JAARVERSLAG 2015 1. BESTUUR De bestuurssamenstelling in het verslagjaar was als volgt: Mw. M.J.P. Vink-van Bruggen Mw. A.D.M. Compier Dhr. S. Ruitenbeek Dhr. C.G. Raateland Dhr. R.M. de Vries Mw. C.T. Joosten Dhr. H. van den Hoogen
voorzitter secretaris, jaarverslag penningmeester vice-voorzitter lid lid t/m 31-12-2015 lid vanaf 22-09-2015
Het bestuur had vanaf september 2015 weer een volledige, oneven samenstelling. De openstaande vacature werd ingevuld door de heer Hans van den Hoogen. Hij heeft de portefeuille vrijwilligers- en WMObeleid op zich genomen. De verdeling van de portefeuilles, de taakverdeling en het goed functioneren van het bestuur heeft de continue aandacht van de bestuursleden. 2. GEBOUW Vereniging van Eigenaren Op 16 juni werd de jaarvergadering van de Vereniging van Eigenaren (met als leden Stichting Dorpscentrum Spaarndam en Stichting Kinderopvang Spaarne (SKOS)) gehouden. Zaken als gezamenlijk (meerjaren) onderhoud, financiën, bestuursreglement en project Hartje Spaarndam kwamen aan de orde. Op 8 december volgde een tweede vergadering waarin met name over het (gezamenlijk) dakonderhoud en de inspectie door een adviesbureau werd gesproken. Het dak werd in redelijke staat bevonden, maar noodzakelijk onderhoud zal in 2016 nodig zijn. Overig onderhoud Kleine en noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden werden gedurende 2015 aan het gebouw verricht. Voor groot onderhoud waren in het verslagjaar nog niet voldoende middelen beschikbaar. Wel was het noodzakelijk de zonneschermen aan de voorzijde te vervangen, en enkele brandvertragende plafonds werden geplaatst. Het zonnepanelen-project blijft op het verlanglijstje staan en wordt verder onderzocht, alsmede vervanging van de cv-installatie. Het groen-onderhoud buiten, alsmede enkele onderhoudsklussen binnen, werd wederom tot onze volle tevredenheid door cliënten van de Reclassering Nederland gedaan. Het buitenschilderwerk, het interieur, en het schilderwerk van de ontmoetingsruimte en de toilettenruimte werden aangepakt en opgefrist, en ook de bar kreeg een opknapbeurt. Op 21 maart werd meegedaan met de klusactie NLdoet van het Oranje Fonds. Een groep enthousiaste vrijwilligers kwam die ochtend de sportzaal en de sportattributen een grondige extra schoonmaakbeurt geven. Vanwege noodzakelijke bezuinigingen is eind 2015 het lopende contract met het schoonmaakbedrijf opgezegd, en een nieuw, gunstiger contract werd met ingang van januari 2016 afgesloten.
2
3. VERHUUR EN ACTIVITEITEN Naast de reguliere verhuur, werden er (mede) door de Activiteitencommissie diverse activiteiten georganiseerd, zoals de Luilaknacht, Burendag en NL doet, Sail-In terras, en werd medewerking verleend aan het KIS (Kunst in Spaarndam) weekend. Op 3 januari werd de nieuwjaarsreceptie voor alle gebruikers en overige genodigden gehouden. Helaas was het niet zo druk. Enkele gemeenteraadsleden en 2 wethouders waren aanwezig en vertegenwoordigden de gemeente Haarlemmerliede & Spaarnwoude. Op 27 januari werd de jaarlijkse vergadering van de Raad van Gebruikers van het Dorpscentrum gehouden. Alle 27 verenigingen/gebruikers werden hiervoor uitgenodigd. De avond was redelijk goed bezocht door 9 verenigingen. Allerlei zaken zoals de verbouwingsplannen, onderhoud, financiën, alsmede vragen en opmerkingen van de verenigingen kwamen aan de orde. Positief was dat er een voorstel vanuit enkele verenigingen kwam om een vrijwilligersoverleg op te zetten. Op 7 mei is er in dit kader een overleg geweest met twee verenigingen. Dit heeft geresulteerd in hulp bij de organisatie van de Burendag/open dag voor verenigingen. Helaas is dit overleg (nog) niet verder van de grond gekomen. In mei heeft er een evaluatie met de Bibliotheek Zuid-Kennemerland plaatsgevonden. Het huurcontract is naar de huidige situatie aangepast. De bibliotheek heeft helaas de Rotunda (om online boeken te lenen) verwijderd, omdat daar te weinig gebruik van werd gemaakt. Er is nog wel de mogelijkheid voor volwassenen om thuis boeken te lenen, die kunnen worden afgehaald in het Dorpscentrum. De bibliotheek voor de jeugd is vier middagen per week geopend. Vooral de woensdag- en vrijdagmiddagen zijn populair. Op 16 mei was het Dorpscentrum stempelpost voor de Haarlemse Wandelvierdaagse. Wel 500 wandelaars kwamen een stempel en een warme drank halen. In de Luilaknacht van 22 op 23 mei waren ca. 6 jongeren aanwezig voor diverse activiteiten in het Dorpscentrum. In de zomer is het Eetcafé weer opgestart; in eerste instantie op de laatste zaterdag van de maand, en later werd dit de 2e en 4e zaterdag van de maand, en kon er in het Dorpscentrum van een driegangendiner genoten worden. Tijdens het Sail-weekend (19-23 september) was het Dorpscentrum extra geopend, met een klein terras dat goed liep. Ook waren we geopend tijdens het KIS-weekend (Kunst in Spaarndam). Het Dorpscentrum was één van de locaties op de kunstroute, waar kunst bekeken kon worden. Helaas was de aanloop niet zo heel groot. De plannen voor een terras worden in het voorjaar van 2016 verder uitgewerkt. Vanaf september werd er iedere donderdagavond in het Dorpscentrum gekookt door een vrijwilliger. Er werd door een vaste groep mensen in een informele sfeer met elkaar gegeten. De zogenaamde “donderdaghap” was al gelijk een succes en er werd besloten om er voorlopig mee door te gaan en hier meer bekendheid aan te geven, omdat dit tenslotte een maatschappelijke activiteit is. De Burendag werd voor de tweede maal op 26 september 2015 georganiseerd en gecombineerd met een open dag voor alle (sport)verenigingen, clubs en scholen die gebruik maken van het Dorpscentrum. De traditionele taartenbakwedstrijd leverde een aantal lekkere taarten op. Deze geslaagde dag werd mede mogelijk gemaakt door de huurders, gemeenten Haarlem en Haarlemmerliede en Spaarnwoude, het Oranje Fonds, de SKOS en alle vrijwilligers, medewerkers en vele anderen. Wethouders van beide gemeenten waren vertegenwoordigd. Op 17 oktober werd er weer een grote en geslaagde bridgedrive georganiseerd door de Bridgevereniging Spaarndam, met 220 deelnemers in de sportzaal. In de weekenden vanaf december 2015 t/m half februari 2016 zijn de jaarlijkse regionale zaalhockeywedstrijden in de Dees Verdurmenhal door de KNHB georganiseerd. Ook dit jaar werd weer met een groep
3
enthousiaste en trouwe vrijwilligers een minibar met koffie/thee en allerhande snacks bemand bij de entree van de sporthal. Dit initiatief is enkele jaren geleden tot stand gekomen om in het weekend op personeelskosten te besparen en wat extra inkomsten te verkrijgen. 4. PERSONEEL In 2015 waren bij de Stichting in dienst: 1 fulltime beheerder, 1 parttime assistent-beheerder en 1 parttime barmedewerkster. Als gevolg van een verslechterde financiële positie in 2014 en afnemende subsidies in het vooruitzicht, is begin 2015 afscheid genomen van de hoofdbeheerder. Ook de administratie is door een vrijwilliger ter hand genomen, zodat de administratief medewerkster verder ingezet kon worden als assistent-beheerder voor beheerstaken. Dit wordt in 2016 verder uitgewerkt. Een beheerplan is opgesteld. Voor de bardiensten werden 5 oproepkrachten ingezet. Een groot aantal vrijwilligers verrichtte werkzaamheden als gastheer/gastvrouw, diverse toezicht-, was- en onderhoudsklussen, ICT-onderhoud, en toezicht bij sportwedstrijden in de (winter) weekenden. Aandachtspunt in 2015 was het houden van regelmatig personeelsoverleg, om een goede onderlinge communicatie te bevorderen. Dit is door het personeel voortvarend opgepakt. Scholieren van diverse middelbare scholen in de omgeving hebben hun maatschappelijke stage gelopen in het Dorpscentrum. Er wordt in het Dorpscentrum een protocol en een stappenplan voor de melding van huiselijk geweld en kindermishandeling gehanteerd. Het huishoudelijk reglement is hierop aangepast. Ten aanzien van de naleving van de gemeentelijke verordening en de controle op de drank- en horecavergunning heeft het bestuur een bestuursreglement alcoholverstrekking en schenktijden opgesteld. Het huishoudelijk reglement en het bestuursreglement zijn, conform de vereisten, aanwezig en opgehangen in het Dorpscentrum. De benodigde (vervolg)cursussen voor EHBO/BHV, Sociale Hygiëne, Allergenenwetgeving en IVA- certificaten zijn gevolgd. Voor het personeel is tevens een protocol sociale media opgesteld. 5. FINANCIËN Was er in 2014 nog een tekort, het jaar 2015 (zoals begroot en verwacht) gaf een licht beter resultaat te zien dan de voorgaande jaren, mede door de personele inkrimping en diverse andere gedane bezuinigingen en een hogere huuropbrengst. De dagelijkse schoonmaak van de sportaccommodatie (hal en zaal plus sanitair) werd door een extern schoonmaakbedrijf gedaan, wat voor een hoge kostenpost zorgde. Om kosten te besparen is eind 2015 ervoor gekozen om het lopende contract met het schoonmaakbedrijf te herzien en een voordeliger contract per januari 2016 af te sluiten. De huurtarieven werden in augustus met 0,7% indexering verhoogd. De huuropbrengsten namen in 2015 iets toe ten opzichte van 2014, terwijl de marge van de baromzet helaas weer afnam, vanwege hogere inkoopprijzen. De personeelskosten en de schoonmaakkosten namen ook iets af. Fondsenwerving: Het Oranje Fonds en de gemeenten Haarlem en Haarlemmerliede hebben een mooie financiële bijdrage gegeven aan de Burendag. Bij het VSB-fonds is begin 2015 een aanvraag gedaan voor een bijdrage voor ventilatie in de benedenzaal. Helaas werd de aanvraag niet gehonoreerd. De sponsoring van de reclamepanelen in de sporthal liep beduidend minder goed. Een aantal hebben opgezegd. Wel is een nieuw reclamepaneel gesponsord door Wempe Bouwbedrijf. Subsidies: In december 2014 is bezwaar gemaakt tegen de subsidiebeschikking over 2015 van de gemeente Haarlemmerliede & Spaarnwoude ad € 11.500,-. Na een gang naar de Bezwarencommissie in april, luidde het advies van deze commissie dat het eerdere besluit onterecht genomen was, dat de subsidie € 25.500,- zou moeten bedragen, én dat er afspraken voor de toekomst met het Dorpscentrum
4
moeten worden gemaakt. Gelukkig heeft het college het advies overgenomen en is op het besluit, in het voordeel van het Dorpscentrum, teruggekomen. Voor de subsidieaanvraag over 2016 bij beide gemeenten, heeft het bestuur een Activiteitenplan 20162020 opgesteld. Dit plan werd ook besproken met de betrokken ambtenaar van Haarlem en de wethouder en ambtenaar van Haarlemmerliede & Spaarnwoude. Op verzoek van beide gemeenten is een toelichting geschreven met een specificatie van de kostprijs per activiteit. Door de gemeente Haarlem werd de subsidie voor de jaren 2016 tot en met 2019 vastgesteld op € 19.056,per jaar. Een besluit dat door het bestuur positief werd ontvangen, omdat dit zekerheid biedt voor de komende vier jaren. In februari is er een nieuwe leningsovereenkomst getekend voor het samenvoegen van de diverse lopende leningen tot één nieuwe lening met de gemeente Haarlemmerliede & Spaarnwoude. Dit voor een beter overzicht van de lopende leningen. Er is ook bezwaar gemaakt tegen de WOZ-aanslag van de gemeente Haarlemmerliede & Spaarnwoude; met succes. Plan van aanpak: Op 2 maart werd de heer Jaap de Knegt, adviseur van het PDNH (Platform Dorpshuizen Noord-Holland) uitgenodigd op het gemeentehuis van Haarlemmerliede & Spaarnwoude voor een gesprek. De gemeente schakelde hem in om hulp te bieden bij het opstellen van een beleidsplan voor het Dorpscentrum. In overleg met de beleidsmedewerkers van gemeenten Haarlem en Haarlemmerliede & Spaarnwoude, is er een werkgroep ingesteld, die een plan van aanpak heeft gemaakt, dat als leidraad zou dienen voor het beleidsplan van de gemeente Haarlemmerliede & Spaarnwoude. De werkgroep is ca. 4x bijeen geweest. Het plan van aanpak is in oktober 2015 aangeboden aan de gemeente (college en raad), en het werd zeer positief ontvangen. In het plan is een aantal aanbevelingen gedaan om in het Dorpscentrum meer activiteiten voor meerdere doelgroepen te laten plaatsvinden, én daardoor meer inkomsten te genereren. Het plan omvat de opdracht van de gemeenten aan de werkgroep, een beschrijving van de huidige situatie, de problematiek en de mogelijke oplossingsrichtingen. Het doel van het plan was ook om te komen tot een gemeentelijk beleidsplan voor het Dorpscentrum. In november is er een goed overleg geweest met het bestuur van het Dorpscentrum, de wethouder en enkele gemeenteraadsleden van Haarlemmerliede & Spaarnwoude. Eén van de aanbevelingen in het plan was het (tijdelijk) aantrekken van een evenementenmanager. Hier wordt begin 2016 een start mee gemaakt. Er zal ook geregeld voortgangsoverleg zijn met de gemeente. Het plan kan, indien gewenst, opgevraagd worden bij het secretariaat. Vanwege de noodzakelijke bezuinigingen had het bestuur eind 2015 het voornemen om een kascommissie in te stellen in plaats van de dure jaarlijks accountantscontrole te laten plaatsvinden. De statuten dienden dan wel gewijzigd te worden. Dit werd besproken in de jaarlijkse gebruikersvergadering in januari 2016 en werd tevens aan de gemeente Haarlemmerliede & Spaarnwoude voorgelegd voor goedkeuring. Helaas kan de gemeente geen goedkeuring hiervoor geven, vanwege de vereisten in de subsidieverordening. Leefbaarheidsgelden/ Hartje Spaarndam: Eind 2015 heeft het bestuur een bijeenkomst van de gemeente Haarlemmerliede & Spaarnwoude bijgewoond in het kader van het “Hartje Spaarndam”. Een project van de gemeente ter verbetering van het woon- en leefklimaat in Spaarndam. In dit project wordt samen opgetrokken met de gemeente Haarlem. Voor de twee deelprojecten op het grondgebied van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude (een bruisend dorpscentrum en een nieuw sportpark) is een visie opgesteld. De eerste bijeenkomst werd belegd om verschillende ruimtelijke modellen van deze visie te presenteren. Aan het einde van de bijeenkomst werd een richting gekozen voor een model dat verder uitgewerkt werd en als basis diende voor de subsidieaanvraag bij de Stichting Leefomgeving Schiphol voor de tweede tranche. De plannen voor het bruisende dorpscentrum zouden zijn: verplaatsing van de sporthal, realiseren van een dorpsplein, een nieuw, afgeslankt Dorpscentrum met woningen rondom, en winkeltjes. Begin 2016 zijn er nog diverse informatiebijeenkomsten gehouden. De aanvraag zal vermoedelijk in mei worden gedaan. Wat de uitkomst voor het Dorpscentrum ook is: het bestuur staat positief in een project dat de leefomgeving verbetert, volgt
5
alle ontwikkelingen met belangstelling, maar is afwachtend en terughoudend wat betreft het financiële plaatje van het project. 6. OVERIGE AANGELEGENHEDEN In het verslagjaar hebben een aantal overleggen plaatsgevonden met de verantwoordelijke wethouders en ambtenaren van de gemeente Haarlemmerliede & Spaarnwoude. In mei werd het halfjaarlijks overleg gehouden met de “oude” Dorpsraad over allerlei onderwerpen, zoals de Schipholgelden, toekomst Dorpscentrum en Dorpsraad, enz. In december werd er vergaderd met de duo-voorzitters van de “nieuwe” Dorpsraad. Het bestuur heeft 3 bijeenkomsten van het PDNH (Platform Dorpshuizen Noord-Holland) bijgewoond. Het bestuur hanteert het Kwaliteitszorgsysteem van het PDNH. De kwaliteitsbewaking werd 2x per jaar tijdens extra bestuursbijeenkomsten onder de loep genomen. Het PDNH heeft een “WMO-scan” ontwikkeld om dorpshuizen te helpen bij het vaststellen welke activiteiten aansluiten bij de WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning), en welke doelgroepen nog niet bediend worden. Uit de scan bleek, dat het Dorpscentrum al zeer actief is op het gebied van de WMO, maar dat wat betreft de huidige activiteiten de frequentie verhoogd zou kunnen worden en de samenwerking met andere partners nog beter en intensiever zou kunnen. Gedurende het jaar kwam ook het functioneren van het bestuur en het beheer regelmatig aan de orde. De contacten met de PDNH-adviseur werden verdiept door zijn voorzitterschap van de werkgroep DCgemeenten, en door ondersteuning van het bestuur. Stichting Dorpscentrum Spaarndam is lid van de Ondernemersvereniging Spaarndam. We vinden het onderhouden van goede contacten en netwerken met de plaatselijke ondernemers belangrijk. Het bestuur heeft een tweetal bijeenkomsten bijgewoond. 7. TOT SLOT Het jaar 2015 was wederom een turbulent jaar, niet in de zin van verbouwing, maar van bezinning en het zoeken naar nieuwe activiteiten en inkomsten. Of en hoe de plannen voor “Hartje Spaarndam” en een nieuw sportpark zullen worden gerealiseerd zal afhangen van de uitkomst van de aanvraag bij de Stichting Leefbaarheidsgelden. Wij hopen en vertrouwen er echter op dat door het opzetten en verder uitwerken van nieuwe activiteiten, met steun van alle bewoners van Spaarndam en omgeving, de Dorpsraad, de ondernemers, én met financiële steun van beide gemeenten Haarlem en Haarlemmerliede & Spaarnwoude, het Dorpscentrum (in welke vorm dan ook) nog een tijdje zal blijven bestaan. Wij spreken onze dank uit aan alle medewerkers, vrijwilligers en andere betrokkenen voor hun inzet en geduld. Bovendien gaat onze dank uit naar alle dorpsgenoten en andere gebruikers van het Dorpscentrum voor het in ons gestelde vertrouwen. Dit is voor ons een grote stimulans. De ondersteuning van het Platform (PDNH) hebben wij als zeer welkom en plezierig ervaren. Het bestuur zal ook in 2016 blijven trachten de belangen van alle gebruikers, huurders en andere partners zo goed mogelijk te behartigen. Het bestuur. A. Compier, mei 2016
