrehajtása Az abas az anyagfelhasználást mennyiségi mozgások alapján értékeli. Ha egy mennyiségi mozgás értékelése a keletkezés időpontjában nem lehetséges, mivel például hiányzik az értékelési ár, akkor az értékelés először egy „előzetes” ár alapján történik.
Ha aztán rendelkezésre áll a folyamat korrekt ára, egy számlán keresztül a beszerzésben, akkor az érintett folyamatok automatikusan utóértékelésre kerülnek. Az értékelt mennyiségi mozgások képezik az alapot a készletváltozások könyvelésénél. Konfiguráció Az összes beállítás az árképzésre, értékelésre és költségkönyvelésre vonatkozóan az abas ERP-ben egy központi helyen megtekinthető és beállítható. 2.1.11.1 Költségkönyvelési javaslat A költségkönyvelési javaslaton keresztül értékelések, amik raktármozgási napló vagy visszajelentési napló bevitelek alapján kerültek generálásra, különböző kritériumok szerint szelektálhatók. A szelektált könyvelési bizonylatok és azok könyvelési összege egy táblázatban kerülnek megjelenítésre. Egyes bizonylatok egy könyvelési folyamat könyveléséből kizárhatók. Hogy egy bizonylat könyvelhető-e, vagy hogy hiányoznak-e adatok, a könyvelési bizonylatból látható. A bizonylatok manuálisan is módosíthatók. 2.1.11.2 Könyvelés beszerzési szállítólevélnél A »Könyvelés beszerzési szállítólevélnél« funkcióval az áruszállítással keletkező értékek már a beszerzési szállítólevél rendelkezésre állásával leképezésre kerülnek a pénzügyi könyvelésben (mérleg), mielőtt a számla rendelkezésre állna és könyvelésre kerülne. Így az áruszállítások korán és előzetesen értékelhetők. 2.1.11.3 Költségátvezetés Az abas ERP-ben okozati összefüggések egy idő vagy közvetlen (technikai) folyamat hivatkozástól függetlenül is létrehozhatók. Ennek előfeltétele az összes raktári bevét és raktári kivét összekapcsolása. Költségátvezetések segítségével egy folyamathoz utólag hozzárendelhetők additív költségek (pl. fuvardíj vagy vám). Az »Utóértékelés« funkción keresztül az additív költségek utólag továbbításra kerülnek az érintett folyamtokhoz, úgyhogy rendelkezésre állnak a kiértékelésekben, például az utókalkulációban. 2.1.11.4 Szállítói szállítás Az alvállalkozói szállítások érték szerint a beérkező számla könyvelésével kerülnek leképezésre. A szállítás szolgáltatási költségei az alvállalkozói teljesítés egy főkönyvi számlájára könyvelhetők. Egy további könyvelés a beszerzett árucikk értékét készletnövekedésként az árucikk készletszámláján könyveli.
plusz
a
megrendelt
árucikk
anyagértékét
2.1.11.5 Kiértékelések Különböző kiértékelések sorolják fel az anyagköltség könyvelés anyaglisták értékelési és könyvelési eredményeit. Az »Értékelési kimutatás« infosystemmel kiértékelhető az értékelés adatbázis számos szelekciós kritériumon keresztül. A beszerzési szállítólevelek, amikhez csak később készül számla, egy ideiglenes számlára könyvelhetők. Ehhez a számlához egy infosystemmel egy meghatározott fordulónaphoz megkapja az összes szállított, de még nem számlázott árucikk kimutatását.
47
2.1.11.6 Mennyiség újraértékelés A mennyiség újraértékeléssel célzottan utólag módosíthatók értékelési árak. Ennél a teljes értéktörténet megmarad és a költségokozó, valamint a módosítás oka, ami egy ár módosításhoz vezetett, bármikor nyomon követhető. A mennyiség újraértékelés a következő előnyöket nyújtja Önnek:
Új értékelési árak rögzítése meglévő raktárhely mennyiségekhez Új értékelési árak rögzítése bekönyvelt mennyiségekhez Új értékelési árak rögzítése az összes betöltött folyamathoz egyidejűleg Aktuális értékelési ár/új értékelési ár összehasonlítási nézet
Egy mennyiség újraértékelés pl. raktárkészletek vagy árucikkek felértékeléséhez vagy leértékeléséhez használható egy leltárt követően.
Az anyagköltség könyvelés áttekintése
Egzakt ár, mennyiség és érték történet a teljes abas rendszerben A raktárérték egzakt meghatározása Egzakt, folyamatra vonatkozó értékek a kalkulációban Számos értékelési mód Terv ár és nulla értékelés A készlet eltérések nélküli készletvezetése Készletváltozások azonnali értékelése és automatikus könyvelése Költségkönyvelési javaslat Költségkönyvelés főkönyvi számlánként A könyvelési eredmények áttekinthetősége drill-down funkciókon keresztül a bizonylati szintig Raktári nyilvántartás Beszállítások érték szerinti leképezése a beszerzésben Kiértékelések Konszignációs raktárhelyek kezelése Az összes szállított, de még nem számlázott árucikk kimutatása
2.1.12 Pénzügyi könyvelés A pénzügyi könyvelés teljesen integrálva van az abas ERP-ben. Magába foglalja az összes pénzügyi tranzakció menedzselését. A pénzügyi könyvelés alapját a törzsadatok és a beszerzés, értékesítés stb. adatai képezik. Az abas szilárd alkotórészeként a pénzügyi könyvelés nem hozzákapcsolt interfészen keresztül kerül adatokkal ellátásra, hanem ezeket közvetlenül az egyes gazdasági események feldolgozásából kapja. Így egy kimenő számla készítése és könyvelése az értékesítésben egyidejűleg össze van kötve az adatok könyvelésével a pénzügyi könyvelésben. Továbbá az integráció előnye, hogy a pénzügyi könyvelésből „drill-down” eljárással bármikor ismét a kimenő bizonylatokhoz juthat. A pénzügyi könyvelés modul jó áttekintést ad az összes pénzügyi mozgásról. Például több gazdasági évhez lehet hozzáférni. Múltbeli forgalmi adatok vezetésén keresztül havonkénti összehasonlítások generálhatók. Értékek több évre vonatkozó terv-tény összehasonlításai is lehetségesek. Ezenkívül plauzibilitás- és teljességre vonatkozó vizsgálatok készíthetők az eredménykimutatáshoz és mérleghez. A bankszámlakivonatok automatikusan könyvelhetők. 2.1.12.1 Számlatükör Az ERP rendszerben beállítható egy tetszőleges, vállalat-specifikus számlatükör. Az új installációnál a felhasználó a pénzügyi könyvelést egy számlakerettel kapja, ami a számviteli törvényre támaszkodik. Az összes kiértékelés ennek a standard számlakeretnek megfelelően történik. Ha ezt a számlakeretet választja, akkor azonnal kezdődhet a pénzügyi könyvelés nyitása. A számlakeret egyedi módosításai és bővítései is lehetségesek. A főkönyvi számlák hierarchikus struktúrája a gyűjtőszámlák segítségével építhető fel. A főkönyvi számlák flexibilis csoportosítása a számlatartományok alapján lehetséges. A standard kontírozás és a főkönyvi számla tulajdonságok előzetes beállítása a rendszerben automatikusan javaslatokat generál a főkönyvi számlák használatához, pl. a pénzügyi könyvelések automatikus létrehozásánál a beszerzésből és értékesítésből. A számlatükör áttekintése
Saját számlatükrök Rugalmas csoportosítás többszintű számlatartományokon keresztül EU és külföldi számlák az értékesítésekhez és az árubeérkezéshez Költségnemek hozzárendelése Azonosító költséghely / költségviselő kötelező beviteléhez főkönyvi számlánként
2.1.12.2 Adók Az abas ERP rendszerében tetszőleges számú adókulcsot és adómegállapítási időszakot definiálhat. Minden egyes adókulcshoz minden egyes adómegállapítási időszakra hozzárendelhet egy saját adótételt. Ezzel minden egyes törvényileg megállapított adóátállás követhető. Az adólevonás bármely tetszőleges százalékon végrehajtható. Az adókulcsokhoz adó- és skontó számlák vannak hozzárendelve. Az adó visszaszámítások minden időpontban garantáltak.
49
Többszörös kulcs több adótételhez A többszörös adókulcs azt eredményezi, hogy egy adóalapra többször kerül számításra adó. Egy többszörös adókulcsban több már meglévő adókulcsot egyesíthet különböző százalékszámmal. Elegendő egy kattintás és ezek egyszerre átszámításra és kiadásra kerülnek egy számlatételhez. Forgalmi adó előrejelzés Az áfa-bevallási tételek tetszőlegesen definiálhatók és flexibilisen hozzárendelhetők a főkönyvi számlákhoz. Így a forgalmi adó előrejelzés havi számértékei mindig a legaktuálisabbak, mivel a főkönyvi számlák és az áfabevallási tétel a pénzügyi könyvelésekben közösen kerülnek használatra. A forgalmi adó előrejelzések a törvényes előírások keretén belül egyedileg elkészíthetők. Az ország-specifikus testreszabások lehetségesek. Ez kifejező főkönyvi számla és könyvelési kimutatásokon keresztül követhető nyomon. Az Elsteren keresztüli elektronikus adóbevallás mellett az ERP szoftver a nyomtatási kiadást is támogatja. Az abas felhasználói számára minden évben aktualizálási programok és PDF nyomtatások kerülnek rendelkezésre bocsátásra. Adózási esetek plauzibilisen megjelenítve A lehetőségek az adózási esetek leképezéséhez a beszerzési és értékesítési ügyletekben, valamint a pénzügyi könyvelésekben az abas-ban áttekinthetően vannak kialakítva. Az adózási esetek egyszerűen és nyomon követhetően leképezhetők. Az adózásokhoz szükséges összes adat áttekinthetően kerül megjelenítésre a számlákban, könyvelésekben és nyitott tételekben. A speciális adózási esetek leképezéséhez sokféle beállítási lehetőség áll rendelkezésre, mint pl. „háromszögügyletek” vagy „adómentes belföldi ügyletek”. Az összes adat a pénzügyi könyvelésekhez a számlákban áttekinthetően van megjelenítve, beleértve a könyvelési előrejelzést a számlákhoz. Így hozzáfér az összes adathoz, mint pl. főkönyvi számlák, adókulcsok, adókönyvelés típusa és áfa-bevallási tétel, és szerkesztheti ezeket. Az adók áttekintése
Tetszőleges számú adókulcs és adómegállapítási időszak definiálható Adóátállások minden egyes hónapváltáshoz lehetségesek Adóátállás adókulcs és kontírozás újonnani definíciója nélkül A forgalmi adó kimutatása építési munkánál Havi, negyedéves, éves adóbevallás lehetséges, eltolt gazdasági évekhez is Az adóbevallás elektronikus leadása és határidő meghosszabbítás Elsterrel Az adóbevallás PDF kiadása Az aktuális törvényi változások mindig időben integrálásra kerülnek Adózási esetek plauzibilis megjelenítése
2.1.12.3 Több könyvelési kör Hogy a különböző számviteli előírások szerinti beszámolókat egy ERP mandanton belül le lehessen képezni, maximum 5 könyvelési kör definiálható. Ezek egymástól függetlenül könyvelhetők és értékelhetők ki. Azokat a könyveléseket, amik több könyvelési körben érvényesek, csak egyszer kell rögzíteni.
2.1.12.4 Pénzügyi könyvelések A könyvelések egy része automatikusan is készíthető az abas rendszerébe történt integrációnak köszönhetően, pl. beszerzési és értékesítési könyvelések, fizetési könyvelések, tárgyi eszköz könyvelések vagy készletkönyvelések. A könyvelések kézi rögzítése az adatok automatikus előzetes kitöltésén, valamint másolási és stornó funkciókon keresztül támogatott. A főkönyvi számlák havi értékei a könyvelésnél automatikusan aktualizálásra kerülnek és rendelkezésre állnak a kiértékelésekhez. A következő évek mérlegszámláinak az áthozatainak az automatikus aktualizálásán keresztül nem szükségesek további „éves átvételek”.
2.1.12.5 Ismétlődő könyvelések Az ismétlődő könyvelések pénzügyi könyvelések definiált időközökben való készítésére és ismétlésére szolgálnak. Kiválaszthatja, hogy egy könyvelési folyamat havonta, negyedévente vagy évente kerüljön-e végrehajtásra. Ehhez minták és szabályok állnak rendelkezésre. Könyvelésről könyvelésre lehetségesek tartalmi módosítások és a könyvelési dátum vagy az esedékesség eltolása. A könyvelések áttekintése
Bejövő számlák automatikus könyvelése a számlaellenőrzésből Kimenő számlák automatikus könyvelése a kiszámlázásból Anyagkivétek automatikus könyvelése az anyaggazdálkodásból Beérkező és kimenő fizetések automatikus könyvelése Bankszámlakivonatok automatikus könyvelése Automatikus könyvelés a tárgyi eszköz könyvelésből Árfolyamkülönbözetek automatikus könyvelése Egyenkénti könyvelés / csoportos könyvelés Könyvelések tetszőleges pénznemben Közvetlen könyvelés párbeszédben Kiszámlálás (számlafolyamat) Stornózás egyszerűen Könyvelések költséghelyekre/költségviselőkre való felosztási lehetőségekkel Több gazdasági év közvetlen hozzáférésben Tetszőleges gazdasági évek összehasonlítása Több könyvelési kör
51
2.1.12.6 Pénztárkönyv Az abas támogatja a pénztárkönyvek vezetését belföldi és idegen pénznemben. Egy hónap pénztárbizonylatai tetszőleges időközökben rögzíthetők és utána automatikusan könyvelhetők. A felhasználót támogatja a folyamatos bizonylatszámozás és készletvezetés. Kinyomtathatók egyes bizonylatok vagy egy hónap összes bevétele és kiadása. Beszerzési és értékesítési készpénzes számlák hozzá vannak kapcsolva. A nyitott tételek kiegyenlítésénél aktualizálja a pénztárkönyvet. A pénztárkönyvben nyitott tételek közvetlenül is hozzárendelhetők.
2.1.12.7 Fizetési forgalom A nyitott tételek könyvelése is teljesen a pénzügyi könyvelés modulba van integrálva. Hitelezők, adósok, dolgozók és főkönyvi számlák (nem folyószámlák) számára áll rendelkezésre. Opcionálisan lehetséges nyitott tételek kezelése idegen pénznemekben, előlegkezelés, kezességek, egyéb követelések és egyéb kötelezettségek kezelése is. A nyitott tételek kiértékelése különböző szelekciós és szortírozási kritériumok szerint történik. A számlák könyvelésénél és a manuális könyveléseknél a rendszer automatikusan nyitott tételeket készít a részt vevő vevőkhöz, szállítókhoz, dolgozókhoz, valamint a nyitott tétel releváns főkönyvi számlákhoz. Ennél a standard előzetes kitöltés és az adatok (pl. fizetési határidők, skontó százalékok, bankkapcsolat, felhasználási cél) eltérő, folyamatra vonatkozó előzetes kitöltése is figyelembevételre kerül. A számla rögzítésénél lehetséges egy, ill. több részletfizetés betervezése. Az adósokkal és hitelezőkkel való fizetési forgalomban különböző fizetési módok között választhat, pl. átutalás, terhelőlevél, csekk vagy váltó. Az érintett nyitott tételek megtalálásánál különféle szelekciós lehetőségek nyújtanak segítséget. Nyitott tételek – feldolgozási lehetőségek Az abas megjeleníti az összes folyamatot, mint pl. kifizetések, fizetési felszólítások vagy átértékelések, amik egy nyitott tételhez rögzítésre kerültek. Új folyamatok készítése lehetővé tesz egy hivatkozást meglévő nyitott tételekre.
Példák A számlák és jóváírások rögzítésénél lehetséges a vevő nyitott tételeire hivatkozni és ezeket azonnal kiegyenlíteni. Ha egy fizetés stornózásra kerül, akkor a rendszer megnyitja az eredeti nyitott tételt. Kimenő fizetések / Beérkező fizetések A nyitott tételek egy beérkező vagy kimenő fizetéshez egy vagy több lépésben készíthetők elő. A kiválasztás szelekciós kritériumokon keresztül történik. A rendszer a fizetési feltételek alapján valutadátumot, fizetési határidőket és skontó összegeket javasol. Ezeket az adatokat átveheti vagy helyettesítheti saját döntései alapján. A kimenő és beérkező fizetéseknél különböző fizetési módok támogatottak, mint pl. átutalás, csekk, váltó, egyéb. A »Fizetési fájl készítése« infosystem exportfájlokat hoz létre a kimenő fizetési forgalomhoz, amik a mindenkori banki szoftverben - pl. SFirm - beolvashatók és tovább feldolgozhatók. SEPA Az abas támogatja a SEPA fizetési módokat: A törzsadatokban rögzíthető az IBAN és a BIC. Ellenőrzés, hogy a fogadó bank a SEPA résztvevő államokhoz tartozik-e. Az abas támogatja a következő fizetési eljárásokat: SEPA átutalás SEPA bázis terhelőlevél, SEPA sürgős terhelőlevél COR1 SEPA vállalati terhelőlevél Az abas a SEPA megbízások egyszerű, szükség esetén automatizált rögzítését, valamint ezeknek a terhelőlevél megbízásoknak a kezelését és archiválását nyújtja Önnek. Lehetőség van arra, hogy a fizetésre köteles időben egy úgynevezett pre-notification-nel kerüljön tájékoztatásra a behajtásról.
53
A SEPA szabályzat, az egyes terhelőlevelek esedékességeinek a meghatározására vonatkozóan, a terhelőlevelekhez a minimum végrehajtási határidők kiszámításán keresztül kerül támogatásra. A lebonyolításhoz az új XML adatformátumok, a német standardokon, valamint a 20022 ISO standardon alapulóan, folyamatosan rendelkezésre állnak. Az abas a következő fizetési formátumokat támogatja:
SEPA Pain 001 formátumok SEPA átutalásokhoz SEPA Pain 008 formátumok SEPA terhelőlevelekhez DTAZV a 2004-es verzióban (külföldi átutalások Németország) DTAUS0 (belföldi átutalások és terhelőlevelek Németország) Edifact PAYMUL a D.96A verzióban ZKA01 szerint (belföldi és külföldi átutalások) Edifact PAYMUL a D.96A verzióban FAT01G szerint (belföldi és külföldi átutalások) Edifact DIRDEB a D.96A verzióban ZKA01 szerint (belföldi terhelőlevelek) Edifact DIRDEB a D.96A verzióban FAT01G szerint (belföldi terhelőlevelek) DTA a 06/04 verziójában az összes tranzakciós típussal (belföldi és külföldi átutalások Svájcban) LSV a 06/04 verziójában (belföldi terhelőlevelek Svájcban) CBI Bonifici az 5.01 verzióban (belföldi átutalások Olaszországban) CBI RiBa az 5.01 verzióban (belföldi terhelőlevelek Olaszországban) ABB Payment Orders v5 (belföldi átutalások Belgium): Az ISABEL Cash Management Program, ami Belgiumban kerül használatra, képes ezt a formátumot importálni. Hogy ezt a formátumot ki lehessen választani, a részt vevő bankoknak Belgiumban kell lenniük, és belföldi fizetésekről kell, hogy szó legyen. ABB Foreign Payment Orders v3.1 (külföldi átutalások Belgium): Az eredmények egy fizetési jegyzőkönyvben és értesítésben kerülnek kiadásra.
Fizetési javaslatok Az ERP rendszer szükség szerint fizetési javaslat listákat készít kimenő és beérkező fizetésekhez. Így különböző szelekciós lehetőségek állnak rendelkezésre az érintett hitelezők, ill. adósok és nyitott tételek meghatározásához. A fizetési javaslat lista megjelenítései és lehetőségei
A fizetendő számlák egyszerű és áttekinthető megjelenítése A fizetési javaslat lista az adatbázisban leképezésre és archiválásra kerül A következő tervezett fizetés dátuma figyelembevételre kerül Rugalmas szelekció: szállítók, vevők, dolgozók és nyitott tételek Csak skontó fizetések / csak nettó fizetések Felosztás több bankra Szelekciós kritériumok átvehetők a mintából
Beérkező csekkek A beérkező csekkek csekkszámmal, csekk kiállítóval vagy esedékességgel kerülnek rögzítésre. Beérkező fizetések átkönyvelésénél használhatók. A csekktáblázatba átvételre kerülnek a beérkező csekken keresztül kifizetett nyitott tételek. A fizetési könyvelésre való utalás a csekkben elmentésre kerül, később a banki könyvelésre való utalás is (ha rendelkezésre áll). Egyszerű stornózás a beérkező csekkből lehetséges.
A beérkező csekkek használhatók kimenő csekként. Ebben az esetben nem kerülnek nyomtatásra új kimenő csekkek.
Kimenő csekkek A Csekk-könyv maszkon a bank által kapott csekkekhez készíthetők kimenő csekkek. Ezek aztán a fizetések átvezetésénél automatikusan használatra kerülnek. A nyitott tételek, amik a mindenkori csekkel kerültek kiegyenlítésre, a csekken vannak dokumentálva. A mindenkori állapotok (nyomtatva, bankkönyvelés történt) rögzítésre kerülnek. Lehetséges a csekkből stornózni. Ennek során az összes érintett könyvelés visszavonásra kerül, és megnyitásra kerül a régi számla nyitott tétel. A csekk-könyv áttekintést ad a csekkek használatáról. „Egyéb” fizetési mód Az abas az Átutalás, Terhelőlevél, Csekk és Váltó fizetési módok mellett az Egyéb fizetési módot is támogatja a beérkező és kimenő fizetésekhez. A negatív gyűjtőfizetési bizonylatok a nyitott tételek átvezetésénél ehhez a fizetési módhoz megengedettek. Alkalmazási példák:
Factoring Közvetlen fizetések egy konszernen belül Átvezetések, amik az Átutalás, Terhelőlevél, Csekk, Váltó fizetési módokkal nem függnek össze
Bankszámlakivonat feldolgozása A bankfájl a SWIFT formátumban, ill. a FINSTA Edifact formátumban vagy a DTAUS formátumban is beolvasható és az abas adatbázisában archiválható. Az elektronikus számlakivonatok az ISO 20022 camt.053.001.02 formátumban (SEPA) is beolvashatók. Automatikus hozzárendelés A számlakivonatok automatikus feldolgozásához az abas pénzügyi könyvelésében egy általános konfiguráció rekord áll a rendelkezésre, amiben kritériumok definiálhatók a fizetések automatikus hozzárendeléséhez. Lehetősége van beírni a tartományhoz, amiben a vevő- és számlaszámai vannak, hogy mely adatok relevánsak a hozzárendeléshez és hogy melyeket kell ellenőrizni az egyezőségre vonatkozóan.
55
A számlakivonatok automatikus feldolgozásánál a fizetési feltételek kiértékelésre kerülnek és megfelelő fizetési dátum esetén készül egy javaslat a fizetés skontó összegéhez. Kézi hozzárendelés A kézi hozzárendeléshez különböző szelekciós lehetőségek állnak a rendelkezésére. A vevő számla keresésén keresztül behozhatja és kiválaszthatja a vevő összes nyitott tételét. A fizetés a vevőre könyvelhető hozzárendelés nélkül vagy teljesen ki is zárható. Könyvelés A bankszámlakivonat hozzárendelése és jóváhagyása után a banki fizetések automatikusan könyvelésre kerülnek. Bankimport: Több számla hozzárendelése A bankimportnál egy banki fizetéshez több számlát, pl. vevőt, szállítót vagy főkönyvi számlát rendelhet hozzá. Ez megkönnyíti a díjak feldolgozását a külföldi fizetésekhez és azoknak a fizetéseknek a feldolgozását, amik több főkönyvi számlára vagy vevőre vonatkoznak. Az eredményszámláknál azonnal megadhatók javaslatok költséghelyekhez. Ha több vevő került hozzárendelésre, akkor ez a számlakivonat táblázati részében kerül megjelenítésre. Utalás történik olyan fizetésekre is, amiket még utólag fel kell dolgozni. Nyitott tételek átértékelése Az idegen pénznemes nyitott tételek átértékelhetők. Egyes nyitott tételek kizárhatók az átértékelésből. Az idegen pénznemes nyitott tételek átértékelésénél:
a nyitott tétel aktualizálásra kerül, azaz a számlaárfolyam az átértékelési árfolyammal kerül előre kitöltésre és az összeg újonnan kiszámításra kerül a belföldi pénznemben készül egy pénzügyi könyvelés árfolyamkülönbözeti számlával és árfolyamkülönbözeti összeggel
A könyvelt átértékelés látható az átértékelési történetben és egy nyitott tétel teljes történetében. Nyitott tételek elszámolása Hogy egy könyvelés a nyitott tételek elszámolásához végrehajtásra kerüljön-e vagy sem, azt a felhasználó az abas-ban egyéni módon eldöntheti. A nyitott tételek történetében lehetséges az elszámolt nyitott tételeket dokumentálni és megtekinteni. Ugyanazon főkönyvi számla tetszőleges számú nyitott tétele elszámolható és lezárható pénzügyi könyvelés nélkül. Kívánságra ez pénzügyi könyveléssel is lehetséges. 2.1.12.8 Fizetési felszólítások Fizetési felszólítások az abas-ban: több fizetési felszólítási szint van fizetési felszólítási szöveggel, ami igény szerint testre szabható. A felszólítási szövegeket több nyelven is létre lehet hozni és ki lehet nyomtatni. Saját maga határozhatja meg, hogy mikor esedékesek a fizetési felszólítási szintek, és hogy kíván-e felszólítási díjakat, késedelmi kamatokat vagy minimum összegeket egy fizetési felszólításhoz. Szükség esetén a fizetési felszólítási eljárás bizonyos vevők, vagy egyes nyitott tételek számára zárolható. A még esedékes fizetésekről a fizetési felszólítási javaslat lista nyújt információt. A fizetési felszólítási javaslat lista és a fizetési felszólítások kiadása párbeszédben történik. A fizetési felszólítások és felszólítási folyamatok archiválása automatikusan megy végbe, miután az utolsó felszólítási fokozat és a felszólítási dátum az illető nyitott tételekben aktualizálásra került. A fizetési felszólítás aktuális feldolgozottsági állapotáról a fizetési felszólítás és a felszólítási folyamat státusa tájékoztat.
2.1.12.9 Likviditás tervezés Az integrált cash menedzsment rövid távú likviditás tervezést nyújt Önnek. Kiindulási pont lehet az aktuális vagy egy tetszőleges kezdő dátum a jövőben. A nyitott tételeken, szállításokon, értékesítési és beszerzési megrendeléseken, valamint szabadon definiálható egyenkénti fizetéseken alapulóan kiszámításra kerül a likviditás státus. Továbbá a likviditás tervezésben a beszerzési és értékesítési ügyletek esedékességeinek a kiszámításához használható a vevők és szállítók átlagos fizetési magatartása.
A fizetési forgalom áttekintése Fizetési forgalom adósok Fizetési javaslat lista Rész- és gyűjtőfizetések Csekk- és váltófizetések Terhelőlevél SEPA terhelőlevél eljárás belföldön és külföldön Pénztárkönyv Nyitott tételek kezelése idegen pénznemben Előlegek Skontó határidők és levonások ellenőrzése Nyitott tételek elszámolása Fizetések idegen pénznemekben Bankszámlakivonatok beolvasása és automatikus könyvelése Likviditás tervezés
57
Fizetési forgalom hitelezők Fizetési javaslat lista Skontó határidők és levonások ellenőrzése Jóváírások elszámolása Átutalások, csekk, váltó Electronic Banking SEPA fizetések (17 eurós állam és mind a 10 további EU tagországban) Előlegek Nyitott tételek elszámolása Külföldi fizetések Fizetési történet, elszámolási történet, átértékelési történet Mind az aktuális állapot, mind a fordulónapi állapot bármikor lehívható és nyomon követhető Csekk-könyv kezelés és csekk nyomtatás Likviditás tervezés Nyitott tételek Nyitott tételek könyvelése: hitelezőkhöz, adósokhoz, dolgozókhoz, főkönyvi számlákhoz (nem folyószámlák) Előlegkezelés Kezességek Egyéb követelések és kötelezettségek Nyitott tételek számlákból és könyvelésekből Nyitott tételek elszámolása Nyitott tételek idegen pénznemekben Nyitott tételek jegyzékei különböző szelekciós és szortírozási kritériumok szerint Devizás nyitott tételek átértékelése Egy nyitott tétel története: számla, könyvelés, fizetés, elszámolás, átértékelés, fizetési felszólítás Az aktuális állapot és a fordulónapi állapot is bármikor lehívható és nyomon követhető A fizetési határidők meghatározása a fizetési feltételeknek megfelelően A valutadátum figyelembevétele A fizetési feltétel kulcsokban különböző fizetési feltételek definiálása különböző számlaadatokhoz Egyenlegközlő, idegen pénznemben is Fizetési felszólítások Fizetési felszólítási javaslat lista Egyedi módon kialakítható fizetési felszólítási szövegek Fizetési felszólítási zárlatok vevőknél és egyes tételeknél Késedelmi kamatok, felszólítási díjak
2.1.12.10 Hónapzárás Az abas-ban lehetősége van arra, hogy egy gazdasági hónap zárását egyes modulokhoz külön hajtsa végre. A rendszer ennél a következőket különbözteti meg:
Beszerzés Értékesítés Anyagköltség könyvelés Pénzügyi könyvelés Költségszámítás
A gazdasági hónapok és gazdasági évek zárásai speciális engedélyekkel visszavonhatók.
2.1.12.11 Standard listák és kiértékelések Az abas a pénzügyi könyvelési kiértékeléseket a pénzügyi könyvelések és a számlák forgalmi értékei (havonkénti értékek) alapján készíti el. Terv adatok is rögzíthetők. A kiértékelések tartalmaznak éves összehasonlításokat és tény-terv összehasonlításokat. Az abas standard listákat és kiértékeléseket nyújt nyitott tételek, átutalási megbízások, valamint beszerzési és értékesítési ügyletek alapján. Pénzügyi könyvelés
Könyvelési naplók Könyvelések Számlatartomány nyomtatvány Corridor Controlling Számlatartomány nyomtatvány szabad gazdasági évek szerint A forgalmak könyvelési kimutatása
59
Főkönyvi számlák Összegek és egyenlegek Eredménykimutatás főkönyvi számla kimutatással Határidő meghosszabbítás Pénztárkönyv bevételek /kiadások Főkönyvi számla gyűjtőstruktúra Főkönyvi számlakivonat Főkönyvi számla kiértékelés Eredménykimutatás terv-tény összehasonlítás Mérleg terv-tény összehasonlítás Összefoglaló jelentés Könyvelések számlafolyamatokhoz Forgalmi adó eltérések elemzése Költségstatisztika I + II Főkönyvi számla kimutatás Üzemgazdasági kiértékelés Mérleg, főkönyvi számla kimutatás mérleg
Nyitott tételek és átutalási megbízások
Nyitott tételek Fizetési terv Fizetések Nyitott tételek átértékelése Fizetési jegyzőkönyv Csekk nyomtatás Fizetési felszólítás jegyzőkönyv Fizetési felszólítás történet Fizetési magatartás Fizetési felszólítás nyomtatása Likviditás tervezés
2.1.12.12 Alapelvek az adathozzáféréshez és a digitális dokumentációk ellenőrizhetőségéhez (GDPdU) Az abas ERP-ből az adóreleváns adatok a GDPdU-nak (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen = Alapelvek az adathozzáféréshez és a digitális dokumentációk ellenőrizhetőségéhez) megfelelően elektronikus formában exportálhatók, hogy rendelkezésre lehessen őket bocsátani az adó- és pénzügyi hivatal számára. A standard rendszerben található egy bővíthető adatmodell az adatok kiadásához az XML leírás standard szerint, amit a német pénzügyminisztérium ajánl. Az »AIS TaxAudit« szoftverrel adóellenőrzések hajthatók végre az abas ERP rendszerében. Az abas ERP pénzügyi könyvelése interfészekkel rendelkezik a következőkhöz:
Bérlista / fizetési jegyzék, bérszámfejtés DATEV pénzügyi könyvelés
2.1.13 Költségszámítás A belső számvitel részeként az abas ERP költség- és teljesítményszámítása támogatja a rugalmas terv költségszámítást. Lehetővé teszi a terv költségek utólagos hozzáigazítását az összes aktuális viszonyhoz, amik módosultak az eredeti tervezéssel szemben. A nem elfogadható eltérések a cél-tény összehasonlításból megszüntethetők. A költségszámítás felépítése Az ERP rendszer költségszámítása úgy van felépítve, hogy a
költségnem-számítás költséghely-számítás költségviselő-számítás
részterületek külön (pl. a költségnem-számítás) vagy együtt is (pl. költségnem- és költséghely-számítás) használhatók. Az abas költségszámítása a tény adatokat illetően a pénzügyi könyvelés adataihoz nyúl vissza. Rendelkezésre áll egy statisztikai napló is, amiben csak költségszámítási könyvelések készíthetők. Az abas költségszámítással egy egyszerű költségszámítás megvalósításától kezdve a rugalmas terv költségszámítás is leképezhető. Példák:
Tény költségnem-számítás és tény költséghely-számítás az elsődleges költségekre korlátozva Tény költséghely-számítás vállalaton belüli teljesítmény elszámolással Tény és terv költséghely-számítás terv-tény összehasonlítással és vállalaton belüli teljesítmény elszámolással Költséghely-számítás rugalmas terv költségszámítás szerint cél - tény összehasonlítással
Értékek a költségszámításban A költségszámítás általában tény és terv értékekkel dolgozik. Lehetséges azonban a költségszámítást puszta tény számításként vagy tény és terv számításként végrehajtani. Integráció a pénzügyi könyvelésbe A költségszámítás tény értékei a pénzügyi könyvelésből származnak. Kivételt képeznek a kalkulációs tény értékek, amik a költségszámításban statisztikai könyveléseken keresztül kerülnek létrehozásra. A pénzügyi könyvelés és költségszámítás közötti összekapcsolás költségnemeken keresztül történik. 2.1.13.1 Költségnem-számítás A költségnem-számítás a költségeket költségnemek szerint csoportosítja és jeleníti meg. Hogy azok a költségek, amik a pénzügyi könyvelésben kerülnek könyvelésre, a költségszámításban is használhatók legyenek, az eredményszámlák költségnemekhez kerülnek hozzárendelésre. A pénzügyi könyvelésben a főkönyvi számlákra való könyvelésnél az abas automatikusan értékeket képez a költségnemeken is.
61
2.1.13.2 Költséghely-számítás BAB űrlap A költséghely-számítás a költségeket az egyes költséghelyekre gyűjti. A költséghelyek (és költségviselők) költségei a BAB (üzemi elszámolási ív) űrlapon kerülnek leképezésre.
A BAB űrlap a következő feladatoknak tesz eleget:
Tény költségek megjelenítése A tervezés megvalósítása (differenciálás fix és proporcionális terv költségek szerint) Drill down funkciók, például könyvelési, főkönyvi számla és bizonylati kimutatás Cél költségek kiszámítása és relatív és abszolút eltérések meghatározása Táblázatos kiértékelések leképezése, mint pl. fedezeti hozzájárulás számítás vagy kiegészítő kalkuláció
Terv-tény összehasonlítás A terv-tény összehasonlítás a gazdaságossági ellenőrzéshez használható. A terv-tény összehasonlítás akkor kínálkozik, ha terv költségeknél vonatkoztatási számok nélkül dolgozunk és a cél költségek ne kerüljenek használatra. Cél-tény összehasonlítás Alternatívan a terv-tény összehasonlításhoz rendelkezésre áll a cél-tény összehasonlítás. Ez az összehasonlítás feltételezi, hogy rendelkezésre állnak tény és terv teljesítményértékek (vonatkozási számok). Csak ekkor számíthatók ki cél költségek, és ekkor készíthető cél-tény összehasonlítás.
2.1.13.3 Költségszámítási egység A költségszámítási egységet a vonatkoztatási nagyság határozza meg. Annak a teljesítménynek az egységét határozza meg, ami a vonatkoztatási nagyságon belül kerül megjelenítésre. 2.1.13.4 Vonatkoztatási nagyság A költséghely-számításban definiálásra kerül az egyes költséghelyek teljesítménye. Ez a vonatkoztatási nagyságokban kerül dokumentálásra. A tény teljesítmény mellett egy cél költségszámítás végrehajtásához a terv teljesítmény is rögzíthető. Ennél egy vonatkoztatási nagyság több költséghelyhez is használható. 2.1.13.5 Számítási szabály A számítási szabály költségnemek értékeit számítja ki és mutatja ki. Ennél a számítási szabályok kiértékelések készítéséhez is használhatók vagy BAB űrlapokon belül. A számítási szabályban különböző számítási módok állnak rendelkezésre. Egy számítási szabály tény, terv és cél forgalmi adatokat jelenít meg költségnemenként. Mivel a forgalmi adatok már a maszk megnyitásakor meghatározásra és az időszak vagy a költséghely, ill. a költségviselő minden egyes módosításakor újonnan kiszámításra kerülnek, mindig aktuálisak. Egy számítási szabály a költségnemek mellett számítási szabályokat is tartalmazhat. Egy számítási szabály struktúrája kompletten vagy lépésenként kinyitható és bezárható. Különböző költséghelyek vagy költségviselők értékeinek a kiértékeléséhez egy számítási szabályt több felhasználó is használhat egyidejűleg. 2.1.13.6 Költséghely átvezetés A költséghely átvezetések a költséghelyek közötti teljesítménycserét szabályozzák és minden egyes átadó segéd költséghelyhez rögzítésre kerülnek.
63
2.1.13.7 Vállalaton belüli teljesítmény elszámolás A vállalaton belüli teljesítmény elszámolás a részt vevő költséghely megterhelésén és jóváírásán keresztül a költséghelyek közötti teljesítménycserét képezi le érték szerint és könyveléseket hoz létre a statisztikai naplóban. A vállalaton belüli teljesítmény elszámolás az abas-ban lineáris egyenletrendszer segítségével kerül megvalósításra. Lehetőségek a vállalaton belüli teljesítmény elszámolás végrehajtására:
Előrejelzés vagy könyvelés mód Tény, terv vagy tény és terv adattípus Havonkénti vagy évenkénti könyvelési időszak
A vállalaton belüli teljesítmény elszámolás végrehajtása után különböző elszámolási tételek állnak rendelkezésre. A fő költséghelyek ekkor rendelkeznek az aktuális általános költség póttételekkel. A vállalaton belüli teljesítmény elszámolás minden egyes költséghelyhez a következő értékeket számítja ki:
Teljes, határ és fix költségtétel Fix költség eltérési tétel Felhasználás eltérési tétel Teljesítmény eltérési tétel Elsődleges költségek Összköltségek Általános költség póttétel a fő költséghelyeknél
Az általános költségek átvezetése fő költséghelyekről költségviselőkre A fő költséghelyek automatikus jóváírása költségviselőkre különböző lehetőségek szerint történhet. Egyes fő költséghelyek ennél kizárhatók az automatikus átvezetésből.
Az általános költségeknek fő költséghelyekről költségviselőkre való automatikus átvezetésének az alábbi változatai lehetségesek:
Nincs átvezetés Átvezetés általános költség póttételekkel Átvezetés egyedi általános költség póttételekkel Átvezetés költségviselő átvezetések szerint
Költségviselő havi és költségviselő éves átvezetés A költségviselő havi és költségviselő éves átvezetés meghatározza, hogy mely általános költségek kerülnek átvezetésre fő költséghelyekről költségviselőkre. Egy átvezetésben beírásra kerül egy fő költséghely és azok a költségviselők, melyekre a fő költséghely általános költségei felosztásra kerüljenek. Költségviselő-számítás – Fedezeti hozzájárulás számítás A BAB űrlapon minden egyes költségviselőhöz leképezhető egy fedezeti hozzájárulás számítás. Például egy költségviselő bevételeivel szembeállíthatók az anyagköltségek. Ebből adódik az I fedezeti hozzájárulás. Ezek az egyedi költségek az anyagköltség könyvelés segítségével automatikusan könyvelésre kerülnek. A II fedezeti hozzájárulás azáltal kerül kiszámításra, hogy az anyag fő költséghely általános anyagköltség póttétele a BAB űrlapon leképezésre és utána az I fedezeti hozzájárulásból kivonásra kerül. Így a BAB űrlapon az általános költség póttételekkel a költséghely-számításból leképezhető egy fedezeti hozzájárulás számítás költségviselő szinten. 2.1.13.8 Statisztikai könyvelési napló A statisztikai könyvelési naplóban kizárólag olyan statisztikai számlák kerülnek könyvelésre, melyek nem könyvelhetők a pénzügyi könyvelési naplóban. A következő folyamatok kerülnek leképezésre:
Értékek átvezetése segéd és fő költséghelyek között Értékek átvezetése fő költséghelyek és költségviselők között Az összes kalkulációs költség, pl. a kalkulációs (adótörvény szerinti) ÉCS leírások könyvelése
2.1.13.9 Költségszámítás zárás Az önálló költségszámítás zárás a tény és terv adatokhoz lehetővé teszi a pénzügyi könyvelés zárása után és a vállalaton belüli teljesítmény elszámolás zárása után még manuális statisztikai könyvelések végrehajtását a költségszámításban. Ezt a »Vállalaton belüli teljesítmény elszámolás lezárja a költségszámítást: nem« kapcsolón keresztül érheti el. A költségszámítás tervhez jövőbeni időszakok is lezárhatók. 2.1.13.10 Kiértékelések A költségszámítás modul számos kiértékelést kínál, például a törzsadatok megjelenítéséhez. Így megjeleníthetők a pénzügyi könyvelés eredményszámlái és a költségszámítás költségnemei közötti kapcsolatok vagy a gyűjtőstruktúrák is a költséghelyeknél és költségviselőknél. Kiértékelések az adatelemzéshez
Az üzemi elszámolási ív (BAB) megmutatja, hogy milyen nagyságban keletkeztek bizonyos költségnemek költségei költséghelyeknél, ill. költségviselőknél. Előző évi összehasonlítás lehetséges. Emellett a BAB-ban megjeleníthetők különböző forgalmi adattípusok (tény költségek, fix terv költségek, proporcionális terv költségek, cél költségek, abszolút és relatív cél-tény eltérés).
65
Az üzemi elszámolási ív mellett további infosystemek választhatók ki egy vagy több költséghely és költségviselő kiértékeléséhez, mint pl. a Költséghely/Költségviselő lap.
Az »Általános költség kimutatás« infosystem a fő költséghelyek és költségviselők közötti általános költségek elszámolásának a kimutatására szolgál. Így többek között megjelenítésre kerülnek a könyvelt általános költségek és az alapul szolgáló egyedi költségek.
A »Főkönyvi számla kimutatás« infosystemmel felsorolható és csoportosítható az összes főkönyvi számla, ami egy meghatározott költségnem által egy meghatározott költségobjektummal összekötve egy időszakban könyvelésre került.
A másodlagos költségekről egy másodlagos költségkimutatás ad felvilágosítást. Ebben nyomon követhető, hogy hogyan nézett ki a költséghelyek közötti teljesítménycsere egy meghatározott időszakban.
A költségszámítás áttekintése
Költségszámítás tény és terv költségszámításként Költségszámítás teljes és határ költségszámításként Költségnem-számítás - A pénzügyi könyvelés eredményszámláinak csoportosítása költségnemek szerint Költséghely-számítás Költségszámítás zárás Lehetséges változatok: Tény költségnem-számítás és tény költséghely-számítás az elsődleges költségekre korlátozva Tény költséghely-számítás vállalaton belüli teljesítmény elszámolással Tény és terv költséghely-számítás terv-tény összehasonlítással és vállalaton belüli teljesítmény elszámolással Költséghely-számítás rugalmas terv költségszámítás szerint cél-tény összehasonlítással
Az általános költségek átvezetése fő költséghelyekről költségviselőkre Költségviselő-számítás - Fedezeti hozzájárulás számítás leképezése Statisztikai könyvelési napló Kiértékelések
2.1.14 Konszernelszámolás A konszernelszámolás tevékenységekből és szervezeti intézkedésekből áll egy konszernzárásnak a létrehozásához és közzétételéhez általánosan elismert számviteli előírások szerint. A konszern-belső folyamatokat a konszernben összefoglalt vállalatok egyenkénti zárásaiból ennél ki kell küszöbölni. Lehetséges a vállalatok forgalmi adó előrejelzésének a konszolidációja. 2.1.14.1 Bevezetés Ha a konszernelszámolás az abas Essentials részeként aktiválva van, akkor ez a definiált konszernstruktúrák alapján konszern-belső és konszern-külső folyamatokat ismer fel az egyenkénti mandantokban. A könyvelésben a folyamatok különböző kontírozásával az abas eléri a konszern-belső és konszern-külső folyamatok pontos, érték szerinti elhatárolását. Több vállalat konszolidációja végbemegy, ha a havonként kumulált egyenlegek az egyenkénti mandantokból egy speciális konszolidációs mandantba kerülnek átadásra. Ez a konszolidációs mandant egy konszolidációs kört reprezentál. Ebben a konszolidációs mandantban kerül végrehajtásra a tulajdonképpeni konszolidáció, ami azután a konszernzáráshoz vezet konszern mérleggel és konszern eredménykimutatással. 2.1.14.2 Konszernstruktúra A konszern-belső és konszern-külső folyamatok elválasztásához az abas ERP-nek ismernie kell a konszernstruktúrákat az egyenkénti mandantokban. Konszernvállalat Ha elhatárolásra kerüljenek konszern-belső és konszern-külső folyamatok, akkor ismertnek kell lenniük a vevői és szállítói kapcsolatoknak egy konszernen belül. Az abas-ban konszernvállalatonként definiálhatók a kapcsolatok és azok időtartama. A konszernstruktúrán belül rögzíthető egy forgalmi adójogi szervezet, ami a későbbi folyamatban befolyásolja a forgalmi adó kiszámítást számlákban vagy pénzügyi könyvelésekben. Konszolidációs kör Azoknak a vállalatoknak az összefoglalása, melyek egyenkénti zárásai konszolidálásra kerüljenek, az abas-ban a konszolidációs kör törzsadat objektumon keresztül kerül meghatározásra. Egy definiált időszakhoz ebben kerülnek összefoglalásra a »Konszernvállalat« törzsadatok. Mind a konszernvállalatokhoz, mind a konszolidációs körökhöz definiálható pénznem. Ezáltal képezhetők konszolidációs körök különböző pénznemű vállalatokból. A konszolidációs kör beszámoló-pénznemébe való átszámítás az egyenlegek exportjánál kerül végrehajtásra. Szerkezeti leképezés Az egyenkénti vállalatokban, ill. a konszolidációs mandantban a főkönyvi számlakörök nem szükségszerűen azonos számozásúak. A különböző számozások leképezése a »Szerkezeti leképezés«-en keresztül történik. A konszolidációs mandantba történő adatátvitelnél a főkönyvi számlaszámok átalakításra kerülnek a szerkezeti leképezés alapján.
67
Társvállalati kontírozás A konszern-belső és konszern-külső folyamatok érték szerinti elválasztása a társvállalati kontírozáson keresztül történik, ami egy vevői, ill. szállítói kapcsolathoz van hozzárendelve. Az abas ERP egy konszern-belső folyamatnál meghatározza a definiált kontírozást. Konszern-külső folyamatokhoz semmi sem változik. A különböző kontírozások a konszern-belső folyamatokat más pénzügyi számlákra könyvelik, mint a konszernkülső folyamatokat. A differenciált kontírozás végighúzódik az egész pénzügyi könyvelésen és a fizetési forgalmon.
A pénzügyi könyvelés adatai az egyenkénti mandantokból átvitelre kerülnek a konszolidációs mandantba. Egy konszolidáció alapja lehet például az összeg- és egyenleglista vagy a mérleg, valamint az eredménykimutatás. Az abas minden egyes főkönyvi számla havi tartozik és követel összegeit átviszi a konszolidációs mandantba. A »Konszernadat-csere« törzsadat objektumon keresztül az adatok exportja és importja kerül szabályozásra és az exportálandó adatok terjedelme kerül meghatározásra. Ide tartozik például az időszak és a könyvelési számlák típusa (pénzügyi számlák, adósok, hitelezők). Az import objektumban adatokat ellenőrizhet. A havi tartozik és követel összegek átvételéhez az import adatok gombnyomással kerülnek könyvelésre. Mandant azonosító Az egyenkénti mandantok import adatainak az egyértelmű mandant azonosítóján keresztül bármikor nyomon tudja követni a pénzügyi adatokat a konszolidációs mandanton keresztül. A forgalmi adó előrejelzés konszolidációja A konszernelszámolás lehetővé teszi több egyenkénti mandant forgalmi adó előrejelzésének a konszolidációját. Ez pl. olyan vállalatoknál szükséges, amik több üzemmel (leányvállalattal) rendelkeznek, ahol minden egyes üzemnek (leányvállalatnak) külön ERP rendszere van. Az egyenkénti mandantok forgalmi adó előrejelzésének a konszolidációjához egy főkönyvi számla havi tartozik és követel összegei áfa-bevallási tételenként átadásra kerülnek a konszolidációs mandanthoz.
2.1.15 Számviteli kiértékelések 2.1.15.1 Számlatartományok és számlatartomány nyomtatvány Egy »Számlatartomány«-ban mind főkönyvi számlákat, költséghelyeket, költségviselőket és folyószámlákat, mind költségnemeket, költségnem BAB és számítási szabály forgalmi adatokat csoportosíthat különböző úton és módon. A számlatartományok főkönyvi számlák felsorolásán keresztül vagy dinamikus szelekciókon keresztül írhatók le. A dinamikus szelekciónál az újonnan felvitt főkönyvi számlák, amik megfelelnek a kritériumoknak, automatikusan felvételre kerülnek a számlatartományba. A »Számlatartomány nyomtatvány«-ban egy tetszőleges főkönyvi számla kiértékelés alapvázát definiálja. Forgalmi adatokat tervezhet és cél-tény összehasonlításokat hozhat létre, valamint értékelhet ki és elemezhet különböző úton és módon. Komplett számlatartomány nyomtatványok duplázhatók meg pl. mintaként új kiértékelésekhez. A másolás egy másik formája dinamikus szelekciókat bont fel és rögzíti a számlatartományokat. Ezáltal biztosíthatók reprodukálható kiértékelések. Az adatok a számlatartomány nyomtatványokhoz dinamikusan a könyvelésekből kerülnek meghatározásra. A számlatartomány nyomtatványok egy másik formájában ezek az adatok el is menthetők. A vevők, szállítók és dolgozók forgalmai A számlatartomány nyomtatványban a »Forgalom« kiszámítási móddal meghatározhatók és kiértékelhetők a tény forgalmak az egyedien képzett csoportokhoz (vevők/szállítók/dolgozók). Ez statisztikai értékek és múltbeli értékek alapján is lehetséges. Ezáltal az egyedien képzett csoportokhoz forgalmak tervezhetők és ellenőrizhetők. A forgalmak az alábbi infosystemekkel értékelhetők ki:
»Forgalom összegek számlatartomány nyomtatványokhoz« »A tervezett forgalmak grafikus megjelenítése« »A forgalmak könyvelési kimutatása«
69
Áttekinthető adatszelekciók számlatartományokhoz A számvitel területén az áttekinthetőség elkerülhetetlen. Az abas-ban a főkönyvi számlák, költséghelyek vagy költségviselők összefoglalhatók egy számlatartományban. Hogy az áttekintést megőrizzük, itt adatszelekciók szükségesek. Az ERP rendszer hatékony eszközökkel támogatja a felhasználókat a dinamikus adatszelekcióhoz a számlatartományoknál. Automatizáltan létrehozhatók dinamikus szelekciók minden egyes kiértékeléssel a számlatartományokhoz és folyószámla-tartományokhoz megfelelő előzetes beállítással. Ennek az az előnye, hogy a számlatartományok adatai szelekcióval aktuálisan tarthatók és kívánságra reprodukálható kiértékelések keletkeznek fordulónapokhoz. Ezenkívül készíthetők költséghelyek, költségviselők és főkönyvi számlák közös kiértékelései is pl. profit centerhez, valamint tartomány kiértékelések, cashflow, forgalmi költség eljárás stb.
2.1.16 Projekt költségszámítás A költségmenedzsment egyike azoknak a területeknek, amikkel a projektmenedzsment foglalkozik. Ehhez a projekttervezés keretén belül a projektköltségek becslésre és költségvetések formájában tervezésre kerülnek. Ezeknek a költségvetéseknek a betartása a projektvégrehajtás és –ellenőrzés keretén belül kerül ellenőrzésre. Ehhez szükséges a projekt költségszámítás, ami rendelkezésre bocsátja a szükséges információkat. A projekt költségszámítás segítségével egy projekt valamennyi fázisában kijelentések tehetők a költségek keletkezéséről, a költségek alakulásáról és a költségek keletkezésének lehetséges okairól. A projekt költségszámítás az abas ERP-ben a projektmenedzsment aktiválása nélkül használható egy további kiértékelési dimenzió használatához a számvitel területén. A projekt költségszámítás aktiválásával lehetséges a teljes anyag- és értékáramlás projektre vonatkozó lebonyolítása. A projekt hivatkozás ennél továbbadásra kerül a szükségletet okozó folyamatból a diszpozíción keresztül a szükségletet fedező folyamatba, a beszerzés összes szintjét beleértve egészen a raktármennyiségig. A projektre vonatkozó értékáramlás az értékeléssel való kapcsolaton keresztül biztosításra és az anyagköltségek könyvelésén keresztül a számvitelbe átvitelre kerül. A projekt költségnemek használatával, amik eredmény- és mérlegszámlákhoz is használhatók, a könyvelésekben gyűjtőstruktúrák képződnek a projekt, költségnem és könyvelési összeg kereszteződési pontban, amik az alapját képezik a mindenkori, projektre vonatkozó kiértékeléseknek. A projektek strukturálása (pl. a fő- és alprojektek leképezéséhez) továbbá lehetővé teszi a különböző gyűjtőszinteken való kiértékelést.
2.1.17 Tárgyi eszköz könyvelés Az abas tárgyi eszköz könyvelés moduljával a vállalat saját tárgyi eszközei rugalmasan kezelhetők leltáralapon. Egy évzáráshoz szükséges összes kiértékelés - pl. tárgyi eszköz tükör - rendelkezésre áll. A számviteli törvény szerinti ÉCS leírások mellett az abas-ban adótörvény szerinti ÉCS leírások is végrehajthatók. A »Pénzügyi könyvelés«-hez és a »Költségszámítás«-hoz való hozzákapcsoláson keresztül közvetlenül pénzügyi könyveléseken keresztül könyvelhet tárgyi eszközöket. Az adótörvény szerinti ÉCS leírások ekkor statisztikai könyveléseken keresztül folynak be a költségszámításokba. A rendszerből egyszerűen és gyorsan generálható számos releváns adat, amikkel bármikor elkészíthető a tárgyi eszközök mennyiségi és minőségi áttekintése. Az abas tárgyi eszköz könyvelésének néhány konfigurációs beállítása a német adójoghoz igazodik. 2.1.17.1 Tárgyi eszköz A »Tárgyi eszköz« rekordokon keresztül tárgyi eszközöket definiál és készít, valamint ezeket előkészíti a kiértékeléshez (minden kiértékelés a tárgyi eszközökön keresztül készül). Az általános tulajdonságok mellett a tárgyi eszközben beszerzési adatok, értékcsökkenési (ÉCS) leírási adatok, kivezetési adatok és forgalmi adatok kerülnek megjelenítésre és kezelésre.
Különböző ÉCS leírási modellek könyvelési körönként A kiértékeléseinek különböző számviteli előírások, mint pl. HGB vagy IAS/IFRS, szerinti elkészítéséhez az abas-ban legfeljebb 5 könyvelési kör kerül definiálásra. Ezeknek a könyvelési köröknek a mindegyikében tárgyi eszközönként definiálhat egy számviteli törvény szerinti és egy adótörvény szerinti ÉCS leírási modellt. Ezeknek a különböző ÉCS leírási modelleknek a mindegyikéhez definiálhatók számvitel-specifikus adatok, mint például ÉCS típus, használati időtartam vagy ÉCS kezdet. Hogy továbbra is garantált legyen a tárgyi eszközök jogi követelményeknek megfelelő kimutatása, ezenkívül lehetséges ÉCS leírási modellekként a mindenkori könyvelési körben különböző beszerzési költségeket átvenni, ill. könyvelni.
71
2.1.17.2 Tárgyi eszköz kategória A tárgyi eszköz kategóriákkal a tárgyi eszközök hierarchikusan csoportosíthatók. Lehetséges kiértékeléseket (tárgyi eszköz és ÉCS leírási tükör) tárgyi eszköz kategóriák (és gyűjtő tárgyi eszköz kategóriák) alapján gyűjtve kiadni. A tárgyi eszköz kategóriák néhány mezője továbbá a tárgyi eszközök felvitelekor javasolt értékként kerül át a mindenkori ÉCS leírási modellbe. 2.1.17.3 ÉCS leírások ÉCS leírási típus Az »Értékcsökkenési típus« maszkon keresztül ÉCS leírási típusokat definiál egy tárgyi eszközhöz. Egy értékcsökkenési típus folyamata a törvény által előírt értékcsökkenési leírási módszereknek (lineáris, degresszív, azonnali értékcsökkenési leírás), valamint különféle általánosan szokásos módszereknek megfelelően választható ki. Az alábbi kiszámítási módok állnak rendelkezésre:
Azonnali értékcsökkenési leírás Maradék könyvelési érték / maradék használati idő ÉCS leírás a beszerzési értékből ÉCS leírás a maradék könyvelési értékből Beszerzési érték / használati idő Beszerzési érték / maradék használati idő Maradék könyvelési érték / használati idő
Továbbá a szabad ÉCS leírási kiszámításon keresztül minden egyes tárgyi eszközhöz tetszőleges ÉCS leírási folyamatokat határozhat meg. Ez mind a számviteli törvény szerinti, mind az adótörvény szerinti ÉCS leírási modellre érvényes. ÉCS leírási javaslat Az »Értékcsökkenési javaslat« maszkon keresztül automatikusan ÉCS leírási javaslatok készülnek a tárgyi eszközökhöz. Az ÉCS leírási folyamatokat tárgyi eszközök, tárgyi eszköz kategóriák, mérlegszámlák vagy költséghelyek szerint hajthatja végre. Egy könyvelési kör összes tárgyi eszközéhez kiszámításra és könyvelésre kerülnek. Komplett stornózás lehetséges. ÉCS leírási kiszámítás Lehetősége van arra, hogy végrehajtson ÉCS leírásokat tetszőleges időszakokhoz. Az ÉCS leírási kiszámítások könnyen végrehajthatók, pl. ÉCS leírási javaslatok automatikus készítésén keresztül. Tervszerű, valamint terven felüli ÉCS leírási összegeket is használhat, ha egy a kiszámított ÉCS leírási összegtől eltérő összeg kerüljön könyvelésre. Az ÉCS leírási kiszámítás a forgalmi adatokban van integrálva. Bármely tetszőleges időpontban megtekinthető az aktuális ÉCS leírási folyamat és összeg. Napra pontos ÉCS leírások Egy mandantban a havonkénti vagy napra pontos ÉCS leírási eljárással (Spanyolországban és Magyarországon megengedett) lehet dolgozni. A napra pontos ÉCS leírásnál egy tárgyi eszköz összes folyamata (bevét, kivét, átvezetés) figyelembevételre kerül a könyvelési dátummal. Adótörvény szerinti tárgyi eszközök Az abas-on belül a számviteli törvény szerinti ÉCS leírások mellett adótörvény szerinti ÉCS leírásokkal is lehet dolgozni (pl. egy költségviselő-számítás keretén belül).
Egy adótörvény szerinti ÉCS leírási modellen és terv szerinti ÉCS leírási összegeken keresztül így folyamatosan könyvelhet statisztikai értékeket a költségszámításban, akkor is, ha egy tárgyi eszköz maradék könyvelési értéke ezáltal negatív lesz. Minden egyes tárgyi eszközhöz és mind az 5 könyvelési körhöz felvihető és egymástól külön karbantartható mind egy számviteli törvény szerinti, mind egy adótörvény szerinti modell. Ha a számviteli törvény szerinti ÉCS leírási modell nagyrészt az adótörvény szerinti modellt is visszatükrözi, akkor ez a szoftverben mintaként szolgálhat az adótörvény szerinti ÉCS leírási modell automatikus létrehozásához. Ezenkívül az ÉCS leírási összegek egy számviteli törvény szerinti ÉCS leírási modellből költséghelyekhez és költségviselőkhöz is hozzárendelhetők. Indexsor A dinamikus értékeknek, mint például az ismételt beszerzési értékeknek a kiszámítása a számviteli törvény szerinti vagy adótörvény szerinti ÉCS leírási modellekben indexsorokkal hajtható végre. Egy tárgyi eszköz indexsorában rögzíthető a relatív és abszolút értékváltozások lefolyása egy speciális alapévre vonatkozóan. Az ebből kiszámított érték a beszerzési költségekre vonatkozóan alapként is szolgálhat az ÉCS leírási kiszámításhoz. A számviteli törvény szerinti modellekben ez akkor szükséges, ha pl. mint az US GAAP-ban az ÉCS leírás a „fair value”-ra, azaz az ismételt beszerzési értékre kerüljön végrehajtásra. Az adótörvény szerinti tárgyi eszköz könyvelésben ez akkor előnyös, ha a tényleges beszerzési költségek nem egyeznek a tárgyi eszköz törvény által előírt értékével. Adótörvény szerinti kamatok kiszámítása Ha úgy döntünk, hogy nem használjuk a kiszámított ismételt beszerzési értékeket az adótörvény szerinti ÉCS leírásokhoz, akkor az indexsorokban tetszőleges értékváltozások, mint például infláció vagy belső kamatlábak rögzíthetők. Ezáltal megjeleníthetők egy tárgyi eszköz éves ismételt beszerzési értékeinek a változásai és az adótörvény szerinti kamatfolyamatok. Tárgyi eszköz kivétek és átvezetések Tárgyi eszköz kivétek és átvezetések az automatikus tárgyi eszköz át-/kivezetéssel hajthatók végre. Az alábbi típusok választhatók ki:
Teljes kivét Részleges kivét Teljes átvezetés Részleges átvezetés Mérlegszámla csere
Ezen összes típushoz rögzíthetők a releváns könyvelési információk, és utána létrehozhatók a megfelelő könyvelések a maszkból. 2.1.17.4 Kiértékelések A tárgyi eszköz könyvelés listái / kiértékelései:
Tárgyi eszköz tükör A tárgyi eszköz tükör egy gazdasági évre vonatkozóan mutatja a beszerzési költségek, a könyvelt értékek és az értékcsökkenési leírások alakulását. Elkészíthető és kiadható havonként is, azaz hónapra aktuális forgalmi adatokkal.
73
Tárgyi eszköz karton - A tárgyi eszköz karton megmutatja az egyes könyveléseket, amik a kiválasztott időszakban erre a tárgyi eszközre könyvelésre kerültek. ÉCS leírási tükör - Az ÉCS leírási tükör segítségével kiadható az ÉCS leírások alakulása egy előzőleg kiválasztott időszakra vonatkozóan, egy előzőleg kiválasztott kiadási pénznemben. ÉCS leírási tervezés - A tervszerű ÉCS leírás előrejelzése a következő hét gazdasági évre. Kivét lista Bevét lista Tárgyi eszközök alakulása Tárgyi eszköz tükör (adótörvény szerinti) Tárgyi eszköz karton (adótörvény szerinti) ÉCS leírási tükör (adótörvény szerinti)
Továbbá lehetséges a tárgyi eszközök kiértékelése minden egyes könyvelési körhöz, úgyhogy a tárgyi eszköz tükör, a tárgyi eszközök alakulása vagy az ÉCS leírási előrejelzés minden egyes leképezendő számviteli előíráshoz elkészíthető. A tárgyi eszköz könyvelés áttekintése
A vállalat saját tárgyi eszközeinek kezelése Számviteli törvény szerinti ÉCS leírás Adótörvény szerinti ÉCS leírás A tárgyi eszköz könyvelés az abas pénzügyi könyvelés és az abas költségszámítás integrált része Tárgyi eszközök készítése Az általános tulajdonságok mellett kezelésre kerülnek a következők: - Beszerzési adatok - ÉCS leírási adatok - Kivezetési adatok - Forgalmi adatok Tárgyi eszközök hierarchikus csoportosítása Különböző ÉCS leírási típusok tárgyi eszközökhöz Különböző ÉCS leírási javaslatok ÉCS leírási kiszámítás ÉCS leírási javaslatokon vagy terven felüli ÉCS-n keresztül Napra pontos ÉCS leírás Részérték ÉCS leírás Különböző ÉCS leírási modellek könyvelési körönként Relatív és abszolút értékváltozások rögzítése Tárgyi eszköz kivétek és átvezetések végrehajtása A kiértékelések különböző kritériumok szerint felépíthetők
2.1.18 Corridor Controlling Az abas ERP-ben integrált Corridor Controlling egy elemzési és menedzsment eszköz az üzleti számok tervezéséhez. Az eredménykimutatásban, a mérlegben és a költségszámításban kerül használatra. A Corridor Controlling-gal tervezhető például a forgalom, a nyereség és a költségviselők. A vállalatirányítás következetesen eredményorientált formáját támogatja és hozza a főbb mutatókat a gazdasági év üzemgazdasági megtervezés tekintetében. Az abas-ban a teljes számvitel integrálva van. Ezáltal a mandantban rendelkezésre áll az összes tény adat az eredménykimutatásból és a mérlegből. Ezekre a tény adatokra épülve jönnek létre a költségvetések és a terv adatok. A költségviselők bevételei, egy profit centerben összefoglalva, a Corridor Controlling-ban mind a fix, mind a változó költségekhez tervezhetők. Ha a Corridor Controlling egyszer be van állítva a mandantban, akkor kifejező diagramok segítenek az eredményorientált vállalatirányításban. Egy tervezett forgatókönyv háttere előtt, ami grafikusan három folyosóban tükröződik vissza, bármikor nyomon követhető a tény adatok alakulása. A Corridor Controlling diagramjai lehetővé teszik egy rizikójelentés gyors és világos elkészítését. A 3 folyosó 4 görbén keresztül jön létre: „Best Case” egy optimista tervezéshez, „Possible Case” egy realista tervezéshez, „Break Even” és „Worst Case” egy krízis forgatókönyvhöz. Az aktuális értékek képezik a folyosók egyikében futó tény görbét.
A diagramok görbéi mögött további funkciók hívhatók le, pl. a drill-down funkció, amivel hozzáférhetők egy adott görbe részletes adatai és grafikonja. Példa: Ha az üzleti eredmény görbéje a „Possible Case” és „Best Case” között van, akkor a gazdasági évben optimális a fejlődés. Ha azonban a görbe a „Break Even” és „Worst Case” között található, akkor megfelelő intézkedéseket kell tenni.
75
A Corridor Controlling a vállalatot három központi területen támogatja:
Egy gazdasági év folyamán a likviditás havi alakulásának biztos tervezésénél Egy előrejelző rendszer készítésénél Beszámolórendszerként a könyvvizsgáló számára, ami segíti a könyvvizsgáló tevékenységét
A Corridor Controlling adatokat állít össze és ezeket részben automatikusan felvitt számla nyomtatványokban, költségnem nyomtatványokban és költségobjektum tartományokban gyűjti. A gyűjtött adatok külön terv tartományokba kerülnek átvételre. Ily módon nincs beavatkozás sem a folyó könyvelésbe, sem a meglévő struktúrákba. A bázis képzéséhez használt tény számok szabadon választhatók. Terv számok és befolyásoló tényezők is szabadon meghatározhatók. A különböző forgatókönyvek ekkor gombnyomással generálhatók. Az infosystemek grafikus és táblázatos kiértékelést nyújtanak. A Corridor Controlling áttekintése
Gyors áttekintés a mérlegkimutatás jelentős értékeiről Az üzemgazdasági tervezés és ellenőrzés támogatása Tény adatokra épülve költségvetési és terv adatok alakíthatók A tényleges adatok alakulásának nyomon követése Rizikójelentés készítése
2.1.19 EDI Az EDI (Electronic Data Interchange) üzleti dokumentumok automatikus cseréje több üzleti partner üzemgazdasági alkalmazásai között. Az EDI használata biztosítja a teljes termék-, adat- és pénzfolyam ellenőrzését. Ezáltal egy rugalmas partnerhálózat egységesen irányítható. Az EDI segítségével például megrendelési adatokat közvetíthet a vevő ERP rendszeréből közvetlenül a szállító ERP rendszerébe. Az abas ERP standardja a következő üzeneteket tartalmazza:
EDI üzleti folyamatok áttekintése Adatcsere formátumok EDIFACT ANSI X.12 Üzleti folyamatok Beszerzési megrendelés / Értékesítési megrendelés
ORDERS
850
Megrendelés visszaigazolása
ORDRSP
855
Vevői megrendelés módosítása
ORDCHG
860
Szállítólevél
DESADV
856
Árucikk árlista
PRICAT
832
REMADV
820
Számla
INVOIC
810
Jóváírás
CREADV
812
Fizetési értesítés
Az Automotive releváns üzenetek licenckötelesek Részletes információk találhatók az »abas ERP - autó- és beszállítói ipar« című termékleírásban.
EDI kezelés és EDI adatbázis A bejövő vagy kimenő adatoknál (inhouse fájlok) az EDI adatbázis az EDI kezelésnél a központi pozíció a rendszerben. Ezt használhatja hibafeldolgozásra, de a bejövő és kimenő adatok archiválására is.
EDI központ Az EDI központ egy EDI ellenőrző eszköz, ami az EDI adatbázist a kívánt időszakra ellenőrzi, és az eredményeket felsorolja. Az »EDI központ« infosystem áttekintést ad az EDI modulban való történtekről. Ennek az eszköznek a segítségével a felhasználó jobban átlátja az EDI területén végzett munkafolyamatot. A bejövő és kimenő EDI üzenetek szemléltetése a hibamegszüntetésben is segít.
77
2.1.20 A rendszer felépítése és alkotórészei 2.1.20.1 Adatbázis Az adatbázis képezi az abas ERP rendszerének a szívét. Lehetővé teszi a különböző adatok biztos kezelését, szerkesztését és feldolgozását. Az adatbázis három rétegből áll: az alap az objektumorientált adatbázis. Ezen alapul az alkalmazói réteg a szoftver magfunkcióival. A legfelső réteget a »flexibilis kezelőfelület« (FO), a megjelenítő réteg képezi. Ez a réteg a látható és módosítható interfész a felhasználóhoz. Az abas saját adatbázis az alábbi tulajdonságokkal rendelkezik:
24 órás üzemmód garantálása a hét minden napján Működés alatti adatmentés Gyakorlatilag karbantartásmentes adatkezelés Felhasználó-definiált mezők és táblázatok integrációján keresztüli bővíthetőség Nagy adatbiztonság
Az éles adatbázis másolataként szolgálhat egy árnyék adatbázis, pl. az adatok weben történő hozzáférhetővé tételéhez. A működés alatt megvalósíthatók a mandantok online mentései és másolásai. Az „írható” árnyékmandant lehetőséget kínál az árnyékmandantba való írásra, és az ott rögzített adatoknak a következő szinkronizáció előtt az éles adatbázisba való átvételére. Az árnyékmandanttal és az abas webalkalmazásaival az ERP adatait online rendelkezésre bocsáthatja. Az abas adatbázis testreszabásai Az adatok kezelése vállalat-specifikus testreszabásokat tesz szükségessé. Az abas adatbázist optimalizálhatja speciálisan a vállalata számára pl. saját bővítéseken vagy keresőkulcsok meghatározásán keresztül. Változótáblázatok A változótáblázat adatbázis mezők neveit és tulajdonságait jeleníti meg. Lehetősége van arra, hogy meglévő adatbázis táblázatokat egyedi mezőkön keresztül bővítsen. Kiegészítő táblázatok A kiegészítő táblázatokban további projekt-specifikusan szükséges adatok kezelhetők, mint pl. a vállalatspecifikus árképzési algoritmusok. Keresőkulcsok A rekordokhoz történő hozzáférés keresőkulcsokon, pl. a hivatkozási számon vagy keresőszón keresztül történik. Ezek a keresőkulcsok a rekordok gyors és hatékony szelekciójáról gondoskodnak. A standardban előre definiált keresőkulcsok állnak rendelkezésre. A speciális bővítésekhez saját keresőkulcsok is definiálhatók, pl. egy egykori, már nem használatos cikkszám, amit azonban néhány vevő még mindig használ.
2.1.20.1.1 Keresés az abas-ban Az adatok gyors megtalálása döntő jelentőségű a hatékony munka szempontjából. Ennek garantálása végett az abas ERP a szelekciós sablonok és a műszaki paraméterek jegyzékei mellett egy google-szerű teljes szöveg keresést nyújt. A teljes szöveg keresésnél a találatok kategorizálásra kerülnek. Egérkattintással a kívánt találat további feldolgozásra kerül. A keresés az adatok rögzítésénél kontextus-szenzitív, Ön csak az aktuális kontextusnak megfelelő objektumokat találja meg. Továbbá a gyakran keresett objektumokhoz előre definiálhat kereséseket.
2.1.20.1.2 Felhasználói kezelőfelület A felhasználónak lehetősége van arra, hogy a munkaállomásáról vagy a mobil végeszközeiről hozzáférjen azokhoz az adatokhoz, amikre szüksége van. Ehhez különböző kezelőfelületek állnak rendelkezésre: például a vállalati munkaállomáson lévő Windows kezelőfelület mellett mobil appok is tabletre és okostelefonra. Az abas Mobile alkalmazások (abas Mobile Apps) érintőképernyős kezelést és beviteli segítségeket nyújtanak, ahogy azt a mindennapi felhasználó az okostelefonnál és a tableteknél megszokta. Fontos ennél, hogy az összes alkalmazás és kezelési koncepció ugyanazt a konzisztens adatbázist használja. Így az információk helyessége és ezzel a folyamat biztonság is mindig garantált. Ezenkívül rögzíthetők üzemi adatok szkennerrel, tablettel vagy érintőképernyős terminállal és kiegészíthetők engedélyezési folyamatok aláírás rögzítéssel.
79
2.1.20.2 Törzsadatok A törzsadatokhoz tartoznak a vevői, szállítói, cikk, főkönyvi számla, részleg, dolgozó és vállalati törzsadatok. Minden abas funkció hozzáfér ezekhez az adatokhoz. Általános funkciók a törzsadat kezeléshez:
Törzsadatok felvitele, módosítása és megjelenítése Új törzsadatok felvitele meglévők másolásán keresztül Hozzáférés meglévő szövegelemekhez a maszkokból Széles körű keresőfunkciók a következőkön keresztül: - Hivatkozási szám - Hivatkozási szám tartományok - Saját definiálású keresőkritériumok - Keresőszavak, keresőszó tartományok, keresőszavak töredékei - Kiegészítő, egyedi kritériumok - Helyettesítő karakter használata - Egyedi szelekciós maszkok
Minden törzsadat rekordban elmentésre és megjelenítésre kerül a rögzítés dátuma, a feldolgozó jele és az utolsó módosítás dátuma. A törzsadatok fontos módosulásait tartósan dokumentálhatja és nyomon követheti egy rekord változásait.
2.1.20.2.1 Vevőtörzs A vevőtörzsben kerül rögzítésre és kezelésre a vevők és vevő kapcsolatok összes adata. A puszta címkezelés mellett részletes információk rögzíthetők:
Adatok az értékesítéshez, pl. szállítási cím, szállítási és fizetési feltételek, számlamódozatok stb. Levelezési nyelv – az összes rendelkezésre álló kezelési nyelv vállalati levelezési nyelvként is rendelkezésre áll Adatok a pénzügyi könyveléshez – a folyószámla (adós) összes tulajdonsága Ügynökök a jutalék meghatározás támogatásához Vevő kapcsolat és vevő részlegek
A vevőtörzs adatait használja a vevőkkel folytatott levelezéshez is. Felhasználási lehetőségek pl. a különböző értékesítési ügyletek (ajánlatok, vevői megrendelések, szállítólevelek, számlák), az Intrastat jelentés, a pénzügyi könyvelés, valamint adott esetben az elektronikus adatátvitel (EDI). Vevőnként és gazdasági évenként, mint ahogy az összes főkönyvi számlánál, a forgalmi adatok terv és tény értékként kezelhetők, ill. jeleníthetők meg. »Vevő akta« abas Business App A »Vevő akta« abas Business App-pel megjeleníthető az összes fontos folyamat egy vevőhöz vagy érdeklődőhöz. Lehetséges innen a közvetlen hozzáférés az információkhoz egy vevőre vonatkozóan, mint pl. forgalmak, nyitott tételek, nyitott folyamatok és feladatok. Feljegyzések, archivált dokumentumok a dokumentum menedzsment rendszerből, szerviz eszközök és aktuális szerviz folyamatok szintén megjelenítésre kerülnek a vevő aktában. A lehetőségek és ajánlatok grafikus megjelenítése az áttekintésről gondoskodik és megjeleníti, hogy hol van értékesítési potenciál.
További információk találhatók az »Értékesítés« című fejezetben is.
81
2.1.20.2.2 Érdeklődőtörzs Az érdeklődők és érdeklődő kapcsolatok önálló objektumokként rögzíthetők a vevőtörzsben. Az érdeklődők ugyanazzal a mezőstruktúrával rendelkeznek, mint a vevők, az érdeklődő kapcsolatok pedig ugyanazzal a mezőstruktúrával, mint a vevő kapcsolatok, beleértve a testre szabott mezőket is. Az érdeklődőkhöz csak lehetőségek, ajánlatok vagy web megrendelések vihetők fel, vevői megrendelések, szállítólevelek vagy számlák nem. Ha egy érdeklődőből vevő lesz, akkor a meglévő érdeklődőket, valamint a hozzá tartozó kapcsolatokat egyszerűen vevő adatokká alakítja át. A már rögzített ügyletek ezután automatikusan a vevőhöz vannak hozzárendelve. 2.1.20.2.3 Szállítótörzs A szállítótörzs felépítése a vevőtörzséhez hasonló. A szállítókhoz tetszőleges számú kapcsolat vezethető. Részletes információk a szállítótörzsben:
Adatok a beszerzéshez, pl. szállítási és fizetési feltételek, ártartalom, számlamódozatok stb. Adatok a pénzügyi könyveléshez a folyószámla (hitelező) összes tulajdonságával Külső gyártók Speditőrök
A szállítótörzs adatait használja a szállítókkal folytatott levelezéshez. Felhasználási lehetőségek a különböző beszerzési ügyletek (ajánlatkérések, megrendelések, szállítólevelek, számlák), a diszpozíció, az Intrastat jelentés, a pénzügyi könyvelés, valamint adott esetben az elektronikus adatátvitel (EDI) és az ATLAS. Szállítónként és gazdasági évenként, mint az összes főkönyvi számlánál, a forgalmi adatok terv és tény értékként kezelhetők, ill. jeleníthetők meg. »Szállító akta« abas Business App A »Szállító akta« abas Business App-pel gyorsan meg tudja ítélni egy szállító aktuális helyzetét és ezen alapulóan tud döntéseket hozni, mivel az összes szükséges információ egy áttekintésben van megjelenítve. Lehetséges innen a közvetlen hozzáférés a szállítóhoz tartozó aktuális ügyletekhez, beszerzési javaslatokhoz és tevékenységekhez is. Feljegyzések és archivált dokumentumok a dokumentum menedzsment rendszerből ugyancsak megjelenítésre kerülnek a szállító aktában. Részletes információk találhatók a »Beszerzés« című fejezetben is.
2.1.20.2.4 Cikktörzs A cikktörzsben az értékesített és a beszerzett árucikkek összes adata kerül vezetésre. Továbbá kezelhetők kiegészítő tételek és szolgáltatások is.
Az árucikkek készletvezetett árukat foglalnak magukba, amik rendelkezésre állnak a diszpozícióhoz. Az árucikkben rögzíthető az összes adat a beszerzéshez és az értékesítéshez.
83
A vevői számára szolgáltatásokat nyújt. Ezek olyan szolgáltatások, amiket órabérben vagy csomagban darabárral számol el a vevővel szemben. A szolgáltatások mindig arra a termékre vonatkoznak, amit a vevő Önnél vásárolt.
A kiegészítő tételek lehetővé teszik a beszerzésben és az értékesítésben készletvezetés nélküli különleges tételek kezelését. Ide tartoznak átalányok, mint pl. portó, csomagolás, szállítás, biztosítás, valamint szövegelemek, adótételek, köztes és végösszegek stb.
Darabjegyzék Egy árucikkhez különböző darabjegyzékek rögzíthetők, amikben figyelembe vehetők pl. raktár-specifikus tulajdonságok. Az abas kereskedelemben darabjegyzékek kerülnek használatra olyan anyag rögzítéséhez, ami egy szállítónak kerül rendelkezésre bocsátásra, vagy set árucikk darabjegyzékek készítéséhez. Cikktartományok A cikktartományokkal hierarchikus struktúrák kerülnek felépítésre árucikkekre vonatkozóan. Egy cikktartomány további cikktartományokra és/vagy árucikkekre utal. Egy ilyen hierarchia speciális kifejeződése lehet egy termékkatalógus. Rendelkezésre áll az összes mező egy termékkatalógus készítéséhez (pl. egy webshop-hoz). A cikktartományok azonban az eladás tervezéshez és a BI kiértékelésekhez is használhatók.
»Árucikk akta« abas Business App Az »Árucikk akta« abas Business App az abas ERP különböző moduljaiból összegyűjti az összes fontos információt egy árucikkhez és grafikusan előkészítve mindössze egy nézetben bocsátja rendelkezésre ezeket. Így lehetséges egy átfogó áttekintés a szükséglet és beszerzés helyzetre és a szállítási információkra vonatkozóan. Vevő árucikk számok is bevonásra kerülnek. A következő információk állnak a rendelkezésére:
A nyitott vevői megrendelés tételek megjelenítése szállítástervezés számmal Még nem könyvelt szállítólevelek A már szállított tételek megjelenítése Készletinformációk Nyitott megrendelések
2.1.20.2.5 Dolgozótörzs A dolgozótörzsben a vállalat dolgozóinak összes adata kerül rögzítésre és kezelésre. A következő információk rögzíthetők:
A dolgozó személyi adatai (személyi akta) Adatok a pénzügyi könyveléshez (bér és fizetés) A folyószámla forgalmi adatai Szervezeti adatok (műszakterv és helyettesítés) Szabadságterv
85
2.1.20.2.6 Vállalati törzsadatok A vállalati törzsadatokban az általános, modulokat átfogó törzsadatok kerülnek kezelésre, valamint itt kerülnek definiálásra az installáció-specifikus beállítások. Itt a következő adatokat kezelheti és definiálhatja:
Rövid szövegek a vevőkkel és szállítókkal való levelezéshez, mint pl. megszólítások, szavatosságok, szállítási feltételek, ártartalmak Fizetési feltételek, fizetési feltétel kulcsok és fizetéselosztók a beszerzéshez és értékesítéshez Számlamódozatok a beszerzéshez és az értékesítéshez Műszakterv műszakmodellek meghatározásához napi terveknek egyes munkanapokhoz való hozzárendeléséhez műszakonként Az anyagköltség könyvelés eljárásai értékelési módokkal raktári ki- és bevétekhez Pénznemek és valutaárfolyamok / napra pontos valutaárfolyamok / pénznem történet A pénznem-specifikus kerekítés mellett konfigurációs lehetőség az áraknak két vagy három tizedesjegyre való kerekítéséhez Árfolyamtáblázat az aktuális és előző valutaárfolyamokhoz az idegen pénznembe történő átszámításhoz a beszerzési és az értékesítési ügyletekben, valamint a pénzügyi könyvelésben Adatok az adatbázis konfigurációhoz, a számtartományok, a szelekciós sablonok és műszaki paraméterek jegyzékeinek, valamint a változótáblázatok és kulcstáblázatok kezeléséhez Adatok a rendszer konfigurációhoz, a felhasználói jelszavak és hozzáférési jogosultságok kezeléséhez, valamint a mandant felhasználó-specifikus konfigurálásához Általános költségtételek a kalkulációhoz Vámtáblázat a vám azonosítók rögzítéséhez az Intrastat jelentéshez Üzemi adatok a vállalat-specifikus adatok és beállítások kezeléséhez Határidők a pénzügyi és tárgyi eszköz könyvelés, valamint a raktárkezelés fontos zárási határideinek kezeléséhez Bércsoportok a bércsoport táblázat kezeléséhez Standard kontírozások az aktuális adótételek rögzítéséhez és a pénzügyi könyvelés standard főkönyvi számláinak megadásához Anyagpótlékok / DEL árfolyamok (napi anyag árak) kezelése Egységtáblázat használatos mértékadatokkal és saját egységek definíciója
2.1.20.2.7 Régiók / országok / gazdasági térségek A »Régiók / országok / gazdasági térségek« alatt olyan adatobjektumok kerülnek kezelésre, melyekkel földrajzi vagy gazdasági összefüggések kerülnek ábrázolásra. Egy adatobjektum gazdasági térségként, országként vagy régióként jelölhető meg. Egy kiegészítő szövegmező segíti a szint leírását, pl. állam, ország, körzet, adókörzet stb. A gazdasági térségek a legnagyobb, fölérendelt egységek. A gazdasági térségek alá más gazdasági térségek vagy országok rendelhetők. Egy ország alá régiók vannak rendelve, amik alá ugyancsak lehetnek régiók rendelve. Így pl. Európa egy gazdasági térség. Ezen gazdasági térség alá például Németország van országként alárendelve. Németország alá a szövetségi tartomány Bayern van régióként alárendelve. Régiónként és országonként rögzíthető a címformátum a postai cím kinyomtatásához. A cím névből, utcából, irányítószámból, helységből, ország nevéből, ország rövidítéséből, régióazonosítóból és régiómegnevezésből tevődhet össze, tetszőleges sorrendben. Az ERP rendszerben minden egyes címhez, pl. a vevő címéhez, hozzárendelésre kerül egy régió vagy egy ország. Ezzel a levelezés címformátuma mellett annak földrajzi és gazdasági hozzárendelése is ábrázolásra kerül.
Az alapcsomag már az összes országot tartalmazza, valamint számos régiót hozzárendelve. Minden egyes országhoz meghatározható egy cím formátum, ami megadja, hogy hogyan kerüljenek írásra a címek. Ezek ebben a formátumban jelennek meg a levelekben, a beszerzési és értékesítési ügyletekben, a címke nyomtatásnál, adott esetben a kiértékelésekben és jelentésekben. 2.1.20.2.8 Bankok és bankkapcsolatok A »Bankok és bankkapcsolatok« alatt bank-specifikus adatokat kezel. A bankok és bankkapcsolatok külön adatbázis objektumok. Főkönyvi számlánként tetszőleges számú bankkapcsolat vihető fel. A rendszer támogatja Önt a bankkapcsolat adatok rögzítésénél. Továbbá az IBAN automatikusan ellenőrizhető. A vevő-, szállító- és dolgozótörzsben lehetséges egy bankkapcsolatot standard javaslatként rögzíteni ehhez a számlához.
2.1.20.2.9 Naptárak Az abas ERP naptárja támogatja a diszpó naptárak meghatározását az országokhoz, régiókhoz, gazdasági térségekhez, vevőkhöz, szállítókhoz, dolgozókhoz és kapacitásajánlatokhoz a részlegekhez és gépcsoportokhoz. A naptárat definiálhatja a raktárcsoporttól függetlenül vagy raktárcsoportonként. A diszpó naptár munkanapokat, szállítási napokat és átvételi napokat definiál. Az ország- és vállalat-specifikus munkaszüneti napok hozzárendelhetők az egyes objektumokhoz. Lehetséges a naptárat bármely tetszőleges időszakhoz kiértékelni. A kapacitásajánlatok gépcsoportokhoz és részlegekhez kerülnek hozzárendelésre. Készíthető egy munkaidő naptár a munkaóráknak a munkanapokhoz való hozzárendelésén keresztül. A munkaidő naptárban levonásokat és pótlékokat ad meg munkaórában. A »Naptár hierarchia« funkció több naptárat kapcsol össze egymással. 2.1.20.3 Műszaki paraméterek jegyzéke és szelekciós sablon A műszaki paraméterek jegyzékeivel és a szelekciós sablonokkal meghatározott adatokat választhat ki számos kritériummal az adatbázisból. A műszaki paraméterek jegyzékeiben az egyes árucikkekhez vagy cikkcsoportokhoz kiegészítő adatok kerülhetnek bevitelre, amiket a cikktörzs nem tartalmaz. Az árucikk törzsadatokban e jellemzők meghatározásához hozzárendelésre kerül a megfelelő műszaki paraméterek jegyzéke. Szelekciós sablonok tetszőleges számban határozhatók meg törzs- és mozgási adatokhoz. A szelekciós sablonokon keresztül könnyen megvalósíthatók párbeszéd-orientált adatbázis lekérdezések.
87
Minden sablon típus használható a rekordok szelekciójához. Ehhez az »Objektum-kiválasztás« párbeszédablak áll rendelkezésre. A talált rekordok egy listában kerülnek megjelenítésre.
2.1.20.4 Infosystemek Az infosystemek navigációs platformot képeznek az üzleti folyamatok hatékony lebonyolításához. A párbeszédmaszk és kiértékelés összekapcsolása átfogó információkat nyújt, hogy pontosan és azonnal lehessen meghozni döntéseket. Részletes kiértékelések Előkonfigurált infosystemek számos kiértékelést tesznek lehetővé. Ide tartoznak péládul a következők: »Forgalmi statisztika«, »Forgalmi adatok« és »Tervlap«. A standard által tartalmazott infosystemek egyszerűen testre szabhatók a vállalat-specifikus igényeknek megfelelően vagy az infosystem technikával kompletten újonnan elkészíthetők. Egyszerű testreszabás Az infosystemek lehetővé teszik a vállalati területek testreszabását. A mindenkori munkaállomásra szabottan gyorsan és hatékonyan, részlegeket átfogóan tud létrehozni párbeszédmaszkokat. Ezeken a párbeszédmaszkokon belül folyamatok készíthetők, kezelhetők és szabályozhatók. 2.1.20.5 Akció nyomógomb Az Akció nyomógombon keresztül az összes maszkban lehívható egy menü. Ezen a menün keresztül megtekinthetők és felvihetők feladatok, feljegyzések és DMS dokumentumok, amik (automatikusan) össze vannak kapcsolva az éppen szerkesztett objektummal.
A maszktól függően az Akció maszk menü kontextus-specifikus akció (művelet) lehívásokat tartalmaz. Így következő folyamatok közvetlenül egy maszkból elindíthatók. Ezek a maszk-specifikus műveletek bármikor egyszerűen kiegészíthetők további, a mindenkori vállalat egyedi folyamatinak megfelelő műveletekkel. Opcionálisan az Akció nyomógomb menüstruktúráját minden egyes maszkhoz dinamikusan is létrehozhatja. Igény szerint lehívási paramétereket készíthet kontextussal vagy kontextus nélkül. Egy munkaállomás folyamatai így még egyszerűbben konfigurálhatók az ERP rendszerben és testre szabottan képezhetők le a szoftverben. Továbbá rendelkezésre áll a funkció egy e-mail elküldéséhez. 2.1.20.6 Online súgó A rendszer kezelésénél kontextus-szenzitív online súgó támogatja Önt. Ez bővíthető és kiegészíthető. Az egyedi bővítések elkészíthetők az installáció összes mandantjához együtt vagy mandant-specifikusan. A standard súgót egy saját online súgóval is helyettesítheti. 2.1.20.7 Cím ellenőrzés zárlatlistákkal szemben Az abas lehetőséget kínál a címeknek a zárlatlistákkal szembeni ellenőrzésére. Ezzel a funkcióval megvalósíthatja az üzleti partnerek címeinek az ellenőrzési kötelezettségét a terrorellenes rendeletnek megfelelően. E cím ellenőrzést használhatja mind a törzsadatoknál, pl. a vevőknél vagy szállítóknál, mind a mozgási adatoknál, pl. szállítási vagy számlacímeknél a beszerzésben és értékesítésben. Funkciók:
Verzióhoz kapcsolódó zárlatlisták kezelése Közvetlen ellenőrzés a címek rögzítésénél Automatikus ellenőrzés cím mezők meghatározott mennyiségéhez Automatikusan készített cím adatbázis ellenőrzött címekkel Hatékony ellenőrzés korábbi ellenőrzési futtatások eredményeinek a bevonásával Az ellenőrzési futtatások kiterjedt jegyzőkönyvezése
2.1.20.8 Nyomtatás Minden egyes képernyőmaszkhoz kiadási lehetőségek vannak hozzárendelve, amik szükség esetén konfigurálhatók. Nyomtatási kiadás A standard verzióban a következő kiadási lehetőségek vannak integrálva:
PDF dokumentumok FO kompatibilitás csatorna
JasperReports
XMLPrint XMLDATEN CrystalReports Browser és MS Excel Open Office kiadás
Az integrált iReport designerrel testre szabhatja a layoutot az egyedi igényeknek megfelelően.
89
A nyomtatás áttekintése
Előre konfigurált kiadási lehetőségek a képernyőmaszknak megfelelően Nyomtatás előkészítés központi szerver számítógépen Hálózati nyomtatók és munkaállomás nyomtatók támogatása Tetszőleges további külső nyomtatás generátor termékek integrálhatók A képernyőmaszkokhoz és infosystemekhez nyomtatási layoutok automatikus generálása Nyomtatás a háttérben Gyűjőlayoutok nyomtatása Dokumentumok nyomtatása különböző nyelveken Layoutok hozzárendelése egy meghatározott nyelvhez Címek nyomtatása az Egyetemes Postaegyesület formátumban Unicode-okkal a világon használt összes írásjel kinyomtatható Grafikonok és vonalkódok integrálása lehetséges Nyomtatás e-mailként közvetlenül a nyomtatási párbeszédből Olvasási és fogadási visszaigazolás e-mail küldésnél Archiváló szoftver hozzákötése Konfigurálható minták infosystemek layout generálásához Univerzális abas betűtípus különleges karakterek nyomtatásához iReport designer layout testreszabásokhoz
2.2 Pluginok 2.2.1 abas Mobile* Az abas Mobile bármikor lehetővé teszi az okostelefonnal vagy tablet PC-vel való hozzáférést a lényeges vállalati adatokhoz. Így a munkatársak, pl. az értékesítésben vagy az értékesítés utáni szervizben, bármikor információval tudnak szolgálni. Az abas Mobile platformtól és végeszköztől függetlenül kezelhető. Mobile appok választéka
2.2.1.1 Mobile Sales Ez az alkalmazás speciálisan a külső értékesítési munkatársak igényeihez van szabva. Lehetővé teszi a komplett online hozzáférést a CRM funkciókhoz és az értékesítés-releváns adatokhoz. 2.2.1.2 Mobile Service A »Mobile Service« -szel az értékesítés utáni szervizhez rendelkezésére áll egy kapcsolat a szerviz feldolgozáshoz szerviz bejelentés menedzsmenttel, szerviz megbízás tervezéssel, karbantartással, javítással, darabjegyzékkel rendelkező szerviz árucikkekkel, megbízás visszajelentéssel stb. 2.2.1.3 Mobile Purchase Egy szállítói kapcsolat stratégiai menedzsmentje számos információt igényel. Ehhez járul hozzá a »Mobile Purchase«: ez lehetővé teszi az okostelefonnal vagy tablettel való mobil hozzáférést a szállítói aktához. Így gyorsan áttekintést kap a szállítóval való összes interakcióról. A komplett beszerzési menedzsment ugyancsak támogatásra kerül. *Licencelés/aktiválás szükséges
91
2.2.2 abas Scan* Az abas Scan szkenner megoldásokat foglal magában Shop Floor-hoz és Warehouse-hoz. Ezek a vállalaton belüli alkalmazások minimalista optikával rendelkeznek és az ipari eszközökön keresztüli hatékony kezelésre vannak tervezve. A layout a nagyságra és elrendezésre vonatkozóan a kézi szkennerekhez, tabletekhez vagy érintőképernyős PC-khez igazodik. 2.2.2.1 abas Shop Floor Az abas Shop Floor a munkaidő rögzítés (PZE) és üzemi adatok rögzítése (BDE) területekre oszlik. Munkaidő rögzítés (PZE)
Jön és Megy könyvelések Ellenőrző út és szünet könyvelések
Üzemi adatok rögzítése (BDE)
Idő könyvelések munkalapokhoz Indítás, befejezés, üzemzavarok, stornózás Mennyiség könyvelések Tény mennyiség, selejt mennyiség, utómunkálati mennyiség okkal Sarzsok és gépcsoportok szerkesztése
2.2.2.2 abas Warehouse Az abas Warehose a teljes raktározási folyamatban támogatja Önt. Szkennerrel készletinformációkat, áruátvételt, át- vagy kiraktározásokat hajthat végre. Az abas Warehouse online össze van kapcsolva az abas ERP-vel, így azonnal láthatja a raktárának a mását. Az alkalmazás egyszerű webes kezelőfelülettel rendelkezik és ezért a HTML böngészővel rendelkező összes eszközön fut.
*Licencelés/aktiválás szükséges
2.2.3 abas BI – Business Intelligence A Business Intelligence-szel (BI) az adataiból jelentések, kiértékelések és mutatók lesznek, amik segítenek Önnek abban, hogy időben felismerje a trendeket és biztos döntéseket hozzon. Az abas ERP-ben integrálva vannak BI standard jelentések az értékesítés, beszerzés, CRM, EDI és anyaggazdálkodás területekhez. Az abas ERP különböző moduljai BI standard jelentéseket tartalmaznak. Használja például a standard jelentéseket az értékesítésben, mint pl. »Ajánlat és vevői megrendelés állomány«, »Értékesítés cockpit« vagy »Top 10 forgalom«! A BI standard jelentéseken kívül egyedi jelentések is rendelkezésre állnak szabadon definiálható dimenziókkal.
2.2.3.1 »Értékesítés« BI standard jelentések A következő értékesítési jelentések állnak a rendelkezésére:
Értékesítés cockpit Értékesítés forgalom top 10 vevő Értékesítés forgalom top 10 árucikk Vevő forgalmak Árucikk forgalmak év Árucikk forgalmak negyedév
2.2.3.2 »Beszerzés« BI standard jelentések A következő beszerzési jelentések állnak a rendelkezésére:
Beszerzés cockpit Beszerzés szállítási megbízhatóság Beszerzés ár alakulása Beszerzés top 10 késői szállítások Beszerzés top 10 alulszállítások Beszerzés számlák top 10 árucikk Beszerzés megrendelési állomány Beszerzés top 10 megrendelési állomány Beszerzés megrendelés beérkezés
2.2.3.3 »CRM« BI standard jelentések A következő CRM jelentések állnak a rendelkezésére:
Lehetőség állomány Ajánlat állomány Vevői megrendelés állomány Lehetőség beérkezés Ajánlat beérkezés Vevői megrendelés beérkezés Sales Pipeline Sales Pipeline Date Trends of Sales Cycle Times Opportunity Trends of Sales Cycle Times Quotation Won and lost opportunities
*Licencelés/aktiválás szükséges
93
2.2.3.4 »Anyaggazdálkodás« BI standard jelentések A következő anyaggazdálkodási jelentések állnak a rendelkezésére: A BI jelentések a raktárkészletek vagy raktárértékek alakulását jelenítik meg egy éven belül, valamint az elmúlt 4 év raktári mutatóinak az alakulását.
Raktárkészletek Anyaggazdálkodás mutatók
2.2.3.5 »EDI« BI standard jelentések A következő EDI jelentések állnak a rendelkezésére:
Összes vevő éves trendje Trend elemzés Áttekintés vevők Részletes nézet vevők Áttekintés árucikkek Részletes nézet árucikkek Prognózisok szállításokkal szemben Mutatók szállításlehívás minőség Prognózisok a hónapra
Részletes információk találhatók a külön »abas BI – Business Intelligence« című termékleírásban.
*Licencelés/aktiválás szükséges
2.2.4 abas DMS – Dokumentum menedzsment rendszer* Az abas DMS-ben az abas dokumentumok automatikusan archiválásra kerülnek. Közvetlenül az ERP rendszerből hozzáférhet az abas ERP ügyleteiből való archivált dokumentumokhoz. Ugyancsak lehetséges a DMS-ből való hozzáférés is az abas ügylethez. A papírdokumentumok szkennelésre és vonalkódon keresztül az abas ERP-ben rögzített ügyletekkel összekapcsolásra kerülnek. Az archiválandó külső dokumentumok indexelésénél használhatók vevő-/szállító- és cikktörzsök az abas-ból. Egy átfogó Office integráció az e-mailek, MS Word és MS Excel fájloknak az eredeti formájukban való archiválásával szintén integrálva van, mint ahogy számos kiegészítő funkció is, amik a DMS-sel való munkát kényelmessé és áttekinthetővé teszik. Bizonylat típusok
Összesen 33 bizonylat típus az értékesítésből, beszerzésből, törzsadatokból és a pénzügyi könyvelésből.
Keresési kritériumok
Számos általános keresési kritérium törzsadatokból, beszerzésből, értékesítésből, e-mailből stb., valamint teljes szöveg keresés.
Részletes információk találhatók az » abas DMS – Dokumentum menedzsment« című termékleírásban.
2.2.5 abas PM – Projektmenedzsment* Az abas projektmenedzsment kompatibilis, felhasználó-orientált megoldásokat kínál a gyakorlathoz közel álló folyamat leképezéshez. Az abas projektmenedzsmenttel az üzleti folyamatok minden egyes projektszakaszban és az összes részlegre vonatkozóan áttekinthetővé tehetők. Az információk a költségekre, projektstátusra, időtervre és visszajelentésre vonatkozóan gombnyomással azonnal rendelkezésre állnak, és lehetővé teszik a munka előrehaladásának, az elszámolási állapotnak és az eltéréseknek az ellenőrzését, valamint a határidő és költségvetés betartás prognózisait. A magfolyamatok, mint pl. értékesítés, beszerzés és szerviz zökkenőmentesen kerülnek bevonásra a projektfolyamatokba és -kiértékelésekbe. A határidők mindig aktuálisan kerülnek megjelenítésre, interaktív grafikus erőforrás menedzsment garantálja a hatékony erőforrás felhasználást.
Az abas projektmenedzsment grafikus projekt és erőforrás tervezése támogatja a projektre vonatkozó kapacitás kiértékelést. Ennél a »Projektmenedzsment Start« különösen kis munkacsoportok számára alkalmas. *Licencelés/aktiválás szükséges
95
A »Projektmenedzsment Standard« a területeket lefedő használathoz van tervezve a vállalatánál. Ezzel az összes fontos részleg bevonásra kerül a projekt lebonyolításnál. A »Projektmenedzsment Professional« segítségével komplex munkafolyamatokat képez le széles körű kalkulációval teljesítmény jegyzékek alapján. Ez különösen a közepes, ill. nagyobb középvállalatokhoz igazodik. A »Projektmenedzsment Professional« részletes projektterveket nyújt Önnek. Részletes információk találhatók az »abas PM - Projektmenedzsment« című termékleírásban.
2.2.6 abas szerviz tervező* Az opcionálisan kapható szerviz tervező a grafikus szerviz megbízás tervezést támogatja az abas ERP-ben. A szerviz tervező a következő nézetekkel rendelkezik:
Megrendelés nézet szerviz ajánlatokkal és szerviz megrendelésekkel, valamint hozzá tartozó szerviz foglalásokkal és beszerzésekkel a beszerzésből és átraktározásból Erőforrás nézet az összes technikus és technikus csapat, valamint a hozzá tartozó szerviz eszközök foglalásaival Telephely nézet áttekintéssel a technikusokról és a szerviz megbízásokhoz tartozó telephelyekről Kihasználás nézet a technikusok és szerviz eszközök kihasználásának grafikus kiértékelésével Anyag nézet megrendelési javaslatokkal és megrendelésekkel, valamint átraktározási javaslatokkal és raktári kivétekkel a hozzá tartozó szerviz foglalásokkal Vevői megrendelés nézet határidő nézettel
A szerviz tervező a következő funkciókkal rendelkezik:
Zoom, kereső, szűrő és manipuláció funkciók (drag & drop) Infosystem kapcsolat lehívási paramétereken keresztül Drill down az összes releváns abas objektumhoz Szelektív vagy automatikus visszaírás Egyedi és operatív riportolás beleértve a további feldolgozást Excelben Online súgó
*Licencelés/aktiválás szükséges
3. abas Tools Az abas Tools olyan eszközöknek az összefoglalása, melyek az abas ERP testreszabásainál támogatják Önt. Az abas Tools (eszközök) az Eclipse szabad fejlesztési környezeten alapulnak és különböző operációs rendszerekhez állnak rendelkezésre. AJO fejlesztési környezet Az abas Java Objects (AJO) az abas ERP hatékony, objektumorientált, Java alapú programozási interfésze, amivel egyszerűen megvalósíthatók komplex testreszabások vevői projektekben. A fejlesztési környezet a Java fejlesztési környezet abas specifikus bővítésein keresztül támogatja Önt. FO szerkesztő Az FO az abas saját script nyelve egyszerű testreszabásokhoz. Az FO szerkesztő egy modern, kényelmes fejlesztési környezet, az összes tulajdonsággal, ami lehetővé teszi a hatékony munkát az Ön számára, mint pl. szintaxis kiemelés, kód kiegészítés, bevitelek érvényesítése, refaktorálás támogatása, tooltippek, súgó kapcsolat stb. Adatböngésző Néhány egérkattintással láthatja az abas objektumok felépítését, felvilágosítást kaphat a metaadatokról (pl. felsorolások) és elkészítheti az adatok lekérdezéseit az abas ERP mandantokból. Maszkszerkesztő A grafikus maszkszerkesztővel elkészítheti és módosíthatja az abas ERP párbeszédmaszkjait. A WYSIWYG funkcióval néhány egérkattintással testre szabhatja a kezelőfelületet. Mobile Apps fejlesztési környezet – opcionális Ha használja az abas Mobile-t, akkor ezzel a fejlesztési környezettel infosystemeket, törzsadatokat és mozgási adatokat bocsáthat rendelkezésre az abas Mobile-ban való használathoz.
*Licencelés/aktiválás szükséges
97
4. Interfészek Több szabadság nyitott IT világban Az interfészeken keresztül az abas ERP-t összekapcsolja más alkalmazásokkal vagy kiegészítő megoldásokkal, mint például adattárház, OLAP adatbázisok, CAD, CAQ, BDE, EDI rendszerek, dolgozói jelenlét és munkaidő nyilvántartás, valamint archiváló rendszerek, szövegszerkesztő programok és táblázatkezelő programok. Egyszerű és biztonságos kapcsolatot teremt a következőkkel:
DDE (Dynamic Data Exchange) ODBC (Open DataBase Connectivity) és JDBC (Java DataBase Connectivity), opcionális, licencköteles EDP (ERP adathozzáférési protokoll) ActiveX Java API Adatexport/-import Objektumorientált adatbázis-interfész FOP-khoz Webshop interfészek BMEcat OpenTRANS
4.1 DDE – Dynamic Data Exchange Az abas ERP egy program kapcsolódási felületet nyújt DDE-kompatibilis (Dynamic Data Exchange) Windows programokhoz (MS Excel, MS Word). Ez a kapcsolódási felület az ERP vagy saját alkalmazások standard funkcióin keresztül használható. A DDE használatával alkalmazói programok adatokat dinamikusan ki tudnak cserélni egymással. Az abas itt egy DDE kapcsolat szervereként vagy klienseként is felléphet.
4.2 ODBC – Open Database Connectivity Ön választhatja a licencköteles ODBC – Open Database Connectivity - standard interfészt. Számos piaci eszköz, amely kiértékeléseket készít, vagy adatokat dolgoz fel az adatbázisból, használja ezt az interfészt. Az ODBC-vel többek között archiváló rendszerek, szövegszerkesztő programok, táblázatkezelők, OLAP adatbázisok vagy riportgenerátorok integrálhatók. Az ODBC kapcsolódási felület támogatja az abas ERP kulcsokat, úgyhogy az adatok szortírozása és szelekciója gyorsan és hatékonyan végrehajtható. Mivel az interfész lehetővé teszi a kommunikációt az egységes SQL – Structured Query Language – adatbázis-nyelven keresztül, számos IT világ nyitva áll Ön előtt, pl. a Microsoft alkalmazások. Például körleveleket készíthet szelekciós lehetőségekkel az MS Word-ben, vagy adatokat illeszthet be MS Excel táblázatkezelőbe.
Alkalmazási példák ODBC interfészre:
Körlevelek Microsoft Wordben Statisztikák MS Excelben Lekérdezések MS Accessben Listák és nyomtatványok a Crystal Report, Jasper Report és CS OnlineView kiegészítő megoldásokkal Információs rendszer Visual Basic-kel
4.3 SQL interfész Az SQL interfésszel az adatok az abas-ból egy relacionális adatbázisba kerülnek exportálásra. Az export főképp külső szoftver hozzákapcsolására vagy egy adattárház feltöltésére szolgál. Az ERP adatok relacionális exportja az EDI konfigurációval lehetséges. A következő export metódusok állnak rendelkezésre: CSV Az adatok egy CSV fájlba kerülnek írásra. SQL SCRIPT A generált SQL utasítások egy fájlba kerülnek írásra. Az adatbázis menedzsment rendszer (DBMS) ezeket a fájlokat össze tudja szedni és importálni tudja őket. A választott módtól függően a »törlés«, »módosítás« és »új felvitel« parancsokhoz kerülnek generálásra utasítások. SQL DB Az adatok közvetlenül egy SQL adatbázisba kerülnek írásra. Ez a mindenkori DBMS gyártó JDBC meghajtójának a segítségével történik.
4.4 EDP – ERP adathozzáférési protokoll Az EDP ERP adathozzáférési protokollt jelent. Amíg az olyan interfészek, mint az ODBC, komplex és standardizált kapcsolatokhoz állnak rendelkezésre, addig az EDP interfész a közvetlen „program to program” kommunikációhoz használható. Az EDP interfész támogatja az abas-ban való adatszelekció összes funkcióját mind előredefiniált szelekciós sablonokkal, mind az automatikusan rendelkezésre álló standard táblázatokkal. Az EDP interfésszel továbbá felvihető és módosítható az abas-ban lévő adatok csaknem minden típusa. Az adatok kiadása számos formátumban lehetséges, emellett UTF-8 és további karakterkódolások is támogatottak. Az EDP interfész használata történhet mind az adatimport és –export shell scriptjein, mind a JEDP (Java interfész) és az ActiveX interfész programozói interfészeken keresztül.
99
Az EDP a következőket nyújtja:
Rendelkezésre álló adattáblázatok, valamint azok tulajdonságai Egy meghatározott táblázat mezői és kulcsai Meta-információ az adatbázisról és különböző adattípusokról (felsorolások, utalások)
Az EDP-vel például lehetségesek a következők:
Gyorsan egyszerű kiértékeléseket készíthet Adatokat kérdezhet le más mandantokból Külső programoknak egyszerű adathozzáférést tehet lehetővé Infosystemeket kivitelezhet, és adatokat exportálhat Adatexportot hajthat végre HTML-be és XML-be Tetszőleges törzsadatokat módosíthat Üzleti eseményeket dolgozhat fel Üzenetszövegeket olvashat és fordíthat ActiveX és JEDP programozói interfészeken keresztül tetszőleges saját programokat készíthet olvasási és írási hozzáféréssel az abas ERP-hez
ActiveX Az ActiveX interfésszel olvashatja és feldolgozhatja az összes adatobjektumot az abas-ban. Minden tetszőleges MS Windows munkaállomásról (pl. MS Office-ból) lehetséges az olvasási és írási hozzáférés az abas adatbázishoz. Továbbá az EDP interfészhez megvalósított tulajdonságok az ActiveX interfész alatt is lehetségesek. Java API JEDP További programozási interfészként létezik egy Java API az abas adatbázisához való olvasási és írási adatbázis hozzáférésekhez EDP-n keresztül. Ez ugyanazokat a funkciókat nyújtja, mint az ActiveX interfész, azonban platformtól függetlenül minden Java környezetben működőképes. Adatexport/-import Ha az adatok még gyorsabban szükségesek az abas-ból – például egy ASCII fájlban a további feldolgozáshoz egy külső programmal -, akkor ehhez egy speciális eszközt használhat. Ez adatok közvetlen és egyszerű kiadására szolgál EDP segítségével szövegfájlokban. Egy további program az EDP interfészre épül, ezért Ön rendelkezik az összes szelekciós lehetőséggel, amivel az „abas magban”, ill. az EDP interfésszel is rendelkezik. Így az ERP rendszerből az összes adatot, valamint sokféle meta adatot exportálhat. Egy speciális programmal elindíthat infosystemeket, és exportálhatja azok eredményét. Az exportált adatokat mindkét programmal sokféle módon formázhatja, hogy megkönnyítse a további feldolgozást más alkalmazásokban.
Egy program, ami szintén az EDP interfészre épül, lehetővé teszi Önnek, hogy az abas ERP-ben tetszőleges adatokat batch-vezérelten módosítson, valamint hogy a legtöbb üzleti eseményt batch üzemmódban hajtsa végre. Két program összekapcsolásával nagyon egyszerűen lehet adatokat másolni egy mandanton belül, vagy két különböző mandant között.
4.5 abas Java objektumok Az abas ERP egy objektumorientált adatbázis interfészt nyújt FO programokhoz a Java programozási nyelven. Ez lehetővé teszi a programozást objektumokkal az összes rekordhoz, típus-biztos hozzáféréseket mezőkhöz és a programok egyszerű ellenőrizhetőségét compileren keresztül. A programok könnyen elkészíthetők egy modern fejlesztési környezetben Eclipse-n alapulóan. A Java-val a komplex felhasználói követelmények hatékonyan valósíthatók meg a legmodernebb, világszerte alkalmazott standardokra alapozva. Így az abas ERP-be könyvtár modulokat vagy kész Java összetevőket integrálhat, amik az interneten rendelkezésre állnak.
4.6 Webshop interfészek Az OpenTRANS és BMEcat standardok támogatásával az abas ERP két nyílt interfészt bocsát a rendelkezésére harmadik fél webshopjainak a csatlakoztatásához. BMEcat A kiválasztott árucikkek és cikktartományok összes releváns adatának az exportja az abas ERP-ből egy webshopba a BMEcat XML formátumban történik. A BMEcat 1.2 és BMEcat 2005 export formátumok német és angol nyelveken állnak a rendelkezésére (www.bmecat.org). Az adatexport ebben a formátumban termékkatalógusok készítéséhez is használható. OpenTRANS Az OpenTRANS kereskedelmi adatok importjára szolgál egy definiált XML formátumban (www.opentrans.de). Ebben az esetben úgynevezett openTRANS order dokumentumokból web megrendelések készülnek az abas ERP-ben.
4.7 PDM/PLM integráció* A PLM hozza az összes releváns információt egy termékre vonatkozóan, ezenkívül a PLM magában foglalja a termékek életciklusának összes aspektusát. A PLM/PDM integráció PRO.FILE az abas-ban támogatja a törzsadatok, darabjegyzékek és rajzok teljes adatmenedzsmentjét a fejlesztési részlegekben, valamint ezeknek az adatoknak az összehasonlítását az abas ERP-vel. A PDM/PLM a következőt nyújtja:
(Beszerzési) cikk export Konstrukciós árucikk import Darabjegyzék import CAD rajzok megjelenítése PRO.FILE-ból Business Apps integráció PRO.FILE-ban
*Licencelés/aktiválás szükséges
101
ABAS InterJNet Számítástechnikai Kft. Apponyi tér 1. Jászberény H-5100 Tel.:+36 57 404 459 Fax:+36 57 404 459
[email protected] www.abas.hu www.abas.de
© abas Software AG Készült: 2015. május A változtatás jogát fenntartjuk!
