Aan de raad
AGENDAPUNT 6 Doetinchem, 23 juni 2010
Andere werkwijze van de gemeenteraad Voorstel: 1. Per september 2010 nadrukkelijk onderscheiden: beeldvorming, meningvorming en besluitvorming, in een cyclus van drie weken. 2. In de beeldvormende bijeenkomsten meer ruimte bieden aan inwoners en organisaties. 3. De donderdag bestempelen als de vergaderdag van de raad. 4. Het presidium bepaalt de agenda van de beeldvormende bijeenkomsten, de beeldvormende bijeenkomsten bepalen de agenda van de raadsvergaderingen. 5. Het presidium als volgt samenstellen: burgemeester (voorzitter), fractievoorzitters, griffier en secretaris. 6. In maart 2011 de werkwijze evalueren. 1. Inleiding Op de raadsconferentie in maart 2010 hebt u zich uitgesproken voor een grotere rol van burgers in uw besluitvormingsprocessen en bij beleidsontwikkeling. U wilt zich door de ruimere inbreng van inwoners en belanghebbenden een completer beeld vormen van een probleem en mogelijke oplossingen. Die uitspraak was het startsein voor de commissie-Koning, waarin alle fracties uit de raad vertegenwoordigd zijn. De commissie heeft de volgende doelen geformuleerd: - Meer ruimte voor inbreng van betrokkenen en burgers creëren en hun kennis en ervaring benutten. - Meer sturing op de raadsagenda vanuit de raad zelf. - Politiek aantrekkelijk maken voor inwoners en raadsleden. Na oriëntatie heeft de commissie-Koning conclusies getrokken. De belangrijkste is dat het scheiden van fasen in de besluitvorming een manier is om de doelen te realiseren en daarmee tevens aan een cultuurverandering te werken. Scheiding tussen de fasen van beeldvorming en meningvorming en vervolgens de fase van besluitvorming is uitgangspunt om tot een nieuwe werkwijze te komen. Een breed draagvlak onder raadsleden, systematische evaluatie en een open houding om elkaar (raad, college en organisatie) 'op te voeden' in deze werkwijze, zijn randvoorwaarden om succes tot stand te brengen. Een doelstelling voor de langere termijn is een versterking van de duale verhoudingen. Overwegingen Gemeenteraden moeten belangrijke besluiten nemen. Een zorgvuldige voorbereiding is daarom noodzakelijk. Er moet voldoende informatie zijn. Raadsleden hebben daarnaast behoefte aan gelegenheden om een mening te ontwikkelen over onderwerpen waarover ze moeten beslissen. Die meningvorming gebeurt individueel, fractiegewijs en in raadsverband.
2 Doetinchem, 23 juni 2010 Van oudsher zijn commissies de vorm waarin raadsleden hun beeld van onderwerpen scherper maken en hun mening verder ontwikkelen. Ze doen dat in een gedachtewisseling met elkaar en met het college. Vaak geven inwoners hun kijk op het onderwerp. Door hun mix aan functies (beeldvorming en meningvorming) is de bedoeling van commissievergaderingen vaak niet duidelijk. Een ander manco aan onze commissies is dat er maar beperkt tijd is voor inwoners en weinig ruimte voor dialoog. Vernieuwing De in maart 2010 gekozen raad wil meer ruimte maken voor beeldvorming, de eerste fase van het besluitvormingsproces. En die fase duidelijk markeren; er speciale bijeenkomsten voor beleggen met ruim baan voor betrokken inwoners. Ook de andere fasen, meningvorming en besluitvorming, verdienen een uitdrukkelijke plaats. In een nieuwe werkwijze moet de raad meer sturing krijgen op zijn agenda, en niet alleen maar de stroom van voorstellen van het college afwachten. In dit proces van vernieuwing trekken raad en college samen op. 2. Vergaderen in drie stappen Beeldvormende bijeenkomsten De commissie-Koning stelt voor om elke vergadercyclus te beginnen met beeldvormende bijeenkomsten. Aan deze bijeenkomsten nemen deel: genodigden, raadsleden (één vertegenwoordiger per fractie, bij gewichtige onderwerpen twee), ambtenaren en collegeleden. Het doel van zo'n bijeenkomst is informatie verzamelen en het onderwerp verhelderen. Raadsleden mogen in de beeldvormende vergadering alleen vragen stellen; geen politiek bedrijven. Daarom zijn inwoners en ambtelijke deskundigen de voornaamste informatiebron. Na afronding van een onderwerp bepalen de deelnemende raadsleden of het onderwerp door kan naar de agenda van de meningvormende vergadering. De griffie maakt van deze bijeenkomsten een samenvattend verslag. Meningvormende bijeenkomsten Als het beeld compleet is, komen wij bij het stadium van meningvorming. Dat is de fase waarin raadsleden onderling hun meningen uitwisselen, argumenteren, debatteren en zo een standpunt vormen. Het college is aanwezig, maar stelt zich terughoudend op. Het gaat nu om standpuntbepaling van raadsleden en fracties. Het stellen van informatieve vragen is in deze fase taboe; het doel is hier een levendig debat tussen de fracties. Raadsleden dienen amendementen en moties in deze bijeenkomsten in. De meningvormende bijeenkomsten zijn plenaire vergaderingen. Na de sluiting van deze fase komen wij bij de laatste stap, de besluitvorming. Besluitvormende vergaderingen Uiteindelijk gaat het de raad om besluiten. Bij de beschreven werkwijze kost deze fase de minste tijd. Het beeld staat vast, het oordeel is gevormd en de tijd is rijp voor een besluit. Stemverklaringen zijn nog toegestaan. Daarna valt de hamer en is het besluit genomen. Van de meningvormende en besluitvormende vergaderingen verzorgt de griffie een nagenoeg woordelijk verslag tot de overgang naar videoverslaglegging afgerond is.
3 Doetinchem, 23 juni 2010 3. Uitwerking en gevolgen Presidium en voorbereiding van vergaderingen De raad laat de agendavorming aan het presidium over. Het bestaat uit de fractievoorzitters, de burgemeester en de griffier. Ter wille van de link met de organisatie woont ook de gemeentesecretaris de vergaderingen bij. De griffier bereidt de bijeenkomsten voor, na overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris. Het blijft, ook in een nieuwe werkwijze, van belang de verbinding tussen raad, college en organisatie goed in het oog te houden. Voor inwoners zijn wij 'de gemeente', ondanks verschillende rollen en verantwoordelijkheden. Het presidium bereidt de beeldvormende bijeenkomsten voor; denk aan tijdsduur van onderwerpen en kring van genodigden. Het vervangt de vroegere agendacommissie. Het zal vaker dan nu vergaderen en de termijnagenda bewaken. De verantwoordelijkheid voor het proces van de nieuwe werkwijze berust bij het presidium. Het evalueert na elke cyclus de gang van zaken, mede op basis van signalen van insprekers, en bespreekt deze een keer per kwartaal met de voorzitters van de beeldvormende bijeenkomsten. Gelet op zijn onafhankelijke positie vinden wij de burgemeester het meest geschikt als voorzitter van het presidium. Wij zien voor hem als voorzitter van de raad een verantwoordelijkheid ook bij de voorbereiding van de vergaderingen. Frequentie Op dit moment vergadert de raad minimaal vier avonden in een vergadercyclus: drie commissie- en een raadsvergadering. In totaal hebben wij nu negen cycli per jaar. Belangrijk is dat het voor inwoners herkenbaar wordt wat de politiek doet en in welk stadium een zaak zit. Regelmaat en een vaste vergaderdag bevorderen dat en zijn bovendien voor alle gemeentelijke spelers makkelijk. Ook is het van belang dat belanghebbenden niet langer dan nodig is op een raadsbesluit moeten wachten. Met parallelsessies van de beeldvormende bijeenkomsten kunnen wij voldoende aandacht aan onderwerpen besteden. Dit komt bovendien de voortgang van onderwerpen ten goede en geeft levendige avonden in het stadhuis. Wij plannen flinke pauzes in voor ontmoetingen. Wij kiezen voor een cyclus van drie weken. De raad neemt daarmee over eenvoudige onderwerpen relatief snel een besluit. Ten opzichte van de huidige frequentie een winst van drie weken. Het voordeel is ook dat bij gecompliceerde onderwerpen een tweede beeldvormende bijeenkomst binnen drie weken plaatsvindt. Tot slot bereiken wij zo waarschijnlijk een gelijkmatiger verdeling van onderwerpen over het jaar. Een serie van drie weken ziet er als volgt uit: - week 1 (donderdag): beeldvormende bijeenkomst; - week 2 (woensdag): presidium, voorbereiding beeldvormende bijeenkomst over drie weken; (donderdag) bijzondere raadsactiviteit, liefst buiten het stadhuis; - week 3 (donderdag): meningvormende en besluitvormende vergadering. Wij kiezen dus voor de donderdag als vaste vergaderdag. Doetinchem is daar al enigszins aan gewend. Fracties plannen hun eigen activiteiten op een andere dag.
4 Doetinchem, 23 juni 2010 De bijlage verduidelijkt het nieuwe vergaderritme. In een jaarschema nemen wij drie recesperiodes op: de kerst-, mei- en zomervakantie. Voorzitters Omdat wij in het beeldvormende stadium met parallelsessies werken, hebben wij minimaal vier voorzitters nodig. Deze voorzitters zijn raadsleden. Na de zomer benoemt de raad de voorzitters en selecteert hen op kwaliteit. De meningvormende vergadering is een plenaire raadsbijeenkomst. De raadsvoorzitter zit deze bijeenkomsten voor. Agendering van onderwerpen Het consequent toepassen van de onderscheiden fasen heeft ook nadelen. Bij zijn voorbereidende activiteiten betrekt het college inwoners al bij besluiten. De raad gaat dat overdoen door ook betrokkenen uit te nodigen voor zijn bijeenkomsten. Deze doublure kleeft ook nu al aan het commissiestelsel. Het nadeel wordt groter, omdat wij betrokkenen gaan uitnodigen. Aan de andere kant heeft het consequent toepassen van de methode het voordeel van de duidelijkheid. De commissie-Koning vindt het voordeel groter dan het nadeel en stelt dus voor om álle onderwerpen beeldvormend, meningvormend en besluitvormend te behandelen. Deze werkwijze moet strak worden geregisseerd. Het college kan niets mondeling aan de raad voorleggen, maar krijgt een agendapunt via de schriftelijke weg. Dit brengt meer bureaucratie mee. Voor inwoners en andere betrokkenen willen wij de mogelijkheid van spontane uitingen open houden. Zij kunnen hun initiatief per brief of e-mail aan het presidium voorleggen. Het presidium beslist daarover. Afhankelijk van de inhoud krijgen initiatiefnemers ruimte op een beeldvormende avond of wordt hen een andere weg gewezen om hun punt aanhangig te maken. Wij hoeven hier niet af te wachten. Het presidium kan actief uitnodigen. Termijnagenda De raad wil zijn sturende rol versterken door met een termijnagenda te gaan werken. Daarmee kan de raad tijdig bepalen welke onderwerpen bijzondere aandacht verdienen om vooraan in het beleidsproces ruimte aan inwoners, deskundigen en belanghebbenden te bieden. Ons lijkt de begrotingsbehandeling of direct daarna een geschikt moment. De fase van beeldvorming kan dan volop tot zijn recht komen. De termijnagenda heeft bovendien de functie de reguliere onderwerpen te kunnen plannen voor een goed verloop van de beeldvormende sessies. Een andere functie van de termijnagenda is dat de raad een handvat krijgt om prioriteiten te stellen in de planning van het college. Het presidium hanteert de termijnagenda als een dynamisch instrument. Voeding vanuit fracties en afstemming met college en organisatie zijn van belang. Namen van bijeenkomsten Aansprekende namen voor de verschillende bijeenkomsten leveren een bijdrage aan een heldere communicatie. Ons voorstel is om de beeldvormende bijeenkomst de naam te geven 'beeldvormende raad'. De meningvormende en besluitvormende bijeenkomsten blijven wij gewoon raadsvergadering noemen.
5 Doetinchem, 23 juni 2010 Communicatie Een van de belangrijkste voorwaarden om de werkwijze te laten slagen, is dat inwoners goed geïnformeerd zijn over de functie van de onderscheiden bijeenkomsten. Alle genodigden voor de beeldvormende bijeenkomsten moeten tevoren weten wat ze in de vergadering kunnen verwachten. En natuurlijk wat hun rol is, wanneer zij hun inbreng kunnen leveren en hoe het traject verloopt naar het raadsbesluit. Uiteraard wordt de werkwijze beschreven op de gemeentelijke site en op de gemeentepagina's van het huis-aan-huisblad. Die beschrijving moet wervend, uitnodigend zijn. Inwoners moeten weten dat ze welkom zijn bij de raad. Om mee te spreken, maar ook als belangstellende. Belanghebbenden moeten vanaf het begin inzicht hebben hoe het proces in stappen van besluitvorming verloopt, zowel van college als raad, en op welk moment zij hun inspraak kunnen geven. Gevolgen De voorgestelde nieuwe werkwijze vraagt van iedereen de discipline om zich aan de scheiding van fasen te houden. Vooral een neutrale opstelling met open vragen in de beeldvormende bijeenkomsten is essentieel. Het vermijden van informatieve vragen in de meningvormende bijeenkomst is eveneens cruciaal. Om raadsleden bij deze cultuuromslag te helpen, is het noodzakelijk om scholing te volgen in het leren stellen van goede vragen. Leren debatteren en argumenteren is belangrijk om de meningvormende fase te laten slagen. Ook een speciale scholing voor voorzitters is nodig. De nieuwe werkwijze zal zich met vallen en opstaan ontwikkelen. Bij de invoering vereist dat een overtuigd draagvlak onder de raadsleden. Daarna vergt het systeem onderhoud, wat een open en kritische houding van alle betrokkenen vraagt. De doelen van de raad zijn hiervoor het ijkpunt. Dit onderhoud is in eerste aanleg een taak voor het presidium. Invoering U hebt zich uitgesproken voor ruimere aandacht voor de beeldvormende fase en voor een sterkere positie van inwoners. Dankzij de eensgezindheid daarover kon de commissie-Koning voortvarend aan de slag gaan. De oude commissies zijn in de praktijk al afgeschaft. Wij oefenen met de algemene commissies al enigszins met het scheiden van de besluitvormingsfasen. Bij het opstellen van dit stuk hebben wij ons goed georiënteerd op een werkwijze waarin beeldvorming beter tot zijn recht komt. De griffier van Voorst, drs. S.J. Peet, heeft ons een avond geïnformeerd over het onderscheiden van de besluitvormingsfasen. Een voormalig raadslid van die gemeente heeft de ervaringen van raadsleden met ons gedeeld. Gemeentesecretaris en griffier zijn in Voorst in gesprek geweest met hun collega's van die gemeente. Wij hebben kennisgenomen van een bundel waarin de VNG vorig jaar alle beproefde varianten als markten, carrousels en rotondes heeft geordend. De uitgave heet 'Op het tweede gezicht', ondertitel: Gemeentelijke vergaderpraktijken nader beschouwd. Ze ligt voor u ter inzage. Dankzij eenstemmigheid en zin in een nieuwe werkwijze zijn wij voor een snelle invoering van de in deze nota beschreven veranderingen. Vallen en opstaan zijn onderdelen van dit vernieuwingsproces. Ons voorstel is om in september 2010 met het nieuwe stelsel te beginnen. Voorwaarden zijn dat de communicatie dan rond is, scholingen achter de rug zijn en de organisatie er klaar voor is.
6 Doetinchem, 23 juni 2010 Evaluatie Wij stellen voor, een evaluatie door de hele raad in maart 2011. Aandachtspunten zijn dan: het tempo van een drieweekse cyclus, de vaste donderdag, de samenstelling van het presidium, de capaciteit van de griffie en de formele vertaling van de nieuwe werkwijze in het Reglement van orde. De basis voor dit stelsel is geïnspireerd door de werkwijze van de gemeente Voorst. Het is aan ons om te bouwen aan een eigen methode die bij Doetinchem past. Alleen al het stedelijke karakter van Doetinchem vraagt een eigen benadering.
De commissie-Koning, P.J. Koning, voorzitter A.C. van der Haar, griffier
De raad van de gemeente Doetinchem; gezien het voorstel van de commissie-Koning over een andere werkwijze van de raad en met overname van de in dat voorstel vermelde overwegingen; gelet op artikel 108, lid 1, juncto artikel 147, lid 2 van de Gemeentewet; besluit: 1. Per september 2010 nadrukkelijk te onderscheiden: beeldvorming, meningvorming en besluitvorming, in een cyclus van drie weken. 2. In de beeldvormende bijeenkomsten meer ruimte te bieden aan inwoners en organisaties. 3. De donderdag te bestempelen als de vergaderdag van de raad. 4. Het presidium bepaalt de agenda van de beeldvormende bijeenkomsten, de beeldvormende bijeenkomsten bepalen de agenda van de raadsvergaderingen. 5. Het presidium als volgt samen te stellen: burgemeester (voorzitter), fractievoorzitters, griffier en secretaris. 6. In maart 2011 de werkwijze te evalueren. Aldus besloten in zijn vergadering van 1 juli 2010,
, griffier
, voorzitter
